Urenstaten zijn in 2001 goedgekeurd als primaire documenten die moeten worden gebruikt. Op 1 januari 2013 is echter een wijziging in werking getreden die de voorwaarde voor de toepassing van uniforme formulieren annuleert. Nu kan elke organisatie zelfstandig formulieren en formulieren ontwikkelen, inclusief alle wettelijk verplichte details.

Veel ondernemingen blijven uniforme formulieren T-12 en T-13 gebruiken, omdat het zelfstandig ontwikkelen van formulieren een overhead is en weigering om ze te behouden ongewenste gevolgen kan hebben voor de belastingdienst en de FSS.

Het invullen van de timesheets vereist de uitvoerder, die bij afwezigheid van een personeelsfunctionaris een accountant is, oplettendheid, kennis van symbolen en basisregels voor het invoeren van gegevens in een document. Anders zijn fouten onvermijdelijk, wat leidt tot een oneerlijke verdeling van het loonfonds.

Waar is een urenstaat voor, het verschil tussen formulieren T-13 en T-12

Het document geeft alle actuele informatie weer over de gewerkte persoon-uren, afwezigheden om geldige of oneerbiedige redenen van elke werknemer van de onderneming. Aan het einde van elke maand wordt de urenstaat gesloten en op basis van de gegevens die erin staan, berekent de boekhoudafdeling de inkomsten.

Het gebruik van timesheets is handig en overzichtelijk, waardoor het onderhoud verantwoord is. Hiermee kunt u de arbeidsdiscipline volgen, op basis van de analyse waarvan de manager beslist of hij de werknemer een bonus beloont of hem bestraft met het ontnemen van toeslagen.

Elke organisatie bepaalt de lijst met formulieren die worden gebruikt in de grondslagen voor financiële verslaggeving van de onderneming. Het gebruik van een of ander formulier is te wijten aan de methoden om gegevens bij te houden. Als het handmatig wordt gedaan, wordt T-12 gebruikt, indien door middel van software - T-13.

Het formulier van de T-12 urenstaat bevindt zich op 2 vellen papier, elk 2/3 in formaat A 3. Het wordt in één exemplaar ingevuld en aan het einde van de maand, na goedkeuring door het hoofd, naar de boekhouding gestuurd afdeling voor betaling.

Urenstaat T-13 de hele maand elektronisch bestaat. Elke dag wordt daarin de nodige informatie ingevoerd, de gegevens van de onderneming en gegevens over medewerkers worden automatisch ingevoerd. Op het einde van de verslagperiode wordt het ingevulde formulier afgedrukt op vel A3 en ter ondertekening opgestuurd naar de zaakvoerder, en van hem naar de boekhouding.

Zie de video voor informatie over het maken van een urenstaat in een speciaal programma.

Hoe invullen?

De urenstaat wordt gedurende een kalendermaand dagelijks ingevuld. Aan het einde van deze periode wordt het aantal gewerkte uren per werknemer geteld. Bij de loonberekening wordt rekening gehouden met de afwezigheden van de werknemer, die ook op het formulier worden ingevuld.

Beide standaardformulieren bevatten één set attributen en symbolen, dus de principes voor het invullen zijn hetzelfde. Formulieren bevinden zich aan beide zijden van het vel in een boekachtige opstelling.

Sectie 1: tijd bijhouden.

De kop van het document moet vermelden:

• de naam van de onderneming samen met de rechtsvorm (individuele ondernemer, LLC, JSC, enzovoort);
• OKPO-code;
• rapportageperiode (van de eerste tot de laatste dag van de maand);
• Document Nummer.

Document Datum cel voltooid op de laatste dag voor verzending ter goedkeuring van het hoofd.

De 1e kolom van de boekhoudtabel bevat het volgnummer van de werknemer, beginnend bij één.

2e kolom - achternaam en voorletters van elke werknemer samen met hun functie. Deze gegevens van werknemers in de vorm T-2. De volgorde van binnenkomst is niet strikt gedefinieerd, maar meestal worden achternamen alfabetisch of op personeelsnummer ingevoerd, wat in de aangrenzende 3e kolom past.

De 4e en 6e kolom vormen het hoofdgedeelte van het document, waarin de numerieke of alfabetische symbolen van de gewerkte uren voor elke dag worden ingevoerd. De bovenste regel wordt gebruikt om codes in te voeren, de onderste regel wordt urenlang gebruikt. In de vorm T-13 beide helften van de maand zijn gemarkeerd in kolom 4, dan verdubbelt het aantal regels voor elke werknemer.

5e en 7e - subtotalen voor respectievelijk de eerste en tweede helft van de maand.

De overige kolommen van de tabel van 8 tot en met 17 worden aan het einde van de periode ingevuld op basis van bewijsstukken (ziekteverlof, bestellingen, toelichting):

• 8-13 - het aantal dagen (bovenste regel) en uren (onderste regel) met een aparte berekening van overuren en gewerkte uren op feestdagen en 's nachts;
• 14-16 - het aantal no-shows met vermelding van de redencode;
• 17 - de som van de vrije dagen voor de maand.

Sectie 2: afrekening met personeel.

Dit deel van de tabel bevindt zich op pagina 3 en bevat het type betaling en de bijbehorende rekening, deze wordt ingevuld door de boekhouding op basis van het "Rekeningschema". In de T-12 urenstaat, als deze parameters hetzelfde zijn voor alle werknemers, vult de werknemer van de afrekeningsafdeling de kolommen 18-22 in, en als elke werknemer verschillende soorten lonen doorloopt, worden de benodigde codes en nummers in de kolommen ingevoegd 18-34.

Kolommen 35-55 bevatten statistische informatie voor elke werknemer en de totale prestatie van de eenheid voor de maand: het aantal mandagen en manuren, het loonaantal werknemers, enzovoort.

In de rapportagekaart T-13, die automatisch wordt ingevuld op basis van gegevens uit het boekhoudprogramma, worden in het eerste geval de kolommen 7-9 en bij het toepassen van meerdere tarieven de 9e kolom ingevuld.

Verklaring van symbolen

Elk type werk of verzuim heeft een numerieke en alfabetische code. Er zijn 36 factoren geïdentificeerd die van invloed zijn op de loonberekening.

Eerste groep codes betreft de aanduiding van manuren in verschillende modi werk. De eerste code wordt het meest gebruikt:

1. I (01) - overdag.
2. Н (02) - nacht.
3. РВ (03) - op officiële feestdagen en in het weekend.
4. C (04) - overuren.
5. VM (05) - op rotatiebasis.

Indien de werknemer op zakenreis ging, worden de volgende aanduidingscodes gezet:

1. K (06) - zakenreis.
2. PC (07) - verzenden voor geavanceerde training van een medewerker buiten de productie.
3. PM (08) - geavanceerde training in een ander gebied.

Derde groep codes gebruikt wanneer werknemers vertrekken voor studie-, jaarlijks of zwangerschapsverlof:

1. OT (09) - jaarlijks verlof.
2. OD (10) - betaalde extra vakantie.
3. U (11) - studieverlof, betaald op basis van een referentieoproep.
4. UV (12) - gedeeltelijk gespaard salaris voor studenten op de baan.
5. UD (13) - studieverlof zonder betaling bij afwezigheid van een referentieoproep.
6. P (14) is verlof dat door de onderneming wordt betaald wanneer een werknemer laat in de zwangerschap met zwangerschapsverlof gaat.
7. ОЖ (15) - verlof om voor een kind tot drie jaar te zorgen.
8. DO (16) - onbetaald verlof met toestemming van de werkgever (vrije tijd).
9. OZ (17) - onbetaald verlof om de redenen aangegeven in de arbeidswet.
10. DB (18) - extra onbetaald verlof.
11. B (19) - verlof wegens tijdelijke arbeidsongeschiktheid met aanstelling van uitkeringen (ziekteverlof).
12. T (20) - ziekteverlof zonder uitkering.

Als een werknemer niet ging werken of parttime werkte, betaling wordt in rekening gebracht volgens de codes:

1. Champions League (21) - een kortere werkdag om de redenen aangegeven in de arbeidswet.
2. PV (22) - gedwongen verlof bij onwettige schorsing of ontslag.
3. Г (23) - niet verschijnen als gevolg van het uitvoeren van openbare of staatstaken.
4. PR (24) - verzuim zonder geldige reden, indien de werknemer niet vooraf heeft gewaarschuwd, waarvoor een aanvraag wordt ingediend bij de personeelsafdeling.
5. НС (25) - een verkorte werkdag op initiatief van de werkgever.
6. In (26) - weekends en feestdagen.
7. ОВ (27) - extra betaalde vrije dagen.
8. НВ (28) - onbetaalde vrije dagen.
9. ZB (29) - een staking officieel aangekondigd door de vakbond.
10. NN (30) - verzuim om onverklaarbare redenen, vóór hun verduidelijking geplaatst.
11. RP (31) - uitvaltijd vanwege de werkgever.
12. NP (32) - eenvoudig vanwege externe redenen.
13. VP (33) - uitvaltijd door een werknemer, meestal gepaard gaande met boetes.
14. MAAR (34) - werkonderbreking met behoud van betaling.
15. NB (35) - afhaling zonder vergoeding.
16. NZ (36) - werkonderbreking wegens loonachterstand.

Hoe breng ik wijzigingen aan?

Als er een fout wordt geconstateerd bij het invullen van de urenstaten, worden correcties doorgevoerd op basis van documenten die de nieuwe gegevens kunnen bevestigen. De grootste moeilijkheid is om het T-12-formulier met de hand in te vullen, omdat het een volledige afwezigheid van blots en uitwissingen vereist. In het geval van een fout, zoals het formulier is weer ingevuld.

Als je moet maken structurele veranderingen in de urenstaat zelf, het hoofd van de onderneming geeft een order uit, waarin het de verandering rechtvaardigt. Het is bijvoorbeeld nodig als een organisatie extra symbolen wil gebruiken voor werkzaamheden die niet in het modelformulier staan.

Het bijhouden en invullen van een urenstaat door een onderneming is dus verplicht voor elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, maar de wet biedt enige vrijheid bij het kiezen van de vorm van urenstaten, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen die door het bedrijf worden erkend. Ze moeten een verplichte set gegevens bevatten die op verzoek van de werkgever kunnen worden toegevoegd.

Het meest geschikt lijkt in dit geval het gebruik van uniforme formulieren T-12 en T-13, die verschillen in de manier van invullen, maar tegelijkertijd dezelfde set gegevens bevatten en op dezelfde manier worden ingevuld.

Het ontwerp en de opslag van de timesheet wordt beschreven in een korte video.

Een urenstaat is een document dat wordt gebruikt om informatiegegevens in te voeren met betrekking tot de tijd die een werknemer van het bedrijf op de werkplek heeft doorgebracht. Op basis van de opgegeven gegevens berekent de accountant salarissen en betalingen. Een dergelijk document zou in elke organisatie moeten zijn, ongeacht de vorm van eigendom. Bij gebreke daarvan wordt voorzien in administratieve aansprakelijkheid in overeenstemming met de huidige wetgeving.

Het document invullen

Formulier T-12 ‒ T-14 kan persoonlijk worden ingevuld door een werknemer, een werknemer die deel uitmaakt van de HR-afdeling, de belangrijkste structurele eenheid of een ingehuurde tijdwaarnemer. Het wordt beschouwd als het belangrijkste boekhouddocument en kan, afhankelijk van de kenmerken van de personeelsadministratie, worden ingevoerd op de personen van de organisatie of afzonderlijk worden bewaard voor elke afdeling.

De gegevens van de organisatie worden in het document ingevoerd, met daarin: volledige naam, OKPO-code, soort activiteit, rechtsvorm en structurele afdeling waarop de urenstaat van toepassing is. Vervolgens wordt het serienummer dat overeenkomt met de documentenstroom ingevoerd in het daarvoor bestemde veld en wordt de rapportageperiode geregistreerd. Formulier T-13 wordt gebruikt bij het automatisch vaststellen van de aan- en afwezigheid van een werknemer op de werkplek.

Een schone urenstaat wordt beschouwd als een regulier document, dus elke maand wordt deze op een nieuwe manier samengesteld. Alle exemplaren hebben een specifiek serienummer, dat gelijk staat aan de maand waarin ze zijn gemaakt. Dit type documentatie is toegestaan ​​voor het invullen van schriftelijke en elektronische formulieren. Na het invoeren van de benodigde gegevens wordt deze ondertekend door de verantwoordelijke personen.

Waarom moet je een urenstaat bijhouden?

Dankzij de timesheet kunnen personeelsfunctionarissen en accountants het volgende doen:

• Het tellen van de tijd van de werknemer;
• Bewaken van de naleving van de planning tijdens de werkperiode;
• Salaris op basis van de opgegeven gegevens.

Een dergelijk document wordt bij ontslag aan elke werknemer verstrekt, samen met een werkboek.

Vorm T-12

De arbeidswetgeving van de Russische Federatie regelt het gebruik van het huidige formulier van de rapportkaart niet, maar het downloaden van een kant-en-klaar formulier in Excel zal veel gemakkelijker en sneller zijn dan het zelf samenstellen. Formulier T-12 wordt handmatig uitgevoerd en bestaat uit 2 delen:

• Het tellen van de tijd besteed aan werk;
• Berekening in verband met de betaling van het salaris.

De gewerkte en ongewerkte tijd wordt vastgelegd in het document, dat wordt weergegeven in uren en minuten. Het wordt opgesteld in een maand en moet een verklaring van het personeel van werknemers bevatten. Het ingevulde formulier wordt ondertekend door de hoofdpersoon en een specialist van de HR-afdeling, waarna het naar de accountant wordt gestuurd.

Opmerkingen in de rapportkaart

Volgens de regels voor het invoeren van gegevens in de urenstaat, formulier 0504421 voor de periode van 2017, wordt informatie over de aan- en afwezigheid van een werknemer weergegeven in de vorm van codes. Benamingen worden gegeven met letters en cijfers:

• "I", "01" - werk in de dagploeg;
• "R", "14" - verlof in verband met zwangerschap, bevalling en adoptie van een pas geboren kind;
• "ОЖ", "15" - vertrek om voor een pasgeboren baby te zorgen totdat hij 3 jaar oud wordt;
• "OT", "09" - de hoofdvakantie, die wordt betaald;
• "OD", "10" - extra vakantie, die wordt betaald.

Op onze website kunt u gratis een blanco urenstaat en andere gevraagde documenten downloaden in verschillende werkterreinen. Indien nodig is het mogelijk om een ​​voorbeeld te zien van het correct invullen van de documentatie, rekening houdend met alle vereisten. Gebruik de zoekfunctie om het gewenste bestand te vinden.

Documenten downloaden

Heb je het antwoord op je vraag niet gevonden of heb je toch nog misverstanden, neem dan contact op met een advocaat voor een gratis consult in de chat op onze website.

Urenstaat T-12
Urenstaat-T-13

Urenstaat- dient als basis voor de salarisberekening van werknemers. Dit document bevat informatie over de aanwezigheid van medewerkers op hun werkplek of over hun afwezigheid met opgave van de reden. Om in te vullen, kunt u het uniforme formulier T-13 of het formulier T-12 gebruiken. In het kader van dit artikel zullen we in detail de kenmerken van het invullen van de urenstaat van het T-13-formulier bekijken, we zullen een voorbeeld geven van het invullen van de urenstaat met behulp van het voorbeeld van het T-13-formulier. U kunt ook beide formulieren hieronder downloaden.

De urenstaat is een tabel waarin voor elke werknemer van de onderneming aan- en afwezigheid wordt meegerekend. Het totaal aantal gewerkte dagen en uren per maand wordt weergegeven. Daarnaast zijn codeaanduidingen van de verzuimredenen aangegeven.

Urenstaatformulier T-13 - monstervulling

Allereerst moet worden opgemerkt dat het invullen van het formulier op twee manieren kan:

• alle aanwezigheid, niet-aanwezigheid op het werk wordt dagelijks genoteerd;
• alleen verzuim, te laat komen en andere afwijkingen van de normale werkdag worden genoteerd.

Ons voorbeeld van een urenstaat gebruikt de eerste tijdregistratiemethode.

Allereerst moet u in de urenstaat gegevens invoeren over het vertrek van werknemers naar het werk gedurende de maand. Formulier T-13 heeft hiervoor een tabel waarin voor elke medewerker een aparte regel is ingevuld.

In kolom 2 en 3 worden de volledige naam, functie van de werknemer en zijn personeelsnummer vermeld.

Kolom 4 geeft de aanwezigheid en afwezigheid op het werk aan. Voor elke kalenderdag van de maand - een aparte cel, wordt de codeaanduiding bovenaan aangegeven, onder het aantal gewerkte uren voor die dag. De optie is mogelijk wanneer de onderste cel niet is gevuld, terwijl de werktijd in dagen wordt geregistreerd.

Codes zijn te vinden op de titelpagina van de T-12 timesheet.

In het onderstaande voorbeeld voor het invullen van het T-13-formulier werden de volgende lettercodes gebruikt om de werkuren bij te houden:

• I - de dag is helemaal uitgewerkt;
• B - vrije dag;
• K - het vinden van een werknemer op zakenreis;
• B - met ziekteverlof;
• OT - op vakantie.

Aan het einde van de maand moet het aantal gewerkte dagen en uren in de eerste en tweede helft van de maand worden geteld, hiervoor heeft de urenstaat kolommen 5, 6. In de vijfde geeft de bovenste cel het aantal gewerkte dagen weer voor de eerste en tweede helft van de maand, in de onderste cel - het aantal gewerkte uren voor elke helft van de maand. In de zesde wordt het aantal gewerkte dagen (bovenste cel) en uren (onderste cel) voor de hele maand aangegeven. Onderstaande figuur toont een voorbeeld van het invullen van kolommen 1-6 van de urenstaat.

Een voorbeeld van het invullen van 1-6 kolom van de urenstaat (formulier T-13)

Kolommen 7-9 van formulier T-13 bevatten informatie die nuttig is voor.

Voor elke loonsoort is er een aparte codeaanduiding, bijvoorbeeld:

• 2000 is de code voor lonen en reiskostenvergoedingen;
• 2012 - code van de urenstaat voor het uitbetalen van vakantiegeld;
• 2300 - code bij betaling van ziekteverlof etc.

Ons voorbeeld van het invullen van een urenstaat bevat de bovenstaande drie codes.

Indien voor alle medewerkers slechts één soort beloning wordt gehanteerd, dan dienen de volgende gegevens ingevuld te worden:

• loonsoortcode - bovenaan kolom 7-9, hetzelfde voor alle werknemers;
• correspondentrekening - een rekening waarop de kosten van dit soort vergoedingen betrekking hebben;
• 7, 8 kolommen blijven leeg;
• 9 - het aantal gewerkte dagen (uren) per maand voor elke werknemer.

Als er meerdere soorten lonen worden gebruikt, moet u alle drie de kolommen invullen: 7, 8, 9.

In de zevende wordt de looncode geplaatst, in de achtste - de rekening voor het toerekenen van kosten voor dit type betaling, in de negende - het aantal dagen of uren dat overeenkomt met dit type betaling. Deze gegevens worden ingevuld voor elke medewerker die in de urenstaat is vermeld.

De overige kolommen van de tabel bevatten informatie over de redenen voor afwezigheden en vertragingen van medewerkers.

Het heeft ook zijn eigen codes voor de redenen voor no-show, bijvoorbeeld:

• K - zakenreis;
• B - ziekteverlof;
• OT - vakantie, enz.

Naast de aanduiding van de redencode wordt het aantal uren of dagen afwezigheid van de werknemer om deze reden vermeld. Het invullen van de urenstaat is meestal de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden of divisies, of de medewerkers van de personeelsafdeling.

Het invullen van de urenstaat volgens het T-13 formulier (kolommen 7-13)

De auteurscursus van Olga Likina (accountant M.Videobeheer) is uitstekend geschikt voor het ordenen van personeelsdossiers in het bedrijf voor beginnende personeelsfunctionarissen en accountants ⇓

Download urenstaat (formulier T-13). Monster en briefpapier in Excel

Hieronder kunt u op één blad een urenstaatformulier downloaden en als voorbeeld ziet u hieronder een ingevuld voorbeelddocument.

Videoles “Verslagkaart werktijden. Formulier T-13 "

Deze videoles toont een gedetailleerd voorbeeld van het invullen van een urenstaat met behulp van het T-13-formulier.

Overweeg in het artikel wat de timesheet is, welke formulieren worden gebruikt. Regels voor het invullen van een urenstaat, een voorbeeld van invullen. Laten we de belangrijkste problemen identificeren bij het invullen van de urenstaat, die kunnen leiden tot fouten bij de loonberekening.

De urenstaat is een document dat het aantal gewerkte uren van elke medewerker en het aantal ziekteverzuim per maand voor elke medewerker van de organisatie weergeeft. Op basis daarvan wordt de berekening gemaakt en.

Alle organisaties zijn verplicht een urenstaat bij te houden.

Voor de boekhouding van de werktijd zijn er twee uniforme formulieren T-12 en T-13, goedgekeurd door het State Statistics Committee van Rusland.

Formulier T-12 wordt niet alleen gebruikt voor het registreren van werkuren, maar ook voor het berekenen van lonen. Daarom, in kleine bedrijven, wanneer de accountant ook het personeelsgedeelte onderhoudt, gebruiken ze dit formulier T-12.

Wanneer alleen informatie nodig is over het aantal gewerkte uren en ziekteverzuim, wordt ofwel het eerste deel van het T-12-formulier of het T-13-formulier gebruikt.

Elk formulier kan worden gebruikt om werkuren bij te houden.

Regels voor het invullen van de urenstaat

De urenstaat wordt dagelijks ingevuld door een personeelsfunctionaris, heeft het bedrijf geen personeelsdienst dan wordt de urenstaat bijgehouden door een rekenplichtige.

Vergeet bij het invullen van de urenstaat niet de naam van de organisatie en de structurele eenheid te vermelden.

Moet worden ingevuld "Documentnummer" en "Datum van compilatie"

In de cel "Rapportageperiode" noteren we het begin en einde van de maand waarvoor de urenstaat wordt bijgehouden.

- serienummer;

- achternaam, voorletters, functie (specialiteit of beroep);

- Personeelsnummer;

- notities over aanwezigheid en afwezigheid op het werk op dagen van de maand

In de bovenste regel van de tabel wordt voor elke dag van de maand (aanwezigheid, zakenreis, enz.) een alfabetische of numerieke code van de werktijd geplaatst. Onderaan wordt het aantal uren voor hen bijgehouden. Als een werknemer bijvoorbeeld op 3 juli 2014 een volledige dienst heeft gewerkt, worden in de rapportkaart voor juli in de cel met het cijfer 3 de code "I" en 8 werkuren voor de achternaam van de werknemer geplaatst. Als op deze dag een werknemer ziek is, dan is het noodzakelijk om "B" te zetten, en aangezien hij geen werkuren had, wordt de onderste cel niet ingevuld of wordt 0 neergezet.

- tussen- en eindresultaten;

- bij no-shows worden notities over no-show om redenen gemaakt.

Controleer aan het einde van de urenstaat of er de handtekening is van de persoon die verantwoordelijk is voor het invullen van de urenstaat, evenals de handtekening van het hoofd van de structurele eenheid en de medewerker van de personeelsdienst.

Basiscodes voor het invullen van urenstaten

Type werktijd	Lettercode	Digitale code
Werkdag	IK BEN	01
Zakenreis	TOT	06
Jaarlijks basis betaald verlof	VAN	09
	R	14
Verlof om voor een kind te zorgen tot drie jaar	Koelmiddel	15
Onbetaald verlof toegekend aan een werknemer met toestemming van de werkgever	VOORDAT	16
Tijdelijke arbeidsongeschiktheid met aanstelling van een uitkering volgens de wet	B	19
	V	26
Niet verschijnen om onverklaarbare redenen (in afwachting van opheldering van de omstandigheden)	NN	30

Afwijkende situaties bij het invullen van de urenstaat

1. Een werknemer werd ziek tijdens zijn vakantie.

Na de vakantie ging de werknemer aan het werk en zorgde voor ziekteverlof voor de periode van ziekte. Op het rapport wordt in plaats van verlof (OT) de code van tijdelijke arbeidsongeschiktheid (B) vanaf de eerste ziektedag genoteerd en wordt de vakantie zelf verlengd voor de periode van de ziekte.

Er zijn momenten waarop een werknemer ziek blijft, zelfs na het einde van de vakantie, nadat hij de werkgever heeft gewaarschuwd. Aangezien de woorden van de medewerker niet de basis vormen voor het invullen van de urenstaat, zetten we daarom na de vakantie verzuim om onverklaarbare redenen (NN) op. Nadat de werknemer ziekteverlof heeft verstrekt, corrigeren wij de periode voor code B.

2. De werknemer had tijdens de vakantie vakantie.

Een werknemer was bijvoorbeeld met vakantie van 1 juni tot 29 juni 2014. In de urenstaat is de hoofdvakantieperiode gemarkeerd met de OT-code, terwijl 12 juni is gemarkeerd met de B-code (niet-werkvakantie), aangezien deze dag niet wordt meegerekend in de betaalde vakantieperiode.

De urenstaat is bedoeld om informatie in te voeren over de werkelijk gewerkte tijd van medewerkers van organisaties. Ik moet zeggen dat de urenstaat niet strikt verplicht is - in principe kan het willekeurig zijn, dat wil zeggen dat elk bedrijf vrij is om zijn eigen urenstaat te gebruiken wanneer een dergelijke behoefte zich voordoet. Het formulier is echter ontwikkeld en aanbevolen voor gebruik door de State Statistics Committee van de Russische Federatie en heeft de voorkeur.

Bestanden

Wie vult de urenstaat in

Het formulier wordt ingevuld ofwel door een medewerker van de personeelsdienst, ofwel door het hoofd van de structurele eenheid, ofwel door een speciaal voor deze functie ingehuurde tijdwaarnemer. Op basis van de ingevoerde gegevens brengen de specialisten van de boekhouding de medewerkers van de organisatie lonen en andere betalingen in rekening. In feite is de urenstaat een van de belangrijkste boekhouddocumenten. En als kleine bedrijven zonder kunnen, dan moeten grote bedrijven zulke tijdregistraties bijhouden.

Afhankelijk van het personeelsadministratiesysteem dat in de onderneming wordt gebruikt, kan de urenstaat worden opgesteld voor alle werknemers van de organisatie of afzonderlijk worden bijgehouden in elke divisie.

De urenstaat is een regulier document, dat wil zeggen dat u elke maand een nieuwe kopie moet maken, zodat het volgnummer van de urenstaat gelijk is aan het volgnummer van de maand waarin deze is aangemaakt. De urenregistratieperiode omvat alle dagen van de maand.

U kunt de urenverantwoording zowel elektronisch als schriftelijk invullen. Na het invoeren van alle benodigde informatie moet deze echter nog worden afgedrukt voor de handtekeningen van de verantwoordelijke personen.

Formulier T-13. Formulierfuncties

Laten we beginnen met het T-13-formulier, dat nu veel vaker wordt gebruikt om een ​​urenstaat bij te houden.

Het uniforme formulier T-13 of elektronische urenstaat is bekend bij medewerkers van de personeelsafdeling. Dit is niet de enige, maar zeker de meest gebruikelijke manier om gewerkte uren bij te houden. Als u handmatig gegevens bijhoudt, moet u formulier T-12 gebruiken.

Timesheet is een bekend hulpmiddel voor het bijhouden van de aanwezigheid van werknemers. Met formulier T-13 kunt u in detail de redenen vastleggen waarom u niet op het werk verschijnt, inclusief studentenvakanties tijdens de sessie, geavanceerde training en verschillende soorten arbeidsongeschiktheidsverlof. De periode waarvoor het document wordt ingevuld mag korter zijn dan 31 dagen.

De ingevulde T-13 is de basis voor het berekenen van salarissen.

Formaat voor het invullen van de urenstaat in T-13

In tegenstelling tot willekeurige tabellen met vergelijkbare inhoud, bevat T-13 gegevens over de onderneming, inclusief de eigendomsvorm en OKPO. Het documentnummer wordt aangebracht conform de interne eisen voor het bijhouden van urenstaten.

Bovenaan staat ook de naam van de afdeling. Houd er rekening mee dat het hoofd van deze afdeling (zelfs als het invullen van de urenstaat niet zijn of haar verantwoordelijkheid is) het ingevulde formulier moet ondertekenen.

De volgorde van de werknemers wordt bepaald door de beslissing van de verantwoordelijke persoon. De meest voorkomende sortering is alfabetisch, zoals in ons voorbeeld, maar de mogelijkheid om op personeelsnummer te rangschikken is mogelijk (kolom 3).

In kolom 4 plaatsen we cijfers per dag:

IK BEN- (aanwezigheids) werkdag,
V- vrije dag,
VAN- vakantie,
RP- opkomst op de vrije dag (afwezig),
TOT- zakenreis,
pc- opleiding,
Hebben- studieverlof met een oproep van een onderwijsinstelling,
B- ziekteverlof met ziekteverlof,
t- onbetaald ziekteverlof zonder ziekteverlof.

Onder het merkteken heb ik het aantal gewerkte uren die dag gezet. In kolom 5 vatten we het aantal I in de regel en het aantal uren samen. We krijgen 4 waarden voor 2 helft van de maand. In kolom 6 vatten we de waarden samen en krijgen we het definitieve cijfer voor het werk voor de maand.

Het aantal uren voor C, OT, K, B en andere gevallen is niet aangegeven in de vierde kolom. Hiervoor zijn kolommen 10-13.

Verantwoording ziekteverzuim, vakanties of ander verzuim

Aanduidingscodes kunnen verschillen (bijvoorbeeld numeriek). Het specifieke vulformaat is niet wettelijk voorgeschreven.

De aanduiding X laat zien dat we geen rekening houden met deze dag: voor het gemak is de maand opgedeeld in twee regels met ongelijke waarden. Voor maanden met 30 dagen (bijvoorbeeld november, ziet de kolom er als volgt uit (voor het gemak is het "niet-bestaande" 31e getal rood gemarkeerd):

T-13 voor november

Naar analogie wordt de T-13 ingevuld voor bezoeken in februari.

De kolommen 7-9 geven de betalingscode, het aantal dagen en het soort kosten aan. Ons voorbeeld gebruikt codes:

• 2000 - Gemeenschappelijke werkdag,
• 2300 - ziekteverlof (invaliditeitsuitkering),
• 2012 - vakantie.

Alternatieve oplossing

Sommige ondernemingen keuren een enigszins vereenvoudigde versie van de urenstaat goed zonder de reden voor de omissies te specificeren. Kolom 4 geeft slechts 2 codes aan:

• IK BEN- werkdag,
• H- onbewerkte dag.

Deze methode kan onhandig zijn omdat het ziekteverzuim niet wordt geregistreerd.

Speciale gevallen

1. Hoe voltooi ik de T-13 voor medewerkers die conferenties en andere trainingsevenementen bijwonen?

Hangt af van de positie van de onderneming. Deze dagen kunnen worden geteld als arbeiders (I), of ze kunnen worden geteld als geavanceerde training (PC). Het tarief van de betaling kan ook variëren.

2. Kan code ik een waarde hebben voor meer dan 8 uur?

Ja. Misschien, als er een speciale bestelling is voor langere werktijden. Overuren kunnen worden gemarkeerd met een C.

3. Wat is het verschil tussen T-12 en T-13 urenstaten?

De eerste is een handmatig aanwezigheidsformulier. De tweede is elektronisch. Veel boekhoudafdelingen zijn inmiddels overgestapt op T-13, omdat deze met een speciaal programma automatisch kan worden geïncasseerd.

Vorm T-12

Allereerst moet u, net als in elk ander document van personeelsadministratie, eerst de details van de organisatie in de urenstaat invullen: de volledige naam met de OKPO-code (u moet deze uit de registratiedocumenten halen), organisatorische en juridische status (IP, LLC, CJSC, OJSC), evenals de structurele eenheid (afdeling) waarvoor deze urenstaat wordt bijgehouden (indien nodig).

Vervolgens dient u in de daarvoor bestemde kolom het nummer van het document voor de interne documentenstroom in te vullen en tevens de rapportageperiode aan te geven waarmee deze urenstaat rekening houdt.

Numerieke en alfabetische codes in de urenstaat

Dit deel van de urenstaat bevat alfabetische en numerieke codes die worden gebruikt om de nodige informatie over werknemers in te vullen, evenals hun decodering. Ze moeten in het hoofdgedeelte van de urenstaat worden ingevuld om kort en duidelijk de hoeveelheid tijd weer te geven die een of andere werknemer daadwerkelijk op de werkplek heeft doorgebracht, evenals de redenen voor zijn afwezigheid op het werk. Als de specialisten van de personeelsafdeling behoefte hebben aan het invoeren van enkele aanvullende codes in deze vorm van de rapportkaart, kunnen deze onafhankelijk worden ontwikkeld en in deze tabel worden ingevoerd.

Tijdregistratie in T-12

Dit gedeelte op de rapportkaart is het belangrijkste - daarin wordt de werktijd geregistreerd. Eerst moet u het serienummer van de werknemer invoeren in de eerste kolom van dit gedeelte en vervolgens in de tweede - zijn volledige naam (bij voorkeur de volledige naam en patroniem zodat er geen verwarring en fouten zijn). In de derde kolom moet u het personeelsnummer van de werknemer invoeren dat hem tijdens het dienstverband is toegewezen (het is individueel en wordt nooit herhaald).

Er zijn twee regels voor elke werknemer in de rapportkaart - ze bevatten versleutelde informatie over de aan- of afwezigheid van de werkplek op elke kalenderdag van de maand. Daarnaast is het direct noodzakelijk om de reden van het niet aanwezig zijn op de werkplek aan te geven, indien deze is vastgesteld.

De reden wordt aangegeven in de bovenste regel tegenover de volledige naam van de werknemer, en in de onderste regel - het aantal werkelijk gewerkte uren, en als de werknemer niet op de werkplek is verschenen, kan de onderste cel leeg worden gelaten.

De volgende stap is het berekenen van het totaal aantal werkelijk gewerkte uren en dagen voor perioden van twee weken en aan het einde van de tabel het resultaat van de berekeningen voor de maand.

Tegelijkertijd moet u zorgvuldig controleren, zodat het totale aantal kalenderdagen in een maand samenvalt met de hoeveelheid werk, vrije dagen en vakantiedagen die voor elke werknemer zijn aangegeven.

Het moet gezegd worden dat de personen die verantwoordelijk zijn voor het invullen van de urenstaat soms alleen die informatie invoeren die betrekking heeft op de dagen dat de werknemer afwezig was op de werkplek. Deze optie kan echter leiden tot personeels- en boekhoudfouten, dus het is niet aan te raden deze te gebruiken.

Datum en handtekeningen verantwoordelijke personen

Nadat de urenstaat is ingevuld, moet de verantwoordelijke medewerker zijn functie aangeven en een handtekening plaatsen in de juiste cellen met een verplichte decodering. De urenstaat moet ook worden goedgekeurd door het hoofd van de structurele eenheid of de directeur van de onderneming - ook met een aanduiding van de positie en een handtekening met een decodering. Als laatste moet u de datum invullen waarop de urenstaat is ingevuld.