Išsami informacija Paskelbta 2019-10-02

EBS „Lan“ informuoja, kad 2019 m. rugsėjį buvo atnaujintos mūsų universiteto EBS „Lan“ prieinamos teminės kolekcijos:
Inžinerijos ir technikos mokslai – „Lan“ leidykla – 20

Tikimės, kad naujasis literatūros rinkinys bus naudingas ugdymo procese.

Išbandykite prieigą prie „FireBook“ kolekcijos Lan EBS

Išsami informacija Paskelbta 2019-10-01

Mieli skaitytojai! Nuo 2019-10-01 iki 2019-10-31 mūsų universitetui buvo suteikta nemokama bandomoji prieiga prie naujos leidybos kolekcijos Lan EBS:
„Inžinerijos ir technikos mokslų“ leidykla „PozhKniga“.
Leidykla „PozhKniga“ yra nepriklausomas Integruotų apsaugos sistemų ir inžinerinės paramos universiteto (Maskva) padalinys. Leidyklos specializacija: mokomosios ir informacinės literatūros apie priešgaisrinę saugą rengimas ir leidyba (įmonių sauga, norminė ir techninė pagalba darbuotojams integruotoje saugos sistemoje, gaisrinė priežiūra, gaisrinė įranga).

Sėkmingai baigtas literatūros platinimas!

Išsami informacija Paskelbta 2019-09-26

Mieli skaitytojai! Džiaugiamės galėdami pranešti apie sėkmingai baigtą literatūros dalijimą pirmakursiams. Nuo spalio 1 dienos atviros prieigos skaitykla Nr.1 ​​dirbs įprastu grafiku nuo 10:00 iki 19:00 val.
Nuo spalio 1 dienos literatūros negavę mokiniai su savo grupėmis kviečiami į Mokomosios literatūros skyrius (1239, 1248 kab.) ir Socialinės-ekonominės literatūros skyrių (5512 kab.) gauti reikiamą literatūrą pagal nustatytas taisykles. už naudojimąsi biblioteka.
Fotografavimas bibliotekos kortelėms vykdomas skaitykloje Nr.1 ​​pagal grafiką: antradienį, ketvirtadienį 13:00-18:30 (pertrauka 15:00-16:30).

Rugsėjo 27-oji – sanitarinė diena (pasirašomi aplinkkelio lapai).

Bibliotekos kortelių registracija

Išsami informacija Paskelbta 2019-09-19

Mieli studentai ir universiteto darbuotojai! 2019-09-20 ir 2019-09-23 nuo 11:00 iki 16:00 (pertrauka nuo 14:20 iki 14:40) kviečiame visus, įsk. pirmo kurso studentai, nespėję nusifotografuoti su savo grupėmis, gauti bibliotekos pažymėjimą bibliotekos 1 skaityklai (1201 kab.).
Nuo 2019 m. rugsėjo 24 d. fotografavimas bibliotekos kortelėms tęsiamas įprastu grafiku: antradienį ir ketvirtadienį nuo 13:00 iki 18:30 (pertrauka nuo 15:00 iki 16:30).

Norėdami gauti bibliotekos pažymėjimą, su savimi turite turėti: studentams – pratęstą studento pažymėjimą, darbuotojams – universiteto pasą arba pasą.

Įdiegę vadybos sistemą, organizacijos vadovybė turėtų domėtis, kaip ji funkcionuoja, kur sistemoje atsiranda gedimų, įvertinti jos efektyvumą. Vidaus audito rezultatai suteikia tokią informaciją organizacijos vadovybei analizei, kuri leidžia plėtoti korekcinius veiksmus ir nustatyti tobulinimo galimybes tiek atskiriems procesams, tiek visai sistemai.

Vidaus audito tikslas – patikrinti, ar valdymo sistema:
a) atitinka nustatytus reikalavimus.
b) veiksmingai įgyvendinami ir palaikomi darbe.

Taigi vidaus audito objektas yra visa valdymo sistema, o ne konkrečių organizacijos darbuotojų veikla.

Audito principai daro auditą efektyviu ir patikimu valdymo ir kontrolės politikos palaikymo metodu, teikiančiu informaciją, pagal kurią organizacija gali pagerinti savo veiklą, ir yra būtina sąlyga objektyvioms audito išvadoms. Audito atlikimo principai apima:

a) etiškas elgesys yra profesionalumo pagrindas.
Atsakomybė, sąžiningumas, gebėjimas išlaikyti paslaptį ir apdairumas yra būtini atliekant auditą;
b) nešališkumas (sąžiningas pateikimas) – pareiga pateikti teisingas ir tikslias ataskaitas. Audito išvados, audito nuomonės ir įrašai teisingai ir tiksliai atspindi audito veiklą. Neišspręstos problemos ar nesutarimai tarp audito grupės ir audituojamos organizacijos atsispindi ataskaitose (aktuose).
c) deramas profesionalus rūpestingumas – kruopštumas ir gebėjimas priimti teisingus sprendimus atliekant auditą.
d) nepriklausomumas – audito rezultatais pagrįstų išvadų nešališkumo ir objektyvumo pagrindas. Auditoriai savo veikloje yra nepriklausomi, be šališkumo ir interesų konfliktų.
e) įrodymais pagrįstas metodas yra patikimas pagrindas patikimoms ir atkartojamoms audito išvadoms sistemingo audito procese gauti. Audito įrodymai yra pagrįsti esamos informacijos pavyzdžiais, nes auditas atliekamas ribotą laikotarpį ir turint ribotus išteklius. Tinkamas pavyzdžių naudojimas yra glaudžiai susijęs su audito išvadomis pateiktu pasitikėjimu.

Atsižvelgiant į audituojamos organizacijos dydį, veiklos tipą ir sudėtingumą, audito programa gali apimti vieną ar daugiau auditų. Šie auditai gali turėti skirtingus tikslus ir gali apimti bendrą arba išsamų auditą. Į audito programą taip pat įtrauktos veiklos, reikalingos suplanuoti ir organizuoti nustatytą auditų skaičių ir tipą bei suteikti jiems išteklius, reikalingus auditui atlikti efektyviai ir efektyviai per nurodytą laiką. Organizacija gali turėti keletą audito programų. Organizacijos vyresnioji vadovybė turi suteikti įgaliojimus valdyti audito programą. Audito programos valdymo proceso schema parodyta 1 pav.

Šiuo atveju būtina skirti ypatingą dėmesį atsakomybių pasiskirstymui ir papildomų resursų suteikimui. Audito grupės turi turėti papildomų kompetencijų ir atitinkamų procedūrų. Dėl šių klausimų reikia susitarti prieš pradedant auditą.

1 pav. Valdymo procesų seka
audito programa

Dalis audito programos apima audito planavimo ir vykdymo gaires.

1. Audito organizavimas. Už audito programos valdymą atsakingi asmenys turėtų paskirti konkretų audito grupės vadovą. Atliekant bendrą auditą, prieš pradedant auditą svarbu pasiekti susitarimą tarp audituojančių organizacijų dėl kiekvienos organizacijos atsakomybės, o ypač dėl auditui priskirto audito grupės vadovo įgaliojimų.

Kiekvienam auditui būtina apibrėžti audito programos tikslus, apimtį ir kriterijus.

Audito tikslai apima:
a) audituojamos organizacijos valdymo sistemos ar jos dalių atitikties audito kriterijams laipsnio nustatymas;
b) įvertinti valdymo sistemos gebėjimą atitikti teisinius, reguliavimo ir sutartinius reikalavimus;
c) vadybos sistemos efektyvumo siekiant konkrečių tikslų įvertinimas;
d) potencialaus valdymo sistemos tobulinimo sričių nustatymas.

Atliekant auditą, reikia atsižvelgti į šiuos veiksnius:
— auditui planuoti reikalingos informacijos pakankamumas ir prieinamumas;
— tinkamas bendradarbiavimas su audituojama organizacija;
— laiko ir būtinų išteklių prieinamumas.

2. Dokumentų analizė. Prieš pradedant audito veiklą vietoje, yra peržiūrimi audituojamojo dokumentai, valdymo sistemos dokumentai, įrašai ir ankstesnių auditų ataskaitos, siekiant nustatyti sistemos atitiktį audito dokumentams ir kriterijams. Atliekant analizę reikia atsižvelgti į organizacijos dydį, veiklą ir sudėtingumą, taip pat į audito tikslus ir apimtį.
Jei nustatoma, kad dokumentai yra netinkami, audito grupės vadovas turėtų informuoti audito klientą, asmenis, atsakingus už audito programos valdymą, ir audituojamą asmenį. Turi būti priimtas sprendimas tęsti arba sustabdyti auditą, kol bus išspręstos dokumentacijos problemos.

3. Pasirengimas auditui vietoje». Audito grupės vadovas turėtų parengti audito planą suderinti su audito klientu, audito grupe ir audituojamu asmeniu. Remiantis planu, nurodomi plane numatyti atskirų darbų atlikimo terminai. Audito plane turėtų atsispindėti audito apimtis ir sudėtingumo lygis, priklausomai, pavyzdžiui, nuo to, ar tai pirminis, ar vėlesnis auditas, vidaus ar išorės auditas. Audito planas turėtų būti pakankamai lankstus, kad būtų galima keisti, pavyzdžiui, audito apimtį, kai vyksta auditas vietoje. Į audito planą turėtų būti įtraukta:
a) audito tikslai;
b) audito kriterijai ir informaciniai dokumentai;
c) audito apimtis, įskaitant organizacinių ir funkcinių vienetų ir procesų, kurie bus audituojami, nustatymą;
d) audito datos ir vietos;
e) numatomas audito vietoje laikas ir trukmė, įskaitant susitikimus su audituojamo subjekto vadovybe ir audito grupės posėdžius;
f) audito grupės narių ir juos lydinčių asmenų vaidmenis ir pareigas;
g) atitinkamų išteklių paskirstymas „kritinėms audito sritims“.

Planas turi būti peržiūrėtas, priimtas audito užsakovo ir pateiktas audituojamajam prieš pradedant auditą vietoje.

Bet kokie audituojamojo prieštaravimai turi būti išspręsti su audito grupės vadovu ir audito klientu. Dėl bet kokio peržiūrėto audito plano turi susitarti suinteresuotosios šalys.

4. Audito vietoje atlikimas». Surengiamas preliminarus susitikimas su audituojamos organizacijos vadovybe arba, jei įmanoma, su atsakingais už audituojamus padalinius ar procesus. Preliminaraus susirinkimo tikslas:
a) audito plano patvirtinimas;
b) pateikti audito vykdymo plano santrauką;
c) informacijos mainų kanalų patvirtinimas;
d) galimybių audituojamajam užduoti klausimus.

Audito įrodymai yra pagrįsti tinkamų duomenų pavyzdžiais. Todėl atliekant auditą yra neapibrėžtumo elementas, todėl audito išvadose turi būti atsižvelgta į šį neapibrėžtumą. 2 paveiksle parodyta proceso schema nuo informacijos rinkimo iki audito išvados gavimo.

2 pav. Proceso schema – nuo ​​informacijos rinkimo iki išvadų, pagrįstų audito rezultatais, gavimo

Norint gauti audito išvadas, audito įrodymai turi būti lyginami su audito kriterijais. Audito išvados rodo audito kriterijų atitikimą arba neatitikimą. Jei tai nustato audito tikslai, audito išvados gali nustatyti tobulinimo galimybes. Audito grupė, jei reikia, turėtų susitikti, kad peržiūrėtų audito išvadas tam tikrais audito momentais.

Atitiktis audito kriterijams turėtų būti apibendrinta nurodant vietas, padalinius ar procesus, kurie buvo audituoti. Jei to reikalaujama pagal audito planą, taip pat turėtų būti registruojami atskiri audito išvados dėl atitikties ir patvirtinamieji įrodymai.

Neatitiktys ir patvirtinantys audito įrodymai turi būti registruojami ir klasifikuojami (reitinguojami).

Prieš baigiamąjį susirinkimą audito grupė turi atlikti šiuos veiksmus:
a) peržiūri audito išvadas ir kitą svarbią informaciją, surinktą per auditą, atsižvelgiant į audito tikslus;
b) susitarti dėl išvadų, pagrįstų audito rezultatais, atsižvelgiant į audito procesui būdingą neapibrėžtumą;
c) rengia rekomendacijas, jei tai numatyta audito tikslais;
d) aptarti veiksmus, pagrįstus audito rezultatais, jei tai įtraukta į audito planą.

Baigiamojo susirinkimo tikslas – pateikti audito išvadas ir išvadas taip, kad su jomis būtų priimtas audituojamasis, ir, jei reikia, būtų susitarta dėl korekcinių ir prevencinių veiksmų plano pateikimo laiko.

5. Audito ataskaitos (akto) rengimas, tvirtinimas ir platinimas.. Už audito ataskaitos (akto) parengimą ir turinį atsako audito grupės vadovas. Audito ataskaitoje (akte) turi būti išsamūs, tikslūs, glausti ir suprantami audito įrašai.

Audito ataskaita (aktas) yra audito kliento nuosavybė. Audito grupės nariai ir visi, kurie gauna audito ataskaitą (aktą), privalo laikytis ataskaitos (akto) turinio konfidencialumo reikalavimų.

6. Audito užbaigimas. Auditas laikomas baigtu, jeigu atliktos visos audito plane numatytos procedūros ir išplatinta patvirtinta audito ataskaita (aktas).
Su auditu susiję dokumentai turėtų būti saugomi arba sunaikinami, kaip susitarė dalyvaujančios šalys, vadovaujantis audito programos procedūromis, šalių susitarimu bei galiojančiais įstatymais, reglamentais ir sutartiniais reikalavimais.

7. Veiksmai, pagrįsti audito rezultatais . Audito išvados gali parodyti, kad reikia imtis korekcinių, prevencinių arba, jei reikia, tobulinimo veiksmų. Tolesni veiksmai nėra laikomi audito dalimi, o jų įgyvendinimą per sutartą laikotarpį dažniausiai sprendžia audituojamas asmuo, kuris turėtų informuoti audito klientą apie šių veiksmų būklę.
Turi būti patikrintas taisomųjų veiksmų užbaigimas ir veiksmingumas. Patikrinimas gali būti vėlesnio audito dalis.

Taigi auditorius turi žinoti ir mokėti taikyti audito principus, procedūras ir metodus. Kad galėtų audituoti valdymo sistemas, vidaus auditorius turi gerai išmanyti ir suprasti: audituojamos srities terminiją; atitinkamo standarto reikalavimus (MS ISO 9001, MS ISO 14001. Gebėti efektyviai planuoti ir organizuoti darbą. Įvertinti veiksnius, galinčius turėti įtakos stebėjimų ir išvadų, pagrįstų audito rezultatais, patikimumui; naudoti kontrolinius sąrašus, plėtros planus ir formas audito veiksmų fiksavimui užtikrinti konfidencialumą ir informacijos saugumą.

Auditas atliekamas tokia seka:

Komandos inicijavimas (grupės vadovo paskyrimas; audito tikslo, apimties ir kriterijų apibrėžimas; audito komandos formavimas; pirminis kontaktas su audituojamuoju);

Valdymo sistemos dokumentų analizė ir jų tinkamumo nustatymas;

Pasirengimas auditui (planavimas; užduočių nustatymas
grupės nariams; darbo dokumentacijos rengimas);

Audito vietoje atlikimas (išankstinis susirinkimas; duomenų rinkimas ir tikrinimas; audito pastabų gavimas; baigiamasis susirinkimas);

Audito užbaigimas, audito atvejo registravimas (išsaugoti dokumentus);

Jei reikia, vėlesni auditai.

Už audito programos valdymą atsakingi asmenys turėtų paskirti audito grupės vadovą. Šiuo atveju reikėtų atsižvelgti į jo kompetenciją ir gebėjimą užtikrinti audito tikslų įgyvendinimą.

Audito tikslus nustato jo klientas, t. y. organizacija, kuriai reikia atlikti išorinį ar vidinį auditą. Audito tikslai turėtų apimti:

a) audituojamos organizacijos valdymo sistemos ar jos dalių atitikties audito kriterijams laipsnio nustatymas;

b) įvertinti valdymo sistemos gebėjimą užtikrinti atitiktį sutarties ir teisės aktų reikalavimams;

c) vadybos sistemos efektyvumo įvertinimas, atsižvelgiant į konkrečių tikslų siekimą;

d) galimų sistemos tobulinimo sričių nustatymas

valdymas.

Audito apimtį ir kriterijus nustato auditą užsakanti organizacija ir audito grupės vadovas. Dėl bet kokių vėlesnių audito tikslų, apimties ar kriterijų pakeitimų turi susitarti kliento organizacija ir audito grupės vadovas.

Audito pagrįstumo nustatymo užduotis iš esmės yra susijusi su išorės audito atlikimo praktika. Tai nereiškia, kad atliekant vidaus auditą nereikia nustatyti pagrįstumo. Ši galimybė nustatoma atsižvelgiant į šiuos veiksnius:

a) reikiamą duomenų ir svarbios informacijos kiekį auditui planuoti;

b) tinkamą audituojamojo bendradarbiavimą;

c) laiko ir išteklių prieinamumas.

Vidaus audito atveju audito galimybių klausimus dažniausiai sprendžia pati organizacija.

Patvirtinus galimybę atlikti auditą, būtina sudaryti audito grupę. Auditą gali atlikti vienas auditorius. Šiuo atveju jis atlieka visas grupės vadovo pareigas.

Nustatant audito grupės dydį ir sudėtį, reikia atsižvelgti į šiuos dalykus:

a) audito tikslai, apimtis ir kriterijai;

b) audito grupės kompetencija, reikalinga tikslams pasiekti;

c) sertifikavimo įstaigų reikalavimai;

d) reikalavimai užtikrinti audito grupės nepriklausomumą nuo audituojamos veiklos (siekiant pašalinti interesų konfliktus);

e) bendro efektyvaus grupės darbo galimybę
auditą ir audituojamą organizaciją.

Siekiant užtikrinti audito grupės kompetenciją, būtina nustatyti, kokių žinių ir įgūdžių reikia audito tikslams pasiekti, o tada pasirinkti komandos narius, turinčius reikiamų žinių ir įgūdžių. Siekiant suteikti komandai specialių žinių, gali būti įtraukti techniniai ekspertai, kurie turėtų dirbti vadovaujant auditoriams. Klientas ir audituojamasis turi teisę reikalauti pakeisti komandos narius dėl pagrįstų priežasčių. Vidaus audito atveju šie klausimai sprendžiami organizacijos viduje.

Siekiant užtikrinti efektyviausią kokybės auditą, ISO 19011:2002 rekomenduoja audito grupės vadovui nustatyti preliminarus kontaktas su audituojama organizacija. Išankstinio kontakto tikslai:

a) audito sutarties vykdymas;

b) informacijos mainų kanalų nustatymas;

c) teikti informaciją apie audito tvarkaraštį ir
audito grupės sudėtis;

d) užtikrinti prieigą prie atitinkamų dokumentų, įskaitant įrašus, siekiant juos vėliau įvertinti;

e) saugos taisyklių nustatymas;

f) pasiekti bendrą susitarimą dėl būtinybės aprūpinti audito grupę lydinčiais asmenimis.

Pažymėtina, kad šis klausimas aktualus ir vidaus auditui. Pasirengimo auditui procesas turėtų apimti išankstinį susipažinimą su audituojamo padalinio darbo pobūdžiu ir reikalingų verslo ryšių užmezgimą.

Siekdamas gauti išsamią informaciją apie organizacijos pasirengimą auditui, audito grupės vadovas iš anksto analizuoja dokumentaciją valdymo sistemas ir įrašus, įskaitant ankstesnių auditų ataskaitas.

Jei peržiūros metu paaiškėja, kad vadybos sistemos dokumentacija neatitinka audito apimties ar nustatytų kriterijų, apie tai turėtų būti informuojamas klientas, audituojamasis ir už audito programos valdymą atsakingi asmenys. Tokiu atveju tolesnės resursų išlaidos auditui nutrūksta tol, kol bus patenkinamai išspręstos visos iškilusios problemos.

Kalbant apie vidaus auditą, preliminari dokumentacijos analizė pagerins audito efektyvumą ir nustatys papildomas sistemos tobulinimo galimybes.

Audito grupės vadovas turėtų pasiruošti audito planas, kuri pateikiama audituojamajam prieš pradedant auditą.

Plano detalumo lygis gali skirtis priklausomai nuo išorės ir vidaus audito bei audito apimties.

Audito plane turėtų būti:

a) audito tikslai;

b) audito kriterijai ir informaciniai dokumentai;

c) audito apimtis;

d) audito data ir vieta;

e) audito grupės narių ir juos lydinčių asmenų vaidmuo ir pareigos.

Audito plane gali būti nurodymai dėl audito ataskaitos turinio, neatitikčių klasifikavimo būdų, numatomos ataskaitos išdavimo datos, gautos informacijos konfidencialumo užtikrinimo.

Jei auditą atlieka kelių asmenų grupė, patartina siekti audito efektyvumo paskirstyti atsakomybę tarp audito grupės narių.Šį klausimą sprendžia grupės vadovas. Audito grupės nariai turėtų peržiūrėti visą informaciją, susijusią su jų pareigomis, ir parengti darbo dokumentus, reikalingus produktyviam darbui audito procese atlikti.

Darbo dokumentai iš anksto parengtas audito grupės ir naudojamas kaip nuorodos ir (arba) įrašai. Darbo dokumentai apima:

a) kontroliniai sąrašai, mėginių ėmimo planai;

b) duomenų, įrodymų, pastabų užpildymo formos
ir posėdžių protokolus.

Kontrolinis sąrašas – tai iš anksto sudarytas sisteminis klausimų sąrašas, į kurį atsakę auditorius audito metu galės gauti reikiamą informaciją apie audituojamo objekto būklės atitikties nustatytiems reikalavimams laipsnį. Klausimai turi būti suformuluoti aiškiai, kad auditorius galėtų gauti tiek informacijos, kiek reikia.

Kontrolinis sąrašas gali būti vienas iš naudingiausių auditoriaus įrankių, tačiau tik tuo atveju, jei jis yra gerai parengtas ir sukurtas konkrečiai situacijai, kurioje jis bus naudojamas. Kontrolinio sąrašo tikslas – priminti auditoriui informaciją, kurią jis turi gauti, ir faktus, kuriuos reikia patikrinti.

Auditorius turi turėti galimybę užfiksuoti gautus atsakymus (tam tikslui lape turi būti pateiktas atitinkamas laukas).

Išsami informacija apie apklausiamus asmenis, tikrinama dokumentacija ir įranga, taip pat visos svarbios pastabos turėtų būti įrašytos. Tokiu būdu kontroliniai sąrašai tampa audito įrašais. Kitas kontrolinio sąrašo tikslas – padėti valdyti laiką. Naudodamasis kontroliniu sąrašu, auditorius planuoja tolesnius veiksmus, kad auditas būtų baigtas laiku.

Kontrolinių sąrašų ir paruoštų formų naudojimas neturėtų apriboti auditoriaus veiklos srities. ISO 19011:2002 pateikia konkrečias gaires šiuo klausimu.

Darbo dokumentai ir įrašai turėtų būti saugomi tol, kol bus baigtas auditas. Audito grupės nariai privalo laikytis dokumentų, kuriuose yra konfidencialios informacijos, saugojimo taisyklių.

Auditas prasideda nuo preliminarus susirinkimas, kurią atlieka audito grupės vadovas. ISO 19011:2002 pateikia šias įvadinio susirinkimo gaires:

a) pristatyti komandos narius, nurodant jų vaidmenį audite;

b) patvirtina audito tikslus, apimtį ir kriterijus;

c) patvirtinti audito darbo grafiką, datą ir
baigiamojo susirinkimo laikas;

d) supažindinti su audito metodais ir procedūromis, informuoti organizaciją, kad audito įrodymai bus
pavyzdinių duomenų ir todėl audito metu bus
yra neapibrėžtumo elementas;

e) patvirtinti, kad audituojamas asmuo bus informuotas apie audito eigą audito metu;

f) įdiegti pranešimo metodus, įskaitant neatitikimų klasifikavimą;

g) informuoti apie audito sąlygas
būti nutrauktas;

h) patvirtinti konfidencialumo taisykles;

j) informuoti apie apeliacijų pagal audito rezultatus sistemą.

Pažymėtina, kad vidaus audito atveju parengiamojo posėdžio darbotvarkė gali būti gerokai supaprastinta ir nėra tokio formalaus pobūdžio kaip išorės audito atveju.

Audito grupė turėtų audito metu periodiškai keistis informacija. Tuo tikslu rengiami susirinkimai. Jei audito metu gaunami įrodymai, rodantys, kad audito tikslų neįmanoma pasiekti, komandos vadovas turėtų pranešti audituojamajam apie to priežastis, kad būtų galima imtis tolesnių veiksmų. Visų pirma gali būti peržiūrimas audito planas, gali būti keičiami audito tikslai ir (arba) apimtis.

Audito grupės pagal susitarimą gali dalyvauti audito darbe stebėtojai. IN Siekiant koordinuoti ir pagerinti audito grupės efektyvumą, patartina paskirti lydintys asmenys iš audituojamos organizacijos.Žinoma, tai taikoma tik išoriniams auditams. Vidaus auditoriai, būdami organizacijos darbuotojais, dirba be lydinčių asmenų. Tuo pačiu metu savo organizaciją ir jos valdymo sistemą išmanantys vidaus auditoriai geriausiai tinka vadovauti.

Sekėjai turi padėti audito grupei ir imtis veiksmų grupės vadovo prašymu. Į jų pareigas įeina:

a) suteikti kontaktus ir planuoti laiką pokalbiams su
audituojamos organizacijos personalas;

b) apsilankymų tam tikrose organizacijos srityse užtikrinimas;

c) užtikrinti saugumą ir supažindinti audito grupę su saugumo taisyklėmis.

Tačiau stebėtojai ir palydovai nepriklauso audito grupei ir neturėtų daryti įtakos audito atlikimui.

Informacijos rinkimas ir tikrinimas– vienas iš pagrindinių audito etapų. Auditorius gali naudoti šiuos informacijos rinkimo būdus:

a) apklausos;

b) stebėsenos veikla;

c) dokumentų analizė.

Vienas iš būdų, kurį naudinga naudoti atliekant auditą, yra toks. Tai reiškia, kad reikia sekti darbų eigą visose srityse, už kurias atsakingas audituojamas struktūrinis padalinys. Tačiau šis metodas neturėtų būti naudojamas atskirai. Turi būti pasirūpinta, kad dėmesys atskiriems procesams ir funkcijoms nepablogintų bendro veiklos stebėjimo audituojamo padalinio viduje.

Surinkta ir patikrinta informacija sudaro audito įrodymus. Reikėtų prisiminti, kad audito įrodymai yra pagrįsti duomenų pavyzdžiais, todėl atliekant auditą kartojame, visada yra neapibrėžtumo elementas. Audito metu padarytose išvadose turi būti atsižvelgta į šį neapibrėžtumą.

Surinktų įrodymų įvertinimas pagal audito kriterijus leidžia gauti audito pastabos. Kadangi stebėjimai gali rodyti audito kriterijų atitikimą arba neatitikimą, jie gali būti klasifikuojami.

Neatitikimams registruoti naudojami protokolai (aktai, ataskaitos) apie neatitikimus.

Neatitikimo protokole turi būti nurodyta:

a) neatitikimo aptikimo laikas ir vieta;

c) neatitikties klasifikavimas;

Audituojamo subjekto atstovai turėtų peržiūrėti neatitikimus. Kad neatitikties analizė būtų veiksminga, neatitikties protokole turi būti:

a) pavadinimas ir unikalus numeris;

b) laukas, skirtas auditoriui fiksuoti neatitikties turinį ir nuorodas į valdymo sistemos dokumentus;

c) laukas, kuriame tikrinamas asmuo gali užrašyti poreikį
imtis taisomųjų veiksmų ir numatoma data
jos įgyvendinimas;

d) laukas, skirtas auditoriui patvirtinti, kad taisoma
veiksmas įgyvendintas ir veiksmingas.

Pažymėtina, kad kiekvienas neatitikimas turi turėti savo protokolą.

Auditoriaus išvadoje turi būti:

a) pastebėjimas, kurį būtina paliudyti
patikrinamas;

c) neatitikties klasifikavimas.

Neatitikimas turėtų būti susijęs tik su vienu standarto punktu – tinkamiausiu.

Norėdami padidinti audito efektyvumą ir nustatyti būdus, kaip toliau tobulinti valdymo sistemą, visada turėtumėte užpildyti stulpelį apie korekcinių (prevencinių) veiksmų įgyvendinimą.

ISO 19011:2002 standartas nereglamentuoja konkrečių dokumentų, kurie turi būti pildomi audito proceso metu, formų. Šis klausimas paliekamas standartą naudojančių organizacijų nuožiūrai.

Jei audito metu nustatomi neatitikimai, svarbu, kad į juos būtų atsižvelgta laiku ir dėl jų būtų susitarta su visomis suinteresuotomis šalimis. Audito grupė turėtų pasiruošti prieš baigiamąjį susirinkimą išvada, pagrįsta audito rezultatais, kam reikia:

a) analizuoti audito pastabas, ar jų laikomasi
tikslai ir kriterijai;

b) susitarti dėl išvados remiantis audito rezultatais;

d) aptarti vėlesnių auditų poreikį.

Baigiamasis susirinkimas jam vadovauja audito grupės vadovas. Ant jo audituojamos organizacijos vadovybei pateikiama išvada, pagrįsta audito rezultatais. Būtina užtikrinti, kad auditorių pateiktos pastabos būtų suprantamos ir pripažįstamos kaip patikrinamos.

Išorės audito atveju baigiamasis susirinkimas yra formalus. Su vidaus auditu jo darbotvarkė gali būti gerokai supaprastinta.

Atsakomybė už tikslumą, išsamumą ir patikimumą galutinė audito ataskaita tenka audito grupės vadovui. Jei laikomasi neatidėliotinų ataskaitų teikimo procedūrų, patikrinimo adekvatumas ir korekcinių veiksmų atlikimo greitis bei tikslumas žymiai padidėja.

Rengiant audito ataskaitą reikia atsiminti, kad ji turi atspindėti tik faktus ir būti:

a) suprantamas tiems asmenims, kuriems jis buvo sudarytas;

b) tikslūs, o jo teiginiai – pagrįsti, nuorodos – teisingi;

c) susitarta su visomis suinteresuotomis šalimis.

Ataskaitoje neturi būti smulkių trūkumų, kurie buvo aptikti ir ištaisyti audito metu (pakartotinio audito atveju informacija apie šiuos trūkumus turėtų būti saugoma auditoriaus įrašuose).

Jei tai numatyta audito tikslais, ataskaitoje pateikiamos audito metu auditorių nustatytos tobulinimo rekomendacijos.

Audito ataskaita baigtas per sutartą laiką, patvirtino Ir išsiuntė audito užsakovo nurodyti gavėjai. Reikia atsiminti, kad ataskaita yra užsakovo nuosavybė, todėl reikia laikytis būtinų konfidencialumo reikalavimų. Išplatinus patvirtintą ataskaitą, auditas laikomas baigtu.

Korekciniai ir prevenciniai veiksmai, kurių buvo imtasi dėl audito, nėra laikomi audito dalimi ir jų imasi per sutartą laikotarpį.

Pasibaigus auditui, patikrinimai atliekami ir nėra laikomi audito dalimi, nebent jie įtraukti į audito planą.

Auditorių kompetencija

Atlikto audito kokybė labai priklauso nuo auditorių kompetencijos. Auditorius turi turėti tam tikrų žinių ir įgūdžių. Be to, labai svarbu, kad atliekantys auditą turėtų tam tikrų asmeninių savybių. ISO 19011:2002 standartas reglamentuoja daugybę reikalavimų auditorių kompetencijos kriterijams, kurie apima: išsilavinimą, darbo patirtį, mokymą, patirtį atliekant auditą.

Kokybės vadybos ir aplinkos apsaugos sistemų auditoriai turi žinoti:

a) audito metodiką, kad ją būtų galima taikyti
į įvairius auditus;

b) valdymo sistemos dokumentus ir informacinius (nuorodinius) dokumentus, kad būtų galima aprėpti audito apimtį ir taikyti audito kriterijus;

c) įmonės organizacinė struktūra, siekiant suprasti audituojamos organizacijos funkcijas;

d) teisės aktų ir norminių dokumentų reikalavimai, keliami audituojamai organizacijai.

Kokybės ir aplinkosaugos vadybos sistemos auditoriai privalo turėti specialių žinių ir įgūdžių. Jie apima:

a) kokybės vadybos principai ir jų taikymas;

b) žinių apie audituojamos pramonės šakos procesus ir praktiką.

c) aplinkosaugos vadybos metodai;

d) aplinkos mokslo žinios;

e) suprasti ryšį tarp produktų, paslaugų ir darbų, kuriuos pagamino audituota organizacija, su aplinkos apsauga.

Audito grupės vadovo žinios ir įgūdžiai daugiausia lemia audito kokybę ir efektyvumą. Vadovai turi turėti šiuos įgūdžius:

a) audito planavimas ir efektyvus išteklių naudojimas;

b) darbo organizavimas ir paskirstymas tarp audito grupės narių;

c) konfliktų prevencija ir sprendimas;

Kalbant apie asmenines auditoriaus savybes, ISO 19011:2002 standartas nurodo, kad auditorius turi būti:

a) atviras; f) lemiamas;

b) diplomatinis; g) pasitikintis;

c) pastabus; h) moralinis;

d) imlus; e) atkaklus;

Nepageidaujamos auditoriaus savybės yra šios:

a) užsispyrimas; e) aistra ginčams;

b) uždarumas; f) savo pažiūrų primetimas;

c) profesionalumo stoka; g) tiesmukiškumas;

d) neobjektyvus sprendimas; h) nesugebėjimas klausytis.

Asmenys, norintys tapti auditoriumi privalo.

a) turėti išsilavinimą, pakankamą įgyti auditoriaus įgūdžius;

b) turėti praktinio darbo patirties (bendra darbo patirtis ne mažesnė kaip penkeri metai);

c) baigti auditorių mokymus (40 valandų audito mokymo);

d) turėti auditų atlikimo patirties (ne mažiau kaip 20 dienų praktikanto praktika).

ISO 19011:2002 standarte pateikiami reikalavimai nuolatinis auditorių profesionalumo augimas. Tam reikalingi mokymai, dalyvavimas seminaruose ir konferencijose, stažuotės.

Auditoriai turi įrodyti savo profesinį tobulėjimą.

Auditoriaus kompetencijos įvertinimas, kurio reikalauja ISO 19011:2002, yra visiškai naujas reikalavimas. Standartas numato pirminį asmenų, norinčių tapti auditoriais, vertinimą, o vėliau – nuolatinį auditoriaus vertinimą, siekiant nustatyti mokymo poreikius. Vertinimo tvarka turi būti parengta ir atspindėta organizacijos valdymo sistemos dokumentuose.

Akivaizdu, kad tokie aukšti reikalavimai auditorių profesionalumo lygiui yra skirti objektyviems, nuosekliems ir patikimiems audito rezultatams užtikrinti.

Literatūra:

ISO 9000:2000 „Kokybės valdymo sistemos – pagrindinės
nuostatos ir žodynas“

Pirmiausia turite suprasti, kas yra KVS ir kodėl ji reikalinga. QMS (kokybės vadybos sistema) yra organizacijoje sukurta sistema, skirta įgyvendinti politiką ir pasiekti užsibrėžtus tikslus kokybės srityje. KVS – tai priemonių visuma, skirta valdyti įmonės gaminamo produkto (prekės ar paslaugos) kokybę, atsižvelgiant į vartotojų poreikius ir lūkesčius bei didinti jų pasitenkinimą. Kiekviena įmonė, diegianti kokybės vadybos sistemą, siekia savo tikslų: pavyzdžiui, užtikrinti deklaruojamą gaminių kokybę, efektyviai paskirstyti savo išteklius, personalo atsakomybę ir įgaliojimus, optimizuoti vadybos sistemą, didinti procesų skaidrumą ir galimą resursų sąnaudų mažinimą, ir tt

Palikite užklausą nemokamai konsultacijai

Pateikite savo paraišką

KVS auditas– sistemingas, nepriklausomas ir dokumentais pagrįstas audito įrodymų rinkimo ir objektyvaus jų įvertinimo procesas, siekiant nustatyti, kiek laikomasi sutartų audito kriterijų (ISO 19011).

Revizorius- asmuo, kompetentingas atlikti auditą.

Audito grupė- vienas ar keli auditą atliekantys auditoriai, kuriems prireikus padeda techniniai ekspertai.

Rezultatas auditas turėtų būti identifikuoti priežastis, kodėl atsirado neatitikimų KVS, įmonės procesuose ar organizacijos gaminamose prekėse (paslaugose). Pagrindinis audito tikslas – surinkti objektyvius įrodymus, rodančius organizacijos ir jos veiklos procesų klaidas, sistemines problemas įmonėje.

Remiantis pagrindiniu audito tikslu, jo užduotys:

• audito metu būtina nustatyti kaip Įdiegta QMS kaip efektyviai ji dirba įmonėje;
• auditas turėtų nustatyti pagrindines sistemos tobulinimo sritis;
• KVS auditų serijos rezultatai turėtų padėti vyresniajai vadovybei priimti strateginius sprendimus, susijusius su įmonės veiklos procesais.

Auditai Yra pirmoji šalis, antroji šalis ir trečioji šalis.

Pirmosios šalies auditas- savo kokybės sistemos ir jos dokumentų auditas, atliekamas pačios organizacijos arba organizacijos vardu. Tikslas: užtikrinti kokybės sistemos palaikymą, plėtrą ir tobulinimą.

Antrosios šalies auditas- organizacijos arba organizacijos vardu atliekami tiekėjų ir subrangovų auditai. Tikslas: nustatyti tiekėjų tinkamumą, įvertinti tiekėjų / subrangovų veiklą.

Trečiosios šalies auditas- auditas, kurį atlieka kompetentinga institucija, kuri nėra nei finansiškai, nei sutartimi nepriklausoma nuo organizacijos, jos tiekėjų ir klientų. Tikslas: nustatyti, ar tam tikros organizacijos kokybės sistema yra dokumentuota ir ar ji įgyvendinama pagal konkretų standartą.

Kombinuotas auditas- kelių valdymo sistemų auditas, atliekamas vienu metu pagal kelis standartus ir kriterijus.

Bendras auditas- vienos organizacijos auditas, atliktas kelių organizacijų vardu.

Kad auditas būtų veiksmingas, būtina:

• konkretūs tikslai ir vadovybės parama;

• apmokyti auditoriai;

• savalaikė prieiga prie patalpų, dokumentų ir personalo;

• prieiga prie visų valdymo lygių;

• patvirtintas audito atlikimo procedūras.

Valdymo sistemos vidaus auditas yra vienas iš pagrindinių valdymo sistemos procesų. Vakarų ekspertų nuomone, jei tokia valdymo sistema procesai kaip

Vadovybės atsakomybė;

Korekciniai ir prevenciniai veiksmai;

Vidaus auditas (patikrinimas);

Duomenų analizė;

Nuolatinis tobulinimas

yra derinami ir diegiami pagal standarto reikalavimus, tuomet visi kiti kokybės vadybos sistemos ir/ar aplinkosaugos vadybos sistemos procesai ne tik veiks, bet ir bus nuolat tobulinami.

Vidaus audito metu tikrinama veiklos organizacijos valdymo sistemoje atitiktis tam tikrų dokumentų reikalavimams. Be to, rengiant vadybos sistemą sertifikavimui, atliekamas vidaus auditas, kad būtų laikomasi standarto (pvz., ISO 9001, ISO 14001) ir kitų ISO standartų (pvz., ISO 19011) reikalavimų. Tačiau nuo vadybos sistemos sertifikavimo momento atliekamas vidaus auditas, kad būtų laikomasi patvirtintų vadybos sistemos dokumentų (Kokybės politikos ir tikslų, Kokybės vadovo, dokumentuotų procedūrų ir žemesnio lygio dokumentų).

Valdymo sistemos vidaus auditas leidžia išspręsti šias užduotis:

Patvirtinimas, kad veikla ir jos rezultatai valdymo sistemoje atitinka nustatytus reikalavimus;

Nustatytų neatitikimų priežasčių analizė ir šalinimas;

Užkirsti kelią kokybės problemų atsiradimui;

Korekcinių veiksmų įgyvendinimo patvirtinimas;

Veikiančios valdymo sistemos efektyvumo vertinimas;

Darbuotojų supratimo apie vadybos sistemos dokumentuose nustatytus tikslus, uždavinius ir reikalavimus laipsnio nustatymas;

Nustatyti būdus, kaip toliau tobulinti kokybės vadybos sistemą ir (arba) aplinkos vadybos sistemą kaip visumą ir atskirus jos procesus.

1.6.1. Vidaus audito privalumai ir trūkumai lyginant su išoriniu auditu

Vidaus audito pranašumai, palyginti su išoriniais, yra šie:

Vidaus auditorių žinios apie savo įmonės specifiką;

Audituojamų padalinių darbuotojų išankstinio požiūrio į vidaus auditorius, kurie nėra suvokiami kaip įmonės pašaliniai asmenys, nebuvimas;

Vidaus auditorių žinios apie konkrečius įmonėje veikiančius komunikacijos kanalus;

Vidaus auditorių žinios apie neformalius lyderius, kurių informacija gali būti naudingiausia atliekant auditą;

Galimybė naudoti konfidencialią informaciją audito ataskaitose;

Laiko spaudimo nebuvimas vidaus audito metu, ribojantis galimybę atlikti išsamesnį audituojamo objekto tyrimą;

Vidaus auditorių darbo nepriklausomumas nuo audituojamo padalinio darbuotojų darbo grafiko;

Galimybė pasitelkti vidaus auditorius ir kaip ekspertus;

Santykinai mažos išlaidos vidaus auditui atlikti. Vidaus audito trūkumai, palyginti su išorės auditu, yra šie:

Mažiau aukštas išvadų objektyvumo lygis nei atliekant išorinį auditą dėl galimo vidaus auditorių šališkumo kai kurių įmonės darbuotojų atžvilgiu;

Mažesnis vidaus auditorių darbo intensyvumas nei atliekant išorinį auditą, dėl ne tokių griežtų terminų;

Vidaus auditorių kritika suvokiama skaudžiau;

Vidaus auditorių kvalifikacijos lygis dažniausiai yra žemesnis nei išorės auditorių parengimo lygis;

Vidaus audito rezultatai gali būti laikomi mažiau objektyvia informacija apie įmonės valdymo sistemos efektyvumą ir efektyvumą, palyginti su išorinio audito rezultatais;

Vidaus audito rezultatai negali būti naudojami įmonės reklamai;

Vidaus audito sąnaudos nustatomos ne taip tiksliai nei išorės audito.

Valdymo sistemos vidaus audito organizavimo principai

Valdymo sistemos vidaus audito organizavimas turėtų būti grindžiamas šiais septyniais principais:

1. Vienodumo principas: kiekvienas konkretus auditas atliekamas pagal vieną oficialiai įmonės vadovybės nustatytą tvarką, kuri užtikrina jo tvarkingumą, nedviprasmiškumą ir palyginamumą;

2. Sistemiškumo principas: planuojant ir atliekant konkrečius valdymo sistemos įvairių procesų (funkcijų, darbų) auditus turi būti atliekami atsižvelgiant į jų nusistovėjusį struktūrinį ryšį;

3. Dokumentavimo principas: kiekvienas auditas tam tikru būdu dokumentuojamas, siekiant užtikrinti informacijos apie faktinę audituojamo objekto būklę saugumą ir palyginamumą;

4. Atsargumo principas: kiekvienas auditas yra planuojamas, o audituojamo padalinio darbuotojai iš anksto informuojami apie audito tikslą, apimtį, laiką ir atlikimo būdus, kad būtų galima visapusiškai pasirengti auditui ir pašalinti galimybę, kad darbuotojai vengtų pateikti ir parodyti visus reikiamus duomenis;

5. Reguliarumo principas: auditai atliekami tam tikrais intervalais, kad visi valdymo sistemos ir visų įmonės padalinių procesai būtų nuolatinės įmonės vadovybės analizės ir vertinimo objektas;

6. Nepriklausomumo principas: auditą atliekantys asmenys neturi prisiimti tiesioginės atsakomybės už audituojamą darbą ir būti priklausomi nuo audituojamo padalinio vadovo, kad būtų pašalinta neobjektyvių audito rezultatų galimybė;

7. Atvirumo principas: kiekvieno audito rezultatai turi būti atviri.

1.6.3. Kokybės vadybos sistemos ir/ar aplinkosaugos vadybos sistemos vidaus audito atlikimas

Panagrinėkime tipinę kokybės vadybos sistemos vidaus audito atlikimo procedūrą, kuri schemoje (blokinės diagramos) pateikta pav. 1.4.

Parodyta pav. 1.4 2 bloko pavidalu „audito atlikimo“ procesas, savo ruožtu, gali būti pavaizduotas blokinės schemos (srauto diagramos) pavidalu, pateikta pav. 1.5.

Atlikdamas apklausą auditorius turi gauti pirminę informaciją apie audituojamą objektą atsakymų į klausimus forma. Apklausa gali būti atliekama anketos būdu arba pokalbio (pokalbio) metu su audituojamo padalinio darbuotojais. Tokiu atveju auditoriui rekomenduojama vadovautis šiais trylika pokalbio organizavimo ir technikos rekomendacijų:

1. Pašnekovas turėtų būti pasirenkamas iš tų, kurie tiesiogiai vykdo audituojamą veiklą.

surengti įvadinį susirinkimą; audito atlikimas; baigiamojo susirinkimo surengimas; audito ataskaitos rengimas; ataskaitos pateikimas tvirtinti; ataskaitos užbaigimas;

ataskaitos paskirstymas suinteresuotoms šalims; audito rezultatų registravimas; korekcinių veiksmų kūrimas; neatitikimų priežasčių pašalinimas; patikrinimo kontrolė; korekcinių veiksmų registravimas; suinteresuotų šalių informavimas apie neatitikimų pašalinimą;

Ryžiai. 1.4. Vidaus audito struktūrinė schema (flowchart).

2. Planuojant pokalbį būtina, kad jis būtų susijęs su:

Vienas darbuotojas (jo pareigos ir įgaliojimai, išsilavinimo lygis ir profesinis pasirengimas);

Darbuotojo atliekama veikla (jos dokumentacija, darbo praktikos laikymasis);

Darbuotojo darbo priemonės (įranga, biuro įranga, jų atitiktis dokumentais pagrįstų procedūrų ar darbo instrukcijų reikalavimams);

Darbuotojo darbe naudojamos medžiagos (jų atitiktis techniniams reikalavimams, priimtina kontrolės ir testavimo būklė).

Ryžiai. 1.5. Audito proceso vietoje (organizacijoje, servise, dirbtuvėse, skyriuje) eigos schema (blokinė diagrama).

3. Pokalbio tema ir tvarka darbuotojui turi būti pranešta iš anksto.

4. Pokalbiui reikia skirti pakankamai laiko, o pokalbio metu auditorius ir pašnekovas, jei įmanoma, apsaugoti nuo pašalinių trukdžių.

5. Pokalbio metu auditorius gali stabdyti pašnekovą, tačiau tik tuo atveju, jei jis aiškiai atitrūksta nuo temos. Tačiau tai turi būti daroma taip, kad jam nesusidarytų įspūdis, jog jam pateikiama informacija yra nereikšminga.

6. Jei pokalbį veda du (ar daugiau) auditorių iš karto, tai klausimus pirmiausia turėtų užduoti vienas iš jų, o kitas užsirašyti (būtent pokalbio metu, o ne po jo).

Kalbant apie pokalbio metodus, labai svarbu teisingai pasirinkti, kaip suformuluoti klausimą. Lentelėje 1.4 pateikia klausimų, kurie gali kilti auditoriaus praktikoje, tipai ir jų formulavimo pavyzdžiai (vieno ar kito tipo klausimo pasirinkimas priklauso nuo konkretaus pokalbio tikslo ir situacijos, kurioje jis vedamas);

58_SV. Ponomarevas, SV. Miščenka, V.Ya. Belobragin ir kt. „Produkto kokybės valdymas“

1.4 lentelė

Pagrindiniai klausimų tipai, kurie gali kilti vidaus audito praktikoje Klausimo tipas Apibrėžimas ir pavyzdžiai Uždarytas klausimas, į kurį laukiama atsakymo tik „taip“ arba „ne“ forma („Ar naudojate šį dokumentą (metodą)) savo darbe? patvirtinimas („Ar galėtumėte paaiškinti, ką turi omenyje?“) Pagrindinis (grįžimas) Klausimas, vedantis į atsakymą arba su paruoštu atsakymu („Ar nemanote, kad taip yra? Jūs, matyt, reguliariai analizuojate, ar ne? ) Alternatyvus klausimas, į kurį gali būti vienas iš dviejų priešingų variantų („Ar šio neatitikimo priežastis yra ta ar kita?“) Teigiamas klausimas su teiginiu („Ar šiuo atveju galėjo būti kitaip?“) bendravimo sunkumas Klausimas, kuris sukuria kliūtį bendraujant („Ar gali būti kitaip?“ Ar nebuvote įspėti to nedaryti? Argi nesakiau, kad čia būtent tai ir bus? ?“) Dėmesio!

Auditoriaus pageidaujami klausimų tipai yra atviri ir aiškinamieji. Nerekomenduojami klausimai: uždaras, vedantis, alternatyvus, patvirtinantis ir apsunkinantis bendravimą. Asmeninis klausimas yra nepriimtinas.

Dėmesio!

Neteisingo klausimo pavyzdys: „Ar skyrius turi reikiamą kontrolės ir matavimo įrangą?

Gerų klausimų pavyzdys: „Kaip nustatomas instrumentų poreikis? Kokia yra reikiamo įrangos tikslumo nustatymo procedūra? Kas atsakingas už savalaikio įrangos kalibravimo (patikrinimo) tvarkos laikymąsi?

7. Pokalbio metu auditorius turėtų prisiminti, kad pašnekovo įrodymai gali būti laikomi objektyviais, jei jie yra pagrįsti atitinkamais faktais. Priešingu atveju jie yra subjektyvaus pobūdžio, todėl auditorius negali jų naudoti analizei ir vertinimui.

8. Pokalbio metu turėtumėte užduoti tiesioginius klausimus, pradedant žodžiais „kas“, „kas“, „kur“, „kada“, „kaip“ ir „kodėl“. Kad gautų atitikties įrodymus, auditorius taip pat gali paklausti: „Ar galėtumėte man parodyti...?

1 skyrius_Kokybės vadybos sistemų patikrinimai 59

9. Pokalbio metu neturėtumėte vartoti pašnekovui neaiškios terminijos.

10. Pokalbis darbo vietoje („lauke“) neturėtų būti per ilgas, kad nesukeltų pašnekovo nervingumo. Išsamesnius pokalbius patartina vesti tokiose vietose (biuruose), kur niekas nenutrauktų dėmesio nuo pokalbio temos.

11. Pokalbio metu nustatytus neatitikimus auditorius turi įrašyti į audito lapą arba sąsiuvinį su būtina nuoroda į norminio dokumento neatitiktą pastraipą (skyrius).

12. Pokalbio pabaigoje auditorius turi apibendrinti gautą informaciją, suformuluoti pagrindinius (teigiamus ir neigiamus) įspūdžius ir pagrindžiančius dalykus. Priimtina leisti pašnekovui perskaityti auditoriaus pastabas dėl audito ataskaitos.

13. Pokalbio metu gauta informacija turi būti analizuojama, lyginant ją su informacija šia tema, gauta pokalbiuose su kitais darbuotojais ir asmeniniais auditoriaus pastebėjimais.

1.6.5. Auditoriaus elgesio psichologija

Neatsižvelgiant į santykių su viso audituojamo padalinio personalu ir atskirais darbuotojais pobūdį bei jo jausmus, auditorius turi elgtis su jais taip, kad tai užtikrintų audito sėkmę. Auditorius turi būti pasirengęs, kad bet kokios vidinės problemos, esančios audituojamame padalinyje, gali sukelti neigiamą požiūrį į auditą. Auditorius darbo procese gali susidurti ir su akivaizdžiai priešišku požiūriu į save, ir su destruktyviu audituojamojo elgesiu. Jis turi ne tik būti tam pasiruošęs, bet ir turėti metodus bei metodus, kurie leistų pakeisti tokią situaciją savo naudai.

Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau, vidaus auditoriams gali būti pateiktos šios rekomendacijos dėl jo elgesio psichologijos audito metu:

1. Iš pradžių auditorius turi būti įsipareigojęs siekti teigiamo audito rezultato. Kiekvieną kartą, pradėdamas auditą, auditorius turi remtis prielaida, kad jo tyrimo objektas yra organizuotas ir veikia pagal jam keliamus reikalavimus. Tai panašu į nekaltumo prezumpciją, kuri baudžiamosios teisės praktikoje reiškia fakto, kad įtariamasis laikomas nekaltu, pripažinimą, kol neįrodyta priešingai.

2. Auditorius visu savo elgesiu turi įrodyti audituojamo padalinio darbuotojams, kad pagrindinį uždavinį mato įtikinamų įrodymų rinkime ir objektyvios išvados apie audituojamo objekto būklę pateikimą, o ne neatitikimų nustatymą.

Šios pareigos padeda didinti audituojamo padalinio personalo pasitikėjimą auditoriaus darbu ir užtikrina didesnį atvirumą jam pateikiant informaciją apie audituojamo objekto būklę.

3. Auditorius turi sugebėti įtikinti audituojamo padalinio darbuotojus, kad audito atlikimas yra naudingas padaliniui. Auditorius turi įrodyti, kad kiekvieno audito metu aptikto neatitikimo priežasčių pašalinimas padės pagerinti audituojamo padalinio veiklą. Kuo sėkmingiau auditorius išspręs šią problemą, tuo efektyvesnė bus jo sąveika su audituojamo padalinio darbuotojais.

4. Audito objektas – veiklos kokybės vadybos sistemoje, o ne jas atliekantys darbuotojai. Auditorius ieško faktų, o ne neatitikimų ir jų kaltininkų. Jis analizuoja ir vertina faktus, o ne asmenines darbuotojų stipriąsias ir silpnąsias puses. Vadovaudamasis tuo, auditorius neturėtų leistis į diskusiją apie tam tikrų įmonės darbuotojų elgesį ir nustatyti jų kaltės dėl nustatytų neatitikimų laipsnio.

5. Auditorius turi būti geras klausytojas. Tai vienas svarbiausių jo įgūdžių, nes ne be reikalo Rytų išmintis sako: „Tiesa slypi ne kalbėtojo burnoje, o klausytojo ausyse“. Atidžiai klausydamas pašnekovo auditorius ne tik gauna reikiamą informaciją, bet ir įkvepia pašnekovu pasitikėjimo, jį užkariauja. Tokiu atveju auditorius tarsi „atskleidžia“ pašnekovą ir gauna svarbiausią informaciją.

6. Bendraudamas auditorius turėtų visapusiškai susikoncentruoti į pašnekovo teiginius. Patartina apibendrinti ilgus ar ypač svarbius pašnekovo teiginius, kad jis patvirtintų supratimo teisingumą. Taip išvengiama nesusipratimų dėl pašnekovo nesusipratimų ir parodoma, kad tai, ką jis pasakė, domina auditorių. Auditorius turi išreikšti paramą pašnekovui tiek žodžiu (pvz., padrąsinančiomis išraiškomis, kaip: „Taip, aš tave suprantu“), ir veido išraiškomis bei gestais.

Auditorius neturėtų bijoti pašnekovo tylos. Patartina duoti pašnekovui laiko pagalvoti ir išnaudoti susidariusią pauzę, pabrėžti susidomėjimą jo informacija ir poreikį sužinoti daugiau.

7. Auditorius turi nukreipti pokalbį (apklausą) tinkama linkme pagal iš anksto apgalvotą planą. Neturėtumėte leisti situacijos, kuri gali jus suklaidinti. Norėdami tai padaryti, geriau vesti pokalbį konkrečiai, nesiblaškant pašalinių temų ir vengti bendrų frazių. Kartkartėmis patartina daryti trumpas pertraukėles, kurių metu galima pasikalbėti apie nesusijusius dalykus.

8. Bendraudamas su audituojamo padalinio darbuotojais auditorius neturėtų leisti jokių emocinių protrūkių. Bet kurioje situacijoje turėtumėte išlikti ramūs ir dalykiški, nepasiduodami emocijoms. Turite toleruoti pašnekovo pasiteisinimus ar nekantrumą. Ir dar labiau, turėtumėte vengti savo agresyvumo.

Negalite leistis į atvirą ir grubų ginčą su pašnekovu, net jei jis aiškiai klysta ir toliau laikosi savo požiūrio: psichologai liudija, kad emocinis ginčas nieko neįtikina, o tik erzina ginčo dalyvius ir veda į jų bendravimą. aklavietė.

9. Auditorius neturėtų sutelkti audituojamo darbuotojų dėmesio

nesutaria tik dėl audito metu nustatytų neigiamų aspektų. Patartina atkreipti dėmesį į teigiamus aspektus, kad neatimtumėte iš testuojamųjų paskatų tobulinti savo darbą.

10. Vertindamas nustatytų neatitikimų reikšmingumą, auditorius turėtų įsiklausyti į specialistų nuomones. Svarbiausia yra aptikti neatitikimą, o ne nustatyti jo reikšmę. Abejotinu atveju aptiktas neatitikimas turi būti pažymėtas nenustatant jo reikšmės.

11. Bendraudamas su audituojamu personalu, auditorius turi sukurti geros valios ir bendradarbiavimo atmosferą. Niekada neturėtumėte demonstruoti savo nepriklausomybės darbuotojų atžvilgiu, nes tai gali sukelti susvetimėjimą ir blogą valią. Priešingai, būtina visais būdais skatinti bendrų savo ir darbuotojų profesinių interesų atsiradimą ir gilinimą. Patartina psichiškai įsijausti į audituojamojo vietą ir atsiminti, kad mažai žmonių mėgsta būti šiame vaidmenyje.

12. Auditorius neturėtų sąmoningai demonstruoti savo erudicijos ar tirti (tikrinti) pašnekovo kompetenciją. Nepriimtina vertinti pašnekovo teiginius, tokius kaip: „Tai akivaizdi kvailystė“ arba kategoriškus teiginius: „Visi tai žino“, „Ne, situacija visiškai kitokia“.

Toks elgesys gali „slopinti“ pašnekovą ir priversti jį „uždaryti“ auditoriui, „gaunančiam“ reikiamą informaciją.

Pageidautina švelnesnė auditoriaus reakcija į klaidingus pašnekovo sprendimus, pavyzdžiui: „Manau, kad jūsų problemos supratimas nėra visiškai teisingas“ arba „Pažvelkime į problemą taip“.

Kokybės vadybos sistemos auditai

13. Auditorius turėtų paskatinti savo pašnekovus rasti tinkamus sprendimus. Tai pasiekiama paaiškinant padarytas klaidas. Taigi auditorius ne tik padidina savo autoritetą jų akyse, bet ir patvirtina tezę, kad auditas yra naudingas audituojamam padaliniui. Jei auditorius negali išvengti ginčo, jis turi išlikti ramus ir pademonstruoti profesines žinias bei savo sprendimų įrodymus.

14 Auditorius turi pripažinti ir patvirtinti viską, kas yra patikima. Įtarinėjimas ir abejonės neturėtų viršyti auditoriaus vertinimų objektyvumo. Visais atvejais, kai, pavyzdžiui, auditorius nustato, kad neoficialios procedūros yra veiksmingos, jos turėtų būti patvirtintos ir rekomenduotos tinkamai dokumentuoti. Tokiu atveju patartina, kad auditoriaus teigiamas įvertinimas būtų paskelbtas viešai, pavyzdžiui, baigiamajame susirinkime. Auditorius neturėtų šykštėti pagyrų.

15. Auditorius turėtų vengti griežto komentarų ir vertinimų tono. Pageidautini komentarai: „Atidžiai išstudijavau visus jūsų pateiktus projektinius dokumentus, tačiau neradau juose dokumento, kuris atspindėtų projekto kokybės vertinimo kriterijus. Prašau, kad šie kriterijai būtų parengti ir dokumentuoti. Reikėtų vengti žodžių, kurie apsunkina pokalbį. Pavyzdžiui, vietoj „manau...“ patartina paklausti: „Ar tu nemanai, kad...“ arba vietoj „Dabar aš pagaliau tau įrodysiu...“ geriau sakyti: "Dabar galite būti įsitikinę, kad..."

16.5 Bendraudamas su audituojamo padalinio darbuotojais auditorius turi vengti kritinių pastabų ir patarimų, kurių įgyvendinimas gali lemti rimtus padalinio darbo pokyčius. Tokias pastabas ir patarimus galima aptarti su skyriaus vedėju paskutiniame posėdyje.

17. Auditorius turi būti pasirengęs įvairioms audituojamo padalinio personalo gudrybėms, dėl kurių prarandama laiko ir atitraukiama nuo auditoriui tenkančių užduočių sprendimo. Tai gali būti išreikšta bandymais įtraukti auditorių į pokalbius abstrakčiomis temomis, priversti auditorių laukti, kol darbuotojai atvyks į pokalbį ar pateiks reikiamus dokumentus, pagražinti reikalų būklę iki audito pradžios ir pan.

18. Jei audituojamo padalinio darbuotojai susiduria su atviru prieštaravimu ar asmeniniu priešiškumu auditoriui, auditorius privalo apie tai informuoti vyriausiąjį auditorių arba kokybės tarnybos vadovą.

Gavęs tokią informaciją vyriausiasis auditorius (kokybės tarnybos vadovas) privalo imtis priemonių, kad auditą atliktų bent jau kitas auditorius.