Personalregnskap i en organisasjon er en dokumentarregistrering av personellbevegelse og organisering av arbeid hos ansatte i et foretak. Personalregnskap er en forutsetning for eksistensen av en organisasjon.

Prosedyren for å føre personelljournaler i foretaket

Arbeidsloven forplikter arbeidsgiver til å utarbeide en arbeidskontrakt med hver ansatt, utstede pålegg om ansettelse, utstede attester ved oppsigelse.

I tillegg har arbeidsgiver plikt til å fylle ut en arbeidsbok for de personene som har jobbet for ham i mer enn 5 dager. Unnlatelse av å overholde disse (og ikke bare) reglene fører til bøter under inspeksjoner fra det statlige arbeidstilsynet. Det viser seg at riktig vedlikehold av personaljournaler ved foretaket er nødvendig for ikke å bryte loven, unngå bøter og ikke krenke arbeidstakernes rettigheter. For ikke å nevne, det er mye lettere å administrere arbeidere når HR er i orden.

Hvem er ansvarlig for at personelljournalene i organisasjonen er riktige og fullstendige?

Hvem bør være ansvarlig for personaljournaler ved foretaket? Svaret på dette spørsmålet er veldig, veldig tvetydig, siden det avhenger av hvor mye en person jobber i organisasjonen, hvilke problemer som løses av regnskapsavdelingen, advokater og så videre.

Faktisk har en mer eller mindre stor bedrift en personalespesialist eller til og med en hel avdeling. I mindre bedrifter utføres administrasjon av personaljournaler av en sekretær, en regnskapsfører og en advokat (hvis det er en). Men oftere enn ikke, en regnskapsfører. Selskapet har alltid en regnskapsfører.

Generelt er det flere arbeidsområder i personaljournaler. Og det er ganske logisk hvis ansvaret til personene som er ansvarlige for HR -administrasjon er delt i henhold til disse områdene.

Så for eksempel er det en person som er ansvarlig for å dokumentere ansettelsen. Denne personen utarbeider bestillinger for opptak, utarbeider en arbeidskontrakt (legger vanligvis bare inn dataene til den nyinnlagte, fyller ut den etablerte malen), registrerer i arbeidskontrakten. Det er også en person som er ansvarlig for å vedlikeholde timelisten. Merker oppmøte, forsinkelse, samler forklarende notater og så videre.

Regnskapsspesialister kan også løse personalregnskapsspørsmål. Disse spesialistene er involvert i å beregne og betale lønn til en ansatt, gi skattefradrag, levere rapporter til pensjonskassen, sykeforsikringsfondet og sosialforsikringsfondet. Som regel gir disse ansatte ut til den ansatte. I tillegg disse spesialisteneAdvokater kan gjøre opp for ansatte.

Selskapet kan ha en rekrutteringsstilling. Dette er en ansettelsesspesialist, det første leddet i kjeden for å finne ansatte til ledige stillinger.

Lederen for personalavdelingen er den som utfører den generelle ledelsen for personalavdelingen. En slik ansatt kan utgjøre, og kan, på forespørsel fra en ansatt eller politimyndigheter, gi

I tillegg skal det bemerkes at HR -spesialister ikke tar ledelsesmessige beslutninger: de dokumenterer bare hendelser i den ansattes arbeidsaktivitet - mottakelse, forsinkelse, nåde, oppsigelse.

Ansvar for å føre personelljournaler

Uansett, den som er involvert i å føre personelljournaler ved foretaket, er det viktig at denne personen (eller flere) beholder denne journalen riktig. Ellers står organisasjonen overfor juridiske risikoer (en prinsipiell ansatt vil gå til retten), finansiell risiko (når kontrollen avslører tilsynsmyndighetene brudd og foretar ytterligere vurderinger av bidrag sammen med bøter eller bare skriver ut en bot).

I tillegg må enhver gründer være oppmerksom på næringslivets sosiale ansvar. Det er et ansvar overfor menneskene som får jobber.

For eksempel garanterer artikkel 62 i den russiske føderasjonens arbeidskode arbeidstakeren gratis mottak av arbeidsrelaterte dokumenter og deres kopier. Eller for eksempel garanterer artikkel 94 i arbeidskodeksen forskjellige kategorier av arbeidere ulik arbeidstid (skift). I tillegg gir artikkel 173 i arbeidsloven garantier til ansatte som går på høyere utdanning. Arbeidsloven artikkel 114 garanterer arbeidstakeren årlig betalt permisjon. Disse rettighetene er garantert og umistelige rettigheter for ansatte. Arbeidsgiver vil imidlertid bare kunne observere disse rettighetene ved korrekt vedlikehold av personaljournaler i organisasjonen. Uten en godt organisert personellrekord i virksomheten blir overholdelsen av arbeiderrettigheter ekstremt vanskelig, noe som ikke bare fører til potensielt brudd på arbeidstakernes rettigheter, men også til mulige juridiske farer under inspeksjoner fra tilsynsmyndigheter.

I denne artikkelen vil vi ikke gi eksempler på utfylling av skjemaer, utfylling av andre dokumenter eller tekster til forskriftsdokumenter som bør være i en organisasjon. La oss bare dvele ved rekkefølgen av arbeidet med organisering av personalregistrering i selskapet fra bunnen av.

Normativ base

Når du organiserer HR -administrasjon fra bunnen av, trenger du følgende forskriftsdokumenter:

GOST R 6.30-2003 “Samlet dokumentasjonssystem. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid ".

Arbeidskodeksen i Den russiske føderasjonen (for ikke å bli forvirret i endringer og tillegg, er det fornuftig å kjøpe en ny tekst i arbeidskodeksen med endringer omtrent hver sjette måned - med mindre din organisasjon selvfølgelig har en juridisk referanse system som oppdateres jevnlig).

Instruksjoner for å fylle ut arbeidsbøker, godkjent av dekretet fra Arbeidsdepartementet i Russland datert 10.10.2003 nr.69.

Regler for vedlikehold og lagring av arbeidsbøker, utarbeidelse av arbeidsboksskjemaer og arbeidsgivere med dem, godkjent av Den russiske føderasjons regjering nr. 225 datert 04.16.2003 (endret 05.19.2008).

Resolusjon av Goskomstat i Russland datert 05.01.2004 nr. 1 "Ved godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for arbeidsregnskap og godtgjørelse."

Listen over typiske styringsdokumenter generert i organisasjoners aktiviteter, som angir lagringsperioder, godkjent av Rosarkhiv 06.10.2000 (endret 27.10.2003).

I tillegg er boken av Ya.E. Varlamova og E.A. Koshelevoy "Personal Records Management from Scratch" (Moskva: Professional Publishing House, 2008).

Merk

Mange former for dokumenter i personaljournaler er forent ved dekret fra Statens statistikkomité i Russland datert 05.01.2004 nr. 1 "Ved godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for arbeidsregnskap og godtgjørelse." Du kan finne det i et hvilket som helst referanserettssystem (Consultant Plus, Garant, Code) eller på Internett, det er allerede ferdige skjemaer fra dette dekretet som du bare trenger å kopiere til harddisken. Dokumenter som det ikke er noen enhetlige skjemaer for, må utarbeides i henhold til GOST R 6.30-2003 “Samlet dokumentasjonssystem. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid ".

Trinn 1: Vi utvikler dokumenter som må være i selskapet

Oftest begynner organisasjonen av produksjonspersonalet med utvikling av alle slags forskrifter og instruksjoner, og med rette. Reguleringsdokumenter som må være i selskapet inkluderer:

interne arbeidsforskrifter;

forskrift om beskyttelse av ansattes personopplysninger;

forskrifter om arbeidsbeskyttelse og brannsikkerhet.

Alt annet venter: det er bare mulig å ta på seg utviklingen av dokumenter som er valgfrie når de obligatoriske dokumentene er utarbeidet.

Trinn 2: Juster bemanningstabellen

Mest sannsynlig har selskapet allerede utviklet et bemanningstabell, det er en stab på ansatte som lykkes med å utføre de tildelte oppgavene, som det er inngått ansettelseskontrakter med, ansettelsesordre er utarbeidet og oppføringer er gjort i arbeidsbøker. Men som praksis viser, er disse dokumentene ikke alltid utarbeidet riktig.

Be regnskapsavdelingen om informasjon om lønn til ansatte og navn på stillinger - på grunnlag av disse dataene må du forene bemanningstabellen.

Det skal bemerkes at titlene på stillinger i bemanningstabellen ikke alltid sammenfaller med de faktiske stillingene til ansatte. Regnskapsavdelingen trenger egentlig ikke denne informasjonen for å overføre betalinger og skatter, men programmer som 1C krever at du fyller ut en seksjon med slik informasjon, og noen ganger blir det innført en stilling som ikke tilsvarer den faktiske. Derfor, før du godkjenner bemanningstabellen, er det nødvendig å klargjøre navnene på de ansattes stillinger med avdelingssjefene, selskapsledelsen eller de ansatte selv.

Du kan også be om personaltall til ansatte fra regnskapsførere. Hvis regnskap er automatisert, blir personaltall tilordnet av programmet, hvis ikke, må du tildele dem selv, starter med den ansatte som jobber lengst og slutter med den som kom til organisasjonen senere enn alle andre. Etter oppsigelse av en ansatt er det bedre å ikke oppgi personellnummeret til noen: la alle numre være unike og tilordnes bare én person som noen gang har jobbet i selskapet.

Mens regnskapsførere forbereder deg et sammendrag av ansatte, må du sjekke statusen til ansattes personlige filer og eventuelle personlige kort, og også finne ut hvilke dokumenter som mangler i de personlige filene til hver ansatt. Hver ansatt må skrive et notat som kopier av hvilke dokumenter må tas med.

Trinn 3: Kontroller at informasjonen i bemanningstabellen og arbeidskontraktene er i samsvar

Etter at bemanningstabellen er utarbeidet, er det nødvendig å verifisere informasjonen i den med dataene i arbeidskontraktene. Hvis informasjonen er forskjellig (vanligvis er lønnen angitt feil eller bare "Lønn i henhold til bemanningstabellen" er angitt, noe som er et brudd på arbeidskodeksen i Den russiske føderasjonen og kan medføre straffer; datoen for signering av kontrakten faller på en fri; signaturen til representanten for arbeidsgiveren tilsvarer ikke personen, erklært som representant - for eksempel hans stedfortreder signert i stedet for daglig leder), så må kontraktene gjøres om. I dette tilfellet bør det antas at en avtale signert av en uautorisert person faktisk ikke er en avtale; det er med andre ord ingen skriftlig arbeidskontrakt. Derfor må den selvfølgelig gis den gjeldende (ekte) datoen. I alle andre tilfeller blir det inngått tilleggsavtaler til arbeidskontrakten, som supplerer arbeidsavtalen med nye vilkår eller spesifiserer (endrer) vilkårene som ble angitt feil.

Hvis kontrakten er korrekt utarbeidet, men senere ble det gjort endringer (lønnsøkning, overføring av ansatte til en annen jobb), må det utarbeides ytterligere avtaler for hver sak for hver ansatt. Arbeidskontrakter og tilleggsavtaler utarbeides i to eksemplarer, hvorav den ene forblir i selskapet, og den andre overleveres til den ansatte.

Trinn 4: Kontroller at utførelsen av personalordrer er korrekt

Deretter må du sjekke tilgjengeligheten og riktigheten av utførelsen av bestillinger for ansettelse, flytting av ansatte (hvis noen), etc. (datoer, underskrifter, informasjon i dem). Bestillinger må overholde innholdet i arbeidskontrakten inngått med ansatte og bemanningstabellen. De må signeres ikke bare av selskapets sjef, men også av den ansatte selv. Hvis det ikke er noen ordre om ansettelse eller overføring av arbeidende ansatte, eller de blir henrettet med brudd, må de gjenopprettes, endres eller "signeres på nytt". Ifølge loven er du ikke ansvarlig for det som kom før deg, men den ansatte har rett til å kreve en kopi av en slik ordre, og han må få den.

Trinn 5: Kontroller at det er riktig å holde arbeidsbøker

Neste trinn i arbeidet er å sjekke tilgjengeligheten av arbeidsbøker. Bøkene til alle innleide ansatte må oppbevares av selskapet. Hvis du finner bøker om pensjonerte ansatte, må du sende et sertifisert brev med returkvittering til eierne av bøkene med en forespørsel om å få en arbeidsbok eller oppgi en adresse som den kan sendes til. Etter at du har mottatt svaret, må arbeidsboken sendes med registrert pakkepost med kvittering. Hvis det ikke er noe svar, er det bare å legge ved kvitteringsbrevet i arbeidsboken. Arbeidsbøker til ikke-arbeidende ansatte må oppbevares atskilt fra resten på forespørsel, men ikke mindre enn 50 år.

Hvis det ikke er oversikt over ansettelse eller overføring i arbeidsboken, må du ikke skynde deg å gjøre det. Først, les nøye begge dokumentene som regulerer utfylling av arbeidsbøker: Instruksjonene for å fylle ut arbeidsbøker og reglene for vedlikehold og lagring av arbeidsbøker, lage arbeidsbokformer og gi arbeidsgivere dem. Og bare når du er trygg på din kunnskap, kan du begynne å skrive oppføringer i arbeidsboken. Husk: en feil oppføring kan føre til det faktum at den ansatte ikke kan bli kreditert lengden på tjenesten i selskapet der den feilaktige oppføringen ble foretatt.

Trinn 6: Lag personlige filer eller personlige mapper til ansatte (hvis de ikke har blitt lagret før deg)

Det er viktig å utstede personlige kort for ansatte i skjema nr. T-2. I dag lar mange programmer deg fylle ut skjema nr. T-2 på en datamaskin og skrive det ut på vanlig papir, noe noen personelloffiserer bruker. Imidlertid godtar statsarkivene så langt personlige kort bare på tett, "halvkartet" papir. Derfor, hvis organisasjonen din er en kilde til anskaffelse av statsarkivet, kjøp skjema nr. T-2 i en papirbutikk i ønsket mengde eller kjøp passende papir for å skrive dem ut.

Personlige kort fylles ut av en personelloffiser - en slik resept finnes i instruksjonene for bruk av enhetlige skjemaer (Resolusjon av Goskomstat i Russland datert 05.01.2004 nr. 1).

Kopier av dokumenter mottatt fra ansatte (pass, forsikringsbevis, etc.) må plasseres i "filer" -mapper, hvoretter en oversikt over hver sak blir opprettet, og dine personlige mapper dannes. De kan også inneholde kopier av bestillinger og kontrakter slik at all informasjon om den ansatte er på ett sted, men dette er ikke nødvendig. Bilder av ansatte kan limes til personlige kort.

Ofte blir personlige filer lagt inn i skjema nr. T-2, noe som er feil: personlige kort bør holdes atskilt fra alle andre dokumenter.

Nye dokumenter og kopier legges til i den personlige mappen etter hvert som de blir tilgjengelige.

Trinn 7: Lag de nødvendige regnskapene eller magasinene

Regnskapsboken for bevegelse av arbeidsbøker og innlegg i dem og inntekts- og utgiftsbok for registrering av arbeidsbokens former og innlegg i den kan bare oppbevares i papirform. Siden dette er tidsskrifter for regnskapsformer for streng rapportering, er hver side i boken nummerert, og den er sydd og forseglet med organisasjonens segl.

Trinn 8: Planlegg ferier

To uker før begynnelsen av det nye året må organisasjonen godkjenne en ferieplan. Arbeidet med det bør begynne i november. Hvis selskapet er lite, kan du intervjue ansatte om når de ønsker å dra på ferie, hvis selskapet er stort, kan du sende et brev til avdelingsledere og be dem om å gi slik informasjon til avdelingen.

Når du planlegger ferier, må du sørge for at linjen ikke er åpen når ansatte på en liten avdeling reiser på ferie. For eksempel, hvis det bare er to salgsledere i et selskap, bør ferien deres ikke falle sammen i tide, til og med delvis, og mellom disse feriene bør det være en periode med felles arbeid - å overføre saker fra en leder til en annen.

Hvis du selv intervjuer ansatte om tidspunktet for å reise på ferie og det er en konflikt om hvem og når som skal, ikke prøv å løse det selv - gjør ledelsen oppmerksom på informasjonen og lag en tidsplan i samsvar med beslutningen av ledelsen. Hvis du ber om informasjon gjennom avdelingssjefene, må du overlate dem til å løse tvistelige spørsmål. Det tar vanligvis en til tre uker å samle informasjon for å planlegge ferier.

Etter registrering må ferieplanen sendes lederen for godkjenning.

To uker før ferien starter, er det nødvendig å varsle den ansatte om at det har skjedd og gi en ordre om å gi ferien. Starttiden for ferien kan endres etter avtale mellom den ansatte og lederen. Hvis en ansatt på begynnelsen av ferien er syk og har sykemeldt, er det nødvendig på hans forespørsel å utsette ferien til et annet passende tidspunkt. Alle disse endringene gjøres i de tilsvarende kolonnene i ferieplanen. Og ikke glem at en ansatt ikke kan annet enn å reise på ferie i to år på rad, og obligatorisk ferie med lønn kan erstattes med økonomisk kompensasjon bare ved ansattes oppsigelse.

Trinn 9: Form HR -saker

Saker kan fullføres om følgende emner:

"Ordrer for personell (opptak, oppsigelse, overføring, bonuser, insentiver, ulønnet permisjon, langvarige forretningsreiser og forretningsreiser til utlandet)" (lagringsperiode - 75 år);

"Ordrer til personell (vanlige og utdanningsferier, plikt, innsamling, kortsiktige interne russiske forretningsreiser)" (lagringsperiode - 5 år);

"Arbeidskontrakter";

"Personlige ting";

"Personlige kort";

"Selskapets forskriftsdokumenter (forskrifter, instruksjoner)";

"Korrespondanse om personalspørsmål med offentlige etater og kommersielle organisasjoner", etc.

Ferieplan, vaktplan, bemanningsplaner er mer praktisk å skille i separate saker og lagre i tynne mapper.

Det er mer praktisk å lagre personlige filer og personlige kort i alfabetisk rekkefølge i samsvar med navnene på ansatte, alle andre dokumenter - i kronologisk rekkefølge etter hvert som dokumentet kommer.

Personlige bestillinger har to lagringsperioder: 5 og 75 år, derfor er de delt inn i minst to tilfeller (alle bestillinger som ikke er oppført på listen med 5 års holdbarhet har en lagringstid på 75 år).

Hvis selskapet er stort nok og det dannes mer enn 250 sider i saken innen ett år, må det deles inn i flere saker eller i volumer (for eksempel: "Arbeidskontrakter (A - K)", "Arbeidskontrakter (L -Z) ”;“ Ordrer for personell (vanlige og studieblader) ”, Ordrer for personell (plikt, straffer, kortsiktige interne russiske forretningsreiser)”).

Når det opprettes saker, er det nødvendig å bruke seksjonene 7 og 8 i listen over typiske styringsdokumenter generert i organisasjonens aktiviteter, som angir lagringsperioder.

Trinn 10: Lag en huskeliste

Saksnomenklaturen kan utarbeides separat i henhold til personaldokumenter eller inkluderes i den generelle nomenklaturen for organisasjonens saker.

Generelt er prosessen med å danne saker og utarbeide en nomenklatur i personalkontorarbeid ikke annerledes enn å danne saker og utarbeide en nomenklatur i generelt kontorarbeid.

Og bare etter alle trinnene kan man begynne å utvikle stillingsbeskrivelser, personalregler og andre valgfrie (ikke obligatoriske sett fra arbeidsloven for Den russiske føderasjonen) lokale forskrifter.

Yu.V. Eremeeva,
kontorleder, medlem av Club of Professional Secretaries

Å bygge et HR -administrasjonssystem fra bunnen av bør utføres i strengt samsvar med arbeidslovgivningen. Les om hvordan du kommer i gang som HR -offiser og hvordan du gjenoppretter håndtering av HR -poster

Les i vår artikkel:

Hvorfor trenger du personaljournaler

Hvordan begynne å bygge et HR -arbeidsflytsystem er et aktuelt problem for nyopprettede selskaper. Til tross for at organisasjoner i hovedsak ikke har noe valg om å føre poster eller ikke, er det fortsatt et veldig praktisk verktøy for å overvåke personell i alle stadier av arbeidet. Lovgivning forener bare formen for dens funksjon og bestemmer normene som må oppfylles ikke bare av den ansatte, men også av arbeidsgiveren.

Personalregnskap hjelper først og fremst å forstå hvem som jobber i selskapet, å bestemme antall ansatte, selskapets utgifter til lønn.

I tillegg tillater systemet å dokumentere alle bevegelser i teamet, enten det er:

• resepsjon;
• avskjedigelse;
• ferie;
• personellbevegelser osv.

Lengden på tjenestepost hjelper arbeidsgiveren med å bestemme antall feriedager som hver ansatt har krav på. Ved å holde en timeliste kan du tydelig kontrollere tilstedeværelsen av personell på arbeidsplassen og riktig beregne lønn.

HR -administrasjon fra bunnen av trinn for trinn

Håndtering av personellregistrering fra bunnen av i praksis reiser mange spørsmål, ikke bare fra nykommere til personaladministrasjon, men også fra erfarne spesialister. Først og fremst reiser ordren med utstedelse av dokumenter tvil.

Les også:

Når selskapet allerede er registrert og alle støttedokumenter er mottatt, er det på tide å begynne å behandle personaldokumentasjon. Den første prioriteten er å finne ut fremtidig bemanning av juridiske enheter, å bestemme behovet for personell for første gang og for fremtiden. For dette må selskapet publisere.

Hvis organisasjonen planlegger å bruke ikke-enhetlige former for personaldokumenter, må de først godkjennes av den tilhørende ordren til hodet. Det ideelle ville være publisering av forskriften "Om personellpolitikken til foretaket" eller "". I slike dokumenter er alle reglene for journalføring ved et nyopprettet foretak foreskrevet i samsvar med gjeldende lovregler.

Tema for saken

Les også om hvordan du trygt kan betale for arbeid på helligdager og helger, hvordan du skal oppføre deg under GIT -sjekken og hvilke betingelser som må fjernes raskt fra arbeidskontraktene til dine ansatte.

Personalregnskap for LLC

HR -administrasjon i 2018 for LLC har ikke gjennomgått vesentlige endringer. Det er viktig å merke seg at personaljournaler ikke er veldig forskjellige, avhengig av virksomhetens juridiske form. I de fleste tilfeller er normene de samme.

Likevel er hoveddelen av selskapene LLC. Virksomheten til en LLC gir større handlefrihet enn for kommunale eller budsjettinstitusjoner. Statlige organisasjoner er mer formalisert og de fleste avgjørelser kommer fra departementer (for eksempel bemanning for distriktsadministrasjoner).

Mens LLC har større handlefrihet og er mindre begrenset i valg av atferdsscenario.

Personaljournaler

Grunnlaget for personaljournaler i en organisasjon er personaljournaler. Alle dokumenter kan betinget deles inn i tre kategorier:

• primærdokumenter på personelljournaler;
• primære dokumenter for registrering av arbeidstimer og lønn;
• logger for registrering av flytting av personaldokumentasjon.

Les også:

Både den første og den andre gruppen har sine egne godkjente skjemaer (vedtak fra Statistisk statistikkomité for Den russiske føderasjon 01.05.2004 N 1 "Ved godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for arbeidsregnskap og godtgjørelse"). Nylig er de ikke obligatoriske for bruk av juridiske enheter. Om nødvendig kan selskapet på grunnlag av dem utvikle og godkjenne sine egne skjemaer som oppfyller kravene i lovverket. De som de forenede dokumentene er praktiske for, kan fortsette å bruke dem.

Er en aktivitet rettet mot systematisering av personaldokumenter og utføre arbeid med dem.

HR -avdelingen eksisterer i alle organisasjoner og sikrer uavbrutt arbeid med dokumenter, samt rettidig regnskapsføring av alle endringer fra foretakets og dets ansattes side.

Kjære lesere! Artiklene våre snakker om typiske måter å løse juridiske spørsmål på, men hver sak er unik.

Hvis du vil vite hvordan du løser akkurat problemet ditt - ta kontakt med online -konsulenten til høyre eller ring gratis konsultasjon:

Nødvendig litteratur

For raskt å gjennomføre opplæring i kontorarbeid og anvende kunnskap i praksis, anbefaler eksperter å ta hensyn til følgende trykte publikasjoner:

Organisering av HR -administrasjon fra bunnen av

Organiseringen av personalregistrering fra bunnen av bør bygges i trinn som følger:

• Installasjon av spesialprogrammer for en datamaskin, designet for å utføre kompetent dokumentasjon og andre forhold knyttet til personalregistrering.

I dag er det mange programmer designet for disse behovene. Imidlertid lederne av organisasjoner tradisjonelt velg 1C.

Dette skyldes det faktum at det er spesialister på installasjon og vedlikehold av dette programmet i en hvilken som helst stor eller liten by, men de som kan betjene nyskapende utvikling kan ikke alltid ringes på telefon.

• Studie av viktige dokumenter i organisasjonen.

Alle innsendte kontrakter og dokumenter må overholde, og ikke motsi organisasjonens charter. Dette er en viktig del, spesielt for å løse uenigheter med ledergruppen eller med ansatte.

• Kjøp eller uavhengig produksjon av en registreringslogg.

Dokumentene som vil inngå i kontorarbeidet i selskapet må koordineres med den overordnede ledelsen.

Det er nødvendig å klargjøre hvem av dem som vil være obligatorisk, og hvilke som kan utsettes, fordi de vil bli referert til i sjeldne tilfeller. Det er viktig å vite hvilken av dem som vil ligge i arbeidsplanen, og hvilken i skjemaene.

• Regissørens design. Det er nødvendig å kontrollere riktig fylling av alle papirer, noe som skal gjenspeile datoen lederen jobber i selskapet fra.
• Opprettelse av bemanningstabell og regler for den interne ordren som gjelder for alle ansatte uten unntak.

Les artikkelen om hvordan du tegner et bemanningstabell.

Hvis selskapet ikke har dem, må du opprette disse dokumentene. Disse dokumentene må være fullstendig enige med organisasjonssjefen og kontrolleres i henhold til regelverket. Det vil si at du må finne ut om innovasjonene er i strid med loven.

• Opprettelse av en standard arbeidskontrakt som vil være gunstig for organisasjonen, men som ikke vil motsi lovlige normer.
• Da er det nødvendig med grunnleggende dokumenter.

Personalet kan ikke gjøre uten å opprette følgende verdipapirer:

1. skjemaer på bestillinger;
2. ansvarsavtaler;
3. registrering logg;
4. regnskapsbøker;
5. tids skjema.
6. Etter dokumentene må du ta vare på hvem og hvordan som skal lede.

Spørsmålet om lagring og fylling av dokumenter bør løses i tide og på forhånd. På det første stadiet, når det er svært få ansatte på jobb, dette grunnleggeren av selskapet kan være engasjert... Ved denne anledningen må det utstedes en spesiell ordre. Hvis han er fraværende, vil selskapet bli siktet for en alvorlig bot.

Hvis det fremover dukker opp en person hvis ansvar inkluderer å jobbe med dokumenter, vil det bli gitt en ny ordre om å utnevne en ansvarlig person.

Den siste fasen er rekruttering av ansatte til sysselsetting.

Denne prosedyren vil kreve:

1. arbeidsordre;
2. registrering av arbeidskontrakter;
3. tilgjengelighet av arbeidsbøker;
4. ansatte kort;
5. bok for å ta hensyn til arbeidsbøker.

Dette er langt fra alt en ansatt som starter fra bunnen av trenger å vite, men slike handlinger er bare første grunnleggende i en stor mengde informasjon som skal studeres i fremtiden.

Du finner instruksjoner om håndtering av personaljournaler.

Ansvaret til HR -spesialisten

En kontorist har et omfattende aktivitetsfelt som dekker alle aspekter av organisasjonen knyttet til ansatte og deres arbeid. Så, hovedoppgavene til en kontorarbeider er:

• Registrering av dokumenter knyttet til sykehus og andre sertifikater.
• Dannelse av en personlig fil for hver av de ansatte.
• Utarbeidelse og utvikling av timeliste for arbeidstid.
• Utføre og forberede personalordre.
• Beregning og påfølgende opptjening.

Last ned en eksempeljobbbeskrivelse for en HR -kontorist gratis.

I tillegg til hovedoppgavene har ansatte i dette aktivitetsfeltet og tilleggsoppgaver, som for eksempel:

• spore lønnsmarkedet;
• spore og invitere kandidater til ansettelse;
• lage en liste over ledige stillinger i organisasjonen;
• utvikling av regelverk om og rekruttering av selskapets ansatte.

Noen ganger er en ansatt ved denne avdelingen engasjert i å evaluere arbeidene til de ansatte og lage en rapport om dette emnet.

Det er viktig å vite at personalansvarlig i henhold til gjeldende lovgivning ikke kan avsløre den ansattes personopplysninger til tredjeparter. Dette ansvaret ligger helt og holdent på ham.

Feil i HR -avdelingen

I ethvert arbeid kan det gjøres feil. Derfor er HR -administrasjon intet unntak. Siden dette er en kompleks prosess og det er vanskelig for mange nybegynnere å huske en stor mengde informasjon, er de viktigste som følger:

1. Ved registrering og oppsigelse av en ansatt.

Først av alt gjelder dette designet. Ordren kan ikke angi vilkårene for eller arten av det utførte arbeidet. Noen ganger blir det gjort feil i initialene eller etternavnet til en ansatt, så vel som i arbeidsenheten. Det er viktig å vurdere her at en ordre utført med innrømmelse av feil eller utstedt av en uautorisert person er ugyldig.

2. Arbeid med arbeidsbøker. I henhold til reglene må serien og nummeret til dette dokumentet føres inn i boken for regnskap for bevegelse av arbeidsbøker, noe ikke alle gjør.
3. Ved inngåelse av arbeidskontrakt. De viktigste unnlatelsene er fraværet av noen av dokumentene som kreves for denne prosedyren, eller ansettelse av borgere som ikke er i stand til å delta i denne typen aktiviteter av helsemessige årsaker.
4. Ordrene. En lokal forskriftsakt ved foretaket kan utstedes, men den inneholder ikke signaturen til selskapets leder. Dette er et grovt brudd, og et slikt dokument er ikke gyldig.

Gjenopprette orden i personaljournaler

Noen ganger i et lite selskap skjer det at det oppstår mange brudd, og det er ingen spesialist som kan løse dette problemet. Hvis en slik person likevel ble funnet, og han ble betrodd å sette ting i orden i dokumentasjonen, må han følge følge trinnvise instruksjoner:

1. Det vil være nødvendig med lovgivningsmessige handlinger for den siste revisjonen, som vil bidra til å løse mange juridiske spørsmål, samt spesiell litteratur om personalemner og programmer som gjør livet lettere i personalkontorarbeid.
2. Dokumentrevisjon og verifisering.

Alle nødvendige dokumenter knyttet til kontorarbeid må være tilgjengelige. Disse inkluderer obligatorisk, spesiell og valgfri.

Det er viktig at alt er i riktig form og på plass.

Valgfrie er også verdt å skaffe seg for å beskytte deg selv når du utfører inspeksjoner på kontoret.

3. Studerer lederens ønsker, samt hvordan ting er i selskapet og om de overholder de erklærte ordrene og lokale forskrifter. Dette stadiet inkluderer også en grundig studie av de bestanddelene i organisasjonen.
4. Bestemmelse av kretsen av personer som deltok i utviklingen av de manglende dokumentene og de ansatte som senere vil være ansvarlig for arbeidsflyten og dens sikkerhet.
5. Analyse av bemanningstabellen, som bør utføres i en enhetlig form.
6. Kontroll av utførelsen av lederen, ansatte og arbeidskontrakter i selskapet.
7. En viktig del er studiet av tidligere ansettelsesordre og personlige kort for ansatte, det skal ikke være noen feil i dem.
8. Sjekker arbeidsbøker.
9. Verifikasjon av overføringer og bevegelser av ansatte i selskapet, permitteringer, både tidligere og nåværende.
10. Den siste fasen er å kontrollere arbeidstiden for hver ansatt.

Kontorautomasjon

HR -administrasjon blir mer og mer komplisert over tid, og selskapet vokser seg større. Derfor er veien ut av denne situasjonen HR -automatisering... I dag, i nesten alle organisasjoner, løses personellproblemer ved hjelp av automatiske enheter.

Oppsett av automatiseringsprosessen bør skje i flere trinn:

• Det første trinnet er å sette et mål for automatisering. Oftest er det det velorganiserte arbeidet og effektiviteten til det installerte systemet.
• Etter å ha bestemt effektiviteten, må du begynne å implementere systemet, det vil si å lage en automatisk database.
• Deretter må du lære ansatte å arbeide med utstyret som følger med.
• Innføring av data fra alle dokumenter i organisasjonen i systemet er hovedtrinnet. På dette tidspunktet må du lage maler for rapporter.

For riktig HR -administrasjon trenger du følgende programmer:

1. forhåndssystemer, det vil si programmer som gir regnskap;
2. HRM -systemer. Dette er et system som løser problemet med automatisering av personell. Dette er et system som lagrer informasjon om hver av de ansatte;
3. WFM -system. Disse programmene har flere funksjoner enn konvensjonelle automatiseringsprogrammer;
4. HCM -systemer er avgjørende spørsmål ikke bare når det gjelder den kvantitative indikatoren på personell, men også når det gjelder kvalitet. Slike programmer forbedrer ytelsen til store selskaper med omtrent 15 prosent.

Selvfølgelig kan du forlate ny teknologi og utføre arbeid på de gamle måtene. Fremskritt står imidlertid ikke stille, og i fremtiden kan det vise seg at på grunn av feil automatisk utstyr kan det oppstå brudd på dokumentflyten, som kan pådra seg en bot.

Hvordan organisere personalrekorder i et nyopprettet selskap - se videoseminaret:

Visse kunnskaper og ferdigheter kreves for å dokumentere all personaloperasjon i en organisasjon.

Papirene i foretaket er regulert av en instruksjon som er uavhengig utviklet og godkjent av direktøren. Det er en intern normativ handling og er obligatorisk for alle ansatte i en økonomisk enhet. Personalavdelingen utvikler og overvåker implementeringen.

Lovgivningen krever utarbeidelse av mange dokumenter som sikrer alle aspekter av arbeidstakerens arbeidsforhold til arbeidsgiver.

Erfarne og uerfarne personelloffiserer bør forbedre sine kvalifikasjoner. For å hjelpe dem har det blitt opprettet nettsteder der teoretiske kurs i HR -administrasjon presenteres.

Personalpapirer gjenspeiler personalets aktiviteter, bekrefter ansienniteten, som spiller en hovedrolle i beregningen av pensjoner. Ledelsen er ansvarlig for selskapets dokumentarfond.

De viktigste detaljene i kontrollen på papir

Kompetent organisering av personaljournaler krever kunnskap om regelverket, sporing av endringene, orientering i former for dokumenter som brukes.

Til hvilket formål blir det utført

Fremgangsmåten for å føre personelljournaler er regulert av loven. I store virksomheter med stor stab dannes som regel en personaltjeneste. Dens ansatte utarbeider relevante dokumenter i samsvar med kravene i den russiske føderasjonens regelverk.

Papirer kan være i en enhetlig form eller utviklet i virksomheten og godkjent i lokale handlinger.

HR -administrasjon er en aktivitet rettet mot utvikling og vedlikehold av dokumenter knyttet til personaljournaler, arbeidstid, lønnsberegninger.

HR -spørsmål inkluderer følgende stillinger:

• registrering av sysselsetting;
• intern bevegelse av arbeidere;
• avskjedigelse;
• regulering av forholdet mellom leder og ansatte;
• organisering av arbeidsprosessen;
• andre.

Riktig organisering av personaljournaler bidrar til løsningen av en rekke problemer.

Hovedmålene er presentert i tabellen:

Retning av personalarbeid	Oppgaver utført
Regnskap og kontroll	mottak, regnskap, oppsigelse av personell.
Planlegging og regulering	utvalg, flytting, tilpasning av arbeidere.
Rapportering og analyse	studie av ansatte, vurdering av deres arbeid; analytisk arbeid; lage rapport.
Koordinering og informasjon	opplæring, utdanning, omskolering av personell; mottak av ansatte i offisielle og personlige saker; behandling av skriftlige forespørsler fra arbeidere; arkiv- og referansevirksomhet.
Organisatorisk og metodisk	dokumentere arbeidene til ansatte; arbeide med personell i avdelinger; arbeidsplanlegging og ledelse.
Dokumentar	vedlikehold av personlige filer, arbeidsbøker; lage ordre, papirer for personlig regnskap; registrering av sykefravær, pensjonsattester m.m.

I Moskva og andre store regioner i Den russiske føderasjonen kan organisasjoner med separate divisjoner føre personelljournaler online. For dette har det blitt utviklet passende programmer som tillater utveksling av dokumenter i elektronisk form.

Det lovgivningsmessige rammeverket

Lovgivningsgrunnlaget for HR -administrasjon er inneholdt i Labor Code of the Russian Federation.

Denne aktiviteten er regulert av en rekke regulatoriske rettsakter:

• Instruksjoner for å fylle ut og bruke hoveddokumenter om regnskap og godtgjørelse (vedtak fra Statens statistikkomité nr. 1 datert 01/05/04);
• enhetlige dokumenter og krav til utarbeidelsen (resolusjon av Gosstandart nr. 65-st av 03.03.03);
• Typiske instruksjoner for kontorarbeid for føderale utøvende organer (ordre fra Kulturdepartementet i Den russiske føderasjon nr. 536 av 08.11.05);
• Regler for drift av arkiver (vedtak av Rosarkhiv Collegium datert 06.02.02);
• Kontorregler for føderale utøvende myndigheter (resolusjon fra regjeringen i Den russiske føderasjon nr. 477 av 15.06.09);
• Lov om informasjon, dens beskyttelse og informasjonsteknologi nr. 149-ФЗ datert 27.07.06;
• Lov om behandling av søknader fra russiske borgere nr. 59-ФЗ datert 02.05.06;
• Lov om statsspråk i Den russiske føderasjon nr. 53-FZ datert 01.06.05;
• Lov om arkivfil nr. 125-FZ datert 22..10.04;
• Lov om handelshemmeligheter nr. 98-FZ datert 29. juli 2004;
• Pålegg om arbeidsbøker nr. 117n datert 12.22.03;
• Vedtak om vedtak av instruksjoner for utfylling av arbeidskraft nr. 69 datert 10.10.03;
• Forordning om arbeidsbøker nr. 225 datert 04.16.03;
• instruksjoner fra generalstaben for de væpnede styrkene i Den russiske føderasjonen.

Obligatoriske dokumenter

Den russiske føderasjonens arbeidskode forplikter organisasjoner til å ha sitt eget lovgivningsgrunnlag, som inkluderer en rekke obligatoriske lokale forskriftsdokumenter.

Disse inkluderer:

Charteret	Det viktigste dokumentet. Den beskrev den juridiske formen for foretaket, grunnleggerne, aktivitetsfeltet, prosedyren for innrømmelse og avskjedigelse av hodet, hans makt. Mange av selskapets interne forskrifter er utarbeidet basert på vedtektsbestemmelsene.
Arbeidsforskriften (heretter kalt reglene)	Dokumentet er gitt av art. 189, 190 Labor Code of the Russian Federation. Den fastslår prosedyren for ansettelse og sparking av ansatte, rettighetene, forpliktelsene til avtalepartene, arbeids- og hvileregimer, et system med insentiver og straffer og andre spørsmål angående arbeidsforhold i foretaket. Direktøren godkjenner reglene. Hvis det er en fagforening i organisasjonen, blir det tatt i betraktning dens meninger om vedtakelsen av dokumentet. I organisasjoner der personell jobber uregelmessig arbeidstid, bør det være en liste over relevante stillinger og yrker. Det er utarbeidet som et vedlegg til reglene.
Instruksjoner for beskyttelse av personopplysninger	I henhold til art. 87 i den russiske føderasjonens arbeidskode, fastslår den kravene som er obligatoriske ved behandling av personopplysninger om ansatte, og sikrer deres beskyttelse, bruk, lagring. Personopplysninger anses å være informasjon om en individuell arbeider, noe som er nødvendig for en arbeidsgiver for et arbeidsforhold. Ansatte må være kjent med dokumentene som bestemmer fremgangsmåten for behandling av dataene deres.
Arbeidsmessige sikkerhetsforskrifter	Det er i HR -avdelingen. Hver ansatt er kjent med dokumentet. I virksomheter med mer enn 50 ansatte må stillingen som arbeidssikkerhetsspesialist være til stede.
Vaktplan	Den brukes i selskaper med turnusplan. Dokumentet er presserende og gyldig i en viss periode etter arbeidsgiverens skjønn.
Arbeid rasjonering papirer	De gjenspeiler nødvendig tid brukt på å produsere produkter (utføre arbeid) av en ansatt eller gruppe og etablere arbeidsstandarder på grunnlag av dem.

Normative handlinger

Etter adopsjonen av sjefen fastsettes antall stillinger som kreves for normal drift av organisasjonen. Tatt i betraktning tallene som er oppnådd, produksjonssyklusen og andre trekk ved foretakets aktiviteter, er det under forberedelse.

For registrering av dokumentet brukes vanligvis et ensartet skjema. Du kan laste ned en prøve gratis fra Internett. Arbeidsgiver har rett til å justere timeplanen etter eget skjønn.

Dokumentet viser posisjonene i en hierarkisk rekkefølge, starter med direktøren og slutter med støtteapparatet. For hver av dem er antall enheter etter stat, lønn og godtgjørelser angitt.

På neste trinn dannes arbeidsplanen. Det representerer arbeidsplaner for alle ansatte. Hvis det er skift, opprettes detaljerte vaktplaner. Dokumentet beskriver kort krav til ansattes utseende, oppførsel, daglig rutine, etc.

Videre utvikles ansettelseskontraktens form. I dette tilfellet må hovednormene i Russlands føderasjonskodeks og selskapets interne forskriftsdokumenter tas i betraktning. Arbeidsavtalen blir vanligvis utarbeidet av organisasjonens advokat eller outsourcet.

Dokumentet må inneholde følgende elementer:

• informasjon om den juridiske enheten: navn, adresse, telefonnummer, fullt navn og posisjon på hodet;
• pasientdata;
• ansattes stilling, kontrakttyper (fast eller tidsbegrenset) og arbeidsplass (hoved eller tillegg);
• en liste over grunnleggende ansvar med henvisning til instruksjonene for denne stillingen;
• informasjon om lønn, tilleggsutbetalinger, fordeler, tilbud av ferier;
• arbeidsplan, betaling for behandling;
• årsaker til oppsigelse av avtalen og andre vilkår;
• signaturer og detaljer om partene, foretakets segl.

For å kontrollere og optimalisere arbeidet til HR -personell kan ledelsen gjennomføre en intern eller uavhengig revisjon. Dette bidrar til å redusere risikoen for administrative straffer, tvister og klager fra personalet.

Stadier av organisering av HR -administrasjon fra bunnen av

For opprettelse av personelljournaler er det praktisk å bruke følgende trinnvise instruksjoner:

Forbereder det nødvendige	For å organisere en personaltjeneste må du først kjøpe møbler, kontorutstyr, skrivesaker, etc. Du vil definitivt trenge et personalprogram, for eksempel "1C: ZUP" og et juridisk referansesystem. Takket være dette vil ansatte ved avdelingen spore de siste lovendringene og ha tilgang til nødvendige dokumenter. En safe er nødvendig for å lagre arbeidskraft og viktige papirer.
Hode design	En direktør er en administrerende direktør i ethvert selskap. Han signerer dokumentasjonen. For å gi ham alle maktene, blir han ansatt i henhold til en arbeidsavtale. En passende ordre utstedes, som han utpeker seg selv til.
Ansettelse av en person som er ansvarlig for HR -arbeidet	I et lite selskap kan disse funksjonene utføres av en leder. Hvis en egen ansatt er engasjert i kontorarbeid, utarbeides en ansettelseskontrakt med ham. På grunnlag av dette utarbeides en ordre. Hvis ansvaret tildeles en av de tidligere ansatte ansatte, utarbeider de en tilleggsavtale og ordre.
Utarbeide interne handlinger	De er signert av direktøren og lagret i en spesiell mappe sammen med bestillinger. Lokale dokumenter inkluderer papirene som er oppført ovenfor (avsnitt "Normative acts").
Dokumentere rekruttering av ansatte	Hver ansatt bør ha en mappe for arkivering av alle papirene knyttet til dataene og arbeidsaktivitetene (arbeidsavtale, adgangsordre, personkort).
Fyller ut arbeidsbøker	Registrering av opptak, overføringer, insentiver, etc. er laget i disse ansattdokumentene. Arbeidsgiver plikter å lage en ny bok for en ansatt som aldri har jobbet før. Arbeid og registreringslogg er i skrivesakeravdelingene. Disse papirene skal oppbevares i en safe.

Denne instruksjonen er også egnet for dummies som ikke har erfaring med dette.

Hvordan føres postene?

For å føre poster må du organisere arbeidsflyten ordentlig.

For å gjøre dette må du gjøre følgende:

• utvikle et internt regelverk;
• utarbeide et bemanningstabell for hver statlig enhet;
• gjør en vanlig plassering;
• utarbeide arbeidsavtaler;
• utvikle skjemaer for personell;
• utstede T-2 kort;
• godkjenne ansattes søknadsskjema;
• forberede interne ordrer.

Alle personalhandlinger må bekreftes. Listen deres er fastsatt i forskrifter.

Ytterligere poeng

Personalregnskap starter fra bunnen av med rekruttering av personell. Det er viktig å registrere jobbsøkere på riktig måte, utarbeide nødvendig dokumentasjon.

Bemanning og ferier

Et av de obligatoriske standarddokumentene som må eksistere i foretaket er bemanningstabellen (skjema T-3).

• liste over strukturelle inndelinger og stillinger;
• antall stabsenheter for hver stilling;
• lønn, etterløp;
• organisasjonens lønnsfond.

Avdelinger er angitt i dokumentet i henhold til graden av betydning for organisasjonens arbeid. Innenfor dem bør stillingen til ansatte også gis i rekkefølge etter betydning. Stillinger i ansettelsesavtaler og bemanningstabeller må stemme overens.

Bemanning er en form for en tidsplan med de angitte navnene på ansatte i samsvar med stillingene.

Ferieplanen (skjema T-7) gjenspeiler informasjon om tidspunktet for årlig permisjon til alle ansatte. Utarbeidet i ett år. Den godkjennes av direktøren etter avtale med fagforeningen. Dokumentet må utarbeides minst 2 uker før nyttår. Dataene som er lagt inn i det er obligatoriske for både ansatte og arbeidsgivere. Mottakere er et unntak.

Tidsplanen inneholder følgende detaljer:

• avdelingsnavn;
• Jobbtittel;
• Arbeiderens fulle navn og personellnummer;
• antall feriedager;
• dato for avreise på ferie etter plan og faktum;
• grunnlaget for overføring av ferie, estimert dato.

Den ansatte informeres om dette 2 uker før ferien. Det gis en ordre, som den ansatte blir introdusert mot signatur. I november kan du utarbeide en ordre for alle avdelingsledere, og forplikte dem til å sende ferieplaner til regnskapsavdelingen før 1. desember. Dette vil gjøre det lettere å utarbeide en generell tidsplan.

Dekorasjon av ansatte

Det fullverdige arbeidet til en organisasjon begynner med rekruttering av ansatte. Å fylle ledige stillinger er ledsaget av papirer.

Plikten til en personelloffiser ved ansettelse av ansatte er som følger:

• registrering i en spesiell journal av søknaden fra søkeren;
• gjøre nykommeren kjent med gjeldende instruksjoner og lokale handlinger;
• registrering av en arbeidsavtale og kontroll med undertegnelsen av partene;
• utstedelse av en kopi av kontrakten til den ansatte og påføring av et merke på organisasjonens brevhode;
• utførelse og registrering av ordren i regnskapsboken;
• fylle ut et personlig kort, arkivere dokumenter i saken (søknad, kopier av personlige papirer, ordre, kontrakt);
• overføring av dokumenter til kalkulatoren for beregning av lønnen til den ansatte.

Når du bygger et HR -administrasjonssystem, bør du først bestemme hvilke dokumenter som må utarbeides og hvilke som er nødvendige for et bestemt aktivitetsfelt.

De nødvendige verdipapirene inkluderer:

• ordre for personell (for opptak, overføring, etc.);
• personalordre (for ferier, bonuser, forretningsreiser, etc.);
• kort T-2;
• arbeid;
• avtaler;

Andre obligatoriske verdipapirer inkluderer følgende:

• bemanning bord;
• OT -posisjon;
• forretningsreise logg;
• indre orden regler;
• andre.

Stillingsbeskrivelser og tariffavtaler er ikke påkrevd, men nesten alle arbeidsgivere har disse dokumentene.

Etter å ha opprettet listen over obligatorisk dokumentasjon, bør du studere charterpapirene. På grunnlag av dette må andre dokumenter utvikles. Listen deres avhenger av arten av den juridiske enhetens virksomhet og egenskapene til arbeidsforholdene. For eksempel, hvis det er nødvendig å gi arbeidere uniformer og personlig verneutstyr, er det nødvendig å utarbeide en ordre om prosedyren og tidspunktet for utstedelsen, som ansatte trenger dem.

Kompensasjon og ytelser for arbeid under spesielle forhold må dokumenteres: i farlige næringer, uregelmessige, natt osv. Videre er forskriften om personaljournaler utarbeidet. Den gjenspeiler listen over papirer som er nødvendige for organisasjonens arbeid, prosedyren for registrering og lagring.

Lovgivningen forplikter ikke til å utvikle en slik forskrift, men den vil i betydelig grad lette personalet til offiserer. En direktør blir først ansatt for å jobbe i en ny organisasjon, deretter rekrutterer han resten av personalet.

Sammensetning og antall stillinger som kreves gjenspeiler bemanningstabellen. Ordensreglene gjenspeiler alle arbeidsplaner, krav til ansatte osv. En standard arbeidsavtale er utviklet på grunnlag av normene i Arbeidsloven for Den russiske føderasjon.

Før du bruker regnskapsskrifter, bør de utarbeides: arkene skal nummereres, sys, forsegles. Et stykke papir limes til det siste arket i fastvaren. Antall sider er angitt på den, direktøren eller ansvarlige ledende tegn, seglet er satt. På den første siden i journalen skriver de navnet på organisasjonen og datoen da den ble startet.

Et av de viktigste dokumentene i personaljournaler er arbeidsboken. For deres oppførsel, etter ordre, oppnevnes en ansvarlig person som fyller dem ut og er ansvarlig for deres sikkerhet.

FAQ

Organiseringen av personaljournaler har visse finesser og nyanser:

Gjenopprettingsordre	Fremgangsmåten gjenspeiles ikke i lovverket. Det består vanligvis av følgende trinn: Studie av gjeldende standarder. Bestemmelse av listen over nødvendige dokumenter. Utarbeide en plan for det videre arbeidet i organisasjonen. Fastsettelse av personer som er ansvarlige for dokumentene. Dannelse av bemanningsbordet. Kontroller riktigheten av ansettelse av ansatte, overføringer, personellendringer, oppsigelser. Bestemmelse av lovligheten av arbeidsregimet ved foretaket.
Funksjoner hos individuelle gründere med innleide arbeidere	Gründeren ansetter personell i henhold til standardscenariet. Kontrakten inngås i flere trinn: Innhente de nødvendige papirene. Registrering av søknaden. Utarbeide og signere en avtale. Dannelse av en ordre for en avtale. Etablering av et T-2-kort. Gjør en inngang til arbeidskraft. Ansettelse av borgere som snakker engelsk har sine egne særegenheter.
Småbedriftsledelse	I dataene til organisasjonen kan personalspørsmål håndteres av lederen selv eller en spesiell avdeling. Arbeidsgiveren kan outsource personaljournaler. Alle spørsmål vil bli løst av en tredjeparts spesialisert organisasjon. Vanskeligheter med dokumentflyt oppstår hvis organisasjonen er stor, har strukturelle enheter og mye dokumentasjon. I dette tilfellet kan ansvaret for overføring av papirer tilordnes budet. På samme tid besøker representanter for den utførende organisasjonen ofte ikke kundens kontor, det vil si at arbeidet utføres fullstendig eksternt.
Forenkling av mikrovirksomhetsregnskap	Alle arbeidsforhold er fastsatt i en avtale med den ansatte. I 2019 har lederne for disse selskapene og individuelle gründere rett til å nekte å utarbeide lokale forskrifter. Innen 4 måneder fra datoen for tap av status for mikrovirksomhet, er ledelsen forpliktet til å utstede "tradisjonell" HR -dokumentasjon.

Så organisering av personaljournaler i et foretak er en kompleks prosedyre. Det krever en detaljert studie av regelverket og sporing av alle endringer. Kompetent konstruksjon av personaljournaler bidrar til konstruksjonen av arbeidsforhold innenfor lovverkets rammer. For å utdanne en personelloffiser kan en arbeidsgiver bruke tjenestene til spesialiserte selskaper.