Od septembra 2014. godine stupaju na snagu izmjene i dopune Građanskog zakonika Ruske Federacije. Jedna od ovih promjena bila je potreba za notarskom ovjerom protokola. Mnogi ljudi nisu zadovoljni ovom promjenom. Postavljaju se mnoga pitanja zašto je to potrebno i kako to izbjeći. U ovom članku ćemo pokušati riješiti ovu situaciju.

Svima je poznato da je zapisnik o odluci skupštine učesnika, osnivača preduzeća (organizacije) glavni dokument počevši od registracije DOO, CJSC ili NCO, kao i prilikom unošenja izmena u statut ili registracije promena. u Jedinstvenom državnom registru pravnih lica. U novom izdanju Građanskog zakonika Ruske Federacije o protokolu u skladu sa stavom 3 čl. 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije, koji stupa na snagu 01.09.2014. godine, ustanovljena je obaveza ovjeravanja zapisnika sa glavne skupštine LLC preduzeća. Ova klauzula takođe predviđa uslove pod kojima je nemoguće bez notara. Dakle, od septembra je potrebno overiti donošenje odluka na skupštini učesnika i sastav učesnika koji su prisustvovali donošenju ove ili one odluke. Po našem mišljenju, ovjera zapisnika sa skupštine je razumno rješenje.

Malo o krivičnoj odgovornosti:

Član 185.5 Krivičnog zakona Ruske Federacije predviđa krivičnu odgovornost za falsifikovanje zapisnika sa glavne skupštine. Maksimalna kazna prema ovom članu je 2 godine zatvora. Sada će nastati krivična odgovornost ne samo prema članu 195.5 Krivičnog zakona Ruske Federacije, već i prema članu 327 Krivičnog zakona Ruske Federacije, odnosno za krivotvorenje dokumenata, pečata, pečata i obrazaca. Maksimalna kazna prema ovom članu je 4 godine zatvora. Svrsishodnost ovjeravanja zapisnika sa glavne skupštine je zbog činjenice da će osoba, prije nego što ga krivotvori, sada razmišljati o dovoljno dugoj zatvorskoj kazni za svoje radnje u skladu sa kombinacijom dva člana Krivičnog zakona Ruska Federacija. Pouzdanost protokola, koji je ovjeren kod notara, mnogo je veća nego kod običnog protokola. Štaviše, dovoljno je jednostavno provjeriti da li je protokol krivotvoren slanjem odgovarajućeg zahtjeva kod notara.

Ako u kompaniji postoje korporativni sporovi, onda će notarski protokol omogućiti da se situacija ne pogorša. I naravno, učesnici ionako imaju izbor. Oni mogu usvojiti vlastiti proces validacije protokola čak i bez promjene Statuta. Notarski protokol je idealan za problematične kompanije. Međutim, za standardna DOO, u kojima je sve u redu, osnivači su u dobrim odnosima, nema se šta dijeliti, ovjera protokola je zaista nepotrebna mjera. Shodno tome, moramo pokušati pronaći načine da izbjegnemo ovu proceduru.

Opcije za protokole bez ovjere

Građanski zakonik i dalje nudi opcije za koje ne možete ovjeriti protokol:

• Potpisivanje protokola od strane svih ili dijela učesnika;
• Upotreba tehničkih sredstava koja vam omogućavaju da pouzdano utvrdite činjenicu općeg donošenja odluka;
• Druge metode koje nisu u suprotnosti sa Građanskim zakonikom Ruske Federacije.

Štaviše, Građanski zakonik pruža opcije za fiksiranje metoda provjere autentičnosti protokola. Ove opcije uključuju:

• Postupak certifikacije usvojen je odlukom skupštine jednoglasno;
• Procedura sertifikacije je predviđena poveljom.

Za izmjene statuta u vezi sa promjenom načina potvrđivanja odluke i sastava učesnika nije potrebna jednoglasna odluka. Dovoljna je prosta većina glasova. Međutim, u početku je bolje odluke donositi jednoglasno, jer neki zaposlenici Federalne porezne službe tumače određene zakonske norme na svoj način. Odluku skupštine, koja ne zahtijeva izmjene statuta, moraju jednoglasno donijeti svi članovi društva, a ne samo učesnici skupštine.

Postavlja se prirodno pitanje - šta učiniti ako iz nekog razloga učesnici nemaju želju da unose izmjene u povelju, a istovremeno ih nije moguće prikupiti sve na sastanku. Ovdje također postoji izlaz. Takvu odluku je potrebno donijeti u posebnom protokolu, koji će svi učesnici jednoglasno usvojiti, ali istovremeno izabrati drugačiji način autentifikacije. Potpisivanje zapisnika od strane svih učesnika Odlukom ili Statutom moguće je utvrditi obavezu potpisivanja zapisnika od strane svih članova društva ili skupštine. To se može uraditi u okviru protokola ili na posebnom listu koji se prilaže uz protokol kako bi se izbjegao gubitak. Potpisivanje od strane dijela učesnika u protokolu Statutom ili Odlukom mogu se odrediti lica koja moraju potvrditi protokol. To može biti sekretar i predsjednik OS, član društva koji ima veliki udio u osnovnom kapitalu u odnosu na ostale članove, član društva kome ostali članovi najviše vjeruju, članovi društva ukupno, posjedovanje više od 50% udjela u odobrenom kapitalu.

Upotreba tehničkih sredstava

Najpopularnije sredstvo za utvrđivanje činjenice da je određena odluka doneta je audio i video snimanje glavne skupštine. Ovdje možete koristiti potpuno drugačija sredstva, na primjer, auto video snimač. Na njemu se pohranjuju slike, zvuk, datum i vrijeme snimanja. Međutim, možete koristiti samo diktafon, mobilni telefon, kamkorder, čak i kameru sa funkcijom snimanja videa. Budite oprezni jer neki sudovi neće prihvatiti kopiju snimka, već samo original kao dokaz. Original će biti memorijska kartica. Ako vaš tehnički uređaj ne predviđa postojanje takve kartice, onda će sam uređaj biti dokaz.

Iz navedenog možemo zaključiti da postoje 4 glavna načina za ovjeru protokola, ako ne želite kontaktirati notara:

• Potpisivanje protokola ili posebnog lista od strane svih učesnika.
• Potpisivanje od strane nekih učesnika.
• Audio snimak glavne skupštine.
• Video snimak glavne skupštine.

Odabrana metoda može se zabilježiti u statutu, u svakom posebnom protokolu, donošenjem odluke na glavnoj skupštini uz dostavljanje naknadnog pozivanja na ovu odluku. Koji je način bolji za vas da odlučite. Međutim, zapamtite da ako imate žestoke sporove ili sukobe u vašoj kompaniji, ipak bi bilo bolje da protokol ovjerite kod notara.

Više od četiri mjeseca na snazi ​​je pravilo o obaveznoj ovjeri odluka sjednica DOO i AD. I u praksi su se s tim pojavili mnogi problemi. Krajem 2014. godine gotovo istovremeno su se pojavila dva dokumenta kako bi se popunile praznine u ovom aspektu korporativne aktivnosti i riješila kontroverzna pitanja.

Uloga notara u poslovnom životu postaje sve značajnija. Ovjera potpisa na dokumentima za registraciju preduzeća i na bankovnim karticama, otuđenje udjela u osnovnom kapitalu - ovo nije potpuna lista javnobilježničkih radnji koje su već postale uobičajene sa kojima se kompanije suočavaju u svakodnevnom poslovnom životu.

Od 1. septembra 2014. godine stupile su na snagu novine koje predviđaju obavezu privrednih društava da na poseban način potvrde činjenicu odluke skupštine učesnika privrednog društva i sastav prisutnih učesnika na njoj. Konkretno, Federalni zakon br. 99-FZ od 05.05.2014. „O izmjenama i dopunama poglavlja 4. prvog dijela Građanskog zakonika Ruske Federacije i o poništavanju određenih odredbi zakonodavnih akata Ruske Federacije” predviđa nekoliko metoda takve potvrde. . To može učiniti osoba koja vodi registar dioničara i obavlja funkcije komisije za prebrojavanje javnih i nejavnih dionica, a notar - za nejavna dionička društva ili doo (član 3. člana 67.1 Građanskog zakonika od Ruska Federacija).

Tako je za ogromnu većinu privrednih društava (doo i nejavna akcionarska društva) zakon predviđao novu obavezu – da kod notara overe usvajanje odluke na skupštini učesnika i sastav odbora. učesnici kompanije koji su bili prisutni prilikom njegovog usvajanja (član 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Tokom prelaznog roka, ovjeravanje odluke sastanka nije bilo lako

I prije stupanja na snagu ove norme pojavio se niz problema u vezi s njenom praktičnom primjenom. Na primjer, kompanije često nisu mogle pozvati notara na sastanak: mnoge od njih su u potpunosti odbile ovu javnobilježničku radnju ili su pristale, ali su nazvale prilično visoku cijenu. Osnovni razlog ovakvog stanja je faktički nedostatak zakonske regulative ovog postupka. Sama norma Građanskog zakonika Ruske Federacije očito nije bila dovoljna za njegovo rješenje.

Konkretno, nije bilo jasno šta bi notar trebalo da uradi: samo da navede činjenicu da je odluku doneo određeni broj učesnika, ili da proveri njenu zakonitost? Koje dokumente treba tražiti, koje podatke treba provjeriti? Da li je potrebno izvršiti provjeru ispunjenosti uslova za pripremu skupštine i zakonitosti donošenja odluka po tačkama dnevnog reda? Da li je obavezno prisustvo notara sjednici i da li je moguće ovjeriti odluku donesenu glasanjem u odsustvu?

Za notare, ova pitanja su fundamentalna, jer obim njihovih radnji i stepen odgovornosti zavise od dubine provjere. Zato su neki radije zauzeli stav čekanja - do pojave zvaničnih objašnjenja.

Takva objašnjenja prvi put su se pojavila na web stranici Savezne notarske komore (u daljem tekstu FNP) na dan stupanja na snagu izmjena i dopuna Građanskog zakonika Ruske Federacije (Metodološki vodič za javnobilježničku ovjeru odluke donesene na glavnoj skupštini učesnika privrednog društva i sastav učesnika društva koji su prisustvovali njegovom donošenju, odobren dopisom FNP od 01.09.2014. godine broj 2405/03-16-3). Međutim, skoro odmah ovaj dokument je nestao zbog vraćanja na reviziju.

Krajem novembra 2014. godine FNP je na svojoj internet stranici www.notariat.ru objavio novu verziju ovog akta - Priručnik za javnobilježničku ovjeru odluka koje donosi skupština učesnika privrednog društva i sastava društva. učesnika koji su prisustvovali njegovom usvajanju (u daljem tekstu Priručnik).

Dokument definiše spisak dokumenata koji se predaju notaru, utvrđuje krug lica koja se mogu prijaviti za javnobilježnički čin, sadrži naznaku obima radnji provjere kod notara prilikom obavljanja određene javnobilježničke radnje, kao i spisak osnova za odbijanje vršenja javnobilježničke radnje.

Osim toga, krajem decembra 2014. godine, Federalni savez je izvršio velike izmjene u Osnovama ruskog zakonodavstva o notarima od 02.11.93. br. Zakon od 29. decembra 2014. br. 457-FZ „O izmjenama i dopunama određenih zakonodavnih akata Ruske Federacije“. Posebno se pojavilo novo poglavlje XX.3, posvećeno ovjeravanju odluka kod notara. Istina, do sada se sastoji od samo jednog članka. Ali možemo pretpostaviti da ovo poglavlje nije slučajno uvedeno: najvjerovatnije je to učinjeno za budućnost, a u budućnosti će biti dopunjeno člancima.

Ovjera odluke u nekim slučajevima se može izbjeći

Prema opštem pravilu, koje važi za sve skupove (održavane ne samo u privrednim društvima), o odluci se sastavlja pismeni zapisnik. Zapisnik potpisuju predsjedavajući i sekretar sastanka (član 3. člana 181.2 Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Kao što je već spomenuto, notarska ovjera je potrebna odlukama sastanaka nejavnog akcionarskog društva, kao i društva s ograničenom odgovornošću (član 67.1. Građanskog zakonika Ruske Federacije, tačka 2.1. Vodiča).

Međutim, postoje izuzeci od ovog pravila. Društva sa ograničenom odgovornošću mogu izbjeći potrebu ovjere odluka kod notara. Da bi to učinili, potrebno je da u statutu kompanije ili naznače u odluci glavne skupštine učesnika (mora biti usvojena jednoglasno) drugačiji način potvrđivanja odluke (tačka 3 člana 67.1 Građanskog zakonika Ruska Federacija).

Postoji nekoliko alternativa za ovjeru kod notara:

• potpisivanje protokola od strane svih učesnika ili dijela učesnika;
• korištenje tehničkih sredstava za pouzdano utvrđivanje činjenice odluke;
• drugi način koji nije u suprotnosti sa zakonom.

Istovremeno, zakon ne pruža takvu mogućnost akcionarskim društvima, čak ni nejavnim.

Drugu opciju, koja omogućava kompaniji da ne kontaktira notara, mogu koristiti i LLC i AD. Ako se društvo sastoji od jednog učesnika ili akcionara, primjenjuju se odredbe čl. 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije se ne primjenjuje na njega. Međutim, još uvijek ne postoji jednoobrazno opravdanje za ovu tezu.

Prvo objašnjenje ovog postulata vezuje se za važeće propise da se na pojedinačne odluke ne primjenjuju pravila o postupku i vremenu pripreme, sazivanja i održavanja skupštine (tačka 3. člana 47. Saveznog zakona od 26.12. 1995. br. 208-FZ "O dioničkim društvima" (u daljem tekstu: Zakon o dioničkim društvima), član 39. Federalnog zakona od 08.02.98. br. 14-FZ "O društvima s ograničenom odgovornošću" (u daljem tekstu kao Zakon o DOO)).

Ova argumentacija je logična, ali ne i neosporna: ne možemo se složiti sa činjenicom da se pravila o notarskoj ovjeri odnose na vrijeme, proceduru sazivanja i održavanja skupštine. Barem dok se ove odredbe direktno ne unesu u zakone o DOO i AD, ovakva izjava se teško može smatrati besprekorno utemeljenom. Konkretno, legitimnost ovakvog stava u praksi dovedena je u pitanje od strane nekih banaka i i dalje su zahtijevale od svojih klijenata ovjerene odluke učesnika (akcionara), uprkos njihovim prigovorima.

Drugi razlog je nedavno formulisala Banka Rusije. Nepostojanje potrebe za ovjerom odluke prokomentarisao je na sljedeći način.

Odlučivanje u društvima koja se sastoje od jednog učesnika (akcionara) ne vrši se u formi i po proceduri skupštine, već u formi pojedinačne odluke. Norma iz čl. 3 čl. 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije utvrđuje se postupak potvrđivanja sastava prisutnih učesnika u društvu kada odluku donosi skupština učesnika privrednog društva, a sama činjenica da je ova odluka doneta od strane upravo ovaj sastav učesnika skupštine privrednog društva. Shodno tome, u privrednom društvu koje se sastoji od jednog učesnika (akcionara) ne postoje pravno značajne okolnosti koje moraju biti potvrđene posebnim načinom overe odluke glavne skupštine (pismo Centralne banke Ruske Federacije od 19.11. 2014. br. 31-2-6 / 6513).

Uzimajući u obzir ovaj komentar, može se smatrati da društva sa jednim dioničarom (učesnikom) imaju dobre šanse i najmanje dva argumenta da brane svoje interese u nedostatku notarsko ovjerene odluke akcionara ili učesnika.

Istina, još nije jasno da li dioničko društvo može primijeniti ova pravila ako podaci o jedinom akcionaru nisu upisani u Jedinstveni državni registar pravnih lica (ove podatke je potrebno unijeti u tačku 6. člana 98. Građanski zakonik Ruske Federacije). Stoga, ukoliko AD ne ovjeri odluku jedinog akcionara kod notara, bolje je provjeriti da li su podaci u registru tačni.

Sastanak javnih beležnika: procedura i ključne tačke

Organizacija generalnih skupština se često povjerava advokatima, korporativnim sekretarima i drugim profesionalcima. Oni su ti koji komuniciraju sa notarima. U nekim slučajevima status predstavnika društva nije bitan. Ali u pripremama za generalnu skupštinu, to nije slučaj. Važno je imati na umu da samo podnošenje prijave nije dovoljno da se formalizuje poziv notaru da otputuje na mjesto održavanja sastanka. Potrebno je napisati izjavu o izvršenju javnobilježničke radnje u kojoj se navodi datum, vrijeme početka i tačno mjesto sastanka (tačka 4.3 Priručnika). Uzorak teksta aplikacije dat je u Dodatku 1 Priručnika.

Međutim, ne može svako biti kandidat. U Priručniku se napominje da se prilikom određivanja podnosioca zahtjeva treba rukovoditi pravilima koja uređuju postupak sazivanja skupštine društva, budući da zakonom nije utvrđen drugi krug lica. Podnosioci zahteva mogu biti različite osobe, zavisi ko saziva skupštinu u određenom društvu u određenim okolnostima - izvršni organ, predstavnik upravnog odbora, revizor itd. (vidi tabelu).

U Priručniku nije razjašnjeno pitanje da li podnosilac zahtjeva lično mora podnijeti prijavu notaru, ili da li već potpisanu prijavu i drugu potrebnu dokumentaciju notaru može donijeti drugi zaposlenik ili kurir. Prilikom prihvatanja prijave u skladu sa Priručnikom, notar može zahtijevati na uvid:

• statut kompanije;
• izvod iz Jedinstvenog državnog registra pravnih lica;
• dokumenti koji potvrđuju ovlaštenja podnosioca zahtjeva;
• drugi interni akti kojima se uređuje postupak sazivanja i održavanja sjednice, ako su predviđeni statutom i odobreni;
• spisak učesnika (u DOO), spisak lica koja imaju pravo učešća na skupštini akcionara (u AD);
• kopiju obavještenja ili poruke o sazivanju sjednice, koja je dostavljena učesnicima (akcionarima) sa naznakom dnevnog reda skupštine (tačka 4.3 Uputstva).

Istovremeno, lista dokumenata utvrđena Poglavljem XX.3 Osnova zakonodavstva o notarima ima neke razlike od gore predstavljene. Dakle, ne sadrži izvod iz Jedinstvenog državnog registra pravnih lica i kopiju poslanog obaveštenja ili poruke. Međutim, prema Osnovama zakonodavstva o notarima, potrebno je dostaviti odluku ovlaštenog lica (organa upravljanja) za održavanje sjednice (sjednice) i davanje saglasnosti na dnevni red, kao i, po potrebi, drugu dokumentaciju za utvrđivanje nadležnost organa upravljanja privrednog društva i kvorum skupštine (član 103.10 Osnova zakonodavstva o notarima). Stoga je bolje unaprijed provjeriti listu potrebnih dokumenata kod notara, imajući u vidu da norme Osnova zakonodavstva o notarima imaju prednost u odnosu na norme Priručnika. U preambuli Priručnika izričito je navedeno da se njegove odredbe moraju uzeti u obzir prije izmjene Osnova zakonodavstva o notarima, Zakona o ad, Zakona o doo i drugih posebnih zakona i akata.

Uloga notara na sastanku je kontroverzna

Javni beležnik mora lično prisustvovati sastanku, još uvek nisu predviđene alternative za ovo (učešće na daljinu, itd.) (klauzula 5.1 Priručnika). Što se tiče mjesta održavanja, učesnici (akcionari) imaju izbor. Javnobilježnika možete pozvati u kancelariju ili drugo mjesto gdje će se održati sastanak, ili možete održati sastanak u prostorijama javnobilježničke kancelarije, ako to statutom nije zabranjeno. Da biste to učinili, potrebno je da se o ovom pitanju dogovorite sa notarom i kao mjesto sastanka naznačite lokaciju notarske kancelarije u obavijesti. Štaviše, sastanak se može održati u kancelariji javnog beležnika, čak i ako je u obaveštenju navedena druga adresa. Ovo je dozvoljeno ako su svi učesnici (akcionari) prisutni u kancelariji notara (tačka 5.2 Vodiča).

Uloga notara na sastanku je prilično kontroverzna. S jedne strane, potvrđuje samo dvije činjenice - usvajanje odluke na skupštini i sastav učesnika prisutnih na njenom donošenju. Istovremeno, utvrđeno je da se radi provjere zakonitosti donesene odluke, kao i potpunosti i zakonitosti postupanja organa društva u pripremi sednice (obavještavanje učesnika (akcionara) o sjednici, sastanak rokove za takve informacije, slanje potrebnog materijala i sl.), nije dužan (tačka 4.1., 4.3 Priručnika, član 103.10 Osnova zakonodavstva o notarima).

Takođe, prilikom ovjere odluke skupštine, notar ne potvrđuje vjerodostojnost potpisa učesnika. Ovjera rješenja i ovjera vjerodostojnosti potpisa su različite javnobilježničke radnje. Ali ako je društvo izabralo kao alternativu metodu potpisivanja odluke od strane svih učesnika ili dijela učesnika, to može učiniti notar (tačka 4.2. Priručnika).

S druge strane, teško je složiti se da je notar potpuno isključen iz provjere poštivanja procedure održavanja skupštine i zakonitosti odluke. Prvo, radi potvrđivanja sastava učesnika koji su prisustvovali odlučivanju, utvrđuje njihov identitet (identitet njihovih predstavnika), ovlašćenja, kao i njihovo pravo učešća na sastanku (član 103.10. Osnova zakonodavstva). o notarima, klauzula 5.5 Priručnika). Istovremeno, mora uzeti u obzir minimalni broj učesnika (akcionara) predviđen zakonom, statutom i internim aktima društva, koji mora biti prisutan prilikom donošenja svake odluke (kvorum). Prisustvo kvoruma po najmanje jednoj tački dnevnog reda je osnov za otvaranje i održavanje sjednice (tačka 5.4 Priručnika).

Drugo, da bi potvrdio činjenicu odluke, notar provjerava veliku količinu informacija:

• pravnu sposobnost društva;
• nadležnost organa upravljanja društvom u pogledu odlučivanja;
• prisustvo kvoruma na sastanku ili sastanku;
• prisustvo potrebnog broja glasova za donošenje odluke u skladu sa zakonodavstvom i konstitutivnim dokumentima na osnovu prebrojavanja glasova koje je predstavila komisija za brojanje ili druga osoba ovlaštena za prebrojavanje (član 103.10. Osnova zakonodavstva o notarima) .

Javni bilježnik je prisutan tokom cijele sjednice, od otvaranja sjednice do trenutka donošenja odluke o posljednjem pitanju uvrštenom na dnevni red, odnosno o posljednjem pitanju za koje postoji kvorum, a ako se glasa glasačkih listića, do objave rezultata prebrojavanja glasova (str. 5.12 Vodiča). Istovremeno se ovjerava i pozitivna i negativna odluka po tački dnevnog reda (tačka 4.1 Priručnika).

Istovremeno, notar ne obavlja funkcije komisije za brojanje i nije odgovoran za tačnost podataka koje je komisija za brojanje (šalter) dostavila o rezultatima glasanja (tačka 5.12 Vodiča). Zbog toga je važno da se osobe koje organizuju sjednicu staraju o vođenju zapisnika komisije za brojanje (ako je ona formirana u društvu) ili nacrta zapisnika koji vodi sekretar sjednice, kao i o izvlačenju sačini izvještaj o rezultatima glasanja ako se donesene odluke ne objave na sjednici. U nekim društvima ove odgovornosti su često bile zanemarene. Ali sada je ovo važno, jer na kraju sastanka notar može zatražiti kopije ovih dokumenata (klauzula 5.12 Priručnika) kako bi se isključila naknadna prilagođavanja donesenih odluka.

Notaru možda neće trebati ova dokumenta. Ali ako je riječ o sastanku u akcionarskom društvu i glasanje se odvijalo uz pomoć glasačkih listića, onda se ne može bez dostavljanja protokola komisije za brojanje o rezultatima glasanja ili izvještaja o rezultatima glasanja. Neophodno je ispoštovati rokove: za izradu zapisnika komisije za brojanje dato je najviše tri dana, a za izveštaj o rezultatima glasanja najviše četiri dana (član 62. Zakona o ad).

Za tvoju informaciju

Postoje samo dva razloga za odbijanje ovjere odluke

Javni beležnik može odbiti ako bi vršenje javnobeležničke radnje bilo suprotno zakonu (član 48. Osnova zakonodavstva o notarima). Postoje samo dva osnova za odbijanje izvršenja ove javnobilježničke radnje. Prvo: ako je sastanak održan u odsustvu. Notar može samo lično ovjeriti odluke donesene na sastanku. Da bi izvršili ovu radnju, učesnici moraju biti fizički prisutni na mjestu održavanja sastanka (tačka 6.1 Smjernica). Drugo: notar ne može ovjeriti donošenje ništavnih odluka ako mu je u trenutku izdavanja potvrde takva ništavost očigledna (tačka 5.1 Vodiča, član 103.10 Osnova zakonodavstva o notarima). Razlozi za ništavost odluke navedeni su u čl. 181.5 Građanskog zakonika Ruske Federacije (odluka je donesena u nedostatku kvoruma, pitanje ne spada u nadležnost sastanka itd.). Ništava je i odluka skupštine kojom se ograničava pravo učesnika da prisustvuje skupštini, da učestvuje u raspravi o pitanjima dnevnog reda i glasa pri donošenju odluka (član 3. stav 1. člana 32. Zakona). na LLC-u). Manja neslaganja u spisku učesnika ili spisku lica koja imaju pravo učešća na skupštini akcionara sa ličnim ispravama nisu osnov za odbijanje vršenja javnobeležničke radnje (tačka 5.5 Uputstva).

Ukoliko nije bilo razloga za odbijanje, na kraju sastanka, notar priprema i izdaje potvrdu kojom potvrđuje da je skupština učesnika privrednog društva usvojila odluku i sastav prisutnih učesnika privrednog društva. prilikom njegovog usvajanja.

Odobren je iznos naknade za ovjeru rješenja

Za javnobilježnički akt kojim se potvrđuje donošenje odluke i sastav učesnika, utvrđena je vlastita tarifa. Od 1. januara 2015. godine iznos naknade za potvrđivanje odluke upravnog organa pravnog lica utvrđuje se u iznosu od 3.000 rubalja. za svaki sat notarovog prisustva na sjednici tijela (klauzula 12.7 člana 22.1 Osnova zakonodavstva o notarima izmijenjenih Federalnim zakonom br. 457-FZ od 29. decembra 2014. „O izmjenama i dopunama određenih zakonskih akata Ruska Federacija").

Sastanci stanara stambenih zgrada zahtijevaju pažljivo snimanje, budući da potonje prati i izvršenje službenog dokumenta, u kojem se ne navodi samo datum sastanka, već i rezultati do kojih je doveo. Ne postoji jedinstveni uzorak kako ga treba sastaviti, tako da zapisnik sa glavne skupštine vlasnika može izgledati drugačije za svaki sastanak.

Ovjera zapisnika sa skupštine je neophodna, jer je to potvrda zakonitosti potonjeg. Javni beležnik je dužan da ovjeri svaki zapisnik sa sjednice ako statutom ICD-a nije predviđen drugi način ili ako je takav način jednoglasno odobren od strane svih članova skupštine.

Zapisnik sa glavne skupštine: karakteristike dizajna

Zapisnik skupštine treba da sadrži ne samo odredbe i odluke koje su saslušane, već i vrijeme i datum održavanja, broj učesnika koji su joj prisustvovali, a u njemu se evidentiraju i rezultati glasanja o pojedinim pitanjima koja su donesena. na raspravu.

Zapisnik sa skupštine vlasnika sadrži sljedeće podatke:

• puno ime;
• pouzdan datum i lični registarski broj dodijeljen od strane notara;
• navođenje vremena i mjesta sastavljanja zapisnika sa skupštine;
• naslov;
• glavni sadržaj protokola;
• mesto direktnog skladištenja protokola i svih odluka koje je OSS doneo tokom rasprave o gorućim problemima;
• anekse protokola, ako ih ima;
• potpisi.

Osiguranje generalnog sastanka: nijanse

Prema zakonskim normama, uz sastavljeni protokol mora se priložiti kompletan registar učesnika koji su se na njemu okupili kako bi se stvorila potpuna slika o tome šta se dešava. Prije sastanka, obavezno im se daje poziv o predstojećem događaju, čiji jedan uzorak također mora biti priložen dokumentu. Jedna od važnih tačaka je fiksiranje u dokumentu tačnog mehanizma za prenošenje kopija zapisnika sa sastanaka posebnim upravnim tijelima.

Ovjera zapisnika sa glavne skupštine: uvod

Ovjeravanje zapisnika sa glavne skupštine nije teško. Pod matičnim brojem u uvodnom dijelu krije se uobičajeni redni broj skupa koji je održan u tekućoj godini.

Što se tiče mjesta održavanja skupštine, u ovoj rubrici može se naznačiti kako neposredno mjesto održavanja skupštine svih vlasnika ili dioničara, tako i tačna adresa na koju su poslane njihove lične pisane odluke o opštim pitanjima.

Ovjera zapisnika sa glavne skupštine pretpostavlja prisustvo u njegovom uvodnom dijelu sljedećih odredbi:

• Oznaka pokretača OSS može biti pravno ili fizičko lice. Da biste potvrdili sve napisano, u tekstu treba navesti puno ime za prvu opciju i puno ime za drugu.
• Opšti podaci o predsjedavajućem sednice, sekretaru koji je popunjavao zapisnik, kao io licima koja su neposredno učestvovala u raspravama i glasanju.
• Prisutnost ukupnog broja vlasnika.
• Broj onih koji su glasali na sastanku.
• Dnevni red zbog kojeg je sastanak sazvan.

Zapisnik sa skupštine vlasnika i prilozi

Šta uključuje glavni dio protokola? Ovo je sam dnevni red, koji sadrži sve dijelove razgovora između vlasnika, pitanja koja su pokrenuta. Oni se sastavljaju numerisanim redosledom kako se podnose na opštu raspravu.

Za svaki istaknuti dio protokola postoji opći princip dizajna - upisuje se u množini, u ime svih dioničara koji u njemu učestvuju. U njemu se navodi šta su slušali na sastanku, šta su odlučili i šta su odlučili – sa potpunim opisom šta je tačno odlučeno i urađeno.

Ovjera zapisnika sa skupštine obezbjeđuje prisustvo registara vlasnika, potpunih spiskova prisutnih članova, rezultata opšteg glasanja, spiska punomoćja i dokumenata koji su sačinjeni na sjednici.

Ovjera zapisnika sa glavne skupštine dioničara

Podsjetimo, zapisnici sa skupština ne podliježu falsifikovanju – za to je predviđena kazna zatvora od dvije godine prema članu Krivičnog zakonika – a to je samo jedan član. Ukupno, osoba može dobiti kaznu zatvora do 6 godina. U cilju sprečavanja ovakvih slučajeva, ovjera skupštine od strane notara u obliku pisanog protokola je garancija poštene i najtransparentnije saradnje, interakcije između dioničara.

Ovo će pomoći u budućnosti ne samo da se lako potvrdi realnost sastanka i odluka donesenih na njemu, već i da se provjeri valjanost prethodnih sastanaka. Da biste to učinili, dovoljno je kontaktirati notara koji sastavlja ovjeru zapisnika glavne skupštine dioničara.

Takođe, ova novina u pripremi dokumentacije relevantna je i za prikupljanje akcionara korporacija u kojima postoje sporovi o vodećim pitanjima poslovanja kompanije. Ovjeravanje zapisnika sa glavne skupštine pomoći će da se u budućnosti izbjegnu neugodni ekscesi i međusobna potraživanja.

Redovni i vanredni sastanak

Prilikom registracije preduzeća, obavezan dokument naveden na listi koja se dostavlja organu za registraciju je odluka glavne skupštine učesnika DOO.

Art. 34 Zakona o DOO propisuje godišnje sastanke na kojima se razmatraju godišnji rezultati kompanije. Ovim članom reguliše se i rok njihovog sprovođenja - ne ranije od 2, a najkasnije 4 meseca nakon završetka finansijske godine. Konkretni rokovi su određeni u povelji.

Dozvoljen je i vanredni sastanak učesnika: kada je hitno potrebno riješiti određeno pitanje koje je u nadležnosti ovog organa. Pravo pokretanja skupštine imaju sljedeće osobe:

• izvršni organi (direktor, upravni odbor);
• učesnici koji imaju više od 10% udjela;
• revizor, revizor.

Osnivači mogu sami izvršiti izmjene dnevnog reda predstojeće sjednice i predložiti dodatna pitanja za razmatranje 15 dana prije sjednice.

Ako društvo ima jednog osnivača, tada se ispunjavaju uslovi iz čl. 36 o postupku sazivanja sjednice na njega se ne odnose, jer sve odluke donosi pojedinačno.

Obaveštenje o sastanku

Redoslijed po kojem je potrebno postupiti radi sazivanja sjednice propisan je odredbama čl. 36 Zakona o DOO. Glavne radnje su sljedeće:

• Obavijestite svakog učesnika o zakazanom sastanku. Obavještenje se vrši putem obavještenja, koje se mora poslati 30 dana prije zakazanog sastanka.
• Obavijestiti svakog učesnika prilikom izmjene dnevnog reda - 10 dana prije sastanka.
• Dajte osnivačima informacije i materijale za predstojeću sjednicu prema dnevnom redu.

BITAN! Statutom društva mogu se predvideti i drugi, skraćeni rokovi za obaveštavanje osnivača (tačka 4. člana 36. Zakona o DOO).

Uslovi za registraciju i slanje obavještenja:

• obavještenje mora sadržavati podatke o mjestu i vremenu planiranog sastanka, kao i pitanja na dnevnom redu;
• dostava se organizuje na način utvrđen statutom društva, ili, ako se u statutu ne govori, preporučenom pošiljkom na adresu koja se nalazi u spisku učesnika;
• ako se planira overa donetih odluka (deo 3 člana 17 Zakona o DOO), potrebna je dodatna kopija obaveštenja - koja se naknadno dostavlja notaru.

Ovdje možete preuzeti primjer obavještenja o predstojećem sastanku: .

Primjer obavještenja o izmjeni dnevnog reda predstojećeg sastanka možete preuzeti na linku: Obavještenje o izmjenama dnevnog reda sastanka učesnika DOO - uzorak.

Obrazac protokola i uslovi za njegovu pripremu

Uslovi za zapisnik sa skupštine učesnika u DOO utvrđeni su čl. 181.2 Građanskog zakonika Ruske Federacije. U skladu sa svojim odredbama, ovaj korporativni dokument mora naznačiti:

• datum i mjesto održavanja sastanka;
• trošenje vremena;
• podatke o licima koja u tome učestvuju;
• pitanja na dnevnom redu;
• rezultati glasanja za svaku od njih;
• podatke o licima koja su prebrojala glasove;
• podatke o onima koji su glasali protiv i tražili da se ti podaci unesu u protokol.

Uzorak zapisnika sa sastanka učesnika DOO sadrži nekoliko delova:

1. Naslov. Dokument počinje riječima "Zapisnik br", nakon čega slijedi naziv kompanije, datum i vrijeme sastanka, kao i mjesto održavanja.
2. Uvodni dio. Sadrži podatke o osnivačima, predsjedavajućem i sekretaru skupštine.
3. Dnevni red. Navedena su pitanja koja se predlažu za razmatranje. Oni su navedeni po važnosti.
4. Glavni dio. Formira se za svako pitanje dnevnog reda iz 4 bloka: "Slušali", "Govorili", "Glasali", "Odlučili". Potrebno je navesti inicijale i titule govornika, kao i ukratko prikazati suštinu njihovih govora.
5. Zaključak. Sadrži potpise sekretara i predsjedavajućeg, au nekim slučajevima i svih osnivača.

Knjiga numeracije i protokola

Prema odredbi stava 6 čl. 37. Zakona o DOO, izvršni organ društva mora organizovati vođenje zapisnika na sednici. Zapisnici sa svih sastanaka se evidentiraju u knjizi.

Članovi društva takođe imaju mogućnost da zatraže izvod iz zapisnika koji sačinjava izvršni organ.

Prema utvrđenim pravilima kancelarijskog rada, dokumenti koje izdaju organi upravljanja kompanijom se registruju kako bi se olakšala njihova identifikacija. U tu svrhu, zapisnik sa skupštine učesnika DOO je numerisan.

BILJEŠKA! Zakonodavstvo ne sadrži zahtjeve za obavezno numerisanje protokola.

Pošto su datum sastanka i njegov indeks (broj) glavni identifikacioni znakovi svakog dokumenta, preporučljivo je staviti ih u zapisnik.

Kako se sastavlja odluka ili zapisnik sa sastanka, ko potpisuje ove dokumente i vrši ovjeru

Zakon o DOO ne sadrži zahteve u pogledu oblika sastavljanja i redosleda sastavljanja zapisnika, a takođe ne određuje ko potpisuje zapisnik sa skupštine učesnika DOO.

Opšta pravila u skladu sa kojima se overavaju protokoli utvrđena su stavom 3. čl. 181.2 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Prema odredbama ovog člana, predsjedavajući i sekretar koji su je vodili tokom cijelog sastanka ovjeravaju zapisnik sa skupštine učesnika DOO.

Ako je protokol sastavljen uz kršenje uslova predviđenih zakonom, a istovremeno se jedan od učesnika ne slaže sa njegovim sadržajem, postoji rizik da će odluke donesene na sastanku biti priznate kao nevažeće (tač. 4, tačka 1 člana 181 Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Certifikacija protokola

Zakon od 05.05.14. br. 99-FZ uveo je izmjene i dopune Građanskog zakonika Ruske Federacije, koje su uticale na postupak ovjere odluka vlasnika od 01.09.2014. Od ovog trenutka, u skladu sa stavom 3. čl. 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije, sastav prisutnih osnivača i činjenica donošenja odluke ovjerava notar, za koji se ovjerava zapisnik sa skupštine učesnika LLC preduzeća.

BILJEŠKA! Odredbom stava 3. čl. 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije omogućava bez ovjere u slučaju da su druge metode ovjere sadržane u povelji.

Na primjer, povelja može predvidjeti sljedeće metode certificiranja:

• potpisivanje zapisnika od strane svih osnivača koji su učestvovali na sjednici;
• video zapis (medij za snimanje) - mora biti priložen protokolu.

Ukoliko statut ne sadrži takve odredbe, osnivači mogu razmatrati pitanje nenotarskog ovjeravanja zapisnika neposredno na sjednici (odluka CA od 5. februara 2016. godine u predmetu br. A36-3633/2015). Uslovi za legitimnost takve odluke:

• pitanje je na dnevnom redu;
• odluku donose jednoglasno svi članovi društva, odnosno svi članovi prisustvuju sednici i glasaju za predloženi način nenotarskog ovjeravanja.

Dakle, ako je odluka skupštine učesnika DOO, čiji uzorak smo predstavili, pogrešno sastavljena ili nije ovjerena, kako je propisano zakonom, to može uzrokovati određene probleme osnivačima i postati osnov za njegovo otkazivanje. Posljedice nedostataka u protokolu mogu biti odbijanja organa za registraciju i dugotrajni sudski postupci. Ovo je posebno akutno u prisustvu korporativnih sukoba.

Od 1. septembra 2014. godine, članom 67.1 (klauzula 3) Građanskog zakonika Ruske Federacije (u daljem tekstu: Građanski zakonik Ruske Federacije) uspostavljena je procedura za potvrđivanje usvajanja od strane glavne skupštine učesnika privrednog društva odluke i sastava učesnika u društvu prisutnih pri njenom donošenju.

Prema stavu 3 člana 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije, usvajanje odluke na glavnoj skupštini učesnika kompanije i sastav učesnika kompanije koji su bili prisutni prilikom donošenja potvrđuju se overom ili overom od strane lice koje vodi registar akcionara takvog društva i vrši funkcije komisije za prebrojavanje u odnosu na nejavno akcionarsko društvo; u odnosu na društvo sa ograničenom odgovornošću, osim ako je drugi način (potpisivanje protokola od strane svih učesnika ili dijela učesnika; korištenje tehničkih sredstava koja omogućavaju pouzdano utvrđivanje činjenice odluke; na drugi način koji nije u suprotnosti sa zakonom) nije predviđeno statutom takvog društva ili odlukom skupštine učesnika društva koju su članovi društva usvojili jednoglasno.

Navedene činjenice nisu obavezne, jer za sve vrste pravnih oblika privrednih društava postoji alternativa njihovoj javnobilježničkoj ovjeri.

Istovremeno, mogućnost ovjere odluke organa upravljanja pravnog lica obezbijediće zakonitost i pouzdanost odgovarajuće odluke (datum odluke, njen sadržaj i sl.). Okolnosti koje je notar potvrdio prilikom obavljanja javnobilježničkog čina (uključujući i u okviru člana 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije) ne zahtijevaju dokaz.

S tim u vezi, učešće notara u potvrđivanju usvajanja odluke na skupštini učesnika društva i sastava učesnika društva koji su prisustvovali njenom donošenju predstavlja dodatnu garanciju zaštite pravnog lica od falsifikovanja. odlukama organa upravljanja, kao i efikasno sredstvo za borbu protiv racija.

Nakon potvrde usvajanja od strane generalne skupštine učesnika društva, odluka i sastav učesnika društva koji su bili prisutni pri usvajanju, sprovodi se prema pravilima utvrđenim Osnovama zakonodavstva Ruske Federacije o notarima. (u daljem tekstu – Osnove). Navedenu javnobilježničku radnju može izvršiti bilo koji notar unutar javnobilježničkog okruga u kojem se održava sastanak učesnika privrednog društva (čl. 13, 40. Osnova).

Postupak za obavljanje javnobilježničke radnje za ovjeru odluke organa upravljanja pravnog lica predviđen je u poglavlju XX.3 Ovjera odluke organa pravnog lica.

Treba napomenuti da se ovjera autentičnosti potpisa na zapisniku sa skupštine privrednog društva ne može smatrati dokazom da je skupština društva usvojila odluku i sastav učesnika koji su prisutan prilikom njegovog usvajanja. U ovom slučaju, moguće je potvrditi autentičnost potpisa učesnika društva na zapisniku sa skupštine učesnika društva sa ograničenom odgovornošću, ako su ovaj metod izabrali učesnici društva kao alternativni način za potvrdu pouzdanosti. odluke donesene u skladu sa podstavom 3 stava 3 člana 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije.

Za izvršenje ove javnobilježničke radnje, javni bilježnik mora lično biti prisutan održavanju (mjestu održavanja) sastanka. Na osnovu doslovnog tumačenja člana 67.1 Građanskog zakonika Ruske Federacije i člana 103.10. Osnova, notar ne može potvrditi da je skupština učesnika društva usvojila odluku i sastav prisutnih učesnika društva. prilikom donošenja, ako je odluka donesena u obliku glasanja u odsustvu.

Osim toga, u skladu sa članom 39. Federalnog zakona od 08.02.1998. br. 14-FZ "O društvima sa ograničenom odgovornošću" u društvu koje se sastoji od jednog učesnika, odluke o pitanjima koja se odnose na nadležnost glavne skupštine učesnika u društva sačinjava jedini učesnik društva pojedinačno i sastavljaju se u pisanoj formi. Suštinski slična norma sadržana je u stavu 3. člana 47. Federalnog zakona od 26. decembra 1995. godine br. 208-FZ "O akcionarskim društvima", prema kojoj u društvu, čije sve dionice s pravom glasa pripadaju jednom dioničaru, odluke glavne skupštine akcionara, prihvata ovaj akcionar pojedinačno i sastavljaju se u pisanoj formi. U takvim okolnostima, uzimajući u obzir činjenicu da, na osnovu stava 3. člana 67.1. Građanskog zakonika Ruske Federacije, notar potvrđuje precizno pravne činjenice odluke koju je donela skupština privrednog društva i sastav od učesnika koji su prisustvovali njegovom donošenju, odluke jedinog učesnika ili akcionara društva se ne overavaju.

Takođe treba napomenuti da se skupština može održati u prostorijama javnobilježničke kancelarije ako je u obavijesti učesnicima (akcionarima) naznačena adresa javnobilježničke kancelarije kao mjesto održavanja, kao i ako to nije zabranjeno statutom kompanije. U ovom slučaju, skupština se može održati i direktno u kancelariji javnog beležnika, uprkos naznaku u obaveštenju o drugom mestu održavanja, pod uslovom da su na skupštini prisutni svi učesnici (akcionari).

Prema članu 103.10 Osnova, notar, prilikom utvrđivanja činjenice odluke organa upravljanja, provjerava pravno lice, utvrđuje nadležnost organa upravljanja pravnog lica u pogledu odlučivanja; prisustvo kvoruma na sednici ili sednici i na osnovu prebrojavanja glasova koje je prikazala komisija za brojanje ili drugo lice ovlašćeno za prebrojavanje glasova; prisustvo potrebnog broja glasova za donošenje odluke u skladu sa zakonodavstvom i aktima o osnivanju pravnog lica.

Pored toga, radi potvrđivanja sastava učesnika (članova) organa upravljanja pravnog lica koji su prisustvovali odlučivanju, notar, traženjem relevantnih dokumenata, utvrđuje njihov identitet, ovlašćenja, kao i njihovo pravo da učestvuju na sastanku ili sastanku.

Treba napomenuti da notar ne provjerava poštovanje procedure za sazivanje sjednice. Takođe, prilikom vršenja navedenog javnobilježničkog čina, notar ne provjerava zakonitost odluke donesene na skupštini i ne obavlja funkcije komisije za brojanje, odnosno ne odgovara za tačnost podatke koje daje komisija za brojanje o rezultatima glasanja.

Dakle, u okviru predmetne javnobilježničke radnje, notar ovjerava samo dvije pravne činjenice – donošenje odluke na skupštini društva i sastav učesnika koji su prisustvovali njenom donošenju. U tom slučaju, notar može ovjeriti i pozitivnu i negativnu konačnu odluku o pitanju dnevnog reda sjednice.

Notar ne može ovjeriti činjenicu donošenja odluke čija je ništavost očigledna za notara. Opšti razlozi za ništavost odluka navedeni su u članu 181.5 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Dakle, ako zakonom nije drugačije određeno, odluka sjednice je ništava ako: je usvojena o pitanju koje nije na dnevnom redu, osim ako su na sjednici učestvovali svi članovi relevantnog civilnog društva; prihvaćen u nedostatku potrebnog kvoruma; usvojeno o pitanju koje nije u nadležnosti sastanka; protivreči osnovama zakona i reda ili morala. U ovim slučajevima notar odbija da izvrši javnobilježničku radnju kao suprotnu zakonu (član 48. Osnova).

Rezultat razmatrane javnobilježničke radnje je izdavanje završne isprave – potvrde o donošenju odluke od strane organa upravljanja pravnog lica i sastava učesnika (članova) ovog organa koji su prisutan kada je ova odluka doneta. Potvrdu može izdati samo notar prisutan na sastanku.

Visina javnobilježničke naknade za ovjeru odluke upravnog tijela pravnog lica utvrđena je članom 22.1 (klauzula 12.7 dijela 1) Osnova i iznosi 3000 rubalja za svaki sat prisustva notara sastanku relevantno tijelo.

provjeru zakonitosti transakcije, uključujući da li svaka od strana ima pravo da je završi. Obavlja ga notar ili službeno lice koje ima pravo da izvrši takvu javnobilježničku radnju, na način utvrđen Osnovama zakonodavstva Ruske Federacije o notarima i građanskim zakonodavstvom.službenik ovlašten od strane države koji ima pravo obavljati javnobilježničke radnje u ime Ruske Federacije u interesu ruskih građana i organizacija (pravnih lica).sposobnost osobe da ima zakonska prava i snosi zakonske obaveze propisane zakonom, koja je jednako priznata za sve građane. Poslovna sposobnost građanina nastaje momentom njegovog rođenja i prestaje smrću.pravno značajna radnja koju izvrši notar ili ovlašteno službeno lice u skladu sa Osnovama zakonodavstva Ruske Federacije o notarima.