De strukturelle enhetene i institusjonen overfører til avdelingsarkivene for saker om permanent, langvarig (over 10 år) lagring og personell, utarbeidet i samsvar med grunnreglene for organisasjonsarkiver, godkjent av vedtaket fra Rosarkhiv Collegium datert 06.02.02,

Midlertidige saker (opptil 10 år inkludert) lagring er ikke gjenstand for overføring til avdelingsarkivet og bør lagres sentralt på kontoret, sekretariatet eller annen kontorstyringstjeneste ved institusjonen eller i strukturelle divisjoner.

I unntakstilfeller, etter vedtak av lederen for organisasjonen, kan de overføres til avdelingsarkivet i henhold til varelageret eller nomenklaturen for saker, som bestemmer avdelingsarkivet.

Overføringen av saker skjer bare i henhold til leveringslister med det etablerte skjemaet.

Beholdningen er en liste over saker med en uavhengig brutto (ordinær) nummerering.

I hver strukturelle enhet i organisasjonen bør lager årlig utarbeides under metodisk veiledning av arkivarbeidere.

Beholdninger av saker om strukturelle inndelinger blir samlet i en enhetlig form i tre eksemplarer og sendt til arkiv for organisasjonen et år etter at saker i kontorarbeid er fullført.

Den beskrivende artikkelen i inventariet av sakene i den strukturelle enheten inneholder følgende elementer: sakens serienummer (volum, del) i henhold til beholdningen; sak indeks (volum, del); sakens tittel (bind, del), som fullt ut tilsvarer tittelen på forsiden av saken; sakens datoer (volum, del); antall ark i filen (volum, del); saks holdbarhet.

Når du lager en oversikt over saker til en strukturell enhet, må følgende krav tas i betraktning:

· Sakshoveder føres i varelageret i samsvar med den aksepterte systematiseringsordningen basert på saksnomenklaturen;

· Hver sak blir ført inn i varelageret under et uavhengig serienummer (hvis saken består av flere bind eller deler, blir hvert volum eller del lagt inn i varelageret under et uavhengig nummer);

· Rekkefølgen på nummerering av saker i beholdningen - brutto i flere år; prosedyren for tildeling av numre til inventar av strukturelle divisjoner er etablert etter avtale med arkivet;

· Kolonnene i beholdningen fylles ut i strengt samsvar med informasjonen som vises på forsiden av saken;

· Når du går inn i beholdningen i en rekke saker med samme overskrifter, blir tittelen på den første saken skrevet i sin helhet, og alle andre lignende saker er angitt med ordene "Det samme", mens annen informasjon om sakene legges inn i beholdningen i sin helhet (på hvert nytt ark i beholdningen er tittelen gjengitt i sin helhet);

· Lagerkolonnen "Notater" brukes til å markere aksept av saker, særegenheter ved deres fysiske tilstand, overføring av saker til andre strukturelle divisjoner med henvisning til den nødvendige handlingen, tilgjengeligheten av kopier, etc.

På slutten av inventaret, etter den siste beskrivende artikkelen, fylles det ut en oppsummeringspost, som angir (i tall og i ord) antall saker, det første og siste saksnummeret i henhold til beholdningen av saker, og angir også nummereringsfunksjonene til saker i beholdningen (tilstedeværelsen av bokstaver og manglende tall).

Listen over anliggender for den strukturelle enheten er signert av kompilatoren som angir hans posisjon og godkjennes av lederen for den strukturelle enheten.

På forespørsel fra organisasjonens arkiv kan en innholdsfortegnelse, en liste over forkortelser og indekser utarbeides for beholdningen.

Sammen med sakene overføres registrering- og kontrollkortene til institusjonens kontorstyringstjeneste (kontor, sekretariat, generell avdeling, etc.) til arkivet. Tittelen på hvert arkivskap er inkludert i beholdningen.

Overføring av saker til avdelingsarkivet som regel utført etter planen, utarbeidet av lederen for avdelingsarkivet (eller personen som er ansvarlig for arkivet), har tidligere avtalt med lederne for de strukturelle avdelingene som overfører dokumentene. Tidsplanen godkjennes av organisasjonssjefen.

Under forberedelse saker for lagring sjefen for organisasjonens arkiv (ansvarlig for arkivet) kontrollerer fullstendigheten av dokumentene som er inkludert i leveringslisten og kvaliteten på behandlingen.

Tilgjengelighet av saker i henhold til inventar, er det sjekket mot nomenklaturen av saker. Hvis det ikke finnes noen saker, volumer eller deler av saken, har arkivets leder (arkivansvarlig) rett til å kreve fra de ansatte i den tilsvarende strukturelle enheten i organisasjonen å lete etter savnede saker eller forklar årsakene til at den aktuelle saken ikke ble startet.

Hvis tap av dokumenter skjedde som følge av brann, flom eller annen ulykke, er det nødvendig å lage en handling av hendelsen i nærvær av representanter for de relevante tjenestene (brannvesen, vannforsyning, etc.).

Så langt som mulig bør informasjon om tjenestetid eller lønn til ansatte i de tapte dokumentene etterfylles med andre dokumenter som har en midlertidig lagringsperiode.

Så for eksempel kan informasjon om lønn i personlige kontoer for lønn, i tilfelle tap, etterfylles med lønn for utstedelse av lønn eller andre primære regnskapsdokumenter som er grunnlaget for lønn, som har et 5-årig lønn lagringstid ...

I tilfelle tap av originalene til ordrer, bestillinger til personell, kan de erstattes med bekreftede kopier.

Ved uopprettelig tap av saker en passende henvisning, som angir typer (varianter) av tapte dokumenter, antallet, perioden de ble utarbeidet for, årsakene til tapet.

Sertifikatet er signert av lederen for strukturell enhet (personalavdeling, regnskap) og presentert for arkivets leder (ansvarlig for arkivet), som rapporterer til organisasjonssjefen om hendelsen, og gir også forslag og konklusjoner om å straffe gjerningsmennene og treffe passende tiltak for å ivareta sikkerheten til dokumenter som er underlagt langtidslagring ...

I perioden med forberedelse av saker for overføring til lagring i arkivet til organisasjonen, arkivets leder (ansvarlig for arkivet) sjekker også riktigheten av sakdannelsen i samsvar med den godkjente nomenklaturen for saker.

Dette sjekker overholdelse av den kronologiske rekkefølgen av arrangement av dokumenter i Business.

For eksempel må ordre, bestillinger for personell dannes innen ett kalenderår, i brutto rekkefølge av tallene og i kronologisk rekkefølge (håndtering av ordre må begynne med ordre nr. 1 og følgelig fra januar).

I ferd med å forberede saker for overføring sjekker de tilgjengelighet av alle vedlegg til bestillinger, bestillinger. Vedlegg til dokumenter, uavhengig av datoen de ble utarbeidet, er vedlagt de administrative dokumentene de ble godkjent eller satt i kraft.

Arkivlederen (ansvarlig for arkivet) sjekker også tilgjengelighet og etterlevelse av alle detaljer om dokumenter, som skal overføres til arkivet.

Samtidig er det lagt særlig vekt på administrative dokumenter. De sjekker tilgjengeligheten av datoer, bestillingsnumre, deres samsvar med registreringsboken for bestillinger, bestillinger, samt tilstedeværelsen av hodets signatur, og om nødvendig tilgjengeligheten av visum.

Hvis en kopi av dokumentet er inkludert i saken i stedet for originalen, må den være sertifisert.

Når du bekrefter at en kopi av et dokument samsvarer med originalen, under "Signatur" -kravet, må du sette:

Bekreftelsesinnskrift "True";

Stillingen til personen som bekreftet kopien;

Personlig signatur;

Signaturdekoding (initialer, etternavn);

Dato for sikkerhet.

For eksempel:

Det er tillatt å bekrefte en kopi av dokumentet med et segl bestemt etter organisasjonens skjønn.

I personlige filer eller antrekk av personlige filer til oppsagte arbeidere kontrolleres det tilstedeværelsen av en intern beholdning og kvaliteten på samlingen.

I tillegg kontrolleres dannelsen av saker om personlige kontoer for lønn under utarbeidelsen av dokumenter: de er gruppert i saker i alfabetisk rekkefølge *.

Ved opprettelse av personlige kontoer, lønningslønninger i henhold til personnummer (koder) til ansatte i organisasjonen, er det nødvendig å lage en indeks for beholdningen (som inkluderer disse dokumentene), hvor du skal liste etternavn, navn og patronymikk (angi fullstendig) av ansatte og ta med søkedata (antall lagringsenheter, ark med lagringsenheter, som inneholder informasjon om disse arbeiderne).

Arkivansatte kontrollerer også fullføringen av alle kolonner i den etablerte formen for en personlig konto. Lønnslønn blir som regel omdannet til saker i kronologisk rekkefølge (etter månedslønn: januar-desember).

I løpet av å kontrollere kvaliteten på utarbeidelsen av dokumenter for overføring til lagring i arkivet, kontrolleres det også kvalitet på verdikompetanse saksdokumenter .

Hvis det finnes kopier av det originale dokumentet som er tilgjengelig i saken, samt utkast til dokumentet, blir de beslaglagt og saken blir utgitt på nytt. Sakbladene blir nummerert på nytt, mens de gamle tallene er krysset over, et nytt nummer settes ned ved siden av, og bekreftelsen på saken blir omkomponert.

I tillegg sjekkes det og nummerering ark i saken, korrektheten av å utarbeide attesteringsinnskriften av saken, korrespondansen mellom det faktiske antallet ark i saken til det som er angitt i attestasjonsarket.

Hvis det i løpet av kontroll av kvaliteten på arbeidet med bindingen, arkivering av dokumenter blir funnet ut at noen av dokumentene har falt ut - ikke fanget opp av bindingen eller ikke er hemmet, må saken broderes, bindes på nytt og hemmet. Det er forbudt å lime ufilte dokumenter, selv om dette dokumentet er på ett ark (bortsett fra arket - vitnet til saken).

Arkivlederen (ansvarlig for arkivet) sjekker riktig design av deksler, tilstedeværelsen av alle nødvendige detaljer: navnet på organisasjonen, navnet på den strukturelle enheten, sakens indeks (i henhold til saksnomenklaturen), tittelen på saken, fristene for sakens dokumenter , antall ark i saken, lagringsperioden for sakens dokumenter, arkivkode.

Hvis filen består av flere bind, bør tallene deres settes på forsidene av sakene. Uforsiktig designet deksler omdesignes på nytt.

Et like viktig poeng for å kontrollere kvaliteten på forberedelsen av saker for overføring til arkivet til organisasjonen er kontrollere utarbeidelsen av leveringslisten, riktigheten av å fylle ut alle grafene. Lagerkolonner må fylles ut i strengt samsvar med informasjonen som vises på forsiden av sakene. Tittelen på hver sak som skal overføres til arkivet har sitt eget separate nummer i beholdningen.

Dessuten kontrolleres riktigheten av å fylle ut den endelige oppføringen i beholdningen av saker og korrespondansen mellom antall saker som er angitt i inventaret og deres faktiske tilstedeværelse.

I tillegg kan funnet overskrifter av saker legges inn i beholdningen under bokstavnumre i samsvar med den aksepterte ordningen for systematisering av saker eller på slutten av delen av beholdningen. På forespørsel fra sjefen for arkivet (ansvarlig for arkivet) i organisasjonen kan en liste over forkortelser, indekser og en innholdsfortegnelse utarbeides for beholdningen.

Alle mangler som er identifisert under kvalitetskontrollen ved forberedelse av saker for overføring til organisasjonens arkiv, blir gjort oppmerksom på lederen av strukturelle enheten eller den ansatte som er ansvarlig for å utføre dette arbeidet, som må iverksette tiltak for å eliminere dem.

I samsvar med avtalen som er oppnådd, på den fastsatte dagen, gjennomfører de ansvarlige personene en joint mottak og overføring av dokumenter til organisasjonens arkiv.

En ansatt i den strukturelle enheten som overfører dokumentene, leverer filene til organisasjonens arkiv.

Saker overføres til arkivet i bunter eller arkivbokser i henhold til leveringslisten, i strengt samsvar med serienumrene. Hver bunt eller boks må ha sin egen etikett, som inneholder følgende beskrivelseselementer: navnet på den strukturelle enheten, varelager, saksnummer, buntnummer. Om nødvendig kan du angi lagringsperioden.

Godkjenning og overføring av hver sak som er inkludert i varelageret, utføres av arkivets leder (ansvarlig for arkivet) i nærvær av en ansatt i den strukturelle enheten som sender dokumentene.

Overføring og mottak av saker utføres i henhold til inventariet, og i begge kopiene blir det notert mot at hver sak blir overført.

Når du aksepterer spesielt verdifulle saker, kontrolleres antall ark i saken. Hvis det av en eller annen grunn ikke er noen saker som skal overføres til arkivet, gjøres en tilsvarende oppføring i kolonnen "Merk" i beholdningen.

På slutten av inventaret i hver av dens kopier, i figurer og i ord, er antallet saker som faktisk er godtatt i arkivet, datoen for aksept og overføring av saker angitt, samt signaturene til den ansatte i avdelingsarkivet og den ansatte i strukturell enhet som overførte saken settes.

Beholdninger utarbeidet av strukturelle enheter tjener som grunnlag for forberedelsen oppsummering av organisasjonens saker, som er under utarbeidelse av arkivet og ifølge hvilke filene i fremtiden blir overlevert for permanent lagring.

Korrekt organisering av arkivspørsmål vil gjøre det mulig for ansatte i foretaket å organisere og organisere dokumentene som skal lagres. Dette vil tillate deg å raskt finne informasjonen du trenger og i stor grad lette tilgangen til den.

Dokumenter som har lagringsperioder definert av standarder, overføres til foretakets arkiv: permanente eller 10 år eller mer (som regel faller personlige filer til ansatte i denne kategorien).

Saker med en lagringsperiode på mindre enn 10 år oppbevares i divisjonene til organisasjonene der de opprinnelig ble opprettet, og lagres der til slutten av en viss periode og behovets utløp. I noen tilfeller kan bedriftsledere bestemme seg for å overføre noen av disse sakene til arkivet, for eksempel på grunn av plassmangel på avdelingen. Dokumenter med midlertidig lagringstid kan ødelegges, som registreres ved å lage en spesiell.

Overføring av dokumenter til arkivet

I henhold til de fastsatte reglene må saker som er fullført i kontorarbeidet overføres til arkivet før utløpet av en 3-årig periode fra sluttdatoen. Det er mer hensiktsmessig å formalisere overføringen av dokumenter til arkivet ved slutten av ett år, siden dataene i dem fortsatt kan være nødvendige for pågående arbeid. Ansatte trenger ikke bruke ekstra tid på hyppige forespørsler til arkivet og flytting av mapper med papirer.

Leveringsplan for dokument

I samsvar med reglene fastsatt ved lovfestede vedtak, bør filer overleveres til arkivet i henhold til en bestemt tidsplan. Den kan kompileres i hvilken som helst form, med tanke på de individuelle egenskapene til avdelingers arbeid og intensiteten i opprettelsen og akkumuleringen av dokumenter for kontorarbeid. Hovedoppgaven er å angi i timeplanen på hvilken tid denne eller den enheten (utnevnt person) er forpliktet til å sende dokumenter til arkivet.

Det er ikke tilrådelig å oppnevne en bestemt dato, det er bedre å skrive bare den måneden overføringen av saker skal skje. Denne tilnærmingen vil gi tilstrekkelig midlertidig handlingsrom.

Den ansvarlige for arkivet er ansvarlig for å utarbeide tidsplanen, utfører prosedyren for å avtale alle vilkår med avdelingssjefene og lederen for foretaket, som til slutt godkjenner dokumentet.

Prosedyre for dokumentoverføring

Før dokumentene overføres til arkivet, utføres en undersøkelse for å fastslå verdien. Alle papirer som er valgt for arkivering er oppført i leveringslisten til det etablerte skjemaet. For det kommende kalenderåret er det nødvendig, i samsvar med listen og nomenklaturen, å skissere tilfellene med permanent og langtidslagring, å reflektere dataene om tidspunktet for levering og ansvarlige i timeplanen.

Når du forbereder overføringen av dokumenter til arkivet, bør du finne ut fra de ansvarlige personene om det i løpet av den nåværende perioden ble startet andre saker i denne kategorien som ikke var inkludert i den generelle nomenklaturen for saker og som ikke ble tatt hensyn til av kontorledelsen service. I et slikt tilfelle må avdelingslederen skrive et forklarende notat om årsakene til hendelsen. Den ikke -redegjorde saken er inkludert i leveringslisten.

Korrektheten av dannelsen (registrering) av alle saker blir sjekket på tidspunktet for utarbeidelse av dokumentasjonen før den sendes til arkivet. Korrektheten av aktuelle saker i denne kategorien kan også selektivt vurderes, hvis det oppdages mangler. Dermed kan den geistlige tjenesten overvåke situasjonen over tingenes tilstand i avdelingene som helhet og utvikle anbefalinger for å eliminere problemer, forbedre og forbedre prosessen.

Etter at dokumentene har kommet inn i arkivet, utfører de ansatte vitenskapelig og teknisk behandling av alle saker. Papirene er innbundet i innbundet, utgitt på nytt i samsvar med forskriftskrav, hvis det ble gjort feil i det nåværende papirarbeidet. Spesialistene på avdelingene overholder ikke alltid alle normer og krav for dannelse og gjennomføring av saker, og prosessoren må noen ganger gjøre alt i orden og korrigere manglene.

Før du overfører saker til arkivet, er hver avdeling forpliktet til å gjøre det viktigste - å kontrollere hvor fullstendig og pålitelig informasjonen gjenspeiles på forsiden av hver mappe. Det er kanskje ikke nødvendig å gjøre det på nytt, siden alt opprinnelig ble skrevet riktig, men det er nødvendig å kontrollere korrespondansen til alle dataene. Det er lov å gjøre et tillegg på omslaget hvis det mangler informasjon.

Etter å ha fullført alle de foreløpige prosedyrene for å forberede dokumenter for innsending til arkivet og utarbeidelse av et godkjenningsbevis, blir sakene levert til lokalene, der arkivarbeideren godtar dem i henhold til inventaret og bestemmer for lagring.

Ny side 1

Den siste fasen av HR -administrasjon er utarbeidelse av HR -filer for overføring til arkiv for organisasjonen eller i fravær av et arkiv- for senere lagring i personaltjenesten etter fullført kontorarbeid.

Denne fasen kan betinget deles inn i flere stadier:

• dannelse av saker i personaltjenesten;
• undersøkelse av verdien av personaltjenestens saker;
• registrering av saker i personaltjenesten;
• beskrivelse og ødeleggelse av saker i personaltjenesten;
• sikre sikkerheten i saker;
• overføring av saker til arkiv for organisasjonen.

De ovennevnte stadiene utføres ikke bare i personaltjenesten, men også i andre strukturelle divisjoner i organisasjonen i samsvar med de generelle kravene i russisk lovgivning innen kontorarbeid og arkivspørsmål.

Dannelse av saker i personaltjenesten

Dannelsen av saker kalles gruppering av utførte dokumenter i saker i samsvar med nomenklaturen for saker til personaltjenesten.

Dokumenter plasseres i filen som i innholdet samsvarer med tittelen på saken, mens det er forbudt å gruppere utkast og kopier av dokumenter, samt dokumenter som skal returneres, til filer.

Dannelse av saker i personaltjenesten utføres under direkte metodisk veiledning av organisasjonens arkiv (hvis noen) og organisasjonens kontor.

Når det opprettes saker om personell, må følgende grunnleggende krav overholdes:

• dokumenter om permanent og midlertidig lagring må grupperes i separate filer;
• ta med en kopi av hvert dokument i filen;
• hvert dokument i saken må utarbeides i samsvar med kravene i statlige standarder og andre forskrifter;
• gruppedokumenter for ett kalenderår i en sak; unntak er overførbare saker og personlige filer som dannes under hele arbeidsperioden til en gitt person i organisasjonen;
• filen må ikke inneholde mer enn 250 ark med en tykkelse på ikke mer enn 4 cm.

Inne i saken bør dokumentene ordnes slik at de konsekvent dekker visse spørsmål i innholdet. I dette tilfellet ordnes dokumentene i kronologisk rekkefølge eller alfabetisk av forfattere eller korrespondenter.

Vedlegg til dokumenter, uavhengig av datoen for godkjenning eller utarbeidelse, er vedlagt dokumentene de vedrører. Vedlegg over 250 ark utgjør et eget volum, som er notert i dokumentet.

Administrative dokumenter i personaltjenesten grupperes i saker etter type og kronologi med tilhørende applikasjoner.

Forskrift om personaletjenesten, stillingsbeskrivelser, hvis de er godkjent av organisasjonssjefen, er gruppert i uavhengige saker.

Ordrer etter hovedaktivitet grupperes atskilt fra ordre etter personell.

HR -ordre grupperes i saker i samsvar med de fastsatte oppbevaringsperioder.

Det er lurt, med store mengder dokumenter, å gruppere bestillinger for personell angående ulike aspekter ved organisasjonens aktiviteter (ansettelse, avskjed og flytting, forretningsreiser, bonuser osv.) I uavhengige saker.

Dokumenter i personlige filer er ordnet i kronologisk rekkefølge etter hvert som de mottas.

Personlige kontoer for arbeidere og ansatte på lønn er gruppert i uavhengige saker og er ordnet i dem i alfabetisk rekkefølge etter etternavn.

Korrespondanse er som regel gruppert for en periode på et kalenderår og er systematisert i kronologisk rekkefølge: svarsdokumentet er plassert bak forespørselsdokumentet.

Når du gjenopptar korrespondanse om et spesifikt tema som begynte året før, inkluderes dokumentene i saken for inneværende år, noe som angir indeksen for saken året før.

Undersøkelse av verdien av HR -saker

Hensikten med undersøkelsen av sakens verdi er korrekt fastsettelse av oppbevaringsperioden for sakene til personaltjenesten.

Undersøkelsen av sakens verdi utføres i personaltjenesten i to trinn:

1) når du utarbeider en nomenklatur av saker i personaltjenesten og i ferd med å danne saker;

2) når du forbereder saker for levering til organisasjonens arkiv eller for senere lagring i personaltjenesten.

Som et resultat av undersøkelsen av verdien er alle saker i personaltjenesten delt inn i tre grupper: permanent lagringsperiode, langtidslagring (over 10 år), midlertidig lagring (opptil 10 år inkludert).

Metodisk og praktisk bistand til personaltjenesten ved utførelse av arbeid med undersøkelse av sakens verdi er levert av kontorledelsestjenesten, arkivet og ekspertkommisjonen (EC) i organisasjonen, som leder den generelle prosessen med å undersøke verdien saker i strukturelle enheter.

Når du forbereder saker for innsending til arkivet eller for senere lagring i personaltjenesten, utføres undersøkelsen av sakens verdi ved hjelp av ark for ark-visning av saker. Det er ikke tillatt å foreta en undersøkelse av verdien av saker bare ved å se på overskriftene deres.

Ved en undersøkelse av verdien av saker i personaltjenesten, bør det tas særlig hensyn til saker om permanente og lange (over 10 år) lagringsperioder, siden det er disse sakene som kan overføres til organisasjonens arkiv . Saker om personaltjenesten med midlertidig (opptil 10 år inkludert) lagringsperiode overføres ikke til arkivet, de lagres i personaltjenesten og kan bli ødelagt i henhold til de fastsatte reglene etter lagringstidens utløp .

Registrering av saker i personaltjenesten

Registrering av saker utføres av ansatte i personaltjenesten med metodisk bistand fra organisasjonens arkiv.

Personalet er forpliktet til å overlevere filer til arkivet ferdig utfylte.

Registrering av saker i personaltjenesten for permanente og lange (over 10 år) lagringsperioder inkluderer følgende operasjoner:

• design av omslaget til saken, med de nødvendige presiseringene i detaljene på omslaget til saken;
• innlevering eller binding av saken;
• nummerering av ark i saken;
• lage et vitneblad av saken;
• om nødvendig lage en intern oversikt over saksdokumenter.

Tilfeller av midlertidig (opptil 10 år inkludert) holdbarhet:

• er ikke hemmed;
• arkene i saken er ikke nummerert og lagres i perm;
• en intern oversikt og et attestasjonsark for saken er ikke utarbeidet, og det er ingen re-systematisering av dokumenter i saken.

På slutten av året gjøres følgende avklaringer på saksomslaget (et eksempel på utformingen av saken er gitt i vedlegg 1):

• når navnet på organisasjonen og divisjonen endres, blir nye navn lagt til;
• tilleggsinformasjon legges inn i tittelen på saken (antall bestillinger, protokoller, etc. legges inn);
• antall ark i saken er festet.

Dokumentene som utgjør saken er arkivert på fire punkteringer i et hardt omslag laget av papp eller sammenflettet med tanke på muligheten for fri lesing av teksten til alle dokumenter, datoer, visum og resolusjoner om dem. Ved utarbeidelse av saker for arkivering (binding), fjernes metallfester (pins, binders) fra dokumenter.

På slutten av hver sak arkiveres blanke skjemaer for sertifiseringsbladet, og i begynnelsen av saken, om nødvendig, skjemaer for den interne beholdningen av saksdokumentene.

For å sikre sikkerheten og konsolideringen av rekkefølgen på arrangementet av dokumentene som er inkludert i saken, er alle arkene, bortsett fra arkene i sertifiseringen og den interne beholdningen, nummerert i utvidet form med arabiske tall i bruttonummerering i øverst til høyre, uten å berøre teksten i dokumentene, med svart grafisk blyant eller teller. Det er forbudt å bruke blekk og fargeblyanter til nummereringsark. Ark for den interne beholdningen av dokumenter i saken er nummerert separat.

Sakark, bestående av flere bind eller deler, er nummerert for hvert bind eller del separat.

For å ta hensyn til antall ark i saken og fikse særtrekk ved nummereringen, utarbeides et attestasjonsark for saken (se vedlegg 2).

Saksbekreftelsen i saken er signert av dens kompilator, som angir dekryptering av signaturen, posisjon og dato for kompilering.

Alle påfølgende endringer i sakens sammensetning og tilstand (skade, utskifting av originaldokumenter med kopier, vedlegg av nye dokumenter, etc.) er notert i sakssertifiseringsbladet med lenke til den tilsvarende loven.

For å redegjøre for dokumenter i visse kategorier av saker om permanent og lang (over 10 år) lagringsperioder, utarbeides en intern oversikt over saksdokumentene.

Den interne beholdningen er utarbeidet på et eget ark i foreskrevet skjema (se vedlegg 3).

Det blir utarbeidet en siste post til sakenes interne inventar, der antall dokumenter som er inkludert i den og antall ark i den interne beholdningen er angitt i figurer og i ord.

Den interne beholdningen signeres av kompilatoren, som indikerer dekryptering av signaturen, posisjon og dato for samling av beholdningen.

Hvis saken er bundet eller arkivert uten en blank av den interne beholdningen av dokumenter, limes beholdningen som er utarbeidet i det foreskrevne skjemaet på innsiden av forsiden av saken.

Beskrivelse og ødeleggelse av saker i personaltjenesten

For alle fullførte i kontorarbeidet til personalservicesakene om personell med permanent og lang (over 10 år) lagringsperioder, utarbeides en oversikt over saker (se vedlegg 4).

Personaldokumenter tildeles i en spesiell gruppe, systematisert separat og inkludert i en egen beholdning.

Registrerings- og registreringsformer for dokumenter om personell (bøker, tidsskrifter for opptak, overføring, oppsigelse, personlige kort, personlige filer, avtaler, kontrakter, etc.) er inkludert i oversikten over dokumenter om personell.

Personlige filer, hvis de ble overført fra en organisasjon til en annen i forbindelse med overføring av ansatte, er inkludert i dokumentarfondet (arkiv) fondet til organisasjonen som mottok dem.

Det kan utarbeides en egen beholdning for personopplysningene til avskjedigede ansatte.

Personalsaker er vanligvis organisert kronologisk. I arkivene til store organisasjoner med et stort antall ansatte kan det struktur-kronologiske prinsippet om systematisering av personlige filer brukes.

Innen hvert år blir personalsaker systematisert i henhold til graden av betydning - pålegg om påmelding (i en utdanningsinstitusjon, etc.), overføring, oppsigelse (eksamen fra en utdanningsinstitusjon, etc.), personlige kontoer, lister, regnskapsskrifter dokumenter, andre registreringsdokumenter, personlige filer, personlige kort.

Personlige filer og personlige kort til oppsagte ansatte refererer til oppsigelsesåret og systematiseres i hver gruppe i alfabetisk rekkefølge.

Beholdningen av personaltjenesten sendes til arkivet ett år etter at sakene er fullført i kontorarbeidet.

Ansvaret for rettidig og høy kvalitet på oversikten over personaltjenesten bæres av lederen.

Før du skriver inn overskriftene til sakene i beholdningen, kontrolleres kvaliteten på dannelsen og utførelsen av saker, korrespondansen mellom antall saker som er oppført i varelageret, antall saker som åpnes i henhold til nomenklaturen for personaltjenesten .

Ved gjennomgang av saker kontrolleres følgende: samsvar med tittel på saken med innholdet i dokumentene i saken; korrektheten i utførelsen og gruppering av dokumenter som er inkludert i saken; kvaliteten på saken eller bindingen av saken; riktigheten av nummereringen av arkene i saken; tilstedeværelsen i saken, i nødvendige tilfeller, av en intern oversikt over saken og dens korrekthet; riktig design av dekselet på saken; tilgjengelighet og korrekthet av bekreftelsesbladet i saken. Hvis det blir funnet brudd på de etablerte reglene for dannelse og gjennomføring av saker, må de elimineres.

Når du lager en oversikt over personaltjenesten, må følgende krav overholdes:

• hver sak blir ført inn i varelageret under et uavhengig serienummer. Hvis saken består av flere bind (deler), blir hvert volum (del) lagt inn i beholdningen under et uavhengig nummer;
• systematisering av saker i varelageret og tildeling av inventarnummeret til personaltjenesten er etablert av arkivet;
• kolonnene i beholdningen fylles ut i strengt samsvar med informasjonen på forsiden av saken;
• når du går inn i beholdningen i en rekke saker med samme overskrifter, blir tittelen på den første saken skrevet i sin helhet, og alle andre lignende saker er angitt med ordene "det samme", mens annen informasjon om sakene inngås beholdningen i sin helhet (på hvert nytt ark i beholdningen er tittelen gjengitt i sin helhet);
• beholdningskolonnen "Note" brukes til å markere funksjonene i den fysiske tilstanden, overføring av saker til andre strukturelle divisjoner i organisasjonen, tilgjengeligheten av kopier, etc.

På slutten av inventaret, etter den siste beskrivende artikkelen, blir det laget en oppsummeringspost, som angir (i tall og ord) antall saker som er oppført i henhold til beholdningen, det første og siste antallet saker i henhold til beholdningen, og angir også nummerering av saker i varelageret (bokstavnumre på saker og tapte tall).

Listen over anliggender for personaltjenesten er signert av kompilatoren som angir posisjonen hans, avtalt med kontorlederen for organisasjonen og godkjent av lederen for personaltjenesten.

Utvelgelsen av dokumenter for den tilsvarende destruksjonsperioden og utarbeidelsen av en lov om tildeling for destruksjon utføres etter at de årlige seksjonene i de konsoliderte varelagerene er samlet om tilfeller av permanent lagring for samme periode. De angitte inventar og handlinger blir behandlet på møtet i EC i organisasjonen samtidig. Handlingene som er godkjent av EF i organisasjonen, godkjennes av organisasjonssjefen først etter godkjenning fra ekspert- og verifikasjonskommisjonen (EPC) fra den relevante institusjonen for statsarkivtjenesten for inventar av tilfeller av permanent lagring; etter det har organisasjonen rett til å ødelegge sakene som er inkludert i disse handlingene.

Saker er inkludert i loven om tildeling for ødeleggelse hvis lagringsperioden som er gitt for dem, har utløpt innen 1. januar i året handlingen ble utarbeidet. For eksempel kan saker med en tre-års oppbevaringsperiode, avsluttet med kontorarbeid i 1996, inngå i en lov som vil bli utarbeidet tidligst 1. januar 2000, med en fem-års oppbevaringsperiode- ikke tidligere enn 1. januar 2002

Loven om tildeling av dokumenter for ødeleggelse er som regel utarbeidet for hele organisasjonens saker. Hvis loven angir tilfeller med flere strukturelle inndelinger, er navnet på hver strukturelle inndeling angitt foran gruppen av overskrifter i sakene i denne inndelingen. Overskriftene til lignende saker valgt for destruksjon blir ført inn i loven under en generell overskrift, som angir antall saker som er tildelt denne gruppen.

En organisasjon der dokumentene som skal overføres til statlig lagring ikke opprettes, utarbeider handlinger om tildeling for destruksjon av dokumenter som ikke er lagringspliktig, og ødelegger dokumentene som er inkludert i disse handlingene, etter at utløpet av lagringsperioden bare etter at de årlige delene av personell i lagrene er utarbeidet for den aktuelle perioden og godkjennelse av organisasjonssjefen.

Organisasjonen er forpliktet til systematisk å beskrive dokumenter om personell for å sikre deres sikkerhet og regnskap.

Sikre sikkerheten i saker og overføre saker til arkivet til organisasjonen

Fra etableringsøyeblikket og til overføring til arkivet lagres dokumenter på stedet der de ble dannet i saken, dvs. i personaltjenesten.

HR -sjefen og ansatte som er ansvarlige for dokumentasjon sikrer sikkerheten til dokumenter og filer.

Saker oppbevares i arbeidsrom eller rom som er spesielt beregnet for dette formålet, plassert vertikalt i låsbare skap og bord, noe som sikrer full sikkerhet for dokumenter.

For å øke effektiviteten i søket etter dokumenter, er sakene ordnet i samsvar med saksnomenklaturen, hvor en kopi er plassert på skapdøren fra innsiden. Sakstallene er angitt på ryggene på saksomslagene. Det er forbudt å lagre dokumenter på ikke -tilpassede skrivebord.

Utstedelse av saker til tredjepartsorganisasjoner utføres med tillatelse fra organisasjonssjefen. For den utstedte saken angis et erstatningskort eller kvittering.

Tilbaketrekking av dokumenter fra tilfeller av permanent lagringstid er tillatt i unntakstilfeller og utføres med tillatelse fra organisasjonssjefen med obligatorisk avgang i tilfelle av en bekreftet kopi av dokumentet og handlingen om beslaglegging av originalen .

Personalfiler overføres til arkivet. Overføringen foretas kun i henhold til varelageret.

Tilfeller av midlertidig (opptil 10 år inkludert) lagring er som regel ikke gjenstand for overføring til arkivet, de lagres i personaltjenesten og kan, etter utløpet av lagringsperioden, bli ødelagt i henhold til etablert prosedyre. De kan overføres til arkivet bare i unntakstilfeller etter avgjørelse fra organisasjonssjefen. Overføringen av dem kan utføres i henhold til nomenklaturen for saker.

Hver sak mottas av arkivets leder (spesialansatt) (arkivansvarlig) i nærvær av en ansatt i personaltjenesten. I dette tilfellet blir det notert om eksistensen av en sak på begge eksemplarer av beholdningen mot hver sak som er inkludert i den.

På slutten av hver kopi av beholdningen, antall saker som faktisk mottas i arkivet, antall manglende saker, datoen for aksept og overføring av saker, samt signaturene til arkivmedarbeideren og personen som overførte saken er angitt i tall og i ord.

SOM. Krasavin, Cand. ist. Sci., Ledende forsker, VNIIDAD

Artikkelen vil vurdere en av de viktigste lokale forskriftene for lagring av dokumenter - instruksjoner for forberedelse og overføring av saker til arkivet til organisasjonen. Denne instruksjonen er like nødvendig for både ansatte i strukturelle enheter og ansatte ved førskoleutdanningsinstitusjonen. Den første er fordi den er en trinnvis veiledning for behandling av dokumenter for å forberede dem til lagring, og den andre er fordi den tildeler organisasjonens divisjoner dette ansvaret og gir rett til å kreve at de overføres til arkivet riktig samlet og utført saker. En prøveinstruksjon er gitt i artikkelen.

Siden det ikke er noen enhetlig form for instruksjoner for utarbeidelse og overføring av dokumenter til organisasjonens arkiv som er obligatorisk for alle organisasjoner, utvikler hvert selskap det uavhengig, basert på sine egne tradisjoner og behov for lagring av dokumenter. Som grunnlag for utvikling av instruksjoner brukes de grunnleggende reglene for driften av organisasjonsarkiver (godkjent av Rosarkhiv Collegiums avgjørelse 02/06/2002, heretter i artikkelen - “Grunnleggende regler”).

Den aktuelle instruksjonen går gjennom den vanlige banen til en lokal normativ handling: Arkivmedarbeideren utvikler utkastet sitt, som er avtalt med de interesserte tjenestemennene og godkjent av lederen for organisasjonen. Alle strukturelle enheter må motta en kopi av instruksjonene.

Et eksempel på instruksjoner for utarbeidelse og overføring av dokumenter til arkivet

Her er en eksempelinstruksjon for utarbeidelse og overføring av dokumenter til arkivet til en vanlig ikke-statlig organisasjon. Etter eksemplet vil vi kommentere instruksjonens bestemmelser om spørsmål om å godta dokumenter med korte lagringsperioder i arkivet, samt lagring og ødeleggelse av elektroniske dokumenter.

for utarbeidelse og overføring av dokumenter til arkivet

• De grunnleggende reglene for drift av organisasjonsarkiver (godkjent av vedtaket fra Rosarkhiv -kollegiet 06.02.2002) (heretter referert til som grunnleggende regler).
• En liste over typiske administrative arkivdokumenter generert i løpet av virksomheten til statlige organer, lokale selvstyreorganer og organisasjoner, som angir lagringsperioder (godkjent etter ordre fra Kulturdepartementet i Den russiske føderasjon nr. 558 datert 25.08.2010 ).
• En liste over standard arkivdokumenter generert i vitenskapelige, tekniske og produksjonsaktiviteter til organisasjoner, som angir lagringstid (godkjent etter ordre fra Kulturdepartementet og massekommunikasjon i Den russiske føderasjon 31. juli 2007 nr. 1182).
• Nomenklaturen for foreningens saker.
• Forskrift om ekspertkommisjonen i selskapet (godkjent av daglig leder 30. oktober 2014).
• Instruksjoner om selskapets journalføring (godkjent ved pålegg av 17.01.2014 nr. 12).

1. Sammensetning av dokumenter som skal overføres til arkivet
   1. Selskapets arkiv er fullført med filer med midlertidig, permanent lagring, samt personalsaker.
   2. Midlertidige lagringsfiler med lagringsperioder på 5 år eller mer overføres til foreningens arkiver. Saker med lagringsperioder på opptil 5 år lagres i selskapets strukturelle avdelinger og, etter lagringstidens utløp, ødelegges i henhold til den etablerte prosedyren (se avsnitt 4 i denne instruksjonen).

1. Undersøkelse av verdien av dokumenter
   1. Undersøkelse av dokumenters verdi (heretter kalt EC) er studiet av dokumenter basert på kriteriene for deres verdi for å bestemme lagringstiden til dokumenter og deres valg for permanent lagring.
   2. EC arrangeres i selskapet årlig.
   3. EF utføres på grunnlag av nomenklaturen for foreningens saker.
   4. Ved gjennomføring av et EF utføres følgende:
      1. utvalg av dokumenter for overføring til arkivene til foreningen;
      2. valg og adskillelse fra filer av dokumenter som ikke er gjenstand for arkivlagring (utkast, kopier, dokumenter som ikke kan overføres til arkivet i samsvar med avsnitt 2 i denne instruksjonen);
      3. tildeling for ødeleggelse av filer og dokumenter, hvis lagringsperiode er utløpt.
   5. Basert på resultatene fra EF, er følgende samlet:
      1. for dokumenter som det ble besluttet å overføre til arkivet - leveringslister over saker (vedlegg 1);
      2. for dokumenter hvis lagringstid er utløpt og som er anerkjent for å ha ingen vitenskapelig og historisk verdi og har mistet sin praktiske betydning - handlinger om tildeling av filer og dokumenter for destruksjon, hvis lagringstid er utløpt (vedlegg 2);
      3. for tapte dokumenter - handlinger mot manglende oppdagelse av dokumenter, søkeveiene som er oppbrukt (vedlegg 3).

1. Ødeleggelse av dokumenter
   1. Ødeleggelse av dokumenter er prosessen med å ødelegge dokumenter uten mulighet for gjenoppretting.
   2. Lov om tildeling for ødeleggelse av filer og dokumenter, hvis lagringstid er utløpt (vedlegg 2), er godkjent av selskapets generaldirektør.
   3. Ødeleggelse av dokumenter bør utføres på en slik måte at konfidensialiteten til all informasjon i dem opprettholdes.
   4. Elektroniske dokumenter kan ødelegges enten ved å fysisk ødelegge media eller ved å formatere eller omskrive mediene. Om nødvendig er spesialister fra Institutt for informasjonsteknologi i selskapet involvert i prosedyren for ødeleggelse av elektroniske dokumenter.

1. Anskaffelse og gjennomføring av saker og dokumenter for overføring til arkivet
   1. Anskaffelsen av arkivfiler inkluderer følgende operasjoner:
      1. sortering av dokumenter med sikte på å skille ut fra sakene dokumenter, hvis lagringstid er utløpt, duplikater, kopier osv.;
      2. sjekke korrektheten av systematisering av dokumenter i saker;
      3. sjekke fullstendigheten av saker;
      4. sjekke riktigheten av utførelsen av dokumentene i saken (tilstedeværelsen av alle nødvendige detaljer, underskrifter, visum).
   2. Hvis saken inneholder korrespondanse, blir dokumentene gruppert etter kronologi eller på forespørsel-svar. Hvis saken inneholder korrespondanse om flere store spørsmål, grupperes dokumentene for hver av dem separat, og gruppene skilles fra hverandre med separatorer.
   3. Vedlegg arkiveres rett etter hoveddokumentene. Vedlegg-elementer (CD-er, flash-kort, etc.), eller vedlegg som kan bli skadet (fotografier, diagrammer), legges i en konvolutt som er festet etter hoveddokumentet.
   4. Dokumentene i saken er ordnet slik at dokumentene for januar er i begynnelsen av saken (bind), og dokumentene for desember er på slutten.
   5. Filen bør ikke inneholde mer enn 250 ark. Hvis saken er større, er den delt inn i volumer.
   6. Hvis volumet på saken er lite, er det tillatt å fullføre det sammen med andre saker, forutsatt at alle tilfeller i settet har samme lagringstid. Når du syr slike tilfeller, settes det inn skilletegn mellom dem, som angir indeksen og tittelen på hver av sakene.
   7. Elektroniske dokumenter lagres på eksterne lagringsmedier.
   8. Navnet på filen i det elektroniske dokumentet må fullt ut stemme overens med tittelen på saken i henhold til nomenklaturen.
   9. Filer av elektroniske dokumenter med samme lagringstid legges på én informasjonsbærer.
   10. Informasjonsbæreren med elektroniske dokumentfiler er bundet i en konvolutt. Konvolutten inneholder indeksen og tittelen på hver sak.

1. Registrering av saken for overføring til arkivlagring
   1. Avhengig av lagringsperioden utføres full eller delvis registrering av saker. Saker med lagringsperioder på 10 år eller mer er underlagt fullstendig registrering.
   2. Full registrering av saker inkluderer:
      1. Sak eller binding av saken.

Dokumentene som utgjør saken, arkiveres med 4 punkteringer i et hardt omslag laget av papp eller sammenflettet, med tanke på muligheten for fri lesing av teksten til alle dokumenter, datoer, visum og resolusjoner om dem. Ved utarbeidelse av saker for arkivering (binding), fjernes metallfester (pins, binders) fra dokumenter.

1. Nummerering av ark i saken.

Nummereringen av arkene i saken er laget i øvre høyre hjørne av hvert ark med en enkel blyant med arabiske tall. Dokumenter vedlagt saken med egen nummerering av ark (inkludert trykte utgaver) er nummerert i generell rekkefølge. Hvis saken består av flere bind, er hver av dem nummerert separat. Hvis det er en konvolutt med et usømt vedlegg (diagram, fotografi), er bare konvolutten nummerert, uavhengig av antall ark i vedlegget. Saker som inneholder dokumenter av samme type med egen bruttonummering (for eksempel bestillinger) er ikke nummerert. Den interne beholdningen har en egen nummerering. Sertifiseringsarket og skillelinjer inne i saken er ikke nummerert.

1. Om nødvendig lage en intern oversikt over saksdokumenter (vedlegg 4).

Den interne beholdningen er samlet for å redegjøre for dokumenter om permanent og midlertidig (over 10 år) lagring, hvis regnskap er forårsaket av detaljene i denne dokumentasjonen, samt for regnskapsføring av saker som er dannet fra dokumenter hvis titler ikke avslører deres spesifikke innhold.

1. Utarbeide en attestasjonsinnskrift (attestasjonsark) for saken (vedlegg 5).

På slutten av saken er det vedlagt et ark med bekreftelsesinnskrift. Attestasjonsarket angir antall saksark og intern inventar (hvis noen), tilstanden til dokumentasjonen i saken forhandles frem. Påtegningen er datert og signert av lederen for strukturelle enheten som sender saken.

1. Registrering av detaljer om forsiden av saken (navn på strukturenhet, indeks og tittel på saken, frister for dokumenter i saken, antall ark).

Tittelen på arkivfilen må strengt svare til nomenklaturen for filer og gjenspeile innholdet i dokumentasjonen i filen. For saker som er satt sammen etter et tematisk prinsipp, er det lurt å lage en detaljert overskrift (med en liste over problemstillinger som saksdokumentasjonen er viet til). Restriksjoner på tilgang til saksinformasjon gjenspeiles også i tittelen. Tittelen er tegnet på brevhodet og limt på forsiden av filen.

Overskrift detaljer:

• Selskapsnavn;
• navnet på den strukturelle enheten (ledelse, avdeling);
• sakindeks etter nomenklatur;
• sak (volum) nummer, om nødvendig;
• sakens tittel
• merknad til sakens dokumenter (for permanente lagringsfiler som inneholder spesielt verdifulle dokumenter);
• frister for saken (volum);
• antall ark med arkivfiler (volumer);
• oppbevaringstiden for esken (volum).
  1. Saker om midlertidig (opptil 10 år inkludert) lagring er underlagt delvis registrering: det er tillatt å ikke systematisere dokumentene i saken, ikke å nummerere sakens ark, ikke å lage sertifiseringsinnskrifter.

1. Prosedyren for overføring av saker til arkivet
   1. Overføring av saker til arkivlagring utføres i henhold til leveringslisten (vedlegg 1).
   2. Når du fyller ut beholdningen, overføres følgende data fra forsiden av hver sak til den:

7.2.1. sakens tittel uten forkortelser;

7.2.3. frister for saken;

7.2.4. antall ark i saken.

1. Hvis saken består av flere bind, blir hvert volum ført inn i beholdningen under sitt eget serienummer.
2. Overleveringslisten for sakene som utarbeides av konstruksjonsenheten for arkivering i arkivet, er utarbeidet i to eksemplarer og godkjent av lederen for konstruksjonsenheten. Begge kopiene av inventaret, sammen med sakene som er forberedt på levering for arkivlagring, overføres til arkivet.
3. Når han godtar saker, sammenligner den ansatte i selskapets arkiv de overførte sakene med leveringslisten og registrerer aksept, hvoretter en kopi av leveringslisten overføres til den strukturelle enheten.

Vedlegg 1 Selskap med begrenset ansvar Altair (Altair LLC) __________________________________________________________________________ (underavdelingsnavn) LEVERINGSBLAD saker i ________________ år "___" ___________ 201__ nr. ____ P / p nr. Saksindeks etter nomenklatur Sakstittel etter nomenklatur Frister Holdbarhet Antall ark Merk Saker i mengden ______________________________________ enheter. xp. deponert: (i tall og ord) "___" ______________ 20___ Saker i mengden __________________________________________ enheter. xp. for lagring (i tall og ord) "___" ______________ 20___ AVTALT EF -referat datert "____" _________ 20 _____. № _____________ "___" ______________ 20___

Vedlegg 2 til Instruksjoner for utarbeidelse og overføring av dokumenter til arkivet (godkjent av daglig leder for Altair LLC 26.12.2014) GODKJENT Generaldirektør i Altair LLC NS. Rybakov "___" ______________ 20__ om tildeling av dokumenter for ødeleggelse, ikke gjenstand for ytterligere lagring "___" ___________ 201__ nr. ____ Basert på nomenklaturen for saker om Altair LLC, ble følgende dokumenter valgt for destruksjon uten å ha noen vitenskapelig og historisk verdi og mistet sin praktiske betydning ________________________________________ Altair LLC: (navn på konstruksjonsenheten) P / p nr. Sakens tittel Ekstrem datoer Beholdningstall Sakens indeks i henhold til nomenklaturen eller sakens nummer i henhold til inventariet Antall enheter xp. Holdbarhet og artikkelnummer i henhold til listen Merk Totalt: _____________________________________ enheter xp. i _____________________ år (i tall og ord) "___" ______________ 20___ AVTALT Organisasjonens EF -protokoll datert "___" ______________ 20___ № ____________ Dokumenter i mengde: _____________________________________________________ (i tall og ord) ødelagt av _________________________________________, som det ble utarbeidet en handling fra "___" ______________ 20___, nr. ____________ (vedlagt). "___" ______________ 20___

Vedlegg 4 til Instruksjoner for utarbeidelse og overføring av dokumenter til arkivet (godkjent av daglig leder for Altair LLC 26.12.2014) INTERN BESKRIVELSE saksdokumenter _______________________________________________________________ (sakens navn) ____________________________________________________________________________ (underavdelingsnavn) på et år P / p nr. Dokumentindeks Dokumentdato Dokument tittel Bladnummer enhet xp. Merk Totalt: ___________________________________________________________ dokumenter (i tall og ord) Antall ark med intern inventar ____________________________ dokumenter "___" ______________ 20___ "___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

Den gitte instruksjonen er universell og kan transformeres av enhver organisasjon for egne behov.

Instruksbestemmelser som avviker fra normene foreskrevet i grunnreglene

Klausul 2.2. instruksjonene inneholder informasjon om at saker med lagringsperioder på fem år eller mer er inkludert i arkivet. I henhold til grunnreglene bør dokumenter med lagringsperioder på 10 år eller mer sendes til arkivet, og filer med kortere lagringsperioder bør stå i strukturelle avdelinger. Imidlertid strever avdelinger i kommersielle organisasjoner for tiden med å arkivere så mange dokumenter som mulig, mens de sjelden tar hensyn til lagringstiden.

Hvis størrelsen på arkivrommet tillater deg å godta alle dokumenter som strukturelle inndelinger i selskapet ønsker å overlevere, og det er nok folk i arkivet som kan behandle mottatte dokumenter og organisere undersøkelse og destruksjon i tide , da er det ingen problemer. Så i vårt eksempel er det fastslått at organisasjonens arkiv godtar saker med oppbevaringsperioder på 5 år eller mer.

Varene 4.4., 5.7. - 5.10. instruksjonene inneholder informasjon om lagring og ødeleggelse av elektroniske dokumenter... De siste årene har det dukket opp flere og flere spørsmål om hvordan man lagrer elektroniske dokumenter og kopier av dokumenter i elektronisk form.

Vær oppmerksom på at et elektronisk dokument og en elektronisk kopi av et dokument ikke er det samme. Elektronisk dokument - "dokumentert informasjon presentert i elektronisk form, det vil si i en form som er egnet for menneskelig oppfatning ved bruk av elektroniske datamaskiner, samt for overføring over informasjon og telekommunikasjonsnettverk eller behandling i informasjonssystemer." Det enkleste eksemplet på et elektronisk dokument er en loggfil som oppbevares i Excel eller Access. Etter ferdigstillelse skrives den ikke ut, men lagres elektronisk.

Kunst. 2, føderal lov av 27. juli 2006 nr. 149-FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse"

Til tross for at grunnreglene foreskriver å plassere originale kopier av dokumenter i filer, har det nylig vært en tendens til å lagre sine elektroniske kopier i tillegg. Med andre ord, fullførte kontordokumenter skannes for overføring til arkivet. Filene som oppnås som et resultat av skanning tildeles individuelle lagringsperioder, som vesentlig overstiger lagringsperioden for papiroriginalene. Vanligvis lagres skannede kopier permanent. Hvis vi snakker om fordelene ved å lagre elektroniske kopier av dokumenter, er de åpenbare: eksterne elektroniske medier tar et minimum av plass og kan samtidig inneholde terabyte med informasjon.

Organisasjonen har rett til selv å bestemme hvilke dokumenter som skal kopieres elektronisk før de overføres til arkivet. Selvfølgelig må dokumenter skannes før de stiftes i bind. Dokumenter kan skannes av både spesialistene på avdelingen selv og de ansatte ved barnehagen.

Bærere av elektronisk informasjon lagres i konvolutter, signert analogt med papirvolumer. Det er lurt å plassere dokumenter med samme lagringstid på ett elektronisk medium.

Den oppmerksomme leseren, som er godt kjent med føderale forskrifter for kontorarbeid og arkivering, vil legge merke til noen avvik fra tradisjonene for arkivlagring og dokumentformene som er fastsatt i grunnreglene. Det er flere årsaker til dette.

For det første er de fleste ikke-statlige organisasjoner ikke kilder til anskaffelse av statsarkiver, og når det gjelder lagring av dokumenter, blir de "stuet i sin egen juice" og kommer i kontakt med statlige arkiver, for eksempel bare når dokumenter om personell overføres under avviklingen av en organisasjon. Derfor kan slike detaljer som følgende detaljer utelukkes fra dokumentskjemaene: et merke på godkjenning av sakslister for personellet i EIC i loven om tildeling for destruksjon av dokumenter som ikke er gjenstand for lagring (vedlegg 2 i instruksjonene).

For det andre har de samme ikke-statlige selskapene ofte ikke råd til å beholde filer i underavdelinger i 10 år eller mer. Noen avdelinger i selskapet arkiverer innkommende dokumenter umiddelbart etter at de er fjernet fra kontrollen, rett og slett fordi det ikke er noe sted på kontoret eller i resepsjonen å lagre dem. Alle disse dokumentene som kommer inn i arkivet må godtas og organiseres, og her er avvik fra de grunnleggende reglene uunngåelige.

Til slutt i artikkelen vil jeg si at grunnreglene forblir det grunnleggende dokumentet for dannelsen av bedriftstradisjoner når det gjelder lagring av informasjon. Og hvis du avviker fra dem, må du gjøre det klokt. Du kan overføre til arkivet for organisasjonen av saken, fordi det ikke er noe sted å lagre dem, men du bør ikke endre lagringstiden for dokumenter og innføre slike globale justeringer.

E.N. Kozhanova, spesialist i førskoleutdanningsinstitusjoner og administrasjon av personelljournaler

Alle tilfeller av permanent, midlertidig (over 10 år) lagring og personell overføres til organisasjonens arkiv. Overføringen av saker utføres kun i henhold til varelageret og i henhold til tidsplanen som ble utarbeidet av arkivets leder, avtalt med lederne for strukturelle divisjoner og godkjent av organisasjonssjefen. Sammen med sakene overføres registrerings- og kontrollfiler for kontorets kontortjeneste til arkivet. Tittelen på hver fil må inkluderes i beholdningen.

Saker om midlertidig (opptil 10 år) lagring i organisasjonens arkiv overføres som regel ikke.

Når han godtar saker, sjekker en ansatt i arkivet hver sak nøye opp mot beholdningen, sjekker riktigheten av dannelsen og registreringen av saken. Arkivets leder signerer opptak av saker på alle kopier av de årlige delene av inventaret, angir datoen for opptak og antall mottatte saker. En kopi av de årlige delene av varebeholdningene returneres til avsenderen, resten forblir i arkivet.

Når du sender saker for statlig lagring, sender organisasjonen til statsarkivet:

Holdning adressert til ledelsen av statsarkivet, som angir navnet på organisasjonen, det totale antallet saker og fristen for dokumenter;

Beholdninger i tre eksemplarer, godkjent av EPK i arkivavdelingen;

Historisk referanse til organisasjonen, hvis sakene blir sendt for statlig varetekt for første gang;

Sertifikat for ufullstendig bevaring av dokumenter (hvis noen filer går tapt).

Sakene blir deretter kryptert. Krypteringen inkluderer en indikasjon på fondets nummer, lagernummer og saksnummer på forsiden av saken.

Bekreftet med beholdningen og krypterte saker er knyttet til arkivbunter. Leveringen av saker formaliseres ved en handling. Giverorganisasjonen og statsarkivet signerer alle kopier av varelageret og sertifikatet for levering av dokumenter.

To kopier av inventaret og en kopi av loven gjenstår i statsarkivene, den tredje kopien av inventaret og den andre kopien av loven returneres til organisasjonen og oppbevares permanent i den geistlige tjenesten.

Arkivering av dokumenter i elektronisk form

Det særegne ved elektronisk lagring består i å sende dokumenter til det elektroniske arkivet umiddelbart etter at arbeidet er fullført med dem i kontorarbeid. Dette lar deg sikre sikkerheten til dokumenter, sentralisert lagring, hurtig søk og distribuert tilgang til dokumenter både ved bruk av et lokalt nettverk og (om nødvendig) ved hjelp av ekstern tilgang (via telefon og via Internett).

En database med dokumenter dannes under registreringen.

Lagringsperioden for dokumenter er ikke avhengig av eksistensformen - papir eller elektronisk - og bestemmes, som allerede nevnt ovenfor, av spesielle oppslagsbøker - lister over dokumenter som angir lagringsperioder (standard og avdeling). I tillegg har hver organisasjon en saksliste. Den er også lagt inn i datamaskinen og er en uavhengig tabell i organisasjonens dokumentdatabase.

Oppbevaringsperioder fastsatt i nomenklaturen for saker tillater, når du velger et saksnummer i registreringskortet til et dokument, der dokumentet er plassert, automatisk å bestemme lagringsperioden og starte overføring eller kopiering av dokumentet til den aktuelle delen av arkivet.

På slutten av kontoråret er hele databasen over institusjonens dokumenter sortert etter saker, som ble dannet i løpet av året under registrering av dokumenter. Data om organisasjonens dokumenter for det siste året brukes til å lage en oversikt over alle dokumenter gruppert etter saker. I saken er dokumentene ordnet i mottaksrekkefølgen (hovedsakelig i kronologisk rekkefølge). For saker om permanent og langtidslagring skrives en slik liste med saksdokumenter ut som en intern beholdning og arkiveres i begynnelsen av saken.

Arkivregler sørger for samlingen inventar permanent og langtidslagring. Tilstedeværelsen av et automatisert regnskapssystem lar deg kompilere dokumentarbeholdninger, tidligere umulig med tradisjonell papirteknologi på grunn av deres arbeidsintensitet. Slike beholdninger letter og fremskynder søket etter nødvendige dokumenter i arkivet i stor grad, og sikrer regnskapsføring og bevaring.

Ved overføring av dokumenter til statlig lagring på forespørsel fra arkivmyndigheter, på grunnlag av underdokumentære varelager, kan det enkelt dannes generaliserte varelager for tilfeller av permanent og langtidslagring.