Bij het uitvoeren van hun economische activiteiten maken sommige binnenlandse organisaties gebruik van contant geld en voeren zij contante betalingen uit. Tegelijkertijd staat de nationale wetgeving het gebruik van monetaire documenten toe voor subjecten van burgerlijke rechtsbetrekkingen of partijen bij arbeidsverhoudingen, waarvan de boekhouding door de relevante organisatie op de voorgeschreven manier moet worden uitgevoerd.

Documenten die geldelijk zijn

Het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie heeft bij besluit nr. 94n van 31 oktober 2000 niet alleen het rekeningschema voor de boekhouding van de financiële en economische activiteiten van organisaties goedgekeurd, maar ook de instructies voor de toepassing ervan.

Ook bijzondere aandacht verdient de noodzaak om een ​​kassabonopdracht op te stellen en te registreren als dergelijke documenten bij de kassa van de onderneming worden ingediend. Als vanuit de kassa van de organisatie documenten aan derden worden verstrekt, moet de organisatie een kassabonopdracht afgeven.

Een significant verschil tussen RKO en PKO voor monetaire documenten en contante documenten, waarvan de voorbereiding zich voordoet bij het doen van contante betalingen, is de noodzaak om contante documenten aan te trekken om documenten te registreren die monetair zijn, de vermelding "voorraad".

Alle ontvangen of afgegeven documenten moeten worden weerspiegeld in het register van contante documenten. Houd er rekening mee dat een dergelijke registratie afzonderlijk wordt uitgevoerd van de registratie van contante documenten voor contante betalingen.

Boekhouding van monetaire documenten

Naast de noodzaak om de beweging van documenten in het kasboek en het register van contante documenten weer te geven, voorziet Sectie 5 van de Instructies in een algemene procedure voor het vastleggen van documenten die geldelijk zijn.

Op grond van de bovengenoemde normen van nationaal recht wordt de analytische boekhouding uitgevoerd per type document op rekening 50 "Kassier".

Voor transacties met monetaire documenten wordt de boekhouding uitgevoerd door rekening 50 te debiteren als de documenten aan de kassa van het bedrijf worden ontvangen. Als documenten worden uitgegeven vanaf de kassa van het bedrijf, vindt de boekhouding plaats op rekeningtegoed 50.

In het kasboek is het noodzakelijk om documenten te registreren en weer te geven, zowel ontvangen door de kassa van de onderneming als uitgegeven door de kassa van de organisatie aan derden. Maar een dergelijke boekhouding wordt uitgevoerd op afzonderlijke bladen van het kasboek, waarop het merkteken "voorraad" moet worden aangebracht.

Zoals volgt uit de methodologische aanbevelingen voor het gebruik en de voltooiing van het kasboek, goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 30 maart 2015 nr. 52n, weerspiegelt het kasboek van de organisatie de beweging van monetaire documenten. Voor deze doeleinden worden afzonderlijke vellen van het boek gebruikt, waarin het label "voorraad" moet worden geplaatst.

Bij het invullen van het kasboek voor de boekhouding van monetaire documenten moet u er rekening mee houden dat de boekregels "en" in de kassa aan het eind van de dag" niet zijn ingevuld.

Documenten met betrekking tot de verplaatsing van documenten die geldelijk zijn, moeten onmiddellijk na de uitgifte of ontvangst van het relevante document worden gemaakt.

Concluderend moet worden opgemerkt dat, in tegenstelling tot contante betalingen, de wetgever de vorm van het document dat wordt gebruikt om aan derden afgegeven gelddocumenten vast te leggen, niet heeft ontwikkeld of voorzien.

Zoals bepaald in paragraaf 1 van Art. 9 van de Federale wet “Over de boekhouding” moet elk feit van de economische activiteit van de onderneming worden bevestigd door het overeenkomstige primaire document.

Dergelijke documenten kunnen niet alleen goedgekeurde formulieren zijn, maar ook formulieren die onafhankelijk zijn ontwikkeld door het relevante onderwerp zakelijke relaties. Een verplichte vereiste voor dergelijke documenten is de aanwezigheid daarin van de details die rechtstreeks worden vermeld in clausule 2 van Art. 9 Federale wet “boekhouding”.

Uit het bovenstaande volgt dat, om de beweging van dergelijke documenten correct te kunnen registreren, de onderneming die ze gebruikt, zelfstandig een formulier moet ontwikkelen voor een verklaring van boekhouding voor de beweging van monetaire documenten, met de verplichte vermelding in een dergelijke verklaring van alle noodzakelijke details. .

Het is belangrijk om te onthouden dat, ongeacht het feit dat dergelijke documenten geen contant geld zijn, binnenlandse bedrijven en organisaties verplicht zijn dergelijke documenten bij te houden.

Het niet nakomen door een bedrijf van de wettelijke verplichting om contante documenten vast te leggen, kan een reden zijn om aan een dergelijk bedrijf of zijn functionarissen een administratieve boete op te leggen wegens het overtreden van de cashdiscipline.

Kassa's van organisaties kunnen niet alleen met contant geld werken, maar ook met gelddocumenten. Monetaire documenten zijn papieren die zijn gekocht voor niet-contant of contant geld. Ze worden bewaard in de kassakluis.

Monetaire documenten omvatten:

• Stempels voor poststukken;
• Coupons voor brandstof (bijvoorbeeld benzine);
• Kaartjes voor reizen met verschillende transportmiddelen;
• Diverse door de organisatie aangeschafte vouchers;
• Voedselbonnen;
• Kaarten voor betaling van communicatiediensten;
• Andere documenten.

• Aandelen gekocht van aandeelhouders;
• Diverse waardepapieren;
• Documenten voor immateriële activa.

Hoe worden monetaire documenten opgeslagen?

Bedrijven moeten naast contant geld ook monetaire documenten bij de hand houden. In de baai. In de boekhouding moeten transacties met monetaire documenten worden weerspiegeld in subrekeningen van de rekening “monetaire documenten” (50-3).

Boekhouding van monetaire documenten in de boekhouding. boekhouding

Laten we eens kijken hoe sommige monetaire documenten worden verantwoord.

Studentenmaaltijdbonnen

Voor sommige studenten (scholieren, studenten) zijn onderwijsinstellingen verplicht om gratis lunches en ontbijten aan te bieden. Dit voedsel wordt uitgegeven met speciale kortingsbonnen. Ze moeten het volgende bevatten:

• Nummer;
• Geldigheid;
• Soort voedsel (lunch of ontbijt);
• Prijs;
• Stempel van het bedrijf dat deze coupon heeft uitgegeven;
• Handtekening van de medewerker die verantwoordelijk is voor de uitgifte.

Indien onderwijsinstellingen coupons verstrekken, moet de beheerder van deze instelling zorgdragen voor de veiligheid van deze coupons. Hij geeft ze aan de medewerker die verantwoordelijk is voor het organiseren van de gratis maaltijden. Coupons worden overgedragen onder een speciale wet. Coupons die niet worden gebruikt, moeten worden ingeleverd bij de facility manager. Alle acties die met kortingsbonnen worden uitgevoerd, worden opgenomen in een speciaal kortingsbonboekje.

Als de instelling zelf gratis maaltijden aanbiedt, worden aan het einde van elke dag de gebruikte couponformulieren geteld en aan de kassa geplakt. Na gebruik moeten ze vijf jaar bewaard worden.

Stempels

Ondanks het feit dat het technische proces zich actief ontwikkelt, blijven de postdiensten net zo gewild. Verzenden kan alleen met speciale postzegels. Organisaties moeten deze postzegels als monetaire documenten verwerken.

Er worden postzegels uitgegeven aan verantwoordelijke medewerkers als ze nodig zijn. Verantwoordelijke medewerkers moeten vooraf rapporten opstellen en ondersteunende documenten bijvoegen. Ondersteunende documenten zijn:

• In geval van succesvolle verzending - het verzendregister;
• Bij mislukte verzending (schade) - een beschadigde envelop.

Betaalkaarten voor communicatiediensten

Werknemers van bedrijven maken vaak gebruik van bedrijfscommunicatie; zij ontvangen een vergoeding voor het gebruik van hun eigen communicatie voor werkdoeleinden. Organisaties betalen voor communicatie vaak met speciale kaarten. De organisatie koopt ze en beschouwt ze als monetaire documenten.

Om ervoor te zorgen dat de Belastingdienst geen onnodige vragen heeft over de betaling van kosten voor communicatiediensten, moet de organisatie een speciale voorziening ontwikkelen. Het moet een lijst bevatten van werknemers die in aanmerking komen voor het ontvangen van speciale betaalkaarten.

Kasdocumenten en strikte rapportageformulieren zijn verschillende en niet-gerelateerde documenten. Opgemerkt moet worden dat wet- en regelgeving geen duidelijke formuleringen van deze concepten bevatten, waardoor soms niet alleen accountants, maar ook inspecteurs in deze documenten in verwarring kunnen raken.

In het nieuwe artikel zullen we kijken naar de verschillen tussen monetaire documenten en strikte rapportageformulieren, evenals naar de kenmerken van hun boekhouding in instellingen in de publieke sector.

Wat zijn monetaire documenten en strikte rapportageformulieren?

Monetaire documenten zijn documenten met strikte verantwoordelijkheid die zijn opgeslagen in de kassa van een instelling en een bepaalde waarde hebben. Kasdocumenten begeleiden het geldverkeer.

Zo worden monetaire documenten in de kassa geaccepteerd en daaruit uitgegeven met behulp van respectievelijk contante bestellingen - ontvangstbewijzen (formulier 0310001) en uitgaven (formulier 0310002).

Orders met de vermelding “Aandelen” moeten worden geregistreerd in het Journaal voor de registratie van inkomende en uitgaande contante documenten, afzonderlijk van de contante orders die worden gebruikt om transacties met geld te documenteren. De boekhouding voor transacties met monetaire documenten wordt bijgehouden op afzonderlijke bladen van het kasboek, waarop ook de vermelding "Voorraad" moet worden ingevoerd.

Transacties met gelddocumenten kunnen in twee groepen worden verdeeld: ontvangst (ontvangst van de leverancier naar de kassa; identificatie van overschotten tijdens inventarisatie) en verwijdering (uitgaven door een verantwoordelijk persoon; retour van de kassa naar de leverancier onder de voorwaarden van de contract; afschrijving van tekorten).

Transacties moeten worden vastgelegd in het journaal voor overige transacties (formulier 0504071). De basis voor elke nieuwe invoer is het kassarapport en de daaraan gekoppelde documenten.

Boekhouden van strikte rapportageformulieren

Strikte rapportageformulieren zijn geen inventarissen, daarom is er voor de boekhouding een buitenbalansrekening 03 voorzien - het debet van deze rekening weerspiegelt de ontvangst van formulieren.

In het boekhoudbeleid van de instelling is het noodzakelijk om aan te geven tegen welke kosten de formulieren worden geaccepteerd voor de boekhouding: hetzij tegen de werkelijke kosten van de aankoop, hetzij tegen 1 roebel per formulier (in de praktijk wordt de tweede optie vaker gebruikt) .

De instelling houdt het bovengenoemde journaal voor overige transacties (formulier 0504071) bij op buitenbalansrekening 03 “Strikte rapportageformulieren”. Het journaal moet worden gearchiveerd samen met de primaire documenten die de verplaatsing van de formulieren aangeven.

De analytische boekhouding van strikte rapportageformulieren wordt bijgehouden in het Book of Accounting of Strict Reporting Forms (formulier 0504045, goedgekeurd bij besluit van het Ministerie van Financiën van Rusland van 30 maart 2015 nr. 52n) per type, serie en nummer. Het geeft de datum aan van ontvangst of afgifte van formulieren, hun aantal en kosten. Aan het einde van de rapportageperiode worden de gegevens geanalyseerd en wordt het saldo weergegeven. De pagina's van dergelijke boeken zijn genummerd en de boeken zelf moeten worden geregen en verzegeld.

Wij beantwoorden uw vragen

>Vraag: Is het mogelijk om theaterabonnementen in de budgetboekhouding te classificeren als “Gelddocumenten” en hoe deze in te voeren?

Antwoord: Een van de belangrijkste kenmerken van een monetair document is de nominale waarde ervan. Als een theaterabonnement deze functie niet heeft, kan het niet als een gelddocument worden aangemerkt. Kasdocumenten worden geregistreerd bij PKO (voorraad).

Artikel voorbereid

Heeft u vragen over dit onderwerp, bespreek deze dan met onze expert gratis nummer 8-800-250-8837. U kunt de lijst met onze diensten bekijken op de website UchetvBGU.rf. Bovendien bent u als eerste op de hoogte van nieuwe, nuttige publicaties.

In de zakelijke praktijk moeten accountants overal contante transacties verwerken, zoals het ontvangen en uitgeven van contante documenten. Het 1C:Accounting 8 KORP-programma (analoog aan het 1C:Accounting 8-programma, maar met uitgebreide mogelijkheden) helpt bij het automatiseren van het boekhoudproces voor deze activa. M.A. vertelt hoe je het mechanisme gebruikt dat in het programma is ingebouwd. Vlasova, docent-consulent bij het Centrum voor Gecertificeerde Training van het bedrijf "1C: Automation", een van de auteurs van het boek "1C: Accounting 8 CORP: boekhouding in de moederorganisatie" *.

Opmerking:

(menu Kassa -> Ontvangst van contante documenten

• ontvangstbewijs van de leverancier;
• andere ontvangst.

Van wie En Gelddocumenten Van wie selecteerbaar:

• tegenpartij uit het telefoonboek Tegenpartijen Ander
• Individuen;
• Andere ontvangstbewijzen).

Op de bladwijzer Gelddocumenten Gelddocumenten.

Voor documenten Ontvangst van contante documenten Ontvangstbestelling.

Uitgifte van monetaire documenten(menu Kassa -> Uitgifte van contante documenten

• Terugsturen naar leverancier;
• Uitgifte aan een verantwoordelijke persoon;
• Andere uitgifte.

Op de bladwijzer Aan wie kan worden geselecteerd:

• Tegenpartijen Inkomsten- en uitgavenrekeningen;
• Individuen;
• bijbehorende rekening en subrekening (als het type transactie Andere uitgifte).

Op de bladwijzer Gelddocumenten

Voor documenten Uitgifte van monetaire documenten er wordt een gedrukt formulier verstrekt Opnamestrookje .

Welke documenten worden beschouwd als ‘contant geld’?

Opmerking:
*Je kunt het boek kopen bij partners van het bedrijf 1C. Neem contact op met de partner die uw organisatie bedient en plaats een bestelling, waarbij u hem de boekcode doorgeeft: 4601546070173.

Tot de monetaire documenten behoren betaalde trein-, vlieg- en andere vervoersbewijzen, benzinebonnen, vouchers voor behandeling en recreatie, postzegels en andere soortgelijke papieren met een geldwaarde.

Dergelijke activa die zich in de kassa van de organisatie bevinden, worden voor het bedrag van de werkelijke kosten voor hun aanschaf geregistreerd op rekening 50

"Kassa", subrekening 50-3 "Monetaire documenten" (Instructies voor het gebruik van het rekeningschema voor de boekhouding van financiële en economische activiteiten van organisaties, goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van Rusland van 31 oktober 2000 nr. 94n). Opgemerkt moet worden dat de instructies voor het gebruik van het rekeningschema vereisen dat analytische gegevens van monetaire documenten per type worden bijgehouden. In het programma "1C: Boekhouding 8 KORP" zijn speciale documenten, dagboeken en rapporten ontwikkeld om deze transacties vast te leggen.

Acceptatie van monetaire documenten voor boekhouding wordt weerspiegeld in het document Ontvangst van contante documenten(menu Kassa -> Ontvangst van contante documenten). Het voorziet in de volgende soorten operaties:

• ontvangstbewijs van de leverancier;
• ontvangstbewijs van een verantwoordelijke persoon;
• andere ontvangst.

Het document bevat twee bladwijzers - Van wie En Gelddocumenten. Afhankelijk van het type bewerking op het tabblad Van wie selecteerbaar:

• tegenpartij uit het telefoonboek Tegenpartijen, overeenkomst met hem (soort overeenkomst Ander), evenals een rekening voor boekhoudkundige verrekeningen met de tegenpartij;
• verantwoordelijke persoon uit het telefoonboek Individuen;
• bijbehorende rekening en subrekening (als het type transactie Andere ontvangstbewijzen).

Op de bladwijzer Gelddocumenten uit de gelijknamige map worden een of meer monetaire documenten geselecteerd en hun nummer wordt aangegeven. De kosten van tickets, coupons, enz. worden ingevuld op basis van de directorygegevens Gelddocumenten.

Voor documenten Ontvangst van contante documenten er wordt een gedrukt formulier verstrekt Ontvangstbestelling.

De verkoop van monetaire documenten wordt weerspiegeld in het document Uitgifte van monetaire documenten(menu Kassa -> Uitgifte van contante documenten). Het document voorziet in de volgende soorten bewerkingen:

• Terugsturen naar leverancier;
• Uitgifte aan een verantwoordelijke persoon;
• Andere uitgifte.

Afhankelijk van het type bewerking bevat het document twee of drie bladwijzers.

Op de bladwijzer Aan wie kan worden geselecteerd:

• de tegenpartij aan wie de monetaire documenten worden teruggestuurd, uit het register Tegenpartijen, een overeenkomst met hem, alsmede een rekening voor de boekhoudkundige verrekeningen met de tegenpartij. Als er een verschil is tussen het restitutiebedrag en de kosten van gelddocumenten, wordt dit ten laste van de inkomsten- of uitgavenrekening gebracht, die op het tabblad wordt aangegeven Inkomsten- en uitgavenrekeningen;
• verantwoordelijke persoon aan wie documenten worden afgegeven, uit het register Individuen;
• bijbehorende rekening en subrekening (als het type transactie Andere uitgifte).

Op de bladwijzer Gelddocumenten de over te dragen documenten worden aangegeven (door te selecteren uit een gelijknamige map), hun aantal en het retourbedrag.

Voor documenten Uitgifte van monetaire documenten er wordt een gedrukt formulier verstrekt Opnamestrookje. In overeenstemming met de huidige regelgevingsdocumenten voor het registreren van contante transacties in de Russische Federatie is het programma ontwikkeld Verslag over de beweging van contante documenten.

Laten we de uitvoering van transacties met gelddocumenten eens bekijken aan de hand van twee voorbeelden die het vaakst in de praktijk van organisaties voorkomen: de verwerving en uitgifte van vervoersbewijzen aan werknemers die op zakenreis zijn gestuurd; aankoop van brandstoffen en smeermiddelen met kortingsbonnen.

Boekhouding van vervoersbewijzen gekocht voor zakenreizigers

Momenteel zijn er wijdverbreide gevallen waarin kaartjes niet worden gekocht door een medewerker, aan wie op rekening geld wordt gegeven voor reiskosten, maar door een organisatie van de vervoerder of van een bureau dat bemiddelt bij de distributie van de kaartjes van de vervoerder.

voorbeeld 1

Op 11 januari 2010 heeft de organisatie vanaf haar lopende rekening een voorschot van 14.160 roebel aan het Agentschap overgemaakt. (inclusief BTW 18%) voor vliegtickets voor het vervoer van passagiers.
De door het Agentschap gekochte tickets, de pakbon en een factuur voor hetzelfde bedrag werden op 15 januari 2010 door de koerier van het Agentschap naar de organisatie gebracht. Vliegtickets (2 stuks), waarvan het formulier de transportkosten van 5.900 roebel aangaf, werden dezelfde dag ontvangen bij de kassa van de organisatie en op 18 januari 2010 werden ze vanuit de kassa afgegeven aan een medewerker die was doorgestuurd een zakenreis. Aan het einde van de dienstreis op 25 januari 2010 heeft de werknemer een voorrapportage opgemaakt.

In het programma wordt de overdracht van niet-contante gelden gedocumenteerd Betalingsopdracht. Het aan het Agentschap overgemaakte bedrag omvat de kosten van gekochte tickets, die door het document worden gekapitaliseerd Ontvangst van contante documenten(en daarom zou voor dit bedrag het contract met het bureau de vorm moeten hebben Ander), en de vergoeding voor de diensten van het Agentschap, waarvan de aankoop in het document zal worden weerspiegeld Ontvangst van goederen en diensten(wat betekent dat er een overeenkomst van het formulier moet worden opgesteld met de wederpartij Met leverancier). Hiermee moet rekening worden gehouden bij het aanmaken van documenten op basis van de betaalopdracht Afschrijving van lopende rekening. Als uit de overeenkomst met het Agentschap duidelijk blijkt welk deel betrekking heeft op de kosten van de dienst en welk deel op de kosten van het ticket, moeten er twee documenten worden aangemaakt voor de geldoverdracht. Afschrijving van lopende rekening: één met type bediening Betaling aan de leverancier, een andere met uitzicht Overige schikkingen met tegenpartijen.

Laten we aannemen dat het onmogelijk is om de gespecificeerde aandelen uit de overeenkomst te bepalen (deze optie zal in dit artikel worden besproken). Vervolgens wijzen wij het volledige bedrag van de vooruitbetaling toe aan een contract van het formulier Met leverancier(Figuur 1).

Rijst. 1. Geld afschrijven van de betaalrekening

In de boekhouding zal het document het volgende boeken:

Debet 60,02 Credit 51 - 14.160 roebel. - voor het bedrag van de vooruitbetaling aan het Agentschap.

Het accepteren van transportdocumenten voor de boekhouding komt tot uiting in een boeking op de debetkaart van subrekening 50.03 in overeenstemming met de creditering van rekening 76.09. Documenteer de transactie Ontvangst van contante documenten met het type operatie Ontvangst van leverancier(in dit geval wordt een overeenkomst van het type gemaakt en geselecteerd Ander). De waardering van tickets aan de kassa moet overeenkomen met de transportkosten, aangezien dit het bedrag is dat van de vervoerder kan worden ontvangen in geval van beëindiging van het contract dat door het ticket wordt uitgevoerd.

De organisatie betaalde niet alleen de transportkosten, maar ook de kosten van diensten voor het kopen van kaartjes. Het bureau heeft de dienstverlening voltooid door tickets met de vereiste kenmerken aan de klant te leveren, en op dit moment wordt het document opgesteld in de configuratie Inkoop van goederen en diensten voor de kosten van de dienst. Nadat de dienst is ontvangen, kan de in de prijs inbegrepen BTW worden afgetrokken. Om dit te doen, moet u informatie over de Agentschapfactuur invoeren (op het tabblad of via de hyperlink Factuur).

De boekingen die het document in de boekhouding zal maken, worden weergegeven in Fig. 2.

Rijst. 2. Boekhoudgegevens voor het service-aankoopdocument

Nadat de operaties zijn uitgevoerd, blijven er twee schulden in de boekhouding achter: debiteuren op rekening 60.02 (vooruitbetaling) en de crediteuren op rekening 76.09 voor het bedrag aan ontvangen vliegtickets.

Deze schulden hebben betrekking op contracten van verschillende aard. Deze schulden moeten worden verrekend met behulp van een document Schuldaanpassing.

Voordat een medewerker op zakenreis gaat, krijgt hij van de kassa van de organisatie een voorschot - in dit geval in de vorm van een vervoerbewijs. Deze handeling wordt geregistreerd met een document Uitgifte van monetaire documenten(Afb. 3).

Rijst. 3. Uitgifte van monetaire documenten voor rapportage

Bij terugkeer van een zakenreis is de werknemer verplicht om binnen drie werkdagen een rapport over de bestede bedragen in te dienen bij de boekhoudafdeling van de onderneming en hierover een eindafrekening te maken (clausule 11 van de Procedure voor het uitvoeren van contante transacties in het Russisch Federatie, goedgekeurd bij besluit van de Raad van Bestuur van de Centrale Bank van Rusland op 22 september 1993 nr. 40).

De accountant maakt op basis van de door de medewerker aangeleverde documenten een voorrapport op, op het tabblad Vooruitgang waarin de verantwoorde bedragen worden aangegeven, en op het tabblad Ander- vergoeding voor door de werknemer afgenomen diensten, waaronder de reiskosten naar de bestemming en terug.

Op het tabblad wordt aangegeven voor welke bedragen de medewerker verantwoordelijk is Vooruitgang document Vooraf rapport u moet de registrar selecteren die de verantwoorde bedragen heeft uitgegeven. Het kan onder meer een document zijn Uitgifte van monetaire documenten. Informatie over vliegtickets wordt op het tabblad ingevoerd Ander.

Het bedrijf dat het transport heeft uitgevoerd, kan de koper BTW in rekening brengen, die is inbegrepen in de prijs van de dienst. Het bedrag aan BTW dat door de belastingbetaler wordt betaald over reiskosten naar de plaats van zakenreis en terug, aanvaard bij de berekening van de vennootschapsbelasting, is onderworpen aan aftrek (clausule 7 van artikel 171 van de Belastingwet van de Russische Federatie). Het recht op aftrek ontstaat nadat het hoofd van de organisatie de voormelding van de medewerker heeft goedgekeurd.

Indien de vervoerder een factuur heeft overhandigd, kan de organisatie de BTW aftrekken op basis van de overgelegde factuur. Om dit te doen, moet u het vakje aanvinken SF gepresenteerd onkostendeclaratie, voer de datum en het factuurnummer in en “boek” of “registreer” vervolgens de onkostenrekening. Er wordt automatisch een factuur aangemaakt. In de toekomst zal informatie over het gepresenteerde BTW-bedrag in het document worden opgenomen Het genereren van inkoopposten.

Als er geen factuur is, kan ook de BTW, toegewezen als een afzonderlijk bedrag op het ticketformulier, worden afgetrokken, aangezien volgens paragraaf 10 van de Regels voor het bijhouden van logboeken van ontvangen en uitgegeven facturen, aankoopboeken en verkoopboeken bij de berekening van de toegevoegde waarde belasting , goedgekeurd bij besluit van de regering van de Russische Federatie van 2 december 2000 nr. 914, bij de aankoop van diensten voor het vervoer van werknemers naar de plaats van zakenreizen en terug, strikte rapportageformulieren ingevuld op de voorgeschreven manier (of kopieën daarvan) worden geregistreerd in het inkoopboek met het BTW-bedrag toegewezen op een aparte regel, afgegeven aan de werknemer en opgenomen in zijn dienstreisrapport.

Omdat in het algemeen de aanwezigheid van een factuur een van de verplichte voorwaarden is waaraan moet worden voldaan bij het accepteren van btw voor aftrek, staat het programma geen aftrek toe als er geen informatie over de factuur in wordt ingevoerd. Een dergelijk speciaal document als een strikt rapportageformulier (SRF) voor BTW-doeleinden is echter niet voorzien in de configuratie, daarom onder het document Factuur ontvangen dient te worden opgevat als zowel de factuur zelf als de BSO.

Als de BTW wordt afgetrokken op basis van een vervoersbewijs (bij gebrek aan een factuur), moet deze dus in de kolom worden ingevoerd SF gepresenteerd een vinkje dat aangeeft dat er een strikt rapportageformulier is gepresenteerd, vermeld de datum van de BSO, en in de kolom SF-nummer U kunt niet alleen het formuliernummer opgeven, maar ook de naam (Fig. 4).

Rijst. 4. Verslag over reiskosten. Btw op tickets is aftrekbaar

Na voltooiing van deze bewerkingen geeft het programma een strikt rapportageformulier aan in de gedrukte vorm van het aankoopboek en wordt voldaan aan de vereisten van decreet nr. 914.

Boekhouding van benzinecoupons

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het tanken van een voertuig met brandstof en smeermiddelen. Bij sommige bedrijven wordt brandstof voor het tanken van een auto gekocht door chauffeurs, die hiervoor op rekening geld krijgen. Andere organisaties, die een overdracht aan de leverancier hebben gedaan, 'kopen' speciale kortingsbonnen voor aardolieproducten van hem. Vervolgens gebruiken chauffeurs deze coupons om bij de leverancier brandstof en smeermiddelen te verkrijgen en hun voertuigen ermee te vullen.

Voorbeeld 2

Om 100 benzinebonnen te kopen, heeft de organisatie 23.600 roebel overgemaakt, inclusief btw - 3.600 roebel. Aan de kassa werden de coupons met een hoofdletter geschreven. Voor het tanken van voertuigen werden in januari 60 kortingsbonnen gegeven aan chauffeurs, die elk 10 liter benzine kunnen krijgen. Volgens het tankstationrapport dat aan het eind van de maand werd ingediend, werd in januari 500 liter brandstof verstrekt met behulp van 50 bonnen.

Met de benzineleverancier moet een overeenkomst in de volgende vorm worden opgesteld: Met leverancier, sinds in het document Afschrijving van lopende rekening(soort operatie Betaling aan de leverancier) zal het worden geselecteerd als de overeenkomst op grond waarvan geld wordt overgemaakt. De leveranciersschuld, ontstaan ​​op rekening 60.02 (overeenkomstig rekening 51), moet in de administratie van de organisatie worden opgenomen tot de ontvangst van de brandstoffen en smeermiddelen.

Het posten van benzinebonnen (contantdocumenten) naar de kassa gebeurt met behulp van het document Ontvangst van contante documenten met het type operatie Ontvangst van leverancier. In dit geval moet een contract van de vorm worden geselecteerd Ander en de vereffeningsrekening kan worden aangegeven - 76.09.

Opgemerkt moet worden dat leverancierscontracten kunnen worden gecombineerd tot een groep, die zal worden opgevat als het daadwerkelijke contract dat met de leverancier wordt ondertekend.

Op de bladwijzer Gelddocumenten document Ontvangst van contante documenten coupons ontvangen bij de kassa van de organisatie worden geselecteerd (Fig. 5). Bij het boeken van het document verschijnt er een schuld bij het tankstation op rekening 76.09.

Rijst. 5. Benzinebonnen op de kassa plaatsen

De uitgifte van coupons aan chauffeurs vanaf de kassa van de organisatie wordt geregistreerd met een document Uitgifte van monetaire documenten. In dit geval wordt het type bewerking B geselecteerd levering aan verantwoordelijke persoon.

Aan het einde van de maand rapporteren medewerkers van de organisatie die coupons hebben gekregen, hun uitgaven. Hiervoor wordt in het programma, op het tabblad, een voorrapportage opgesteld Vooruitgang waarin het verantwoordbare bedrag wordt geselecteerd op basis van het document dat de uitgifte van coupons registreerde (Fig. 6).

Rijst. 6. Het selecteren van het document dat de uitgifte van monetaire documenten formaliseerde

Omdat er een gemeenschappelijk document wordt opgesteld met de benzineleverancier, dat de aan- en verkoop van brandstof en smeermiddelen voor de hele maand bevestigt, en er één enkele factuur voor wordt afgegeven, is het beter om voor elk voorrapport te registreren en niet de ontvangst ervan benzine, maar de aflossing van schulden. Vul hiervoor de bladwijzer in Betaling door een tegenpartij en een overeenkomst van dat type te selecteren Met leverancier. Bij het doen van een vooraanmelding zal de schuld op rekening 60.02 toenemen.

Benzine wordt geregistreerd als een document Ontvangst van goederen en diensten. Het wordt ook gebruikt om gegevens in te voeren op de factuur die door de leverancier aan de organisatie wordt gepresenteerd.

In de toekomst berekent de accountant hoeveel benzine de chauffeurs volgens de normen en boven de normen hebben verbruikt. Benzine die binnen de limieten wordt gebruikt, wordt afgeschreven als een voor belastingdoeleinden aanvaarde uitgave, en benzine die boven de norm wordt gebruikt, wordt afgeschreven als een uitgave die niet wordt geaccepteerd bij de berekening van de inkomstenbelasting. In beide gevallen wordt de afschrijving van brandstof en smeermiddelen als kosten vastgelegd in een document Aanvraag-factuur.

Nadat de werkzaamheden zijn voltooid, zullen de boekhoudkundige gegevens van de organisatie nog steeds schulden bevatten die verband houden met de aankoop van brandstof en smeermiddelen onder contracten van twee verschillende typen: debet op rekening 60.02 en credit op rekening 76.09.

Omdat de betalingstransacties voor benzine zijn afgerond, kunnen schulden worden afgelost door middel van verrekening met behulp van een document Schuldaanpassing.

Algemene regels voor de opslag, het gebruik en de boekhouding van fondsen zijn vastgesteld door de Centrale Bank van Rusland. Vandaag is de brief van de Centrale Bank van Rusland van 22 september 1993 nr. 40 "Over goedkeuring van de procedure voor het uitvoeren van contante transacties in de Russische Federatie" van kracht. Bovendien is het uiterst belangrijk om het volgende te volgen:

• Het is de moeite waard om te vermelden: de verordening van de Centrale Bank van Rusland van 5 januari 1998 nr. 14-P “Over de regels voor het organiseren van de geldcirculatie op het grondgebied van de Russische Federatie”;
• Federale wet nr. 54-FZ van 22 mei 2003 “Betreffende het gebruik van kassaapparatuur bij het uitvoeren van contante betalingen en (of) betalingen met betaalkaarten.”

Om contante betalingen te kunnen doen, moet elke organisatie beschikken over een kassa en een kasboek bijhouden in de voorgeschreven vorm.

Organisaties accepteren contant geld bij betalingen aan de bevolking met behulp van kassaapparatuur.

De huidige wetgeving voorziet in:

• speciaal ingerichte kassaruimte; volledige financiële verantwoordelijkheid van de kassier;
• het beperken van kassaldi;
• het beperken van hun bewaartermijn;
• omvang en duur van het gebruik van voorschotten voor zaken- en reiskosten.

Als de organisatie niet de mogelijkheid heeft om een ​​speciaal ingerichte ruimte voor de kassa ter beschikking te stellen, dan is een kluis nodig om geld op te slaan.

Wanneer een kassier wordt aangenomen, moet hij bekend zijn met de procedure voor het uitvoeren van contante transacties tegen ontvangstbewijs. Met hem wordt een overeenkomst gesloten over de volledige financiële verantwoordelijkheid. Een tijdelijke vervanging van een kassier wordt uitgevoerd op schriftelijk bevel van de administratie. Met de vervangende medewerker wordt tevens een aansprakelijkheidsovereenkomst gesloten. Indien de personeelstabel niet voorziet in een kassafunctie, worden deze verantwoordelijkheden op gecombineerde wijze aan de medewerker toegewezen.

De organisatie mag contant geld in haar kassa bewaren binnen de grenzen die de bank, in overleg met het hoofd van de organisatie, heeft vastgesteld. Indien nodig worden de kassaldolimieten herzien.

Organisaties zijn verplicht om al het contante geld dat de vastgestelde limieten voor het kassaldo in de kassa overschrijdt, aan de bank te overhandigen op de wijze en binnen de termijnen die met de bedienende banken zijn overeengekomen.

De primaire documenten voor de kassa zullen documenten zijn die zijn ontwikkeld door de Centrale Bank van Rusland.

De ontvangst van contant geld door de kassa's van organisaties wordt uitgevoerd op basis van kassabonnen die zijn ondertekend door de hoofdaccountant of een persoon die is geautoriseerd door een schriftelijk bevel van het hoofd van de organisatie. Over de ontvangst van geld wordt een ontvangstbewijs afgegeven voor de kassabonopdracht, ondertekend door de hoofdaccountant of een door hem gemachtigde persoon en de kassier. De ontvangst wordt gecertificeerd door het zegel (stempel) van de kassamedewerker of de afdruk van de kassa.

De uitgifte van contant geld uit de kassa's van organisaties wordt uitgevoerd op basis van kasuitgaveopdrachten of naar behoren uitgevoerde andere documenten (betalings-, afwikkelings- en loonafschriften, aanvragen voor de uitgifte van geld, rekeningen, enz.) met het opleggen van een stempel op deze documenten met de details van de opdracht voor contante uitgaven. Documenten voor de uitgifte van fondsen moeten worden ondertekend door het hoofd en de hoofdaccountant van de organisatie of door hen gemachtigde personen.

Er zullen speciale vereisten gelden voor de uitvoering van contante bestellingen. Correcties zijn niet toegestaan. Uitgevoerde contante documenten worden geannuleerd met speciale stempels ("Het is de moeite waard om te zeggen - ontvangen" of "Betaald")

Alle inkomende en uitgaande contante bestellingen worden geregistreerd in een speciaal journaal (uniform formulier nr. K2)

Houd er rekening mee dat de huidige boekhouding van fondsen wordt bijgehouden door de kassier in het kasboek. Het registreert het saldo van de gelden aan het begin van de dag, de transacties bij ontvangst en de uitgaven (voor de dag), somt de resultaten van ontvangsten en uitbetalingen op en geeft het saldo aan het einde van de dag weer.

De boekingen in het kasboek worden in tweevoud bijgehouden met behulp van carbonpapier. Het tweede exemplaar, een afgescheurd exemplaar, dient als kassierrapport. Alle inkomende en uitgaande documenten worden bij de rapportage gevoegd en aan het einde van de werkdag tegen handtekening van de accountant ingediend bij de boekhoudafdeling.

Bij een geautomatiseerde boekhoudvorm worden dagelijks afzonderlijke bladen van het kasboek gegenereerd in de vorm van machinediagrammen: 1e blad - los blad van het kasboek, 2e blad - kassarapport.

Aan het einde van de rapportageperiode wordt het kasboek gecertificeerd door de handtekeningen van de hoofdaccountant en het hoofd van de organisatie, geregen en verzegeld.

Naast het dagelijkse rapport van de kassamedewerker wordt er binnen de door de administratie vastgestelde termijnen een audit van de kassa uitgevoerd. De audit moet plotseling plaatsvinden en minstens één keer per maand worden uitgevoerd. In opdracht van het management wordt tijdens de audit een inventariscommissie aangemaakt, alle documenten en alle fondsen worden pagina voor pagina gecontroleerd. Het resultaat wordt geformaliseerd in een handeling.

Vanaf 21 november 2001, op basis van de instructie van de Centrale Bank van Rusland van 14 november 2001 nr. 1050-U, wordt het maximale bedrag aan contante betalingen tussen rechtspersonen voor één transactie vastgesteld op een bedrag van 60 duizend roebel.

De procedure voor het openen van bankrekeningen en het uitvoeren van transacties daarop

Het regelgevingsdocument dat de procedure voor het uitvoeren van niet-contante betalingen definieert, zal de verordening zijn van de Centrale Bank van Rusland van 10/03/2002 nr. 2-P “Over niet-contante betalingen in de Russische Federatie” (zoals gewijzigd op 3 maart 2002). /03/2003)

Een organisatie kan meerdere betaalrekeningen tegelijk hebben. Naar eigen goeddunken kiest ze een bank om een ​​rekening te openen. De organisatie kan vanaf elke betaalrekening alle soorten transacties uitvoeren.

De procedure voor het openen van lopende en andere rekeningen, het uitvoeren en verwerken van transacties wordt vastgesteld door de Centrale Bank van Rusland.

Om een ​​bankrekening te openen, is het uiterst belangrijk om de volgende documenten te verstrekken:

• een notariële kopie van de statuten (en een notariële kopie van de oprichtingsovereenkomst, als die er is);
• een notariële kopie van het kentekenbewijs bij de registratiekamer;
• een notariële kopie van het bewijs van inschrijving bij de belastingdienst;
• een fotokopie van statistische codes gecertificeerd door het hoofd van de organisatie en het zegel van de organisatie;
• een fotokopie van het besluit van de oprichter (notulen van de algemene vergadering van oprichters) over de benoeming van het hoofd van de organisatie, gecertificeerd door het hoofd en het zegel;
• een fotokopie van het bevel tot benoeming van de hoofdaccountant van de organisatie, gecertificeerd door het hoofd en het zegel;
• attesten van het Sociaal Verzekeringsfonds, het Verplichte Ziektekostenverzekeringsfonds en het Pensioenfonds;
• een bankkaart met notariële voorbeeldhandtekeningen van het hoofd en de hoofdaccountant van de organisatie.

Wanneer de naam van de organisatie, de aard van haar activiteiten of de samenstelling van rekeninghouders verandert, worden er verdere correcties aangebracht in de documentatie en bij een reorganisatie van de organisatie worden nieuwe documenten aangeleverd bij de bank.

Alle handelingen op de rekening worden uitgevoerd op basis van schriftelijke instructies van de rekeningeigenaar:

• het storten van contante bedragen - op basis van een aankondiging voor contante stortingen;
• contant geld van de rekening ontvangen - een contante cheque;
• overschrijvingen – betalingsopdracht, afwikkelingscontrole, betalingsverzoek-opdracht.

De bank kan geld rechtstreeks afschrijven om te betalen voor elektriciteit, warmtevoorziening, watervoorziening, etc. (afrekeningen in de volgorde van geplande betalingen)

Ook worden afschrijvingen gedaan zonder aanvaarding door een beslissing van de gerechtelijke en fiscale autoriteiten.

De basis voor inschrijvingen in de boekhoudregisters zijn bankafschriften - een lijst van alle transacties die op de rekening voor de periode zijn uitgevoerd, met bijgevoegde kopieën van betalingsdocumenten. Alle vermeldingen op het creditoverzicht betekenen een creditering van de rekening, en alle debetposten betekenen een debitering van de rekening.

Geconstateerde fouten worden gecorrigeerd na overeenstemming met de bank, waarvoor een deadline is gesteld: 10 dagen vanaf de datum van ontvangst van het afschrift.

Afrekening via betalingsopdrachten

Betalingsopdracht– ϶ᴛᴏ opdracht van de rekeninghouder (betaler) aan de bank die hem bedient, uitgevoerd door middel van een vereffeningsdocument, om een ​​bepaald geldbedrag over te maken naar de rekening van de ontvanger die bij dezelfde of een andere bank is geopend. De bank voert de betalingsopdracht uit binnen de door de wet bepaalde termijn, of binnen een kortere termijn die is vastgelegd in de bankrekeningovereenkomst of die wordt bepaald door de in de bankpraktijk toegepaste zakelijke gebruiken.

De betaalopdracht is 10 dagen geldig, inclusief de dag van uitgifte.

Betaalopdrachten kunnen worden gebruikt om geld over te maken:

• voor geleverde goederen, verrichte werkzaamheden, verleende diensten;
• op begrotingen van alle niveaus en op fondsen buiten de begroting;
• ten behoeve van het retourneren/plaatsen van tegoeden (leningen)/deposito's en het betalen van rente daarover;
• voor andere doeleinden waarin de wet of overeenkomst voorziet.

In samenhang met de voorwaarden van de hoofdovereenkomst kunnen betalingsopdrachten worden gebruikt voor vooruitbetaling van goederen, werkzaamheden, diensten of voor het doen van periodieke betalingen.

Betaalopdrachten worden door de bank geaccepteerd, ongeacht de beschikbaarheid van geld op de rekening van de betaler.

De bank is verplicht om op verzoek van de betaler hem uiterlijk de eerstvolgende werkdag nadat de betaler contact heeft opgenomen met de bank op de hoogte te stellen van de uitvoering van de betaalopdracht, tenzij in de bankrekeningovereenkomst een andere termijn is bepaald. De procedure voor het informeren van de betaler wordt bepaald in de bankrekeningovereenkomst.

Boekhouding van gelden in kredietbrieven

Kredietbrief is een voorwaardelijke monetaire verplichting die door een bank (hierna de uitgevende bank genoemd) namens de betaler wordt aanvaard om betalingen te verrichten ten gunste van de ontvanger van geld op vertoon door laatstgenoemde van documenten die voldoen aan de voorwaarden van de kredietbrief , of om een ​​andere bank (hierna de uitvoerende bank genoemd) te machtigen om dergelijke betalingen uit te voeren.

Banken kunnen de volgende soorten kredietbrieven openen:

• gedekt (bewaard) en ongedekt (gegarandeerd);
• herroepbaar en onherroepelijk (kan worden bevestigd)

Bij het openen van een gedekte (gedeponeerde) kredietbrief maakt de uitgevende bank, op kosten van het geld van de betaler of de aan hem verstrekte lening, het bedrag van de kredietbrief (dekking) over aan de uitvoerende bank voor de gehele looptijd. geldigheidsduur van de letter of credit.

Bij het openen van een ongedekte (gegarandeerde) kredietbrief verleent de uitgevende bank de uitvoerende bank het recht om gelden af ​​te schrijven van de door haar aangehouden correspondentrekening binnen het bedrag van de kredietbrief.

Een herroepbare kredietbrief is een kredietbrief die door de uitgevende bank kan worden gewijzigd of geannuleerd op basis van een schriftelijke opdracht van de betaler, zonder voorafgaande toestemming van de ontvanger van het geld en zonder enige verplichting jegens hem door de uitgevende bank na de brief van de betaler. krediet wordt ingetrokken. Een onherroepelijke kredietbrief is een kredietbrief die alleen kan worden geannuleerd met toestemming van de ontvanger van het geld.

Een letter of credit is bedoeld voor schikkingen met één ontvanger van geld. De procedure voor schikkingen onder een letter of credit is vastgelegd in de hoofdovereenkomst, die het volgende weerspiegelt:

• naam van de uitgevende bank;
• naam van de bank die de ontvanger van de gelden bedient;
• naam van de ontvanger van de gelden;
• kredietbriefbedrag;
• soort kredietbrief;
• methode om de ontvanger van geld op de hoogte te stellen van de opening van een kredietbrief;
• methode om de betaler op de hoogte te stellen van het rekeningnummer voor het storten van geld dat is geopend door de uitvoerende bank;
• een volledige lijst en nauwkeurige beschrijving van de documenten die door de ontvanger van de fondsen zijn verstrekt;
• geldigheidsperioden van de kredietbrief, verstrekking van documenten die de levering van goederen bevestigen (uitvoering van werk, dienstverlening) en vereisten voor de uitvoering van deze documenten;
• betalingsvoorwaarden (met of zonder acceptatie);
• aansprakelijkheid voor niet-nakoming (niet behoorlijk nakomen) van verplichtingen.

De hoofdovereenkomst kan andere voorwaarden bevatten met betrekking tot de betalingsprocedure onder de letter of credit.

Betaling onder een letter of credit vindt plaats via bankoverschrijving door het bedrag van de letter of credit over te maken naar de rekening van de ontvanger van het geld. Gedeeltelijke betalingen onder een letter of credit zijn toegestaan.

Boekhouding van overboekingen tijdens het transport

Het concept van ‘overboekingen in transit’ wordt gebruikt om rekening te houden met de beweging van geld (overboekingen) in gevallen waarin er een tijdsverschil is tussen het moment van gedocumenteerde afschrijving en het moment van creditering van geld op de lopende rekening, met name:

• opbrengsten uit de verkoop van goederen geproduceerd door organisaties die zich bezighouden met handelsactiviteiten, gestort in de kassa's van kredietinstellingen, spaarbanken of postkassa's ter bijschrijving op de lopende of andere rekening van de organisatie, maar nog niet gecrediteerd voor het beoogde doel ;
• gelden (overboekingen) in vreemde valuta gestort bij de kassa's van kredietinstellingen ter bijschrijving op de lopende of andere rekening van de organisatie, maar nog niet gecrediteerd voor het beoogde doel.

De basis voor het accepteren van monetaire documenten voor registratie zijn ontvangstbewijzen van een kredietinstelling, spaarbank, postkantoor, kopieën van begeleidende verklaringen voor de levering van opbrengsten aan verzamelaars, enz.

Als bankinstellingen afschriften van bankrekeningen opmaken in een andere vorm dan de algemeen aanvaarde vorm, en deze afschriften informatie bevatten over de bedragen aan gelden die door de organisatie zijn ontvangen, maar nog niet zijn bevestigd door bankafwikkelingsdocumenten, dan De organisatie toont dergelijke bedragen in de boekhouding aan als “overdrachten in transit” en heeft niet het recht om over deze bedragen te beschikken totdat de kredietinstelling afwikkelingsdocumenten ontvangt die de betaling bevestigen.

Boekhouding van monetaire documenten

De kassa van de organisatie kan geldelijke documenten opslaan, zoals betaalde vouchers voor vakantiehuizen en sanatoria, postzegels, staatszegels, rekeningstempels, betaalde reistickets, enz. Ontvangsten en uitgifte van geldelijke documenten worden verwerkt op basis van contante ontvangsten en uitgaven. bestellingen met daaropvolgende opmaak van de kassier van het rapport over de beweging van contante documenten.

Kasdocumenten worden boekhoudkundig gewaardeerd tegen het bedrag van de werkelijke kosten van hun verwerving.

Analytische boekhouding wordt uitgevoerd per type monetaire documenten.