Pomoćnik menadžer je položaj koji je prisutan u okviru osoblja gotovo bilo kojeg ruskog velikog ili srednjeg preduzeća. Često se stručnjaci koji zauzimaju odgovarajući položaj smatraju sekretarima sa vrlo ograničenim spektrom funkcija i odgovornosti. Ali ovo je potpuno netačan pristup razumijevanju specifičnosti post koji se razmatra. Pomoćnik za glavu može se obdati najširijim rasponom sila. Zahtjevi za njegove kvalifikacije i kompetencije mogu biti vrlo visoki. Kakva je specifičnost pošte, o kojoj govorimo? Koja su tipična prava i obaveze asistenta menadžera u ruskoj kompaniji?

Specifičnost

Šta je ovaj post - "pomoćnica glava"? Odgovornosti takvog zaposlenog - šta su oni? U većini slučajeva pod post "pomoćnica glava" razumije sekretar. U rijetki varijantima ova fraza označava se pozicijom zamjenika direktora - ali to je u pravilu tipično za male kompanije. U više ili više velikih poduzeća odgovornosti ličnog asistenta voditelja uglavnom se svode na sekretarske funkcije. Sta tacno? Prije svega, to su uredski rad, rade s prepiska, rješavajući probleme koji se odnose na organizaciju različitih sastanaka i drugih događaja u kojima je šef kompanije direktno uključen. Odgovornosti sekretara (pomoćnika) glave takođe gotovo uvijek uključuju primanje telefonskog poziva u uredu.

U nekim slučajevima odgovarajuća pozicija diferencira nekoliko sorti. Dakle, sekretari koji obavljaju uglavnom tehničke radove - primanje telefonskih poziva, prepisku obradu itd., Koja se nazivaju referenci. Zauzvrat, ti stručnjaci koji su odgovorni za organizovanje događaja i poslovnog rada nazivaju se uredskim menadžerima. Postoji stajalište da se za takav položaj, kao pomoćnik menadžera, dužnosti i ovlasti pretpostavljaju u odnosu na tipične sekretare. Konkretno, oni se mogu izraziti u potrebi za osobnim prisustvom na događajima u kojima sudjeluju šef - korporativni trgovci, poslovni pregovori. Asistent u ovom slučaju može biti odgovoran za prezentaciju, koja je pripremila glavu ili za sliku komponente sudjelovanja u slučaju njegovog šefa. Može se napomenuti da je u zapisima o zapošljavanju položaj asistenta menadžera najčešće naznačen kao "sekretar".

Zahtjevi za pomoćnika menadžera

Razmotrite takav aspekt kao tipične zahtjeve za kandidate za post "pomoćnik menadžera". Odgovornosti koje bi trebale ispuniti zaposlenog u odgovarajućem položaju zahtijevaju određene vještine i kvalifikacije. Njihova lista u velikoj mjeri određuje službene specifičnosti sekretara. Dakle, ako će aktivnosti glave pomoći uglavnom odgovaraju položaju referenta, tada zahtjevi u ovom slučaju neće biti tako tvrdljivi: srednje obrazovanje, minimalno radno iskustvo, osnovne vještine za rad sa računarom i uredskom opremom. Zauzvrat, ako će kompetentnost pomoćnika, uključivati \u200b\u200bneke menadžerske funkcije, popis zahtjeva u ovom slučaju bit će više i službene dužnosti za preuzeti viši nivo kvalifikacija kandidata za mjesto sekretara.

Tipični skup vještina, koji u većini slučajeva mora posjedovati glavna pomoćnika, poput: poznavanje zajedničkih stranih jezika, posjedovanje popularnih računarskih programa za rad sa dokumentima, slikama, prezentacijama. Važan aspekt zahtjeva za kvalifikacijom pomoćnika menadžera su lične osobine. To se obično smatra ljubaznosti, pažljivošću, dobrom voljom, odgovornošću, spremnost za rješavanje novih zadataka. Preferirani dobni interval kandidata za mjesto pomoćnika menadžera u mnogim organizacijama iznosi 18-35 godina. Ali, naravno, postoje preduzeća koja su posebno cijenjena iskustvom zaposlenika, a zato voljno uzimaju ljude mnogo starije.

Mnoge firme, istovremeno radije dobivaju rad, uključujući performanse funkcija koje su karakteristične za pomoćnika menadžera, stručnjake bez većeg iskustva. To može biti posljedica specifičnosti poslovnog segmenta u kojem kompanija radi. U nekim je slučajevima bolje trenirati zaposlenog da radi u firmi, koji je, konvencionalno, otkrio prvu proizvodnju mikroprocesora za pametne telefone i tablete, od numene u svim potrebnim nijansima na sve potrebne nijanse poslovne segmente , nego da pokušate objasniti iskusnoj osobi koja u nekim slučajevima ne funkcionišu stare radne informacije.

Glavne odgovornosti

Uzmite u obzir detaljnije koje karakteriziraju takav položaj kao pomoćni menadžer, dužnosti. Iznad, primijetili smo da su to u velikoj mjeri smanjuju na sekretarske funkcije. Ali to nije uvek slučaj. Često se događa da je pomoćnik menadžera kompanije, posebno kada je u pitanju glavna organizacija, uključen u usvajanje ključnih odluka upravljanja. On može pratiti pregovore u kojima šef sudjeluje - i ne samo u tehničkom aspektu, već i povezivanje s relevantnim dijalozima, izražavanjem mišljenja, savjeta.

U nekim slučajevima, glava može delegirati svojim pomoćnicima neke svoje funkcije - na primjer, u smislu informiranja ekipe kompanije o bilo kakvim značajnim odlukama upravljanja. Naravno, zaposleni u svom položaju često vrši posao povezan sa osiguravanjem udobnosti aktivnosti njegovog šefa - u smislu praćenja da je u njegovoj kancelariji bilo optimalno, relativno gledano, relativno gledano, svježeg čaja kako bi se osigurao glavni čaj Tehnika na glavu, neprestano je funkcionirala.

Način rada

Dakle, sada znamo šta karakteriziramo takav položaj kao pomoćni menadžer, dužnosti. Sljedeći naš zadatak je istražiti specifičnosti rada radnika na odgovarajućem položaju. Naravno, općenito, asistent ispunjava svoje dužnosti na rasporedu koji je utvrdio TC, odnosno u okviru 8-satnog radnog dana, 5 dana u sedmici. Ali u praksi su moguća značajna odstupanja od odgovarajućeg načina. Takvi scenariji mogu biti karakteristični za takav položaj kao pomoćni menadžer sa dodatnim odgovornostima.

Činjenica je da se specijalista koji radi u ovom položaju može uključiti ne samo u poslove svoje kompanije, već i za rješavanje problema koji nisu povezani direktno s internim korporativnim aktivnostima. Dakle, asistent sa odgovarajućom vlašću može se poslati na poslovna putovanja na seminare, konferencije. Zaposleni može obavljati i neke posredne carine između glave i menadžera koji rade u drugim organizacijama - na primjer, u pogledu upravljanja dokumentima ili implementacije zajedničkih projekata. Raspored rada prilikom rješavanja takvih problema, naravno, može biti daleko od onoga što pruža TC. U stvari, postaje nenormalno, često više izduženo u poređenju sa standardnim 8 sati.

Razmislite kako može izgledati menadžer za pomoćnika za posao. Struktura relevantnog dokumenta u pravilu započinje općim odredbama. Oni mogu biti naznačeni da pomoćnik menadžer pripada kategoriji stručnjaka. Stoga, na nivou lokalnog izvora zakona, kompanija može zabilježiti činjenicu da osoba u postu u razmatranju nije menadžer (nije zamjenik direktora). Uz veliku verovatnoću - sekretaru ili, na primer, lični asistent menadžer sa dodatnim dažbinama.

Službeni asistent: Općenito

U "opštim odredbama" službenike upute mogu takođe predstaviti formulacije, odražavajući uslove za kvalifikaciju za specijalista. Na primjer, da naglasni pomoćnik mora imati stručno obrazovanje i određeno radno iskustvo. Ponekad je u istom dijelu službenog uputstva zabilježen, poslovni opseg, u kojem je osoba poželjna imati iskustva u provođenju aktivnosti.

U "općim odredbama" evidentiraju se ključne kompetencije zaposlenog. Oni se mogu izraziti u znanju upravljačke strukture preduzeća, unutrašnjoj i vanjskoj politici poslodavca, principima komunikacije kompanije sa vlastima i drugim organizacijama, standardima koji karakterišu radionicu, pravila poslovne komunikacije, kao kao i norme interne regulacije rada u kompaniji.

Službene dužnosti Assistent

Sljedeći ključni odjeljak uputa su "odgovornosti za posao". Koja je njena specifičnost? Ovaj odjeljak bilježi uglavnom funkcionalne odgovornosti pomoćnika upravitelja. Takav može biti: planiranje šefa glave (na aspektu sastanaka, poziva, intervjua), organizacije tehničke podrške šefa (u smislu prevoza transporta, organizacije poslovnih sastanka), sudjelovanje na poslovnim putovanjima) , poslovni pregovori, održavanje protokola i drugih dokumenata, osiguravajući interakciju preduzeća menadžera sa drugim strukturama kompanija, komunikacije sa vladinim agencijama.

Asistentska prava

Uputstvo za posao uvek uključuje prava na koja glavna pomoćnica poseduje. Odgovornosti predviđene određenim položajem uvijek se nadopunjuju relevantnim preferencijama. Dakle, koja prava ima zaposleni u pitanju u pitanju? Zanimljivo je da su u potpunosti povezali obaveze asistenta na čelu preduzeća. Na primjer, u pravu na potpisivanje i vid određenih dokumenata nastaje zbog potrebe za periodičnim radom s takvim izvorima. Primjer drugog zaposlenika u odgovarajućem položaju je zatražiti od direktnih smjernica, kao i od ostalih stručnjaka iz kompanije potrebne za uključivanje u dokumente. Autoristički menadžer takođe ima pravo da zahteva pravo da osigurava šef očuvanih uslova. Zvanične dužnosti osobe na odgovarajućem položaju mogu biti povezane s periodičnim dokumentima za slanje i primanje - a ti se postupci trebaju provoditi kada koristite različita tehnička sredstva. Sekretar ima pravo očekivati \u200b\u200bu potpunosti pristup takvoj.

Asistent za odgovornost

Dakle, proučavali smo ono što je dio odgovornosti šefa glave, kao i šta bi mogao biti spektar njegovih prava. Ali u većini opisa poslova za stručnjake profila koji se razmatraju postoji još jedan odjeljak - "Odgovornost". Koje formulacije mogu biti prisutne u njemu? Asistent menadžer najčešće je odgovoran za: nepravilno ispunjavanje dužnosti predviđenih po instrukcijama, ali u granicama koje su utvrđene u Zakonu o radu Ruske Federacije; krivična djela koja su počinjena u toku aktivnosti - opet, u ruskom zakonodavstvu; Za uzrokujući štetu kompanije - u granicama zabilježenim u radu, građanskim kodecima Ruske Federacije i drugih izvora zakona.

Sažetak

Dakle, proučavali smo specifičnosti takvog položaja kao pomoćnika menadžera, odgovornosti i zahtjeva koji karakterišu ovu poziciju u strukturi okvira kompanije. Specijalist koji obavlja odgovarajući rad najčešće je tajničke funkcije, ali mogu imati značajno šire sile. U rijetkim slučajevima, koncept "pomoćnika menadžera" odgovara postu zamjenika direktora, ali karakterističan je za glavna preduzeća.

U "klasičnom" tumačenju fraze "Pomoćnik menadžera", rad osobe u odgovarajućem položaju može biti blizu funkcija referendera, diktafona ili, na primjer, uredskog menadžera. U radnoj knjizi, pomoćnik menadžera, najvjerovatnije, bit će ulazak "sekretar" ili "uputni", iako mnogo, sigurno ovisi o korporativnim standardima usvojenim u određenoj organizaciji.

Potreba za pozivanjem stručnjaka u pitanju profila, karakterizira aktivnosti lidera većine ruskih preduzeća. Učinkovit rad gornjeg menadžera ovisi o tome koliko će kvalitativno riješiti svoje zadatke svom pomoćniku - čini se da bi se namijenjene praktičnim upravljanjem preduzećem, ali zapravo samo značajno za organizaciju. Rad sekretara najvažniji je u strukturi komunikacija tima, koji vodi šef kompanije.

Imajte na umu da se u mnogim firmama praktikuje imenovanje nekoliko pomoćnika direktora. U ovom slučaju, status i ovlasti svakog mogu varirati. Jedan specijalista može biti odgovoran za sekretarne funkcije, drugi je upravnik kancelarije, treći je pratiti glavu na događajima. U isto vrijeme, rukovodioci osoblja mogu vježbati razmjenljivost zaposlenih u okviru odgovarajućih područja aktivnosti.

Raspon odgovornosti glavnog pomoćnika ovisi o skali kompanije, stilu upravljanja i korporativnih standarda. Dakle, u malim firmama, asistent menadžer, pored njegovih službenih dužnosti, često se bavi administrativnom i ekonomskom podrškom života Ureda, koordinira rad kurira / vozača / menadžera, izrada primarnih računovodstvenih dokumenata, izvodi Funkcije osoblja. Budući da B.

veliki menadžeri često ne pomažu nikome, već dvoje ljudi: službenik odgovoran za tehničko izvršavanje rutinskog rada sa papirima, pozivima, pozivima, pozivima i drugim svakodnevnim slučajevima koji zahtijevaju stalan boravak u kancelariji, a koordinator, osobni asistent koji organizira radni dan glave, planira da se sastane i sastanci prati ga na radnoj izletima.

U Mega-korporacijama, gdje u svakom odjelu ili jedinici nalazi se operator zabilježen sekretar, na asistentu na čelu organizacije

ponekad su dodijeljene i funkcije šefa sekretarijata ili šefa ureda.

Besplatno posjedovanje stranog jezika (ili čak nekoliko jezika) - veću vještinu, omogućavajući podnosiocu zahtjeva da primi položaj pomoćnika lidera u čvrstom firmi. Veštine su u osnovi moderan visoko profesionalni asistent menadžer je administrator koji se upravlja

najvažnije kompetencije uključuju sljedeće:

A) Proaktivna sposobnost rada. Rad: Predvidite potrebe menadžera, čitati između linija da bi se sve razumjeli bez ikakvih pitanja, sposobnost predvidjeti razvoj događaja i stoga moći spriječiti mnoge probleme;

B.) Univerzalnost - sposobnost obavljanja širokog spektra odgovornosti, sposobnost prilagođavanja brzim uvjetima

C) Efikasne komunikacije i informacijske logističke informacije o kontroli vještina teče;

D) sposobnost pravilnosti postupanja sa svim poverljivim informacijama;

E) Veštine analize sistema, sposobnost da ponude nekoliko

moguća rješenja - optimalna, rezervna i "kriza" - u slučaju razvoja događaja na nepoželjnom scenariju;

E) Besplatno posjedovanje računarske opreme (upravljanje

administrator bi trebao biti u mogućnosti stvoriti baze podataka, raditi s uredničkim programima, organizirati virtualne prezentacije, konferencije i slično);

G) auto-vremenski stresni i samorefleksiju; Nadzor

H) Veštine za kontrolu i koordinaciju (sastanci, projekti, svi koji lideri menadžer).

Među najvrjednijim osobinama koje osiguravaju uspjeh u struci, potrebno je imenovati pismenost, društvenost, diplomaciju,

odgovornost, operativna i tačnost, sposobnost da se brzo

obrada velikog protoka informacija, sposobnost organiziranja slučajeva u prioritetu, tjelesnošću, otporu na stres, dobru memoriju i reakciju. Pored toga, kada mnoge ruske firme uđu u međunarodni nivo, besplatno posjedovanje stranog jezika (ili čak nekoliko jezika) postao je najvažnija vještina koja podnosiocu zahtjeva omogućuje primanje položaja pomoćnika lidera u čvrstim firmama

Yuri Vodilov, generalni direktor Sibrybprom, smatra da je funkcionalnost pomoćnika za glavu sljedeća:

Organizacija telefonskih razgovora;

Prihvatanje poruka, pisma upućena na glavu, a po potrebi ih dovodite u glavu;

Priprema sastanaka, sastanka, uključujući sastanke dioničara, direktora, pregovori (lični asistent čini izbor materijala, obaveštava učesnike o mestu i vremenu događaja, a takođe u skladu sa propisima, dovode rezultate, stenograf);

Prijem dolazne poslovne prepiske, njegove registracije i prenošenje na glavu, a zatim dovedi rezolucije generalnog direktora na određene izvođače ili nezavisne pripreme odgovora;

Praćenje vremena izvršenja uputstava glave od strane zaposlenih u strukturnim podjelima kompanije;

Prijem i pravovremeno podnošenje dokumenata za potpis;

Sastanak i primanje posjetitelja glave;

Trening saobraćaja (podrška za vizu, rezervacija ulaznica, rezervacija hotela);

Stvaranje uvjeta koji doprinose najefikasnijem radu glave (nadgleda organizaciju radnog mjesta, dostupnost pribora, potrebnu kancelarijsku opremu, čistoću u uredu glave)

Sa stanovišta M.E. Tarasova šef organizacijske i administrativne službe CJSC "NK Rusneftekhim" među dužnostima glavnih odgovornosti Asistent menadžera može se izdvojiti na sljedeći način:

Administrativna podrška za glavu;

Planiranje radnog dana glave, koordinacije i organizacijsko pružanje sastanaka i prijema posjetitelja;

Informacije i analitička podrška glave: Pretražite i obradite potrebne informacije; Priprema informacija, analitičkih i prezentacijskih materijala, izvještaja i govora, analitičkih pregleda, izvještaja itd.;

Održavanje poslovne prepiske glave;

Priprema sastanaka, vijeća, sastanka koje je održao šef, formalizacija rezultata poslovnih sastanaka / pregovora;

Sudjelovanje u pregovorima, poslovnim sastancima, prijemama; Podrška glave na sastancima, na putovanjima itd.;

Organizacija i pružanje poslovnih putovanja i sastanka (logistika optimalnih ruta, rezervacija karata, hotela, usluga prijevoza; podrška za vizu; registracija sudjelovanja na konferencijama i seminarima;

Primjena odnosa sa predstavnicima kompanija, preduzećima, organizacijama, vladinim i upravljačkim tijelima za rješavanje pitanja koja ne zahtijevaju izravno sudjelovanje glave; dobivanje u državnim vlastima i upravljanjem dokumentima i informacijama u ime glave;

Oralni i pisani prijevodi, jezička podrška poslovnim pregovorima i sastancima;

Organizacija prezentacija i događaja protokola, reprezentativne aktivnosti;

Priprema izvještavanja o troškovima;

Izvršite lične upute glave.

Ova lista nije potpuna, obaveza asistenta može varirati, ovisno o veličini i aktivnostima kompanije.

Na ruskom mjestu za potragu za radom postoje informacije u kojima se pripremaju lični asistenti glave, susjedne karijere i što je posebno važno u zahtjevima za vještine i vještine osobnim asistentima:

Visoko stručno obrazovanje daje danas specijalitet 032001

"Dokumentacija i dokumentacija Upravljanje upravljanjem", sekundarnim stručnim obrazovanjem-specijalitet 0611 "Dokumentacija podrška upravljanja i arhiva". Obrazovne institucije pripremaju poematske specijalitete danas prilično puno. U sadašnjosti oko 80 univerziteta u zemlji vrši specijalno upravljanje dokumentacijom

Među glavnim odgovornostima asistentskog menadžera može se dodijeliti na sljedeći način:

1. Rad sa dokumentima (Informacijske i dokumentacijske usluge):

2.WI i provjeri ispravnost dizajna pripremljenih projekata

3. Dokumenti koji se prenose na šef potpisa, visokog kvaliteta uređivanja; primanje naknadnog prenosa na šef šefa prepiske u skladu s odlukom da se prihvati u strukturne jedinice ili određene izvođače za upotrebu u procesu pripreme odgovora;

4. Edukacija uredskog rada: izrada slova, zahtjeva i drugih dokumenata, priprema nacrta izvještaja, izvještaja i drugih materijala potrebnih za rad glave;

5. Formiranje slučajeva u skladu s odobrenom nomenklaturom, osiguravajući njihovu sigurnost i u roku za arhivu;

operativno skladištenje dokumenata tokom izvršenja i prije prijenosa

arhiva; Kontrola pogubljenja zaposlenih u Enterprise objavljenim nalozima

i narudžbe, kao i posmatranje vremena provođenja uputstava i

narudžbe šefa preduzeća preuzeto za kontrolu;

6. Unošenje prijava za provjeru.

2. Organizacijski rad (defokativna usluga):

1. Primanje i prenosite poruke putem komunikacijskih kanala (faks, e-mail)

stvaranje "telefonske slike" kompanije i lidera,

2. snimke glave od nepotrebnih posjetilaca i poziva,

nezavisne odluke o donošenju odluka i završetka

3. Podrška radnom mestu glave po potrebi

organizaciona mehanizacija, uredski materijal,

stvaranje uvjeta koji doprinose njegovom efikasnom radu;

4. Organizacija i koordinacija sastanaka lidera, razvoj najracionalnijeg naloga i postupak rada glave

5. Priprema sastanaka, vijeća i drugih sastanaka koji su održali šef (sakupljajući potrebne materijale, obavijest učesnika o vremenu i mjestu holdinga, dnevnog reda, registracije), održavanje i izvršavanje protokola sastanka;

6.ganizacija prezentacija i predstavništva;

7. Organizacija prijema posjetitelja, promovirajući efikasnost razmatranja zahtjeva i prijedloga zaposlenih;

8. Fokusiranje ličnih zadataka (odabir poklona poslovnim partnerima, potragu za vladom za djecu glave i slično).

U članku Ekaterina Panova generalni direktor COUUS sekretara LLC, postoji klasifikacija ličnih asistenata ovisno o veličini organizacije, broju upravljanja dokumentima u njemu, te osobi koja radi na čelu ove organizacije.

Glavni sekretar. Prikladni menadžeri kompanija sa do 25 ljudi. Ova osoba kombinira funkcije sekretara glave sa funkcijama sekretara kompanije. Za upravitelja, samo zasebne jednostavne zadatke vrše (na primjer, susreće posjetitelje, nudi im pića, ispisuje pisma, prepisku procesuira. Zahtevi. To bi trebao biti disciplinirani izvođač koji ne zahtijeva neovisnost u odlučivanju, inicijativi. Između ostalih zahtjeva: veće ili nedovršeno visoko obrazovanje (važno je da studija ne utječe na rad), visoka brzina ispisa, mogućnost korištenja uredske opreme, slično iskustvo rada je poželjno. Potrebno je da osoba koja se prijavljuje za ovaj položaj bude sklona ispunjavanju monotonskog rada.

Administrativni asistent, upravljanje slučajevima. Potrebno je da menadžeri kompanija sa velikim dokumentima uglavnom protokuju uglavnom za komunikativne veze glave sa podređenim. Ova vrsta ličnog asistenta mora se kombinirati u svom radu, na primjer, implementacija tehničkih funkcija i funkcija koje zahtijevaju neovisnost i odgovornost: planiranje radnog rasporenja glave, Organizacija izleta, sastavljanja nekih dokumenata, priprema Materijali za pregovore, sastanke, sastanak dioničara, Odbor direktora. Zahtevi. Visoko obrazovanje, iskustvo sličnog rada iz dvije godine, reprezentativni izgled, znanje stranog jezika (ako je potrebno), dobre organizacijske sposobnosti, uključujući vještine organiziranja pregovora, sposobnost samostalnog donošenja odluka.

Profesionalni asistent. On, u pravilu, potreban je menadžerima velikih preduzeća. Muškarci su vrlo često pozvani na ovaj položaj. Takav asistent generalni direktor obavlja dio rada za i za glavu, a glava uživa u rezultatima. Profesionalni asistent mora imati posebno znanje i obrazovanje u predmetnom području aktivnosti vođe. Ne ispunjava tehnički rad za glavu, poput administrativnog asistenta. Zahtevi. Visoko obrazovanje (profil), slično radno iskustvo dvije godine, znanje stranog jezika (ako je potrebno), znanje i iskustvo u oblasti aktivnosti kompanije, odgovornost, inicijativa. Veoma je važno za ovaj zaposleni nedostatak nepotrebnih ambicija, jer će glava koristiti plodove svojih mnogo sati, mukotrpnog rada i dodeliti sve lovorike.

Šef ličnih ličnih poslova. Ova vrsta ličnih asistenata sastaje se s manje često. Može se potražiti u malim i velikim kompanijama. Potreban nam je menadžer koji provodi puno vremena na poslu, ali istovremeno vodi vrlo aktivan život izvan kancelarije, ima veliku porodicu, često ostavlja za odmor u inostranstvu i spreman je povjeriti neke funkcije u organiziranju ličnih poslova njegov pomoćnik. Na primjer, šef osobnih poslova može se pohvaliti i kupovati ulaznicama za kazališta, koncerte, kupiti poklone za prijatelje, rođake i važne partnere. Takođe, odgovornosti šefa ličnih poslova uključuju organizaciju turističkih izleta glave i članova njegove porodice. Posljednjih godina, profesija sekretara upućena je dovoljna značajnim promjenama. Sekretar često konverzira sva interna i vanjska komunikacija preduzeća. Bio je to referent sekretara koji bi trebao biti besprijekorna veza između glave i zaposlenika koji utjelovljuju odluke i odloži život; Između glave i njegovih poslovnih partnera. Odgovor na telefon, organiziranje tehnika, sastanci, prezentacije, razmjena poslovnih vrijednosnih papira, sekretar uvijek je u debeli događaja. Dobar sekretar može udvostručiti da poveća rad glave, loš sekretar smanjuje svoju polovinu.

Prestiž firme u velikoj mjeri ovisi o profesionalnom nivou sekretara. Njegove osobine kao što su izvršna vlast, inicijativa i visoka profesionalnost pomoći će šefu preduzeća da prevlada poteškoće i rješavaju nagomilane probleme. Uoči teške konkurencije, nekoliko menadžera može sebi priuštiti da odabere sekretara samo vanjskim podacima. Kvaliteta kao rast, povećanje i "Broj tiskanih znakova u minuti" sve se više inferiornije od mjesta obrazovanja, inteligencije, komunikacije i iskustva. Danas u svim razvijenim zemljama, u pripremi sekretara, posebna se pažnja posvećuje širenju profesionalnog erudicije, horizonta, povećanju sposobnosti rješavanja raznih poslovnih zadataka.

Pojućim ličnih računara na radnoj površini sekretara, postupci za pripremu dokumenata, registracije, pretraživanja i skladištenja jednostavno su pojednostavljeni, ali uloga sekretara kao organizatora, dispečera, savjetnika, pojavila se novim zahtjevima za Lične i profesionalne kvalitete referentnog sekretara, imena su se pojavila tajni položaj: asistent, asistent o opštim poslovima, predstavnicu Direkcije, uredski menadžer. Razlike u mestu sekretara su sledeće. Riječ "sekretar" označava položaj osobe koja zapošljava zasebnu osobu ili kompaniju za obavljanje kancelarijskog rada, pomoć u radu s prepiska, organizacijom sastanaka i događaja, koji obavljaju telefonske pozive, primanje telefonskog poziva itd.

Lični asistent mora imati čak i dublje vještine,

osobne i profesionalne kvalitete, jer su pomagači ti ljudi koji se sjećaju svega i uvijek, na koje je uspjeh poslovnog sastanka glave ili proslave godišnjice, a koji prate njihov šef gotovo uvijek i svuda. Usput, vrijedi napomenuti činjenicu da u radnim knjigama (pod uvjetom službene zaposlenosti, retko čine "pomoćniku" ili "upućuju". Najčešće se takav post zabilježio kao "sekretar za glavu"

Opis posla: pomoćnik šefa organizacije

Velika organizacija su velike nevolje. Šef korporacije neće imati vremena svuda, čak ni uz pomoć poslanika. Da biste pravilno planirali dan, ne zaboravite ništa, distribuirajte i kontrolirate posao, glava je potreban pomoćnik. Šta zaposlenik radi u ovom položaju, šta bi trebao znati?

Pomoćnik voditelja: Njegova uloga u organizaciji

Nakon logike klasifikatora zanimanja odobrenih na državnom nivou, pomoćnik rukovodioca pripada kategoriji rukovodilaca, jer nadgleda gotovo sva pitanja koja se odnose na nadležnost prve osobe.

Istovremeno, neke organizacije tumače položaj asistentnog lidera kao administratora, menadžera ili sekretara: prva dva postova podrazumijevaju organizacijske i administrativne funkcije, treću - prezentaciju i pomoćno. Klasifikator profesija Odnosi ove vrste rada na razne kategorije - stručnjaci, tehničko posluživanje, ali samo pomoćnik menadžera.

Kako odrediti krug radnih dužnosti?

Uzimajući posao kao pomoćnik glave ili sekretara, organizacija bi trebala utvrditi status, prava i odgovornost ovog zaposlenika, jer su zahtjevi za obrazovni nivo, kvalifikacije i iskustvo kandidata.

• Dovoljno je sekretar prijema da ima potpuno srednje obrazovanje, a etiketa i tehnike rada sa kancelarijom podnositelja zahtjeva treniraju se direktno na radnom mjestu.
• Administrator ne mora imati manje diplomiranja koji posjeduje organizacijske sposobnosti i energične prirode, kao i da ima neko iskustvo, ovisno o korporativnim zahtjevima.
• Menadžer, kao predstavnik profesionalaca, zahtijeva obrazovanje ne manje potpune, iskustvo nije obavezno, ali ovaj standard se uspostavlja na njegovom nahođenju.
• Pomoćni vođa. Ova pozicija podrazumijeva iste zahtjeve za kvalifikacijom kao lider: potpuno visoko obrazovanje, iskustvo u specijalitetu najmanje 2 godine. Vjerovatno su posebne lične karakteristike podnositelja zahtjeva i eventualno napredna obuka.

Šta je uputstvo za posao?

Pomoćnik lidera, koji je zvaničnik, mora djelovati kao dio svojih funkcionalnih prava i u potpunosti ispunjavati propisane funkcije. Međutim, čak ni po glavi, zaposlenik je dužan ispuniti svoje poslovne dužnosti u dobroj vjeri i na vrijeme.

Nalog za prijem na posao ne sadrži detaljnu prezentaciju ovih kompetencija, a u slučaju zaključenja ugovora, popis funkcija nije uvijek iscrpan. Kako bi se izbjegle odstupanja u određivanju zadataka zaposlenika, organizacija mora sadržavati detaljne odgovornosti, prava koja posjeduje, kao i mjera odgovornosti za kršenje ugovora o radu, uzrokujući štetu poslodavac, itd.

Lični asistent menadžer

Pomoćnik Podudaci za posao sastavlja se prema modelu sličnog uputstva za glavu ili njegovog zamjenika, osim nekih prioritetnih strateških funkcija i upravljačkih funkcija. Vjerovatno, asistent također neće biti povjeren prijem i razrješenjem zaposlenika, pravo na raspolaganje financijskim sredstvima kompanije, izdavanje odvjetnika i drugih kompetencija koji su lično pripadali glavi lično.

Međutim, zakonodavstvo vam omogućava da delegirate bilo kakve funkcije zaposlenog koji se vjeruju, pod uvjetom da ima dovoljno kvalifikacija, znanja, iskustva i ovlaštenja za rješavanje takvih pitanja. Važno je samo pravilno urediti ovlasti zaposlenog - po nalogu ili odvjetniku.

Istovremeno, službeno uputstvo asistenta menadžera preduzeća trebalo bi odražavati zapravo izveden posao.

Model odjela

Struktura opisa posla ugrađena je u direktorije državnih kvalifikacija i sadrži sve osnovne zahtjeve za zaposlenike i nijanse položaja, kao i njegovo mjesto u organizaciji organizacije.

Uputa za posao "Pomoćnik menadžera", kao i bilo koji drugi, treba sadržavati sljedeće dijelove:

1. Opći uvjeti. Označava redoslijed prijema i razrješenja, podređenosti, postupka zamjene zaposlenog.
2. Funkcije rada. Jedan od najvažnijih odjeljaka koji će se detaljno odražavati.
3. Prava koja se pružaju zaposlenom.
4. Ograničenja odgovornosti za kršenje.
5. Kvalifikacije, profesionalno iskustvo, obrazovni nivo.
6. Ono što zaposleni bi trebao znati u ovom položaju.
7. Odnos između IT-a i drugih jedinica organizacije.

Ovi se odjeljci ne mogu obrezati, ali dopušteno je proširiti i dodati potrebne stavke.

Pomoćnik službenika: Uzorak

Reditelj (naziv organizacije)

Službena uputstva "Pomoćnik menadžera"

1. Osnovni uslovi

1.2. Prihvaćen i odbačen sa posla po nalogu direktora.

1.3. Podnošenje: direktno direktor.

2.1. Koordinira rad odjela, odjeljenja i drugih odjeljenja preduzeća u skladu s uputama, rezolucijama i naredbama direktora.

2.2. On je objavio vrijeme izvršenja kontrolnih naloga direktora strukturnih podjela.

2.3. Mlinovi direktorski plan rada do sljedećeg radnog dana i pruža mu pravovremeno.

2.4. Organizira i kontrolira uredski rad u preduzeću, provjerava ga za poštivanje zahtjeva zakona.

2.5. Omogućuje računovodstvo i registraciju svih ovlašćenja koji je izdao direktor.

2.6. Provedite upute i kontrolu nad rezultatima njihovih aktivnosti.

Pomoćnik za glavu ima pravo:

3.1. Talentovane odlukama preduzeća.

3.2. Sudjelujte na sastancima aparata za upravljanje.

Da biste dodali ovisno o potrebama određene organizacije i post profila.

Glavni pomoćnik je odgovoran:

4.1. Za neizvršenju ili nepravilno ispunjavanje njihovih dužnosti predviđenih ovim uputama, naredbama i naredbama direktora, tekuće zakonodavstvo koje reguliše aktivnosti preduzeća.

4.2. Zbog nedostatka kontrole nad aktivnostima podređenih radnika.

4.3. Za otkrivanje informacija sa ograničenim pristupom.

Da biste dodali ovisno o potrebama određene organizacije i post profila.

Glavni pomoćnik mora imati potpuno visoko obrazovanje, profilno radno iskustvo najmanje 2 godine.

Tekuće zakonodavstvo, Povelja, kolektivni ugovor (ukazuje na koje djela i norme trebaju biti svjesni zaposlenog).

Naznačeno je s kim i za koja pitanja surađuju pomoćnika menadžera.

Šef odjela za osoblje

Specifičnost kompetentnosti asistenta menadžera projekta

Pretpostavlja se da je upravljanje projektom - post privremen, odnosno asistent pretpostavlja određene obaveze prije završetka projekta. Njegove funkcionalne odgovornosti ovisit će o specifičnostima i temama projekta, kao i na potrebama određene organizacije.

Opis posla asistentskog rukovodioca projekata za funkcije biće više specijalizovaniji, ali sa administrativnom i organizacionom bojom. Požljibene dužnosti za ovu poziciju mogu se naći u kvalifikacijskom imeniku, a zatim ih precizirati pod situacijom.

Da li su odgovornosti lidera pomoćnika na opštim pitanjima?

Područja odgovornosti pomoćnika generalnog direktora i pomoćnika direktora o općim pitanjima bit će različita. Naravno, u drugom slučaju, autoritet će biti usko kontroliran, jer šef općih pitanja nije odgovoran za sve aktivnosti organizacije, već samo za pojedini sektor.

Izvrsno upute za pomoćnika upravitelja općenito pitanja na temelju se na osnovu funkcija glave, koje "pomoć". Prema tome, osnova će biti opseg njegove odgovornosti i funkcija.

Službena uputstva "Pomoćnik menadžera" u ovom slučaju će odgovarati kao osnovu, može se ponoviti prilikom razvoja novih dokumenata za povezane pozicije.

Pomoćnik službenika

Uputstvo za posao je lokalni dokument koji bi trebao biti u svakom preduzeću. Ovaj dokument ukazuje na sve službene odgovornosti određenog zaposlenika.

Prije nego što sakrivate novog zaposlenika da radi i potpiše ugovor o radu s njim, poslodavac je dužan dati mu da se upozna sa opisom posla. Ako zanemarite ovim, poslodavac neće moći privući zaposlenog na disciplinsku odgovornost za neizvršavanje njihovih službenih dužnosti.

Uputstvo je razvijeno osobljem simpatije sa advokatom. Odobrava svog poslodavca ili angažirani vođu, ako se obdaru sa takvim ovlastima. Dokument bi trebao biti glavni pečat poslodavca.

Pomoćnice za posao

Pomoćnik rukovodioca pripada kategoriji stručnjaka. U svojim dužnostima uključuju:

• Planiranje radnog dana šefa preduzeća;
• Provedba tehničke strane aktivnosti vođe;
• Održavanje poslovnih putovanja - naručivanje ulaznica i vlakovnih ulaznica, poreski nalog, rezervacija hotela;
• Organizacija sastanaka i pregovora;
• Priprema dokumenata za ove sastanke;
• Polazak odlukom šefa za kratkoročna poslovna putovanja za rješavanje pitanja koja je glava obilježila ranije;
• Podrška glave na sastancima i pregovorima;
• Prihvatanje sudjelovanja u pregovorima, posebnim prijemima, poslovnim sastancima;
• Provođenje protokola ovih pregovora i sastanka;
• Registracija Ostali dokumenti koji se odnose na ove sastanke;
• Koordinacija nekih problema sa šefovima strukturnih jedinica u ime glave;
• Dovođenje na glavu glava uputstava glave kompanije;
• Kontrola nad izvršavanjem ovih uputa;
• Prikupljanje materijala i informacija koje su potrebne glavom za učinkovite aktivnosti;
• Provođenje analitičkih i informatičkih radova;
• Priprema reference i drugih materijala za glavu;
• Evidencije;
• Rad sa dolaznim i odlaznim prepiska koje dolazi do glave;
• Računovodstvo i registracija dolazne prepiske, obje pošte i elektroničke;
• Vođenje snimaka za prijem menadžeru;
• Primanje informacija potrebnih za menadžera u državnim tijelima i tijelima lokalne samouprave. Informacije se dobivaju u ime;
• Usklađenost sa sigurnosnim i sigurnosnim standardima rada;
• Poštivanje pravila interne rutine i discipline rada;
• Izvršite različite upute od glave.

Službene dužnosti asistenta menadžera mogu biti šire ili već. Ovisi o specifičnosti samog društva, sa svog mjesta na tržištu, iz konkurentnosti i iz drugih faktora koji mogu utjecati na radno vrijeme glave.

Na primjer, može se obdati desno da posjeti dokumente ili samo prihvaća dokumente radi čineći ih posjeta glavom.

Skinuti

Preuzmite uzorak Pomoćnik za posao u formatu.Doc možete

Asistent lider

Pomoćnik voditelja odgovoran je administrativni položaj povezan sa šefom preduzeća raznih vrsta pomoći, uključujući ekonomsku, pravnu i tehničku.

U stvari, glavni pomoćnik je sekretar, računar, radnik osoblja, advokat i ekonomista u jednoj osobi. Nijedan vođa ne može učiniti bez prvog asistenta, spreman da dođe do pomoći najnepovoljnijih vremena za poslovna vremena, da dostavi zaboravljene dokumente na vrijeme, podsjećaju na važan sastanak, slušati i sugerirati u donošenju ispravne odluke.

Dragi čitaoci! Članak govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki je slučaj pojedinačno. Ako želite znati kako riješite svoj problem - Kontaktirajte savjetnika:

Relevantnost i izgledi za razvoj ove pozicije

Položaj asistenta kao što je nemoguć u savremenom svijetu. Perespev se razvio od uobičajenog sekretara, posluživši čaj i odgovoran za pozive, ova profesija je trenutno povezana sa velikom odgovornošću i prisustvo određenog znanja.

Izgradite ovaj položaj Ne samo odgovorno, već i prilično obećavajući, jer nakon odlaska glave postoji prilika da se dobije njegovo mjesto. Praktično i teorijsko iskustvo stečeno na postu Asistenta bit će najbolja preporuka za više upravljanje i pomoći će u budućnosti da se dobro napreduje.

Prednosti i nedostaci rada asistenta

Položaj pomoćnika menadžera ima i prednosti i nedostatke.

Do pozitivne strane Post zauzet uključuje:

• blizina šefova;
• stalni pristup relevantnim informacijama;
• sposobnost da bude nešto viši od ostalih zaposlenika kompanije;
• sposobnost susreta sa zanimljivim ljudima, napravi novo korisno druženje;
• radite u ugodnom okruženju.

Negativne strane Rad pomoćnika za glavu su:

• Česta poslovna putovanja;
• nenormalni radni raspored;
• pronalaženje u situaciji na stresu;
• emocionalni šefovi;
• potreba da se napusti lični život radi karijere i rada.

Pomoćnik menadžera mora imati povećan otpor stresa. Menadžeri se ne bave uvijek s emocijama koji nastaju nakon lošeg radnog dana, jer njihovi asistenti često postaju pod vrućom rukom.

Sve se događa u nekoliko klikova bez reda i stresa. Probaj i iznenadićeš seKako je postalo lako!

Zahtjevi za podnositelje zahtjeva za ovu poziciju

Dobar asistent mora imati znanje u širokom rasponu područja. Najčešće ovaj položaj zauzima stručnjake iz oblasti selekcije osoblja, osoba sa pravnim, ekonomskim, tehničkim i humanitarnim obrazovanjem.

Za pomoćnika menadžera izuzetno je važno imati kvalitete, kao:

• komunikacija;
• samopouzdanje;
• sposobnost brzo odgovoriti na promenjene okolnosti;
• pravilno postavljen;
• određena krutost;
• solid životni položaj.

U slučaju da govorimo o izgradnji, tehnološkom i drugom specifičnom području, pomoćnik menadžer dužan je imati posebna znanja i vještine. Posebna pažnja prilikom odabira asistenta data je kandidatu znanja stranih jezika i upotrebi računarskih programa.

Dužnosti zabilježenog proizvođača sekretara smatraju se u ovom članku.

O profesiji nadzornika čitanje u ovom materijalu.

Službene dužnosti

Asistent lider mora:

• pravilno planirajte radni dan glave;
• nabaviti karte za avion, vlak, naloži taksi;
• organizirajte sastanke i pregovore;
• pratite prisustvo glave dokumenta koji vam je potreban;
• osigurati maksimalnu udobnost koja je stigla u susret osoba;
• idite na poslovna putovanja na zadatak kompanije;
• u skladu sa povjerljivošću, odgovorna za sigurnost primljenih informacija;
• djeluju kao prateća pratnja na sastancima i poslovnim pregovorima;
• održavati kontakte sa poslovnim partnerima, preduzećima i vladinim agencijama;
• održavajte kontakte sa zaposlenima sa kompanijama, što je veza između njih i vodstva;
• baviti se pripremom potrebnih dokumenata, materijala, analitičkih informacija i pregleda;
• uključite se u slanje i čitanje pisama, odgovorite na pozive;
• ispunite papirologiju, zadrži evidenciju primljene po dokumentima;
• držite ulazak u glavu;
• održavati veze sa lokalnim vlastima, primajući dokumente i materijale u ime vlasti;
• obavljati manje zadatke u vezi sa organizacijom osoblja;
• obavljaju druge narudžbe koji ne prelaze službene dužnosti.

Pomoćnov položaj je raznolik, računati na ono što će moći sjediti u uredu i povremeno ispisati potreban papir, nije neophodno.

Prava i odgovornost

Asistent lider ima pravo na Na potpisivanju dokumenata u ime glave, ako se to odnosi na svoje ovlasti. Pored toga, osoba koja obavlja obaveze asistenta ima pravo studirati dokumente koji se odnose na njegove službene dužnosti, kao i primanje informacija za njihovu kvalitativnu provedbu. Ako je potrebno, ima pravo slanja zahtjeva za dobivanje radnih dokumenata nadležnim vlastima i strukturama.

Najvažnija pomoćnica je mogućnost da se zahtjev upravljaju stvaranjem odgovarajućih radnih uslova:

• pružanje radnog mjesta;
• oprema na radnom mjestu sa računarom, faksom, štampačem i skenerom;
• pružanje pisanja i drugih materijala potrebnih za rad.

Asistent lider odgovoran Za nepažnu ili nedovoljno kvalitativne performanse njihovih radnih odgovornosti. U slučaju otkrivanja prekršaja, asistent je administrativna, krivična i građanska odgovornost. Prilikom primjene materijalnih gubitaka, asistent je dužan shvatiti odgovornost koja ispunjava norme rada i građanskog prava Ruske Federacije.

Značajke sažetka registracije

Pretvarajući se na post pomoćnika menadžera morate navesti U vodiču direktoru sažetka organizacije:

• iskustvo i radno iskustvo;
• naziv prethodnih radnih mjesta na ovom položaju;
• stepen vlasništva nad računarom i potrebnim programima;
• nivo vlasništva nad stranim jezicima;
• radno iskustvo sa dokumentima;
• prisustvo visokog obrazovanja;
• dostupnost korisnog upoznavanja među menadžerima drugih organizacija.

Prilikom izrade sažetka potrebno je neprihvatljivo navesti dostupnost zaraznih kvaliteta, nedostatka emocija o povećanom tonu i spremnosti za nenormalan radni dan.

Značajke rada u različitim oblastima aktivnosti

Na javnom prijemu u zamjenici

Pomoćni zamjenik Jednostavno je dužan biti za najvišim društvom. Pored toga, mora znati imena, prezimena i telefone svih aktivista koji žive na lokalitetu, okrugu, području čiji je zamjenik njegov šef.

Pomoćnik zamenik mora imati svoju biračku bazu, kao i popis prostora okruga kojima je potrebna rješenja. Asistent bi trebao ispuniti što je više moguće s velikim brojem korisnih ljudi, biti spreman za odgovoriti na pitanja iz štampe i javnosti, olovo i organizirati pregovore.

Pomoćnik zamjenika mora biti zakonski izgrađen, imaju humanitarno obrazovanje i sposobnost psihologije. Potrebno je unaprijed pripremiti za ne-normaliziranu radnu grafiku i odsustvo vikenda.

Odjel za ljudske resurse

Obaveze asistenta na čelu osoblja Odjel za pripremu, pružanje, prešanje, pritiskajući dokumente, odgovarajući na primljene pozive i provođenje radne dokumentacije. Prednosti ureda - normalizirani raspored rada.

Odjel prodaje

Pomoćnik rukovodilac prodaje dužan je posjedovati Azu trgovinskog zanata, moći pronaći kupce i dobavljače, komunicirati sa klijentima i drugim poduzetnicima koji su uključeni u trgovinu.

Glavni kvalitet je društvenost i otpornost na stres.

Umjetnički direktor

Pomoćnik umjetničkog direktora mora imati umjetnički ukus, komunikacijske vještine sa umjetnicima i kulturi, sposobnost rješavanja dokumentacije i organiziranje prezentacija, izložbi, razne vrste saopštenja za javnost.

Položaj je prikladan samo osobama umjetničkih sklonosti i humanitarnog umnog umu.

Na prednostima i nedostacima rada ličnog asistenta glave razgovarali su u sljedećem video materijalu:

Imate pitanja? Naučite kako riješiti svoj problem - nazovite odmah:

Lični asistent menadžer: Odgovornosti i zahtevi

Glavni resurs bilo koje organizacije su njeni zaposlenici. Doprinose rastu i prosperitetu proizvodnje. Nadležni šefovi cijene svoje zaposlenike. Između ostalih važnih postova, pomoćnik menadžer posebno se dodjeljuje. Dužnosti i vrijednost čije je teško precijeniti. Ovo je desni i glavni savjetnik, organizator događaja i koordinatora za sastanke. Bez dobrog asistenta, vrhunski menadžer će biti veoma težak za upravljanje preduzećem.

Razlikovne karakteristike i specifičnost asistenta

Ne postoji takav položaj koji bi bio toliko kontradiktorni i dvosmislen prema zahtjevima poput pomoćnika menadžera. Dužnosti zaposlenih zaposlenih u ovoj vrsti aktivnosti uključuju dosta poena. Pored toga, lični asistenti često se zbunjuju sa sekretarinama ili menadžerima ured. To je iako slične, ali različite aktivnosti.

Funkcionalne odgovornosti asistentskog menadžera:

• Pružanje vlasništva nad glavom - raspored, sastanci, potpisivanje dokumenata i poslovnih putovanja;
• osiguravanje ugodnog radnog mjesta za top menadžer - briga o mikroklimu, čistoći i udobnost prostorije;
• rad sa dokumentima glave, posebno sa dolaznim slovima i pozivima;
• osiguravanje psihološke udobnosti šefova;
• provođenje primarnih pregovora;
• transfer;
• pružanje upravljanja pribora itd.

Ova lista je mnogo šire i sekretarne, a administrativne dužnosti. Međutim, specifičnost s kojom se zaposleni suočava s post "Ličnim asistentom menadžerom", dužnosti i nijansi aktivnosti bit će različiti od različitih poslodavaca.

To se događa da je to uglavnom tajnički rad. Ili je asistent angažiran iznimno kako bi se šef osigurao udobnost i nalog. Neki asistenti su potpuni supstituenti i u podnošenju svojih zaposlenika.

Profesionalni poslodavac traži kandidatu za post "pomoćnik glave", odgovornosti i zahtjeve za obrazovanje

Zahtjevi za osnovno obrazovanje i iskustvo razlikuju se, ovisno o gledanju rukovodstva. Najčešće se ovaj konkurs gleda kao početak u kamenolomu. Međutim, ozbiljan vrhunski promijenit će potraživati \u200b\u200bpomoćnike osobne osobe sa određenim profesionalnim i životnim iskustvima.

Minimalni zahtjev je srednjeg sedišta u vezi sa administracijom ili sudskom pravom. Pored toga, poslodavci očekuju podnositelje zahtjeva za sljedeće profesionalne kvalitete:

• sposobnost rada u svim uredskim programima;
• visoka brzina ispisa;
• pismenost;
• poznavanje najmanje jednog stranog jezika, najčešće engleskog;
• znanje o programskim osnovama i nestandardnim računarskim programima;
• sposobnost provođenja uredskog rada i prepiske u skladu s regulatornim zahtjevima;
• poznavanje temelja tekućeg zakonodavstva;
• kompetentni, postavljeni govor.

Ovo je minimum potraživanja za post "Lični asistent menadžer". Odgovornosti se mogu dopuniti i, ovisno o sferi aktivnosti organizacije. U nekim je preduzećima zajednička ili povezana edukacija smatra se preduvjetom za takav rad. Pored toga, dodatno poslovno obrazovanje ili napredni tečajevi obuke smatraju se velikim plusom.

Zahtjevi za lični asistent

Pored profesionalnih, vrhunski menadžeri imaju niz ličnosti. Specifičnosti post "pomoćnika glave", dužnosti i karakteristike rada sugeriraju posebno skladište karaktera.

Prije svega, to je:

• otpornost na stres - na kraju krajeva, asistent često računa prvu koja je domaćin gnjeva šefova i slušao nezadovoljstvo podređenih;
• multitasking - Sposobnost izvedbenih nekoliko slučajeva istovremeno - najdragocjeniji kvalitet dobrog pomoćnika;
• pozitivno razmišljanje - bez ove karakteristike karaktera, pomoćnik menadžer neće se nositi sa dodatnim odgovornostima, jer su njegove aktivnosti često u okviru standardne poslovne saradnje;
• visoko učenje - želja za prepoznavanjem novog i kvalitativno razumijevanja radnog procesa treba biti prisutan u svakom dobrom asistentu.

To su samo glavni osnovni karakteri potrebne za svakog pomoćnika menadžera za uspješne profesionalne aktivnosti. Ali najvažniji lični zahtjev je temperament i osobitosti ponašanja kuhara i asistent ne bi se trebali širiti, ali idealno se međusobno nadopunjuju.

Generalni asistent menadžer

Asistent radi direktno s upravljanjem organizacijom, obavljanjem i ličnim nalozima i profesionalnim dužnostima. Obično uključuju:

• provođenje uredske radionice, te u nekim slučajevima i cijelom organizacijom. U pojedinim preduzećima, asistenti vođeni Sekretarijatom organizacije;
• koordinacija upravljačkih aktivnosti. Sastavljanje rasporeda poslovnih sastanaka, podsjetnik vlastima o događajima i događajima raznih vrsta;
• prepiska u ime organizacije;
• prijem i preraspodjela dolaznih telefonskih poziva;
• pružanje menadžera sa svim potrebnim informacijama na zahtjev.

Dodatne dužnosti pomoćnika šefa organizacije

Lični asistent menadžer sa dodatnim odgovornostima i funkcijama je najčešći konkurs za ovu oblast aktivnosti. Najčešće, vodič traži prilično višestruko zaposlenog koji je sposoban za širenje odgovornosti.

Najčešće dodatne zadatke, to je:

• prevod sa strane jezika, uključujući tokom pregovora. Ne uvijek, upravljanje može u potpunosti povjeriti zaposlenima treće strane, a znanje o barem engleskom je vrlo korisno;
• organizacija vođe putovanja i podrška za putovanja. Takve aktivnosti pretpostavlja da će asistent preuzeti sve trenutke domaćinstava: pokret, poreski poredak i hoteli, organizacija hrane i papirologiju;
• podrška vlasti za događaje protokola;
• usluge stanovnika.

Ova lista je daleko od potpunog. Najčešće je prilično teško da definitivno odgovorite na pitanje šta je dio odgovornosti pomoćnika menadžera? Ova aktivnost je vrlo raznolika. Svaki šef predstavlja svoje zahtjeve, glavna stvar je osigurati da su oni unutar zakona.

Način ličnog asistenta

Jedna od glavnih karakteristika ove aktivnosti je ovisnost radnog vremena zaposlenika sa rukovodstva. Naravno, radni dan je regulatorno osam sati. Nakon činjenice, asistenti upoređuju svoj režim sa šefovima.

Ovo "zamagljivanje" radnog vremena i potrebu da se uvijek ostane u kontaktu s vodstvom, često plaši diplomirane od ovih slobodnih radnih mjesta. Zapravo, raditi ne više nego bilo gdje drugo. Samo vrijeme ostatka i rad postaju trajni.

Pomoćnik službenika

Struktura post "pomoćnika glave", dužnosti, zahtjevi za obrazovanje i iskustvo treba napisati u opisu posla. Ovo je dokument koji pruža transparentnost zahtjeva za upravljanje i jednostavnu kontrolu nad izvršavanjem odgovornosti zaposlenika.

Uputstvo za posao je regulirano i obavezno za izvršenje. Ovaj dokument propisuje sve suptilnosti rada glave glave. To je praktički vodič za akciju. Dokument ne uključuje ne samo dužnosti, već i prava, odgovornost i karakteristike odluke o radnoj sporovima.

U vezi sa specifičnostima pomoćnika asistenta, potrebno je izvući svoje opise poslova s \u200b\u200bposebnom pažnjom. Potrebno je registrirati značajke rada, nijansi organiziranja vremena i rekreacije, naknadu za obradu.

Opis posla asistenta treba razlikovati iz istog dokumenta kao "pomoćnik voditelja projekta". Dužnosti potonjeg često privremeno, kao i sam rad.

Pored toga, opis posla treba jasno registrirati ime post. Najčešće ukazuje na "sekretar", "preporučujući sekretar", "menadžer u pravcu". Pažljivo provjerite da li ovaj unos odgovara trenutnim regulatornim aktima i bio je relevantan.

Što navesti u sažetku glavne asistente

Pozicija ličnog asistenta - prekrasan početak za diplomirani karijeru. Stoga možete dobiti svoj prvi posao i ništa uporediti sa profesionalnim iskustvom. Međutim, za podnositelje zahtjeva sa iskustvom, ovaj se konkurs može činiti zanimljivim. Pogotovo ako planirate promijeniti opseg aktivnosti.

Poznavanje glavnih odgovornosti zasebne pomoćnika, životopis nije teško. Ovaj dokument pretpostavlja da ste se upoznali sa teorijskim dijelom pitanja i spremni ste započeti s radom. Pažljivo ispitati zahtjeve za podnositelja zahtjeva i nastavite s pisanjem teksta.

Podaci koji moraju biti navedeni u sažetku Asistenta Jobs ili ličnog pomoćnika:

1. Puno ime je ime i patronim, u životopisu za stranu kompaniju, samo su prva dva dopuštena.
2. Porodični status. Ovo je obavezna tačka - položaj asistenta uključuje često neemrazirani radni dan. Potrebno je biti siguran da takav raspored neće utjecati na porodične odgovornosti.
3. Obrazovanje. Naznačeno u hronološkom redoslijedu. Ako i dalje učite - obavezno označite koliko vremena je potrebno da se završi. Često poslodavci uzimaju kao pomoćnici studenata potonjih tečajeva, a slijede napredovanje u karijeri. Ovdje ukadite znanje o stranom jeziku i nivo vlasništva.
4. Radno iskustvo. Naznačite od potonjeg. Ako ovo još nije, a zatim navedite svoje volonterske projekte, sudjelovanje u javnoj aktivnosti ili praktičnosti, prakse za obuku i ostale pogodne klase. Ako ne možete ništa da pružite, uzmite karakteristiku na objavljenom odeljenju i napišite da je spreman da ga obezbedi.
5. Lične karakteristike. Dajte sebi najiskreniji procenu. Opišite lik sa stanovišta klasične psihologije i obavezno označite njihove snage i slabosti.
6. Dodatne informacije. Ovdje biste trebali pisati, zašto poslodavac bi trebao birati od drugih podnositelja zahtjeva. Pored toga, obavezno odredite dodatne vještine, na primjer, dostupnost vožnji pravima. Čak bi i u ovom trenutku bilo korisno pisati o prisutnosti dodatnog obrazovanja, naprednih tečajeva za obuku, poslovno obrazovanje.
7. Kontakti. Ostavite onoliko načina da vas kontaktiramo: mobilni i kućni telefon, adresu e-pošte, Skype, link na stranicu na društvenoj mreži. Navedite samo trenutne podatke.

Poslodavac neće zanemariti pravilno sastavljen sažetak.

Odgovornosti pomoćni šef divizije

Obično podnositelji zahtjeva traže rad ličnog pomoćnika menadžera. Ali lakše je započeti promociju u ovoj karijeri, sa položajem "pomoćnika šefa odjela za prodaju". Dužnosti ovog zaposlenika nisu toliko volena, ali iskustvo i izgledi su neuporedivo više.

Glavna razlika između asistenata šefova podjela u njihovim specifičnijem i uže kontroliranim aktivnostima. Oni obavljaju posao povezane sa određenim smjerom proizvodnje ili upravljanja. Ovo je iskustvo neprocjenjivo za daljnji napredak ljestvice u karijeri.

Dužnosti asistenta na čelu jedinice uključuju i sve, kao i oni iz preduzeća. Ali postoji i posebna specifičnost:

• potreba da temeljito znaju suštinu proizvodnje, upravljačkog ili trgovačkog procesa jedinice;
• kontakt sa pomoćnicima iz drugih podjela i pomoćnika generalnog direktora;
• pomaknite specifičnu dokumentaciju divizije.

Perspektiva rasta karijere karijere

Mladi smatraju da je ova pozicija početak karijere. Međutim, potrebno je razlikovati šta tačno želite promovirati. Horizontalno ili vertikalno? Na ovom preduzeću ili je to samo početna linija u budućem životopisu? Strategija daljnjeg djelovanja ovisi o tim pitanjima.

Vodstvo cijeni dobre pomoćne asistente, a to, nažalost, loše utječe na njihov rast karijere. Šef ne želi pustiti savršenog zaposlenika, pristaje povećati plaću i daje dodatne pogodnosti - ovo je opcija horizontalne karijere. Najčešće među osobnim asistentima.

Najlakši način za napredovanje u karijernim ljestvicama u određenoj organizaciji sa pošta pomoćnika šefa odjela. Na takvim postovima često traju precizno s mogućnošću pronalaženja zaposlenika bolje i podučavati. Ako želite vertikalnu karijeru - onda je to vaš način.

Položaj asistent menadžera nije primjetan izgled, već vrlo značajan za organizaciju. Nadležni asistent može poboljšati performanse vlasti i osigurati, na taj način nastale poduzeća.

Rad menadžera je bogat i intenzivan, a za uspješnu aktivnost kompanije, direktor mora pravilno delegirati svoje ovlasti između podređenih.

Naučićeš:

• Zašto je menadžer potreban lični asistent.
• Šta bi trebao učiniti pomoćnik lidera.
• Koji su uslovi za osobu koja tvrdi da je položaj vašeg pomoćnika.
• Koliko platiti pomoćnika menadžera.
• Kako pronaći idealan pomoćnik menadžera.

Pored uskih stručnjaka, računovođu, ekonomista, tehnologa i drugih sličnih postova - mnoge organizacije su uspostavile položaj pomoćnika menadžera. Takvi se oglasi sve više pojavljuju u odjeljcima modernih komercijalnih publikacija, a nije slučajno.

Kao "desna ruka" direktora kompanije, asistent obavlja funkcije različitih stručnjaka: psiholog, organizator, službenik. Istovremeno, aktivnosti čitave kompanije ovise o rezultatima svog rada: rezultati važnog, poslovnog odnosa kuhara, uspjeh novih projekata, stepen koherentnosti između stručnjaka strukturalnih jedinica itd.

Pomoćnik voditelja: Profesionalne karakteristike

Dobar pomoćnik menadžera, bez sumnje će biti koristan za bilo koju organizaciju, jer je vrlo često u stvari druga osoba u kompaniji. Aktivni, odgovorni, eruditni i svrhovitni specijalista koji obavlja funkcije asistenta menadžera, može ispuniti rad svake složenosti kvalitativno i besprijekorno: od registracije dolazne prepiske prije koordinacije profitabilnog ugovora sa partnerima. Iz tog razloga, zaposleni, besprijekorno i profesionalno obavljaju funkcije rada, vrlo su cijenjeni u bilo kojem poduzeću.

Praksa organiziranja rada je da asistenti glave često postaju dobro uspostavljeni sekretari, šefovi strukturnih jedinica ili ureda. Uspješno kombinirajući funkcije advokata, savjetnika sa radom šefa glave, talentovanih i kompetentnih stručnjaka osiguravaju opipljiv rezultat cijele kompanije.

Ako govorimo o opisu posla ovog stručnjaka, tada nije moguće osigurati da je moguće, ali teoretski, naravno, možete pokušati. Ali kako označiti to lice iza kojih postoji intuitivno razumijevanje između glave i njegovog pomoćnika, a na kojem ovisi uspjeh suradnje i međusobnog razumijevanja? Naravno, nije svaka osoba obdarena takvim osobinama. Ne obraćajte pažnju na nervni kvar kuhara, biti društveni, diplomatski, i, bez obzira na raspoloženje, uvijek izgledate predstavljeno - ovo je ono što ima glave asistenta.

Ništa manje nije slučajnost "unutrašnjih satova" ili tempo rada. Ako šef doživljava stalnu manu u vrijeme, njegov pomoćnik mora biti mobilni, operativni i istovremeno da ne podnose znakove žurbe.

Lični asistent menadžer je, prije svega, posvećen zaposlenik svoje kompanije, koji prirodno i iskreno predstavlja svoje interese u bilo kojem području aktivnosti: pri provjeru sigurnosnog alarma i prilikom izmirenja neželjenih neslaganja između stručnjaka. Najbolja promocija za njega je moralna nagrada. Nemoguće je reći da je veličina plata ravnodušna za njega, ipak, ne radi za novac.

Lični odnos sa vođom odvojen je, vrlo važan aspekt psihološke klime. Štaviše, dok provodite vrijeme u neformalnom okruženju, asistent menadžer poznaje puno o porodici svog šefa, o snagama i slabostima života kao lidera i cijele kompanije u cjelini. Iskusni direktor uvijek će moći utvrditi koliko je ekipa bio posvećen zaposlenom i da li njegovi pomoćnici cijeni interese kompanije.

Nije tajna da će konkurenti biti vrijedni podaci o kompaniji, njenim prednostima, odlukama, razvojnim strategijama i drugim povjerljivim informacijama o informacijama, dobro poznati pomoćni menadžer. Od toga kako je šištanje ovog zaposlenika, koliko samouvjereno, šef glave, potencijalni partneri kompanije mogu zaključiti o stanju poslova u kompaniji, internoj psihološkoj klimi, uspjehu i stabilnosti.

Kako raditi dnevno 4 sata manje, a sva vremena: algoritam "Gazprom"

Odabrali ste vrijeme kada se satima odgovorite na nevažne slova satima, nekako potpunim preglednim slučajevima, a kao rezultat nemate vremena.

Uredništvo "Komercijalni direktor" saznao je iz efikasnih alata koji će pomoći u rješavanju ovog problema. Imat ćete lični radni raspored i detaljna uputstva.

Način rada asistenta menadžera

Kao i ostali zaposlenici, lični asistent menadžer ispunjava svoje funkcije tokom radnog vremena, složili su se u skladu sa ugovor o radu. U pravilu je ovo 8-satni radni dan na petodnevnom radnom tjednu.

Ipak, praksa je takva da zapravo provođene vrijeme često prelazi ugovorne obveze, a najvažnije su funkcije počinjene precizno inoperativnim vremenom. Neformalni sastanci, važni pregovori tokom "odmora" u prirodi i drugi slični scenariji se pretpostavljaju u aktivnostima asistenta koji obavlja dodatne odgovornosti o preporuci vlasti.

Pomoćnica za prava i odgovornost

Zauzetom tako važnom i odgovornom položaju, pomoćnik menadžer obdaruje se određena prava koja su povezana sa svojim dužnostima. Konkretno, rad sa izvornim dokumentacijom uključuje pravo pomoćnika za odobrenje ovih dokumenata. Istovremeno, da se završi studij materijala slučaja, asistent može zatražiti dodatne informacije od glave i stručnjaka kompanije.

Ovaj zaposlenik ima pravo da zahtijeva potrebne uslove za rad. Udobni radni uslovi, pozitivna psihološka klima, odgovarajući nivo tehničke opreme su pokazatelji iz kojih je rezultat rada stručnjaka direktno ovisi. Budući da racionalizacija procesa zapošljavanja uključuje podjele radnih funkcija, tada mnoge operativne operacije uključuju interakciju nekoliko stručnjaka. Konkretno, obrada dolazne prepiske ne isključuje interakciju sekretara i pomoćnika menadžera.

Uvjeti ugovor o radu predviđaju listu odgovornosti pomoćnika direktora, koji se ipak može značajno proširiti u praksi, ovisno o okolnostima. Rad u ekipi glave, asistent je odgovoran:

• nepravilne performanse radnih funkcija, upute i direktne odgovornosti predviđene sadržajem odobrenih opisa poslova koji nisu u suprotnosti sa Zakonom o radu Ruske Federacije;
• nelegalne akcije predviđene norme tekućeg zakonodavstva;
• nanošenje bilo kakvih oštećenja preduzeća koje pruža TC RF, Građanski zakonik Ruske Federacije i drugih zakonodavnih akata i odredbe savezne, regionalne i lokalne važnosti.

Perspektive

Iskusni i talentirani asistenti glave, naravno, imaju ozbiljne izglede. Njihov rad je cijenjen visok, jer oni, prije njih, dobiju priliku da se brzo popne na servisno stubište i postižu visoke rezultate u izgradnji karijere.

Široki izgledi su, prije svega otvoreni, oni koji su sposobni da studiraju i sistematiziraju opsežne informacije u kratkom vremenskom periodu, biraju taktiku ponašanja kako bi se osigurale sve potrebne strateške važne pregovore. Specijalisti koji su pokazali pozitivne rezultate u radu, imaju dovoljno mogućnosti u promociji karijere i dobivanje prestižnog položaja.

Koji administrator je potreban? 10 vrsta sekretara i pomoćnika

Ovlaštenja i odgovornosti asistent menadžera razlikuju se ovisno o ciljnoj aktivnosti i strategiji upravljanja preduzećem.

Poslovni asistent

Kome treba: Uprava preduzeća koja vode opsežni protok dokumenta.

Koji tvrdi: neposrednom supervizoru.

Poslovni asistent je specijalista koji je odgovoran za mnoge procese: pripremu i organizaciju pregovora i dokumentacije za njih, razvijajući raspored direktora. Stupanj organizacija, lojalnosti i diplomatije ovisi o rezultatima pregovora, sastanka i drugih sličnih događaja. Iz ovoga slijedi da pomoćnik menadžer - slobodna radna mjesta u raznovrsnoj, zahtijevaju određena znanja, vještine, erudiciju i kompetencije.

Poslovni asistent ne obavlja samo tehničke funkcije propisane mu, već određuje strukturu trenutnih zadataka na licu mjesta i obavlja ih. Štaviše, ovaj stručnjak u odsustvu ili u ime menadžera obavlja deo rada direktora, čiji glava koristi u svom radu. Shodno tome, pomoćnik je potrebna neka znanja i prakse za profil kompanije.

Praksa je takva da muškarci češće rade u položaju pomoćnika za glavu. Odabir osobe na ovu poziciju, glava dolazi sa nivoa obuke specijalista, iskustvo njegovog rada na ovom položaju, nivo posjedovanja stranih jezika, jer Lični asistent mora biti pripremljen za sastanak stranog delegacije. Procjena su takve vještine kao organizacijske sposobnosti, sposobnost pravilnog i racionalno vodećih poslovnih pregovora i spremnost za efikasne odluke na temelju analize trenutne situacije.

Među podnosiocima zahtjeva takve ponde, u pravilu su stručnjaci star 30-40 godina, koji imaju viši profil obrazovanje i iskustvo uspješnog rada u ovoj industriji. Pored ostalih poslovnih kvaliteta potencijalnog asistenta, na prvom mjestu je sposobnost adekvatno odgovoriti na kritiku, sposobnost da neće dati volju ambicioznim osjećajima, jer će se druge osobe koristiti rezultatima svojih aktivnosti. Dakle, rukovodilac radnog pomoćnika ne odgovara podnositeljima zahtjeva sa visokim ličnim ambicijama.

Lični asistent

Kome treba: menadžeri velikih kompanija.

Ko se pokorava: samo svom neposrednom nadzorniku.

Lični asistent glave relevantan je za veliko preduzeće, gdje je puno osoblje administrativnih službenika već dovoljno formirano. U ovom slučaju ovo je Sekretarijat i druge kategorije stručnjaka koji su "desna ruka" direktora. Njihove obaveze uključuju osiguranje administrativnih potreba direktora u rezervacijama karata za putovanja u mjesto putovanja, mjesta za rezervaciju u hotelu, izvršenje uputstava za obitelj glave. Značajno je da je rad pomoćnika za glavu izvan ureda.

Asistent zapravo oslobađa šefa od provedbe administrativnih organizacijskih postupaka, pružajući priliku da se racionalno bave upravljanjem preduzećem i sa maksimalnom efikasnošću za upotrebu vlastitih resursa. Da bi ispunili sve navedene uvjete, zaposleni mora imati potrebno iskustvo u postu ličnog asistenta glave ili sekretara - referentnog od 3 godine, a u dobi od 25-35 godina za primanje viših obrazovanja profila.

• Vodič za prodaju prodaje: 17 univerzalna pravila

• Lični asistent

Kome trebaju: čelnici velikih zapadnih kompanija.

Ko podnosi: isključivo na glavu.

Za ispunjavanje ličnog ponašanja, što se u praksi menadžera često nađe često, raspored osoblja uključuje takav položaj kao lični asistent. Obično su takva radova povezana sa obavljanjem nekih naloga za članove porodice i bliskim ljudima glave. Takav zaposleni često se bavi organiziranjem porodičnih događanja, praznika, aktivnosti u slobodno vrijeme direktore djece itd.

Prosječna starost ličnog asistenta je 26 - 35 godina, viši obrazovanje profila, maksimalne organizacijske vještine, suzdržanost i komunikaciju.

Sekretar.

Kome trebaju: kompanije velikog, srednjeg i malog posla.

Ko tvrdim: vodeći sastav.

Položaj sekretara potreban je gotovo u svakom preduzeću, bez obzira na organizacioni i pravni oblik. Dužnosti ovog zaposlenika uključuju prijem i registraciju dolazne prepiske, odgovor na telefonski pozive i pravovremeno prebacivanje komunikacije na glavu, kontrolu prometa dokumenata, stvarajući i održavanje pozitivne mikroklime u primanju Vodič.

Na ovom se poziciji najčešće pozva na djevojke u dobi od 22 do 30 godina sa višim, sekundarnim specijalnim (rjeđem osnovnim obrazovanjem, što slobodno posjeduje vještine samouvjerenog računara koji mogu brzo ispisiti dokumente i obraditi veliku količinu dolaznog dokumenta Informacije. Bez posljednjeg mjesta daje se takvim osobnim osobinama kao odgovornim, društvenošću, operativnim i poslovnim etiketom.

Sekretar pomoćnik

Kome trebaju: menadžeri kompanija sa državom ne više od 25 zaposlenih.

Pomoćnik sekretara isti je asistent za glavu, odgovoran za osiguravanje normalnog rada uredskih stručnjaka. Ovaj zaposlenik ispisuje odlaznu prepisku, upoznaje goste i služi pićama, odgovara gostima gostiju i pruža ugodnu, prijateljsku mikroklimu.

Visoko obrazovanje je dobrodošlo, mogućnost brzog korištenja uredske opreme i brzo ispis, rukovati dolaznom prepisku. Za podnositelje zahtjeva sa praktičnim iskustvom mnogo je lakše pronaći posao. U pravilu, u bilo kojem poduzeću, izvršni i odgovorni sekretar s urednim izgledom i dobrim manirima cijeni se.

Sekretar na recepciji

Kome trebaju: kompanije u kojima radi više od 60 zaposlenih, s velikim protokom posjetitelja.

Ko podnosi: Office Manager, pomoćnik menadžera ili vođe.

Obaveza asistenta menadžera nije ograničena na rad sa prepiska i odgovorima na dolazne pozive. Za velike kompanije koje komuniciraju sa brojnim poslovnim partnerima, vrlo je važno da ih ispune prijateljski sekretar ugodnog izgleda, s opuštajućim osmijehom i pravim manirima. Dakle, sekretar na prijemu odgovoran je za prijem gostiju, tretira pićima i desert, radi s kuririma u pogledu prihvatanja naloga i slanje prepiske. Budući da se tajnici na prijemu među prvim, zbog svojih dužnosti dolaze u kontakt sa posjetilima, moraju biti dobronamjerni, preventivni i orijentirani, prije svega, na sastanak i podršku kupaca.

Sekretar prefrekferencija.

Kome trebaju: kompanije srednje klase.

Ko podnosi: glavu.

Ova se položaj obično smatra "srednjim", jer su funkcije svojstvene u njemu osebujne osobnom asistentu glavi i sekretaru. Konkretno, sekretar je prisutan na pregovorima vlasti sa partnerima i šefovima divizija Društva, provodi zapisnike sa sastanka i pregovora, pruža dokumentarna podrška za glave glave. Treba napomenuti da se funkcije referentnog sekretara postepeno mijenjaju, a opis posla asistent menadžera uključuje provedbu različitih susjednih funkcija.

Administrator

Kome su potrebne: kompanije specijalizirane za pružanje usluga.

Ko se pokoravaju: šef menadžera kompanije ili administrativnog direktora.

Treba napomenuti da su službene dužnosti lidera pomoćnika slične dužnosti sekretara, ličnog asistenta i sekretara referenta. Detaljnim razmatranjem, administratorske funkcije su nešto drugačije.

Pozicija administratora osniva se u kompanijama specijaliziranim za pružanje usluga. Konkretno, administrator se bavi sastankom gosta, organiziranje poslovnih sastanaka i pregovora, slijedi raspored posjeta (prijem). Glavni zadatak administratora je osigurati maksimalnu praktičnost i udobnost posjetiteljima dok su u kancelariji kompanije. Nije iznenađujuće da je prednost administratora pozvana, najčešće djevojčice i mladići ugodnog izgleda, koji vlade pravila poslovne i korporativne etikete, otporne na stres i sposobne da istovremeno obavljaju nekoliko funkcija.

Uredski menadžer

Kome trebaju: kompanije srednje razmjere s brojem osoblja su više od 25 ljudi.

Ko podnosi: Glavu, administrativni direktor.

Zadaci ovog specijalista uključuju rješavanje problema tehničke podrške zaposlenima koji rade u kancelariji. Za ispravno računovodstvo svih operacija, uredski menadžer vodi potrebnu računovodsku dokumentaciju. Potrebno je uzeti u obzir da menadžeri zapadnog evropskog ureda obavljaju jasno označene funkcije. Za razliku od njih, ruski stručnjaci ovog profila često obavljaju rad sekretara.

Optimalna dob podnositelja zahtjeva za menadžere u kancelariji je 23 - 35 godina. Da bi se pridržavao ove pozicije, specijalista mora imati visoke komunikativne vještine, da bude stresno i uživati \u200b\u200bu ugodnom izgledu. Iskustvo kao pomoćnik menadžera biće u prioritetno.

Dostava

Kome su potrebne: vladine organizacije, kao i kompanije u kojima je rad jasno naznačen u skladu s gostima.

Ko je podložan: administrativni direktor, šef ureda ili glave.

U državnim preduzećima i kompanijama sa mješovitim oblikom vlasništva, raspored osoblja uključuje mjesto službenika, kao, međutim, ostale, strogo regulirane pozicije. Ovim zaposlenicima prati tijek rada, rastavljaju i sistematizira pisma, izvršne narudžbe, arhivsku dokumentaciju i druge dokumente preduzeća.

Među zahtjevima za podnositelja zahtjeva za ovu poziciju treba se označiti: pažljivost, operativno izvršavanje naloga, znanje o pravilima završetka dokumenata, pismenosti. Službenik se često naziva "šef kancelarije", međutim, ne mijenja suštinu i sadržaj ovog rada.

Asistent je bliski čovjek!

Yuri Vidalov,

generalni direktor Sibrybprom, Tjumen

Osam godina radim sa ličnim asistentama i moram reći da mi ta osoba pomaže u poslovima organizacione i administrativne prirode. Tokom zaključenja ugovora o zapošljavanju, ova devojka je bila zaposlena kao sekretar. U procesu rada pokazao je dobre organizacijske i komunikativne sposobnosti, a na kraju je odobreno kao lični asistent.

Kako sam odlučio o odobrenju ovog konkretnog bombija? Prije svega, treba napomenuti adekvatan odgovor na primjedbe glave, visoke organizacijske sposobnosti, sposobnost da pravilno i razumno izražava svoj položaj. Da biste sve to povećali, primijetit ću visok stupanj samoorganizacije i discipline, odlične profesionalne vještine i poštivanje normi korporativne etike.

Prihvatanjem posjetilaca kompaniji, lični asistent doprinosi formiranju pozitivne slike Direkcije. Njegove odgovornosti uključuju pripremu potrebne dokumentacije, raspored šefova šefa sa partnerima i posjetiteljima, organizaciji poslovnih sastanaka i ličnih sastanaka. Pomoćnik, naravno, stvara skladnu psihološku klimu, što je vrlo važno sa dugoročnim ličnim kontaktom.

Odgovornosti šefa glave: Šta treba učiniti?

Značajno je da pomoćnik uspješno kombinira različite funkcije na profilu: od jednostavnih sekretara do odgovornije i važnije, suštinski.

Koje su operativne funkcije obično dodeljene pomoćniku, koji je okvir opseg njegovog rada?

Vremenski menadžment:

• Razvoj i koordinacija radnog rasporenja direktora - za pregovaranje o vremenu posjeta, sastanaka, sastanka, slijede raspored i uvjete za ove događaje;
• Snimite i odmah obavijestite glavu o rasporedu nadolazećih sastanaka, izleta i drugih udubljenja. Ako će se životopis zasebne asistente primijetiti da podnositelj zahtjeva ima iskustvo u ovom radu, to će igrati odlučujuću ulogu u odabiru zaposlenog.

Organizacija i pružanje radnih događaja:

• Priprema i organizacija sastanaka, važni pregovori, ponašanje protokola šefova šefa i obaveštenja o učesnicima sastanka i sastanka, priprema potrebnih dokumenata o rezultatima navedenih sastanaka;
• Priprema putopisnih certifikata, osiguravanje putnih ulaznica, preseljenje gostiju u hotelu itd.

Upravljanje zapisima:

• Prihvatanje, sortiranje i preusmjeravanje dolazne prepiske. Grupiranje na hitnoj, nivo važnosti (važnost), predstavljajući pisma glavom za upoznavanje i posjetu.
• Rad sa dokumentacijom je profesionalna kompilacija poslovne prepiske i druge dokumentacije, izdavanje prijava u skladu sa zahtjevima poslovne etikete i upravljanja dokumentima, uredba za uređivanje glave.

Održavajte poslovne kontakte:

• Taktički i pristojno reagirati na dolazne pozive, da posjeduju informacije o tome kada i kako povezati pretplatnik sa glavom. Važnost postupka je da u svakom slučaju odluka o izvodljivosti priključenja mora biti samostalno.
• Moguće je popraviti direktora iz prekomjernih troškova vremena, beskorisnih kontakata, uz održavanje slike kompanije i direktnog supervizora.

Rad uredskog menadžera:

• Da bi se osigurao usklađenost radnog mjesta glave standardnim zahtjevima racionalizacije, udobnosti i maksimalne funkcionalnosti.
• Održavajte kontakt veze sa partnerima, moći brzo riješiti pitanja tehničke podrške i ostale aktualne zadatke.

Zamjenik rada:

• Odmah i nepogrešivo pronalaze korisne informacije za menadžera, pravovremeno sa adresama i kontaktima potencijalnih partnera i kupaca;
• Zastupajući glavu ili interese kompanije na reprezentativnim sastancima, poslovnim događajima, moći pronaći odgovore na postavljena pitanja, jasno izražavaju položaj glave.

Lični asistent menadžer mora biti u skladu sa zahtevima direktnog supervizora i statusa kompanije. U malom (ako je potrebno - i u velikim) kompanijama, pomoćnik menadžer može dijeliti radne funkcije s drugim zaposlenima, a naprotiv, kombinirati rad asistenta sa drugim funkcijama na glavnom ugovoru.

Pratic Experience

Izgleda lampa,

Šef predstavništva Pfizer u Rusiji, Moskva

Specijalista koji radi u kompaniji u položaju ličnog asistenta bavi se implementacijom sljedećih radova:

• razvija i koordinira poslovni raspored za dan i za nedelju dana;
• upravlja sa radom koji se odnose na organizaciju poslovnih putovanja, poslovnih sastanaka i prezentacija;
• odgovoran za pravovremenu obavijest o glavi o predstojećim kontaktima sa partnerima i posjetiteljima itd.

Naravno, takav specijalist mora imati optimalan skup komunikacijskih vještina: korporativna etika, velika prilagodljivost u brzo promjenjivim uvjetima, tačnošću i tačnošću, pažljivošću i dobrotu. Najbolji asistent je onaj koji razumije i shvata da još uvijek trebate poduzeti za poboljšanje radnih uvjeta direktora.

Moderne upute nisu u potpunosti pokrivene službenim dužnostima glavnog pomoćnika, ali iskusni sekretar je dobro zamisliti suštinu ovog rada. Iskreni zaposlenik vodi računa o kompaniji, što će uspješniji biti njegova karijera, bez obzira na ured. Lični asistent menadžer koji se manifestuje zdravom i pravovremenom zabrinutosti u vezi sa radom rukovodstva uvećava se u skladu sa zaslugama, jer je za menadžer vrlo važno da postoji osoba pored njega, koji pored njega u potpunosti dijeli svoje interese i položaj, u bilo kojoj zemlji ili regiji nisu bili tamo.

Specijalista koji mi pomaže u radu i zaposlen za post asistenta pruža udobne uslove za važne administrativne i organizacione događaje. Snabdevanje da su ovi uvjeti važni ne samo za mene lično, već i za partnere, koji na kraju utječu na interese čitave kompanije.

Štaviše, sa zadovoljstvom razumijem činjenicu da postoji adekvatna, samoorganizacija i odgovorna osoba u stalnom kontaktu pored mene, koji može tretirati situaciju i odmah izvršiti korisna rješenja. Štaviše, vjerujem svom sekretaru na intuitivnoj razini, shvaćajući da u potpunosti dijeli interese kompanije sa mnom i mojim interesima.

Savršen pomoćnik voditelja:

• Savršenstvo posjeduje vještine susjednih stručnjaka. Uspješno kontaktira ljude i uzrokuju povjerenje u posjetioce;
• Racionalno i učinkovito organizuje proces poslovnih pregovora;
• Intelektualno razvijeno, u stanju je da podrži razgovor o općim temama, u svejedno, interese njihovog vodstva;
• Posjeduje dobre manire, odličan ukus i posvećeni glavi;
• Pristojno i ispravljeno;
• Savršenstvo posjeduje zakone logike, dobro je svjestan prirode i položaja glave, u stanju predstavljati svoje interese pred drugim kompanijama, bez navođenja interesa šefa. Položaj glave glave uključuje beskompromisno i principijelno mjesto u raznim industrijama, obje politike i ekonomiju;
• Nezavisno određuje i označava granice svoje odgovornosti i kompetentnosti, ne prebacuje svoj rad za svakoga, a istovremeno jasno predstavlja granice odgovornosti jednog zaposlenog specijalista - na drugu.
• Ima brz odgovor, mogućnost brzog upravljanja zaposlenima u kompaniji i nepogrešivo razumiju da li će uzbuditi šefa o ovom pitanju.

Uzimajući u obzir prethodno, lako je utvrditi koji karakteristični zahtjevi predstavljeni su podnositelju zahtjeva za ovu poziciju. U svakom slučaju, ovaj specijalist treba imati dovoljno obrazovnog nivoa i praktični razvoj koji pružaju pozitivnu reputaciju. Tačan popis zahtjeva ovisi o službenim specifičnostima zaposlenog.

Konkretno, ako će asistent najviše okupirati izvršenjem funkcija referenta, tada će sljedeće pozicije biti uključene u popis zahtjeva:

• srednje obrazovanje;
• malo iskustva u radu u ovom položaju;
• pC korisničke veštine i uredska oprema.

Pomoćnik novajlija Kompanije može započeti svoju karijeru u prisustvu određenih karakteristika.

Međutim, ako će asistent kombinirati rad sekretara sa radom menadžera, lako je pretpostaviti da će zahtjevi za takvim specijalistima nešto širiti. Uzimajući u obzir nivo zadataka u ovom slučaju, podnosilac prijave na mjesto pomoćnika rukovodioca mora imati viši nivo kvalifikacija.

Tipični set vještina mora sadržavati sljedeće položaje:

• posjedovanje stranih jezika (jezici su najviše u potražnji: engleski, francuski, njemački, kineski);
• samouvjereno posjedovanje popularnog paketa računarskog programa;
• lične osobine zaposlenog: Ispravnost, odgovornost, preventivost, efikasnost;
• starost do 35 godina (mnoge kompanije pozivaju starije stručnjake za rad, uzimajući u obzir postojeće praktično iskustvo).

Uprkos činjenici da stručnjaci sa iskustvom imaju više prednosti prilikom razmatranja kandidata, pomoćnika glave s malim iskustvom, pokazujući uzorne organizacijske sposobnosti i savršeno posjedovanje korporativne etike, također imaju dovoljno šansi za uspjeh.

To se objašnjava činjenicom da glava preferira samostalno podučavati svog pomoćnika "od nule" tako da zaposlenik odmah ima određeni stereotip ponašanja. Pored toga, moderne tehnologije su bolje savladale mlade stručnjake koji nisu opterećeni zastarjelim znanjem. Često, pomoćnik za pomoćnika za posao direktno ukazuje na rad sa novim vrstama softvera, a izbor kandidata je zbog određenih pravila.

• Šef odjeljenja prodaje: Kako postati odlični menadžeri

Što bi trebala biti plata asistenta menadžera

Plata nivo ličnih asistenata

Federalni okrug	Približni nivo plaće (u rubalju)
Daleko istočni Vladivostok. Khabarovsk	6500-21 000 9000-21 000 6500
Volga Kazanj, Tatarstan Nizhny Novgorod Orenburg	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Sjeverozapadni Vologda Pskov.	7000-11 700 7000 11 700
Sibirski Barnaul, Altajski teritorija Irkutsk Novosibirsk	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Uralsky Jekaterinburg Chelyabinsk	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Centralni Voronezh Tula.	17 200-19 500 17 200 19 500
Južno Rostov na Donu Stavropol.	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Kursevi Asistent Menadžer: Šta je podučavanje

1. Profesionalni i psihološki profil ličnog asistenta (asistent) glave

• Popis zahtjeva kvalifikacija, nivo obuke, kao i zahtjeve za lične osobine pomoćnika menadžera.
• Značenje, dužnosti, kompetentnost glave pomoćnika.
• Osnove korporativne etike i poslovne interakcije pomoćnika menadžera.

2. Dokumentiranje aktivnosti glave i organizacije u cjelini

• Jedinstveni sistem upravljanja dokumentima, osnove upravljanja dokumentima.
• Principi klasifikacije dokumenata. Sorte organizacione i administrativne dokumentacije. Model dokumenata.
• Praznine dokumenata, zahtjevi za punjenje. Osnovni i dodatni detalji.
• Pravila za formiranje ugovorne dokumentacije. Registracija administrativnih i organizacionih poslova.

3. Organizacija dokumenata

• Radite sa dokumentacijom. Sorte dokumenata.
• Principi tihog tijek. Interni, dolazni, odlaznički dokumenti. Registracija dokumenata sa naknadnom kontrolom izvršenja recepata glave.
• Osnove organizacione strukture. Formiranje slučajeva uzimajući u obzir glavnu nomenklaturu.
• Koncept ispitivanja vrijednosti dokumenta. Pomoćnik lidera bez posebnog treninga, ako je potrebno, može savladati potrebne vještine i znanje na posebnim tečajevima o organizaciji prometa dokumenata.

4. Poslovna interakcija i efikasna komunikacija sa glavom

• Zadaci i mogućnosti za informatičku podršku direktora. Organizaciona i tehnička sredstva za prezentacije.
• Planiranje i izrada rasporeda radnog dana direktora.
• Nove vrste softvera i tehničkih sredstava koji osiguravaju efikasne aktivnosti glave.
• Osnove međuljudske komunikacije između glave i asistenta. Plata glavnog pomoćnika direktno ovisi o sposobnosti asistenta da uspostavi udobne uvjete za pružanje pozitivne interakcije.

5. Organizacija posebnih i poslovnih događaja (sastanci, pregovori, konferencije)

• Priprema konferencijske sobe i potrebne dokumentacije za događaje.
• Održavajte dokumentaciju u procesu događaja.
• Organizacija buffeta, kafe i drugih poslastica za učesnike konferencije.
• Priprema kulturnog programa, kupovina poklon dodataka.

6. Upravljanje stresom i njegovo stanje.

• Razvoj otpornosti na stres, održavanje ugodnog stanja.
• Sposobnost prilagođavanja promjenjivim uvjetima, mogućnost sprečavanja stresnih situacija, formiranje pozitivne psihološke klime.
• Sposobnost koncentracije na pozitivne trenutke, opustiti se i oporaviti na kraju radnog dana.
• Očuvanje prezentivog izgleda, održavanje estetskog oblika, poštivanje racionalnog režima rada i rekreacije.

7. Upravljanje vremenom

• Otkrivanje prioritetnih područja u radu i ličnog života.
• Imajući znanje o unutrašnjim bioritmima, ciklusima energije.
• Sposobnost distribucije ciljeva u ulogama.
• Određivanje efekata uticaja i smera briga.

8. Rješavanje složenih i sukobnih situacija

• Algoritam za rješavanje sporova i neslaganja.
• Empatično saslušanje.

9. Organizacija direktora poslovnih putovanja

• Priprema dokumenata za vođstvo.
• Predbilježbe putne dokumente i hotele.
• Priprema šefa glave u inostranstvu.
• Sastanak i uzimanje stranih partnera. Priručnik za uporabu šefa šefa nekih kompanija predviđa komunikaciju sa strancima i vlastitim stranim jezicima.

10. Slika modernog ličnog asistenta (lični asistent)

Podržite osobni kodeks haljina.

11. Praktična vještina i sažetak intervjua.

• Sposobnost pregovora na nivou prvih menadžera, vlasnika preduzeća.
• Sposobnost pravilnog podnesenja sebe i kompanije, sposobnost da se razumna ravnoteža održava u procesu razgovora, odgoj estetski atraktivnog načina.

• Organizacija tih klima: Ideje zapovjedovane događajima

Treba mi neovisni asistent

Julia Kononskaya,

generalni direktor GA "Galaktika", Moskva

Kao klijentska baza, pri odabiru asistenta menadžera koriste se i vanjski i unutrašnji resursi. Najava "zahtijeva pomoćnik menadžera" objavljena je u lokalnim medijima kako bi privukla pažnju podnositelja zahtjeva sa iskustvom u velikim kompanijama ili administrativnim odjelima. Osoblje osoblja bilo je angažovano u primarnom izboru kandidata.

Prije svega, specijalisti su utvrđeni kako podnositelji zahtjeva ispunjavaju naše zahtjeve, otkrivene su potencijalne mogućnosti. U procesu intervjuiranja, kandidati su riješili testne slučajeve i smatrali konkretnim situacijama. Nakon testiranja dobili smo primarne informacije o mogućnostima i sposobnostima kandidata.

Nadalje, odabrani kandidati su testirani na poštivanje normi usvojenih u preduzeću korporativne etike. Odlučili smo da li je specijalista mogao preuzeti odgovornost za sebe i riješiti situaciju u korist kompanije. Lično, impresionira me pomoćnik, spreman za usvajanje neovisnih odluka.

4 koraka Kako pronaći savršen pomoćnik menadžera

Korak 1. Odredite - ko vam tačno treba

Da biste napravili pravi izbor, morate jasno znati: koji je specijalista potreban kao pomoćnik menadžera? Koje će se operativne funkcije bit dodijeliti tome, koji će zadaci pružiti lidera pred njim? Prilikom odabira asistenta važno je razmotriti psihološku kompatibilnost, slučajnost bioloških ritmova i tempo rada. Poznato je da se poslovne kvalitete iste osobe mogu očitovati na različite načine.

Pomoćnik lidera bez iskustva može naći posao u kompaniji u razvoju, sa liderom, uvođenjem inovativnih modela u administrativne i upravljačke prakse. Kada se direktor često desi na putovanjima, asistent bi trebao biti u mogućnosti racionalno i brzo se obratiti rezervaciji hotela, karata i transfera. Ali ako poslovna putovanja nisu često, nema potrebe za pripremom stručnjaka za implementaciju pripremnog rada. Istovremeno, pomoćnik menadžera sa iskustvom zasigurno će tražiti posao, osiguravajući njegovu punu zaposlenost i sposobnost razvoja.

Korak 2. Potražite odgovarajući kandidat

Postoje dvije mogućnosti:

• pokreće se za prikladnu kandidaturu bavi se osobnom uslugom;
• izbor se vrši naporima osoblja.

Detaljan opis kvaliteta i vještina potencijalnog asistenta bit će potrebna za podnošenje usluge zapošljavanja. Nego više će biti opis stručnjaka, rad i rad glave biće plodno. U procesu predizbora, neprikladni kandidati, a glava će mnogo lakše izbrisati među preostalim kandidatima. Pored toga, ako osoba ne ispunjava zahtjeve za nekoliko parametara.

Kursevi Pomoćnik menadžera Pomoć u prepoznavanju prioriteta svakog podnositelja zahtjeva, otkrivaju potencijalne mogućnosti. Diplomirani bez radnog iskustva prvo mogu proći praksu sekretara, dobiti potrebne vještine i znanje, a tek se tada prijaviti za post pomoćnika glave kompanije.

Napomena: Odstupanje prijava za podnositelje zahtjeva na princip starosti, rod i državljanstvo - ilegalno. Tokom intervjua, lične antipatije ne treba izraziti, postoje i drugi, tačniji obrasci za odbijanje usluga podnositelja zahtjeva. Ako će specijalista sa iskustvom biti kao podnositelj zahtjeva, iskustvo rada od strane pomoćnika zasigurno će reći tako kandidatu razlog vašeg odbijanja.

Korak 3. Provjerite kompetenciju kandidata

Ako 10-15 podnositelja zahtjeva tvrdi post pomoćnika lidera, preporučljivo je uputiti kadrovsku službu da utvrdi kako su Holly ispunili upitnik. Dalje, ponudite svakom od kandidata da riješi stvarnu radnu situaciju i analiziraju njihove odgovore.

Privatni primjer: Ponudite kandidatu takav zadatak. "Morate poslati prepisku. Tvoje postupke? ". Prema mogućnostima odgovora, pravilno činite svoj izbor.

Prva opcija. Poslat ću kovertu poštom ili iskoristim kurirske usluge, kako to zahtijeva Opis posla za posao.

Druga opcija.Saznat ću od menadžera kako je hitna isporuka. Uzimajući u obzir ovo, prihvatit ću odluku, kako poslati dopisu: poštom, s kurirom ili (ako su važni dokumenti) da se lično dostavi. Izađite na put slijede nakon što je definirana kontakt osoba, određuje se tačna adresa i raspored primatelja. Možete osigurati da se uvjerite na činjenicu isporuke, nakon čega je potrebno izvještavati na čelu obavljenog rada.

Korak 4. Izboramo izbora

Nakon preliminarnog selekcije, nekoliko podnositelja zahtjeva ostaje na polju viđenja menadžera. Da li je ovo važna faza na kojoj biste trebali odlučiti zašto su kandidati žalili na ovu kompaniju? Pitajte podnositelje zahtjeva, koji su razlozi za njihovu žalbu i zašto žele raditi u položaju pomoćnika lidera? Ne treba brkati ako je ovo pitanje zvučalo nekoliko puta. Ako zaposleni ne želi da se ponovo opterećuje, potvrdivši svoje namjere - malo je vjerovatno da obratite pažnju na ovu osobu. Još jedna stvar je kada kandidat govori o budućem položaju, objašnjava svoju viziju situacije i nudi nova, nestandardna rješenja. Imajte na umu da je podnositelj zahtjeva emocionalno kompatibilan s vama.

Pod kratkoročnim intervjuom izuzetno je teško identificirati nivo kompatibilnosti. Slušajte intuiciju: Imate li osobu koja pokazuje znanje, iskustvo, spremnost za posao? Ako, u prisustvu svih ovih kvaliteta ne postoji želja za nastavkom razgovora s njim - ovo je alarmantna oznaka, ne vrijedi ga preispitivati. Pitanje psihološke kompatibilnosti je sve relevantnije kada je odabran upravitelj asistenta menadžmenta.

U kontekstu rastućeg takmičenja, kvalitet upravljanja, pravca strateških administrativnih i organizacijskih resursa. Od toga kako će se pravilno i odmah birati Strategija upravljanja, u uspjehu aktivnosti cijele kompanije ovisi. Stoga bi rad glave trebao biti osigurati najudobnijim uvjetima, sredstvima i resursima koji omogućuju efikasno rješavanje strateški važnih pitanja bez formalnih ili organizacijskih opterećenja. Lični asistent menadžer je osoba koja je povjerenja povjerenja "Kompas broda" sa bilo kakvim vremenom, kojim upravlja kapetan.

Informacije o autoru i kompaniji

Yuri Vidalov, Generalni direktor Sibrybprom, Tjumenj. SibrybProm LLC je multidisciplinarno preduzeće specijalizirano za proizvodnju ribljih proizvoda. Ima tri preduzeća na kojima žive ribe ocijenjene i uzgajaju, tri postrojenja za preradu ribe, pušačke i zaliha, skladište, brodogradnja.

Izgleda lampa, šef predstavništva Pfizer u Rusiji, Moskva. Pfizer, postoji od 1849., razvija i proizvodi farmaceutske proizvode za razne oblasti lijekova (kardiologija, onkologiju, urologiju, psihijatrija, oftalmologija, endokrinologija, dermatovenerologija), uključujući nove antibiotike nove generacije. Pfizer ima više od 150 reprezentativnih ureda širom svijeta. Svake godine kompanija ulaže značajne iznose istraživanja i razvoj novih droga. Ruski predstavnički ured kompanije ("Pfizer International Elli") posluje od 1992. godine.

Julia Kononskaya, CEO Galakta, Moskva. Grupa kompanija "Galakta" - ruski proizvođač vodke brendova "Poltina" i "Frost i sunce". Kompanija ulazi u prvih 10 proizvođača Votke. Distributivna mreža proizvoda pokriva sve regije Ruske Federacije i sastoji se od više od 100 distributera. U 24 najveće regije stvorene su regionalne predstavničke kancelarije grupe. U 2006. godini ukupna proizvodnja preduzeća grupe iznosila je 2520 hiljada američkih dolara. Broj osoblja je 600 ljudi.

Službene dužnosti asistent (pomoćnik) generalni direktor - Ovo je, prije svega, pomozite prvoj osobi kompanije. Službena uputstva asistenta (asistent) generalnog direktora može uključivati \u200b\u200bposebne zahtjeve (na primjer, znanje o dva stranih jezika) i dužnosti. U svakom slučaju, upute za uzorke asistenta (asistent) generalnog direktora pomoći će vam u izradi osoblja.

Službeni pomoćnik za upute Generalni direktor
(Opis posla pomoćnika generalnog direktora)

Odobriti
Izvršni direktor
Prezime I.o. ________________
"________" _____________ ____

1. Opće odredbe

1.1. Pomoćnik (asistent) generalnog direktora pripada kategoriji stručnjaka.
1.2. Pomoćnik (asistent) generalnog direktora imenuje se i izuzme iz njega po nalogu generalnog direktora kompanije.
1.3. Asistent (pomoćnik) generalnog direktora podređen direktno direktoru kompanije.
1.4. U vrijeme odsustva asistenta (asistenta), generalni direktor njegovog prava i obaveza ide u drugi službenik, koji je najavljen u organizaciji u organizaciji.
1.5. Osoba koja ispunjava sljedeće zahtjeve imenuje se na post asistenta (asistent): obrazovanje - viši ili nepotpuni visoko obrazovanje, iskustvo sličnog rada iz godine, znanje o uredu, skener, štampač, microsoft uredski programi (Word, Excel), uredski rad.
1.6. Pomoćnik (asistent) generalnog direktora vodi se u svojim aktivnostima:
- Zakonodavni akti Ruske Federacije;
- Povelja preduzeća, pravila interne regulacije rada, ostale regulatorne akte kompanije;
- Narudžbe i ručne narudžbe;
- Ovo službeno uputstvo.

2. Službene dužnosti asistenta (asistent) generalnog direktora

Pomoćnik (asistent) generalnog direktora obavlja sljedeće poslovne odgovornosti:
2.1. Planira radni dan generalnog direktora (sastanci, pozivi, prijem itd.).
2.2. Vrši tehničku podršku aktivnosti generalnog direktora (prevoz, ulaznice; organizacija sastanaka, pregovora; Dr.)
2.3. Prati generalnog direktora na sastancima, na putovanjima itd.
2.4. Sudjeluje u pregovorima, poslovnim sastancima, posebnim tehnikama; Vodi protokole i druge dokumente, izrađujući se i rezultat sastanaka, pregovora.
2.5. U ime generalnog direktora, koordinira pojedinačna pitanja sa zaposlenima u strukturnim jedinicama, obavještava uputstva i narudžbe glave; Kontrolira izvršenje uputstava i naloga.
2.6. Provodi zbirku materijala i informacija potrebnih za generalnog direktora, priprema analitičke, informacije, referencu i druge materijale i predstavlja ih u glavu.
2.7. Vodeće uredski rad, dobija dopisnu dolaznu direktoru, prihvaća dokumente i lične izjave o potpisivanju generalnog direktora, vodi njihovo računovodstvo i registraciju, prenosi menadžeru.
2.8. Wills sastanku na glavu, organizuje prijem posjetitelja.
2.9. U ime CEO-a je slova, zahtjevi, drugi dokumenti.
2.10. Obavlja rad na pripremi sastanaka i sastanka koje posjeduje generalni direktor (sakupljajući potrebne materijale, upozorenje učesnika o vremenu i mjestu holdinga, agendu, njihovu registraciju), dovode i izdaje zapisnike sa sastanka i sastanka .
2.11. Vrši pojedine službene naredbe generalnog direktora.

3. Prava asistenta (asistent) generalnog direktora

Pomoćnik (asistent) generalnog direktora ima pravo na:
3.1. Primanje informacija, uključujući povjerljivo, u iznosu potrebnom za rješavanje zadataka.
3.2. Podnesite vodstvu prijedloga za poboljšanje njihovog rada i radu kompanije.
3.3. Zatražiti lično ili u ime glave iz jedinica preduzeća i drugih stručnjaka, informacija i dokumenata potrebnih za ispunjavanje njegovih dužnosti.
3.4. Zahtijeva od upravljanja stvaranjem normalnih uvjeta za ispunjavanje dužnosti i očuvanja svih dokumenata koji proizlaze iz aktivnosti kompanije.
3.5. Donose odluke u svojoj nadležnosti.

4. Pomoćnica odgovornosti (asistent) generalnog direktora

Pomoćnik (asistent) generalnog direktora je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i / ili kasno, nemarno ispunjavanje njihovih službenih dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje postojećih uputstava, naloga i naloga za očuvanje komercijalnih tajni i povjerljivih informacija.
4.3. Za kršenje pravila domaćih propisa o radu, radne discipline, sigurnosne propise i zaštitu od požara.

Generalni direktor kompanije povjerio je puno odgovornosti. Uz razvoj organizacije, ovaj raspon odgovornosti se širi. Postoji puno "podučavanja", na kojem menadžer mora provesti vrijeme umjesto da riješi zadane zadatke direktno na razvoj kompanije. To smanjuje efikasnost stručnjaka. Dio zadataka, za rješavanje koje nije potrebno za visoku kvalifikaciju, može prenijeti pomoćnika generalnog direktora.

Pomoćnik reditelja: glavne karakteristike

Položaji pomoćnika generalnog direktora teško je dati određene karakteristike. Činjenica je da se broj odgovornosti ovog stručnjaka određuje na temelju potreba generalnog direktora. Aktivnosti zaposlenog mogu se naglasiti na jednom aspektu. Razmislite o postovima u ulozi čiji pomoćnici rade:

• Službenik. Ovaj specijalista je odgovoran za rad sa dokumentacijom. U zoni njegove odgovornosti postoje pozivi, razne svakodnevne zadatke.
• Lični asistent. Specijalizirao se za organizaciju radnog dana generalnog direktora, poslovnih sastanaka i sastanka. Specijalist prati i lidera na poslovnim putovanjima.
• Zamjenik generalnog direktora. Zaposleni ima pravo donošenja odluka o ograničenom krugu pitanja.

U pravilu, u praksi asistent kombinira funkcije nekoliko stručnjaka. U velikim kompanijama generalni direktor može imati dva pomoćnika. Na primjer, jedan organizira radno vrijeme glave, a drugi se bavi važnim papirima.

Pomoćnik se odnosi na kategoriju rukovodilaca. Poštuje ga direktno generalnom direktoru. Zahtevi koji se obično predstavljeni zaposlenom:

• Visoko obrazovanje prema odgovarajućem profilu (na primjer, legalno).
• Radno iskustvo iz tri godine.

U pravilu su i drugi zaposlenici podređeni pomoćniku generalnog direktora. Ima široke ovlasti: od prava na objavljivanje narudžbi za kontrolu nad radom različitih odjela.

BITAN! Pomoćnik imenovanja uopšte nije višak. Ova mjera omogućava glavnoj fokusiranju na rješavanje zadataka koji zahtijevaju visoku profesionalnost, kreativnost. "Tevet" se delegira uz pomoćnika. To uvelike povećava efikasnost aktivnosti i generalnog direktora i same kompanije.

Regulatorna i pravna regulativa

Aktivnosti asistenta generalnog direktora uređuju se regulatornim aktima:

• Metodičke preporuke.
• Povelja.
• Radni ugovor.
• Narudžbe glave.
• Opis posla.

Koja je odgovornost pomoćnika direktora?

Odgovornosti asistenta generalnog direktora variraju ovisno o veličini kompanije. U malim kompanijama zaposleni su uključeni u kontrolu nad radom kurira, menadžera, životnu podršku uredskih aktivnosti. U velikim organizacijama, generalni direktor, u pravilu imaju dva pomoćnika. Jedan lični asistent organizuje radni dan glave, drugi - bavi se svim drugim poslovima. Popis odgovornosti specijalista može se značajno razlikovati. U svakom slučaju, obaveze se moraju napisati u opisu posla. Razmislite o približnom popisu:

• Organizacija pregovora, uključujući telefon.
• Prijem prepiske.
• Organizacija sastanaka i sastanka: priprema srodnih materijala, kontrola nad poštivanjem propisa, dizajn protokola, stenografije.
• Kontrola nad izvršavanjem naloga generalnog direktora.
• Pružanje radova na potpisivanju u glavu.
• Primanje posetilaca generalnom direktoru.
• Organizacija poslovnih putovanja (na primjer, rezervacija sobe, nalog za ulaznice).
• Osiguravanje efikasnog rada generalnog direktora.
• Sastavljanje plana radnog dana.
• Podrška informacijama generalnog direktora.
• Učešće na sastancima i poslovnim sastancima.
• Organizacija poslovnih sastanaka.
• Organizacija prezentacija.
• Priprema izvještaja o potrošnji.
• Performanse ličnih zadataka.
• Stvaranje baza podataka, virtualne prezentacije sa računarom.

Asistent je najokruženiji generalnom direktoru. Često radni dan ne normalizuje. Zaposleni rješava širok izbor zadataka, tako da mora imati odgovarajuće lične osobine.

Prava zaposlenih

Pomoćnik generalnog direktora obdaren je sljedećim pravima:

• Upoznavanje sa projektom i odlukama glave koji se tiču \u200b\u200baktivnosti asistenta.
• Pravo na primanje potrebnih informacija.
• Pravo na donošenje odluka u okviru službenih ovlasti.

Pomoćnik generalnog direktora može se dati velike sile. Na primjer, zaposleni može imati pravo na potpisivanje dokumenata.

Odgovornost dodijeljena pomoćniku

Odgovornost dodijeljena asistentu mora biti napisana u opisu posla. Zaposleni je odgovoran u sledećim slučajevima:

• Neuspjeh u ispunjavanju službenih uputstava.
• Radnje koje krše zakone Ruske Federacije.
• Izazivajući štetu.

Ako se asistent učinio nedolično ponašanje, istraga se provodi prije nego što ga prekriva. Potrebno je uspostaviti stepen krivice. Istraga sudjeluje na dijelu ključnih zaposlenika kompanije. Prema njegovim rezultatima, dokument se sastavi. Ovisno o stupnju krivice, zaposlenom se može nametnuti oporavak. Asistent se takođe može otpustiti.

Koje su lične osobine potrebne od asistenta?

Široki raspon zadataka povjeren je ličnom asistentu. Neki stručnjaci rade u jednom smjeru, ali to se ne odnosi na pomoćnika. To zahtijeva više zadataka, svestranosti. Razmotrite lične kvalitete koje trebate posjedovati pomoćnika generalnog direktora:

• Protivktivnost, unaprijed rad.
• Sposobnost predviđanja daljnjeg razvoja situacije.
• Sprečavaju poteškoće.
• Univerzalnost.
• Prilagodba brzom dekoru.
• Besplatno posjedovanje jednog ili više stranih jezika.
• Sposobnost rada sa protokom informacija.
• Sposobnost praćenja privatnosti.
• Sposobnost analize sistema situacije.
• Mogućnost ponude nekoliko rješenja odjednom.
• PC čeka na prosječno i visok nivo.
• Poznavanje osnova upravljanja vremenom.
• Sposobnost koordinacije aktivnosti nekoliko zaposlenih.
• Diplomacija.
• Komunikacija, sposobnost rješavanja sukoba.
• Operativni rad sa velikim količinama informacija.
• Dobra pamćenje.
• Sposobnost da se dogovori prioriteti.

Asistent mora biti nadležan održivi stres. Poželjno je znati prateće specijalitete (na primjer, znanje o osnovama sudske prakse).

Kada generalni direktor zahtijeva lični asistent?

Asistent je angažovan ako generalni direktor poveže veliku listu dužnosti. Čak i ako se vođa nosi sa postojećim zadacima, većina "učenja" može usporiti posao. Za rad sa svakodnevnim poslovima asistent. U pravilu su ovi zaposleni pozvani na velike kompanije. Direktor malih organizacija u moći da se nose sa svim radom samostalno.