Top Gear UK: Sastanke za planiranje najbolje je obaviti u opuštenoj atmosferi

U mnogim timovima se praktikuju sastanci planiranja na kojima menadžeri raspoređuju zadatke i izlažu opšte taktike rada za blisku budućnost. Mnoge vladine agencije praktikuju sastanke planiranja u ponedjeljak ujutro.

Neki smatraju planiranje sastanaka gubljenjem vremena, ali s druge strane, bez redovnih diskusija o aktuelnim temama, sigurno će biti dosta nekoordiniranih radnji. Ovdje je, kao i uvijek, važan balans.

Na primjer, mnoge vladine agencije praktikuju sastanke planiranja svake sedmice i tamo okupljaju svo osoblje. Ovo je klasičan primjer gubljenja vremena. Ne postavljaju se svake sedmice oštra pitanja koja su bitna za cijeli tim. Istovremeno, svi bi trebali biti prisutni na ovakvim događajima. Čak i one na koje aktuelna agenda nije direktno ili indirektno pogođena. Sastanci i sastanci planiranja postali su klasičan primjer izgubljenog vremena u knjigama o upravljanju vremenom.

KAKO NAPRAVITI SAVRŠENO RENDALO?

Ništa nije savršeno. Niko ne zna kako pravilno voditi sastanak za planiranje. Ovdje ima previše varijabli. Kakvo planiranje sastanka treba vašem timu zavisi od toga koliko ljudi imate i kojom vrstom aktivnosti se bavite. Mogu vam samo ukratko reći šta sam vidio u različitim organizacijama.

Kada sam radio u institutu, imao sam priliku da radim u dva strukturna odjeljenja. U oba su se praktikovali sastanci sa vođom. One su se odvijale neregularno iu oba slučaja bile su prilično produktivne. Uspjeli smo da razgovaramo o svim gorućim pitanjima. Postojala je samo jedna mana ovih sastanaka planiranja – ponekad (ne uvijek) je bilo dosadno, jer me se nisu sva pitanja na ovaj ili onaj način ticala.

Radio sam iu privatnoj organizaciji gdje uopće nije bilo sastanaka za planiranje. U svakom slučaju, radeći kao programer, imao sam sreću da sam imao samo nekoliko privatnih razgovora sa direktorom tokom otprilike 2,5 godine. Ostatak vremena na poslu sam se bavio direktnim radom i razgovarao o rezultatima rada sa menadžerom u trenutnom režimu. Bilo je dovoljno za oči.

U jednoj drugoj organizaciji vidio sam sastanke dnevnog planiranja koji se praktikuju svako jutro, bez obzira da li postoji hitan dnevni red ili ne. Dnevni sastanci planiranja su previše za moj ukus. Na primjer, ako svako jutro svi članovi tima provedu 15 minuta na sastanku planiranja i još 15 minuta da se vrate svojim svakodnevnim aktivnostima, tada se 2,5 sata gubitka neto vremena za svakog zaposlenika svake sedmice akumulira u sedmici. Ovo je više od 5% ukupnog radnog vremena. Više od 10 sati već radi u mjesecu. Slažem se - primjetno je.

Osim jutarnjih sastanaka za planiranje, upoznao sam i praksu večernjih sastanaka planiranja, koji se odvijaju u opuštenoj atmosferi, kada je mnogo toga već urađeno i nikome se ne žuri. Ja lično volim ovaj format više od jutarnjeg sastanka.

Što se tiče sedmičnih sastanaka za planiranje, oni su vjerovatno potrebni. Ali morate ih pokušati izvesti u najsažetijem formatu. Nemojte odugovlačiti raspravu satima. Pogotovo ako na sastanku planiranja učestvuje veliki broj ljudi.

ZAŠTO JE JUTARNJI PLANER ZLO?

Dok se ljudi vuku na posao, dok se bude, potrebno je neko vrijeme. Onda samo počnu da rade svoj posao - i ometa ih jutarnji sastanak za planiranje. Zatim se, nakon brifinga, ponovo uključuju u rad. I – ne daj Bože, neko će ih odvratiti od posla nakon sastanka. Zatim u 11 ujutro treba da idete na ručak, a popodne ćete se pospani. Jutro je najbolje i najproduktivnije vrijeme. Ne bih ga trošio na dnevne sastanke.

SASTANCI U STOJEĆEM KORIDORU

Ako je u timu malo ljudi, zašto onda ne održavati sastanke stojeći u hodniku. Uz sjedilački način života, ovo je i zdravije za zdravlje i omogućava vam da se osjećate mnogo slobodnije. Mnogi poslovni treneri savjetuju da ovo uključite u svoju svakodnevnu praksu. Ovu ideju možete razviti i razgovarati o radnim pitanjima za stolom za večeru ili tokom treninga u korporativnoj teretani. Razmislite sami – radite dvije stvari odjednom, a osim toga, razgovarate o radnim projektima u što opuštenijoj atmosferi i sa kolegama možete razgovarati otvorenije nego u kancelariji.

2016. je vrijeme testiranja snage kompanija i s tim u vezi, sada, više nego ikad, svaki dan morate držati prst na pulsu vašeg odjela prodaje. Evo nekoliko osnova koje će pomoći vašem prodajnom timu da postane fokusiraniji i efikasniji.

Na prijateljski način, kompanija treba da ima 2 sastanka između direktora i menadžera: prvi je opšti, na jutarnjem sastanku planiranja, drugi je individualni, večernji sastanak, tokom kojeg se šef pažljivo upušta u rezultat aktivnosti. svog naroda, ispituje teške situacije i provodi individualnu motivaciju. Ali danas ćemo se fokusirati na opći jutarnji sastanak planiranja, koji je nezamjenjiv alat za upravljanje odjelom prodaje i održavanje vaših zaposlenika u dobroj formi.

Ciljevi jutarnjeg sastanka planiranja:

1. Sumiranje jučerašnjih rezultata

2. Planiranje radnog dana

3. Praćenje realnosti ostvarivanja planova mjeseca i izrada plana "B"

4. Obuka menadžera na konkretnim primjerima koristeći poslovnu igru

5. Provjera nivoa energije menadžera i njihove doplate, motivacije

Odnosno, za šefa odjela prodaje planski sastanak je onaj lakmus test kvaliteta njegovog rada, koji će mu pomoći da na vrijeme reaguje na situacije koje najčešće dovode do neispunjenja planova, grešaka u komunikaciji sa klijentima. ili otpuštanje menadžera.

Dakle, 10 pravila za efikasan jutarnji planski sastanak ROP-a:

1. Periodičnost.

Jutarnje planiranje ne treba održavati s vremena na vrijeme, ne kada ste dobro ili loše raspoloženi, već svaki dan, u isto vrijeme. Dobar sastanak planiranja bit će ritual za početak, početak aktivnosti menadžera. U svojoj praksi više puta sam naišao na primjere kada je loše obavljen ili uopšte ne sproveden sastanak planiranja, pokvario cjelokupnu dnevnu rutinu menadžera, pokvario raspoloženje i ubio želju za radom.

Tokom jutarnjeg sastanka za planiranje, menadžeri bi se konačno trebali probuditi i uhvatiti glavnu ideju: Počnimo!

2. Disciplina

Efikasan sastanak planiranja ima jasnu strukturu, ciljeve i tajming (tj. vrijeme predviđeno za sastanak planiranja). Svako odstupanje od strukture demotiviše menadžere, dok pridržavanje opštih pravila disciplinuje i strukturira misli.

Sastanak za planiranje uvijek treba početi i završiti na vrijeme. Svi trebaju biti prisutni u kancelariji 15 minuta prije početka sastanka. Sve ispijanje čaja - prije sastanka za planiranje. Posle - samo posao.

Menadžeri bi trebali biti spremni za sastanak o planiranju, znati sve svoje trenutne pokazatelje i svoje planove za dan, a ne brojati brojeve na kalkulatoru, oduzimati vrijeme cijelom timu ili biti ometani kalkulacijama umjesto da slušaju informacije koje ROP želi da prenese svima.

Za kvalitetan sastanak planiranja uz poslovnu igru ​​obično je dovoljno 45 minuta. Ali, vjerujte mi, ovih 45 minuta može uštedjeti mnogo vremena u budućnosti i donijeti mnogo veće finansijske rezultate.

3. Energija

Jutarnji sastanak je lakši za oči zaposlenih.

Ako je sastanak za planiranje dosadan, menadžeri će još više zaspati, a vi nećete dobiti željeni efekat. Nemojte blatiti informacije, imajte na umu svrhu i strukturu, ne dozvolite zaposlenicima da skrenu s teme za temom ili postavljajte pitanja koja se tiču ​​samo jedne stvari.

Važno je zapamtiti da je sastanak za planiranje timski rad, a ne jutarnje druženje. Zadržite pažnju svih. Reci samo ono što se tiče svih.

4. Konstantno trenirajte svoje menadžere!

Svakog dana, na večernjim sastancima, pitate menadžere kako im je prošao dan, kakve uspjehe su imali, s kojim su se poteškoćama suočavali, s kojim primedbama kupaca nisu mogli odgovoriti. Jutarnji sastanak vam omogućava da iznesete najhitnija pitanja za opštu diskusiju.

Da biste to učinili, menadžer treba ukratko reći problemu s kojim se jučer nije mogao nositi, zatim brzo ponovite teoretski dio (na primjer, blok „argumentacija metodom izračunavanja), a zatim dogovorite poslovnu igru ​​u kojoj će uloga klijenta igra menadžer koji se ne snalazi u situaciji. Zatim, uz pomoć kratkog brainstorminga, cijeli tim iznosi opcije za rješavanje situacije.

Posebno je važno da svi u timu aktivno učestvuju u pronalaženju rješenja. Nemojte davati gotove odgovore, najefikasniji trening nije teorija od lidera, već pronalaženje ideja kroz interakcije.

Svakodnevna obuka, dodatna obuka i podrška menadžerskim vještinama omogućit će vašim menadžerima da se stalno razvijaju, usavršavaju svoje prodajne vještine i ne boje se poteškoća na terenu.

5. Stalno pratite planirano

Planiranje bez kontrole je bacanje novca (c) drevna kineska mudrost

Mislim da ovdje nema potrebe za posebnim objašnjenjem. Ako to ne kontrolišete jednom, pa dvaput - trećeg, menadžeri će ili prestati da rade nešto ili će početi da lažu.

6. Timska motivacija

Važno je ne samo ukazati na rezultate jučerašnjeg dana za cijeli tim u cjelini i za svakog pojedinačno, već i identificirati najbolje i najgore za prethodni dan i ne plašiti se demotivirati bilo koga sa ovim - premalim vremenom intervali se koriste, a menadžeri imaju priliku da se usavršavaju svaki dan.

Kao indikatore koristite ne samo finansijske indikatore (koliko ste prodali, koliko novca ste doneli) ili indikatore aktivnosti (broj poziva, sastanaka i održanih sastanaka), već i kvalitativne indikatore (kvalitet komunikacije između menadžera i klijenti). Možete samostalno slušati pozive menadžera, kao i koristiti izvještaje odjela za kontrolu kvaliteta.

7. Specifičnost u planovima

Menadžer ne treba samo da priča o tome koliko će prodaja danas zatvoriti, koliko će uplata naplatiti i koliko će sastanaka održati. Svoje planove svakako mora potkrijepiti konkretnim imenima kompanija. Čak i ako danas nema planiranih odgovora klijenata, menadžer mora reći odakle će dobiti današnji plan, koga će pozvati, kome će otići, ali kompanije moraju biti imenovane, sa jasnim ciframa u novcu i količini .

Takođe je veoma važno zapamtiti da menadžerov dnevni plan mora da ispuni ciljeve meseca. Ako vaš menadžer ima plan za mjesec dana - 1.000.000 rubalja plaćanja, onda ne može planirati da prikupi 20.000 rubalja svaki dan, jer jednostavno neće ispuniti plan takvom stopom.

Postavite ambiciozne planove za svoje menadžere. Ako je menadžeru neugodno da iznese ambiciozni plan, ili se poziva na svoje sujeverje („Neću reći da ne bih zezao“, „Sad ću reći više, a ti ćeš mi pojesti mozak uveče“ ), ovo treba liječiti, i što prije to bolje. Obučite menadžere da imaju visoke planove, njegujte njihove interne "granice".

Takođe, menadžer mora da veruje u svoje brojke, da ne govori „iz vedra neba“, jer je to neophodno, već da jasno razume da je ono što je rekao zaista izvodljivo i da zna kako da utiče na to.

8. Provjerite spremnost cijelog tima

Prije nego što pustite svoje prodavače u novi dan, provjerite da li imaju sve resurse – kako eksterne (prisustvo prezentacijskih materijala, vizitkarti, baza poziva itd.), tako i interne – da li svima gore oči, ili je to potrebno sa neko onda ostane i dalje raspravlja o nekim poteškoćama, daje dodatnu individualnu motivaciju.

9. MoćnoCTA na kraju sastanka za planiranje

Smislite motivirajuću frazu koja će vas usidriti da započnete i dati vašim menadžerima dodatni poticaj energije. Fraza može biti bilo koja: "Tim, samo naprijed!", ili "Hajde da to uradimo!", ili "To je to, idemo!"

Ovo je takozvano sidro, koje daje signal da je sve gotovo, jutro je gotovo, vrijeme je za trčanje i pobjedu!

10. Vizualizacija

Obavezno stavite rezultate sastanka planiranja na semafor kako bi menadžeri mogli stalno da vide i svoje rezultate i ukupni rezultat tima, kao i procenat plana. Takva ploča može izgledati ovako:

I kao bonus, kontrolna lista za procjenu kvaliteta jutarnjeg sastanka planiranja, na primjer:

Organizujte i održite sastanak što efikasnije.

Pronađite rješenje problema koji je naveden za raspravu ili postavite smjer za razvoj situacije u konstruktivnom smjeru.

Zanimljivo je održati sastanak planiranja tako da učesnici nemaju vremena za zijevanje i da nemaju osjećaj izgubljenog vremena.

Akcioni plan

1. Upoznati se sa predloženim načinom organizacije sastanka za planiranje.

2. Pripremite se, pripremite potrebne materijale i pozovite učesnike.

3. Održati sastanak za planiranje.

4. Sumirajte rezultate sastanka planiranja i upoznajte sve učesnike sa njima.

Kako organizovati sastanak za planiranje

Prvo ono što je potrebno za sastanak planiranja je pitanje ili tema sastanka za planiranje. Koji poslovni problem želite da rešite? Kakav će pozitivan efekat biti rezultat sastanka planiranja za rad organizacije? Unaprijed upoznajte učesnike sastanka sa ovim pitanjem. Tako ćete uštedjeti vrijeme tokom sastanka za planiranje, a učesnici u diskusiji mogu već doći sa zanimljivim idejama o vašem pitanju.

Sekunda- ovo su ljudi koji će učestvovati na sastanku planiranja. Stručnjaci kog profila i menadžeri kog nivoa, odnosno uposlenici koje linije su vam potrebni da pronađete odgovor na postavljeno pitanje.

Treće- mjesto održavanja sastanka za planiranje. Važno je da je ovo zasebna prostorija ili čak posebna soba za sastanke. Tamo gdje ima dovoljno prostora za sve, ljudi izvana (koji ne učestvuju u planiranju) neće moći da vas ometaju i telefoni neće zvoniti.

Četvrto- vrijeme sastanka za planiranje. Poželjno je da bude pogodno za sve učesnike ili trajno. Na primjer, dnevni sastanci planiranja održavaju se svakog dana tačno u 8.30. U svakom slučaju, prilikom odabira vremena za sastanak planiranja, morat ćete se fokusirati na najvažnije učesnike. I odredite ga unaprijed, na nekoliko sati, tačnije - danima.

Peto- pravilnik za sastanak o planiranju. Važno je ne samo započeti sastanak planiranja na vrijeme, već ga i završiti na vrijeme. Unaprijed odredite redoslijed rasprave o pitanjima i vrijeme dodijeljeno svakom učesniku. Ograničite, ovo će izvještaje učiniti sažetim i što je moguće informativnijim. Na primjer, jedan nastup nije duži od 10 minuta.

Šesto- materijali pri ruci. Neophodan minimum su olovke za sve učesnike i papir. Pobrinite se o tome sami, unaprijed, kako ne biste gubili vrijeme na diskusiju tražeći šta i o čemu napisati. Možda će vam trebati i: flip chart, projektor, platno, laptop, štampač. Sva oprema mora biti pripremljena i testirana unaprijed.

Sedmo- voditelj sastanka za planiranje ili sekretar koji će snimati proces i rezultate rasprave o vašem pitanju.

Formati planiranja

1. Rezimiranje, informativni sastanak.

Ovi sastanci se mogu održavati jednom sedmično početkom sedmice za vođe svih dijelova vaše organizacije.

Čemu služe ovi sastanci planiranja?

2. Planski sastanak - raspodjela tekućih zadataka.

Obično se održava na početku svakog radnog dana. Format je očigledan - menadžer izdaje zadatke za dan svojim podređenim. Vrijeme također nije vrijedno protezanja - svi su dobili zadatke i otišli da ih izvrše.

3. Planiranje sastanka za diskusiju o postavljenom pitanju.

Unaprijed formulišete svoje pitanje koje ste sami formulisali sam život i trenutnu situaciju na vašem tržištu. Objavite svrhu sastanka za planiranje, pošaljite ove informacije učesnicima. Zamolite ih da se pripreme (ako je potrebno) po tom pitanju. Unaprijed odredite raspored i sekretara sastanka. Pošaljite rezultate sastanka planiranja svim učesnicima. Vrijeme za takav sastanak planiranja nije više od dva sata. Ali postoje situacije kada je potrebno više vremena. U tom slučaju će zakazati organizovane pauze od 15-20 minuta za čaj i samo odmor. (Pripremite i čaj i slatkiše unaprijed!)

4. Sastanak kreativnog planiranja.

Coaching Requests
1) Razvoj resursa kreativnosti za rast (samorazvoj, profesionalni rast, poslovni razvoj)
2) Rješavanje unutrašnjih sukoba, prevazilaženje kriza korištenjem resursa kreativnosti

Postizanje dobro koordinisanog, brzog i efikasnog timskog rada nije lak zadatak ni za jednog menadžera. Zadatak šefa je da razvije jedinstvenu strategiju djelovanja za svakog podređenog, prati njihov rad i koriguje ga. Da biste postigli plodan rad, morate razumjeti kako voditi sastanke, kako pravilno postaviti podređene za određeni period.

Sastanak za planiranje - diskusija i raspodjela radnih zadataka zakazanih za određeno vrijeme. Ovakvi sastanci se mogu grubo podijeliti u nekoliko tipova, ovisno o vrsti, vremenu i broju.

Prvi tip uključuje sastanke za planiranje izvještaja (koji je neophodan da menadžment izvještava o tome kako se radni zadaci trenutno obavljaju), sastanke za diskusiju (kada se razmatraju prijedlozi i raspravlja o promjenama akcionog plana) i motivacijske sastanke (na kojima svi dobiju svoj zadatak u procesu rješavanja glavnog pitanja).

U zavisnosti od vremena, možete imati dnevne, sedmične ili mjesečne sastanke.

Ako za osnovu uzmemo kvantitativni faktor, sastanci planiranja se mogu podijeliti na opšte ili masovne sastanke (na kojima su prisutni svi zaposleni) i zatvorene (kada se savjetuje posebna grupa ili odjel).

Održavanje sastanaka za planiranje ima određene prednosti:

• Održava disciplinu i smanjuje kašnjenja.
• Pomaže da se jasno i razumljivo postave zadaci za tim. Kratkoročni plan za dan je mnogo korisniji i produktivniji od šestomjesečnog plana.
• Označava stvarne performanse. Ovaj kvalitet se proširuje ako na sastanku za planiranje zaposleni podnose izvještaje nadređenima o tome šta su uradili.

Ne zaboravite na veoma motivirajuću ulogu sastanaka. Kompetentno voditi sastanak znači pozitivno utjecati na raspoloženje zaposlenika, energizirati ih za plodonosan rad i stimulirati ih na poboljšanje učinka. Osim toga, ova imovina doprinosi uspostavljanju pozitivnih odnosa između tima i šefa.

Na drugoj strani, održavanje sastanaka za planiranje ima i negativne strane:

• Dugi sastanci oduzimaju energiju i energiju od radnika.
• Iznenadni, neplanirani sastanci su obično neefikasni.

Da biste izbjegli ove negativne faktore, svoje sastanke morate voditi promišljeno.

Stručno mišljenje

Na sastanku planiranja zaposleni nude nove ideje za razvoj poslovanja i prodaju

Hasmik Gevorgjan,

Izvršni direktor i jedan od vlasnika lanca prodavnica Provokatsiya u Moskvi

Nagrađujemo i podržavamo naše zaposlenike na svaki mogući način, koji su zainteresirani za povećanje svijesti o brendu. Naši primaoci franšize odlučili su da održavaju posebne sastanke 2 puta mjesečno, na kojima zaposleni izražavaju svoja razmišljanja i sugestije za razvoj kompanije i povećanje prodaje. Autori najzanimljivijih projekata i ideja dobijaju bonus do 15% svoje plate.

Neki od naših najboljih printova na majicama su originalno dizajnirani i predloženi od strane naših zaposlenika. Zahvaljujući našim zaposlenicima, povećavamo vidljivost kompanije sponzorisanjem kulturnih omladinskih događaja.

Upečatljiv primjer: jedan od naših zaposlenika u Tuli ponudio je učešće na opštinskim sportskim takmičenjima i večerima u klubovima. Kreativnost i posvećenost ovog djelatnika osigurala je da se naši oglasi pojavljuju u popularnim gradskim kafićima. Na kraju, prodaja u gradu Tula se udvostručila. Prihodi zaposlenika su se povećali na sličan način - nakon nekoliko mjeseci postao je direktor trgovine.

3 sastojka za uspješan sastanak planiranja

1. Informacijska komponenta. Učinite materijal zanimljivim i korisnim za slušaoce. Ako dosadne informacije ne možete izbjeći, pokušajte ih predstaviti na neobičan način. Informacije predstavljene na sastanku planiranja trebaju biti korisne i uzbudljive. Ako namjeravate uspješno voditi sastanke, najbolje je da ne iznosite blage i dosadne informacije.
2. Emocionalna komponenta. Fascinantan materijal sa lošom prezentacijom je loš materijal. Sjetite se univerziteta – provoditi vrijeme u nekim parovima bilo je dosadno, studenti su bukvalno spavali na nastavi, dok su u drugima svi htjeli razumjeti suštinu i diskutovati.
3. Vođa koji održava sastanak. Autoritet govornika direktno utiče na asimilaciju informacija. Ako još niste dostigli visoke retoričke vještine, radite više na prvoj i drugoj tački prije održavanja sastanka.

Kako voditi sastanke za planiranje izbjegavajući otpor zaposlenika

Nije tajna da zaposleni često imaju negativan stav prema planiranju sastanaka. Vrijedi razumjeti razloge za ovu percepciju.

Kao prvo, izvorni nastanak ovakvih planskih sastanaka vezuje se za vrijeme kada sredstva komunikacije nisu omogućavala koordinaciju rada ljudi i bilo je potrebno lično okupljati cijeli tim i provoditi sate razgovarajući o važnim radnim pitanjima. Pošto jednostavno nije bilo drugih načina da se saznaju ili razgovaraju o važnim tačkama, skup je nagomilao gomilu pitanja, komentara i sugestija o radu. Stoga je sastanak morao biti održan nekoliko sati.

Drugo, mnoge kancelarijske radnike nervira činjenica da sastanak za planiranje zauzima 1/5 ukupnog radnog vremena. Istovremeno, nema toliko za diskusiju - šefov govor obično zauzima polovinu cijelog sastanka.

Treće ako se sastanak održava svaki dan, zaposleni će ga uskoro tretirati kao događaj „za pokazivanje“. Zaposleni neće detaljnije izvještavati i zanimaju ih napredak u radu ili bilo kakve promjene, jer se one jednostavno možda neće dogoditi u tako kratkom roku. Glavni ciljevi svake kompanije su dugoročni planovi, tako da zaposlenima ne treba oduzimati dragocjeno vrijeme da slušaju „stvari su normalne, radimo“. Samo u kritičnim slučajevima, hitnim situacijama i hitnim zadacima postaje neophodno održavanje dnevnih sastanaka.

Kako pravilno održati sastanak planiranja odabirom odgovarajućeg formata

1. Informativni sastanak

Takav sastanak planiranja možete održati ponedjeljkom, učiniti ga sedmičnim događajem za svako odjeljenje vaše kompanije, za svakog šefa odjela. Svrha ovog sastanka je da saznamo šta je urađeno u protekloj sedmici, šta je postignuto, a šta se planira za ovu sedmicu. Vođe mogu prenijeti važne informacije podređenima i motivirati ih da rade plodno. Nemojte odugovlačiti vrijeme – najbolje je održati sastanak u roku od 30 minuta.

2. Raspodjela zadataka

Ovaj kratki sastanak najbolje je obaviti rano u toku dana. Menadžeri daju zadatke za dan i objašnjavaju ih zaposlenima. Ako nema pitanja ili važnih informacija, takav sastanak planiranja neće oduzimati puno vremena radnicima.

3. Sastanak za planiranje

Takav sastanak planiranja treba održati nakon što su svi zaposleni unaprijed obaviješteni pismenim ili elektronskim putem. Neka se pripreme na temu, zakažu sastanak i sekretaricu sastanka. Također pošaljite zaključke i rezultate sa sastanka svima koji su bili prisutni ili bi trebali biti na sastanku za planiranje. Važno je napomenuti da se takav sastanak planiranja ne može održati predugo. Ako se to i dalje ne može izbjeći, obavezno uzmite pauze za odmor ili užinu.

4. Kreativni sastanak

Ako ovog puta nemate šta da ponudite timu, dobra opcija bi bila održavanje sastanka za planiranje u nestandardnom formatu. To može biti takmičenje za najbolju ideju ili sesija razmišljanja.

5. Planiranje sastanka za rješavanje konflikata

Ne zaboravite na ljudski faktor i moguće nesporazume u timu.

Ispravna pozicija šefa je da identifikuje i reši sličan problem. Biće zgodnije održati sastanak u tu svrhu više nego ikada. Trebate dati priliku svakoj osobi da objasni svoj stav i kaže šta joj tačno ne odgovara. Format takvog sastanka ne bi trebao biti strog, pustiti ljude da pričaju ili raspravljaju, argumentujući svoje mišljenje. Kada zajedno prepoznate poteškoće, morate ih savladati. Nije potrebno da to preuzimate samo na sebe, pomoći će vam stručnjaci za ljudske resurse i viši menadžeri.

Morate voditi sastanak tako što ćete izabrati zanimljivu temu za sve - tako da svi žele da govore, a vi imate priliku da regulišete razgovor i prilagodite njegov pravac.

Sumirajte sastanak, prikupite ono što su učesnici rekli i podijelite rezultate.

Nema potrebe od samog početka upozoravati kolege da se sastanak za planiranje održava zbog sukoba koji je nastao. Izuzetak su posebni sastanci koji se organiziraju isključivo radi rješavanja takvih situacija.

Kako maksimalno iskoristiti prednosti sastanka planiranja

Loše organizovani sastanci planiranja, sastanci i sastanci su potpuno beskorisni, pa čak i štetni. Jer sami po sebi ne stvaraju dodatnu vrijednost, ali se na njih može potrošiti ogromna količina vremena.

Naučite pravila za organizovanje efektivnih sastanaka planiranja iz časopisa Commercial Director, koji će pomeriti tok posla uz minimalno utrošeno vreme.

Kako održavati sastanke svakodnevno: korak po korak algoritam

Korak 1. Odredite ciljeve jutarnjeg sastanka za planiranje

Svaka organizacija mora prezentirati i planirati rezultate svog rada. Na osnovu postavljenih ciljeva potrebno je izraditi fazni plan za njihovu implementaciju.

Odaberite ciljeve sa liste koji su prikladni za vaše poslovanje:

• Postavljanje ciljeva

Glavni razlog za održavanje kolektivnih sastanaka je zakazivanje zadataka. Dnevni plan zaposlenog ne bi trebao uključivati ​​više od 3 zadatka i 1 fokus. U idealnom slučaju, svaki zaposlenik sam planira zadatke i fokusira se za dan i o tome obavještava menadžera.

Da biste postavili realne i ostvarive ciljeve, koristite. Najbolje je planirati rad sa određenim brojevima. Vizualizirajte informacije: događaj je bolje voditi u prostoriji s projektorom ili pločom na kojoj ćete zapisivati ​​glavne zadatke. Označite fokus dana markerom i to naglasite tokom razgovora.

Najbolje je da svaki zaposleni zapiše svoj plan.

• Povratne informacije od zaposlenih

Vrlo često, kada se suoče sa problemom ili neshvatljivom situacijom, zaposleni o tome ne obaveste svog šefa. O tome se po pravilu raspravlja među kolegama i ne smatra se dostojnim izvještavati menadžment. Neophodno je uspostaviti stalan kontakt sa podređenima. Zaposleni treba da steknu naviku da govore svom menadžeru o svojim brigama i nedoumicama u procesu obavljanja svojih dužnosti.

U ovom slučaju, vođa treba da održi odvojene sastanke kako bi saslušao svaki problem i adekvatno odgovorio na njega, čak i ako smatra da situacija nije vrijedna posebne pažnje. Također, tražite korijen problema, a ne krivca. Odredite određenu osobu odgovornu za rješavanje problema i odredite jasan vremenski okvir za to.

• Transfer iskustva i obuka

Budite prvi koji će progovoriti - recite svojim kolegama kako biste sami obavili zadati zadatak. Započnite raspravu, pitajte zaposlene kako da ovaj ili onaj posao odrade bolje i plodonosnije. Možete održati sastanak o planiranju u obliku igre ili uzeti poslovni slučaj kako bi svi mogli učestvovati u diskusiji.

Možete voditi obuku: ispričati ili ponoviti skripte sa kolegama, tipične odgovore, prednosti proizvoda, promocije kompanije i slično. Uključite cijeli tim u ovaj proces.

Nemojte se ponavljati, učite svoje zaposlene svaki dan novim stvarima, razvijajte ih!

• Poboljšanje timskog duha

Govorite o kompaniji kao o zbijenom timu - u svom govoru koristite riječi "mi", "naš tim".

Prenesite nešto novo i zanimljivo za prošli dan: ono što se dogodilo jučer, vijesti o kompaniji, njeni uspjesi (čak i mali). Samo zato što imate internu mailing listu ne znači da je svi čitaju. Stoga se ono najzanimljivije i najvažnije može ponovo reći na sastanku planiranja. Ukoliko informacije nisu u potpunosti pozitivne, zaposleni će imati priliku razgovarati o akcionom planu.

Setite se važnih datuma za zaposlene, pričajte o njima (rođendani samih zaposlenih, njihovih porodica, dece, važan događaj za kompaniju i tako dalje).

• Timska motivacija

Možete održati sastanak kako biste zadužili tim pozitivnim stvarima za dan koji je pred nama. Za ovo vam je potrebno:

• Pohvalite nekoga iz osoblja (najbolji u prodaji, dobar kvalitet, zahvalnost klijenta, rješavanje teške situacije itd.).
• Prilikom dodjele zadataka objasnite kako će rad pozitivno utjecati na ukupne ciljeve firme. Jasno dajte do znanja svakom zaposlenom da su važni.
• Koristite motivacijske riječi i fraze: "Hajde da to uradimo!", "Pokaži za šta si sposoban!" itd.
• Pokažite da vjerujete u svakog zaposlenika, često izgovarajte fraze poput „Možemo“, „Uspjet ćemo“, „Siguran sam“ itd.

Važno pravilo da bi sastanci bili efikasni je pričati samo o pozitivnim stvarima, ne grditi nikoga na sastanku planiranja, ne grditi tim. Ujutro vrijedi pričati samo o pozitivnom!

Obavezno koristite sve gore navedene ciljeve, ali ne moraju svi imati sastanke odjednom.

Korak 2. Izrađujemo pravilnik

Nakon što odaberete svoje ciljeve za jutarnje sastanke, morate odlučiti kako ćete ih provesti. Raspored se može odštampati i postaviti u kancelariju u kojoj se održava sastanak za planiranje.

Odlučite koliko dugo namjeravate održati sastanak i zapišite to u pravila. Petnaest minuta je dovoljno za efikasan sastanak. Osim toga, napravite konkretan plan: o čemu ćete razgovarati na sastanku. Ovo zahtijeva:

Sastanak za planiranje treba da se održi na pozitivnoj noti. Pozdravite tim, proslavite neke od zaposlenih za obavljeni posao i uspjehe u proteklom danu. Na kraju sastanka možete čestitati timu, poželjeti vam ugodan dan ili ih motivirati za produktivan rad.

Na početku sastanka za planiranje javite nam šta je urađeno proteklog dana. Postavite nove zadatke na osnovu urađenog. Nakon toga možete provesti trening ili započeti s ponavljanjem.

Dobijte reakciju tima, razgovarajte s njima na kraju sastanka, kako ne biste odugovlačili događaj. Ako je tema za razgovor preteška i traje više od dva minuta, odnesite je na poseban sastanak ili je povjerite određenom zaposleniku.

Korak 3. Priprema za sastanak planiranja

Da biste pravilno i kompetentno vodili sastanak planiranja, trebali biste se unaprijed pripremiti za njega. Najbolje je da se za jutarnji sastanak počnete pripremati uveče i obavezno sve zapisati.

Zadaci za dan treba da budu u skladu sa dugoročnim ciljevima i da se bave pitanjima koja su se pojavila od prethodnog dana. Za svaku stavku posebno zapišite o čemu ćete razgovarati: pozitivne vijesti, problemi, nedavni događaji, trening.

Korak 4. Održite sastanak za planiranje

Započnite sastanak koristeći svoj plan. Pozdravite tim. Pratite vrijeme kako se sastanak ne bi odužio duže od 15 minuta.

Tokom sastanka, posmatrajte reakciju zaposlenih u svakoj fazi sesije planiranja. Tako možete odrediti šta je timu bilo interesantno, a šta nije. Ako neka informacija nije interesantna zaposlenima, razmislite možete li je ukloniti iz plana ili promijeniti način na koji je predstavljena.

Koliko ste efikasno proveli sastanak planiranja možete shvatiti po pokazatelju kvaliteta rada zaposlenih, nivou prodaje. Ako se produktivnost poboljšala, onda je sastanak pravilno organizovan.

Stručno mišljenje

Kako održati uobičajeni jutarnji sastanak

Dmitry Grishin,

predsednik odbora direktora i jedan od osnivača Mail.Ru grupe u Moskvi

Uobičajeno je da održavamo sastanke neobičnog formata. Svaki od njih traje manje od pola sata. Planerski sastanci su otvoreni za sve učesnike, mogu učestvovati svi zaposleni, a ne samo oni koji su direktno povezani sa temom sastanka planiranja. Govorimo stojeći kako bismo se malo udaljili od uobičajenog formata rada na radnom mjestu.

Pronalaženje što većeg broja kreativnih ideja za rješavanje nastalih problema, čak i onih koji se čine potpuno nerealnimi, glavni je cilj s kojim smo počeli provoditi ovakve sastanke planiranja. Prijedlozi se kritikuju striktno, bez emocija, govoreći samo o tehničkoj strani problema.

Sve što predloži tim unosi se u posebnu bazu podataka. Održavanje događaja ovog formata znači dati zaposlenicima priliku da se čuju i da se ne zaglave oko beznačajnog problema. Svi se osjećaju uključeni u zajednički cilj, važan za kompaniju, a to, kao ništa drugo, daje poticaj za rad.

Kako pravilno održati sastanak planiranja u odjelu

Svako od nas razumije koliko menadžeri odjela moraju učiniti. Pored uobičajenog posla, preuzimaju rješavanje problema i cjelokupnu organizaciju cijelog odjela. Efikasnost rada šefa zavisi od toga koje metode i alate upravljanja koristi. Vrijedi li gubiti vrijeme i održavati sastanke u ovom slučaju?

Sve zavisi od pristupa menadžera pitanju planiranja sastanaka. U jednom slučaju, šefovi pristupaju sastancima planiranja vrlo formalno, čak i ako pravila kompanije nalažu da se takvi sastanci moraju održavati. Takav lider vjeruje da je glavna stvar više truda, manje sastanaka. Ostali šefovi odjeljenja odlučuju se na sastanke samoinicijativno, jer znaju koliko je takav alat efikasan za poboljšanje kvaliteta rada tima.

Ako mentor čitavog odjela smatra da sastanke treba održavati samo zato što je „potrebno“, onda ne treba gubiti vrijeme na planiranje sastanaka. Sve aktivnosti koje se organiziraju radi izgleda samo negativno utiču na rad. Kao što samo ime govori, sastanak planiranja je kompetentno planiranje akcija za postizanje velikih ciljeva kompanije.

Na osnovu Demingovog ciklusa, sastanak planiranja je periodična provjera (Check) rada tima u cilju promjene ili preusmjeravanja kretanja (Akt), ako je potrebno.

Koliko često održavati sastanke u odjeljenju? Svakodnevni sastanci u odjelu neophodni su samo novim ili neiskusnim zaposlenicima koji ne mogu bez stalnog nadzora i savjeta nadređenih. Za kohezivniji i iskusniji tim, sastanke bi trebalo održavati jednom sedmično, istog dana, približno istog vremena i strukture sastanka za planiranje. Ovo je neophodno u svrhu discipline.

Najčešće, vođa odbija da održi sastanak za planiranje, jer smatra da je to gubljenje vremena. Interakcija sa timom pretvara se u kratki monolog bez povratnih informacija od zaposlenih. Ovakvim pristupom gubi se većina funkcija, osim možda informativnih i, dijelom, disciplinskih.

Bilo kom vođi je mnogo teže komunicirati sa grupom nego sa svakim zaposlenim posebno. Upravljanje cijelim timom odjednom je vještina iskusnog i dobrog šefa. Takav vođa zna kako pravilno voditi sastanak planiranja: brzo i tačno, istovremeno dobiti „povratak“ iz grupe, razgovarati s njima o nekom pitanju i na osnovu toga regulirati rad odjela. . Najbolje je zadržati sastanak u trajanju od pola sata (+ - 15 minuta). Kod čovjeka, fiziološki, ovo je vrijeme najveće koncentracije pažnje.

Uvođenje novog događaja - planiranje sastanaka - će potrajati određeno vrijeme. Često ćete morati održati sastanak da bi takav alat funkcionirao. Ako šef odjela počne osluškivati ​​povratne informacije tima, dobit će mnogo novih informacija koje niko do sada nije iznio. Ali sada se ukazala prilika - pitao je sam vođa! Biće potrebno definisati odvojene uloge zaposlenih i njihovu namjenu u radu cijele grupe, prevazići zamjerke i na najbolji način argumentirati svoj stav. Često menadžeri ne dovrše implementaciju novog alata i, na par koraka od idealnog rezultata, vraćaju se manje efikasnom menadžmentu, odnosno da vode odvojene razgovore sa svakim zaposlenim.

10 pravila za jutarnji prodajni sastanak

Često menadžeri prodaje rade dobar posao s glavnom odgovornošću razgovora sa ljudima i prodajom robe, ali istovremeno ne znaju kako postupiti prema planu, analizirati obavljeni posao i raditi dosljedno. Ako je menadžer već primio mnogo narudžbi za ovaj mjesec, on prestaje da radi tako aktivno, obavlja manje hladnih poziva i ne bavi se pasivnim klijentima.

Uočivši takvu tendenciju, menadžer može o tome obavijestiti rukovodioca na sastanku za planiranje, reći da je njegovo izbjegavanje posla uočeno i kontrolisano. Naravno, menadžeri će tražiti izgovor da ne učestvuju na sastanku uz obrazloženje da su zauzeti. Moguće je održati sastanak sa svrhom administrativnog upravljanja, kada menadžer može uticati na rad i poboljšati ga ako je primijetio recesiju ili nalet.

Da bi sastanak planiranja bio što efikasniji, morate se pridržavati ovih pravila:

Pravilo 1. Učestalost

Jutarnje sastanke treba da imate svaki dan u isto vreme, bez obzira na raspoloženje. Vremenom će sastanak za planiranje postati navika i služiće kao signal menadžerima za početak posla. Bilo je slučajeva kada je izostanak sastanka ili njegova loša organizacija narušio uobičajeni način rada menadžera, oduzeo im dobro raspoloženje i želju za radom.

Na jutarnjem sastanku planiranja, menadžeri bi trebali doći do kraja, probuditi se i shvatiti – vrijeme je za početak posla!

Pravilo 2. Disciplina

3 ključna obećanja efikasnog sastanka planiranja - održavanje sastanaka sa preciznom strukturom, definisanim ciljevima i u isto vreme. Ako se poštuju pravila, sastanak za planiranje pozitivno utiče na rad menadžera, odstupanje od njih, naprotiv, šteti radu.

Sastanak se mora održati u isto vrijeme. Zaposleni moraju doći u kancelariju ranije i ne kasniti. Morate se uključiti na posao prije i tokom sastanka kako biste mogli početi raditi odmah nakon završetka sastanka. Svaki menadžer treba se unaprijed pripremiti za sastanak planiranja, postaviti ciljeve za dan i izračunati sve indikatore kako ne bi gubio vrijeme cijelog tima tokom sastanka i da ga ne bi ometao sam.

Ako odlučite da imate sastanak zasnovan na igrici, odvojite otprilike 45 minuta za to. Ovo je više nego za redovan sastanak planiranja, ali je veoma efikasan za rad tima i finansijski učinak kompanije.

Pravilo 3. Snaga

Jutarnji sastanak postavlja raspoloženje za cijeli dan.

Ako održite dosadan i nezanimljiv sastanak, tog dana neće biti pozitivnog efekta od posla. Informirajte se jasno i zanimljivo, ne dozvolite timu da se udalji od teme ili pitajte o stvarima koje nisu vezane za opći rad tima.

Na sastanku planiranja treba da razgovarate samo o tome šta se odnosi na sve zaposlene. Takav događaj je kolektivno djelo, a ne samo vrijeme za sjedenje.

Pravilo 4. Neprestano trenirajte svoje menadžere

Svaki put na kraju radnog dana pitajte menadžere kako je tekao posao – koje su se poteškoće pojavile, koje primjedbe klijenata nisu mogle biti prevaziđene. Sažmite informacije kako biste obavili dio jutarnjeg sastanka planiranja, razriješivši situaciju s timom.

Prvo, neka menadžer opiše problem. Nakon toga, ukratko pregledajte teoriju na ovu temu, na primjer, dio argumentacije. Nakon toga, dogovorite sesiju brainstorminga tokom igre: menadžer koji se suočio s teškoćom preuzima ulogu klijenta, a ostali podređeni nude opcije za rješavanje problema.

Raspravu treba voditi na način da svaki zaposleni učestvuje u traženju rješenja. Ne morate samostalno i svaki put objašnjavati kako se nositi s poteškoćama, pustite timu da sam pronađe izlaz kroz međusobnu interakciju.

Ovaj pristup uz svakodnevnu obuku omogućit će menadžerima da se stalno usavršavaju i da se ne boje suočiti s problemom.

Pravilo 5. Stalno nadgledajte planirano

Pravilo je vrlo jasno iz imena. Ako prestanete da pratite rad menadžera, nećete videti efikasan rad.

Pravilo 6. Timska motivacija

Kada održavate sastanak za planiranje, izvještajte ne samo o ukupnim rezultatima za prethodni dan, već i istaknite menadžere sa najboljim i najlošijim učinkom. To neće negativno uticati na rad zaposlenih, već će samo podstaći i rad ili poboljšanje ako juče nešto nije išlo.

Važno je napomenuti ne samo kvantitativne pokazatelje, već i kvalitet rada. Pohvalite menadžere koji su najbolje razgovarali sa klijentom. Možete sami slušati razgovore zaposlenih ili se obratiti odjelu za kontrolu kvaliteta za izvještaj.

Pravilo 7. Specifičnost u planovima

Kada planira svoj dan na jutarnjem sastanku, menadžer mora odlučiti kakvu će prodaju ostvariti, s kim će se sastati, koliko će dobiti. Potrebno je naviknuti se na održavanje događaja na način da menadžeri uvijek daju ove podatke u određenim brojevima i nazivima organizacija. Neka menadžer jasno imenuje kompanije u koje će zvati i u koje će ići, čak i ako za danas nema planirane konkretne odgovore klijenata.

Takođe, vaš dnevni plan bi trebao biti dio vašeg mjesečnog cilja. Drugim riječima, ako je mjesečni plan prodaje 500.000 rubalja, onda prodavač ne može planirati primati 15.000 dnevno, jer takva stopa neće dovesti do ispunjenja dugoročnog zadatka.

Neophodno je da se pozabavite primedbama sopstvenih zaposlenih koji ne žele da sebi postavljaju visoke letvice, pozivajući se na praznoverje ili jednostavno nezadovoljstvo. Obučite zaposlene da postave ambiciozne ciljeve.

Imajte na umu da plan mora biti stvaran i izvodljiv, a ne samo izgovoren. Menadžer mora shvatiti da je zadatak postavljen za dan stvaran i nastojati ga implementirati.

Pravilo 8. Provjerite spremnost cijelog tima

Prije nego što pošaljete svoje podređene na mjesta, provjerite njihovu spremnost. Riječ je kako o vanjskim resursima (prezentacijski materijali, vizit karte, telefonske baze itd.) tako i o unutrašnjim, "ljudskim" - da li je svako odgovarajuće raspoložen ili treba sa nekim posebno raditi kako bi ga motivirali za produktivne aktivnosti.

Pravilo 9. Snažan poziv na akciju na kraju sastanka za planiranje

Da biste završili sastanak o planiranju, smislite živopisnu motivirajuću frazu koja će poslužiti kao signal za početak posla - na primjer, "Za posao!", "Naprijed!" itd.

Takva fraza poslužit će kao sidro koje će dodatno energizirati tim.

Pravilo 10. Vizuelizacija

Za što efikasnije vođenje jedrilice neophodno je napraviti tablu na kojoj će biti priloženi rezultati sastanka i ocjena kako bi zaposleni mogli vidjeti ukupna postignuća, svoj pokazatelj i koliko su blizu ispunjavanju mjesečnog plana.

Kako održavati sastanak planiranja svake sedmice

Ako želite efikasno voditi sastanak o planiranju, morate razmotriti dva uslova. Prije svega, vrijeme predviđeno za sastanak ne bi trebalo biti dugo, oko pola sata. Drugi su beleške tokom sastanka za planiranje. Ciljevi koje su izrekli lideri moraju biti zapisani.

Sedmični sastanak se sastoji od četiri faze:

Faza 1. Objava ciljeva kompanije

Najbolji način za održavanje sedmičnih sastanaka je da započnete ponavljanjem primarnog ili dugoročnog cilja firme. Na primjer, „Prosperitetna kompanija sa velikim prodajnim tržištem“. Nakon toga dajte naziv zadatku za kraći period - nešto poput "Povećajte prihod organizacije za 3 puta ove godine."

Korak 2: Poslovni lideri naizmjenično govore o tome šta su uradili prošle sedmice da bi postigli cilj

Neophodno je održati sastanak za planiranje kako bi se od rukovodilaca saznale konkretne informacije o obavljenom poslu. Općenite fraze, neinformativni govor, poput „Uspjeli smo povećati efikasnost odjela za 10%“ ne bi smjeli biti dozvoljeni. U takvom slučaju vrijedi se ispravno zapitati koje su mjere poduzete.

Ako šef odjeljenja nastavi da daje opšte informacije, vođa sastanka treba da ga prekine i direktno pita da li ima informacija koje vredi razmotriti na sastanku. Ako ne, morate održati sastanak dalje, prepuštajući riječ drugom odjeljenju.

Ako održavate sastanke ovog formata, možete jasno vidjeti rezultate rada svakog odjela kompanije. Takođe otkriva ko od lidera naporno radi za dobrobit organizacije, a ko se samo pretvara.

Faza 3. Postavljen je cilj za narednu sedmicu za cijelu kompaniju i liderapostižesaglasnost učesnika za ovu svrhu

Dajte svakom lideru priliku da podijeli šta će njihov odjel uraditi ove sedmice, kako će izvršiti plan. Zabilježite planirane zadatke u dnevnik.

Osim toga, šefovi odjela će imati priliku da međusobno komuniciraju: da traže od drugog odjela da nešto učini, ako su potrebni zajednički napori. Nakon diskusije, takvi ciljevi bi također trebali biti zabilježeni u časopisu.

Korak 4. Voditelj sastanka za planiranje pita da li su zaista spremni da postignu svoj cilj ove sedmice i najavljuje početak.

Ovaj oblik planiranja sastanaka pomaže u postizanju najpozitivnijih rezultata. Šefovi odjela počinju vrijedno raditi i postižu visoke rezultate u svom odjeljenju ili otpuštaju mjesta za vrijednije kadrove. Uz pomoć ovakvih sastanaka može se shvatiti ko od kolega maksimalno ulaže napore, a ko samo stvara izgled.

Stručno mišljenje

Najbolja opcija za održavanje sedmičnih sastanaka planiranja je na više nivoa

Vladimir Kiselev,

Generalni direktor, partner CJSC "Company SHERP" u Moskvi

Sedmični sastanci za planiranje su obavezni događaji za svaku kompaniju, na kojima se sagledavaju i razgovaraju rezultati rada i postavljaju ciljevi za narednu sedmicu. Najbolje je održavati sastanke na svakom nivou. Prvo se dodjeljuju rukovodioci odjeljenja i generalni direktor, a nakon toga se u svakom odjeljenju održavaju sastanci za planiranje sa njegovim neposrednim šefom. Na manjim sastancima za planiranje, rukovodioci također mogu objaviti informacije koje se odnose na cijelu kompaniju i na svakog zaposlenog.

Važno je održati sastanak za planiranje ne samo u striktnim okvirima navedene teme, već i omogućiti zaposlenima da saznaju informacije od interesa i razgovaraju o radnim pitanjima. Uloga ovakvih sastanaka je vrlo važna: na taj način tim saznaje o novim ciljevima, promjenama u planu ili drugim novostima. Izvršni direktor treba da se sastaje sa zaposlenima koji ne učestvuju u sedmičnim sastancima planiranja jednom mjesečno ili kvartalno.

Kako postati kreativan u planiranju sastanaka

1. Odaberite neobično mjesto

Sastanci nisu ograničeni na kancelariju. Potražite lijepo mjesto u svom gradu, šetalište, pješačku ulicu ili kafić. Glavna stvar je da možete brzo stići s posla i na posao.

Mjesto koje će se svidjeti kolegama: kafić, nasip, park. Jedino upozorenje je da mjesto treba biti locirano u blizini ureda kako bi svi mogli brzo doći.

2. Postavite nestandardno vrijeme

Pokušajte održavati sastanke ne ujutro, već, na primjer, u vrijeme ručka (samo ne ostavljajući tim bez hrane) ili 30 minuta prije kraja radnog dana (ovo ubrzava tempo rada!).

3. Korišteni materijali

Dajte pribor za pisanje ne svim učesnicima, već set papira i olovku za 2-3 osobe. Tako će oni sami odlučiti ko će šta pisati.

4. Oduzmite telefone svima prije sastanka

Dobro rješenje je održavanje sastanka bez ometanja. U početku će to izazvati određenu nelagodu i konfuziju, ali će onda značajno povećati koncentraciju i uključenost učesnika u rješavanje problema.

5. Promijenite format događaja

Sastanak za planiranje možete održati telefonom ili Skypeom kako biste diverzificirali uobičajeni ritam kada su svi navikli sjediti u sobi za sastanke.

Stručno mišljenje

Može li sastanak cigare, nargile i viskija biti efikasan?

Nikolaj Novoselov,

Direktor kompanije ArtNauka, Moskva

Na osnovu ličnog iskustva mogu reći da povećanje broja sastanaka za planiranje negativno utiče na produktivnost kompanije. Pokušali smo da imamo „dan kancelarijske tišine“ i bili smo uvjereni da ovakav pristup daje bolji rezultat od samog sastanka planiranja. Nažalost, ovaj način nam ne odgovara u potpunosti, ne možemo provesti dan bez sastanaka svake sedmice, jer smo angažovani u prostoru događaja.

Osoblje bi željelo više učestvovati na sastanku planiranja ako održava sastanke uz cigaru i pije viski. U takvom gotovo neformalnom okruženju, kolege mogu reći mnogo više i iskreno iznijeti svoje mišljenje. Nisam se bojao da će se u timu pojaviti familijarnost ako se takvi sastanci o planiranju održavaju. Odnos među zaposlenima se nije promijenio, ljudi su se samo počeli osjećati opuštenije, da izražavaju mišljenje o situaciji i daju praktične savjete.

Kako voditi sastanke za planiranje koristeći iskustvo uspješnih kompanija

Kompetentno vođenje sastanaka sa timom ne znači uvijek organiziranje sastanaka uobičajenog formata, kada se svi okupljaju i sjede u foteljama. U modernim kompanijama, u kojima se nestandardne metode brzo ukorjenjuju, sve više pokušavaju održavati sastanke stojeći. Sastanci „na nogama“ pomažu da se oslobodite praznih, otegnutih razgovora, da čujete samo najvažnije informacije.

Atomic Object, kompanija za razvoj softvera, odavno je odlučila da održava sastanke na nogama. Zahvaljujući ovom kreativnom formatu, menadžment postiže maksimalne rezultate: nema nepotrebnog rasuđivanja, jasnih pitanja i tačnih odgovora. Praksa pokazuje da stalni sastanci ne traju više od 7 minuta - tim planira dan, sluša zadatke i odmah počinje sa radom. Ako održavate sastanke za planiranje ovog oblika, zaposleni neće imati priliku da se opuste, već će morati aktivnije djelovati i govoriti.

Wall Street Journal izvještava da je čak i za vrijeme Prvog svjetskog rata bilo uobičajeno održavati kratke sastanke za planiranje, jer je sporost bila neprihvatljiva. Kasnije je sličan format prešao u poslovanje, u kojem je postojala potreba da se ubrza interakcija i razmjena informacija.

Prednosti novog formata sastanka su naučno dokazane. Naučnik istraživač Alain Bludorn sa Univerziteta Missouri otkrio je da održavanje sastanka za planiranje dok stoji zaposlenima oduzima manje vremena, ali postiže, ako ne i bolje, onda apsolutno slične rezultate u odnosu na redovne sastanke.

Prema anketi VersionOne sprovedeno 2011. godine, oko 80% od 6.000 anketiranih zaposlenih potvrdilo je da je uobičajeno da njihove kompanije održavaju kratke sastanke svaki dan.

Osim planiranja sastanaka "na nogama", zapadne kompanije smislile su i druge inovacije za efikasniji rad.

Na primjer, u kompaniji Facebook odlučio da održi kratke sastanke 15 minuta prije pauze, čime je prvobitno određena dužina sastanka. Zaposleni tvrde da ova metoda daje dobre rezultate: ljudi govore kratko i samo na temu.

Ako je potrebno boriti se protiv discipline u kompaniji, smanjiti broj kašnjenja, potrebno je održavati kratke sastanke. Zakašnjele je bolje ne pozivati ​​na diskusiju, jer će, ne znajući neke od informacija, ometati sastanak i odugovlačiti vrijeme postavljajući nepotrebna pitanja.

U društvu AdobeSistemi odlučio da održi sastanke za planiranje i da se u isto vrijeme pozabavi kašnjenjima. Predviđene su čak i kazne za one koji dođu u pogrešno vrijeme. Vrijeme izgubljeno krivnjom zakasnilih izjednačeno je s vremenom koje se može potrošiti na razvoj programa. Dakle, kazna za svako kašnjenje je 1 dolar.

Kompanija Steelcase izmislila svoju posebnost - signal za početak sastanka je kompozicija Elvisa Prislija - "Malo manje razgovora" ili "Manje brbljanja".

Ako zaposleni u organizaciji nemaju vremena za održavanje ne samo uobičajenog, već i kratkog planiranja sastanka, možete održati sastanak koristeći sredstva komunikacije. U takvim slučajevima možete odlučiti da razgovarate ili pošaljete e-poštu kompaniji da podijelite osnovne informacije koje su vam potrebne sa svojim kolegama. Istovremeno, održavanje sastanaka „na nogama“ je i dalje efikasnije od bilo kojeg drugog sastanka za planiranje.

Informacije o stručnjacima

Hasmik Gevorgjan, generalni direktor i suvlasnik lanca prodavnica Provokatsiya, Moskva. DOO "Provokacija-proizvodnja". Profil poslovanja: proizvodnja i prodaja odjeće i dodataka sa provokativnim printovima. Teritorija: sjedište - u Moskvi; proizvodnja - u Tveru; maloprodaja i prodavnice - u više od 100 gradova Rusije, Bjelorusije, Ukrajine i Kazahstana. Broj zaposlenih: 55 (u matičnoj kompaniji).

Dmitry Grishin, predsednik Upravnog odbora i suosnivač Mail.Ru grupe, Moskva. Dmitrij Grišin je predsedavao upravnim odborom od marta 2012. Godine 2005. postao je jedan od suosnivača Mail.Ru grupe, gde je od novembra 2010. do oktobra 2016. bio izvršni direktor kompanije (Rusija). Dmitrij radi u Mail.Ru od 2000. godine; 2001. godine imenovan je za tehničkog direktora kompanije, od 2003. do 2010. godine obavljao je dužnost generalnog direktora. Diplomirao na Fakultetu za robotiku i integrisanu automatizaciju Moskovskog državnog tehničkog univerziteta. N.E.Bauman. Godine 2012. osnovao je GrishinRobotics, kompaniju rizičnog kapitala za ulaganje u potrošačku robotiku širom svijeta.

Vladimir Kiselev, generalni direktor, partner CJSC "Kompanija SHERP", Moskva. Vladimir Kiselev - generalni direktor i stariji partner konsultantske kompanije "SHERP Company" od 2000. godine. U oblasti upravljanja kadrovima radi od 1996. godine, od 1998. godine vodi službu upravljanja kadrovima velikog diverzificiranog holdinga. CJSC „Kompanija SHERP“ postoji od 2000. godine, bavi se formiranjem visoko efikasnih menadžerskih timova i razvojem poslovanja klijenata, koristeći inovativnu vlasničku tehnologiju.

Nikolaj Novoselov, direktor kompanije ArtNauka, Moskva. IE Novoselova T.A. (ArtNauka). Polje djelovanja: vođenje emisija, teambuildinga i prezentacija zasnovanih na naučnim eksperimentima. Teritorija: sjedište u Moskvi, osam predstavništava u Rusiji. Broj zaposlenih: 10. Broj emisija godišnje: 340.

Kako organizovati i provesti jutarnji petominutni sastanak (operativni sastanak). Pravila, savjeti, preporuke. (10+)

Savjeti za operativni sastanak

Brzi sastanak može biti vrlo efikasan alat za upravljanje, ili se može pretvoriti u moćan apsorber radnog vremena, uvelike smanjujući radnu efikasnost. Kako učiniti da petominutni RAM donese korist, a ne štetu?

Ciljevi sastanka za planiranje

Koliko često treba da održavate sastanke za planiranje? Zavisi zbog čega to radimo. Koliko brzo se situacija mijenja, koliko često je potrebno provjeriti da li se plan rada provodi i prilagoditi ga.

Bitan! Na operativnom sastanku nemoguće je donijeti bilo kakvu važnu odluku koja zahtijeva razradu i raspravu. Takve odluke se donose na detaljnijim sastancima. Njihova implementacija je opisana u članku na koji je povezan gore. Sastanak za planiranje je potreban kako bi se:

• ili se pobrinite da sve ide po planu,
• ili shvatiti da postoje manja odstupanja koja se mogu riješiti trenutnim redoslijedom, putem savjeta ili pomoći onima koji zaostaju,
• ili utvrditi da su potrebna ozbiljnija prilagođavanja ili nova projektna rješenja, imenovati odgovorne osobe za proučavanje problematike, pripremu i održavanje sastanka u punom obimu o ovom pitanju.

Plan, operativni propisi

Na osnovu prethodno navedenog možemo formulirati osnovna pravila:

Plan rada... Treba postojati detaljan plan rada. Ovaj plan bi trebao biti detaljan koliko i učestalost pet minuta. Na primjer, ako održavamo operativni sastanak svaki dan, onda bi plan trebao biti detaljan svaki dan, barem nekoliko sedmica unaprijed. U suprotnom, jednostavno neće biti o čemu razgovarati na sastanku za planiranje. Nema smisla slušati izvještaj zaposlenog o obavljenom poslu tokom dana ako se ne zna šta je trebalo da uradi tog dana.

Pravila... Za prezentaciju svakog učesnika treba ostaviti minimalno vrijeme. Obično je potrebno oko pet minuta, ali možete proći i sa manje vremena. Mogu postojati posebni slučajevi kada, na primjer, zaposlenik prijavi vijest. Treba mu dati vrijeme na osnovu količine vijesti. Za diskusiju se izdvaja isto vrijeme kao i za prezentaciju. Tokom diskusije možete postavljati pojašnjavajuća pitanja, dati kratke savjete, dogovoriti se o tome šta zaposleni treba da uradi prije sljedećeg sastanka za planiranje. Ako nije moguće razgovarati o problemu u vremenu predviđenom za operativu, onda je potrebno planirati njeno proučavanje nakon toga, uz učešće samo onih zaposlenika koji su u vezi s temom. To će vam omogućiti da ne ometate i ne gubite vrijeme na druge koji nemaju nikakve veze s tim pitanjem.

Protokol... Sve donesene odluke moraju biti zabilježene u protokolu. Zatim, na sljedećem sastanku planiranja samo uzimamo zapisnik sa prethodnog i provjeravamo da li su svi učesnici uradili ono što su planirali na prethodnom sastanku. Ako zaposlenik nije mogao izvršiti zadatak, morate odlučiti kako pomoći ovom zaposleniku. Glupo je očekivati ​​da će on to uraditi u sljedećoj, a da ne završi zadatak u prvoj sedmici. Potrebno je saznati koje su poteškoće zaposleni zaustavio, kako se te poteškoće mogu prevazići zajedničkim naporima.

Je li operativni sastanak od pomoći?

Pravilno organizovane petominutne minute omogućavaju:

• Svi zaposleni da budu svjesni napretka posla.
• Svaki zaposleni ima jasnu predstavu o tome šta trenutno treba da uradi.
• Brzo dijagnosticirajte kada se zaposlenik suoči sa poteškoćama, odmah pomozite, savjetujte, gurati.

Primjer protokola sastanka

Prijavljujem se u tabelu. U prvoj vertikalnoj koloni navodim sve učesnike sastanka za planiranje. Prvi red sadrži datume. Za svaki datum se uzimaju dvije kolone. Prvi se popunjava na sastanku za planiranje ovog datuma, a drugi - na narednom sastanku planiranja na osnovu rezultata protekle sedmice, istovremeno sa popunjavanjem planova za narednu sedmicu. Prvi stupac se može zamrznuti, a ostatak se može postepeno pomicati ulijevo kako bi se vidjeli samo prošli i trenutni datumi. A ako je potrebno, možete vidjeti i prethodne datume.

	15.07.13		22.07.13
	Vježba	Rezultat	Vježba	Rezultat
Šef odjela za podršku	Odgovaranje na upite korisnika o vremenu donošenja nove verzije Pripremite listu neriješenih problema implementacije kod klijenta 1 Potpišite akt sa klijentom 2	Rokovi su utvrđeni, informacije dostavljene klijentima.Pripremljena je lista problema i dostavljena razvojnoj službi.Akt nije potpisan,ima komentara	Pratite rad na pripremi nove verzije Zajedno sa razvojnim odjelom razradite komentare klijenta 2
Šef odjela za razvoj	Pripremiti novi modul za prikaz Izvršiti promjenu računovodstvenog mehanizma Otkloniti grešku u obrascu za izvještavanje	Novi modul nije pripremljen, pronađene su greške. Izvršene su izmjene računovodstvenog mehanizma. Promijenjen je obrazac za izvještavanje	Zajedno sa odjelom za podršku izraditi listu problema za klijenta 1 Zajedno sa odjelom za podršku izraditi komentare klijenta 2 Zajedno sa odjelom prodaje pripremiti modul za demonstraciju
Šef odjela prodaje	Pripremite i pošaljite 10 prijedloga kupaca za isporuku novog modula Demonstrirajte novi modul sa kupcima 3 i 4	Komercijalne ponude su pripremljene i poslate Demonstracija nije izvršena zbog nedostupnosti novog modula	Pošaljite komercijalne ponude za još 10 klijenata. Pratite pripremu novog modula za demonstraciju
Šef metodičkog odjeljenja	Pripremiti pregled izmjena u zakonodavstvu	Pregled pripremljen	Proraditi zahtjev klijenta 1 za njegovu usklađenost sa prihvaćenom metodologijom