Компания "Татнефть АЗС-Центр" (Республика Татарстан, г. Альметьевск) занимается эксплуатацией АЗС, а также оптовой торговлей нефтепродуктами в Поволжье и на Урале. Помимо большого количества АЗС компании принадлежат несколько нефтебаз, в том числе такие крупные нефтебазы, как "Челнинская" и "Чебоксарская". Ежедневно эти нефтебазы отгружают потребителям, а также на собственные АЗС более тысячи тонн нефтепродуктов. Отгрузка крупных партий нефтепродуктов в другие регионы России и на экспорт производится в цистернах по железной дороге.

До 2009 г. компания состояла из группы юридических лиц, при этом каждое предприятие вело обособленный бухгалтерский, налоговый и оперативный учет. В 2009 г. все юридические лица были преобразованы в филиалы компании "Татнефть АЗС-Центр". Для ведения учета была запущена в эксплуатацию единая для всех филиалов система бухгалтерского и управленческого учета, которая работает в режиме распределенной информационной базы на платформе "1С:Предприятие 8".

В то же время новая информационная система, ориентированная в первую очередь на бухгалтерский учет, не смогла удовлетворить потребности учета на операционном уровне на нефтебазах, поэтому нефтебазы для оперативного учета движения нефтепродуктов продолжали использовать различные устаревшие системы. Каждая из этих систем поддерживала свою методику оформления операций и свои принципы формирования отчетности. Кроме того, эти программы не имели средств обмена с единой системой бухгалтерского учета компании, и это приводило к необходимости вводить данные повторно.

Такая ситуация не устраивала руководство компании, а следовательно, было принято решение о разработке и вводе в эксплуатацию единой системы для оперативного учета движения нефтепродуктов на нефтебазах. Новая система должна была поддерживать общую для всех филиалов стандартную методику оформления и учета операций, связанных с движением нефтепродуктов, а также содержать средства для автоматического обмена данными с другими системами учета.

По результатам тендера проект по разработке системы оперативного учета был поручен компании "Центр учетных технологий" (1С:Франчайзи, г. Москва), которая имеет большой опыт по автоматизации учета на нефтебазах. Несколько лет назад ее специалисты создали систему учета для одной из нефтебаз компании "Татнефть АЗС-Центр" и были хорошо знакомы с задачами и спецификой проекта.

В качестве основы автоматизированной системы было использовано прикладное решение "Бухгалтерия нефтебазы и АЗС", разработанное компанией "Центр учетных технологий" на платформе "1С:Предприятие 8" . Данный программный продукт является дополнением к прикладному решению "1С:Бухгалтерия 8" и предназначен для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета на нефтебазах и АЗС.

Использование специализированного решения позволило в течение месяца после начала работ приступить к опытной эксплуатации новой системы на первой нефтебазе компании в г. Бавлы, а спустя еще месяц перейти к промышленной эксплуатации.

В октябре 2009 г. началась опытная эксплуатация новой информационной системы на двух других нефтебазах компании – "Челнинской" и "Чебоксарской". Начало промышленной эксплуатации системы на этих нефтебазах запланировано на ноябрь. На каждой нефтебазе с новой системой работают несколько десятков пользователей.

Оперативный учет нефтепродуктов

Для учета нефтепродуктов используются, как правило, две единицы измерения – масса и объем. Известно, что в учете нефти и нефтепродуктов существует проблема, связанная с изменением объема и плотности нефтепродуктов в зависимости от температуры, поэтому для учета всех операций по движению нефтепродуктов в системе предусмотрена регистрация информации об их массе, объеме, плотности и температуре. Реализован также ввод данных о паспортах качества и номерах резервуаров.

Наряду с операциями по поступлению, перемещению, отгрузке и ряду других характерных для многих товаров на нефтебазах имеют место также специфические операции. Это, например, компаундирование, при котором происходит смешивание нескольких компонентов с целью получения другого продукта, перевод нефтепродуктов из одной номенклатуры в другую, безвозмездная передача отходов, возврат нефтепродуктов с АЗС и т.п. В новой системе оперативного учета предусмотрено отражение всех перечисленных операций.

Одной из особенностей деятельности нефтебазы является предоставление сторонним организациям услуг по хранению нефтепродуктов. При этом нефтепродукты, принятые на хранение, хранятся зачастую в том же резервуаре, что и собственные нефтепродукты компании. Для нефтепродуктов, принятых на хранение, в системе предусмотрен тот же набор операций, что и для собственных нефтепродуктов, за исключением нескольких операций, не имеющих смысла для товаров, принятых на хранение. Это операции по списанию нефтепродуктов на собственные нужды и по установке отпускных цен.

В состав системы включены отраслевые, а также унифицированные печатные формы. К отраслевым формам относятся, например, акты слива и налива цистерн, акты приемки и отгрузки по трубопроводу, распоряжения на отгрузку, пропуска и т.д. Унифицированные формы представлены в программе товарно-транспортной накладной по ф. 1-Т, накладными по ф. ТОРГ-12, ТОРГ-13 и ТОРГ-16, актами по ф. М-11, МХ-1 и МХ-3 и т.д. При этом во всех унифицированных формах дополнительно предусмотрен ввод информации об объеме, плотности и температуре нефтепродуктов.

Автоматический обмен данными с другими системами

Проект автоматизации предусматривал организацию обмена данными между новой информационной системой и рядом других систем учета. В соответствии с проектом новая система поддерживает обмен с единой системой бухгалтерского и управленческого учета компании, с системой учета безналичных расчетов компании "Татнефть АЗС-Центр", а также с автоматизированными системами налива нефтепродуктов (АСН) нефтебазы.

В единую систему бухгалтерского и управленческого учета переносится информация о движении нефтепродуктов. В обратном направлении выполняется перенос данных о платежах покупателей. Это важно, поскольку система оперативного учета поддерживает учет взаиморасчетов с покупателями. В систему оперативного учета также поступает информация об оплате нефтепродуктов пластиковыми картами, накопленная в процессинговом центре компании "Татнефть АЗС-Центр". Обмен данными с АСН используется для управления наливом и получения информации о массе, объеме, плотности и температуре отпущенных нефтепродуктов.

Организация системы учета нефти и нефтепродуктов, предусматривающая применение современных средств контроля высокой точности, является непременным условием эффективной борьбы с количественными потерями. Правильно поставленный учет при всех операциях транспорта и хранения позволяет выявить величину потерь и эффективность мероприятий, направленных на сокращение потерь нефти и нефтепродуктов.

Учет нефти или нефтепродуктов осуществляет товарно-транспортный отдел предприятия или диспетчерская служба. Количество нефти и нефтепродуктов учитывается в единицах массы - килограммах (кг ).

Целью количественного учета является определение количества нефтепродуктов:

· полученных при приеме;

· отпущенных при отгрузке;

· имеющихся в резервуарах или других емкостях при хранении.

На основании данных замеров производятся коммерческие расчеты за нефтепродукты, определяются расход нефтепродуктов на собственные нужды и фактические потери нефтепродуктов при их приеме, отпуске и хранении.

Для учета оформляют следующие документы:

· о приеме продукта на головной станции и сдаче его на промежуточных и конечных пунктах, а также о сдаче нефтебазам по отводам;

· о недостачах или излишках продукта за отчетный период;

· о наличии продукта в магистральном трубопроводе, отводах и в обвязках перекачивающих станций.

Наибольшее распространение при учете нефтепродуктов получил объемно-массовый метод , который включает в себя следующие этапы:

· отбор средней (объединенной) пробы нефтепродукта из резервуара в соответствии с ГОСТ 2517-85 «Нефть и нефтепродукты. Методы отбора проб»;

· определение средней температуры нефтепродукта в резервуаре;

· определение плотности нефтепродукта при определенной средней температуре в соответствии с ГОСТ 3900-85 «Нефть и нефтепродукты. Методы определения плотности»;

· замер высоты общего взлива жидкости в резервуаре, а также высоты взлива подтоварной воды с помощью водочувствительной пасты;

· по замеренным высотам взливов определение в резервуаре общего объема жидкости и объема подтоварной воды по градуировочной таблице резервуара;

· вычисление объема нефтепродукта в резервуаре (разность общего объема жидкости и объема подтоварной воды, найденных по градуировочным таблицам);

· расчет массы нефтепродукта как произведение объема нефтепродукта на величину определенной плотности при замеренной температуре в соответствии с ГОСТ 26976-86 «Нефть и нефтепродукты. Методы измерения массы» иГОСТ Р 8.595-2002 «Масса нефти и нефтепродуктов. Общие требования к методикам выполнения измерений».

Главная задача учета нефтепродуктов при товарно-учетных операциях - это обеспечение его достоверности.

Большое влияние на величину потерь нефтепродуктов оказывает метрологическое обеспечение системыучета нефти или нефтепродуктов на объектах трубопроводного транспорта. Метрологическое обеспечение состоит в правильном применении средств измерений для выполнения технологических операций и, в конечном итоге, для обеспечения достоверности количественного учета нефтепродуктов.

Для этого, в первую очередь, необходимо иметь средства измерения (СИ) взливов, температуры и плотности (рулетки, метроштоки, термометры и ареометры), аттестованные органами стандартизации и метрологии (ЦСМ) в установленном порядке. Химическая лаборатория подразделения предприятия должна иметь сертификат аттестации.

Резервуары должны иметь градуировочные таблицы , составленные и оформленные в соответствии с нормативными документами (ГОСТ 8.570-2000. «Резервуары стальные вертикальные цилиндрические. Методы поверки» ) и не просрочены (для резервуаров коммерческого учета установлен срок 5 лет). На каждом резервуаре должны ежегодно в летнее время года проводить проверку базовой высоты (высотного трафарета) с составлением акта и внесением его значения в технологическую карту по эксплуатации резервуаров.

Точность определения фактического количества нефти или нефтепродуктов в резервуарах при товарных операциях зависит от:

· правильности составления градуировочных таблиц на емкости (резервуары, суда, цистерны); организация, проводящая градуировку резервуаров должна иметь лицензию, а работники, осуществляющие её, должны иметь сертификат установленной формы. Погрешность градуировки составляет 0,2 %.

· учета поправок к измеренным объемам на коррекцию днищ, наклоны корпуса, температуру;

· тщательности измерения высоты взливов и соответствующих им объемов при определенной плотности и фактической температуре;

· правильного учета количества подтоварной воды, балласта;

· применения стандартных измерительных приборов (рулеток, лотов, нефтеденсиметров, термометров и т.д.);

· квалификации работников, занимающихся учетом нефти и нефтепродуктов;

· выполнения требований нормативно-технической документации и отраслевых инструкций по учету нефти и нефтепродуктов при их трубо-проводном транспорте, наливе и хранении.

Повышение точности измерения количества нефти или нефтепродуктов в резервуарах головных перекачивающих станций и пунктов сдачи позволяют выявить и определить размеры потерь и наметить меры борьбы с ними.

Первого числа каждого месяца на 6-00 ч московского времени в Компании «Транснефтепродукт» или на 00-00 ч в Компании «Транснефть» на объектах магистрального трубопровода без остановки перекачки производится инвентаризация количества нефти и нефтепродуктов. Инвентаризации подлежат продукты, находящихся в резервуарах, технологических емкостях утечек, технологическом оборудовании и трубопроводах, а также в линейной части магистрального трубопровода и отводах от него.

На каждый участок линейной части МТ и отводы должны быть составлены градуировочные таблицы. При этом в линейной части МТ должны быть учтены не только участки, полностью заполненные продуктом, но участки трубопровода, в которых жидкость течет неполным сечением (самотечные). Погрешность точности измерений при учете нефти или нефтепродуктов составляет не более 0,5 %.

При инвентаризации определяется фактическое наличие нефти или нефтепродуктов, которое сличается с книжными остатками и данными бухгалтерского учета. На основании актов инвентаризации, приема и сдачи, отпуска на собственные нужды составляется балансовый отчет.

Общие потери нефти или нефтепродуктов определяются как разность приходной и расходной частей товарного балансового отчета. Они включают в себя:

· естественную убыль при хранении и проведении операций приема- отпуска;

· естественную убыль нефтепродуктов из МТ и технологических трубопроводов при транспортировке, связанных с утечками через уплотнения насосно-силового, технологического оборудования и арматуры и т.п.;

· потери нефтепродуктов, связанные с проведением технического обслуживания и ремонта (ТОР) оборудования и сооружений МТ (зачистка резервуаров, врезка и ремонт технологического оборудования и т.п.);

· разовые потери при отказах, связанных с нарушением герметичности трубопровода и оборудования (повреждения, аварии); при этом все виды разовых аварийных потерь учитываются на основании актов, составленных в каждом отдельном случае;

· потери, связанные с хищением нефти и нефтепродуктов из трубопровода и резервуаров (должны быть приложены акты расследования аварий, связанных с хищением, и расчеты потерь).

Причины расхождения в балансах перекачивающих станций происходят в результате неточности измерений уровня нефти или нефтепродуктов, неодновременного производства замеров по всем станциям, неточности определения плотности продукта и температуры др.

При большой протяженности трубопроводов существенное влияние на баланс оказывают разные величины плотности нефти или нефтепродуктов по длине трассы вследствие неравномерного распределения температур. Для точного определения массы нефтепродукта в линейной части необходимо учитывать величину давления в трубопроводе и температурные поправки на расширение нефтепродукта и стенок трубопровода, а также сорт нефтепродукта. Плотность нефтепродукта на различных участках трубопровода желательно определять с учетом так называемого «цветного графика» движения нефтепродуктов по трубопроводу.

Большое значение в снижении количественных потерь нефтепродуктов, сдаваемых на попутные нефтебазы, имеет контроль состояния заполненности отвода от МТ и технологических трубопроводов на нефтебазе.

Для этого перед сдачей нефтепродуктов по отводу от МТ на нефтебазе производят контроль заполнения приемных технологических коммуникаций от резервуара до концевых задвижек отвода. Для этого сначала открывают приемную задвижку резервуара и проверяют заполнение технологии по выходу продукта при открытии вентиля контрольного крана, установленного на наивысшей точке технологических трубопроводов. Если технологические трубопроводы не заполнены продуктом, то их нужно заполнить продуктом из приемного резервуара нефтебазы.

Заполненность отвода от секущих задвижек «0 » км у МТ до концевых задвижек на нефтебазе контролируется остановкой отвода под избыточным давлением после проведения последней приемо-сдаточной операции. При последующей сдаче нефтепродуктов по отводу проверяется величина этого давления. При падении давления в отводе выясняются причины падения и устанавливается виновная сторона, ответственная за его дозаполнение нефтепродуктом. Все эти вопросы должны определяться согласованной «Инструкцией взаимоотношений» между нефтебазой и ЛПДС.

Наилучшим решением вопроса учета количества сданного нефтепродукта по отводам от МТ для предприятия трубопроводного транспорта является установка счетчиков коммерческого учета непосредственно на «0» км отвода.

Большое влияние на правильность проведения товарно-учетных операций и их достоверность оказывает человеческий фактор . Операторы должны строго следовать действующим на предприятиях инструкциям по правилам учета нефтепродуктов, но и это не всегда гарантирует полного избежания ошибок при замерах взливов, определении плотности, температуры и т.д. Для достоверного определения плотности нефтепродукта около резервуаров должны быть, например, смонтированы специальные столики для установки мерных цилиндров с нефтепродуктом, поворотные защитные кожухи от ветра и т.д.

Повышение точности измерения нефти или нефтепродуктов в резервуарах головных перекачивающих станций и пунктов сдачи позволяет выявить и определить размеры потерь и наметить меры борьбы с ними.

Для снижения влияния человеческого фактора при учете нефти и нефтепродуктов при измерении уровня их взлива в резервуарах используются уровнемеры. Наибольшее распространение получили поплавковые уровнемеры типа УДУ . Широко применяют автоматизированные системы учета типов «Уровень» , «Утро-3 », «Радиус », «Квант », «Кор-Вол », SAAB Radar Control , ENRAF и другие. Обычно эти системы используют для оперативного учета количества нефтепродуктов, но некоторые из них, такие как SAAB Radar Control и ENRAF аттестованы ЦСМ и допущены для проведения коммерческого учета.

Например, измерительно-вычислительная система «Кор-Вол» обеспечивает измерение уровня нефтепродукта в резервуаре и средней температуры, сигнализацию оперативных уровней, вычисление объема нефти (нефтепродуктов). Система действует по принципу следящего регулирования за перемещением поплавка на поверхности нефти. Для измерения средней температуры используется комплект термометров сопротивления, смонтированных на несущей трубе, следящей за изменением уровня жидкости при помощи поплавка. Такая система, например, используется на ЛПДС «Прибой» ОАО «Юго-Запад Транснефтепродукт».

Система типа SAAB Radar работает как уровнемер по принципу отраженного луча (радара) с крыши до верхней поверхности уровня жидкости в резервуаре. Эта система применяется как для оперативного, так и для коммерческого учета нефтепродуктов (например, на ЛПДС «Илуксте» в Латвии).

Все перечисленные системы являются фактически только уровнемерами. Плотность продукта при этом приходится определять вручную по отобранным пробам со сниженных пробоотборников типа ПСР. Затем все данные вводят в компьютер и производят расчет объема и массы нефтепродукта в резервуаре.

В отличие от этих измерительных систем устройство ENRAF является гибридной системой, в которой имеется уровнемер и датчик давления, расположенный в нижней части резервуара. Система ENRAF определяют объем нефтепродукта, находящегося в резервуаре, а датчик давления умножает гидростатическое давление жидкости над собой на площадь поперечного сечения в резервуаре. В результате мы получаем величины объема и массы нефтепродукта с помиллиметровым интервалом взлива. Плотность нефтепродукта при этом не определяется обычным способом, а получается расчетным путем по известным значениям массы и объема нефтепродукта.

Эта система успешно применяется для коммерческого учета нефтепродуктов в резервуарах. Система ENRAF используется, например, на ЛПДС-8Н ОАО «ЮЗТНП».

В настоящее время стали широко применяться коммерческие узлы учета нефти и нефтепродуктов на потоке при их перекачке. Одним из таких узлов учета нефтепродуктов является узел учета нефтепродуктов (УУНП ), установленный на ЛПДС «Прибой» ОАО «ЮЗТНП», принцип работы которого основан на использовании Кориолисова ускорения при прохождении нефтепродукта по изогнутым коленам труб узла учета, в которых установлены массомеры для определения массы поступающего продукта в единицу времени. Плотность перекачиваемого продукта определяется автоматическими плотномерами, установленными на трубопроводе.

При перекачке нефти применяют систему измерения количества и показателей качества нефти (СИКН ), работающую по тому же принципу, которые устанавливаются на входе и выходе перекачивающей станции. Точность работы устройств (ENRAF и СИКН) периодически поверяется специальными тарировочными трубопоршневыми установками-пруверами (ТПУ ).

На точность работы массомеров влияет наличие мехпримесей и посторонних включений в перекачиваемом продукте. Для очистки нефти и нефтепродуктов от механических примесей и посторонних включений, влияющих на точность определения их количества и для защиты метрологических средств от механических повреждений, применяют фильтры.

В процессе работы фильтрационные элементы загрязняются, что приводит к ухудшению достоверности учета нефти и нефтепродуктов. Поэтому в настоящее время разработка модифицированных конструкций сетчатых фильтров и выбор методики их конструирования в зависимости от свойств среды и степени её загрязнения является одним из направлений по повышению их надежности, эксплуатационных характеристик, увеличению межремонтного цикла и повышению достоверности учета нефти и нефтепродуктов в целом.

При автоматизированном измерении массы нефтепродукта достигается сокращение потерь за счет повышения степени герметичности газового пространства резервуара и увеличения точности измерения. Так, при каждом измерении уровня и отборе проб вручную испаряется в среднем 13 кг бензина.

Годовая экономия за счет сокращения потерь G с при герметизированном измерении массы составит:

G с = 0, 013 · N ∙ 365, т,

где N – число открываний замерного люка в день.

Для точного учета нефтепродуктов в резервуарных парках в настоящее время широко внедряются программные комплексы учета нефти и нефтепродуктов. Например, на ЛПДС «Рыбинское» ОАО «ТрансСибнефть» внедрен комплекс «Парк», в котором заложен программный комплекс для учета нефти в резервуарных парках, получивший название СИУН (Система инвентаризации и учета нефти), разработанная для компании «Транснефть». Внедрение этого комплекса позволило автоматизировать работу товарного оператора, обеспечить оперативной информацией вышестоящие подразделения по получаемым данным о состоянии резервуарного парка.

В этом комплексе использованы радарные уровнемеры SAAB Tank Rex , уровнемеры УЛМ-11 компании «Лимако» (г. Тула) и погружные температурные датчики ТУР-9901 (г. Королев).

В диспетчерском пункте ЛПДС помимо рабочего места оператора НПС находится рабочее место товарного оператора резервуарного парка, где и установлено программное обеспечение комплекса «Парк ». Товарный оператор следит за состоянием резервуаров с помощью отображения комплекса на экране монитора. Он пользуется оперативной и двухчасовой сводками, с помощью которых в режиме реального времени следит за вычисленными параметрами, такими как масса товарной нефти, свободный объем, а также наблюдает за изменениями, произошедшими с момента начала суток или двух часов.

Автоматизация и телемеханизация технологических процессов. Важным мероприятием по борьбе с количественными потерями нефти и нефтепродуктов является внедрение автоматизации и телемеханизации на трубопроводе, позволяющие вести перекачку в оптимальном режиме , а при неисправностях принимать оперативные меры для быстрой их ликвидации.

Применение системы автоматизации и телемеханизации технологических процессов обеспечивает надежную и устойчивую работу магистральных трубопроводов.

Средства контроля и автоматизации перекачивающих станций обеспечивают оповещение о достижении аварийного максимального уровня нефти или нефтепродуктов в резервуарах и емкостях утечек, предотвращая переливы, о неисправности нефтеловушки и очистных сооружений, контролируют уровень и температуру жидкости в резервуарах.

Средства контроля и автоматики линейной части магистрального трубопровода обеспечивают оповещение персонала о разрывах трубопровода, сигнализируют о неисправностях устройств катодной и дренажной защиты трубопроводов. Они автоматически прекращают перекачку и перекрывают линейную запорную арматуру, отключая поврежденный участок, при разрыве трубопровода или появлении утечки в местах ответственных переходов и вблизи населенных пунктов, ведут непрерывный или периодический контроль трубопровода по обнаружению мелких утечек и мест их возникновения.

Для оповещения о разрывах трубопровода и утечки нефтегрузов предусматривается сигнализация о следующих изменениях параметров его работы:

· снижение давления на нагнетании перекачивающих станций;

· увеличение подачи магистральных насосов и нагрузки электродвигателей;

· возникновение дисбаланса расходов на участках трубопровода между перекачивающими станциями с резервуарными парками.

Кроме того, автоматизация и телемеханизация трубопровода имеет целью обеспечить применение экономичных технологических схем, позволяющих снизить капиталовложения и эксплуатационные затраты при различных системах перекачки.

Лекция 9.

Бухгалтерия нефтебазы и АЗС, ред.3 (для системы 1С:Предприятие 8.3)

1С-совместимо!
Программа "Бухгалтерия нефтебазы и АЗС" ред.3 служит для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета в компаниях, которые занимаются оптово-розничной торговлей нефтепродуктами через нефтебазы и АЗС. Программа является дополнением стандартной конфигурации "1С:Бухгалтерия 8, ред.3" в части операций для отражения в учете движения нефтепродуктов. Программа обеспечивает поддержку большинства бизнес-процессов торговли нефтепродуктами и ГСМ и основных задач учета торговли нефтепродуктами и позволяет оперативно получать и использовать данные о различных сторонах деятельности компании.
Программа не управляет торговым или технологическим оборудованием (кассами, фискальными регистраторами, весами, ТРК, уровнемерами и т.п.). Однако в программе есть средства для обмена информацией с АСУ ТП АЗС различных типов на уровне загрузки данных через внешние файлы обмена. Основные отрасли, в которых может применяться программа:
- учет на нефтебазе;
- учет на АЗС;
- торговля ГСМ;
- торговля нефтепродуктами;
- торговля нефтью;
- перевалка нефти и нефтепродуктов;
- ответственное хранение нефти и нефтепродуктов;

При помощи программы можно решать следующие учетные задачи:
Документарное отражение всех этапов движения нефтепродуктов;
Оперативный складской учет нефтепродуктов по массе и объему;
Учет нефтепродуктов, принятых на хранение;
Учет производственных операций;

В программе реализован двойной количественный учет нефтепродуктов по массе и объему: во всех документах, связанных с оборотом нефтепродуктов всегда указываются как масса, так и объем. Также документы, связанные с оборотом нефтепродуктов имеют следующие особенности:
Возможность указания цен как по массе (за 1 т.), так и по объему (за 1 л.);
Возможность выбора основного режима списания для расходных документов (по массе или по объему);
Возможность автоматической загрузки сменных отчетов АЗС;
Возможность расчета суммы оказанных услуг по хранению нефтепродуктов;

Цена программы (НДС не обл.) (платформа "1С:Предприятие 8" в цену не входит) :
Дистрибутив + лицензия на 1 рабочее место: 80 000 руб.;
Дополнительная лицензия на 1 рабочее место: 35 000 руб.;

Каждая организация, имеющая на своем балансе машины, должна вести количественный учет нефтепродуктов в объемных и массовых единицах измерения. Учет необходимо вести при их приеме, хранении и выдаче на эксплуатацию машин, а также при сборе отработанных нефтепродуктов.

Количество жидких нефтепродуктов определяют путем замера их объема и пересчета в единицы массы либо при упаковке в мелкую тару – взвешиванием. Количество пластичной (консистентной) смазки учитывают только в единицах массы. Для упрощения внутрихозяйственного контроля при поступлении, хранении, выдаче дизельного топлива допускается учет в объемных единицах.

При количественном учете нефтепродуктов должны применяться контрольно-измерительные приборы, прошедшие поверку местными органами Госстандарта.

В каждой организации необходимо вести учет:

ü топлива (натурой и талонами) по каждому машинисту (водителю), по каждой машине, по организации в целом. Талоны, не являясь физическим топливом, при учете нефтепродуктов, полученных по счету с нефтебаз госкомнефтепродукта, проходят отдельной строкой, субсчетом;

ü смазочных материалов и специальных жидкостей по предприятию в целом.

Учёт топлива и масел по каждой машине и учет топлива по каждому машинисту (водителю) должен вестись в объемных единицах – литрах. Учет консистентных смазок ведется в единицах массы – килограммах, тоннах.

Достоверный учет нефтепродуктов должен обеспечиваться:

· правильным и своевременным документальным оформлением операций по приему и выдаче;

· получением полных и достоверных данных об их движении и остатках на складах и пунктах заправки в натуральном и денежном выражениях;

· составлением правильных и достоверных отчётов об их движении и остатках на складах, заправочных станциях и пунктах заправки;

· контролем за сохранностью в местах хранения и на всех этапах движения;

· постоянным контролем за соблюдением норм расхода и их использованием.

Порядок оформления приходно-расходных документов по движению нефтепродуктов в организации, сроки представления их в бухгалтерию устанавливает и контролирует главный бухгалтер.

При составлении документов на поступление, распределение и выдачу нефтепродуктов следует руководствоваться указаниями Госкомстата по заполнению первичных учетных документов.

В местах хранения нефтепродуктов в организации-потребителе материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) должен вести складской количественный учет, а в бухгалтерии – бухгалтерский количественно-суммовой и учет по отчетным данным каждого материально ответственного лица. Бухгалтерский и складской учет в натуре ведут в массовых единицах, а учет по талонам – в объемных единицах (литрах).

Нефтепродукты, поступающие с нефтесбытовых организаций на склад организации-потребителя, должны снабжаться сопроводительными документами: товарно-транспортной накладной и паспортом качества.

В сопроводительных документах указывают марку, массу, объем и плотность нефтепродукта, замеренную при отпуске с нефтебазы.

При централизованной доставке получателю вручают три экземпляра товарно-транспортной накладной, в которой указаны марка нефтепродукта, с объем, плотность и стоимость. Один экземпляр сопроводительного документа оставляют в распоряжении организации-получателя, и после заметки заведующего складом о получении его передают в бухгалтерию. Другие экземпляры передают водителю, достававшему нефтепродукт.

Товарно-сопроводительная накладная – основной документ для учета поступления нефтепродуктов в организацию.

Для складского учета поступления (выдачи) на склад нефтепродуктов по каждому их виду и марке следует вести книгу текущего учета или отказную карточку складского учета материалов. В книге или карточке ответственное лицо склада (заведующий, кладовщик) в течение дня пишет все поступления (выдачи) нефтепродуктов и после каждой операции записывает количественные остатки. В таком же порядке ведут учет товаров материально ответственные лица.

Основным документом учета выдачи нефтепродуктов со склада, в том числе в баки машин при заправке, и пунктов заправки служит
лимитно-заборная карта или требование. Лимитно-заборную карту необходимо открывать на каждую машину, каждого машиниста (водителя). При каждой заправочной операции на протяжении месяца кладовщик (заправщик) записывает в лимитно-заборную карту количество нефтепродуктов, выданных по видам в пределах лимита, и дату выдачи.

Получение нефтепродуктов в размерах, указанных кладовщиком, подтверждает машинист (водитель) своей подписью в лимитно-заборной карте, а кладовщик делает отметку в сменном рапорте (путевом листе) машиниста (водителя) о количестве выданных топлива и смазочных материалов.

Лимитно-заборную карту на нефтепродукты выписывает
планово-экономический отдел организации на начало месяца на каждое материально ответственное лицо на основании установленных норм их расхода с учетом остатка. Первый экземпляр лимитно-заборной карты передают на склад, второй – материально ответственному лицу потребителя нефтепродуктов.

При получении нефтепродуктов со склада получатель расписывается в карте кладовщика, а кладовщик – в карте получателя.

Нефтепродукты на внутреннее перемещение для производственных нужд выдают в пределах установленного лимита до накладной. Правильность произведенных записей подтверждается подписью
лица-получателя в первичных документах учета, которые прилагаются к отчету о движении нефтепродуктов в организации.

При заправке машин с помощью передвижных механизированных заправочных средств учет количества выданных нефтепродуктов ведет в заправочной ведомости водитель-заправщик. Получающий их со склада по лимитно-заборной карте и ежедневно отчитывающийся перед заведующим складом, который на основании заправочной ведомости (с подписями машинистов) проводит списание нефтепродуктов с водителя-заправщика и переводит их на машинистов (водителей), делая разноску расхода топлива и масел в лимитно-заборной ведомости каждой машины.

Основной документ первичного учета расхода нефтепродуктов машинами – рапорт-наряд (путевой лист) о сменной работе машины. В сменном наряде (путевом листе) необходимо указывать количество отпущенных нефтепродуктов натурой или талонами. Соответствующие записи одновременно следует делать в лимитно-заборных картах или заправочных ведомостях с подписью в них получателя и раздатчика нефтепродуктов. Учет количества отпущенного топлива при заправке машин с записью в нарядах (путевых листах) следует проводить с замером выданного количества в литрах и указанием количества оставшегося топлива.

В нарядах и путевых листах записывают количество фактически израсходованного топлива на выполненный объем работ и количество по норме. В наряде (путевом листе) также следует записывать остаток топлива после выполнения сменного задания.

Все документы первичного учета выдачи и расхода нефтепродуктов должны поступать в бухгалтерию.

Материально-ответственное лицо склада (заведующий складом кладовщик-заправщик) в установленные приказом руководства сроки (ежемесячно по состоянию на последний рабочий день месяца) в двух экземплярах составляют обобщенный отчет о движения нефтепродуктов.

В нём подводят итог за отчетный месяц по приходу и расходу и записывают остаток по видам и маркам топлива и масел на начало месяца. Отчет подписывает материально ответственное лицо и передает его в бухгалтерию с приложением всех приходных и расходных документов, второй экземпляр возвращают материально ответственному лицу с отметкой бухгалтерии об утверждении (приеме) отчета.

Поступившие в бухгалтерию отчеты по движению нефтепродуктов от материально ответственных лиц сверяют с записями в книге (карточках) складского учета, а такие подвергают сверке между собой.

Проверку данных складского и бухгалтерского учета бухгалтерия проводит по приходно-расходным документам. Также осуществляют проверку сличения данных учета по отдельным видам и маркам нефтепродуктов с фактическими остатками в натуре. После проверки полноты и правильности составления отчета второй экземпляр возвращают материально ответственному лицу с подписью работника бухгалтерии, свидетельствующей о приеме (утверждении) отчета.

Бухгалтерия на основании приходно-расходных документов ведет учет фактического и нормативного расхода по каждому машинисту (водителю) и организации в целом на выполненный за отчетный период объем работы, определяет на основания этого имеющиеся перерасход или экономию. При этом учитывают количество топлива, которое находится в баках машин.

Количество фактически израсходованного топлива и его расход по норме в расчете на выполненный объем работы определяют по данным сменных нарядов (путевых листов).

По окончании выполнения учетных операций все данные по использованию нефтепродуктов записывают в накопительную ведомость учета использования машинного парка организации.

После обработки бухгалтерией сменных нарядов (путевых листов) за отчетный период (месяц) экономию или перерасход топлива каждым машинистом (водителем) необходимо доводить до сведения коллектива. По итогам работы за квартал составляют ведомость для расчета с машинистами (водителями) и после утверждения руководством организации передают в бухгалтерию.

В организации, в том числе в накопительных ведомостях бухгалтерии, должна быть получена следующая информация; остатки топлива в баках машин на начало смены. Остаток топлива в баках и наличие талонов у машинистов или водителей на конец смены, заправлено топливо натурой или по талонам, израсходовано топлива фактически, расход топлива по норме, экономия или перерасход топлива.

Учёт поступивших нефтепродуктов ведётся, бухгалтерией, организации в составе производственных запасов на бухгалтерском счете № 06 «Топливо». Счет № 06 подразделяется бухгалтерией в зависимости от места нахождения нефтепродуктов на субсчете: №06-1 «Топливо на складе», № 06-2 «Топливо в баках машин», и № 06-3 «Топливо и смазочные материалы по талонам», и № 06-4 «Смазочные материалы на складе».

Инвентаризация (определение фактических остатков) во всех местах хранения нефтепродуктов (на складе, в баках машин) и неиспользованных талонов ежемесячно должна проводиться комиссией, назначаемой приказом по организации. Фактические остатки определяют путем количественного измерения их в натуре.

При выявлении излишков или недостачи нефтепродуктов комиссия составляет акт, указывая в нем недостающие или излишние нефтепродукты в натуре и талонах, причины образования недостачи (излишков) и передает в бухгалтерию. Бухгалтерия составляет сличительную ведомость. Списание недостачи проводят в установленном порядке по нормам естественной убыли. Излишки приходуются бухгалтерией организации.

По использованию нефтепродуктов организации составляют отчетность по формам, установленным Госкомстатом:

ü форма № 4-СН – Отчет об остатках, поступлении и расходе топлива;

ü форма № 11-СН – Отчет о выполнении норм и заданий по среднему снижению норм расхода топлива, теплоэнергии и электроэнергии;

ü форма №11-СН (краткая) – Отчет о выполнении норм и расходе топлива, теплоэнергии и электроэнергии;

ü форма №18-СН – Отчет об экономии материальных ресурсов;

ü форма №19-СН (40-ТП) – Отчет о выполнении заданий по сбору и использованию отработанных нефтепродуктов;

ü форма № 3 (мел) – Отчет о выполнении норм расхода топлива.

Форма статистической отчетности по использованию нефтепродуктов и указания о сроках представления и лицах, ответственных за составление отчетности, регламентированы инструкциями Госкомстата. Формы статистической отчетности Госкомстата помещены в Альбоме форм статистической отчетности производственных объединений, предприятий, строек, организаций и учреждений министерств и ведомств отрасли.

Отпуск топлива, отслеживание его расхода и остатков на крупных сетевых АЗС уже давно отслеживается специализированными автоматизированными программно-аппаратными системами. Однако, на некоторых маленьких частных станциях, которые пока не могут использовать сверхсовременное оборудование, учет топлива все еще ведется вручную. Для этого используются специализированные инструкции и регламенты.

Особенности процесса

Все основные аспекты отслеживания движения реализуемой продукции ложатся на плечи самого владельца автозаправочной станции или ответственного смены. В случае ручного ведения статистики, он обязан руководствоваться общей официальной Инструкцией о порядке поступления, хранения, учета и отпуска нефтепродуктов на АЗС.

Несмотря на то, что документ содержит полный перечень основных этапов, процесс осложняется одной важной особенностью ведения бизнеса: поставщики топлива на АЗС осуществляют оптовую продажу по весу, то есть в заявке указывается необходимое количество тонн продукции. В то же время розничные покупатели привыкли отсчитывать заливаемый в бак бензин в литрах - по объему. Отсюда возникает сложность, вызванная физическими особенностями среды: при разной температуре и давлении окружающей среды объем топлива меняется, но его масса при этом остается неизменной. Поэтому крайне желательно отслеживать основные показатели одновременно в двух системах расчетов.

Согласно вышеуказанной Инструкции, масса нефтепродуктов высчитывается как произведение его плотности на объем. Метод расчета называется, соответственно, объемно-массовым.

Для его применения необходимо определить количество продукции:

• в трубопроводах,
• в резервуарах (для каждого отдельно),
• суммарно по маркам,
• количество отпущенного продукта.

Приемка топлива

Основа правильного учета - качественная приемка партии с транспорта поставщика. Она производится на двух основаниях:

1. Информации о марке, температуре, плотности, объеме и весе, указанной в накладной.
2. Значениях, полученных при измерениях, произведенных непосредственно во время приемки. Чтобы можно было однозначно определить нехватку, измерения должны производиться при тех же условиях окружающей среды, что и загрузка транспорта на нефтебазе.

Обнаруженные расхождения между исходными и полученными данными фиксируются в актах недостачи. Они составляются в трех экземплярах: один отправляется вместе с водителем к поставщику, а два других остаются на станции - для хранения и прикрепления к отчету при закрытии смены.

Продажа

Продажа бензина на автозаправочной станции может производиться исключительно через ТРК, оборудованные приборами учета. Соответственно, расход запасов продукции каждого вида и марки высчитывается исходя из их показаний по вышеупомянутому объемно-массовому методу.

Проверки при сдаче смены

Основной персонал, ответственный за продажу бензина и ДТ, работает посменно, поэтому в момент сдачи обязанностей обязательно должна осуществляться дополнительная проверка всех основных показателей.

В отчете о проверке сдающим и принимающим фиксируются следующие моменты:

• показатели приборов,
• объем, реализованный за смену,
• масса оставшихся нефтепродуктов в каждом резервуаре,
• наличие погрешности в приборах для каждого ТРК и ее величина,
• факт излишков или недостачи каждой марки бензина и ДТ, выявленный при сверке значений ТРК и собственных замеров.

Вышеперечисленные данные накопительно фиксируются в бухгалтерской ведомости. Ее итог подводится при очередной инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации

Согласно Инструкции инвентаризация должна производиться 1 раз в месяц, чаще всего, первого числа.

Во время проведения инвентаризации сотрудниками измеряется объем остатков каждой марки бензина. На основании их и данных о плотности и температуре высчитывается масса. Полученные результаты сравниваются с накопительной ведомостью.

Излишки и недостачи фиксируются в специальной счислительной ведомости. Так как недостача свидетельствует об убытках, руководство может принять решение об их компенсации. Она может производиться двумя способами:

• При объеме меньшем установленной нормы - убытки распределяются между собственниками.
• При превышении нормы - взимаются равными долями со всех материально-ответственных лиц.

Важная особенность плотности нефтепродуктов

При ручном учете движения обычно используется так называемая средняя плотность топлива. Ее значение обычно рассчитывается на определенный период (например, на сезон) и изменяется после его окончания и проведения инвентаризации.

Средняя плотность - не что иное, как среднее арифметическое от измерений, полученных в результате всех проверок, включая ежедневную сдачу и приемку смены. Так как объем горючего зависит от температуры, полученное усредненное значение с помощью таблиц соответствий приводят к температуре +20 градусов.

Фактически все расчеты, произведенные на основании усредненной плотности, не являются достаточно верными для ведения бухгалтерии, так как расхождения с истинными значениями влияют на расчетное количество продукции, которое всегда будет расходиться с реальным. Таким образом, усредненную плотность можно рассчитывать исключительно для быстрого получения ориентировочных цифр.

Автоматизация

Ручные измерения достаточно сложны и неспособны дать высокой точности, поэтому современные АЗС используют автоматизированные программно-аппаратные средства.

На рынке доступно сразу несколько решений универсальных систем. За исключением разницы в интерфейсе и ряде незначительных дополнительных функций, все они предлагают следующие возможности:

• отслеживание всех основных этапов: от поставок до реализации,
• получение точных данных об остатках,
• автоматизированное построение графиков наличия и расхода,
• получение информации о количестве проданных товаров и предоставленных услуг,
• изменение цен по времени,
• получение актуальных показателей с ТРК,
• отслеживание суммы в кассовом аппарате,
• экспорт в 1С и аналоги,
• автоматическое формирование отчетных документов,
• ведение приходной и расходной документации.

Оснащение автозаправочной станции подобным оборудованием позволяет существенно упростить процесс учета и повысить точность получаемых данных. Кроме того, все современные системы предоставляют возможность дистанционного доступа к статистике работы, что позволяет объединить разрозненные точки продаж одного бренда в современную централизованную сеть с удобным контролем всех аспектов ее работы из офиса.

Именно поэтому крупные игроки рынка давно отошли от ручных проверок и пользуются исключительно автоматизированными решениями, позволяющими осуществлять контроль не только работы АЗС, но и нефтебаз и складов нефтепродуктов , а также транспорта, на котором они доставляются.