Top Gear UK. Պլանավորման հանդիպումները լավագույնս կատարվում են հանգիստ մթնոլորտում

Շատ թիմերում իրականացվում են պլանավորման հանդիպումներ, որոնց ժամանակ ղեկավարները բաշխում են առաջադրանքները և նախանշում մոտ ապագայի ընդհանուր աշխատանքային մարտավարությունը: Շատ պետական ​​կառույցներ երկուշաբթի առավոտյան պլանավորման հանդիպումներ են ունենում:

Ոմանք հանդիպումների պլանավորումը համարում են ժամանակի վատնում, բայց մյուս կողմից, առանց ընթացիկ հարցերի կանոնավոր քննարկումների, անշուշտ կլինեն բազմաթիվ չհամաձայնեցված գործողություններ: Այստեղ, ինչպես միշտ, կարևոր է հավասարակշռությունը։

Օրինակ, շատ պետական ​​մարմիններ ամեն շաբաթ զբաղված են պլանավորման հանդիպումով և այնտեղ հավաքում են ողջ անձնակազմին: Սա ժամանակի վատնման դասական օրինակ է։ Ամեն շաբաթ չէ, որ սուր հարցեր են ծագում, որոնք կարևոր են ողջ թիմի համար։ Միաժամանակ բոլորը պետք է ներկա լինեն նման միջոցառումներին։ Անգամ նրանց, ում վրա ուղղակի կամ անուղղակիորեն չի ազդում ներկա օրակարգը։ Հանդիպումները և հանդիպումների պլանավորումը ժամանակի կառավարման գրքերում դարձել են վատնված ժամանակի դասական օրինակ:

ԻՆՉՊԵՍ ԿԱՏԱՐԵԼ ԿԱՏԱՐԵԼԻ ՊԼԱՆԻՉ:

Ոչինչ կատարյալ չէ: Ոչ ոք չգիտի, թե ինչպես ճիշտ անցկացնել պլանավորման հանդիպումը: Այստեղ չափից շատ փոփոխականներ կան: Ձեր թիմի հանդիպման պլանավորման տեսակը կախված է նրանից, թե քանի մարդ ունեք և ինչ գործունեությամբ եք զբաղվում: Կարող եմ միայն համառոտ պատմել, թե ինչ եմ տեսել տարբեր կազմակերպություններում։

Երբ աշխատում էի ինստիտուտում, հնարավորություն ունեցա աշխատելու երկու կառուցվածքային բաժիններում. Երկուսում էլ վարժվեցին հանդիպումներ առաջնորդի հետ։ Դրանք տեղի ունեցան անկանոն հիմունքներով և երկու դեպքում էլ բավականին արդյունավետ էին։ Մեզ հաջողվեց քննարկել բոլոր այրվող հարցերը։ Պլանավորման այս հանդիպումների միայն մեկ թերություն կար. երբեմն (ոչ միշտ) դա ձանձրալի էր, քանի որ ոչ բոլոր հարցերն էին ինձ այս կամ այն ​​կերպ վերաբերում:

Աշխատել եմ նաև մասնավոր կազմակերպությունում, որտեղ պլանավորման հանդիպումներ ընդհանրապես չեն եղել։ Ամեն դեպքում, ծրագրավորող աշխատելիս բախտ եմ ունեցել մոտ 2,5 տարվա ընթացքում մի քանի անգամ մենակ խոսել տնօրենի հետ։ Աշխատանքի մնացած ժամանակ ես զբաղվում էի իմ անմիջական աշխատանքով և մենեջերի հետ քննարկում էի աշխատանքի արդյունքները ներկայիս ռեժիմով։ Աչքերի համար բավական էր։

Մեկ այլ կազմակերպությունում ես տեսա ամենօրյա պլանավորման հանդիպումներ, որոնք իրականացվում են ամեն առավոտ՝ անկախ նրանից՝ կա որևէ հրատապ օրակարգ, թե ոչ: Ամենօրյա պլանավորման հանդիպումները չափազանց շատ են իմ ճաշակի համար: Օրինակ, եթե ամեն առավոտ թիմի բոլոր անդամները 15 րոպե ծախսում են պլանավորման հանդիպմանը և ևս 15 րոպե՝ վերադառնալու իրենց առօրյա գործունեությանը, ապա յուրաքանչյուր աշխատակցի համար շաբաթական 2,5 ժամ զուտ ժամանակի կորուստ է կուտակվում մեկ շաբաթվա ընթացքում: Սա ամբողջ աշխատանքային ժամանակի 5%-ից ավելին է: Մեկ ամսվա ընթացքում արդեն 10 ժամից ավելի է աշխատում։ Համաձայն եմ - նկատելի է։

Բացի առավոտյան պլանավորման հանդիպումներից, ես հանդիպեցի նաև երեկոյան հանդիպումներ պլանավորելու պրակտիկան, որոնք անցնում են անկաշկանդ մթնոլորտում, երբ շատ բաներ արդեն արված են, և ոչ ոք չի շտապում։ Ես անձամբ այս ձեւաչափն ավելի շատ եմ սիրում, քան առավոտյան հանդիպումը։

Ինչ վերաբերում է շաբաթական պլանավորման հանդիպումներին, ապա դրանք, հավանաբար, անհրաժեշտ են։ Բայց դուք պետք է փորձեք դրանք իրականացնել առավել հակիրճ ձևաչափով: Քննարկումը ժամերով մի ձգձգեք։ Հատկապես, եթե պլանավորման հանդիպմանը մեծ թվով մարդիկ են մասնակցում։

ԻՆՉՈՒ ԱՌԱՎՈՏՅԱՆ ՊԼԱՆԵՐԸ ՉԱՐ Է:

Մինչ մարդիկ ձգվում են աշխատանքի, մինչ նրանք արթնանում են, դա որոշ ժամանակ է պահանջում: Հետո նրանք պարզապես սկսում են զբաղվել իրենց գործով, և նրանց ուշադրությունը շեղում է առավոտյան պլանավորման հանդիպումը: Այնուհետեւ ճեպազրույցից հետո կրկին ընդգրկվում են աշխատանքի մեջ։ Եվ - Աստված մի արասցե, հանդիպումից հետո ինչ-որ մեկը նրանց շեղի բիզնեսից։ Այնուհետև առավոտյան ժամը 11-ին ձեզ անհրաժեշտ կլինի գնալ ճաշի, իսկ կեսօրին ձեզ քնկոտ կզգաք։ Առավոտը լավագույն և ամենաարդյունավետ ժամանակն է։ Ես այն չէի ծախսի ամենօրյա պլանավորման հանդիպման վրա:

ՀԱՆԴԻՊՈՒՄՆԵՐ ՄՈՏԻ ՄԻՋԱՆՑՈՒՄ

Եթե ​​թիմում քիչ մարդիկ կան, ապա ինչու՞ միջանցքում կանգնած հանդիպումներ չանցկացնել։ Նստակյաց ապրելակերպի դեպքում սա ավելի առողջարար է առողջության համար և թույլ է տալիս ձեզ շատ ավելի ազատ զգալ: Բիզնեսի շատ մարզիչներ խորհուրդ են տալիս դա ներառել ձեր ամենօրյա պրակտիկայում: Դուք կարող եք զարգացնել այս գաղափարը և քննարկել աշխատանքային հարցերը ճաշի սեղանի շուրջ կամ կորպորատիվ մարզասրահում մարզումների ժամանակ։ Ինքներդ մտածեք՝ դուք միանգամից երկու բան եք անում, բացի այդ, ամենահանգիստ մթնոլորտում քննարկում եք աշխատանքային նախագծերը և կարող եք գործընկերների հետ ավելի բաց խոսել, քան գրասենյակում։

2016 թվականը ընկերությունների ուժի փորձարկման ժամանակն է, և այս առումով այժմ, առավել քան երբևէ, դուք պետք է ամեն օր ձեր մատը պահեք ձեր վաճառքի բաժնի զարկերակի վրա: Ահա մի քանի հիմունքներ, որոնք կօգնեն ձեր վաճառքի թիմին դառնալ ավելի կենտրոնացած և արդյունավետ:

Բարեկամաբար ընկերությունը պետք է ունենա 2 հանդիպում ղեկավարի և ղեկավարների միջև. առաջինը ընդհանուր է, առավոտյան պլանավորման հանդիպմանը, երկրորդը՝ անհատական, երեկոյան հանդիպում, որի ընթացքում ղեկավարը ուշադիր խորանում է գործունեության արդյունքի մեջ։ իր ժողովրդին, քննում է բարդ իրավիճակները և վարում անհատական ​​մոտիվացիա։ Բայց այսօր մենք կկենտրոնանանք առավոտյան պլանավորման ընդհանուր հանդիպման վրա, որն անփոխարինելի գործիք է վաճառքի բաժինը կառավարելու և ձեր աշխատակիցներին լավ մարզավիճակում պահելու համար:

Առավոտյան պլանավորման հանդիպման նպատակները.

1. Երեկվա արդյունքների ամփոփում

2. Աշխատանքային օրվա պլանավորում

3. Ամսվա պլաններին հասնելու իրականության մոնիտորինգ և «Բ» պլանի մշակում.

4. Վերապատրաստում մենեջերներին կոնկրետ օրինակների վերաբերյալ՝ օգտագործելով բիզնես խաղը

5. Մենեջերների էներգիայի մակարդակի և նրանց լրացուցիչ լիցքավորման, մոտիվացիայի ստուգում

Այսինքն՝ վաճառքի բաժնի ղեկավարի համար պլանավորման հանդիպումը իր աշխատանքի որակի լակմուսի թեստն է, որը կօգնի նրան ժամանակին արձագանքել իրավիճակներին, որոնք սովորաբար հանգեցնում են պլանների չկատարման, հաճախորդների հետ շփվելու սխալների։ կամ ղեկավարների պաշտոնանկությունը։

Այսպիսով, ROP-ի առավոտյան պլանավորման արդյունավետ հանդիպման 10 կանոն.

1. Պարբերականություն.

Առավոտյան պլանավորումը չի կարելի ժամանակ առ ժամանակ անցկացնել, ոչ թե լավ կամ վատ տրամադրության դեպքում, այլ ամեն օր, նույն ժամին։ Լավ պլանավորման հանդիպումը կլինի սկսելու ծես, մենեջերների գործունեության մեկնարկ։ Իմ պրակտիկայում ես բազմիցս հանդիպել եմ օրինակների, երբ վատ անցկացված կամ ընդհանրապես պլանավորման ժողովը փչացրել է ղեկավարների ողջ առօրյան, փչացրել տրամադրությունը և սպանել աշխատելու ցանկությունը:

Առավոտյան պլանավորման հանդիպման ժամանակ ղեկավարները պետք է վերջապես արթնանան և որսալ հիմնական միտքը՝ եկեք սկսենք:

2. Կարգապահություն

Արդյունավետ պլանավորման հանդիպումն ունի հստակ կառուցվածք, նպատակներ և ժամկետներ (այսինքն՝ պլանավորման հանդիպման համար հատկացված ժամանակը): Կառուցվածքից ցանկացած շեղում առաջացնում է մենեջերների մոտիվացիան, մինչդեռ ընդհանուր կանոններին հավատարիմ մնալը կարգապահություններ է և կառուցվածքային մտքեր:

Պլանավորման հանդիպումը միշտ պետք է սկսվի և ավարտվի ժամանակին: Հանդիպումից 15 րոպե առաջ բոլորը պետք է ներկա լինեն գրասենյակ։ Ամբողջ թեյ խմելը` պլանավորման հանդիպումից առաջ: Հետո - միայն աշխատանք:

Ղեկավարները պետք է պատրաստ լինեն պլանավորման հանդիպմանը, իմանան իրենց բոլոր ընթացիկ ցուցանիշները և օրվա պլանները, և չհաշվեն թվերը հաշվիչի վրա՝ ժամանակ խլելով ամբողջ թիմից կամ շեղվեն հաշվարկներով՝ լսելու ROP-ի մասին տեղեկատվությունը։ ուզում է փոխանցել բոլորին.

Բիզնես խաղի հետ բարձրորակ պլանավորման հանդիպման համար սովորաբար բավական է 45 րոպե: Բայց, հավատացեք, այս 45 րոպեն ապագայում կարող է շատ ժամանակ խնայել և շատ ավելի մեծ ֆինանսական արդյունքներ բերել։

3. Էներգիա

Առավոտյան հանդիպումը աշխատակիցների աչքի համար վառիչ է։

Եթե ​​պլանավորման հանդիպումը ձանձրալի է, մենեջերներն էլ ավելի կքնեն, իսկ դուք ցանկալի էֆեկտ չեք ստանա։ Մի արատավորեք տեղեկատվությունը, նկատի ունեցեք նպատակն ու կառուցվածքը, թույլ մի տվեք, որ աշխատակիցները շեղվեն թեմայից հետո կամ հարցեր տվեք, որոնք վերաբերում են միայն մեկ բանին:

Կարևոր է հիշել, որ պլանավորման հանդիպումը թիմային աշխատանք է, այլ ոչ թե առավոտյան հավաքույթ: Պահպանեք բոլորի ուշադրությունը: Ասա միայն այն, ինչ վերաբերում է բոլորին։

4. Անընդհատ վերապատրաստեք ձեր մենեջերներին:

Ամեն օր երեկոյան հանդիպումների ժամանակ մենեջերներին հարցնում եք, թե ինչպես է անցել նրանց օրը, ինչ հաջողություններ են ունեցել, ինչ դժվարությունների են հանդիպել, հաճախորդների ինչ առարկություններ չեն կարողացել հաղթահարել: Առավոտյան հանդիպումը թույլ է տալիս ընդհանուր քննարկման բերել ամենահրատապ հարցերը։

Դա անելու համար ձեզ հարկավոր է, որ մենեջերը հակիրճ ասի այն խնդիրը, որը նա չկարողացավ հաղթահարել երեկ, այնուհետև դուք արագ կրկնում եք տեսական մասը (օրինակ, բլոկը «փաստարկում հաշվարկային մեթոդով), այնուհետև կազմակերպում է բիզնես խաղ, որտեղ դերը. հաճախորդի դերը խաղում է մենեջերը, որը չի կարգավորվում իրավիճակը: Այնուհետև, ուղեղի գրոհի կարճ սեսիայի օգնությամբ ամբողջ թիմը ներկայացնում է իրավիճակի լուծման տարբերակներ:

Հատկապես կարևոր է, որ թիմում բոլորը ակտիվ մասնակցություն ունենան լուծումներ գտնելու գործում։ Մի տվեք պատրաստի պատասխաններ, ամենաարդյունավետ թրեյնինգը ոչ թե առաջնորդի տեսությունն է, այլ փոխազդեցությունների միջոցով գաղափարներ գտնելը:

Ամենօրյա ուսուցումը, լրացուցիչ ուսուցումը և մենեջերների հմտությունների աջակցությունը թույլ կտան ձեր մենեջերներին անընդհատ զարգանալ, կատարելագործել վաճառքի հմտությունները և չվախենալ ոլորտում առկա դժվարություններից:

5. Անընդհատ վերահսկեք պլանավորվածը

Առանց վերահսկողության պլանավորելը փողի վատնում է (գ) հին չինական իմաստությունը

Կարծում եմ, այստեղ առանձին բացատրության կարիք չկա։ Եթե ​​դուք չեք վերահսկում այն ​​մեկ անգամ, ապա երկու անգամ՝ երրորդին, ղեկավարները կամ կդադարեն ինչ-որ բան անել, կամ կսկսեն ստել:

6. Թիմի մոտիվացիա

Կարևոր է ոչ միայն ցույց տալ երեկվա արդյունքները ամբողջ թիմի համար և յուրաքանչյուրի համար առանձին, այլ նաև բացահայտել նախորդ օրվա լավագույնն ու վատագույնը, և մի վախեցեք սրանով որևէ մեկին մոտիվացնել՝ չափազանց փոքր ժամանակ։ օգտագործվում են ընդմիջումներ, և մենեջերները ամեն օր բարելավվելու հնարավորություն ունեն:

Որպես ցուցիչներ օգտագործեք ոչ միայն ֆինանսական (որքան վաճառք եք կատարել, որքան գումար եք բերել), կամ գործունեության ցուցանիշները (զանգերի, հանդիպումների և հանդիպումների քանակը), այլ նաև որակական ցուցանիշներ (կառավարչի և հաճախորդների միջև հաղորդակցության որակը): ): Կարող եք ինչպես ինքնուրույն լսել մենեջերների զանգերը, այնպես էլ օգտվել որակի վերահսկողության բաժնի հաշվետվություններից։

7. Պլանների կոնկրետություն

Մենեջերը պարզապես չպետք է խոսի այն մասին, թե որքան վաճառք է փակելու այսօր, որքան վճարումներ է հավաքելու և քանի հանդիպում է կատարելու: Նա պետք է անպայման աջակցի իր ծրագրերին կոնկրետ ընկերությունների անուններով։ Եթե ​​նույնիսկ այսօր նա պլանավորված հաճախորդներից պատասխաններ չունի, մենեջերը պետք է ասի, թե որտեղից է ստանալու այսօրվա պլանը, ում է զանգելու, ում մոտ է գնալու, բայց ընկերությունները պետք է անվանվեն՝ հստակ թվերով գումարով և քանակով։ .

Շատ կարևոր է նաև հիշել, որ մենեջերի ամենօրյա պլանը պետք է համապատասխանի ամսվա նպատակներին: Եթե ​​ձեր մենեջերը մեկ ամսվա պլան ունի՝ 1,000,000 ռուբլի վճարումներ, ապա նա չի կարող պլանավորել ամեն օր հավաքել 20,000 ռուբլի, քանի որ նա պարզապես չի ավարտի պլանը նման դրույքաչափով:

Ձեր ղեկավարների համար ամբիցիոզ պլաններ կազմեք: Եթե ​​մենեջերը ամաչում է հավակնոտ ծրագիր բարձրաձայնել, կամ վկայակոչում է իր սնահավատությունը («Չեմ ասի, որ չխաբեմ», «Հիմա ավելին կասեմ, իսկ դուք երեկոյան ուղեղս կուտեք» ), սա պետք է բուժվի, և որքան շուտ, այնքան լավ։ Վարժեցրեք մենեջերներին բարձր ծրագրեր ունենալու համար, սնուցեք նրանց ներքին «սահմանները»:

Նաև մենեջերը պետք է հավատա սեփական թվերին, ոչ թե խոսի «կապույտ», քանի որ դա անհրաժեշտ է, այլ հստակ հասկանա, որ իր ասածն իսկապես իրագործելի է, և նա գիտի, թե ինչպես ազդել դրա վրա։

8. Ստուգեք ամբողջ թիմի պատրաստվածությունը

Նախքան ձեր վաճառողներին նոր օր բաց թողնելը, ստուգեք, որ նրանք ունեն բոլոր ռեսուրսները՝ և՛ արտաքին (ներկայացման նյութերի, այցեքարտերի, զանգերի բազաների և այլնի առկայություն), և՛ ներքին՝ արդյոք բոլորի աչքերը վառված են, թե դա անհրաժեշտ է: ինչ-որ մեկի հետ, ապա մնացեք և հետագայում քննարկեք որոշ դժվարություններ, լրացուցիչ անհատական ​​մոտիվացիա տվեք:

9. ՀզորCTA պլանավորման հանդիպման ավարտին

Գտեք մոտիվացիոն արտահայտություն, որը կխթանի ձեզ սկսելու համար և ձեր ղեկավարներին լրացուցիչ էներգիա կհաղորդի: Արտահայտությունը կարող է լինել ցանկացած՝ «Թիմ, գնա՛», Կամ «Եկեք դա անենք», կամ «Ահա, արի գնանք»։

Սա այսպես կոչված խարիսխն է, որը ազդանշան է տալիս, որ ամեն ինչ ավարտված է, առավոտն ավարտված է, ժամանակն է վազել և հաղթել:

10. Վիզուալիզացիա

Համոզվեք, որ պլանավորման հանդիպման արդյունքները մուտքագրեք ցուցատախտակին, որպեսզի ղեկավարները կարողանան անընդհատ տեսնել ինչպես իրենց արդյունքները, այնպես էլ թիմի ընդհանուր արդյունքը, ինչպես նաև պլանի կատարման տոկոսը: Նման տախտակը կարող է այսպիսի տեսք ունենալ.

Եվ որպես բոնուս, առավոտյան պլանավորման հանդիպման որակը գնահատելու ստուգաթերթ, օրինակ.

Կազմակերպեք և անցկացրեք հանդիպումը հնարավորինս արդյունավետ:

Գտեք քննարկման համար նշված խնդրի լուծումը կամ դրեք իրավիճակի զարգացման ուղղությունը կառուցողական ուղղությամբ։

Հետաքրքիր է պլանավորման ժողովն անցկացնել այնպես, որ մասնակիցները հորանջելու ժամանակ չունենան և ժամանակի կորստի զգացում չունենան։

Գործողության պլան

1. Ծանոթացեք պլանավորման հանդիպման կազմակերպման առաջարկվող մեթոդին.

2. Պատրաստվեք ինքներդ, պատրաստեք անհրաժեշտ նյութերը և հրավիրեք մասնակիցներին։

3. Պլանավորման հանդիպում անցկացնել:

4. Ամփոփել պլանավորման հանդիպման արդյունքները և ծանոթացնել բոլոր մասնակիցներին:

Ինչպես կազմակերպել պլանավորման հանդիպում

Առաջինայն, ինչ պահանջվում է պլանավորման հանդիպման համար, հարց կամ թեմա է պլանավորման հանդիպման համար: Աշխատանքային ի՞նչ խնդիր եք ուզում լուծել։ Ի՞նչ դրական ազդեցություն կունենա կազմակերպության աշխատանքի պլանավորման հանդիպման արդյունքը: Հանդիպման մասնակիցներին նախօրոք ծանոթացրեք այս հարցին։ Այսպիսով, պլանավորման հանդիպման ընթացքում դուք ժամանակ կխնայեք, և քննարկման մասնակիցները կարող են գալ արդեն ձեր հարցի վերաբերյալ հետաքրքիր մտքեր ունենալով:

Երկրորդ- Սրանք այն մարդիկ են, ովքեր մասնակցելու են պլանավորման հանդիպմանը։ Ինչ պրոֆիլի մասնագետներ և ինչ մակարդակի մենեջերներ կամ ինչ գծի աշխատակիցներ են ձեզ անհրաժեշտ՝ տրված հարցի պատասխանը գտնելու համար։

Երրորդ- պլանավորման հանդիպման վայրը. Կարևոր է, որ սա առանձին սենյակ է կամ նույնիսկ հատուկ նիստերի սենյակ: Այնտեղ, որտեղ բոլորի համար բավարար տեղ կա, կողմնակի անձինք (չմասնակցելով պլանավորման հանդիպմանը) չեն կարողանա խանգարել ձեզ, և հեռախոսները չեն զանգի։

Չորրորդ- պլանավորման հանդիպման ժամանակը. Ցանկալի է, որ այն հարմար լինի բոլոր մասնակիցների համար կամ մշտական։ Օրինակ, ամենօրյա պլանավորման հանդիպումներն անցկացվում են ամեն օր, ժամը 8.30-ին:Ամեն դեպքում, պլանավորման հանդիպման ժամանակ ընտրելիս ստիպված կլինեք կենտրոնանալ ամենակարևոր մասնակիցների վրա։ Եվ նախապես նշանակեք՝ մի քանի ժամով, ավելի ճիշտ՝ օրերով։

Հինգերորդ- պլանավորման հանդիպման կանոնակարգը. Կարևոր է ոչ միայն ժամանակին սկսել պլանավորման հանդիպումը, այլև այն ավարտել ժամանակին։ Նախապես որոշեք հարցերի քննարկման հերթականությունը և յուրաքանչյուր մասնակցին հատկացված ժամանակը։ Սահմանափակեք այն, դա կդարձնի հաշվետվությունները հակիրճ և հնարավորինս տեղեկատվական: Օրինակ՝ մեկ ներկայացումը 10 րոպեից ոչ ավել է։

Վեցերորդ- ձեռքի տակ գտնվող նյութեր. Պահանջվող նվազագույնը գրիչներ են բոլոր մասնակիցների համար և թուղթ: Ինքներդ հոգացեք այս մասին, նախապես, որպեսզի քննարկման ժամանակ չկորցնեք՝ փնտրելով, թե ինչ և ինչի վրա գրել: Ձեզ նույնպես կարող է անհրաժեշտ լինել՝ ֆլիպչարտ, պրոյեկտոր, էկրան, նոութբուք, տպիչ: Բոլոր սարքավորումները պետք է նախապես պատրաստվեն և փորձարկվեն:

Յոթերորդ- պլանավորման հանդիպման ղեկավարը կամ քարտուղարը, ով կարձանագրի ձեր հարցի քննարկման ընթացքն ու արդյունքները:

Պլանավորման ձևաչափեր

1. Ամփոփում, տեղեկատվական հանդիպում.

Այս հանդիպումները կարող են անցկացվել շաբաթական շաբաթվա սկզբին ձեր կազմակերպության բոլոր մասերի ղեկավարների համար:

Ինչի՞ համար են նախատեսված այս հանդիպումները:

2. Պլանավորման հանդիպում - ընթացիկ առաջադրանքների բաշխում:

Սովորաբար անցկացվում է յուրաքանչյուր աշխատանքային օրվա սկզբին: Ձևաչափն ակնհայտ է՝ մենեջերը օրվա համար հանձնարարություններ է տալիս իր ենթականերին։ Ժամանակը նույնպես չարժե ձգվել՝ բոլորը առաջադրանքներ են ստացել և գնացել այն իրականացնելու։

3. Պլանավորել հանդիպում՝ քննարկելու առաջադրված հարցը:

Դուք նախապես ձևակերպում եք ձեր հարցը, որը ձևակերպել եք կյանքը և ձեր շուկայում առկա իրավիճակը:Հայտարարեք հանդիպման նպատակը, ուղարկեք այս տեղեկատվությունը մասնակիցներին: Խնդրեք նրանց նախապատրաստվել (անհրաժեշտության դեպքում) այդ հարցում: Նախապես սահմանեք պլանավորման հանդիպման ժամանակացույցը և քարտուղարը: Պլանավորման հանդիպման արդյունքներն ուղարկեք բոլոր մասնակիցներին: Նման պլանավորման հանդիպման ժամանակը երկու ժամից ոչ ավելի է: Բայց կան իրավիճակներ, երբ ավելի շատ ժամանակ է պահանջվում։ Այս դեպքում նա կնշանակի կազմակերպված 15-20 րոպեանոց ընդմիջումներ՝ թեյի և պարզապես հանգստանալու համար։ (Նաև նախապես պատրաստեք թեյ և քաղցրավենիք):

4. Ստեղծագործական պլանավորման հանդիպում.

Մարզչական հարցումներ
1) աճի համար ստեղծագործական ռեսուրսի զարգացում (ինքնազարգացում, մասնագիտական ​​աճ, բիզնեսի զարգացում).
2) Ներքին կոնֆլիկտների լուծում, ճգնաժամերի հաղթահարում` օգտագործելով ստեղծագործական ռեսուրսը

Լավ համակարգված, արագ և արդյունավետ թիմային աշխատանքի հասնելը հեշտ գործ չէ որևէ ղեկավարի համար: Ղեկավարի խնդիրն է յուրաքանչյուր ենթակայի համար մշակել գործողությունների միասնական ռազմավարություն, վերահսկել նրանց աշխատանքը և ուղղել այն: Արդյունավետ աշխատանքի հասնելու համար դուք պետք է հասկանաք, թե ինչպես վարել հանդիպումները, ինչպես ճիշտ սահմանել ենթականերին որոշակի ժամանակահատվածի համար:

Պլանավորման հանդիպում - կոնկրետ ժամանակի համար նախատեսված աշխատանքային խնդիրների քննարկում և բաշխում: Նման հանդիպումները կարելի է մոտավորապես բաժանել մի քանի տեսակների՝ կախված դրանց տեսակից, ժամանակից և քանակից։

Առաջին տեսակը ներառում է հաշվետվության պլանավորման հանդիպումներ (դրանք անհրաժեշտ են, որպեսզի ղեկավարությունը զեկուցի, թե ինչպես են կատարվում աշխատանքային առաջադրանքները տվյալ պահին), քննարկման հանդիպումներ (երբ քննարկվում են առաջարկները և քննարկվում են գործողությունների պլանի փոփոխությունները) և մոտիվացիոն հանդիպումներ (որտեղ բոլորը ստանում են իրենց առաջադրանքը հիմնական հարցի լուծման գործընթացում):

Ժամանակի հիման վրա դուք կարող եք ունենալ ամենօրյա, շաբաթական կամ ամսական հանդիպումներ:

Եթե ​​հիմք ընդունենք քանակական գործոնը, պլանավորման հանդիպումները կարելի է բաժանել ընդհանուր կամ զանգվածային հանդիպումների (որոնց ներկա են բոլոր աշխատակիցները) և փակ (երբ առանձին խումբ կամ բաժին է հրավիրում):

Հանդիպումների պլանավորումն ունի որոշակի առավելություններ.

• Պահպանում է կարգապահությունը, նվազեցնում է ուշացումը:
• Օգնում է հստակ և հասկանալի առաջադրանքներ դնել թիմի համար: Օրվա կարճաժամկետ պլանը շատ ավելի օգտակար և արդյունավետ է, քան վեցամսյա ծրագիրը:
• Ցույց է տալիս իրական կատարումը: Այս որակը տարածվում է, եթե պլանավորման հանդիպման ժամանակ աշխատակիցները հաշվետվություններ են ներկայացնում իրենց վերադասներին իրենց արածի վերաբերյալ:

Մի մոռացեք հանդիպումների խիստ մոտիվացնող դերի մասին։ Հանդիպումը գրագետ վարելը նշանակում է դրականորեն ազդել աշխատակիցների տրամադրության վրա, եռանդ տալ նրանց արդյունավետ աշխատանքի համար և խթանել նրանց կատարողականը բարելավելու համար: Բացի այդ, այս հատկությունը նպաստում է թիմի և շեֆի միջև դրական հարաբերությունների հաստատմանը։

Մյուս կողմից, Պլանավորման հանդիպումների անցկացումը ունի նաև բացասական կողմեր:

• Երկարատև հանդիպումները աշխատողներից էներգիա և էներգիա են խլում:
• Հանկարծակի, չնախատեսված հանդիպումները սովորաբար անարդյունավետ են լինում:

Այս բացասական գործոններից խուսափելու համար դուք պետք է ձեր հանդիպումները մտածված անցկացնեք։

Փորձագիտական ​​կարծիք

Հանդիպմանը աշխատակիցները առաջարկում են բիզնեսի զարգացման և վաճառքի նոր գաղափարներ

Հասմիկ Գեւորգյան,

Մոսկվայի Պրովոկացիյա խանութների ցանցի գլխավոր տնօրեն և սեփականատերերից մեկը

Մենք ամեն կերպ պարգևատրում և աջակցում ենք մեր աշխատակիցներին, ովքեր շահագրգռված են ապրանքանիշի ճանաչելիության բարձրացմամբ: Մեր ֆրանչայզերը որոշել է ամսական 2 անգամ անցկացնել հատուկ հանդիպումներ, որոնց ժամանակ աշխատակիցներն իրենց մտքերն ու առաջարկներն են հայտնում ընկերության զարգացման և վաճառքի ծավալների ավելացման համար։ Ամենահետաքրքիր նախագծերի և գաղափարների հեղինակները ստանում են իրենց աշխատավարձի մինչև 15%-ի չափով բոնուս:

Մեր լավագույն շապիկների տպագրություններից մի քանիսը ի սկզբանե նախագծվել և առաջարկվել են մեր աշխատակիցների կողմից: Մեր աշխատակիցների շնորհիվ մենք բարձրացնում ենք ընկերության տեղեկացվածությունը՝ հովանավորելով մշակութային երիտասարդական միջոցառումները։

Վառ օրինակ. Տուլայում մեր աշխատակիցներից մեկն առաջարկեց մասնակցել քաղաքային սպորտային մրցույթներին և երեկոներին ակումբներում: Այս աշխատակցի կրեատիվությունն ու նվիրվածությունը երաշխավորեցին, որ մեր գովազդները հայտնվեն քաղաքային հայտնի սրճարաններում։ Ի վերջո, վաճառքները Տուլա քաղաքում կրկնապատկվեցին: Աշխատակցի եկամուտը նույն կերպ է աճել՝ մի քանի ամիս անց նա դարձել է խանութի տնօրեն։

3 բաղադրիչ հաջող պլանավորման հանդիպման համար

1. Տեղեկատվական բաղադրիչ.Դարձրեք նյութը հետաքրքիր և օգտակար ունկնդիրների համար: Եթե ​​ձանձրալի տեղեկատվությունից հնարավոր չէ խուսափել, փորձեք այն ներկայացնել անսովոր կերպով։ Պլանավորման հանդիպմանը ներկայացված տեղեկատվությունը պետք է լինի օգտակար և հուզիչ: Եթե ​​դուք մտադիր եք հաջող հանդիպում ունենալ, ավելի լավ է չկիսվեք անփույթ և ձանձրալի տեղեկություններով:
2. Զգացմունքային բաղադրիչ.Վատ ներկայացմամբ հետաքրքրաշարժ նյութը վատ նյութ է: Հիշեք համալսարանը. որոշ զույգերով ժամանակ անցկացնելը ձանձրալի էր, ուսանողները բառացիորեն քնում էին դասարանում, իսկ մյուսներում բոլորը ցանկանում էին հասկանալ էությունը և քննարկել:
3. Հանդիպումն անցկացնող առաջնորդը.Խոսողի հեղինակությունն ուղղակիորեն ազդում է տեղեկատվության յուրացման վրա։ Եթե ​​դեռ չեք հասել բարձր հռետորական հմտությունների, ապա ժողովն անցկացնելուց առաջ առաջին և երկրորդ կետերն ավելի լավ ուսումնասիրեք։

Ինչպես անցկացնել պլանավորման հանդիպումներ՝ խուսափելով աշխատակիցների դիմադրությունից

Գաղտնիք չէ, որ հաճախ աշխատակիցները բացասաբար են վերաբերվում հանդիպումների պլանավորմանը։ Արժե հասկանալ այս ընկալման պատճառները։

Սկզբում, նման պլանավորման հանդիպումների սկզբնաղբյուրը կապված է այն ժամանակի հետ, երբ հաղորդակցության միջոցները թույլ չէին տալիս համակարգել մարդկանց աշխատանքը, և անհրաժեշտ էր անձամբ հավաքվել ամբողջ թիմով և ժամերով քննարկել կարևոր աշխատանքային հարցերը։ Քանի որ հանդիպման ընթացքում կուտակված աշխատանքի վերաբերյալ կարևոր կետեր պարզելու կամ քննարկելու այլ ճանապարհներ պարզապես չկար։ Ուստի հանդիպումը պետք է անցկացվեր մի քանի ժամով։

Երկրորդ, գրասենյակի շատ աշխատողներ զայրացած են այն փաստից, որ պլանավորման հանդիպումը զբաղեցնում է ամբողջ աշխատանքային ժամանակի 1/5-ը: Միևնույն ժամանակ, քննարկման համար այնքան էլ շատ բան չկա. ղեկավարի ելույթը սովորաբար զբաղեցնում է ամբողջ հանդիպման կեսը:

ԵրրորդԵթե ​​հանդիպում է անցկացվում ամեն օր, ապա աշխատակիցները շուտով դրան կվերաբերվեն որպես «ցուցադրական միջոցառման»: Աշխատակիցները մանրամասն չեն զեկուցի և շահագրգռված են աշխատանքի ընթացքով կամ փոփոխություններով, քանի որ դրանք ուղղակի կարճ ժամանակում կարող են տեղի չունենալ։ Ցանկացած ընկերության հիմնական նպատակները երկարաժամկետ ծրագրերն են, ուստի չարժե թանկարժեք ժամանակ ծախսել աշխատակիցներից՝ լսելու «գործերը լավ են, մենք աշխատում ենք»: Միայն կրիտիկական, արտակարգ իրավիճակների և անհետաձգելի խնդիրների դեպքում է անհրաժեշտ դառնում ամենօրյա հանդիպումներ անցկացնել։

Ինչպես ճիշտ անցկացնել պլանավորման հանդիպում՝ ընտրելով համապատասխան ձևաչափը

1. Տեղեկատվական հանդիպում

Դուք կարող եք նման պլանավորման հանդիպում անցկացնել երկուշաբթի օրերին, այն դարձնել շաբաթական իրադարձություն ձեր ընկերության յուրաքանչյուր բաժնի, յուրաքանչյուր բաժնի ղեկավարի համար: Այս հանդիպման նպատակն է պարզել, թե ինչ է արվել անցած շաբաթվա ընթացքում, ինչ է ձեռք բերվել և ինչ է նախատեսվում այս շաբաթվա ընթացքում։ Առաջնորդները կարող են կարևոր տեղեկություններ հաղորդել ենթականերին և դրդել նրանց արդյունավետ աշխատել: Ժամանակը մի ձգձգեք. լավագույնն է հանդիպումն անցկացնել 30 րոպեի ընթացքում:

2. Առաջադրանքների բաշխում

Այս կարճ հանդիպումը լավագույնս արվում է վաղ օրը: Ղեկավարները հանձնարարություններ են տալիս օրվա համար և բացատրում դրանք աշխատակիցներին: Եթե ​​չկան հարցեր կամ կարևոր տեղեկություններ, ապա նման հանդիպումը աշխատողների մեծ ժամանակ չի խլի:

3. Պլանավորման հանդիպում

Անհրաժեշտ է նման պլանավորման հանդիպում անցկացնել այն բանից հետո, երբ բոլոր աշխատակիցները նախապես գրավոր կամ էլեկտրոնային ծանուցվեն: Թող պատրաստվեն թեմայի շուրջ, նշանակեն հանդիպում և հանդիպման քարտուղար։ Նաև հանդիպման եզրակացությունները և եզրակացությունները ուղարկեք բոլորին, ովքեր ներկա են եղել կամ պետք է լինեն պլանավորման հանդիպմանը: Կարևոր է նշել, որ նման պլանավորման հանդիպումը չի կարող երկար ժամանակ անցկացվել: Եթե ​​դա դեռևս հնարավոր չէ խուսափել, համոզվեք, որ հանգստի կամ խորտիկի համար ընդմիջումներ կատարեք:

4. Ստեղծագործական հանդիպում

Եթե ​​այս անգամ թիմին առաջարկելու ոչինչ չունեք, լավ տարբերակ կլինի պլանավորման հանդիպում անցկացնել ոչ ստանդարտ ձևաչափով: Դա կարող է լինել լավագույն գաղափարի մրցույթ կամ ուղեղի գրոհի նիստ:

5. Հակամարտությունների լուծման համար հանդիպման պլանավորում

Մի մոռացեք մարդկային գործոնի և թիմում հնարավոր թյուրիմացությունների մասին։

Շեֆի ճիշտ դիրքորոշումը նմանատիպ խնդիր բացահայտելն ու լուծելն է: Այդ նպատակով ավելի հարմար կլինի հանդիպում անցկացնել, քան երբևէ։ Պետք է յուրաքանչյուր մարդու հնարավորություն տալ բացատրել իր դիրքորոշումը և ասել, թե կոնկրետ ինչն իրեն չի համապատասխանում: Նման հանդիպման ձեւաչափը չպետք է խիստ լինի, թող մարդիկ խոսեն կամ վիճեն՝ վիճելով իրենց կարծիքը։ Երբ դուք միասին բացահայտեք դժվարությունները, դուք պետք է հաղթահարեք դրանք: Պարտադիր չէ դա վերցնել միայն ձեր վրա, ձեզ կօգնեն HR մասնագետներն ու ավագ մենեջերները։

Դուք պետք է հանդիպում անցկացնեք՝ ընտրելով բոլորի համար հետաքրքիր թեմա, որպեսզի բոլորը ցանկանան խոսել, իսկ դուք հնարավորություն ունենաք կարգավորել խոսակցությունը և հարմարեցնել դրա ուղղությունը։

Ամփոփեք հանդիպումը, հավաքեք մասնակիցների ասածները և արդյունքները կիսվեք նրանց հետ:

Կարիք չկա հենց սկզբից զգուշացնել գործընկերներին, որ պլանավորման ժողովն անցկացվում է ծագած կոնֆլիկտի պատճառով։ Բացառություն են կազմում բացառապես նման իրավիճակները լուծելու համար կազմակերպված հատուկ հանդիպումները:

Ինչպես առավելագույնի հասցնել պլանավորման հանդիպման առավելությունները

Վատ կազմակերպված հանդիպումները, հանդիպումները և հանդիպումները լիովին անօգուտ են և նույնիսկ վնասակար: Որովհետև դրանք ինքնին ոչ թե հավելյալ արժեք են ստեղծում, այլ դրանց վրա կարելի է հսկայական ժամանակ ծախսել։

Սովորեք արդյունավետ պլանավորման հանդիպումների կազմակերպման կանոնները Commercial Director ամսագրից, որը կտեղափոխի աշխատանքային հոսքը նվազագույն ծախսած ժամանակով:

Ինչպես ամեն օր հանդիպումներ անցկացնել. քայլ առ քայլ ալգորիթմ

Քայլ 1. Որոշեք առավոտյան պլանավորման հանդիպման նպատակները

Յուրաքանչյուր կազմակերպություն պետք է ներկայացնի և պլանավորի իր աշխատանքի արդյունքները։ Ելնելով նախատեսված նպատակներից, դուք պետք է կազմեք դրանց իրականացման փուլային պլան:

Ցանկից ընտրեք նպատակներ, որոնք համապատասխանում են ձեր բիզնեսին.

• Նպատակներ դնելը

Կոլեկտիվ ժողովների անցկացման հիմնական պատճառը առաջադրանքների ժամանակացույցն է։ Աշխատողի ամենօրյա պլանը չպետք է ներառի 3-ից ավելի առաջադրանք և 1 կենտրոնացում: Իդեալում, յուրաքանչյուր աշխատակից ինքն է ուրվագծում օրվա առաջադրանքները և կենտրոնանում և այդ մասին տեղեկացնում ղեկավարին:

Իրատեսական և հասանելի նպատակներ դնելու համար օգտագործեք. Ավելի լավ է աշխատանքը պլանավորել կոնկրետ թվերով։ Պատկերացրեք տեղեկատվությունը. ավելի լավ է միջոցառումն անցկացնեք պրոյեկտորով կամ գրատախտակով սենյակում, որի վրա կգրեք հիմնական առաջադրանքները: Նշեք օրվա կենտրոնացումը մարկերով և ընդգծեք դա զրույցի ընթացքում:

Լավագույնն այն է, որ յուրաքանչյուր աշխատող գրի առնի իր ծրագիրը:

• Աշխատակիցների հետադարձ կապ

Շատ հաճախ, երբ բախվում են խնդրի կամ անհասկանալի իրավիճակի, աշխատակիցները այդ մասին չեն հայտնում իրենց ղեկավարին։ Որպես կանոն, դա քննարկվում է գործընկերների շրջանում և արժանի չի համարվում ղեկավարությանը զեկուցելու: Անհրաժեշտ է մշտական ​​կապ հաստատել ենթակաների հետ։ Աշխատակիցները պետք է սովորություն ստանան իրենց պարտականությունների կատարման ընթացքում իրենց ղեկավարին պատմել իրենց մտահոգությունների և մտահոգությունների մասին:

Այս դեպքում ղեկավարը պետք է առանձին հանդիպումներ անցկացնի՝ յուրաքանչյուր խնդրին լսելու և դրան համապատասխան արձագանքելու համար, նույնիսկ եթե կարծում է, որ իրավիճակը արժանի չէ հատուկ ուշադրության: Նաև փնտրեք խնդրի արմատը, ոչ թե մեղավորը: Նշանակեք կոնկրետ անձի, որը պատասխանատու է խնդրի շտկման համար և դրա համար հստակ ժամանակացույց հատկացրեք:

• Փորձի փոխանցում և վերապատրաստում

Եղեք առաջինը, ով խոսեք. ասեք ձեր գործընկերներին, թե ինչպես ինքներդ կկատարեիք հանձնարարված խնդիրը: Սկսեք քննարկում, հարցրեք աշխատակիցներին, թե ինչպես անել այս կամ այն ​​աշխատանքը ավելի լավ և արդյունավետ: Կարող եք պլանավորման հանդիպում անցկացնել խաղային ձևաչափով կամ ձեռնարկել բիզնես գործ, որպեսզի բոլորը կարողանան մասնակցել քննարկմանը:

Դուք կարող եք ուսուցում անցկացնել՝ պատմել կամ կրկնել սցենարներ գործընկերների հետ, բնորոշ պատասխաններ, արտադրանքի առավելություններ, ընկերության առաջխաղացումներ և այլն: Ներգրավեք ամբողջ թիմին այս գործընթացում:

Մի կրկնեք ինքներդ ձեզ, ամեն օր սովորեցրեք ձեր աշխատակիցներին նոր բաներ, զարգացրեք դրանք:

• Թիմային ոգու բարելավում

Ընկերության մասին խոսեք որպես սերտ թիմ. ձեր խոսքում օգտագործեք «մենք», «մեր թիմ» բառերը:

Հաղորդեք մի նոր և հետաքրքիր բան վերջին օրվա համար՝ այն, ինչ տեղի ունեցավ երեկ, ընկերության նորությունները, նրա հաջողությունները (նույնիսկ փոքր): Միայն այն պատճառով, որ դուք ունեք ներքին փոստային ցուցակ, չի նշանակում, որ բոլորը կարդում են այն: Ուստի ամենահետաքրքիրն ու ամենակարևորը կարելի է նորից պատմել պլանավորման հանդիպմանը։ Եթե ​​տեղեկատվությունն ամբողջությամբ դրական չէ, աշխատակիցները հնարավորություն կունենան քննարկել գործողությունների ծրագիրը:

Հիշեք աշխատողների համար կարևոր ամսաթվերը, խոսեք դրանց մասին (իրենց աշխատողների, նրանց ընտանիքի անդամների, երեխաների ծննդյան օրը, ընկերության համար կարևոր իրադարձություն և այլն):

• Թիմի մոտիվացիա

Կարող եք հանդիպում կազմակերպել՝ թիմին գալիք օրվա համար դրական բաներով լիցքավորելու համար։ Դրա համար անհրաժեշտ է.

• Գովաբանեք անձնակազմից որևէ մեկին (լավագույնը վաճառքի, լավ որակի, հաճախորդի կողմից երախտագիտություն, բարդ իրավիճակի լուծում և այլն):
• Առաջադրանքներ նշանակելիս բացատրեք, թե ինչպես է աշխատանքը դրականորեն ազդելու ընկերության ընդհանուր նպատակների վրա: Յուրաքանչյուր աշխատակցին հասկացրեք, որ դրանք կարևոր են:
• Օգտագործեք մոտիվացիոն բառեր և արտահայտություններ. «Եկեք դա անենք», «Ցույց տվեք, թե ինչի եք ընդունակ»: և այլն:
• Ցույց տվեք, որ հավատում եք յուրաքանչյուր աշխատակցին, հաճախ ասեք արտահայտություններ, ինչպիսիք են «Մենք կարող ենք», «Մենք հաջողության կհասնենք», «Ես վստահ եմ» և այլն:

Արդյունավետ հանդիպումներ ունենալու համար կարևոր կանոն է խոսել միայն դրական բաների մասին, պլանավորման հանդիպմանը ոչ մեկին մի հանդիմանել, թիմին մի նախատել։ Առավոտյան արժե խոսել միայն դրականի մասին։

Համոզվեք, որ օգտագործեք վերը նշված բոլոր նպատակները, բայց ոչ բոլորը պետք է միանգամից հանդիպումներ ունենան:

Քայլ 2. Մենք կազմում ենք կանոնակարգը

Առավոտյան հանդիպումների համար ձեր նպատակներն ընտրելուց հետո դուք պետք է որոշեք, թե ինչպես վարեք դրանք: Ժամանակացույցը կարելի է տպել և փակցնել այն գրասենյակում, որտեղ անցկացվում է հանդիպումը:

Որոշեք, թե որքան ժամանակ եք մտադիր անցկացնել հանդիպումը և գրեք այն կանոններում: Տասնհինգ րոպեն բավական է արդյունավետ հանդիպման համար։ Բացի այդ, կազմեք կոնկրետ պլան՝ ինչի մասին եք խոսելու հանդիպմանը։ Սա պահանջում է.

Պլանավորման հանդիպումը պետք է անցկացվի դրական նոտայի վրա: Ողջունեք թիմին, նշեք անձնակազմից որևէ մեկին անցած օրվա կատարած աշխատանքի և հաջողությունների համար: Հանդիպման ավարտին կարող եք շնորհավորել թիմին, մաղթել հաճելի օր կամ դրդել արդյունավետ աշխատանքի։

Պլանավորման հանդիպման սկզբում տեղեկացրեք, թե ինչ է արվել անցած օրվա ընթացքում: Դրեք նոր առաջադրանքներ՝ հաշվի առնելով արվածը։ Դրանից հետո դուք կարող եք անցկացնել ուսուցում կամ սկսել կրկնել:

Ստացեք արձագանք թիմից, խոսեք նրանց հետ հանդիպման վերջում, որպեսզի չձգձգեք իրադարձությունը: Եթե ​​քննարկման թեման չափազանց բարդ է և տևում է ավելի քան երկու րոպե, տարեք այն առանձին հանդիպման կամ վստահեք կոնկրետ աշխատակցի։

Քայլ 3. Պատրաստվելով պլանավորման հանդիպմանը

Պլանավորման ժողովը ճիշտ և գրագետ անցկացնելու համար պետք է նախապես պատրաստվել դրան։ Լավագույնն այն է, որ սկսեք պատրաստվել ձեր առավոտյան հանդիպմանը երեկոյան, և անպայման գրեք ամեն ինչ:

Օրվա առաջադրանքները պետք է համահունչ լինեն ավելի երկարաժամկետ նպատակներին և անդրադառնան նախորդ օրվանից ծագած խնդիրներին։ Յուրաքանչյուր կետի համար առանձին գրեք, թե ինչի մասին եք խոսելու՝ դրական նորություններ, խնդիրներ, վերջին իրադարձություններ, մարզումներ:

Քայլ 4. Պլանավորման հանդիպում անցկացնել

Սկսեք ձեր հանդիպումը՝ օգտագործելով ձեր ուրվագիծը: Ողջույն թիմին. Հետևեք ժամանակին, որպեսզի հանդիպումը չձգձգվի ավելի քան 15 րոպե:

Հանդիպման ընթացքում դիտարկեք աշխատակիցների արձագանքը պլանավորման նիստի յուրաքանչյուր փուլում: Այսպիսով, դուք կարող եք որոշել, թե ինչն էր հետաքրքիր թիմի համար, և ինչը ոչ: Եթե ​​որևէ տեղեկություն հետաքրքիր չէ աշխատողների համար, մտածեք՝ կարող եք հեռացնել այն պլանից կամ փոխել դրա ներկայացման ձևը:

Դուք կարող եք հասկանալ, թե որքան արդյունավետ եք անցկացրել պլանավորման հանդիպումը աշխատակիցների աշխատանքի որակի, վաճառքի մակարդակի ցուցիչով։ Եթե ​​արտադրողականությունը բարձրացել է, ապա հանդիպումը ճիշտ է կազմակերպվել։

Փորձագիտական ​​կարծիք

Ինչպես անցկացնել սովորական առավոտյան հանդիպում

Դմիտրի Գրիշին,

տնօրենների խորհրդի նախագահ և Մոսկվայում Mail.Ru Group-ի հիմնադիրներից մեկը

Մեզ համար սովորական բան է արտասովոր ձևաչափով հանդիպումներ անցկացնելը։ Նրանցից յուրաքանչյուրը կես ժամից էլ քիչ ժամանակ է պահանջում։ Պլանավորման հանդիպումները բաց են բոլոր այցելուների համար, կարող են մասնակցել ցանկացած աշխատակից, ոչ միայն նրանք, ովքեր անմիջականորեն առնչվում են պլանավորման հանդիպման թեմային: Մենք խոսում ենք կանգնած՝ աշխատավայրում աշխատանքի սովորական ձևաչափից մի փոքր հեռանալու համար։

Ծագած, նույնիսկ բոլորովին անիրատեսական թվացող խնդիրները լուծելու համար հնարավորինս շատ կրեատիվ գաղափարներ գտնելը հիմնական նպատակն է, որով մենք սկսեցինք նման պլանավորման հանդիպումներ անցկացնել։ Առաջարկները քննադատվում են այն աստիճանի, որ առանց էմոցիաների՝ խոսելով միայն հարցի տեխնիկական կողմի մասին։

Այն ամենը, ինչ առաջարկվում է թիմի կողմից, մուտքագրվում է հատուկ տվյալների բազա: Այս ձևաչափի միջոցառումների անցկացումը նշանակում է հնարավորություն տալ աշխատակիցներին լսել միմյանց և չկախվել աննշան խնդրից։ Բոլորն իրենց ներգրավված են զգում ընկերության համար կարևոր ընդհանուր գործի մեջ, և սա, ինչպես ոչ մի այլ բան, խթան է տալիս աշխատելու։

Ինչպես պատշաճ կերպով անցկացնել պլանավորման հանդիպում բաժանմունքում

Մեզանից յուրաքանչյուրը հասկանում է, թե բաժնի պետերը ինչ անելիքներ ունեն։ Բացի սովորական աշխատանքից, նրանք իրենց վրա են վերցնում խնդիրների լուծումն ու ամբողջ բաժնի ընդհանուր կազմակերպումը։ Շեֆի աշխատանքի արդյունավետությունը կախված է նրանից, թե նա ինչ մեթոդներ և կառավարման գործիքներ է օգտագործում։ Արժե՞ այս դեպքում ժամանակ վատնել ու հանդիպումներ անցկացնել։

Ամեն ինչ կախված է մենեջերի մոտեցումից հանդիպումների պլանավորման հարցում: Մի դեպքում ղեկավարները շատ ֆորմալ են մոտենում հանդիպումների պլանավորմանը, նույնիսկ եթե ընկերության կանոնները նախատեսում են, որ նման հանդիպումներ պետք է անցկացվեն: Նման ղեկավարը կարծում է, որ գլխավորը ավելի շատ ջանք է, ավելի քիչ հանդիպումներ: Մյուս ստորաբաժանման ղեկավարները որոշում են հանդիպումներ անցկացնել սեփական նախաձեռնությամբ, քանի որ գիտեն, թե որքան արդյունավետ է նման գործիքը թիմի աշխատանքի որակը բարձրացնելու համար։

Եթե ​​մի ամբողջ բաժնի մենթորը կարծում է, որ հանդիպումները պետք է անցկացվեն պարզապես այն պատճառով, որ «դա անհրաժեշտ է», ապա նա չպետք է ժամանակ կորցնի հանդիպումներ պլանավորելու վրա: Արտաքին տեսքի համար կազմակերպված ցանկացած գործունեություն միայն բացասաբար է անդրադառնում աշխատանքի վրա։ Ինչպես անունն է հուշում, պլանավորման հանդիպումը ձեռնարկության մեծ նպատակներին հասնելու համար գործողությունների գրագետ պլանավորում է:

Դեմինգի ցիկլի հիման վրա պլանավորման հանդիպումը թիմի աշխատանքի պարբերական ստուգումն է (Check)՝ անհրաժեշտության դեպքում շարժումը փոխելու կամ վերահղելու համար (Akt):

Որքա՞ն հաճախ անցկացնել պլանային հանդիպումներ բաժանմունքում? Բաժանմունքում ամենօրյա հանդիպումներն անհրաժեշտ են միայն նոր կամ անփորձ աշխատակիցների համար, ովքեր չեն կարողանում գլուխ հանել առանց իրենց ղեկավարների մշտական ​​հսկողության և խորհրդատվության: Ավելի համախմբված և փորձառու թիմի համար հանդիպումները պետք է անցկացվեն շաբաթը մեկ անգամ, նույն օրը, պլանավորման հանդիպման ժամանակի և կառուցվածքի առումով մոտավորապես նույնը: Սա անհրաժեշտ է կարգապահության համար:

Ամենից հաճախ առաջնորդը հրաժարվում է պլանավորման հանդիպում անցկացնելուց, քանի որ դա համարում է ժամանակի կորուստ։ Թիմի հետ փոխգործակցությունը վերածվում է կարճ մենախոսության՝ առանց աշխատակիցների արձագանքների: Այս մոտեցմամբ գործառույթների մեծ մասը կորչում է, բացառությամբ, գուցե, տեղեկատվական և մասամբ կարգապահական:

Ցանկացած ղեկավարի համար շատ ավելի դժվար է շփվել խմբի հետ, քան յուրաքանչյուր աշխատակցի հետ առանձին: Ամբողջ թիմը միանգամից կառավարելը փորձառու և լավ ղեկավարի հմտությունն է: Այդպիսի ղեկավարը գիտի, թե ինչպես ճիշտ վարել պլանավորման հանդիպումը. արագ և նպատակային՝ խմբից «վերադարձ» ստանալով, նրանց հետ ինչ-որ հարց քննարկելով և դրա հիման վրա կարգավորել բաժնի աշխատանքը: Լավագույնն այն է, որ հանդիպումը կես ժամ տևողությամբ (+ - 15 րոպե) շարունակվի: Մարդու մոտ, ֆիզիոլոգիապես, հենց այդպիսի ժամանակ է դրվում ուշադրության ամենամեծ կենտրոնացման համար:

Նոր միջոցառման՝ հանդիպումների պլանավորման ներդրումը որոշակի ժամանակ կխլի: Գործիքը գործարկելու համար հաճախ կպահանջվեն մի քանի հանդիպումներ: Եթե ​​բաժնի ղեկավարը սկսի լսել թիմի արձագանքները, նա կստանա շատ նոր տեղեկություններ, որոնք նախկինում ոչ ոք չի արտահայտել: Բայց հիմա հնարավորություն է ստեղծվել,- հարցրեց ինքը՝ առաջնորդը: Անհրաժեշտ կլինի աշխատողների համար սահմանել առանձին դերեր և նրանց նպատակը ամբողջ խմբի աշխատանքում, հաղթահարել առարկությունները և լավագույնս փաստարկել նրանց դիրքորոշումը: Հաճախ մենեջերները չեն ավարտում նոր գործիքի ներդրումը և, իդեալական արդյունքից մի քանի քայլ հեռու լինելով, վերադառնում են ոչ այնքան արդյունավետ կառավարման, այսինքն՝ առանձին խոսակցություններ վարում յուրաքանչյուր աշխատակցի հետ։

Առավոտյան վաճառքի հանդիպման 10 կանոն

Հաճախ վաճառքի մենեջերները լավ աշխատանք են կատարում մարդկանց հետ խոսելու և ապրանքներ վաճառելու հիմնական պատասխանատվությամբ, բայց միևնույն ժամանակ չգիտեն, թե ինչպես վարվել պլանի համաձայն, վերլուծել կատարված աշխատանքը և հետևողականորեն աշխատել: Եթե ​​մենեջերը այս ամսվա համար արդեն բազմաթիվ պատվերներ է ստացել, նա դադարում է աշխատել նույնքան ակտիվ, ավելի քիչ սառը զանգեր է կատարում, գործ չունի պասիվ հաճախորդների հետ։

Նկատելով նման միտում՝ մենեջերը կարող է պլանավորման հանդիպման ժամանակ այդ մասին տեղեկացնել մենեջերին, ասել, որ իր խուսափումը աշխատանքից նկատվում և վերահսկվում է։ Իհարկե, մենեջերները պատրվակ կփնտրեն հանդիպմանը չմասնակցելու համար՝ պատճառաբանելով, որ զբաղված են։ Դուք կարող եք հանդիպում կազմակերպել ադմինիստրատիվ կառավարման նպատակով, երբ ղեկավարը կարող է ազդել աշխատանքի վրա և բարելավել այն, եթե նկատում է ռեցեսիա կամ շտապողականություն:

Պլանավորման ժողովը հնարավորինս արդյունավետ անցկացնելու համար դուք պետք է հավատարիմ մնաք դրանց կանոններ:

Կանոն 1. Հաճախականություն

Դուք պետք է ձեր առավոտյան ժամադրություններն ունենաք ամեն օր նույն ժամին՝ անկախ ձեր տրամադրությունից։ Ժամանակի ընթացքում պլանավորման հանդիպումը կդառնա սովորություն և ազդանշան կծառայի մենեջերներին՝ սկսելու աշխատանքը: Եղել են դեպքեր, երբ հանդիպման բացակայությունը կամ դրա վատ կազմակերպումը խախտում էր մենեջերների օրվա սովորական ձևը, խլում նրանց լավ տրամադրությունն ու աշխատելու ցանկությունը։

Առավոտյան հանդիպման ժամանակ ղեկավարները պետք է ուշքի գան մինչև վերջ, արթնանան և հասկանան՝ ժամանակն է սկսել աշխատանքը։

Կանոն 2. Կարգապահություն

Արդյունավետ պլանավորման հանդիպման 3 հիմնական գրավականը՝ հանդիպումներ անցկացնել ճշգրիտ կառուցվածքով, սահմանված նպատակներով և միաժամանակ։ Եթե ​​կանոնները պահպանվեն, պլանավորման հանդիպումը դրական է ազդում մենեջերների աշխատանքի վրա, նրանցից շեղումը, ընդհակառակը, վնասում է աշխատուժին։

Հանդիպումը պետք է անցկացվի միաժամանակ։ Աշխատակիցները պետք է շուտ հասնեն գրասենյակ և չուշանան: Հաղորդագրություն փակցնելուց համար պետք է համահունչ աշխատանքի համար հանդիպումից առաջ եւ ընթացքում, որպեսզի դուք կարող եք սկսել աշխատել անմիջապես հետո հանդիպման ավարտից. Յուրաքանչյուր մենեջեր պետք է նախօրոք պատրաստվի պլանավորման հանդիպմանը, օրվա նպատակներ դնի և հաշվարկի բոլոր ցուցանիշները, որպեսզի հանդիպման ժամանակ ամբողջ թիմից ժամանակ չկորցնի և ինքն իրենից չշեղվի:

Եթե ​​որոշել եք խաղի վրա հիմնված հանդիպում ունենալ, դրա համար հատկացրեք մոտավորապես 45 րոպե: Սա ավելին է, քան պլանավորման հերթական հանդիպման համար, բայց շատ արդյունավետ է թիմի աշխատանքի և ընկերության ֆինանսական գործունեության համար:

Կանոն 3. Կենսունակություն

Առավոտյան հանդիպումը տրամադրություն է ստեղծում ամբողջ օրվա համար։

Եթե ​​ձանձրալի ու անհետաքրքիր հանդիպում անցկացնեք, ապա այդ օրը աշխատանքից ոչ մի դրական ազդեցություն չի լինի։ Հստակ և հետաքրքիր տեղեկատվություն տրամադրեք, թույլ մի տվեք, որ թիմը շեղվի թեմայից կամ հարցնի այն բաների մասին, որոնք կապված չեն թիմի ընդհանուր աշխատանքի հետ:

Պլանավորման հանդիպման ժամանակ արժե խոսել միայն այն մասին, թե ինչ է վերաբերում բոլոր աշխատակիցներին: Նման միջոցառումը կոլեկտիվ աշխատանք է, և ոչ միայն նստելու ժամանակ:

Կանոն 4. Անընդհատ վերապատրաստեք ձեր մենեջերներին

Ամեն անգամ աշխատանքային օրվա վերջում մենեջերներին հարցրեք, թե ինչպես է անցել աշխատանքը՝ ինչ դժվարություններ են առաջացել, հաճախորդների ինչ առարկություններ չեն կարողացել հաղթահարել։ Ամփոփեք տեղեկատվությունը առավոտյան պլանավորման հանդիպման մի մասը անցկացնելու համար՝ դասավորելով իրավիճակը թիմի հետ:

Նախ, թող ղեկավարը նկարագրի ծագած խնդիրը: Դրանից հետո համառոտ վերանայեք այս թեմայի տեսությունը, օրինակ՝ փաստարկների բաժինը։ Դրանից հետո խաղի ընթացքում կազմակերպեք ուղեղային գրոհ. մենեջերը, ով բախվում է դժվարության, կստանձնի հաճախորդի դերը, իսկ մնացած ենթակաները առաջարկում են խնդրի լուծման տարբերակներ:

Քննարկումը պետք է տարվի այնպես, որ յուրաքանչյուր աշխատող մասնակցի լուծման որոնմանը։ Պետք չէ ինքնուրույն և ամեն անգամ բացատրել, թե ինչպես հաղթահարել դժվարությունը, թող թիմը ինքնուրույն ելք գտնի միմյանց հետ փոխգործակցության միջոցով:

Ամենօրյա վերապատրաստման այս մոտեցումը ղեկավարներին հնարավորություն կտա մշտապես կատարելագործվել և չվախենալ խնդրի առջև:

Կանոն 5. Մշտապես վերահսկել պլանավորվածը

Կանոնը շատ պարզ է անունից. Եթե ​​դադարեք վերահսկել մենեջերների աշխատանքը, արդյունավետ աշխատանք չեք տեսնի։

Կանոն 6. Թիմի մոտիվացիա

Պլանավորման հանդիպում անցկացնելիս զեկուցեք ոչ միայն նախորդ օրվա ընդհանուր արդյունքների մասին, այլև ընդգծեք լավագույն և վատ կատարող ունեցող մենեջերներին: Սա բացասաբար չի ազդի աշխատակիցների աշխատանքի վրա, այլ միայն խթան կհանդիսանա նաև աշխատելու կամ բարելավելու, եթե երեկ ինչ-որ բան չստացվեց։

Կարևոր է նշել ոչ միայն քանակական ցուցանիշները, այլև աշխատանքի որակը։ Գովաբանեք մենեջերներին, ովքեր լավագույնս խոսեցին հաճախորդի հետ: Դուք կարող եք ինքներդ լսել աշխատակիցների խոսակցությունները կամ դիմել որակի վերահսկման բաժին՝ հաշվետվության համար:

Կանոն 7. Պլանների կոնկրետություն

Առավոտյան հանդիպման ժամանակ իր օրը պլանավորելիս մենեջերը պետք է որոշի, թե ինչ վաճառք է անելու, ում հետ հանդիպելու, ինչ վճարում է ստանալու։ Պետք է ընտելանալ միջոցառումն այնպես անցկացնելուն, որ մենեջերները միշտ տրամադրեն այդ տվյալները կոնկրետ թվերով և կազմակերպությունների անուններով։ Թող մենեջերը հստակ նշի այն ընկերությունները, որոնց նա կզանգահարի և ուր կգնա, նույնիսկ եթե այսօր նախատեսված հաճախորդներից կոնկրետ պատասխաններ չունի։

Բացի այդ, ձեր ամենօրյա պլանը պետք է լինի ձեր ամսական նպատակի մի մասը: Այլ կերպ ասած, եթե վաճառքի ամսական պլանը կազմում է 500,000 ռուբլի, ապա վաճառողը չի կարող պլանավորել օրական ստանալ 15,000, քանի որ նման դրույքաչափը չի հանգեցնի երկարաժամկետ առաջադրանքի կատարմանը:

Հրամայական է զբաղվել սեփական աշխատակիցների առարկություններով, ովքեր չեն ցանկանում իրենց բարձր չափանիշներ դնել՝ վկայակոչելով սնահավատությունը կամ պարզ դժգոհությունը: Վերապատրաստեք աշխատակիցներին հավակնոտ նպատակներ դնելու համար:

Հիշեք, որ ծրագիրը պետք է լինի իրական և իրագործելի, այլ ոչ թե ուղղակի ասված լինի: Ղեկավարը պետք է հասկանա, որ օրվա առջեւ դրված խնդիրն իրական է, և ձգտի այն իրականացնել։

Կանոն 8. Ստուգեք ամբողջ թիմի պատրաստվածությունը

Նախքան ենթականերին վայրեր ուղարկելը, ստուգեք նրանց պատրաստվածությունը։ Խոսքը և՛ արտաքին ռեսուրսների մասին է (ներկայացման նյութեր, այցեքարտեր, հեռախոսային բազաներ և այլն), և՛ ներքին, «մարդկային»՝ արդյոք բոլորը համապատասխան տրամադրություն ունեն, թե՞ կարիք ունեն առանձին աշխատել ինչ-որ մեկի հետ՝ նրանց արդյունավետ գործունեության դրդելու համար։ .

Կանոն 9. Գործողության հզոր կոչ Պլանավորման հանդիպման ավարտին

Պլանավորման հանդիպումն ավարտելու համար գտեք վառ մոտիվացնող արտահայտություն, որը ազդանշան կծառայի աշխատանք սկսելու համար, օրինակ՝ «Բիզնեսի համար», «Առաջ»: և այլն:

Նման արտահայտությունը կծառայի որպես խարիսխ, որը լրացուցիչ էներգիա կհաղորդի թիմին:

Կանոն 10. Վիզուալիզացիա

Սլայդերը ավելի արդյունավետ վարելու համար անհրաժեշտ է կազմել տախտակ, որի վրա կկցվեն հանդիպման արդյունքներն ու վարկանիշը, որպեսզի աշխատակիցները կարողանան տեսնել ընդհանուր ձեռքբերումները, դրանց ցուցանիշը և որքան մոտ են նրանք ամսական պլանին:

Ինչպես ամեն շաբաթ պլանավորման հանդիպում անցկացնել

Եթե ​​ցանկանում եք արդյունավետ պլանավորման հանդիպում անցկացնել, պետք է հաշվի առնել երկու պայման.Նախ հանդիպման համար հատկացված ժամանակը չպետք է երկար լինի՝ մոտ կես ժամ։ Երկրորդը պլանավորման հանդիպման ժամանակ գրառումներն են։ Առաջնորդների կողմից հնչեցրած նպատակները պետք է գրվեն.

Շաբաթական ժողովը բաղկացած է չորս փուլից.

Փուլ 1. Ընկերության նպատակների հայտարարություն

Շաբաթական հանդիպումներ անցկացնելու լավագույն միջոցը սկսելն է՝ կրկնելով ֆիրմայի առաջնային կամ երկարաժամկետ նպատակը: Օրինակ՝ «Բարգավաճ ընկերություն՝ ընդարձակ վաճառքի շուկայով»։ Դրանից հետո առաջադրանքն անվանեք ավելի կարճ ժամանակահատվածի համար՝ «Այս տարի 3 անգամ ավելացրեք կազմակերպության եկամուտը»:

Քայլ 2. Բիզնեսի ղեկավարները հերթով խոսում են այն մասին, թե ինչ են արել անցյալ շաբաթ՝ նպատակին հասնելու համար

Անհրաժեշտ է պլանավորման հանդիպում անցկացնել՝ մենեջերներից կատարված աշխատանքի վերաբերյալ կոնկրետ տեղեկատվություն պարզելու համար։ Չի կարելի թույլ տալ ընդհանուր արտահայտություններ, ոչ տեղեկատվական խոսք, ինչպես օրինակ՝ «Մեզ հաջողվեց 10 տոկոսով բարձրացնել բաժնի աշխատունակությունը»։ Նման պարագայում արժե ճիշտ հարցնել, թե ինչ միջոցներ են ձեռնարկվել։

Եթե ​​վարչության պետը շարունակում է ընդհանուր տեղեկություններ տրամադրել, ապա ժողովի ղեկավարը պետք է ընդհատի նրան և ուղղակիորեն հարցնի, թե արդյոք կա՞ տեղեկատվություն, որն արժե քննարկել հանդիպմանը: Եթե ​​ոչ, ապա պետք է ժողովն անցկացնեք հետագա՝ խոսքը փոխանցելով մեկ այլ բաժնի:

Եթե ​​դուք այս ձևաչափի հանդիպումներ եք անցկացնում, ապա հստակ կարող եք տեսնել ընկերության յուրաքանչյուր ստորաբաժանման աշխատանքի արդյունքները։ Այն նաև բացահայտում է, թե ղեկավարներից ով է ջանասիրաբար աշխատում կազմակերպության բարօրության համար, և ով է պարզապես ձևացնում:

Փուլ 3. Առաջիկա շաբաթվա համար նպատակ է դրված ամբողջ ընկերության և ղեկավարի համարհասնում էմասնակիցների համաձայնությունն այդ նպատակով

Յուրաքանչյուր ղեկավարի հնարավորություն տվեք կիսվել, թե ինչ է պատրաստվում անել այս շաբաթ իրենց բաժինը, ինչպես են նրանք իրականացնելու ծրագիրը: Գրանցեք պլանավորված առաջադրանքները ամսագրում:

Բացի այդ, գերատեսչությունների ղեկավարները հնարավորություն կունենան շփվելու միմյանց հետ՝ խնդրելու մեկ այլ գերատեսչության՝ ինչ-որ բան անել, եթե անհրաժեշտ է համատեղ ջանքեր։ Քննարկումից հետո նման նպատակները նույնպես պետք է գրանցվեն ամսագրում:

Քայլ 4. Պլանավորման հանդիպման ղեկավարը հարցնում է, թե արդյոք նրանք պատրաստ են իսկապես հասնել իրենց նպատակին այս շաբաթ և հայտարարում է սկիզբը:

Հանդիպումների պլանավորման այս ձևն օգնում է հասնել առավել դրական արդյունքների: Գերատեսչությունների ղեկավարները սկսում են քրտնաջան աշխատել և իրենց գերատեսչությունում հասնել բարձր կատարողականի կամ ազատել պաշտոնները ավելի արժեքավոր կադրերի համար: Հենց նման հանդիպումների միջոցով կարելի է հասկանալ, թե գործընկերներից ով է առավելագույնս օգտագործում իրենց ջանքերը, իսկ ով է միայն արտաքին տեսք է ստեղծում։

Փորձագիտական ​​կարծիք

Ամենշաբաթյա պլանավորման հանդիպումների անցկացման լավագույն տարբերակը բազմամակարդակ է

Վլադիմիր Կիսելև,

Գործադիր տնօրեն, «Company SHERP» ՓԲԸ-ի գործընկեր Մոսկվայում

Շաբաթական պլանավորման հանդիպումները յուրաքանչյուր ընկերության համար պարտադիր իրադարձություն են, որոնցում վերանայվում և քննարկվում են աշխատանքի արդյունքները և սահմանվում հաջորդ շաբաթվա նպատակները: Ավելի լավ է հանդիպումներ անցկացնել յուրաքանչյուր մակարդակում: Սկզբում հանձնվում են գերատեսչությունների ղեկավարները և գլխավոր տնօրենը, որից հետո յուրաքանչյուր վարչությունում պլանավորման հանդիպումներ են անցկացվում իր անմիջական ղեկավարի հետ։ Փոքր պլանավորման հանդիպումների ժամանակ ղեկավարները կարող են նաև հայտնել տեղեկատվություն, որը վերաբերում է ամբողջ ընկերությանը և յուրաքանչյուր աշխատակցին:

Կարևոր է պլանավորման հանդիպում անցկացնել ոչ միայն նշված թեմայի խիստ շրջանակներում, այլև աշխատակիցներին հնարավորություն տալ պարզել հետաքրքրություն ներկայացնող տեղեկատվությունը և քննարկել աշխատանքային խնդիրները: Նման հանդիպումների դերը շատ կարևոր է՝ թիմն այսպես է իմանում նոր նպատակների, պլանի փոփոխությունների կամ այլ նորությունների մասին։ Գործադիր տնօրենը պետք է հանդիպի այն աշխատակիցների հետ, ովքեր չեն մասնակցում շաբաթական պլանավորման հանդիպումներին ամիսը կամ եռամսյակը մեկ անգամ:

Ինչպես լինել ստեղծագործական հանդիպումների պլանավորման ժամանակ

1. Ընտրեք անսովոր վայր

Հանդիպումները չեն սահմանափակվում գրասենյակով: Փնտրեք գեղեցիկ վայր ձեր քաղաքում, զբոսավայր, հետիոտնային փողոց կամ սրճարան: Հիմնական բանն այն է, որ դուք կարող եք արագ հասնել այնտեղ աշխատանքից և աշխատանքի:

Վայր, որը դուր կգա գործընկերներին՝ սրճարան, թմբուկ, այգու տարածք: Միակ նախազգուշացումը այն է, որ տեղը պետք է տեղակայված լինի գրասենյակին մոտ, որպեսզի բոլորը կարողանան արագ հասնել այնտեղ:

2. Սահմանեք ոչ ստանդարտ ժամանակ

Փորձեք հանդիպումներ անցկացնել ոչ թե առավոտյան, այլ, օրինակ, ճաշի ժամին (պարզապես թիմը չթողնեք առանց սննդի) կամ աշխատանքային օրվա ավարտից 30 րոպե առաջ (սա արագացնում է աշխատանքի տեմպը):

3. Օգտագործված նյութեր

Գրենական պիտույքները տվեք ոչ բոլոր մասնակիցներին, այլ 2-3 հոգու համար նախատեսված թուղթ և գրիչ։ Այսպիսով, իրենք են որոշելու, թե ով ինչ գրի։

4. Հանդիպումից առաջ բոլորից վերցրեք հեռախոսները

Լավ լուծում է հանդիպումն առանց շեղումների անցկացնելը։ Սկզբում դա որոշակի շփոթություն և շփոթություն կառաջացնի, բայց հետո զգալիորեն կբարձրացնի մասնակիցների կենտրոնացումը և ներգրավվածությունը խնդիրների լուծմանը:

5. Փոխեք միջոցառման ձևաչափը

Դուք կարող եք պլանավորման հանդիպում անցկացնել հեռախոսով կամ Skype-ով՝ սովորական ռիթմը դիվերսիֆիկացնելու համար, երբ բոլորը սովոր են նստել հանդիպման սենյակում:

Փորձագիտական ​​կարծիք

Կարո՞ղ է արդյունավետ լինել սիգարի, նարգիլեի և վիսկիի հանդիպումը:

Նիկոլայ Նովոսելով,

ArtNauka ընկերության տնօրեն, Մոսկվա

Ելնելով իմ անձնական փորձից՝ կարող եմ ասել, որ պլանավորման հանդիպումների քանակի ավելացումը բացասաբար է անդրադառնում ընկերության արտադրողականության վրա։ Մենք փորձեցինք «գրասենյակային լռության օր» և պարզեցինք, որ այս մոտեցումն ավելի լավ արդյունք է տալիս, քան հենց պլանավորման հանդիպումը: Ցավոք, այս մեթոդը մեզ լիովին չի համապատասխանում, մենք չենք կարող ամեն շաբաթ մեկ օր անցկացնել առանց հանդիպումների, քանի որ մենք զբաղվում ենք միջոցառումների տարածքում:

Անձնակազմն ավելի շատ կցանկանար հանդիպումը, եթե նրանք սիգարով հանդիպումներ ունենային և վիսկի խմեն։ Նման գրեթե ոչ պաշտոնական միջավայրում գործընկերները շատ ավելին ունեն պատմելու և անկեղծ լինելու իրենց կարծիքների վերաբերյալ: Ես չէի վախենում, որ նման պլանավորման հանդիպումների դեպքում թիմում ծանոթություն կհայտնվի։ Աշխատակիցների հարաբերությունները չեն փոխվել, մարդիկ պարզապես սկսել են իրենց ավելի հանգիստ զգալ, կարծիք հայտնել իրավիճակի մասին և գործնական խորհուրդներ տալ։

Ինչպես անցկացնել պլանավորման հանդիպումներ՝ օգտագործելով հաջողակ ընկերությունների փորձը

Թիմի հետ հանդիպումները գրագետ անցկացնելը միշտ չէ, որ նշանակում է կազմակերպել սովորական ձևաչափի հանդիպումներ, երբ բոլորը հավաքվում և նստում են բազկաթոռներին։ Ժամանակակից ընկերություններում, որոնցում ոչ ստանդարտ մեթոդները արագորեն արմատավորվում են, ավելի ու ավելի են փորձում կանգնել հանդիպումներ անցկացնել։ «Ոտքի վրա» հանդիպումներն օգնում են ազատվել դատարկ ձգձգվող խոսակցություններից, լսել միայն ամենակարևոր տեղեկությունը։

«Atomic Object» ծրագրային ապահովման ընկերությունը վաղուց որոշել է ոտքի վրա հանդիպումներ անցկացնել։ Այս կրեատիվ ձևաչափի շնորհիվ մենեջմենթը հասնում է առավելագույն արդյունքի՝ առանց ավելորդ պատճառաբանությունների, հստակ հարցերի և ճիշտ պատասխանների: Պրակտիկան ցույց է տալիս, որ կանգնած հանդիպումները տևում են ոչ ավելի, քան 7 րոպե՝ թիմը պլանավորում է օրը, լսում է առաջադրանքները և անմիջապես սկսում աշխատել: Այս ձևի պլանային հանդիպումներ անցկացնելու դեպքում աշխատակիցները հանգստանալու հնարավորություն չեն ունենա, և նրանք ստիպված կլինեն ավելի ակտիվ գործել և խոսել:

Wall Street ամսագիրըհաղորդում է, որ նույնիսկ Առաջին համաշխարհային պատերազմի տարիներին ընդունված էր կարճատև պլանային հանդիպումներ անցկացնել, քանի որ դանդաղությունն անընդունելի էր։ Հետագայում նմանատիպ ձևաչափը տեղափոխվեց բիզնես, որտեղ անհրաժեշտություն առաջացավ արագացնել փոխգործակցությունը և տեղեկատվության փոխանակումը։

Հանդիպման նոր ձևաչափի առավելությունները գիտականորեն ապացուցված են։ Միսսուրիի համալսարանի գիտնական հետազոտող Ալեն Բլադորնը պարզել է, որ կանգնած ժամանակ պլանավորման հանդիպում անցկացնելը ավելի քիչ ժամանակ է պահանջում աշխատակիցներից, բայց եթե ոչ ավելի լավ, ապա բացարձակապես նման արդյունքների հասնել՝ համեմատած սովորական հանդիպումների հետ:

Հարցման համաձայն Տարբերակ Մեկանցկացվել է 2011 թվականին, հարցված 6000 աշխատակիցների մոտ 80%-ը հաստատել է, որ իրենց ընկերությունների համար ընդունված է ամեն օր կարճատև հանդիպումներ անցկացնել:

Բացի «ոտքի վրա» հանդիպումներ պլանավորելուց, արևմտյան ընկերությունները այլ նորամուծություններով են հանդես եկել ավելի արդյունավետ աշխատանքի համար։

Օրինակ՝ ընկերությունում Ֆեյսբուքորոշեց կարճատև հանդիպումներ անցկացնել ընդմիջումից 15 րոպե առաջ՝ դրանով իսկ ի սկզբանե սահմանելով հանդիպման տևողությունը։ Աշխատակիցները պնդում են, որ այս մեթոդը լավ է աշխատում. մարդիկ խոսում են կարճ և միայն թեմայի շուրջ:

Եթե ​​ընկերությունում կարգապահության դեմ պայքարել, ուշացումների թիվը նվազեցնելու համար անհրաժեշտ է կարճատև հանդիպումներ անցկացնել։ Ավելի լավ է ուշացածներին չհրավիրել քննարկման, քանի որ որոշ տեղեկությունների չիմանալով՝ նրանք կխանգարեն հանդիպմանը և ավելորդ հարցեր տալով կձգձգեն ժամանակը։

Ընկերության մեջ AdobeՀամակարգերորոշել է պլանային հանդիպումներ անցկացնել և միևնույն ժամանակ զբաղվել ուշացումներով։ Անգամ տույժեր էին նախատեսում սխալ ժամին եկողների համար։ Ուշացածների մեղքով կորցրած ժամանակը հավասարեցվեց այն ժամանակին, որը կարելի էր ծախսել ծրագրերի մշակման վրա։ Այսպիսով, յուրաքանչյուր ուշացման համար տուգանքը կազմում է 1 դոլար:

Ընկերություն Պողպատե պատյանհորինել է իր յուրահատկությունը՝ հանդիպման մեկնարկի ազդանշանը Էլվիս Փրեսլիի կոմպոզիցիան է՝ «Մի քիչ քիչ խոսակցություն» կամ «Ավելի քիչ շաղակրատ»։

Եթե ​​կազմակերպության աշխատակիցները ժամանակ չունեն անցկացնելու ոչ միայն սովորական, այլեւ կարճ պլանավորման հանդիպում, կարող եք հանդիպումն անցկացնել՝ օգտագործելով հաղորդակցման միջոցները։ Նման դեպքերում դուք կարող եք ընտրել զրուցել կամ էլփոստ ուղարկել ընկերությանը՝ գործընկերների հետ կիսվելու համար ձեզ անհրաժեշտ հիմնական տեղեկությունները: Ընդ որում, հանդիպումները «ոտքի վրա» անցկացնելը դեռ ավելի արդյունավետ է, քան պլանավորման ցանկացած այլ հանդիպում։

Տեղեկություններ փորձագետների մասին

Հասմիկ Գեւորգյան, Պրովոկացիա խանութների ցանցի գլխավոր տնօրեն և համասեփականատեր, Մոսկվա։ ՍՊԸ «Սադրանք-արտադրություն». Բիզնես պրոֆիլ՝ սադրիչ պրինտով հագուստի և աքսեսուարների արտադրություն և վաճառք։ Տարածք՝ գլխամասային գրասենյակ - Մոսկվայում; արտադրություն - Տվերում; մանրածախ առևտրի կետեր և խանութներ՝ Ռուսաստանի, Բելառուսի, Ուկրաինայի և Ղազախստանի ավելի քան 100 քաղաքներում: Աշխատակազմի թիվը՝ 55 (մայր ընկերությունում):

Դմիտրի Գրիշին, Տնօրենների խորհրդի նախագահ և Mail.Ru Group-ի համահիմնադիր, Մոսկվա։ Դմիտրի Գրիշինը տնօրենների խորհրդի նախագահն է 2012 թվականի մարտից: 2005 թվականին նա դարձել է Mail.Ru Group-ի համահիմնադիրներից մեկը, որտեղ 2010 թվականի նոյեմբերից մինչև 2016 թվականի հոկտեմբերը եղել է ընկերության գլխավոր տնօրեն (Ռուսաստան): Դմիտրին Mail.Ru-ում աշխատում է 2000 թվականից; 2001 թվականին նշանակվել է ընկերության տեխնիկական տնօրեն, 2003-2010 թվականներին՝ գլխավոր տնօրեն։ ավարտել է Մոսկվայի պետական ​​տեխնիկական համալսարանի ռոբոտաշինության և ինտեգրված ավտոմատացման ֆակուլտետը։ N.E.Bauman. 2012 թվականին նա հիմնադրել է GrishinRobotics-ը, վենչուրային կապիտալի ընկերություն, որը ներդրումներ է կատարում սպառողական ռոբոտաշինության ոլորտում ամբողջ աշխարհում:

Վլադիմիր Կիսելև, գլխավոր տնօրեն, «Company SHERP» ՓԲԸ-ի գործընկեր, Մոսկվա։ Վլադիմիր Կիսելև - «SHERP Company» խորհրդատվական ընկերության գլխավոր տնօրեն և ավագ գործընկեր 2000 թվականից: 1996 թվականից աշխատում է անձնակազմի կառավարման ոլորտում, 1998 թվականից ղեկավարել է մեծ դիվերսիֆիկացված հոլդինգի անձնակազմի կառավարման ծառայությունը։ «Company SHERP» ՓԲԸ-ն գոյություն ունի 2000 թվականից, զբաղվում է բարձր արդյունավետ կառավարման թիմերի ձևավորմամբ և հաճախորդների բիզնեսի զարգացմամբ՝ օգտագործելով նորարարական սեփական տեխնոլոգիաները:

Նիկոլայ Նովոսելով, ArtNauka ընկերության տնօրեն, Մոսկվա։ Ի.Է. Նովոսելովա Տ.Ա. (ArtNauka): Գործունեության ոլորտը՝ շոուների, թիմերի պատրաստման և գիտափորձերի վրա հիմնված շնորհանդեսների անցկացում։ Տարածք՝ գլխամասային գրասենյակ Մոսկվայում, ութ ներկայացուցչություն Ռուսաստանում։ Անձնակազմի թիվը՝ 10. Տարեկան շոուների քանակը՝ 340։

Ինչպես կազմակերպել և անցկացնել առավոտյան հինգ րոպեանոց հանդիպում (օպերատիվ հանդիպում): Կանոններ, խորհուրդներ, առաջարկություններ. (10+)

Գործառնական հանդիպման խորհուրդներ

Արագ հանդիպումը կարող է լինել շատ արդյունավետ կառավարման գործիք, և այն կարող է վերածվել աշխատանքային ժամանակի հզոր կլանչի՝ զգալիորեն նվազեցնելով աշխատանքի արդյունավետությունը: Ինչպե՞ս անել, որ հինգ րոպեանոց RAM-ը օգուտ բերի, ոչ թե վնաս:

Պլանավորման հանդիպման նպատակները

Որքա՞ն հաճախ պետք է պլանավորման հանդիպում կազմակերպեք: Դա կախված է նրանից, թե ինչի համար ենք դա անում։ Որքան արագ է փոխվում իրավիճակը, որքան հաճախ է անհրաժեշտ ստուգել, ​​թե արդյոք աշխատանքային պլանը կատարվում է և ճշգրտել այն։

Կարևոր!Գործառնական ժողովում անհնար է որևէ կարևոր որոշում կայացնել, որը պահանջում է մշակում և քննարկում: Նման որոշումները կայացվում են ավելի մանրամասն հանդիպումների ժամանակ։ Դրանց իրականացումը նկարագրված է վերը նշված հոդվածում: Պլանավորման հանդիպում է անհրաժեշտ, որպեսզի.

• կամ համոզվեք, որ ամեն ինչ ընթանում է ըստ պլանի,
• կա՛մ հասկանալ, որ կան աննշան շեղումներ, որոնք կարող են լուծվել ընթացիկ կարգով՝ խորհուրդների կամ խեղկատակներին որոշ օգնության միջոցով,
• կամ հաստատել, որ ավելի լուրջ ճշգրտումներ կամ նոր նախագծային լուծումներ են պահանջվում, նշանակել հարցի ուսումնասիրության, այս հարցի շուրջ լայնամասշտաբ ժողովի նախապատրաստման և անցկացման պատասխանատուներ։

Պլան, գործառնական կանոնակարգ

Ելնելով վերոգրյալից՝ մենք կարող ենք ձևակերպել հիմնական կանոնները.

Աշխատանքային պլան... Պետք է լինի մանրամասն աշխատանքային պլան։ Այս ծրագիրը պետք է լինի այնքան մանրամասն, որքան հինգ րոպեի հաճախականությունը: Օրինակ, եթե մենք ամեն օր օպերատիվ հանդիպում ենք անցկացնում, ապա պլանը պետք է մանրամասնել ամեն օր, առնվազն մի քանի շաբաթ առաջ։ Հակառակ դեպքում պլանավորման հանդիպմանը քննարկելու բան պարզապես չի լինի։ Անիմաստ է լսել աշխատողի հաշվետվությունը օրվա ընթացքում կատարած աշխատանքի մասին, եթե հայտնի չէ, թե նա ինչ պետք է աներ այդ օրը։

Կանոնակարգեր... Յուրաքանչյուր մասնակցի պետք է նվազագույն ժամանակ տրամադրվի զեկուցելու համար: Սովորաբար դա տևում է մոտ հինգ րոպե, բայց դուք կարող եք հաղթահարել ավելի քիչ ժամանակ: Կարող են լինել հատուկ դեպքեր, երբ, օրինակ, աշխատողը հայտնում է լուրը։ Նրան պետք է ժամանակ տալ՝ ելնելով լուրերի ծավալից։ Քննարկմանը տրամադրվում է նույնքան ժամանակ, որքան ներկայացմանը։ Քննարկման ընթացքում կարող եք պարզաբանող հարցեր տալ, կարճ խորհուրդներ տալ, պայմանավորվել, թե ինչ պետք է անի աշխատողը մինչև հաջորդ պլանավորման հանդիպումը։ Եթե ​​օպերատիվ աշխատանքին հատկացված ժամանակում հնարավոր չէ քննարկել հարցը, ապա պետք է դրանից հետո պլանավորել դրա մշակումը միայն այն աշխատակիցների մասնակցությամբ, ովքեր առնչություն ունեն խնդրին։ Սա թույլ կտա չշեղել և չվատնել ուրիշների ժամանակը, ովքեր կապ չունեն այդ հարցի հետ։

Արձանագրություն... Բոլոր կայացված որոշումները պետք է գրանցվեն արձանագրության մեջ: Այնուհետև պլանավորման հաջորդ հանդիպման ժամանակ մենք պարզապես վերցնում ենք նախորդի արձանագրությունը և ստուգում, թե արդյոք բոլոր մասնակիցներն արել են այն, ինչ պլանավորել էին նախորդ հանդիպման ժամանակ: Եթե ​​աշխատողը չկարողացավ կատարել առաջադրանքը, դուք պետք է որոշեք, թե ինչպես օգնել այս աշխատակցին: Հիմարություն է ակնկալել, որ առանց առաջին շաբաթվա առաջադրանքը կատարելու, նա դա կանի հաջորդ շաբաթ։ Պետք է պարզել, թե ինչ դժվարություններ է կանգնեցրել աշխատակիցը, ինչպես կարելի է այդ դժվարությունները հաղթահարել համատեղ ջանքերով։

Օգտակար է արդյոք օպերատիվ հանդիպումը:

Ճիշտ կազմակերպված հինգ րոպեները թույլ են տալիս.

• Բոլոր աշխատակիցները տեղյակ լինեն աշխատանքի ընթացքի մասին.
• Յուրաքանչյուր աշխատակից ունի հստակ պատկերացում, թե ինչ պետք է անի հենց հիմա:
• Արագ ախտորոշեք, երբ աշխատողը բախվում է դժվարությունների, անհապաղ օգնեք, խորհուրդ տվեք, մղեք:

Հանդիպման արձանագրության օրինակ

Ես րոպեներ եմ վերցնում աղյուսակում: Առաջին ուղղահայաց սյունակում ես ունեմ պլանավորման հանդիպման բոլոր մասնակիցները: Առաջին տողը պարունակում է ամսաթվեր: Յուրաքանչյուր ամսաթվի համար կա երկու սյունակ: Առաջինը լրացվում է այս ամսաթվի պլանավորման հանդիպման ժամանակ, իսկ երկրորդը` հաջորդ պլանավորման հանդիպմանը` հիմնվելով անցած շաբաթվա արդյունքների վրա, հաջորդ շաբաթվա պլանների լրացման հետ միաժամանակ: Առաջին սյունակը կարող է սառեցվել, իսկ մնացածը կարող է աստիճանաբար տեղափոխվել ձախ՝ տեսնելու միայն անցյալ և ընթացիկ ամսաթվերը: Իսկ անհրաժեշտության դեպքում կարող եք տեսնել նախորդ ամսաթվերը։

	15.07.13		22.07.13
	Զորավարժություններ	Արդյունք	Զորավարժություններ	Արդյունք
Աջակցության բաժնի պետ	Պատասխանել հաճախորդների հարցումներին նոր տարբերակի տրամադրման ժամկետների վերաբերյալ: Պատրաստել հաճախորդի մոտ կատարման չլուծված խնդիրների ցուցակ 1 Ստորագրել ակտը հաճախորդի հետ 2	Ժամկետները որոշված ​​են, տեղեկատվությունը տրամադրվել է պատվիրատուներին, կազմվել է խնդիրների ցանկը և ներկայացվել զարգացման բաժին, ակտը ստորագրված չէ, կան մեկնաբանություններ.	Հետևեք նոր տարբերակի պատրաստման աշխատանքներին Զարգացման բաժնի հետ միասին մշակեք հաճախորդի մեկնաբանությունները 2
Զարգացման վարչության պետ	Պատրաստել նոր մոդուլ ցուցադրման համար Փոփոխություն կատարել հաշվառման մեխանիզմում Վերացնել սխալը հաշվետվության ձևում	Նոր մոդուլը չի ​​պատրաստվել, հայտնաբերվել են սխալներ, հաշվառման մեխանիզմում փոփոխություններ են կատարվել Հաշվետվության ձևը փոխվել է	Աջակցման բաժնի հետ միասին մշակեք հաճախորդի խնդիրների ցուցակը 1 Աջակցման բաժնի հետ միասին մշակեք հաճախորդի մեկնաբանությունները 2 Վաճառքի բաժնի հետ միասին պատրաստեք մոդուլը ցուցադրման համար
Վաճառքի բաժնի պետ	Պատրաստել և ուղարկել 10 հաճախորդների առաջարկներ նոր մոդուլի առաքման համար: Ցուցադրել նոր մոդուլ 3 և 4 հաճախորդների հետ	Պատրաստվել և ուղարկվել են կոմերցիոն առաջարկներ: Նոր մոդուլի անհասանելիության պատճառով ցուցադրությունը չի իրականացվել	Ուղարկեք առևտրային առաջարկներ ևս 10 հաճախորդների: Հետևեք ցուցադրման համար նոր մոդուլի պատրաստմանը
Մեթոդական բաժնի վարիչ	Պատրաստել օրենսդրության փոփոխությունների ակնարկ	Պատրաստված է վերանայում	Աշխատեք հաճախորդի 1-ի խնդրանքով` դրա համապատասխանությունը ընդունված մեթոդաբանությանը