Het personeelsnummer is een individuele digitale code die bij indiensttreding aan een medewerker wordt toegekend.

Waarom is een personeelsnummer nodig?

Het personeelsnummer, dat wordt toegewezen op het moment van aanwerving, is een van de belangrijkste elementen van de individuele personeels- en financiële boekhouding voor een specifieke werknemer, en komt tot uiting in:

• op de personeelskaartformulier T-2;
• in personeelsbevelen over aanwerving, ontslag, overplaatsingen, bonussen, straffen en aanmoediging van een werknemer;
• in geautomatiseerde boekhoudprogramma's voor loonberekeningen (waarbij de identificatie van werknemers nauwkeurig wordt uitgevoerd op basis van individueel nummer);
• in de loonadministratie.

Een uniek werknemersnummer maakt het mogelijk om fouten bij het registreren van zijn werkzaamheden, financiële voorzieningen voor lonen, sociale uitkeringen en belastingaftrek te elimineren.

Personeelsnummer van de medewerker: hoe de code wordt toegekend en welke documenten de procedure regelen

De regelgeving van de Russische Federatie met betrekking tot personeelsdossiers voorziet niet in de procedure voor het toekennen van personeelsnummers (TN). In dit opzicht worden de personeelsdiensten geleid door de bepalingen die zijn uiteengezet in de brief van het Staatscomité voor Arbeid van de USSR nr. 75-AB, het Ministerie van Financiën van de USSR nr. 89 en het Centraal Bureau voor de Statistiek van de USSR nr. 10-80 gedateerd 27 april 1973. Paragraaf 18 van deze brief stelt de noodzaak vast om TN toe te wijzen aan alle personen die werkzaam zijn in vast, tijdelijk of seizoenswerk. Het wordt aanbevolen om de personeelsnummers van ontslagen werknemers gedurende 1-2 jaar niet aan andere personen toe te wijzen.

Aangezien de procedure en de noodzaak voor het toekennen van unieke rekeningnummers bij wet aan het oordeel van de werkgever worden overgelaten, moeten de beginselen voor het identificeren van werknemers bij besluit worden vastgelegd in de interne documentenstroom van de onderneming. De regels die de procedure regelen voor het toekennen van een personeelsnummer aan een werknemer bij een bepaalde onderneming moeten de volgende aspecten weerspiegelen:

• beschikbaarheid en bijhouden van een register met personeelsnummers bij de onderneming;
• hoe een personeelsnummer wordt toegekend aan medewerkers van de organisatie die voor het eerst en herhaaldelijk in dienst komen;
• vereisten voor de chronologisering van personeelsnummers (beginnend met nummer 1 en opeenvolgend toenemende nummering);
• Inhoud van het TN Registratiejournaal.

TN-geldigheidsperiode

Een individuele technische specificatie blijft ongewijzigd en is geldig gedurende de gehele periode dat de werknemer bij een bepaalde onderneming werkt. Personeelsnummers waaronder werknemers die de onderneming hebben verlaten, zijn geregistreerd, kunnen bij de ontslagenen blijven staan ​​of na verloop van tijd aan nieuwe werknemers worden toegewezen.

In gevallen waarin een werknemer om de een of andere reden zijn activiteiten onderbrak en na een korte pauze weer terugkeerde en werk bij een onderneming vond, is het beter om hem niet een nieuw, maar hetzelfde personeelsnummer toe te kennen waaronder hij eerder was geregistreerd in de staat (als dit nummer niet aan een andere werknemer is toegewezen). Daarom worden, voordat een personeelsnummer aan een medewerker wordt toegekend, zijn gegevens gecontroleerd aan de hand van de archiefdatabase van de onderneming om de aanwezigheid van een eerder toegewezen unieke code vast te stellen.

TN-boekhoudlogboek: inhoud en vereisten voor het document

Het personeelsnummerregister heeft geen uniforme standaard, maar heeft een aanbevolen vorm, volgens welke het ten minste zes vereiste kolommen moet bevatten:

• Personeelsnummer;
• Volledige naam van de medewerker;
• datum indiensttreding;
• specialisme of functie waarvoor de werknemer solliciteert;
• structurele onderverdeling;
• registratiegegevens van de arbeidsovereenkomst (nummer, datum).

Niet elke medewerker komt een dergelijk concept als ‘personeelsnummer van de werknemer’ tegen. Vaak weten degenen die in een grote of middelgrote onderneming werken dit. De boekhoudafdeling van een kleinschalige LLC stelt de werknemers meestal niet op de hoogte. Grote fabrieken vertellen werknemers altijd hun personeelsaantallen. Of medewerkers er nu van op de hoogte zijn of niet, de toewijzing van een serienummer wordt uitgevoerd door de personeelsafdeling of de boekhoudafdeling. Dit wordt geregeld door de huidige wetgeving en het ontbreken van deze clausule is een overtreding.

Personeelsnummer - wat is het?

Uit de naam zelf wordt in principe duidelijk wat een personeelsnummer is. Dit is een soort numerieke waarde die aan een specifieke medewerker wordt toegekend. Dit is een code die een medewerker identificeert.

De eigenaardigheden van personeelsnummers omvatten het feit dat ze individueel zijn. Dat wil zeggen dat er geen werknemers zijn wiens code volledig overeenkomt. Tegelijkertijd blijft het personeelsnummer van de ontslagen werknemer behouden. Als hij vervolgens zijn dienstverband bij deze werkgever voortzet, krijgt hij zijn oude nummer toegewezen.

Het is ook vermeldenswaard dat het personeelsnummer van de werknemer bij indiensttreding aan hem wordt toegekend; dit verandert later niet. Dat wil zeggen dat bij de registratie voor een functie een bepaalde code wordt toegewezen, die in de toekomst hetzelfde blijft, ongeacht een functieverandering of salarisverhoging.

De behoefte aan personeelsaantallen. Waar zijn ze voor nodig?

Toch is het beter om erachter te komen waarom de werkgever personeelsnummers nodig heeft. De werknemer krijgt hier niets van. Zoals hierboven vermeld is het mogelijk dat de medewerker niet op de hoogte is van de aanwezigheid van een dergelijke code. Maar waarom werd aanvankelijk het personeelsnummer van de werknemer ingevoerd? Hoe wordt dit cijfer toegewezen en wat betekent het?

Personeelsnummers helpen de boekhoudafdeling van een LLC of onderneming. Dankzij hen wordt elektronisch documentbeheer eenvoudiger. Hoewel het vermeldenswaard is dat personeelsaantallen in grote fabrieken al geruime tijd worden gebruikt, zelfs vóór de komst van het 1C-programma.

Wat zijn de belangrijkste punten waarmee u dit cijfer kunt gebruiken? Dit is allereerst:

• Faciliteren van het werk van HR-specialisten. Dit komt door het feit dat het bijhouden van het personeelsnummer helpt om een ​​werknemer niet te "verliezen" wanneer hij van functie verandert.
• Assisteren van de boekhoudafdeling bij het berekenen en uitreiken van de lonen. De personeelsaantallen in 1C houden hier rechtstreeks verband mee. Met dit programma kunt u een medewerker niet op naam of functie selecteren, maar op personeelsnummer.
• Het volgen van de aanwezigheid van een werknemer op het werk. Relevant voor bedrijven die zijn uitgerust met een elektronisch passysteem.

Specifieke voorbeelden. Waarom heeft u een personeelsnummer nodig?

Om te begrijpen wie en hoe een personeelsnummer aan een medewerker toewijst, moet u volledig begrijpen waarom deze parameter nodig is.

In de eerste plaats helpt het om onnodige roddels te voorkomen. Dus als een accountant of een specialist in standaardisatie en beloning bij de loonberekening alleen maar personeelsaantallen ziet. Hij kan niet precies begrijpen welk bedrag Ivanov ontving en welk bedrag Petrov ontving. Dat wil zeggen dat dit ons in staat stelt de geheimhouding verder te vergroten.

Het personeelsnummer helpt u ook om fouten te voorkomen. Dit is een andere parameter waarmee u de juistheid van het document kunt controleren. Dit geldt vooral als er naamgenoten of volledige naamgenoten zijn. Uiteraard kunt u de parameters ook controleren op functie of datum van indiensttreding. Personeelsaantallen mogen echter niet buiten beschouwing worden gelaten.

Wie kan toeëigenen?

Personeelsnummers worden door een HR-specialist aan medewerkers toegekend. Het is echter vermeldenswaard dat de wetgeving de positie van de werknemer die betrokken is bij het toekennen van cijfers niet regelt. Bij het solliciteren zijn het echter de HR-ingenieurs die rechtstreeks aanwezig zijn.

Dit kan ook worden gedaan door de hoofden van structurele divisies of zelfs door het hoofd van de onderneming. Bij ontstentenis van een personeelsmedewerker kan een accountant hierin zijn plaats innemen.

Aan wie kan een personeelsnummer worden toegekend

Kunnen alle medewerkers een code toegewezen krijgen? Personeelsnummers worden doorgaans bijgehouden voor alle werknemers van een onderneming. Namelijk:

• Voor werknemers die in vaste dienst werken.
• Tijdelijke of seizoensarbeiders.
• Externe deeltijdwerkers.
• Voor wie parttime werkt.

Iedere medewerker heeft namelijk zijn eigen personeelsnummer, ongeacht hoe lang hij in dienst is. Het is opmerkelijk dat zelfs studenten die op een afdeling stage lopen, hun eigen code ontvangen.

Het is vermeldenswaard dat als een werknemer een combinatie van banen of beroepen binnen één onderneming heeft, hij nog steeds één personeelsnummer ontvangt. Een werknemer die deeltijds in twee bedrijven werkt, heeft in elk daarvan zijn eigen individuele code.

Hoe wordt het personeelsnummer van een medewerker toegekend? Wat zegt de wet?

Het is meteen de moeite waard om op te merken dat de wetgeving vrij vaag is over het toekennen van een personeelsnummer aan een onderneming. In feite zijn er geen specifieke artikelen in de arbeidswet of federale wetten die regelen hoe personeelsnummers aan werknemers worden toegewezen. Elke werkgever ontwikkelt voor zichzelf een systeem dat hem helpt een competente en gemakkelijke registratie van deze cijfers bij te houden. Hier spelen de interne documenten van de organisatie een belangrijke rol. Daarin kunt u bijvoorbeeld de positie bepalen van de medewerker die betrokken is bij het toekennen van nummers.

Het is algemeen aanvaard dat aan elke medewerker een personeelsnummer wordt toegekend en dat men moet beginnen met het eerste nummer. In feite wordt het identiek aan het concept van “rangnummer”.

Een dergelijke boekhouding kan op twee manieren worden uitgevoerd:

• Speciale programma's gebruiken.
• Handmatig door een medewerker.

Deze laatste methode wordt steeds minder gebruikt. Dit komt door het feit dat u met het populairste 1C-programma automatisch nummers kunt toewijzen aan elke nieuw aangeworven werknemer van de onderneming.

Het toekennen van een personeelsnummer lijkt misschien een tijdrovend proces. Dat is echter niet het geval. Volg gewoon een paar eenvoudige regels en deze actie wordt automatisch uitgevoerd.

Allereerst moeten de interne documenten van de organisatie deze verplichting toewijzen aan een specifieke medewerker. Dit zal ruzies in de toekomst helpen voorkomen. Dit zal ook de situatie elimineren waarin niemand verantwoordelijk is voor deze operatie.

Ten tweede dient de directe toekenning van een nummer aan een werknemer te gebeuren op de eerste werkdag van de werknemer, en idealiter op het moment van het aangaan van een arbeidsovereenkomst. In dit geval is de nummering correct en zonder gaten.

Er moet een specifieke numerieke code aan de werknemers worden gecommuniceerd, omdat dit niet alleen hun belang in hun ogen vergroot, maar ook helpt fouten bij het berekenen van de lonen te voorkomen. Dit komt doordat de werknemer bij het schrijven van eventuele aanvragen voor financiële ondersteuning of voor het opnemen van verlof onder meer zijn personeelsnummer zal vermelden.

Deze parameter moet ook in de arbeidsovereenkomst worden aangegeven. Het kan in het programma worden getypt of met de hand worden geschreven door een HR-vertegenwoordiger.

Logboek. Vastleggen van personeelsnummers

Bedrijven die genoodzaakt zijn om personeelsnummers voor hun werknemers te gebruiken, maken vaak gebruik van een document zoals een personeelsnummerregister.

Dit interne document van de onderneming kan de volgende parameters aangeven:

• De paspoortgegevens van de werknemer, inclusief zijn achternaam, voornaam en patroniem, evenals het nummer en de serie van het document.
• De datum waarop de werknemer in dienst is genomen op zijn hoofdwerkplek.
• Het nummer van de arbeidsovereenkomst, evenals de datum van voorbereiding ervan.
• Specialistische functie.
• De afdeling waar de medewerker gaat werken.
• Direct personeelsnummer.

Voor grote ondernemingen is een personeelsnummer verplicht. Kleine bedrijven gebruiken deze methode echter ook om het leven van medewerkers van de HR-afdeling of de boekhoudafdeling gemakkelijker te maken. In algemene zin is dit de nummering van werknemers. Omdat elk nummer uniek is, zorgt dit ervoor dat het geld bij de juiste persoon terechtkomt. Dit geldt vooral bij het gebruik van naamgenoten of naamgenoten. Het bijhouden van personeelsaantallen is op zich geen ingewikkelde of tijdrovende procedure. In principe wordt dit toevertrouwd aan de HR-specialist. De wet staat u echter toe deze opdracht aan een andere medewerker toe te wijzen. Dit feit staat vermeld in de documenten van de organisatie zelf.

Wat is een personeelsnummer, waar komt het vandaan en is het verplicht? Lees ons artikel of u gebruik kunt maken van de aantallen ontslagen werknemers

Uit dit artikel leer je:

Procedure voor het toekennen van een personeelsnummer

De Arbeidswet definieert niet wat het personeelsnummer van een werknemer is. Dit concept verscheen in de brief van het Staatscomité voor Arbeid van de USSR N 75-AB, het Ministerie van Financiën van de USSR N 89, het Centraal Bureau voor de Statistiek van de USSR N 10-80, gedateerd 27-04-1973. Wanneer iemand een baan krijgt, kent de HR-afdeling hem een ​​digitale code toe: een personeelsnummer. Deze combinatie van cijfers is uniek en wordt niet herhaald; elke medewerker heeft zijn eigen cijfercombinatie. De code blijft ongewijzigd gedurende de gehele arbeidsperiode tussen de persoon en het bedrijf.

In zeer grote bedrijven met vele duizenden medewerkers kan dit worden gedaan door een aparte specialist: een tijdwaarnemer. In andere bedrijven worden dergelijke verantwoordelijkheden toegewezen aan een specialist op de HR- of boekhoudafdeling.

De wetgeving reguleert deze codering en de toewijzing ervan op geen enkele manier, en theoretisch heeft elk bedrijf het recht om zijn eigen code uit te vinden met behulp van Romeinse cijfers, symbolen en letters. Maar meestal volgen tijdwaarnemers de praktijk die zich in de loop der jaren heeft ontwikkeld.

Het proces van het toekennen van een personeelsnummer aan een nieuwe medewerker verloopt traditioneel als volgt:

• de specialist die de nieuw aangekomen medewerker registreert, vraagt ​​een gratis combinatie aan bij de verantwoordelijke medewerker;
• de aan de persoon toegekende code wordt ingevoerd in de arbeidsovereenkomst en de persoonlijke kaart;
• informatie over de ingehuurde specialist en het aan hem toegewezen nummer worden ingevoerd in het boekhouddagboek.

Is een personeelsnummer vereist?

Omdat de wetgeving de personeelsnummers van werknemers niet verplicht stelt, kunnen kleine bedrijven bestaande uit 2-3 werknemers het zonder doen. Maar in middelgrote en grote bedrijven worden ze het meest gebruikt. Deze codificatie maakt het mogelijk:

• het werk van accountants vergemakkelijken bij het verwerken en vastleggen van informatie over interne bewegingen van werknemers;
• de belastingen zijn ook eenvoudiger en correcter dankzij de cijfers die worden ingevoerd op basis van het personeelsnummer van de werknemer;
• vereenvoudig het zoeken naar informatie over salaris, ziekteverlof, vrije tijd, enz. voor elke werknemer.

Personeelsnummer van de werknemer bij herindiensttreding

De code die bij indiensttreding aan een medewerker wordt toegewezen, verandert pas wanneer de persoon de organisatie verlaat. Om verwarring te voorkomen, wordt aanbevolen om zijn code gedurende 1-2 jaar na het ontslag van een werknemer niet aan nieuwe specialisten toe te wijzen.

Als de werknemer in dit geval besluit terug te keren naar het bedrijf, moet hij zijn vorige identiteitsbewijs teruggeven. Bij een latere teruggave ontvangt de persoon de vorige code alleen als hij geen tijd heeft om deze aan een van de nieuwe specialisten te geven.

Personeelsnummer

Personeelsnummer- een uniek nummer van een werknemer van een onderneming, instelling, organisatie of de grote structurele eenheid ervan, waaronder de werknemer voorkomt in interne documenten, voornamelijk in het persoonlijk dossier, het rapport (waar de naam vandaan komt) en documenten voor de loonbetaling .

Het personeelsnummer van een medewerker is uniek binnen een organisatie of structurele eenheid met een eigen personeelsafdeling en boekhoudafdeling; het wordt eenmalig toegekend bij indiensttreding en verandert nooit. Bij sommige organisaties kan het ontslag van een medewerker na het ontslag niet meer worden overgedragen aan andere medewerkers die later aan de slag gaan, terwijl dit bij andere organisaties wel is toegestaan. Meestal worden personeelsnummers toegewezen vanaf één (nummer 1 omvat meestal het eerste hoofd van de onderneming), elk volgend nummer is één meer dan het vorige.

Wikimedia Stichting. 2010.

Kijk wat een “personeelsnummer” is in andere woordenboeken:

Personeelsnummer- voor dagen (de reistijd niet meegerekend) van “ ” 20 tot “ ” 20 Geldig op vertoon van een paspoort Managerpositie handtekening afschrift van handtekening Aantekeningen bij vertrek op zakenreis, aankomst ... Woordenboek-naslagwerk met termen van normatieve en technische documentatie

AANTAL, PERSONEEL- een nummer dat aan elke werknemer wordt toegekend bij aanwerving. Het wordt aangebracht op alle documenten voor boekhoudkundig personeel, productie en lonen. Bij ontslag of overplaatsing naar een andere functie kan het personeelsnummer in de regel niet... ...

TIJDSCHEMA BOEKHOUDING Juridische encyclopedie

Registratie van de werktijd van elke werknemer. Het wordt uitgevoerd in een urenstaat, die het personeelsnummer van elke werknemer, zijn achternaam, voornaam, patroniem, informatie over de werkuren voor elke dag van de maand aangeeft... Encyclopedisch woordenboek van economie en recht

nummer- A; pl. cijfers/; m. (van het Latijnse numerusnummer) zie ook. getal 1) Het rangtelwoord van een object in een reeks andere homogene objecten. Huisnummer. Telefoonnummer. Document Nummer. N... Woordenboek van vele uitdrukkingen

A; pl. cijfers; m. [van lat. numerus getal] 1. Het rangtelwoord van een object in een reeks andere homogene objecten. N. thuis. N. telefoon. N. document. N. vlucht, route. N. kaartje. N. taken. Tram n. acht, tweeënveertig. Ontdek, schrijf op, onthoud, onthoud, ... ... encyclopedisch woordenboek

BOEKHOUDING, TIJDSCHEMA- het vastleggen, met behulp van een primair document, van een urenstaat van aanwezigheid op het werk en het gebruik van de werktijd, voor alle medewerkers van de organisatie. Elke medewerker krijgt een specifiek personeelsnummer toegewezen, dat wordt vermeld in alle boekhouddocumenten... ... Groot boekhoudkundig woordenboek

BOEKHOUDING, TIJDSCHEMA- registratie van de aanwezigheid op het werk en het gebruik van de werktijd van elke werknemer voor elke werkdag, uitgevoerd met behulp van het primaire document van de urenstaat. Dat. gebeurt door het registreren van afwijkingen (no-shows, vertragingen etc.). Het rapport weerspiegelt... Groot economisch woordenboek

Salaris- (Lonen) Het belangrijkste middel om de interesse van werknemers te vergroten Deelname van werknemers in het aandeel van nieuw gecreëerde materiële en spirituele voordelen Inhoud Inhoud. >lonen zijn het belangrijkste middel om de rente te vergroten... ... Investeerdersencyclopedie

En (verouderd) nummer, a, meervoud. getallen en (verouderde) getallen, m. 1. Het rangtelwoord van een object in een reeks andere homogene getallen. Huisnummer. Telefoonnummer. Document Nummer. □ [Voynitsyn] nam een ​​kaartje, liet het nummer zien en ging bij het raam zitten, terwijl zijn voorganger... ... Klein academisch woordenboek

Een personeelsnummer is een gegeven dat wordt gebruikt in de personeelsadministratie. Met behulp van een personeelsnummer wordt in de interne papieren van het bedrijf een individuele persoon weergegeven, en niet alleen een medewerker.

Wanneer een werkgever uniforme formulieren gebruikt die zijn goedgekeurd door het Staatsstatistiekcomité voor interne personeelsdossiers en werktijdregistratie, is het personeelsnummer een van de vereiste gegevens. Zonder dit is het onmogelijk om de formulieren correct in te vullen. In dit artikel bekijken we hoe u een personeelsnummer aan een medewerker toekent.

Personeelsnummer

Een personeelsnummer is een unieke digitale code (binnen één werkgever) die aan een medewerker wordt toegekend. De digitale combinatie moet eenvoudig zijn, maar tegelijkertijd elke medewerker kunnen identificeren, zodat er geen verwarring ontstaat bij het invullen van personeelsformulieren. In grote bedrijven, wanneer individuele structurele divisies hun eigen personeels- en boekhoudafdelingen hebben, krijgen werknemers codes binnen één afdeling toegewezen.

Belangrijk! Aan elke nieuwkomer wordt in chronologische volgorde een nummer toegekend. De ontvangen code verandert niet als de medewerker wordt overgeplaatst of als zijn paspoortgegevens veranderen.

Aan wie is het personeelsnummer toegewezen?

Aan medewerkers worden personeelsnummers toegekend waarmee medewerkers kunnen worden geïdentificeerd:

• die een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft gesloten met de werkgever;
• werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd;
• externe deeltijdwerkers;
• voor seizoensreizigers.

Waarom wordt een personeelsnummer toegekend?

Voor intern gebruik is het personeelsnummer nodig. Ze worden in de regel niet aangegeven in uitgaande documenten, maar worden gebruikt in documenten voor het registreren van gewerkte uren, orders voor personeel, enz.

Door identificatienummers toe te kennen aan medewerkers kunt u:

• het makkelijker maken om personeelsgegevens te verwerken;
• de bewegingen van werknemers volgen tijdens interne overplaatsingen naar andere afdelingen;
• speciale aantekeningen maken bij het toekennen van een nummer om de boekhouding te vergemakkelijken of een speciale betalingsprocedure vast te stellen;
• onmiddellijk een verzoek voor een individuele werknemer genereren, informatie ontvangen over het opgebouwde of betaalde salaris, ziekteverlof, vrije tijd, vakanties, enz. van de werknemer.

Belangrijk! De belangrijkste reden om personeelsnummers voor werknemers te gebruiken, is het bijhouden van de gewerkte uren van elke persoon. Ze worden gebruikt om de tijd vast te leggen en vast te leggen waarop een werknemer naar zijn werk komt of naar huis gaat, pauzeert voor de lunch en eenvoudigweg afwezig is voor zaken.

Met behulp van de cijfers kunnen werkgevers betrouwbare informatie verkrijgen over hoe een werknemer zijn werktijd besteedt. Zij kunnen dit proces controleren en er rekening mee houden in het loonsysteem.

Waar worden personeelsnummers weergegeven?

Naast de persoonsgegevens van de medewerker en de naam van zijn functie wordt het personeelsnummer vermeld in:

• bevel tot aanwerving (herplaatsing, ontslag);
• vakantieopdracht (zakenreis, overdracht);
• urenstaat;
• ploegendiensten, personeelsregelingen;
• reiscertificaat;
• diverse registratietijdschriften (boeken).

Procedure voor het toekennen van een personeelsnummer aan een medewerker

Er bestaat geen goedgekeurde procedure voor het toekennen van een personeelsnummer aan een medewerker. De wet voorziet niet in een specifieke procedure voor de toekenning van een personeelsnummer door de werkgever. In dit opzicht hebben werkgevers het recht om zelfstandig hun eigen procedure te ontwikkelen en hun algoritme te consolideren in lokale regelgeving.

Het algoritme van acties kan worden opgesteld in de vorm van instructies of voorschriften, waarin de regels voor het toekennen van nummers, de boekhouding en de controle van nummers in het bedrijf worden beschreven. Als voor de boekhouding gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde HR- en boekhoudtools, wordt de code automatisch toegewezen in het programma bij het registreren van een nieuwe medewerker. Veel werkgevers houden de administratie echter nog steeds handmatig bij en leggen personeelsaantallen vast in logboeken. Een van de medewerkers van het bedrijf wordt aangesteld als verantwoordelijke voor het bijhouden en bewaren van het journaal: een personeelsspecialist, een accountant of een klerk. Een dergelijke verantwoordelijkheid als het toekennen van een personeelsnummer aan een geaccepteerde medewerker wordt bij opdracht aan de personeelsfunctionaris toegewezen. Als we grote werkgevers beschouwen, dan is de functie van het toekennen van personeelsnummers de verantwoordelijkheid van de tijdwaarnemer. Naast het rechtstreeks toekennen van het nummer houdt de tijdwaarnemer of een andere verantwoordelijke medewerker ook zijn register bij en ziet hij toe op de juiste toekenning of gebruik van het nummer.

Belangrijk! Als een werkgever overstapt op een nieuw type software, moeten de personeelsnummers van werknemers bij de overstap naar het nieuwe systeem ongewijzigd blijven.

Hoe u een personeelsnummer aan een medewerker toekent

Als een nieuwe HR-medewerker moeite heeft om een ​​personeelsnummer aan een medewerker toe te kennen, dan moet hij vertrouwen op de interne regels van het bedrijf, maar ook op algemeen aanvaarde normen.

De meeste werkgevers gebruiken één enkele procedure voor het toekennen van een personeelsnummer, die al tientallen jaren niet is veranderd. Om te beginnen stellen ze een algemene lijst met getallen samen, beginnend bij één. Bovendien geeft het eerste nummer in de regel de directeur aan, het tweede zijn plaatsvervanger, enz., totdat alle werknemers zijn genummerd.

Bij het opmaken van een arbeidsovereenkomst ontvangt de nieuwe werknemer zijn nummer. Dit kan automatisch of handmatig gebeuren, rekening houdend met de chronologische volgorde en zonder weglatingen.

Als de personeelsstructuur bijvoorbeeld 125 medewerkersrecords bevat, krijgt de nieuwe medewerker personeelsnummer 126. Een uitzondering op de regel is het in dienst nemen van een voormalig medewerker die ontslag heeft genomen en al een eigen personeelsnummer had. In dit geval is het mogelijk om de vorige code te gebruiken.

In de praktijk gebeurt dit echter vrij zelden. Wanneer een ontslagen werknemer opnieuw in dienst wordt genomen, wordt met hem een ​​nieuwe arbeidsovereenkomst gesloten, die het begin van een nieuwe arbeidsrelatie aangeeft. Dienovereenkomstig wordt een nieuw nummer toegewezen.

Het personeelsnummerformaat is meestal in Arabische cijfers. Er zitten geen vreemde karakters in. Symbolen zoals streepjes, koppeltekens, Romeinse cijfers, index- of lettercombinaties worden niet gebruikt. Er bestaat echter ook geen direct verbod op het gebruik van deze symbolen. Maar meestal ziet het personeelsnummer er zo uit: “123”. En cijfers zoals '123volledige naam' of eenvoudigweg 'volledige naam' (bijvoorbeeld met initialen) zijn vrij zelden te vinden.

Hoe u een personeelsnummer kunt toewijzen aan een interne deeltijdwerker

Intern deeltijdwerk is het verrichten van werkzaamheden door één medewerker in meerdere functies binnen één bedrijf. De interne deeltijdwerker voert alle instructies van zijn werkgever enkel uit in zijn vrije tijd naast zijn hoofdfunctie. Bij interne deeltijdarbeid wordt met de werknemer een aparte arbeidsovereenkomst gesloten.

Omdat er tijdens intern deeltijdwerk meerdere arbeidsovereenkomsten met één medewerker worden gesloten, is het handiger om aan elke medewerker een personeelsnummer toe te kennen. Dat wil zeggen, als een werknemer in twee functies werkzaam is, krijgt hij twee nummers toegewezen, als hij er drie heeft, dan drie, enz.

Conclusie

In de regel krijgt iedere nieuwe werknemer met wie de werkgever een arbeidsovereenkomst tekent een personeelsnummer. Werknemers zoals thuiswerkers, seizoenarbeiders of deeltijdwerkers worden niet uitgesloten. Personeelsnummers worden niet alleen toegekend aan de werknemers met wie de arbeidsrelatie is geformaliseerd door een burgerlijk contract (aannemersovereenkomst, dienstverleningsovereenkomst).