Met de urenstaat kunt u eventuele deeltijdarbeid, buiten kantooruren en overuren registreren, evenals informatie verkrijgen over het totaal aantal gewerkte uren, rekening houdend met vakanties en vrije tijd. Al deze informatie is belangrijk voor de salarisadministratie.

Het bijhouden van het betreffende document is verplicht voor werkgevers. Dit is wettelijk vastgelegd in artikel 91 van de arbeidswet van de Russische Federatie.

De procedure voor het bijhouden van de urenstaat voor 2019

De opdracht voor het opmaken van de rapportkaart wordt afgegeven en ondertekend door het hoofd van de organisatie. In de regel wordt het hoofd van de structurele eenheid aangesteld als de verantwoordelijke voor het onderhoud ervan.

Het document wordt in één exemplaar opgemaakt en dagelijks ingevuld. Aan het einde van elke maand wordt het totaal aantal gewerkte dagen en uren weergegeven. Het document wordt ondertekend door het hoofd van de structurele eenheid, een medewerker van de personeelsdienst, waarna het wordt overgedragen aan de boekhoudafdeling.

Dit document heeft twee vormen - formulier T-12 en formulier T-13, goedgekeurd door het decreet van de Staatsstatistiekencommissie van Rusland van 5 januari 2004 nr. 1 "Bij goedkeuring van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie voor het registreren van arbeid en zijn betaling." Met het eerste formulier kunt u niet alleen rekening houden met het tijdstip van tewerkstelling, maar ook de betalingen aan werknemers controleren. Formulier T-13 daarentegen bevat alleen kolommen voor het invullen van de werkelijk gewerkte uren. Hieronder kunt u de urenstaat voor 2019 (formulier) downloaden.

Vorm T-12

Formulier T-13

Regels voor het bijhouden van een urenstaat

Voor elke werkingsduur, ongeacht de ingestelde modi, kan informatie op twee manieren in de tabel worden weergegeven:

• de wijze van continue registratie van aan- en afwezigheid op het werk;
• door alleen afwijkingen (afwezigheden, overuren, etc.) te registreren.

Alle opmerkingen over afwijkingen van de gebruikelijke arbeidsvoorwaarden (verzuim, ziekteverlof, overwerk, enz.) moeten worden bevestigd door relevante documenten (medische attesten, bestellingen, enz.).

Alle aanduidingen en codes van de urenstaat staan ​​vermeld op de titelpagina. De letter "I" geeft bijvoorbeeld een verschijning op het werk aan, "FROM" - vakantie, "B" - vrije dag, enz.

Lees hier meer over in het artikel. « » .

gratis urenstaatsjabloon downloaden

Boekhoudsoftware

Sommige organisaties gebruiken speciale programma's om de werktijd van werknemers te registreren, die automatisch informatie verzamelen, opslaan en verwerken over de aanwezigheid van werknemers op de werkplek, het tijdstip van aankomst en vertrek, de werk- en rustperiode van werknemers, enz.

In de meeste organisaties is het echter nog steeds gebruikelijk om de verklaring handmatig in te vullen. Omdat het het belangrijkste document is, niet alleen voor het berekenen van lonen, maar ook voor het declareren van de kosten van de onderneming voor lonen, wat op zijn beurt van invloed is op het bedrag van de belastingen. Daarom moet het correct en zorgvuldig worden ingevuld.

Bewaartermijnen urenstaat

Waar wordt het document voor gebruikt?	Houdbaarheid
Om arbeidskosten te bevestigen voor inkomstenbelastingdoeleinden	Vier jaar na afloop van het belastbaar tijdperk (jaar) waarin het op basis van de urenverantwoording opgebouwde loon is opgenomen in de belastinglasten
Voor primaire boekhouding	Vijf jaar na afloop van het jaar waarin het op basis van de urenverantwoording opgebouwde loon in de lasten wordt verrekend
Voor opbouw van betalingen ten gunste van werknemers die onderworpen zijn aan bijdragen aan de PFR, FSS en FFOMS	Zes jaar na het einde van het jaar waarin het document is gebruikt om de bijdragen te beoordelen
Om personeelsdocumenten vast te leggen met betrekking tot de organisatie van arbeid	Vijf jaar vanaf het einde van het jaar waarin het is opgesteld, als de urenstaat alleen rekening houdt met de tijd van tewerkstelling van die werknemers die in normale arbeidsomstandigheden werken
	50 jaar vanaf de datum van het document, indien rekening is gehouden met de werkuren van werknemers die zich bezighouden met gevaarlijk of gevaarlijk werk

Bij het sluiten van arbeidsovereenkomsten met werknemers moet een economische entiteit de registratie van hun arbeidstijd organiseren. Voor deze doeleinden kan een urenstaat worden gebruikt, die elke maand wordt geopend, en waarin de verantwoordelijke persoon de werktijd van werknemers, hun vakantiedagen, ziekteverlof en andere vormen van afwezigheid van het werk weergeeft. Volgens de gegevens in dit document wordt het salaris vervolgens berekend.

De wetgeving vereist dat het bestuur van de organisatie of de individuele ondernemer van de organisatie een administratie bijhoudt van de werktijden van elke werknemer. Het invullen van de urenstaat kan door een verantwoordelijke persoon worden gedaan, dit wordt bepaald in opdracht van de directie.

Meestal kunnen dergelijke personen afdelingshoofden, personeelsmedewerkers, accountants, enz. Zijn. Het is hun verantwoordelijkheid om perioden van werk in de urenstaat in te voeren met behulp van codes en cijfers.

Met de ontwikkeling van technische middelen voor het registreren van werktijd kan ook een gespecialiseerd systeem met kaarten worden gebruikt, met behulp waarvan de aankomst en het vertrek van een werknemer bij het bedrijf wordt vastgelegd. De registratie van de werktijd kan worden uitgevoerd als een continue weerspiegeling van het werk of kan worden samengevat.

In de toekomst wordt informatie uit de urenstaat gebruikt in de salarisadministratie, vooral met een tijdgebaseerd systeem. Samen met de arbeidsovereenkomst is de urenstaat een van de rechtvaardigingen voor de kosten van de onderneming, vooral op fiscaal gebied.

De urenstaat legt niet alleen de werktijd vast, maar stelt u ook in staat om de naleving van de arbeidsdiscipline door de werknemer te controleren. Met behulp hiervan wordt toezicht gehouden op de naleving van de normen voor de duur van het werk en de identificatie van overwerk. Veel rapportages in de statistiek en met personeelsdossiers worden ingevuld op basis van een urenstaat.

Belangrijk! Als het bedrijf geen urenstaat bijhoudt, kunnen de regelgevende instanties er passende sancties op toepassen.

Hoe wordt de arbeidstijd van een werknemer geteld?

De wet stelt twee soorten normen vast: een zesdaagse werkweek (36 uur) en een vijfdaagse werkweek (40 uur). Dat wil zeggen, werknemers kunnen vijf dagen werken met een achturige werkdag, of zes dagen met een zesurige werkdag. Overtreding ervan is in zeldzame gevallen toegestaan ​​- met een samengevatte boekhouding of een onregelmatig schema.

In het eerste geval worden de normen over een grotere periode toegepast, bijvoorbeeld een kwartaal, een half jaar, etc. Het blijkt dat in een kortere werkperiode het feit misschien niet voldoet aan de huidige normen, maar het mag de normen in de geselecteerde grotere tijdsintervallen niet overschrijden.

Voor sommige werknemers kan een verlaagd dagtarief of een weektarief gelden. Hoe u precies rekening moet houden met de werktijden van medewerkers moet vastgelegd worden. De urenstaat moet ook alle tijd weergeven dat de werknemer niet werkte, maar wel stond ingeschreven bij de onderneming.

Deze perioden kunnen zijn:

• Ziekenhuis.
• Downtime, enz.

De rapportkaart wordt aan het begin van de maand geopend en aan het einde van de maand gesloten. De verantwoordelijke persoon somt in het midden van de maand het tussentijdse totaal op en geeft de gegevens voor het eerste deel van de werktijd weer. Het document wordt ondertekend door het afdelingshoofd en ter verificatie voorgelegd aan de personeelsdienst. Vervolgens wordt dit overgedragen aan de boekhoudafdeling voor loonberekening.

Aandacht! De urenstaat voor 2017 kan, net als in voorgaande perioden, van twee soorten zijn: formulier t-12 en formulier t-13. De eerste betreft niet alleen de boekhouding van werkuren, maar ook de mogelijkheid om salarissen te berekenen. Formulier T-13 wordt alleen gebruikt om de werktijd vast te stellen; andere documenten worden gebruikt om de lonen te berekenen.

Is het legaal om elektronische controlesystemen te gebruiken?

De wetgeving voorziet in de verplichting van de werkgever om de tijd van de werknemer te registreren. Voor deze doeleinden heeft hij het recht om verschillende elektronische systemen te gebruiken. Maar om ze in de praktijk te brengen, moet de administratie van het bedrijf dit moment weerspiegelen in de interne reglementen en arbeidscontracten die met werknemers worden gesloten.

Gebeurt dit niet, dan kunnen deze elektronische systemen niet worden gebruikt.

Met behulp van verschillende middelen wordt het tijdstip van aankomst en vertrek uit de onderneming vastgesteld. Zo'n systeem vult in de toekomst op basis van de ontvangen gegevens automatisch de urenstaat in.

Download het formulier en voorbeeld van het invullen van urenstaten

Download het formulier per stuk in Excel-formaat.

In Word-formaat.

In Excel-formaat.

Aandacht! Als de reden van de afwezigheid niet bekend is, moet de lettercode "НН" op de rapportkaart worden aangebracht. In de toekomst wordt deze code verfijnd. Als de werknemer in deze periode ziek was, wordt de code gecorrigeerd naar "B". In het geval dat er geen bewijsstukken zijn, wordt in plaats van de code "НН" de code "PR" ingevoerd.

Vakantie viel in vakantietijd

Volgens de arbeidswet worden vakantiedagen die tijdens de vakantieperiode vallen niet meegerekend in de berekening van kalenderdagen.

Wanneer een werknemer jaarlijks verlof krijgt, worden tijdens zijn periode de vrije dagen niet gemarkeerd in de urenstaat, omdat ze zijn opgenomen in het aantal kalenderdagen - ze worden vervangen door de lettercode "OT" of de digitale aanduiding 09 voor jaarlijkse verlof, alsmede de OD-code of aanduiding 10 - voor extra verlof.

Aandacht! Niet-werkvakanties worden niet meegerekend in het aantal kalenderdagen. Daarom moeten dergelijke dagen in de urenstaat worden aangegeven met de lettercode "B" of het cijfer 26.

Werknemer wordt ziek tijdens vakantie

Als een werknemer ziek wordt terwijl hij op vakantie is, moet hij om dit feit te bevestigen een correct afgegeven ziekteverlof verstrekken. Als gevolg hiervan moeten rustdagen worden verlengd met de tijd besteed aan ziekteverlof, of worden verschoven naar een ander tijdstip.

In eerste instantie moet de vakantietijd op de rapportkaart worden gemarkeerd met de lettercode "VAN" of het nummer 09. Nadat het ziekteverlof is verstrekt, moet de urenstaat worden aangepast - voor de ziektedagen, in plaats van de vorige aanduiding, de code “B” of het cijfer 19 is geschreven.

Zakenreis viel in het weekend

Volgens de brief van het ministerie van Arbeid moeten alle dagen van een zakenreis op het rapport worden genoteerd, ook als ze in het weekend vallen. Hiervoor moet u de aanduidingen op de rapportkaart gebruiken - een speciale lettercode "K" of de digitale aanduiding 06. In dit geval hoeft het aantal uren niet te worden vastgelegd.

Als de werknemer op het moment dat hij op zakenreis was in het weekend werkte, dan zijn ze in de urenstaat gemarkeerd met de code "РВ" - werken in het weekend, of met het nummer 03. Het aantal werkuren moet worden genoteerd slechts in één geval - wanneer het management van het bedrijf de werknemer een specifieke instructie heeft gegeven hoeveel uren van de vrije dag hij aan zijn werk moet besteden.

Aandacht! In meer detail over hoe het wordt betaald, wordt opgemerkt, evenals andere functies die in dit artikel worden beschreven.

Tijdregistratie is een zeer belangrijke taak. De werknemer wil zijn zuurverdiende geld niet kwijtraken en de organisatie op haar beurt wil niet betalen voor ziekteverzuim.

Om dergelijke misverstanden te voorkomen, helpt het tijdig en correct bijhouden van rapportagedocumentatie over het vastleggen van werktijd.

Waar is het voor?

De urenstaat is een vaststaand document dat informatie bevat over de naleving van de werkuren door elk van de werknemers. Dit is met andere woorden een tabel waarin gegevens worden ingevoerd over het uiterlijk of de afwezigheid van elk van de medewerkers van de organisatie.

Op basis van dit document worden lonen en bonussen berekend of worden boetes opgelegd voor te laat komen, verzuim en andere afwijkingen van het werkrooster.

Zo'n urenstaat moet in één exemplaar bestaan ​​en worden bewaard door de medewerker die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Meestal wordt dit werk toevertrouwd aan de personeels- en boekhoudafdeling, soms aan het afdelingshoofd of de senior manager. Benoeming in de functie van "timer", of liever het opleggen van relevante taken, moet worden weerspiegeld in de arbeidsovereenkomst.

Vormopties

U kunt op verschillende manieren rekening houden met hoeveel dagen en uren een werknemer heeft gewerkt, maar Roskomstat heeft speciale formulieren opgesteld. Ze zijn eenvoudig en duidelijk te gebruiken, met hun hulp kunt u de werkende "aanwezigheid" visueel volgen en vervolgens de verkregen gegevens effectief gebruiken.

Voor budgettaire organisaties is een speciaal formulier urenstaat nr. 0504421 ingevoerd.

Voor alle andere organisaties en ondernemingen werden de formulieren T-12 en T-13 goedgekeurd. Deze laatste verschillen van elkaar doordat de T-13 wordt gebruikt waar verschijningen en afwezigheden niet door mensen worden gecontroleerd, maar met behulp van geautomatiseerde systemen (tourniquets). Ik kwam naar mijn werk, checkte in bij de controlepost met een pas, en ging verder. Op deze manier is het eenvoudig om vertraging, verzuim en andere afwijkingen van het werkschema te beheersen.

Formulieren in het T-13-formulier worden meestal automatisch ingevuld of met gedeeltelijk gebruik van technische middelen.

Urenstaten in het T-12-formulier worden ook ingevuld om de lonen te berekenen, dus het is handig om het onderhoud van een dergelijk schema aan een accountant toe te vertrouwen.

Hoe in te vullen?

De belangrijkste aspecten van het bijhouden van een urenstaat:

• de tabel bestaat in een enkele instantie;
• dagelijks ingevuld op basis van officiële documenten (ziekteverlof, bestellingen, instructies, enz.);
• het is verboden om kolommen en velden uit de algemeen aanvaarde tabel te verwijderen.

U kunt de tabel echter nog steeds wijzigen. Soms zijn er situaties waarin u extra velden aan een bestaand formulier moet toevoegen. Bijvoorbeeld om rekening te houden met bepaalde werktijden voor afwijkende diensten. In dit geval zijn wijzigingen mogelijk, maar alleen na ondertekening van de relevante bestelling van het hoofd.

Voor het begin van de rapportagemaand (2-3 dagen ervoor) opent de verantwoordelijke medewerker de rapportagekaart. Dit is het moment om te beslissen welke manier van dirigeren wordt gekozen. Dit kan een continue registratie zijn - dagelijkse aanwezigheids-/afwezigheidscijfers, of het invoeren van uitsluitend afwijkingen van het regime - te laat komen, nachtdiensten, overuren, etc.

Een voorbeeld van het invullen van een urenstaat aan de hand van het voorbeeld van formulier T-12

Allereerst worden de kop en de eerste drie kolommen gevuld. Deze informatie blijft in de regel constant - structurele eenheid, volledige naam van werknemers, personeelsnummers.

In de kolommen 4 tot en met 7 worden dagelijks markeringen aangebracht op optredens, afwezigheden, vrije dagen en ziektedagen. Hiervoor worden speciale aanduidingen voor elk van de redenen gebruikt. Het ziekteverlof wordt dus aangeduid met code B, de vrije werkdag is RV en het jaarlijkse verlof is OT. Een volledige lijst met benamingen vindt u in de meest uniforme vorm op de eerste pagina.

Het is belangrijk om te onthouden dat eventuele cijfers alleen op basis van een document in de urenstaat worden genoteerd. Dit kan een ziekteverzuim zijn, een interne opdracht of een overwerkopdracht ondertekend door een bekende medewerker.

Vaak zijn er situaties waarin het niet helemaal duidelijk is welke code moet worden geplaatst. Een werknemer is bijvoorbeeld met betaald verlof, hij krijgt een OT-code toegewezen. Maar hij had op dat moment de onvoorzichtigheid om ziek te worden en ging niet op de afgesproken datum naar zijn werk.

Heeft de medewerker ons niet gewaarschuwd, dan is het raadzaam om de HH-codes (afwezigheid om onbekende reden) op te schrijven en na ontvangst van het ziekteverlof deze aanduidingen te corrigeren naar code “B”. In het geval dat een medewerker een manier heeft gevonden om zijn ziekte te melden, kunt u direct de code "B" markeren.

Misschien is het in een dergelijke situatie beter om eerst de codes "НН" en "Б" met een potlood te markeren om het uiterlijk van een document dat in één exemplaar bestaat niet te bederven. Als het formulier in elektronische vorm wordt bewaard, zullen dergelijke problemen zich niet voordoen.

Een deel van het ziekteverzuim wordt beschouwd als in "dagen", omdat de werknemer niet slechts een halve dag op vakantie kan zijn, of drie uur met ziekteverlof mag gaan. In dit geval wordt een lege kolom gelaten onder de letteraanduiding. Als de werknemer 30 minuten te laat was, of 4 uur overwerkte, dan wordt het tijdstip van afwijking van het arbeidsregime aangegeven onder de letteraanduiding.

Kolommen 5 en 7 geven een overzicht van de tussen- en eindresultaten van de gewerkte dagen, en kolommen 8 tot en met 17 geven een volledig rapport voor elke werknemer - hoeveel hij heeft gewerkt, hoeveel hij rustte, hoeveel hij miste en waarom. Uit de naam van de kop boven elke kolom wordt duidelijk welke gegevens moeten worden samengevat.

Kenmerken van het bijhouden van een urenstaat in budgettaire organisaties

Formulier nr. 0504421 wordt ook gebruikt om de naleving van het werkregime te controleren, maar heeft een iets andere naam "Accounting voor het gebruik van werktijd", die de specifieke kenmerken van het werk van budgettaire organisaties weerspiegelt. Op dit rapport staan ​​aanduidingen als “schoolverlof”, “vervanging in de verlengde daggroep”, “studieverlof”.

De procedure voor het bijhouden van een dergelijke urenstaat verschilt niet van de uniforme boekhoudformulieren T-12 en T-13:

• uitgevoerd in één exemplaar;
• opent 2-3 dagen voor het begin van de factureringsperiode;
• gebruikt zonder het standaardformulier te wijzigen.

Er zijn ook twee registratieprocedures ingevoerd - continu (alle verschijnen en niet-optredens worden genoteerd) en met vermelding van afwijkingen.

De tafel zelf heeft verschillende verschillen. In de kop van de urenstaat moet naast de naam van de organisatie, de structurele eenheid en de referentieperiode het type worden aangegeven met een nummer. Als de urenstaat wordt ingediend "zoals het is" zonder wijzigingen aan te brengen, wordt het primair genoemd en wordt het in deze kolom gemarkeerd als "0". Bij elke volgende aanpassing dient u het wijzigingsnummer op volgorde aan te geven.

De eerste vier kolommen worden direct ingevuld - dit zijn de volledige namen van medewerkers, personeelsnummers en functies. De volgende kolommen worden ingevuld naarmate de periode vordert. In het bovenste deel van de kolom worden afwijkingen van de bedrijfsmodus in uren (indien aanwezig) aangegeven, in het onderste deel de letteraanduiding van de reden voor de afwijking. De kolommen 20 en 37 vatten respectievelijk de tussen- en maandtotalen samen.

Er zijn geen aanvullende berekeningen in dit formulier. Aan het einde van de factureringsperiode wordt dit document overgedragen aan de boekhoudafdeling, waar op basis daarvan de lonen voor werknemers van een budgettaire organisatie worden berekend.

De lijst met aanduidingen die in deze urenstaat (formulier nr. 0504421) worden gebruikt, vindt u in de tabel:

Naam van indicator	De code
Weekends en niet-werkvakanties	V
's Nachts werken	H
Vervulling van publieke taken	G
Reguliere en extra vakanties	O
Tijdelijke arbeidsongeschiktheid, arbeidsongeschiktheid door zwangerschap en bevalling	B
Vakantie om voor het kind te zorgen	OF
Overuren	MET
verzuim	P
Afwezigheden om onverklaarbare redenen (totdat de omstandigheden zijn opgehelderd)	HH
Afwezigheden met toestemming van de administratie	EEN
Studiedagen vrij	WU
Educatief extra verlof	OU
Vervanging in 1 - 3 klassen	ZN
Vervanging in uitgebreide daggroepen	RFP
Vervanging in de klassen 4 - 11	AP
Werken in het weekend en niet-werkvakanties	RP
Werkelijk gewerkte uren	F
Zakenreizen	NAAR

Hoe wordt vakantie gedefinieerd?

Het woord vakantie in de personeelsbusiness verenigt heel wat begrippen. Beginnend met en eindigend met het decreet. Veel jonge moeders zullen het daar niet mee eens zijn, maar dit is ook een vakantie, hoewel het wordt aangeboden om voor een klein kind te zorgen.

Elk van deze vakanties wordt op zijn eigen manier genoteerd in de urenstaat en het is de moeite waard om speciale aandacht te besteden aan de meest voorkomende soorten vakanties en hun registratie.

Op schema

Op basis van de vakantieopdracht, die ook de handtekening van de vakantieganger zelf moet bevatten, wordt de code “OT” op de urenstaat aangebracht indien dit de hoofdvakantie is, of de code “OD” indien aanvullend.

Op eigen kosten

Er zijn momenten waarop een werknemer een paar vakantiedagen nodig heeft buiten zijn hoofdschema. De redenen kunnen verschillend zijn, maar de oplossing is hetzelfde: vertrek zonder loon.

De wetgeving voorziet in verschillende redenen voor een dergelijke vakantie: een bruiloft, de geboorte van een baby of meer droevige gebeurtenissen, zoals het overlijden van een naast familielid. In deze gevallen moet de code "OZ" worden aangebracht.

Als de werknemer een andere reden heeft, en hij krijgt in overleg met de leidinggevende een soortgelijk verlof, dan wordt de code "TO" gebruikt. In beide gevallen wordt het merkteken aangebracht op basis van de desbetreffende door de werknemer ondertekende opdracht.

Opleiding

De combinatie van werk en studie in onze tijd is eerder de norm dan de uitzondering, en de wetgeving op dit gebied ondersteunt dergelijke werknemers en geeft een garantie voor studieverlof. Na het accepteren van de betreffende aanvraag van de medewerker en het ontvangen van een door de student ondertekende opdracht, kun je de code "U" veilig op de rapportkaart markeren voor de gehele periode van studieverlof.

Het is vermeldenswaard dat als een medewerker ziek wordt tijdens de volgende zitting, dit verlof niet wordt verlengd voor de ziekteverlofperiode en de B-code alleen kan worden ingevoerd op de dagen na het einde van het studieverlof, als de medewerker geen tijd had om te herstellen voor het einde van de vakantie en een ziekteverlofcertificaat overlegde waarin hij bevestigde dat hij niet verscheen na het einde van de sessie.

Voor zwangerschap en bevalling

Een dergelijke gezegende periode voor vrouwelijke werknemers mag natuurlijk niet overschaduwd worden door bureaucratie met documenten, daarom wordt zwangerschapsverlof verleend op basis van ziekteverlof, de code op de rapportkaart is "P". Dezelfde code wordt gebruikt bij adoptie van een pasgeboren baby.

Voor kinderopvang

En daarna wordt een bevel uitgevaardigd voor ouderschapsverlof tot de leeftijd van drie. Zo'n vakantie wordt gemarkeerd met de code "OZH".

Werken met documenten is altijd een verantwoordelijke taak, maar als u de basisprincipes van het invullen van een urenstaat kent, voorkomt u salarisgeschillen en andere kleine ergernissen van dit soort.

Video - een urenstaat en loonlijst samenstellen in 1C:

Timesheet 2019 download het formulier gratis in Excel T-12, T-13

08.01.2019

Uniforme formulieren van de urenstaat nr. T-12 "Timesheet" werktijden en salarisadministratie en nr. T-13" Urenstaat"goedgekeurd door het decreet van de Staatsstatistiekencommissie van de Russische Federatie van 05.01.2004 nr. 1 "Bij goedkeuring van uniforme vormen van primaire boekhoudkundige documentatie voor de boekhouding van arbeid en de betaling ervan." Het zijn uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie voor de boekhouding van arbeid en de betaling ervan (over de boekhouding van werkuren en verrekeningen met personeel over beloning).

Het begin van de beslissing: 03.04.2004.

Staatsinstellingen (staat, budgettair, autonoom) gebruiken de vorm van de urenstaat volgens OKUD 0504421 " T abel van boekhouding voor het gebruik van werktijd "goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van Rusland" dd 30.03.2015 nr. 52n "Na goedkeuring van de formulieren van primaire boekhoudkundige documenten en boekhoudkundige registers die worden gebruikt door overheidsinstanties (overheidsinstanties), lokale overheden, beheersorganen van niet-begrotingsfondsen van de staat, (gemeentelijke) overheidsinstellingen en methodologische richtlijnen voor hun toepassing", zoals aangepast Besluit van het Ministerie van Financiën van Rusland van 16 november 2016 nr. 209n en gedateerd 17-11-2017 nr. 194n.

Betreffende formulieren T-12 en T-13 (vervolg):

Volgens de informatie van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie nr. PZ-10/2012vanaf 01/01/2013 zijn de formulieren van primaire boekhouddocumenten in de albums van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie niet verplicht voor gebruik. Tegelijkertijd blijven formulieren van documenten die worden gebruikt als primaire boekhoudkundige documenten, opgesteld door bevoegde instanties in overeenstemming met en op basis van andere federale wetten, verplicht voor gebruik (bijvoorbeeld contante documenten).

Urenstaat werktijden en salarisadministratie(Formulier N T-12)

Urenstaat(Formulier N T-13)

Ze worden gebruikt om de werkelijk gewerkte en (of) niet gewerkte tijd van elke werknemer van de organisatie te registreren, om de naleving van de vastgestelde werkuren door werknemers te controleren, om gegevens over gewerkte uren te verkrijgen, om lonen te berekenen, en ook om statistische rapportage over arbeid. Met gescheiden boekhouding van arbeidstijd en verrekening met personeel voor beloning, is het toegestaan ​​om sectie 1 "Verrekening van werkuren" van de urenstaat in formulier NT-12 te gebruiken als een onafhankelijk document zonder sectie 2 "Verrekening met personeel voor vergoeding". Formulier N T-13 wordt gebruikt om de werktijd te registreren.
Ze worden in één exemplaar opgemaakt door een bevoegde persoon, ondertekend door het hoofd van de structurele eenheid, een medewerker van de personeelsdienst, overgedragen aan de boekhoudafdeling.
Aantekeningen in de Urenstaat over de redenen van verzuim, deeltijdwerk of buiten de normale werkuren op initiatief van de werknemer of werkgever, werktijdverkorting etc. worden gemaakt op basis van naar behoren ingevulde documenten (ziekteverklaring, staats- of openbare taken, een schriftelijke waarschuwing voor uitvaltijd, een verklaring van deeltijdarbeid, een schriftelijke toestemming van de werknemer voor overwerk in bij wet vastgestelde gevallen, enz.).
Om de dagelijkse kosten van werktijd per maand voor elke werknemer in de urenstaat weer te geven, wordt het volgende toegewezen:
in de vorm N T-12 (kolommen 4, 6) - twee regels;
in de vorm N T-13 (kolom 4) - vier regels (twee voor elke helft van de maand) en het overeenkomstige aantal kolommen (15 en 16).
In de formulieren NT-12 en NT-13 (in kolommen 4, 6), wordt de bovenste regel gebruikt om de symbolen (codes) van de arbeidstijdkosten te markeren, en de onderste regel wordt gebruikt om de duur van gewerkt of niet-gewerkt te registreren tijd (in uren, minuten) volgens de bijbehorende werktijdcodes voor elke datum. Indien nodig is het toegestaan ​​om het aantal kolommen te vergroten voor het aanbrengen van aanvullende gegevens over de werkuren, bijvoorbeeld de begin- en eindtijd van het werk in andere dan normale omstandigheden.
Bij het invullen van kolommen 5 en 7 van de urenstaat in het formulier N T-12, wordt het aantal gewerkte dagen in de bovenste regels ingevoerd en wordt het aantal gewerkte uren door elke werknemer tijdens de boekhoudperiode op de onderste regels aangegeven .
De kosten van werktijd worden in de Timesheet in rekening gebracht, hetzij door de methode van continue registratie van aan- en afwezigheid op het werk, hetzij door alleen afwijkingen te registreren (afwezigheden, vertragingen, overuren, enz.). Bij het weergeven van afwezigheden op het werk, die worden geregistreerd in dagen (vakantie, dagen van tijdelijke arbeidsongeschiktheid, zakenreizen, verlof in verband met opleiding, tijd voor het uitvoeren van staats- of openbare taken, enz.), worden alleen codes ingevoerd in de urenstaat bovenaan regel in de kolommen symbolen, en de kolommen in de onderste regel blijven leeg.
Bij het samenstellen van een urenstaat in formulier NT-12 in sectie 2, worden kolommen 18 - 22 ingevuld voor één type betaling en een bijbehorende rekening voor alle werknemers, en kolommen van 18 - 34 worden ingevuld bij het berekenen van verschillende soorten betalingen en bijbehorende rekeningen voor elke werknemer.
Formulier NT-13 "Timesheet" wordt gebruikt voor geautomatiseerde verwerking van inloggegevens. Bij het samenstellen van een urenstaat in formulier NT-13:
bij het registreren van referenties voor salarisadministratie voor slechts één type betaling en een overeenkomstige rekening die gemeenschappelijk is voor alle werknemers die in de urenstaat zijn opgenomen, worden de details "type betalingscode", "overeenkomstige rekening" ingevuld boven de tabel met kolommen van 7 tot 9 en kolom 9 zonder kolom 7 en 8 in te vullen;
bij het vastleggen van referenties voor salarisadministratie voor meerdere (van twee tot vier) betalingswijzen en bijbehorende rekeningen worden kolommen 7 t/m 9 ingevuld. Een extra blok met identieke kolomnummers is voorzien voor het invullen van gegevens over betalingswijzen als hun aantal groter is dan vier .
Urenregistratieformulieren in het formulier NT-13 met gedeeltelijk ingevulde gegevens kunnen worden gemaakt met behulp van computertechnologie. Deze gegevens omvatten: structurele eenheid, achternaam, voornaam, patroniem, functie (specialiteit, beroep), personeelsnummer, enz. - dat wil zeggen, de gegevens in de mappen met voorwaardelijk permanente informatie van de organisatie. In dit geval verandert de vorm van de urenstaat in overeenstemming met de geaccepteerde technologie voor het verwerken van referenties.
De symbolen van gewerkte en niet-gewerkte uren, weergegeven op de titelpagina van formulier NT-12, worden ook gebruikt bij het invullen van de urenstaat op formulier NT-13.