Assistantlederen er en posisjon som er tilstede i rammen av personellet til nesten alle russiske store eller mellomstore bedrifter. Ofte vurderes eksperter som opptar en passende posisjon som sekretærer med et svært begrenset spekter av funksjoner og ansvar. Men dette er en helt feil tilnærming til å forstå spesifikasjonene i stillingen som er under vurdering. Hovedassistenten kan være utstyrt med det bredeste spekteret av krefter. Krav til kvalifikasjoner og kompetanse kan være svært høye. Hva er spesifisiteten til innlegget, som vi snakker om? Hva er de typiske rettighetene og forpliktelsene til assisterende leder i det russiske selskapet?

Specificity Post.

Hva er dette innlegget - "Assistant Head"? Ansvar for en slik ansatt - hva er de? I de fleste tilfeller er under Post "Assistant Head" forstått av sekretæren. I de sjeldne varianter er denne setningen betegnet av stillingen til nestleder - men dette er typisk, som regel for små bedrifter. I mer eller mindre store bedrifter er ansvaret for den personlige assistentlederen hovedsakelig redusert til sekretærfunksjoner. Akkurat hva? Først av alt er disse kontorarbeid, arbeid med korrespondanse, løse problemer knyttet til organisasjonen av ulike møter og andre hendelser der selskapets leder er direkte involvert. Sekretærens ansvar (Assistant) i hodet omfatter også nesten alltid å motta telefonsamtaler på kontoret.

I noen tilfeller er riktig posisjon differensiert av flere varianter. Så, sekretærene som utfører hovedsakelig teknisk arbeid - mottar telefonsamtaler, korrespondansebehandling, etc., referert til som referanser. I sin tur kalles disse ekspertene som er ansvarlige for å organisere hendelser og kontorarbeid, kontoransvarlige. Det er et synspunkt at for en slik stilling, som assisterende leder, plikter og krefter antas bredere i sammenligning med typiske sekretærer. Spesielt kan de uttrykkes i behovet for personlig tilstedeværelse på hendelser der hovedforhandlere, forretningsforhandlinger deltar. Assistenten i dette tilfellet kan være ansvarlig for presentasjonen, som forberedte hodet, eller for bildekomponenten i deltakelse i tilfelle sin sjef. Det kan bemerkes at i ansettelsesrekorder er posisjonen til lederens assistent angitt oftest som "sekretær".

Krav til assisterende leder

Vurder et slikt aspekt som typiske krav til kandidater til Post "Assistant Manager". Ansvar som skal oppfylle en ansatt i en passende posisjon krever visse ferdigheter og kvalifikasjoner. Deres liste er i stor grad bestemt av de offisielle spesifikasjonene til sekretæren. Så hvis aktivitetsassistentens aktiviteter hovedsakelig vil svare til referansens posisjon, vil kravene i dette tilfellet ikke være så tøft: videregående opplæring, minimumsarbeid, grunnleggende ferdigheter til å jobbe med PC og kontorutstyr. I sin tur, hvis kompetansen til assisterende ledere vil inkludere noen ledelsesmessige funksjoner, vil listen over krav i dette tilfellet være mer, og offisielle plikter for å påta seg et høyere nivå av kandidatens kvalifikasjoner til stillingen som sekretær.

Et typisk ferdighetssett, som i de fleste tilfeller skal ha hovedassistenten, slik: kunnskap om vanlige fremmedspråk, besittelse av populære dataprogrammer for å jobbe med dokumenter, bilder, presentasjoner. Et viktig aspekt av kravene til kvalifikasjonene til assisterende ledere er personlige egenskaper. Dette betraktes vanligvis som høflighet, oppmerksomhet, goodwill, ansvar, villighet til å løse nye oppgaver. Det foretrukne aldersintervallet til kandidaten til posten i assisterende leder i mange organisasjoner er 18-35 år. Men selvfølgelig er det bedrifter som er spesielt verdsatt av ansattes erfaring, og derfor villig ta folk mye eldre.

Mange firmaer, i samme tid, foretrekker å få arbeid, som involverer utførelsen av funksjoner som er karakteristiske for en assisterende leder, spesialister uten større erfaring. Dette kan skyldes spesifikasjonene i bedriftssegmentet der selskapet jobber. I noen tilfeller er det bedre å trene en ansatt til å jobbe i et firma, som konvensjonelt oppdaget den første produksjonen av mikroprosessorer for smarttelefoner og tabletter, fra grunnen, med nedsenking i alle nødvendige nyanser av et slikt høyteknologisk forretningssegment , enn å forsøke å forklare en erfaren person som gamle løsninger oppgaver i noen tilfeller ikke fungerer.

Hovedansvar

Tenk på mer detaljert som karakteriserer en slik stilling som assisterende leder, plikter. Over, bemerket vi at de i stor grad er redusert til sekretariske funksjoner. Men det er ikke alltid tilfelle. Det skjer ofte at assisterende leder av selskapet, spesielt når det gjelder en stor organisasjon, er involvert i vedtaket av sentrale ledelsesbeslutninger. Han kan følge forhandlinger der sjefen deltar - og ikke bare i det tekniske aspektet, men også å koble til de relevante dialogene, uttrykke meninger, råd.

I noen tilfeller kan hodet delegere til sin assistent noen av sine funksjoner - for eksempel når det gjelder å informere selskapets team om eventuelle vesentlige ledelsesbeslutninger. Selvfølgelig utfører en ansatt i sin stilling ofte arbeidet forbundet med å sikre komforten til hans sjefs aktiviteter - når det gjelder sporing at på sitt kontor var det et optimalt mikroklima, alltid intensivt, relativt sett, frisk te for å sikre den viktigste teknikk til hodet, fungerte jevnt.

Driftsmodus

Så, vi vet nå hva som karakteriserer en slik posisjon som assisterende leder, plikter. Den neste oppgaven vår er å utforske spesifikasjonene til arbeidstakerens arbeidsmodus i den tilsvarende posisjonen. Selvfølgelig oppfyller assistenten generelt sine plikter på tidsplanen etablert av TC, det vil si innenfor rammen av den 8-timers arbeidsdagen, 5 dager i uken. Men i praksis er det mulig å få betydelige avvik fra tilsvarende modus. Slike scenarier kan være karakteristiske for en slik stilling som assisterende leder med ytterligere ansvar.

Faktum er at en spesialist som arbeider i denne stillingen, kan ikke bare være involvert i selskapets saker, men også å løse problemer som ikke er relatert direkte til interne bedriftsaktiviteter. Så, en assistent med passende myndighet kan sendes på forretningsreiser til seminarer, konferanser. En ansatt kan også utføre noen formidlingsoppgaver mellom hans hode og ledere som arbeider i andre organisasjoner - for eksempel når det gjelder dokumenthåndtering eller implementering av fellesprosjekter. Tidsplanen for arbeid Når man løser slike problemer, kan selvfølgelig være langt fra det som er gitt av TC. Faktisk blir det unormalt, ofte mer langstrakte i sammenligning med standard 8 timer.

Vurder hvordan jobbassistentlederen kan se ut. Strukturen i det aktuelle dokumentet begynner som regel med generelle bestemmelser. De kan være indikert at assisterende leder tilhører kategorien spesialister. Således, på nivået av den lokale lovkilden, kan selskapet også registrere det faktum at personen i stillingen som er under vurdering ikke er leder (ikke en nestleder). Med en høy sannsynlighet - sekretær eller for eksempel en personlig assisterende leder med ekstra oppgaver.

Offisiell assistent: Generelt

I de "generelle bestemmelsene" av Officer-instruksjonene kan også presentere formuleringer, noe som reflekterer kvalifikasjonskrav til en spesialist. For eksempel, at hovedassistenten må ha en yrkesopplæring og en viss arbeidserfaring. Noen ganger i samme del av den offisielle instruksjonen er forretningsomfanget registrert, hvor en person er ønskelig å ha erfaring med å drive aktiviteter.

I "Generelle bestemmelser" registreres hovedkompetanser til den ansatte. De kan uttrykkes i kunnskap om styringsstrukturen i bedriftens, den interne og utenrikspolitikken til arbeidsgiverfirmaet, prinsippene for kommunikasjonsprinsippene med myndighetene og andre organisasjoner, standarder som karakteriserer verkstedet, forretningsregler, som samt normer for den interne arbeidsforskriften i selskapet.

Offisiell plikterassistent

Neste nøkkelavdeling av instruksjonene er "jobbansvar". Hva er dens spesifisitet? Denne delen registrerer hovedsakelig det funksjonelle ansvaret til assisterende leder. Slike kan være: planleggingen av hodet til hodet (i aspektet av møter, samtaler, intervjuer), organisering av teknisk støtte til hodet (når det gjelder transport av transport, organisering av forretningsmøter), deltakelse på forretningsreiser , forretningsforhandlinger, vedlikehold av protokoller og andre dokumenter, som sikrer samspillet mellom ledere bedrifter med andre selskapsstrukturer, kommunikasjon med offentlige byråer.

Assistentrettigheter

Arbeidsinstruksjonen inkluderer alltid rettighetene som hovedassistenten har. Ansvaret som er fastsatt av den spesifikke posisjonen, kompletteres alltid med relevante preferanser. Så, hvilke rettigheter har en ansatt i den aktuelle stillingen? Interessant, de korrelerer fullt ut forpliktelsene til assistenten til bedriftens leder. For eksempel oppstår retten til å signere og syn på visse dokumenter på grunn av behovet for periodisk arbeid med slike kilder. Et eksempel på en annen ansattes rett i den aktuelle stillingen er å be om direkte veiledning, samt fra andre spesialister fra selskapet som er nødvendig for inkludering i dokumenter. Forfatterlederen har også rett til å kreve retten til å sikre styrets leder. Offisielle oppgaver av en person i relevant stilling kan være knyttet til periodisk sending og mottak av dokumenter - og disse prosedyrene skal utføres ved bruk av ulike tekniske midler. Sekretæren har rett til å forvente fullt tilgang til slike.

Ansvarsassistent

Så, vi studerte det som er en del av ansvaret for hodet på hodet, så vel som hva som kan være spekteret av hans rettigheter. Men i de fleste jobbbeskrivelser for spesialister fra profilen som er under vurdering, er det en annen seksjon - "ansvar". Hvilke formuleringer kan være tilstede i det? Assistentlederen er oftest ansvarlig for: den feilaktige oppfyllelsen av oppgavene som er fastsatt av instruksjonen, som diskuteres, men innenfor rammene som er fastsatt i arbeidskoden til den russiske føderasjonen; lovbrudd som de er forpliktet i løpet av aktiviteten - igjen, innen russisk lovgivning; For å forårsake selskapets skade - innenfor grensene registrert i arbeidskraften, sivile kodeker av den russiske føderasjonen og andre lovkilder.

Sammendrag

Så, vi studerte spesifikasjonene i en slik stilling som assisterende leder, ansvar og krav som karakteriserer denne stillingen i strukturen i selskapets rammeverk. En spesialist som utfører det aktuelle arbeidet, er oftest sekretærfunksjonene, men kan ha betydelig bredere krefter. I sjeldne tilfeller tilsvarer konseptet "Assistant Manager" posten av nestleder, men det er karakteristisk for de viktigste bedriftene.

I den "klassiske" tolkningen av uttrykket "assistentleder" kan arbeidet til en person i riktig posisjon være nær referentistiske funksjonene, opptakeren eller for eksempel en kontorleder. I arbeidsboken vil assisterende leder, mest sannsynlig være inngangssekretæren "eller" Referrant ", selv om det er mye, avhenger absolutt av bedriftens standarder som er vedtatt i en bestemt organisasjon.

Behovet for å invitere spesialister i den aktuelle profilen, karakteriserer aktivitetene til lederne av de fleste russiske bedrifter. Det effektive arbeidet til topplederen avhenger av hvor kvalitativt det vil løse sine oppgaver til hans assistent - det synes de som hakkes fra det praktiske ledelsen av bedriften, men faktisk bare viktig for organisasjonen. Sekretærens arbeid er det viktigste i strukturen av kommunikasjonen av teamet, som ledes av selskapets leder.

Merk at i mange firmaer utnevnelse av flere assistenter i regissøren praktiseres. I dette tilfellet kan statusen og kreftene til hver variere. En spesialist kan være ansvarlig for sekretærfunksjonene, den andre er kontorlederen, den tredje er å følge hodet på hendelser. Samtidig kan personellforvaltere øve utveksling av ansatte innenfor rammen av passende aktivitetsområder.

Utvalget av ansvaret for hovedassistenten avhenger av omfanget av selskapet, stilen for ledelse og bedriftsstandarder. Således, i små firmaer, er en assisterende leder, i tillegg til hans offisielle plikter, ofte engasjert i administrativ og økonomisk støtte fra kontorets levetid, som koordinerer arbeidet med bud / drivere / ledere, utformingen av primære regnskapsdokumenter, utfører personellfunksjonene. Mens B.

store bedrifter ledere hjelper ofte ikke en, men to personer: en kontorist ansvarlig for den tekniske gjennomføringen av rutinemessig arbeid med papir, samtaler og andre daglige saker som krever konstant opphold på kontoret, og koordinatoren, en personlig assistent som organiserer arbeidsdagen Av hodet, planlegger å møte og møter følger med det i arbeidsturer.

I Mega-Corporations, hvor i hver avdeling eller enhet er det en sekretær-registrert operatør, på assistenten til leder av organisasjonen

noen ganger er funksjonene til leder av sekretariatet eller leder av kontoret også tildelt.

Gratis besittelse av et fremmed språk (eller til og med flere språk) - en høyere ferdighet, slik at søkeren kan motta posisjonen til assistentleder i et solidt firma. Ferdigheter er i hovedsak en moderne høyt profesjonell assistent manager er administrerende administrator, til

de viktigste kompetansene som inkluderer følgende:

A) proaktiv evne til å jobbe. Arbeider: Forvent behovene til sjefen, les mellom linjene, for å forstå alt uten spørsmål, evnen til å forutse utviklingen av hendelser, og derfor kunne forhindre mange problemer;

B.) Universitet - Evnen til å utføre et bredt spekter av ansvar, evnen til å tilpasse seg raske forhold

C) Effektiv kommunikasjons- og informasjonslogistikk-ferdighetskontrollinformasjon strømmer;

D) evnen til å håndtere eventuelle konfidensielle opplysninger riktig;

E) Systemanalyseferdigheter, evne til å tilby flere

mulige løsninger - optimal, reserve og "krise" - i tilfelle utviklingen av hendelser på et uønsket scenario;

E) Gratis besittelse av datautstyr (administrasjon

administratoren skal kunne opprette databaser, arbeide med redaksjonelle programmer, organisere virtuelle presentasjoner, konferanser og lignende);

G) auto-tid-stressmenn og selvrefleksjon; Overvåke

H) Ferdigheter til å kontrollere og koordinere (møter, prosjekter, alle de ledere lederen).

Blant de mest verdifulle egenskapene som sikrer suksess i yrket, er det nødvendig å nevne leseferdighet, sosialitet, diplomati,

ansvar, operativ og nøyaktighet, evnen til å raskt

behandler en stor informasjonsflyt, evnen til å ordne saker i prioritet, korporativhet, stressmotstand, godt minne og reaksjon. I tillegg, i dag, når mange russiske firmaer angir det internasjonale nivået, har gratis besittelse av fremmedspråk (eller til og med flere språk) blitt den viktigste ferdigheten som gjør at søkeren kan motta stillingen som assisterende leder i faste firmaer

Yuri Vodilov, general direktør for Sibrybprom, mener at funksjonaliteten til Head Assistant er som følger:

Organisering av telefonsamtaler;

Godkjennelse av meldinger, brev adressert til hodet, og om nødvendig, ta dem til hodet;

Forberedelse av møter, møter, inkludert møter i aksjonærer, styret, forhandlinger (en personlig assistent gjør et utvalg av materialer, underretter deltakerne om stedet og tidspunktet for arrangementet, og overvåker også overholdelse av forskrifter, lederprotokoller, utstedelse av resultater, stenografi);

Mottak av innkommende bedriftskorrespondanse, registrering og overføring til hodet, og deretter bringe generaldirektørene til spesifikke utøvere eller uavhengig responsforberedelse;

Overvåking av timingen av utførelsen av instruksjonene i hodet av ansatte i selskapets strukturelle divisjoner;

Mottak og rettidig innlevering av dokumenter for signatur;

Møte og motta besøkende til hodet;

Trafikk trening (Visa support, billett booking, hotellreservasjon);

Opprette forhold som bidrar til det mest effektive arbeidet til hodet (overvåker organisasjonen av arbeidsplassen, tilgjengeligheten av skrivesaker, det nødvendige kontorutstyr, renslighet på hovedkontoret)

Fra synspunktet til M.E. Tarasova leder av den organisatoriske og administrative tjenesten CJSC "NK Rusneftekhim" blant pliktene til hovedansvaret til assisterende leder kan tildeles som følger:

Administrativ støtte til hodet;

Planlegging av arbeidsdagen i hodet, koordinering og organisatorisk levering av møter og mottak av besøkende;

Informasjon og analytisk støtte av hodet: Søk og behandle den nødvendige informasjonen; Forberedelse av informasjon, analytiske og presentasjonsmaterialer, rapporter og taler, analytiske vurderinger, rapporter, etc.;

Vedlikehold av en kondere korrespondanse av hodet;

Forberedelse av møter, råd, møter holdt av hodet, formalisering av resultatene av forretningsmøter / forhandlinger;

Deltakelse i forhandlinger, forretningsmøter, mottakelser; støtte av hodet på møter, på turer, etc.;

Organisering og levering av forretningsreiser og møter (logistikk av optimale ruter, bestilling av billetter, hoteller, pendelbuss, visumstøtte; Registrering av deltakelse i konferanser og seminarer; fritidsorganisasjon);

Implementering av sammenhenger med representanter for selskaper, bedrifter, organisasjoner, regjerings- og ledelsesorganer for å løse problemer som ikke krever direkte deltakelse av hodet; Innhenting i statlige myndigheter og styring av dokumenter og informasjon på vegne av hodet;

Muntlige og skriftlige oversettelser, språklig støtte av forretningsforhandlinger og møter;

Organisering av presentasjoner og protokollarrangementer, representative aktiviteter;

Forberedelse av rapportering på utgifter;

Utfør personlige instruksjoner på hodet.

Denne listen er ikke fullført, forpliktelsen til assistenten kan variere, avhengig av selskapets størrelse og aktiviteter.

På det russiske stedet for søket etter arbeid, er det informasjon hvor hodets personlige assistenter, tilstøtende karriere er utarbeidet og det som er spesielt viktig om kravene til ferdigheter og ferdigheter til personlige assistenter:

Høyere yrkesopplæring gir i dag spesialitet 032001

"Dokumentasjon og dokumentasjonshåndtering av ledelse", sekundær yrkesopplæring - spesialitet 0611 "Dokumentasjonsstøtte til ledelse og arkiv". Utdanningsinstitusjoner som forbereder diktet spesialiteter i dag ganske mye. I nåtiden gjennomfører ca. 80 universiteter i landet spesialdokumentasjonsledelse

Blant de viktigste ansvarene til assisterende leder kan tildeles som følger:

1. Arbeid med dokumenter (informasjon og dokumentasjonstjenester):

2.Vi og verifiserer korrektheten av utformingen av forberedte prosjekter

3. Dokumenter overført til underskriften av signaturen, av høy kvalitet redigering av dem; Motta den påfølgende overføringen av den til lederen av korrespondansen i samsvar med beslutningen som skal aksepteres i strukturelle enheter eller bestemte utøvere for bruk i prosessen med enten utarbeidelsen av svarene;

4. Utdanning av kontorarbeid: Utarbeide brev, forespørsler og andre dokumenter, utarbeidelse av utkast til rapporter, rapporter og andre materialer som er nødvendige for arbeidets arbeid;

5. Dannelse av saker i samsvar med den godkjente nomenklaturen, og sikrer deres sikkerhet og i fristen for arkivet;

operasjonell lagring av dokumenter under utførelse og før overføring

arkiv; Kontroll av utførelse av ansatte i bedriften publiserte ordrer

og ordrer, samt å observere tidspunktet for implementeringen av instruksjoner og

ordrer av leder av bedriften tatt for å kontrollere;

6. Angi kontrollpostene.

2. Organisasjonsarbeid (defocativ service):

1. Motta og send meldinger via kommunikasjonskanaler (faks, e-post)

opprettelse av et "telefonbilde" av selskapet og lederen,

2. Opptak av hodet fra unødvendige besøkende og samtaler,

uavhengige beslutningsprosesser og fullføringsbeslutninger

3. Støtte for arbeidsplassen på hodet med nødvendige midler

organisasjonsmaskiner, Kontorrekvisita,

skaper forhold som bidrar til sitt effektive arbeid;

4. Organisasjon og koordinering av lederens møter, utviklingen av den mest rasjonelle rekkefølgen og prosedyren i hodet

5. Forberedelse av møter, råd og andre møter holdt av hodet (samler de nødvendige materialene, melding om deltakerne om tidspunkt og sted for beholdning, dagsorden, registrering), vedlikehold og gjennomføring av møterprotokoller;

6.ganisering av presentasjoner og representative aktiviteter;

7. Organisering av mottak av besøkende, som markedsfører effektiviteten om behandling av forespørsler og forslag til ansatte;

8. Fokuser på personlige oppgaver (Velge gaver til samarbeidspartnere, Søk etter Governess for barn i hodet og lignende).

I artikkelen Ekaterina Panova general direktør for Couus Sekretær LLC, er det en klassifisering av personlige assistenter, avhengig av størrelsen på organisasjonen, antall dokumenthåndtering i den, og den som jobber med hodet til denne organisasjonen.

Hode sekretær. Egnede ledere av selskaper med opptil 25 personer. Denne personen kombinerer funksjonene til sekretæren til hodet med funksjonene til selskapets sekretær. For lederen, utfører kun separate enkle oppgaver (for eksempel, møter besøkende, tilbyr dem drinker, skriver ut bokstaver, prosesser korrespondanse). Krav. Det bør være en disiplinert utøver, som ikke krever uavhengighet i beslutningsprosesser, initiativ. Blant annet: Høyere eller uferdig høyere utdanning (Det er viktig at studien ikke påvirker arbeidet), høy utskriftshastighet, evnen til å bruke kontorutstyret, en lignende arbeid på arbeid er ønskelig. Det er nødvendig at en person som søker om denne stillingen være tilbøyelig til å oppfylle monotont arbeid.

Administrativ assistent, administrerende tilfeller. Det er nødvendig for lederne av selskaper med en stor dokumentflyt, hovedsakelig for kommunikative bånd i hodet med underordnede. Denne typen personlig assistent må kombinere i sitt arbeid gjennomføringen av både de tekniske funksjonene og funksjonene som krever uavhengighet og ansvar, for eksempel: planleggingen av arbeidsplanen for hodet, organisering av turer, uavhengig kompilering av enkelte dokumenter, forberedelse av Materialer for forhandlinger, møter, aksjonærmøte, styre. Krav. Høyere utdanning, erfaring med lignende arbeid fra to år, representativt utseende, kunnskap om fremmedspråk (om nødvendig), gode organisatoriske evner, inkludert ferdighetene til å organisere forhandlinger, evnen til uavhengig avgjørende.

Profesjonell assistent. Han er som regel nødvendig for ledere av store bedrifter. Menn er ofte invitert til denne stillingen. En slik assisterende generaldirektør utfører en del av arbeidet for både hodet, og hodet har resultatene. Profesjonell assistent må ha spesiell kunnskap og utdanning i fagområdet i lederens aktiviteter. Det oppfyller ikke teknisk arbeid for hodet, for eksempel en administrativ assistent. Krav. Høyere utdanning (profil), lignende arbeidserfaring på to år, kunnskap om et fremmed språk (om nødvendig), kunnskap og erfaring innen fagområdet, ansvar, initiativ. Det er svært viktig for denne ansatt mangel på unødvendige ambisjoner, da hodet vil bruke fruktene av hans mange timer, omhyggelig arbeid og tilordne alle laurbærene til seg selv.

Leder av personlige personlige forhold. Denne typen personlige assistenter møter sjeldnere. Det kan være etterspurt i små og store selskaper. Vi trenger en leder som tilbringer mye tid på jobb, men samtidig leder han et veldig aktivt liv utenfor kontoret, har en stor familie, ofte blader for hvile i utlandet og er klar til å overlate noen funksjoner på å organisere personlige forhold til hans assistent. For eksempel kan leder av personlige anliggender skryte og kjøpe billetter til teatre, konserter, kjøpe gaver til venner, slektninger og viktige partnere. Også ansvaret for personlige anliggender inkluderer organisasjonen av turistturer av hodet og familiemedlemmene. I de senere år har yrket av sekretæren referert til betydelige endringer. Sekretæren konvergerer ofte alle interne og eksterne kommunikasjoner av bedriften. Det var sekretær-refereren som burde være en upåklagelig forbindelse mellom hodet og ansatte som legemliggjør beslutninger og avhende livet; Mellom hodet og dets forretningspartnere. Svare på telefon, organisere teknikker, møter, presentasjoner, utveksling av business verdipapirer, sekretæren alltid i de tykke av hendelsene. En god sekretær kan doble for å øke ytelsen til hodet hans, en dårlig sekretær reduserer halvparten.

Firmaets prestisje er i stor grad avhengig av sekretærens faglige nivå. Hans kvaliteter som leder, initiativ og høy profesjonalitet vil hjelpe bedriftens leder til å overvinne produksjonsvansker og løse akkumulerte problemer. I møte med tøff konkurranse har noen få ledere ha råd til å velge sekretæren bare av eksterne data. Kvalitet som vekst, økning og "Antall trykte tegn per minutt" blir stadig mer dårligere enn utdanningsstedet, intelligens, kommunikabilitet og erfaring. I dag i alle utviklede land, som forberedelse av sekretærer, er spesiell oppmerksomhet betalt til utvidelsen av faglig errudition, horisonter, en økning i evnen til å løse en rekke forretningsoppgaver.

Med fremkomsten av personlige datamaskiner på kontoret av sekretæren ble prosedyrene for å forberede dokumenter, registrering, søking og lagring ganske enkelt forenklet, men sekretærens rolle som en arrangør, dispatcheren, en konsulent, har oppstått nye krav til Personlige og profesjonelle egenskaper til referentsekretæren, navnene dukket opp sekretærposisjon: assistent, assistent på generalforhold, direktørrepresentant, kontorleder. Forskjeller i stillingen Sekretær er som følger. Ordet "sekretær" betegner stillingen til en person som benytter en egen person eller et selskap for å gjennomføre kontorarbeid, assistanse i arbeid med korrespondanse, organisering av møter og arrangementer, som utfører personlige ordrer av hodet, mottar telefonsamtaler, etc.

Personlig assistent må ha enda dypere ferdigheter,

personlige og profesjonelle kvaliteter, fordi hjelpere er de som husker alt og alltid, på hvem suksessen til forretningsmøtet i hodet eller feiringen av jubileumet, og som følger med deres sjef nesten alltid og overalt. Forresten er det verdt å merke seg det faktum at i arbeidsbøker (underlagt offisiell sysselsetting, naturligvis) sjelden gjør "assisterende hode" eller "Referrant". Ofte er et slikt innlegg registrert som "hovedsekretær"

Jobbbeskrivelse: Assistant leder av organisasjonen

En stor organisasjon er store problemer. Selskapets leder vil ikke ha tid overalt, selv med hjelp av varamedlemmer. For å planlegge dagen, ikke glem noe, distribuere og kontrollere arbeidet, hodet trenger en assistent. Hva gjør ansatt i denne stillingen, hva skal han kunne vite?

Assistant Leader: Hans rolle i organisasjonen

Etter logikken til klassifiseringen av yrker som er godkjent på statsnivået, tilhører assistentlederen kategorien ledere, fordi han overvåker nesten alle problemer knyttet til kompetansen til den første personen.

Samtidig tolker enkelte organisasjoner posisjonen til assisterende leder som administrator, leder eller sekretær: de to første innleggene innebærer organisatoriske og administrative funksjoner, den tredje presentasjonen og tilleggsutstyret. Klassifiseringen av yrker refererer til disse typer arbeid til ulike kategorier - spesialister, teknisk servering, men bare en assistent til ledere.

Hvordan bestemme sirkelen av arbeidsoppgaver?

Å ta en jobb som assistent til hodet eller sekretæren, bør organisasjonen bestemme status, rettigheter og ansvar for denne ansatt, fordi kravene til utdanningsnivå, kvalifikasjoner og erfaring med kandidaten er avhengige.

• Opptakssekretæren er nok til å ha en fullstendig videregående opplæring, og etikett og tekniske teknikker for arbeid med kontorutstyret til søkeren er opplært direkte på arbeidsplassen.
• Administratoren må ikke ha mindre bachelorgrad som har organisatoriske evner og energisk natur, samt å ha litt erfaring, avhengig av bedriftens krav.
• Lederen, som representant for fagfolk, krever en utdanning som ikke er mindre fullstendig, erfaring er valgfritt, men denne standarden etablerer etter eget skjønn.
• Assistentleder. Denne posisjonen innebærer de samme kvalifikasjonskravene som leder: full høyere utdanning, erfaring i spesialitet minst 2 år. Sannsynligvis de spesielle personlige egenskapene til søkeren, og muligens avansert opplæring.

Hva er jobben instruksjon?

Assistentleder, som en offisiell, må fungere som en del av sine funksjonelle rettigheter og fullt ut oppfyller de foreskrevne funksjonene. Men ikke engang av hodet, er arbeidstakeren forpliktet til å oppfylle sine arbeidsoppgaver i god tro og i tide.

Ordren for opptak til arbeid inneholder ikke en detaljert presentasjon av disse kompetansene, og i tilfelle kontraktens konklusjon, er listen over funksjoner ikke alltid uttømmende. For å unngå uoverensstemmelser ved å bestemme vilkårene for den ansatte, må organisasjonen inneholde detaljerte ansvar, rettighetene som han besitter, samt målet for ansvaret for å bryte ansettelseskontrakten, reglene for den interne arbeidsforskriften, som forårsaker skade på arbeidsgiveren, etc.

Personlig assistentleder

Assistent jobb instruksjonen er utarbeidet i henhold til en modell av en lignende instruksjon for hodet eller dets nestleder, med unntak av noen prioriterte strategiske planleggings- og ledelsesfunksjoner. Sannsynligvis vil assistenten heller ikke bli betrodd mottaket og avskedigelse av ansatte, retten til å avhende selskapets økonomiske ressurser, utstedelse av advokat og andre kompetanser som tilhører hodet personlig.

Lovgivningen gir deg imidlertid deg mulighet til å delegere eventuelle funksjoner til en ansatt som er klarert, forutsatt at den har nok kvalifikasjoner, kunnskap, erfaring og myndighet til å løse slike problemer. Det er bare viktig å ordne arbeidskraften riktig - etter ordre eller advokat.

Samtidig bør den offisielle instruksjonen til assisterende leder av bedriften reflektere det faktisk utførte arbeidet.

Modellseksjoner

Strukturen i stillingsbeskrivelsen er innfelt i statlige kvalifikasjons kataloger og inneholder alle grunnleggende krav til ansatt og nyanser av stillingen, samt sin plass i organisasjonsorganisasjonen.

Jobbinstruksjonen "Assistant Manager", som alle andre, bør inneholde følgende deler:

1. Generelle vilkår. Det indikerer rekkefølgen av opptak og avskedigelse, underordnet, prosedyren for å erstatte den ansatte.
2. Arbeidsfunksjoner. En av de viktigste seksjonene for å reflektere i detalj.
3. Rettighetene som er gitt til den ansatte.
4. Ansvarsbegrensninger for brudd.
5. Kvalifikasjoner, profesjonell erfaring, utdanningsnivå.
6. Hva en ansatt bør vite i denne stillingen.
7. Forholdet mellom IT og andre enheter i organisasjonen.

Disse delene kan ikke trimmes, men det er tillatt å utvide og legge til de nødvendige elementene.

Officer Assistant Manager: Eksempel

Direktør (organisasjonsnavn)

Offisiell instruksjon "Assistant Manager"

1. Grunnleggende forhold

1.2. Akseptert og avskediget fra arbeid etter styrets ordre.

1.3. Innlevering: Direkte direktør.

2.1. Koordinerer arbeidet med avdelinger, seksjoner og andre bedriftsavdelinger i samsvar med instruksjonene, resolusjonene og ordrene i direktøren.

2.2. Han står for tidspunktet for utførelsen av kontrollordrene til direktøren for strukturelle divisjoner.

2.3. Mills regissørens arbeidsplan til neste virkedag og gir ham i tide.

2.4. Organiserer og kontrollerer kontorarbeid på bedriften, kontrollerer det for overholdelse av kravene i lovgivningen.

2.5. Gir regnskap og registrering av alle fullmakter som utstedt av regissøren.

2.6. Implementere veiledning og kontroll over resultatene av deres aktiviteter.

Hovedassistenten har rett:

3.1. Talentfull med beslutninger fra bedriften.

3.2. Delta i ledelsesapparatets møter.

Å legge til avhengig av behovene til en bestemt organisasjon og postprofilen.

Hovedassistenten er ansvarlig:

4.1. For ikke-oppfyllelse eller feil oppfyllelse av deres oppgaver fastsatt av denne instruksjon, ordrer og ordre fra regissøren, regulerer den nåværende lovgivningen i bedriftens virksomhet.

4.2. For mangel på kontroll over aktivitetene i underordnede arbeidstakere.

4.3. For å avsløre informasjon med begrenset tilgang.

Å legge til avhengig av behovene til en bestemt organisasjon og postprofilen.

Hovedassistenten må ha en fullstendig høyere utdanning, en profilarbeidserfaring på minst 2 år.

Den nåværende lovgivningen, charteret, den kollektive avtalen (indikerer hvilke handlinger og normer som skal være oppmerksomme på den ansatte).

Det er angitt med hvem og for hvilke spørsmål samarbeider assisterende leder.

Leder av personellavdeling

Spesifisitet av kompetansen til assisterende prosjektleder

Det antas at forvaltningen av prosjektet - posten er henholdsvis midlertidig, og assistenten antar visse forpliktelser før prosjektets gjennomføring. Dens funksjonelle ansvar vil avhenge av prosjektets spesifikasjoner og temaer, samt på behovene til en bestemt organisasjon.

Jobbbeskrivelsen av assisterende prosjektleder for funksjoner vil bli mer spesialisert, men med den administrative og organisatoriske fargen. Modellavgifter for denne stillingen kan bli funnet i kvalifiseringskatalogen, og deretter forfine dem under situasjonen.

Er ansvaret for assisterende leder på generelle problemer?

Aksjer av ansvaret for assisterende generaldirektør og assisterende direktør på generelle problemer vil være forskjellige. Selvfølgelig, i det andre tilfellet, vil myndigheten være mer smalt kontrollert, siden leder av generelle spørsmål ikke er ansvarlig for alle organisasjonens virksomhet, men bare for den enkelte sektor.

Den offisielle instruksjonen til assisterende leder på generelle problemer er utarbeidet, basert på ledernes funksjoner, som "Hjelp". Følgelig vil grunnlaget være omfanget av dets ansvar og funksjoner.

Offisielle instruksjoner "Assistant Manager" i dette tilfellet vil passe som grunnlag, det kan gjentas når du utvikler nye dokumenter for beslektede stillinger.

Officer Assistant Manager

Arbeidsinstruksjonen er et lokalt dokument som skal være på hver bedrift. Dette dokumentet indikerer alt det offisielle ansvaret for en bestemt ansatt.

Før du skjuler en ny ansatt til å jobbe og signere en ansettelseskontrakt med ham, er arbeidsgiveren forpliktet til å gi ham kjent seg med sin stillingsbeskrivelse. Hvis du forsømmer av dette, vil arbeidsgiveren ikke kunne tiltrekke seg en ansatt til disiplinært ansvar for ikke-oppfyllelse av deres offisielle oppgaver.

Instruksjonen er utviklet av personellets sympati med en advokat. Godkjenner sin arbeidsgiver eller en ansatt leder, hvis den er utstyrt med slike krefter. Dokumentet skal være arbeidsgiverens hovedtetning.

Jobbassistent jobboppgaver

Assistantlederen tilhører kategorien spesialister. I hans plikter inkluderer:

• Planlegger arbeidsdagen til bedriftens arbeidsdag;
• Implementering av den tekniske siden av leders aktiviteter;
• Vedlikehold av forretningsreiser - bestille billetter og togbilletter, taxi bestilling, hotellreservasjon;
• Organisering av møter og forhandlinger;
• Forberedelse av dokumenter for disse møtene;
• Avgang ved avgjørelse av hodet for kortsiktige forretningsreiser for å takle problemene som hodet merket tidligere;
• Støtte av hodet på møter og forhandlinger;
• Aksept av deltakelse i forhandlinger, spesielle mottakelser, forretningsmøter;
• Gjennomføre protokoller av disse forhandlingene og møtene;
• Registrering andre dokumenter relatert til disse møtene;
• Koordinering av noen problemer med leder av strukturelle enheter på vegne av hodet;
• Bringe til hodet på lederne av instruksjonene i selskapets hode;
• Kontroll over utførelsen av disse instruksjonene;
• Innsamling av materialer og informasjon som trengs av hodet for effektive aktiviteter;
• Gjennomføre analytiske og informasjonsarbeid;
• Forberedelse av referanse og andre materialer til hodet;
• Registrering;
• Arbeid med innkommende og utgående korrespondanse som kommer til hodet;
• Regnskap og registrering av innkommende korrespondanse, både post og elektronisk;
• Holde opptak for mottak til sjefen;
• Motta informasjon som kreves for lederen i statlige organer og organer av lokal selvstyre. Informasjon er oppnådd på vegne;
• Overholdelse av sikkerhetsstandarder for sikkerhet og arbeidskraft;
• Overholdelse av reglene i den interne rutinen og disiplinen av arbeidskraft;
• Utfør ulike instruksjoner fra hodet.

Offisielle oppgaver av assisterende leder kan være bredere eller allerede. Det avhenger av selve selskapets spesifisitet, fra sitt sted i markedet, fra konkurranseevnen og fra andre faktorer som kan påvirke arbeidstidens arbeidstid.

For eksempel kan det være utstyrt med retten til å besøke dokumenter eller bare aksepterer dokumenter for å ta hensyn til dem ved hodet.

nedlasting

Last ned en prøvejobbassistent jobb instruksjon i format.doc du kan

Assistent Leader.

Assistentleder er en ansvarlig administrativ stilling knyttet til leder av bedriften av ulike typer hjelp, inkludert økonomisk, juridisk og teknisk.

Faktisk er hovedassistenten en sekretær, en datamaskin, en personellavdeling arbeidstaker, en advokat og økonom i en person. Ingen leder kan gjøre uten den første assistenten, klar til å komme til hjelp av de mest ugunstige tider for forretningstider, for å levere glemte dokumenter i tide, minnes om et viktig møte, lytt og foreslå å vedta den riktige avgjørelsen.

Kjære lesere! Artikkelen forteller om de typiske måtene å løse juridiske problemer, men hvert tilfelle er individuelt. Hvis du vil vite hvordan løs ditt problem - Kontakt en konsulent:

Relevans og prospekter for utviklingen av denne stillingen

Posisjonen til assistenten som det er umulig i den moderne verden. Perespev utviklet seg fra den vanlige sekretæren, som serverer te og ansvarlig for samtaler, er dette yrket for tiden knyttet til et stort ansvar og tilstedeværelsen av viss kunnskap.

Bygge denne posisjonen Ikke bare ansvarlig, men også ganske lovende, fordi etter avgang av hodet er det en mulighet til å få sin plass. Den praktiske og teoretiske opplevelsen som er oppnådd på assistentposten, vil være den beste anbefalingen for den høyere ledelsen og vil hjelpe i fremtiden for å fremme godt.

Fordeler og ulemper med arbeid av assistent

Stillingen til assisterende leder har både fordeler og ulemper.

TIL positive sider Postet okkupert inkluderer:

• nærhet til sjefer;
• permanent tilgang til relevant informasjon;
• evnen til å være noe høyere enn andre ansatte i selskapet;
• evnen til å møte med interessante mennesker, gjør ny nyttig dating;
• jobbe i en komfortabel setting.

Negative sider Arbeidet i hodet assistent er:

• hyppige forretningsreiser;
• unormal arbeidsplan;
• finne i en stress situasjon;
• emosjonelle sjefer;
• behovet for å forlate personlig liv for karriere og arbeid.

Assistent Manager må ha økt stressmotstand. Ledere takler ikke alltid følelser som oppstår etter en dårlig arbeidsdag, fordi deres assistenter ofte kommer under den varme hånden.

Alt skjer i flere klikk uten køer og stress. Prøv og du vil bli overrasketHvordan det ble enkelt!

Krav til søkere for denne stillingen

God assistent må ha kunnskap på et bredt utvalg av områder. Oftest okkuperer denne stillingen spesialister innen personellvalg, personer med juridisk, økonomisk, teknisk og humanitær utdanning.

For assisterende leder er det ekstremt viktig å ha kvaliteter, som:

• kommunikabilitet;
• selvtillit;
• evnen til å reagere raskt på endrede omstendigheter;
• riktig sett;
• viss stivhet;
• solid livsstilling.

I tilfelle vi snakker om konstruksjon, teknologisk og annet spesifikt område, er assisterende leder forpliktet til å ha spesiell kunnskap og ferdigheter. Spesiell oppmerksomhet når du velger en assistent, er gitt til kandidaten til kunnskap om fremmedspråk og ferdighetsbruk av dataprogrammer.

Pliktene til sekretær-registrert produsent vurderes i denne artikkelen.

Om yrket av en veileder som leses i dette materialet.

Offisielle plikter

Assistent Leader. må:

• ordentlig planlegg arbeidsdagen på hodet;
• skaffe billetter til flyet, trene, bestille en taxi;
• organisere møter og forhandlinger;
• overvåk tilstedeværelsen av hodet til dokumentet du trenger;
• sikre maksimal komfort som kom til å møte personer;
• gå på forretningsreiser på selskapets oppgave;
• overholde konfidensialitet, ansvarlig for sikkerheten til mottatt informasjon
• fungere som tilhørende eskorte på møter og forretningsforhandlinger;
• opprettholde kontakter med forretningspartnere, bedrifter og myndigheter;
• opprettholde kontakter med ansatte med selskaper, å være en sammenheng mellom dem og lederskap;
• engasjere seg i å forberede de nødvendige dokumentene, materialene, analytisk informasjon og vurderinger;
• engasjere seg i å sende og lese bokstaver, svare på samtaler;
• fyll ut papirarbeid, hold poster mottatt av dokumenter;
• hold en oppføring til hodet;
• opprettholde koblinger med lokale myndigheter, motta dokumenter og materialer på vegne av myndighetene;
• utfør mindre oppdrag relatert til organisering av personell;
• utfør andre ordrer som ikke går utover offisielle oppgaver.

Assistentets posisjon er variert, regner med hva som kan sitte på kontoret og av og til skrive ut det nødvendige papiret, det er ikke nødvendig.

Rettigheter og ansvar

Assistent Leader. har rett til På signeringen av dokumenter på vegne av hodet, hvis dette refererer til sine krefter. I tillegg har personen som utfører assistentens forpliktelser rett til å studere dokumenter knyttet til hans offisielle oppgaver, samt motta informasjon for deres kvalitative implementering. Om nødvendig har det rett til å sende forespørsler om å skaffe arbeidsdokumenter til de relevante myndighetene og strukturene.

De viktigste assisterende rettighetene er muligheten for et krav fra å styre opprettelsen av egnede arbeidsforhold:

• gir en arbeidsplass;
• arbeidsplassutstyr med en datamaskin, faks, skriver og skanner;
• gir skriving og andre materialer som er nødvendige for arbeid.

Assistent Leader. ansvarlig For uaktsomheten, eller ikke nok kvalitativ ytelse av deres arbeidsansvar. Ved påvisning av lovbrudd er assistenten administrativ, kriminell og sivilansvar. Ved bruk av materielle tap er assistenten forpliktet til å bære ansvar som oppfyller normer for arbeidskraft og sivilrett i den russiske føderasjonen.

Funksjoner i registreringsoversikt

Late som posten i assisterende leder du må spesifisere I en veiledning til direktøren for organisasjonssammendraget:

• erfaring og arbeidserfaring;
• navn på tidligere arbeidsplasser i denne posisjonen;
• grad av eierskap av datamaskinen og de nødvendige programmene;
• nivå av eierskap av fremmedspråk;
• arbeidserfaring med dokumenter;
• tilstedeværelsen av høyere utdanning;
• tilgjengelighet av nyttig dating blant ledere av andre organisasjoner.

Når det utarbeides en sammendrag, er det nødvendig å diskret seg på tilgjengeligheten av overførbare kvaliteter, mangelen på følelser om økt tone og vilje til den unormale arbeidsdagen.

Funksjoner i arbeidet i ulike aktivitetsområder

I en offentlig mottak på nestleder

Assisterende nestleder Det er bare forpliktet til å være til det høyeste samfunnet. I tillegg må han vite navnene, etternavnene og telefonene i alle aktivister som bor på stedet, distriktet, området, hvis nestleder er sjefen sin.

Assisterende nestleder må ha sin egen velger base, samt en liste over distriktsproblemer som trenger løsninger. Assistenten skal møte så mye som mulig med et stort antall nyttige mennesker, være klar til å svare på spørsmål fra presse og offentlige, bly og organisere forhandlinger.

Assisterende nestleder må være lovlig konstruert, ha en humanitær utdanning og evne til psykologi. Det er nødvendig å forberede på forhånd for ikke-normalisert arbeidsgrafikk og fravær av helgen.

Human Resources Department

Forpliktelsene til assistenten til leder av personalavdelingen er å forberede, levere, presse dokumenter, svare på mottatte samtaler og gjennomføre arbeidsdokumentasjon. Fordeler med Office - Normalisert arbeidsplan.

Salgsavdeling

Assistant Sales Manager er forpliktet til å eie AZA i handelsfartøyet, kunne finne kjøpere og leverandører, kommunisere med kunder og andre entreprenører involvert i handel.

Hovedkvaliteten er sosial og stressresistens.

Kunstnerisk direktør

Assistent Artistic Director må ha en kunstnerisk smak, kommunikasjonsferdigheter med kunstnere og kultur, evnen til å håndtere dokumentasjonen og organisere presentasjoner, utstillinger, ulike typer pressemeldinger.

Stillingen passer bare til personer med kunstneriske tilbøyeligheter og en humanitær Mindshore.

På fordelene og ulempene med arbeidet med den personlige assistenten i hodet snakket i følgende videomateriale:

Har spørsmål? Lær hvordan du løser problemet ditt - ring akkurat nå:

Personlig assistentleder: ansvar og krav

Hovedressursen i enhver organisasjon er sine ansatte. De bidrar til veksten og produksjonens vekst og velstand. Kompetente høvdinger setter pris på sine ansatte. Blant andre viktige innlegg er assisterende leder spesielt tildelt. Pliktene og verdien er vanskelig å overvurdere. Dette er den høyre hånden og sjefsrådgiveren, arrangør av hendelser og møte koordinator. Uten en god assistent, vil toppleder være svært vanskelig å administrere bedriften.

Særegne egenskaper og spesifisitet av assistenten

Det er ingen slik stilling som ville være så motstridende og tvetydig i henhold til kravene som en assisterende leder. Arbeidsgiverens plikter ansatt av denne typen aktivitet inkluderer ganske mange punkter. I tillegg er personlige assistenter ofte forvirret med sekretærer eller kontorledere. Dette er selv om det er like, men forskjellige aktiviteter.

Funksjonsansvar for assisterende leder:

• Gir eierskap av hodet - tidsplan, møter, signering av dokumenter og forretningsreiser;
• sikre en komfortabel arbeidsplass for topplederen - omsorg for mikroklima, renslighet og coziness av rommet;
• arbeid med dokumenter av hodet, spesielt med innkommende bokstaver og samtaler;
• sikre den psykologiske komforten til sjefer;
• gjennomføre primære forhandlinger;
• overføre;
• gir styring av skrivesaker, etc.

Denne listen er mye bredere og sekretær, og administrative oppgaver. Men spesifisiteten som en ansatt står overfor Post "Personal Assistant Manager", vil plikter og nyanser av aktiviteten være forskjellig fra ulike arbeidsgivere.

Det skjer at dette hovedsakelig er sekretært arbeid. Eller assistenten er forlovet svært for å sikre trøst og orden av sjefen. Noen assistenter er fullverdige substituenter og er i innsending av sine ansatte.

Profesjonelle arbeidsgiverforespørsler om kandidaten til Post "Assistant Head", ansvar og krav til utdanning

Krav til grunnleggende utdanning og erfaring vil variere, avhengig av ledelsen av ledelsen. Ofte er denne ledigheten sett på som en oppstart i et steinbrudd. Imidlertid vil en seriøs toppkravere se etter en persons assistenter med visse profesjonelle og livserfaringer.

Minimumskravet er en videregående seters utdanning knyttet til administrasjon eller rettspraksis. I tillegg forventer arbeidsgivere søkere til følgende faglige kvaliteter:

• evnen til å jobbe i alle kontorprogrammer;
• høy utskriftshastighet;
• leseferdighet;
• kunnskap om et minimum av ett fremmedspråk, oftest engelsk;
• kunnskap om programmeringsgrunnlag, og ikke-standard dataprogrammer;
• evnen til å utføre kontorarbeid og korrespondanse i samsvar med regulatoriske krav;
• kunnskap om grunnlaget for gjeldende lovgivning;
• kompetent, satt tale.

Dette er minimum påstanden til Post "Personal Assistant Manager". Ansvaret kan også suppleres, avhengig av organisasjonens sfære. I enkelte bedrifter anses en delt eller relatert utdanning som en forutsetning for slikt arbeid. I tillegg betraktes ekstra forretningsutdanning eller avanserte opplæringskurs som et stort pluss.

Krav til personlig assistent

I tillegg til profesjonelle har toppledere en rekke personlighetskrav. Spesifikasjonene til innlegget "Assistant Head", plikter og funksjoner i arbeidet, foreslår et spesielt materiale av karakter.

Først av alt, er det:

• stressresistens - Tross alt står assistenten ofte for den første som er vert for sjefens vrede, og lytter til misniven av underordnede;
• multitasking - evnen til å utføre flere tilfeller samtidig - den mest verdifulle kvaliteten på en god assistent;
• positiv tenkning - Uten denne egenskapen i tegnet vil assisterende leder ikke takle ytterligere ansvar, fordi dets aktiviteter ofte er over rammen av standard forretningssamarbeid;
• høy læring - Ønsket om å gjenkjenne den nye og kvalitativt forstå at arbeidsprosessen skal være tilstede i hver god assistent.

Disse er bare de viktigste, grunnleggende karaktertrekkene som er nødvendige for hver assisterende leder for vellykkede faglige aktiviteter. Men det viktigste personlige kravet er temperamentet og særegenhetene i kokkenes oppførsel og assistenten bør ikke formel, men ideelt sett utfyller hverandre.

General Assistant Manager

Assistenten jobber direkte med styringen av organisasjonen, utførelse og personlige ordrer og faglige oppgaver. De inkluderer vanligvis:

• ledende kontorverksted, og i noen tilfeller og hele organisasjonen. I enkelte bedrifter styres assistentene av organisasjonens sekretariat;
• koordinering av ledelsesaktiviteter. Utarbeide tidsplaner av forretningsmøter, påminnelse til myndighetene om hendelser og hendelser i ulike typer;
• korrespondanse på vegne av organisasjonen;
• mottak og omfordeling av innkommende telefonsamtaler;
• gir en leder med all nødvendig informasjon på forespørsel.

Ekstra oppgaver av assisterende leder av organisasjonen

Personlig assistentleder med tilleggsansvar og funksjoner er den vanligste ledig stilling for dette aktivitetsområdet. Ofte er guiden på jakt etter en ganske multifaceted ansatt som er i stand til å utvide ansvaret.

De hyppigste tilleggsoppgavene, det er:

• oversettelse fra et fremmed språk, inkludert under forhandlinger. Ikke alltid, ledelsen kan fullt ut stole på tredjeparts ansatte, og kunnskapen om minst engelsk er veldig nyttig;
• organisering av reiseleder og reisestøtte. Slike aktiviteter forutsetter at assistenten vil ta på seg alle husholdninger: bevegelse, taxi ordre og hoteller, matorganisasjon og papirarbeid;
• støtte av myndighetene for protokollarrangementer;
• tjenester av beboere.

Denne listen er langt fra fullført. Ofte er det ganske vanskelig å definitivt svare på spørsmålet om hva som er en del av Assistant Manager? Denne aktiviteten er veldig variert. Hver sjef presenterer sine krav, det viktigste er å sørge for at de er i loven.

Personlig assistentmodus

En av hovedtrekkene i denne aktiviteten er avhengigheten av arbeidstiden til arbeidstakeren fra ledelsen. Selvfølgelig er arbeidsdagen regelmessig åtte timer. Etter at assistentene sammenligner sitt regime med sjefene.

Denne "uskarpe" av arbeidstid, og behovet for alltid å holde kontakten med ledelsen, ofte skremmer kandidater fra disse ledige stillinger. Faktisk, å jobbe ikke mer enn noe annet sted. Bare resten tid og arbeid blir ikke-permanent.

Officer Assistant Manager

Strukturen av postet "Assistant Head", plikter, krav til utdanning og erfaring bør staves ut i stillingsbeskrivelsen. Dette er et dokument som gir gjennomsiktighet av ledelseskrav og enkel kontroll over utførelsen av ansattes ansvar.

Arbeidsinstruksjonen er regulert og obligatorisk for utførelse. Dette dokumentet er foreskrevet alle finesser av arbeidet i hodet på hodet. Dette er praktisk talt en veiledning til handling. Dokumentet omfatter ikke bare oppgavene, men også rettighetene, ansvaret og egenskapene til arbeidsavgjørelsen.

I forbindelse med spesifikasjonene i assistentassistenten er det nødvendig å trekke på jobbbeskrivelsene med særlig oppmerksomhet. Det er nødvendig å registrere funksjonene til arbeidet, nyansene for å organisere tid og rekreasjon, kompensasjon for behandling.

Jobbbeskrivelsen av assistenten skal skille seg fra det samme dokumentet som "assisterende prosjektleder". De sistnevnte plikter ofte midlertidige, som selve arbeidet.

I tillegg bør stillingsbeskrivelsen tydelig registrere navnet på posten. Oftest indikerer "sekretær", "sekretær-henvisende", "manager i retningen". Forsiktig sørg for at denne oppføringen tilsvarer gjeldende regulatoriske handlinger og var relevant.

Hva å spesifisere i sammendraget av hodestangen

Personlig assistents posisjon - en fantastisk start for en kandidatkarriere. Dermed kan du få din første jobb og få ingenting som kan sammenlignes med profesjonell opplevelse. Men for søkere med erfaring, kan denne ledige stillingen virke interessant. Spesielt hvis du planlegger å endre omfanget av aktiviteten.

Å vite hovedansvaret til hodestangen, er CV ikke vanskelig. Dette dokumentet antar at du har kjent deg med den teoretiske delen av problemet og er klare til å starte arbeidet. Undersøk nøye kravene til søkeren og fortsett til å skrive tekst.

Data som må spesifiseres i Sammendrag av Jobs Assistant eller Personal Assistant Manager:

1. Fullt navn er navnet og patronymic, i et CV for et utenlandsk selskap, bare de to første er tillatt.
2. Familie status. Dette er et obligatorisk punkt - stillingen til assistenten innebærer en ofte ikke-normalisert arbeidsdag. Det er nødvendig å være sikker på at en slik tidsplan ikke vil påvirke familiens ansvar.
3. Utdanning. Angitt i kronologisk rekkefølge. Hvis du fortsatt lærer - vær sikker på å merke hvor mye tid det kreves å fullføre. Ofte tar arbeidsgivere som assistenter av studenter i de sistnevnte kursene, etterfulgt av karriereutvikling. Her angir du kunnskap om et fremmedspråk og nivået på eierskap.
4. Arbeidserfaring. Angi fra sistnevnte. Hvis dette ikke er ennå, så listene dine frivillige prosjekter, deltakelse i offentlig aktivitet eller korrekturorisasjoner, opplæringspraksis og andre egnede klasser. Hvis du ikke kan gi noe, ta karakteristikken på den utgitte avdelingen og skriv at den er klar til å gi den.
5. Personlige karakteristikker. Gi deg selv den mest sannferdige vurderingen. Beskriv et tegn fra synspunktet for klassisk psykologi, og sørg for å markere deres styrker og svakheter.
6. Tilleggsinformasjon. Her bør du skrive, hvorfor arbeidsgiveren skal velge fra andre søkere. I tillegg må du spesifisere flere ferdigheter, for eksempel tilgjengeligheten av kjøretekter. Selv på dette tidspunktet vil det være nyttig å skrive om tilstedeværelsen av tilleggsutdanning, avanserte kurs, forretningsutdanning.
7. Kontakter. La så mange måter å kontakte deg: Cellular og Hjem Telefon, E-postadresse, Skype, Link til siden på det sosiale nettverket. Angi bare de nåværende dataene.

Riktig kompilert sammendrag vil ikke bli ignorert av arbeidsgiveren.

Ansvarsassistent Head of divisjonen

Vanligvis søker søkere etter arbeidet til en personlig assistentleder. Men det er lettere å starte forfremmelse i denne karriere nisjen, med posisjonen til "assisterende leder av salgsavdelingen". Pliktene til denne ansatt er ikke så voluminøse, men erfaring og prospekter er uforlignelig mer.

Hovedforskjellen mellom assisterende av lederne av divisjonene i deres mer spesifikke og smale kontrollerte aktiviteter. De utfører arbeid knyttet til en bestemt retning av produksjon eller ledelse. Denne erfaringen er uvurderlig for videreutvikling av karriere stigen.

Assistentens oppgaver til enhetenes leder inkluderer alt, også som for bedriften. Men det er også en spesiell spesifisitet:

• behovet for å kjenne essensen av produksjonen, lederen eller handelsprosessen til enheten;
• kontakt med assistenter fra andre divisjoner og assisterende generaldirektør;
• flytt den spesifikke dokumentasjonen til divisjonen.

Perspektiv på karriereassistent karrierevekst

Unge anser denne posisjonen som en karriere start. Det er imidlertid nødvendig å skille mellom hva du vil markedsføre. Horisontal eller vertikal? På denne bedriften, eller er det bare en innledende linje i fremtiden CV? Strategien for videre tiltak avhenger av disse problemene.

Ledelsen setter pris på gode assistenter, og dette påvirker dessverre sterkt sin karrierevekst. Sjefen vil ikke slippe av den perfekte ansatt, samtykker i å øke lønnen og gir ekstra fordeler - dette er et alternativ for en horisontal karriere. Den vanligste blant personlige assistenter.

Den enkleste måten å gå videre gjennom karrierestigen i en bestemt organisasjon fra stillingen som Assistant Head of Institutt. På slike innlegg tar ofte nettopp med utsikt til å finne en ansatt bedre og undervise. Hvis du vil ha en vertikal karriere - så er dette din vei.

Posisjonen til assisterende leder er ikke et merkbart utseende, men svært viktig for organisasjonen. Den kompetente assistenten er i stand til å forbedre myndighetens ytelse og sikre, og derved pådras av bedriften.

Arbeidets arbeid er rik og intensiv, og for den vellykkede aktiviteten til selskapet må regissøren ordentlig delegere sine krefter mellom underordnede.

Du vil lære:

• Hvorfor lederen trenger en personlig assistent.
• Hva skal assisterende leder gjøre.
• Hva er kravene til en person som hevder stillingen til assistenten din.
• Hvor mye å betale en assisterende leder.
• Hvordan finne en ideell assisterende leder.

I tillegg til smale spesialister, en regnskapsfører, økonom, teknolog og andre lignende poster - etablerte mange organisasjoner posisjonen til assisterende leder. Slike annonser vises i økende grad i delene av moderne kommersielle publikasjoner, og det er ikke ved en tilfeldighet.

Som en "høyre hånd" av selskapets direktør, utfører assistenten funksjonene til ulike spesialister: en psykolog, arrangør, kontorist. Samtidig er aktivitetene i hele selskapet avhengig av resultatene av arbeidet: Resultatene av kokkens viktige, forretningsstøtte, suksessen til nye prosjekter, graden av sammenheng mellom spesialister av strukturelle enheter, etc.

Assistent Leader: yrkefunksjoner

En god assisterende leder, uten tvil, vil være nyttig for enhver organisasjon, fordi det er veldig ofte faktisk den andre personen i selskapet. Aktiv, ansvarlig, eruditt og målrettet spesialist som utfører funksjonene til en assisterende leder, er i stand til å oppfylle arbeidet med en kompleksitet kvalitativt og feilfritt: fra registrering av innkommende korrespondanse før du koordinerer en lønnsom kontrakt med partnere. Av denne grunn er ansatte, feilfritt og profesjonelt utføre arbeidsfunksjoner høyt verdsatt på enhver bedrift.

Øvelsen med å organisere arbeidet er at hendelsene i hodet ofte blir veletablerte sekretærer, leder av strukturelle enheter eller kontorledere. Med hell kombinere funksjonene til en advokat, en konsulent med arbeidets leder, talentfulle og kompetente spesialister sikrer det konkrete resultatet av hele selskapet.

Hvis vi snakker om jobbbeskrivelsen av denne spesialisten, er det ikke mulig å sørge for at det er mulig, men teoretisk, selvfølgelig, kan du prøve. Men hvordan å utpeke det ansiktet bak som det er en intuitiv forståelse mellom hodet og hans assistent, og som suksessen med samarbeid og gjensidig forståelse avhenger av? Selvfølgelig er ikke alle som er utstyrt med slike kvaliteter. Ikke vær oppmerksom på kokkenes nervøse sammenbrudd, å være sosial, diplomatisk, og, uavhengig av stemningen, se alltid presentert - dette er hva som helst fra assistenten venter.

Ikke mindre viktig er tilfeldigheten av "interne klokker" eller tempoet i arbeidet. Hvis sjefen opplever en konstant ulempe i tide, må hans assistent være mobil, operativ og samtidig ikke å sende tegn på rush.

En personlig assistentforvalter er først og fremst en hengivet ansatt i hans firma, som naturlig og oppriktig presenterer sine interesser i et hvilket som helst aktivitetsområde: når du sjekker sikkerhetsalarmen og når de avgjør uønskede uenigheter mellom spesialister. Den beste kampanjen for ham er en moralsk belønning. Det er umulig å si at lønnsstørrelsen er likegyldig for ham, men det virker ikke for penger.

Personlig forhold til lederen er et eget, svært viktig aspekt av det psykologiske klimaet. Videre, mens du bruker tid i en uformell setting, vet assisterende leder mye om familien til sjefen sin, om styrken og svakhetene i livet som leder selv og hele selskapet som helhet. En erfaren direktør vil alltid kunne bestemme hvordan vi har en ansatt til teamet, og om hans assistent verdsetter selskapets interesser.

Det er ingen hemmelighet at konkurrenter vil være verdifull informasjon om selskapet, dets fordeler, beslutninger, utviklingsstrategier og andre konfidensielle opplysninger, velkjent assisterende leder. Fra hvordan hissing denne ansatt er, hvor trygt, hodet på hodet, kan de potensielle partnerne i selskapet konkludere med situasjonen i selskapet, internt psykologisk klima, suksess og stabilitet.

Hvordan jobbe om dagen i 4 timer mindre og hele tiden: Algoritmen "Gazprom"

Du velger tiden når du svarer på de ubetydelige bokstavene i flere timer, kajisk, fullfører for sent saker, og som et resultat har du ikke tid.

Redaksjonsstyret "Kommersiell direktør" funnet ut av effektive verktøy som vil bidra til å løse dette problemet. Du vil ha en personlig arbeidsplanlegger og detaljerte instruksjoner.

Driftsmodus for assisterende leder

Som andre ansatte oppfyller en personlig assistentleder sine funksjoner i arbeidstiden, avtalt av vilkårene i arbeidsavtalen. Dette er som regel en 8-timers arbeidsdag på en fem-dagers arbeidsuke.

Likevel er øvelsen slik at faktisk brukt tid ofte går utover kontraktsforpliktelser, og de viktigste funksjonene er forpliktet nøyaktig uvirksom. Uformelle møter, viktige forhandlinger under "hvile" i naturen og andre lignende scenarier antas å være i aktiviteten til en assistent som utfører ekstra ansvar for myndighetens anbefaling.

Rettigheter og ansvar Assistant Head

Ved å okkupere en slik viktig og ansvarlig posisjon, er assisterende leder som er utstyrt med visse rettigheter som korrelerer med sine plikter. Spesielt arbeider arbeid med kildedokumentasjonen rett til assistent for å godkjenne disse dokumentene. På samme tid, for å fullføre studiet av materialer av saken, kan assistenten be om ytterligere informasjon fra selskapets hode og spesialister.

Denne ansatt har rett til å kreve de nødvendige forholdene for arbeid. Komfortable arbeidsforhold, et positivt psykologisk klima, det tilsvarende nivået av teknisk utstyr er indikatorer hvor resultatet av spesialistenes arbeid direkte avhenger av. Siden rasjonaliseringen av sysselsettingsprosessen innebærer divisjoner av arbeidsfunksjoner, innebærer mange operasjonelle operasjoner samspillet mellom flere spesialister. Spesielt utelukker behandlingen av innkommende korrespondanse ikke samspillet mellom sekretæren og assisterende leder.

Vilkårene i ansettelsesavtalen sørger for en liste over regissørassistent, som likevel kan bli betydelig utvidet i praksis, avhengig av omstendighetene. Arbeidet i hodet i hodet, er assistenten ansvarlig:

• feil ytelse av arbeidsfunksjoner, instruksjoner og direkte ansvar gitt av innholdet av godkjente stillingsbeskrivelser som ikke er i strid med arbeidskoden til den russiske føderasjonen;
• ulovlige handlinger som er fastsatt av normer for gjeldende lovgivning;
• Å forårsake skade på bedriften som er gitt av TC RF, Civil Code of the Russland og andre lovgivende handlinger og bestemmelsene i den føderale, regionale og lokale betydningen.

Perspektiver

Erfarne og talentfulle assistenter i hodet, selvfølgelig, har alvorlige prospekter. Deres arbeid er verdsatt høyt, fordi de først og fremst får muligheten til å klatre raskt på servicetrappen og oppnå høye resultater i å bygge en karriere.

Bredt utsiktene er åpne, først og fremst de av dem som er i stand til å studere og systematisere omfattende informasjon på kort tid, velge atferd taktikk, for å sikre alle nødvendige strategisk viktige forhandlinger. Spesialister som har vist positive resultater i arbeidet, har gode muligheter til å fremme karriere og få en prestisjetunge posisjon.

Hvilken administratorassistent trenger du? 10 arter av sekretærer og assistenter

Power og ansvar for assisterende leder varierer avhengig av selskapets målaktivitet og styringsstrategi.

Bedriftsassistent

Hvem trenger: Forvaltningen av bedrifter som fører en omfattende dokumentflyt.

Som sender: til den nærmeste veilederen.

Bedriftsassistenten er en spesialist som er ansvarlig for mange prosesser: utarbeidelse og organisering av forhandlinger og dokumentasjon for dem, og utvikler direktørens tidsplan. Graden av organisasjoner, lojalitet og diplomati avhenger av resultatet av forhandlinger, møter og andre lignende hendelser. Fra dette følger det at assisterende leder - ledige stillinger i mangfoldig, som krever visse kunnskaper, ferdigheter, erudisjon og kompetanse.

Bedriftsassistenten utfører ikke bare de tekniske funksjonene som er foreskrevet for ham, men bestemmer også strukturen av nåværende oppgaver på stedet og utfører dem. Videre utfører denne spesialisten i fraværet eller på vegne av lederen en del av direktørens arbeid, resultatene som hodet bruker i sitt arbeid. Følgelig trenger assistenten litt kunnskap og praksis for selskapets profil.

Øvelse er slik at menn oftere jobber i posisjonen til hodestangere. Velge en person til denne stillingen, kommer hodet fra treningsnivået til en spesialist, opplevelsen av sitt arbeid i denne stillingen, nivået på å eie fremmedspråk, fordi Personlig assistentleder må være forberedt på et møte i en fremmed delegasjon. Evalternavn er slike ferdigheter som organisatoriske evner, evnen til å ordentlig og rasjonelt lede forretningsforhandlinger og vilje til å foreta effektive beslutninger basert på analysen av den nåværende situasjonen.

Blant søkerne av et slikt innlegg, som regel, er eksperter 30-40 år, som har en høyere profilutdanning og erfaring med vellykket arbeid i denne bransjen. I tillegg til andre forretningskvaliteter av en potensiell assistent, i utgangspunktet er evnen til å svare på kritikk, evnen til ikke å gi vilje til ambisiøse følelser, siden en annen person vil bli brukt av resultatene av virksomheten. Dermed passer arbeidsassistentleder ikke søkere med høye personlige ambisjoner.

Personlig assistent

Hvem trenger: ledere av store selskaper.

Hvem adlyder: bare til sin nærmeste veileder.

Personlig assistent til hodet er relevant for en stor bedrift, hvor det fulle personalet på administrative offiserer allerede er tilstrekkelig dannet. I dette tilfellet er dette sekretariatet og andre kategorier av spesialister som er "høyre" av regissøren. Deres forpliktelser inkluderer å sikre de administrative behovene til styremedlemmer i bookingbilletter for reise til reisestedet, bestillingssteder på hotellet, gjennomføringen av instruksjoner for familien på hodet. Det er bemerkelsesverdig at arbeidet i hodestangen er utenfor kontoret.

Assistenten frigjør faktisk sjefen fra implementeringen av administrative organisatoriske prosedyrer, og derved gir muligheten til å rasjonelt engasjere seg i styringen av bedriften og med maksimal effektivitet for å bruke sine egne ressurser. For å oppfylle alle betingelsene som er nevnt, må arbeidstaker ha den nødvendige erfaringen i stillingen til personlig assistent til hodet eller sekretæren referert fra 3 år, og i en alder av 25-35 år for å motta en høyere profilutdanning.

• Salgsavdeling Guide: 17 Universal Rules

• Personlig assistent

Hvem trenger: Ledere av store vestlige selskaper.

Hvem sender: utelukkende til hodet.

For å oppfylle personlig oppførsel, som i praksis på lederen er funnet ganske ofte, inneholder bemanningsplanen en slik posisjon som personlig assistent. Vanligvis er slike verk forbundet med å utføre noen ordrer for familiemedlemmer og lukke folk i hodet. En slik ansatt er ofte engasjert i å organisere familiehendelser, helligdager, fritidsaktiviteter i direktørens barn, etc.

Gjennomsnittsalderen for en personlig assistent er 26 - 35 år gammel, høyere profilutdanning, maksimal organisatoriske ferdigheter, selvbeherskelse og kommunikabilitet.

Sekretær.

Hvem trenger: Bedrifter med stor, middels og småbedrifter.

Som sender: en ledende sammensetning.

Sekretærens posisjon er nødvendig nesten på hver bedrift, uavhengig av organisatorisk og juridisk form. Oppgavene til denne ansatte inkluderer mottak og registrering av innkommende korrespondanse, respons på telefonsamtaler og rettidig bytte av kommunikasjon på hodet, kontrollen av omsetningen av dokumenter, som sikrer normal drift på kontoret, og opprettholder et positivt mikroklima i mottaket guide.

I denne posisjonen er det oftest invitert til jenter i alderen 22 til 30 år med høyere, sekundær spesiell (mindre vanlig) utdanning, som fritt eier ferdighetene til en trygg PC-bruker som er i stand til å skrive ut dokumenter raskt og behandle en stor mengde innkommende informasjon. Uten det siste stedet er gitt til slike personlige kvaliteter som ansvarlig, sosialitet, operativ og forretnings-etikett.

Sekretærassistent

Hvem trenger: Ledere av selskaper med staten ikke mer enn 25 ansatte.

Sekretærassistenten er den samme assistenten til hodet, ansvarlig for å sikre den normale driften av kontorspesialister. Denne ansatt skriver ut utgående korrespondanse, møter gjester og serverer drinker, svarer på gjestene til gjestene og gir et hyggelig, vennlig mikroklima.

Høyere utdanning er velkommen, evnen til å raskt bruke kontorutstyret og raskt skrive ut, håndtere innkommende korrespondanse. For søkere med praktisk erfaring er det mye lettere å finne en jobb. Som regel, på enhver bedrift, blir ledende og ansvarlig sekretær med pent utseende og gode manerer verdsatt.

Sekretær i resepsjonen

Hvem trenger: Bedrifter der mer enn 60 ansatte jobber, med en stor besøkendeflyt.

Hvem sender: kontorleder, assisterende leder eller leder seg selv.

Forpliktelsen til assisterende leder er ikke begrenset til å jobbe med korrespondanse og svar på innkommende anrop. For store selskaper som samhandler med mange forretningspartnere, er det svært viktig at de er møtt av en vennlig sekretær for et hyggelig utseende, med et avslappende smil og rett manerer. Sikkerhetssekretæren i resepsjonen er dermed ansvarlig for å motta gjester, godbiter med drinker og dessert, arbeider med kurere når det gjelder aksept av ordrer og sender korrespondanse. Siden sekretærene i resepsjonen blant de første, på grunn av deres oppgaver, kommer i kontakt med besøkende, må de være velvillige, forebyggende og orienterte, fremfor alt til et møte og støtte fra kunder.

Sekretæren repeferer.

Hvem trenger: middelklassen selskaper.

Hvem sender: til hodet.

Denne stillingen betraktes vanligvis som "mellomprodukt", siden funksjonene som er forbundet med det er særegent for den personlige assistenten til hodet og sekretæren. Spesielt er sekretæren henvist til forhandlinger av myndighetene med partnere og leder av selskapets divisjoner, gjennomfører protokollen til møter og forhandlinger, gir dokumentarstøtte til hodet på hodet. Det skal bemerkes at funksjonene til referentekretæren gradvis endres, og stillingsbeskrivelsen av assisterende leder innebærer implementering av ulike tilstøtende funksjoner.

Administrator

Hvem trenger: selskaper som spesialiserer seg på levering av tjenester.

Hvem adlyder: leder av selskapets leder, eller administrerende direktør.

Det skal bemerkes at den offisielle oppgavenes offisielle plikter ligner på sekretærens oppgaver, en personlig assistent og referansenes sekretær. Med detaljert vurdering er administratorfunksjonene noe annerledes.

Administratorens posisjon etablere seg i selskaper som spesialiserer seg på levering av tjenester. Spesielt er administratoren engasjert i gjestemøt, organisering av forretningsmøter og forhandlinger, følger tidsplanen for besøk (mottak). Hovedoppgaven til administratoren er å sikre maksimal bekvemmelighet og komfort til besøkende mens de er på kontoret til selskapet. Det er ikke overraskende at fordelen av administratoren er invitert, oftest, jenter og unge menn av behagelig utseende, som eier reglene for forretnings- og bedriftsetikett, motstandsdyktig mot stress og i stand til samtidig å utføre flere funksjoner.

Kontorsjef

Hvem trenger: Middelskala selskaper med antall personell er mer enn 25 personer.

Hvem sender: til hodet, administrerende direktør.

Oppgavene til denne spesialisten inkluderer å løse problemene med teknisk støtte for ansatte som arbeider på kontoret. For riktig regnskapsføring av alle operasjoner, leder kontorlederen den nødvendige regnskapsdokumentasjonen. Det er nødvendig å vurdere at vesteuropeiske kontorledere utfører tydelig utpekte funksjoner. I motsetning til dem utfører russiske spesialister i denne profilen ofte arbeidet til sekretæren.

Den optimale alderen på søkere for stolpen i kontorledere er 23 - 35 år. For å overholde denne stillingen må spesialisten ha høye kommunikative ferdigheter, være stressende og nyte et hyggelig utseende. Erfaring som assisterende leder vil være i prioritet.

Leveranse

Hvem trenger: regjeringsorganisasjoner, samt selskaper der arbeidet er tydelig angitt i samsvar med GOSTS.

Hvem er underlagt: Den administrative direktøren, kontoret eller hodet.

I statseide foretak og selskaper med en blandet eierskaps form, inkluderer personalplanen innlegget av kontorist, men resten, strengt regulerte stillinger. Disse ansatte overvåker arbeidsflyten, demonterer og systematiserer brev, executive-ordrer, arkivdokumentasjon og andre bedriftsdokumenter.

Blant kravene til søkeren av denne stillingen bør betegnes: attentivitet, operativ gjennomføring av ordrer, kunnskap om regler for å fullføre dokumenter, leseferdighet. Kontoristen kalles ofte "kontorets leder", men det endrer ikke essensen og innholdet i dette arbeidet.

Assistent er en nær mann!

Yuri Vidalov,

general Direktør for Sibrybprom, Tyumen

I de åtte årene har jeg jobbet med en personlig assistent, og jeg må si at denne personen hjelper meg i forhold til en organisatorisk og administrativ karakter. Under avslutningen av en ansettelsesavtale var denne jenta ansatt som sekretær. I arbeidsprosessen viste det seg gode organisatoriske og kommunikative evner, og til slutt ble godkjent som en personlig assistent.

Hvordan bestemte jeg meg for godkjenning av denne spesielle godteriet? Først og fremst bør det bemerkes en tilstrekkelig respons på hodene til hodet, høye organisatoriske evner, evnen til å korrekt og rimelig uttrykke sin posisjon. På toppen av alt, vil jeg merke den høye graden av selvorganisasjon og disiplin, gode faglige ferdigheter og overholdelse av normer for bedriftsetikk.

Ved å akseptere besøkende til selskapet bidrar en personlig assistent til dannelsen av et positivt bilde av Direktoratet. Hans ansvar omfatter utarbeidelsen av den nødvendige dokumentasjonen, tidsplanen for hodet på hodet med partnere og besøkende, organisering av forretningsmøter og personlige møter. Assistenten skaper selvsagt et harmonisk psykologisk klima, noe som er svært viktig med langsiktig personlig kontakt.

Ansvaret for hodet på hodet: Hva skal han gjøre?

Det er bemerkelsesverdig at assistenten vellykket kombinerer forskjellige funksjoner på profilen: fra enkle sekretærer til mer ansvarlig og viktig, substantiv.

Hvilke operasjonsfunksjoner er vanligvis tildelt assistenten, hvilket rammeverk er omfanget av sitt arbeid?

Tidsfordriv:

• Utvikling og koordinering av arbeidsplanen for direktøren - for å forhandle om tidspunktet for besøk, møter, møter, følg tidsplanen og betingelsene for disse hendelsene;
• Ta opp og meld deg om hodet om tidsplanen for kommende møter, turer og andre bukser. Hvis CV-en av hovedassistenten vil bemerket at søkeren har erfaring i dette arbeidet, vil dette spille en avgjørende rolle i å velge en ansatt.

Organisasjon og levering av arbeidsforhold:

• Forberedelse og organisering av møter, viktige forhandlinger, oppførsel av protokoller av lederne av hodet og varsel om deltakere i møter og møter, som forbereder de nødvendige dokumentene på resultatene av de angitte møtene;
• Utarbeidelse av reisesertifikater, sikring av reisebilletter, gjenbosetting av gjester på et hotell, etc.

Registeradministrasjon:

• Aksept, sortering og omadressering av innkommende korrespondanse. Gruppering på haster, nivå av betydning (betydning), presenterer brev til hodet for kjennskap og besøk.
• Arbeide med dokumentasjon er en profesjonell kompilering av forretningsmessige korrespondanse og annen dokumentasjon, utstedende søknader i samsvar med kravene i virksomhetsetikett og dokumenthåndtering, redigeringsbrev som er kompilert av hodet.

Opprettholde Business Contacts:

• Taktisk og høflig svarer på innkommende anrop, for å eie informasjon om når og hvordan du kobler abonnenten med hodet. Betydningen av prosedyren er at i hvert tilfelle må beslutningen om muligheten for tilkobling tas uavhengig.
• Det er mulig å fikse direktøren fra de store kostnadene for tid, ubrukelige kontakter, samtidig som vi opprettholder bildet av selskapet og den direkte veileder.

Office Manager arbeid:

• For å sikre samsvaren av arbeidsplassen til hodet av standardkravene til rasjonalisering, komfort og maksimal funksjonalitet.
• Opprettholde kontaktforbindelser med partnere, kunne raskt løse tekniske supportproblemer og andre aktuelle oppgaver.

Stedfortreder:

• Raskt og umiskjennelig finne en nyttig informasjon for lederen, i tide med adresser og kontakter av potensielle partnere og kunder;
• Representerer hovedet eller interessene til selskapet på representative møter, forretningsarrangementer, kunne finne svar på spørsmålene som er hevet, uttrykker tydelig posisjonen til hodet.

En personlig assistentleder må overholde forespørslene fra både direkte veileder og status for selskapet. I små (om nødvendig - og i store) selskaper, kan assisterende leder dele arbeidsfunksjoner med andre ansatte, og tvert imot kombinerer assistentens arbeid med andre funksjoner på hovedkontrakten.

Pratisk opplevelse

Se lampe,

leder av det representative kontoret til Pfizer i Russland, Moskva

En spesialist som arbeider i selskapet i stillingen som en personlig assistent er engasjert i implementeringen av følgende verk:

• utvikler og koordinerer forretningsplan for dagen og i en uke;
• forvalter arbeid knyttet til organisasjonen av forretningsreiser, forretningsmøter og presentasjoner;
• ansvarlig for rettidig varsel om hodet om de kommende kontaktene med partnere og besøkende, etc.

Naturligvis må en slik spesialist ha et optimalt sett med kommunikative ferdigheter: bedriftsetikk, høy tilpasningsevne i raskt skiftende forhold, nøyaktighet og punktlighet, oppmerksomhet og godhet. Den beste assistenten er den som forstår og innser at du fortsatt trenger å ta for å forbedre arbeidsforholdene til regissøren.

Moderne instruksjoner er ikke fullt dekket av de offisielle oppgaver i hodestangen, men den erfarne sekretæren er vel at essensen av dette arbeidet. Den oppriktige medarbeider tar vare på selskapet, jo mer vellykket vil være hans karriere, uavhengig av kontoret. En personlig assistentleder som manifesterer en sunn og rettidig bekymring for vilkårene for arbeidet med ledelsen vil alltid bli notert i henhold til Merit, for lederen er det svært viktig at det alltid er en person ved siden av ham, som fullt ut deler sine interesser og posisjon, uansett land eller region de ikke er der var.

En spesialist som hjelper meg på jobb og ansatt til stillingen som assistent gir komfortable forhold for viktige administrative og organisatoriske hendelser. Forsy at disse forholdene er viktige, ikke bare for meg personlig, men også for partnere, som til slutt påvirker interessene til hele selskapet.

Videre er jeg glad for å forstå det faktum at det er en tilstrekkelig, selvorganisasjon og ansvarlig person i konstant kontakt ved siden av meg, som kan vurdere situasjonen og omgående gjøre nyttige løsninger. Videre stoler jeg på min sekretær på et intuitivt nivå, og skjønner at han fullt ut deler selskapets interesser med meg og mine egne interesser.

Perfekt assistentleder:

• Perfeksjon eier ferdighetene til tilstøtende spesialister. Vellykket kontakter folk og forårsake tillit til besøkende;
• Rasjonelt og effektivt organisere prosessen med forretningsforhandlinger;
• Å være intellektuelt utviklet, er det i stand til å støtte en samtale på generelle emner, i likevel, interessene til deres ledelse;
• Besitter gode manerer, god smak, og viet til hodet;
• Høflig og korrigert;
• Perfeksjonen eier lovene i logikken, er godt klar over arten og posisjonen til hodet, er i stand til å representere sine interesser foran andre selskaper uten å berytte sjefenes interesser. Stillingen til hodet på hodet innebærer kompromissløs og prinsipp i ulike bransjer, både politikk og økonomien;
• Avhengig bestemmer og betegner og betegner grensene for dets ansvar og kompetanse, det skifter ikke sitt arbeid for alle, og samtidig representerer tydelig grensene til ansvaret for en ansatt spesialist - til en annen.
• Det har en rask respons, evnen til å raskt håndtere ansatte i selskapet og unmistably forstå om å opphisse sjefen på dette spørsmålet.

Med tanke på det foregående, er det enkelt å bestemme hvilke karakteristiske krav som er presentert for søkeren for denne stillingen. I alle fall bør denne spesialisten ha et tilstrekkelig utdanningsnivå og praktisk utvikling som gir sitt positive rykte. Den nøyaktige listen over krav avhenger av de offisielle spesifikasjonene til den ansatte.

Spesielt, hvis assistenten for det meste vil bli okkupert av utførelsen av referansefunksjonene, vil følgende stillinger bli inkludert i listen over krav:

• videregående opplæring;
• en liten opplevelse i arbeidet i denne stillingen;
• pC-brukeren ferdigheter og kontorutstyr.

Novice Assistant Manager i selskapet kan starte sin karriere i nærvær av utpekte egenskaper.

Men hvis assistenten vil kombinere sekretærs arbeid med sjefenes arbeid, er det lett å anta at kravene til en slik spesialist vil vokse noe. Med tanke på nivået på oppgavene i dette tilfellet må søkeren til posten i assisterende leder ha et høyere nivå av kvalifikasjoner.

Et typisk ferdighetssett må inneholde følgende stillinger:

• besittelse av fremmedspråk (språk er mest i etterspørsel: engelsk, fransk, tysk, kinesisk);
• trygg besittelse av en populær datapakke;
• personlige egenskaper til den ansatte: Riktighet, ansvar, forebyggbarhet, effektivitet;
• alder opp til 35 år (mange selskaper inviterer eldre spesialister til å jobbe, med tanke på den eksisterende praktiske opplevelsen).

Til tross for at eksperter med erfaring har flere fordeler når man vurderer kandidater, hendelsesassistenter med en liten opplevelse, som demonstrerer eksemplariske organisatoriske evner og perfekt eier bedriftens etikk, har også nok sjanser for suksess.

Dette forklares av det faktum at hodet foretrekker å selvstendig lære sin assistent "fra scratch" slik at arbeidstakeren umiddelbart har en viss stereotype av atferd. I tillegg er moderne teknologier bedre mestret av unge fagfolk som ikke er belastet med foreldet kunnskap. Ofte indikerer jobbassistentassistenten direkte arbeid med nye typer programvare, og valget av kandidater skyldes visse regler.

• Salgsavdelingshode: Hvordan bli en utmerket ledere

Hva skal være lønnen til assisterende leder

Lønnsnivå av personlige assistenter

Federal District.	Omtrentlig lønnsnivå (i rubler)
Langt østlige Vladivostok. Khabarovsk.	6500-21 000 9000-21 000 6500
Volga. Kazan, Tatarstan Nizhny Novgorod. Orenburg	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Nordvest Vologda. Pskov.	7000-11 700 7000 11 700
Sibirisk Barnaul, Altai Territory Irkutsk. Novosibirsk.	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Uralsky. Jekaterinburg Chelyabinsk.	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Sentral Voronezh. Tula.	17 200-19 500 17 200 19 500
Sør Rostov-on-Don Stavropol.	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Kurs Assistant Manager: Hva er undervisning

1. Profesjonell og psykologisk profil av en personlig assistent (assisterende) på hodet

• Listen over krav til kvalifikasjoner, treningsnivået, samt kravene til de personlige egenskapene til assisterende leder.
• Betydning, plikter, kompetanse av hodestangen.
• Grunnleggende om bedriftsetikk og forretningsinteraksjon av assisterende leder.

2. Dokumentere lederens aktiviteter og organisasjonen som helhet

• Unified Document Management System, Grunnleggende om Document Management.
• Prinsipper for klassifisering av dokumenter. Varianter av organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Modelldokumenter.
• Emner av dokumenter, krav til å fylle dem. Grunnleggende og ytterligere detaljer.
• Regler for dannelse av kontraktsmessig dokumentasjon. Registrering av administrative og organisatoriske saker.

3. Organisering av dokumenter

• Arbeid med dokumentasjonen. Dokumentvarianter.
• Prinsipper for arbeidsflyt. Interne, innkommende, utgående dokumenter. Registrering av dokumenter med den påfølgende kontrollen av utførelsen av reseptene på hodet.
• Grunnleggende om organisasjonsstrukturen. Dannelse av saker som tar hensyn til den viktigste nomenklaturen.
• Konseptet med undersøkelsen av verdien av dokumentet. Assistentleder uten spesiell opplæring, om nødvendig, kan mestre de nødvendige ferdighetene og kunnskapene på spesialkurs på organisasjonen av omsetningen av dokumenter.

4. Bedriftsinteraksjon og effektiv kommunikasjon med hodet

• Oppgaver og muligheter for informasjonsstøtte til direktøren. Organisatorisk og teknisk middel for presentasjoner.
• Planlegging og utarbeide tidsplanen for regissørens arbeidsdag.
• Nye typer programvare og tekniske midler som sikrer de effektive aktivitetene i hodet.
• Grunnleggende om mellommenneskelig kommunikasjon mellom hodet og assistenten. Lønnen til hodestangen avhenger direkte av assistentens evne til å etablere komfortable forhold for å gi positiv interaksjon.

5. Organisering av spesielle og forretningsarrangementer (møter, forhandlinger, konferanser)

• Forberedelse av konferanserommet og nødvendig dokumentasjon for hendelser.
• Opprettholde dokumentasjon i hendelsesprosessen.
• Organisering av buffeer, kaffe og andre godbiter for konferansedeltakere.
• Forberedelse av kulturprogrammet, kjøp av gavekort.

6. Stressadministrasjon og dens tilstand.

• Utvikling av stressmotstand, opprettholder en komfortabel tilstand.
• Evnen til å tilpasse seg endrede forhold, evnen til å hindre stressende situasjoner, dannelsen av et positivt psykologisk klima.
• Evnen til å konsentrere seg om positive øyeblikk, slappe av og gjenopprette på slutten av arbeidsdagen.
• Bevaring av det presentable utseendet, opprettholde estetisk form, etterlevelse av det rasjonelle regimet for arbeidskraft og rekreasjon.

7. Tidsstyring

• Påvisning av prioriterte områder i arbeid og personlig liv.
• Å ha kunnskap om indre biorhythmer, energikløpssykluser.
• Evnen til å distribuere mål i rollene.
• Bestemmelse av virkningen av påvirkning og retning av bekymringer.

8. Oppløsning av komplekse og konfliktsituasjoner

• Algoritme for å løse tvister og uenigheter.
• Empatisk hørsel.

9. Organisasjon av forretningsreiser direktør

• Forberedelse av dokumenter for Leadership Travel.
• Forhåndsbestilling reisedokumenter og hoteller.
• Forberedelse av hodet på hodet i utlandet.
• Møte og ta utenlandske partnere. Bruksanvisningen til leder av leder av enkelte selskaper sørger for kommunikasjon med utlendinger og egne fremmedspråk.

10. Bilde av en moderne personlig assistent (personlig assistent)

Støtte personlig kleskode.

11. Praktisk intervju ferdighet og sammendrag.

• Evnen til å forhandle på nivået på de første ledere, bedriftseiere.
• Evnen til å skilles på riktig måte og selskapet, evnen til å holde en rimelig balanse i samtaleprosessen, oppdragelse av estetisk attraktiv måte.

• Timbilding Organization: Ideas befalte hendelser

Jeg trenger en uavhengig assistent

Julia Kononskaya.,

general Direktør for GA "Galaktika", Moskva

Som kundebase, ved valg av en assisterende leder, ble både eksterne og interne ressurser brukt. Kunngjøringen "krever en assisterende leder" ble lagt ut i lokale medier for å tiltrekke seg oppmerksomheten til søkere med erfaring i store selskaper eller administrative avdelinger. Personalet på personalet var engasjert i det primære valget av kandidater.

Først av alt ble spesialister bestemt hvordan søkere oppfyller våre krav, potensielle muligheter ble avslørt. I ferd med å intervjue, solgte kandidater test tilfeller og betraktet konkrete situasjoner. Etter testing mottok vi primær informasjon om mulighetene og evnen til kandidatene.

Videre ble utvalgte søkere testet for overholdelse av normer vedtatt ved bedriften av bedriftsetikk. Vi bestemte oss for om en spesialist kunne ta ansvar for seg selv og løse situasjonen til fordel for selskapet. Personlig er jeg mer imponert over en assistent, klar til å vedta uavhengige beslutninger.

4 trinn Hvordan finne den perfekte assistentlederen

Trinn 1. Bestem - som akkurat trenger du

For å gjøre det riktige valget, må du klart vite: Hvilken spesialist er nødvendig som assisterende leder? Hvilke driftsfunksjoner vil bli tildelt det, hvilke oppgaver vil legge ut lederen foran ham? Når du velger en assistent, er det viktig å vurdere psykologisk kompatibilitet, tilfeldigheten av biologiske rytmer og tempoet i arbeidet. Det er kjent at forretningskvaliteten til den samme personen kan manifestere seg på forskjellige måter.

Assistentleder uten erfaring kan finne en jobb i et utviklingsselskap, med en leder, introdusere innovative modeller i administrativ og administrasjonspraksis. Når regissøren ofte skjer på turer, bør assistenten være i stand til rasjonelt og raskt adressere bestillingen av hoteller, billettsalg og overføring. Men hvis forretningsreiser ikke er hyppige, er det ikke nødvendig å forberede en spesialist for implementeringen av forberedende arbeid. Samtidig vil assisterende leder med erfaring sikkert se etter arbeid, noe som sikrer sin fulle sysselsetting og evnen til å utvikle seg.

Trinn 2. Søk etter en egnet kandidat

Det er to alternativer:

• drevet for en egnet kandidatur er engasjert i personelltjeneste;
• utvalget utføres av innsatsen til personelltjenesten.

En detaljert beskrivelse av egenskapene og ferdighetene til en potensiell assistent vil være nødvendig for å underkaste seg rekrutteringstjenesten. Enn mer vil være en beskrivelse av en spesialist, arbeidet og arbeidet på hodet vil være fruktbart. I pre-seleksjonsprosessen, uegnet kandidater, og hodet vil gjøre mye lettere å gjøre et valg blant de resterende kandidatene. I tillegg, hvis en person ikke oppfyller kravene til flere parametere.

Kursassistentleder bidrar til å identifisere prioriteringene i hver søker, avsløre potensielle muligheter. Nyutdannede uten arbeidserfaring kan først passere sekretærens praksis, få de nødvendige ferdigheter og kunnskaper, og bare søknad for stillingen som assistent til selskapets hode.

Vennligst merk: Avvik av søknader om søkere om prinsippet om alder, kjønn og nasjonalitet - ulovlig. Under intervjuet bør personlige antipatier ikke bli uttalt, det er andre, mer korrekte former for å nekte søkerens tjenester. Hvis en spesialist med erfaring vil være som søker, vil opplevelsen av arbeidet fra assisterende leder sikkert fortelle en slik kandidat årsaken til avslaget ditt.

Trinn 3. Kontroller kandidatens kompetanse

Hvis 10-15 søkere hevder posten i assisterende leder, er det tilrådelig å instruere personelltjenesten for å avgjøre hvordan Holly de fylte spørreskjemaet. Deretter tilbyr du hver av kandidatene for å løse den virkelige arbeidssituasjonen og analysere svarene sine.

Privat eksempel: Tilbyr en kandidat en slik oppgave. "Du må sende korrespondanse. Dine handlinger? ". Med svaralternativer gjør du riktig valg.

Første alternativ. Jeg vil sende en konvolutt via post eller dra nytte av budtjenestene, som kreves av Jobbassistent Jobbbeskrivelse.

Andre alternativet.Jeg vil finne ut fra lederen hvor presserende levering er. Med tanke på dette vil jeg akseptere beslutningen, hvordan du sender korrespondanse: via post, med en kurir eller (hvis det er viktige dokumenter) å levere personlig. Gå til banen følger etter at kontaktpersonen er definert, vil den eksakte adressen og tidsplanen for mottakeren bli bestemt. Du kan sørge for at du kan sørge for at de er nødvendige for at det er nødvendig å rapportere til lederen av arbeidet som utføres.

Trinn 4. Vi gjør et valg

Etter det foreløpige valget forblir flere søkere innen synet av sjefen. Er dette et viktig stadium som du bør bestemme hvorfor kandidatene appellerte til dette selskapet? Spør søkere, hva er årsakene til deres appell, og hvorfor vil de jobbe i stillingen som assisterende leder? Du trenger ikke å forvirre om dette spørsmålet hørtes flere ganger. Hvis en ansatt ikke ønsker å belaste seg igjen og igjen, bekrefter han sine intensjoner - det er usannsynlig å være oppmerksom på denne personen. En annen ting er når en kandidat snakker om en fremtidig stilling, forklarer hans visjon om situasjonen og tilbyr nye, ikke-standardlige løsninger. Vær oppmerksom på at søkeren er følelsesmessig kompatibel med deg.

Under et kortsiktig intervju er det ekstremt vanskelig å identifisere kompatibilitetsnivå. Lytt til intuisjon: Har du en person som viser kunnskap, erfaring, beredskap for arbeid? Hvis det i nærvær av alle disse egenskapene ikke er noe ønske om å fortsette en samtale med ham - dette er et alarmerende merke, det er ikke verdt det å revurdere. Spørsmålet om psykologisk kompatibilitet er enda mer relevant når assisterende lederleder er valgt.

I sammenheng med økende konkurranse, kvaliteten på ledelsen, retninger av strategiske administrative og organisatoriske ressurser. Fra hvor riktig og omgående vil ledelsesstrategien bli valgt, er suksessen til hele selskapets aktiviteter. Derfor bør hodet på hodet sikres av de mest komfortable forholdene, midler og ressurser som gjør det mulig å effektivt løse strategisk viktige saker uten formelle eller organisatoriske beløp. Personlig assistentsjef er den personen som er klarert av skipets kompass "med noe vær, forvaltet av kapteinen.

Informasjon om forfatteren og selskapet

Yuri Vidalov., General Direktør for Sibrybprom, Tyumen. SibryBprom LLC er en tverrfaglig bedrift som spesialiserer seg på produksjon av fiskeprodukter. Den har tre bedrifter som levende fisk er vurdert og vokst, tre fiskeforedlingsanlegg, røyking og truende butikk, lager, skipsbyggingsanlegg.

Se lampe, leder av det representative kontoret til Pfizer i Russland, Moskva. Pfizer, eksisterende siden 1849, utvikler og produserer farmasøytiske produkter for ulike områder av medisin (kardiologi, onkologi, urrologi, psykiatri, oftalmologi, endokrinologi, dermatovenerologi), inkludert nye generasjons antibiotika. Pfizer har mer enn 150 representative kontorer rundt om i verden. Hvert år investerer selskapet betydelige mengder forskning og utvikling av nye stoffer. Det russiske representantkontoret i selskapet ("Pfizer International Elalalsi") har vært i drift siden 1992.

Julia Kononskaya., CEO GALAKTA, Moskva. Gruppe av selskaper "Galakta" - Russisk produsent av Vodka Brands "Poltina" og "Frost and Sun". Selskapet går inn i de 10 beste produsentene av vodka. Produktfordelingsnettverket dekker alle regioner i Russland og består av mer enn 100 distributører. I de 24 største regionene er regionale representative kontorer i konsernet blitt opprettet. I 2006 utgjorde den totale produksjonen av konsernets foretak 2520 tusen amerikanske dollar. Antall personell er 600 personer.

Offisielle plikter assistant (Assistant) Generaldirektør - Dette er først og fremst hjelpe den første personen i selskapet. Den offisielle instruksjonen til Assistant (Assistant) i generaldirektøren kan omfatte spesifikke krav (for eksempel kunnskap om to fremmedspråk) og plikter. I alle fall vil prøveinstruksjonen til assistenten (assistereren) i generaldirektøren hjelpe deg med å utarbeide et personelldokument.

Offisiell instruksjonsassistent Generaldirektør
(Jobbbeskrivelse av assisterende generaldirektør)

Vedta
administrerende direktør
Etternavn i.o. ________________
"________" _____________ ____

1. Generelle bestemmelser

1.1. Assistent (Assistant) i generaldirektøren tilhører kategorien spesialister.
1.2. Assistentet (Assistant) i generaldirektøren er utnevnt og unntatt fra det etter bestilling av selskapets generaldirektør.
1.3. Assistent (assisterende) av generaldirektøren underordnede direkte til selskapets generaldirektør.
1.4. På tidspunktet for fraværet av en assistent (assisterende) går generaldirektøren for hans rett og forpliktelser til en annen offisiell, som er kunngjort i organisasjonen om organisasjonen.
1.5. Den som oppfyller følgende krav, er utnevnt til posten som assistent (Ord, Excel), kontorarbeid.
1.6. Assistant (Assistant) i generaldirektøren styres i sin virksomhet:
- lovgivende handlinger i den russiske føderasjonen;
- Selskapets charter, regler for den interne arbeidsreguleringen, andre regulatoriske handlinger i selskapet;
- bestillinger og manuelle bestillinger;
- Denne offisielle instruksjonen.

2. Offisielle oppgaver av assistenten (assisterende) i generaldirektøren

Assistant (Assistant) i generaldirektøren utfører følgende jobbansvar:
2.1. Planlegger arbeidsdagen til generaldirektøren (møter, samtaler, mottak, etc.).
2.2. Utfører teknisk støtte fra generaldirektørens aktiviteter (transport, billetter, organisering av møter, forhandlinger, Dr.)
2.3. Følger med generaldirektøren på møter, på turer, etc.
2.4. Deltar i forhandlinger, forretningsmøter, spesielle teknikker; Leder protokoller og andre dokumenter, utarbeidelse og resultatet av møter, forhandlinger.
2.5. På vegne av generaldirektøren koordinerer det individuelle problemer med ansatte i strukturelle enheter, informerer instruksjonene og ordrene til hodet; Kontrollerer utførelsen av instruksjoner og ordrer.
2.6. Utfører samlingen av materialer og opplysninger som er nødvendig for generaldirektøren, forbereder analytisk, informasjon, referanse og andre materialer og presenterer dem til hodet.
2.7. Leads Office Work, mottar korrespondanse Innkommende til generaldirektøren, aksepterer dokumenter og personlige uttalelser om Signaturen til generaldirektøren, fører til regnskap og registrering, overfører til sjefen.
2.8. Vilje en avtale til hodet, organiserer mottak av besøkende.
2.9. På vegne av konsernsjef er brev, forespørsler, andre dokumenter.
2.10. Utfører arbeid med utarbeidelse av møter og møter som holdes av generaldirektøren (samler de nødvendige materialene, varsel om deltakerne om tidspunktet og stedet for beholdningen, dagsordenen, deres registrering), fører og utsteder protokollen til møter og møter .
2.11. Utfører individuelle offisielle ordrer av generaldirektøren.

3. Rettighetene til assistenten (assisterende) i generaldirektøren

Assistant (Assistant) i generaldirektøren har rett til å:
3.1. Motta informasjon, inkludert konfidensielt, i det beløp som er nødvendig for å løse oppgavene.
3.2. Send til ledelsen av forslag til forbedring av sitt arbeid og selskapets arbeid.
3.3. Å be om personlig eller på vegne av hodet fra enhetene i bedriften og andre spesialister, informasjon og dokumenter som er nødvendige for å oppfylle sine oppgaver.
3.4. Kreves fra styringen av opprettelsen av normale forhold for å oppfylle oppgaver og bevaring av alle dokumenter som følge av selskapets virksomhet.
3.5. Ta avgjørelser innenfor deres kompetanse.

4. Assistent ansvar (assisterende) i generaldirektøren

Assistent (Assistant) i generaldirektøren er ansvarlig for:
4.1. For ikke-oppfyllelse og / eller sen, uaktsom oppfyllelse av deres offisielle oppgaver.
4.2. For manglende overholdelse av eksisterende instruksjoner, ordrer og bestillinger for bevaring av kommersielle hemmeligheter og konfidensiell informasjon.
4.3. For brudd på reglene for innenlandske arbeidsforskrifter, arbeidsdisiplin, sikkerhetsforskrifter og brannsikkerhet.

Den generelle direktøren for selskapet betrodde mye ansvar. Med utviklingen av organisasjonen ekspanderer dette ansvarsområdet. Det er mye "undervisning", som lederen må bruke tid i stedet for å løse oppgaver rettet direkte til utviklingen av selskapet. Dette reduserer eksperspesialistens effektivitet. En del av oppgavene, for å løse som ikke er nødvendig for høy kvalifikasjon, kan bestå assistenten til generaldirektøren.

Direktørens assistent Post: Hovedegenskaper

Posisjonene til assisterende generaldirektør er vanskelig å gi visse egenskaper. Faktum er at antall ansvar for denne spesialisten er bestemt på grunnlag av generaldirektørens behov. Aktiviteten til den ansatte kan være aksent på ett aspekt. Vurder innlegg i rollen som om assistenter jobber:

• Kontorist. Denne spesialisten er ansvarlig for å jobbe med dokumentasjon. I sonen av hans ansvar er det samtaler, ulike daglige oppgaver.
• Personlig assistent. Spesialiserer seg på organisasjonen av arbeidsdagen i generaldirektøren, forretningsmøter og møter. Spesialisten følger også med lederen i forretningsreiser.
• Viseringsdirektør. Ansatte har rett til å ta avgjørelser om en begrenset sirkel av problemer.

Som regel, i praksis, kombinerer assistenten funksjonene til flere spesialister. I store selskaper kan generaldirektøren ha to assistenter. For eksempel organiserer man arbeidstiden på hodet, og den andre er engasjert i papirforhold.

Assistenten gjelder for kategorien av ledere. Det adlyder ham direkte til generaldirektøren. Krav som vanligvis presenteres for den ansatte:

• Høyere utdanning i henhold til den relevante profilen (for eksempel lovlig).
• Arbeidserfaring fra tre år.

Som regel er andre ansatte underordnet assisterende generaldirektør. Den har brede krefter: fra retten til å publisere ordrer for å kontrollere over arbeidet med ulike avdelinger.

VIKTIG! Assistentavtale er ikke en overflod i det hele tatt. Dette tiltaket gjør at hodet kan fokusere på å løse oppgaver som krever høy profesjonalitet, kreativitet. "Teachka" er delegert til assistenten. Dette forbedrer i stor grad effektiviteten i aktivitetene både generaldirektør og selve selskapet.

Regulatorisk og juridisk regulering

Assistentsens aktiviteter er regulert av regulatoriske handlinger:

• Metodiske anbefalinger.
• Charter.
• Arbeidsavtale.
• Ordre av hodet.
• Stillingsbeskrivelse.

Hva er ansvaret for assisterende direktør?

Ansvarets ansvarsansvar varierer avhengig av størrelsen på selskapet. I små bedrifter er ansatte engasjert i kontroll over arbeidet til kurer, ledere, livsstøtte til kontoraktivitetene. I store organisasjoner har generaldirektøren som regel to assistenter. En personlig assistent organiserer arbeidsdagen på hodet, den andre - er engasjert i alle andre saker. Listen over en spesialistansvar kan variere betydelig. I alle fall må forpliktelsene staves ut i stillingsbeskrivelsen. Vurder den omtrentlige listen:

• Organisering av forhandlinger, inkludert via telefon.
• Mottak av korrespondanse.
• Organisering av møter og møter: Forberedelse av relaterte materialer, kontroll over overholdelse av forskrifter, utforming av protokoller, stenografi.
• Kontroll over utførelsen av ordrer av generaldirektøren.
• Gir papir på signatur til hodet.
• Mottar besøkende til generaldirektøren.
• Organisering av forretningsreiser (for eksempel rom reservasjon, billett ordre).
• Sikrer det effektive arbeidet til generaldirektøren.
• Utarbeide en arbeidsdagsplan.
• Informasjonsstøtte til generaldirektøren.
• Deltakelse i møter og forretningsmøter.
• Organisering av forretningsmøter.
• Organisering av presentasjoner.
• Forberedelse av utgifter rapporter.
• Ytelse av personlige oppgaver.
• Opprette databaser, virtuelle presentasjoner med PC.

Assistent er den nærmeste generaldirektøren. Ofte er arbeidsdagen ikke normalisert. Medarbeiderne løser et bredt utvalg av oppgaver, så det må ha passende personlige kvaliteter.

Ansattes rettigheter

Assistent General Director er utstyrt med følgende rettigheter:

• Familiarisering med prosjekt og avgjørelser om hodet om assistentens aktiviteter.
• Retten til å motta den nødvendige informasjonen.
• Retten til å ta avgjørelser i rammen av offisielle krefter.

Assistent General Director kan gis store krefter. For eksempel kan en ansatt ha rett til å signere dokumenter.

Ansvar tildelt assistenten

Ansvar tildelt assistenten må staves ut i stillingsbeskrivelsen. Medarbeider er ansvarlig i følgende tilfeller:

• Manglende oppfyllelse av offisielle instruksjoner.
• Handlinger som bryter med lovene i den russiske føderasjonen.
• Forårsaker skade.

Hvis assistenten gjorde mislighold, blir undersøkelsen gjennomført før den overletter den. Det er nødvendig å etablere graden av skyld. Undersøkelse tar del nøkkelpersoner i selskapet. I henhold til resultatene er dokumentet utarbeidet. Avhengig av graden av skyld kan gjenvinning pålegges på den ansatte. Assistenten kan også bli sparket.

Hvilke personlige kvaliteter kreves fra assistenten?

Det bredere spekteret av oppgaver er betrodd den personlige assistenten. Noen eksperter jobber i en retning, men dette gjelder ikke for assistenten. Det krever multitasking, allsidighet. Vurder personlige kvaliteter som du trenger å ha assistent generaldirektør:

• Proaktivitet, fremover arbeid.
• Evnen til å forutse videreutvikling av situasjonen.
• Hindre vanskeligheter.
• Universalitet.
• Tilpasning til en rask innredning.
• Gratis besittelse av ett eller flere fremmedspråk.
• Evnen til å jobbe med informasjonsstrømmer.
• Evnen til å følge personvernet.
• Evnen til systemanalyse av situasjonen.
• Evnen til å tilby flere løsninger på en gang.
• PC Hold i gjennomsnitt og høyt nivå.
• Kunnskap om grunnleggende tidshåndtering.
• Evnen til å koordinere aktivitetene til flere ansatte.
• Diplomati.
• Kommunikabilitet, evnen til å avgjøre konflikter.
• Operativt arbeid med store mengder informasjon.
• Godt minne.
• Evne til å ordne prioriteringer.

Assistenten må være kompetent bærekraftig stress. Det er ønskelig å kjenne de medfølgende spesialitetene (for eksempel kunnskap om det grunnleggende om jurisprudence).

Når krever generaldirektøren en personlig assistent?

Assistenten ansettes dersom generaldirektøren er betrodd en stor liste over plikter. Selv om lederen copes med de eksisterende oppgavene, kan det meste av "undervisningen" redusere arbeidet. Det er for å jobbe med hverdagsaker en assistent. Disse ansatte er som regel invitert til store selskaper. Administrerende direktør i små organisasjoner i kraften til å takle alt arbeidet selvstendig.