Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки - участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время - деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» - готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера - «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло - автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD - альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, - один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .

Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD - это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD - тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях.

Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль - он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

1. Правила начала дня
2. Правила середины дня
3. Правила окончания дня.

Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

• Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
• Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
• Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки - на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу - такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это - вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% - это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы - не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале - ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию - во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это - пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой - уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это - решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное - делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30-60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80%! решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

1. Завершить не сделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов - непременное условие нормальной работы.

3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

На работе проще простого, полениться весь день и ничего не сделать — еще проще. Имитировать бурную деятельность, устать после нее, но оглянувшись – понять, что кроме имитации работы, самой работы – всего ничего. Знакомо?

В таком случае, советы, как создать свой идеальный рабочий день вам должны помочь правильно организовать его, чтоб и дело делалось, и чтоб не в тягость, чтоб в радость…

Но прежде… Хотим мы этого или нет – но работа всегда выходит за рамки отведённого на нее время. Другими словами, то что вы делаете вне такой деятельности также влияет на саму деятельность. Впрочем, и наоборот …

1. День начался вчера …

Но все же, повторю его: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий - лишь 20 % результата» .

Ваша задача из своего списка рабочих дел выделить те самые 20% дел, которые и дадут львиную часть результата. И заниматься в первую очередь только ими. Что великолепно сочетается с пунктом выше (в одно время – одно дело).

Кстати, те последние 20%, может — ну их? Если от них так мало проку, может стоит вообще отказаться? Тем самым снять тяжкое бремя со своих хрупких плеч.

6. Долой отвлекашки

Однажды наблюдал картину. Цыгане обступили тетку, что-то громка кричали, часто ее трогали. В итоге бедная жертва – впала в ступор. Это знаменитый прием цыганского гипноза. После такого «сеанса», тетка долга не могла понять, что с ней произошло, где она, что она, кто она …

Это слабые стороны человеческой психики! Любого человека можно ввести вот в такой ступор, какая после этого работа? Правильно – нулевая. А теперь, вместо цыган: трещит мобилка, по коммуникатору орет шеф, сотрудник сзади тычет пальцем, на мониторе у вас повисла еще одна требовательная физиономия …

Вы проходили курсы по спец подготовки на псих устойчивость в кризисных ситуациях? Нет. Тогда долой все раздражители – отвлекашки.

Ваше рабочее место должно быть максимально тихим, единственный человек на нем, который может производить звуки и иные действия – это вы. Возьмите это за правило. Конечно же в некоторой рабочей среде сложно такого достигнуть, но всегда стремитесь к этому.

7. Будьте профессионалом в СВОЕМ деле

Идеальный рабочий день не будет идеальным, если вы выполняете чужую работу, в которой вы полный: либо ноль или дилетант.

Выбирайте только то, в чем вы явно разбираетесь или хотите преуспеть. Остальное – доверьте другим профессионалам, настройте и их на идеальный рабочий день. Делегируйте, уполномочивайте, озадачивайте …

8. Делать перерывы

Причем полезно отдыхать так – на короткий промежуток кардинально менять вид деятельности. Если работа у вас сидячая – пройдитесь, пробежитесь, разомнитесь, потрясите конечностями. Если наоборот, физическая – почитайте что умного или не очень.

Через какой промежуток отдыхать? Зависит от работы. Можно выбрать (25/5), можно, как в школе (45/15, 50/10), подобное … , (первая цифра – работа, вторая – отдых), подбирайте индивидуально, экспериментируйте.

9. Быть благодарным

Сложно занимать тем делом, к которому чувствуешь отвращение. Не так ли? Войдя в рабочий день – будьте благодарны своей работе. Ибо какая она бы не была – она вас кормит, одевает, развлекает, знакомит и позволяет общаться, занимает треть вашей жизни. Помните об этом и будьте ей за это благодарны!

10. Работая – играйте

Представьте, что работа – это игра. Иногда в ней вы достигаете не те результаты, что хотелось, а иногда достигаете и хорошие . В тоже время не стоит очень серьезно относится к ней. Конечно, это легко сказать, чем проделать и это, пожалуй, другая история …

Всех благ!

Время чтения: 9 минут

Любая работа выполняется за определенный промежуток времени, и если вы готовы потратить весь день на выполнение не сложной задачи, то провозитесь с ней весь день. Но если на выполнение данной задачи вы ограничите время, то выполните ее быстрее. Так было всегда, именно поэтому успешные люди занимаются правильным планированием рабочего дня, чтобы их работа проходила быстрее и эффективнее.

20 пунктов планирования рабочего дня

Мы предлагаем вам 20 пунктов, которые помогут вам с правильным планированием рабочего дня и максимальной продуктивностью. Не обязательно следовать каждому совету, но попробовать каждый из пунктов необходимо. Так вы сможете понять, что вам подходит, и сможете научиться планировать свой рабочий день.

1. Позитивный настрой

Каждое утро должно начинаться с позитива. С хорошим настроением у вас появляется желание действовать. Позитивный настрой создается ежедневно. Для этого, выполняя ежедневные работы для достижения цели, должен быть виден результат ваших трудов, отдых и поощрение за ваши достижения.

Каждый день находите ответы на вопросы:

— как сохранять ежедневный позитивный настрой?

— как много я сегодня сделал для достижения цели?

— какое поощрение сделать сегодня за выполненную работу?

2. Правильный сон и завтрак

От того, как вы выспались, и какой у вас был завтрак, зависит весь дальнейший день. Важно следить за своим сном, выбрать правильное время для отбоя и подъема, определив количество часов для сна. Сон должен длиться около 6-8 часов.

Завтра должен быть легким и питательным, содержащим максимальное количество протеина. За 5 минут до завтрака выпейте стакан воды, организм должен пробудиться перед приемом пищи. Уделяйте большое значение своему завтраку.

3. Душ для пробуждения

Чтобы лучше пробудиться приучите организм к холодному душу. Приучать нужно именно к холодной воде для пробуждения, а не нарабатывать привычку принимать только душ по утрам. Душ можно заменить простым умыванием холодной водой.

4. Время рабочего дня

Если организм способствует к дрессировке (в хорошем смысле слова), то можно постараться приучить его начинать рабочий день в определенное время с точностью до минуты. В ином случае старайтесь выполнять работу после выполнения первых трех пунктов.

5. Перепланировка рабочего дня

Составлять список задач желательно с вечера. Утром же уделяйте 10 минут на перепланировку. Каждому делу уделяется свое время. Между задачами идет отдых, физические упражнения, прием пищи и другие дела, разгружающие мозг. Лучше потратить 10 минут в начале дня и расписать распорядок своих задач, чем проигнорировать данный пункт и потратить весь день, выполняя одну задачу.

6. Приступайте к работе мгновенно

Приучите себя после перепланировки рабочего дня сразу приступать к работе. Если начать работу с зависания в социальных сетях, на развлекательных сайтах или делать что-то отдаленное от рабочих задач, то вы начнете терять свое время и потеряете самоконтроль, самодисциплину и пунктуальность к своим задачам.

7. Начинайте работу с самых важных дел

Как правило, самые важные и самые сложные задачи решаются в первую очередь. Во первых, с начала рабочего дня у вас много времени и вы точно успеете выполнить эти задачи, во вторых, проще перенастроить себя на более легкие дела, нежели выполнять сначала легкие задачи, а уже потом переходить к более трудным, требующим больше времени и усилий.

8. Удаляйте отвлекающие факторы

Те же самые социальные сети, почта, друзья и родственники, кот, телефон и прочее. Все, что может нарушить вашу производительность и отвлечь от работы должно быть исключено. Если вас начнут отвлекать, производительность будет значительно снижаться, вы упустите временную нить, вдохновение и желание к рабочему дню.

9. Рабочее пространство

Подготовьте к работе свой рабочий стол. Порядок на рабочем столе – порядок в голове. Уберите все лишние бумаги со стола и предметы. Если предметы интерьера вам никак не мотивируют – уберите и их. МФУ, папки и бумаги должны находиться рядом с рабочим столом, но не на нем. Убедитесь в чистоте и удобстве.

10. Не забывайте про отдых

Об этом уже упоминалось. Отдых должен быть постоянным и своевременным. Как только ваши глаза устают, дайте им отдых. Как только вы засиделись – встаньте и пройдитесь. Отдых должен быть во время любой деятельности; он не должен отвлекать, но и отказ от отдыха сказывается на здоровье и работоспособности.

11. Сокращайте сроки работы

Выделенный срок на выполнение работы должен быть больше, чем срок самой работы. Если на задачу выделяется 2 часа, постарайтесь сделать ее немного быстрее, не теряя при этом качества работы. Так у вас останется больше времени на отдых перед выполнением следующей задачи.

12. Одноразовые задачи

Задача, которую можно выполнить менее чем за 10-15 минут должны соединяться с аналогичными и выполняться за один общий промежуток времени. Чтобы не приступать к каждому мелкому заданию по отдельности, затрачивая на подготовку дополнительные минуты, выполняйте их одновременно. Написать письмо, позвонить, выполнить другую работу – на все это определяется отдельный час времени и выполняется одно действие за другим без перерывов. Разнообразие мелких работ не утомит вас, зато сэкономит время.

13. Завершайте начатое

Этот пункт невозможно игнорировать, иначе какой смысл придерживаться всего вышеперечисленного, планировать свой рабочий день и не завершать начатые задачи. Все, что требует завершения, должно быть завершено в срок сегодня же. Если задача большая, то разделите ее на части и постарайтесь выполнить за один рабочий день.

14. Время рабочего дня

Составив список задач, выделив время на их выполнение, вы должны весь свой рабочий день провести с максимальной отдачей и выполнить как можно больше из списка. Но бывает и такое, что остается свободное время во время рабочего дня. Постарайтесь использовать и это время, выполнив какую-нибудь работу.

15. Принцип Парето

В нем говориться о 80% решений, которые выполняются за 20% времени и усилий. Чем меньше времени вы уделяете поставленным задачам, тем лучше и быстрее получите результат. Сокращать сроки необходимо в пределах разумного.

16. Окончание рабочего дня

Важно заканчивать рабочий день вовремя либо с небольшим временным преимуществом. Главное, чтобы не осталось незавершенных дел. Если время осталось, выполните еще 1-2 короткометражных задач. Обязательно поощряйте себя за проделанную работу и настраивайте себя на следующий рабочий день.

17. Контролируйте свои результаты

Самодисциплина и самоконтроль одни из основополагающих ценностей любого человека. Выполняйте весь план в сроки, придерживайтесь советов из данной статьи, которые помогут правильно составить ваш рабочий день и добиться максимального результата. Каждая из выполненных задач должна приближать вас к цели и мотивировать по утрам начинать новый рабочий день с позитива.

18. Составляйте список задач на завтра

И так по кругу. Конец рабочего дня заключается в том, чтобы проанализировать свою работу и подготовить список задач на завтра.

19. Отдыхайте и наслаждайтесь жизнью

Обязательно ежедневно делайте то, что принесет вам наслаждение. Вечер с любимым человеком, прогулка, ресторан, книги, фильмы, поездка. Вознаградите себя.

20. Разгрузка

Хотя бы раз в неделю у вас должна быть умственная и физическая разгрузка. Забудьте на сутки о делах, отдохните душой или телом. Обязательно давайте себе подобный отдых. Ваша голова требует отдыха, тело требует отдыха. Следите за здоровьем ежедневно, занимайтесь физическими упражнениями или спортом с минимальной самоотдачей. Забудьте о делах.

Каждый из 20 пунктов поможет, как запланировать рабочий день, так и повысить продуктивность вашей деятельности, быстрее ведя вас к поставленной цели. Подстраивайтесь под себя, каждый пункт должен улучшить ваши показатели. Если такового не происходит, отказывайтесь от него и ищите что-то свое, возможно, противоположное. Планируйте рабочий день, составляйте список дел и идите к своей цели ежедневно, не останавливаясь на достигнутом результате.

Вконтакте

Подчини себе время, или Как правильно спланировать рабочий день

Дел невпроворот? В такие моменты хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а как минимум 48. Но выход есть! В этой статье DW раскрывается секрет управления временем.

Вам знакома такая ситуация: телефон разрывается, электронный ящик пестрит сообщениями с пометкой "срочно", а к завтрашнему совещанию еще надо прочитать три отчета и подготовить свой собственный? И главное - непонятно с чего начинать, за что хвататься в первую очередь?! А тут еще коллега из соседнего отдела, который и кофе успевает попить, и всю работу переделать, и домой уходит вовремя.

Время на службе у человека

Цейтнот на работе - явление, в принципе, обычное, - в конце года, на завершающей стадии проекта, в период отпусков… Но если состояние аврала становится нормой, то есть повод задуматься. Ведь часто цейтнот возникает из-за неправильного планирования рабочего времени и неверной расстановки приоритетов: вместо того, чтобы сконцентрироваться на главном, мы размениваемся по мелочам.

С чего начать? Расставьте приоритеты! "Время - деньги", говорят в народе. Посыл ясен: расходуйте свое время так же бережно, как и содержимое своего кошелька. Вы же не потратите последние деньги на новый DVD, если у вас пусто в холодильнике? Правильно распорядиться 8 часами рабочего времени поможет тайм-менеджмент (от английского time-management) - совокупность приемов и методов, позволяющих более эффективно использовать наши временные ресурсы.

Теория "управления временем" - именно так чаще всего переводится слово "time-management" на русский язык - появилась в 60-х годах прошлого века в западных странах как следствие экономического прогресса. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку времени - не только в профессиональной, но и в личной жизни. Для борьбы с цейтнотом был разработан ряд методов по организации времени и повышению эффективности его использования.

Начни с себя

Впрочем, не все согласны с понятием "управление временем". "В распоряжении у каждого из нас - 24 часа в сутки, ни больше, ни меньше. Поэтому управлять и организовывать нам приходится в первую очередь не время, а самих себя", - говорит психолог-консультант по вопросам карьеры из Берлина Хелен Ханнерфельдт (Helen Hannerfeldt).

И тут же приводит еще один аргумент. "О технологиях управления временем написаны десятки книг. При желании можно посетить семинары на эту тему. Но вот о том, чтобы действительно применять новые знания на практике, каждый должен позаботиться самостоятельно, - говорит она. - Поэтому более корректным, чем "управление временем", на мой взгляд, является понятие "самоорганизация" - от английского "self-management".

Составьте список дел, тогда вы точно ничего не забудете! Итак, начинать надо с себя. Хелен Ханнерфельдт рекомендует понаблюдать за собой, чтобы определить, в какие часы вы работаете наиболее эффективно, и уже в зависимости от этого планировать рабочий день. Для планирования лучше всего использовать список дел (to-do-list), составлять который рекомендуется не на компьютере, а от руки. Вообще списки заданий - это один из самых известных инструментов тайм-менеджмента. Считается, что они не только позволяют лучше организовать себя, но и дают положительный психологический эффект. Закончив дело и вычеркнув его из списка, мы мотивируем себя "продолжать в том же духе".

Кроме того, по одному из методов тайм-менеджмента рекомендуется не только записывать все запланированные на день мероприятия, но и приблизительно рассчитывать время, которое вы планируете на них потратить. "Надо научиться оценивать, сколько времени у вас уйдет на выполнение того или иного задания, и в соответствии с этим составлять свой рабочий график. А в конце дня желательно делать небольшую ревизию и смотреть, сколько вы успели, где просчитались, а где, наоборот, справились быстрее, чем ожидалось", - поясняет берлинский тренер по организации времени Хелен Ханнерфельдт.

Важно, неважно …

Очень часто, войдя в рабочий ритм, мы начинаем выполнять задания по мере их поступления, как говорится "на автомате". И нередко бывает так, что, потратив полдня на менее важные вещи, к концу работы мы вдруг осознаем, что отчет, который к завтрашнему утру ждет шеф, писать уже некогда. Чтобы верно расставить приоритеты и не хвататься за все подряд, эксперты рекомендуют использовать так называемый метод Эйзенхауэра.

Его суть заключается в том, что все дела делятся на четыре категории - "срочные и важные", "срочные, но неважные", "важные, но несрочные", "неважные и несрочные" - и выполняются именно в такой последовательности. Считается, что такой подход к работе придумал и успешно применял американский президент Дуайт Эйзенхауэр, именем которого и назван метод.

"Конечно, есть опасность переборщить и поместить слишком много дел в категорию "срочные и важные", что опять-таки провоцирует стресс. Но в целом этот способ очень хорошо помогает сконцентрироваться на главном", - говорит психолог-консультант Хелен Ханнерфельдт. Кроме того, по ее словам, опыт показывает, что дела, попадающие в последнюю категорию - "неважные и несрочные" - очень часто решаются сами собой.

Обязанности и цели

Людям с развитым чувством ответственности любая работа кажется важной. Однако не стоит забывать и о том, что у вас, как у любого сотрудника, есть список заданий, четко прописанный в трудовом договоре. Поэтому все, что напрямую не входит в ваши обязанности, вы с легким сердцем можете оставлять "на потом" или вообще игнорировать.

Не стоит забывать и о личных целях. Эксперты рекомендуют сконцентрироваться на заданиях, которые обогащают ваш профессиональный опыт и помогают продвинуться по карьерной лестнице. Ну а рутинную работу - тот балласт, который волей-неволей приходится тащить с собой, следует по возможности оптимизировать или доверить другому исполнителю.