Nello svolgimento delle loro attività economiche, alcune organizzazioni nazionali utilizzano contanti ed effettuano pagamenti in contanti. Allo stesso tempo, la legislazione nazionale consente l'uso di documenti monetari per soggetti di rapporti giuridici civili o parti di rapporti di lavoro, la cui contabilità l'organizzazione interessata è tenuta a effettuare nel modo prescritto.

Documenti monetari

Il Ministero delle Finanze della Federazione Russa, con l'ordinanza n. 94n del 31 ottobre 2000, ha approvato non solo il piano dei conti per la contabilità delle attività finanziarie ed economiche delle organizzazioni, ma anche le istruzioni per la sua applicazione.

Merita particolare attenzione anche la necessità di preparare e registrare un ordine di ricevuta di cassa se tali documenti vengono presentati alla cassa dell'impresa. Se i documenti vengono emessi a terzi dal registratore di cassa dell'organizzazione, l'organizzazione deve emettere un ordine di ricevuta di cassa.

Una differenza significativa tra RKO e PKO per documenti monetari da documenti in contanti, la cui preparazione sorge quando si effettuano pagamenti in contanti, è la necessità di inserire documenti in contanti per registrare documenti monetari, la voce "stock".

Tutti i documenti ricevuti o emessi devono essere riportati nel registro dei documenti in contanti. Va ricordato che tale registrazione viene effettuata separatamente dalla registrazione dei documenti in contanti per pagamenti in contanti.

Contabilità dei documenti monetari

Oltre alla necessità di riflettere la movimentazione dei documenti nel libro cassa e nel registro dei documenti di contante, la Sezione 5 delle Istruzioni prevede una procedura generale per la registrazione dei documenti di natura monetaria.

In virtù delle suddette norme del diritto interno, la contabilità analitica viene effettuata per tipologia di documento sul conto 50 “Cassa”.

Per le transazioni con documenti monetari la contabilità viene effettuata addebitando il conto 50 se i documenti pervengono alla cassa dell'azienda. Se i documenti vengono emessi dalla cassa dell'azienda, la contabilità avviene sul credito sul conto 50.

Nel libro cassa è necessario registrare e riflettere i documenti sia ricevuti dalla cassa dell'impresa che emessi dal registratore di cassa dell'organizzazione a terzi. Ma tale contabilità viene effettuata su fogli separati del libro cassa, sui quali deve essere apposto il segno "azioni".

Come risulta dalle raccomandazioni metodologiche per l'utilizzo e il completamento del libro cassa, approvate con ordinanza del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 30 marzo 2015 n. 52n, il libro cassa dell'organizzazione riflette il movimento dei documenti monetari. A tal fine vengono utilizzati fogli separati del libro, in cui deve essere posizionata l'etichetta "stock".

Quando si compila il libro cassa per la contabilità dei documenti monetari, è necessario ricordare che le righe del libro "e" nel registratore di cassa a fine giornata" non sono compilate.

Le registrazioni relative al movimento di documenti monetari dovrebbero essere effettuate immediatamente dopo l'emissione o la ricezione del documento in questione.

In conclusione, va osservato che, a differenza dei pagamenti in contanti, il legislatore non ha elaborato né previsto la forma del documento utilizzato per registrare i documenti monetari emessi a favore di terzi.

Come previsto dal comma 1 dell'art. 9 della legge federale "Sulla contabilità", ogni fatto dell'attività economica dell'impresa deve essere confermato dal documento primario corrispondente.

Tali documenti possono essere non solo moduli approvati, ma anche moduli sviluppati in modo indipendente dal soggetto interessato delle relazioni commerciali. Un requisito obbligatorio per tali documenti è la presenza in essi dei dettagli direttamente elencati nella clausola 2 dell'art. 9 Legge federale “Sulla contabilità”.

Da quanto sopra ne consegue che per registrare correttamente il movimento di tali documenti, l'impresa che li utilizza deve sviluppare autonomamente un modulo per una dichiarazione contabile per il movimento di documenti monetari con l'indicazione obbligatoria in tale dichiarazione di tutti i dettagli necessari .

È importante ricordare che, indipendentemente dal fatto che tali documenti non siano contanti, le imprese e le organizzazioni nazionali sono tenute a conservare un registro di tali documenti.

Il mancato adempimento da parte di una società dell'obbligo legale di registrare i documenti in contanti può costituire motivo per imporre una sanzione amministrativa a tale società o ai suoi funzionari per aver violato la disciplina del contante.

Le casse delle organizzazioni possono funzionare non solo con contanti, ma anche con documenti monetari. I documenti monetari sono documenti acquistati per non contanti o contanti. Sono custoditi nella cassaforte del registratore di cassa.

I documenti monetari includono:

• Francobolli per invii postali;
• Buoni per carburante (ad esempio benzina);
• Biglietti per viaggiare su vari mezzi di trasporto;
• Voucher vari acquistati dall'organizzazione;
• Buoni pasto;
• Carte per il pagamento di servizi di comunicazione;
• Altri documenti.

• Azioni acquistate dagli azionisti;
• Titoli vari;
• Documenti per beni immateriali.

Come vengono archiviati i documenti monetari?

Le aziende devono tenere a portata di mano i documenti monetari insieme ai contanti. Nella baia. Nella contabilità, le transazioni con documenti monetari devono riflettersi nei sottoconti del conto "documenti monetari" (50-3).

Contabilità dei documenti monetari nella contabilità. contabilità

Diamo un'occhiata a come vengono contabilizzati alcuni documenti monetari.

Buoni pasto per studenti

Per alcuni studenti (scolari, studenti), le istituzioni educative sono tenute a fornire pranzi e colazioni gratuiti. Questo cibo viene emesso utilizzando tagliandi speciali. Dovrebbero contenere:

• Numero;
• Validità;
• Tipo di cibo (pranzo o colazione);
• Prezzo;
• Timbro dell'azienda che ha emesso il presente tagliando;
• Firma del dipendente responsabile del rilascio.

Se gli istituti scolastici forniscono buoni, il gestore di tale istituto deve garantirne la sicurezza. Li consegna al dipendente incaricato di organizzare i pasti gratuiti. I coupon vengono trasferiti in base a una legge speciale. I tagliandi non utilizzati dovranno essere restituiti al gestore della struttura. Tutte le azioni eseguite con i coupon vengono inserite in uno speciale libro di coupon.

Se l'istituto stesso fornisce pasti gratuiti, al termine di ogni giornata i moduli tagliandi utilizzati vengono conteggiati e allegati alla cassa. Devono essere conservati per cinque anni dopo l'uso.

Francobolli

Nonostante il processo tecnico si stia sviluppando attivamente, i servizi postali rimangono altrettanto richiesti. L'affrancatura può essere inviata solo utilizzando francobolli speciali. Le organizzazioni devono contabilizzare questi francobolli come documenti monetari.

I francobolli vengono emessi ai dipendenti responsabili non appena diventano necessari. I dipendenti responsabili devono predisporre relazioni anticipate, allegando ad esse i documenti giustificativi. I documenti giustificativi sono:

• In caso di invio riuscito - il registro di invio;
• In caso di invio non riuscito (danneggiamento) - una busta danneggiata.

Carte di pagamento per servizi di comunicazione

I dipendenti dell'azienda utilizzano spesso le comunicazioni aziendali; ricevono un compenso per l'utilizzo delle proprie comunicazioni per scopi lavorativi. Le organizzazioni spesso pagano per le comunicazioni utilizzando carte speciali. L'organizzazione li acquista e li tiene in considerazione come documenti monetari.

Per garantire che le autorità fiscali non abbiano domande inutili relative al pagamento delle spese per i servizi di comunicazione, l'organizzazione deve sviluppare una disposizione speciale. Deve contenere un elenco dei dipendenti idonei a ricevere carte di pagamento speciali.

I documenti in contanti e i moduli di segnalazione rigorosi sono documenti diversi e non correlati. Va notato che gli atti legislativi e regolamentari non hanno formulazioni chiare di questi concetti, quindi a volte non solo i contabili, ma anche gli ispettori possono confondersi in questi documenti.

Nel nuovo articolo esamineremo le differenze tra documenti monetari e moduli di rendicontazione rigorosi, nonché le caratteristiche della loro contabilità nelle istituzioni del settore pubblico.

Cosa sono i documenti monetari e i moduli di rendicontazione rigorosi?

I documenti monetari sono documenti di stretta responsabilità che vengono conservati nella cassa di un'istituzione e hanno un certo valore. I documenti in contanti accompagnano il movimento dei fondi.

Pertanto, i documenti monetari vengono accettati nel registratore di cassa e emessi da esso utilizzando ordini di cassa - rispettivamente ricevute (modulo 0310001) e spese (modulo 0310002).

Gli ordini con la voce "Azioni" devono essere registrati nel giornale di registrazione dei documenti di contante in entrata e in uscita, separatamente dagli ordini di contanti utilizzati per documentare le transazioni con fondi. La contabilità delle transazioni con documenti monetari è tenuta su fogli separati del Libro cassa, sui quali va inserita anche la voce “Magazzino”.

Le transazioni con documenti monetari possono essere suddivise in due gruppi: ricevuta (ricevuta dal fornitore alla cassa; identificazione delle eccedenze durante l'inventario) e smaltimento (spesa da parte di una persona responsabile; restituzione dalla cassa al fornitore secondo i termini del contratto; cancellazione delle carenze).

Le transazioni devono essere registrate nel giornale per le altre transazioni (modulo 0504071). La base per ogni nuova registrazione è il rapporto del cassiere e i documenti ad esso allegati.

Contabilità per moduli di rendicontazione rigorosi

I moduli di rendicontazione rigorosi non sono inventari, pertanto per la contabilità viene fornito un conto fuori bilancio 03: l'addebito su questo conto riflette la ricezione dei moduli.

Nella politica contabile dell'istituto, è necessario indicare a quale costo i moduli sono accettati per la contabilità: o al costo reale di acquisto, oppure a 1 rublo per modulo (in pratica, la seconda opzione è più spesso utilizzata) .

L'istituto conserva il suddetto giornale delle altre operazioni (modulo 0504071) nel conto fuori bilancio 03 “Moduli di segnalazione rigorosa”. Il giornale deve essere archiviato insieme ai documenti primari che indicano lo spostamento dei moduli.

La contabilità analitica dei moduli di reporting rigoroso è mantenuta nel Libro di contabilità dei moduli di reporting rigoroso (modulo 0504045, approvato con Ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 30 marzo 2015 n. 52n) per tipo, serie e numero. Indica la data di ricezione o emissione dei moduli, la loro quantità e il costo. Alla fine del periodo di riferimento, i dati vengono analizzati e viene visualizzato il saldo. Le pagine di tali libri sono numerate e i libri stessi devono essere allacciati e sigillati.

Rispondiamo alle tue domande

>Domanda: È possibile classificare gli abbonamenti teatrali come “Documenti di denaro” nella contabilità di bilancio e come registrarli?

Risposta: Una delle caratteristiche principali di un documento monetario è il suo valore nominale. Se l'abbonamento al teatro non ha questa caratteristica, non può essere classificato come documento monetario. I documenti in contanti vengono registrati presso PKO (stock).

Articolo preparato

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Nella pratica aziendale, i contabili di tutto il mondo devono elaborare transazioni in contanti come la ricezione e l'emissione di documenti in contanti. Il programma 1C:Accounting 8 KORP (analogo al programma 1C:Accounting 8, ma con funzionalità estese) aiuta ad automatizzare il processo di contabilità di queste risorse. M.A. spiega come utilizzare il meccanismo integrato nel programma. Vlasova, insegnante-consulente presso il Centro di formazione certificata dell'azienda "1C: Automation", uno degli autori del libro "1C: Accounting 8 CORP: contabilità nell'organizzazione madre" *.

Nota:

(menù Cassa -> Ricezione documenti di cassa

• ricevuta dal fornitore;
• altra ricevuta.

Da chi E Documenti monetari Da chi selezionabile:

• controparte dalla directory Controparti Altro
• Individui;
• Altre ricevute).

Sul segnalibro Documenti monetari Documenti monetari.

Per documento Ricezione di documenti in contanti Ordine di ricevimento.

Emissione di documenti monetari(menù Cassa -> Emissione documenti contante

• Ritorno al fornitore;
• Emissione a una persona responsabile;
• Altra emissione.

Sul segnalibro A cui può essere selezionato:

• Controparti Conti entrate e uscite;
• Individui;
• conto e conto secondario corrispondenti ad esso (se il tipo di transazione è Altra emissione).

Sul segnalibro Documenti monetari

Per documento Emissione di documenti monetari viene fornito un modulo stampato Ricevuta del prelievo .

Quali documenti sono considerati “Contanti”?

Nota:
* Puoi acquistare il libro dai partner dell'azienda 1C. Contatta il partner che serve la tua organizzazione ed effettua un ordine comunicandogli il codice del libro - 4601546070173.

I documenti monetari comprendono i biglietti ferroviari, aerei e di altri trasporti pagati, i buoni benzina, i buoni per cure e attività ricreative, i francobolli e altri titoli simili con valore monetario.

Tali beni situati nella cassa dell'organizzazione, per l'importo dei costi effettivi per la loro acquisizione, sono registrati nel conto 50

"Cassa", sottoconto 50-3 "Documenti monetari" (Istruzioni per l'uso del piano dei conti per la contabilità delle attività finanziarie ed economiche delle organizzazioni, approvato con ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 31 ottobre 2000 n. 94n). Va notato che le Istruzioni per l'utilizzo del piano dei conti richiedono il mantenimento di registrazioni analitiche dei documenti monetari in base alla loro tipologia. Nel programma "1C: Accounting 8 KORP" sono stati sviluppati documenti, giornali e rapporti speciali per registrare queste transazioni.

L'accettazione dei documenti monetari per la contabilità si riflette nel documento Ricezione di documenti in contanti(menù Cassa -> Ricezione documenti di cassa). Prevede le seguenti tipologie di operazioni:

• ricevuta dal fornitore;
• ricevuta da una persona responsabile;
• altra ricevuta.

Il documento contiene due segnalibri: Da chi E Documenti monetari. A seconda del tipo di operazione nella scheda Da chi selezionabile:

• controparte dalla directory Controparti, accordo con lui (tipo di accordo Altro), nonché un conto per i regolamenti contabili con la controparte;
• persona responsabile dalla directory Individui;
• conto e conto secondario corrispondenti ad esso (se il tipo di transazione è Altre ricevute).

Sul segnalibro Documenti monetari si selezionano uno o più documenti monetari dall'omonima rubrica e ne viene indicato il numero. Il costo di biglietti, tagliandi, ecc. verrà compilato in base ai dati della directory Documenti monetari.

Per documento Ricezione di documenti in contanti viene fornito un modulo stampato Ordine di ricevimento.

Lo smaltimento dei documenti monetari si riflette nel documento Emissione di documenti monetari(menù Cassa -> Emissione documenti contante). Il documento prevede le seguenti tipologie di operazioni:

• Ritorno al fornitore;
• Emissione a una persona responsabile;
• Altra emissione.

A seconda del tipo di operazione, il documento conterrà due o tre segnalibri.

Sul segnalibro A cui può essere selezionato:

• dalla directory la controparte a cui vengono restituiti i documenti monetari Controparti, un accordo con lui, nonché un conto per i regolamenti contabili con la controparte. Se c'è una differenza tra l'importo del rimborso e il costo dei documenti monetari, viene addebitato sul conto entrate o uscite, indicato nella scheda Conti entrate e uscite;
• persona responsabile a cui vengono rilasciati i documenti, dalla directory Individui;
• conto e conto secondario corrispondenti ad esso (se il tipo di transazione è Altra emissione).

Sul segnalibro Documenti monetari vengono indicati i documenti da trasferire (selezionandoli da un'omonima directory), la loro quantità e l'importo del reso.

Per documento Emissione di documenti monetari viene fornito un modulo stampato Ricevuta del prelievo. In conformità con gli attuali documenti normativi per la registrazione delle transazioni in contanti nella Federazione Russa, il programma è stato sviluppato Rapporto sulla circolazione dei documenti in contanti.

Consideriamo l'esecuzione di transazioni con documenti monetari utilizzando due esempi che si trovano più spesso nella pratica delle organizzazioni: l'acquisizione e l'emissione di biglietti di trasporto ai dipendenti inviati in viaggio d'affari; acquisto di carburanti e lubrificanti tramite tagliandi.

Contabilità dei biglietti di trasporto acquistati per i viaggiatori d'affari

Attualmente sono diffusi i casi in cui i biglietti vengono acquistati non da un dipendente, al quale viene dato un acconto per le spese di viaggio, ma da un'organizzazione del vettore o da un'agenzia che funge da intermediario per la distribuzione dei biglietti del vettore.

Esempio 1

L'11 gennaio 2010 l'organizzazione ha trasferito all'Agenzia dal suo conto corrente un anticipo di 14.160 rubli. (inclusa IVA 18%) per i biglietti aerei per il trasporto passeggeri.
I biglietti acquistati dall’Agenzia, la bolla di consegna e una fattura di pari importo sono stati portati all’organizzazione dal corriere dell’Agenzia il 15 gennaio 2010. I biglietti aerei (2 pezzi), il cui modulo indicava il costo del trasporto di 5.900 rubli, sono stati ricevuti alla cassa dell'organizzazione lo stesso giorno e il 18 gennaio 2010 sono stati emessi dall'ufficio cassa a un dipendente inviato il un viaggio d'affari. Al termine del viaggio d'affari, il 25 gennaio 2010, il dipendente ha redatto un rapporto anticipato.

Nel programma è documentato il trasferimento di fondi non contanti Ordine di pagamento. L'importo trasferito all'Agenzia contiene il costo dei biglietti acquistati, che verrà capitalizzato nel documento Ricezione di documenti in contanti(e, quindi, per tale importo il contratto con l'agenzia dovrebbe essere della forma Altro) e il compenso per i servizi dell'Agenzia, il cui acquisto sarà indicato nel documento Ricezione di beni e servizi(il che significa che con la controparte deve essere stipulato un accordo del tipo Con fornitore). Ciò deve essere tenuto in considerazione quando vengono creati i documenti in base all'ordine di pagamento Addebito su conto corrente. Se dall'accordo con l'Agenzia risulta chiaro quale parte riguarda il costo del servizio e quale parte il costo del biglietto, allora occorre creare due documenti per l'operazione di trasferimento denaro Addebito su conto corrente: uno con il tipo di operazione Pagamento al fornitore, un altro con vista Altri accordi con le controparti.

Supponiamo che sia impossibile determinare le azioni specificate dal contratto (questa opzione sarà considerata in questo articolo). Successivamente assegniamo l'intero importo del pagamento anticipato a un contratto del tipo Con fornitore(Fig. 1).

Riso. 1. Addebito di denaro sul conto corrente

In contabilità, il documento registrerà:

Addebito 60,02 Credito 51 - 14.160 rubli. - per l'importo del pagamento anticipato all'Agenzia.

L'accettazione dei documenti di trasporto per la contabilità si riflette nell'iscrizione nell'addebito del sottoconto 50.03 in corrispondenza dell'accredito del conto 76.09. Documentare la transazione Ricezione di documenti in contanti con il tipo di operazione Ricevuta dal fornitore(in questo caso viene creato e selezionato un contratto del modulo Altro). La valutazione dei biglietti al botteghino deve corrispondere al costo del trasporto, poiché questo è l'importo che può essere ricevuto dal vettore in caso di risoluzione del contratto stipulato con il biglietto.

L'organizzazione ha pagato non solo il costo del trasporto, ma anche il costo dei servizi per l'acquisto dei biglietti. L'agenzia ha completato la fornitura del proprio servizio consegnando al cliente i biglietti con le caratteristiche richieste, ed è in questo momento che viene redatto il documento nella configurazione Acquistare beni e servizi per il costo del servizio. Una volta ricevuto il servizio, è possibile detrarre l'IVA inclusa nel prezzo. Per fare ciò è necessario inserire le informazioni sulla fattura dell'Agenzia (nella scheda o tramite il collegamento ipertestuale Fattura).

Le registrazioni che il documento effettuerà in contabilità sono presentate in Fig. 2.

Riso. 2. Registrazioni contabili relative al documento di acquisto del servizio

Dopo che le operazioni sono state eseguite, nella contabilità rimangono due debiti: i crediti al conto 60.02 (pagamento anticipato) e i debiti al conto 76.09 per l'importo dei biglietti aerei ricevuti.

Tali debiti si riferiscono a contratti di diversa natura. Questi debiti devono essere compensati tramite un documento Adeguamento del debito.

Prima di mandare un dipendente in viaggio d'affari, gli viene dato un anticipo dalla cassa dell'organizzazione, in questo caso sotto forma di biglietto di trasporto. Questa operazione viene registrata con un documento Emissione di documenti monetari(Fig. 3).

Riso. 3. Emissione di documenti monetari per la rendicontazione

Al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a presentare un rapporto sugli importi spesi al reparto contabilità dell'impresa entro tre giorni lavorativi e ad effettuare un saldo finale su di essi (clausola 11 della Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti in Russia Federazione, approvata con Decisione del Consiglio di Amministrazione della Banca Centrale Russa del 22 settembre 1993 n. 40).

Il commercialista, sulla base dei documenti presentati dal dipendente, redige una relazione anticipata, nella scheda Avanzamenti che indica gli importi contabilizzati, e nella scheda Altro- pagamento dei servizi acquistati dal dipendente, che comprendono le spese di viaggio verso la destinazione e ritorno.

Indicando nella scheda gli importi di cui è responsabile il dipendente Avanzamenti documento Rapporto anticipatoè necessario selezionare l'ufficio del registro che ha emesso gli importi contabili. Tra gli altri, potrebbe essere un documento Emissione di documenti monetari. Le informazioni sui biglietti aerei vengono inserite nella scheda Altro.

La società che ha effettuato il trasporto può addebitare all'acquirente l'IVA, che è inclusa nel prezzo del servizio. L'importo dell'IVA pagata dal contribuente sulle spese di viaggio verso il luogo del viaggio d'affari e ritorno, accettato nel calcolo dell'imposta sul reddito delle società, è soggetto a detrazione (clausola 7 dell'articolo 171 del Codice fiscale della Federazione Russa). Il diritto alla detrazione sorge dopo che il capo dell’organizzazione ha approvato il rapporto anticipato del dipendente.

Se il corriere ha presentato una fattura, l'organizzazione può detrarre l'IVA in base alla fattura presentata. Per fare ciò, è necessario selezionare la casella Presentata la SF nota spese, inserire la data e il numero della fattura, quindi "registrare" o "registrare" il conto spese. Verrà creata automaticamente una fattura. In futuro, le informazioni sull'importo IVA presentato verranno incluse nel documento Generazione di movimenti contabili di acquisto.

Se non è presente alcuna fattura, è possibile detrarre anche l'IVA, assegnata come importo separato nel modulo del biglietto, poiché ai sensi del paragrafo 10 delle Regole per la tenuta dei registri delle fatture ricevute ed emesse, dei libri di acquisto e di vendita nel calcolo del valore aggiunto fiscale , approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 2 dicembre 2000 n. 914, al momento dell'acquisto di servizi per il trasporto dei dipendenti al luogo del viaggio d'affari e ritorno, moduli di segnalazione rigorosi compilati secondo le modalità prescritte (o copie degli stessi) vengono registrati nel libro acquisti con l'importo IVA imputato in una riga separata, rilasciato al dipendente e incluso nel suo rapporto di viaggio d'affari.

Poiché, in generale, la presenza di una fattura è una delle condizioni obbligatorie che devono essere soddisfatte quando si accetta l'IVA per la detrazione, il programma non consentirà la detrazione se non vengono inserite le informazioni sulla fattura. Tuttavia, nella configurazione non è previsto un documento speciale come il Strict Reporting Form (SRF) ai fini IVA, pertanto nel documento Fattura ricevuto deve essere inteso sia come fattura stessa che come BSO.

Pertanto, se l'IVA viene detratta sulla base di un biglietto di trasporto (in assenza di fattura), deve essere inserita nella colonna Presentata la SF una casella di controllo che indica che è stato presentato un modulo di segnalazione rigoroso, indica la data del BSO e nella colonna Numero SF Puoi indicare non solo il numero del modulo, ma anche il suo nome (Fig. 4).

Riso. 4. Resoconto sulle spese di viaggio. L'IVA sui biglietti è deducibile

Dopo aver completato queste operazioni, il programma indica un rigoroso modulo di reporting nella forma stampata del libro degli acquisti e il requisito del decreto n. 914 sarà soddisfatto.

Contabilità tagliandi benzina

Sono possibili varie opzioni per rifornire un veicolo con carburante e lubrificanti. In alcune aziende, il carburante per il rifornimento dell'auto viene acquistato dagli autisti, ai quali vengono dati dei fondi per questo scopo. Altre organizzazioni, dopo aver effettuato un bonifico al fornitore, “acquistano” da lui buoni speciali per prodotti petroliferi. Successivamente, gli autisti utilizzano questi tagliandi per ottenere carburante e lubrificanti dal fornitore e rifornirli dei loro veicoli.

Esempio 2

Per acquistare 100 buoni benzina, l'organizzazione ha trasferito 23.600 rubli, IVA inclusa: 3.600 rubli. Le cedole sono state capitalizzate alla cassa. Per il rifornimento dei veicoli nel mese di gennaio sono stati consegnati agli autisti 60 tagliandi, ciascuno dei quali potrà fornire 10 litri di benzina. Secondo il rapporto del distributore di benzina presentato a fine mese, nel mese di gennaio sono stati erogati 500 litri di carburante utilizzando 50 tagliandi.

Con il fornitore di benzina deve essere stipulato un contratto nella forma seguente: Con fornitore, poiché nel documento Addebito su conto corrente(tipo di operazione Pagamento al fornitore) sarà selezionato come accordo in base al quale verranno trasferiti i fondi. Il debito del fornitore, sorto sul conto 60.02 (in corrispondenza del conto 51), deve essere incluso nei registri dell'organizzazione fino al ricevimento di carburanti e lubrificanti.

L'affissione dei tagliandi benzina (documenti in contanti) alla cassa viene effettuata utilizzando il documento Ricezione di documenti in contanti con il tipo di operazione Ricevuta dal fornitore. In questo caso è necessario selezionare un contratto della forma Altro e può essere indicato il conto di liquidazione - 76.09.

Va notato che i contratti con i fornitori possono essere riuniti in un gruppo, che sarà inteso come il contratto vero e proprio firmato con il fornitore.

Sul segnalibro Documenti monetari documento Ricezione di documenti in contanti vengono selezionati i tagliandi ricevuti alla cassa dell'organizzazione (Fig. 5). Quando si pubblica il documento, alla stazione di servizio appare un debito sul conto 76.09.

Riso. 5. Inserimento dei tagliandi benzina nel registratore di cassa

L'emissione dei tagliandi agli autisti da parte della cassa dell'organizzazione è registrata con un documento Emissione di documenti monetari. In questo caso viene selezionato il tipo di operazione B consegna alla persona responsabile.

Alla fine del mese, i dipendenti dell'organizzazione a cui sono stati emessi buoni rendicontano le loro spese. A questo scopo nel programma viene compilato un rapporto preliminare, nella scheda Avanzamenti in cui l'importo contabile è selezionato in base al documento che ha registrato l'emissione delle cedole (Fig. 6).

Riso. 6. Selezione del documento che ha formalizzato l'emissione di documenti monetari

Poiché viene redatto un documento comune con il fornitore di benzina, che conferma l'acquisto e la vendita di carburante e lubrificanti per l'intero mese, e per esso viene emessa un'unica fattura, allora per ogni rapporto anticipato è meglio registrare non la ricevuta di benzina, ma il rimborso del debito. Per fare ciò, compila il segnalibro Pagamento selezionando una controparte e un accordo del tipo Con fornitore. Quando si effettua un rapporto anticipato, il debito sul conto 60.02 aumenterà.

La benzina viene registrata come documento Ricezione di beni e servizi. Viene utilizzato anche per inserire i dati sulla fattura presentata all'organizzazione dal fornitore.

In futuro, il contabile calcola la quantità di benzina consumata dai conducenti secondo le norme e al di sopra delle norme. La benzina utilizzata entro i limiti viene cancellata come spesa accettata a fini fiscali e la benzina utilizzata in eccesso rispetto alla norma viene cancellata come spesa non accettata nel calcolo dell'imposta sul reddito. In entrambi i casi, l'storno di carburante e lubrificanti come spese viene registrato in un documento Richiesta-fattura.

Una volta completate le operazioni, i registri contabili dell'organizzazione continueranno a includere debiti associati all'acquisto di carburante e lubrificanti nell'ambito di contratti di due diversi tipi: addebito sul conto 60.02 e credito sul conto 76.09.

Poiché le transazioni di pagamento per la benzina sono state completate, i debiti possono essere rimborsati mediante compensazione utilizzando un documento Adeguamento del debito.

Le regole generali per la conservazione, l'utilizzo e la contabilità dei fondi sono stabilite dalla Banca Centrale Russa. Oggi è in vigore la lettera della Banca Centrale Russa del 22 settembre 1993 n. 40 "Approvazione della procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti nella Federazione Russa". Inoltre, è estremamente importante seguire:

• Vale la pena ricordare: il regolamento della Banca Centrale Russa del 5 gennaio 1998 n. 14-P "Sulle regole per l'organizzazione della circolazione del contante nel territorio della Federazione Russa";
• Legge federale n. 54-FZ del 22 maggio 2003 "Sull'uso delle apparecchiature del registratore di cassa quando si effettuano pagamenti in contanti e (o) pagamenti utilizzando carte di pagamento".

Per effettuare pagamenti in contanti, ciascuna organizzazione deve disporre di un registratore di cassa e mantenere un libro cassa nella forma prescritta.

Le organizzazioni accettano contanti quando effettuano pagamenti alla popolazione utilizzando apparecchiature di registratore di cassa.

La normativa attuale prevede:

• sala cassa appositamente attrezzata; piena responsabilità finanziaria del cassiere;
• limitare i saldi di cassa;
• limitarne il periodo di conservazione;
• entità e durata dell'utilizzo degli anticipi per spese aziendali e di viaggio.

Se l'organizzazione non ha la possibilità di fornire una stanza appositamente attrezzata per il registratore di cassa, è necessaria una cassaforte per conservare i fondi.

Una volta assunto, il cassiere deve avere familiarità con la procedura per effettuare transazioni in contanti contro ricevuta. Con lui viene concluso un accordo sulla piena responsabilità finanziaria. La sostituzione temporanea del cassiere viene effettuata mediante ordine scritto dell'amministrazione. Viene concluso un accordo di responsabilità anche con il dipendente sostitutivo. Se la tabella del personale non prevede la posizione di cassiere, queste responsabilità vengono assegnate al dipendente in modo combinato.

L'organizzazione può depositare contanti presso la propria cassa entro i limiti stabiliti dalla banca, d'intesa con il responsabile dell'organizzazione. Se necessario, i limiti del saldo di cassa vengono rivisti.

Gli enti sono tenuti a consegnare alla banca tutto il contante eccedente i limiti stabiliti per il saldo di cassa nelle modalità e nei termini concordati con le banche servitrici.

I documenti principali per la cassa saranno i documenti sviluppati dalla Banca Centrale Russa.

La ricezione del contante da parte dei registratori di cassa delle organizzazioni viene effettuata in base agli ordini di ricevuta firmati dal capo contabile o da una persona autorizzata mediante ordine scritto del capo dell'organizzazione. Per quanto riguarda la ricezione del denaro, viene rilasciata ricevuta dell'ordine di ricevuta di cassa firmata dal capo contabile o da una persona da lui autorizzata e dal cassiere. La ricevuta è certificata dal sigillo (timbro) del cassiere o dall'impronta del registratore di cassa.

L'emissione di contanti dai registratori di cassa delle organizzazioni viene effettuata in base agli ordini di spesa in contanti o ad altri documenti correttamente eseguiti (estratti di pagamento, liquidazione e buste paga, richieste di emissione di denaro, conti, ecc.) Con l'imposizione di un timbro su questi documenti con i dettagli dell'ordine di spesa in contanti. I documenti per l'emissione di fondi devono essere firmati dal capo e dal capo contabile dell'organizzazione o dalle persone da loro autorizzate.

Ci saranno requisiti speciali per l'esecuzione degli ordini in contanti. Non sono ammesse correzioni. I documenti di cassa eseguiti vengono annullati con francobolli speciali ("Vale la pena dire - ricevuti" o "Pagati")

Tutti gli ordini di cassa in entrata e in uscita vengono registrati in un apposito giornale (modulo unificato n. K2)

Si noti che la contabilità corrente dei fondi viene mantenuta dal cassiere nel libro cassa. Registra il saldo dei fondi all'inizio della giornata, le transazioni in entrata e in uscita (per la giornata), riassume i risultati delle entrate e delle uscite e visualizza il saldo alla fine della giornata.

Le registrazioni nel libro cassa vengono conservate in duplice copia utilizzando carta carbone. La seconda copia, strappata, funge da verbale di cassiere. Tutti i documenti in entrata e in uscita vengono allegati al verbale e al termine della giornata lavorativa vengono presentati all'ufficio contabilità contro la firma del contabile.

Con la contabilità automatizzata vengono generati quotidianamente fogli separati del libretto di cassa sotto forma di schemi macchina: 1° foglio - foglio sciolto del libretto di cassa, 2° foglio - rapporto del cassiere.

Alla fine del periodo di riferimento, il libretto di cassa viene certificato dalle firme del capo contabile e del capo dell'organizzazione, allacciate e sigillate.

Oltre al rapporto giornaliero del cassiere, viene effettuata una verifica del registratore di cassa entro i termini stabiliti dall’amministrazione. L'audit dovrebbe essere improvviso e dovrebbe essere effettuato almeno una volta al mese. Per ordine della direzione, viene creata una commissione di inventario; durante l'audit, tutti i documenti e tutti i fondi vengono controllati pagina per pagina. Il risultato è formalizzato in un atto.

Dal 21 novembre 2001, in base all'istruzione della Banca Centrale Russa del 14 novembre 2001 n. 1050-U, l'importo massimo dei regolamenti in contanti tra persone giuridiche per una transazione è stabilito nell'importo di 60 mila rubli.

La procedura per l'apertura di conti bancari e l'esecuzione di transazioni su di essi

Il documento normativo che definisce la procedura per l'esecuzione dei pagamenti non in contanti sarà il regolamento della Banca Centrale Russa del 03/10/2002 n. 2-P "Sui pagamenti non in contanti nella Federazione Russa" (modificato il 03 /03/2003)

Un'organizzazione può avere più conti correnti contemporaneamente. A sua discrezione, sceglie una banca per aprire un conto. L'organizzazione può effettuare tutti i tipi di transazioni da qualsiasi conto corrente.

La procedura per l'apertura di conti correnti e altri conti, l'esecuzione e l'elaborazione delle transazioni è stabilita dalla Banca Centrale Russa.

Per aprire un conto bancario è estremamente importante fornire i seguenti documenti:

• una copia autenticata dello statuto sociale (e una copia autenticata dell'accordo costitutivo, se presente);
• una copia autenticata del certificato di registrazione presso la camera di registrazione;
• una copia autenticata del certificato di registrazione presso l'autorità fiscale;
• una fotocopia dei codici statistici, certificata dal responsabile dell'organizzazione e il sigillo dell'organizzazione;
• una fotocopia della decisione del fondatore (verbale dell'assemblea generale dei fondatori) sulla nomina del capo dell'organizzazione, certificata dal suo capo e dal sigillo;
• una fotocopia dell'ordine di nomina del capo contabile dell'organizzazione, certificata dal suo capo e dal sigillo;
• certificati del Fondo delle assicurazioni sociali, del Fondo dell'assicurazione medica obbligatoria e del Fondo pensione;
• una carta bancaria con firme di esempio autenticate del capo e capo contabile dell'organizzazione.

Quando cambia il nome dell'organizzazione, la natura delle sue attività o la composizione dei titolari dei conti, vengono apportate ulteriori correzioni alla documentazione e quando l'organizzazione viene riorganizzata, nuovi documenti vengono presentati alla banca.

Tutte le operazioni sul conto vengono eseguite sulla base di istruzioni scritte del titolare del conto:

• depositare importi in contanti - sulla base di un annuncio per depositi in contanti;
• ricevere contanti da un conto - un assegno in contanti;
• trasferimenti – ordine di pagamento, assegno di liquidazione, ordine di richiesta di pagamento.

La banca può cancellare direttamente i fondi per pagare la fornitura di elettricità, calore, acqua, ecc. (liquidazioni nell'ordine dei pagamenti programmati)

Inoltre, le cancellazioni vengono effettuate senza accettazione mediante decisione delle autorità giudiziarie e fiscali.

La base per le iscrizioni nei registri contabili sono gli estratti conto: un elenco di tutte le transazioni effettuate sul conto per il periodo con allegate copie dei documenti di pagamento. Tutte le voci nell'estratto conto indicano un accredito sul conto e tutte le voci di addebito indicano un addebito sul conto.

Gli errori identificati vengono corretti previo accordo con la banca, per il quale è fissata una scadenza - 10 giorni dalla data di ricevimento della fattura.

Regolamenti mediante ordini di pagamento

Ordine di pagamento– ϶ᴛᴏ ordine del titolare del conto (pagatore) alla banca che lo serve, eseguito mediante un documento di liquidazione, di trasferire una determinata somma di denaro sul conto del destinatario aperto nella stessa o in un’altra banca. La banca esegue l'ordine di pagamento entro il termine previsto dalla legge o entro un termine più breve stabilito dal contratto di conto bancario o determinato dalle consuetudini commerciali applicate nella pratica bancaria.

L'ordine di pagamento ha validità 10 giorni, compreso quello di emissione.

Gli ordini di pagamento possono essere utilizzati per trasferire fondi:

• per beni forniti, lavori eseguiti, servizi resi;
• ai bilanci di tutti i livelli e ai fondi fuori bilancio;
• allo scopo di restituire/immettere crediti (prestiti)/depositi e pagare gli interessi su di essi;
• per altri scopi previsti dalla legge o da un contratto.

In concomitanza con i termini del contratto principale, gli ordini di pagamento possono essere utilizzati per il pagamento anticipato di beni, lavori, servizi o per effettuare pagamenti periodici.

Gli ordini di pagamento sono accettati dalla banca indipendentemente dalla disponibilità di fondi sul conto del pagatore.

La banca, su richiesta del pagatore, è tenuta a informarlo dell'esecuzione dell'ordine di pagamento entro il giorno lavorativo successivo a quello in cui il pagatore ha contattato la banca, a meno che nel contratto di conto bancario non sia previsto un termine diverso. La procedura per informare il pagatore è determinata dal contratto di conto bancario.

Contabilizzazione dei fondi in lettere di credito

Lettera di creditoè un obbligo monetario condizionato accettato da una banca (di seguito denominata banca emittente) per conto del pagatore ad effettuare pagamenti a favore del destinatario dei fondi dietro presentazione da parte di quest'ultimo di documenti conformi ai termini della lettera di credito o di autorizzare un'altra banca (di seguito denominata banca esecutrice) ad effettuare tali pagamenti.

Le banche possono aprire le seguenti tipologie di lettere di credito:

• coperto (garanzia) e scoperto (garantito);
• revocabile e irrevocabile (può essere confermato)

All'atto dell'apertura di una lettera di credito coperta (depositata), la banca emittente trasferisce, a spese dei fondi del pagatore o del prestito a lui concesso, l'importo della lettera di credito (copertura) a disposizione della banca esecutrice per l'intero periodo di validità della lettera di credito.

All'apertura di una lettera di credito scoperta (garantita), la banca emittente concede alla banca esecutrice il diritto di cancellare i fondi dal conto corrispondente da essa mantenuto entro l'importo della lettera di credito.

Una lettera di credito revocabile è quella che può essere modificata o annullata dalla banca emittente sulla base di un ordine scritto del pagatore senza previo accordo con il destinatario dei fondi e senza alcun obbligo nei suoi confronti da parte della banca emittente dopo la lettera di credito. il credito viene revocato. Una lettera di credito irrevocabile è quella che può essere annullata solo con il consenso del destinatario dei fondi.

Una lettera di credito è destinata agli accordi con un destinatario di fondi. La procedura per la liquidazione tramite lettera di credito è stabilita nell'accordo principale, che riflette:

• nome della banca emittente;
• nome della banca che serve il destinatario dei fondi;
• nome del destinatario dei fondi;
• importo della lettera di credito;
• tipo di lettera di credito;
• metodo di notifica al destinatario dei fondi dell'apertura di una lettera di credito;
• modalità di notifica al pagatore del numero di conto per il deposito di fondi aperto dalla banca esecutrice;
• l'elenco completo e la descrizione precisa dei documenti forniti dal destinatario dei fondi;
• periodi di validità della lettera di credito, fornitura di documenti attestanti la fornitura di beni (esecuzione di lavori, fornitura di servizi) e requisiti per l'esecuzione di tali documenti;
• termini di pagamento (con o senza accettazione);
• responsabilità per inadempimento (adempimento improprio) degli obblighi.

L'accordo principale può includere altre condizioni relative alla procedura di pagamento ai sensi della lettera di credito.

Il pagamento con lettera di credito viene effettuato tramite bonifico bancario trasferendo l'importo della lettera di credito sul conto del destinatario dei fondi. Sono ammessi pagamenti parziali con lettera di credito.

Contabilità dei trasferimenti in transito

Il concetto di “bonifici in transito” viene utilizzato per tenere conto del movimento di fondi (bonifici) nei casi in cui esiste un intervallo di tempo tra il momento della cancellazione documentata e il momento dell'accredito dei fondi sul conto corrente, in particolare:

• proventi della vendita di beni prodotti da organizzazioni impegnate in attività commerciali, depositati nelle casse di istituti di credito, casse di risparmio o casse postali per l'accredito sul conto corrente o altro dell'organizzazione, ma non ancora accreditati per lo scopo previsto ;
• fondi (trasferimenti) in valuta estera depositati presso le casse degli istituti di credito per l'accredito sul conto corrente o su altro conto dell'organizzazione, ma non ancora accreditati per lo scopo previsto.

La base per l'accettazione dei documenti monetari per la registrazione saranno le ricevute di un istituto di credito, una cassa di risparmio, un ufficio postale, copie delle dichiarazioni accompagnatorie per la consegna dei proventi ai collezionisti, ecc.

Se gli istituti bancari redigono estratti conto dai conti bancari in una forma diversa da quella generalmente accettata e questi estratti contengono informazioni sugli importi dei fondi che sono stati ricevuti dall'organizzazione, ma non sono stati ancora confermati dai documenti di liquidazione bancaria, allora l'organizzazione dimostra tali importi in contabilità come “trasferimenti in transito” e non ha il diritto di disporne finché l'ente creditizio non riceve i documenti di liquidazione che confermano il pagamento.

Contabilità dei documenti monetari

La cassa dell'organizzazione può archiviare documenti monetari come buoni pagati per case di vacanza e sanatori, francobolli, marche da bollo statali, francobolli per fatture, biglietti di viaggio pagati, ecc. Le entrate e l'emissione di documenti monetari vengono elaborate sulla base delle entrate e delle uscite di cassa. ordini con successiva redazione di reportistica di cassa sulla movimentazione dei documenti in contanti.

I documenti in contanti sono valutati nella contabilità per l'importo dei costi effettivi della loro acquisizione.

La contabilità analitica viene effettuata per tipologia di documenti monetari.