Strukturne jedinice ustanove prenose u odeljenjske arhivske dosijee trajnog, dugotrajnog (preko 10 godina) skladištenja i osoblja, sastavljene u skladu sa Osnovnim pravilima za arhive organizacija, odobrenim odlukom Kolegijuma Rosarhiva od 06.02.02.

Privremeni slučajevi (do 10 godina uključujući) skladište ne podleže prenosu u arhivu odeljenja i treba da se čuva centralno u kancelariji, sekretarijatu ili drugoj službi za upravljanje kancelarijama ustanove ili u strukturnim odeljenjima.

U izuzetnim slučajevima, odlukom rukovodioca organizacije, mogu se preneti u odeljensku arhivu prema popisima ili nomenklaturi predmeta, koja utvrđuje arhivu odeljenja.

Izvršen je prijenos predmeta samo prema listama isporuke utvrđenog obrasca.

Inventar je spisak predmeta sa nezavisnom bruto (rednom) numeracijom.

U svakoj strukturnoj jedinici organizacije godišnje se sastavljaju inventari pod metodološkim rukovodstvom arhivskih radnika.

Popisi predmeta strukturnih odjela sastavljaju se u jedinstvenom obliku u tri primjerka i dostavljaju se arhivi organizacije godinu dana nakon završetka predmeta u kancelarijskom radu.

Opisni članak popisa predmeta strukturne jedinice sadrži sljedeće elemente: redni broj predmeta (volumen, dio) prema popisu; indeks predmeta (volumen, dio); naziv predmeta (sveska, dio), koji u potpunosti odgovara njegovom naslovu na koricama predmeta; datumi predmeta (volumen, dio); broj listova u fajlu (volumen, dio); rok trajanja kutije.

Prilikom sastavljanja inventara poslova strukturne jedinice moraju se uzeti u obzir sljedeći zahtjevi:

· Zaglavlja predmeta se unose u inventar u skladu sa prihvaćenom šemom sistematizacije na osnovu nomenklature predmeta;

· Svaki predmet se upisuje u inventar pod nezavisnim serijskim brojem (ako se predmet sastoji od više tomova ili delova, onda se svaki svezak ili deo upisuje u inventar pod nezavisnim brojem);

· Redosled numerisanja predmeta u inventaru - bruto za više godina; u dogovoru sa arhivom utvrđuje se postupak dodjeljivanja brojeva inventaru strukturnih odjela;

· Kolone inventara se popunjavaju strogo u skladu sa podacima koji se nalaze na koricama predmeta;

· Prilikom upisa u popis predmeta u nizu sa istim naslovima, naslov prvog predmeta upisuje se u cijelosti, a svi ostali slični predmeti se označavaju riječima "Isti", dok se upisuju ostali podaci o predmetima. u inventar u cijelosti (na svakom novom listu inventara u cijelosti se reprodukuje naslov);

· U inventarnoj koloni „Napomene“ označava se prijem predmeta, osobenosti njihovog fizičkog stanja, prenos predmeta drugim strukturnim odjeljenjima u odnosu na traženi akt, dostupnost kopija i sl.

Na kraju popisa, nakon posljednjeg opisnog članka, popunjava se zbirni zapisnik u kojem se navodi (brojkama i riječima) broj predmeta, prvi i posljednji broj predmeta prema popisu predmeta, a takođe se navodi numerisanje predmeta u inventaru (prisustvo slova i brojeva koji nedostaju).

Spisak poslova strukturne jedinice potpisuje sastavljač sa naznakom njegovog položaja i odobrava rukovodilac strukturne jedinice.

Na zahtjev arhive organizacije, za popis se može sastaviti sadržaj, lista skraćenica i indeksi.

Zajedno sa predmetima se u arhivu prenose registarske i kontrolne kartice službe kancelarijskog upravljanja ustanove (kancelarija, sekretarijat, opšte odeljenje itd.). U inventar se nalazi naziv svakog ormarića.

Prenos predmeta u arhivu odjeljenja sprovodi, po pravilu, na rasporedu, koji sastavlja rukovodilac odeljenskog arhiva (ili odgovorno lice za arhiv), prethodno dogovoren sa rukovodiocima strukturnih odeljenja koji prenose dokumente. Raspored odobrava rukovodilac organizacije.

U pripremi slučajevima za skladištenje rukovodilac arhive organizacije (odgovoran za arhiv) provjerava kompletnost dokumenata uključenih u spisak isporuke i kvalitet njihove obrade.

Dostupnost slučajeva prema inventaru se provjerava prema nomenklaturi predmeta. Ako se utvrdi nedostatak predmeta, svezaka ili dijelova predmeta, šef arhive (odgovoran za arhiv) ima pravo zahtijevati od zaposlenika odgovarajuće strukturne jedinice organizacije da izvrše potragu za nestalima predmeta ili obrazložiti razloge zbog kojih nisu pokrenuti utvrđeni predmeti.

U slučaju gubitka dokumenata nastale kao posljedica požara, poplave ili bilo koje druge nesreće, potrebno je sačiniti akt o incidentu u prisustvu predstavnika nadležnih službi (vatrogasne službe, vodovoda i sl.).

Koliko je to moguće, podatke o radnom stažu ili platama zaposlenih sadržane u izgubljenim dokumentima treba dopuniti drugim dokumentima koji imaju privremeni rok čuvanja.

Tako, na primjer, podaci o platama sadržani na ličnim računima za platni spisak, u slučaju njihovog gubitka, mogu se dopuniti platnim spiskovima za izdavanje plata ili drugim primarnim knjigovodstvenim dokumentima koji su osnov za obračun plaća, a koji imaju rok od 5 godina. period skladištenja...

U slučaju gubitka originala naredbi, naloga za osoblje, isti se mogu zamijeniti ovjerenim kopijama.

U slučaju nenadoknadivog gubitka predmeta odgovarajući referenca, koji ukazuje na vrste (vrste) izgubljenih dokumenata, njihov broj, period za koji su sastavljeni, razloge njihovog gubitka.

Potvrdu potpisuje rukovodilac strukturne jedinice (kadrovska služba, računovodstvo) i predaje šefu arhive (odgovornom za arhiv), koji o incidentu izvještava šefa organizacije, a također daje sugestije i zaključke o kažnjavanju počinilaca i poduzimanju odgovarajućih mjera kako bi se osigurala sigurnost dokumenata koji su podložni dugotrajnom čuvanju...

U periodu pripreme predmeta za predaju na čuvanje u arhivu organizacije, rukovodilac arhive (odgovoran za arhiv) također provjerava ispravnost formiranja padeža u skladu sa odobrenom nomenklaturom predmeta.

Ovo provjerava poštovanje hronološkog redosleda slaganja dokumenata u poslu.

Na primjer, naredbe, nalozi za osoblje moraju se formirati u roku od jedne kalendarske godine, po bruto redoslijedu njihovog broja i hronološkim redoslijedom (obrađivanje naređenja mora početi sa naredbom br. 1 i, shodno tome, od januara).

U procesu pripreme predmeta za prenos, oni provjeravaju prisustvo svih priloga nalozima, nalozima. Prilozi dokumentima, bez obzira na datum njihove pripreme, prilažu se administrativnim dokumentima kojima su odobreni ili stavljeni na snagu.

Provjerava i upravitelj arhive (odgovoran za arhivu). dostupnost i usklađenost svih detalja dokumenata, da se prenese u arhivu.

Istovremeno, posebna pažnja se poklanja administrativnim dokumentima. Provjeravaju dostupnost datuma, brojeva naloga, njihovu usklađenost s knjigom naredbi, naredbi, kao i prisustvo potpisa šefa, a po potrebi i dostupnost viza.

Ako je u predmetu umjesto originala priložena kopija dokumenta, ona mora biti ovjerena.

Prilikom potvrđivanja usaglašenosti kopije dokumenta sa originalom ispod rekvizita "Potpis" stavite:

Natpis potvrde "Tačno";

Položaj osobe koja je ovjerila kopiju;

Lični potpis;

Dešifriranje potpisa (inicijali, prezime);

Datum garancije.

Na primjer:

Dozvoljeno je ovjeriti kopiju dokumenta pečatom koji se određuje prema nahođenju organizacije.

U ličnim dosijeima ili odjevnim predmetima ličnih dosijea otpuštenih radnika to se provjerava dostupnost internog inventara i kvalitet njegove kompilacije.

Osim toga, tokom pripreme dokumenata, provjerava se formiranje predmeta ličnih računa za plaće: oni su grupirani u predmete po abecednom redu *.

U slučaju formiranja ličnih računa, platnih spiskova za platni spisak prema kadrovskim brojevima (šiframa) zaposlenih u organizaciji, potrebno je sačiniti indeks inventara (koji uključuje ove dokumente), gdje navesti prezimena, imena i prezimena (navesti u potpunosti) zaposlenih i donijeti podatke o njihovoj potrazi (brojevi skladišnih jedinica, listovi skladišnih jedinica, koji sadrže podatke o tim radnicima).

Zaposleni u arhivi također provjeravaju popunjenost svih kolona u utvrđenom obliku ličnog računa. Platni spisak se, po pravilu, formira u predmete hronološkim redom (po mjesecu platnog spiska: januar-decembar).

Prilikom provjere kvaliteta pripreme dokumenata za predaju na čuvanje u arhivu, provjerava se i kvalitet vrednosne ekspertize dokumente predmeta .

Ako se u predmetu pronađu kopirane kopije originalnog dokumenta, kao i nacrti dokumenta, oni se oduzimaju, a predmet se ponovo izdaje. Listovi predmeta se ponovo numerišu, dok se stari brojevi precrtavaju, pored njih se stavlja novi broj i prepisuje se izjava o predmetu.

Osim toga, provjerava se i numerisanje listova u predmetu, ispravnost sastavljanja atestnog natpisa predmeta, podudarnost stvarnog broja listova predmeta sa onim navedenim u atestnom listu.

Ako se prilikom provjere kvaliteta uvezivanja, podnošenja dokumenata utvrdi da je neki od dokumenata ispao – nije zaokupljen uvezom ili nije opšiven, futrolu se mora izvezati, ponovo ukoričiti i hemmed. Zabranjeno je lijepljenje neuknjiženih dokumenata, čak i ako se ovaj dokument nalazi na jednom listu (osim lista - svjedoka).

Upravitelj arhive (odgovoran za arhivu) provjerava ispravan dizajn poklopaca kućišta, prisustvo svih potrebnih detalja: naziv organizacije, naziv strukturne jedinice, indeks predmeta (prema nomenklaturi predmeta), naslov predmeta, rokovi za dokumentaciju predmeta , broj listova predmeta, rok čuvanja dokumenata predmeta, šifra arhive.

Ako se dosije sastoji od više tomova, njihov broj treba staviti na korice predmeta. Ležerno dizajnirani poklopci kućišta se iznova redizajniraju.

Jednako važna tačka u provjeri kvaliteta pripreme predmeta za predaju u arhiv organizacije je provjera pripreme liste isporuke, ispravnost popunjavanja svih njegovih grafikona. Kolone inventara moraju biti popunjene strogo u skladu sa podacima koji se nalaze na koricama predmeta. Naziv svakog predmeta koji se prenosi u arhiv ima svoj poseban broj u inventaru.

Provjerava se i ispravnost popunjavanja konačnog upisa u popis predmeta i podudarnost broja predmeta koji su navedeni u popisu sa njihovim stvarnim prisustvom.

Dodatno, pronađena zaglavlja predmeta mogu se uneti u inventar pod slovnim brojevima u skladu sa prihvaćenom šemom sistematizacije predmeta ili na kraju odjeljka inventara. Na zahtjev rukovodioca arhiva (odgovornog za arhiv) organizacije, za popis se može sastaviti lista skraćenica, indeksa i sadržaj.

Svi nedostaci uočeni tokom kontrole kvaliteta pripreme predmeta za predaju u arhivu organizacije stavljaju se na znanje šefa strukturne jedinice ili službenika odgovornog za obavljanje ovog posla, koji mora preduzeti mjere za njihovo otklanjanje.

U skladu sa postignutim dogovorom, na određeni dan, odgovorna lica vrše zajedničku prijem i prenos dokumenata u arhivu organizacije.

Zaposlenik strukturne jedinice koja prenosi dokumente dostavlja fajlove u arhiv organizacije.

Predmeti se prenose arhivu u snopovima ili arhivskim kutijama prema otpremnici, strogo u skladu sa njihovim serijskim brojevima. Svaki snop ili kutija mora imati svoju etiketu koja sadrži sljedeće elemente opisa: naziv strukturne jedinice, inventarni broj, brojeve predmeta, broj svežnja. Ako je potrebno, možete odrediti period skladištenja.

Prijem i predaju svakog predmeta koji je uvršten u inventar vrši rukovodilac arhive (odgovoran za arhiv) u prisustvu službenika strukturne jedinice koja prenosi dokumente.

Prenos i prijem predmeta vrši se prema popisu, a u oba primjerka se stavlja bilješka uz svaki predmet koji se prenosi.

Prilikom preuzimanja posebno vrijednih kovčega, provjerava se broj listova u kovčegu. Ukoliko iz bilo kog razloga nema predmeta koji se prenose u arhivu, vrši se odgovarajući upis u kolonu "Napomena" inventara.

Na kraju inventara u svakom njegovom primjerku naveden je broj stvarno primljenih predmeta u arhivu, datum prijema i prijenosa predmeta, kao i potpisi službenika odsječne arhive i službenika strukturne jedinice koja je predala predmet u brojevima i rečima.

Kao osnova za pripremu služe inventari koje su izradile strukturne jedinice sažetak poslova organizacije, koju priprema arhiv i prema kojoj se ubuduće predmeti predaju na trajno čuvanje.

Pravilna organizacija arhiviranja omogućiće zaposlenima u preduzeću da organizuju i organizuju dokumente koji se čuvaju. To će vam omogućiti da brzo pronađete informacije koje su vam potrebne i uvelike olakšati pristup njima.

Dokumenti koji imaju rokove čuvanja definisane standardima prenose se u arhivu preduzeća: trajni ili 10 godina ili više (po pravilu, lični dosijei zaposlenih spadaju u ovu kategoriju).

Predmeti, čiji je rok čuvanja kraći od 10 godina, čuvaju se u odjeljenjima organizacija u kojima su prvobitno osnovani i tamo se čuvaju do isteka određenog roka i isteka potrebe. U nekim slučajevima, poslovni lideri mogu odlučiti da neke od ovih predmeta prenesu u arhivu, na primjer, zbog nedostatka prostora u odjeljenju. Dokumenti sa rokom privremenog čuvanja podliježu uništavanju, što se evidentira sastavljanjem posebnog.

Prijenos dokumenata u arhivu

Prema utvrđenim pravilima, predmeti završeni u kancelarijskom radu moraju se prenijeti u arhivu prije isteka roka od 3 godine od dana zatvaranja. Prenos dokumenata u arhivu je svrsishodnije formalizirati na kraju jedne godine, jer podaci koji se u njima nalaze mogu biti potrebni za tekući rad. Zaposleni ne moraju trošiti dodatno vrijeme na česte zahtjeve u arhivu i premeštanje fascikli sa papirima.

Raspored dostave dokumenata

U skladu sa propisima utvrđenim podzakonskim aktima, spisi se predaju u arhiv po određenom rasporedu. Može se sastaviti u bilo kojem obliku, uzimajući u obzir individualne karakteristike rada odjela i intenzitet kreiranja i akumulacije dokumenata za kancelarijski rad. Osnovni zadatak je naznačiti u rasporedu u koje vrijeme je određena jedinica (određeno lice) dužna dostaviti dokumentaciju u arhiv.

Nije preporučljivo odrediti određeni datum, bolje je napisati samo mjesec u kojem bi trebalo da se izvrši prijenos predmeta. Ovaj pristup će ostaviti dovoljno privremenog prostora za manevar.

Za zakazivanje i proceduru usaglašavanja svih rokova zaduženo je lice odgovorno za arhivu sa šefovima odeljenja i rukovodiocem preduzeća, koji na kraju odobrava dokument.

Postupak prijenosa dokumenata

Prije nego što se dokumenti predaju u arhiv, vrši se pregled radi utvrđivanja njihove vrijednosti. Svi radovi odabrani za arhiviranje navedeni su u dostavnoj listi utvrđenog obrasca. Za narednu kalendarsku godinu potrebno je, u skladu sa listom i nomenklaturom, naznačiti slučajeve trajnog i dugoročnog skladištenja, u rasporedu prikazati podatke o vremenu njihove isporuke i odgovornim licima.

Prilikom pripreme predaje dokumenata u arhiv, potrebno je od odgovornih lica saznati da li su u tekućem periodu pokrenuti i drugi predmeti ove kategorije koji nisu obuhvaćeni opštom nomenklaturom predmeta i nisu uzeti u obzir od strane nadležnih organa. usluga vođenja ureda. U tom slučaju šef odjeljenja će morati napisati obrazloženje o razlozima incidenta. Neobjavljen slučaj je uvršten u spisak isporuke.

Ispravnost formiranja (registracije) svih predmeta provjerava se u fazi pripreme dokumentacije prije dostavljanja u arhiv. Ispravnost tekućih poslova u ovoj kategoriji se također može selektivno razmatrati ako se pronađu nedostaci. Na taj način služba za upravljanje kancelarijama može da prati stanje nad stanjem u odeljenjima u celini, razvijajući preporuke za otklanjanje problema, unapređenje i unapređenje procesa.

Nakon što dokumenti uđu u arhivu, njeni zaposleni vrše naučnu i tehničku obradu svih predmeta. Radovi su opšiveni u tvrdi povez, reizdati u skladu sa zakonskim zahtjevima, ako su napravljene greške u trenutnoj papirologiji. Stručnjaci odjela ne poštuju uvijek sve norme i zahtjeve za formiranje i vođenje poslova, a procesor ponekad mora sve dovesti u red, ispravljajući nedostatke.

Prije prenošenja predmeta u arhivu, svako odjeljenje je dužno učiniti ono glavno - provjeriti koliko se potpuno i pouzdano informacije odražavaju na omotu svake fascikle. Možda neće biti potrebno ponavljati, jer je sve izvorno ispravno sastavljeno, ali je potrebno provjeriti podudarnost svih podataka. Dozvoljeno je napraviti dodatak na omotu ako nedostaje neka informacija.

Po završetku svih prethodnih postupaka za pripremu dokumentacije za predaju u arhiv i sastavljanje potvrde o prijemu, spisi se dostavljaju u prostorije, gdje ih arhivski radnik po popisu preuzima i utvrđuje za čuvanje.

Nova stranica 1

Završna faza upravljanja ljudskim resursima je priprema HR dosijea za prijenos u arhivu organizacije ili u nedostatku arhive- za naknadno skladištenje u kadrovskoj službi po završetku njihovog kancelarijskog posla.

Ova faza se uslovno može podijeliti u nekoliko faza:

• formiranje predmeta u kadrovskoj službi;
• ispitivanje vrijednosti poslova kadrovske službe;
• registracija predmeta u kadrovskoj službi;
• opis i uništavanje predmeta u kadrovskoj službi;
• osiguranje sigurnosti predmeta;
• prenos predmeta u arhivu organizacije.

Gore navedene faze provode se ne samo u kadrovskoj službi, već iu drugim strukturnim odjelima organizacije u skladu s općim zahtjevima ruskog zakonodavstva u oblasti kancelarijskog rada i arhivskih poslova.

Formiranje predmeta u kadrovskoj službi

Formiranje predmeta naziva se grupiranje izvršenih dokumenata u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta kadrovske službe.

U predmet se stavljaju dokumenti koji po svom sadržaju odgovaraju nazivu predmeta, dok je u predmete zabranjeno grupisanje nacrta i umnožavanja dokumenata, kao i dokumenata koji se vraćaju.

Formiranje predmeta u kadrovskoj službi vrši se pod direktnim metodološkim vodstvom arhive organizacije (ako postoji) i ureda organizacije.

Prilikom formiranja predmeta od osoblja, moraju se poštovati sljedeći osnovni zahtjevi:

• dokumenti trajnog i privremenog čuvanja moraju biti grupisani u posebne dosijee;
• uključiti u dosije po jednu kopiju svakog dokumenta;
• svaki dokument koji se nalazi u kućištu mora biti sastavljen u skladu sa zahtjevima državnih standarda i drugih propisa;
• grupisati dokumente jedne kalendarske godine u predmet; izuzetak su prenosivi predmeti i lični predmeti koji se formiraju tokom čitavog perioda rada datog lica u organizaciji;
• fajl ne smije sadržavati više od 250 listova debljine ne veće od 4 cm.

Unutar predmeta, dokumente treba urediti tako da dosljedno pokrivaju određena pitanja u svom sadržaju. U ovom slučaju, dokumenti su poredani hronološkim redom ili abecednim redom po autorima ili dopisnicima.

Prilozi dokumentima, bez obzira na datum njihovog odobrenja ili pripreme, prilažu se dokumentima na koje se odnose. Prilozi od preko 250 stranica u obimu čine poseban tom, što je navedeno u dokumentu.

Administrativni dokumenti u kadrovskoj službi grupirani su u predmete po vrsti i hronologiji sa povezanim aplikacijama.

Propisi o službi osoblja, opisi poslova, ako ih odobri rukovodilac organizacije, grupišu se u nezavisne predmete.

Nalozi prema glavnoj djelatnosti grupirani su odvojeno od naloga po osoblju.

Kadrovski nalozi se grupišu u predmete u skladu sa utvrđenim rokovima čuvanja.

Preporučljivo je, uz veliku količinu dokumenata, grupirati naloge za osoblje koji se tiču ​​različitih aspekata aktivnosti organizacije (zapošljavanje, otpuštanje i preseljenje, službena putovanja, bonusi, itd.) u samostalne predmete.

Dokumenti u ličnim dosijeima poredani su hronološkim redoslijedom kako su primljeni.

Lični računi radnika i namještenika o plaćama grupisani su u samostalne slučajeve i u njima su raspoređeni abecednim redom prema prezimenima.

Prepiska se grupiše, po pravilu, za period od kalendarske godine i sistematizovana je hronološkim redom: iza dokumenta zahteva se nalazi odgovorni dokument.

Prilikom nastavka prepiske o određenom pitanju započetom u prethodnoj godini, dokumenti se uključuju u predmet tekuće godine, sa naznakom indeksa predmeta iz prethodne godine.

Ispitivanje vrijednosti HR poslova

Svrha ispitivanja vrijednosti predmeta je pravilno određivanje rokova čuvanja predmeta kadrovske službe.

Ispitivanje vrijednosti predmeta vrši se u kadrovskoj službi u dvije faze:

1) pri izradi nomenklature predmeta u kadrovskoj službi i u procesu formiranja predmeta;

2) prilikom pripreme predmeta za predaju u arhiv organizacije ili za naknadno skladištenje u kadrovskoj službi.

Kao rezultat vrednosne provere, svi predmeti u kadrovskoj službi su podeljeni u tri grupe: trajno skladištenje, dugotrajno skladištenje (preko 10 godina), privremeno skladištenje (uključivo do 10 godina).

Metodološku i praktičnu pomoć kadrovskoj službi u obavljanju poslova na ispitivanju vrijednosti predmeta pružaju Služba za upravljanje kancelarijama, arhiv i stručna komisija (EK) organizacije, koja usmjerava opći proces ispitivanja vrijednosti predmeta. predmeta u strukturnim odjeljenjima.

Prilikom pripreme predmeta za predaju u arhiv ili za naknadno pohranjivanje u kadrovsku službu, vrijednost predmeta se ispituje metodom pregleda predmeta po listu. Nije dozvoljeno vršiti ispitivanje vrijednosti predmeta gledajući samo njihova zaglavlja.

Prilikom ispitivanja vrijednosti predmeta u kadrovskoj službi potrebno je obratiti posebnu pažnju na predmete trajnog i dugog (preko 10 godina) čuvanja, jer su upravo ti predmeti podložni predaji u arhivu organizaciju. Predmeti kadrovske službe privremenog (do zaključno 10 godina) perioda čuvanja ne prenose se u arhivu, čuvaju se u kadrovskoj službi i nakon isteka roka čuvanja podliježu uništavanju prema utvrđenim pravilima .

Evidentiranje predmeta u kadrovskoj službi

Evidentiranje predmeta obavljaju zaposleni u kadrovskoj službi uz metodološku pomoć arhive organizacije.

Kadrovska služba je dužna predati arhivu kompletne spise.

Evidentiranje predmeta u kadrovskoj službi trajnog i dugog (preko 10 godina) skladištenja uključuje sljedeće poslove:

• dizajn poklopca kućišta, vršeći potrebna prilagođavanja detalja poklopca kućišta;
• podnošenje ili uvezivanje predmeta;
• numerisanje listova u predmetu;
• izrada potvrde o dokazima slučaja;
• izrada, po potrebi, internog popisa dokumentacije predmeta.

Slučajevi privremenog (do uključujući 10 godina) roka trajanja:

• nisu opšiveni;
• listovi predmeta nisu numerisani i pohranjeni su u registratoru;
• nije sačinjen interni popis i atestni spisak predmeta, kao ni resistematizacija dokumentacije u predmetu.

Na kraju godine daju se sljedeća pojašnjenja korica predmeta (primjer dizajna korica predmeta dat je u Dodatku 1):

• kada se promijeni naziv organizacije i odjeljenja, dodaju se novi nazivi;
• u naslov predmeta unose se dodatni podaci (upisuju se brojevi naredbi, protokola i sl.);
• broj listova u kućištu je pričvršćen.

Dokumenti koji čine predmet su zavedeni na četiri punkta u tvrdom povezu od kartona ili ukoričenom, uzimajući u obzir mogućnost slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, viza i rješenja na njima. Prilikom pripreme predmeta za arhiviranje (uvezivanje), metalni zatvarači (igle, spajalice) se uklanjaju sa dokumenata.

Na kraju svakog predmeta podnose se prazni obrasci za list ovjere, a na početku predmeta, po potrebi, obrasci za interni popis dokumentacije predmeta.

Kako bi se osigurala sigurnost i konsolidacija redoslijeda dokumenata uključenih u predmet, svi njegovi listovi, osim listova potvrde i internog inventara, numerirani su u proširenom obliku arapskim brojevima u bruto numeraciji u gornjem desnom uglu ugao, bez dodirivanja teksta dokumenata, crnom grafičkom olovkom ili numeratorom. Zabranjena je upotreba mastila i olovaka u boji za numerisanje listova. Listovi internog popisa dokumenata predmeta posebno su numerisani.

Listovi predmeta, koji se sastoje od više tomova ili dijelova, numeriraju se za svaki volumen ili dio posebno.

Da bi se uzeo u obzir broj listova u predmetu i utvrdile posebnosti njihovog numerisanja, sastavlja se atestni list predmeta (vidi Dodatak 2).

Ovjerni list predmeta potpisuje njegov sastavljač, navodeći dešifriranje potpisa, poziciju i datum sastavljanja.

Sve naknadne promjene u sastavu i stanju predmeta (oštećenje, zamjena originalnih dokumenata kopijama, prilaganje novih dokumenata i sl.) evidentiraju se u ovjerovnom listu predmeta sa vezom na odgovarajući akt.

Za obračun dokumenata pojedinih kategorija predmeta trajnog i dugoročnog (preko 10 godina) čuvanja, sastavlja se interni popis spisa predmeta.

Interni popis se sastavlja na posebnom listu na propisanom obrascu (vidi Prilog 3).

Za interni popis predmeta sastavlja se konačni zapisnik u kojem se brojkama i slovima navodi broj dokumenata koji su u njemu uključeni i broj listova internog popisa.

Interni inventar potpisuje njegov sastavljač, sa naznakom dešifrovanja potpisa, pozicije i datuma sastavljanja inventara.

Ako je predmet ukoričen ili zaveden bez blanko internog popisa dokumenata, onda se popis sastavljen u utvrđenom obliku lijepi na unutrašnju stranu prednje korice predmeta.

Opis i uništavanje predmeta u kadrovskoj službi

Za sve završene u kancelarijskom radu kadrovske službe predmete na osoblju stalnog i dugog (preko 10 godina) čuvanja sastavlja se popis predmeta (vidi Prilog 4).

Kadrovska dokumenta su raspoređena u posebnu grupu, posebno sistematizovana i uključena u poseban popis.

Obrasci za registraciju i registraciju kadrovske dokumentacije (knjige, dnevnici naloga za prijem, premeštaj, otpuštanje, lične karte, lični dosijei, ugovori, ugovori i dr.) uključeni su u popis dokumenata o osoblju.

Lični dosijei, ako su preneti iz jedne organizacije u drugu u vezi sa premeštajem zaposlenih, uključeni su u dokumentarni (arhivski) fond organizacije koja ih je primila.

Za lične dosijee otpuštenih radnika može se sačiniti poseban popis.

Kadrovski predmeti su obično organizovani hronološki. U arhivama velikih organizacija sa velikim brojem zaposlenih može se koristiti strukturno-hronološki princip sistematizacije ličnih dosijea.

Unutar svake godine kadrovski predmeti se sistematiziraju prema stepenu važnosti - nalozi za prijem u službu (u obrazovnoj ustanovi i sl.), premještanje, otpuštanje (završavanje obrazovne ustanove i sl.), lični računi, spiskovi, računovodstvo dnevnike kadrovske isprave, druge registracione isprave, lični dosijei, lične karte.

Lični dosijei i lični kartoni otpuštenih radnika odnose se na godinu otpuštanja i sistematizovani su unutar svake grupe po abecednom redu.

Inventar kadrovske službe dostavlja se arhivi godinu dana po okončanju predmeta u kancelariji.

Odgovornost za blagovremeno i kvalitetno sastavljanje inventara kadrovske službe snosi njen rukovodilac.

Prije unosa zaglavlja predmeta u popis, provjerava se kvalitet formiranja i izvršenja predmeta, podudarnost broja predmeta upisanih u popis, broja otvorenih predmeta prema nomenklaturi predmeta kadrovske službe.

Prilikom razmatranja predmeta provjerava se: usklađenost naslova predmeta sa sadržajem spisa u predmetu; ispravnost izvršenja i grupisanje dokumenata uključenih u predmet; kvalitet podnošenja ili uvezivanja predmeta; ispravnost numeracije listova predmeta; prisustvo u predmetu, u potrebnim slučajevima, internog inventara predmeta i njegovu ispravnost; ispravan dizajn poklopca kućišta; dostupnost i ispravnost potvrdnog lista predmeta. Ako se utvrde povrede utvrđenih pravila za formiranje i izvršenje predmeta, moraju se otkloniti.

Prilikom sastavljanja inventara kadrovske službe moraju se poštovati sljedeći zahtjevi:

• svaki predmet se upisuje u inventar pod nezavisnim serijskim brojem. Ako se predmet sastoji od više tomova (dijelova), onda se svaki svezak (dio) upisuje u inventar pod nezavisnim brojem;
• sistematizaciju predmeta u inventaru i dodjelu inventarskog broja kadrovske službe utvrđuje arhiv;
• kolone inventara se popunjavaju strogo u skladu sa podacima koji se nalaze na omotu predmeta;
• pri upisu u popis u nizu predmeta sa istim naslovima, naslov prvog predmeta upisuje se u cijelosti, a svi ostali slični predmeti se označavaju riječima "isti", dok se ostali podaci o predmetima upisuju inventar u cijelosti (na svakom novom listu inventara u cijelosti se reprodukuje naslov);
• kolona inventara "Napomena" koristi se za označavanje karakteristika fizičkog stanja stvari, prijenos predmeta u druge strukturne odjele organizacije, dostupnost kopija itd.

Na kraju popisa, nakon posljednjeg opisnog članka, sastavlja se zbirni zapisnik u kojem se (brojkama i riječima) navodi broj predmeta po popisu, prvi i posljednji broj predmeta po popisu, i takođe specificira numerisanje predmeta u inventaru (slovni brojevi predmeta i brojevi koji nedostaju).

Spisak poslova kadrovske službe potpisuje sastavljač navodeći njegovu poziciju, usaglašava se sa šefom ureda organizacije i odobrava šef kadrovske službe.

Odabir dokumenata za relevantni period za uništavanje i sastavljanje akta o njihovom izdvajanju za uništavanje vrši se nakon sastavljanja godišnjih odjeljaka objedinjenih inventara predmeta trajnog skladištenja za isti period. Navedeni popisi i akti se istovremeno razmatraju na sjednici EK organizacije. Akte koje je odobrio EK organizacije odobrava rukovodilac organizacije samo nakon odobrenja od strane stručne komisije za pregled (EPK) relevantne institucije državne arhivske službe na popise predmeta trajnog čuvanja; nakon toga, organizacija ima pravo da uništi predmete obuhvaćene ovim aktima.

Predmeti se uvrštavaju u akt o njihovom izdvajanju za uništavanje ako je rok čuvanja za njih istekao do 1. januara godine u kojoj je akt sastavljen. Na primjer, predmeti sa rokom čuvanja od tri godine, završeni kancelarijskim radom 1996. godine, mogu se uključiti u akt koji će biti sastavljen najkasnije do 1. januara 2000. godine, sa rokom čuvanja od pet godina.- najkasnije do 1. januara 2002. godine

Akt o dodjeli dokumenata za uništavanje sastavlja se, po pravilu, za poslove cijele organizacije. Ako su u aktu navedeni predmeti više ustrojnih odjela, tada se ispred grupe naslova predmeta ovog odjeljenja navodi naziv svakog strukturnog odjeljenja. Naslovi homogenih predmeta odabranih za uništavanje unose se u akt pod opštim naslovom, sa naznakom broja predmeta koji su raspoređeni u ovu grupu.

Organizacija, u okviru čijeg djelovanja dokumenti koji ne podliježu predaji u državno skladište, sastavlja akte o dodjeli za uništavanje dokumenata koji ne podliježu čuvanju, a dokumente obuhvaćene ovim aktima uništava po isteku roka. njihov period skladištenja tek nakon sastavljanja godišnjih odjeljaka osoblja konsolidovanih inventara predmeta za relevantni period i njihovog odobrenja od strane rukovodioca organizacije.

Organizacija je dužna sistematski opisivati ​​dokumente o osoblju, kako bi osigurala njihovu sigurnost i računovodstvo.

Osiguravanje sigurnosti predmeta i prenošenje predmeta u arhivu organizacije

Od momenta osnivanja pa do predaje u arhiv dokumenti se čuvaju na mestu formiranja u predmetu, tj. u kadrovskoj službi.

Menadžer ljudskih resursa i zaposleni zaduženi za dokumentaciju osiguravaju sigurnost dokumenata i dosijea.

Predmeti se čuvaju u radnim prostorijama ili prostorijama posebno određenim za ovu namjenu, raspoređeni su okomito u ormare i stolove koji se mogu zaključati, čime se osigurava potpuna sigurnost dokumenata.

U cilju povećanja efikasnosti traženja dokumenata, predmeti su raspoređeni u skladu sa nomenklaturom predmeta, čija se kopija nalazi na vratima ormara sa unutrašnje strane. Brojevi predmeta su naznačeni na bodljama korica kućišta po nomenklaturi. Zabranjeno je čuvanje dokumenata na neprikladnim desktopima.

Izdavanje predmeta trećim organizacijama vrši se uz dozvolu rukovodioca organizacije. Za izdati predmet upisuje se zamjenska kartica predmeta ili priznanica.

Povlačenje dokumenata iz predmeta trajnog skladištenja dozvoljeno je u izuzetnim slučajevima i vrši se uz dozvolu rukovodioca organizacije uz obavezno odlaganje u slučaju ovjerene kopije dokumenta i akta o oduzimanju originala. .

Dosijei osoblja se prenose u arhivu. Njihov prijenos se vrši samo prema inventarima.

Predmeti privremenog (do zaključno 10 godina) čuvanja po pravilu ne podležu predaji u arhivu, čuvaju se u kadrovskoj službi i nakon isteka roka čuvanja podležu uništavanju u skladu sa utvrđena procedura. Mogu se prenijeti u arhiv samo u izuzetnim slučajevima odlukom rukovodioca organizacije. Njihov prijenos se može izvršiti prema nomenklaturi predmeta.

Svaki predmet prima rukovodilac (posebni službenik) arhive (odgovorno lice) u prisustvu službenika kadrovske službe. U ovom slučaju, na oba primjerka popisa za svaki predmet koji je u njemu uključen, upisuje se zabilješka o postojanju predmeta.

Na kraju svakog primjerka inventara navodi se broj stvarno primljenih predmeta u arhivu, broj predmeta koji nedostaju, datum prijema i ustupanja predmeta, kao i potpisi djelatnika arhive i osobe koja je predala slučajevi su označeni brojevima i riječima.

A.S. Krasavin, dr. ist. sci., vodeći istraživač, VNIIDAD

U članku će se razmotriti jedan od najvažnijih lokalnih propisa za skladištenje dokumenata - uputstva za pripremu i prijenos predmeta u arhivu organizacije. Ovo uputstvo je podjednako potrebno i zaposlenima u strukturnim odjeljenjima i zaposlenima u predškolskoj obrazovnoj ustanovi. Prvi je zato što je to vodič korak po korak za obradu dokumenata u njihovoj pripremi za skladištenje, a drugi je zato što dodeljuje ove odgovornosti odeljenjima organizacije i daje im pravo da zahtevaju da se u arhivu prenesu ispravno sastavljeni. i izvršeni predmeti. Uzorak instrukcije je dat u članku.

Budući da ne postoji jedinstven oblik uputstva za pripremu i prenos dokumenata u arhivu organizacije koji je obavezan za sve organizacije, svaka kompanija ga razvija samostalno, na osnovu sopstvenih tradicija i potreba za skladištenjem dokumenata. Kao osnova za izradu instrukcija koriste se Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Kolegijuma Rosarhiva od 02.06.2002., u daljem tekstu - "Osnovna pravila").

Predmetno uputstvo ide uobičajenim putem lokalnog normativnog akta: službenik arhiva izrađuje njegov nacrt, koji se dogovara sa zainteresovanim službenicima i odobrava od strane rukovodioca organizacije. Sve strukturne jedinice treba da dobiju kopiju uputstva.

Primjer uputstva za pripremu i prijenos dokumenata u arhivu

Evo primjera uputstva za pripremu i prijenos dokumenata u arhivu obične nevladine organizacije. Nakon primjera, osvrnućemo se na odredbe uputstva koje se tiču ​​pitanja prijema dokumenata sa kratkim rokovima čuvanja u arhivu, kao i čuvanja i uništavanja elektronskih dokumenata.

za pripremu i predaju dokumenata u arhiv

• Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Kolegijuma Rosarhiva od 06.02.2002) (u daljem tekstu: Osnovna pravila).
• Spisak tipičnih administrativnih arhivskih dokumenata nastalih u toku aktivnosti državnih organa, lokalnih vlasti i organizacija, sa naznakom perioda skladištenja (odobreno naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 558 od 25.08.2010.).
• Spisak tipičnih arhivskih dokumenata nastalih u naučnim, tehničkim i proizvodnim aktivnostima organizacija, sa naznakom vremena skladištenja (odobreno naredbom Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije br. 1182 od 31. jula 2007.).
• Nomenklatura poslova Društva.
• Pravilnik o Stručnoj komisiji Društva (odobren od strane generalnog direktora 30. oktobra 2014. godine).
• Uputstvo o kancelarijskom radu Društva (odobreno naredbom broj 12 od 17.01.2014. godine).

1. Sastav dokumenata koji se prenose u arhivu
   1. Arhiva Društva je upotpunjena dosijeima privremenog, trajnog čuvanja, kao i poslovima kadrova.
   2. Dosijei privremenog skladištenja sa rokom čuvanja od 5 godina ili više prenose se u arhivu Društva. Predmeti sa rokom skladištenja do 5 godina čuvaju se u strukturnim odeljenjima Društva i po isteku rokova skladištenja uništavaju se po utvrđenom postupku (videti tačku 4. ovog uputstva).

1. Ispitivanje vrijednosti dokumenata
   1. Ispitivanje vrijednosti dokumenata (u daljem tekstu EK) je proučavanje dokumenata na osnovu kriterija njihove vrijednosti u cilju utvrđivanja vremena čuvanja dokumenata i njihovog odabira za trajno čuvanje.
   2. EK se održava u Društvu svake godine.
   3. EK se vrši na osnovu nomenklature poslova Društva.
   4. Prilikom provođenja EK provodi se sljedeće:
      1. izbor dokumenata za predaju u arhivu Društva;
      2. izbor i izdvajanje iz dosijea dokumenata koji ne podležu arhivskom čuvanju (nacrti, kopije, dokumenti koji ne podležu predaji u arhivu u skladu sa članom 2. ovog uputstva);
      3. izdvajanje za uništavanje dosijea i dokumenata čiji je rok čuvanja istekao.
   5. Na osnovu rezultata EK sastavljaju se:
      1. za dokumente za koje je doneseno rješenje o ustupanju u arhivu - dostavnice predmeta (Prilog 1);
      2. za dokumente kojima je istekao rok čuvanja i za koje je priznato da nemaju naučnu i istorijsku vrijednost i da su izgubili praktični značaj - akti o dodjeli dosijea i dokumenata na uništavanje čiji je rok čuvanja istekao (Prilog 2) ;
      3. za izgubljene dokumente - akti o nepronalaženju dokumenata čiji su putevi pretraživanja iscrpljeni (Prilog 3).

1. Uništavanje dokumenata
   1. Uništavanje dokumenata je proces uništavanja dokumenata bez mogućnosti povrata.
   2. Akte o izdvajanju za uništavanje dosijea i dokumenata kojima je istekao rok čuvanja (Prilog 2), donosi generalni direktor Društva.
   3. Uništavanje dokumenata treba izvršiti na način da se očuva povjerljivost svih informacija sadržanih u njima.
   4. Elektronski dokumenti se mogu uništiti ili fizičkim uništavanjem medija ili preformatiranjem ili prepisivanjem medija. Po potrebi se u proceduru uništavanja elektronskih dokumenata uključuju stručnjaci iz Odjeljenja za informacione tehnologije Kompanije.

1. Pribavljanje i izvršenje predmeta i dokumenata za predaju u arhiv
   1. Nabavka arhivskih datoteka uključuje sljedeće operacije:
      1. razvrstavanje dokumenata u cilju izdvajanja iz predmeta dokumenata kojima je istekao rok čuvanja, duplikata, kopija i sl.;
      2. provjera ispravnosti sistematizacije dokumenata u predmetima;
      3. provjera kompletnosti predmeta;
      4. provjera ispravnosti izvršenja dokumenata sadržanih u predmetu (prisustvo svih potrebnih detalja, potpisa, vize).
   2. Ako predmet sadrži prepisku, dokumenti se grupišu po hronologiji ili na osnovu "zahtjev-odgovor". Ako predmet sadrži prepisku o više važnih pitanja, dokumenti se grupišu za svako od njih posebno, a grupe su međusobno odvojene separatorima.
   3. Prilozi se podnose odmah nakon glavnih dokumenata. Prilozi-stavke (CD, fleš kartice i sl.), ili prilozi koji se mogu oštetiti (fotografije, dijagrami), stavljaju se u kovertu, koja se prilaže iza glavnog dokumenta.
   4. Dokumenti u predmetu su raspoređeni tako da se dokumenti za januar nalaze na početku predmeta (volumen), a dokumenti za decembar na kraju.
   5. Fajl ne smije sadržavati više od 250 listova. Ako je kućište veće, dijeli se na sveske.
   6. Ako je zapremina kofera mala, dozvoljeno je da se kompletira zajedno sa ostalim koferima, pod uslovom da sve kofere u kompletu imaju isto vreme skladištenja. Prilikom spajanja takvih kućišta, između njih se ubacuju separatori koji označavaju indeks i naslov svakog slučaja.
   7. Elektronski dokumenti se pohranjuju na vanjski medij.
   8. Naziv dosijea elektronskog dokumenta mora u potpunosti odgovarati nazivu predmeta prema nomenklaturi.
   9. Fajlovi elektronskih dokumenata sa istim rokom skladištenja nalaze se na jednom nosaču informacija.
   10. Medijum za skladištenje sa elektronskim dokumentima je priložen u koverti. Koverta sadrži indeks i naslov svakog predmeta.

1. Upis predmeta za predaju u arhivu
   1. U zavisnosti od perioda skladištenja, vrši se potpuna ili delimična registracija predmeta. Slučajevi sa rokom skladištenja od 10 godina ili više podliježu potpunoj registraciji.
   2. Potpuna registracija predmeta uključuje:
      1. Dosije ili povez predmeta.

Dokumenti koji čine predmet su zavedeni na 4 punkcije u tvrdom povezu od kartona ili isprepletene, uzimajući u obzir mogućnost slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, viza i rješenja na njima. Prilikom pripreme predmeta za arhiviranje (uvezivanje), metalni zatvarači (igle, spajalice) se uklanjaju sa dokumenata.

1. Numeracija listova u kućištu.

Numeracija listova unutar kutije je urađena u gornjem desnom uglu svakog lista jednostavnom olovkom arapskim brojevima. Dokumenti priloženi predmetu sa svojim numerisanim listovima (uključujući štampana izdanja) numerišu se opštim redosledom. Ako se predmet sastoji od više tomova, svaki od njih se posebno numeriše. Ako postoji koverta sa neušivenim prilogom (dijagram, fotografija), numerisana je samo koverta, bez obzira na broj listova u prilogu. Predmeti koji sadrže dokumente iste vrste sa svojom bruto numeracijom (npr. nalozi) se ne numerišu. Interni inventar ima posebnu numeraciju. Certifikacijski list i razdjelnici unutar kućišta nisu numerirani.

1. Izrada, po potrebi, internog inventara dokumentacije predmeta (Prilog 4).

Interni inventar se sastavlja za obračun dokumenata trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, čije je računovodstvo uslovljeno specifičnostima ove dokumentacije, kao i za obračun predmeta formiranih iz dokumenata čiji naslovi ne otkrivaju njihovu specifičnost. sadržaj.

1. Izrada atestnog natpisa (atestnog lista) predmeta (Prilog 5).

Na kraju slučaja prilaže se list potvrde. Certifikacijski list ukazuje na broj listova predmeta i interni inventar (ako postoji), raspravlja se o stanju dokumentacije u predmetu. Potpis je datiran i potpisan od strane rukovodioca strukturne jedinice koja podnosi predmet.

1. Upis podataka o omotu predmeta (naziv strukturne jedinice, indeks i naziv predmeta, rokovi za predaju dokumenata u predmetu, broj listova).

Naziv arhivskog fajla mora striktno odgovarati nomenklaturi dosijea i odražavati sadržaj dokumentacije sadržane u fajlu. Za predmete sastavljene po tematskom principu, preporučljivo je sastaviti detaljan naslov (sa listom pitanja kojima je posvećena dokumentacija predmeta). Ograničenja u pristupu informacijama o predmetu također se odražavaju u naslovu. Naslov je nacrtan na memorandumu i zalijepljen na korice dosijea.

Detalji zaglavlja:

• Ime kompanije;
• naziv strukturne jedinice (uprava, odjeljenje);
• indeks predmeta po nomenklaturi;
• broj predmeta (volumena), ako je potrebno;
• naslov predmeta
• zabilješke na dokumentima predmeta (za trajnu pohranu dosijea koji sadrže posebno vrijedne dokumente);
• rokovi za predmet (obim);
• broj listova arhivske građe (sveske);
• period skladištenja slučaja (zapremina).
  1. Predmeti privremenog (uključivo 10 godina) skladištenja podliježu djelimičnoj registraciji: dozvoljeno je ne sistematizirati dokumente u predmetu, ne numerisati listove predmeta, ne sastavljati ovjerene natpise.

1. Postupak prenosa predmeta u arhivu
   1. Prijem predmeta u arhivu vrši se prema dostavnom listu (Prilog 1).
   2. Prilikom popunjavanja inventara sa korica svakog predmeta na njega se prenose sljedeći podaci:

7.2.1. naslov predmeta bez skraćenica;

7.2.3. rokovi za predmet;

7.2.4. broj listova slučaja.

1. Ako se predmet sastoji od više tomova, svaki se svezak upisuje u inventar pod svojim rednim brojem.
2. Dostavni list za predmete koji strukturna jedinica priprema za arhiviranje sastavlja se u dva primjerka i odobrava rukovodilac strukturne jedinice. Oba primjerka inventara, zajedno sa predmetima pripremljenim za predaju na arhivsku pohranu, prenose se u arhiv.
3. Prilikom prijema predmeta, službenik arhive Preduzeća upoređuje ustupljene predmete sa dostavnom listom i sačinjava zapisnik o prijemu, nakon čega se jedan primjerak dostavnog lista prenosi u strukturnu jedinicu.

Aneks 1 Društvo sa ograničenom odgovornošću Altair (Altair LLC) __________________________________________________________________________ (ime pododjeljka) LIST ISPORUKE predmeta za ________________ godinu "___" ___________ 201__ br. ____ P/p br. Indeks predmeta po nomenklaturi Naziv predmeta po nomenklaturi Krajnji rokovi Period skladištenja Broj listova Bilješka Predmeti u iznosu od ___________________________________ jedinica. xp. deponirano: (brojkama i riječima) "___" ______________ 20___ Predmeti u iznosu od ________________________________________________ jedinica. xp. za pohranu (brojkama i riječima) "___" ______________ 20___ DOGOVOREN Zapisnik EK od "____" _________ 20 _____. № _____________ "___" ______________ 20___

Dodatak 2 Uputstvu za pripremu i predaju dokumenata u arhiv (odobrio generalni direktor Altair doo 26.12.2014.) ODOBRENO Generalni direktor Altair LLC preduzeća NS. Rybakov "___" ______________ 20__ godine o dodjeli dokumenata za uništavanje, ne podleže daljem skladištenju "___" ___________ 201__ br. ____ Na osnovu nomenklature predmeta Altair doo, sljedeća dokumenta su odabrana za uništavanje kao bez naučne i istorijske vrijednosti i koja su izgubila praktični značaj _______________________________________ Altair doo: (naziv strukturne jedinice) P/p br. Naslov slučaja Ekstremno datumi Inventarni brojevi Indeks predmeta prema nomenklaturi ili broj predmeta prema popisu Kol jedinice xp. Rok trajanja i brojevi artikala prema listi Bilješka Ukupno: _____________________________________ jedinica. xp. godinama (brojkama i riječima) "___" ______________ 20___ DOGOVOREN Organizacija EC protokol od "___" ______________ 20___ godine № ____________ Dokumenti u količini: ________________________________________________________________ (brojkama i riječima) uništio _______________________________________, o čemu je sastavljen akt od "___" ______________ 20___ godine br. ____________ (u prilogu). "___" ______________ 20___

Dodatak 4 Uputstvu za pripremu i predaju dokumenata u arhiv (odobrio generalni direktor Altair doo 26.12.2014.) INTERNI OPIS dokumenti slučaja ________________________________________________________________ (naziv slučaja) ____________________________________________________________________________ (ime pododjeljka) za godinu dana P/p br. Indeks dokumenta Datum dokumenta Naslov dokumenta Jedinica brojeva listova xp. Bilješka Ukupno: _______________________________________________________________ dokumenti (brojkama i riječima) Broj listova internog inventara __________________________ dokumenata "___" ______________ 20___ "___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

Dato uputstvo je univerzalno i može ga transformisati svaka organizacija za svoje potrebe.

Odredbe instrukcija koje odstupaju od normi propisanih Osnovnim pravilima

Tačka 2.2. uputstvo sadrži informaciju da su predmeti sa rokom čuvanja od pet godina ili više uključeni u arhivu. Prema Osnovnim pravilima, dokumenta sa rokom čuvanja od 10 i više godina predaju se u arhiv, a dosijee sa kraćim rokom čuvanja ostavljaju u strukturnim odjeljenjima. Međutim, trenutno odjeli komercijalnih organizacija nastoje arhivirati što više dokumenata, a rijetko uzimaju u obzir vrijeme njihovog skladištenja.

Ukoliko veličina arhivske prostorije dozvoljava da prihvatite sve dokumente koje bi strukturni delovi preduzeća želeli da predaju, a u arhivi ima dovoljno ljudi koji mogu da obrađuju primljena dokumenta i organizuju njihovo ispitivanje i uništavanje na vreme , onda nema problema. Tako je u našem primjeru utvrđeno da arhiva organizacije prima predmete sa rokom čuvanja od 5 godina ili više.

Tačke 4.4., 5.7. - 5.10. uputstva sadrže informacije o čuvanju i uništavanju elektronskih dokumenata... Posljednjih godina sve se više postavlja pitanje kako pohraniti elektronske dokumente i kopije dokumenata u elektronskom obliku.

Imajte na umu da elektronski dokument i elektronska kopija dokumenta nisu ista stvar. Elektronski dokument - "dokumentovane informacije predstavljene u elektronskom obliku, odnosno u obliku pogodnom za ljudsku percepciju pomoću elektronskih računara, kao i za prenos preko informacionih i telekomunikacionih mreža ili obradu u informacionim sistemima." Najjednostavniji primjer elektronskog dokumenta je datoteka evidencije koja se čuva u programu Excel ili Access. Po završetku se ne štampa, već se čuva elektronski.

Art. 2, Federalni zakon od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija"

I pored toga što Osnovna pravila propisuju da se originalne kopije dokumenata stavljaju u dosijee, u posljednje vrijeme postoji tendencija da se njihove elektronske kopije dodatno pohranjuju. Drugim riječima, kompletirani uredski dokumenti se skeniraju za prijenos u arhivu. Datotekama dobijenim kao rezultat skeniranja dodijeljeni su pojedinačni periodi skladištenja, koji znatno premašuju periode skladištenja njihovih papirnih originala. Obično se skenirane kopije pohranjuju trajno. Ako govorimo o prednostima pohranjivanja elektronskih kopija dokumenata, onda su one očigledne: vanjski elektronički mediji zauzimaju minimalno prostora i istovremeno mogu sadržavati terabajte informacija.

Organizacija ima pravo da sama odluči koji će dokumenti biti elektronski kopirani prije nego što budu prebačeni u arhivu. Naravno, dokumenti moraju biti skenirani prije nego što se spajaju u tomove. Dokumente mogu skenirati i stručnjaci samog odjela i zaposlenici predškolske obrazovne ustanove.

Nosioci elektronskih informacija pohranjeni su u kovertama, potpisanim po analogiji sa zapreminama papira. Preporučljivo je da dokumente sa istim periodima skladištenja postavite na jedan elektronski medij.

Pažljivi čitalac, koji je dobro upoznat sa saveznim propisima o kancelarijskom poslovanju i arhivskoj djelatnosti, uočit će neka odstupanja od tradicije arhivskog čuvanja i oblika dokumenata utvrđenih Osnovnim pravilima. Postoji nekoliko razloga za to.

Prvo, većina nevladinih organizacija nisu izvori nabavke državnih arhiva, a u smislu čuvanja dokumenata, oni se „piruju u sopstvenom soku“, dolaze u kontakt sa državnim arhivima, na primer, tek kada se prenesu dokumenti o osoblju. prilikom likvidacije organizacije. Stoga se iz obrazaca dokumenata mogu isključiti takvi detalji kao što su sljedeći detalji: oznaka o odobrenju spiskova predmeta za osoblje EIC-a u aktu o dodjeli sredstava za uništavanje dokumenata koji ne podliježu čuvanju (Dodatak 2 Uputstva).

Drugo, iste nedržavne kompanije često ne mogu sebi priuštiti da čuvaju dosijee u odjeljenjima 10 ili više godina. Pojedina odeljenja kompanije prebacuju pristigle dokumente u arhivu odmah nakon što se skinu sa kontrole, jednostavno zato što ih nema gde da se čuvaju u kancelariji ili na recepciji. Sva ova dokumenta koja ulaze u arhiv moraju biti prihvaćena i sređena, a tu su odstupanja od Osnovnih pravila neminovna.

U zaključku članka, želio bih reći da Osnovna pravila ostaju temeljni dokument za formiranje korporativnih tradicija u smislu pohranjivanja informacija. A ako odstupite o njima, onda morate to učiniti mudro. Možete prenijeti u arhivu organizacije predmeta, jer ih nema gdje pohraniti, ali ni u kom slučaju ne smijete mijenjati vrijeme skladištenja dokumenata i uvoditi takva globalna prilagođavanja.

E.N. Kozhanova, specijalista za predškolske obrazovne ustanove i administraciju ljudskih resursa

Svi predmeti stalnog, privremenog (preko 10 godina) skladištenja i osoblja prenose se u arhivu organizacije. Prenos predmeta se vrši samo prema popisima i u skladu sa rasporedom koji sačinjava rukovodilac arhive, usaglašava se sa šefovima strukturnih odjela i odobrava rukovodilac organizacije. Zajedno sa predmetima, u arhivu se prenose i registarski i kontrolni dosijei kancelarijske službe. Naslov svakog fajla mora biti uključen u inventar.

Slučajevi privremenog (do 10 godina) skladištenja u arhivu organizacije, u pravilu se ne prenose.

Prilikom prijema predmeta službenik arhive pažljivo provjerava svaki predmet prema popisu, provjerava ispravnost formiranja i evidentiranja predmeta. Rukovodilac arhive potpisuje prijem predmeta na svim primjercima godišnjih odjeljaka inventara, označava datum prijema i broj primljenih predmeta. Jedan primjerak godišnjih odjeljaka inventara vraća se pošiljaocu, a ostali ostaju u arhivi.

Prilikom predaje predmeta na državnu pohranu, organizacija dostavlja državnom arhivu:

Stav upućen upravi državnog arhiva, sa naznakom naziva organizacije, ukupnog broja predmeta i roka za dokumentaciju;

Inventari u tri primjerka, odobreni od strane EPK arhivskog odjeljenja;

Istorijska referenca organizacije, ako se predmeti prvi put predaju na državno staranje;

Potvrda o nepotpunoj očuvanosti dokumenata (ukoliko su neki fajlovi izgubljeni).

Slučajevi se zatim šifriraju. Šifriranje uključuje naznaku broja fonda, inventarskog broja i broja predmeta na omotu kućišta.

Potvrđeni inventarom i šifrirani slučajevi su povezani u arhivske pakete. Dostava predmeta je ozvaničena aktom. Donatorska organizacija i državni arhiv potpisuju sve kopije popisa i potvrde o predaji dokumenata.

Dva primjerka popisa i jedan primjerak akta ostaju u državnoj arhivi, treći primjerak inventara i drugi primjerak akta vraćaju se organizaciji i trajno čuvaju u pisarnici.

Arhivsko skladištenje dokumenata u elektronskom obliku

Posebnost elektronskog skladištenja sastoji se u slanju dokumenata u elektronsku arhivu odmah po završetku rada sa njima u kancelarijskom radu. To vam omogućava da osigurate sigurnost dokumenata, njihovu centraliziranu pohranu, brzu pretragu i distribuirani pristup dokumentima putem lokalne mreže i (ako je potrebno) korištenjem daljinskog pristupa (telefonom i putem interneta).

Baza dokumenata se formira u procesu njihove registracije.

Rokovi skladištenja dokumenata ne zavise od oblika njihovog postojanja - papirnog ili elektronskog - i određuju se, kao što je već pomenuto, posebnim uputstvima - listama dokumenata koji ukazuju na periode skladištenja (standardni i odeljenjski). Pored toga, svaka organizacija ima listu slučajeva. Takođe se unosi u računar i predstavlja nezavisnu tabelu u bazi dokumenata organizacije.

Rokovi čuvanja utvrđeni u nomenklaturi predmeta omogućavaju da se prilikom odabira broja predmeta u registarskoj kartici dokumenta, u koji se dokument nalazi, automatski odredi rok njegovog čuvanja i pokrene prijenos ili kopiranje dokumenta u odgovarajući odjeljak. arhive.

Na kraju službene godine dosije se razvrstavaju po cjelokupnoj bazi dokumenata ustanove koja je formirana tokom godine u postupku evidentiranja dokumenata. Podaci o dokumentima organizacije za prošlu godinu služe za sastavljanje inventara svih dokumenata grupisanih po predmetima. Unutar predmeta, dokumenti su raspoređeni po redosledu prijema (uglavnom hronološkim redom). Za predmete trajnog i dugoročnog čuvanja, takav spisak spisa predmeta se štampa kao interni popis i upisuje na početku predmeta.

Arhivska pravila predviđaju kompilaciju inventar trajno i dugotrajno skladištenje. Prisustvo automatizovanog računovodstvenog sistema omogućava vam sastavljanje dokumentarni popisi, ranije nemoguće sa tradicionalnom tehnologijom papira zbog njihovog radnog intenziteta. Ovakvi popisi uvelike olakšavaju i ubrzavaju traženje potrebnih dokumenata u arhivi, osiguravaju njihovo knjiženje i čuvanje.

U slučaju predaje dokumenata u državno skladište na zahtjev arhivskih organa, na osnovu poddokumentarnih inventara lako se mogu formirati generalni popisi za predmete trajnog i dugoročnog čuvanja.