В сегодняшней статье мы рассмотрим учёт бланков строгой отчётности в 1С:Бухгалтерия 8. Данный способ учёта БСО также подойдёт для конфигураций 1С:УТП 8 и 1С:УПП 8.

1. Вся информация о бланках строгой отчётности в 1С хранится в справочнике «Номенклатура». В данном справочнике, на вкладке «Основные» вам нужно установить флажок «Бланк строгого учёта», а при необходимости - «Учитывается по номинальной стоимости» (рис.1).

«Рис.1»

2. Переходим к теме того, как оприходовать бланки строгой отчётности в 1С. Перейдите для этого в док-т «Поступление товаров и услуг», вид операции - «Бланки строгого учёта».

«Рис.2»

Столбцы «Цена» и «Сумма» заполняются данными для бух-го учёта на балансовом счёте. В столбце «Счёт учёта» укажите значение счёта. Соответственной информацией заполните столбцы «Цена номинальная» и «Сумма номинальная», если учитываете БСО по номинальной стоимости. Укажите забалансовый счёт учёта в соответственном столбце.

Во время проводки документа сформируются все нужные движения в регламентированном учёте, которые вы можете увидеть на рис. 3.

«Рис.3 - Итог проводки документа»

3. Для того, чтобы оформить перемещение БСО между складами, перейдите в меню «Склад» - док-т «Перемещение товаров» - вид операции «Бланки строгого учёта». Вся информация по бланкам заполняется на вкладке «Бланки».

4. Для того, чтобы списать использованные бланки, перейдите в документ «Списание товаров» - вид операции «Бланки строгого учёта». На вкладке «Счёт учёта» поля необходимо, чтобы поля были заполнены в соответствии с данными, указанными в док-те «Поступление товаров и услуг» (рис. 2). Списание бланков со счёта выполняется по средней стоимости.

«Рис.4»

5. Во время проводки документа сформируются все нужные движения в регламентированном учёте. Итог вы можете увидеть на рис.5.

«Рис.5»

Мы постарались максимально полно ответить на вопрос как учитывать бланки строгой отчётности в 1С. Надеемся, наша статья была полезной для вас

1С БСО позволяет учитывать на забалансовых счетах — таково требование к бухучету этого вида документов. С какими трудностями может столкнуться коммерсант при отражении операций с бланками строгой отчетности (далее — БСО) в «1С» и как их преодолеть, вы узнаете из нашей статьи.

Как отражать БСО в «1С»

Учесть БСО в «1С» — это значит отразить их:

• поступление по дебету забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»;
• выбытие по кредиту указанного счета;
• внутреннее перемещение при помощи внутренней аналитики по дебету и кредиту счета 006.

Двойная запись при этом не применяется. Такая учетная схема предусмотрена планом счетов бухучета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

Чтобы внести в базу «1С» информацию о БСО, необходимо войти в справочник «Бланки строгой отчетности». Программа предоставляет пользователю несколько возможностей осуществить эту операцию. К примеру:

• через меню «Все функции» отыскать общий раздел «Справочники», в котором находится справочник «Бланки строгой отчетности»;
• открыть ручную операцию и отразить проводку со счетом 006, и первое субконто позволит войти в справочник «Бланки строгой отчетности».

В «1С» существует возможность ускорить и облегчить процесс поиска справочника «Бланки строгой отчетности». Для этого необходимо произвести несколько предварительных вспомогательных действий:

• открыть справочник «Бланки строгой отчетности» через меню «Все функции»;
• нажать на значок «звезда», находящийся слева от названия справочника.

В результате такой операции справочник будет занесен в «Избранное». В дальнейшем его можно будет быстро открывать через «Панель разделов», нажав на расположенный на панели значок «звезда».

Как хранить БСО при помощи автоматизированной системы, см. в статье .

Нюансы учета БСО в «1С»

Особенности отражения БСО в «1С» связаны со следующими техническими нюансами применяемой конфигурации:

• недостаточной детализацией информации, которая допускается в «1С» для справочника «Бланки строгой отчетности» (всего 1 предусмотренный для заполнения реквизит «Наименование»);
• отсутствием возможности формирования специфичной БСО-первички, отражающей поступление, выбытие и иное движение БСО (в том числе их печатных форм);
• невозможностью формирования печатных форм инвентаризационных описей БСО, журнала учета бланков и других отчетно-учетных документов;
• иными сложностями (отсутствием возможности формирования развернутой аналитической отчетности по БСО и т. д.).

В отдельных случаях отражение БСО в «1С» может оказаться для пользователя весьма трудоемкой процедурой в связи со следующими факторами:

• многообразием применяемых видов БСО (дипломы, квитанции, талоны, бланки удостоверений и т. д.);
• персональной индивидуализацией БСО (у каждого бланка свой уникальный номер и серия);
• разнотипностью производимых с БСО операций (поступление, выбытие, списание при порче, краже и др.).

Как организовать работу с БСО в «1С» и достичь необходимой аналитики, расскажем в следующих разделах.

Особенности учета и списания БСО в учреждениях изучайте с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• ;

С чего начать работу с БСО в «1С»

Алгоритм работы с БСО в «1С» может быть следующим:

• Внести в справочник «Бланки строгой отчетности» элементы по видам тех БСО, учет которых производится в компании (например, «Бланк удостоверения», «Трудовая книжка» и т. д.).
• Затем отразить информацию о каждом бланке, указав после его наименования серию и номер (например, «Бланк удостоверения АГ № 167023», «Бланк удостоверения АГ № 167024» и т. д.). Это позволит хотя бы визуально отделить группы БСО в справочнике друг от друга.
• Отразить поступление БСО при помощи ручной операции. Каждый БСО вводится отдельно. Обычно БСО отражается на счете 006 по учетной стоимости, к примеру 1 руб. за 1 бланк.
• Отразить перемещение БСО также в режиме ручной операции по кредиту и дебету счета 006.
• Показать выбытие БСО. При этом необходимо отдельно потрудиться над аналитикой, поскольку причины выбытия БСО могут быть разными: обычное использование, недостача, хищение и т. д. Как добиться нужной аналитики, расскажем далее.

Детальнее о БСО расскажет статья .

Как добиться детальной аналитики выбытия БСО

Выбытие БСО — это всегда кредит счета 006, вне зависимости от причины выбытия. Чтобы иметь ясную картину того, что же случилось с БСО и почему бланки списаны с забалансового учета, рекомендуется:

• ввести отдельный забалансовый счет, присвоив ему индивидуальное название (например, «Выбытие БСО» или «Операции с БСО»);
• открыть к открытому забалансовому счету субсчета по видам причин выбытия БСО (к примеру, БСО.01 — использование БСО, БСО.02 — недостача БСО и т. д.);
• при выбытии БСО использовать следующую корреспонденцию счетов: при обычном использовании БСО — Дт БСО.01 Кт 006, при недостаче — Дт БСО.02 Кт 006 и т. д.

В результате будет организована необходимая аналитика выбывания БСО, позволяющая быстро анализировать этот процесс. Чтобы информация была доступна для анализа, можно сформировать отчет «Сводные проводки».

Открытый забалансовый счет и субсчета к нему необходимо внести в план счетов «1С». Это осуществляется вручную в режиме пользователя.

Итоги

Операции с БСО отражаются в «1С» на забалансовом счете 006. Чтобы получить развернутую аналитику по БСО в «1С», можно задействовать дополнительный забалансовый счет и субсчета к нему или разработать специальный отдельный модуль.

1С БСО учитывает при помощи специальной системы забалансовых счетов. Однако освоение этого направления учета потребует от специалиста некоторого времени. Расскажем о том, как организовать учет бланков строгой отчетности в данной программе.

Методы фиксации движения БСО в 1С

Как и для любого объекта учета, в отношении БСО могут иметь место следующие типы событий:

• оприходование - отражается по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности», являющегося забалансовым;
• списание - происходит по кредиту того же счета;
• движение внутри компании - отражается внутренними проводками, затрагивающими дебет и кредит указанного счета по соответствующей аналитике.

Поскольку счет 006 забалансовый, применять к нему механизм двойной записи приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н не требует.

Для того чтобы внести данные о бланке в 1С, необходимо задействовать справочник «Бланки строгой отчетности». Для доступа к нему возможны два подхода:

• через вкладку «Все функции» - в ней надо выбрать единый раздел «Справочники», и уже в открывшемся списке кликнуть по «Справочнику бланков строгой отчетности».
• создать вручную операцию по счету 006, где через первое субконто можно попасть в нужный справочник.

Если операции с БСО происходят регулярно, то этот справочник лучше закрепить в «Избранном». Для этого нужно предпринять следующие шаги:

• через вкладку «Все функции» получить доступ к нужному справочнику;
• выбрать пиктограмму «звезда» слева от наименования справочника.

Таким способом справочник будет закреплен в категории «Избранное» и станет доступен через панель разделов посредством клика по пиктограмме «звезда».

Сложные моменты учета БСО в 1С

Трудности организации полноценного контроля за наличием и движением БСО в 1С связаны с некоторыми моментами, обусловленными техническими особенностями конкретной конфигурации:

1. Присутствие в структуре справочника только одного реквизита «Название бланка», что обусловливает невозможность внесения дополнительных характеристик.
2. Отсутствие отдельных печатных форм для корректного документального оформления средствами 1С.
3. Отсутствие специализированных документов, позволяющих делать проводки по оприходованию, выбытию, перемещению БСО.
4. Довольно скромные возможности формирования аналитических отчетов по БСО.

В связи с этими ограничениями учет БСО в 1С может стать для бухгалтера довольно трудоемкой и отнимающей существенное время задачей. Это может быть связано:

• с широкой номенклатурой применяемых в компании БСО;
• наличием у каждого бланка индивидуального регистрационного номера;
• разнообразием событий, происходящих с БСО.

Последовательность учетных мероприятий по БСО в 1С

Чтобы организовать полноценный учет БСО в 1С, следует предпринять следующие шаги:

• Добавить в справочник «Бланки строгой отчетности» нужное количество названий БСО, таким образом мы создадим подобие иерархического списка документов в справочнике.
• Ввести в справочник наименование каждого бланка с учетом серии и номера. Таким способом введенные нами первоначально названия (без серии и номера) окажутся вверху, а конкретные документы с номерами - под ними.
• Осуществить оприходование за баланс по дебету счета 006 каждого бланка по отдельности, считая ценой за единицу 0,5 или 1 руб. Для этого нужно сформировать бухгалтерскую операцию вручную.
• Отразить при необходимости движение бланков между подразделениями компании в ручном режиме, задействуя дебет и кредит счета 006.
• Произвести списание бланков в разбивке по направлениям затрат, для этого придется сформировать дополнительные аналитические субсчета.

Проведение детализированного списания БСО

Чтобы снять БСО с забалансового учета, нужно провести операцию по кредиту сч. 006. Однако подобная проводка не дает информации о назначении использования бланка. Чтобы решить эту проблему, нужно:

• Создать новый забалансовый счет, например с названием «Списание БСО».
• Открыть к нему субсчета по направлениям использования бланков, например БСО.01 - использование по назначению, БСО.02 - продажа и т. д.
• Создать проводку с двойной записью по дебету созданного счета затрат по БСО и кредиту счета 006. Например: потребление бланков по назначению в процессе хозяйственной деятельности - Дт БСО.01 Кт 006.

Итогом станет подробное отражение списания бланков в разрезе аналитических статей. Для получения итоговой отчетной информации нужно использовать отчетный инструмент «Сводные проводки».

***

Организация учетного процесса БСО в 1С может стать для бухгалтера довольно непростой задачей. Для их учета предназначен забалансовый счет 006. Однако механизм отражения операций по нему в программном продукте досконально не проработан, в связи с чем их придется регистрировать вручную. При этом возникает ряд сложностей, в частности с детализацией направлений использования бланков. Решением может стать либо создание вспомогательных забалансовых счетов к субсчетам, либо постановка задачи программистам для создания необходимых дополнительных документов и обработок.

Проведение инвентаризации – это сравнение фактического наличия материальных ценностей на складах с данными, отраженными в документах. Случаи, когда инвентаризация является обязательной, предусмотрены нормами бухгалтерского учета. Сроки, в которые должна пройти сверка, а также порядок ее выполнения определяется руководителем организации.

Все предприятия, фиксирующие информацию о своей деятельности с помощью отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, должны проводить инвентаризацию товаров не реже 1 раза в год.

Оформление инвентаризации

Программный продукт 1С «Бухгалтерия Предприятия» редакции 3.0 открывает возможность пользователю составить 4 документа, необходимых для проведения процедуры инвентаризации:

• Инвентаризационн ая опись – форма ИНВ-3;
• Инвентаризация товаров на складе – опись произвольной формы;
• Приказ о проведении инвентаризации – форма ИНВ-22;
• Сличительная ведомость – форма ИНВ-9.

Для того чтобы сделать инвентаризацию в 1С, необходимо перейти в раздел меню «Склад». В открывшемся списке выбрать пункт «Инвентаризация товаров».

В этом журнале имеется возможность создания нового документа путем нажатия кнопки «Создать».

В открывшемся поле, надо указать основные параметры:

• Номер;
• Время и дату;
• Реквизит «ответственное лицо».

Причем время, дату и номер программа заполнит автоматически, изменить эти параметры можно в случае расхождения программных данных с учетными, например, бухгалтерский учет ведется в отдельных программах по каждому подразделению, а номера вводятся в общем порядке для всей организации. ФИО ответственного необходимо выбрать из открытого программой справочника сотрудников.

Заполнить информацию из бухгалтерского учета об остатках на складе по всем номенклатурным позициям можно автоматически через кнопку «Заполнить». Она имеет подменю с параметром заполнения документа по умолчанию и корректировки уже созданного. Программа заполняет документ по всем материальным запасам, если их количество велико, то можно создать несколько инвентаризаций по разным группам товаров, через кнопку «Подбор».

Важно: информация переносится по состоянию на дату, которой составлен документ, а не на текущий момент.

После переноса в инвентаризационн ую ведомость всех остатков товара на складе по учету, идет сравнение с фактическим остатком. Документ – это таблица, где можно корректировать фактическое количество, а программа сама посчитает разницу и выведет отдельной колонкой отклонение.

Для того чтобы в приказе по форме ИНВ-22 были указаны все необходимые сведения, придется заполнить поля на закладке «Проведение инвентаризации». Здесь указываются:

• Период проведения;
• Документ-основан ие;
• Номер и дату документа-основа ния;
• Причина проведения инвентаризации.

На закладке «Инвентаризацион ная комиссия» указывается ее состав. Есть возможность подбора членов из справочника сотрудников предприятия. Любого из них можно отметить галочкой, которой определяется председатель.

Кнопка «Печать» открывает список документов, которые можно распечатать.

Кнопка «Провести и закрыть» не создает никаких бухгалтерских записей, поэтому их надо создать с помощью кнопки «Создать на основании».

Важно: В случае необходимости следует заполнять дополнительные документы по результатам сделанных инвентаризаций в 1С, например, ведомость по форме ИНВ-26.

Оприходование товарно-материал ьных ценностей

Если среди товаров, которые необходимо было инвентаризироват ь, обнаружены излишки, то согласно нормам бухгалтерского учета их приходуют. В программе 1С Предприятие для этих целей имеется документ, который вводится на основании инвентаризации товаров с положительным отклонением, имеющихся фактических остатков от учетных данных.

Создать документ можно, нажав кнопку «Ввести на основании» и выбрать из списка «Оприходование товаров».

Начать заполнение документа нужно с ввода номера, даты и подбора статьи доходов. По общей практике излишки относятся к прочим доходам.

Созданный документ заполняется двумя способами:

• В ручном режиме через кнопку «Добавить»;
• Автоматически через нажатие кнопок «Заполнить», «Заполнить по инвентаризации».

Автоматический перенос заполняет все колонки таблицы. При ручной корректировке сделать работу поможет установка типа цены (цена покупки, цена продажи, средняя учетная цена и т. д.).

Печатная форма документа выводится при нажатии кнопки «Накладная на оприходование товаров». Табличную часть накладной можно изменить в справочнике форм документов с помощью администратора.

Для проверки корректности хозяйственной операции используется кнопка «Дт/Кт», с помощью которой выводится новая закладка с проводками по этой операции.

Важно: Налогом облагаются все выявленные излишки по товарно-материал ьным ценностям, поэтому не забудьте учитывать положительный результат проведения инвентаризации в составе доходов при заполнении отчета по налогу на прибыль.

Списание материалов

Если при проведении инвентаризации выявлена недостача, то отрицательную разницу придется списать. Налоговый учет не всегда позволяет включить выявленное отклонение в расходы. На затраты можно списать материальный недостаток только в пределах норм естественной убыли. В остальных случаях необходимо найти виновное лицо и списать потери ТМЦ на его счет либо отнести недостачу на финансовый результат.

Для отражения факта недостачи создается документ списания, который заполняется из документа инвентаризация материалов в 1С аналогично оприходованию. Необходимо: нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать из списка пункт «Списание товаров».

Документ списания заполняется автоматически из позиций, по которым было отрицательное отклонение количества фактических товаров через автоматическое заполнение. Вручную заполнить документ можно через кнопку «Добавить», при заполнении одной номенклатурной позиции или кнопкой «Подбор», если заполнение имеет большой масштаб.

Корректировать введенные данные можно кнопкой «Изменить», которой выводится окно с позициями, открытыми для исправления документа вручную. Перенос измененных данных производится кнопкой «Перенести в документ».

Кнопкой «Печать» на печать выводятся две формы из списка:

• Унифицированная форма акта на списание ТОРГ-16;
• Произвольная форма-реестр накладной на списание.

При проведении документа программа формирует проводки, которыми списываются все недостающие товары. Сформированные записи можно посмотреть через кнопку «Дт/Кт».

Документом недостача переносится в дебет 94 счета. По окончании процесса инвентаризации надо создать приказ о причинах недостачи, и на основании этого приказа списать отрицательное отклонение на:

• 20 счет в случае отрицательного результата в размерах, установленных нормами;
• 73 счет, если есть виновные лица;
• 91 счет при наличии причин, на которые предприятие повлиять не может;
• 99 в остальных случаях.

Важно: На расходы не следует относить недостачи по товарам с количеством в штуках либо по товарам, отраженным на счетах учета в фасованном виде.

Как правильно сделать инвентаризацию в 1С?

• Перед проведением инвентаризации в 1С необходимо проверить в журналах корректность ввода всех первичных документов по движению ТМЦ. К ним относятся все виды накладных: на поступление, на списание, на возврат.
• Сформировать оборотно-сальдов ые ведомости по счетам учета, чтоб определить сумму остатков товаров на складе, в общем, по предприятию. Результат инвентаризации, заполненной автоматически, по данным учета, должен совпадать с полученной суммой. Если есть отклонение, то какие-то номенклатурные позиции в документ инвентаризации не вошли и следует все проверить, чтобы найти товары, которых нет в инвентаризационн ой ведомости.
• Инвентаризацию в 1С лучше проводить отдельно по каждому складу и по каждому материально ответственному лицу, так как в этом случае при наличии отклонений выявить их причину будет проще.
• Зачет излишков при пересортице товаров возможен в редких случаях. Корректировка проводится при условии выявления недостачи и излишка за один и тот же период, по одному и тому же ответственному лицу и по аналогичным товарам в равном количестве.

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрено формирование инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) и регистрации результатов инвентаризации с помощью документов, а также дальнейшее отражение результатов инвентаризации в учете. В предлагаемой статье методисты фирмы "1С" разъясняют порядок работы в программе.

Для формирования инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) и регистрации результатов инвентаризации в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предназначены документы, приведенные в таблице 1. Все перечисленные документы, далее - документы инвентаризации, оформляются однотипно. В документах инвентаризации указываются:

• дата проведения инвентаризации - дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими; центр материальной ответственности - МОЛ, подразделение, в котором производится инвентаризация;
• номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председатель и члены комиссии.

Таблица 1

Документ в программе	Инвентаризируемый счет учета	Первичный документ
Инвентаризация денежных средств	201.04 "Касса"	Инвентаризационная опись наличных денежных средств ф. 0504088
Инвентаризация денежных документов	201.05 "Денежные документы"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086
Инвентаризация расчетов	Дебиторская задолженность 205 " Расчеты по доходам". Все субсчета счета 205, кроме счетов авансов ХХХ.ХХ.АВ 206 "Расчеты по выданным авансам". 207 "Расчеты по бюджетным кредитам". 208 "Расчеты с подотчетными лицами". 209 "Расчеты по недостачам". Кредиторская задолженность 205.ХХ.АВ " Расчеты по доходам". Авансы 301 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" 302 "Расчеты по принятым обязательствам". 304.01 "Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение" 304.02 "Расчеты с депонентами" 304.03 "Расчеты по удержаниям из оплаты труда" 304.04 "Внутриведомственные расчеты"	Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ф. 0504089
Инвентаризация ОС (НМА, НПА) на балансовых счетах	101 "Основные средства" 102 "Нематериальные активы" 103 "Непроизведенные активы"
Инвентаризация основных средств (забалансовый учет)	01 "Основные средства в пользовании", 02.1 "ОС, принятые на ответственное хранение", 22.1 "ОС, полученные по централизованному снабжению"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация ОС в оперативном учете	Основные средства, списанные с балансового учета при вводе в эксплуатацию (стоимостью менее 3 000 рублей)	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация материалов на счете 105	105 "Материальные запасы"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация материалов (забалансовый учет)	02.2 "Материалы, принятые на ответственное хранение" 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" 12 "Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками" 13.2 "Экспериментальные устройства" 22.2 "МЗ, полученные по централизованному снабжению" 23 "Периодические издания для пользования".	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация БСО	03 "Бланки строгой отчетности".	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086.

Спецификация документов заполняется автоматически по данным учета. В строках спецификации выводятся остатки НФА (финансовых активов, расчетов) на указанную дату с учетом операций, зарегистрированных (и проведенных) в информационной базе на дату и время документа инвентаризации.

Из документов распечатываются инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Также можно распечатать Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Инвентаризационной комиссией в описях заполняются данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей (нефинансовых и финансовых активов), состоянии расчетов.

После проведения инвентаризации в документы вносятся фактические данные. Если обнаружены излишки по номенклатуре, которая не включена в документ, следует ввести в спецификацию новую строку (строки). Отклонение фактических данных от учетных отражается на закладке "Результаты".

На основании документов, в которых зафиксировано расхождение фактических данных с учетными, можно ввести приходные документы - для оприходования излишков и расходные документы - для регистрации недостач.

Отклонения по расчетам вводятся документами "Операция (бухгалтерская)".

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе оформляются документами Приходный кассовый ордер (излишек) и Расходный кассовый ордер (недостача), в которых дается ссылка на Акт о результатах инвентаризации (реквизит Основание ).

Результаты инвентаризации денежных документов в кассе оформляются документами Приходный кассовый ордер (фондовый) (излишек) и Расходный кассовый ордер (фондовый) (недостача), в которых дается ссылка на Акт о результатах инвентаризации (реквизит Основание ).

В документах вида Приходный кассовый ордер следует выбрать операцию Поступление средств в возмещение ущерба (209) (Прочие поступления денежных документов) .

В документах вида Расходный кассовый ордер следует выбрать операцию Прочие выбытия наличных д/с (Прочие выдачи денежных документов из кассы) , при этом корреспондирующий счет выбирается из списка счетов, ограниченного списком корректных проводок. В списке корректных проводок следует выбрать счет 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов".

В качестве КБК счета 209.05 следует указать код источника внутреннего финансирования дефицита бюджета, в качестве кода КОСГУ автоматически проставляется единственно возможное значение "560" - по дебету, ("660" - по кредиту).

В 2009 году для счета 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов" используется код по классификации источников финансирования дефицитов бюджетов из группы 000 01 05 02 00 00 0000 600 "Увеличение/уменьшение прочих остатков средств бюджетов", соответствующий бюджету, из которого финансируется ваше учреждение (тот же код вы указываете в операциях по счетам 201.04 "Касса", 201.01 "Денежные средства учреждения на банковских счетах").

Ниже приведен пример указания КБК по счету 209.05 для учреждений, состоящих на федеральном бюджете:

ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 000 - расчеты по недостачам финансовых активов; ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 560 - увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов; ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 660 - погашение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов;

где ХХХ - код администратора (главного распорядителя средств бюджета).

Для учреждений, финансируемых за счет средств бюджетов субъектов РФ, в 12-м и 13-м разрядах следует указать 02 , а для учреждений, финансируемых за счет средств местного бюджета, указать 03 (04-10).

Результаты инвентаризации основных средств и нематериальных активов оформляются следующими документами:

• оприходование излишков - документом Оприходование ОС (НМА) на счет 101 (102) , хозяйственная операция Оприходование ОС по результатам инвентаризации . Этим же документом оформляется принятие к бюджетному учету объектов основных средств, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом;
• списание вследствие недостачи, отнесенной за счет виновных лиц (401.01.172), списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций (401.01.273) - документом Списание инвентарного объекта (Списание хозинвентаря, Списание библиотечного фонда) , в котором выбирается соответствующая хозяйственная операция.

Результаты инвентаризации материальных запасов оформляются:

1. Оприходование излишков - документом Поступление материалов прочее, в котором выбирается хозяйственная операция Поступление излишков (10Х - 401.01.180).
2. Списание недостач и потерь от порчи материальных запасов - документом Списание материалов:
   • списание потерь в объеме норм естественной убыли, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды по дебету счетов 040101272 "Расходование материальных запасов" - хозяйственная операция На собственные нужды (401.01.272 - 105.ХХ) ; 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)" - операция На себестоимость НФА, работ, услуг (106.ХХ - 105.ХХ) ;
   • списание потерь при чрезвычайных обстоятельствах по дебету счета 040101273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" - операция Списание по чрезвычайным ситуациям (401.01.273 - 105.ХХ) ;
   • списание выявленных недостач, хищений по дебету счета 040101172 - хозяйственная операция Недостачи, превышение норм (401.01.172 - 105.ХХ) .

Начисление доходов от возмещения ущерба материально ответственным лицом оформляется документом Операция (бухгалтерская) .

Записи по списанию дебиторской и кредиторской задолженностей вводятся в программу "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" документом Операция (бухгалтерская) .

Принятие к учету дебиторской задолженности, нереальной для взыскания, на забалансовый счет 04 отражается также документом Операция (бухгалтерская) , проводкой по дебету счета 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" без указания корреспондирующего счета.

Списание с забалансового учета бюджетного учреждения сумм, полученных в погашение дебиторской задолженности, отражается этим же документом, проводкой по кредиту счета 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" без указания корреспондирующего счета.