Top Gear UK: планерки лучше проводить в непринужденной обстановке

Во многих коллективах практикуются планерки, на которых руководители раздают задания и намечают общую тактику работы на ближайшее время. Многие госучреждения практикуют планерки в понедельник утром.

Некоторые считают планерки пустой тратой времени, но с другой стороны без регулярных обсуждений текущих вопросов обязательно будет много несогласованных действий. Тут, как всегда, важен баланс.

К примеру, многие государственные учреждения практикуют планерку каждую неделю и собирают там весь персонал. Это классический пример неэффективной траты времени. Далеко не каждую неделю возникают острые вопросы, важные для всего коллектива. При этом присутствовать на таких мероприятиях должны все. Даже те, кого текущая повестка дня не касается ни прямо, ни косвенно. Совещания и планерки стали классическим примером неэффективной траты времени в книгах по тайм-менеджменту.

КАК ПРОВЕСТИ ИДЕАЛЬНУЮ ПЛАНЕРКУ?

Ничего идеального не бывает. Никто не знает как правильно проводить планерку. Тут слишком много переменных. Какая именно планерка нужна вашей команде - зависит от того, сколько у вас людей и каким видом деятельности вы заняты. Я лишь могу рассказать вкратце, что я видел в разных организациях.

Когда я работал в институте, мне довелось поработать в двух структурных подразделениях. В обоих из них практиковались собрания с руководителем. Они проходили на нерегулярной основе и в обоих случаях были достаточно продуктивными. Удавалось обсудить все наболевшие вопросы. Минус этих планерок был один - иногда (не всегда) на них было скучно, так как далеко не все вопросы касались меня тем или иным образом.

Ещё я работал в одной частной организации, где планерок вообще не было в принципе. Во всяком случае работая программистом мне посчастливилось за примерно 2,5 года всего лишь несколько раз поговорить с директором с глазу на глаз. Всё остальное время на работе я занимался - своей непосредственной работйо и обсуждал результаты работы с руководителем в текущем режиме. Этого хватало за глаза.

Ещё в одной организации я видел ежедневные планерки, которые практикуются каждое утро вне зависимости от того, есть ли какая-то актуальная повестка дня или нет. На мой вкус ежедневные планерки - это уже слишком много. К примеру, если каждое утро все участники команды тратят по 15 минут на планерку и ещё 15 минут на то, чтобы вернуться к повседневным делам, то за неделю набегает 2,5 часа потерь чистого времени для каждого сотрудника каждую неделю. Это больше 5% всего рабочего времени. За месяц уже набегает больше 10 часов. Согласитесь - это заметно.

Помимо утренних планерок я встречал также практику вечерних планерок, которые проходят в непринужденной атмосфере, когда многие дела уже сделаны и никто никуда не спешит. Такой формат лично мне больше нравится, чем утренняя планерка.

Что касается еженедельных планерок, то наверное они нужны. Но нужно стараться их проводить в максимально сжатом формате. Не затягивать обсуждения на часы. Особенно если в планерке участвует большое количество людей.

ПОЧЕМУ УТРЕННЯЯ ПЛАНЕРКА - ЗЛО?

Пока люди подтягиваются на работу, пока они проснутся - проходит какое-то время. Потом они только начинают делать свои дела - и их отвлекает утренняя планерка. Потом после планерки они вновь включаются в работу. И - не дай Бог их кто-нибудь отвлечет от дел после планерки. Потом в 11 утра нужно будет пойти на обед, а после обеда будет клонить в сон. Утро - самое лучшее и самое продуктивное время. Тратить его на ежедневную планерку я бы не стал.

СОВЕЩАНИЯ В КОРИДОРЕ СТОЯ

Если в команде мало людей, то почему бы не проводить собрания стоя в коридоре. При сидячем образе жизни это и для здоровья полезнее и позволяет чувствовать себя значительно свободнее. Многие бизнес-тренеры советуют внедрить это в повседневную практику. Можно развить эту мысль и обсуждать рабочие вопросы за обеденным столом или во время тренировки в корпоративном спортзале. Подумайте сами - вы делаете сразу два дела сразу, а кроме того вы обсуждаете рабочие проекты в максимально непринужденной обстановке и можете говорить со своими коллегами более открыто, чем в офисе.

2016 год – это время проверки компаний на прочность, и в связи с этим сейчас, как никогда раньше, необходимо ежедневно держать руку на пульсе своего отдела продаж. Представляю вашему вниманию несколько основ, соблюдая которые ваш отдел продаж станет более собранным и эффективным.

По-хорошему, в компании должны быть 2 встречи руководителя с менеджерами: первая – общая, на утренней планерке, вторая – индивидуальная, вечерняя встреча, во время которой руководитель тщательно вникает в результат деятельности своих людей, разбирает сложные ситуации, проводит индивидуальную мотивацию. Но сегодня речь пойдет именно об общей утренней планерке, которая является незаменимым инструментом для управления отделом продаж и поддержанием в тонусе своих сотрудников.

Цели утренней планерки:

1. Подведение итогов вчерашнего дня

2. Планирование рабочего дня

3. Контроль реальности достижения планов месяца и выработка плана “Б”

4. Обучение менеджеров на конкретных примерах с помощью деловой игры

5. Проверка уровня энергетики менеджеров и их дополнительный заряд, мотивация

То есть, для руководителя отдела продаж, планерка – это та лакмусовая бумажка качества его работы, которая поможет ему вовремя среагировать на ситуации, которые обычно приводят к невыполнению планов, ошибкам при общении с клиентами или увольнению менеджеров.

Итак, 10 Правил эффективной утренней планерки РОПа:

1. Периодичность.

Утреннюю планерку нужно проводить не от раза к разу, не тогда, когда у вас хорошее или плохое настроение, а ежедневно, в одно и то же время. Хорошая планерка будет ритуалом для начала работы, стартом активности менеджеров. У меня в практике много раз встречались примеры, когда плохо проведенная, или не проведенная вовсе планерка, рушила весь уклад дня менеджеров, портила настроение и убивала желание работать.

Во время утренней планерки менеджеры должны окончательно проснуться и поймать основную мысль: Стартуем!

2. Дисциплина

Эффективная планерка имеет четкую структуру, цели и тайминг (то есть, время, отведенное на планерку). Любое отклонение от структуры демотивирует менеджеров, соблюдение же общих правил – дисциплинирует и структурирует мысли.

Планерка должна начинаться и заканчиваться всегда вовремя. За 15 минут до начала планерки все должны присутствовать в офисе. Все чаепития – до планерки. После – только работа.

Менеджеры должны быть готовы к планерке, знать все свои текущие показатели и свои планы на день, а не считать цифры на калькуляторе, забирая время у всей команды, или отвлекаясь на подсчеты вместо того, чтобы слушать ту информацию, которую РОП хочет до всех довести.

Для качественной планерки, с деловой игрой, обычно достаточно 45 минут. Но, поверьте, эти 45 минут способны сэкономить массу времени в дальнейшем и принести гораздо больший финансовый результат.

3. Энергичность

Утренняя планерка – это зажигалка для глаз сотрудников.

Если планерка скучная, менеджеры заснут еще больше, и нужного эффекта вы не получите. Не размазывайте информацию, держите в голове цель и структуру, не давайте сотрудникам уходить с темы на тему, или задавать вопросы, которые касаются только одного.

Важно помнить, что планерка – это командная работа, а не утренние посиделки. Держите внимание каждого. Говорите только то, что касается всех.

4. Обучайте своих менеджеров постоянно!

Ежедневно, на вечерних встречах, вы выясняете у менеджеров, как прошел их день, какие у них были успехи, с какими трудностями они столкнулись, какие возражения клиентов не смогли обработать. Утренняя планерка позволяет вынести самые актуальные проблемы на общее обсуждение.

Для этого нужно, чтобы менеджер вкратце рассказал проблему, с которой он не смог справиться вчера, далее вы быстро повторяете теоретическую часть (например, блок «аргументация расчётным методом), и после этого устраиваете деловую игру, где роль клиента играет тот менеджер, который не справился с ситуацией. Далее, с помощью короткого мозгового штурма, всей командой накидываете варианты решения ситуации.

Особенно важно, чтобы каждый сотрудник команды принимал активное участие в поиске решений. Не давайте готовых ответов, самое эффективное обучение — не теория от руководителя, а нахождение идей через интерактивы.

Ежедневное обучение, дообучение и поддержка навыков менеджеров позволит вашим менеджерам постоянно развиваться, улучшать свои навыки продаж, не бояться трудностей «в полях».

5. Постоянно контролируйте запланированное

Планирование без контроля – деньги на ветер (с) старинная китайская мудрость

Думаю, здесь не нужно отдельно пояснять. Не проконтролируете раз, потом два – на третий менеджеры либо перестанут что-либо делать, либо начнут привирать.

6. Мотивация команды

Важно не просто обозначить результаты вчерашнего дня по всей команде в целом и по каждому в отдельности, но и обозначить лучших и худших за предыдущий день, и не бойтесь никого этим демотивировать – слишком маленькие временные промежутки используются, и у менеджеров каждый день есть шанс исправиться.

Используйте в качестве показателей не только финансовые (сколько продаж сделал, сколько денег принес), или показатели по активности (количество звонков, назначенных и проведенных встреч), но и качественные показатели (качество общения менеджера с клиентами). Можно как самостоятельно прослушивать звонки менеджеров, так же использовать отчеты отдела по контролю качества.

7. Конкретность в планах

Менеджер должен не просто рассказать о том, сколько продаж он сегодня закроет, сколько оплат соберет и сколько встреч сделает. Он обязательно должен подкрепить свои планы конкретными названиями компаний. Даже, если на сегодняшний день никаких ответов от клиентов у него не запланировано, менеджер должен рассказать, откуда он возьмет сегодняшний план, кому позвонит, к кому поедет, но компании должны быть названы, с четкими цифрами в деньгах и количестве.

Так же очень важно помнить, что ежедневный план менеджера должен отвечать достижению целей месяца. Если у вашего менеджера план на месяц – 1 000 000 рублей в оплатах, то он не может каждый день планировать собрать 20 000 рублей, так как такими темпами он план просто не сделает.

Ставьте амбициозные планы своим менеджерам. Если менеджер стесняется озвучивать амбициозный план, или ссылается на свое суеверие («не скажу, чтобы не сглазить», «я сейчас скажу больше, а ты мне вечером будешь мозг есть») – это нужно лечить, и чем раньше, тем лучше. Приучайте менеджеров к высоким планам, взращивайте их внутренние «лимиты».

Так же, менеджер должен верить в собственные цифры, не говорить «от балды», потому что надо, а четко понимать, что то, что он сказал – реально выполнимо и он знает, как на это влиять.

8. Проверьте готовность всей команды

Перед тем, как выпускать своих продажников в новый день, проверьте наличие у них всех ресурсов – как внешних (наличие презентационных материалов, визиток, баз для прозвона и пр.), так и внутренних – у всех ли горят глаза, или необходимо с кем-то остаться и дополнительно обсудить какие-то сложности, дать дополнительную индивидуальную мотивацию.

9. Мощный CTA в конце планерки

Придумайте какую-нибудь мотивирующую фразу, которая будет являться якорем для начала работы и давать дополнительный заряд энергии вашим менеджерам. Фраза может быть любая: «Команда, вперед!», или «Давайте сделаем это!», или «Все, погнали!»

Это так называемый якорь, который дает сигнал к тому, что все, утро закончилось, пора бежать и побеждать!

10. Визуализация

Обязательно внесите результаты планерки на доску показателей, чтобы менеджеры постоянно видели и свои результаты, и общий результат команды, а так же процент выполнения плана. Выглядеть такая доска может так:

И в качестве бонуса, чек-лист для оценки качества проведения утренней планерки для примера:

Организовать и провести планерку максимально эффективно.

Найти решение проблемы заявленной для обсуждения или задать направление движения развития ситуации в конструктивное русло.

Провести планерку интересно, чтобы участникам некогда было зевать и у них не возникло ощущения впустую потраченного времени.

План действий

1. Ознакомится с предлагаемым методом организации проведения планерки.

2. Подготовиться самому, подготовить необходимые материалы и пригласить участников.

3. Провести планерку.

4. Подвести итоги проведения планерки и ознакомить с ними всех участников.

Как организовать планерку

Первое , что требуется для проведения планерки – это вопрос или тема планерки. Какую рабочую задачу вы хотите решить? Какой положительный эффект для работы организации будет итогом проведения планерки. Ознакомьте участников планерки с этим вопросом заранее. Таким образом, вы сэкономите время во время проведения планерки, а участники обсуждения, возможно, придут уже имея интересные идеи по вашему вопросу.

Второе – это люди, которые будут участвовать в планерке. Специалисты какого профиля и руководители какого уровня, или какие линейные сотрудники вам нужны, чтобы найти ответ на поставленный вопрос.

Третье – место проведения планерки. Важно, чтобы это было отдельное помещение или даже специальных зал для совещаний. Где всем будет достаточно места, посторонние (не участвующие в планерке сотрудники) не смогут вас потревожить и не будут звонить телефоны.

Четвертое – время проведения планерки. Желательно, чтобы оно было удобным для всех участников или постоянным. Например, ежедневные планерки проводятся каждый день ровно в 8.30. В любом случае, выбирая время проведения планерки, вам придется ориентироваться на наиболее важных ее участников. И назначать его заранее, на несколько часов, а правильнее – дней.

Пятое – регламент проведения планерки. Важно не только вовремя начать планерку, но и вовремя ее закончить. Заранее определите порядок обсуждения вопросов и время, выделяемое каждому участнику. Ограничьте его, это сделает доклады сжатыми и максимально информативными. Например, одно выступление не более 10 минут.

Шестое – подручные материалы. Необходимый минимум это ручки для всех участников и бумага. Позаботьтесь об этом сами, заранее, чтобы не пришлось тратить время обсуждения на поиск того чем и на чём писать. Еще вам могут понадобится: флип-чарт, проектор, экран, ноутбук, принтер. Всю технику необходимо подготовить и проверить ее работоспособность заранее.

Седьмое – ведущий планерки или секретарь, который будет фиксировать процесс и итоги обсуждения вашего вопроса.

Форматы проведения планерок

1. Подведение итогов, информационная планерка.

Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.

Для чего нужны такие планерки?

2. Планерка – распределение текущих задач.

Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден – руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать – все получили задания и пошли его выполнять.

3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.

Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке. Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу. Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше. В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!)

4. Творческая планерка.

Запросы для работы в коучинге
1) Развитие ресурса креативности для роста (саморазвитие, профессиональный рост, развитие бизнеса)
2) Решение внутренних конфликтов, преодоление кризисов с помощью ресурса креативности

Добиться слаженной, быстрой и эффективной работы коллектива – непростая задача для любого руководителя. Задача начальника – выработать единую стратегию действий для каждого подчиненного, следить за их работой и корректировать ее. Чтобы добиться плодотворной работы, нужно понимать, как проводить совещания, как правильно дать установку подчиненным на определенный период.

Планерка – обсуждение и распределение рабочих задач, запланированных на определенное время. Такие совещания можно условно разделить на несколько типов в зависимости от их вида, времени и количества.

К первому типу относятся отчетные планерки (проводить такие необходимо руководству, чтобы сообщить, как выполняются рабочие задачи на данный момент), дискуссионные совещания (когда рассматриваются предложения и обсуждаются изменения плана действий) и мотивационные собрания (где каждый получает свою задачу в процессе решения главного вопроса).

Исходя из времени, можно проводить ежедневные, еженедельные или ежемесячные совещания.

Если взять за основу количественный фактор, планерки можно поделить на общие или массовые (на которых присутствуют все работники) и закрытые (когда совещается отдельная группа или отдел).

Проведение планерок имеет определенные достоинства:

• Поддерживает дисциплинированность, сокращает число опозданий.
• Помогает четко и понятно поставить задачи коллективу. Краткосрочный план на день гораздо полезнее и продуктивнее полугодового.
• Обозначает реальный показатель работы. Это качество распространяется, если на планерке работники представляют начальству отчеты о проделанном.

Не стоит забывать о высокой мотивационной роли совещаний. Проводить совещание грамотно – значит положительным образом воздействовать на настроение сотрудников, дать заряд для плодотворной работы и стимулировать к повышению показателей. Кроме того, такое свойство способствует налаживанию положительных отношений между коллективом и начальством.

С другой стороны, проведение планерок имеет и отрицательные стороны :

• Длительные совещания отнимают силы и энергию у работников.
• Внезапные, внеплановые собрания обычно малоэффективны.

Чтобы избежать подобных отрицательных факторов, следует проводить совещания продуманно.

Мнение эксперта

На планерке сотрудники предлагают новые идеи развития бизнеса и повышения продаж

Асмик Геворгян ,

генеральный директор и одна из владельцев сети магазинов «Провокация» в Москве

Мы вознаграждаем и всячески поддерживаем наших работников, которым интересно повысить узнаваемость бренда. Наши франчайзи решили проводить 2 раза в месяц специальные совещания, на которых сотрудники высказывают свои мысли и предложения по развитию компании и увеличению продаж. Авторы самых интересных проектов и идей получают премию до 15 % от оклада.

Некоторые из лучших наших принтов на футболках были изначально придуманы и предложены работниками. Благодаря сотрудникам мы повышаем узнаваемость компании, спонсируя культурные молодежные мероприятия.

Яркий пример: один из наших сотрудников в Туле предложил участвовать в проведении муниципальных спортивных соревнований и вечеров в клубах. Креативность и целеустремленность этого работника стала залогом того, что наша реклама появилась в популярных городских кафе. В конечном итоге продажи по городу Тула увеличились в 2 раза. Аналогично увеличился и доход работника – через несколько месяцев он стал директором магазина.

3 составляющих успеха проведения планерок

1. Информационная составляющая. Сделайте материал интересным и полезным для слушающих. Если скучной информации не избежать, старайтесь подать ее необычным способом. Информация, которая доводится на планерке, должна быть полезной и увлекательной. Если вы намерены проводить совещания успешно, пресные и унылые сведения лучше не сообщать.
2. Эмоциональная составляющая. Увлекательный материал с плохой подачей – это плохой материал. Вспомните университет – проводить время на одних парах было скучно, студенты буквально спали на занятиях, а на других всем хотелось вникнуть в суть и подискутировать.
3. Лидер, который проводит собрание. Авторитет оратора напрямую влияет на усваивание информации. Если вы еще не достигли высоких риторических навыков, усерднее занимайтесь над первым и вторым пунктом перед тем, как проводить встречу.

Как проводить планерки, избегая сопротивления сотрудников

Ни для кого не секрет, что часто работники негативно относятся к проведению планерок. Стоит понять причины такого восприятия.

Во-первых , изначальное происхождение таких планерок ассоциируется у людей со временем, когда средства связи не позволяли координировать работу людей и необходимо было собираться лично всем коллективом и часами обсуждать важные рабочие вопросы. Поскольку других способов узнать или обсудить важные моменты попросту не было, ко встрече накапливались тонны вопросов, замечаний и пожеланий по работе. Поэтому и проводить собрание приходилось по нескольку часов.

Во-вторых , многих офисных служащих раздражает именно тот факт, что планерка отнимает 1/5 всего рабочего времени. При этом на обсуждение приходится не так уж и много – речь начальника обычно занимает половину всего совещания.

В-третьих , если проводить собрание каждый день, то и относиться к нему работники скоро будут как к событию «для галочки». Сотрудники не сообщат развернуто и интересно о ходе работы или каких-либо изменениях, потому что их попросту может не случиться за такой короткий срок. Главные цели любой компании – это долгосрочные планы, поэтому не стоит отнимать ценное время у сотрудников, чтобы послушать «дела в норме, мы работаем». Лишь только в критических случаях, внештатных ситуациях и срочных задачах появляется необходимость проводить ежедневные совещания.

Как правильно провести планерку, выбрав подходящий формат

1. Информационная планерка

Проводить такую планерку можно по понедельникам, сделать это еженедельным мероприятием для каждого отдела вашей фирмы, у каждого руководителя подразделения. Цель проведения этого совещания – выяснить, что выполнено за прошедшую неделю, чего удалось добиться, и что запланировано на эту неделю. Руководители могут сообщить важную информацию подчиненным и мотивировать их на плодотворную работу. Не стоит затягивать по времени – лучше всего проводить встречу, уложившись в 30 минут.

2. Распределение задач

Такую короткую планерку лучше всего проводить в начале дня. Руководители раздают поручения на день и объясняют их сотрудникам. Если вопросов или важной информации нет, такая планерка не отнимет много рабочего времени у работников.

3. Планерка-совещание

Проводить подобную планерку нужно после того, как все сотрудники будут заранее извещены в письменном или электронном виде. Дайте им подготовиться по теме, назначьте время встречи и секретаря собрания. Выводы и итоги с совещания также отправьте каждому, кто присутствовал или должен быть на планерке. Важно отметить, что нельзя проводить такую планерку слишком долго. Если этого все-таки не избежать, обязательно устраивайте тайм-ауты на отдых или перекус.

4. Творческая планерка

Если в этот раз вам нечего предложить коллективу, хорошим вариантом будет провести планерку в нестандартном формате. Это может быть конкурс на лучшую идею или мозговой штурм.

5. Планерка для решения конфликтов

Не стоит забывать о человеческом факторе и возможном недопонимании в коллективе.

Правильная позиция начальника – выявить и решить подобную проблему. Проводить встречу с этой целью будет как никогда кстати. Вам нужно дать каждому человеку возможность объяснить свою позицию и рассказать, что именно его не устраивает. Формат такого совещания не должен быть строгим, пусть люди поговорят или поспорят, аргументируя свое мнение. После того, как вы совместно выявите трудности, необходимо их преодолеть. Необязательно брать это только на себя, вам помогут HR специалисты и вышестоящие руководители.

Проводить собрание нужно, выбрав интересную тему для всех – так, чтобы каждый захотел высказаться, а у вас была возможность регулировать беседу и корректировать ее направление.

Подведите итог совещания, соберите все сказанное участниками и ознакомьте их с результатами.

Не нужно с самого начала предупреждать коллег, что планерка проводится из-за возникшего конфликта. Исключение – специальные собрания, организованные исключительно для решения подобных ситуаций.

Как увеличить пользу планерки

Плохо организованные планерки, совещания и собрания абсолютно бесполезны и даже вредны. Потому что сами по себе они добавочной стоимости не создают, а вот времени на них тратиться может огромное количество.

Узнайте правила организации эффективных планерок от журнала «Коммерческий Директор», которые будут двигать рабочий процесс при минимуме затрачиваемого времени.

Как проводить планерки ежедневно: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Определяем цели проведения утренней планерки

Каждая организация должна представлять и планировать результаты своей работы. Основываясь на намеченных целях, нужно составлять поэтапный план их реализации.

Выберите цели из списка, которые подходят для вашего бизнеса:

• Постановка задач

Главное, для чего стоит проводить коллективные собрания, – это планирование задач. Ежедневный план сотрудника не должен включать в себя более 3 задач и 1 фокуса. В идеале каждый работник сам намечает задачи и фокусы на день и сообщает об этом руководителю.

Чтобы поставить реальные и выполнимые задачи, пользуйтесь . Планировать работу лучше всего конкретными цифрами. Визуализируйте информацию: проводить мероприятие лучше в комнате с проектором или доской, на которую запишете основные задачи. Фокус на день специально отметьте маркером и сделайте акцент на этом во время разговора.

Лучше всего, чтобы каждый сотрудник записал свой план.

• Обратная связь от сотрудников

Очень часто работники, столкнувшись с проблемой или непонятной ситуацией, не сообщают об этом начальнику. Как правило, это обсуждается между коллегами и не считается достойным для донесения руководству. Необходимо наладить постоянный контакт с подчиненными. Сотрудники должны привыкнуть рассказывать руководителю о том, что их беспокоит и волнует в процессе выполнения своих обязанностей.

В таком случает руководителю нужно проводить отдельные совещания, чтобы выслушать каждую проблему и отреагировать на нее должным образом, даже если считает, что ситуация не стоит особого внимания. Кроме этого, ищите корень загвоздки, а не виновного. Назначайте конкретного человека, ответственного за устранение проблемы, и отведите на это четкий срок.

• Передача опыта и обучение

Выступите первым – расскажите коллегам, как сами выполняли бы порученное задание. Начните обсуждение, спрашивайте сотрудников, как лучше и плодотворнее сделать ту или иную работу. Проводить планерку можно в формате игры или взять деловой кейс, чтобы каждый поучаствовал в обсуждении.

Можно проводить обучение: рассказывать или повторять вместе с коллегами скрипты, типичные ответы, преимущества продукта, акции компании и тому подобное. Вовлеките весь коллектив в этот процесс.

Не повторяйтесь, учите сотрудников новому каждый день, развивайте их!

• Повышение командного духа

Говорите о компании, как о сплоченном коллективе – в речи используйте слова «мы», «наша команда».

Сообщайте новое и интересное за последний день: произошедшее вчера, новости компании, ее успехи (даже небольшие). Если у вас есть внутренняя почтовая рассылка, это еще не значит, что все до единого ее читают. Поэтому самое интересное и важное можно еще раз рассказать на планерке. Если информация не совсем позитивная, у сотрудников появится возможность обсудить план действий.

Помните о важных для работников датах, говорите о них (дни рождения самих сотрудников, членов их семей, детей, важное событие для компании и так далее).

• Мотивация коллектива

Проводить совещание можно для того, чтобы зарядить коллектив позитивом на предстоящий день. Для этого нужно:

• Похвалить кого-то из сотрудников (лучший по продажам, хорошее качество, благодарность от клиента, решение трудной ситуации и т. д.).
• При распределении задач пояснить, насколько положительно скажется работа на общих целях фирмы. Дайте понять каждому работнику, что он важен.
• Использовать мотивационные слова и фразы: «Давайте сделаем это!», «Покажите, на что вы способны!» и т.п.
• Показать, что вы верите в каждого сотрудника, почаще говорить такие фразы, как «Мы можем» «У нас получится», «Я уверен» и т. п.

Важное правило, чтобы проводить результативные встречи, – говорите только о позитивный вещах, не отчитывайте кого-либо на планерке, не ругайте коллектив. Утром стоит говорить только о положительном!

Обязательно используйте все цели, упомянутые выше, но не для всех сразу нужно проводить собрания.

Шаг 2. Составляем регламент

После того, как вы выбрали цели утренних совещаний, необходимо определиться, как их проводить. Регламент можно распечатать и повесить в том кабинете, где проводится планерка.

Определитесь, как долго вы намерены проводить встречу, и запишите это в правила. Пятнадцати минут вполне достаточно для проведения эффективной встречи. Кроме этого внесите конкретный план: то, о чем вы будете говорить на собрании. Для этого необходимо:

Проводить планерку нужно на позитивной ноте. Поприветствуйте коллектив, отметьте кого-нибудь из сотрудников за проделанную работу и успехи за прошедший день. В конце совещания можно поздравить коллектив, пожелать приятного дня или мотивировать на продуктивную работу.

В начале планерки сообщите, что было сделано за прошедший день. Ставьте новые задачи с учетом проделанного. После этого можно проводить обучение или приступить к повторению.

Добейтесь реакции коллектива, пообщайтесь с ним в конце встречи, чтобы не затягивать мероприятие. Если тема для обсуждения слишком трудная и требует более двух минут, вынесите ее на отдельную планерку или поручите решить конкретному сотруднику.

Шаг 3. Готовимся к планерке

Чтобы правильно и грамотно проводить планерку, следует готовиться к ней заранее. Подготовкой к утреннему совещанию лучше заняться вечером, и обязательно все записать.

Задачи на день должны соответствовать более долгосрочным целям и учитывать возникшие проблемы за предыдущий день. Отдельно для каждого пункта записывайте то, о чем будете говорить: позитивные новости, проблемы, недавние события, обучение.

Шаг 4. Проводим планерку

Начинайте проводить встречу, используя составленный план. Поприветствуйте коллектив. Следите за временем, чтобы совещание не затянулось дольше, чем на 15 минут.

Во время проведения встречи наблюдайте за реакцией работников на каждый этап планерки. Так вы сможете определить, что было интересно коллективу, а что нет. Если какая-то информация не заинтересовала сотрудников, подумайте, можно ли убрать ее из плана или изменить способ ее подачи.

Понять, насколько эффективно вы провели планерку, можно по показателю качества работы сотрудников, уровню продаж. Если продуктивность повысилась, значит планерка была организована правильно.

Мнение эксперта

Как провести нестандартную утреннюю планерку

Дмитрий Гришин ,

председатель совета директоров и один из основателей Mail.Ru Group в Москве

Для нас проводить совещания необычного формата – привычное дело. Каждое из них занимает менее получаса. Планерки открыты для всех желающих, участвовать могут любые сотрудники, а не только те, которые непосредственно имею отношение к теме планерки. Говорим мы стоя, чтобы несколько отдалиться от привычного формата работы на рабочем месте.

Найти как можно больше креативных идей для решения возникших проблем, даже тех, которые кажутся совсем нереальными, – это основная цель, с которой мы начали проводить такие планерки. Критикуются предложения строго по делу, без эмоций, говоря только о технической стороне вопроса.

Все предложенное коллективом заносится в специальную базу. Проводить мероприятия подобного формата – значит дать возможность работникам слышать друг друга и не зацикливаться на малозначительной проблеме. Каждый чувствует себя вовлеченным в общее дело, важным для компании, а это как ничто иное дает стимул к работе.

Как правильно провести планерку в отделе

Каждый из нас понимает, как много приходится делать руководителям подразделений. Помимо обычной работы, они берут на себя решение проблем и общую организацию всего отдела. Эффективность работы начальника зависит от того, какие методы и инструменты управления он использует. Стоит ли тратить время и проводить совещания в таком случае?

Все зависит от подхода руководителя к вопросу о планерках. В одном случае начальники подходят к проведению планерок очень формально, даже если правилами компании предусмотрено обязательно проводить подобные собрания. Такой руководитель считает, что главное – больше усилий, меньше совещаний. Другие же начальники отдела решают проводить встречи по собственной инициативе, потому что знают, насколько эффективен такой инструмент для повышения качества работы коллектива.

Если наставник целого отдела считает, что проводить собрания нужно просто потому что «надо», то ему не стоит терять время на проведение планерок. Любые мероприятия, организованные только для вида, сказываются на работе только отрицательным образом. Исходя из самого названия, планерка – это грамотное планирование действий по достижению больших целей компании.

На основе цикла Деминга, планерка – это периодическая проверка (Check) работы коллектива с целью изменения или перенаправления движения (Akt), если это потребуется.

Как часто проводить планерки в отделе ? Каждодневные совещания в отделе необходимы только новым или неопытным работникам, которым не справиться без постоянного контроля и советов начальства. Для более сплоченного и опытного коллектива проводить совещания нужно раз в неделю, в один и тот же день, примерно одинаково по времени и структуре планерки. Это необходимо с целью дисциплины.

Чаще всего руководитель отказывается от проведения планерки, потому что считает это пустой тратой времени. Взаимодействие с коллективом переходит в краткий монолог без обратной реакции от сотрудников. При таком подходе теряется большинство функций, кроме разве что информационной и, отчасти, дисциплинирующей.

Для любого руководителя взаимодействовать с группой гораздо сложнее, чем отдельно с каждым сотрудником. Управлять целым коллективом сразу – это умение опытного и хорошего начальника. Такой руководитель знает, как правильно проводить планерку: быстро и по делу, при этом получить «отдачу» от группы, обсудить с ними какой-то вопрос и на основании этого регулировать работу отдела. Лучше всего уложиться в получасовое собрание (+- 15 минут). В человеке физиологически заложено именно такое время для наибольшей концентрации внимания.

Введение нового мероприятия – планерки – потребует определенного времени. Зачастую потребуется не раз провести совещание, чтобы такой инструмент заработал. Если начальник отдела начнет выслушивать ответную реакцию коллектива, он получит много новой информации, которую до этого никто не высказывал. Но теперь-то подвернулся случай – руководитель сам спросил! Нужно будет определить отдельные роли для сотрудников и их назначение в работе всей группы, преодолевать возражения, аргументировать свою позицию наилучшим образом. Часто руководители не доводят внедрение нового инструмента до конца и, находясь в паре шагов от идеального результата, возвращаются к менее эффективному управлению, то есть проводить беседы отдельно с каждым сотрудником.

10 правил, как провести утреннюю планерку в отделе продаж

Зачастую менеджеры по продажам хорошо справляются с основной обязанностью говорить с людьми и продавать товар, но при этом совсем не умеют действовать согласно плану, анализировать выполненную работу и трудиться стабильно. Если менеджер уже получил много заказов на этот месяц, он перестает работать так же активно, делает меньше холодных звонков, не занимается пассивными клиентами.

Заметив такую тенденцию, руководитель может сообщить менеджеру об этом на планерке, сказать, что его увиливание от работы замечено и контролируется. Само собой, менеджеры будут искать предлог, чтобы не участвовать в совещании, аргументируя это своей занятостью. Проводить совещание можно с административной управленческой целью, когда руководитель может повлиять на работу и наладить ее, если заметил спад или аврал.

Чтобы проводить планерку максимально эффективно, нужно придерживаться этих правил:

Правило 1. Периодичность

Проводить утренние встречи следует каждый день в одно время, независимо от вашего настроя. Со временем планерка войдет в привычку и будет служить сигналом для начала работы менеджеров. Бывали случаи, когда отсутствие совещания или плохая его организация ломала привычный уклад дня менеджеров, отнимала хорошее настроение и желание трудиться.

На утренней планерке менеджеры должны до конца прийти в себя, проснуться и понять – пора начать работу!

Правило 2. Дисциплина

3 залога результативной планерки – проводить собрания с точной структурой, определенными целями и одинаковым временем. При соблюдении правил планерка позитивно сказывается на работе менеджеров, отклонение от них – наоборот, вредит труду.

Проводить совещание необходимо в одно и то же время. Сотрудники должны прибыть в офис заранее и не опаздывать. Настроиться на работу нужно до и во время собрания, чтобы сразу же начать работу по завершении планерки. Каждый менеджер должен заранее подготовиться к планерке, определить цели на день и посчитать все показатели, чтобы не отнимать время у всего коллектива в процессе совещания и не отвлекаться самому.

Если вы решили проводить собрание в игровом формате, выделите для этого примерно 45 минут. Это больше, чем для обычной планерки, но очень эффективно для работы коллектива и финансовых показателей компании.

Правило 3. Энергичность

Утреннее совещание задает настроение сотрудникам на весь день.

Если проводить нудную и неинтересную планерку, то и положительного эффекта от работы в этот день не будет. Выдавайте информацию четко и интересно, не позволяйте коллективу уходить от темы или спрашивать о том, что не касается общей работы команды.

На планерке стоит говорить только о том, что относится ко всем сотрудникам. Такое мероприятие – это коллективный труд, а не просто время отсидеться.

Правило 4. Обучайте своих менеджеров постоянно

Каждый раз в конце рабочего дня узнавайте у менеджеров, как прошла работа – какие трудности возникли, какие возражения от клиентов не удалось преодолеть. Суммируйте информацию, чтобы проводить часть утренней планерки, разбирая ситуацию с коллективом.

Сперва пусть сам менеджер опишет возникшую проблему. После этого вкратце повторите теорию по этой теме, например, раздел аргументации. После этого устройте мозговой штурм в процессе игры: роль клиента возьмет на себя менеджер, столкнувшийся со сложностью, а остальные подчиненные предлагают варианты решения проблемы.

Проводить обсуждение нужно так, чтобы каждый работник принял участие в поиске решения. Вам не нужно самостоятельно и каждый раз объяснять, как справиться с трудностью, пусть команда сама найдет выход с помощью взаимодействия друг с другом.

Такой подход с ежедневным обучением даст возможность менеджерам постоянно совершенствоваться и не бояться столкнуться с проблемой.

Правило 5. Постоянно контролируйте запланированное

Правило предельно понятно из названия. Если перестанете контролировать работу менеджеров, эффективной работы вы не увидите.

Правило 6. Мотивация команды

Проводя планерку, сообщайте не только общие результаты за предыдущий день, но и выделяйте менеджеров с лучшим и худшим показателем. Это не скажется негативно на работе сотрудников, а лишь даст стимул работать так же хорошо или исправиться, если вчера что-то не удалось.

Важно отмечать не только количественные показатели, но и качество работы. Похвалите менеджеров, которые лучше остальных общались с клиентом. Вы можете самостоятельно прослушать разговоры работников или же обратиться за отчетом в отдел контроля качества.

Правило 7. Конкретность в планах

Планируя свой день на утреннем совещании, менеджер должен определиться, какие продажи совершит, с кем встретится, какую оплату получит. Необходимо привыкнуть проводить мероприятие таким образом, чтобы менеджеры всегда выдавали эти данные в конкретных цифрах и названиях организаций. Пусть менеджер четко назовет те компании, в которые позвонит и в которые поедет, даже если на сегодня у него не запланировано конкретных ответов от клиентов.

Кроме того, дневной план должен быть частью цели на месяц. Иными словами, если план продаж на месяц составляет 500 000 рублей, то продажник не может планировать получить за день 15 000, так как такой темп не приведет к выполнению долгосрочной задачи.

Нужно обязательно бороться с возражениями собственных сотрудников, которые не хотят ставить себе высокую планку, ссылаясь на суеверие или простое недовольство. Приучайте работников ставить амбициозные цели.

Не стоит забывать, что план должен быть реальным и выполнимым, а не сказанным просто так. Менеджер должен понимать, что задача, поставленная на день, реальна, и стремиться ее реализовать.

Правило 8. Проверьте готовность всей команды

До того как отправить своих подчиненных по местам, проверьте их готовность. Речь идет как о внешних ресурсах (материалы для презентации, визитки, телефонные базы и прочее), так и внутренних, «человеческих» – у всех ли соответствующее настроение или с кем-то нужно дополнительно поработать отдельно, чтобы мотивировать на продуктивную деятельность.

Правило 9. Мощный призыв к действию в конце планерки

Для завершения планерки придумайте яркую мотивирующую фразу, которая послужит сигналом для начала работы – например «За дело!», «Вперед!» и тому подобное.

Такая фраза послужит якорем, который будет дополнительно заряжать энергией коллектив.

Правило 10. Визуализация

Чтобы проводить планеру с большей результативностью, обязательно нужно оформить доску, на которую будут прикреплены результаты совещания и рейтинг, чтобы сотрудники видели общие достижения, свой показатель и то, насколько они близки к выполнению месячного плана.

Как проводить планерку каждую неделю

Если вы хотите проводить планерку эффективно, необходимо учесть два условия. Прежде всего, время, отведенное на совещание – оно не быть долгим, приблизительно полчаса. Второе – записи во время планерки. Цели, которые озвучивают руководители, должны быть обязательно записаны.

Еженедельная планерка состоит из четырех этапов:

Этап 1. Оглашение целей компании

Проводить еженедельное собрания лучше всего, начав с повторения основной или долгосрочной цели фирмы. Например, «Благополучная компания с обширным рынком сбыта». Уже после этого называйте задачу на более короткий период – наподобие «Увеличить доход организации за этот год в 3 раза».

Этап 2. Руководители подразделений рассказывают по очереди, что они сделали на прошлой неделе для достижения цели

Проводить планерку необходимо с целью узнать конкретную информацию от руководителей о проделанной работе. Нельзя допускать общих фраз, неинформативной речи, как «Нам удалось увеличить эффективность работы отдела на 10%». В подобном случае стоит корректно спросить, какие именно меры были предприняты.

Если начальник отдела продолжает выдавать информацию общего характера, ведущий планерки должен прервать его и прямо спросить, есть ли информация, достойная для обозрения на совещании. Если нет, нужно проводить собрание дальше, передав слово другому подразделению.

Если проводить встречи подобного формата, можно четко видеть результаты работы каждого отдела компании. Кроме того, так выясняется, кто из руководителей усердно трудится на благо организации, а кто только делает вид.

Этап 3. Ставится цель на следующую неделю для всей компании, и ведущий добивается согласия у участников с этой целью

Дайте каждому руководителю возможность рассказать, что собирается сделать его отдел на этой неделе, как будет выполнять план. Намеченные задачи занесите в журнал.

Кроме того, у начальников отделов будет возможность взаимодействовать между собой: попросить что-то сделать другой отдел, если понадобились совместные усилия. После обсуждения такие цели тоже стоит записать в журнале.

Этап 4. Ведущий планерки спрашивает, готовы ли они по-настоящему достичь цели на этой неделе, и объявляет старт.

Такая форма проведения планерки помогает добиться самых положительных результатов. Руководители подразделений начинают усердно трудиться и достигать высоких показателей по своему отделу либо освобождают должность для более ценных кадров. Именно с помощью таких собраний можно понять, кто из коллег прилагает максимум усилий, а кто только создает видимость.

Мнение эксперта

Лучший вариант проведения еженедельных планерок - многоуровневый

Владимир Киселев ,

генеральный директор, партнер ЗАО «Компания ШЕРП» в Москве

Еженедельные планерки – обязательные мероприятия для каждой компании, на которых рассматриваются и обсуждаются итоги работы и ставятся цели для следующей недели. Лучше всего проводить собрания по каждому уровню. Сначала совещаются руководители отделов и Генеральный Директор, а уже после проводятся планерки в каждом отделе с его непосредственным начальником. На второстепенных планерках руководители могут также объявить информацию, которая относится ко всей компании и каждому сотруднику.

Важно проводить планерку не только в строгих рамках заявленной темы, но и дать возможность сотрудникам узнавать интересующую информацию и обсуждать рабочие вопросы. Роль подобных встреч очень велика: так коллектив узнает о новых целях, изменениях в плане или иных новостях. Генеральный директор должен проводить встречи с сотрудниками, которые не участвуют в еженедельных планерках, 1 раз в месяц или квартал.

Как проводить планерки, используя творческий подход

1. Выберите необычное место

Проводить собрания можно не только в офисе. Поищите красивое место в вашем городе, набережную, пешеходную улицу или кафе. Главное, чтобы вы могли быстро туда добраться с работы и на работу.

Место, которое понравится коллегам: кофейня, набережная, парковая зона. Единственный нюанс – место должно располагаться близко с офисом, чтобы все могли быстро добраться.

2. Назначьте нестандартное время

Попробуйте проводить совещания не утром, а, например в обед (только не оставляя коллектив без еды) или за 30 минут до конца рабочего дня (это ускоряет темп работы!).

3. Используемые материалы

Выдайте канцелярию не всем участникам, а комплект бумаги и ручку на 2-3 человека. Таким образом, они сами решат, кто и что будет писать.

4. Заберите у всех телефоны перед началом планерки

Хорошее решение – проводить встречу, исключив отвлекающие факторы. Поначалу это вызовет некоторое смущение и растерянность, но зато потом значительно повысит концентрацию и вовлеченность участников в решении задач.

5. Измените формат проведения

Проводить планерку можно по телефону или Skype, чтобы разнообразить привычный ритм, когда все привыкли сидеть в совещательной комнате.

Мнение эксперта

Может ли быть эффективной планерка с сигарами, кальяном и виски

Николай Новоселов ,

директор компании ArtNauka, Москва

Исходя из личного опыта, могу сказать, что увеличение количества планерок негативно сказывается на продуктивности компании. Мы попробовали проводить «день офисной тишины» и убедились, что такой подход дает лучший результат, чем сама планерка. К сожалению, нам такой метод полностью не подходит, мы не можем проводить день без совещаний каждую неделю, так как занимаемся в области ивента.

Участвовать в планерке нравилось бы сотрудникам больше, если проводить встречи с сигарой и пить виски. В такой почти неформальной обстановке коллеги могут рассказать гораздо больше и честно выражать свое мнение. Я не опасался того, что в коллективе появится панибратство, если проводить такие планерки. Отношения между сотрудниками не изменились, люди просто стали более раскрепощенно чувствовать себя, высказывать мнение о ситуации и давать дельные советы.

Как проводить планерки, используя опыт успешных компаний

Грамотно проводить встречи с коллективом – это не всегда значит организовывать планерки обычного формата, когда все собираются и сидят в креслах. В современных компаниях, в которых быстро приживаются нестандартные методы, все чаще стараются проводить собрания стоя. Совещания «на ногах» помогают избавиться от пустых затянутых разговоров, услышать только самую важную информацию.

Atomic Object, компания по разработке ПО, давно решила проводить собрания «на ногах». Благодаря такому креативному формату руководство добивается максимальных результатов: отсутствие ненужных рассуждений, четко поставленные вопросы и корректные ответы. Практика показывает, что совещания, проводимые стоя, занимают не больше 7 минут – коллектив планирует день, слушает поручения и сразу начинает трудиться. Если проводить планерки подобной формы, у сотрудников не будет возможности расслабиться, и придется действовать и говорить активнее.

The Wall Street Journal сообщает, что еще во времена I Мировой войны было принято проводить короткие планерки, так как медлительность была недопустима. Позже подобный формат перешел в бизнес, в котором была необходимость ускорить взаимодействие и обмен информацией.

Польза нового формата совещаний была доказана научно. Ученый исследователь Ален Блюдорн из Университета Миссури выяснил, что проводить планерку стоя – значит отнять у сотрудников меньше времени, но добиться если не лучших, то абсолютно аналогичных результатов в сравнении с обычными собраниями.

По результатам опроса VersionOne , проведенного в 2011 г., около 80% сотрудников из 6 000 опрошенных подтвердили, что в их компаниях каждый день принято проводить короткие планерки.

Помимо планерок «на ногах», западные компании придумали и другие нововведения для более эффективной работы.

Например, в компании Facebook решили проводить короткие планерки за 15 минут до перерыва, тем самым изначально устанавливая продолжительность совещания. Сотрудники утверждают, что подобный метод приносит хорошие результаты: люди говорят кратко и только по теме.

Если необходимо бороться с дисциплиной в компании, уменьшить число опозданий, необходимо проводить короткие совещания. Опоздавших лучше не приглашать к обсуждению, так как, не зная части информации, они будут мешать проводить собрание и затягивать время, задавая ненужные вопросы.

В компании Adobe Systems решили проводить планерки и параллельно бороться с опозданиями. Здесь даже предусмотрели штрафные санкции для тех, кто приходит не вовремя. Потерянное по вине опоздавших время приравняли ко времени, которое могло пойти на разработку программ. Так штраф за каждую задержку составляет $1.

Компания Steelcase изобрела собственную особенность – сигналом начала собрания служит композиция Элвиса Пресли – "A Little Less Conversation" или «Поменьше болтовни».

Если у сотрудников организации нет времени проводить не только обычную, но и короткую планерку, можно проводить собрание с помощью средств связи. В подобных случаях можно выбрать общение в чате или по электронной почте компании, чтобы передать основную необходимую информацию коллегам. При этом проводить собрания «на ногах» все равно эффективнее, чем любые другие планерки.

Информация об экспертах

Асмик Геворгян , генеральный директор и совладелица сети магазинов «Провокация», Москва. ООО «Провокация-продакшн». Сфера деятельности: производство и реализация одежды и аксессуаров с провокационными принтами. Территория: головной офис – в Москве; производство – в Твери; торговые точки и магазины – более чем в 100 городах России, Белоруссии, Украины и Казахстана. Численность персонала: 55 (в головной компании).

Дмитрий Гришин , председатель совета директоров и сооснователь Mail.Ru Group, Москва. Дмитрий Гришин возглавляет совет директоров с марта 2012 г. В 2005 году стал одним из соучредителей Mail.Ru Group, где с ноября 2010 г. по октябрь 2016 г. занимал пост генерального директора компании (Россия). Дмитрий работает в Mail.Ru с 2000 г.; в 2001 году был назначен техническим директором компании, с 2003 по 2010 занимал пост генерального директора. Окончил факультет робототехники и комплексной автоматизации Московского государственного технического университета им. Н. Э. Баумана. В 2012 г. основал GrishinRobotics, венчурную фирму для инвестиций в потребительскую робототехнику по всему миру.

Владимир Киселев , генеральный директор, партнер ЗАО «Компания ШЕРП», Москва. Владимир Киселев – Генеральный Директор и старший партнер консалтинговой «Компании ШЕРП» с 2000 года. В сфере управления персоналом работает с 1996 года, с 1998 года возглавлял службу управления персоналом крупного многопрофильного холдинга. ЗАО «Компания ШЕРП» существует с 2000 года, занимается формированием высокоэффективных управленческих команд и развитием бизнеса клиентов, используя инновационную авторскую технологию.

Николай Новоселов , директор компании ArtNauka, Москва. ИП Новоселова Т.А. (ArtNauka). Сфера деятельности: проведение шоу, тимбилдингов и презентаций, основанных на научных экспериментах. Территория: головной офис – в Москве, восемь представительств в России. Численность персонала: 10. Количество шоу в год: 340.

Как организовать и проводить утреннюю пятиминутку (оперативное совещание). Правила, советы, рекомендации. (10+)

Советы по проведению оперативного совещания

Оперативное совещание может быть очень эффективным управленческим инструментом, а может превратиться в мощный поглотитель рабочего времени, сильно снижающий эффективность работы. Как сделать, чтобы оперативка - пятиминутка приносила пользу, а не вред?

Цели планерки

Как часто нужно проводить планерку? Это зависит от того, ради чего мы ее проводим. Насколько быстро меняется ситуация, насколько часто необходимо проверять, выполняется ли план работ, и корректировать его.

Важно! На оперативном совещании невозможно принять сколько - нибудь ответственное решение, требующее проработки и обсуждения. Такие решения принимаются на более развернутых совещаниях. Их проведение описано в статье, на которую была ссылка выше. Планерка нужна для того, чтобы:

• либо убедиться, что все идет по плану,
• либо понять, что есть мелкие отклонения, которые могут быть решены в текущем порядке, путем советов или некоторой помощи отставшим,
• либо установить, что требуются более серьезные корректировки или новые проектные решения, назначить ответственных за проработку вопроса, подготовку и проведение полномасштабного совещания по указанному вопросу.

План, регламент оперативки

Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:

План работы . Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.

Регламент . На доклад каждого участника должно отводиться минимум времени. Обычно выделяется около пяти минут, но можно обойтись и меньшим временем. Могут быть частные случаи, когда, например, сотрудник докладывает новости. Ему нужно предоставлять время, исходя из объема новостей. На обсуждение выделяется столько же времени, сколько на доклад. Во время обсуждения можно задать уточняющие вопросы, давать короткие советы, договориться, что предстоит сделать сотруднику до следующей планерки. Если за отведенное на оперативке время обсудить вопрос не удается, то нужно запланировать его проработку после нее, с участием только тех сотрудников, которые имеют к вопросу отношение. Это позволит не отвлекать и не тратить время остальных, не имеющих к вопросу никакого отношения.

Протокол . Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.

Полезно ли оперативное совещание?

Правильно организованные пятиминутки позволяют:

• Всем сотрудникам быть в курсе хода работ.
• Каждому сотруднику четко представлять, что ему нужно делать прямо сейчас.
• Быстро диагностировать, когда сотрудник столкнулся с трудностями, оперативно помогать, советовать, подталкивать.

Пример протокола планерки

Я веду протокол в электронной таблице. В первом вертикальном столбце у меня перечислены все участники планерки. В первой строчке идут даты. На каждую дату берется два столбца. Первый заполняется на планерке в эту дату, а второй - на следующей планерке по итогам прошедшей недели одновременно с заполнением планов на следующую неделю. Первый столбец можно закрепить, а остальные постепенно сдвигать влево, чтобы видеть только прошлую и текущую даты. А если это необходимо, то можно посмотреть и предыдущие даты.

	15.07.13		22.07.13
	Задание	Результат	Задание	Результат
Начальник отдела поддержки	Ответить на запросы клиентов о сроках предоставления новой версии Подготовить список нерешенных проблем по внедрению у клиента 1 Подписать Акт с клиентом 2	Сроки определены, информация клиентам предоставлена Список проблем подготовлен и передан в отдел разработки Акт не подписан, есть замечания	Отслеживать работы по подготовке новой версии Совместно с отделом разработки проработать замечания клиента 2
Начальник отдела разработки	Подготовить к показу новый модуль Внести изменение в механизм ведения учета Устранить ошибку в отчетной форме	Новый модуль не подготовлен, обнаружены ошибки Изменения в механизм ведения учета внесены Отчетная форма изменена	Совместно с отделом поддержки отработать список проблем по клиенту 1 Совместно с отделом поддержки отработать замечания клиента 2 Совместно с отделом продаж подготовить модуль к демонстрации
Начальник отдела продаж	Подготовить и направить 10 клиентам предложения по поставке нового модуля Провести демонстрацию нового модуля у клиентов 3 и 4	Коммерческие предложения подготовлены и отправлены Демонстрация не проведена в связи с неготовностью нового модуля	Направить коммерческие предложения еще 10 клиентам. Отследить подготовку нового модуля к демонстрации
Начальник методологического отдела	Подготовить обзор изменений в законодательстве	Обзор подготовлен	Проработать запрос от клиента 1 на предмет его соответствия принятой методологии