Formation og registrering af sager i institutioner, organisationer og virksomheder. Fremragende sekretær to anvendte formularer

Udarbejdelse af et forretningskib

Sagens tilfælde er udarbejdet for at tage hensyn til antallet af ark i tilfælde af den etablerede form (tillæg 1). I assistentindskrivet er sagens tilfælde angivet med tal og i ord, antallet af nummererede plader i sagen, antallet af ark af intern opgørelse, angiver funktionerne i nummerpladerne i sagen og det fysiske Tilstand af sagens dokumenter, tilstedeværelsen af \u200b\u200blitterært antal forretningsark, savnede tal, antal ark med pasta billeder (undtagen personlige anliggender), antallet af store formatark, konvolutter med investeringer og antallet af ark nested i dem, og angiver også tilstedeværelsen i tilfælde af typografiske forekomster af brochuren med antallet af ark i dem, hvis de ikke var markeret i det samlede brutto nummerering i sagen. Antallet af ark af intern opgørelse, som nummereres separat og er placeret i begyndelsen af \u200b\u200bsagen, er angivet i et ark af forretningsfartøj efter det samlede antal plader af sagen via + (plus). For eksempel "i tilfælde af forsinket og nummereret 100 (et hundrede) ark + 5 ark intern opgørelse.

Efterfølgende ændringer i sagens sammensætning og betingelse (skader, mangel på dokumenter, er angivet, erstatning af originale kopier mv.) I et ark af virksomhedsfartøj med henvisning til den tilsvarende handling. Mærker er certificeret af organisationens arbejdsstyrke eller arkiveringstjeneste med datoen.

Virksomhedsfartøjet er placeret i slutningen af \u200b\u200bsagen og udarbejdes på et tomt eller et rent ark papir A4-format. For tilfælde af personale, der ikke har konvolutter med investeringer, er fartøjsarket tilladt på A5-papirarket. I bøgerne er assisterende indskrift angivet på bagsiden af \u200b\u200bdet sidste rene ark, i kortfilerne - på et separat rent kortformatark. En ark-vittig er underskrevet af kompilatoren. En alsidig indskrift i et arkvestibule i sagen skal skriftligt afhentning, hvilket angiver posten, dechifrende signaturer, personlig underskrift og datoen for kompilering.

Det er forbudt at udholde et ark af business assander på omslaget på en virksomhed eller en ren omsætning på listen over det sidste dokument. I tilfælde, hvor sagen allerede er forsinket eller sammenflettet uden en form for et fartøjsformet eller rent ark af A4-format, limes det for toppen af \u200b\u200barket på indersiden af \u200b\u200bsagen eller kan være forsinket i slutningen i denne sag.

Leaf-Wit. udarbejdes for at tage højde for antallet af ark i tilfælde af en etableret form, som er angivet i tillæg 9

Regler for påfyldning af bladafdelingen

Og på personale efter slutningen af \u200b\u200bkalenderåret, hvor de er på vej, skal være forberedt på overførslen til arkivet. Forudbetaling af precarious forretning omfatter to procedurer: design og beskrivelse.

Registrering foretages af den person, der er ansvarlig for at arbejde med dokumenter. Designet omfatter kompilering af et fartøj.

Fartøjsarket udarbejdes i et separat ark (A4, A5-format) på bagsiden af \u200b\u200bdet sidste rene ark.

Det er forbudt at lave et ark-withel på omslaget på en virksomhed eller en ren omsætning på listen over det sidste dokument. Hvis sagen er syet eller sammenflettet uden et blankt fartøj, limes det bag toppen af \u200b\u200barket på indersiden af \u200b\u200bsagsdækslet.

I fartøjsarket er antallet af nummererede ark og separat gennem "+" tegn på det indre indre (hvis tilgængeligt) angivet i beholderen.

Fartøjsarket markerer funktionerne ved nummerering af lagner, den fysiske tilstand af dokumenter og sagens design:

tilstedeværelsen af \u200b\u200bpladerne;
tilstedeværelsen af \u200b\u200bubesvarede plader;
pladerne med bremsebilleder;
tal af store format ark;
konvolutter med vedhæftede filer og antallet af ark nestet i dem;
beskadigede arknumre:
tilstedeværelsen i typografiske forekomster af brochurer med antallet af ark i dem, hvis de ikke var markeret i det samlede brutto nummerering i sagen.

Antallet af leasingkontrakter, ubesvarede plader skal tages i betragtning i de endelige data om antallet af nummererede ark. For eksempel har det sidste ark af sagen nummer 252, men i tilfælde af at der er lagner med tal 5a og 30 A og det savnede nummer 17. I dette tilfælde vil det samlede antal ark være 252 + 2-1 \u003d 253 .

Fartøjsarket er underskrevet af dets kompilator, det er angivet med sin stilling, underkodning af signaturen, datoen for kompilering.

Alle efterfølgende ændringer i sammensætningen af \u200b\u200baftagerne (skade, udskiftning af ægte dokumenter) er markeret i et fartøjsark under henvisning til den tilsvarende handling.

På udformningen af \u200b\u200bfartøjets ark slutter sagens mængde. Hvor man skal tage sin form og hvordan man udfylder et wacker-ark, hvad er de litterære tal og hvilke træk i sagens tilstand skal afspejles i det, samt en prøve af et spørgsmål om erhvervsfartøj i artiklen. Du kan også downloade formularen her.

Leaf-Witness: Vi beskæftiger os med formularen

Formen af \u200b\u200ben ark-witter er bilag nummer 8 til. Jeg minder dig om: De er obligatoriske for alle.

Formularen er enkel. For det første skriver tallene og i ord, hvor mange ark af sagen er sent i det. Arkene af interne opgørelse overvejes ikke. Angiv derefter antallet af de ekstreme plader i sagen, for eksempel:

fra №1 til №204.

Så er der litterære tal og savnet. Forskellige tal er tal med bogstaver: 10a, 55a osv. De er dannet, hvis arkene ved et uheld blev savnet af en (alle mennesker, alle er forkerte). I dette tilfælde er det ikke nødvendigt at gentage noget, men bare tage det foregående nummer og sætte det på det ikke-røget ark, men med brevet. Det viser sig for eksempel 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Det samme med savnet: ved et uheld savnet nummerpladen - intet forfærdeligt, husk bare at afspejle det i et fartøjsark.

Hvis der ikke er litterære eller manglende ark, sætter vi på disse felter.

Så separat angiver antallet af interne distributionsark.

Følgende er bordet om funktionerne i den fysiske tilstand af sagen. I den venstre kolonne skriver vi det for en funktion, i højre side - på hvilke ark. Funktioner Der er forskellige: Et ark kan blive revet, vandet med vand eller noget andet, en kopi kan være meget bleg eller tværtimod mørk på randen af \u200b\u200blæsbarhed. Lav det.

De grundlæggende regler for organisationernes arkiver anbefales at angive her:

værelser af lagner med blandede billeder;
værelser af store format ark;
konvolutter med investeringer og antallet af ark investeret i dem;
tilstedeværelsen i typografiske forekomster af brochuren med antallet af ark i dem, hvis de ikke var markeret med en samlet nummerering af sagens plader.

Hvis det heldigvis ikke har nogen funktioner, skal du dreje denne tabel med bogstavet Z.

Underskriver et ark-visnet en, der lavede det.

Hvor og hvordan arket er placeret

Blad-vitten af \u200b\u200bsagen er sidstnævnte. Således ser mængden af \u200b\u200bet fuldt dekoreret tilfælde sådan ud: et dæksel med et titelark, derefter - så dokumenterne i sagen, fartøjet, dækslet.

Hvis sagerne blev dekoreret før du uden ark af vidner, behøver du ikke at sprede Toms for dem. Det bevarede ark indsættes derefter bag toppen af \u200b\u200barket på indersiden af \u200b\u200bsagen.

Er det muligt at foretage ændringer i fartøjsarket?

Regler-2015 kræver fastsættelse i en arkvestibule af alle ændringer i fysisk tilstand eller som en del af sagen. Den fysiske tilstand af problemerne forårsager ikke, men er sammensætningen af \u200b\u200bden syede forretning ændret? Ja måske. Et levende eksempel - som vi talte for en uge siden. Da de kan komme til enhver tid, er bøgerne om firmwaren til lydstyrken ikke gennemboret. Gennemboret konvolutterne, hvor de er indlejret, og 1 konvolut svarer til et ark forretning. Hvis en person eller hans slægtninge i nogle få år anmodede om denne bog, så udsteder vi det generelt. Derefter glem ikke at gøre den rette indgang i et ark af forretninger, ellers viser det sig, at vi har mistet bogen direkte fra sagen.

Forbered dokumenter til overførsel til arkivet? Glem ikke at lave en arkassistent. Lav information om antallet af ark og deres fysiske tilstand i den relevante formular. Forklar funktionerne i nummereringen. Fra artiklen vil du lære:

hvorfor har du brug for et fartøjsark, og dets design er påkrævet;
hvordan den personlige forretningsassistent er udarbejdet;
personligt ark: Prøve design;
hvilke oplysninger angiver, når du fylder fartøjsarket;

Fartøjsarket i systemet med regnskabsdokumenter. Moderne kontorarbejde er en separat aktivitet på dokumentation af spørgsmål samt tilrettelæggelse af arbejdet med dokumentation.

Bladhoved: Indhold og design

Det bevarede ark indsættes derefter bag toppen af \u200b\u200barket på indersiden af \u200b\u200bsagen. Er det muligt at foretage ændringer i fartøjsarket? Regler-2015 kræver fastsættelse i en arkvestibule af alle ændringer i fysisk tilstand eller som en del af sagen. Den fysiske tilstand af problemerne forårsager ikke, men er sammensætningen af \u200b\u200bden syede forretning ændret? Ja måske.
Et levende eksempel - uopfordrede arbejdsbøger, som vi talte om en uge siden. Da de kan komme til enhver tid, er bøgerne om firmwaren til lydstyrken ikke gennemboret. Gennemboret konvolutterne, hvor de er indlejret, og 1 konvolut svarer til et ark forretning.
Hvis en person eller hans slægtninge i nogle få år anmodede om denne bog, så udsteder vi det generelt. Derefter glem ikke at gøre den rette indgang i et ark af forretninger, ellers viser det sig, at vi har mistet bogen direkte fra sagen.

Sådan arrangeres en liste over en personlig virksomhed assander

Specificiteten af \u200b\u200budarbejdelsen af \u200b\u200binterne opgørelse af dokumenter i en personlig sag er, at den fortsætter i sagen umiddelbart på sin institution og er udfyldt i løbet af vedligeholdelsen. Derfor er der en afspejling af inddragelsen af \u200b\u200bnye dokumenter i det personlige spørgsmål om nye dokumenter samt tilbagetrækning af dokumenter fra personlige anliggender, der erstatter de originale kopier med kopier (fast i "note" -kolonnen). Hvis sagen allerede er sammenflettet, og sent, er certificeret af Insider Interne Document Inventory foret med den øvre kant til indersiden af \u200b\u200bansigtsdækslet.

Bemærk venligst, at når de udarbejder en sag til levering til arkivet, nummereres arkene af indre varebeholdninger separat fra plader af personlige anliggender. Efter afskedigelsen af \u200b\u200bmedarbejderen lukker hans personlige forretning, det er hentet fra mappen og syet. Samtidig er det vigtigt ikke at glemme at arrangere et fartøjsark.

Leaf-Wit.

Fartøjsarket udfærdiges i et separat ark, i bøgerne - på bagsiden af \u200b\u200bdet sidste rene ark, i kortfilerne - på et separat rent ark af kortformatet. Sagen om sagen er udarbejdet i henhold til den etablerede formular (bilag 9), som angiver tal og i ord Antallet af nummererede plader af sagen, antallet af interne estimentark, specificerer nummereringen af \u200b\u200bantallet af tallene i sagen (Tilgængelighed af litterære antal forretninger, ubesvarede tal, antal lagner med blandede fotos, numre store formatark, konvolutter med investeringer og antallet af ark indlejret i dem) og angiver også tilstedeværelsen af \u200b\u200ben brochure i tilfælde af typografisk tilfælde med antallet af ark i dem, hvis de ikke var markeret i det samlede brutto nummerering i sagen. Ark-vittighed er underskrevet af sin compiler.

Blurker.ru.

Kulturministeriet (Bestillingsnr. 526 Dateret 31. januar 2015), påfyldning af fartøjsarket går ind i proceduren for registrering af sager på papir, sammen med sømningen af \u200b\u200bdokumentation, nummerering, udarbejdelse af intern opgørelse og design. Dens form bestemmes af de lovgivningsmæssige krav til organisering af opbevaring af arkivdokumenter. Prøveformlen af \u200b\u200ben arkvæv er indeholdt i bilag N 8 til reglerne for arkivvirksomhed.

Hjælp til standard detaljer om formularen omfatter:

Navn på typen af \u200b\u200bdokument
Navn på positionen af \u200b\u200bkompilatoren
Underskrift;
Dekryptering;
Dato for forberedelse;

Formularen indeholder følgende oplysninger: Det samlede antal plader af sagen (angiver i ord og tal); Litterære tal; Savnede tal; Funktioner i den fysiske tilstand og dannelse af sagen; Anbefales til registrering af blank papirformat - A4.

Opmærksomhed

På dækslet af konstante opbevaringssager giver et sted for navnet på statsarkivet, som organisationerne i organisationen og organisationen vil blive vedtaget. Ved ændring af organisationens navn (strukturel enhed) i den periode, der er omfattet af dokumenterne, eller ved overførsel af en sag til en anden organisation (til en anden strukturel enhed), er det nye navn på denne organisation eller den juridiske organisation anført på sagen, og det tidligere navn på organisationen (Structural Division) ligger i parentes. Overskriften på sager vedrørende anliggender overføres fra organisationens nomenklatur, der er aftalt med ekspertprøvekommissionen for den relevante arkivinstitution.

I de nødvendige tilfælde foretages der præciseringer i overskriften (ordrer, protokoller osv.).

Fartøjsarket er et obligatorisk element i designet af hvert tilfælde af en permanent holdbarhed og personlig årsag. En ark-vittig er kompileret på et særskilt ark og er placeret i slutningen af \u200b\u200bsagen. Når du lejer bøger (magasiner), er testindskriften udarbejdet på bagsiden af \u200b\u200bdet rene ark, i kortfilerne - på et separat rent ark på kortformatet.

I et ark af tal og i ord, antallet af nummererede ark i sagen og separat, gennem "+" -tegnet (plus), antallet af interne domænark (hvis tilgængeligt). Følgende træk ved nummereringen af \u200b\u200bsagens dokumenter forhandles i fartøjsarket: Tilstedeværelsen af \u200b\u200blitterære lyttere i sagen; Tilstedeværelsen af \u200b\u200bubesvarede antal plader af sagen; Tilgængelighed af ark med blændte fotos, dokumenter, papirstykker; Værelser af store format ark; Værelser i konvolutter med vedhæftede filer og antallet af ark investeret i dem.

Vi gør forretninger til permanent opbevaring

Ikke overflødigt på grund af budgetorganisationer, proceduren for gennemførelse af en personlig sag er ikke reguleret, vi anbefaler, at arbejdsgiveren træffer en lokal lovgivningsmæssig retsakt, hvor spørgsmål om vedligeholdelse, design og opbevaring af personlige sager vil blive afgjort. Til din information. Sagen er et dokument eller et sæt dokumenter vedrørende et problem eller et aktivitetssegment, der er placeret i et særskilt dækning. Sager betragtes som første fra tidspunktet for at inkorporere det første udførte dokument.

Når man udfører personlige arbejdstagere, er det nødvendigt at overholde strenge regler, selvom det ikke er et obligatorisk krav til arbejdsgiveren. Det er vigtigt at huske, at uanset hvad de "personlige data", "dossier" eller på en eller anden måde ellers er kaldt), indeholder de personlige data fra medarbejderen, så det er nødvendigt at overholde alle de krav, der er fastsat for CH.

Personlige Business Medarbejder

Sagen anses for at være bestilt efter tænding til mappen for at gemme det første udførte dokument. Samtidig udarbejdes dækningen af \u200b\u200bsagen om sagen. Sagens tilfælde udstedes i henhold til den etablerede formular (bilag 3) på sagens omslag, sker følgende oplysninger: Organisationens navn; Navnet på den strukturelle opdeling af den organisation, hvor den blev dannet tilfælde indeks om nomenklaturen af \u200b\u200bsager; Saghovedet; Holdbarheden af \u200b\u200bsagen eller påskriften "Opbevares konstant" (overført fra sagernes nomenklatur).
På dækslet af konstante opbevaringssager giver et sted for navnet på statsarkivet, som organisationerne i organisationen og organisationen vil blive vedtaget.

3.6. Krav til udformning af sager vedtaget i arkivet

Ekstreme datoer for sager, der indeholder organisatorisk og administrativ, kreativ og anden dokumentation (protokoller, transkripter, breve, rapporter mv.), For hvilke nøjagtige dating er afgørende, samt sager, der består af flere mængder (dele) er anbragt datoer for dokumenter af sagen, dvs. Datoer for registrering (kompilering) af de tidligste og senere dokumenter, der er inkluderet i sagen. Hvis sagen er loggen af \u200b\u200bregistreringsordrer, ordrer mv., Vil datoen for sagen være nøjagtige kalenderdatoer for de første og sidste poster i tidsskriftet. De ekstreme datoer for sagen, der indeholder protokollen fra møderne, er godkendelsesdatoer (for dokumenter, der er godkendt) eller forberedelsen af \u200b\u200bde første og sidste protokoller, der udgør sagen.
De ekstreme datoer for personlig årsag er datoerne for underskrivelse af ordren til modtagelse og afskedigelse af den person, der er på vej.
Vi taler for eksempel i nærværelse af dokumenter med en utilsigtet tekst, limede ark (hvis store ordninger osv.), Revne plader af ubekymrede fotos, hvis de er tilgængelige i tilfælde af konvolutter og i dem vedhæftede filer mv. Fartøjsarket skal underskrive sin kompilator, mens dechipering af positionen og signaturen er lavet, datoen er anbragt. I færd med at anvende arkivdokumenter, hvis det er nødvendigt, i fremtiden, foretages de nødvendige mærker i fartøjsarket.
Hvis sagen er forsinket uden et fartøjsark, skal det indsættes bag den øverste del på indersiden af \u200b\u200bsagens låg. Men normalt er det placeret efter sidste dokument og i denne form er det syet. I begyndelsen af \u200b\u200bartiklen gives et eksempel på påfyldning af fartøjsarket. Du kan også downloade en DOC Format Sample Business Assander. Til registrering kan du også have brug for en stikprøve af interne spørgsmål af forretningsdokumenter.

Fartøjsarket er et dokument, der afspejler de særlige forhold i den nummererede og syede forretning, klar til arkivet.

To anvendte former

1) Dokumentformularen findes i en af \u200b\u200bapplikationerne til de "grundlæggende regler for organisationernes arkiver." Men det er kun obligatorisk til brug af budgetvirksomheder, da ovennævnte regler regulerer arbejdet med arkiver i disse organisationer, og derfor er det obligatoriske for udførelse kun af budgetvirksomheder.

Bemærk! Disse regler regulerer også dokumentstrøm og alle andre arbejdsgivere, men kun hvad angår sikkerhed, beskrivelser, regnskab og brug af dokumentation. Det betyder, at registreringsordren forbliver efter organisationens administrations skøn.

2) Køretøjets arkform kan også udarbejdes i en vilkårlig form, men det bør bevares essensen af \u200b\u200bdette dokument, det vil sige, at det bør afspejle de særlige forhold, som det er vedhæftet, ikke en anden information.

Hvor er fartøjsarket?

Fartøjet anvendes i anliggender, som overføres til arkivet. I dette tilfælde kan alle dokumenter opdeles i to typer:

Tilfælde, der opbevarer i lang tid eller konstant
Sager, der er genstand for opbevaring til 10 år inklusive (såkaldt midlertidig oplagring).

Midlertidige oplagringssager er tilladt ikke at nummerere og ikke sy, men at gemme lige i de mapper, hvor de er syet. Derfor vil der ikke være nogen egenskaber i disse forhold, og arket er ikke nødvendigt.

Men det er kun ret, og ikke arbejdsgivernes forpligtelse. I praksis syer mange af dem alle dokumenter uanset opbevaringsperioden, dette gælder især for regnskabsmæssige og finansielle dokumenter.

Fartøjsarket skal indeholde følgende oplysninger:

Dokumentets navn - i dette tilfælde "observatørarket" og antallet af det tilfælde, hvortil det er vedhæftet;
Antallet af ark i den syede forretning og nedenfor forklares, hvis der er værelser med liter (1a, 2a osv.), Gløses tal (for eksempel efter sider nummer 5 går straks nr. 7);
Indikerer derefter antallet af ark i opgørelsen af \u200b\u200bsagen;
Derefter er der et bord, hvor funktionerne på toi eller en anden side er angivet (for eksempel side nr. 18 - Foto);
Underskrift af den medarbejder, der har lavet et arkvidnet, hans stilling, fulde navn og dato.

Hvor skal man varme / lim et blad assander?

Normalt føres fartøjsarket på et særskilt ark i slutningen af \u200b\u200bsagen. Men hvis det af en eller anden grund ikke var muligt at gøre dette, kan et ark-visnet ark på bagsiden af \u200b\u200bdet øverste låg indsættes, og kun dens øvre del (kant) er foret.

Hvor det er forbudt at sætte fartøjsarket:

På forsiden af \u200b\u200bdækslet af crossloggy;
På den rene arbejdsdel af det dokument, der foregår i sagen.

Vi tog op for dig de bedste tilbud til IP og LLC på åbningen af \u200b\u200bden aktuelle konto.

Åbning af den aktuelle konto i Tinkoffbanken

6 måneder gratis til ny IP og Small Business (LLC).
Åbning for 1 dag.
Integration med en online regnskab (automatisk beregning af USN, ENVD, forsikringspræmier).
6% på balancebalancen.