Top Gear UK: Planlægningsmøder udføres bedst i en afslappet atmosfære

I mange teams øves planlægningsmøder, hvor ledere fordeler opgaver og skitserer den generelle taktik for arbejdet for den nærmeste fremtid. Mange offentlige myndigheder øver sig i planlægningsmøder mandag morgen.

Nogle betragter mødemøder som spild af tid, men på den anden side, uden regelmæssige diskussioner af aktuelle emner, er der helt sikkert mange ukoordinerede handlinger. Her er balancen som altid vigtig.

For eksempel øver mange offentlige myndigheder planlægningsmøder hver uge og samler hele personalet der. Dette er et klassisk eksempel på spild af tid. Ikke hver uge er der akutte problemer, som er vigtige for hele holdet. Samtidig bør alle være til stede ved sådanne arrangementer. Også dem, der ikke er direkte eller indirekte berørt af den aktuelle dagsorden. Møder og briefinger er blevet et klassisk eksempel på tidsspild i tidsstyringsbøger.

HVORDAN HOLDER MAN DEN PERFEKTE PLANNERCH?

Intet er perfekt. Ingen ved, hvordan man korrekt gennemfører et planlægningsmøde. Der er for mange variabler her. Hvilken form for planlægning, der opfylder dit teams behov, afhænger af, hvor mange mennesker du har, og hvilken type aktivitet du er engageret i. Jeg kan kun give et kort resumé af, hvad jeg har set i forskellige organisationer.

Da jeg arbejdede på instituttet, arbejdede jeg tilfældigvis i to strukturelle afdelinger. Begge øvede sig i møder med lederen. De fandt sted på uregelmæssig basis og var i begge tilfælde ret produktive. Vi var i stand til at diskutere alle presserende spørgsmål. Der var et minus ved disse planlægningsmøder - nogle gange (ikke altid) var de kedelige, da ikke alle spørgsmål vedrørte mig på den ene eller anden måde.

Jeg arbejdede også i en privat organisation, hvor der slet ikke var planlægningsmøder. Under alle omstændigheder, som programmør, var jeg heldig i omkring 2,5 år kun at tale med instruktøren ansigt til ansigt et par gange. Resten af ​​tiden på arbejdet var jeg engageret i mit direkte arbejde og diskuterede resultaterne af arbejdet med lederen i den nuværende tilstand. Dette var nok for øjnene.

I en anden organisation så jeg daglige planlægningsmøder, der øves hver morgen, uanset om der er en egentlig dagsorden eller ej. For min smag er daglige planlægningsmøder allerede for meget. For eksempel, hvis alle teammedlemmer hver morgen bruger 15 minutter på et planlægningsmøde og yderligere 15 minutter på at vende tilbage til daglige aktiviteter, så opstår der 2,5 timers spildtid for hver medarbejder hver uge på en uge. Det er mere end 5 % af den samlede arbejdstid. For en måned løber allerede mere end 10 timer. Enig - det er vel at mærke.

Udover morgenplanlægningsmøder mødte jeg også praksis med aftenplanlægningsmøder, som foregår i en afslappet atmosfære, hvor mange ting allerede er gjort, og ingen har travlt. Jeg personligt kan lide dette format mere end morgenplanlægningsmødet.

Hvad angår de ugentlige planlægningsmøder, er de nok nødvendige. Men du skal prøve at udføre dem i det mest kortfattede format. Træk ikke diskussionerne ud i timevis. Især hvis et stort antal mennesker deltager i mødet.

HVORFOR ER MORGENGRUPPEN OND?

Mens folk trækker op for at arbejde, mens de vågner, går der noget tid. Så begynder de bare at gøre deres forretninger – og de bliver distraheret af morgenmødet. Så efter planlægningsmødet går de tilbage til arbejdet. Og - Gud forbyde nogen vil distrahere dem fra forretninger efter planlægningsmødet. Så klokken 11 om morgenen bliver du nødt til at gå til frokost, og efter middagen vil det gøre dig søvnig. Morgen er den bedste og mest produktive tid. Jeg ville ikke bruge det på et dagligt planlægningsmøde.

STÅENDE MØDER PÅ GANGEN

Hvis der er få mennesker i teamet, hvorfor så ikke holde møder stående på gangen. Med en stillesiddende livsstil er den også sundere og giver dig mulighed for at føle dig meget friere. Mange business coaches råder til at implementere dette i den daglige praksis. Du kan tage denne idé videre og diskutere arbejdsspørgsmål ved middagsbordet eller mens du træner i virksomhedens fitnesscenter. Tænk selv - du gør to ting på én gang, og desuden diskuterer du arbejdsprojekter i den mest afslappede atmosfære og kan tale mere åbent med dine kolleger end på kontoret.

2016 er en tid til at teste virksomhedernes styrke, og i den forbindelse er det nu mere end nogensinde nødvendigt at holde sig ajour med dit salgsteam hver dag. Jeg præsenterer dig for nogle få grundlæggende ting, hvorefter dit salgsteam bliver mere fokuseret og effektivt.

På en god måde bør virksomheden have 2 ledermøder med ledere: det første er et generelt møde, på morgenplanlægningsmødet, det andet er et individuelt aftenmøde, hvor lederen omhyggeligt dykker ned i resultatet af hans folks aktiviteter, analyserer vanskelige situationer, udfører individuel motivation. Men i dag skal vi tale om det generelle morgenplanlægningsmøde, som er et uundværligt værktøj til at styre salgsafdelingen og holde dine medarbejdere i god form.

Mål med morgenmødet:

1. Opsummering i går

2. Planlægning af arbejdsdagen

3. Kontrol af virkeligheden for at nå månedens planer og udviklingen af ​​en plan "B"

4. Træning af ledere i specifikke eksempler ved brug af et forretningsspil

5. Kontrol af lederes energiniveau og deres ekstra omkostninger, motivation

Det vil sige, at for lederen af ​​salgsafdelingen er et planlægningsmøde den lakmustest af kvaliteten af ​​hans arbejde, som vil hjælpe ham med at reagere i tide på situationer, der normalt fører til manglende opfyldelse af planer, fejl i kommunikationen med kunder eller afskedigelse af ledere.

Så, 10 regler for et effektivt morgen ROP planlægningsmøde:

1. Periodicitet.

Morgenplanlægning bør ikke udføres fra tid til anden, ikke når du er i godt eller dårligt humør, men hver dag, på samme tid. Et godt planlægningsmøde vil være et ritual for at starte arbejdet, starten på ledernes aktivitet. I min praksis har der været mange eksempler på, at et dårligt gennemført eller slet ikke gennemført planlægningsmøde ødelagde hele dagen for ledere, spolerede stemningen og dræbte lysten til at arbejde.

Under morgenplanlægningsmødet skal ledere endelig vågne op og fange hovedideen: Lad os starte!

2. Disciplin

Et effektivt planlægningsmøde har en klar struktur, mål og timing (det vil sige den tid, der er afsat til mødet). Enhver afvigelse fra strukturen demotiverer ledere, mens overholdelse af generelle regler disciplinerer og strukturerer tanker.

Planlægningsmødet bør altid starte og slutte til tiden. Alle skal være til stede på kontoret 15 minutter før planlægningsmødets start. Alle teselskaber - inden planlægningsmødet. Herefter er det bare arbejde.

Ledere bør være forberedte til mødet, kende alle deres aktuelle indikatorer og deres planer for dagen og ikke tælle tallene på lommeregneren, tage tid fra hele teamet eller blive distraheret af beregninger i stedet for at lytte til informationen, som ROP'en ønsker at formidle til alle.

Til et planlægningsmøde af høj kvalitet med et forretningsspil er 45 minutter normalt nok. Men tro mig, disse 45 minutter kan spare en masse tid i fremtiden og give et meget større økonomisk resultat.

3. Energi

Morgenplanlægning er en lighter for medarbejdernes øjne.

Hvis planlægningsmødet er kedeligt, falder ledere endnu mere i søvn, og du får ikke den ønskede effekt. Lad være med at sløre informationer, husk formål og struktur, lad ikke medarbejdere vandre fra emne til emne, eller stil spørgsmål, der kun vedrører én ting.

Det er vigtigt at huske, at et planlægningsmøde er en teamindsats, ikke en morgensamling. Hold alles opmærksomhed. Tal kun hvad der angår alle.

4. Træn dine ledere konstant!

Hver dag ved aftenmøder finder du ud af ledere, hvordan deres dag forløb, hvilke succeser de havde, hvilke vanskeligheder de stod over for, hvilke kundeindvendinger de ikke kunne håndtere. Morgenplanlægningsmødet giver dig mulighed for at bringe de mest presserende problemer med til generel diskussion.

For at gøre dette skal lederen kort beskrive problemet, som han ikke kunne klare i går, derefter gentager du hurtigt den teoretiske del (for eksempel blokken "argumentation ved beregningsmetode") og arrangerer derefter et forretningsspil, hvor klientens rolle spilles af lederen, som ikke håndterede situationen. Derefter, ved hjælp af en kort brainstormsession, smider hele teamet ud med muligheder for at løse situationen.

Det er især vigtigt, at hvert medlem af teamet deltager aktivt i at finde løsninger. Giv ikke færdige svar, den mest effektive træning er ikke teori fra lederen, men at finde ideer gennem interaktive aktiviteter.

Daglig træning, yderligere træning og støtte til lederes færdigheder vil give dine ledere mulighed for konstant at udvikle sig, forbedre deres salgsfærdigheder og ikke være bange for vanskeligheder "i markerne".

5. Hold styr på, hvad der er planlagt

Planlægning uden kontrol er penge i afløbet (c) gammel kinesisk visdom

Jeg synes ikke, det skal forklares særskilt. Hvis du ikke kontrollerer det én gang, så to gange, så på den tredje vil ledere enten holde op med at gøre noget eller begynde at lyve.

6. Team motivation

Det er vigtigt ikke kun at markere gårsdagens resultater for hele holdet som helhed og for hver enkelt, men også at markere det bedste og værste fra den foregående dag, og vær ikke bange for at demotivere nogen med dette - for kort tid intervaller bruges, og ledere har en chance for at forbedre sig hver dag.

Brug som indikatorer ikke kun økonomiske indikatorer (hvor mange salg lavede du, hvor mange penge du indbragte) eller aktivitetsindikatorer (antal opkald, planlagte og afholdte møder), men også kvalitative indikatorer (kvaliteten af ​​kommunikationen mellem en leder og kunder ). Du kan lytte til ledernes opkald på egen hånd samt bruge kvalitetskontrolafdelingens rapporter.

7. Specificitet i planer

Lederen skal ikke kun tale om, hvor mange salg han vil lukke i dag, hvor mange betalinger han vil indsamle og hvor mange møder han vil foretage. Han skal nødvendigvis bakke sine planer op med specifikke firmanavne. Selvom han i dag ikke har planlagte svar fra kunder, skal lederen fortælle, hvor han får dagens plan, hvem han vil ringe til, hvem han skal hen til, men virksomhederne skal navngives, med tydelige tal i penge og mængde.

Det er også meget vigtigt at huske, at lederens daglige plan skal opfylde opfyldelsen af ​​månedens mål. Hvis din leder har en plan for en måned - 1.000.000 rubler i betalinger, kan han ikke planlægge at indsamle 20.000 rubler hver dag, da han simpelthen ikke vil lave en plan i et sådant tempo.

Læg ambitiøse planer for dine ledere. Hvis lederen er flov over at give udtryk for en ambitiøs plan eller refererer til sin overtro ("jeg vil ikke sige det for ikke at forvirre det", "Jeg siger mere nu, og du spiser min hjerne om aftenen") - dette skal behandles, og jo før jo bedre. Væn ledere til høje planer, pleje deres interne "grænser".

Lederen skal også tro på sine egne tal, ikke tale "fra bullshit", fordi det er nødvendigt, men klart forstå, at det, han sagde, virkelig kan lade sig gøre, og han ved, hvordan han kan påvirke det.

8. Tjek hele holdets beredskab

Inden du frigiver dine sælgere på en ny dag, skal du tjekke, at de har alle ressourcer – både eksterne (tilstedeværelse af præsentationsmateriale, visitkort, opkaldsbaser osv.) og interne – uanset om alles øjne brænder, eller det er nødvendigt at derefter blive og yderligere diskutere nogle vanskeligheder, give yderligere individuel motivation.

9. MagtfuldeCTA i slutningen af ​​mødet

Kom med en motiverende sætning, der vil være et anker til at komme i gang og give et ekstra boost af energi til dine ledere. Udtrykket kan være hvad som helst: "Team, gå!", Eller "Lad os gøre det!", Eller "Alle, lad os gå!"

Dette er det såkaldte anker, som giver et signal om, at alt, morgenen er forbi, det er tid til at løbe og vinde!

10. Visualisering

Sørg for at registrere resultaterne af planlægningsmødet på resultattavlen, så ledere hele tiden ser både deres egne resultater og det overordnede resultat af teamet samt fuldførelsesprocenten af ​​planen. Sådan en tavle kan se sådan ud:

Og som en bonus, en tjekliste til vurdering af kvaliteten af ​​morgenplanlægningsmødet for eksempel:

Organisere og gennemføre planlægningsmøder så effektivt som muligt.

Find en løsning på det problem, der er angivet til diskussion, eller sæt retningen for udviklingen af ​​situationen i en konstruktiv retning.

Det er interessant at holde et planlægningsmøde, så deltagerne ikke har tid til at gabe, og de ikke har følelsen af ​​spildtid.

Handlingsplan

1. Bliv bekendt med den foreslåede metode til at organisere et planlægningsmøde.

2. Forbered dig selv, klargør de nødvendige materialer og inviter deltagere.

3. Hold et planlægningsmøde.

4. Opsummer resultaterne af planlægningsmødet og gør alle deltagere bekendt med dem.

Sådan organiserer du et møde

Først Det, der kræves til planlægningsmødet, er mødets spørgsmål eller emne. Hvilket arbejdsproblem vil du løse? Hvilken positiv effekt for organisationens arbejde vil være resultatet af planlægningsmødet. Gør mødedeltagerne bekendt med dette problem på forhånd. Dermed sparer du tid under planlægningsmødet, og deltagerne i diskussionen vil sandsynligvis komme med interessante ideer til din problemstilling.

Sekund- Det er dem, der skal deltage i planlægningsmødet. Hvilken slags specialister og ledere på hvilket niveau, eller hvilken slags linjemedarbejdere skal du bruge for at finde svaret på spørgsmålet.

Tredje- mødested. Det er vigtigt, at det er et separat lokale eller endda et særligt mødelokale. Hvor der er plads nok til alle, vil udefrakommende (personale, der ikke deltager i planlægningsmødet) ikke kunne forstyrre dig, og telefonerne vil ikke ringe.

Fjerde- tidspunktet for mødet. Det er ønskeligt, at det er praktisk for alle deltagere eller permanent. For eksempel afholdes daglige planlægningsmøder hver dag kl. 8:30 skarpt. Under alle omstændigheder skal du, når du vælger tidspunktet for planlægningsmødet, fokusere på de vigtigste deltagere. Og udnævn det på forhånd, i flere timer, eller rettere, dage.

Femte- Regler for afholdelse af planlægningsmøde. Det er vigtigt ikke kun at starte planlægningsmødet til tiden, men også at afslutte det til tiden. Bestem på forhånd i hvilken rækkefølge spørgsmålene skal diskuteres og den tid, hver deltager får. Begræns det, dette vil gøre rapporterne kortfattede og så informative som muligt. For eksempel er én forestilling ikke mere end 10 minutter.

sjette- improviserede materialer. Det krævede minimum er kuglepenne til alle deltagere og papir. Sørg selv for dette på forhånd, så du ikke skal spilde diskussionstid på at lede efter hvad og hvad du skal skrive. Du skal muligvis også bruge: flipover, projektor, lærred, bærbar computer, printer. Alt udstyr skal være klargjort og afprøvet på forhånd.

syvende– værten for planlægningsmødet eller sekretæren, som vil registrere processen og resultaterne af diskussionen af ​​dit problem.

Planlægningsformater

1. Opsummering, informationsmøde.

Sådanne planlægningsmøder kan afholdes ugentligt i begyndelsen af ​​ugen for ledere af alle afdelinger i din organisation.

Hvad er disse planlæggere til?

2. Planlægningsmøde - fordeling af aktuelle opgaver.

Afholdes normalt i begyndelsen af ​​hver arbejdsdag. Formatet er indlysende - lederen giver underordnede opgaver for dagen. Tidspunktet for arrangementet skulle heller ikke strækkes - alle modtog opgaven og gik for at fuldføre den.

3. Planlægningsmøde for at drøfte det rejste spørgsmål.

Du formulerer dit spørgsmål på forhånd, som er formuleret til dig selve livet og den aktuelle situation på dit marked. Du giver udtryk for formålet med planlægningsmødet, sender denne information til deltagerne. Bed dem om at forberede sig (hvis nødvendigt) på emnet. Bestem på forhånd reglerne og sekretæren for planlægningsmødet. Send resultaterne af planlægningsmødet til alle deltagere. Tiden for et sådant planlægningsmøde er ikke mere end to timer. Men der er tidspunkter, hvor der er brug for mere tid. I dette tilfælde vil han planlægge organiserede pauser på 15-20 minutter til te og bare hvile. (Forbered også te og slik på forhånd!)

4. Kreativt planlægningsmøde.

Ønske om arbejde med coaching
1) Udvikling af en ressource af kreativitet til vækst (selvudvikling, faglig vækst, forretningsudvikling)
2) Løsning af interne konflikter, overvindelse af kriser ved hjælp af en ressource af kreativitet

At opnå et velkoordineret, hurtigt og effektivt arbejde i teamet er ikke en let opgave for enhver leder. Chefens opgave er at udvikle en enkelt handlingsstrategi for hver underordnet, overvåge deres arbejde og rette det. For at opnå frugtbart arbejde skal du forstå, hvordan man holder møder, hvordan man korrekt giver instruktioner til underordnede i en vis periode.

Planlægningsmøde - drøftelse og fordeling af arbejdsopgaver planlagt til et bestemt tidspunkt. Sådanne møder kan betinget opdeles i flere typer afhængigt af deres type, tidspunkt og antal.

Den første type omfatter rapporteringsmøder (sådanne møder er nødvendige for, at ledelsen kan rapportere, hvordan arbejdsopgaverne udføres i øjeblikket), diskussionsmøder (når forslag behandles og ændringer i handlingsplanen drøftes) og motivationsmøder (hvor alle modtager deres opgave i processen med at løse hovedproblemet ).

Afhængigt af tidspunktet kan du holde daglige, ugentlige eller månedlige møder.

Hvis vi tager den kvantitative faktor til grund, kan planlægningsmøder opdeles i generelle eller masse (hvor alle medarbejdere er til stede) og lukkede (når en særskilt gruppe eller afdeling holder konferencer).

Planlægning af møder har visse fordele:

• Bevarer disciplin, reducerer antallet af forsinkelser.
• Hjælper med klart og tydeligt at sætte opgaver for teamet. En kortsigtet plan for dagen er meget mere nyttig og produktiv end en seks-måneders plan.
• Angiver den faktiske ydeevne. Denne kvalitet udvides, hvis medarbejderne på planlægningsmødet afgiver statusrapporter til deres overordnede.

Glem ikke mødernes høje motiverende rolle. At afholde et møde kompetent betyder at påvirke medarbejdernes humør positivt, give et gebyr for frugtbart arbejde og stimulere præstationsforbedring. Derudover bidrager denne ejendom til etableringen af ​​positive relationer mellem teamet og overordnede.

På den anden side, planlægningsmøder har også sine ulemper.:

• Lange møder tager styrke og energi fra medarbejderne.
• Pludselige, uplanlagte møder er normalt ineffektive.

For at undgå sådanne negative faktorer bør du gennemføre møder med omtanke.

Ekspertudtalelse

På planlægningsmødet kommer medarbejderne med nye ideer til forretningsudvikling og salgsfremgang

Hasmik Gevorgyan,

CEO og en af ​​ejerne af Provocatsia-butikskæden i Moskva

Vi belønner og støtter fuldt ud vores medarbejdere, der er interesserede i at øge brandbevidstheden. Vores franchisetagere har besluttet at holde særlige møder 2 gange om måneden, hvor medarbejderne giver udtryk for deres tanker og forslag til, hvordan virksomheden kan udvikles og øge salget. Forfattere af de mest interessante projekter og ideer modtager en bonus på op til 15% af deres løn.

Nogle af vores bedste T-shirt print blev oprindeligt designet og foreslået af medarbejdere. Takket være vores medarbejdere øger vi virksomhedens synlighed ved at sponsorere kulturelle ungdomsarrangementer.

Et slående eksempel: en af ​​vores medarbejdere i Tula tilbød at deltage i afholdelsen af ​​kommunale idrætskonkurrencer og aftener i klubber. Denne arbejders kreativitet og målbevidsthed blev nøglen til det faktum, at vores reklame dukkede op på populære bycaféer. I sidste ende steg salget i byen Tula med 2 gange. På samme måde steg medarbejderens indkomst også - få måneder senere blev han direktør i butikken.

3 komponenter i vellykkede planlægningsmøder

1. informationskomponent. Gør materialet interessant og brugbart for lytterne. Hvis kedelige oplysninger ikke kan undgås, så prøv at præsentere dem på en usædvanlig måde. Informationen på planlægningsmødet skal være nyttig og spændende. Hvis du skal have et vellykket møde, er det bedst ikke at give fed og kedelig information.
2. følelsesmæssig komponent. Fascinerende materiale med dårlig præsentation er dårligt materiale. Husk universitetet - det var kedeligt at bruge tid i nogle klasser, eleverne sov bogstaveligt talt i klasseværelset, og i andre ville alle komme til bunds i sagen og diskutere.
3. Lederen, der leder mødet. Talerens autoritet påvirker direkte assimileringen af ​​information. Hvis du ikke har nået høje retoriske færdigheder endnu, så arbejd hårdere på det første og andet punkt, inden du holder mødet.

Hvordan man gennemfører planlægningsmøder, undgå modstand fra medarbejderne

Det er ingen hemmelighed, at medarbejderne ofte har en negativ holdning til planlægning af møder. Det er værd at forstå årsagerne til denne opfattelse.

for det første, den oprindelige oprindelse af sådanne planlægningsmøder er forbundet med mennesker med en tid, hvor kommunikationsfaciliteter ikke tillod koordinering af menneskers arbejde, og det var nødvendigt personligt at samles med hele holdet og diskutere vigtige arbejdsspørgsmål i timevis. Da der simpelthen ikke var andre måder at finde ud af eller diskutere vigtige punkter på, akkumulerede der masser af spørgsmål, kommentarer og forslag om arbejdet til mødet. Derfor måtte mødet holdes i flere timer.

For det andet, er mange kontormedarbejdere irriterede over, at planlægningsmødet fylder 1/5 af al arbejdstid. Samtidig er der ikke så meget at diskutere – chefens tale fylder som regel halvdelen af ​​hele mødet.

For det tredje, hvis du holder et møde hver dag, så vil medarbejderne snart behandle det som en begivenhed "til show". Medarbejdere vil ikke rapportere detaljeret og interessant om arbejdets fremskridt eller ændringer, fordi de simpelthen ikke kan ske på så kort tid. Hovedmålene for enhver virksomhed er langsigtede planer, så du bør ikke tage værdifuld tid fra medarbejderne til at lytte til "ting er normalt, vi arbejder." Kun i kritiske tilfælde, akutte situationer og akutte opgaver bliver det nødvendigt at holde daglige møder.

Sådan gennemfører du et planlægningsmøde ved at vælge det rigtige format

1. Informationsmøde

Du kan holde sådan et planlægningsmøde om mandagen, gør det til en ugentlig begivenhed for hver afdeling i din virksomhed, for hver afdelingsleder. Formålet med dette møde er at finde ud af, hvad der er blevet opnået i den forgangne ​​uge, hvad der er opnået, og hvad der er planlagt i denne uge. Ledere kan kommunikere vigtig information til underordnede og motivere dem til at arbejde produktivt. Forsink ikke tiden - det er bedst at holde et møde inden for 30 minutter.

2. Opgavefordeling

Dette korte møde gøres bedst tidligt på dagen. Ledere fordeler daglige opgaver og forklarer dem til medarbejderne. Hvis der ikke er spørgsmål eller vigtige oplysninger, vil et sådant planlægningsmøde ikke tage meget arbejdstid fra medarbejderne.

3. Planlægningsmøde

Det er nødvendigt at gennemføre et sådant planlægningsmøde, efter at alle medarbejdere på forhånd er underrettet skriftligt eller elektronisk. Lad dem forberede sig på emnet, aftal mødetidspunkt og mødesekretær. Send også konklusionerne og resultaterne fra mødet til alle, der var tilstede eller skulle til planlægningsmødet. Det er vigtigt at bemærke, at et sådant planlægningsmøde ikke bør holdes for længe. Hvis dette stadig ikke kan undgås, skal du sørge for at arrangere time-outs til hvile eller en snack.

4. Kreativ planlægning

Hvis du denne gang ikke har noget at tilbyde holdet, ville en god mulighed være at holde et planlægningsmøde i et ikke-standardformat. Det kunne være en konkurrence om den bedste idé eller en brainstorming.

5. Planlægningsmøde til konfliktløsning

Glem ikke den menneskelige faktor og mulige misforståelser i teamet.

Chefens korrekte position er at identificere og løse et sådant problem. At holde et møde til dette formål vil være mere end nogensinde velkommen. Du skal give hver person mulighed for at forklare deres holdning og fortælle, hvad der præcist ikke passer dem. Formatet på et sådant møde bør ikke være strengt, lad folk tale eller argumentere og argumentere for deres mening. Når I sammen har identificeret vanskelighederne, skal I overvinde dem. Det er ikke nødvendigt at tage det på sig selv, HR-specialister og seniorledere hjælper dig.

Du skal gennemføre et møde ved at vælge et interessant emne for alle – så alle har lyst til at tale, og du har mulighed for at regulere samtalen og justere dens retning.

Opsummer mødet, saml alt, hvad deltagerne har sagt, og forevis dem resultaterne.

Der er ingen grund til at advare kollegerne helt fra begyndelsen om, at planlægningsmødet afholdes på grund af en opstået konflikt. Undtagelsen er særlige møder, der udelukkende arrangeres for at løse sådanne situationer.

Sådan øger du fordelene ved planlægning

Dårligt organiserede planlægningsmøder, møder og sammenkomster er absolut nytteløse og endda skadelige. For i sig selv skaber de ikke merværdi, men der kan bruges enormt meget tid på dem.

Lær reglerne for at organisere effektive møder fra magasinet "Kommerciel direktør", som vil flytte arbejdsgangen med et minimum af brugt tid.

Sådan holder du planlægningsmøder dagligt: ​​en trin-for-trin algoritme

Trin 1. Bestem målene for morgenplanlægningsmødet

Hver organisation skal præsentere og planlægge resultaterne af sit arbejde. Ud fra de opstillede mål skal du udarbejde en etapevis plan for deres implementering.

Vælg de mål fra listen, der passer til din virksomhed:

• Sætte mål

Det vigtigste, som det er værd at holde fællesmøder for, er opgaveplanlægning. En medarbejders dagsplan bør ikke indeholde mere end 3 opgaver og 1 fokus. Ideelt set skitserer hver medarbejder selv opgaver og fokus for dagen og rapporterer dette til lederen.

For at sætte realistiske og opnåelige mål skal du bruge . Det er bedst at planlægge arbejdet i specifikke tal. Visualiser information: det er bedre at holde en begivenhed i et rum med en projektor eller en tavle, hvor du skriver hovedopgaverne ned. Fokuser på dagen, og marker med en markør, og læg den under samtalen.

Det er bedst at få hver medarbejder til at skrive deres plan ned.

• Feedback fra medarbejdere

Meget ofte rapporterer medarbejdere, der står over for et problem eller en uforståelig situation, det ikke til deres chef. Dette drøftes som udgangspunkt mellem kolleger og anses ikke for værdigt at rapportere til ledelsen. Det er nødvendigt at etablere konstant kontakt med underordnede. Medarbejdere bør vænne sig til at fortælle lederen om, hvad der bekymrer dem og begejstrer dem i processen med at udføre deres opgaver.

I dette tilfælde skal lederen holde separate møder for at lytte til hvert problem og reagere passende, selvom han mener, at situationen ikke er meget opmærksomhed værd. Se også efter roden til problemet, ikke synderen. Tildel en specifik person, der er ansvarlig for at løse problemet, og tildel en klar deadline for dette.

• Overførsel af erfaring og uddannelse

Vær den første til at tale – fortæl dine kollegaer, hvordan du selv ville udføre den tildelte opgave. Start en diskussion, spørg medarbejderne, hvordan man gør dette eller hint arbejde bedre og mere frugtbart. Du kan holde et planlægningsmøde i form af et spil eller tage en business case, så alle kan deltage i diskussionen.

Du kan gennemføre træning: fortælle eller gentage scripts, typiske svar, produktfordele, virksomhedskampagner og lignende med kolleger. Involver hele teamet i denne proces.

Gentag ikke dig selv, lær medarbejderne noget nyt hver dag, udvikle dem!

• Øget holdånd

Tal om virksomheden som et sammentømret team - brug ordene "vi", "vores team" i din tale.

Rapporter nye og interessante ting for den sidste dag: hvad der skete i går, virksomhedsnyheder, dens succeser (selv små). Hvis du har en intern mailingliste, betyder det ikke, at hver enkelt person læser den. Derfor kan de mest interessante og vigtigste ting fortælles igen på planlægningsmødet. Hvis informationen ikke er helt positiv, vil medarbejderne have mulighed for at drøfte en handlingsplan.

Husk vigtige datoer for medarbejderne, tal om dem (fødselsdage for medarbejderne selv, deres familier, børn, en vigtig begivenhed for virksomheden, og så videre).

• Team motivation

Du kan holde et møde for at oplade holdet med positiv for den kommende dag. Til dette har du brug for:

• Ros en af ​​medarbejderne (bestseller, god kvalitet, taknemmelighed fra kunden, løsning af en vanskelig situation osv.).
• Forklar, når du tildeler opgaver, hvordan arbejdet positivt vil påvirke virksomhedens overordnede mål. Lad hver medarbejder vide, at de er vigtige.
• Brug motiverende ord og sætninger: "Lad os gøre det!", "Vis, hvad du er i stand til!" etc.
• Vis, at du tror på hver enkelt medarbejder, sig ofte sætninger som "Vi kan", "Vi vil lykkes", "Jeg er sikker" osv.

En vigtig regel for at holde produktive møder er kun at tale om positive ting, ikke skælde nogen ud på planlægningsmødet, ikke skælde holdet ud. Om morgenen er det værd at tale kun om det positive!

Sørg for at bruge alle de mål, der er nævnt ovenfor, men ikke alle har brug for møder på én gang.

Trin 2. Vi udarbejder reglerne

Når du har valgt målene for dine morgenmøder, skal du beslutte, hvordan du vil gennemføre dem. Reglementet kan printes ud og hænges på det kontor, hvor planlægningsmødet afholdes.

Beslut dig for, hvor længe du har tænkt dig at holde mødet, og skriv det ned i reglerne. Femten minutter er nok tid til at have et effektivt møde. Læg derudover en konkret plan: hvad vil du tale om på mødet. Til dette har du brug for:

Mødet skal afholdes positivt. Hils holdet, mærk en af ​​medarbejderne for det udførte arbejde og succes i løbet af den seneste dag. I slutningen af ​​mødet kan du ønske holdet tillykke, ønske dem en god dag eller motivere dem til at arbejde produktivt.

I begyndelsen af ​​planlægningsmødet skal du rapportere, hvad der er blevet gjort i løbet af det seneste døgn. Sæt nye opgaver baseret på det, der allerede er blevet gjort. Derefter kan du udføre træning eller starte gentagelse.

Få holdets reaktion, tal med ham i slutningen af ​​mødet, for ikke at trække begivenheden ud. Hvis emnet til diskussion er for svært og kræver mere end to minutter, så tag det med til et separat planlægningsmøde eller anvis en specifik medarbejder til at løse det.

Trin 3. Gør dig klar til mødet

For at gennemføre et planlægningsmøde korrekt og kompetent, bør du forberede dig på det på forhånd. Forberedelse til morgenmødet gøres bedst om aftenen, og sørg for at skrive alt ned.

Dagens opgaver skal være i overensstemmelse med langsigtede mål og tage højde for de problemer, der opstod fra den foregående dag. Skriv særskilt for hvert emne ned, hvad du vil tale om: positive nyheder, problemer, seneste begivenheder, læring.

Trin 4. Vi holder et planlægningsmøde

Start mødet med en plan. Sig hej til holdet. Hold styr på tiden, så mødet ikke varer længere end 15 minutter.

Under mødet skal du observere arbejdernes reaktion på hvert trin af mødet. Så du kan bestemme, hvad der var interessant for holdet, og hvad der ikke var. Hvis der er nogle oplysninger, som medarbejderne ikke er interesserede i, så overvej om de kan fjernes fra planen, eller måden den præsenteres på kan ændres.

Du kan forstå, hvor effektivt du gennemførte et planlægningsmøde ved indikatoren for kvaliteten af ​​medarbejdernes arbejde, salgsniveauet. Hvis produktiviteten er steget, så var planlægningsmødet organiseret korrekt.

Ekspertudtalelse

Sådan gennemfører du et ikke-standard morgenplanlægningsmøde

Dmitry Grishin,

Formand for bestyrelsen og en af ​​grundlæggerne af Mail.Ru Group i Moskva

For os er det en almindelig ting at holde møder i et usædvanligt format. Hver enkelt tager mindre end en halv time. Planlægningsmøder er åbne for alle, alle medarbejdere kan deltage, og ikke kun dem, der er direkte relateret til planlægningsmødets emne. Vi taler stående for at bevæge os væk fra den sædvanlige arbejdsform på arbejdspladsen.

At finde så mange kreative ideer som muligt til at løse de problemer, der er opstået, også dem, der virker fuldstændig urealistiske, er hovedmålet, hvormed vi begyndte at holde sådanne planlægningsmøder. Forslagene kritiseres strengt til det punkt, uden følelser, og taler kun om den tekniske side af spørgsmålet.

Alt, der foreslås af teamet, indtastes i en særlig database. Afholdelse af arrangementer af dette format betyder, at medarbejderne får mulighed for at høre hinanden og ikke blive hængende i et ubetydeligt problem. Alle føler sig involveret i en fælles sag, vigtig for virksomheden, og det giver som intet andet et incitament til at arbejde.

Sådan gennemfører du et planlægningsmøde i afdelingen

Hver af os forstår, hvor meget afdelingslederne skal gøre. Udover det sædvanlige arbejde påtager de sig problemløsning og generel organisering af hele afdelingen. Effektiviteten af ​​chefens arbejde afhænger af, hvilke metoder og ledelsesværktøjer han bruger. Er det værd at bruge tid og holde møder i denne sag?

Det hele afhænger af lederens tilgang til spørgsmålet om planlægningsmøder. I et tilfælde griber cheferne meget formelt an til at afholde planlægningsmøder, selvom selskabets regler foreskriver, at sådanne møder skal afholdes. Sådan en leder mener, at det vigtigste er mere indsats, færre møder. Andre afdelingsledere beslutter at holde møder på eget initiativ, fordi de ved, hvor effektivt et sådant værktøj er til at forbedre kvaliteten af ​​teamarbejdet.

Hvis mentoren for en hel afdeling mener, at møder skal afholdes, blot fordi "det er nødvendigt", så skal han ikke spilde tid på at holde planlægningsmøder. Eventuelle begivenheder, der kun organiseres for udseendets skyld, påvirker kun arbejdet på en negativ måde. Ud fra selve navnet er et planlægningsmøde en kompetent planlægning af handlinger for at nå virksomhedens store mål.

Baseret på Deming-cyklussen er planlægningsmødet en periodisk kontrol (Check) af teamets arbejde for at ændre eller omdirigere bevægelsen (Akt), hvis det er nødvendigt.

Hvor ofte skal der holdes planlægningsmøder i afdelingen? Daglige møder i afdelingen er kun nødvendige for nye eller uerfarne medarbejdere, som ikke kan klare sig uden konstant overvågning og rådgivning fra overordnede. For et mere sammenhængende og erfarent team bør der afholdes møder en gang om ugen, samme dag, omtrent ens i tid og struktur for planlægningsmødet. Dette er nødvendigt af hensyn til disciplin.

Oftest nægter lederen at holde et planlægningsmøde, fordi han betragter det som spild af tid. Interaktion med teamet bliver til en kort monolog uden feedback fra medarbejderne. Med denne tilgang går de fleste funktioner tabt, undtagen måske informations- og til dels disciplinering.

For enhver leder er det meget sværere at interagere med en gruppe end at interagere med hver enkelt medarbejder. At lede et helt team på én gang er en erfaren og god chefs evner. En sådan leder ved, hvordan man gennemfører et planlægningsmøde korrekt: hurtigt og til sagen, mens han får et "afkast" fra gruppen, diskuterer et spørgsmål med dem og på baggrund af dette regulerer afdelingens arbejde. Det er bedst at holde sig inden for en halv times møde (+- 15 minutter). Det er fysiologisk lagt i en person netop sådan en tid for den største koncentration af opmærksomhed.

Indførelsen af ​​et nyt arrangement - planlægningsmøder - vil tage noget tid. Ofte vil det tage mere end ét møde at få sådan et værktøj til at fungere. Hvis afdelingslederen begynder at lytte til holdets respons, vil han modtage en masse nye oplysninger, som ingen har givet udtryk for før. Men nu er sagen dukket op - spurgte lederen selv! Det vil være nødvendigt at definere særskilte roller for medarbejderne og deres udnævnelse i hele gruppens arbejde, overvinde indvendinger og argumentere for deres holdning på den bedst mulige måde. Ofte fuldfører ledere ikke implementeringen af ​​et nyt værktøj, og da de er et par skridt væk fra det ideelle resultat, vender de tilbage til mindre effektiv ledelse, det vil sige at føre samtaler separat med hver medarbejder.

10 regler for, hvordan man gennemfører et morgenmøde i salgsafdelingen

Ofte er salgschefer gode til det grundlæggende ansvar at tale med folk og sælge et produkt, men samtidig er de slet ikke i stand til at handle efter planen, analysere det udførte arbejde og arbejde støt. Hvis lederen allerede har modtaget mange ordrer for denne måned, holder han op med at arbejde så aktivt, foretager færre kolde opkald og håndterer ikke passive kunder.

Når lederen bemærker denne tendens, kan lederen informere lederen om det på planlægningsmødet, sige, at hans fraflytning fra arbejdet er blevet bemærket og kontrolleret. Selvfølgelig vil ledere lede efter en undskyldning for ikke at deltage i mødet, idet de argumenterer for, at de har travlt. Du kan afholde et møde i et administrativt ledelsesøjemed, hvor lederen kan påvirke arbejdet og forbedre det, hvis han bemærker en tilbagegang eller en nødsituation.

For at gennemføre et planlægningsmøde så effektivt som muligt, skal du overholde disse regler:

Regel 1. Periodicitet

Du bør have morgenmøder på samme tidspunkt hver dag, uanset dit humør. Med tiden vil planlægningsmødet blive en vane og vil fungere som et signal til ledere om at begynde at arbejde. Der var tilfælde, hvor fraværet af et møde eller dets dårlige organisation brød den sædvanlige måde på ledernes dag, fjernede et godt humør og lyst til at arbejde.

På morgenplanlægningsmødet skal ledere komme sig helt, vågne op og forstå – det er tid til at begynde at arbejde!

Regel 2. Disciplin

De 3 nøgler til et vellykket planlægningsmøde er at have møder med en præcis struktur, definerede mål og samtidig. Hvis reglerne følges, har planlægningsmødet en positiv effekt på ledernes arbejde, afvigelse fra dem skader tværtimod arbejdet.

Mødet skal afholdes samtidig. Medarbejdere skal møde på kontoret i forvejen og ikke komme for sent. Du skal indstille dig på arbejdet før og under mødet, så du straks kan begynde at arbejde efter planlægningsmødet er slut. Hver leder skal forberede sig på forhånd til planlægningsmødet, sætte mål for dagen og beregne alle indikatorer for ikke at tage tid fra hele teamet under mødet og ikke blive distraheret af sig selv.

Hvis du vælger at have et spilbaseret møde, skal du bruge cirka 45 minutter til dette. Dette er mere end til et almindeligt planlægningsmøde, men meget effektivt for teamets arbejde og virksomhedens økonomiske resultater.

Regel 3. Vigor

Morgenmødet sætter stemningen for medarbejderne for hele dagen.

Holder du et kedeligt og uinteressant planlægningsmøde, så vil der ikke være nogen positiv effekt af arbejdet den dag. Giv information klart og interessant, lad ikke teamet glide væk fra emnet eller spørg om ting, der ikke er relateret til teamets overordnede arbejde.

På planlægningsmødet er det værd kun at tale om, hvad der gælder for alle medarbejdere. Sådan en begivenhed er et kollektivt arbejde og ikke kun tid til at sidde ude.

Regel 4: Træn dine ledere konstant

Spørg hver gang i slutningen af ​​arbejdsdagen lederne, hvordan arbejdet gik - hvilke vanskeligheder opstod, hvilke indvendinger fra kunderne kunne ikke overvindes. Opsummer oplysningerne for at bruge en del af morgenmødet på at ordne situationen med teamet.

Lad først lederen selv beskrive det problem, der er opstået. Herefter gennemgås kort teorien om emnet, såsom et argumentationsafsnit. Arranger derefter et brainstorming-spil under spillet: klientens rolle vil blive taget af lederen, der står over for vanskeligheden, og resten af ​​de underordnede tilbyder muligheder for at løse problemet.

Diskussionen bør foregå på en sådan måde, at hver enkelt medarbejder deltager i søgen efter en løsning. Du behøver ikke forklare på egen hånd, og hver gang, hvordan du skal klare vanskeligheden, skal du lade teamet finde en vej ud ved at interagere med hinanden.

En sådan tilgang med daglig læring vil sætte ledere i stand til konstant at forbedre sig og ikke være bange for at møde et problem.

Regel 5

Reglen fremgår meget tydeligt af titlen. Hvis du holder op med at kontrollere ledernes arbejde, vil du ikke se effektivt arbejde.

Regel 6. Teammotivation

Når du gennemfører et planlægningsmøde, skal du ikke kun rapportere de overordnede resultater for den foregående dag, men også fremhæve lederne med den bedste og den dårligste præstation. Dette vil ikke påvirke medarbejdernes arbejde negativt, men vil kun give et incitament til at arbejde lige så godt eller til at forbedre sig, hvis noget fejlede i går.

Det er vigtigt at bemærke ikke kun kvantitative indikatorer, men også kvaliteten af ​​arbejdet. Ros de ledere, der kommunikerede med kunden bedre end andre. Du kan selv lytte til medarbejdernes samtaler eller ansøge om indberetning til kvalitetskontrolafdelingen.

Regel 7. Specificitet i planer

Når han planlægger sin dag på morgenmødet, skal lederen beslutte, hvilket salg han vil lave, hvem han vil møde, hvor meget han vil modtage. Det er nødvendigt at vænne sig til at afholde arrangementet på en sådan måde, at ledere altid giver disse data ud i specifikke numre og navne på organisationer. Lad lederen tydeligt navngive de virksomheder, han vil ringe til og gå til, selvom han ikke har planlagt specifikke svar fra kunder i dag.

Derudover skal dagsplanen være en del af det månedlige mål. Med andre ord, hvis den månedlige salgsplan er 500.000 rubler, kan sælgeren ikke planlægge at modtage 15.000 rubler om dagen, da et sådant tempo ikke vil føre til færdiggørelsen af ​​en langsigtet opgave.

Det er bydende nødvendigt at forholde sig til indvendinger fra dine egne medarbejdere, som ikke ønsker at sætte sig selv en høj bar, med henvisning til overtro eller simpel utilfredshed. Lær medarbejderne at sætte ambitiøse mål.

Glem ikke, at planen skal være reel og gennemførlig, og ikke bare sagt. Lederen skal forstå, at dagens opgave er reel, og stræbe efter at nå den.

Regel 8. Tjek hele holdets beredskab

Før du sender dine underordnede til deres steder, skal du kontrollere deres parathed. Vi taler både om eksterne ressourcer (materialer til præsentationer, visitkort, telefonbaser osv.), såvel som interne, "menneskelige" - uanset om alle har det rigtige humør, eller du skal arbejde sammen med nogen hver for sig for at motivere dem til produktive aktiviteter.

Regel 9

For at fuldføre planlægningsmødet, kom med en lys motiverende sætning, der vil tjene som et signal til at starte arbejdet - for eksempel "For business!", "Forward!" etc.

En sådan sætning vil tjene som et anker, der yderligere vil give holdet energi.

Regel 10. Visualisering

For at køre en planlægger med større effektivitet er det bydende nødvendigt at designe en tavle, hvorpå resultaterne af mødet og vurderingen vil blive vedhæftet, så medarbejderne kan se de overordnede resultater, deres præstationer og hvor tæt de er på implementeringen af månedsplan.

Sådan holder du et planlægningsmøde hver uge

Hvis du vil gennemføre et planlægningsmøde effektivt, skal du overveje to forhold. Først og fremmest skal den afsatte tid til mødet ikke være lang, cirka en halv time. Den anden er optagelse under planlægningsmødet. De mål, som lederne har givet udtryk for, skal skrives ned.

Ugeplanlæggeren består af fire faser:

Etape 1. Offentliggørelse af virksomhedens mål

Det er bedst at holde ugentlige møder ved at starte med en opsummering af virksomhedens primære eller langsigtede mål. For eksempel "Velstandsrig virksomhed med et omfattende marked." Navngiv derefter opgaven for en kortere periode - som "Forøg organisationens indtægt for i år med 3 gange."

Trin 2: Teamledere skiftes til at fortælle, hvad de gjorde i sidste uge for at nå deres mål.

Det er nødvendigt at gennemføre et planlægningsmøde for at finde ud af specifik information fra lederne om det udførte arbejde. Generelle sætninger, uoplysende tale, såsom "Vi formåede at øge effektiviteten af ​​afdelingen med 10%" bør ikke tillades. I et sådant tilfælde er det værd at spørge korrekt, hvilke foranstaltninger der blev truffet.

Hvis afdelingslederen fortsætter med at give oplysninger af generel karakter, bør mødelederen afbryde denne og direkte spørge, om der er oplysninger, der er værd at se på mødet. Hvis ikke, skal du flytte mødet fremad og give ordet til en anden enhed.

Hvis du holder møder i dette format, kan du tydeligt se resultaterne af arbejdet i hver afdeling i virksomheden. Derudover viser det sig på denne måde, hvem af lederne, der arbejder hårdt til gavn for organisationen, og hvem der bare lader som om.

Trin 3. Der sættes et mål for den næste uge for hele virksomheden og facilitatorensøgerdeltagernes samtykke til dette formål

Giv hver leder mulighed for at fortælle, hvad hans afdeling skal lave i denne uge, hvordan han vil udføre planen. Skriv de planlagte opgaver i en journal.

Derudover vil afdelingslederne have mulighed for at interagere med hinanden: Bed en anden afdeling om at gøre noget, hvis der er behov for fælles indsats. Efter diskussion bør sådanne mål også noteres i en journal.

Trin 4. Mødelederen spørger, om de er klar til virkelig at nå denne uges mål og melder starten ud.

Denne form for planlægning er med til at opnå de mest positive resultater. Afdelingschefer begynder at arbejde hårdt og opnå høj ydeevne i deres afdeling eller forlade stillingen for mere værdifuldt personale. Det er ved hjælp af sådanne møder, at man kan forstå, hvem af kollegerne, der yder maksimal indsats, og som kun skaber ydre.

Ekspertudtalelse

Den bedste mulighed for ugentlige planlægningsmøder er multi-level

Vladimir Kiselev,

Generaldirektør, partner i CJSC "Company SHERP" i Moskva

Ugentlige planlægningsmøder er obligatoriske arrangementer for hver virksomhed, hvor resultaterne af arbejdet gennemgås og diskuteres og mål for den næste uge sættes. Det er bedst at holde møder på hvert niveau. Først mødes afdelingslederne og generaldirektøren, og derefter afholdes planlægningsmøder i hver afdeling med hans nærmeste leder. Ved sekundære briefinger kan ledere også offentliggøre oplysninger, der gælder for hele virksomheden og hver enkelt medarbejder.

Det er vigtigt at afholde et planlægningsmøde ikke kun inden for de strenge rammer for det angivne emne, men også for at gøre det muligt for medarbejderne at finde ud af interesse og diskutere arbejdsspørgsmål. Sådanne møders rolle er meget stor: Det er sådan, teamet lærer om nye mål, ændringer i planen eller andre nyheder. Den administrerende direktør skal afholde møder med medarbejdere, der ikke deltager i ugentlige planlægningsmøder en gang om måneden eller kvartalet.

Sådan gennemfører du planlægningsmøder med kreativitet

1. Vælg et usædvanligt sted

Møderne er ikke begrænset til kontoret. Se efter et smukt sted i din by, en promenade, en gågade eller en café. Det vigtigste er, at du hurtigt kan komme dertil fra arbejde og til arbejde.

Et sted, som kolleger vil kunne lide: en kaffebar, en dæmning, et parkområde. Eneste forbehold er, at stedet skal ligge tæt på kontoret, så alle hurtigt kan komme dertil.

2. Planlæg en ikke-standard tid

Prøv at holde møder ikke om morgenen, men for eksempel til frokost (kun uden at forlade holdet uden mad) eller 30 minutter før arbejdsdagens afslutning (dette øger tempoet i arbejdet!).

3. Anvendte materialer

Giv ikke kontoret til alle deltagere, men et sæt papir og en kuglepen til 2-3 personer. Dermed bestemmer de selv, hvem og hvad der skal skrive.

4. Tag alles telefoner væk før mødet

En god løsning er at holde mødet uden forstyrrelser. I første omgang vil dette forårsage en vis forlegenhed og forvirring, men derefter vil det øge deltagernes koncentration og involvering i løsningen af ​​problemer markant.

5. Skift formatet for begivenheden

Du kan holde et planlægningsmøde via telefon eller Skype for at diversificere den sædvanlige rytme, når alle er vant til at sidde i et mødelokale.

Ekspertudtalelse

Kan et planlægningsmøde med cigarer, vandpibe og whisky være effektivt

Nikolaj Novoselov,

Direktør for ArtNauka, Moskva

Ud fra personlige erfaringer kan jeg sige, at en stigning i antallet af møder har en negativ indflydelse på virksomhedens produktivitet. Vi forsøgte at gennemføre en "kontorstilledag" og sørgede for, at denne tilgang giver et bedre resultat end selve planlægningsmødet. Desværre passer denne metode ikke helt til os, vi kan ikke bruge en dag uden møder hver uge, da vi er engageret i arrangementets område.

Medarbejderne vil gerne deltage mere i et planlægningsmøde, hvis de holder møder med en cigar og drikker whisky. I sådan et nærmest uformelt miljø kan kolleger sige meget mere og udtrykke deres mening ærligt. Jeg var ikke bange for, at der ville opstå fortrolighed i teamet, hvis sådanne planlægningsmøder blev afholdt. Relationerne mellem medarbejderne har ikke ændret sig, folk føler sig bare mere afslappede, giver udtryk for deres mening om situationen og giver gode råd.

Hvordan man gennemfører planlægningsmøder ved hjælp af succesrige virksomheders erfaringer

Korrekt afholdelse af møder med teamet er ikke altid ensbetydende med at arrangere møder i det sædvanlige format, hvor alle samles og sætter sig i stole. I moderne virksomheder, hvor ikke-standardiserede metoder hurtigt slår rod, forsøger flere og flere mennesker at holde møder stående. Møder "på benene" hjælper med at slippe af med tomme, udstrakte samtaler, for kun at høre de vigtigste informationer.

Atomic Object, en softwareudviklingsvirksomhed, besluttede for længe siden at holde møder på benene. Takket være dette kreative format opnår ledelsen maksimale resultater: ingen unødvendige ræsonnementer, klart stillede spørgsmål og korrekte svar. Praksis viser, at stående møder ikke tager mere end 7 minutter – teamet planlægger dagen, lytter til instruktioner og begynder straks at arbejde. Holder I møder i denne form, vil medarbejderne ikke have mulighed for at slappe af, og de bliver nødt til at handle og tale mere aktivt.

Wall Street Journal rapporterer, at selv under Første Verdenskrig var det kutyme at holde korte planlægningsmøder, da langsommelighed var uacceptabel. Senere blev et lignende format overført til erhvervslivet, hvor der var behov for at fremskynde interaktion og informationsudveksling.

Fordelene ved det nye mødeformat er videnskabeligt bevist. Akademisk forsker Alain Bluedorn fra University of Missouri har fundet ud af, at det at stille op til et planlægningsmøde betyder mindre tid for medarbejderne, men opnår, hvis ikke bedre, så præcis de samme resultater sammenlignet med almindelige møder.

Afstemningsresultater Version 1 udført i 2011, bekræftede omkring 80 % af medarbejderne ud af 6.000 adspurgte, at det er kutyme, at deres virksomheder holder korte møder hver dag.

Udover svævefly "på fødderne" er vestlige virksomheder kommet med andre innovationer til mere effektivt arbejde.

For eksempel i en virksomhed Facebook besluttede at afholde korte møder 15 minutter før pausen, og derved i første omgang fastlægge mødets varighed. Medarbejdere siger, at denne metode giver gode resultater: folk taler kort og kun om emnet.

Hvis det er nødvendigt at bekæmpe disciplin i virksomheden, for at reducere antallet af forsinkelser, er det nødvendigt at holde korte møder. Det er bedre ikke at invitere efternølende til diskussionen, for uden at kende nogle af oplysningerne vil de blande sig i mødet og trække tiden ud ved at stille unødvendige spørgsmål.

I selskab AdobeSystemer besluttet at afholde planlægningsmøder og samtidig håndtere forsinkelser. De sørgede endda for bøder for dem, der kommer på det forkerte tidspunkt. Den tid, der gik tabt på grund af efternølernes skyld, blev sidestillet med den tid, der kunne være brugt på at udvikle programmer. Så straffen for hver forsinkelse er $1.

Selskab stålkasse opfandt sin egen ejendommelighed - signalet for mødets begyndelse er sammensætningen af ​​Elvis Presley - "A Little Less Conversation" eller "Less chatter".

Hvis medarbejderne i organisationen ikke har tid til at gennemføre ikke kun et almindeligt, men også et kort planlægningsmøde, kan du holde et møde ved hjælp af kommunikationsværktøjer. I sådanne tilfælde kan du vælge at kommunikere via chat eller firma-e-mail for at formidle den grundlæggende nødvendige information til kollegerne. Samtidig er det stadig mere effektivt at holde møder "på fødderne" end nogen andre planlægningsmøder.

Information om eksperter

Hasmik Gevorgyan, administrerende direktør og medejer af butikskæden Provocatsia, Moskva. LLC "Provocation-produktion". Aktivitetsområde: produktion og salg af tøj og tilbehør med provokerende print. Territorium: hovedkontor - i Moskva; produktion - i Tver; forretninger og butikker - i mere end 100 byer i Rusland, Hviderusland, Ukraine og Kasakhstan. Antal ansatte: 55 (i moderselskabet).

Dmitry Grishin, formand for bestyrelsen og medstifter af Mail.Ru Group, Moskva. Dmitry Grishin har været leder af bestyrelsen siden marts 2012. I 2005 blev han en af ​​medstifterne af Mail.Ru Group, hvor han fra november 2010 til oktober 2016 fungerede som administrerende direktør for virksomheden (Rusland). Dmitry har været hos Mail.Ru siden 2000; i 2001 blev han udnævnt til teknisk direktør for virksomheden, fra 2003 til 2010 fungerede han som generaldirektør. Uddannet fra fakultetet for robotteknologi og integreret automatisering ved Moskva State Technical University. N. E. Bauman. I 2012 grundlagde han GrishinRobotics, et venturekapitalfirma til at investere i forbrugerrobotik verden over.

Vladimir Kiselev, Generaldirektør, partner i SHERP Company CJSC, Moskva. Vladimir Kiselev - Generaldirektør og seniorpartner i konsulentfirmaet "SHERP" siden 2000. Han har arbejdet inden for personaleledelse siden 1996, siden 1998 ledede han personaleledelsestjenesten i en stor diversificeret bedrift. CJSC "Company SHERP" har eksisteret siden 2000, er engageret i dannelsen af ​​yderst effektive ledelsesteams og udvikling af kundernes forretning ved hjælp af innovativ proprietær teknologi.

Nikolaj Novoselov, direktør for ArtNauka, Moskva. IP Novoselova T.A. (Kunstvidenskab). Aktivitetsområde: afholdelse af shows, teambuilding og præsentationer baseret på videnskabelige eksperimenter. Territorium: hovedkontor i Moskva, otte repræsentationskontorer i Rusland. Antal ansatte: 10. Antal shows om året: 340.

Hvordan man organiserer og gennemfører et morgenmøde på fem minutter (driftsmøde). Regler, tips, anbefalinger. (10+)

Tips til afholdelse af driftsmøde

Et driftsmøde kan være et meget effektivt ledelsesværktøj, eller det kan blive til en kraftfuld absorberende arbejdstid, hvilket i høj grad reducerer arbejdseffektiviteten. Hvordan får man den fem-minutters RAM til at give fordel, ikke skade?

Mål for mødet

Hvor ofte skal et møde afholdes? Det afhænger af, hvad vi gør det for. Hvor hurtigt ændrer situationen sig, hvor ofte er det nødvendigt at kontrollere, om arbejdsplanen bliver gennemført, og justere den.

Vigtig! På driftsmødet er det umuligt at træffe nogen ansvarlig beslutning, der kræver uddybning og diskussion. Sådanne beslutninger træffes på større møder. Deres implementering er beskrevet i artiklen, hvortil linket var ovenfor. Planlægger er nødvendig for at:

• eller sørg for at alt går efter planen,
• enten for at forstå, at der er mindre afvigelser, der kan løses i den aktuelle rækkefølge, gennem råd eller hjælp til de efterladte,
• eller fastslå, at der er behov for mere seriøse justeringer eller nye designløsninger, udpege de ansvarlige for undersøgelse af problemstillingen, forberedelse og afholdelse af et fuldskalamøde om det angivne emne.

Plan, driftsregler

På baggrund af ovenstående kan vi formulere de grundlæggende regler:

Arbejdsplan. Der skal være en detaljeret arbejdsplan. Denne plan bør være lige så detaljeret, som de fem minutter ofte er. Hvis vi for eksempel holder et driftsmøde hver dag, så skal planen være detaljeret dagligt, mindst et par uger i forvejen. Ellers vil der simpelthen ikke være noget at diskutere på planlægningsmødet. Det giver ingen mening at lytte til en medarbejders beretning om det udførte arbejde i løbet af dagen, hvis det ikke er kendt, hvad han skulle lave den dag.

Forskrifter. Der bør afsættes minimum tid til præsentationen af ​​hver deltager. Det tager normalt omkring fem minutter, men du kan klare dig med mindre tid. Der kan være særlige tilfælde, når en medarbejder for eksempel melder nyheder ud. Han skal have tid baseret på mængden af ​​nyheder. Diskussionen får samme tid som rapporten. Under diskussionen kan I stille opklarende spørgsmål, give korte råd, aftale, hvad medarbejderen skal lave inden næste planlægningsmøde. Hvis det ikke er muligt at diskutere spørgsmålet inden for den tildelte tid på RAM, er det nødvendigt at planlægge sin undersøgelse efter det, med deltagelse af kun de medarbejdere, der er relateret til problemet. Dette vil give dig mulighed for ikke at distrahere og ikke spilde tiden på andre, der ikke har noget at gøre med problemet.

Protokol. Alle trufne beslutninger skal føres til referat. Så på næste planlægningsmøde tager vi blot referatet fra det forrige og tjekker, om alle deltagerne gjorde det, der var planlagt på det forrige møde. Hvis en medarbejder ikke var i stand til at udføre en opgave, skal du beslutte, hvordan du hjælper denne medarbejder. Det er tåbeligt at forvente, at hvis han ikke løser opgaven i den første uge, vil han gøre det i den næste. Det er nødvendigt at finde ud af, hvilke vanskeligheder medarbejderen stoppede, hvordan disse vanskeligheder kan overvindes ved fælles indsats.

Er mødet nyttigt?

Korrekt organiserede fem minutter giver dig mulighed for at:

• Alle medarbejdere skal være opmærksomme på arbejdets fremskridt.
• Hver medarbejder har en klar idé om, hvad han skal gøre lige nu.
• Diagnosticer hurtigt, når en medarbejder er stødt på vanskeligheder, hjælp straks, rådgiv, skub.

Et eksempel på en mødeprotokol

Jeg tager noter på et regneark. I den første lodrette kolonne har jeg listet alle deltagerne i planlægningsmødet. Datoer står på første linje. Der er to kolonner for hver dato. Det første udfyldes på planlægningsmødet på denne dato, og det andet - på næste planlægningsmøde baseret på resultaterne fra den forløbne uge, samtidig med udfyldelse af planer for næste uge. Den første kolonne kan fryses, og resten kan gradvist flyttes til venstre for kun at se tidligere og nuværende datoer. Og hvis det er nødvendigt, kan du se de tidligere datoer.

	15.07.13		22.07.13
	Opgaven	Resultat	Opgaven	Resultat
Leder af Supportafdelingen	Besvar kundeforespørgsler om tidspunktet for udgivelsen af ​​den nye version Udarbejd en liste over uløste problemer til implementering hos kunden 1 Underskriv loven med kunden 2	Fristerne er fastsat, information udleveres til kunder Problemlisten udarbejdes og indsendes til udviklingsafdelingen Loven er ikke underskrevet, der er kommentarer.	Spor arbejdet med udarbejdelsen af ​​en ny version Arbejde med udviklingsafdelingen for at udarbejde kundekommentarer 2
Leder af udviklingsafdelingen	Forbered et nyt modul til demonstration Foretag en ændring i regnskabsmekanismen Fjern en fejl i indberetningsskemaet	Det nye modul var ikke udarbejdet, fejl blev fundet Ændringer i regnskabsmekanismen Indberetningsskemaet blev ændret	Sammen med supportafdelingen udarbejde en problemstilling for klienten 1 Udarbejde klientens kommentarer sammen med supportafdelingen 2 Sammen med salgsafdelingen forberede modulet til demonstration
Leder af salgsafdelingen	Udarbejde og sende til 10 kunder forslag til levering af et nyt modul Gennemfør en demonstration af det nye modul hos kunde 3 og 4	Kommercielle tilbud udarbejdet og sendt. Demonstration blev ikke afholdt på grund af manglende tilgængelighed af det nye modul	Send kommercielle tilbud til 10 flere kunder. Følg forberedelsen af ​​et nyt modul til demonstration
Leder af metodeafdelingen	Udarbejde en oversigt over ændringer i lovgivningen	Gennemgang forberedt	Gennemgå anmodningen fra klient 1 for at sikre, at den er i overensstemmelse med den accepterede metode