Top Gear UK: Planleggingsmøter gjøres best i en avslappet atmosfære

I mange team øves det på planleggingsmøter, hvor ledere fordeler oppgaver og skisserer generelle arbeidstaktikker for nær fremtid. Mange offentlige etater praktiserer planleggingsmøter mandag morgen.

Noen anser planlegging av møter som bortkastet tid, men på den annen side, uten jevnlige diskusjoner av aktuelle saker, vil det helt sikkert bli mange ukoordinerte handlinger. Her er som alltid balanse viktig.

For eksempel praktiserer mange offentlige etater et planleggingsmøte hver uke og samler alle ansatte der. Dette er et klassisk eksempel på bortkastet tid. Ikke hver uke dukker det opp skarpe spørsmål som er viktige for hele laget. Samtidig skal alle være tilstede på slike arrangementer. Også de som ikke er direkte eller indirekte berørt av dagens agenda. Møter og planleggingsmøter har blitt et klassisk eksempel på bortkastet tid i tidsstyringsbøker.

HVORDAN LAGE EN PERFEKT HØVLER?

Ingenting er perfekt. Ingen vet hvordan man skal gjennomføre et planleggingsmøte. Det er for mange variabler her. Hva slags planlegging som møter teamet ditt, avhenger av hvor mange personer du har og hva slags aktivitet du er engasjert i. Jeg kan bare fortelle deg kort hva jeg har sett i forskjellige organisasjoner.

Da jeg jobbet ved instituttet, hadde jeg muligheten til å jobbe i to strukturelle divisjoner. I begge ble det øvd på møter med en leder. De fant sted på uregelmessig basis og var i begge tilfeller ganske produktive. Vi klarte å diskutere alle de brennende problemene. Det var bare én ulempe med disse planleggingsmøtene – noen ganger (ikke alltid) var det kjedelig, siden ikke alle spørsmålene angikk meg på en eller annen måte.

Jeg jobbet også i en privat organisasjon der det ikke var noen planleggingsmøter i det hele tatt. I alle fall, mens jeg jobbet som programmerer, var jeg heldig nok til å ha bare noen få private samtaler med direktøren i løpet av omtrent 2,5 år. Resten av tiden på jobb var jeg engasjert i mitt direkte arbeid og diskuterte resultatene av arbeidet med lederen i gjeldende modus. Det var nok for øynene.

I en annen organisasjon så jeg daglige planleggingsmøter som øves hver morgen, uansett om det haster på agendaen eller ikke. Daglige planleggingsmøter er for mye for min smak. For eksempel, hvis alle teammedlemmene hver morgen bruker 15 minutter på et planleggingsmøte og ytterligere 15 minutter på å komme tilbake til sine daglige aktiviteter, så samler det seg 2,5 timer med tap av nettotid for hver ansatt hver uke i løpet av en uke. Dette er mer enn 5 % av all arbeidstid. Mer enn 10 timer har allerede gått på en måned. Enig - det merkes.

I tillegg til morgenplanleggingsmøter møtte jeg også praksisen med kveldsplanleggingsmøter, som foregår i en avslappet atmosfære, når mange ting allerede er gjort og ingen har det travelt. Jeg personlig liker dette formatet mer enn morgenmøtet.

Når det gjelder de ukentlige planleggingsmøtene, er de nok nødvendige. Men du må prøve å utføre dem i det mest konsise formatet. Ikke dra ut diskusjonen i timevis. Spesielt hvis et stort antall personer deltar i planleggingsmøtet.

HVORFOR ER MORNING PLANER OND?

Mens folk drar på jobb, mens de våkner, tar det litt tid. Så begynner de bare å gjøre forretningene sine – og de blir distrahert av morgenplanleggingsmøtet. Så etter planleggingsmøtet blir de igjen tatt med i arbeidet. Og – Gud forby, noen vil distrahere dem fra virksomheten etter møtet. Så klokken 11 om morgenen må du gå til lunsj, og på ettermiddagen vil du føle deg trøtt. Morgen er den beste og mest produktive tiden. Jeg ville ikke brukt det på et daglig møte.

MØTER I STÅENDE KORRIDOREN

Hvis det er få personer i teamet, hvorfor ikke holde møter mens du står i gangen. Med en stillesittende livsstil er dette også sunnere for helsen og lar deg føle deg mye friere. Mange forretningsveiledere anbefaler å inkludere dette i din daglige praksis. Du kan utvikle denne ideen og diskutere arbeidsspørsmål ved middagsbordet eller under trening i bedriftens treningsstudio. Tenk selv - du gjør to ting samtidig, og dessuten diskuterer du arbeidsprosjekter i den mest avslappede atmosfæren, og du kan snakke mer åpent med kollegene dine enn på kontoret.

2016 er en tid for å teste selskaper for styrke, og i denne forbindelse, nå, mer enn noen gang, må du holde fingeren på pulsen til salgsavdelingen din hver dag. Her er noen grunnleggende ting som vil hjelpe salgsteamet ditt til å bli mer fokusert og effektivt.

På en vennskapelig måte bør selskapet ha 2 møter mellom lederen og lederne: det første er generelt, på morgenplanleggingsmøtet, det andre er et individuelt kveldsmøte, der lederen fordyper seg nøye i resultatet av aktivitetene av hans folk, undersøker vanskelige situasjoner og utfører individuell motivasjon. Men i dag skal vi fokusere på det generelle morgenplanleggingsmøtet, som er et uunnværlig verktøy for å styre salgsavdelingen og holde dine ansatte i god form.

Mål for morgenplanleggingsmøtet:

1. Oppsummerer resultatene fra gårsdagen

2. Planlegging av en arbeidsdag

3. Overvåke realiteten for å oppnå månedens planer og utvikle en plan "B"

4. Opplæring av ledere i spesifikke eksempler ved bruk av et forretningsspill

5. Sjekke energinivået til ledere og deres tilleggskostnader, motivasjon

Det vil si at for sjefen for salgsavdelingen er planleggingsmøtet den lakmustesten av kvaliteten på arbeidet hans, som vil hjelpe ham til å reagere i tide på situasjoner som vanligvis fører til manglende oppfyllelse av planer, feil i kommunikasjonen med kunder eller oppsigelse av ledere.

Så, 10 regler for et effektivt morgenplanleggingsmøte i ROP:

1. Periodisitet.

Morgenplanlegging bør ikke holdes fra tid til annen, ikke når du er i godt eller dårlig humør, men hver dag, samtidig. Et godt planleggingsmøte vil være et ritual for å komme i gang, starten på ledernes aktivitet. I min praksis har jeg mange ganger vært borti eksempler på at et dårlig gjennomført, eller ikke gjennomført planleggingsmøte, ødela hele dagliglivet til ledere, spolerte stemningen og drepte arbeidslysten.

Under morgenplanleggingsmøtet bør ledere endelig våkne og fange hovedtanken: La oss starte!

2. Disiplin

Et effektivt planleggingsmøte har en klar struktur, mål og tidspunkt (det vil si tiden som er avsatt til planleggingsmøtet). Ethvert avvik fra strukturen demotiverer ledere, mens overholdelse av generelle regler disiplinerer og strukturerer tanker.

Planleggingsmøtet skal alltid starte og avsluttes i tide. Alle bør være til stede på kontoret 15 minutter før møtestart. All tedrikking - før planleggingsmøtet. Etter - bare arbeid.

Ledere bør være klare for et planleggingsmøte, kjenne til alle gjeldende indikatorer og planene deres for dagen, og ikke telle tall på en kalkulator, ta tid fra hele teamet eller bli distrahert av beregninger i stedet for å lytte til informasjonen som ROP ønsker å formidle til alle.

For et planleggingsmøte av høy kvalitet med et forretningsspill er vanligvis 45 minutter nok. Men tro meg, disse 45 minuttene kan spare mye tid i fremtiden og gi mye større økonomiske resultater.

3. Energi

Morgenmøtet er en lighter for øynene til ansatte.

Hvis planleggingsmøtet er kjedelig, vil ledere sovne enda mer, og du får ikke ønsket effekt. Ikke smør informasjon, ha formål og struktur i bakhodet, ikke la ansatte gå utenfor emne etter emne, eller still spørsmål som kun angår én ting.

Det er viktig å huske at et planleggingsmøte er et teamarbeid, ikke et morgentreff. Hold alles oppmerksomhet. Si bare det som angår alle.

4. Tren opp lederne dine hele tiden!

Hver dag, på kveldsmøter, spør du ledere hvordan dagen deres gikk, hvilke suksesser de hadde, hvilke vanskeligheter de møtte, hvilke kundeinnvendinger de ikke kunne håndtere. Morgenmøtet lar deg ta med de mest presserende sakene til den generelle diskusjonen.

For å gjøre dette må lederen kort fortelle problemet som han ikke kunne takle i går, så gjentar du raskt den teoretiske delen (for eksempel blokken "argumentasjon etter beregningsmetode), og arrangerer deretter et forretningsspill der rollen klienten spilles av lederen som ikke er håndtert situasjonen. Deretter, ved hjelp av en kort idédugnad, kaster hele teamet opp alternativer for å løse situasjonen.

Det er spesielt viktig at alle i teamet tar aktivt del i å finne løsninger. Ikke gi ferdige svar, den mest effektive treningen er ikke en teori fra en leder, men å finne ideer gjennom interaksjoner.

Daglig opplæring, tilleggstrening og støtte for ledernes ferdigheter vil tillate lederne dine å hele tiden utvikle seg, forbedre sine salgsferdigheter og ikke være redd for vanskeligheter i feltet.

5. Overvåke hele tiden det planlagte

Planlegging uten kontroll er bortkastet penger (c) gammel kinesisk visdom

Jeg tror det ikke er behov for en egen forklaring her. Hvis du ikke kontrollerer det en gang, så to ganger - på den tredje vil ledere enten slutte å gjøre noe eller begynne å lyve.

6. Team motivasjon

Det er viktig ikke bare å identifisere resultatene fra gårsdagen for hele laget som helhet og for hver enkelt, men også å identifisere de beste og verste for dagen før, og ikke vær redd for å demotivere noen med dette - for liten tid intervaller brukes, og ledere har en sjanse til å forbedre seg hver dag.

Bruk som indikatorer ikke bare økonomiske indikatorer (hvor mange salg du gjorde, hvor mye penger du brakte inn), eller aktivitetsindikatorer (antall samtaler, avtaler og møter), men også kvalitative indikatorer (kvaliteten på kommunikasjonen mellom en leder og klienter). Du kan enten uavhengig lytte til ledernes samtaler, samt bruke rapportene fra kvalitetskontrollavdelingen.

7. Spesifisitet i planer

Lederen bør ikke bare snakke om hvor mange salg han vil stenge i dag, hvor mange betalinger han vil samle inn og hvor mange møter han vil gjøre. Han må definitivt støtte planene sine med spesifikke firmanavn. Selv om han i dag ikke har planlagt noen svar fra klienter, må lederen fortelle hvor han skal få dagens plan fra, hvem han skal ringe, hvem han skal gå til, men selskapene må navngis, med klare tall i penger og mengde .

Det er også veldig viktig å huske at lederens dagsplan skal møte månedens mål. Hvis lederen din har en plan for en måned - 1 000 000 rubler i betalinger, kan han ikke planlegge å samle 20 000 rubler hver dag, siden han rett og slett ikke vil fullføre planen med en slik hastighet.

Sett ambisiøse planer for lederne dine. Hvis en leder er flau over å gi uttrykk for en ambisiøs plan, eller refererer til hans overtro ("jeg vil ikke si det for ikke å si det," "Jeg skal si mer nå, og du spiser hjernen min om kvelden" ), dette må behandles, og jo før jo bedre. Trene ledere til å ha høye planer, pleie sine interne «grenser».

En leder må også tro på sine egne tall, ikke snakke "ut av det blå" fordi det er nødvendig, men tydelig forstå at det han sa er virkelig gjennomførbart og han vet hvordan han kan påvirke det.

8. Sjekk beredskapen til hele laget

Før du slipper selgerne løs på en ny dag, sjekk at de har alle ressursene – både eksterne (tilgjengelighet av presentasjonsmateriell, visittkort, anropsbaser osv.), og interne – enten alles øyne brenner, eller er det nødvendig med noen deretter bli og videre diskutere noen vanskeligheter, gi ytterligere individuell motivasjon.

9. KraftigCTA på slutten av planleggingsmøtet

Kom opp med en motiverende setning som vil forankre deg for å komme i gang og gi lederne dine et ekstra løft av energi. Uttrykket kan være hvilken som helst: "Team, fortsett!", Eller "La oss gjøre det!", Eller "Det er det, la oss gå!"

Dette er det såkalte ankeret, som gir et signal om at alt er over, morgenen er over, det er på tide å løpe og vinne!

10. Visualisering

Sørg for å legge inn resultatene fra planleggingsmøtet på resultattavlen slik at ledere hele tiden kan se både resultatene og det samlede resultatet av teamet, samt prosentandelen av fullføring av planen. Et slikt brett kan se slik ut:

Og som en bonus, en sjekkliste for å vurdere kvaliteten på morgenplanleggingsmøtet, for eksempel:

Organisere og gjennomføre planleggingsmøtet så effektivt som mulig.

Finn en løsning på problemet oppgitt for diskusjon eller sett retningen for utviklingen av situasjonen i en konstruktiv retning.

Det er interessant å holde planleggingsmøtet slik at deltakerne ikke får tid til å gjespe og de ikke har en følelse av bortkastet tid.

Handlingsplan

1. Gjør deg kjent med den foreslåtte metoden for å organisere planleggingsmøtet.

2. Forbered deg selv, klargjør nødvendig materiale og inviter deltakere.

3. Gjennomfør et planleggingsmøte.

4. Oppsummer resultatene av planleggingsmøtet og gjør alle deltakerne kjent med dem.

Hvordan organisere et planleggingsmøte

Først det som kreves for et planleggingsmøte er et spørsmål eller et tema for et planleggingsmøte. Hvilket arbeidsproblem vil du løse? Hvilken positiv effekt blir resultatet av planleggingsmøtet for organisasjonens arbeid? Gjør møtedeltakerne kjent med dette spørsmålet på forhånd. Dermed vil du spare tid under planleggingsmøtet, og deltakerne i diskusjonen kan allerede komme med interessante ideer til spørsmålet ditt.

Sekund– det er disse som skal delta i planleggingsmøtet. Hva slags spesialister og hvilket nivå på ledere, eller hvilke linjeansatte trenger du for å finne svaret på spørsmålet som stilles.

Tredje- stedet for planleggingsmøtet. Det er viktig at dette er et eget rom eller til og med et spesielt møterom. Der det er nok plass til alle, vil ikke utenforstående (som ikke deltar i planleggingsmøtet) kunne forstyrre deg og telefonene vil ikke ringe.

Fjerde- tidspunktet for planleggingsmøtet. Det er ønskelig at det er praktisk for alle deltakere eller fast. For eksempel holdes det daglige planleggingsmøter hver dag klokken 8.30. I alle fall, når du velger tidspunkt for planleggingsmøtet, må du fokusere på de viktigste deltakerne. Og utnevne det på forhånd, for noen timer, eller mer korrekt - dager.

Femte- reglement for planmøtet. Det er viktig ikke bare å starte planleggingsmøtet i tide, men også å fullføre det i tide. Bestem på forhånd rekkefølgen for diskusjon av spørsmålene og tiden som er tildelt hver deltaker. Begrens det, dette vil gjøre rapportene konsise og så informative som mulig. For eksempel er en forestilling ikke mer enn 10 minutter.

Sjette- materialer for hånden. Minimumskravet er penner for alle deltakere og papir. Ta vare på dette selv, på forhånd, slik at du ikke trenger å kaste bort diskusjonstid på å lete etter hva og på hva du skal skrive. Du kan også trenge: en flippover, en projektor, en skjerm, en bærbar datamaskin, en skriver. Alt utstyr skal være klargjort og testet på forhånd.

Syvende- lederen av planleggingsmøtet eller sekretæren som vil registrere prosessen og resultatene av diskusjonen av saken din.

Planleggingsformater

1. Oppsummering, informasjonsmøte.

Disse møtene kan holdes ukentlig i begynnelsen av uken for ledere i alle deler av organisasjonen din.

Hva er disse planleggingsmøtene for?

2. Planmøte - fordeling av aktuelle oppgaver.

Holdes vanligvis i begynnelsen av hver arbeidsdag. Formatet er åpenbart - lederen gir oppdrag for dagen til sine underordnede. Tiden er heller ikke verdt å strekke - alle fikk oppgaver og gikk for å utføre den.

3. Planleggingsmøte for å diskutere det stilte spørsmålet.

Du formulerer spørsmålet ditt på forhånd, som du har formulert selve livet og den nåværende situasjonen i markedet ditt. Kunngjør formålet med planleggingsmøtet, send denne informasjonen til deltakerne. Be dem forberede seg (om nødvendig) på saken. Definer tidsplan og sekretær for møtet på forhånd. Send resultatet av planleggingsmøtet til alle deltakere. Tiden for et slikt planleggingsmøte er ikke mer enn to timer. Men det er situasjoner når det tar mer tid. I dette tilfellet vil han planlegge organiserte pauser på 15-20 minutter for te og bare hvile. (Forbered også te og godteri på forhånd!)

4. Kreativt planleggingsmøte.

Forespørsler om coaching
1) Utvikling av en ressurs for kreativitet for vekst (selvutvikling, faglig vekst, forretningsutvikling)
2) Løse interne konflikter, overvinne kriser ved å bruke ressursen til kreativitet

Å oppnå godt koordinert, raskt og effektivt teamarbeid er ikke en lett oppgave for enhver leder. Sjefens oppgave er å utvikle en enkelt handlingsstrategi for hver underordnet, overvåke arbeidet deres og korrigere det. For å oppnå fruktbart arbeid, må du forstå hvordan du gjennomfører møter, hvordan du skal sette de underordnede riktig for en viss periode.

Planleggingsmøte - diskusjon og fordeling av arbeidsoppgaver fastsatt til et bestemt tidspunkt. Slike møter kan grovt sett deles inn i flere typer, avhengig av type, tidspunkt og antall.

Den første typen inkluderer rapportering av planleggingsmøter (slikt er nødvendig for at ledelsen skal rapportere om hvordan arbeidsoppgavene utføres i øyeblikket), diskusjonsmøter (når forslag behandles og endringer i handlingsplanen diskuteres) og motivasjonsmøter (der alle får sin oppgave i ferd med å løse hovedproblemet ).

Basert på tid kan du ha daglige, ukentlige eller månedlige møter.

Hvis vi legger den kvantitative faktoren til grunn, kan planleggingsmøter deles inn i general- eller massemøter (der alle ansatte er til stede) og lukkes (når en egen gruppe eller avdeling konfererer).

Planleggingsmøter har visse fordeler:

• Opprettholder disiplin og reduserer forsinkelser.
• Hjelper med å tydelig og forståelig sette oppgaver for teamet. En kortsiktig plan for dagen er mye mer nyttig og produktiv enn en seks måneders plan.
• Indikerer den faktiske ytelsen. Denne kvaliteten utvides hvis ansatte på et planleggingsmøte rapporterer til sine overordnede om hva de har gjort.

Ikke glem den svært motiverende rollen til møter. Å gjennomføre et møte kompetent betyr å positivt påvirke humøret til ansatte, gi dem energi til fruktbart arbeid og stimulere dem til å forbedre ytelsen. I tillegg bidrar denne eiendommen til å etablere positive relasjoner mellom teamet og sjefen.

På den andre siden, å holde planleggingsmøter har også negative sider:

• Lange møter tar energi og energi fra arbeiderne.
• Plutselige, uplanlagte møter er vanligvis ineffektive.

For å unngå disse negative faktorene må du gjennomføre møtene dine med omtanke.

Ekspertuttalelse

På planleggingsmøtet kommer ansatte med nye ideer for forretningsutvikling og salgsøkning

Hasmik Gevorgyan,

administrerende direktør og en av eierne av Provokatsiya-butikkkjeden i Moskva

Vi belønner og støtter våre ansatte på alle mulige måter, som er interessert i å øke merkekjennskapen. Våre franchisetakere bestemte seg for å holde spesielle møter 2 ganger i måneden, hvor ansatte uttrykker sine tanker og forslag for utvikling av selskapet og økning i salg. Forfattere av de mest interessante prosjektene og ideene mottar en bonus på opptil 15 % av lønnen.

Noen av våre beste T-skjortetrykk ble opprinnelig designet og foreslått av våre ansatte. Takket være våre ansatte øker vi synligheten til bedriften ved å sponse kulturelle ungdomsarrangement.

Et slående eksempel: en av våre ansatte i Tula tilbød seg å delta i kommunale idrettskonkurranser og kvelder i klubber. Kreativiteten og dedikasjonen til denne ansatte sørget for at annonsene våre ble vist på populære bykafeer. Til slutt ble salget i byen Tula doblet. Arbeidstakerens inntekt økte på tilsvarende måte – etter noen måneder ble han butikkdirektør.

3 ingredienser for et vellykket planleggingsmøte

1. Informasjonskomponent. Gjør materialet interessant og nyttig for lytterne. Hvis kjedelig informasjon ikke kan unngås, prøv å presentere den på en uvanlig måte. Informasjonen som gis på planleggingsmøtet skal være nyttig og engasjerende. Hvis du har tenkt å ha et vellykket møte, er det best å ikke dele kjedelig og kjedelig informasjon.
2. Emosjonell komponent. Fascinerende materiale med dårlig presentasjon er dårlig materiale. Husk universitetet - å tilbringe tid i noen par var kjedelig, studentene sov bokstavelig talt i klassen, mens i andre ønsket alle å forstå essensen og diskutere.
3. Lederen som holder møtet. Talerens autoritet påvirker direkte assimileringen av informasjon. Hvis du ennå ikke har nådd høye retoriske ferdigheter, arbeid hardere med første og andre punkt før du holder møtet.

Hvordan gjennomføre planleggingsmøter Unngå motstand fra ansatte

Det er ingen hemmelighet at ansatte ofte har en negativ holdning til planlegging av møter. Det er verdt å forstå årsakene til denne oppfatningen.

Først, den opprinnelige opprinnelsen til slike planleggingsmøter er knyttet til tiden da kommunikasjonsmidlene ikke tillot å koordinere arbeidet til folk, og det var nødvendig å samles personlig av hele teamet og bruke timer på å diskutere viktige arbeidsspørsmål. Siden det rett og slett ikke fantes andre måter å finne ut eller diskutere viktige punkter på, samlet det seg massevis av spørsmål, kommentarer og forslag om arbeid under møtet. Derfor måtte møtet holdes i flere timer.

for det andre, mange kontoransatte irriterer seg over at et planleggingsmøte tar 1/5 av all arbeidstid. Samtidig er det ikke så mye for diskusjonen – sjefens tale tar vanligvis halvparten av hele møtet.

For det tredje hvis det holdes et møte hver dag, vil ansatte snart behandle det som en begivenhet "for show". Ansatte vil ikke rapportere i detalj og er interessert i fremdriften i arbeidet eller endringer, fordi de rett og slett ikke kan skje på så kort tid. Hovedmålene til enhver bedrift er langsiktige planer, så du bør ikke ta verdifull tid fra ansatte til å lytte til "ting er normalt, vi jobber." Kun i kritiske tilfeller, akutte situasjoner og hasteoppgaver blir det nødvendig med daglige møter.

Hvordan holde et planleggingsmøte på riktig måte ved å velge riktig format

1. Informasjonsmøte

Du kan holde et slikt planleggingsmøte på mandager, gjør det til et ukentlig arrangement for hver avdeling i din bedrift, for hver avdelingsleder. Hensikten med dette møtet er å finne ut hva som har blitt oppnådd den siste uken, hva som er oppnådd og hva som er planlagt denne uken. Ledere kan formidle viktig informasjon til underordnede og motivere dem til å arbeide fruktbart. Ikke trekk ut tiden - det er best å holde møtet innen 30 minutter.

2. Fordeling av oppgaver

Dette korte møtet gjøres best tidlig på dagen. Ledere deler ut oppgaver for dagen og forklarer dem til ansatte. Hvis det ikke er spørsmål eller viktig informasjon, vil ikke et slikt planleggingsmøte ta mye tid til arbeiderne.

3. Planleggingsmøte

Et slikt planleggingsmøte bør holdes etter at alle ansatte på forhånd er varslet skriftlig eller elektronisk. La dem forberede seg på emnet, avtale et møte og en møtesekretær. Send også konklusjonene og resultatene fra møtet til alle som var tilstede eller burde vært på planleggingsmøtet. Det er viktig å merke seg at et slikt planleggingsmøte ikke kan holdes for lenge. Hvis dette fortsatt ikke kan unngås, sørg for å ta pauser for hvile eller snacking.

4. Kreativt planleggingsmøte

Hvis du denne gangen ikke har noe å tilby teamet, vil et godt alternativ være å holde et planleggingsmøte i et ikke-standard format. Det kan være en konkurranse om den beste ideen eller en idédugnad.

5. Planleggingsmøte for løsning av konflikter

Ikke glem den menneskelige faktoren og mulige misforståelser i teamet.

Den riktige posisjonen til sjefen er å identifisere og løse et lignende problem. Det vil være mer praktisk å holde et møte for dette formålet mer enn noen gang. Du må gi hver person mulighet til å forklare sin posisjon og fortelle hva som akkurat ikke passer dem. Formatet på et slikt møte bør ikke være strengt, la folk snakke eller krangle, argumentere for sin mening. Når dere har identifisert vanskelighetene sammen, må dere overvinne dem. Det er ikke nødvendig å bare ta det på deg selv, HR-spesialister og høyere ledere vil hjelpe deg.

Du må gjennomføre et møte ved å velge et interessant tema for alle - slik at alle vil snakke, og du har mulighet til å regulere samtalen og justere retningen.

Oppsummer møtet, samle det deltakerne sa, og del resultatene med dem.

Det er ikke nødvendig å varsle kolleger helt fra starten om at planmøtet holdes på grunn av en konflikt som har oppstått. Et unntak er spesielle møter organisert utelukkende for å håndtere slike situasjoner.

Hvordan maksimere fordelene med planleggingsmøtet

Dårlig organiserte planleggingsmøter, møter og møter er helt ubrukelige og til og med skadelige. For i seg selv skaper de ikke merverdi, men det kan brukes enormt mye tid på dem.

Lær reglene for å organisere effektive planleggingsmøter fra Commercial Director magazine, som vil flytte arbeidsflyten med et minimum av tid brukt.

Hvordan holde møter daglig: en steg-for-steg-algoritme

Trinn 1. Bestem målene for morgenplanleggingsmøtet

Hver organisasjon må presentere og planlegge resultatene av sitt arbeid. Basert på de tiltenkte målene, må du utarbeide en trinnvis plan for implementeringen av dem.

Velg mål fra listen som passer for virksomheten din:

• Sette mål

Hovedgrunnen til å holde fellesmøter er oppgaveplanlegging. En ansatts dagsplan bør ikke inneholde mer enn 3 oppgaver og 1 fokus. Ideelt sett skisserer hver ansatt selv oppgavene og fokusene for dagen og informerer lederen om dette.

For å sette realistiske og oppnåelige mål, bruk. Det er best å planlegge arbeidet med spesifikke tall. Visualiser informasjonen: det er bedre å gjennomføre arrangementet i et rom med en projektor eller en tavle, som du vil skrive ned hovedoppgavene på. Marker fokus for dagen med en markør og fremhev dette under samtalen.

Det er best for hver ansatt å skrive ned planen sin.

• Tilbakemeldinger fra ansatte

Svært ofte, når de står overfor et problem eller en uforståelig situasjon, informerer ikke ansatte sjefen om det. Dette diskuteres som regel blant kolleger og anses ikke rapporteringsverdig til ledelsen. Det er nødvendig å etablere konstant kontakt med underordnede. Ansatte bør få for vane å fortelle sin leder om sine bekymringer og bekymringer i prosessen med å utføre pliktene sine.

I dette tilfellet må lederen holde separate møter for å lytte til hvert problem og svare på det på riktig måte, selv om han mener at situasjonen ikke er verdt spesiell oppmerksomhet. Se også etter roten til problemet, ikke den skyldige. Utnevne en spesifikk person som er ansvarlig for å fikse problemet, og sett av en klar tidsramme for dette.

• Erfaringsoverføring og opplæring

Vær den første til å snakke – fortell kollegene dine hvordan du selv ville gjort den tildelte oppgaven. Start en diskusjon, spør ansatte hvordan de kan gjøre dette eller det arbeidet bedre og mer fruktbart. Du kan holde et planleggingsmøte i spillformat eller ta en business case slik at alle kan ta del i diskusjonen.

Du kan gjennomføre opplæring: fortelle eller gjenta manus med kolleger, typiske svar, produktfordeler, bedriftskampanjer og lignende. Involver hele teamet i denne prosessen.

Ikke gjenta deg selv, lær dine ansatte nye ting hver dag, utvik dem!

• Forbedrer lagånden

Snakk om bedriften som et sammensveiset team - i talen din bruk ordene "vi", "laget vårt".

Rapporter nye og interessante ting for den siste dagen: hva som skjedde i går, bedriftsnyheter, suksessene (selv små). Bare fordi du har en intern e-postliste betyr ikke det at alle leser den. Derfor kan det mest interessante og viktigste fortelles igjen på planleggingsmøtet. Dersom informasjonen ikke er helt positiv, vil ansatte få mulighet til å diskutere en handlingsplan.

Husk viktige datoer for ansatte, snakk om dem (bursdager til ansatte selv, deres familier, barn, en viktig begivenhet for bedriften, og så videre).

• Team motivasjon

Du kan holde et møte for å lade teamet med positive ting for dagen som kommer. Til dette trenger du:

• Ros noen fra personalet (best på salg, god kvalitet, takknemlighet fra klienten, løse en vanskelig situasjon osv.).
• Når du tildeler oppgaver, forklar hvordan arbeidet positivt vil påvirke de overordnede målene til firmaet. Gjør det klart for hver enkelt ansatt at de er viktige.
• Bruk motiverende ord og uttrykk: "La oss gjøre det!", "Vis hva du er i stand til!" etc.
• Vis at du tror på hver enkelt ansatt, si ofte setninger som «Vi kan» «Vi vil lykkes», «Jeg er sikker» osv.

En viktig regel for å ha effektive møter er å kun snakke om positive ting, ikke skjelle ut noen på planleggingsmøtet, ikke skjelle ut laget. Om morgenen er det verdt å snakke bare om det positive!

Sørg for å bruke alle målene nevnt ovenfor, men ikke alle trenger å ha møter på en gang.

Trinn 2. Vi utarbeider regelverket

Etter at du har valgt dine mål for morgenmøtene dine, må du bestemme deg for hvordan du skal gjennomføre dem. Tidsplanen kan skrives ut og legges ut på kontoret der planleggingsmøtet holdes.

Bestem hvor lenge du har tenkt å holde møtet og skriv det ned i reglene. Femten minutter er nok for et effektivt møte. Lag i tillegg en konkret plan: hva du skal snakke om på møtet. Dette krever:

Planmøtet bør holdes positivt. Hils teamet, merk noen fra staben for arbeidet som er utført og suksessene den siste dagen. På slutten av møtet kan du gratulere teamet, ønske deg en hyggelig dag eller motivere dem til produktivt arbeid.

I begynnelsen av planleggingsmøtet, gi oss beskjed om hva som har blitt gjort det siste døgnet. Sett nye oppgaver basert på det som er gjort. Etter det kan du gjennomføre trening eller starte repetisjon.

Få en reaksjon fra teamet, snakk med dem på slutten av møtet, for ikke å trekke ut arrangementet. Hvis temaet for diskusjon er for vanskelig og tar mer enn to minutter, ta det med til et eget møte eller overlate det til en bestemt ansatt.

Trinn 3. Gjør deg klar til planleggingsmøtet

For å gjennomføre et planleggingsmøte riktig og kompetent, bør du forberede deg på det på forhånd. Det er best å begynne å forberede morgenmøtet om kvelden, og sørg for å skrive ned alt.

Oppgavene for dagen bør være i samsvar med langsiktige mål og adressere problemene som har oppstått fra dagen før. For hvert element separat, skriv ned hva du vil snakke om: positive nyheter, problemer, nylige hendelser, opplæring.

Trinn 4. Gjennomfør et planleggingsmøte

Start møtet med disposisjonen din. Hils på laget. Hold styr på tiden slik at møtet ikke trekker ut i mer enn 15 minutter.

Under møtet, observer reaksjonen til ansatte på hvert trinn av planleggingsøkten. Så du kan finne ut hva som var interessant for laget og hva som ikke var det. Hvis det er en opplysning som ikke er interessant for ansatte, vurder om du kan fjerne den fra planen eller endre måten den presenteres på.

Du kan forstå hvor effektivt du gjennomførte planleggingsmøtet ved indikatoren på kvaliteten på arbeidet til de ansatte, salgsnivået. Hvis produktiviteten har blitt bedre, ble møtet organisert riktig.

Ekspertuttalelse

Hvordan holde et tilpasset morgenmøte

Dmitry Grishin,

styreleder og en av grunnleggerne av Mail.Ru Group i Moskva

Det er vanlig at vi holder møter med et uvanlig format. Hver av dem tar mindre enn en halv time. Planleggingsmøter er åpne for alle som kommer, alle ansatte kan delta, ikke bare de som er direkte relatert til temaet for planleggingsmøtet. Vi snakker stående for å bevege oss noe bort fra det vanlige arbeidsformen på arbeidsplassen.

Å finne så mange kreative ideer som mulig for å løse problemene som har oppstått, også de som virker helt urealistiske, er hovedmålet som vi begynte å gjennomføre slike planleggingsmøter med. Forslag blir kritisert strengt til sak, uten følelser, og snakker kun om den tekniske siden av saken.

Alt foreslått av teamet legges inn i en spesiell database. Å holde arrangementer av dette formatet betyr å gi ansatte mulighet til å høre hverandre og ikke henge seg opp i et ubetydelig problem. Alle føler seg involvert i en felles sak, viktig for bedriften, og dette gir som ingenting annet insentiv til å jobbe.

Hvordan holde et planleggingsmøte på avdelingen på riktig måte

Hver av oss forstår hvor mye avdelingsledere må gjøre. I tillegg til det vanlige arbeidet overtar de problemløsningen og den overordnede organiseringen av hele avdelingen. Effektiviteten til en sjefs arbeid avhenger av hvilke metoder og styringsverktøy han bruker. Er det verdt å kaste bort tid og holde møter i denne saken?

Alt avhenger av lederens tilnærming til spørsmålet om planleggingsmøter. I ett tilfelle henvender sjefer seg veldig formelt til planleggingsmøter, selv om selskapets regler tilsier at slike møter skal holdes. En slik leder mener at hovedsaken er mer innsats, mindre møter. Andre avdelingsledere bestemmer seg for å holde møter på eget initiativ, fordi de vet hvor effektivt et slikt verktøy er for å forbedre kvaliteten på teamets arbeid.

Hvis mentoren for en hel avdeling mener at møter bør holdes rett og slett fordi «det er nødvendig», så bør han ikke kaste bort tid på å holde planleggingsmøter. Eventuelle aktiviteter organisert kun for utseendets skyld påvirker kun arbeidet på en negativ måte. Som navnet antyder, er et planleggingsmøte en kompetent planlegging av handlinger for å nå de store målene til en bedrift.

Basert på Deming-syklusen er et planleggingsmøte en periodisk kontroll (Check) av arbeidet til teamet for å endre eller omdirigere bevegelse (Akt), om nødvendig.

Hvor ofte holde møter i avdelingen? Daglige møter i avdelingen er kun nødvendige for nye eller uerfarne ansatte som ikke kan klare seg uten konstant tilsyn og råd fra sine overordnede. For et mer helhetlig og erfarent team bør det holdes møter en gang i uken, samme dag, omtrent likt i tid og struktur på planleggingsmøtet. Dette er nødvendig for formålet med disiplin.

Som oftest nekter lederen å holde et planleggingsmøte, fordi han anser det som bortkastet tid. Samhandling med teamet blir til en kort monolog uten tilbakemelding fra ansatte. Med denne tilnærmingen går de fleste funksjonene tapt, bortsett fra kanskje informasjons- og til dels disiplinering.

Det er mye vanskeligere for enhver leder å samhandle med en gruppe enn med hver ansatt separat. Å lede et helt team på en gang er ferdigheten til en erfaren og god sjef. En slik leder vet hvordan man skal gjennomføre et planleggingsmøte på riktig måte: raskt og til poenget, samtidig få en "retur" fra gruppen, diskutere noe problem med dem og på grunnlag av dette regulere avdelingens arbeid . Det er best å holde seg innenfor et halvtimes møte (+ - 15 minutter). Hos en person, fysiologisk, er det nettopp en slik tid for den største konsentrasjonen av oppmerksomhet som legges.

Innføringen av et nytt arrangement – ​​planleggingsmøter – vil ta en viss tid. Ofte må du holde et møte for at et slikt verktøy skal fungere. Dersom avdelingslederen begynner å lytte til tilbakemeldingene fra teamet, vil han få mye ny informasjon som ingen har gitt uttrykk for tidligere. Men nå har en mulighet dukket opp – spurte lederen selv! Det vil være nødvendig å definere egne roller for ansatte og deres formål i hele gruppens arbeid, overvinne innvendinger og argumentere for deres posisjon på beste måte. Ofte fullfører ledere ikke implementeringen av et nytt verktøy, og, som et par skritt fra det ideelle resultatet, går de tilbake til mindre effektiv ledelse, det vil si gjennomføre separate samtaler med hver ansatt.

10 regler for et morgensalgsmøte

Ofte gjør salgsledere en god jobb med hovedansvar å snakke med folk og selge varer, men samtidig vet de ikke hvordan de skal opptre i henhold til planen, analysere utført arbeid og jobbe konsekvent. Hvis lederen allerede har mottatt mange bestillinger for denne måneden, slutter han å jobbe like aktivt, foretar færre kalde samtaler og håndterer ikke passive klienter.

Merker en slik tendens, kan leder informere leder om dette på planleggingsmøtet, si at hans unndragelse fra jobb blir lagt merke til og kontrollert. Selvfølgelig vil ledere lete etter en unnskyldning for ikke å delta i møtet, og argumentere for at de er opptatt. Du kan holde et møte med et administrativt ledelsesformål, når lederen kan påvirke arbeidet og forbedre det hvis han oppdaget en nedgangskonjunktur eller et hastverk.

For å gjennomføre et planleggingsmøte så effektivt som mulig, må du forholde deg til disse regler:

Regel 1. Frekvens

Du bør ha morgenmøtene til samme tid hver dag, uansett humør. Over tid vil planleggingsmøtet bli en vane og vil fungere som et signal for ledere om å starte arbeidet. Det var tilfeller da fraværet av et møte eller dets dårlige organisering brøt den vanlige måten på ledernes dag, tok bort deres gode humør og lyst til å jobbe.

På morgenplanleggingsmøtet bør ledere ta til fornuft til slutten, våkne og forstå – det er på tide å begynne å jobbe!

Regel 2. Disiplin

3 sentrale løfter om et effektivt planleggingsmøte - å holde møter med presis struktur, definerte mål og samtidig. Hvis reglene overholdes, har planleggingsmøtet en positiv effekt på ledernes arbeid, avvik fra dem, tvert imot, skader arbeidskraften.

Møtet skal holdes samtidig. Ansatte må møte tidlig på kontoret og ikke komme for sent. Du må stille inn på jobb før og under møtet slik at du kan begynne å jobbe umiddelbart etter at møtet er over. Hver leder bør forberede seg på forhånd til planleggingsmøtet, sette mål for dagen og beregne alle indikatorene for ikke å kaste bort tid fra hele teamet under møtet og ikke bli distrahert av seg selv.

Hvis du bestemmer deg for å ha et spillbasert møte, sett av ca. 45 minutter til dette. Dette er mer enn for et vanlig planleggingsmøte, men det er veldig effektivt for teamarbeidet og den økonomiske ytelsen til selskapet.

Regel 3. Vigor

Morgenmøtet setter stemningen for hele dagen.

Hvis du holder et kjedelig og uinteressant møte, vil det ikke være noen positiv effekt av jobben den dagen. Gi informasjon tydelig og interessant, ikke la teamet drive bort fra temaet eller spørre om ting som ikke er relatert til det overordnede arbeidet til teamet.

På planleggingsmøtet er det verdt å snakke kun om det som gjelder for alle ansatte. Et slikt arrangement er et kollektivt arbeid, og ikke bare en tid for å sitte ute.

Regel 4. Tren opp lederne dine hele tiden

Hver gang på slutten av arbeidsdagen, spør lederne hvordan arbeidet gikk - hvilke vanskeligheter som oppsto, hvilke innvendinger fra klientene kunne ikke overvinnes. Oppsummer informasjonen for å gjennomføre en del av morgenplanleggingsmøtet, ordne situasjonen med teamet.

La først lederen beskrive problemet. Etter det, gjennomgå kort teorien om dette emnet, for eksempel argumentasjonsdelen. Etter det, arranger en idédugnad under spillet: lederen som møtte vanskeligheten vil ta på seg rollen som klienten, og resten av de underordnede tilbyr alternativer for å løse problemet.

Diskusjonen bør gjennomføres på en slik måte at hver enkelt ansatt deltar i søket etter en løsning. Du trenger ikke å selvstendig og hver gang forklare hvordan du takler vanskeligheten, la teamet finne en vei ut av seg selv gjennom interaksjon med hverandre.

Denne tilnærmingen med daglig trening vil gjøre det mulig for ledere å hele tiden forbedre seg og ikke være redde for å møte et problem.

Regel 5. Overvåk hele tiden det planlagte

Regelen er veldig tydelig av navnet. Hvis du slutter å overvåke ledernes arbeid, vil du ikke se effektivt arbeid.

Regel 6. Teammotivasjon

Når du holder et planleggingsmøte, rapporter ikke bare de samlede resultatene for dagen før, men fremhev også lederne med best og dårligst ytelse. Dette vil ikke påvirke de ansattes arbeid negativt, men vil kun gi et insentiv til å jobbe også eller forbedre seg dersom noe ikke fungerte i går.

Det er viktig å merke seg ikke bare kvantitative indikatorer, men også kvaliteten på arbeidet. Ros lederne som snakket best med kunden. Du kan selv lytte til de ansattes samtaler eller kontakte kvalitetskontrollavdelingen for en rapport.

Regel 7. Spesifisitet i planer

Når han planlegger dagen på morgenmøtet, må lederen bestemme hvilke salg han skal gjøre, hvem han skal møte, hvilken betaling han skal motta. Det er nødvendig å venne seg til å holde et arrangement på en slik måte at ledere alltid gir disse dataene i spesifikke nummer og navn på organisasjoner. La lederen tydelig navngi selskapene han vil ringe til og som han skal gå til, selv om han ikke har planlagt konkrete svar fra klienter i dag.

Dagsplanen din bør også være en del av det månedlige målet ditt. Med andre ord, hvis den månedlige salgsplanen er 500 000 rubler, kan selgeren ikke planlegge å motta 15 000 per dag, siden en slik rate ikke vil føre til oppfyllelse av en langsiktig oppgave.

Det er viktig å håndtere innvendingene til dine egne ansatte som ikke ønsker å sette en høy standard for seg selv, med henvisning til overtro eller enkel misnøye. Trene ansatte til å sette ambisiøse mål.

Husk at planen må være ekte og gjennomførbar, ikke bare sagt. Lederen må forstå at oppgaven som er satt for dagen er reell, og strebe etter å gjennomføre den.

Regel 8. Sjekk beredskapen til hele laget

Før du sender dine underordnede til steder, sjekk deres beredskap. Vi snakker både om eksterne ressurser (presentasjonsmateriell, visittkort, telefonbaser osv.), og interne, "menneskelige" - enten alle er i riktig humør eller trenger å jobbe med noen hver for seg for å motivere dem til produktiv aktivitet .

Regel 9. Kraftig oppfordring til handling på slutten av planleggingsmøtet

For å fullføre planleggingsmøtet, kom opp med en lys motiverende setning som vil tjene som et signal for å starte arbeidet - for eksempel "For saken!", "Forover!" etc.

En slik setning vil tjene som et anker som i tillegg vil gi energi til teamet.

Regel 10. Visualisering

For å gjennomføre seilflyet med større effektivitet, er det viktig å lage en tavle der møteresultatene og vurderingen vil bli lagt ved, slik at ansatte kan se generelle prestasjoner, deres indikator og hvor nær de er å oppfylle månedsplanen.

Hvordan holde et planleggingsmøte hver uke

Hvis du ønsker å gjennomføre et planleggingsmøte effektivt, må du vurdere to forhold. For det første bør tiden som er avsatt til møtet ikke være lang, omtrent en halvtime. Det andre er notatene under planleggingsmøtet. Målene som er uttalt av lederne må skrives ned.

Det ukentlige møtet består av fire faser:

Trinn 1. Kunngjøring av målene til selskapet

Den beste måten å holde ukentlige møter på er å starte med å gjenta firmaets primære eller langsiktige mål. For eksempel "Et velstående selskap med et omfattende salgsmarked". Etter det, navngi oppgaven for en kortere periode - noe sånt som "Øk organisasjonens inntekt med 3 ganger i år."

Trinn 2: Bedriftslederne bytter på å snakke om hva de gjorde forrige uke for å nå målet

Det er nødvendig å gjennomføre et planleggingsmøte for å finne spesifikk informasjon fra ledere om arbeidet som er utført. Generelle setninger, lite informativ tale, som "Vi klarte å øke effektiviteten til avdelingen med 10%," bør ikke tillates. I et slikt tilfelle er det verdt å spørre riktig hvilke tiltak som ble iverksatt.

Dersom avdelingslederen fortsetter å gi generell informasjon, bør møteleder avbryte ham og direkte spørre om det er informasjon som er verdt å lese på møtet. Hvis ikke, må du holde møtet videre og gi ordet til en annen avdeling.

Hvis du holder møter i dette formatet, kan du tydelig se resultatene av arbeidet til hver avdeling i selskapet. Den avslører også hvem av lederne som jobber hardt for organisasjonens beste, og hvem som bare later som.

Trinn 3. Det settes et mål for neste uke for hele bedriften, og lederenoppnårsamtykke fra deltakerne til dette formålet

Gi hver leder muligheten til å dele hva deres avdeling skal gjøre denne uken, hvordan de vil gjennomføre planen. Registrer de planlagte oppgavene i journalen.

I tillegg vil avdelingsledere ha mulighet til å samhandle med hverandre: be en annen avdeling om å gjøre noe, dersom felles innsats er nødvendig. Etter diskusjon bør også slike mål føres i journalen.

Trinn 4. Planleggingsmøteleder spør om de virkelig er klare for å nå målet denne uken og kunngjør starten.

Denne formen for planleggingsmøter bidrar til å oppnå de mest positive resultatene. Avdelingsledere begynner å jobbe hardt og oppnå høy ytelse i avdelingen sin eller fraflytter stillinger for mer verdifullt personell. Det er ved hjelp av slike møter man kan forstå hvem av kollegene som gjør mest mulig ut av innsatsen, og hvem som kun skaper et utseende.

Ekspertuttalelse

Det beste alternativet for å holde ukentlige planleggingsmøter er multi-level

Vladimir Kiselev,

Generaldirektør, partner i CJSC "Company SHERP" i Moskva

Ukentlige planleggingsmøter er obligatoriske arrangementer for hver bedrift, hvor resultatene av arbeidet gjennomgås og diskuteres og mål for neste uke settes. Det er best å holde møter på hvert nivå. Først konfereres avdelingsledere og daglig leder, og deretter holdes planleggingsmøter i hver avdeling med hans nærmeste sjef. På mindre planleggingsmøter kan ledere også kunngjøre informasjon som gjelder hele selskapet og for hver enkelt ansatt.

Det er viktig å holde et planleggingsmøte ikke bare innenfor de strenge rammene av det angitte temaet, men også for å gjøre det mulig for ansatte å finne informasjon av interesse og diskutere arbeidsspørsmål. Rollen til slike møter er svært viktig: Slik lærer teamet om nye mål, endringer i planen eller andre nyheter. Administrerende direktør bør møte ansatte som ikke deltar i ukentlige planleggingsmøter en gang i måneden eller kvartalet.

Hvordan bli kreativ med planleggingsmøter

1. Velg et uvanlig sted

Møter er ikke begrenset til kontoret. Se etter et vakkert sted i byen din, en promenade, en gågate eller en kafé. Hovedsaken er at du raskt kommer deg dit fra jobb og til jobb.

Et sted som kolleger vil like: en kaffebar, en voll, et parkområde. Eneste forbeholdet er at stedet bør ligge i nærheten av kontoret slik at alle raskt kan komme seg dit.

2. Still inn en ikke-standard tid

Prøv å holde møter ikke om morgenen, men for eksempel ved lunsjtid (bare ikke forlate teamet uten mat) eller 30 minutter før slutten av arbeidsdagen (dette øker tempoet i arbeidet!).

3. Materialer brukt

Gi brevpapiret ikke til alle deltakerne, men et sett med papir og en penn for 2-3 personer. Dermed vil de selv bestemme hvem som skal skrive hva.

4. Ta telefonene fra alle før møtet

En god løsning er å holde møtet uten forstyrrelser. Til å begynne med vil dette føre til litt forlegenhet og forvirring, men så vil det øke konsentrasjonen og involveringen av deltakerne i å løse problemer betydelig.

5. Endre formatet på arrangementet

Du kan holde et planleggingsmøte på telefon eller Skype for å diversifisere den vanlige rytmen når alle er vant til å sitte i et møterom.

Ekspertuttalelse

Kan et møte med sigar, vannpipe og whisky være effektivt?

Nikolay Novoselov,

Direktør for selskapet ArtNauka, Moskva

Basert på personlig erfaring kan jeg si at en økning i antall planleggingsmøter påvirker bedriftens produktivitet negativt. Vi prøvde å ha en "kontorstillhetsdag" og var overbevist om at denne tilnærmingen gir et bedre resultat enn selve planleggingsmøtet. Dessverre passer ikke denne metoden oss helt, vi kan ikke bruke en dag uten møter hver uke, siden vi er engasjert på arrangementsområdet.

Personalet hadde likt møtet mer om de hadde møter med en sigar og drikke whisky. I en slik nesten uformell setting kan kolleger fortelle mye mer og si sine meninger ærlig. Jeg var ikke redd for at det skulle dukke opp kjennskap i teamet dersom det ble holdt slike planleggingsmøter. Forholdet mellom ansatte har ikke endret seg, folk begynte bare å føle seg mer avslappet, å uttrykke en mening om situasjonen og gi praktiske råd.

Hvordan gjennomføre planleggingsmøter ved å bruke erfaringen fra vellykkede selskaper

Å gjennomføre møter med teamet kompetent betyr ikke alltid å organisere møter i vanlig format, når alle samles og sitter i lenestoler. I moderne selskaper, der ikke-standardiserte metoder raskt slår rot, prøver de i økende grad å holde møter mens de står. Møter "på føttene" bidrar til å bli kvitt tomme langvarige samtaler, for å bare høre den viktigste informasjonen.

Atomic Object, et programvareselskap, bestemte seg for lenge siden for å holde møter på beina. Takket være dette kreative formatet oppnår ledelsen maksimale resultater: ingen unødvendige resonnementer, klare spørsmål og riktige svar. Praksis viser at stående møter ikke tar mer enn 7 minutter - teamet planlegger dagen, lytter til oppgaver og begynner umiddelbart å jobbe. Holder du planleggingsmøter av denne formen, vil ikke ansatte ha mulighet til å slappe av, og de må handle og snakke mer aktivt.

Wall Street Journal rapporterer at selv under første verdenskrig var det vanlig å holde korte planleggingsmøter, siden treghet var uakseptabelt. Senere flyttet et lignende format inn i virksomheten, der det var behov for å fremskynde samhandling og utveksling av informasjon.

Fordelene med det nye møteformatet er vitenskapelig bevist. Vitenskapsforsker Alain Bludorn ved University of Missouri fant at det å holde et planleggingsmøte stående tar mindre tid fra ansatte, men å oppnå, om ikke bedre, så absolutt lignende resultater sammenlignet med vanlige møter.

I følge undersøkelsen Versjon One utført i 2011, bekreftet om lag 80 % av de 6000 spurte ansatte at det er vanlig at bedriftene deres holder korte møter hver dag.

I tillegg til å planlegge møter «på føttene», har vestlige bedrifter kommet med andre innovasjoner for mer effektivt arbeid.

For eksempel i en bedrift Facebook besluttet å holde korte møter 15 minutter før pause, og dermed i utgangspunktet fastsette møtelengden. Ansatte hevder at denne metoden har gode resultater: folk snakker kort og bare om emnet.

Hvis det er nødvendig å bekjempe disiplin i selskapet, for å redusere antall forsinkelser, er det nødvendig å holde korte møter. Det er bedre å ikke invitere sentkommere til diskusjonen, fordi de, uten å vite noe av informasjonen, vil forstyrre møtet og trekke ut tiden ved å stille unødvendige spørsmål.

I selskap AdobeSystemer besluttet å holde planleggingsmøter og samtidig håndtere forsinkelser. De sørget til og med for straffer for de som kommer til feil tid. Tiden som ble tapt på grunn av feil til etternølere ble likestilt med tiden som kunne brukes på å utvikle programmer. Så straffen for hver forsinkelse er $1.

Selskap Stålkasse oppfant sin egen særegenhet - signalet for begynnelsen av møtet er sammensetningen av Elvis Presley - "A Little Less Conversation" eller "Less chatter".

Hvis de ansatte i organisasjonen ikke har tid til å holde ikke bare det vanlige, men også et kort planleggingsmøte, kan du holde møtet ved hjelp av kommunikasjonsmidlene. I slike tilfeller kan du velge å chatte eller sende e-post til selskapet for å dele den grunnleggende informasjonen du trenger med kollegene dine. Samtidig er det å holde møter «på beina» fortsatt mer effektivt enn noe annet planleggingsmøte.

Informasjon om eksperter

Hasmik Gevorgyan, daglig leder og medeier i Provokatsiya-butikkkjeden, Moskva. LLC "Provocation-produksjon". Bedriftsprofil: produksjon og salg av klær og tilbehør med provoserende trykk. Territorium: hovedkontor - i Moskva; produksjon - i Tver; utsalgssteder og butikker - i mer enn 100 byer i Russland, Hviterussland, Ukraina og Kasakhstan. Antall ansatte: 55 (ved morselskapet).

Dmitry Grishin, styreleder og medgründer av Mail.Ru Group, Moskva. Dmitry Grishin har vært leder av styret siden mars 2012. I 2005 ble han en av medgründerne av Mail.Ru Group, hvor han fra november 2010 til oktober 2016 fungerte som administrerende direktør i selskapet (Russland). Dmitry har jobbet i Mail.Ru siden 2000; i 2001 ble han utnevnt til teknisk direktør i selskapet, fra 2003 til 2010 fungerte han som daglig leder. Uteksaminert fra fakultetet for robotikk og integrert automatisering ved Moscow State Technical University. N.E.Bauman. I 2012 grunnla han GrishinRobotics, et risikokapitalfirma for å investere i forbrukerrobotikk over hele verden.

Vladimir Kiselev, daglig leder, partner i CJSC "Company SHERP", Moskva. Vladimir Kiselev - Generaldirektør og seniorpartner i konsulentselskapet "SHERP Company" siden 2000. Han har jobbet innen personalledelse siden 1996, siden 1998 ledet han personalledelsestjenesten til en stor diversifisert bedrift. CJSC "Company SHERP" har eksistert siden 2000, er engasjert i dannelsen av svært effektive lederteam og utvikling av kunders virksomhet, ved hjelp av innovativ proprietær teknologi.

Nikolay Novoselov, direktør for ArtNauka-selskapet, Moskva. IE Novoselova T.A. (ArtNauka). Aktivitetsfelt: gjennomføre show, teambuilding og presentasjoner basert på vitenskapelige eksperimenter. Territorium: hovedkontor - i Moskva, åtte representasjonskontorer i Russland. Antall ansatte: 10. Antall forestillinger per år: 340.

Hvordan organisere og gjennomføre et morgenmøte på fem minutter (driftsmøte). Regler, råd, anbefalinger. (10+)

Driftsmøtetips

Et raskt møte kan være et svært effektivt styringsverktøy, og det kan bli en kraftig absorber av arbeidstid, noe som reduserer arbeidseffektiviteten betraktelig. Hvordan få fem-minutters RAM til å gi fordel, ikke skade?

Mål for planleggingsmøtet

Hvor ofte bør du holde et planleggingsmøte? Det kommer an på hva vi gjør det for. Hvor raskt situasjonen endrer seg, hvor ofte det er nødvendig å sjekke om arbeidsplanen blir implementert og justere den.

Viktig! På et driftsmøte er det umulig å ta noen viktig beslutning som krever utdyping og diskusjon. Slike vedtak fattes på mer detaljerte møter. Implementeringen deres er beskrevet i artikkelen som er koblet til ovenfor. Planleggeren er nødvendig for å:

• eller sørg for at alt går etter planen,
• enten forstå at det er mindre avvik som kan løses i gjeldende rekkefølge, gjennom råd eller hjelp til etterlatte,
• eller å fastslå at det kreves mer seriøse justeringer eller nye designløsninger, å oppnevne ansvarlige personer for utredning av problemstillingen, forberedelse og gjennomføring av et fullskala møte om dette spørsmålet.

Plan, driftsbestemmelser

Basert på det foregående kan vi formulere de grunnleggende reglene:

Arbeidsplan... Det bør foreligge en detaljert arbeidsplan. Denne planen bør være like detaljert som frekvensen av de fem minuttene. Hvis vi for eksempel holder et driftsmøte hver dag, så bør planen være detaljert hver dag, i hvert fall et par uker i forveien. Ellers blir det rett og slett ikke noe å diskutere på planmøtet. Det gir ingen mening å lytte til en ansatts rapport om arbeidet som er utført i løpet av dagen hvis det ikke er kjent hva han skulle ha gjort den dagen.

Forskrifter... Det bør settes av minimum tid til hver deltakers presentasjon. Vanligvis tar det omtrent fem minutter, men du kan klare deg med kortere tid. Det kan være spesielle tilfeller når for eksempel en ansatt melder fra om nyhetene. Han må gis tid basert på mengden av nyheter. Det settes av like lang tid til diskusjonen som til presentasjonen. Under diskusjonen kan dere stille oppklarende spørsmål, gi korte råd, avtale hva den ansatte skal gjøre før neste planleggingsmøte. Hvis det ikke er mulig å diskutere problemet i løpet av tiden som er tildelt operatøren, må du planlegge utdypingen etter det, med deltakelse av bare de ansatte som er relatert til problemet. Dette vil tillate deg å ikke distrahere og ikke kaste bort tiden til andre som ikke har noe med problemet å gjøre.

Protokoll... Alle vedtak som tas skal nedtegnes i protokollen. Så, på neste planleggingsmøte, tar vi bare referatet fra det forrige og sjekker om alle deltakerne gjorde det de planla på forrige møte. Hvis en ansatt ikke var i stand til å fullføre en oppgave, må du bestemme hvordan du skal hjelpe denne ansatte. Det er dumt å forvente at uten å fullføre oppgaven den første uken, vil han gjøre det i den neste. Det er nødvendig å finne ut hvilke vanskeligheter den ansatte stoppet, hvordan disse vanskelighetene kan overvinnes ved felles innsats.

Er driftsmøtet nyttig?

Riktig organisert fem minutter tillater:

• Alle ansatte skal være oppmerksomme på fremdriften i arbeidet.
• Hver ansatt har en klar ide om hva han trenger å gjøre akkurat nå.
• Diagnostiser raskt når en ansatt står overfor vanskeligheter, hjelp umiddelbart, gi råd, press.

Et eksempel på en møteprotokoll

Jeg logger på et regneark. I den første vertikale kolonnen lister jeg opp alle deltakerne i planleggingsmøtet. Den første linjen inneholder datoer. To kolonner er tatt for hver dato. Det første fylles ut på planleggingsmøtet på denne datoen, og det andre - på neste planmøte basert på siste ukes resultater, samtidig med utfylling av planer for neste uke. Den første kolonnen kan fryses, og resten kan gradvis flyttes til venstre for kun å se tidligere og nåværende datoer. Og om nødvendig kan du se de tidligere datoene.

	15.07.13		22.07.13
	Trening	Resultat	Trening	Resultat
Leder for støtteavdelingen	Svare på kundehenvendelser om tidspunktet for den nye versjonsbestemmelsen Utarbeide en liste over uløste implementeringsproblemer hos klienten 1 Signer loven med klienten 2	Frister er fastsatt, informasjon er gitt oppdragsgivere Det er utarbeidet problemliste og sendt til utviklingsavdelingen Loven er ikke signert, det er kommentarer.	Følg arbeidet med utarbeidelsen av den nye versjonen Sammen med utviklingsavdelingen, utarbeide kundens kommentarer 2
Leder for utviklingsavdelingen	Forbered en ny modul for visning Gjør en endring i regnskapsmekanismen Fjern en feil i rapporteringsskjemaet	Den nye modulen er ikke utarbeidet, det ble funnet feil Endringer i regnskapsmekanismen ble gjort Rapporteringsskjemaet ble endret	Sammen med supportavdelingen utarbeide en problemliste for klienten 1 Sammen med supportavdelingen utarbeide klientens kommentarer 2 Sammen med salgsavdelingen forberede modulen for demonstrasjon
Leder for salgsavdelingen	Forbered og send forslag til 10 kunder for levering av ny modul Demonstrer en ny modul med kunde 3 og 4	Kommersielle tilbud er utarbeidet og sendt. Demonstrasjon er ikke utført på grunn av manglende tilgjengelighet av en ny modul	Send kommersielle tilbud til 10 flere kunder. Følg forberedelsen av en ny modul for demonstrasjon
Leder for Metodeavdelingen	Utarbeide en oversikt over endringer i loven	Gjennomgang forberedt	Gjennomgå forespørselen fra klient 1 for å følge den aksepterte metodikken