Finitura. Accessori. Riparazione. Installazione. Scelta. Apertura
EBS "Lan" informa che nel mese di settembre 2019 sono state aggiornate le raccolte tematiche a disposizione del nostro Ateneo in EBS "Lan":
Ingegneria e scienze tecniche - Casa Editrice Lan - 20
Ci auguriamo che la nuova raccolta di letteratura sia utile nel processo educativo.
Testare l'accesso alla raccolta FireBook nella Lan EBS
Dettagli Pubblicato il 10/01/2019Cari lettori! Dal 01/10/2019 al 31/10/2019 al nostro Ateneo è stato concesso un accesso di prova gratuito al nuovo patrimonio editoriale presente nella Lan EBS:
Casa editrice "Ingegneria e scienze tecniche" "PozhKniga".
La casa editrice "PozhKniga" è una divisione indipendente dell'Università dei sistemi di sicurezza integrati e del supporto tecnico (Mosca). Specializzazione della casa editrice: preparazione e pubblicazione di letteratura educativa e di riferimento sulla sicurezza antincendio (sicurezza aziendale, supporto normativo e tecnico per i lavoratori nel sistema di sicurezza integrato, supervisione antincendio, attrezzature antincendio).
Completamento riuscito della distribuzione della letteratura!
Dettagli Pubblicato il 26/09/2019Cari lettori! Siamo lieti di informarvi del completamento con successo della distribuzione della letteratura agli studenti del primo anno. Dal 1 ottobre la sala lettura n. 1 ad accesso libero funzionerà secondo il consueto orario dalle ore 10:00 alle ore 19:00.
Dal 1 ottobre, gli studenti che non hanno ricevuto letteratura con i loro gruppi sono invitati ai dipartimenti di letteratura educativa (stanze 1239, 1248) e al dipartimento di letteratura socioeconomica (stanza 5512) per ricevere la letteratura necessaria secondo le regole stabilite per l'utilizzo della biblioteca.
La fotografia per le tessere della biblioteca viene effettuata nella sala di lettura n. 1 secondo l'orario: martedì, giovedì dalle 13:00 alle 18:30 (pausa dalle 15:00 alle 16:30).
Il 27 settembre è il giorno sanitario (i fogli di bypass sono firmati).
Registrazione delle tessere della biblioteca
Dettagli Pubblicato il 19/09/2019Cari studenti e personale universitario! 20/09/2019 e 23/09/2019 dalle 11:00 alle 16:00 (pausa dalle 14:20 alle 14:40) invitiamo tutti, incl. gli studenti del primo anno che non hanno avuto il tempo di scattare foto con i propri gruppi per ottenere la tessera della biblioteca per la sala di lettura n. 1 della biblioteca (stanza 1201).
Dal 24 settembre 2019 riprende il servizio fotografico per le tessere della biblioteca secondo il consueto orario: martedì e giovedì dalle 13:00 alle 18:30 (pausa dalle 15:00 alle 16:30).
Per ottenere la tessera della biblioteca, devi avere con te: studenti - una tessera studentesca estesa, dipendenti - un abbonamento o passaporto universitario.
Dopo aver implementato un sistema di gestione, la direzione dell'organizzazione dovrebbe essere interessata a come funziona, dove si verificano guasti nel sistema e valutarne l'efficacia. I risultati degli audit interni forniscono questo tipo di informazioni per l'analisi da parte della direzione dell'organizzazione, che consente lo sviluppo di azioni correttive e l'identificazione di opportunità di miglioramento sia per i singoli processi che per il sistema nel suo insieme.
Lo scopo degli audit interni è verificare che il sistema di gestione:
a) soddisfi i requisiti stabiliti.
b) effettivamente implementato e mantenuto in efficienza.
Pertanto, l'oggetto dell'audit interno è l'intero sistema di gestione e non le attività di specifici dipendenti dell'organizzazione.
I principi dell’audit rendono l’audit un metodo efficace e affidabile per supportare le politiche di gestione e controllo, fornendo informazioni su cui l’organizzazione può migliorare le proprie prestazioni e sono un prerequisito per conclusioni obiettive dell’audit. I principi per condurre un audit includono:
a) la condotta etica è alla base della professionalità.
Responsabilità, integrità, capacità di mantenere la segretezza e prudenza sono essenziali in un audit;
b) imparzialità (presentazione corretta) - l'obbligo di presentare relazioni veritiere e accurate. I risultati degli audit, i pareri e le registrazioni degli audit riflettono le attività di audit in modo veritiero e accurato. I problemi irrisolti o i disaccordi tra il gruppo di audit e l'organizzazione controllata si riflettono nei rapporti (atti).
c) la dovuta diligenza professionale: diligenza e capacità di prendere le giuste decisioni durante lo svolgimento di una revisione contabile.
d) indipendenza: la base per l'imparzialità e l'obiettività delle conclusioni basate sui risultati dell'audit. I revisori sono indipendenti nelle loro attività e liberi da pregiudizi e conflitti di interessi.
e) l'approccio basato sull'evidenza costituisce una solida base per raggiungere conclusioni di audit affidabili e riproducibili nel processo di audit sistematico. Gli elementi probativi si basano su campioni di informazioni esistenti perché l’audit viene svolto in un periodo di tempo limitato e con risorse limitate. L’uso appropriato dei campioni è strettamente correlato alla fiducia riposta nelle conclusioni dell’audit.
A seconda delle dimensioni, del tipo di attività e della complessità dell'organizzazione sottoposta ad audit, il programma di audit può includere uno o più audit. Questi audit possono avere scopi diversi e possono includere audit congiunti o globali. Il programma di audit comprende anche le attività necessarie per pianificare e organizzare il numero e il tipo di audit specificati e fornire loro le risorse necessarie per condurre gli audit in modo efficiente ed efficace entro il periodo di tempo specificato. Un'organizzazione può disporre di diversi programmi di audit. Il senior management dell'organizzazione deve fornire l'autorità per gestire il programma di audit. Un diagramma di flusso del processo di gestione del programma di audit è mostrato nella Figura 1.
In questo caso è necessario prestare particolare attenzione alla divisione delle responsabilità e alla fornitura di risorse aggiuntive. I gruppi di audit devono possedere competenze aggiuntive e procedure adeguate. Queste questioni devono essere concordate prima dell’inizio dell’audit.
Figura 1 — Sequenza dei processi di gestione
programma di audit
Parte del programma di audit comprende linee guida per la pianificazione e la conduzione degli audit.
1. Organizzazione dell'audit. I responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero nominare uno specifico leader del gruppo di audit. Quando si conduce un audit congiunto, è importante, prima che l'audit inizi, raggiungere un accordo tra le organizzazioni di audit riguardo alle responsabilità di ciascuna organizzazione e, in particolare, riguardo all'autorità del leader del gruppo di audit assegnato all'audit.
Per ciascun audit è necessario definire gli obiettivi, la portata e i criteri all’interno del programma di audit.
Gli obiettivi dell’audit includono:
a) determinare il grado di conformità del sistema di gestione dell'organizzazione controllata o di sue parti ai criteri di audit;
b) valutare la capacità del sistema di gestione di rispettare i requisiti legali, regolamentari e contrattuali;
c) valutare l'efficacia del sistema di gestione nel raggiungimento degli obiettivi specifici;
d) individuazione delle aree di potenziale miglioramento del sistema di gestione.
Quando si effettua un audit, è necessario considerare i seguenti fattori:
— sufficienza e disponibilità delle informazioni necessarie per pianificare l'audit;
— adeguata cooperazione con l'organizzazione controllata;
— disponibilità di tempo e di risorse necessarie.
2. Analisi dei documenti.
Prima dell'inizio delle attività di audit in loco, i documenti dell'azienda soggetta all'audit, i documenti del sistema di gestione, le registrazioni e i rapporti degli audit precedenti vengono esaminati per determinare la conformità del sistema ai documenti e ai criteri di audit. L'analisi dovrebbe tenere conto delle dimensioni, dell'attività e della complessità dell'organizzazione, nonché degli obiettivi e della portata dell'audit.
Se la documentazione risulta inadeguata, il leader del gruppo di audit dovrebbe informare il cliente dell'audit, i responsabili della gestione del programma di audit e l'entità sottoposta all'audit. Deve essere presa la decisione di continuare o sospendere l'audit fino a quando i problemi di documentazione non saranno risolti.
3. Preparazione per un audit in loco».
Il leader del gruppo di audit dovrebbe preparare un piano di audit da concordare con il cliente dell'audit, il gruppo di audit e l'entità controllata. Sulla base del piano vengono specificate le scadenze per il completamento delle singole opere previste dal piano. Il piano di audit dovrebbe riflettere la portata e il livello di complessità dell'audit a seconda, ad esempio, se si tratti di un audit iniziale o successivo, di un audit interno o esterno. Il piano di audit dovrebbe essere sufficientemente flessibile da consentire modifiche, ad esempio all'ambito dell'audit, da apportare quando necessario man mano che l'audit in loco procede. Il piano di audit dovrebbe includere:
a) gli obiettivi dell'audit;
b) criteri di audit e documenti di riferimento;
c) l'ambito dell'audit, inclusa l'identificazione delle unità organizzative e funzionali e dei processi che saranno sottoposti ad audit;
d) date e luoghi della verifica;
e) i tempi e la durata previsti dell'audit in loco, compresi gli incontri con la direzione dell'entità controllata e le riunioni del gruppo di audit;
f) ruoli e responsabilità dei membri del gruppo di audit e delle persone che li accompagnano;
g) distribuzione di risorse adeguate alle “aree critiche” dell'audit.
Il piano deve essere rivisto, accettato dal cliente dell'audit e presentato all'entità controllata prima dell'inizio dell'audit in loco.
Eventuali obiezioni da parte dell'azienda soggetta all'audit dovranno essere risolte con il leader del gruppo di audit e con il cliente dell'audit. Qualsiasi piano di audit rivisto deve essere concordato dalle parti interessate.
4. Condurre un audit in loco».
Viene effettuato un incontro preliminare con il management dell'organizzazione oggetto di audit o, ove possibile, con i responsabili delle funzioni o dei processi oggetto di audit. Scopo dell’incontro preliminare:
a) conferma del piano di audit;
b) fornire una sintesi del piano di esecuzione dell'audit;
c) conferma dei canali di scambio delle informazioni;
d) offrire all'entità controllata l'opportunità di porre domande.
Gli elementi probativi si basano su campioni di dati idonei. Pertanto, esiste un elemento di incertezza nello svolgimento di un audit e le conclusioni dell’audit devono tenere conto di questa incertezza. La Figura 2 mostra un diagramma di flusso del processo, dalla raccolta delle informazioni all'ottenimento di una conclusione dell'audit.
Figura 2 - Diagramma di flusso del processo: dalla raccolta delle informazioni all'ottenimento di conclusioni basate sui risultati dell'audit
Per ottenere conclusioni di audit, le prove di audit devono essere confrontate con i criteri di audit. I risultati dell’audit indicano la conformità o la non conformità ai criteri di audit. Se determinati dagli obiettivi dell’audit, i risultati dell’audit possono identificare opportunità di miglioramento. Il gruppo di audit, se necessario, dovrebbe riunirsi per esaminare i risultati dell'audit in determinati punti durante l'audit.
La conformità ai criteri di audit dovrebbe essere riassunta identificando le sedi, i dipartimenti o i processi che sono stati controllati. Se richiesto dal piano di audit, dovrebbero essere registrati anche i singoli risultati dell'audit di conformità e le prove a supporto.
Le non conformità e le prove di audit a supporto devono essere registrate e classificate (classificate).
Il gruppo di audit deve completare quanto segue prima della riunione di chiusura:
a) rivedere i risultati dell'audit e altre informazioni rilevanti raccolte durante l'audit rispetto agli obiettivi dell'audit;
b) concordare conclusioni basate sui risultati dell'audit, tenendo conto dell'incertezza inerente al processo di audit;
c) elaborare raccomandazioni, se previsto dagli obiettivi dell'audit;
d) discutere le azioni basate sui risultati dell'audit, se questo è incluso nel piano di audit.
Lo scopo della riunione di chiusura è presentare i risultati e le conclusioni dell'audit in modo tale che siano accettati dall'entità controllata e, se necessario, viene concordata la tempistica per la presentazione di un piano di azioni correttive e preventive.
5. Preparazione, approvazione e distribuzione della relazione di revisione (atto). Il capo del gruppo di audit è responsabile della preparazione e del contenuto del rapporto di audit (atto). Il rapporto di audit (atto) deve contenere registrazioni di audit complete, accurate, concise e comprensibili.
Il rapporto di audit (atto) è di proprietà del cliente dell'audit. I membri del gruppo di audit e tutti coloro che ricevono il rapporto di audit (atto) devono rispettare i requisiti di riservatezza del contenuto del rapporto (atto).
6. Completamento dell'audit.
L'audit si considera concluso se tutte le procedure previste nel piano di audit sono completate e il rapporto (atto) di audit approvato è distribuito.
I documenti relativi all'audit devono essere conservati o distrutti come concordato tra le parti coinvolte, in conformità con le procedure del programma di audit, con l'accordo tra le parti e in conformità con le leggi, i regolamenti e i requisiti contrattuali applicabili.
7. Azioni basate sui risultati dell'audit .
I risultati dell’audit possono indicare la necessità di azioni correttive, preventive o, ove appropriato, di miglioramento. Le azioni di follow-up non sono considerate parte dell'audit e la loro attuazione entro i tempi concordati è solitamente decisa dall'entità controllata, che dovrebbe informare il cliente dell'audit sullo stato di queste azioni.
Il completamento e l'efficacia delle azioni correttive devono essere verificati. La verifica può far parte di un audit successivo.
Pertanto, il revisore deve conoscere ed essere in grado di applicare i principi, le procedure e le tecniche di audit. Per effettuare l'audit dei sistemi di gestione, l'auditor interno deve avere una buona conoscenza e comprensione di: terminologia nell'area sottoposta ad audit; requisiti della norma pertinente (MS ISO 9001, MS ISO 14001. Essere in grado di pianificare e organizzare il lavoro in modo efficace. Valutare i fattori che possono influenzare l'affidabilità delle osservazioni e delle conclusioni sulla base dei risultati dell'audit; utilizzare liste di controllo, piani di sviluppo e moduli per registrare le azioni di audit ; garantire la riservatezza e la sicurezza delle informazioni.
L’audit viene effettuato nella seguente sequenza:
Costituzione di un team (nomina di un team leader; definizione dello scopo, dell'ambito e dei criteri dell'audit; formazione di un team di audit; contatto iniziale con l'entità sottoposta all'audit);
Analisi dei documenti del sistema di gestione e determinazione della loro adeguatezza;
Preparazione all’audit (pianificazione; definizione dei compiti
per i membri del gruppo; preparazione della documentazione di lavoro);
Esecuzione di un audit in loco (pre-incontro; raccolta e verifica dei dati; ricezione delle osservazioni dell'audit; riunione di chiusura);
Completamento dell'audit, registrazione del caso di audit (salvataggio documenti);
Audit di follow-up, se necessario.
I responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero nominare un responsabile del gruppo di audit. In questo caso, si dovrebbe tenere conto della sua competenza e capacità di garantire l'attuazione degli obiettivi di audit.
Gli obiettivi dell'audit sono determinati dal cliente, ovvero dall'organizzazione che deve condurre un audit esterno o interno. Gli obiettivi dell’audit dovrebbero includere:
a) determinare il grado di conformità del sistema di gestione dell'organizzazione controllata o di sue parti ai criteri di audit;
b) valutare la capacità del sistema di gestione di garantire il rispetto dei requisiti contrattuali e di legge;
c) valutare l'efficacia del sistema di gestione alla luce del raggiungimento degli obiettivi specifici;
d) identificare le aree di potenziale miglioramento del sistema
gestione.
L'ambito e i criteri dell'audit sono determinati dall'organizzazione che ha commissionato l'audit e dal leader del gruppo di audit. Eventuali modifiche successive agli obiettivi, allo scopo o ai criteri dell'audit devono essere concordate tra l'organizzazione cliente e il responsabile del gruppo di audit.
Il compito di determinare la fattibilità dell’audit riguarda in gran parte la pratica di condurre audit esterni. Ciò non significa che gli audit interni non debbano determinare la fattibilità. Questa possibilità viene determinata tenendo conto dei seguenti fattori:
a) la quantità necessaria di dati e informazioni rilevanti per la pianificazione dell'audit;
b) adeguata collaborazione da parte dell'entità controllata;
c) disponibilità di tempo e risorse.
Nel caso degli audit interni, le questioni relative alla fattibilità dell'audit vengono solitamente affrontate dall'organizzazione stessa.
Dopo aver confermato la possibilità di effettuare un audit, è necessario formare un gruppo di audit. L'audit può essere eseguito da un revisore. In questo caso svolge tutte le funzioni di capogruppo.
Nel determinare la dimensione e la composizione del gruppo di audit, si dovrebbe considerare quanto segue:
a) obiettivi, ambito e criteri dell'audit;
b) la competenza del gruppo di audit necessaria per raggiungere gli obiettivi;
c) requisiti degli organismi di certificazione;
d) requisiti volti a garantire l'indipendenza del gruppo di audit dalle attività oggetto di audit (al fine di eliminare i conflitti di interesse);
e) la possibilità di un lavoro efficace congiunto del gruppo
audit e l’organizzazione sottoposta ad audit.
Per garantire la competenza del gruppo di audit, è necessario determinare quali conoscenze e competenze sono necessarie per raggiungere gli obiettivi di audit e quindi selezionare i membri del gruppo con le conoscenze e le competenze richieste. Per fornire al team conoscenze specialistiche, possono essere inclusi esperti tecnici che dovrebbero lavorare sotto la direzione dei revisori. Il cliente e l'azienda soggetta all'audit hanno il diritto di richiedere la sostituzione dei membri del team per motivi ragionevoli. Nel caso dell'audit interno, questi problemi vengono risolti all'interno dell'organizzazione.
Al fine di garantire l’audit di qualità più efficace, la ISO 19011:2002 raccomanda che il leader del gruppo di audit stabilisca contatto preliminare con l'organizzazione sottoposta ad audit. Finalità del contatto preliminare:
a) stipula di un contratto di revisione;
b) determinazione dei canali di scambio delle informazioni;
c) fornire informazioni relative al programma di audit e
composizione del gruppo di audit;
d) garantire l'accesso ai documenti rilevanti, anche agli atti, per la loro successiva valutazione;
e) determinazione delle norme di sicurezza;
f) raggiungere un accordo congiunto sulla necessità di dotare il gruppo di audit di accompagnatori.
Va notato che questo problema è rilevante anche per l'audit interno. Il processo di preparazione all'audit dovrebbe includere una conoscenza preliminare della natura del lavoro svolto nell'unità controllata e l'instaurazione dei necessari contatti commerciali.
Al fine di ottenere informazioni complete sulla preparazione dell’organizzazione all’audit, il capo del gruppo di audit pre-analizza la documentazione sistemi di gestione e registrazioni, compresi i rapporti di audit precedenti.
Se il riesame rivela che la documentazione del sistema di gestione non è conforme all'ambito dell'audit o ai criteri stabiliti, il cliente, l'azienda soggetta all'audit e i responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero esserne informati. In questo caso, l'ulteriore spesa di risorse per l'audit cessa finché tutte le questioni emerse non vengono risolte in modo soddisfacente.
In relazione all'audit interno, un'analisi preliminare della documentazione migliorerà l'efficienza dell'audit e identificherà ulteriori opportunità per migliorare il sistema.
Il leader del gruppo di audit dovrebbe prepararsi piano di audit, che viene presentato all’entità controllata prima dell’inizio dell’audit.
Il livello di dettaglio del piano può variare tra audit esterni e interni e in base alla portata dell'audit.
Il piano di audit dovrebbe contenere quanto segue:
a) gli obiettivi dell'audit;
b) criteri di audit e documenti di riferimento;
c) ambito dell'audit;
d) data e luogo della verifica;
e) il ruolo e le responsabilità dei membri del gruppo di audit e delle persone che li accompagnano.
Il piano di audit può contenere istruzioni riguardanti il contenuto del rapporto di audit, le modalità di classificazione delle non conformità, la data prevista per l'emissione del rapporto e la garanzia della riservatezza delle informazioni ricevute.
Se l'audit viene effettuato da un gruppo di più persone, è consigliabile raggiungere l'efficacia dell'audit distribuire le responsabilità tra i membri del gruppo di audit. Questa questione viene decisa dal capogruppo. I membri del gruppo di audit dovrebbero esaminare tutte le informazioni rilevanti per le loro responsabilità e preparare i documenti di lavoro necessari per svolgere un lavoro produttivo nel processo di audit.
Documenti di lavoro preparati in anticipo dal gruppo di audit e utilizzati come riferimenti e/o registrazioni. I documenti di lavoro includono:
a) liste di controllo, piani di campionamento;
b) moduli per la compilazione di dati, prove, osservazioni
e verbali delle riunioni.
Una lista di controllo è un elenco sistematico precompilato di domande, le cui risposte consentiranno al revisore di ottenere, durante l'audit, le informazioni necessarie sul grado di conformità dello stato dell'oggetto controllato ai requisiti stabiliti. Le domande dovrebbero essere formulate in modo chiaro in modo che il revisore possa ottenere tutte le informazioni necessarie.
Una lista di controllo può essere uno degli strumenti più utili a disposizione del revisore, ma solo se è ben preparata e progettata per la situazione specifica in cui verrà utilizzata. Lo scopo di una lista di controllo è ricordare al revisore le informazioni che deve ottenere e i fatti che devono essere verificati.
Il revisore dovrebbe essere in grado di registrare le risposte ricevute (a tal fine, sulla scheda dovrebbe essere previsto un campo corrispondente).
Dovrebbero essere registrati i dettagli delle persone intervistate, la documentazione e le attrezzature da controllare, nonché eventuali commenti pertinenti. In questo modo, le liste di controllo diventano registrazioni di audit. Un altro scopo di una lista di controllo è aiutare a gestire il tempo. Utilizzando la lista di controllo, l'auditor pianificherà i passi successivi per completare l'audit in tempo.
L'uso di liste di controllo e moduli già pronti non dovrebbe limitare il campo di attività del revisore. La norma ISO 19011:2002 fornisce indicazioni specifiche su questo tema.
Le carte di lavoro e i registri devono essere conservati fino al completamento dell’audit. I membri del gruppo di audit devono rispettare le regole per la conservazione dei documenti contenenti informazioni riservate.
L'audit inizia con incontro preliminare, che viene effettuata dal responsabile del gruppo di audit. La norma ISO 19011:2002 fornisce le seguenti linee guida per lo svolgimento di una riunione introduttiva:
a) presentare i membri del team, delineando il loro ruolo nell'audit;
b) confermare gli obiettivi, la portata e i criteri dell'audit;
c) confermare il programma di lavoro di audit, la data e
orario della riunione di chiusura;
d) familiarizzare con i metodi e le procedure di audit, informare l'organizzazione circa le evidenze dell'audit
dati campione e quindi durante l'audit ci saranno
c'è un elemento di incertezza;
e) confermare che l'entità controllata sarà informata dello stato di avanzamento dell'audit durante l'audit;
f) introdurre metodi di reporting, inclusa la classificazione delle non conformità;
g) informare sulle condizioni alle quali può essere effettuato l'audit
essere terminato;
h) confermare le regole di riservatezza;
j) informare sul sistema di ricorsi basato sui risultati dell'audit.
Va notato che per quanto riguarda l'audit interno, l'ordine del giorno della riunione preliminare può essere notevolmente semplificato e non ha un carattere così formale come nel caso dell'audit esterno.
Il gruppo di audit dovrebbe scambiare periodicamente informazioni durante l'audit. A questo scopo si tengono delle riunioni. Se durante l'audit si ottengono prove che indicano che gli obiettivi dell'audit non possono essere raggiunti, il team leader dovrebbe riferire all'entità controllata le ragioni di ciò in modo che possano essere intraprese ulteriori azioni. In particolare, il piano di audit può essere rivisto, gli obiettivi e/o l'ambito dell'audit possono essere modificati.
Previo accordo, i gruppi di audit possono partecipare ai lavori di osservatori. IN Al fine di coordinare e migliorare l'efficienza del gruppo di audit, si consiglia di nominare accompagnatori dell'organizzazione sottoposta ad audit. Naturalmente questo vale solo per gli audit esterni. I revisori interni, essendo dipendenti dell'organizzazione, lavorano senza accompagnatori. Allo stesso tempo, gli auditor interni che conoscono bene la propria organizzazione e il suo sistema di gestione sono i più adatti a fungere da guida.
I collaboratori devono assistere il gruppo di audit e agire su richiesta del leader del gruppo. Le loro responsabilità includono:
a) fornire contatti e programmare il tempo per le conversazioni con
personale dell'organizzazione controllata;
b) assicurare visite ad alcune aree dell'organizzazione;
c) garantire la sicurezza e familiarizzare il gruppo di audit con le norme di sicurezza.
Tuttavia, gli osservatori e gli accompagnatori non fanno parte del gruppo di audit e non dovrebbero influenzare lo svolgimento dell'audit.
Raccolta e verifica delle informazioni- una delle fasi principali dell'audit. Il revisore può utilizzare i seguenti metodi per raccogliere informazioni:
a) indagini;
b) attività di monitoraggio;
c) analisi documentale.
Di seguito è riportata una tecnica utile da utilizzare durante un audit. Ciò significa seguire lo stato di avanzamento dei lavori in tutti i settori di cui è responsabile l'unità strutturale sottoposta ad audit. Tuttavia, il metodo follow non deve essere utilizzato isolatamente. È necessario prestare attenzione per garantire che l'attenzione sui singoli processi e funzioni non distragga dall'osservazione complessiva delle attività all'interno dell'unità sottoposta ad audit.
Le informazioni raccolte e verificate costituiscono evidenza di audit. Va ricordato che le evidenze dell’audit si basano su campioni di dati, quindi quando si conduce un audit, lo ripetiamo, c’è sempre un elemento di incertezza. Le conclusioni raggiunte durante l’audit devono tenere conto di questa incertezza.
Valutare le prove raccolte rispetto ai criteri di audit consente di ottenere osservazioni di audit. Poiché le osservazioni possono indicare la conformità o la non conformità ai criteri di audit, possono essere classificate.
Per la registrazione delle non conformità si utilizzano protocolli (atti, verbali) sulle non conformità.
Il protocollo di non conformità deve indicare:
a) ora e luogo della scoperta della non conformità;
c) classificazione delle non conformità;
I rappresentanti dell'azienda soggetta all'audit dovrebbero esaminare le non conformità. Affinché l’analisi delle non conformità sia efficace, il protocollo delle non conformità deve avere:
a) titolo e numero univoco;
b) un campo in cui l'auditor può registrare il contenuto della non conformità e collegamenti ai documenti del sistema di gestione;
c) un campo in cui la persona sottoposta al controllo può annotare la necessità
intraprendere azioni correttive e data prevista
la sua attuazione;
d) un campo in cui il revisore può confermare il correttivo
l'azione è implementata ed efficace.
Va notato che ogni discrepanza deve avere il proprio protocollo.
La relazione di revisione deve contenere:
a) un'osservazione che deve essere testimoniata
verificabile;
c) classificazione delle non conformità.
La non conformità dovrebbe riguardare un solo punto della norma, quello più appropriato.
Per aumentare l'efficacia dell'audit e identificare modi per migliorare ulteriormente il sistema di gestione, è necessario compilare sempre la colonna relativa all'implementazione delle azioni correttive (preventive).
La norma ISO 19011:2002 non regolamenta forme specifiche di documenti da compilare durante il processo di audit. Questo problema è lasciato alla discrezione delle organizzazioni che utilizzano lo standard.
Se durante l’audit vengono identificate incongruenze, è importante che siano prese in considerazione in modo tempestivo e concordate con tutte le parti interessate. Il gruppo di audit dovrebbe prepararsi prima della riunione di chiusura conclusione basata sui risultati dell’audit, cosa serve per:
a) analizzare le osservazioni dell'audit per verificarne la conformità
obiettivi e criteri;
b) concordare la conclusione basata sui risultati dell'audit;
d) discutere la necessità di successivi audit.
Incontro di chiusuraè presieduto dal responsabile del gruppo di audit. Su di esso, alla direzione dell'organizzazione controllata viene presentata una conclusione basata sui risultati dell'audit. È necessario garantire che le osservazioni presentate dai revisori siano comprese e riconosciute come verificabili.
La riunione di chiusura è formale nel caso di un audit esterno. Con l'audit interno, la sua agenda può essere notevolmente semplificata.
Responsabilità per l'accuratezza, la completezza e l'affidabilità rapporto finale di auditè a carico del responsabile del gruppo di audit. Se vengono seguite procedure di reporting immediato, l’adeguatezza della verifica e la velocità e l’accuratezza del completamento delle azioni correttive risultano significativamente aumentate.
Quando si prepara una relazione di audit, è opportuno ricordare che essa deve riflettere solo i fatti ed essere:
a) comprensibile per le persone per le quali è stato redatto;
b) accurato e le sue dichiarazioni - giustificate, riferimenti - corretti;
c) concordato con tutte le parti interessate.
Il rapporto non dovrebbe includere carenze minori scoperte e corrette nel corso dell'audit (le informazioni su tali carenze dovrebbero essere conservate nei registri del revisore in caso di audit ripetuti).
Se previsto dagli obiettivi dell'audit, il rapporto include raccomandazioni per il miglioramento individuate dagli auditor durante l'audit.
Relazione di revisione completato entro i tempi concordati, approvato E spedito destinatari specificati dal cliente dell'audit. Si ricorda che la segnalazione è di proprietà del cliente, pertanto dovranno essere osservati i necessari requisiti di riservatezza. Con la distribuzione del rapporto approvato, l'attività di audit si considera conclusa.
Le azioni correttive e preventive intraprese a seguito dell'audit non sono considerate parte dell'audit e vengono intraprese dall'entità controllata entro il periodo di tempo concordato.
Una volta completato l'audit, vengono effettuate ispezioni che non sono considerate parte dell'audit a meno che non siano incluse nel piano di audit.
Competenza dei revisori
La qualità dell’audit svolto dipende in gran parte dalla competenza degli auditor. Il revisore deve possedere determinate conoscenze e abilità. Inoltre, è molto importante che coloro che eseguono gli audit possiedano determinate qualità personali. La norma ISO 19011:2002 regola una serie di requisiti per i criteri di competenza degli auditor, che includono: istruzione, esperienza lavorativa, formazione, esperienza nella conduzione di audit.
Revisori dei sistemi di gestione della qualità e di protezione ambientale bisogna sapere:
a) la metodologia di audit per applicarla
a vari audit;
b) documenti del sistema di gestione e documenti di riferimento (riferimento) per poter coprire l'ambito dell'audit e applicare i criteri dell'audit;
c) la struttura organizzativa della società al fine di comprendere le funzioni dell'organizzazione controllata;
d) requisiti di atti legislativi e documenti normativi imposti all'organizzazione sottoposta ad audit.
Devono essere verificati i sistemi di gestione della qualità e dell'ambiente conoscenze e abilità speciali. Questi includono:
a) principi di gestione della qualità e loro applicazione;
b) conoscenza dei processi e delle pratiche del settore sottoposto ad audit.
c) modalità di gestione ambientale;
d) conoscenze di scienze ambientali;
e) comprendere la relazione tra prodotti, servizi e lavoro prodotti dall'organizzazione controllata con la tutela dell'ambiente.
Conoscenze e competenze del leader del gruppo di audit determinano in gran parte la qualità e l’efficacia dell’audit. I manager devono possedere le seguenti competenze:
a) pianificazione dell’audit e uso efficiente delle risorse;
b) organizzazione e distribuzione del lavoro tra i membri del gruppo di audit;
c) prevenzione e risoluzione dei conflitti;
Riguardo qualità personali del revisore dei conti, La norma ISO 19011:2002 prevede che l’auditor debba essere:
a) aperto; f) decisivo;
b) diplomatico; g) fiducioso;
c) osservatore; h) morale;
d) ricettivo; e) persistente;
Le qualità indesiderabili di un revisore dei conti includono quanto segue:
a) testardaggine; e) passione per la controversia;
b) chiusura; f) imporre le proprie opinioni;
c) mancanza di professionalità; g) semplicità;
d) parzialità nel giudizio; h) incapacità di ascoltare.
Persone che desiderano diventare revisori dei conti dovere.
a) aver completato una formazione sufficiente per padroneggiare le competenze di un revisore dei conti;
b) avere esperienza lavorativa pratica (esperienza lavorativa totale di almeno cinque anni);
c) seguire la formazione come auditor (40 ore di formazione audit);
d) avere esperienza nella conduzione di audit (almeno 20 giorni di tirocinio come tirocinante).
La norma ISO 19011:2002 contiene dei requisiti costante crescita della professionalità dei revisori. A tal fine sono richiesti corsi di formazione, partecipazione a seminari e convegni e stage.
I revisori devono dimostrare il loro sviluppo professionale.
La valutazione della competenza dell'auditor richiesta dalla norma ISO 19011:2002 è un requisito completamente nuovo. La norma prevede una valutazione iniziale delle persone che desiderano diventare auditor e poi una valutazione continua dell'auditor per identificare le esigenze formative. La procedura di valutazione deve essere sviluppata e riflessa nei documenti del sistema di gestione dell'organizzazione.
È ovvio che requisiti così elevati per il livello di professionalità dei revisori sono progettati per garantire risultati di audit oggettivi, coerenti e affidabili.
Letteratura:
ISO 9000:2000 "Sistemi di gestione per la qualità - Base
disposizioni e dizionario"
Prima di tutto, devi capire cos'è un SGQ e perché è necessario. SGQ (sistema di gestione della qualità)è un sistema creato in un'organizzazione per attuare politiche e raggiungere obiettivi prefissati nel campo della qualità. Il SGQ è un insieme di misure volte a gestire la qualità di un prodotto (prodotto o servizio) prodotto da un'impresa, tenendo conto delle esigenze e delle aspettative dei consumatori e aumentando la loro soddisfazione. Ogni azienda che implementa un sistema di gestione della qualità persegue i propri obiettivi: ad esempio, garantire la qualità dichiarata dei prodotti, un'efficiente distribuzione delle proprie risorse, responsabilità e poteri del personale, ottimizzazione del sistema di gestione, miglioramento della trasparenza dei processi e possibile riduzione dei costi delle risorse, eccetera.
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L'audit interno del sistema di gestione è uno dei processi chiave del sistema di gestione. Secondo gli esperti occidentali, se tale sistema di gestione elabora come
Responsabilità di gestione;
Azioni correttive e preventive;
Audit interni (ispezioni);
Analisi dei dati;
Miglioramento continuo
vengono sottoposti a debug e implementati in conformità con i requisiti della norma, quindi tutti gli altri processi del sistema di gestione della qualità e/o del sistema di gestione ambientale non solo funzioneranno, ma saranno anche costantemente migliorati.
Durante un audit interno, viene verificata la conformità delle attività nel sistema di gestione dell'organizzazione con i requisiti di determinati documenti. Inoltre, durante la preparazione del sistema di gestione per la certificazione, viene effettuato un audit interno per verificare la conformità ai requisiti della norma (ad esempio ISO 9001, ISO 14001) e ad altri standard ISO (ad esempio ISO 19011). Tuttavia, dal momento della certificazione del sistema di gestione, viene effettuato un audit interno per il rispetto dei documenti approvati del sistema di gestione (Politica e Obiettivi della Qualità, Manuale della Qualità, procedure documentate e documenti di livello inferiore).
L'audit interno del sistema di gestione consente di risolvere i seguenti compiti:
Conferma della conformità delle attività e dei loro risultati nel sistema di gestione ai requisiti stabiliti;
Analisi ed eliminazione delle cause delle incongruenze individuate;
Prevenire il verificarsi di problemi di qualità;
Conferma dell'attuazione delle azioni correttive;
Valutare l’efficacia del sistema di gestione funzionante;
Stabilire il grado di comprensione da parte del personale delle finalità, degli obiettivi e dei requisiti stabiliti dai documenti del sistema di gestione;
Determinare le modalità per migliorare ulteriormente il sistema di gestione della qualità e/o il sistema di gestione ambientale nel suo insieme e nei suoi singoli processi.
1.6.1. Vantaggi e svantaggi dell'audit interno rispetto all'audit esterno
I vantaggi degli audit interni rispetto a quelli esterni includono quanto segue:
Conoscenza da parte degli internal auditor delle specificità della loro impresa;
L'assenza di un atteggiamento pregiudizievole da parte dei dipendenti dei dipartimenti controllati nei confronti dei revisori interni, che non sono percepiti come estranei all'impresa;
Conoscenza da parte degli auditor interni degli specifici canali di comunicazione operanti nell'impresa;
Conoscenza da parte degli internal auditor dei leader informali le cui informazioni possono essere più utili nell'audit;
Possibilità di utilizzare informazioni riservate nei rapporti di audit;
Assenza di tempi stretti durante l'audit interno, che limita la possibilità di uno studio più dettagliato dell'oggetto controllato;
Indipendenza del lavoro dei revisori interni dal programma di lavoro dei dipendenti dell'unità controllata;
Possibilità di utilizzare auditor interni anche in qualità di esperti;
Costi relativamente bassi per lo svolgimento di un audit interno. Gli svantaggi degli audit interni rispetto agli audit esterni includono quanto segue:
Un livello di obiettività delle conclusioni meno elevato rispetto a un audit esterno a causa del possibile pregiudizio dei revisori interni nei confronti di alcuni dipendenti dell'impresa;
Intensità di lavoro dei revisori interni meno elevata rispetto all'audit esterno, a causa di tempistiche meno rigide;
Le critiche da parte dei revisori interni sono percepite in modo più doloroso;
Il livello di qualificazione dei revisori interni è solitamente inferiore al livello di formazione dei revisori esterni;
I risultati dell'audit interno possono essere considerati informazioni meno oggettive sull'efficienza e l'efficacia del sistema di gestione dell'impresa rispetto a un audit esterno;
I risultati dell'audit interno non possono essere utilizzati per pubblicizzare l'impresa;
I costi dell'audit interno sono determinati in modo meno preciso di quelli dell'audit esterno.
Principi organizzativi di audit interno del sistema di gestione
L’organizzazione dell’audit interno del sistema di gestione dovrebbe basarsi sui seguenti sette principi:
1. Principio di uniformità: ogni specifico audit viene effettuato secondo un'unica procedura ufficialmente stabilita dalla direzione dell'impresa, che ne garantisce l'ordine, l'univocità e la comparabilità;
2. Principio sistematico: la pianificazione e la conduzione di audit specifici di vari processi (funzioni, opere) del sistema di gestione dovrebbero essere effettuate tenendo conto della loro relazione strutturale stabilita;
3. Principio di documentazione: ogni audit è documentato in un certo modo al fine di garantire la sicurezza e la comparabilità delle informazioni sullo stato effettivo dell'oggetto sottoposto ad audit;
4. Principio di precauzione: ogni audit è pianificato e il personale dell'unità controllata viene preventivamente informato dello scopo, dell'ambito, dei tempi e delle modalità di conduzione dell'audit, al fine di consentire la più completa preparazione all'audit e di eliminare la possibilità che il personale eluda la fornitura e la dimostrazione di tutti i dati richiesti;
5. Il principio di regolarità: gli audit vengono effettuati a determinati intervalli in modo che tutti i processi del sistema di gestione e tutte le divisioni dell'impresa siano oggetto di costante analisi e valutazione da parte della direzione dell'impresa;
6. Il principio di indipendenza: le persone che effettuano l'audit non dovrebbero avere la responsabilità diretta del lavoro sottoposto ad audit e dipendere dal capo dell'unità controllata al fine di eliminare la possibilità di risultati di audit distorti;
7. Principio di apertura: i risultati di ogni audit devono essere aperti.
1.6.3. Condurre un audit interno del sistema di gestione della qualità e/o del sistema di gestione ambientale
Consideriamo una tipica procedura per condurre un audit interno di un sistema di gestione della qualità, che è presentata sotto forma di diagramma di flusso (diagramma a blocchi) in Fig. 1.4.
Mostrato nella fig. 1.4 sotto forma di blocco 2, il processo di “effettuazione di un audit”, a sua volta, può essere rappresentato sotto forma di un diagramma a blocchi (diagramma di flusso), presentato in Fig. 1.5.
Quando conduce un sondaggio, l'auditor deve ottenere informazioni primarie sull'oggetto controllato sotto forma di risposte alle domande. L'indagine può essere condotta tramite un questionario o durante una conversazione (intervista) con i dipendenti dell'unità controllata. In questo caso, si consiglia all'auditor di utilizzare le seguenti tredici raccomandazioni per l'organizzazione e la tecnica della conversazione:
1. La scelta dell'interlocutore deve essere effettuata tra coloro che svolgono direttamente l'attività sottoposta ad audit.
tenere un incontro introduttivo; eseguire un audit; tenere una riunione di chiusura; preparazione di un rapporto di audit; presentazione della relazione per l'approvazione; finalizzazione del rapporto;
distribuzione del rapporto alle parti interessate; registrare i risultati dell'audit; sviluppo di azioni correttive; eliminare le cause delle non conformità; controllo ispettivo; registrazione delle azioni correttive; informare le parti interessate circa l'eliminazione delle non conformità;
Riso. 1.4. Diagramma di flusso (diagramma di flusso) dell'audit interno.
2. Quando si pianifica una conversazione, è necessario che riguardi:
Un dipendente (sue mansioni e poteri, livello di istruzione e formazione professionale);
L'attività svolta dal dipendente (la sua documentazione, il rispetto delle pratiche lavorative);
Attrezzature di lavoro del dipendente (attrezzature, attrezzature per ufficio, loro conformità ai requisiti delle procedure documentate o delle istruzioni di lavoro);
Materiali utilizzati nel lavoro del dipendente (la loro conformità ai requisiti tecnici, controllo accettabile e stato di test).
Riso. 1.5. Diagramma di flusso (diagramma a blocchi) del processo di audit in loco (in un'organizzazione, servizio, officina, dipartimento).
3. L'argomento e l'ordine del colloquio devono essere comunicati preventivamente al dipendente.
4. Dovrebbe essere assegnato un tempo sufficiente alla conversazione e durante la conversazione l'auditor e l'interlocutore dovrebbero essere protetti, se possibile, da interferenze esterne.
5. Durante la conversazione, l'auditor può fermare l'interlocutore, ma solo se è chiaramente distratto dall'argomento. Tuttavia, ciò deve essere fatto in modo tale che egli non abbia l'impressione che le informazioni che gli vengono fornite siano insignificanti.
6. Se una conversazione viene condotta da due (o più) auditor contemporaneamente, le domande dovrebbero essere poste principalmente da uno di loro e l'altro dovrebbe prendere appunti (proprio durante la conversazione e non dopo).
Per le tecniche di conversazione, la scelta corretta di come formulare una domanda è di grande importanza. Nella tabella 1.4 fornisce i tipi di domande che possono sorgere nella pratica del revisore ed esempi della loro formulazione (la scelta dell'uno o dell'altro tipo di domanda dipende dallo scopo specifico della conversazione e dalla situazione in cui viene condotta);
58_SV. Ponomarev, SV. Mishchenko, V.Ya. Belobragin et al. “Gestione della qualità del prodotto”
Tabella 1.4
I principali tipi di domande che possono sorgere nella pratica dell'audit interno Tipo di domanda Definizione ed esempi Domanda chiusa, la cui risposta è prevista solo sotto forma di "sì" o "no" ("Utilizzi questo documento (metodo) nel tuo lavoro?”) Domanda aperta, la cui risposta implica qualcosa di più di un semplice “sì” o “no” monosillabico (“Quali altri metodi (mezzi di controllo) usi nel tuo lavoro?”) Domanda esplicativa che richiede chiarimenti, conferma (“Potresti spiegare, cosa intendi?”) Conducente (ritorno) Domanda che porta a una risposta o contiene una risposta pronta (“Non pensi che sia così? Evidentemente fai analisi regolari, vero? ”) Domanda alternativa, risposta alla quale può esserci una delle due opzioni opposte (“La ragione di questa discrepanza è questa o quella?”) Domanda affermativa contenente un’affermazione (“Avrebbe potuto essere diverso in questo caso?”) A difficoltà-comunicativa Domanda che crea una barriera nella comunicazione (“Potrebbe essere altrimenti?” Non eri stato avvertito di non farlo? Non ti ho detto che questo è esattamente ciò che verrà trovato qui?") Domanda di personalizzazione, la cui risposta implica una valutazione delle attività degli individui (persone) ("Chi è la colpa, secondo te, di questa discrepanza ?”) Attenzione!
Le tipologie di domande preferite dal revisore sono quelle aperte ed esplicative. Le domande sconsigliate sono: comunicazione chiusa, guida, alternativa, affermativa e complicata. Una domanda di tipo personalizzato è inaccettabile.
Attenzione!
Un esempio di domanda errata: "Il dipartimento dispone delle attrezzature di controllo e misurazione necessarie?"
Un esempio di buone domande: “Come viene determinata la necessità di strumentazione? Qual è la procedura per determinare la precisione richiesta dell'attrezzatura? Chi è responsabile dell’osservanza della procedura per la tempestiva calibrazione (verifica) delle apparecchiature?”
7. Durante la conversazione, l'auditor dovrebbe ricordare che la testimonianza dell'interlocutore può essere considerata obiettiva se supportata da fatti rilevanti. Altrimenti, sono di natura soggettiva e pertanto non possono essere utilizzati dal revisore per analisi e valutazioni.
8. Durante la conversazione, dovresti porre domande dirette che iniziano con le parole "cosa", "chi", "dove", "quando", "come" e "perché". Per ottenere evidenza della conformità, l’auditor può anche chiedere: “Potresti mostrarmi...?”
Capitolo 1_Verifica dei sistemi di gestione della qualità 59
9. Durante una conversazione, non dovresti usare una terminologia che non sia chiara all'interlocutore.
10. Una conversazione tenuta sul posto di lavoro (“sul campo”) non dovrebbe essere troppo lunga per non provocare nervosismo nell'interlocutore. Si consiglia di condurre conversazioni più dettagliate in luoghi (uffici) dove nulla possa distogliere l'attenzione dall'argomento della conversazione.
11. Le incongruenze individuate nel corso del colloquio devono essere registrate dal revisore nel foglio o nel quaderno di revisione con un riferimento indispensabile al paragrafo (sezione) del documento normativo non rispettato.
12. Al termine della conversazione, l'auditor deve riassumere le informazioni ricevute, formulare le principali impressioni (positive e negative) e i punti a sostegno. È accettabile consentire all'intervistato di leggere i commenti del revisore sulla relazione di audit.
13. Le informazioni ottenute durante la conversazione dovrebbero essere analizzate confrontandole con le informazioni su questo argomento ottenute da conversazioni con altri dipendenti e con le osservazioni personali dell'auditor.
1.6.5. Psicologia del comportamento dell'auditor
Indipendentemente dalla natura del rapporto con il personale dell'unità sottoposta ad audit nel suo insieme e dai suoi singoli dipendenti, nonché dai suoi sentimenti, l'auditor deve comportarsi con loro in modo tale da garantire il successo dell'audit. L'auditor deve essere preparato al fatto che eventuali problemi interni esistenti nell'unità controllata possono causare un atteggiamento negativo nei confronti dell'audit. Nel processo di lavoro, l'auditor può incontrare sia un atteggiamento evidentemente ostile verso se stesso sia il comportamento distruttivo dell'auditor. Non solo deve essere pronto per questo, ma possedere anche metodi e tecniche che gli consentano di cambiare una situazione del genere a suo favore.
In relazione a quanto sopra, ai revisori interni possono essere fornite le seguenti raccomandazioni sulla psicologia del suo comportamento durante l'audit:
1. Inizialmente, il revisore deve impegnarsi a garantire un risultato positivo dell'audit. Ogni volta che inizia un audit, il revisore deve partire dal presupposto che l'oggetto del suo esame sia organizzato e funzionante in conformità con i requisiti ad esso imposti. Ciò è simile alla presunzione di innocenza, che nella pratica penale si riferisce al riconoscimento del fatto che l'indagato è considerato innocente fino a prova contraria.
2. Con tutto il suo comportamento, l'auditor deve dimostrare ai dipendenti dell'unità controllata che vede il compito principale nel raccogliere prove convincenti e nel presentare una conclusione obiettiva sullo stato dell'oggetto controllato, e non nel rilevare incoerenze.
Questa posizione aiuta ad aumentare la fiducia nel lavoro del revisore da parte del personale dell'unità controllata e garantisce una maggiore apertura nel presentargli informazioni sullo stato dell'oggetto controllato.
3. L'auditor deve essere in grado di convincere i dipendenti dell'unità sottoposta ad audit che lo svolgimento di un audit è vantaggioso per l'unità. L'auditor deve dimostrare che l'eliminazione delle cause di ogni non conformità rilevata durante l'audit aiuterà a migliorare le prestazioni dell'unità sottoposta ad audit. Quanto più efficacemente l'auditor risolve questo problema, tanto più efficace sarà la sua interazione con i dipendenti dell'unità controllata.
4. Oggetto dell'audit sono le attività nel sistema di gestione della qualità e non i dipendenti che le svolgono. Il revisore cerca i fatti, non le incoerenze e i loro colpevoli. Analizza e valuta i fatti, non i punti di forza e di debolezza personali dei dipendenti. In conformità a ciò, il revisore non dovrebbe entrare in una discussione sul comportamento di alcuni dipendenti dell'impresa e determinare il grado della loro colpevolezza nelle incoerenze rilevate.
5. Il revisore deve essere un buon ascoltatore. Questa è una delle sue capacità più importanti, perché non è senza ragione che la saggezza orientale dice: "La verità non sta nella bocca di chi parla, ma nelle orecchie di chi ascolta". Ascoltando attentamente l'interlocutore, l'auditor non solo riceve le informazioni di cui ha bisogno, ma ispira fiducia nell'interlocutore, conquistandolo. In questo caso, il revisore dei conti, per così dire, “rivela” l'interlocutore e riceve le informazioni più importanti.
6. Durante la comunicazione, il revisore dovrebbe concentrarsi completamente sulle dichiarazioni dell'interlocutore. Si consiglia di riassumere affermazioni lunghe o particolarmente importanti dell'interlocutore per ottenere la conferma della correttezza della comprensione. Ciò evita malintesi dovuti a malintesi da parte dell'interlocutore e dimostra che ciò che ha detto interessa al revisore. L'auditor deve esprimere sostegno all'interlocutore sia verbalmente (usando, ad esempio, espressioni di incoraggiamento come: “Sì, ti capisco”), sia attraverso espressioni facciali e gesti.
L'auditor non deve aver paura del silenzio dell'interlocutore. Si consiglia di dare tempo all'interlocutore per riflettere e utilizzare la pausa risultante per enfatizzare l'interesse per le sue informazioni e la necessità di saperne di più.
7. L'auditor deve indirizzare la conversazione (sondaggio) nella giusta direzione secondo un piano pre-pensato. Non dovresti permettere una situazione che possa confonderti. Per fare ciò, è meglio condurre la conversazione in modo specifico, senza lasciarsi distrarre da argomenti estranei ed evitare frasi generali. Di tanto in tanto è consigliabile fare delle brevi pause durante le quali si può parlare di cose non correlate.
8. Nel comunicare con i dipendenti dell'unità sottoposta ad audit, l'auditor non dovrebbe consentire alcuna esplosione emotiva. In ogni situazione, dovresti rimanere calmo e professionale, senza cedere alle emozioni. Devi tollerare le scuse o l'impazienza del tuo interlocutore. E ancora di più, dovresti evitare l'aggressività da parte tua.
Non si può entrare in una discussione aperta e scortese con il proprio interlocutore, anche se ha chiaramente torto e continua a insistere sul suo punto di vista: gli psicologi testimoniano che una discussione emotiva non convince nessuno, ma irrita solo i litiganti e porta la loro comunicazione a un vicolo cieco.
9. L’auditor non dovrebbe focalizzare l’attenzione sui dipendenti dell’entità controllata
divisioni solo sugli aspetti negativi rilevati in sede di audit. È opportuno notare gli aspetti positivi per non privare chi viene testato di stimoli per migliorare il proprio lavoro.
10. Nel valutare la significatività delle incongruenze rilevate, il revisore dovrebbe ascoltare le opinioni dei professionisti. La cosa principale è rilevare la discrepanza, non determinarne il significato. In caso dubbio, la discrepanza rilevata dovrebbe essere annotata senza determinarne il significato.
11. Quando comunica con il personale sottoposto ad audit, l'auditor dovrebbe creare un'atmosfera di buona volontà e cooperazione. Non dovresti mai dimostrare la tua indipendenza nei confronti del personale, il che può causare alienazione e ostilità. Al contrario, è necessario favorire in ogni modo possibile l'emergere e l'approfondimento di interessi professionali comuni tra sé e il personale. È consigliabile mettersi mentalmente nei panni dell'entità controllata e ricordare che a poche persone piace ricoprire questo ruolo.
12. L'auditor non dovrebbe deliberatamente dimostrare la sua erudizione o esaminare (verificare la competenza) dell'interlocutore. È inaccettabile valutare affermazioni dell'interlocutore come: "Questa è evidente stupidità" o fare affermazioni categoriche come: "Tutti lo sanno", "No, la situazione è completamente diversa".
Questo comportamento può “sopprimere” l'interlocutore e renderlo “chiuso” al revisore “che ottiene” le informazioni necessarie.
È preferibile una reazione più mite da parte dell’auditor ai giudizi errati dell’interlocutore, ad esempio: “Credo che la tua comprensione del problema non sia del tutto corretta” oppure “Esaminiamo il problema nel modo seguente”.
Audit del sistema di gestione della qualità
13.Il revisore dovrebbe incoraggiare i suoi interlocutori a trovare le giuste soluzioni. Ciò si ottiene spiegando gli errori commessi. Pertanto, l'auditor non solo aumenta la sua autorità ai loro occhi, ma conferma anche la tesi secondo cui l'audit è vantaggioso per l'unità controllata. Se il revisore non può evitare una controversia, deve mantenere la calma e dimostrare conoscenza professionale e prova dei suoi giudizi.
14Il revisore deve riconoscere e approvare tutto ciò che è credibile. Sospetti e dubbi non dovrebbero prevalere sull’obiettività delle valutazioni del revisore. In tutti i casi in cui, ad esempio, il revisore ha stabilito che le procedure informali sono efficaci, queste dovrebbero essere approvate e raccomandate per una documentazione adeguata. In questo caso è consigliabile che la valutazione positiva del revisore sia resa pubblica, ad esempio durante la riunione finale. L’auditor non dovrebbe essere avaro di elogi.
15. Il revisore dovrebbe evitare un tono aspro nei commenti e nelle valutazioni. Commenti preferibili come: “Ho studiato attentamente tutti i documenti di progettazione che hai presentato, ma non ho trovato in essi un documento che riflettesse i criteri per valutare la qualità del progetto. Chiedo che questi criteri siano sviluppati e documentati”. Le parole che complicano la conversazione dovrebbero essere evitate. Ad esempio, invece di “Penso...” è consigliabile chiedere: “Non pensi che...” oppure invece di “Adesso finalmente te lo dimostrerò...” è meglio dire: «Adesso puoi convincerti che...»
16.5 Nel comunicare con i dipendenti dell'unità controllata, l'auditor deve evitare commenti e consigli critici, la cui attuazione potrebbe comportare gravi cambiamenti nel lavoro dell'unità. Tali commenti e consigli potranno essere discussi con il capo dipartimento durante l'incontro finale.
17. L'auditor deve essere preparato ai vari trucchi del personale dell'unità controllata, che portano alla perdita di tempo e alla distrazione dalla risoluzione dei compiti che l'auditor deve affrontare. Ciò può essere espresso nel tentativo di coinvolgere il revisore in conversazioni su argomenti astratti, costringere il revisore ad attendere l'arrivo dei dipendenti per una conversazione o presentare i documenti necessari, abbellire lo stato delle cose prima dell'inizio dell'audit, ecc.
18. In caso di aperta opposizione o ostilità personale nei confronti del revisore da parte dei dipendenti dell'unità controllata, il revisore deve informarne il capo revisore o il responsabile del servizio qualità.
Dopo aver ricevuto tali informazioni, il capo revisore (il responsabile del servizio qualità) deve adottare misure per garantire che l'audit sia completato, almeno da un altro revisore.