Įstaigos struktūriniai padaliniai perkeliamiį departamentų nuolatinio, ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo archyvo bylas, sudarytas vadovaujantis Pagrindinėmis organizacijų archyvų taisyklėmis, patvirtintomis 2002 m. rugpjūčio 6 d. Rosarkhiv kolegijos sprendimu,

Laikini atvejai (iki 10 metų imtinai)) saugykla negali būti perkelta į departamentų archyvą ir turėtų būti saugoma centralizuotai įstaigos biure, sekretoriate ar kitoje įstaigos valdymo tarnyboje arba struktūriniuose padaliniuose.

Išimtiniais atvejais, organizacijos vadovo sprendimu, jie gali būti perkelti į žinybinį archyvą pagal inventorių ar bylų nomenklatūrą, kuri lemia departamento archyvą.

Atliekamas bylų perdavimas tik pagal nustatytos formos pristatymo sąrašus.

Sąrašas yra atvejų sąrašas, turintis nepriklausomą bendrąją (eilės) numeraciją.

Kiekviename organizacijos struktūriniame padalinyje inventoriai turėtų būti sudaromi kasmet, vadovaujantis archyvo darbuotojų metodinėmis rekomendacijomis.

Struktūrinių padalijimų bylų aprašai surašomi vieninga forma trimis egzemplioriais ir pateikiami organizacijos archyvui praėjus metams po to, kai baigiamos bylos biure.

Struktūrinio padalinio dėklų aprašo aprašomasis straipsnis apima šiuos elementus: bylos eilės numerį (tomą, dalį) pagal inventorių; atvejo indeksas (tūris, dalis); bylos pavadinimas (tomas, dalis), visiškai atitinkantis jos pavadinimą ant bylos viršelio; bylos datos (tomas, dalis); failo lapų skaičius (tūris, dalis); dėklo galiojimo laikas.

Sudarant struktūrinio padalinio reikalų aprašą, reikia atsižvelgti į šiuos reikalavimus:

· Bylų antraštės įrašomos į inventorių pagal priimtą sisteminimo schemą, pagrįstą bylų nomenklatūra;

· Kiekvienas atvejis įtraukiamas į inventorių nepriklausomu serijos numeriu (jei byla susideda iš kelių tomų ar dalių, tada kiekvienas tomas ar dalis į inventorių įrašomi nepriklausomu numeriu);

· Bylų numeracijos tvarka inventoriuje - bendra kelerius metus; numerių priskyrimo struktūrinių padalinių inventoriui tvarka nustatyta susitarus su archyvu;

· Inventoriaus skiltys pildomos griežtai laikantis informacijos, kuri yra ant dėklo viršelio;

· Įrašant į inventorių eilėje bylų su tomis pačiomis antraštėmis, pirmosios bylos pavadinimas parašomas visiškai, o visi kiti panašūs atvejai pažymimi žodžiais „Tas pats“, o kita informacija apie atvejus įvedama į visą inventorių (kiekviename naujame inventoriaus lape antraštė pateikiama visiškai);

· Inventoriaus skiltis „Pastabos“ naudojama žymėti bylų priėmimą, jų fizinės būklės ypatumus, bylų perkėlimą į kitus struktūrinius padalinius, nurodant reikiamą aktą, kopijų prieinamumą ir kt.

Inventoriaus pabaigoje, po paskutinio aprašomojo straipsnio, užpildomas galutinis įrašas, kuriame nurodomas (skaičiais ir žodžiais) bylų skaičius, pirmosios ir paskutinės bylos numeriai pagal bylų aprašą, taip pat nurodoma bylų numeracija inventoriuje (raidžių ir trūkstamų skaičių buvimas).

Struktūrinio padalinio reikalų sąrašą pasirašo sudarytojas, nurodydamas savo pareigas, ir patvirtina struktūrinio padalinio vadovas.

Organizacijos archyvui paprašius, inventoriui galima sudaryti turinį, santrumpų sąrašą ir rodykles.

Kartu su bylomis į archyvą perkeliamos įstaigos biuro valdymo tarnybos (raštinės, sekretoriato, bendrojo skyriaus ir kt.) Registracijos ir kontrolės kortelės. Kiekvienos kartotekos pavadinimas yra įtrauktas į inventorių.

Bylų perdavimas departamento archyvui paprastai atliktas, laiku, sudarė departamento archyvo vadovas (arba asmuo, atsakingas už archyvą), iš anksto susitaręs su dokumentus perduodančių struktūrinių padalinių vadovais. Tvarkaraštį tvirtina organizacijos vadovas.

Pasiruošime atvejų saugojimui organizacijos archyvo vadovas (atsakingas už archyvą) tikrina į pristatymo sąrašą įtrauktų dokumentų išsamumą ir jų apdorojimo kokybę.

Bylų prieinamumas pagal inventorių jis tikrinamas pagal bylų nomenklatūrą. Jei nerandama jokių bylų, tomų ar bylos dalių, archyvo vadovas (atsakingas už archyvą) turi teisę reikalauti iš atitinkamo organizacijos struktūrinio padalinio darbuotojų atlikti dingusiųjų paiešką. bylų arba paaiškinti priežastis, dėl kurių nepradėta nagrinėti dabartinė byla.

Jei prarandami dokumentaiįvyko dėl gaisro, potvynio ar bet kurios kitos avarijos, būtina surašyti įvykio aktą dalyvaujant atitinkamų tarnybų (priešgaisrinės tarnybos, vandentiekio ir kt.) atstovams.

Jei įmanoma, informacija apie darbuotojų stažą ar darbo užmokestį, esanti pamestuose dokumentuose, turėtų būti papildyta kitais dokumentais, kuriems nustatytas laikinas saugojimo laikotarpis.

Taigi, pavyzdžiui, informacija apie darbo užmokestį, įtrauktą į asmenines darbo užmokesčio sąskaitas, jų praradimo atveju gali būti papildytas darbo užmokesčio sąrašu, skirtu darbo užmokesčiui išduoti, arba kitais pirminiais apskaitos dokumentais, kurie yra darbo užmokesčio apskaičiavimo pagrindas. saugojimo laikotarpis ...

Praradus užsakymų, personalo užsakymų originalus, jie gali būti pakeisti patvirtintomis kopijomis.

Nepataisomai praradus bylas tinkamas nuoroda, kuriame nurodomos prarastų dokumentų rūšys (atmainos), jų skaičius, laikotarpis, kuriam jie buvo surašyti, jų praradimo priežastys.

Pažymą pasirašo struktūrinio padalinio (personalo skyriaus, apskaitos) vadovas ir ji pateikiama archyvo vadovui (atsakingam už archyvą), kuris praneša organizacijos vadovui apie įvykį, taip pat teikia pasiūlymus ir išvadas apie nusikaltėlių nubaudimą ir atitinkamų priemonių, skirtų užtikrinti dokumentų, kuriuos reikia ilgai saugoti, saugumą ...

Rengiant bylas perduoti saugoti organizacijos archyve, archyvo vadovas (atsakingas už archyvą) taip pat tikrina bylų formavimo teisingumą pagal patvirtintą bylų nomenklatūrą.

Tai patikrina laikantis chronologinės dokumentų išdėstymo tvarkos versle.

Pavyzdžiui, užsakymai, užsakymai personalui turi būti suformuoti per vienus kalendorinius metus, bendra jų skaičių tvarka ir chronologine seka (užsakymų tvarkymas turi prasidėti nuo įsakymo Nr. 1 ir atitinkamai nuo sausio mėn.).

Ruošdami bylas perdavimui, jie tikrina visų priedų prie užsakymų, užsakymų prieinamumas. Dokumentų priedai, neatsižvelgiant į jų sudarymo datą, pridedami prie administracinių dokumentų, kuriais jie buvo patvirtinti arba įsigaliojo.

Archyvo vadovas (atsakingas už archyvą) taip pat tikrina visų dokumentų detalių prieinamumas ir atitikimas, perkelti į archyvą.

Tuo pačiu metu ypatingas dėmesys skiriamas administraciniams dokumentams. Jie tikrina datų prieinamumą, užsakymų numerius, jų atitikimą užsakymų, užsakymų registracijos knygai, taip pat vadovo parašo buvimą ir, jei reikia, vizų buvimą.

Jei į bylą yra įtraukta dokumento kopija, o ne originalas, jis turi būti patvirtintas.

Patvirtinant dokumento kopijos atitikimą originalui, žemiau reikiamo parašo parašo:

Patvirtinimo užrašas „Tiesa“;

Kopiją patvirtinusio asmens pareigos;

Asmeninis parašas;

Parašo dekodavimas (inicialai, pavardė);

Patikinimo data.

Pavyzdžiui:

Leidžiama patvirtinti dokumento kopiją antspaudu, nustatytu organizacijos nuožiūra.

Atleistų darbuotojų asmeninėse bylose ar asmens bylų aprangoje tai tikrinama vidinio inventoriaus buvimas ir jo sudarymo kokybė.

Be to, rengiant dokumentus tikrinamas asmeninių sąskaitų dėl darbo užmokesčio formavimas: jos sugrupuotos į bylas abėcėlės tvarka *.

Jei suformuojamos asmeninės sąskaitos, darbo užmokesčio sąrašai pagal organizacijos darbuotojų personalo numerius (kodus), būtina sudaryti inventoriaus indeksą (kuriame yra šie dokumentai), kur būtų nurodytos pavardės, darbuotojų vardus ir pavardes (nurodykite visas) ir atsineškite jų paieškos duomenis (saugyklų skaičių, saugyklų lapus, kuriuose yra informacijos apie šiuos darbuotojus).

Archyvo darbuotojai taip pat tikrina, ar užpildyti visi stulpeliai nustatyta asmeninės sąskaitos forma. Darbo užmokesčio sąrašas, kaip taisyklė, formuojamas į bylas chronologine tvarka (pagal darbo užmokesčio mėnesį: sausio-gruodžio mėn.).

Tikrinant dokumentų, skirtų perduoti saugoti archyve, kokybę, ji taip pat tikrinama vertės ekspertizės kokybė bylos dokumentai .

Jei jose randamos nukopijuotos originalaus dokumento, esančio byloje, kopijos, taip pat dokumento juodraščio projektai, jie paimami ir byla išduodama iš naujo. Bylos lapai numeruojami iš naujo, o senieji numeriai perbraukiami, šalia pridedamas naujas numeris ir iš naujo sudaromas bylos liudijimas.

Be to, tai tikrinama ir numeracija bylos lapai, bylos sertifikavimo užrašo surašymo teisingumas, faktinio bylos lapų skaičiaus atitikimas sertifikavimo lape nurodytam.

Jei tikrinant įrišimo darbų kokybę, pateikiant dokumentus, nustatoma, kad kai kurie dokumentai iškrito - neužfiksuoti įrišimu arba neapsiimti, dėklas turi būti išsiuvinėtas, perrištas ir apsiūtas. Draudžiama klijuoti nepateiktus dokumentus, net jei šis dokumentas yra ant vieno lapo (išskyrus lapą - bylos liudytojas).

Archyvo vadovas (atsakingas už archyvą) tikrina teisingas dėklų dangtelių dizainas, visos būtinos informacijos buvimas: organizacijos pavadinimas, struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos rodyklė (pagal bylų nomenklatūrą), bylos pavadinimas, bylos dokumentų terminai , bylos lapų skaičius, bylos dokumentų saugojimo laikotarpis, archyvinis kodas.

Jei byla susideda iš kelių tomų, jų numeriai turėtų būti užrašyti ant dėklų viršelių. Neatsargiai suprojektuoti dėkliukų dangteliai pertvarkomi iš naujo.

Ne mažiau svarbus dalykas yra patikrinti bylų paruošimo perdavimui į organizacijos archyvą kokybę patikrinti pristatymo sąrašo parengimą, visų jo grafikų pildymo teisingumą. Inventoriaus stulpeliai turi būti pildomi griežtai laikantis informacijos, kuri pateikiama ant dėklų viršelių. Kiekvienos į archyvą perduodamos bylos pavadinimas inventoriuje turi atskirą numerį.

Taip pat tikrinamas galutinis įrašo į bylų sąrašą užpildymo teisingumas ir inventoriuje nurodytų bylų skaičiaus atitikimas faktiniam jų buvimui.

Be to, rastos bylų antraštės gali būti įrašytos į inventorių raidžių numeriais pagal priimtą bylų sisteminimo schemą arba inventoriaus skyriaus pabaigoje. Organizacijos archyvo vadovo (atsakingo už archyvą) prašymu inventoriui gali būti sudarytas santrumpų sąrašas, rodyklės ir turinys.

Į visus trūkumus, nustatytus rengiant bylų perdavimo į organizacijos archyvą kokybės kontrolę, atkreipiamas struktūrinio padalinio vadovo arba už šį darbą atsakingo darbuotojo dėmesys, kuris turi imtis priemonių juos pašalinti.

Pagal pasiektą susitarimą, nustatytą dieną atsakingi asmenys atlieka bendrą dokumentų priėmimas ir perdavimasį organizacijos archyvą.

Dokumentus perduodantis struktūrinio padalinio darbuotojas pristato failus į organizacijos archyvą.

Bylos perduodamosį archyvą ryšuliuose ar archyvo dėžutėse pagal pristatymo sąrašą, griežtai laikantis jų serijos numerių. Kiekvienas paketas ar dėžutė turi turėti savo etiketę, kurioje yra šie aprašymo elementai: struktūrinio vieneto pavadinimas, inventoriaus numeris, bylos numeriai, paketo numeris. Jei reikia, galite nurodyti saugojimo laikotarpį.

Kiekvieno į inventorių įtraukto atvejo priėmimą ir perdavimą atlieka archyvo vadovas (atsakingas už archyvą), dalyvaujant dokumentus perduodančio struktūrinio padalinio darbuotojui.

Bylų perdavimas ir priėmimas atliekamas pagal inventorių, ir abiejose jo kopijose pažymima, kad kiekviena byla yra perduodama.

Priimant ypač vertingus atvejus, patikrinamas dėklų lapų skaičius. Jei dėl kokių nors priežasčių nėra atvejų, kuriuos reikia perkelti į archyvą, atitinkamas įrašas daromas inventoriaus stulpelyje „Pastaba“.

Inventoriaus pabaigoje kiekvienoje kopijoje nurodomas faktiškai archyve gautų bylų skaičius, bylų priėmimo ir perdavimo data, taip pat departamento archyvo darbuotojo ir bylą perdavusio struktūrinio padalinio darbuotojo parašai. skaičiais ir žodžiais.

Struktūrinių padalinių parengtos atsargos yra rengimo pagrindas organizacijos reikalų santrauka, kurį rengia archyvas ir pagal kurį ateityje bylos perduodamos nuolatiniam saugojimui.

Tinkamas archyvinių reikalų organizavimas leis įmonės darbuotojams organizuoti ir tvarkyti saugomus dokumentus. Tai leis greitai rasti reikiamą informaciją ir labai palengvins prieigą prie jos.

Dokumentai, kurių saugojimo laikotarpiai yra nustatyti standartuose, perkeliami į įmonės archyvą: nuolatiniai arba 10 ar daugiau metų (paprastai darbuotojų asmeninės bylos patenka į šią kategoriją).

Dėklai, kurių saugojimo laikotarpis yra trumpesnis nei 10 metų, laikomi organizacijų padaliniuose, kuriuose jie buvo iš pradžių įsteigti, ir saugomi ten iki tam tikro laikotarpio pabaigos ir pasibaigus poreikiui. Kai kuriais atvejais verslo lyderiai gali nuspręsti kai kuriuos iš šių atvejų perkelti į archyvą, pavyzdžiui, dėl to, kad skyriuje trūksta vietos. Dokumentai, turintys laikino saugojimo laikotarpį, gali būti sunaikinti, o tai užfiksuojama surašant specialų dokumentą.

Dokumentų perkėlimas į archyvą

Pagal nustatytas taisykles biuro darbe užbaigtos bylos turi būti perduotos archyvui nepasibaigus 3 metų laikotarpiui nuo pabaigos datos. Dokumentų perkėlimą į archyvą tiksliau įforminti pasibaigus vieneriems metams, nes juose esantys duomenys vis tiek gali būti reikalingi einamiesiems darbams. Darbuotojams nereikia skirti papildomo laiko dažniems prašymams į archyvą ir perkelti aplankus su dokumentais.

Dokumentų pristatymo tvarkaraštis

Vadovaujantis norminių aktų nustatytomis taisyklėmis, bylos turėtų būti perduotos archyvui pagal konkretų grafiką. Jis gali būti sudarytas bet kokia forma, atsižvelgiant į individualias skyrių darbo ypatybes ir dokumentų apie darbą biure kūrimo ir kaupimo intensyvumą. Pagrindinė užduotis yra grafike nurodyti, kada tas ar kitas padalinys (paskirtas asmuo) privalo pateikti dokumentus archyvui.

Nepatartina paskirti konkrečios datos, geriau parašyti tik mėnesį, kurį turėtų būti perduodamos bylos. Šis požiūris paliks pakankamai laikinų veiksmų laisvės.

Asmuo, atsakingas už archyvą, yra atsakingas už tvarkaraščio sudarymą, atlieka procedūrą, pagal kurią susitariama dėl visų sąlygų su padalinių vadovais ir įmonės vadovu, kuris galiausiai patvirtina dokumentą.

Dokumentų perdavimo procedūra

Prieš perkeliant dokumentus į archyvą, atliekama ekspertizė, siekiant nustatyti jų vertę. Visi archyvavimui pasirinkti dokumentai yra išvardyti nustatytos formos pristatymo sąraše. Ateinančiais kalendoriniais metais būtina, atsižvelgiant į sąrašą ir nomenklatūrą, apibūdinti nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejus, tvarkaraštyje atspindėti duomenis apie jų pristatymo laiką ir atsakingus asmenis.

Rengdami dokumentų perkėlimą į archyvą, turėtumėte iš atsakingų asmenų sužinoti, ar einamuoju laikotarpiu buvo pradėtos kitos šios kategorijos bylos, kurios nebuvo įtrauktos į bendrąją bylų nomenklatūrą ir į kurias biuro vadovybė neatsižvelgė. paslauga. Tokiu atveju skyriaus vedėjas turės parašyti aiškinamąjį raštą apie įvykio priežastis. Neapskaitytas dėklas yra įtrauktas į pristatymo sąrašą.

Visų bylų suformavimo (registravimo) teisingumas tikrinamas dokumentacijos rengimo stadijoje prieš pateikiant ją archyvui. Šios kategorijos aktualijų teisingumas taip pat gali būti pasirinktinai svarstomas, jei aptinkami trūkumai. Taigi raštinės tarnyba gali stebėti padėtį visuose padaliniuose, kurdama rekomendacijas, kaip pašalinti problemas, tobulinti ir tobulinti procesą.

Kai dokumentai patenka į archyvą, jo darbuotojai atlieka mokslinį ir techninį visų bylų apdorojimą. Dokumentai yra įrišti kietais viršeliais, pakartotinai išduodami pagal norminius reikalavimus, jei atliekant dabartinius dokumentus buvo padarytos klaidos. Ne visada skyrių specialistai laikosi visų reikalų formavimo ir vykdymo normų ir reikalavimų, o procesoriui kartais tenka viską sutvarkyti, ištaisyti trūkumus.

Prieš perkeldamas bylas į archyvą, kiekvienas departamentas privalo padaryti pagrindinį dalyką - patikrinti, ar visa informacija yra patikimai atspindėta kiekvieno aplanko viršelyje. Tai gali būti nereikalinga, nes viskas iš pradžių buvo sudaryta teisingai, tačiau būtina patikrinti visų duomenų atitikimą. Leidžiama papildyti viršelį, jei trūksta informacijos.

Baigus visas išankstines dokumentų rengimo pateikti archyvui procedūras ir surašant priėmimo aktą, bylos pristatomos į patalpas, kur archyvo darbuotojas jas priima pagal inventorių ir nustato saugojimui.

Naujas puslapis 1

Paskutinis žmogiškųjų išteklių administravimo etapas yra personalo bylų paruošimas perkelti į organizacijos archyvą arba nesant archyvo- vėlesniam saugojimui personalo tarnyboje, baigus darbą biure.

Šį etapą sąlygiškai galima suskirstyti į kelis etapus:

• bylų formavimas personalo tarnyboje;
• personalo tarnybos reikalų vertės tyrimas;
• atvejų registravimas personalo tarnyboje;
• bylų aprašymas ir sunaikinimas personalo tarnyboje;
• dėklų saugumo užtikrinimas;
• bylų perkėlimas į organizacijos archyvą.

Pirmiau minėti etapai atliekami ne tik personalo tarnyboje, bet ir kituose organizacijos struktūriniuose padaliniuose pagal bendruosius Rusijos teisės aktų reikalavimus biuro darbo ir archyvo reikalų srityje.

Bylų formavimas personalo tarnyboje

Bylų formavimas vadinamas įvykdytų dokumentų grupavimu į bylas pagal personalo tarnybos bylų nomenklatūrą.

Į bylą dedami dokumentai, kurie savo turiniu atitinka bylos pavadinimą, tuo tarpu draudžiama sugrupuoti į bylas juodraščius ir dokumentų kopijas, taip pat grąžintinus dokumentus.

Bylų formavimas personalo tarnyboje atliekamas vadovaujant tiesioginiam organizacijos archyvo (jei yra) ir organizacijos biuro metodiniam vadovavimui.

Formuojant atvejus personalui, reikia laikytis šių pagrindinių reikalavimų:

• nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai turi būti sugrupuoti į atskiras bylas;
• į bylą įtraukti po vieną kiekvieno dokumento egzempliorių;
• kiekvienas į bylą dedamas dokumentas turi būti surašytas pagal valstybinių standartų ir kitų taisyklių reikalavimus;
• sugrupuoti vienų kalendorinių metų dokumentus į bylą; išimtys yra perkeliami atvejai ir asmens bylos, suformuotos per visą tam tikro asmens darbo organizacijoje laikotarpį;
• faile turi būti ne daugiau kaip 250 lapų, kurių storis ne didesnis kaip 4 cm.

Viduje dokumentai turėtų būti išdėstyti taip, kad jie nuosekliai apimtų tam tikrus turinio klausimus. Šiuo atveju autoriai ar korespondentai dokumentus tvarko chronologine tvarka arba abėcėlės tvarka.

Priedai prie dokumentų, nepriklausomai nuo jų patvirtinimo ar parengimo datos, pridedami prie dokumentų, su kuriais jie susiję. Priedai virš 250 lapų sudaro atskirą tomą, kuris pažymėtas dokumente.

Administraciniai dokumentai personalo tarnyboje yra suskirstyti į bylas pagal tipą ir chronologiją su susijusiomis programomis.

Personalo tarnybos nuostatai, pareigybių aprašymai, jei juos patvirtina organizacijos vadovas, yra sugrupuoti į savarankiškus atvejus.

Užsakymai pagal pagrindinę veiklą grupuojami atskirai nuo personalo užsakymų.

Žmogiškųjų išteklių užsakymai yra suskirstyti į bylas pagal nustatytus saugojimo laikotarpius.

Patartina su dideliais dokumentų kiekiais sugrupuoti užsakymus darbuotojams, susijusius su įvairiais organizacijos veiklos aspektais (samdymas, atleidimas ir perkėlimas, komandiruotės, premijos ir kt.) Į atskiras bylas.

Dokumentai asmeninėse bylose išdėstomi chronologine tvarka, kai jie gaunami.

Asmeninės darbuotojų ir darbuotojų sąskaitos dėl darbo užmokesčio yra sugrupuotos į nepriklausomas bylas ir jose išdėstomos abėcėlės tvarka pagal pavardę.

Korespondencija paprastai sugrupuojama kalendorinių metų laikotarpiui ir susisteminama chronologine tvarka: atsakymo dokumentas dedamas už užklausos dokumento.

Tęsiant susirašinėjimą konkrečiu klausimu, kuris prasidėjo ankstesniais metais, dokumentai įtraukiami į einamųjų metų bylą, nurodant praėjusių metų bylos indeksą.

Žmogiškųjų išteklių reikalų vertinimas

Bylų vertės tyrimo tikslas - teisingai nustatyti personalo tarnybos bylų saugojimo laikotarpius.

Bylų vertės tyrimas personalo tarnyboje atliekamas dviem etapais:

1) rengiant personalo tarnybos bylų nomenklatūrą ir formuojant bylas;

2) rengiant atvejus pristatymui į organizacijos archyvą arba vėlesniam saugojimui personalo tarnyboje.

Išnagrinėjus vertę, visi personalo tarnybos atvejai yra suskirstyti į tris grupes: nuolatinio saugojimo laikotarpis, ilgalaikis saugojimas (daugiau nei 10 metų), laikinas saugojimas (iki 10 metų imtinai).

Metodinę ir praktinę pagalbą personalo tarnybai atliekant bylų vertės tyrimą teikia biuro valdymo tarnyba, archyvas ir organizacijos ekspertų komisija (EK), kuri vadovauja bendram vertės tyrimo procesui. atvejų struktūriniuose padaliniuose.

Ruošiant bylas pateikimui archyvui ar vėlesniam saugojimui personalo tarnyboje, bylų vertė išnagrinėjama taikant lapų peržiūros metodą. Neleidžiama nagrinėti bylų vertės, žiūrint tik į jų antraštes.

Nagrinėjant bylų vertę personalo tarnyboje, ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas nuolatinio ir ilgo (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpiams, nes būtent šie atvejai turi būti perduoti organizacijos archyvui. . Personalo tarnybos atvejai su laikinu (iki 10 metų imtinai) saugojimo laikotarpiu neperduodami į archyvą, jie saugomi personalo tarnyboje ir, pasibaigus saugojimo laikotarpiams, sunaikinami pagal nustatytas taisykles .

Atvejų registravimas personalo tarnyboje

Atvejų registravimą atlieka personalo tarnybos darbuotojai, kuriems metodiškai padeda organizacijos archyvas.

Personalo tarnyba privalo perduoti archyvui bylą visiškai užbaigtą.

Į bylų registravimą nuolatinio ir ilgo (daugiau nei 10 metų) saugojimo personalo tarnyboje įeina šios operacijos:

• dėklo dangčio dizainas, būtini patikslinimai dėklo dangčio detalėse;
• bylos padavimas ar įrišimas;
• lakštų numeracija byloje;
• bylos liudytojo lapo surašymas;
• prireikus vidinio bylos dokumentų aprašo sudarymas.

Laikino (iki 10 metų imtinai) tinkamumo laikas:

• nėra apsiūtas;
• dėklo lapai nėra sunumeruoti ir saugomi rišiklyje;
• vidinė inventorizacija ir bylos atestacijos lapas nėra surašytas, nėra pakartotinio dokumentų susisteminimo byloje.

Metų pabaigoje į korpuso dangtelį patikslinami (korpuso dangčio dizaino pavyzdys pateiktas 1 priedėlyje):

• pakeitus organizacijos ir padalinio pavadinimą, pridedami nauji pavadinimai;
• į bylos pavadinimą įrašoma papildoma informacija (įvedami užsakymų numeriai, protokolai ir kt.);
• pritvirtinamas lakštų skaičius byloje.

Dokumentai, sudarantys bylą, paduodami keturiais punktais kietu viršeliu iš kartono arba įrišti, atsižvelgiant į galimybę laisvai perskaityti visų dokumentų tekstą, datas, vizas ir rezoliucijas dėl jų. Ruošiant bylas padavimui (įrišimui), iš dokumentų pašalinamos metalinės tvirtinimo detalės (smeigtukai, sąvaržėlės).

Kiekvienos bylos pabaigoje užpildomos tuščios sertifikavimo lapo formos, o bylos pradžioje, jei reikia, formos, skirtos vidiniam bylos dokumentų aprašui.

Siekiant užtikrinti į bylą įtrauktų dokumentų tvarkymo tvarkos saugumą ir konsolidavimą, visi jos lapai, išskyrus sertifikavimo ir vidinio inventoriaus lapus, yra sunumeruoti išplėstine forma su arabiškais skaitmenimis bendruoju numeriu viršutiniame dešiniajame kampe, neliesdami dokumentų teksto, juodu grafiniu pieštuku ar skaitikliu. Lapų numeracijai draudžiama naudoti rašalą ir spalvotus pieštukus. Byloje esančių dokumentų vidinio inventoriaus lapai numeruojami atskirai.

Dėklai, sudaryti iš kelių tomų ar dalių, yra sunumeruoti kiekvienam tūriui ar daliai atskirai.

Siekiant atsižvelgti į lakštų skaičių byloje ir nustatyti jų numeracijos ypatumus, sudaromas bylos atestavimo lapas (žr. 2 priedą).

Bylos patvirtinimo lapą pasirašo jo sudarytojas, nurodydamas parašo iššifravimą, pareigas ir surašymo datą.

Visi vėlesni bylos sudėties ir būklės pasikeitimai (sugadinimas, originalių dokumentų pakeitimas kopijomis, naujų dokumentų pridėjimas ir kt.) Pažymimi bylos patvirtinimo lape su nuoroda į atitinkamą aktą.

Tam, kad būtų apskaityti tam tikrų kategorijų nuolatinio ir ilgo (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio atvejų dokumentai, sudaromas vidinis bylos dokumentų sąrašas.

Vidinis inventorius surašomas į atskirą nustatytos formos lapą (žr. 3 priedą).

Į vidinį bylos aprašą surašomas suvestinis įrašas, kuriame skaičiai ir žodžiai nurodo į jį įtrauktų dokumentų skaičių ir vidinio inventoriaus lapų skaičių.

Vidinį inventorių pasirašo jo sudarytojas, nurodydamas parašo iššifravimą, inventoriaus vietą ir datą.

Jei byla yra įrišta arba paduota be vidinio dokumentų aprašo, tada nustatyta tvarka surašytas inventorius yra priklijuotas prie korpuso priekinio dangčio vidinės pusės.

Atvejų aprašymas ir sunaikinimas personalo tarnyboje

Visiems, atliktiems biuro darbe, personalo aptarnavimo bylos, susijusios su nuolatinio ir ilgo (daugiau nei 10 metų) saugojimo personalo darbuotojais, sudaromas bylų sąrašas (žr. 4 priedą).

Personalo dokumentai priskiriami specialiai grupei, susisteminami atskirai ir įtraukiami į atskirą inventorių.

Dokumentų apie personalą registracijos ir registracijos formos (knygos, įsakymų dėl priėmimo, perkėlimo, atleidimo iš darbo, asmeninių kortelių, asmens bylų, sutarčių, sutarčių ir kt. Žurnalai) yra įtrauktos į personalo dokumentų sąrašą.

Asmeninės bylos, jei jos buvo perkeltos iš vienos organizacijos į kitą dėl darbuotojų perkėlimo, įtraukiamos į jas gavusios organizacijos dokumentinį (archyvinį) fondą.

Atleistų darbuotojų asmens byloms gali būti sudaromas atskiras inventorius.

Personalo bylos dažniausiai organizuojamos chronologine tvarka. Didelių organizacijų, kuriose dirba daug darbuotojų, archyvuose gali būti naudojamas struktūrinis-chronologinis asmens bylų sisteminimo principas.

Kiekvienais metais personalo atvejai susisteminami pagal svarbos laipsnį - įsakymai dėl priėmimo (švietimo įstaigoje ir pan.), Perkėlimas, atleidimas (baigimas švietimo įstaigoje ir kt.), Asmeninės sąskaitos, sąrašai, apskaitos žurnalų darbuotojai dokumentus, kitus registracijos dokumentus, asmens bylas, asmens korteles.

Atleistų darbuotojų asmens bylos ir asmeninės kortelės nurodo atleidimo metus ir yra susistemintos kiekvienoje grupėje abėcėlės tvarka.

Personalo tarnybos inventorius pateikiamas archyvui praėjus vieneriems metams po to, kai baigiamos bylos biure.

Atsakomybė už laiku ir kokybiškai surašytą personalo tarnybos inventorių tenka jos vadovui.

Prieš įrašant bylų antraštes į inventorių, tikrinama bylų formavimo ir vykdymo kokybė, inventoriuje įrašytų bylų skaičiaus atitikimas bylų skaičiui, pradėtam pagal personalo tarnybos bylų nomenklatūrą.

Nagrinėjant bylas tikrinama: bylos pavadinimo atitikimas bylos dokumentų turiniui; į bylą įtrauktų dokumentų vykdymo teisingumas ir grupavimas; bylos padavimo ar įrišimo kokybė; bylos lapų numeravimo teisingumas; esant reikalui, vidinis bylos aprašas ir jo teisingumas; teisingas dėklo dangčio dizainas; bylos patvirtinimo lapo prieinamumą ir teisingumą. Jei nustatomi nustatytų bylų formavimo ir vykdymo taisyklių pažeidimai, jie turi būti pašalinti.

Rengiant personalo tarnybos aprašą, reikia laikytis šių reikalavimų:

• kiekvienas atvejis įtraukiamas į inventorių nepriklausomu serijos numeriu. Jei dėklas susideda iš kelių tomų (dalių), tada kiekvienas tomas (dalis) įtraukiamas į inventorių nepriklausomu numeriu;
• archyve nustatomas bylų sisteminimas inventoriuje ir personalo tarnybos inventorinio numerio priskyrimas;
• inventoriaus stulpeliai pildomi griežtai laikantis informacijos, esančios ant korpuso viršelio;
• įvedant inventorių į eilę bylų su tomis pačiomis antraštėmis, pirmosios bylos pavadinimas parašomas visiškai, o visi kiti panašūs atvejai nurodomi žodžiais „tas pats“, o kita informacija apie bylas įvedama visas inventorius (kiekviename naujame inventoriaus lape antraštė pateikiama visiškai);
• inventoriaus skiltis „Pastaba“ naudojama žymėti fizinės padėties ypatybes, bylų perdavimą kitiems organizacijos struktūriniams padaliniams, kopijų prieinamumą ir kt.

Inventoriaus pabaigoje, po paskutinio aprašomojo straipsnio, sudaromas suvestinis įrašas, kuriame nurodomas (skaičiais ir žodžiais) pagal inventorių išvardytų atvejų skaičius, pirmasis ir paskutinis bylų skaičius pagal inventorių, taip pat nurodo bylų numeraciją inventoriuje (raidžių skaičių ir praleistų skaičių).

Personalo tarnybos reikalų sąrašą pasirašo sudarytojas, nurodydamas savo pareigas, suderintas su organizacijos biuro vadovu ir patvirtintas personalo tarnybos vadovo.

Atitinkamo sunaikinimo laikotarpio dokumentai atrenkami ir surašomas aktas dėl jų skyrimo sunaikinimui atliekamas po to, kai sudaromi metiniai konsoliduotų to paties laikotarpio nuolatinio saugojimo atvejų sąrašo skirsniai. Nurodyti inventoriai ir aktai svarstomi organizacijos EK posėdyje tuo pačiu metu. Organizacijos EK patvirtintus aktus organizacijos vadovas tvirtina tik po to, kai atitinkamos valstybinės archyvinės tarnybos institucijos ekspertų ir patikros komisija (EPK) patvirtina nuolatinio saugojimo atvejų aprašus; po to organizacija turi teisę sunaikinti į šiuos aktus įtrauktas bylas.

Bylos įtraukiamos į aktą dėl jų skyrimo sunaikinti, jei joms nustatytas saugojimo laikotarpis pasibaigė iki tų metų, kuriais aktas buvo surašytas, sausio 1 d. Pavyzdžiui, bylos, kurių saugojimo laikotarpis yra treji metai ir baigtos dirbti biure 1996 m., Gali būti įtrauktos į aktą, kuris bus surašytas ne anksčiau kaip 2000 m. Sausio 1 d., Su penkerių metų saugojimo laikotarpiu.- ne anksčiau kaip 2002 m. sausio 1 d

Dokumentų, skirtų sunaikinti, skyrimo aktas, kaip taisyklė, sudaromas visos organizacijos reikalams. Jei akte nurodomi kelių struktūrinių padalinių atvejai, tai kiekvieno struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas prieš šio padalinio bylų antraščių grupę. Panašių bylų, pasirinktų sunaikinti, antraštės įrašomos į aktą bendroje antraštėje, nurodant šiai grupei priskirtų bylų skaičių.

Organizacija, kurios metu nesukuriami dokumentai, kurie turi būti perkelti į valstybinę saugyklą, surašo aktus dėl skyrimo sunaikinti dokumentus, kurie nėra saugomi, ir sunaikina į šiuos aktus įtrauktus dokumentus. jų saugojimo laikotarpio pabaiga tik surašius atitinkamo laikotarpio metinius konsoliduotų atsargų personalo skyrius ir juos patvirtinus organizacijos vadovui.

Organizacija privalo sistemingai aprašyti dokumentus apie personalą, kad užtikrintų jų saugumą ir apskaitą.

Atvejų saugumo užtikrinimas ir bylų perkėlimas į organizacijos archyvą

Nuo steigimo momento iki perdavimo į archyvą dokumentai saugomi jų formavimo vietoje byloje, t.y. personalo tarnyboje.

Personalo vadovas ir už dokumentus atsakingi darbuotojai užtikrina dokumentų ir bylų saugumą.

Dėklai laikomi darbo arba specialiai tam skirtose patalpose; jie yra vertikaliai išdėstyti rakinamose spintelėse ir staluose, užtikrinant visišką dokumentų saugumą.

Siekiant padidinti dokumentų paieškos efektyvumą, bylos sutvarkytos pagal bylų nomenklatūrą, kurios kopija iš vidaus dedama ant kabineto durų. Bylų numeriai yra nurodyti ant dėklų viršelių stuburo pagal nomenklatūrą. Draudžiama dokumentus laikyti nepritaikytuose staliniuose kompiuteriuose.

Bylų išdavimas trečiųjų šalių organizacijoms vykdomas gavus organizacijos vadovo leidimą. Išduotam atvejui įvedama pakaitinė bylos kortelė arba kvitas.

Dokumentus atsiimti iš nuolatinio saugojimo laikotarpių galima tik išimtiniais atvejais ir tai atliekama gavus organizacijos vadovo leidimą, privalomai išeinant, jei patvirtinta dokumento kopija ir aktas dėl originalo paėmimo .

Personalo bylos perkeliamos į archyvą. Jų perkėlimas atliekamas tik pagal inventorių.

Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai paprastai nėra perduodami archyvui, jie saugomi personalo tarnyboje ir, pasibaigus saugojimo laikotarpiui, turi būti sunaikinti pagal nustatyta tvarka. Jie gali būti perkelti į archyvą tik išimtiniais atvejais organizacijos vadovo sprendimu. Jų perdavimas gali būti atliekamas pagal bylų nomenklatūrą.

Kiekvieną bylą gauna archyvo vadovas (specialusis darbuotojas) (asmuo, atsakingas už archyvą), dalyvaujant personalo tarnybos darbuotojui. Šiuo atveju abiejose inventoriaus kopijose prieš kiekvieną į jį įtrauktą bylą yra pažymima apie bylos egzistavimą.

Kiekvienos inventoriaus kopijos pabaigoje nurodomas faktiškai archyve gautų bylų skaičius, trūkstamų bylų skaičius, bylų priėmimo ir perdavimo data, taip pat archyvo darbuotojo ir jį perdavusio asmens parašai. atvejai nurodomi skaičiais ir žodžiais.

A.S. Krasavinas, Candas. ist. Mokslas, pagrindinis tyrėjas, VNIIDAD

Straipsnyje bus nagrinėjamas vienas iš svarbiausių vietinių dokumentų saugojimo taisyklių - bylos rengimo ir perdavimo į organizacijos archyvą instrukcijos. Ši instrukcija vienodai reikalinga ir struktūrinių padalinių darbuotojams, ir ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojams. Pirmasis yra todėl, kad tai yra žingsnis po žingsnio vadovas, kaip tvarkyti dokumentus rengiant juos saugoti, o antrasis-todėl, kad šias pareigas priskiria organizaciniams padaliniams ir suteikia teisę reikalauti, kad jie būtų perkelti į archyvą tinkamai surinkti ir įvykdytos bylos. Instrukcijos pavyzdys pateikiamas straipsnyje.

Kadangi nėra vienodos ir privalomos visoms organizacijoms instrukcijų, skirtų rengti ir perduoti dokumentus į organizacijos archyvą, kiekviena įmonė ją rengia savarankiškai, remdamasi savo tradicijomis ir dokumentų saugojimo poreikiais. Instrukcijų rengimo pagrindas yra Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės (patvirtintos 2002 m. Liepos 2 d. Rosarkhiv kolegijos sprendimu, toliau straipsnyje - „Pagrindinės taisyklės“).

Nagrinėjama instrukcija eina įprastu vietinio norminio akto keliu: archyvo darbuotojas parengia savo projektą, kuris suderinamas su suinteresuotais pareigūnais ir patvirtinamas organizacijos vadovo. Visi struktūriniai padaliniai turėtų gauti instrukcijų kopijas.

Dokumentų rengimo ir perkėlimo į archyvą instrukcijų pavyzdys

Pateikiame pavyzdinį dokumentų ruošimo ir perkėlimo į eilinės nevyriausybinės organizacijos archyvą pavyzdį. Po pavyzdžio pakomentuosime instrukcijos nuostatas, susijusias su trumpo saugojimo dokumentų priėmimo į archyvą, taip pat elektroninių dokumentų saugojimo ir sunaikinimo klausimais.

už dokumentų parengimą ir perdavimą į archyvą

• Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės (patvirtintos 2002 m. Birželio 2 d. Rosarkhiv kolegijos sprendimu) (toliau - Pagrindinės taisyklės).
• Tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius (patvirtintas Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. Rugpjūčio 25 d. Įsakymu Nr. 558).
• Tipiškų archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant mokslinę, techninę ir gamybinę organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius (patvirtintas Rusijos Federacijos kultūros ir masinių ryšių ministerijos 2007 m. Liepos 31 d. Įsakymu Nr. 1182).
• Draugijos reikalų nomenklatūra.
• Bendrovės ekspertų komisijos nuostatai (patvirtinti generalinio direktoriaus 2014 m. Spalio 30 d.).
• Bendrovės biuro darbo instrukcija (patvirtinta 2014 m. Sausio 17 d. Įsakymu Nr. 12).

1. Į archyvą perkeliamų dokumentų sudėtis
   1. Draugijos archyvas papildytas laikino, nuolatinio saugojimo bylomis, taip pat personalo reikalais.
   2. Laikinosios saugojimo bylos, kurių saugojimo laikotarpis yra 5 metai ar daugiau, perkeliamos į Draugijos archyvą. Dėklai, kurių saugojimo laikotarpis yra iki 5 metų, saugomi Bendrovės struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo laikotarpiams, nustatyta tvarka sunaikinami (žr. Šios instrukcijos 4 skyrių).

1. Dokumentų vertės tyrimas
   1. Dokumentų vertės tyrimas (toliau - EB) - tai dokumentų tyrimas, pagrįstas jų vertės kriterijais, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo laiką ir jų pasirinkimą nuolat saugoti.
   2. EK Bendrovėje vyksta kasmet.
   3. EB vykdoma remiantis Draugijos reikalų nomenklatūra.
   4. Atliekant EK, atliekami šie darbai:
      1. dokumentų atrinkimas perduoti į Draugijos archyvą;
      2. dokumentų, kurie nėra saugomi archyvuose, atrinkimas ir atskyrimas nuo bylų (juodraščiai, kopijos, dokumentai, kurių negalima perkelti į archyvą pagal šios instrukcijos 2 skirsnį);
      3. paskirstymas byloms ir dokumentams, kurių saugojimo laikas pasibaigė, sunaikinti.
   5. Remiantis EK rezultatais, sudaroma:
      1. dokumentams, dėl kurių buvo nuspręsta perkelti į archyvą - bylų pristatymo sąrašai (1 priedas);
      2. dokumentams, kurių saugojimo terminas pasibaigęs ir kurie pripažinti neturinčiais jokios mokslinės ir istorinės vertės ir praradę savo praktinę reikšmę, - aktų dėl bylų ir dokumentų skyrimo sunaikinti, kurių saugojimo laikotarpis yra pasibaigęs (2 priedas);
      3. dėl pamestų dokumentų - dokumentai, kurių paieškos keliai buvo išnaudoti, neatrandami (3 priedas).

1. Dokumentų sunaikinimas
   1. Dokumentų sunaikinimas yra dokumentų naikinimo procesas be galimybės susigrąžinti.
   2. Aktus dėl paskyrimo sunaikinti bylas ir dokumentus, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė (2 priedas), tvirtina Bendrovės generalinis direktorius.
   3. Dokumentai turėtų būti naikinami taip, kad būtų išsaugota bet kokios juose esančios informacijos konfidencialumas.
   4. Elektroninius dokumentus galima sunaikinti fiziškai sunaikinant žiniasklaidą arba pertvarkant ar perrašant žiniasklaidą. Prireikus į elektroninių dokumentų naikinimo procedūrą įtraukiami Įmonės informacinių technologijų skyriaus specialistai.

1. Bylų ir dokumentų, skirtų perkelti į archyvą, įsigijimas ir vykdymas
   1. Archyvinių failų įsigijimas apima šias operacijas:
      1. dokumentų rūšiavimas, siekiant atskirti dokumentus nuo dokumentų, kurių saugojimo laikas pasibaigęs, dublikatai, kopijos ir kt .;
      2. tikrinti dokumentų sisteminimo bylose teisingumą;
      3. patikrinti bylų išsamumą;
      4. patikrinti byloje esančių dokumentų vykdymo teisingumą (visų būtinų duomenų, parašų, vizų buvimą).
   2. Jei byloje yra korespondencija, dokumentai sugrupuojami pagal chronologiją arba pagal užklausos atsakymą. Jei byloje yra korespondencija keliais svarbiais klausimais, dokumentai sugrupuojami kiekvienam iš jų atskirai, o grupės yra atskirtos viena nuo kitos.
   3. Priedai pateikiami iškart po pagrindinių dokumentų. Priedai-elementai (kompaktiniai diskai, atminties kortelės ir kt.) Arba priedai, kurie gali būti pažeisti (nuotraukos, diagramos), dedami į voką, kuris pridedamas po pagrindinio dokumento.
   4. Byloje esantys dokumentai yra išdėstyti taip, kad sausio mėnesio dokumentai būtų bylos pradžioje (tomas), o gruodžio mėnesio dokumentai - pabaigoje.
   5. Faile turi būti ne daugiau kaip 250 lapų. Jei dėklas yra didesnis, jis yra padalintas į tomus.
   6. Jei dėklo tūris yra mažas, leidžiama jį užpildyti kartu su kitais dėklais, jei visi rinkinio dėklai turi vienodą saugojimo laiką. Siuvant tokius dėklus, tarp jų įterpiami skyrikliai, kurie nurodo kiekvieno dėklo indeksą ir pavadinimą.
   7. Elektroniniai dokumentai saugomi išorinėje laikmenoje.
   8. Elektroninio dokumento bylos pavadinimas turi visiškai atitikti bylos pavadinimą pagal nomenklatūrą.
   9. Elektroninių dokumentų failai, turintys tą patį saugojimo laikotarpį, dedami į vieną informacijos laikmeną.
   10. Informacinė laikmena su elektroninėmis dokumentų bylomis įrišta į voką. Voke yra kiekvieno atvejo indeksas ir pavadinimas.

1. Bylos registravimas perduoti archyvinei saugyklai
   1. Priklausomai nuo saugojimo laikotarpio, registruojama visa ar dalinė bylų registracija. Atvejai, kurių saugojimo laikotarpis yra 10 ar daugiau metų, turi būti visiškai užregistruoti.
   2. Pilna bylų registracija apima:
      1. Byla arba bylos įrišimas.

Bylą sudarantys dokumentai paduodami ant keturių skylučių kietu viršeliu, pagamintu iš kartono arba perpinti, atsižvelgiant į galimybę laisvai perskaityti visų dokumentų tekstą, datas, vizas ir rezoliucijas dėl jų. Ruošiant bylas padavimui (įrišimui), iš dokumentų pašalinamos metalinės tvirtinimo detalės (smeigtukai, sąvaržėlės).

1. Lakštų numeracija dėkle.

Lakštų numeracija dėklo viduje atliekama kiekvieno lapo viršutiniame dešiniajame kampe paprastu pieštuku arabiškais skaitmenimis. Prie bylos pridedami dokumentai su savo lapų numeracija (įskaitant spausdintinius leidimus) sunumeruojami bendra tvarka. Jei byla susideda iš kelių tomų, kiekviena iš jų sunumeruojama atskirai. Jei yra vokas su neprisegtu priedu (diagrama, nuotrauka), numeruojamas tik vokas, neatsižvelgiant į priede esančių lapų skaičių. Bylos, kuriose yra tos pačios rūšies dokumentų su bendruoju numeracija (pavyzdžiui, užsakymai), nėra sunumeruoti. Vidinis inventorius turi atskirą numeraciją. Sertifikato lapas ir skyreliai korpuso viduje nėra sunumeruoti.

1. Jei reikia, vidinio bylos dokumentų sąrašo sudarymas (4 priedas).

Vidaus inventorius sudaromas siekiant apskaityti nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus, kurių apskaitą lemia šios dokumentacijos specifika, taip pat apskaitai bylų, sudarytų iš dokumentų, kurių pavadinimuose neatskleidžiama jų specifika turinys.

1. Atestavimo užrašo (atestavimo lapo) surašymas byloje (5 priedas).

Bylos pabaigoje pridedamas patvirtinimo užrašo lapas. Patvirtinimo lape nurodomas bylų lapų ir vidinio inventoriaus (jei yra) skaičius, aptariama byloje esančių dokumentų būklė. Sertifikavimo užrašas datuojamas ir pasirašomas bylą pateikiančio struktūrinio padalinio vadovo.

1. Bylos viršelio detalių registravimas (struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos rodyklė ir pavadinimas, bylos dokumentų terminai, lapų skaičius).

Archyvo bylos pavadinimas turi griežtai atitikti bylų nomenklatūrą ir atspindėti byloje esančių dokumentų turinį. Atvejams, surinktiems pagal teminį principą, patartina sudaryti išsamią antraštę (su klausimų, kuriems skirta bylos dokumentacija, sąrašu). Prieigos prie bylos informacijos apribojimai taip pat atsispindi pavadinime. Pavadinimas surašomas ant firminio blanko ir įklijuojamas ant bylos viršelio.

Išsami antraštės informacija:

• Įmonės pavadinimas;
• struktūrinio padalinio (vadovybės, skyriaus) pavadinimas;
• atvejų indeksas pagal nomenklatūrą;
• atvejo (tūrio) numeris, jei reikia;
• bylos pavadinimas
• anotacija prie bylos dokumentų (nuolatinio saugojimo byloms, kuriose yra ypač vertingų dokumentų);
• bylos nagrinėjimo terminai (apimtis);
• archyvinių bylų lapų skaičius (tomai);
• dėklo laikymo laikotarpis (tūris).
  1. Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai turi būti iš dalies registruojami: leidžiama nesisteminti byloje esančių dokumentų, neskaičiuoti bylos lapų, nerašyti pažymėjimų užrašų.

1. Bylų perkėlimo į archyvą tvarka
   1. Dėklai perkeliami į archyvinę saugyklą pagal pristatymo sąrašą (1 priedas).
   2. Pildant inventorių, nuo kiekvienos bylos viršelio į jį perkeliami šie duomenys:

7.2.1. bylos pavadinimas be santrumpų;

7.2.3. bylos nagrinėjimo terminai;

7.2.4. bylos lapų skaičius.

1. Jei byla susideda iš kelių tomų, kiekvienas tomas įtraukiamas į inventorių savo serijos numeriu.
2. Struktūrinio padalinio parengtas bylų perdavimo sąrašas, skirtas pateikti archyvui, sudaromas dviem egzemplioriais ir tvirtinamas struktūrinio padalinio vadovo. Abi inventoriaus kopijos kartu su dėžutėmis, paruoštomis pristatyti archyviniam saugojimui, perduodamos į archyvą.
3. Bendrovės archyvo darbuotojas, priimdamas bylas, palygina perduotas bylas su pristatymo sąrašu ir daro priėmimo įrašą, po kurio vienas pristatymo sąrašo egzempliorius perduodamas struktūriniam padaliniui.

1 priedas Ribotos atsakomybės bendrovė Altair („Altair LLC“) __________________________________________________________________________ (poskyrio pavadinimas) PRISTATYMO LAPAS atvejų ________________ metus „___“ ___________ 201__ Nr. ____ P / p Nr. Atvejų indeksas pagal nomenklatūrą Bylos pavadinimas pagal nomenklatūrą Terminai Tinkamumo laikas Lapų skaičius Pastaba ______________________________________ vienetų atvejų. xp. deponuotas: (skaičiais ir žodžiais) "___" ______________ 20___ Dėklai __________________________________________ vienetų. xp. saugojimui (skaičiais ir žodžiais) "___" ______________ 20___ SUSITARĖ EB protokolas „____“ _________ 20 _____. № _____________ "___" ______________ 20___

2 priedėlis prie Dokumentų rengimo ir perkėlimo į archyvą instrukcijų (patvirtintas „Altair LLC“ generalinio direktoriaus 2014 12 26) PATVIRTINTA „Altair LLC“ generalinis direktorius NS. Rybakovas „___“ ______________ 20__ dėl dokumentų skyrimo sunaikinti, toliau saugoti negalima „___“ ___________ 201__ Nr. ____ Remiantis „Altair LLC“ bylų nomenklatūra, šie dokumentai buvo atrinkti sunaikinti kaip neturintys jokios mokslinės ir istorinės vertės ir praradę savo praktinę reikšmę ________________________________________ „Altair LLC“: (struktūrinio padalinio pavadinimas) P / p Nr. Bylos pavadinimas Ekstremalus datas Inventoriaus numeriai Bylos indeksas pagal nomenklatūrą arba bylos numeris pagal inventorių Kiekis vienetų xp. Tinkamumo laikas ir straipsnių numeriai pagal sąrašą Pastaba Iš viso: _____________________________________ vienetų xp. _____________________ metams (skaičiais ir žodžiais) "___" ______________ 20___ SUSITARĖ Organizacijos EB protokolas data "___" ______________ 20___ № ____________ Dokumentų kiekis: _____________________________________________________ (skaičiais ir žodžiais) sunaikino _________________________________________, apie kurį surašytas aktas iš „___“ ______________ 20___, Nr. ____________ (pridedama). "___" ______________ 20___

4 priedėlis prie Dokumentų rengimo ir perkėlimo į archyvą instrukcijų (patvirtintas „Altair LLC“ generalinio direktoriaus 2014 12 26) VIDINIS APRAŠYMAS bylos dokumentai _______________________________________________________________ (bylos pavadinimas) ____________________________________________________________________________ (poskyrio pavadinimas) per metus P / p Nr. Dokumentų rodyklė Dokumento data Dokumento pavadinimas Lapų skaičių vienetas xp. Pastaba Iš viso: ___________________________________________________________ dokumentai (skaičiais ir žodžiais) Vidaus inventoriaus ____________________________ dokumentų lapų skaičius "___" ______________ 20___ "___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

Pateikta instrukcija yra universali ir ją gali pakeisti bet kuri organizacija savo poreikiams.

Instrukcijos nuostatos, nukrypstančios nuo pagrindinių taisyklių nustatytų normų

2.2 punktas. instrukcijose yra informacijos, kad dėklai, kurių saugojimo laikotarpis yra penkeri ar daugiau metų, yra įtraukti į archyvą. Remiantis Pagrindinėmis taisyklėmis, dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis yra 10 ar daugiau metų, turėtų būti pateikti archyvui, o bylos su trumpesniu saugojimo laikotarpiu - struktūriniuose padaliniuose. Tačiau šiuo metu komercinių organizacijų padaliniai stengiasi archyvuoti kuo daugiau dokumentų, retai atsižvelgdami į jų saugojimo laiką.

Jei archyvo patalpos dydis leidžia priimti visus dokumentus, kuriuos įmonės struktūriniai padaliniai norėtų perduoti, ir archyve yra pakankamai žmonių, galinčių apdoroti gautus dokumentus ir laiku organizuoti jų tyrimą bei sunaikinimą. būdu, tada problemų nekyla. Taigi, mūsų pavyzdyje nustatyta, kad organizacijos archyvas priima bylas, kurių saugojimo laikotarpis yra 5 ar daugiau metų.

4.4, 5.7 punktai. - 5.10. instrukcijose yra informacijos apie elektroninių dokumentų saugojimą ir sunaikinimą... Pastaraisiais metais kyla vis daugiau klausimų, kaip saugoti elektroninius dokumentus ir dokumentų kopijas elektronine forma.

Atminkite, kad elektroninis dokumentas ir elektroninė dokumento kopija nėra tas pats. Elektroninis dokumentas - "dokumentuota informacija, pateikta elektronine forma, tai yra, tinkama žmogaus suvokimui naudojant elektroninius kompiuterius, taip pat perduodant per informacijos ir telekomunikacijų tinklus arba apdorojant informacinėse sistemose". Paprasčiausias elektroninio dokumento pavyzdys yra žurnalo failas, saugomas „Excel“ arba „Access“. Užbaigus jis nespausdinamas, bet saugomas elektroniniu būdu.

Art. 2, 2006 m. Liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“

Nepaisant to, kad Pagrindinės taisyklės numato originalias dokumentų kopijas įdėti į bylas, pastaruoju metu pastebima tendencija papildomai saugoti jų elektronines kopijas. Kitaip tariant, užpildyti biuro dokumentai nuskaitomi ir perduodami į archyvą. Failams, gautiems skenuojant, priskiriami individualūs saugojimo laikotarpiai, kurie žymiai viršija jų popierinių originalų saugojimo laikotarpius. Paprastai nuskaitytos kopijos saugomos visam laikui. Jei mes kalbame apie elektroninių dokumentų kopijų saugojimo pranašumus, tai jie akivaizdūs: išorinės elektroninės laikmenos užima mažiausiai vietos ir tuo pačiu gali turėti terabaitų informacijos.

Organizacija turi teisę pati nuspręsti, kurie dokumentai bus nukopijuoti elektroniniu būdu, prieš perduodami į archyvą. Žinoma, dokumentai turi būti nuskaityti prieš juos susegiant į tomus. Dokumentus gali nuskaityti ir paties skyriaus specialistai, ir ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojai.

Elektroninės informacijos nešėjai saugomi vokuose, pasirašytuose pagal analogiją su popieriniais tomais. Patartina į vieną elektroninę laikmeną įdėti dokumentus, kurių saugojimo laikas yra vienodas.

Dėmesingas skaitytojas, gerai susipažinęs su federaliniais biuro darbo ir archyvavimo reglamentais, pastebės tam tikrų nukrypimų nuo archyvų saugojimo tradicijų ir Pagrindinėse taisyklėse nustatytų dokumentų formų. Tam yra kelios priežastys.

Pirma, dauguma nevyriausybinių organizacijų nėra valstybinių archyvų įsigijimo šaltiniai, o dokumentų saugojimo požiūriu jos „troškinamos savo sultyse“, liečiamos su valstybės archyvais, pavyzdžiui, tik tada, kai perduodami dokumentai apie personalą organizacijos likvidavimo metu. Todėl iš dokumentų formų gali būti neįtraukta tokia informacija, kaip ši informacija: ženklas, patvirtinantis EIC darbuotojams skirtų bylų sąrašų patvirtinimą akte dėl dokumentų, kurie nėra saugomi, skyrimo sunaikinti ( Instrukcijų 2 priedas).

Antra, tos pačios nevalstybinės įmonės dažnai negali sau leisti saugoti bylų padaliniuose 10 ar daugiau metų. Kai kurie įmonės padaliniai archyvuoja gaunamus dokumentus iškart po to, kai jie nebekontroliuojami, vien todėl, kad biure ar registratūroje nėra vietos juos saugoti. Visi šie į archyvą patenkantys dokumentai turi būti priimti ir sutvarkyti, o čia nukrypimai nuo pagrindinių taisyklių yra neišvengiami.

Baigdamas straipsnį norėčiau pasakyti, kad Pagrindinės taisyklės išlieka pagrindinis dokumentas formuojant verslo tradicijas informacijos saugojimo požiūriu. Ir jei jūs apie juos nukrypstate, turite tai padaryti protingai. Galite perkelti į bylos organizavimo archyvą, nes jų nėra kur saugoti, tačiau jokiu būdu neturėtumėte keisti dokumentų saugojimo laiko ir įvesti tokius visuotinius koregavimus.

E.N. Kozhanova, ikimokyklinio ugdymo įstaigų ir personalo įrašų valdymo specialistė

Visi nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo atvejai perduodami organizacijos archyvui. Bylų perdavimas atliekamas tik pagal inventorių ir pagal archyvo vadovo sudarytą grafiką, suderintą su struktūrinių padalinių vadovais ir patvirtintą organizacijos vadovo. Kartu su bylomis į archyvą perkeliamos biuro biuro tarnybos registracijos ir kontrolės bylos. Kiekvieno failo pavadinimas turi būti įtrauktas į inventorių.

Laikino (iki 10 metų) saugojimo atvejai organizacijos archyve paprastai neperduodami.

Priimdamas bylas, archyvo darbuotojas atidžiai tikrina kiekvieną atvejį pagal inventorių, tikrina bylos suformavimo ir registravimo teisingumą. Archyvo vadovas pasirašo bylų priėmimą visuose metinių inventoriaus skyrių egzemplioriuose, nurodo priėmimo datą ir gautų bylų skaičių. Vienas metinių atsargų skyrių egzempliorius grąžinamas siuntėjui, likusi dalis lieka archyve.

Pateikdama bylas valstybiniam saugojimui, organizacija pateikia valstybės archyvui:

Požiūris, skirtas valstybės archyvo vadovybei, nurodant organizacijos pavadinimą, bendrą bylų skaičių ir dokumentų pateikimo terminą;

Atsargos trimis egzemplioriais, patvirtintos archyvinio skyriaus EPK;

Istorinė organizacijos nuoroda, jei bylos pirmą kartą pateikiamos valstybės globai;

Nebaigto dokumentų išsaugojimo pažymėjimas (jei prarandami visi failai).

Tada bylos užšifruojamos. Į šifravimą įtrauktas fondo numerio, inventoriaus numerio ir atvejo numeris.

Naudojant inventorių ir užšifruoti dėklai yra susieti į archyvinius ryšulius. Bylų pristatymas įforminamas aktu. Donorų organizacija ir valstybės archyvas pasirašo ant visų inventoriaus kopijų ir dokumentų pristatymo pažymos.

Du inventoriaus egzemplioriai ir vienas akto egzempliorius lieka valstybės archyve, trečiasis inventoriaus egzempliorius ir antrasis akto egzempliorius grąžinami organizacijai ir nuolat saugomi biure.

Archyvinis dokumentų saugojimas elektronine forma

Elektroninio saugojimo ypatumas yra dokumentų siuntimas į elektroninį archyvą iškart baigus darbą su jais biuro darbe. Tai leidžia užtikrinti dokumentų saugumą, jų centralizuotą saugojimą, greitą paiešką ir paskirstytą prieigą prie dokumentų tiek naudojant vietinį tinklą, tiek (jei reikia) naudojant nuotolinę prieigą (telefonu ir internetu).

Jų registravimo metu formuojama dokumentų duomenų bazė.

Dokumentų saugojimo laikotarpiai nepriklauso nuo jų egzistavimo formos - popieriniai ar elektroniniai - ir, kaip jau minėta, nustatomi specialiomis informacinėmis knygomis - dokumentų sąrašais, nurodančiais saugojimo laikotarpius (standartinius ir departamentinius). Be to, kiekviena organizacija turi atvejų sąrašą. Jis taip pat įvedamas į kompiuterį ir yra nepriklausoma lentelė organizacijos dokumentų duomenų bazėje.

Bylų nomenklatūroje nustatyti saugojimo laikotarpiai leidžia, renkantis bylos numerį dokumento, kuriame yra dokumentas, registracijos kortelėje, automatiškai nustatyti jo saugojimo laikotarpį ir inicijuoti dokumento perkėlimą ar kopijavimą į atitinkamą skyrių archyvo.

Pasibaigus tarnybos metams, bylos suskirstomos pagal visą įstaigos dokumentų duomenų bazę, kuri buvo suformuota per metus registruojant dokumentus. Duomenys apie organizacijos dokumentus per pastaruosius metus naudojami visų dokumentų, sugrupuotų pagal atvejus, inventoriui sudaryti. Byloje dokumentai išdėstomi gavimo tvarka (daugiausia chronologine tvarka). Nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejais toks bylos dokumentų sąrašas atspausdinamas kaip vidinis inventorius ir pateikiamas bylos pradžioje.

Archyvo taisyklės numato kompiliaciją inventorius nuolatinis ir ilgalaikis saugojimas. Automatinės apskaitos sistemos buvimas leidžia jums sudaryti dokumentiniai inventoriai, anksčiau tai buvo neįmanoma naudojant tradicines popieriaus technologijas dėl jų darbo intensyvumo. Tokie inventoriai labai palengvina ir pagreitina reikalingų dokumentų paiešką archyve, užtikrina jų apskaitą ir išsaugojimą.

Jei dokumentai perduodami valstybiniam saugojimui archyvinių institucijų prašymu, remiantis ne dokumentiniais inventoriais, galima lengvai sudaryti apibendrintus nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejų aprašus.