Top Gear UK: Planuoti susitikimus geriausia ramioje atmosferoje

Daugelyje komandų rengiami planavimo susitikimai, kuriuose vadovai paskirsto užduotis ir nubrėžia bendrą artimiausios ateities darbo taktiką. Daugelis vyriausybinių agentūrų rengia pirmadienio rytą planavimo posėdžius.

Kai kas susitikimų planavimą laiko laiko švaistymu, tačiau, kita vertus, be reguliarių einamųjų klausimų aptarimo tikrai bus daug nesuderintų veiksmų. Čia, kaip visada, svarbu pusiausvyra.

Pavyzdžiui, daugelis vyriausybinių agentūrų kiekvieną savaitę rengia planavimo posėdį ir ten surenka visus darbuotojus. Tai klasikinis laiko švaistymo pavyzdys. Ne kiekvieną savaitę iškyla aštrūs klausimai, svarbūs visai komandai. Tuo pačiu metu tokiuose renginiuose turėtų dalyvauti visi. Net ir tie, kuriems dabartinė darbotvarkė neturi tiesioginės ar netiesioginės įtakos. Susitikimai ir planavimo susitikimai laiko valdymo knygose tapo klasikiniu švaistomo laiko pavyzdžiu.

KAIP PADARYTI TOBULIĄ OLIUVĄ?

Nieko nėra tobulo. Niekas nežino, kaip tinkamai vesti planavimo susirinkimą. Čia yra per daug kintamųjų. Kokio planavimo reikia jūsų komandai, priklauso nuo to, kiek žmonių turite ir kokia veikla užsiimate. Galiu tik trumpai papasakoti, ką mačiau įvairiose organizacijose.

Kai dirbau institute, turėjau galimybę dirbti dviejuose struktūriniuose padaliniuose. Abiejose buvo pratinami susitikimai su vadovu. Jie vyko nereguliariai ir abiem atvejais buvo gana produktyvūs. Pavyko aptarti visus degančius klausimus. Šių planavimo susitikimų trūkumas buvo tik vienas – kartais (ne visada) būdavo nuobodu, nes ne visi klausimai man vienaip ar kitaip rūpėjo.

Taip pat dirbau privačioje organizacijoje, kurioje iš viso nebuvo planavimo susirinkimų. Bet kokiu atveju, dirbant programuotoju, per maždaug 2,5 metų pasisekė kelis kartus pasikalbėti su režisieriumi. Likusį laiką darbe užsiėmiau tiesioginiu darbu ir su vadovu aptarinėjau darbo rezultatus esamu režimu. Akims užteko.

Kitoje organizacijoje mačiau kasdienius planavimo susitikimus, kurie praktikuojami kiekvieną rytą, nepaisant to, ar yra kokia nors skubi darbotvarkė, ar ne. Kasdienių planavimo susitikimų mano skoniui per daug. Pavyzdžiui, jei kiekvieną rytą visi komandos nariai 15 minučių skiria planavimo susirinkimui ir dar 15 minučių grįžta prie savo kasdienės veiklos, tai per savaitę susikaupia 2,5 valandos grynojo darbo laiko praradimo kiekvienam darbuotojui kiekvieną savaitę. Tai daugiau nei 5% viso darbo laiko. Per mėnesį jau prabėgo daugiau nei 10 valandų. Sutikite – tai pastebima.

Be rytinio planavimo susitikimų, susipažinau ir su vakarinio planavimo susitikimų praktika, kuri vyksta ramioje atmosferoje, kai jau daug dalykų padaryta ir niekas niekur neskuba. Man asmeniškai šis formatas patinka labiau nei rytinis susitikimas.

Kalbant apie savaitinius planavimo susitikimus, jų tikriausiai reikia. Bet jūs turite pabandyti juos atlikti kuo glausčiausiu formatu. Nevilkite diskusijos valandų valandas. Ypač jei planavimo susirinkime dalyvauja daug žmonių.

KODĖL RYTINIS OLIAVIMAS YRA BLOGIS?

Kol žmonės stoja į darbą, kol pabunda, užtrunka šiek tiek laiko. Tada jie tiesiog pradeda daryti savo verslą – ir juos išblaško rytinis planavimo susirinkimas. Tada po instruktažo jie vėl įtraukiami į darbą. Ir – neduok Dieve, po susitikimo kas nors atitrauks juos nuo reikalų. Tada 11 valandą ryto reikės eiti pietauti, o po pietų jausitės mieguisti. Rytas yra geriausias ir produktyviausias laikas. Neišleisčiau jos kasdieniniam planavimo susitikimui.

SUSITIKIMAI STOVIAME KORIDORIUJE

Jei komandoje mažai žmonių, kodėl gi nesurengus susirinkimų stovint koridoriuje. Sėdimas gyvenimo būdas yra sveikesnis sveikatai ir leidžia jaustis daug laisviau. Daugelis verslo trenerių pataria tai įtraukti į savo kasdienę praktiką. Plėtoti šią idėją ir aptarti darbo klausimus galite prie vaišių stalo ar treniruotės metu įmonės sporto salėje. Pagalvokite patys – darote du dalykus vienu metu, be to, kuo ramiausioje atmosferoje aptariate darbo projektus ir su kolegomis galite kalbėtis atviriau nei biure.

2016-ieji – įmonių jėgų išbandymo metas, todėl dabar labiau nei bet kada reikia kasdien stebėti savo pardavimų skyriaus pulsą. Štai keletas pagrindinių dalykų, kurie padės jūsų pardavimų komandai tapti labiau susikaupusiam ir efektyvesniam.

Draugiškai įmonėje turėtų būti 2 susitikimai tarp vadovo ir vadovų: pirmasis yra bendras, rytiniame planavimo susirinkime, antrasis – individualus, vakarinis susitikimas, kurio metu vadovas atidžiai įsigilina į veiklos rezultatą. savo žmonių, nagrinėja sudėtingas situacijas ir vykdo individualią motyvaciją. Tačiau šiandien mes sutelksime dėmesį į bendrą rytinį planavimo susirinkimą, kuris yra nepakeičiamas įrankis valdant pardavimų skyrių ir palaikant gerą darbuotojų formą.

Rytinio planavimo susitikimo tikslai:

1. Vakar dienos rezultatų apibendrinimas

2. Darbo dienos planavimas

3. Mėnesio planų įgyvendinimo realumo stebėjimas ir plano „B“ kūrimas

4. Vadovų mokymas konkrečiais pavyzdžiais naudojant verslo žaidimą

5. Vadovų energijos lygio ir jų papildomo krūvio tikrinimas, motyvacija

Tai yra, pardavimų skyriaus vadovui planavimo susirinkimas yra tas jo darbo kokybės lakmuso popierėlis, kuris padės laiku reaguoti į situacijas, kurios dažniausiai lemia planų nevykdymą, klaidas bendraujant su klientais. arba vadovų atleidimas.

Taigi, 10 veiksmingo rytinio ROP planavimo susirinkimo taisyklių:

1. Periodiškumas.

Ryto planuoti reikėtų ne kartas nuo karto, ne tada, kai esate geros ar blogos nuotaikos, o kiekvieną dieną, tuo pačiu metu. Geras planavimo susitikimas bus ritualas pradžiai, vadovų veiklos pradžiai. Savo praktikoje ne kartą teko susidurti su pavyzdžiais, kai prastai pravestas arba visai neįvykdytas planavimo susirinkimas sugriovė visą vadovų kasdienybę, sugadino nuotaiką ir užmušė norą dirbti.

Per rytinį planavimo pasitarimą vadovai turėtų pagaliau pabusti ir susigaudyti pagrindinėje mintyje: Pradėkime!

2. Drausmė

Efektyvus planavimo susirinkimas turi aiškią struktūrą, tikslus ir laiką (tai yra planavimo susitikimui skirtą laiką). Bet koks nukrypimas nuo struktūros demotyvuoja vadovus, o bendrųjų taisyklių laikymasis disciplinuoja ir struktūrizuoja mintis.

Planavimo susitikimas visada turi prasidėti ir baigtis laiku. Visi turi būti įstaigoje likus 15 minučių iki posėdžio. Visas arbatos gėrimas – prieš planavimo susirinkimą. Po - tik darbas.

Vadovai turėtų būti pasiruošę planavimo susitikimui, žinoti visus savo esamus rodiklius ir dienos planus, o ne skaičiuoti skaičius skaičiuoklėje, atimti laiką iš visos komandos ar būti blaškytis nuo skaičiavimų, o ne klausytis informacijos, kurią ROP. nori perteikti visiems.

Kokybiškam planavimo susitikimui su dalykiniu žaidimu dažniausiai pakanka 45 minučių. Tačiau patikėkite manimi, šios 45 minutės gali sutaupyti daug laiko ateityje ir atnešti daug geresnių finansinių rezultatų.

3. Energija

Rytinis susirinkimas yra lengvesnis darbuotojų akims.

Jei planavimo susirinkimas bus nuobodus, vadovai dar labiau užmigs, o norimo efekto nesulauksite. Netepkite informacijos, nepamirškite tikslo ir struktūros, neleiskite darbuotojams nukrypti nuo temos po temos ir neužduokite klausimų, susijusių tik su vienu dalyku.

Svarbu atsiminti, kad planavimo susitikimas yra komandinis darbas, o ne rytinis pasisėdėjimas. Išlaikykite visų dėmesį. Pasakykite tik tai, kas rūpi visiems.

4. Nuolat mokykite savo vadovus!

Kiekvieną dieną vakaro susitikimuose klausiate vadovų, kaip praėjo diena, kokios sėkmės, su kokiais sunkumais susidūrė, su kokiais klientų prieštaravimais nesusitvarkė. Rytinis susirinkimas leidžia bendrai aptarti aktualiausius klausimus.

Norėdami tai padaryti, vadovas turi trumpai papasakoti problemą, su kuria jis negalėjo susidoroti vakar, tada greitai pakartokite teorinę dalį (pavyzdžiui, bloką „argumentavimas skaičiavimo metodu), o tada suorganizuokite verslo žaidimą, kuriame bus atliktas vaidmuo. kliento vaidina vadovas, kuris netvarko situacijos. Tada trumpos protų šturmo sesijos pagalba visa komanda išmeta situacijos sprendimo variantus.

Ypač svarbu, kad visi komandos nariai aktyviai dalyvautų ieškant sprendimų. Neduokite paruoštų atsakymų, efektyviausias mokymas yra ne teorija iš lyderio, o idėjų paieška sąveikaujant.

Kasdieniniai mokymai, papildomi mokymai ir vadovų įgūdžių palaikymas leis Jūsų vadovams nuolat tobulėti, tobulinti pardavimų įgūdžius, nebijoti sunkumų šioje srityje.

5. Nuolat stebėti planuojamą

Planavimas be kontrolės yra pinigų švaistymas (c) senovės kinų išmintis

Manau, čia atskiro paaiškinimo nereikia. Jei nekontroliuosite vieną kartą, tada du kartus - trečią kartą vadovai arba nustos ką nors daryti, arba pradės meluoti.

6. Komandos motyvacija

Svarbu ne tik nurodyti vakar dienos rezultatus visai komandai ir kiekvienam atskirai, bet ir nustatyti geriausius bei blogiausius praėjusią dieną ir nebijoti nieko demotyvuoti šiuo – per trumpu laiku. naudojami intervalai, o vadovai turi galimybę tobulėti kiekvieną dieną.

Kaip rodiklius naudokite ne tik finansinius rodiklius (kiek pardavėte, kiek pinigų atnešėte) ar veiklos rodiklius (skambučių, susitikimų ir susitikimų skaičių), bet ir kokybinius rodiklius (vadovo ir bendravimo kokybė klientai). Galite tiek savarankiškai klausytis vadovų skambučių, tiek naudotis kokybės kontrolės skyriaus ataskaitomis.

7. Specifiškumas planuose

Vadovas turėtų ne tik kalbėti apie tai, kiek išpardavimų jis šiandien uždarys, kiek mokėjimų surinks ir kiek susitikimų surengs. Jis būtinai turi paremti savo planus konkrečiais įmonių pavadinimais. Net jei šiandien jis neplanuoja jokių atsakymų iš klientų, vadovas turi pasakyti, iš kur gaus šios dienos planą, kam paskambins, pas ką eis, tačiau įmonės turi būti įvardintos, su aiškiais pinigų ir kiekio skaičiais. .

Taip pat labai svarbu atminti, kad vadovo dienos planas turi atitikti mėnesio tikslus. Jei jūsų vadovas turi planą mėnesiui - 1 000 000 rublių mokėjimų, tada jis negali planuoti surinkti 20 000 rublių kiekvieną dieną, nes jis tiesiog neįvykdys plano tokiu greičiu.

Kurkite ambicingus planus savo vadovams. Jei vadovas gėdijasi išsakyti ambicingą planą arba remiasi savo prietarais („Nesakysiu, kad nesupykčiau“, „Pasakysiu dabar daugiau, o vakare tu suvalgysi mano smegenis“). ), tai reikia gydyti ir kuo anksčiau, tuo geriau. Mokyti vadovus turėti aukštų planų, puoselėti savo vidines „ribas“.

Taip pat vadovas turi tikėti savo skaičiais, o ne kalbėti „iš giedro“, nes tai būtina, bet aiškiai suprasti, kad tai, ką jis pasakė, yra tikrai įmanoma ir jis žino, kaip tai daryti.

8. Patikrinkite visos komandos pasirengimą

Prieš išleisdami savo pardavėjus naujai dienai, patikrinkite, ar jie turi visus resursus – tiek išorinius (pristatymo medžiagos, vizitinių kortelių, skambučių bazių prieinamumas ir pan.), tiek vidinius – ar visų akys dega, ar tai būtina. su kuo nors pasilikite ir toliau aptarkite kai kuriuos sunkumus, suteikite papildomos individualios motyvacijos.

9. GalingasCTA planavimo susitikimo pabaigoje

Sugalvokite motyvuojančią frazę, kuri paskatins jus pradėti ir suteiks jūsų vadovams papildomos energijos. Frazė gali būti bet kokia: "Komanda, pirmyn!", Arba "Darom!", Arba "Štai viskas, einam!"

Tai vadinamasis inkaras, kuris duoda signalą, kad viskas baigta, rytas baigėsi, laikas bėgti ir laimėti!

10. Vizualizacija

Planavimo susirinkimo rezultatus būtinai įrašykite į švieslentę, kad vadovai nuolat matytų tiek savo, tiek bendrą komandos rezultatą, tiek plano įvykdymo procentą. Tokia lenta gali atrodyti taip:

Ir kaip premiją, kontrolinis sąrašas, skirtas įvertinti rytinio planavimo susitikimo kokybę, pavyzdžiui:

Organizuokite ir veskite susitikimą kuo efektyviau.

Raskite aptarimui iškeltos problemos sprendimą arba nustatykite situacijos raidos kryptį konstruktyvia linkme.

Įdomu planavimo susirinkimą surengti taip, kad dalyviams neliktų laiko žiovauti ir nesijaustų veltui.

Veiksmų planas

1. Susipažinti su siūlomu planavimo susirinkimo organizavimo būdu.

2. Pasiruoškite patys, pasiruoškite reikiamą medžiagą ir pakvieskite dalyvius.

3. Surengti planavimo susirinkimą.

4. Apibendrinkite planavimo susirinkimo rezultatus ir supažindinkite su jais visus dalyvius.

Kaip organizuoti planavimo susitikimą

Pirmas planavimo susirinkimui reikalingas klausimas arba tema planavimo susirinkimui. Kokią darbo problemą norite išspręsti? Kokį teigiamą poveikį organizacijos darbui turės planavimo susirinkimas? Iš anksto supažindinkite susitikimo dalyvius su šiuo klausimu. Taip sutaupysite laiko planavimo susitikimo metu, o diskusijos dalyviai gali ateiti jau turėdami įdomių minčių jūsų klausimu.

Antra– tai žmonės, kurie dalyvaus planavimo susirinkime. Kokio profilio specialistų ir kokio lygio vadovų, ar kokios linijos darbuotojų jums reikia, kad rastumėte atsakymą į užduotą klausimą.

Trečias- planavimo susirinkimo vieta. Svarbu, kad tai būtų atskira patalpa ar net tam skirta posėdžių salė. Ten, kur visiems užteks vietos, pašaliniai asmenys (nedalyvaujantys planavimo susirinkime) negalės trukdyti ir telefonai neskambės.

Ketvirta- planavimo susirinkimo laikas. Pageidautina, kad jis būtų patogus visiems dalyviams arba nuolatinis. Pavyzdžiui, kasdienio planavimo susirinkimai vyksta kiekvieną dieną 8.30 val. Bet kuriuo atveju, renkantis planavimo susitikimo laiką, teks orientuotis į svarbiausius dalyvius. Ir paskirti jį iš anksto, kelioms valandoms, o tiksliau – dienoms.

Penkta- planavimo susirinkimo nuostatai. Planavimo susirinkimą svarbu ne tik pradėti laiku, bet ir laiku užbaigti. Iš anksto nustatykite klausimų aptarimo tvarką ir kiekvienam dalyviui skirtą laiką. Apribokite tai, todėl ataskaitos bus glaustesnės ir kiek įmanoma informatyvesnės. Pavyzdžiui, vienas spektaklis yra ne daugiau kaip 10 minučių.

Šešta- medžiagos po ranka. Reikalingas minimumas – rašikliai visiems dalyviams ir popierius. Tuo pasirūpinkite patys, iš anksto, kad nereikėtų gaišti laiko diskusijoms ieškant, ką ir apie ką rašyti. Taip pat gali prireikti: atverčiamosios lentelės, projektoriaus, ekrano, nešiojamojo kompiuterio, spausdintuvo. Visa įranga turi būti iš anksto paruošta ir išbandyta.

Septintas- planavimo susirinkimo vadovas arba sekretorius, kuris fiksuos Jūsų klausimo svarstymo eigą ir rezultatus.

Planavimo formatai

1. Apibendrinimas, informacinis susitikimas.

Šie susitikimai gali būti rengiami kas savaitę, savaitės pradžioje, skirta visų jūsų organizacijos dalių vadovams.

Kam skirti šie planavimo susitikimai?

2. Planavimo susirinkimas – einamųjų užduočių paskirstymas.

Paprastai vyksta kiekvienos darbo dienos pradžioje. Formatas akivaizdus – vadovas savo pavaldiniams išduoda užduotis dienai. Laiko tempti irgi neverta – visi gavo užduotis ir nuėjo jų vykdyti.

3. Planuojame susitikimą, kuriame aptariamas pateiktas klausimas.

Jūs iš anksto suformuluojate savo klausimą, kurį suformulavote pats gyvenimas ir esama situacija jūsų rinkoje. Paskelbkite susitikimo tikslą, išsiųskite šią informaciją dalyviams. Paprašykite jų pasiruošti (jei reikia) šiuo klausimu. Iš anksto nustatykite planavimo posėdžio grafiką ir sekretorių. Planavimo susirinkimo rezultatus išsiųskite visiems dalyviams. Tokio planavimo susitikimo laikas yra ne daugiau kaip dvi valandos. Tačiau yra situacijų, kai reikia daugiau laiko. Tokiu atveju jis paskirs organizuotas 15-20 minučių pertraukas arbatai ir tiesiog poilsiui. (Arbatą ir saldumynus taip pat paruoškite iš anksto!)

4. Kūrybinio planavimo susitikimas.

Koučingo prašymai
1) Kūrybiškumo resurso augimui plėtra (saviugdai, profesiniam augimui, verslo plėtrai)
2) Vidinių konfliktų sprendimas, krizių įveikimas pasitelkiant kūrybiškumo išteklius

Gerai koordinuoto, greito ir efektyvaus komandinio darbo siekimas nėra lengva užduotis nė vienam vadovui. Viršininko užduotis – kiekvienam pavaldiniui parengti vieną veiksmų strategiją, stebėti jų darbą ir jį koreguoti. Norėdami pasiekti vaisingą darbą, turite suprasti, kaip vesti susitikimus, kaip teisingai nustatyti pavaldinius tam tikram laikotarpiui.

Planavimo susirinkimas – konkrečiam laikui suplanuotų darbo užduočių aptarimas ir paskirstymas. Tokius susitikimus galima grubiai suskirstyti į keletą tipų, atsižvelgiant į jų tipą, laiką ir skaičių.

Pirmajam tipui priskiriami ataskaitiniai planavimo susirinkimai (jie reikalingi vadovybei pranešti, kaip šiuo metu atliekamos darbo užduotys), diskusijų susirinkimai (kai svarstomi pasiūlymai ir aptariami veiksmų plano pakeitimai) ir motyvaciniai susitikimai (kur visi gauna savo užduotį sprendžiant pagrindinį klausimą).

Atsižvelgiant į laiką, galite rengti kasdienius, savaitinius ar mėnesinius susitikimus.

Jei remsimės kiekybiniu veiksniu, planavimo susirinkimai gali būti skirstomi į bendruosius arba masinius (kuriuose dalyvauja visi darbuotojai) ir uždarus (kai pasitaria atskira grupė ar skyrius).

Susitikimų planavimas turi tam tikrų pranašumų:

• Palaiko drausmę, mažina vėlavimą.
• Padeda aiškiai ir suprantamai nustatyti užduotis komandai. Trumpalaikis dienos planas yra daug naudingesnis ir produktyvesnis nei šešių mėnesių planas.
• Nurodo tikrąjį našumą. Ši savybė išauga, jei per planavimo posėdį darbuotojai savo vadovams pateikia ataskaitas apie nuveiktus darbus.

Nepamirškite apie labai motyvuojantį susitikimų vaidmenį. Kompetentingai vesti susirinkimą reiškia teigiamai paveikti darbuotojų nuotaiką, sužadinti juos vaisingam darbui ir paskatinti gerinti darbo rezultatus. Be to, šis turtas prisideda prie teigiamų santykių tarp komandos ir viršininko užmezgimo.

Kitoje pusėje, planavimo susirinkimų rengimas turi ir neigiamų pusių:

• Ilgi susitikimai atima energiją ir energiją iš darbuotojų.
• Staigūs, neplanuoti susitikimai dažniausiai būna neveiksmingi.

Norėdami išvengti šių neigiamų veiksnių, turite vesti savo susitikimus apgalvotai.

Eksperto nuomonė

Planavimo susirinkime darbuotojai pasiūlo naujas verslo plėtros ir pardavimo idėjas

Hasmik Gevorgyan,

Maskvos parduotuvių tinklo „Provokatsiya“ generalinis direktorius ir vienas iš savininkų

Visokeriopai apdovanojame ir remiame savo darbuotojus, kurie yra suinteresuoti didinti prekės ženklo žinomumą. Mūsų franšizės gavėjai nusprendė 2 kartus per mėnesį rengti specialius susitikimus, kuriuose darbuotojai išsako savo mintis ir pasiūlymus dėl įmonės plėtros ir pardavimų didinimo. Įdomiausių projektų ir idėjų autoriai gauna priedą iki 15% atlyginimo.

Kai kurie iš mūsų geriausių marškinėlių spaudinių iš pradžių buvo sukurti ir pasiūlyti mūsų darbuotojų. Savo darbuotojų dėka didiname įmonės žinomumą remdami kultūrinius jaunimo renginius.

Ryškus pavyzdys: vienas mūsų darbuotojas Tuloje pasiūlė dalyvauti savivaldybės sporto varžybose ir vakaruose klubuose. Šio darbuotojo kūrybiškumas ir atsidavimas užtikrino, kad mūsų skelbimai atsirastų populiariose miesto kavinėse. Galiausiai pardavimai Tulos mieste padvigubėjo. Panašiai didėjo ir darbuotojo pajamos – po kelių mėnesių jis tapo parduotuvės direktoriumi.

3 sėkmingo planavimo susitikimo ingredientai

1. Informacinis komponentas. Kad medžiaga būtų įdomi ir naudinga klausytojams. Jei nuobodžios informacijos išvengti nepavyksta, pasistenkite ją pateikti neįprastai. Planavimo susitikime pateikta informacija turėtų būti naudinga ir įdomi. Jei ketinate surengti sėkmingą susitikimą, geriau nesidalyti blankia ir nuobodžia informacija.
2. Emocinis komponentas.Įspūdinga medžiaga su prastu pateikimu yra bloga medžiaga. Prisiminkite universitetą – vienose porose leisti laiką buvo nuobodu, studentai tiesiogine prasme miegojo klasėje, o kitose visi norėjo suprasti esmę ir padiskutuoti.
3. Vadovas, kuris rengia susirinkimą. Kalbėjo autoritetas tiesiogiai veikia informacijos įsisavinimą. Jei dar nesate pasiekę aukštų retorinių įgūdžių, prieš rengdami susitikimą atidžiau išstudijuokite pirmąjį ir antrąjį punktus.

Kaip vesti planavimo susirinkimus, vengiant darbuotojų pasipriešinimo

Ne paslaptis, kad dažnai darbuotojai neigiamai vertina susitikimų planavimą. Verta suprasti tokio suvokimo priežastis.

Iš pradžių, pirminė tokių planavimo susitikimų kilmė siejama su laiku, kai susisiekimo priemonės neleido koordinuoti žmonių darbo ir reikėjo asmeniškai susiburti visai komandai ir valandų valandas aptarinėti svarbius darbo klausimus. Kadangi kitų būdų išsiaiškinti ar aptarti svarbių dalykų tiesiog nebuvo, susirinkimo metu susikaupė galybės klausimų, pastabų ir pasiūlymų apie darbus. Todėl susirinkimas turėjo trukti kelias valandas.

Antra, daugelį biuro darbuotojų erzina tai, kad planavimo susirinkimas užima 1/5 viso darbo laiko. Tuo pačiu metu diskusijoms nėra tiek daug – viršininko kalba dažniausiai užima pusę viso susirinkimo.

Trečia Jei susirinkimas vyksta kiekvieną dieną, darbuotojai netrukus jį traktuos kaip renginį „parodymui“. Darbuotojai detaliai neatsiskaitys ir domisi darbų eiga ar bet kokiais pokyčiais, nes jų tiesiog gali ir neįvykti per tokį trumpą laiką. Bet kurios įmonės pagrindiniai tikslai yra ilgalaikiai planai, todėl neverta atimti iš darbuotojų brangaus laiko klausytis „viskas gerai, dirbame“. Tik kritiniais atvejais, ekstremaliomis situacijomis ir neatidėliotinais darbais atsiranda būtinybė rengti kasdienius susirinkimus.

Kaip tinkamai surengti planavimo susirinkimą, pasirenkant tinkamą formatą

1. Informacinis susirinkimas

Tokį planavimo susirinkimą galite surengti pirmadieniais, padaryti jį savaitiniu renginiu kiekvienam savo įmonės padaliniui, kiekvienam skyriaus vadovui. Šio susitikimo tikslas – išsiaiškinti, kas nuveikta per praėjusią savaitę, kas pasiekta ir kas planuojama šią savaitę. Lyderiai gali perduoti svarbią informaciją pavaldiniams ir motyvuoti juos produktyviai dirbti. Nevilkinkite laiko – geriausia susitikimą surengti per 30 minučių.

2. Užduočių paskirstymas

Šį trumpą susitikimą geriausia surengti dienos pradžioje. Vadovai išduoda dienos užduotis ir paaiškina jas darbuotojams. Jei nekyla klausimų ar svarbios informacijos, toks susitikimas neatims daug darbuotojų laiko.

3. Planavimo susirinkimas

Tokį planinį susirinkimą būtina surengti iš anksto raštu arba elektroniniu būdu įspėjus visus darbuotojus. Leiskite jiems pasiruošti šiai temai, suplanuokite susitikimą ir susitikimo sekretorių. Taip pat atsiųskite posėdžio išvadas ir išvadas visiems, kurie dalyvavo ar turėjo dalyvauti planavimo posėdyje. Svarbu pažymėti, kad toks planavimo susirinkimas negali būti rengiamas per ilgai. Jei to vis tiek nepavyksta išvengti, būtinai skirkite laiko pailsėti ar užkąsti.

4. Kūrybinis susitikimas

Jei šį kartą neturite ką pasiūlyti komandai, geras pasirinkimas būtų surengti planavimo susitikimą nestandartiniu formatu. Tai gali būti geriausios idėjos konkursas arba minčių šturmas.

5. Planavimo susirinkimas konfliktams spręsti

Nepamirškite apie žmogiškąjį faktorių ir galimus nesusipratimus komandoje.

Teisinga viršininko pozicija – nustatyti ir išspręsti panašią problemą. Surengti susirinkimą šiam tikslui bus kaip niekad patogiau. Kiekvienam žmogui reikia suteikti galimybę paaiškinti savo poziciją ir pasakyti, kas tiksliai jam netinka. Tokio susitikimo formatas neturėtų būti griežtas, leiskite žmonėms kalbėtis ar ginčytis, argumentuodami savo nuomonę. Kartu nustatę sunkumus, turite juos įveikti. Nebūtina to prisiimti tik pačiam, jums padės personalo specialistai ir vyresnieji vadovai.

Susitikimą reikia vesti pasirenkant kiekvienam įdomią temą – kad visi norėtų kalbėti, o jūs turėtumėte galimybę reguliuoti pokalbį ir pakoreguoti jo kryptį.

Apibendrinkite susitikimą, surinkite, ką sakė dalyviai, ir pasidalykite su jais rezultatais.

Nereikia nuo pat pradžių įspėti kolegų, kad planavimo susirinkimas vyksta dėl kilusio konflikto. Išimtis yra specialūs susitikimai, organizuojami tik tokioms situacijoms spręsti.

Kaip maksimaliai išnaudoti planavimo susitikimo naudą

Blogai organizuoti susitikimų, susitikimų ir susitikimų planavimas yra visiškai nenaudingi ir netgi žalingi. Nes patys savaime jie nesukuria pridėtinės vertės, tačiau joms galima skirti labai daug laiko.

Žurnalo „Commercial Director“ sužinokite efektyvaus planavimo susitikimų organizavimo taisykles, kurios padės perkelti darbo eigą sugaištant kuo mažiau laiko.

Kaip surengti susitikimus kasdien: žingsnis po žingsnio algoritmas

1 veiksmas. Nustatykite rytinio planavimo susitikimo tikslus

Kiekviena organizacija turi pristatyti ir planuoti savo darbo rezultatus. Remdamiesi numatomais tikslais, turite sudaryti laipsnišką jų įgyvendinimo planą.

Iš sąrašo pasirinkite tikslus, kurie tinka jūsų verslui:

• Tikslų nustatymas

Pagrindinė kolektyvinių susirinkimų rengimo priežastis yra užduočių planavimas. Darbuotojo dienos plane neturėtų būti daugiau nei 3 užduotys ir 1 dėmesys. Idealiu atveju kiekvienas darbuotojas pats nubrėžia dienos užduotis, susitelkia ir apie tai informuoja vadovą.

Norėdami nustatyti realius ir pasiekiamus tikslus, naudokite. Geriausia darbus planuoti konkrečiais skaičiais. Vizualizuokite informaciją: renginį geriau vesti patalpoje su projektoriumi ar lenta, ant kurios surašysite pagrindines užduotis. Pažymėkite dienos akcentą žymekliu ir pabrėžkite tai pokalbio metu.

Geriausia, kad kiekvienas darbuotojas užsirašytų savo planą.

• Atsiliepimai iš darbuotojų

Labai dažnai, susidūrę su problema ar nesuprantama situacija, darbuotojai apie tai neinformuoja savo viršininko. Paprastai apie tai diskutuojama tarp kolegų ir neverta pranešti vadovybei. Būtina užmegzti nuolatinį ryšį su pavaldiniais. Darbuotojai turi įpratinti pasakyti savo vadovui apie savo rūpesčius ir rūpesčius eidami savo pareigas.

Tokiu atveju vadovui reikia surengti atskirus susitikimus, kad išklausytų kiekvieną problemą ir tinkamai į ją reaguotų, net jei jis mano, kad situacija neverta ypatingo dėmesio. Be to, ieškokite problemos priežasties, o ne kaltininko. Paskirkite konkretų asmenį, atsakingą už problemos sprendimą, ir tam skirkite aiškų laikotarpį.

• Patirties perdavimas ir mokymas

Kalbėkite pirmas – pasakykite kolegoms, kaip jūs pats atliktumėte pavestą užduotį. Pradėkite diskusiją, paklauskite darbuotojų, kaip tą ar kitą darbą padaryti geriau ir vaisingiau. Galite surengti planavimo susitikimą žaidimo formatu arba imtis verslo bylos, kad visi galėtų dalyvauti diskusijoje.

Galite vesti mokymus: papasakoti ar kartoti scenarijus su kolegomis, tipinius atsakymus, produktų privalumus, įmonės akcijas ir panašiai. Į šį procesą įtraukite visą komandą.

Nekartokite savęs, kiekvieną dieną mokykite savo darbuotojus naujų dalykų, tobulinkite juos!

• Komandos dvasios gerinimas

Kalbėkite apie įmonę kaip apie glaudų kolektyvą – savo kalboje vartokite žodžius „mes“, „mūsų komanda“.

Paskutinei dienai praneškite ką nors naujo ir įdomaus: kas nutiko vakar, įmonės naujienas, jos sėkmes (net ir mažas). Vien todėl, kad turite vidinį adresų sąrašą, dar nereiškia, kad visi jį skaito. Todėl įdomiausią ir svarbiausią dalyką vėl galima pasakyti planavimo susirinkime. Jei informacija nėra visiškai teigiama, darbuotojai turės galimybę aptarti veiksmų planą.

Prisiminkite darbuotojams svarbias datas, pasikalbėkite apie jas (pačių darbuotojų, jų šeimos narių, vaikų gimtadienius, svarbų įmonei įvykį ir pan.).

• Komandos motyvacija

Galite surengti susitikimą, kad įkrautumėte komandą teigiamų dalykų ateinančiai dienai. Tam jums reikia:

• Pagirkite ką nors iš personalo (geriausias pardavimas, gera kokybė, kliento padėka, sudėtingos situacijos sprendimas ir pan.).
• Skirdami užduotis paaiškinkite, kaip darbas teigiamai paveiks bendrus firmos tikslus. Paaiškinkite kiekvienam darbuotojui, kad jis yra svarbus.
• Vartokite motyvuojančius žodžius ir frazes: „Darom!“, „Parodyk, ką sugebi!“ ir tt
• Parodykite, kad tikite kiekvienu darbuotoju, dažnai sakykite tokias frazes kaip „Mes galime“, „Mums pasiseks“, „Esu tikras“ ir pan.

Svarbi taisyklė siekiant efektyvių susitikimų – kalbėti tik apie teigiamus dalykus, nieko nebarti planavimo susirinkime, nebarti komandos. Ryte verta kalbėti tik apie teigiamą!

Būtinai pasinaudokite visais aukščiau paminėtais tikslais, tačiau ne visiems jiems reikia susitikti vienu metu.

2 žingsnis. Sudarome nuostatus

Pasirinkę rytinių susitikimų tikslus, turite nuspręsti, kaip juos įgyvendinti. Tvarkaraštis gali būti atsispausdintas ir paskelbtas biure, kuriame vyksta susirinkimas.

Nuspręskite, kiek laiko ketinate surengti susirinkimą ir užsirašykite tai taisyklėse. Efektyviam susitikimui pakanka penkiolikos minučių. Be to, susidarykite konkretų planą: apie ką kalbėsitės susitikime. Tam reikia:

Planavimo susitikimas turėtų būti surengtas teigiamai. Pasveikinkite komandą, pažymėkite ką nors iš personalo už atliktą darbą ir sėkmę per praėjusią dieną. Susitikimo pabaigoje galite pasveikinti komandą, palinkėti malonios dienos ar motyvuoti produktyviam darbui.

Planavimo susitikimo pradžioje praneškite mums, kas buvo nuveikta per pastarąją dieną. Atsižvelgdami į tai, kas buvo padaryta, nustatykite naujas užduotis. Po to galite vesti treniruotes arba pradėti kartoti.

Gaukite komandos reakciją, pasikalbėkite su jais susitikimo pabaigoje, kad neužilgintumėte įvykio. Jei diskusijų tema per sunki ir trunka ilgiau nei dvi minutes, nuveskite ją į atskirą susirinkimą arba patikėkite konkrečiam darbuotojui.

3 žingsnis. Pasiruošimas planavimo susitikimui

Norėdami teisingai ir kompetentingai surengti planavimo susitikimą, turėtumėte jam pasiruošti iš anksto. Rytiniam susitikimui geriausia pradėti ruoštis vakare ir būtinai viską užsirašyti.

Dienos užduotys turi atitikti ilgalaikius tikslus ir spręsti problemas, kurios iškilo praėjusią dieną. Prie kiekvienos prekės atskirai užsirašykite, apie ką kalbėsite: teigiamas naujienas, problemas, paskutinius įvykius, mokymus.

4 žingsnis. Surengti planavimo susitikimą

Pradėkite susitikimą naudodami savo metmenis. Sveikinu komandą. Sekite laiką, kad susitikimas neužsitęstų ilgiau nei 15 minučių.

Susitikimo metu stebėkite darbuotojų reakciją kiekviename planavimo sesijos etape. Taigi galite nustatyti, kas buvo įdomu komandai, o kas ne. Jei informacija darbuotojams neįdomi, pagalvokite, ar galite ją pašalinti iš plano ar pakeisti jos pateikimo būdą.

Kaip efektyviai vedėte planavimo susirinkimą, galite suprasti pagal darbuotojų darbo kokybės, pardavimų lygio rodiklį. Jei produktyvumas pagerėjo, vadinasi, susitikimas buvo organizuotas teisingai.

Eksperto nuomonė

Kaip surengti pasirinktinį rytinį susitikimą

Dmitrijus Grišinas,

direktorių tarybos pirmininkas ir vienas iš „Mail.Ru Group“ Maskvoje įkūrėjų

Pas mus įprasta rengti neįprasto formato susirinkimus. Kiekvienas iš jų trunka mažiau nei pusvalandį. Planavimo susirinkimai yra atviri visiems atvykusiems, dalyvauti gali bet kurie darbuotojai, ne tik tie, kurie yra tiesiogiai susiję su planavimo susirinkimo tema. Kalbame stovėdami, siekdami kiek atitolti nuo įprasto darbo formato darbo vietoje.

Rasti kuo daugiau kūrybinių idėjų, kaip išspręsti iškilusias problemas, net ir tas, kurios atrodo visiškai nerealios, yra pagrindinis tikslas, kuriuo siekdami pradėjome vesti tokius planavimo susitikimus. Pasiūlymai kritikuojami griežtai iki taško, be emocijų, kalbant tik apie techninę klausimo pusę.

Viskas, ką siūlo komanda, įtraukiama į specialią duomenų bazę. Tokio formato renginių organizavimas reiškia, kad darbuotojai turi galimybę išgirsti vieni kitus ir neužkabinti dėl nereikšmingos problemos. Visi jaučiasi įsitraukę į bendrą reikalą, svarbų įmonei, o tai, kaip niekas kitas, skatina dirbti.

Kaip tinkamai surengti planavimo posėdį skyriuje

Kiekvienas iš mūsų supranta, kiek daug turi nuveikti skyrių vadovai. Be įprasto darbo, jie perima problemų sprendimą ir bendrą viso skyriaus organizavimą. Viršininko darbo efektyvumas priklauso nuo to, kokius metodus ir valdymo įrankius jis naudoja. Ar tokiu atveju verta gaišti laiką ir rengti susirinkimus?

Viskas priklauso nuo vadovo požiūrio į susitikimų planavimo klausimą. Vienu atveju viršininkai į planavimo susirinkimus kreipiasi labai formaliai, net jei įmonės taisyklės numato, kad tokie susirinkimai turi būti rengiami. Toks vadovas mano, kad svarbiausia yra daugiau pastangų, mažiau susitikimų. Kiti skyrių vadovai pasitarimus nusprendžia rengti savo iniciatyva, nes žino, koks efektyvus toks įrankis yra gerinant komandos darbo kokybę.

Jei viso skyriaus mentorius mano, kad susirinkimai turi būti rengiami vien dėl to, kad „reikia“, jis neturėtų gaišti laiko planuojant susirinkimus. Bet kokia veikla, organizuojama dėl išvaizdos, turi tik neigiamą įtaką darbui. Kaip rodo pavadinimas, planavimo susirinkimas yra kompetentingas veiksmų planavimas siekiant didelių įmonės tikslų.

Remiantis Demingo ciklu, planavimo susirinkimas – tai periodinis komandos darbo patikrinimas (Check), siekiant pakeisti ar nukreipti judėjimą (Akt), jei reikia.

Kaip dažnai skyriuje rengti planavimo posėdžius? Kasdieniai susirinkimai skyriuje būtini tik naujiems ar nepatyrusiems darbuotojams, kurie negali išsiversti be nuolatinės vadovų priežiūros ir patarimų. Kad komanda būtų darnesnė ir labiau patyrusi, susitikimai turėtų vykti kartą per savaitę, tą pačią dieną, maždaug tuo pačiu planavimo susirinkimo laiko ir struktūros požiūriu. Tai būtina drausmės tikslui.

Dažniausiai vadovas atsisako rengti planavimo susirinkimą, nes mano, kad tai laiko švaistymas. Bendravimas su komanda virsta trumpu monologu be darbuotojų atsiliepimų. Taikant šį metodą, prarandama dauguma funkcijų, išskyrus galbūt informacines ir iš dalies drausminimo funkcijas.

Bet kuriam vadovui daug sunkiau bendrauti su grupe nei su kiekvienu darbuotoju atskirai. Vienu metu valdyti visą komandą yra patyrusio ir gero viršininko įgūdis. Toks vadovas moka tinkamai vesti planavimo susirinkimą: greitai ir tiksliai, tuo pačiu sulaukdamas „grąžinimo“ iš grupės, aptardamas su jais kokį nors klausimą ir tuo remdamasis reguliuoti skyriaus darbą. Geriausia susitikti per pusvalandį (+ - 15 minučių). Žmoguje fiziologiškai yra būtent toks laikas didžiausiai dėmesio koncentracijai.

Naujo renginio – susitikimų planavimo – įvedimas užtruks tam tikrą laiką. Dažnai prireiks kelių susitikimų, kad įrankis pradėtų veikti. Jei skyriaus vadovas pradės klausytis komandos atsiliepimų, jis gaus daug naujos informacijos, kurios niekas anksčiau nebuvo išsakęs. Tačiau dabar pasitaikė galimybė – paklausė pats lyderis! Reikės apibrėžti atskirus darbuotojų vaidmenis ir jų paskirtį visos grupės darbe, įveikti prieštaravimus, kuo puikiausiai argumentuoti savo poziciją. Dažnai vadovai nebaigia diegti naujo įrankio ir, būdami pora žingsnių nuo idealaus rezultato, grįžta prie mažiau efektyvaus valdymo, tai yra, veda atskirus pokalbius su kiekvienu darbuotoju.

10 rytinio pardavimo susitikimo taisyklių

Neretai pardavimų vadybininkai gerai atlieka savo darbą, kurio pagrindinė atsakomybė tenka kalbėtis su žmonėmis ir parduoti prekes, tačiau tuo pat metu jie nemoka veikti pagal planą, analizuoja atliekamus darbus ir dirba nuosekliai. Jei vadovas šiam mėnesiui jau gavo daug užsakymų, jis nustoja dirbti taip pat aktyviai, mažiau skambina šaltiems skambučiams, nesusitvarko su pasyviais klientais.

Pastebėjęs tokią tendenciją vadovas apie tai gali informuoti vadovą planavimo posėdyje, pasakyti, kad jo išsisukinėjimas nuo darbo yra pastebėtas ir kontroliuojamas. Žinoma, vadovai ieškos dingsties nedalyvauti susirinkime, argumentuodami, kad yra užsiėmę. Galite surengti susirinkimą administracinio valdymo tikslais, kai vadovas pastebėjęs nuosmukį ar skubėjimą gali daryti įtaką darbui ir jį pagerinti.

Norėdami surengti planavimo susitikimą kuo efektyviau, turite jų laikytis taisyklės:

Taisyklė 1. Dažnis

Turėtumėte turėti savo rytinius susitikimus kiekvieną dieną tuo pačiu metu, nepaisant jūsų nuotaikos. Laikui bėgant planavimo susirinkimas taps įpročiu ir taps signalu vadovams pradėti darbą. Buvo laikai, kai susirinkimo nebuvimas ar prastas jo organizavimas sulaužė įprastą vadovų dienos būdą, atėmė gerą nuotaiką ir norą dirbti.

Rytiniame susirinkime vadovai turėtų susivokti iki galo, pabusti ir suprasti – laikas pradėti darbą!

Taisyklė 2. Drausmė

3 pagrindiniai veiksmingo planavimo susirinkimo pažadai – susitikimus rengti su tikslia struktūra, apibrėžtais tikslais ir tuo pačiu laiku. Jei laikomasi taisyklių, planavimo susirinkimas teigiamai veikia vadovų darbą, nukrypimas nuo jų, priešingai, kenkia darbui.

Posėdis turi vykti tuo pačiu metu. Darbuotojai turi atvykti į biurą anksti ir nevėluoti. Turite nusiteikti darbui prieš susitikimą ir jo metu, kad galėtumėte pradėti dirbti iškart pasibaigus susitikimui. Kiekvienas vadovas turėtų iš anksto pasiruošti planavimo susirinkimui, išsikelti dienos tikslus ir suskaičiuoti visus rodiklius, kad susirinkimo metu nešvaistytų visos komandos laiko ir nesiblaškytų nuo savęs.

Jei nuspręsite surengti žaidimu pagrįstą susitikimą, skirkite tam maždaug 45 minutes. Tai daugiau nei įprastas planavimo susitikimas, tačiau tai labai efektyvu komandos darbui ir įmonės finansiniams rezultatams.

Taisyklė 3. Energingumas

Rytinis susitikimas sukuria nuotaiką visai dienai.

Jei surengsite nuobodų ir neįdomų susitikimą, tą dieną darbas neturės teigiamo poveikio. Pateikite informaciją aiškiai ir įdomiai, neleiskite komandai atitolti nuo temos ar klausti dalykų, nesusijusių su bendru komandos darbu.

Planavimo susirinkime verta kalbėti tik apie tai, kas tinka visiems darbuotojams. Toks renginys – kolektyvinis darbas, o ne tik laikas pasėdėti.

4 taisyklė. Nuolat mokykite savo vadovus

Kiekvieną kartą darbo dienos pabaigoje pasiteiraukite vadovų, kaip sekėsi darbas – kokie sunkumai iškilo, kokių klientų prieštaravimų nepavyko įveikti. Apibendrinkite informaciją, kad galėtumėte atlikti rytinio planavimo susitikimo dalį, kartu su komanda išsiaiškindami situaciją.

Pirmiausia paprašykite vadovo apibūdinti iškilusią problemą. Po to trumpai peržvelkite teoriją šia tema, pavyzdžiui, argumentacijos skyrių. Po to žaidimo metu suorganizuokite smegenų šturmą: su sunkumais susidūręs vadovas imsis kliento vaidmens, o likę pavaldiniai siūlo problemos sprendimo variantus.

Diskusija turėtų būti vedama taip, kad kiekvienas darbuotojas dalyvautų ieškant sprendimo. Nereikia savarankiškai ir kiekvieną kartą aiškinti, kaip susidoroti su sunkumais, leisti komandai pačiai rasti išeitį bendraudami tarpusavyje.

Toks požiūris su kasdieniais mokymais leis vadovams nuolat tobulėti ir nebijoti susidurti su problema.

5 taisyklė. Nuolat stebėkite suplanuotą

Taisyklė labai aiški iš pavadinimo. Jei nustosite stebėti vadovų darbą, efektyvaus darbo nepamatysite.

6 taisyklė. Komandos motyvacija

Rengiant planavimo susirinkimą praneškite ne tik apie bendrus praėjusios dienos rezultatus, bet ir išskirkite geriausius ir prasčiausius rezultatus pasiekusius vadovus. Tai neturės neigiamos įtakos darbuotojų darbui, o tik paskatins dirbti taip pat arba tobulėti, jei vakar kažkas nepasisekė.

Svarbu atkreipti dėmesį ne tik į kiekybinius rodiklius, bet ir į darbo kokybę. Pagirkite vadybininkus, kurie geriausiai kalbėjo su klientu. Darbuotojų pokalbių galite pasiklausyti patys arba kreiptis į kokybės kontrolės skyrių dėl ataskaitos.

7 taisyklė. Planų konkretumas

Planuodamas savo dieną rytiniame susirinkime vadovas turi nuspręsti, kokius pardavimus atliks, su kuo susitiks, kokią užmokestį gaus. Reikia priprasti renginį rengti taip, kad vadovai visada pateiktų šiuos duomenis konkrečiais numeriais ir organizacijų pavadinimais. Tegu vadovas aiškiai įvardija įmones, į kurias skambins ir į kurias važiuos, net jei konkrečių atsakymų iš klientų šiandien nenumatęs.

Be to, jūsų dienos planas turėtų būti jūsų mėnesio tikslo dalis. Kitaip tariant, jei mėnesinis pardavimo planas yra 500 000 rublių, pardavėjas negali planuoti gauti 15 000 per dieną, nes toks kursas nepadės įvykdyti ilgalaikės užduoties.

Būtina spręsti savo darbuotojų prieštaravimus, kurie nenori kelti sau aukštų standartų, remdamiesi prietarais ar paprastu nepasitenkinimu. Apmokykite darbuotojus išsikelti ambicingus tikslus.

Nepamirškite, kad planas turi būti realus ir įgyvendinamas, o ne tik pasakytas. Vadovas turi suprasti, kad dienai iškeltas uždavinys yra tikras, ir stengtis ją įgyvendinti.

8 taisyklė. Patikrinkite visos komandos pasirengimą

Prieš siųsdami savo pavaldinius į vietas, patikrinkite jų pasirengimą. Kalbame tiek apie išorinius resursus (medžiagas prezentacijai, vizitines korteles, telefonų bazes ir pan.), tiek apie vidinius, „žmogiškus“ – ar visi nusiteikę tinkamai, ar reikia su kuo nors dirbti atskirai, kad būtų motyvuota produktyviai veiklai. .

9 taisyklė. Galingas raginimas imtis veiksmų planavimo susirinkimo pabaigoje

Norėdami užbaigti planavimo susitikimą, sugalvokite ryškią motyvuojančią frazę, kuri pasitarnaus kaip signalas pradėti darbą – pavyzdžiui, „Už verslą!“, „Pirmyn!“ ir tt

Tokia frazė pasitarnaus kaip inkaras, kuris papildomai suteiks energijos komandai.

10 taisyklė. Vizualizacija

Kad sklandytuvas veiktų efektyviau, būtina sudaryti lentą, ant kurios bus pritvirtinti susirinkimo rezultatai ir įvertinimas, kad darbuotojai matytų bendrus pasiekimus, jų rodiklius ir kiek artėja prie mėnesio plano įvykdymo.

Kaip kiekvieną savaitę surengti planavimo susitikimą

Jei norite efektyviai surengti planavimo susitikimą, turite apsvarstyti dvi sąlygos. Visų pirma, susitikimui skirtas laikas neturėtų būti ilgas, apie pusvalandį. Antrasis – pastabos per planavimo susirinkimą. Vadovų išsakyti tikslai turi būti užrašyti.

Savaitinis susirinkimas susideda iš keturių etapų:

1 etapas. Įmonės tikslų paskelbimas

Geriausias būdas surengti savaitinius susitikimus – pradėti kartoti pagrindinį ar ilgalaikį įmonės tikslą. Pavyzdžiui, „Klestinti įmonė su plačia pardavimo rinka“. Po to įvardinkite užduotį trumpesniam laikotarpiui – maždaug „Šiemet padidinti organizacijos pajamas 3 kartus“.

2 veiksmas: verslo vadovai paeiliui kalba apie tai, ką jie padarė praėjusią savaitę, kad pasiektų tikslą

Norint iš vadovų sužinoti konkrečią informaciją apie atliktus darbus, būtina surengti planavimo pasitarimą. Bendrosios frazės, neinformatyvios kalbos, pavyzdžiui, „Pavyko padidinti skyriaus efektyvumą 10 proc.“, neturėtų būti leidžiamos. Tokiu atveju verta teisingai paklausti, kokių priemonių buvo imtasi.

Jei skyriaus vedėjas ir toliau teikia bendrą informaciją, susirinkimo vadovas turėtų jį pertraukti ir tiesiogiai paklausti, ar yra informacijos, kurią verta peržiūrėti posėdyje. Jei ne, posėdį reikia surengti toliau, perduodant žodį kitam skyriui.

Jei rengiate tokio formato susirinkimus, galite aiškiai matyti kiekvieno įmonės padalinio darbo rezultatus. Taip pat atskleidžiama, kuris iš vadovų sunkiai dirba organizacijos labui, o kuris tik apsimeta.

3 etapas. Kitos savaitės tikslas keliamas visai kompanijai ir vadovuipasiekiadalyvių sutikimas šiam tikslui

Suteikite kiekvienam vadovui galimybę pasidalinti, ką jų skyrius veiks šią savaitę, kaip jis vykdys planą. Suplanuotas užduotis įrašyti į žurnalą.

Be to, skyrių vadovai turės galimybę bendrauti tarpusavyje: paprašyti kito skyriaus ką nors padaryti, jei reikės bendrų pastangų. Po aptarimo tokius tikslus taip pat reikėtų įrašyti į žurnalą.

4 žingsnis: Planavimo susitikimo vadovas paklausia, ar jie yra pasirengę iš tikrųjų pasiekti savo tikslą šią savaitę, ir paskelbia pradžią.

Tokia susitikimų planavimo forma padeda pasiekti kuo teigiamų rezultatų. Skyrių vadovai pradeda sunkiai dirbti ir savo padalinyje pasiekti aukštų rezultatų arba atleisti pareigas vertingesniems darbuotojams. Būtent tokių susitikimų pagalba supranti, kuris iš kolegų deda visas pastangas, o kuris tik kuria išvaizdą.

Eksperto nuomonė

Geriausias savaitinių planavimo susitikimų pasirinkimas yra kelių lygių

Vladimiras Kiselevas,

CJSC „Company SHERP“ Maskvoje generalinis direktorius, partneris

Savaitiniai planavimo susirinkimai yra privalomi kiekvienai įmonei renginiai, kuriuose apžvelgiami ir aptariami darbo rezultatai bei keliami kitos savaitės tikslai. Geriausia rengti susitikimus kiekviename lygyje. Pirmiausia aptariami padalinių vadovai ir generalinis direktorius, o po to kiekviename padalinyje vyksta planavimo pasitarimai su jo tiesioginiu viršininku. Nedideliuose planavimo susitikimuose vadovai taip pat gali paskelbti informaciją, kuri galioja visai įmonei ir kiekvienam darbuotojui.

Planavimo susirinkimą svarbu surengti ne tik griežtai išdėstytos temos rėmuose, bet ir suteikti darbuotojams galimybę sužinoti dominančią informaciją, aptarti darbo klausimus. Tokių susitikimų vaidmuo labai svarbus: taip komanda sužino apie naujus tikslus, plano pokyčius ar kitas naujienas. Kartą per mėnesį ar ketvirtį generalinis direktorius turėtų susitikti su darbuotojais, kurie nedalyvauja savaitiniuose planavimo susitikimuose.

Kaip tapti kūrybišku planuojant susitikimus

1. Pasirinkite neįprastą vietą

Susitikimai neapsiriboja biuru. Ieškokite gražios vietos savo mieste, promenados, pėsčiųjų gatvės ar kavinės. Svarbiausia, kad galėtumėte greitai nuvykti iš darbo ir į darbą.

Vieta, kuri patiks kolegoms: kavinė, krantinė, parko zona. Vienintelis įspėjimas yra tas, kad vieta turi būti netoli biuro, kad visi galėtų greitai ten patekti.

2. Nustatykite nestandartinį laiką

Stenkitės susirinkimus rengti ne ryte, o, pavyzdžiui, pietų metu (tik nepalikdami kolektyvo be maisto) arba likus 30 minučių iki darbo dienos pabaigos (tai pagreitina darbo tempą!).

3. Naudotos medžiagos

Raštinės reikmenis dovanokite ne visiems dalyviams, o popieriaus rinkinį ir rašiklį 2-3 žmonėms. Taigi, jie patys nuspręs, kas ką parašys.

4. Prieš susitikimą paimkite visų telefonus

Geras sprendimas – surengti susitikimą nesiblaškant. Iš pradžių tai sukels tam tikrą gėdą ir sumaištį, tačiau vėliau gerokai padidins dalyvių susikaupimą ir įsitraukimą į problemų sprendimą.

5. Pakeiskite renginio formatą

Planavimo susitikimą galite surengti telefonu arba Skype, kad paįvairintumėte įprastą ritmą, kai visi įpratę sėdėti posėdžių salėje.

Eksperto nuomonė

Ar cigaro, kaljano ir viskio susitikimas gali būti veiksmingas?

Nikolajus Novoselovas,

Maskvos bendrovės „ArtNauka“ direktorius

Remdamasis savo asmenine patirtimi, galiu pasakyti, kad planavimo susitikimų skaičiaus padidėjimas neigiamai veikia įmonės produktyvumą. Išbandėme „biuro tylos dieną“ ir nustatėme, kad toks požiūris duoda geresnį rezultatą nei pats planavimo susirinkimas. Deja, šis būdas mums ne visai tinka, kiekvieną savaitę negalime praleisti nė dienos be susitikimų, nes užsiimame renginio zona.

Darbuotojams susitikimas būtų patikęs labiau, jei jie būtų surengę susitikimus su cigaru ir išgerdami viskį. Tokioje beveik neformalioje aplinkoje kolegos turi daug daugiau pasakyti ir nuoširdžiai pareikšti savo nuomonę. Nebijojau, kad kolektyve atsiras familiarumas, jeigu būtų rengiami tokie planavimo susirinkimai. Santykiai tarp darbuotojų nepasikeitė, žmonės tiesiog pradėjo jaustis labiau atsipalaidavę, reikšti nuomonę apie situaciją, duoti praktinių patarimų.

Kaip surengti planavimo susitikimus naudojant sėkmingų įmonių patirtį

Kompetentingai vesti susitikimus su komanda ne visada reiškia organizuoti įprasto formato susitikimus, kai visi susirenka ir susėda į fotelius. Šiuolaikinėse įmonėse, kuriose greitai įsitvirtina nestandartiniai metodai, vis dažniau susirinkimus bandoma rengti stovint. Susitikimai „ant kojų“ padeda atsikratyti tuščių užsitęsusių pokalbių, išgirsti tik svarbiausią informaciją.

Programinės įrangos įmonė „Atomic Object“ jau seniai nusprendė susitikimus surengti ant kojų. Šio kūrybinio formato dėka vadovybė pasiekia maksimalių rezultatų: nėra nereikalingų samprotavimų, aiškūs klausimai ir teisingi atsakymai. Praktika rodo, kad stovimas susitikimas trunka ne ilgiau kaip 7 minutes – komanda susiplanuoja dieną, išklauso užduotis ir iškart pradeda dirbti. Jei rengsite tokios formos planinius susirinkimus, darbuotojai neturės galimybės atsipalaiduoti, o jiems teks aktyviau veikti ir kalbėti.

Wall Street žurnalas praneša, kad net Pirmojo pasaulinio karo metais buvo įprasta rengti trumpus planavimo susirinkimus, nes lėtumas buvo nepriimtinas. Vėliau panašus formatas perėjo į verslą, kuriame atsirado poreikis paspartinti sąveiką ir keitimąsi informacija.

Naujojo susitikimų formato privalumai įrodyta moksliškai. Mokslininkas tyrėjas Alainas Bludornas iš Misūrio universiteto nustatė, kad planavimo susirinkimo surengimas stovint atima iš darbuotojų mažiau laiko, tačiau pasiekiami jei ne geresni, tai visiškai panašūs rezultatai, palyginti su įprastais susitikimais.

Remiantis apklausa VersionOne atliktas 2011 m., apie 80% iš 6000 apklaustų darbuotojų patvirtino, kad jų įmonėse įprasta kasdien rengti trumpus susitikimus.

Be susitikimų planavimo „ant kojų“, Vakarų įmonės sugalvojo ir kitų naujovių efektyvesniam darbui.

Pavyzdžiui, įmonėje Facebook nusprendė surengti trumpus posėdžius likus 15 minučių iki pertraukos, taip iš pradžių nustatydama posėdžio trukmę. Darbuotojai teigia, kad šis metodas veikia gerai: žmonės kalba trumpai ir tik tema.

Jei reikia kovoti su drausme įmonėje, mažinti vėlavimų skaičių, būtina rengti trumpus susirinkimus. Vėluojančiųjų į diskusiją geriau nekviesti, nes, nežinodami dalies informacijos, jie trukdys susitikimui ir vilkins laiką, užduodami nereikalingus klausimus.

Kompanijoje AdobeSistemos nusprendė surengti planavimo susirinkimus ir kartu spręsti vėlavimus. Jie net numatė nuobaudas tiems, kurie ateina netinkamu laiku. Dėl vėluojančiųjų kaltės prarastas laikas buvo prilygintas laikui, kurį buvo galima skirti programoms kurti. Taigi bauda už kiekvieną vėlavimą yra 1 USD.

Bendrovė Plieninis korpusas sugalvojo savo ypatumą – susitikimo pradžios signalas yra Elvio Presley kompozicija – „A Little Less Conversation“ arba „Less Chatter“.

Jei organizacijos darbuotojai nespėja surengti ne tik įprasto, bet ir trumpo planavimo susirinkimo, susitikimą galite surengti naudodamiesi susisiekimo priemonėmis. Tokiais atvejais galite pasirinkti pokalbį arba el. paštu įmonei pasidalyti pagrindine reikalinga informacija su kolegomis. Tuo pačiu metu susirinkimų rengimas „ant kojų“ vis dar yra efektyvesnis nei bet kuris kitas planavimo susirinkimas.

Informacija apie ekspertus

Hasmik Gevorgyan, Maskvos parduotuvių tinklo „Provokatsiya“ generalinis direktorius ir bendrasavininkas. UAB „Provokacija-gamyba“. Veiklos profilis: drabužių ir aksesuarų su provokuojančiais raštais gamyba ir pardavimas. Teritorija: pagrindinė buveinė - Maskvoje; gamyba - Tverėje; mažmeninės prekybos vietos ir parduotuvės – daugiau nei 100 miestų Rusijoje, Baltarusijoje, Ukrainoje ir Kazachstane. Darbuotojų skaičius: 55 (patronuojančioje įmonėje).

Dmitrijus Grišinas, Direktorių valdybos pirmininkas ir „Mail.Ru Group“ Maskva vienas iš įkūrėjų. Dmitrijus Grišinas direktorių valdybos pirmininku eina nuo 2012 m. kovo mėn. 2005 m. tapo vienu iš „Mail.Ru Group“ įkūrėjų, kur nuo 2010 m. lapkričio mėn. iki 2016 m. spalio mėn. ėjo bendrovės (Rusija) generalinio direktoriaus pareigas. Dmitrijus Mail.Ru dirba nuo 2000 m.; 2001 metais buvo paskirtas įmonės technikos direktoriumi, 2003–2010 metais ėjo generalinio direktoriaus pareigas. Baigė Maskvos valstybinio technikos universiteto Robotikos ir integruotos automatikos fakultetą. N.E.Baumanas. 2012 m. jis įkūrė GrishinRobotics – rizikos kapitalo įmonę, investuojančią į vartotojų robotiką visame pasaulyje.

Vladimiras Kiselevas, generalinis direktorius, CJSC "Company SHERP" partneris, Maskva. Vladimiras Kiselevas – konsultacinės „SHERP Company“ generalinis direktorius ir vyresnysis partneris nuo 2000 m. Personalo valdymo srityje dirba nuo 1996 metų, nuo 1998 metų vadovavo didelės diversifikuotos holdingo personalo valdymo tarnybai. UAB „Company SHERP“ gyvuoja nuo 2000 m., užsiima itin efektyvių vadovų komandų formavimu ir klientų verslo plėtra, naudojant inovatyvias patentuotas technologijas.

Nikolajus Novoselovas, Maskvos bendrovės „ArtNauka“ direktorius. IE Novoselova T.A. (ArtNauka). Veiklos sritis: laidų vedimas, komandos formavimas ir pristatymai remiantis moksliniais eksperimentais. Teritorija: pagrindinė buveinė Maskvoje, aštuonios atstovybės Rusijoje. Darbuotojų skaičius: 10. Parodų skaičius per metus: 340.

Kaip organizuoti ir pravesti rytinį penkių minučių susitikimą (operatyvinį susirinkimą). Taisyklės, patarimai, rekomendacijos. (10+)

Operatyvinio susitikimo patarimai

Greitas susitikimas gali būti labai efektyvus valdymo įrankis ir gali tapti galingu darbo laiko sugėrikliu, labai sumažinančiu darbo efektyvumą. Kaip padaryti, kad penkių minučių RAM atneštų naudos, o ne žalos?

Planavimo susirinkimo tikslai

Kaip dažnai turėtumėte rengti planavimo susitikimą? Tai priklauso nuo to, kam mes tai darome. Kaip greitai keičiasi situacija, kaip dažnai reikia tikrinti, ar darbų planas vykdomas ir jį koreguoti.

Svarbu! Operatyviniame susirinkime neįmanoma priimti jokio svarbaus sprendimo, kurį reikia detalizuoti ir aptarti. Tokie sprendimai priimami detalesniuose susirinkimuose. Jų įgyvendinimas aprašytas aukščiau pateiktame straipsnyje. Planavimo susirinkimas reikalingas siekiant:

• arba įsitikinkite, kad viskas vyksta pagal planą,
• arba suprasti, kad esama nedidelių nukrypimų, kuriuos galima išspręsti esama tvarka, patarimu ar pagalba nuklydusiems,
• arba nustatyti, kad reikalingi rimtesni koregavimai ar nauji projektiniai sprendiniai, paskirti atsakingus už klausimo išnagrinėjimą, plataus masto pasitarimo šiuo klausimu rengimą ir vedimą.

Planas, veiklos reglamentas

Remdamiesi tuo, kas išdėstyta, galime suformuluoti pagrindines taisykles:

Darbo planas... Turėtų būti detalus darbo planas. Šis planas turėtų būti toks pat išsamus kaip penkių minučių dažnumas. Pavyzdžiui, jei operatyvinį susirinkimą rengiame kiekvieną dieną, tai planą reikėtų detalizuoti kiekvieną dieną, bent prieš porą savaičių. Priešingu atveju planavimo susirinkime tiesiog nebus ką aptarti. Nėra prasmės klausytis darbuotojo ataskaitos apie atliktus darbus per dieną, jei nežinoma, ką jis tą dieną turėjo padaryti.

Reglamentas... Kiekvienam dalyviui turi būti suteiktas minimalus laikas atsiskaityti. Paprastai tai užtrunka apie penkias minutes, bet galite išsiversti ir su mažiau laiko. Gali būti ypatingų atvejų, kai, pavyzdžiui, darbuotojas praneša naujienas. Jam reikia skirti laiko, atsižvelgiant į naujienų kiekį. Diskusijai skiriama tiek pat laiko, kiek ir pristatymui. Diskusijos metu galite užduoti patikslinančius klausimus, trumpai patarti, susitarti, ką darbuotojas turi padaryti iki kito planavimo susirinkimo. Jei per operatyviniam darbuotojui skirtą laiką nėra galimybės aptarti klausimo, tuomet reikia planuoti jo plėtojimą po jo, dalyvaujant tik tiems darbuotojams, kurie yra susiję su klausimu. Tai leis jums nesiblaškyti ir nešvaistyti kitų žmonių, kurie neturi nieko bendra su šia problema, laiko.

protokolas... Visi priimti sprendimai turi būti įrašyti į protokolą. Tada kitame planavimo susirinkime tiesiog surašome ankstesnio posėdžio protokolą ir patikriname, ar visi dalyviai padarė tai, ką planavo ankstesniame susirinkime. Jei darbuotojas negalėjo atlikti užduoties, turite nuspręsti, kaip padėti šiam darbuotojui. Kvaila tikėtis, kad neatlikęs užduoties pirmą savaitę, jis ją padarys kitą. Būtina išsiaiškinti, kokius sunkumus darbuotojas sustojo, kaip bendromis pastangomis šiuos sunkumus galima įveikti.

Ar operatyvinis susirinkimas naudingas?

Teisingai suplanuotos penkios minutės leidžia:

• Visi darbuotojai turi būti informuoti apie darbo eigą.
• Kiekvienas darbuotojas turi aiškų supratimą, ką jam dabar reikia daryti.
• Darbuotojui susidūrus su sunkumais greitai diagnozuoti, operatyviai padėti, patarti, pastūmėti.

Susitikimo protokolo pavyzdys

Aš rašau minutes skaičiuoklėje. Pirmoje vertikalioje skiltyje turiu visus planavimo susirinkimo dalyvius. Pirmoje eilutėje yra datos. Kiekvienai datai yra du stulpeliai. Pirmasis pildomas šios datos planavimo susirinkime, o antrasis – kitame planavimo posėdyje, remiantis praėjusios savaitės rezultatais, kartu pildant kitos savaitės planus. Pirmąjį stulpelį galima užšaldyti, o likusią dalį galima palaipsniui perkelti į kairę, kad būtų rodomos tik praeities ir dabartinės datos. Ir jei reikia, galite pamatyti ankstesnes datas.

	15.07.13		22.07.13
	Pratimas	Rezultatas	Pratimas	Rezultatas
Pagalbos skyriaus vedėjas	Atsakykite į klientų užklausas dėl naujos versijos pateikimo laiko. Paruoškite neišspręstų kliento diegimo problemų sąrašą 1 Pasirašykite aktą su klientu 2	Nustatyti terminai, pateikta informacija klientams.Parengtas problemų sąrašas ir pateiktas plėtros skyriui.Aktas nepasirašytas,yra pastabos	Stebėkite naujos versijos rengimo darbus Kartu su plėtros skyriumi apsvarstykite kliento komentarus 2
Vystymosi skyriaus vedėjas	Paruoškite naują modulį rodymui Pakeiskite apskaitos mechanizmą Pašalinkite klaidą ataskaitos formoje	Naujas modulis neparengtas, rasta klaidų Padaryti apskaitos mechanizmo pakeitimai Pakeista ataskaitų forma	Kartu su palaikymo skyriumi sudarykite kliento problemų sąrašą 1 Kartu su palaikymo skyriumi parenkite kliento komentarus 2 Kartu su pardavimo skyriumi paruoškite modulį demonstravimui
Pardavimų skyriaus vadovas	Paruoškite ir išsiųskite 10 klientų pasiūlymų dėl naujo modulio pristatymo. Demonstruokite naują modulį su 3 ir 4 klientais	Komerciniai pasiūlymai parengti ir išsiųsti Demonstracija neatlikta, nes nėra naujo modulio	Išsiųskite komercinius pasiūlymus dar 10 klientų. Stebėkite naujo modulio paruošimą demonstravimui
Metodinio skyriaus vedėjas	Parengti teisės aktų pakeitimų apžvalgą	Apžvalga paruošta	Išnagrinėkite kliento 1 prašymą, kad jis atitiktų priimtą metodiką