ফিনিশিং। আনুষাঙ্গিক. মেরামত. স্থাপন. পছন্দ খোলা
ELS "Lan" জানায় যে সেপ্টেম্বর 2019 এর জন্য ELS "Lan" এ আমাদের বিশ্ববিদ্যালয়ে উপলব্ধ বিষয়ভিত্তিক সংগ্রহগুলি আপডেট করা হয়েছে:
ইঞ্জিনিয়ারিং এবং কারিগরি বিজ্ঞান - পাবলিশিং হাউস "ল্যান" - 20
আমরা আশা করি সাহিত্যের নতুন সংকলন শিক্ষাগত প্রক্রিয়ায় উপযোগী হবে।
ELS "Lan"-এ "FireBook" সংগ্রহে অ্যাক্সেস পরীক্ষা করুন
বিশদ বিবরণ 01.10.2019 এ প্রকাশিত হয়েছেপ্রিয় পাঠক! 10/01/2019 থেকে 10/31/2019 পর্যন্ত, আমাদের বিশ্ববিদ্যালয়কে ল্যান ELS-তে নতুন প্রকাশনা সংগ্রহে বিনামূল্যে পরীক্ষার অ্যাক্সেস দেওয়া হয়েছে:
PozhKniga পাবলিশিং হাউসের "প্রকৌশল এবং প্রযুক্তিগত বিজ্ঞান"।
PozhKniga পাবলিশিং হাউস হল ইউনিভার্সিটি অফ ইন্টিগ্রেটেড সিকিউরিটি সিস্টেমস অ্যান্ড ইঞ্জিনিয়ারিং (মস্কো) এর একটি স্বাধীন উপবিভাগ। প্রকাশনা সংস্থার বিশেষীকরণ: অগ্নি নিরাপত্তা (এন্টারপ্রাইজ নিরাপত্তা, সমন্বিত নিরাপত্তা ব্যবস্থার কর্মীদের জন্য নিয়ন্ত্রক এবং প্রযুক্তিগত সহায়তা, অগ্নি তত্ত্বাবধান, অগ্নিনির্বাপক সরঞ্জাম) বিষয়ে শিক্ষামূলক এবং রেফারেন্স সাহিত্যের প্রস্তুতি এবং প্রকাশনা।
সাহিত্য প্রকাশের সফল সমাপ্তি!
বিশদ 09/26/2019 তারিখে প্রকাশিতপ্রিয় পাঠক! আমরা আপনাকে প্রথম বর্ষের শিক্ষার্থীদের সাহিত্য প্রদানের সফল সমাপ্তির বিষয়ে জানাতে পেরে আনন্দিত। 1 অক্টোবর থেকে, ওপেন এক্সেস রিডিং রুম নং 1 স্বাভাবিক সময়সূচী অনুযায়ী 10:00 থেকে 19:00 পর্যন্ত কাজ করবে৷
1 অক্টোবর থেকে, যে সমস্ত ছাত্রছাত্রীরা তাদের গ্রুপের সাথে সাহিত্য পায়নি তাদের প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুসারে প্রয়োজনীয় সাহিত্য গ্রহণের জন্য শিক্ষামূলক সাহিত্য বিভাগ (রুম 1239, 1248) এবং আর্থ-সামাজিক সাহিত্য বিভাগে (রুম 5512) আমন্ত্রণ জানানো হয়। লাইব্রেরি ব্যবহার করার জন্য।
লাইব্রেরি কার্ডের জন্য ছবি তোলার সময়সূচী অনুসারে পাঠকক্ষ নং 1 এ বাহিত হয়: মঙ্গলবার, বৃহস্পতিবার 13:00 থেকে 18:30 পর্যন্ত (15:00 থেকে 16:30 পর্যন্ত বিরতি)।
27 সেপ্টেম্বর - স্যানিটারি দিবস (বাইপাস শীট স্বাক্ষরিত)।
লাইব্রেরী কার্ড প্রদান
09/19/2019 তারিখে বিস্তারিত পোস্ট করা হয়েছেপ্রিয় বিশ্ববিদ্যালয়ের শিক্ষার্থী ও কর্মচারীবৃন্দ! 09/20/2019 এবং 09/23/2019 11:00 থেকে 16:00 পর্যন্ত (14:20 থেকে 14:40 পর্যন্ত বিরতি) আমরা সবাইকে আমন্ত্রণ জানাই, সহ। প্রথম বর্ষের ছাত্র যারা তাদের গ্রুপের সাথে ছবি তোলার সময় পায়নি, লাইব্রেরির রিডিং রুম নং 1 (রুম 1201) এ একটি লাইব্রেরি কার্ড ইস্যু করার জন্য।
09/24/2019 থেকে, লাইব্রেরি কার্ডের জন্য ফটোগ্রাফি স্বাভাবিক সময়সূচী অনুযায়ী পুনরায় শুরু হয়: মঙ্গলবার এবং বৃহস্পতিবার 13:00 থেকে 18:30 পর্যন্ত (15:00 থেকে 16:30 পর্যন্ত বিরতি)।
একটি লাইব্রেরি কার্ড ইস্যু করার জন্য, আপনার সাথে থাকতে হবে: ছাত্র - একটি বর্ধিত ছাত্র আইডি, কর্মচারী - একটি বিশ্ববিদ্যালয় পাস বা পাসপোর্ট৷
একটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রয়োগ করার পরে, সংস্থার পরিচালনার এটি কীভাবে কাজ করে, যেখানে সিস্টেমে ব্যর্থতা দেখা দেয় এবং এর কার্যকারিতা মূল্যায়নে আগ্রহী হওয়া উচিত। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার ফলাফলগুলি সংস্থার পরিচালনার দ্বারা বিশ্লেষণের জন্য এই ধরণের তথ্য সরবরাহ করে, যা আপনাকে সংশোধনমূলক ক্রিয়া বিকাশ করতে এবং পৃথক প্রক্রিয়া এবং সামগ্রিকভাবে সিস্টেম উভয়ের উন্নতির সুযোগগুলি সনাক্ত করতে দেয়।
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার উদ্দেশ্য হল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমটি যাচাই করা:
ক) প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে।
খ) কার্যকরীভাবে বাস্তবায়িত এবং কাজের শৃঙ্খলা বজায় রাখা।
সুতরাং, অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার উদ্দেশ্য হল সমগ্র ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা, এবং সংস্থার নির্দিষ্ট কর্মচারীদের ক্রিয়াকলাপ নয়।
নিরীক্ষা নীতিগুলি অডিটকে পরিচালনা এবং নিয়ন্ত্রণ নীতিগুলি বজায় রাখার একটি কার্যকর এবং নির্ভরযোগ্য পদ্ধতিতে পরিণত করে, তথ্য প্রদান করে যার ভিত্তিতে সংস্থাটি তার কার্যকারিতা উন্নত করতে পারে এবং উদ্দেশ্যমূলক নিরীক্ষা সিদ্ধান্তের জন্য একটি পূর্বশর্ত। একটি অডিট পরিচালনার নীতিগুলির মধ্যে রয়েছে:
ক) নৈতিক আচরণ পেশাদারিত্বের ভিত্তি।
দায়িত্বশীলতা, অদক্ষতা, গোপনীয়তা রাখার ক্ষমতা এবং বিচক্ষণতা নিরীক্ষায় অপরিহার্য;
খ) ন্যায্য উপস্থাপনা - সত্য এবং নির্ভুল প্রতিবেদন উপস্থাপনের বাধ্যবাধকতা। নিরীক্ষার ফলাফল, নিরীক্ষা প্রতিবেদন এবং রেকর্ড সত্য এবং সঠিকভাবে নিরীক্ষা কার্যক্রম প্রতিফলিত করে। অমীমাংসিত সমস্যা বা অডিট দল এবং নিরীক্ষিত সংস্থার মধ্যে মতানৈক্য রিপোর্টে (কাজ) প্রতিফলিত হয়।
গ) পেশাদার বিচক্ষণতা (প্রয়োজন পেশাদার যত্ন) - অধ্যবসায় এবং একটি অডিট পরিচালনা করার সময় সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতা।
ঘ) স্বাধীনতা (স্বাধীনতা) - নিরীক্ষার ফলাফলের উপর উপসংহারের নিরপেক্ষতা এবং বস্তুনিষ্ঠতার ভিত্তি। নিরীক্ষক তাদের কার্যকলাপে স্বাধীন এবং কুসংস্কার এবং স্বার্থের দ্বন্দ্ব থেকে মুক্ত।
g) একটি প্রমাণ-ভিত্তিক পদ্ধতি একটি পদ্ধতিগত নিরীক্ষা প্রক্রিয়ায় নির্ভরযোগ্য এবং পুনরুত্পাদনযোগ্য অডিট সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর জন্য একটি যুক্তিসঙ্গত ভিত্তি। নিরীক্ষা প্রমাণ বিদ্যমান তথ্যের নমুনার উপর ভিত্তি করে, যেহেতু নিরীক্ষাটি সীমিত সময়ের মধ্যে এবং সীমিত সংস্থান সহ করা হয়। নমুনার যথাযথ ব্যবহার নির্ভরযোগ্যতার সাথে ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত যার সাথে অডিট সিদ্ধান্তগুলি দেওয়া হয়।
অডিট করা সংস্থার আকার, কার্যকলাপের ধরন এবং জটিলতার উপর নির্ভর করে, অডিট প্রোগ্রামে এক বা একাধিক অডিট অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। এই অডিটের বিভিন্ন উদ্দেশ্য থাকতে পারে এবং যৌথ বা সমন্বিত নিরীক্ষা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। নিরীক্ষা কর্মসূচিতে নিরীক্ষার সংখ্যা ও ধরন পরিকল্পনা ও সংগঠিত করার জন্য প্রয়োজনীয় ক্রিয়াকলাপগুলিও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে এবং নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে কার্যকরভাবে এবং দক্ষতার সাথে অডিটগুলি সম্পাদন করার জন্য প্রয়োজনীয় সংস্থানগুলি সরবরাহ করে। একটি প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন অডিট প্রোগ্রাম থাকতে পারে। প্রতিষ্ঠানের শীর্ষ ব্যবস্থাপনাকে অডিট প্রোগ্রাম পরিচালনা করার জন্য কর্তৃত্ব প্রদান করা উচিত। অডিট প্রোগ্রাম পরিচালনা প্রক্রিয়ার একটি ডায়াগ্রাম চিত্র 1 এ দেখানো হয়েছে।
একই সময়ে, দায়িত্বের বিভাজন, অতিরিক্ত সম্পদের বিধানের দিকে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন। অডিট দলগুলির অতিরিক্ত দক্ষতা এবং পদ্ধতি থাকা উচিত। অডিট শুরুর আগে এই বিষয়গুলো একমত হওয়া দরকার।
চিত্র 1 - নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার ক্রম
অডিট প্রোগ্রাম
অডিট প্রোগ্রামের অংশ হল পরিকল্পনা এবং অডিট পরিচালনার নির্দেশিকা।
1. নিরীক্ষা সংস্থা।যারা অডিট প্রোগ্রাম পরিচালনার জন্য দায়ী তাদের একটি নির্দিষ্ট অডিট দলের নেতাকে মনোনীত করা উচিত। একটি যৌথ অডিট পরিচালনা করার সময়, প্রতিটি সংস্থার দায়িত্ব এবং বিশেষত, অডিট শুরু হওয়ার আগে অডিট দলের নেতার কর্তৃত্বের বিষয়ে অডিট সংস্থাগুলির মধ্যে একটি চুক্তিতে পৌঁছানো গুরুত্বপূর্ণ।
প্রতিটি অডিটের জন্য, অডিট প্রোগ্রামের মধ্যে উদ্দেশ্য, সুযোগ এবং মানদণ্ড অবশ্যই সংজ্ঞায়িত করা উচিত।
নিরীক্ষার উদ্দেশ্যগুলির মধ্যে রয়েছে:
ক) নিরীক্ষাকারীর ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি, বা এর অংশগুলি, নিরীক্ষার মানদণ্ডের সাথে কতটা সঙ্গতিপূর্ণ তা নির্ধারণ করা;
খ) আইনি, নিয়ন্ত্রক এবং চুক্তির প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের ক্ষমতা মূল্যায়ন করা;
গ) নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জনের জন্য ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার কার্যকারিতা মূল্যায়ন;
ঘ) ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার সম্ভাব্য উন্নতির জন্য এলাকা চিহ্নিত করা।
একটি অডিট পরিচালনা করার সময়, নিম্নলিখিত কারণগুলি বিবেচনা করা উচিত:
- অডিট পরিকল্পনার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যের পর্যাপ্ততা এবং প্রাপ্যতা;
- নিরীক্ষকের সাথে পর্যাপ্ত সহযোগিতা;
- সময় এবং প্রয়োজনীয় সম্পদের প্রাপ্যতা।
2. নথি বিশ্লেষণ.
অন-সাইট অডিট কার্যক্রম শুরু করার আগে, নিরীক্ষাকারীর নথি, ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের নথি, রেকর্ড এবং পূর্ববর্তী অডিটের রিপোর্টগুলি পর্যালোচনা করা হয় যে সিস্টেমটি নিরীক্ষার নথি এবং মানদণ্ডগুলি মেনে চলে কিনা তা নির্ধারণ করতে। পর্যালোচনায় প্রতিষ্ঠানের আকার, ক্রিয়াকলাপের ধরন এবং জটিলতা, সেইসাথে নিরীক্ষার উদ্দেশ্য এবং সুযোগ বিবেচনা করা উচিত।
যদি ডকুমেন্টেশন অপর্যাপ্ত বলে প্রমাণিত হয়, তাহলে অডিট দলের নেতাকে অডিট ক্লায়েন্ট, অডিট প্রোগ্রাম পরিচালনার জন্য দায়ী ব্যক্তিদের এবং নিরীক্ষাকারীকে জানাতে হবে। ডকুমেন্টেশন সমস্যা সমাধান না হওয়া পর্যন্ত অডিট চালিয়ে যাওয়া বা স্থগিত করার সিদ্ধান্ত নেওয়া উচিত।
3. একটি অন-সাইট অডিটের জন্য প্রস্তুতি».
অডিট দলের নেতাকে অডিট ক্লায়েন্ট, অডিট দল এবং নিরীক্ষকের সাথে চুক্তির জন্য একটি অডিট পরিকল্পনা প্রস্তুত করা উচিত। পরিকল্পনার ভিত্তিতে, পরিকল্পনা দ্বারা প্রদত্ত পৃথক কাজের বাস্তবায়নের সময়সীমা নির্দিষ্ট করা হয়েছে। নিরীক্ষা পরিকল্পনাটি নিরীক্ষার সুযোগ এবং জটিলতার স্তরকে প্রতিফলিত করবে, উদাহরণস্বরূপ, এটি একটি প্রাথমিক বা পরবর্তী নিরীক্ষা, অভ্যন্তরীণ বা বাহ্যিক নিরীক্ষা কিনা তার উপর নির্ভর করে। অডিট প্ল্যানটি যথেষ্ট নমনীয় হওয়া উচিত যাতে প্রয়োজন অনুসারে পরিবর্তনগুলি করা যায়, উদাহরণস্বরূপ, অডিটের পরিধিতে, যেহেতু সাইটে অডিট এগিয়ে যায়। নিরীক্ষা পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
ক) নিরীক্ষার উদ্দেশ্য;
খ) নিরীক্ষার মানদণ্ড এবং রেফারেন্স নথি;
গ) সাংগঠনিক এবং কার্যকরী ইউনিট এবং নিরীক্ষিত প্রক্রিয়াগুলির সনাক্তকরণ সহ নিরীক্ষার সুযোগ;
ঘ) নিরীক্ষার তারিখ এবং স্থান;
ঙ) অডিট ম্যানেজমেন্টের সাথে মিটিং এবং অডিট টিম মিটিং সহ অন-সাইট অডিটের প্রত্যাশিত সময় এবং সময়কাল;
চ) অডিট দলের সদস্য এবং সহকারী ব্যক্তিদের ভূমিকা এবং দায়িত্ব;
g) নিরীক্ষার "গুরুত্বপূর্ণ এলাকায়" উপযুক্ত সংস্থান বরাদ্দ।
প্ল্যানটি পর্যালোচনা করা উচিত, অডিট ক্লায়েন্ট দ্বারা গৃহীত হওয়া উচিত এবং অন-সাইট অডিট শুরু হওয়ার আগে নিরীক্ষকের কাছে উপস্থাপন করা উচিত।
নিরীক্ষাকারীর কোন আপত্তি অডিট টিম লিডার এবং অডিট ক্লায়েন্টের সাথে সমাধান করা উচিত। যেকোনো সংশোধিত নিরীক্ষা পরিকল্পনা আগ্রহী পক্ষের সাথে একমত হওয়া উচিত।
4. একটি "অন-দ্য-স্পট" অডিট পরিচালনা করা».
প্রাথমিক সভা নিরীক্ষিত সংস্থার ব্যবস্থাপনার সাথে বা, যেখানে সম্ভব, নিরীক্ষিত ইউনিট বা প্রক্রিয়াগুলির জন্য দায়ীদের সাথে অনুষ্ঠিত হয়। প্রাক-মিটিং এর উদ্দেশ্য:
ক) নিরীক্ষা পরিকল্পনা নিশ্চিতকরণ;
খ) অডিট সম্পাদন পরিকল্পনার সারসংক্ষেপ প্রদান;
গ) তথ্য বিনিময় চ্যানেল নিশ্চিতকরণ;
ঘ) নিরীক্ষককে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার সুযোগ প্রদান করা।
নিরীক্ষার প্রমাণ প্রাসঙ্গিক তথ্যের নমুনার উপর ভিত্তি করে। অতএব, একটি অডিট পরিচালনায় অনিশ্চয়তার একটি উপাদান রয়েছে এবং নিরীক্ষার সিদ্ধান্তগুলি এই অনিশ্চয়তাকে বিবেচনায় নেওয়া উচিত। চিত্র 2 তথ্য সংগ্রহ থেকে একটি অডিট মতামত প্রাপ্ত করার প্রক্রিয়ার একটি ফ্লোচার্ট প্রদান করে।
চিত্র 2 - প্রক্রিয়াটির ফ্লোচার্ট - তথ্য সংগ্রহ থেকে নিরীক্ষার ফলাফলের উপর উপসংহার প্রাপ্ত করা পর্যন্ত
নিরীক্ষার সিদ্ধান্তগুলি আঁকতে, নিরীক্ষার প্রমাণগুলিকে নিরীক্ষার মানদণ্ডের সাথে তুলনা করতে হবে। নিরীক্ষার ফলাফলগুলি নিরীক্ষার মানদণ্ডের সাথে সম্মতি বা অ-সম্মতি নির্দেশ করে। যদি তাই নিরীক্ষার উদ্দেশ্য দ্বারা নির্ধারিত হয়, তাহলে নিরীক্ষার ফলাফলগুলি উন্নতির সুযোগ চিহ্নিত করতে পারে। নিরীক্ষা দলের, যদি প্রয়োজন হয়, নিরীক্ষা চলাকালীন নির্দিষ্ট পর্যায়ে নিরীক্ষার ফলাফল পর্যালোচনা করার জন্য মিলিত হওয়া উচিত।
নিরীক্ষার মানদণ্ডের সাথে সম্মতিগুলি নিরীক্ষিত স্থান, বিভাগ বা প্রক্রিয়াগুলি নির্দেশ করে সংক্ষিপ্ত করা উচিত। নিরীক্ষা পরিকল্পনার প্রয়োজন হলে, সম্মতি এবং সমর্থনকারী প্রমাণের পৃথক নিরীক্ষার ফলাফলগুলিও রেকর্ড করা উচিত।
অসঙ্গতি এবং সমর্থনকারী অডিট প্রমাণ রেকর্ড করা উচিত এবং শ্রেণীবদ্ধ করা উচিত (র্যাঙ্ক করা)।
সমাপনী বৈঠকের আগে নিরীক্ষা দলকে নিম্নলিখিতগুলি করতে হবে:
ক) নিরীক্ষার উদ্দেশ্যগুলির প্রাসঙ্গিকতার জন্য নিরীক্ষার সময় সংগৃহীত অডিট ফলাফল এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য পর্যালোচনা করুন;
খ) নিরীক্ষা প্রক্রিয়ার অন্তর্নিহিত অনিশ্চয়তা বিবেচনায় নিয়ে নিরীক্ষার সিদ্ধান্তে সম্মত হন;
গ) নিরীক্ষার উদ্দেশ্য অনুসারে সুপারিশ প্রস্তুত করা;
d) নিরীক্ষা পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত থাকলে নিরীক্ষার ফলস্বরূপ গৃহীত পদক্ষেপগুলি নিয়ে আলোচনা করুন৷
সমাপনী সভার উদ্দেশ্য হল নিরীক্ষার ফলাফল এবং উপসংহারগুলি এমনভাবে উপস্থাপন করা যাতে সেগুলি নিরীক্ষকের দ্বারা স্বীকৃত হয় এবং প্রয়োজনে সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক কর্ম পরিকল্পনা জমা দেওয়ার সময় সম্মত হয়।
5. অডিট রিপোর্ট প্রস্তুত, অনুমোদন এবং বিতরণ (অ্যাক্ট). অডিট দলের প্রধান নিরীক্ষা সংক্রান্ত প্রতিবেদনের (অ্যাক্ট) প্রস্তুতি এবং বিষয়বস্তুর জন্য দায়ী। অডিট রিপোর্টে (অ্যাক্ট) অডিটের সম্পূর্ণ, নির্ভুল, সংক্ষিপ্ত এবং বোধগম্য রেকর্ড থাকতে হবে।
অডিট রিপোর্ট (অ্যাক্ট) হল অডিট ক্লায়েন্টের সম্পত্তি। অডিট দলের সদস্যরা এবং যারা একটি অডিট রিপোর্ট (অ্যাক্ট) পান তাদের অবশ্যই রিপোর্টের বিষয়বস্তুর গোপনীয়তার প্রয়োজনীয়তা মেনে চলতে হবে।
6. অডিট সমাপ্তি.
অডিট প্ল্যান দ্বারা নির্ধারিত সমস্ত প্রক্রিয়া সম্পন্ন হলে এবং অনুমোদিত অডিট রিপোর্ট (অ্যাক্ট) পাঠানো হলে অডিটকে সম্পন্ন বলে মনে করা হয়।
নিরীক্ষার সাথে প্রাসঙ্গিক নথিগুলি অডিট প্রোগ্রামের পদ্ধতি অনুসারে, পক্ষগুলির মধ্যে চুক্তি এবং প্রযোজ্য আইন, প্রবিধান এবং চুক্তির প্রয়োজনীয়তা অনুসারে জড়িত পক্ষগুলির মধ্যে চুক্তির মাধ্যমে বজায় রাখা বা ধ্বংস করা উচিত।
7. নিরীক্ষার ফলাফলের উপর পদক্ষেপ .
নিরীক্ষার ফলাফলগুলি সংশোধনমূলক, প্রতিরোধমূলক বা প্রয়োজনে উন্নতিমূলক পদক্ষেপের প্রয়োজনীয়তা নির্দেশ করতে পারে। ফলো-আপ ক্রিয়াগুলি অডিটের অংশ হিসাবে বিবেচিত হয় না এবং সেগুলি সম্মত সময় ফ্রেমের মধ্যে করা হয় কিনা তা সাধারণত নিরীক্ষক দ্বারা নির্ধারিত হয়, যিনি নিরীক্ষা ক্লায়েন্টকে এই ক্রিয়াগুলির অবস্থা সম্পর্কে অবহিত রাখতে পারেন৷
সংশোধনমূলক কর্মের সমাপ্তি এবং কার্যকারিতা যাচাই করা হবে। যাচাইকরণ পরবর্তী নিরীক্ষার অংশ হতে পারে।
সুতরাং, নিরীক্ষকের নীতি, পদ্ধতি এবং নিরীক্ষার পদ্ধতিগুলি জানা এবং প্রয়োগ করতে সক্ষম হওয়া উচিত। অডিট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের জন্য, অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকের অবশ্যই ভাল জ্ঞান এবং বোঝার থাকতে হবে: যে এলাকায় নিরীক্ষিত হচ্ছে তার পরিভাষা; প্রাসঙ্গিক স্ট্যান্ডার্ডের প্রয়োজনীয়তা (MS ISO 9001, MS ISO 14001। কার্যকরভাবে কাজ পরিকল্পনা এবং সংগঠিত করতে সক্ষম হন। নিরীক্ষার ফলাফলের উপর ভিত্তি করে পর্যবেক্ষণ এবং সিদ্ধান্তের নির্ভরযোগ্যতাকে প্রভাবিত করতে পারে এমন কারণগুলি মূল্যায়ন করুন; চেকলিস্ট, কাজের পরিকল্পনা এবং ফর্মগুলি ব্যবহার করুন নিরীক্ষা কার্যক্রম রেকর্ড করা; গোপনীয়তা এবং তথ্য নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।
নিরীক্ষা নিম্নলিখিত ক্রমে সঞ্চালিত হয়:
দলের সূচনা (একজন দলের নেতা নিয়োগ; নিরীক্ষার উদ্দেশ্য, সুযোগ এবং মানদণ্ডের সংজ্ঞা; অডিট দল গঠন; নিরীক্ষকের সাথে প্রাথমিক যোগাযোগ);
ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের নথির বিশ্লেষণ এবং তাদের পর্যাপ্ততা নির্ধারণ;
নিরীক্ষার জন্য প্রস্তুতি (পরিকল্পনা; কাজের সংজ্ঞা
গ্রুপ সদস্যদের জন্য; কাজের ডকুমেন্টেশন প্রস্তুতি);
একটি "অন-সাইটে" অডিট সম্পাদন করা (প্রাথমিক সভা; তথ্য সংগ্রহ ও যাচাই; নিরীক্ষা পর্যবেক্ষণ গ্রহণ; সমাপনী সভা);
অডিট সমাপ্তি, অডিট ফাইল সম্পাদন (নথি সংরক্ষণ);
প্রয়োজনে ফলো-আপ অডিট।
অডিট প্রোগ্রাম পরিচালনার জন্য দায়ীদের একজন অডিট দলের নেতা নিয়োগ করা উচিত। এটি তার যোগ্যতা এবং নিরীক্ষার উদ্দেশ্য বাস্তবায়ন নিশ্চিত করার ক্ষমতা বিবেচনা করা উচিত।
নিরীক্ষার উদ্দেশ্যগুলি তার গ্রাহক দ্বারা নির্ধারিত হয়, অর্থাত্ যে সংস্থাকে একটি বাহ্যিক বা অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা পরিচালনা করতে হবে। নিরীক্ষার উদ্দেশ্যগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
ক) নিরীক্ষাকারীর ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি, বা এর অংশগুলি, নিরীক্ষার মানদণ্ডের সাথে কতটা সঙ্গতিপূর্ণ তা নির্ধারণ করা;
খ) চুক্তিভিত্তিক এবং নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের ক্ষমতা মূল্যায়ন;
গ) সুনির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জনের ক্ষেত্রে ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার কার্যকারিতা মূল্যায়ন করা;
ঘ) সম্ভাব্য সিস্টেম উন্নতির জন্য ক্ষেত্র চিহ্নিত করা
ব্যবস্থাপনা
নিরীক্ষার সুযোগ এবং মানদণ্ড অডিট কমিশনকারী সংস্থা এবং অডিট দলের নেতা দ্বারা নির্ধারিত হয়। নিরীক্ষার উদ্দেশ্য, সুযোগ বা মানদণ্ডের পরবর্তী পরিবর্তনগুলি ক্লায়েন্ট সংস্থা এবং অডিট দলের নেতার সাথে একমত হওয়া উচিত।
একটি অডিটের সম্ভাব্যতা নির্ধারণের কাজটি মূলত বাহ্যিক নিরীক্ষা পরিচালনার অনুশীলনের সাথে সম্পর্কিত। এর অর্থ এই নয় যে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার জন্য তাদের বাস্তবায়নের সম্ভাবনা নির্ধারণ করার প্রয়োজন নেই। নিম্নলিখিত কারণগুলি বিবেচনায় নিয়ে এই সম্ভাবনা নির্ধারণ করা হয়:
ক) অডিট পরিকল্পনা করার জন্য প্রয়োজনীয় ডেটা এবং প্রাসঙ্গিক তথ্যের পরিমাণ;
খ) নিরীক্ষকের কাছ থেকে পর্যাপ্ত সহযোগিতা;
গ) সময় এবং সম্পদের প্রাপ্যতা।
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার ক্ষেত্রে, নিরীক্ষার সম্ভাব্যতা সংক্রান্ত সমস্যাগুলি সাধারণত সংস্থা নিজেই পরিচালনা করে।
একটি অডিট সম্ভাবনা নিশ্চিত করার পরে, এটি প্রয়োজনীয় একটি অডিট দল গঠন করুন।একটি নিরীক্ষা একজন নিরীক্ষক দ্বারা সঞ্চালিত হতে পারে। এই ক্ষেত্রে, তিনি দলের নেতার সমস্ত দায়িত্ব পালন করেন।
অডিট দলের আকার এবং গঠন নির্ধারণ করার সময়, নিম্নলিখিত বিবেচনা করা উচিত:
ক) নিরীক্ষার উদ্দেশ্য, সুযোগ এবং মানদণ্ড;
খ) লক্ষ্য অর্জনে নিরীক্ষা দলের দক্ষতা;
গ) সার্টিফিকেশন সংস্থার প্রয়োজনীয়তা;
ঘ) নিরীক্ষিত কার্যকলাপ থেকে অডিট দলের স্বাধীনতা নিশ্চিত করার প্রয়োজনীয়তা (স্বার্থের দ্বন্দ্ব এড়াতে);
ঙ) গ্রুপের যৌথ কার্যকরী কাজের সম্ভাবনা
নিরীক্ষা এবং নিরীক্ষাকারী।
অডিট দলের দক্ষতা নিশ্চিত করতে, অডিট উদ্দেশ্যগুলি অর্জনের জন্য কী জ্ঞান এবং দক্ষতা প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন এবং তারপর প্রয়োজনীয় জ্ঞান এবং দক্ষতা সহ দলের সদস্যদের নির্বাচন করুন। দলকে দক্ষতা প্রদানের জন্য, প্রযুক্তিগত বিশেষজ্ঞদের অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে এবং নিরীক্ষকদের নির্দেশে কাজ করা উচিত। ক্লায়েন্ট এবং নিরীক্ষকের যুক্তিসঙ্গত ভিত্তিতে দলের সদস্যদের প্রতিস্থাপনের অনুরোধ করার অধিকার রয়েছে। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার ক্ষেত্রে, এই সমস্যাগুলি সংস্থার মধ্যে সমাধান করা হয়।
সবচেয়ে কার্যকর মানের অডিট নিশ্চিত করার জন্য, ISO 19011:2002 সুপারিশ করে যে অডিট দলের নেতা প্রতিষ্ঠা করেন নিরীক্ষিত সংস্থার সাথে প্রাথমিক যোগাযোগ।প্রাথমিক যোগাযোগের উদ্দেশ্য:
ক) একটি নিরীক্ষা চুক্তি সম্পাদন;
খ) তথ্য বিনিময় চ্যানেলের সংজ্ঞা;
গ) অডিট সময়সূচী সংক্রান্ত তথ্য প্রদান, এবং
অডিট দলের গঠন;
ঘ) তাদের পরবর্তী মূল্যায়নের জন্য রেকর্ড সহ প্রাসঙ্গিক নথিগুলিতে অ্যাক্সেস প্রদান করা;
e) নিরাপত্তা নিয়মের সংজ্ঞা;
e) সহগামী ব্যক্তিদের সাথে অডিট দলকে সরবরাহ করার প্রয়োজনীয়তার বিষয়ে একটি যৌথ চুক্তিতে পৌঁছানো।
এটি উল্লেখ করা উচিত যে এই সমস্যাটি অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার জন্যও প্রাসঙ্গিক। নিরীক্ষার জন্য প্রস্তুতির প্রক্রিয়ায় নিরীক্ষিত ইউনিটে কাজের প্রকৃতি এবং প্রয়োজনীয় ব্যবসায়িক যোগাযোগ স্থাপনের সাথে একটি প্রাথমিক পরিচিতি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
অডিটের জন্য প্রতিষ্ঠানের প্রস্তুতি সম্পর্কে সম্পূর্ণ তথ্য পাওয়ার জন্য, অডিট দলের প্রধান প্রাক-বিশ্লেষণ ডকুমেন্টেশনম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং রেকর্ড, পূর্ববর্তী অডিট থেকে রিপোর্ট সহ।
যদি, পর্যালোচনার ফলস্বরূপ, এটি পাওয়া যায় যে ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ডকুমেন্টেশন অডিটের সুযোগ বা প্রতিষ্ঠিত মানদণ্ড পূরণ করে না, ক্লায়েন্ট, নিরীক্ষিত সংস্থা এবং অডিট প্রোগ্রাম পরিচালনার জন্য দায়ী ব্যক্তিকে এই সম্পর্কে অবহিত করা উচিত। . এই ক্ষেত্রে, উদ্ভূত সমস্ত সমস্যা সন্তোষজনকভাবে সমাধান না হওয়া পর্যন্ত অডিটের উপর সম্পদের আরও ব্যয় বন্ধ করা হয়।
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা সংক্রান্ত, ডকুমেন্টেশনের একটি প্রাথমিক পর্যালোচনা নিরীক্ষার কার্যকারিতা বৃদ্ধি করবে এবং সিস্টেমের উন্নতির জন্য অতিরিক্ত সুযোগ চিহ্নিত করবে।
অডিট দলের নেতা প্রস্তুত করা উচিত নিরীক্ষা পরিকল্পনা,যা নিরীক্ষা শুরুর আগে নিরীক্ষকের কাছে উপস্থাপন করা হয়।
বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার জন্য পরিকল্পনার বিশদ স্তর ভিন্ন হতে পারে এবং অডিটের সুযোগের উপরও নির্ভর করে।
অডিট প্ল্যানে নিম্নলিখিতগুলি থাকা উচিত:
ক) নিরীক্ষার উদ্দেশ্য;
খ) নিরীক্ষার মানদণ্ড এবং রেফারেন্স নথি;
গ) নিরীক্ষার পরিধি;
ঘ) নিরীক্ষার তারিখ এবং স্থান;
ঙ) অডিট দলের সদস্য এবং সহকারী ব্যক্তিদের ভূমিকা এবং দায়িত্ব।
নিরীক্ষা পরিকল্পনায় অডিট রিপোর্টের বিষয়বস্তু, অসঙ্গতি শ্রেণীবদ্ধ করার পদ্ধতি, প্রতিবেদনের প্রত্যাশিত প্রকাশের তারিখ এবং প্রাপ্ত তথ্যের গোপনীয়তা সম্পর্কিত নির্দেশিকা থাকতে পারে।
যদি নিরীক্ষাটি বেশ কয়েকটি ব্যক্তির একটি গ্রুপ দ্বারা পরিচালিত হয়, তাহলে নিরীক্ষার কার্যকারিতা অর্জন করার পরামর্শ দেওয়া হয় অডিট দলের সদস্যদের মধ্যে দায়িত্ব বণ্টন।এই সমস্যাটি গ্রুপ লিডার দ্বারা নির্ধারিত হয়। অডিট দলের সদস্যদের তাদের দায়িত্বের সাথে প্রাসঙ্গিক সমস্ত তথ্য পর্যালোচনা করা উচিত এবং অডিট প্রক্রিয়া চলাকালীন ফলপ্রসূ হওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় কার্যপত্রগুলি প্রস্তুত করা উচিত।
কাজের নথিঅডিট দল আগে থেকেই প্রস্তুত করে এবং রেফারেন্স উপকরণ এবং/অথবা মিনিট হিসাবে ব্যবহার করে। কাজের কাগজপত্র অন্তর্ভুক্ত:
ক) নিয়ন্ত্রণ শীট, নমুনা পরিকল্পনা;
খ) তথ্য, প্রমাণ, পর্যবেক্ষণ পূরণের জন্য ফর্ম
এবং মিটিং মিনিট।
চেকলিস্ট - প্রশ্নগুলির একটি প্রাক-সংকলিত পদ্ধতিগত তালিকা, যার উত্তরগুলি নিরীক্ষককে অডিট চলাকালীন প্রতিষ্ঠিত প্রয়োজনীয়তার সাথে যাচাইকরণের অবজেক্টের সম্মতির ডিগ্রি সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে দেয়। প্রশ্নগুলি স্পষ্টভাবে প্রণয়ন করা উচিত যাতে অডিটর যতটা সম্ভব তথ্য পেতে পারে।
একটি চেকলিস্ট অডিটরের সবচেয়ে দরকারী টুলগুলির মধ্যে একটি হতে পারে, তবে শুধুমাত্র যদি এটি ভালভাবে প্রস্তুত করা হয় এবং নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে যেখানে এটি ব্যবহার করা হবে তার জন্য উপযুক্ত। চেকলিস্টের উদ্দেশ্য হল অডিটরকে সেই তথ্যের কথা মনে করিয়ে দেওয়া যা তাকে অবশ্যই প্রাপ্ত করতে হবে এবং যে তথ্যগুলি অবশ্যই যাচাই করতে হবে।
অডিটর প্রাপ্ত প্রতিক্রিয়াগুলি লিখতে সক্ষম হওয়া উচিত (এর জন্য, শীটে একটি উপযুক্ত ক্ষেত্র সরবরাহ করা উচিত)।
সাক্ষাত্কার নেওয়া ব্যক্তিদের বিশদ বিবরণ, ডকুমেন্টেশন এবং সরঞ্জাম পরীক্ষা করা হচ্ছে, সেইসাথে যে কোনও প্রাসঙ্গিক মন্তব্য রেকর্ড করা উচিত। এইভাবে, চেকলিস্টগুলি অডিট রেকর্ডে পরিণত হয়। একটি চেকলিস্টের আরেকটি উদ্দেশ্য হল সময় পরিচালনা করতে সাহায্য করা। চেকলিস্ট ব্যবহার করে, অডিটর সময়মতো অডিট সম্পূর্ণ করার জন্য তার পরবর্তী পদক্ষেপের পরিকল্পনা করবেন।
চেকলিস্ট এবং রেডিমেড ফর্মের ব্যবহার নিরীক্ষকের কার্যকলাপের ক্ষেত্রকে সীমাবদ্ধ করা উচিত নয়। ISO 19011:2002-এ এই বিষয়ে সুনির্দিষ্ট নির্দেশনা রয়েছে।
অডিট শেষ না হওয়া পর্যন্ত কাজের কাগজপত্র এবং রেকর্ড সংরক্ষণ করা উচিত। অডিট দলের সদস্যদের অবশ্যই গোপনীয় তথ্য ধারণকারী নথি সংরক্ষণের নিয়ম মেনে চলতে হবে।
থেকে অডিট শুরু হয় পূর্ব বৈঠক,অডিট দলের নেতা দ্বারা পরিচালিত. ISO 19011:2002-এ একটি পরিচায়ক সভা করার জন্য নিম্নলিখিত সুপারিশ রয়েছে:
ক) অডিটে তাদের ভূমিকার রূপরেখা দিয়ে দলের সদস্যদের পরিচয় করিয়ে দিন;
খ) নিরীক্ষার উদ্দেশ্য, সুযোগ এবং মানদণ্ড নিশ্চিত করা;
গ) অডিট কাজের সময়সূচী, তারিখ এবং নিশ্চিত করুন
চূড়ান্ত বৈঠকের সময়;
ঘ) নিরীক্ষার পদ্ধতি এবং পদ্ধতির সাথে পরিচিত হন, সংস্থাকে জানান যে নিরীক্ষার প্রমাণ হবে
নমুনা তথ্য এবং তাই অডিট হবে
অনিশ্চয়তার একটি উপাদান আছে;
e) নিশ্চিত করুন যে নিরীক্ষাকারীকে নিরীক্ষার সময় অডিটের অগ্রগতি সম্পর্কে অবহিত করা হবে;
e) অসঙ্গতিগুলির শ্রেণীবিভাগ সহ রিপোর্টিং পদ্ধতির সাথে পরিচিত হওয়া;
ছ) যে শর্তের অধীনে একটি অডিট হতে পারে সেগুলি সম্পর্কে যোগাযোগ করুন৷
সমাপ্ত করা;
জ) গোপনীয়তা নীতি নিশ্চিত করুন;
j) নিরীক্ষার ফলাফলের উপর ভিত্তি করে আপিলের ব্যবস্থা সম্পর্কে অবহিত করুন।
এটি উল্লেখ করা উচিত যে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার ক্ষেত্রে, প্রাথমিক বৈঠকের আলোচ্যসূচি উল্লেখযোগ্যভাবে সরলীকৃত করা যেতে পারে এবং এটি বহিরাগত নিরীক্ষার ক্ষেত্রে যতটা আনুষ্ঠানিক নয়।
অডিট দলের উচিত নিরীক্ষা চলাকালীন সময়ে সময়ে যোগাযোগ করুন।এ লক্ষ্যে সভা অনুষ্ঠিত হয়। যদি নিরীক্ষা চলাকালীন প্রমাণ পাওয়া যায় যে ইঙ্গিত করে যে নিরীক্ষার উদ্দেশ্যগুলি অর্জন করা যায় না, তবে পরবর্তী ব্যবস্থা নেওয়ার জন্য দলের নেতাকে এর কারণগুলি অডিটকে রিপোর্ট করতে হবে। বিশেষ করে, নিরীক্ষা পরিকল্পনা সংশোধন করা যেতে পারে, অডিটের উদ্দেশ্য এবং/অথবা সুযোগ পরিবর্তিত হতে পারে।
অডিট দলের কাজে, চুক্তিতে, অংশগ্রহণ করতে পারে পর্যবেক্ষক ভিতরেঅডিট টিমের দক্ষতা সমন্বয় ও উন্নতির জন্য, নিয়োগ করা বাঞ্ছনীয় নিরীক্ষিত সংস্থার ব্যক্তিদের সাথে।অবশ্যই, এটি শুধুমাত্র বাহ্যিক নিরীক্ষার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকরা, সংস্থার কর্মচারী হওয়ায়, সঙ্গী ব্যক্তি ছাড়াই কাজ করেন। একই সময়ে, অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক যারা তাদের প্রতিষ্ঠান এবং এর ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি সম্পর্কে ভাল জ্ঞান রাখেন তারা রক্ষণাবেক্ষণকারীর ভূমিকার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত।
এসকর্টের উচিত অডিট দলকে সহায়তা করা এবং দলের নেতার অনুরোধ অনুযায়ী কাজ করা। তাদের দায়িত্বের মধ্যে রয়েছে:
ক) যোগাযোগ স্থাপন করা এবং সাক্ষাৎকারের জন্য সময় নির্ধারণ করা
নিরীক্ষিত সংস্থার কর্মীরা;
খ) সংস্থার নির্দিষ্ট এলাকায় পরিদর্শন প্রদান;
গ) নিরাপত্তা নিশ্চিত করা এবং নিরীক্ষা দলকে নিরাপত্তা নিয়মের সাথে পরিচিত করা।
যাইহোক, পর্যবেক্ষক এবং এসকর্ট অডিট দলের অংশ নয় এবং অডিট পরিচালনাকে প্রভাবিত করা উচিত নয়।
তথ্য সংগ্রহ ও যাচাইকরণ- নিরীক্ষার অন্যতম প্রধান পর্যায়। নিরীক্ষক নিম্নলিখিত তথ্য সংগ্রহের পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন:
ক) জরিপ;
খ) তদারকি কার্যক্রম;
গ) নথি বিশ্লেষণ।
একটি নিরীক্ষা চলাকালীন ব্যবহার করার জন্য উপযোগী একটি পদ্ধতি অনুসরণ করা হচ্ছে। এর অর্থ হল সমস্ত ক্ষেত্রে কাজের অগ্রগতি অনুসরণ করা যার জন্য নিরীক্ষিত কাঠামোগত ইউনিট দায়ী। যাইহোক, নিম্নলিখিত পদ্ধতি বিচ্ছিন্নভাবে ব্যবহার করা উচিত নয়। স্বতন্ত্র প্রক্রিয়া এবং ফাংশনের উপর ফোকাস যাতে নিরীক্ষিত ইউনিটের মধ্যে কার্যকলাপের সামগ্রিক পর্যবেক্ষণ থেকে বিঘ্নিত না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য যত্ন নেওয়া আবশ্যক।
সংগৃহীত এবং যাচাইকৃত তথ্য অডিট প্রমাণ গঠন করে। এটা মনে রাখা উচিত যে অডিট প্রমাণ তথ্য নমুনার উপর ভিত্তি করে, তাই একটি অডিট পরিচালনা করার সময়, আবার, সবসময় অনিশ্চয়তার একটি উপাদান আছে। নিরীক্ষার সিদ্ধান্তে এই অনিশ্চয়তা বিবেচনায় নেওয়া উচিত।
অডিট মানদণ্ডের বিরুদ্ধে সংগৃহীত প্রমাণের মূল্যায়ন আপনাকে প্রাপ্ত করার অনুমতি দেয় নিরীক্ষা পর্যবেক্ষণযেহেতু পর্যবেক্ষণগুলি নিরীক্ষার মানদণ্ডের সাথে সম্মতি বা অ-সম্মতি নির্দেশ করতে পারে, তাই সেগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে।
অ-সম্মতিগুলি নিবন্ধন করতে, অ-সম্মতি সম্পর্কিত প্রোটোকল (কাজ, প্রতিবেদন) ব্যবহার করা হয়।
অ-সম্মতি প্রতিবেদনে অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে:
ক) অসঙ্গতি আবিষ্কারের সময় এবং স্থান;
গ) অসঙ্গতির শ্রেণীবিভাগ;
নিরীক্ষিত সংস্থার প্রতিনিধিদের অসঙ্গতিগুলি বিশ্লেষণ করা উচিত। NC বিশ্লেষণ কার্যকর হওয়ার জন্য, NC প্রোটোকলের থাকা উচিত:
ক) শিরোনাম এবং অনন্য সংখ্যা;
খ) নিরীক্ষকের জন্য একটি ক্ষেত্র যাতে অসঙ্গতি এবং ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের নথির রেফারেন্সের বিষয়বস্তু রেকর্ড করা যায়;
গ) প্রয়োজন লিখতে চেক করা ব্যক্তির জন্য একটি ক্ষেত্র
সংশোধনমূলক পদক্ষেপ এবং আনুমানিক তারিখ নিন
এর বাস্তবায়ন;
ঘ) নিরীক্ষকের জন্য একটি ক্ষেত্র যা সংশোধনমূলক নিশ্চিত করতে পারে
কর্মটি বাস্তবায়িত এবং কার্যকর।
এটি লক্ষ করা উচিত যে প্রতিটি অ-সম্মতির অবশ্যই নিজস্ব প্রোটোকল থাকতে হবে।
অডিটর প্রোটোকল অবশ্যই থাকতে হবে:
ক) প্রত্যক্ষ করা পর্যবেক্ষণ
যাচাইযোগ্য;
গ) অসঙ্গতির শ্রেণীবিভাগ।
একটি অসঙ্গতি মানকটির শুধুমাত্র একটি নিবন্ধের সাথে সম্পর্কিত হওয়া উচিত - সবচেয়ে উপযুক্ত।
নিরীক্ষার কার্যকারিতা উন্নত করতে এবং ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থাকে আরও উন্নত করার উপায়গুলি চিহ্নিত করতে, আপনার সর্বদা সংশোধনমূলক (প্রতিরোধমূলক) পদক্ষেপ বাস্তবায়নের বাক্সটি সম্পূর্ণ করা উচিত।
ISO 19011:2002 মান অডিট প্রক্রিয়া চলাকালীন পূরণ করা নথিগুলির নির্দিষ্ট ফর্মগুলিকে নিয়ন্ত্রণ করে না। এই প্রশ্নটি সংস্থাগুলির বিবেচনার উপর ছেড়ে দেওয়া হয়েছে - স্ট্যান্ডার্ড ব্যবহারকারীরা।
অডিট চলাকালীন যদি অসঙ্গতিগুলি চিহ্নিত করা হয়, তবে এটি গুরুত্বপূর্ণ যে সেগুলি সময়মতো বিবেচনায় নেওয়া হয় এবং সমস্ত আগ্রহী পক্ষের সাথে সম্মত হয়। সমাপনী বৈঠকের আগে অডিট দলকে প্রস্তুত করতে হবে নিরীক্ষার ফলাফলের উপর উপসংহার,এর জন্য কি প্রয়োজন:
ক) সম্মতির জন্য নিরীক্ষার ফলাফলগুলি পর্যালোচনা করুন৷
লক্ষ্য এবং মানদণ্ড;
খ) অডিট উপসংহারে একমত;
ঘ) ফলো-আপ নিরীক্ষার প্রয়োজনীয়তা নিয়ে আলোচনা করুন।
চূড়ান্ত বৈঠকঅডিট দলের নেতার সভাপতিত্বে পরিচালিত। এটিতে, নিরীক্ষিত সংস্থার ব্যবস্থাপনাকে নিরীক্ষার ফলাফলের উপর একটি উপসংহার উপস্থাপন করা হয়। এটি নিশ্চিত করা প্রয়োজন যে নিরীক্ষকদের দ্বারা উপস্থাপিত পর্যবেক্ষণগুলি বোঝা এবং যাচাইযোগ্য হিসাবে স্বীকৃত।
বাহ্যিক নিরীক্ষার ক্ষেত্রে চূড়ান্ত বৈঠকটি আনুষ্ঠানিক। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার মাধ্যমে, এর এজেন্ডা উল্লেখযোগ্যভাবে সরলীকৃত করা যেতে পারে।
নির্ভুলতা, সম্পূর্ণতা এবং নির্ভরযোগ্যতার জন্য দায়িত্ব চূড়ান্ত অডিট রিপোর্টঅডিট দলের নেতা দ্বারা বাহিত. যদি অবিলম্বে প্রতিবেদনের ক্রম অনুসরণ করা হয়, তবে এটি পাওয়া যায় যে নিরীক্ষার পর্যাপ্ততা, সংশোধনমূলক ক্রিয়াগুলি সম্পন্ন করার গতি এবং নির্ভুলতা উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি পেয়েছে।
একটি অডিট রিপোর্ট প্রস্তুত করার সময়, এটি মনে রাখা উচিত যে এটি শুধুমাত্র তথ্য প্রতিফলিত করা উচিত এবং হতে হবে:
ক) যাদের জন্য এটি তৈরি করা হয়েছে তাদের কাছে বোধগম্য;
খ) সঠিক, এবং তার বিবৃতি - প্রমাণিত, রেফারেন্স - সঠিক;
গ) সমস্ত আগ্রহী পক্ষের সাথে একমত।
প্রতিবেদনে অডিট চলাকালীন আবিষ্কৃত এবং সংশোধন করা ছোটখাট ঘাটতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয় (পুনরাবৃত্তি নিরীক্ষার ক্ষেত্রে এই ঘাটতিগুলি সম্পর্কে তথ্য নিরীক্ষকের রেকর্ডে রাখা উচিত)।
নিরীক্ষার উদ্দেশ্যগুলির প্রয়োজন হলে, প্রতিবেদনে নিরীক্ষার সময় নিরীক্ষকদের দ্বারা চিহ্নিত উন্নতির জন্য সুপারিশগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে।
অডিট রিপোর্টসম্মত সময়সীমার মধ্যে সম্পন্ন অনুমোদিতএবং পাঠানোঅডিট ক্লায়েন্ট দ্বারা নির্দিষ্ট প্রাপক। এটি মনে রাখা উচিত যে প্রতিবেদনটি গ্রাহকের সম্পত্তি, তাই প্রয়োজনীয় গোপনীয়তার প্রয়োজনীয়তা অবশ্যই পালন করা উচিত। অনুমোদিত প্রতিবেদন বিতরণের সাথে, অডিট সম্পন্ন বলে বিবেচিত হয়।
একটি নিরীক্ষার ফলে গৃহীত সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক পদক্ষেপগুলি নিরীক্ষার অংশ হিসাবে বিবেচিত হয় না এবং সম্মত সময়সীমার মধ্যে নিরীক্ষক দ্বারা নেওয়া হয়।
অডিট শেষ হওয়ার পরে, পরিদর্শন করা হয়, যেগুলি নিরীক্ষার অংশ হিসাবে বিবেচিত হয় না যদি না সেগুলি নিরীক্ষা পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত করা হয়।
নিরীক্ষকদের দক্ষতা
সম্পাদিত নিরীক্ষার গুণমান মূলত নিরীক্ষকদের দক্ষতার উপর নির্ভর করে। নিরীক্ষকের অবশ্যই কিছু জ্ঞান এবং দক্ষতা থাকতে হবে। উপরন্তু, এটা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যে অডিট করা ব্যক্তিদের কিছু ব্যক্তিগত গুণাবলী রয়েছে। ISO 19011:2002 মান নিরীক্ষকদের দক্ষতার মানদণ্ডের জন্য বেশ কয়েকটি প্রয়োজনীয়তা নিয়ন্ত্রণ করে, যার মধ্যে রয়েছে: শিক্ষা, কাজের অভিজ্ঞতা, প্রশিক্ষণ, নিরীক্ষার অভিজ্ঞতা।
মান ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং পরিবেশ সুরক্ষার নিরীক্ষক জান্তেই হবে:
ক) এটি প্রয়োগ করার জন্য নিরীক্ষা পরিচালনার পদ্ধতি
বিভিন্ন অডিট করতে;
b) ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের নথি এবং রেফারেন্স (রেফারেন্স) নথি যা অডিটের সুযোগ কভার করতে এবং নিরীক্ষার মানদণ্ড প্রয়োগ করতে সক্ষম হবে;
গ) নিরীক্ষিত সংস্থার কার্যাবলী বোঝার জন্য কোম্পানির সাংগঠনিক কাঠামো;
ঘ) নিরীক্ষিত সংস্থার জন্য আইনী আইন এবং নিয়ন্ত্রক নথির প্রয়োজনীয়তা।
মান ও পরিবেশ ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার নিরীক্ষক থাকতে হবে বিশেষ জ্ঞান এবং দক্ষতা।এর মধ্যে রয়েছে:
ক) মান ব্যবস্থাপনা নীতি এবং তাদের প্রয়োগ;
b) নিরীক্ষিত শিল্পে প্রক্রিয়া এবং অনুশীলনের জ্ঞান।
গ) পরিবেশ ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি;
ঘ) পরিবেশ সুরক্ষা বিজ্ঞানের জ্ঞান;
e) পরিবেশগত সুরক্ষার সাথে নিরীক্ষিত সংস্থা দ্বারা সম্পাদিত পণ্য, পরিষেবা এবং কাজের সম্পর্ক বোঝা।
অডিট দলের নেতার জ্ঞান এবং দক্ষতামূলত নিরীক্ষার গুণমান এবং কার্যকারিতা নির্ধারণ করে। নেতাদের অবশ্যই দক্ষতা থাকতে হবে যেমন:
ক) অডিট পরিকল্পনা এবং সম্পদের দক্ষ ব্যবহার;
খ) অডিট দলের সদস্যদের মধ্যে সংগঠন এবং কাজের বন্টন;
গ) সংঘাত প্রতিরোধ এবং সমাধান;
সংক্রান্ত নিরীক্ষকের ব্যক্তিগত গুণাবলী, ISO 19011:2002 বলে যে অডিটর হওয়া উচিত:
ক) খোলা; e) সিদ্ধান্তমূলক;
খ) কূটনৈতিক; g) আত্মবিশ্বাসী;
গ) পর্যবেক্ষক; জ) নৈতিক;
ঘ) সংবেদনশীল; e) একগুঁয়ে;
একজন নিরীক্ষকের অবাঞ্ছিত গুণাবলীর মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:
ক) জেদ; ঙ) বিবাদে আসক্তি;
খ) ঘনিষ্ঠতা; ঙ) নিজের মতামত চাপিয়ে দেওয়া;
গ) পেশাহীনতা; ছ) সরলতা;
ঘ) বিচারে পক্ষপাতিত্ব; জ) শুনতে অক্ষমতা।
অডিটর হতে ইচ্ছুক ব্যক্তিরা,অবশ্যই.
ক) একজন নিরীক্ষকের দক্ষতা আয়ত্ত করার জন্য যথেষ্ট পরিপূর্ণ শিক্ষা থাকতে হবে;
খ) ব্যবহারিক কাজের অভিজ্ঞতা (অন্তত পাঁচ বছরের মোট কাজের অভিজ্ঞতা);
গ) একজন অডিটর হিসাবে প্রশিক্ষিত হন (40 ঘন্টার অডিট প্রশিক্ষণ);
ঘ) অডিট পরিচালনার অভিজ্ঞতা থাকতে হবে (শিক্ষার্থী হিসাবে কমপক্ষে 20 দিনের ইন্টার্নশিপ)।
ISO 19011:2002 এর প্রয়োজনীয়তা রয়েছে নিরীক্ষকদের পেশাদারিত্বের ক্রমাগত বৃদ্ধি।এই উদ্দেশ্যে, প্রশিক্ষণ, সেমিনার এবং সম্মেলনে উপস্থিতি এবং ইন্টার্নশিপ প্রয়োজন।
নিরীক্ষকদের অবশ্যই তাদের পেশাদার বৃদ্ধি প্রদর্শন করতে হবে।
ISO 19011:2002 দ্বারা প্রয়োজনীয় নিরীক্ষকের দক্ষতার মূল্যায়ন সম্পূর্ণ নতুন প্রয়োজন। স্ট্যান্ডার্ড অডিটর হতে ইচ্ছুক ব্যক্তিদের প্রাথমিক মূল্যায়নের জন্য এবং তারপর প্রশিক্ষণের প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করার জন্য নিরীক্ষকের চলমান মূল্যায়নের জন্য প্রদান করে। মূল্যায়ন পদ্ধতিটি বিকাশ করা উচিত এবং প্রতিষ্ঠানের পরিচালনা ব্যবস্থার নথিতে প্রতিফলিত হওয়া উচিত।
স্পষ্টতই, নিরীক্ষকদের পেশাদারিত্বের স্তরের জন্য এই ধরনের উচ্চ প্রয়োজনীয়তাগুলি উদ্দেশ্যমূলক, সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং নির্ভরযোগ্য অডিট ফলাফল নিশ্চিত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।
সাহিত্য:
ISO 9000:2000 "গুণমান ব্যবস্থাপনা সিস্টেম। মৌলিক
বিধান এবং শব্দভান্ডার"
প্রথমত, এটি বুঝতে হবে - QMS কী এবং কেন এটি প্রয়োজন। QMS (গুণমান ব্যবস্থাপনা সিস্টেম)- এটি নীতি বাস্তবায়ন এবং মানের ক্ষেত্রে লক্ষ্য অর্জনের জন্য সংস্থায় তৈরি একটি সিস্টেম। কিউএমএস হল একটি এন্টারপ্রাইজ দ্বারা উত্পাদিত একটি পণ্যের (পণ্য বা পরিষেবা) গুণমান পরিচালনার লক্ষ্যে, ভোক্তাদের চাহিদা এবং প্রত্যাশাগুলি বিবেচনায় নিয়ে এবং তাদের সন্তুষ্টি বাড়ানোর লক্ষ্যে ব্যবস্থার একটি সেট। একটি গুণমান পরিচালন ব্যবস্থা বাস্তবায়নকারী প্রতিটি সংস্থা তার নিজস্ব লক্ষ্যগুলি অনুসরণ করে: উদাহরণস্বরূপ, ঘোষিত পণ্যের গুণমান নিশ্চিত করা, এর সংস্থানগুলির দক্ষ বন্টন, কর্মীদের দায়িত্ব এবং ক্ষমতা, ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার অপ্টিমাইজেশন, প্রক্রিয়ার স্বচ্ছতার উন্নতি এবং সম্পদের ব্যয়ের সম্ভাব্য হ্রাস, ইত্যাদি
একটি বিনামূল্যে পরামর্শ জন্য একটি অনুরোধ ছেড়ে
ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের মূল প্রক্রিয়াগুলির মধ্যে একটি। পশ্চিমা বিশেষজ্ঞদের মতে, যদি এই ধরনের ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি প্রক্রিয়াজাত করে
ব্যবস্থাপনা দায়িত্ব;
সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক কর্ম;
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা (চেক);
তথ্য বিশ্লেষণ;
ক্রমাগত উন্নতি
স্ট্যান্ডার্ডের প্রয়োজনীয়তা অনুসারে ডিবাগ করা এবং প্রয়োগ করা হয়, তারপরে গুণমান পরিচালন ব্যবস্থা এবং / অথবা পরিবেশ ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের অন্যান্য সমস্ত প্রক্রিয়াগুলি কেবল কাজ করবে না, তবে ক্রমাগত উন্নত হবে।
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা নির্দিষ্ট নথির প্রয়োজনীয়তার সাথে সংস্থার পরিচালনা ব্যবস্থায় ক্রিয়াকলাপগুলির সম্মতি পরীক্ষা করে। তদুপরি, শংসাপত্রের জন্য ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার প্রস্তুতির সময়, স্ট্যান্ডার্ডের প্রয়োজনীয়তা (উদাহরণস্বরূপ, ISO 9001, ISO 14001) এবং অন্যান্য ISO মানগুলি (উদাহরণস্বরূপ, ISO 19011) মেনে চলার জন্য অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা করা হয়। যাইহোক, ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সার্টিফিকেশনের মুহূর্ত থেকে, অনুমোদিত ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম নথিগুলির (গুণমান নীতি এবং উদ্দেশ্য, গুণমান ম্যানুয়াল, নথিভুক্ত পদ্ধতি এবং নিম্ন-স্তরের নথি) মেনে চলার জন্য অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা করা হয়।
ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা আপনাকে নিম্নলিখিত কাজগুলি সমাধান করতে দেয়:
ক্রিয়াকলাপগুলির সম্মতির নিশ্চিতকরণ এবং প্রতিষ্ঠিত প্রয়োজনীয়তার সাথে পরিচালনা ব্যবস্থায় তাদের ফলাফল;
চিহ্নিত অসঙ্গতিগুলির কারণগুলির বিশ্লেষণ এবং নির্মূল;
মানের সমস্যার সংঘটন প্রতিরোধ;
সংশোধনমূলক কর্ম বাস্তবায়নের নিশ্চিতকরণ;
কার্যকরী ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের কার্যকারিতা মূল্যায়ন;
ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের নথি দ্বারা প্রতিষ্ঠিত লক্ষ্য, উদ্দেশ্য এবং প্রয়োজনীয়তার কর্মীদের দ্বারা বোঝার ডিগ্রি প্রতিষ্ঠা করা;
গুণমান পরিচালন ব্যবস্থা এবং/অথবা পরিবেশ ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থাকে সামগ্রিকভাবে এবং এর স্বতন্ত্র প্রক্রিয়াগুলিতে আরও উন্নত করার উপায়গুলি নির্ধারণ করা।
1.6.1। বাহ্যিক নিরীক্ষার তুলনায় অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার সুবিধা এবং অসুবিধা
বাহ্যিক নিরীক্ষার তুলনায় অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার সুবিধার মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:
তাদের এন্টারপ্রাইজের বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের জ্ঞান;
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের প্রতি নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মচারীদের পক্ষপাতদুষ্ট মনোভাবের অনুপস্থিতি, যারা এন্টারপ্রাইজের অপরিচিত হিসাবে বিবেচিত হয় না;
এন্টারপ্রাইজে অপারেটিং নির্দিষ্ট যোগাযোগ চ্যানেলগুলির অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের দ্বারা জ্ঞান;
মতামত নেতাদের অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের জ্ঞান যাদের তথ্য নিরীক্ষায় সবচেয়ে কার্যকর হতে পারে;
অডিট রিপোর্টে গোপনীয় তথ্য ব্যবহার করার ক্ষমতা;
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার সময় সময়ের অভাব নেই, যা নিরীক্ষিত বস্তুর আরও বিশদ অধ্যয়নের সম্ভাবনাকে সীমিত করে;
নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মচারীদের কাজের সময়সূচী থেকে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের কাজের স্বাধীনতা;
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদেরও বিশেষজ্ঞ হিসাবে ব্যবহার করার সম্ভাবনা;
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার জন্য তুলনামূলকভাবে নগণ্য খরচ। বাহ্যিক নিরীক্ষার তুলনায় অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার অসুবিধাগুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:
বাহ্যিক নিরীক্ষার তুলনায় কম উচ্চ, এন্টারপ্রাইজের কিছু কর্মচারীর সাথে সম্পর্কিত অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের সম্ভাব্য পক্ষপাতের কারণে সিদ্ধান্তের বস্তুনিষ্ঠতার স্তর;
বাহ্যিক নিরীক্ষার তুলনায় কম বেশি, অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের কাজের তীব্রতা, কম কঠোর সময় ফ্রেমের কারণে;
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের সমালোচনা আরও বেদনাদায়কভাবে অনুভূত হয়;
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের যোগ্যতার স্তর, একটি নিয়ম হিসাবে, বহিরাগত নিরীক্ষকদের প্রশিক্ষণের স্তরের চেয়ে কম;
একটি অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার ফলাফলগুলি একটি বহিরাগত নিরীক্ষার তুলনায় একটি এন্টারপ্রাইজের ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার কার্যকারিতা এবং দক্ষতা সম্পর্কে কম বস্তুনিষ্ঠ তথ্য হিসাবে বিবেচিত হতে পারে;
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার ফলাফল এন্টারপ্রাইজের বিজ্ঞাপনের জন্য ব্যবহার করা যাবে না;
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার খরচ বাহ্যিক নিরীক্ষার তুলনায় কম সঠিকভাবে নির্ধারিত হয়।
ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার সাংগঠনিক নীতি
ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার সংগঠন নিম্নলিখিত সাতটি নীতির উপর ভিত্তি করে হওয়া উচিত:
1. অভিন্নতার নীতি: প্রতিটি নির্দিষ্ট অডিট এন্টারপ্রাইজের পরিচালনার দ্বারা আনুষ্ঠানিকভাবে প্রতিষ্ঠিত একটি একক পদ্ধতি অনুসারে পরিচালিত হয়, যা এর সুশৃঙ্খলতা, অস্পষ্টতা এবং তুলনা নিশ্চিত করে;
2. সামঞ্জস্যের নীতি: পরিচালন ব্যবস্থার বিভিন্ন প্রক্রিয়ার (ফাংশন, কাজ) জন্য পরিকল্পনা এবং নির্দিষ্ট অডিট পরিচালনা করা উচিত তাদের প্রতিষ্ঠিত কাঠামোগত সম্পর্ক বিবেচনায় নিয়ে;
3. ডকুমেন্টেশনের নীতি: নিরীক্ষিত বস্তুর প্রকৃত অবস্থা সম্পর্কে তথ্যের নিরাপত্তা এবং তুলনাযোগ্যতা নিশ্চিত করার জন্য প্রতিটি অডিটের পরিচালনা একটি নির্দিষ্ট উপায়ে নথিভুক্ত করা হয়;
4. সতর্কতামূলক নীতি: প্রতিটি অডিটের পরিকল্পনা করা হয়, এবং নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মীদের অডিটের উদ্দেশ্য, সুযোগ, সময় এবং পদ্ধতি সম্পর্কে আগেই অবহিত করা হয় যাতে অডিটের জন্য সবচেয়ে সম্পূর্ণ প্রস্তুতি সক্ষম করা যায় এবং সম্ভাব্যতা বাদ দেওয়া যায়। কর্মীরা সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ এবং প্রদর্শন এড়াচ্ছেন;
5. নিয়মিততার নীতি: নিয়মিত বিরতিতে অডিট করা হয় যাতে ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সমস্ত প্রক্রিয়া এবং এন্টারপ্রাইজের সমস্ত বিভাগ এন্টারপ্রাইজের পরিচালনার দ্বারা ধ্রুবক বিশ্লেষণ এবং মূল্যায়ন সাপেক্ষে থাকে;
6. স্বাধীনতার নীতি: অডিট পরিচালনাকারী ব্যক্তিরা নিরীক্ষিত কাজের জন্য সরাসরি দায়বদ্ধ হওয়া উচিত নয় এবং পক্ষপাতমূলক নিরীক্ষা ফলাফলের সম্ভাবনা বাদ দেওয়ার জন্য নিরীক্ষিত ইউনিটের প্রধানের উপর নির্ভরশীল হওয়া উচিত নয়;
7. উন্মুক্ততার নীতি: প্রতিটি অডিটের ফলাফল উন্মুক্ত হওয়া উচিত।
1.6.3। মান ব্যবস্থাপনা সিস্টেম এবং / অথবা পরিবেশ ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের একটি অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা পরিচালনা করা
একটি মান ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের একটি অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা পরিচালনার জন্য একটি সাধারণ পদ্ধতি বিবেচনা করুন, যা চিত্রে একটি প্রবাহ চিত্র (প্রবাহ চিত্র) আকারে উপস্থাপিত হয়েছে। 1.4।
চিত্রে দেখানো হয়েছে। ব্লক 2 আকারে 1.4, "একটি অডিট সম্পাদন করার" প্রক্রিয়া, ফলস্বরূপ, চিত্রে দেখানো একটি ফ্লোচার্ট (প্রবাহ চিত্র) আকারে চিত্রিত করা যেতে পারে। 1.5।
একটি জরিপ পরিচালনা করার সময়, অডিটরকে প্রশ্নের উত্তরের আকারে অডিট বস্তু সম্পর্কে প্রাথমিক তথ্য পাওয়া উচিত। জরিপটি একটি প্রশ্নাবলীর মাধ্যমে বা নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মীদের সাথে কথোপকথনের (সাক্ষাৎকার) সময় পরিচালিত হতে পারে। এই ক্ষেত্রে, অডিটরকে সংগঠন এবং কথোপকথনের কৌশল সম্পর্কে নিম্নলিখিত তেরটি সুপারিশ ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়:
1. যারা সরাসরি নিরীক্ষিত কার্যকলাপ পরিচালনা করেন তাদের মধ্য থেকে কথোপকথনের পছন্দ করা উচিত।
একটি সূচনা সভা অনুষ্ঠিত; অডিট বাস্তবায়ন; একটি চূড়ান্ত সভা অনুষ্ঠিত; একটি অডিট রিপোর্ট আঁকা; অনুমোদনের জন্য প্রতিবেদন জমা দেওয়া; রিপোর্ট চূড়ান্তকরণ;
আগ্রহী দলগুলোর কাছে প্রতিবেদন বিতরণ; নিরীক্ষা ফলাফল নিবন্ধন; সংশোধনমূলক কর্মের বিকাশ; অসঙ্গতি কারণ বর্জন; পরিদর্শন নিয়ন্ত্রণ; সংশোধনমূলক কর্মের নিবন্ধন; অ-সম্মতি দূরীকরণ সম্পর্কে আগ্রহী পক্ষগুলিকে অবহিত করা;
ভাত। 1.4। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার ফ্লোচার্ট (ফ্লোচার্ট)।
2. কথোপকথনের পরিকল্পনা করার সময়, এটি উদ্বেগজনক হওয়া আবশ্যক:
একজন কর্মচারী (তার দায়িত্ব এবং ক্ষমতা, শিক্ষার স্তর এবং পেশাদার প্রশিক্ষণ);
কর্মচারী দ্বারা সম্পাদিত ক্রিয়াকলাপ (এর ডকুমেন্টেশন, কাজের অনুশীলনের সাথে সম্মতি);
কর্মচারীর শ্রমের উপায় (সরঞ্জাম, অফিস সরঞ্জাম, নথিভুক্ত পদ্ধতি বা কাজের নির্দেশাবলীর প্রয়োজনীয়তার সাথে তাদের সম্মতি);
কর্মচারীর কাজে ব্যবহৃত উপকরণ (প্রযুক্তিগত প্রয়োজনীয়তার সাথে তাদের সম্মতি, নিয়ন্ত্রণ এবং পরীক্ষার অবস্থার গ্রহণযোগ্যতা)।
ভাত। 1.5। অন-সাইট অডিট প্রক্রিয়ার একটি ফ্লোচার্ট (ফ্লোচার্ট) (কোন সংস্থা, পরিষেবা, কর্মশালা, বিভাগে)।
3. কথোপকথনের বিষয় এবং ক্রম কর্মচারীকে আগেই জানিয়ে দিতে হবে।
4. সাক্ষাত্কারের জন্য পর্যাপ্ত সময় দেওয়া উচিত, এবং সেই সময় অডিটর এবং কথোপকথনকারীকে, যতদূর সম্ভব, বাইরের হস্তক্ষেপ থেকে রক্ষা করা উচিত।
5. কথোপকথনের সময়, নিরীক্ষক কথোপকথনকারীকে থামাতে পারেন, তবে শুধুমাত্র যদি তিনি বিষয়টি থেকে স্পষ্টভাবে বিভ্রান্ত হন। যাইহোক, এটি এমনভাবে করতে হবে যাতে তিনি যে তথ্য দেন তার তুচ্ছতার ছাপ না পান।
6. যদি কথোপকথনটি একবারে দুই (বা ততোধিক) নিরীক্ষক দ্বারা পরিচালিত হয়, তবে প্রশ্নগুলি প্রধানত তাদের একজনের দ্বারা জিজ্ঞাসা করা উচিত এবং অন্যটিকে নোট নেওয়া উচিত (অবশ্যই কথোপকথনের সময়, এবং তার পরে নয়)।
কথোপকথনের কৌশলের জন্য, প্রশ্ন গঠনের পদ্ধতির সঠিক পছন্দটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। টেবিলে. 1.4 নিরীক্ষকের অনুশীলনে যে ধরণের প্রশ্ন উঠতে পারে এবং তাদের গঠনের উদাহরণ প্রদান করে (এক বা অন্য ধরণের প্রশ্নের পছন্দ কথোপকথনের নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য এবং এটি যে পরিস্থিতিতে পরিচালিত হয় তার উপর নির্ভর করে);
58_এসভি। পোনোমারেভ, এসভি। মিশচেঙ্কো, ভি ইয়া। বেলোব্র্যাগিন এবং অন্যান্য "পণ্যের মানের ব্যবস্থাপনা"
টেবিল 1.4
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা অনুশীলনে যে প্রধান ধরনের প্রশ্ন উঠতে পারে প্রশ্নের ধরন এবং উদাহরণ ক্লোজড-এন্ড প্রশ্ন, যার উত্তর শুধুমাত্র “হ্যাঁ” বা “না” (“আপনি কি এই নথি (পদ্ধতি) ব্যবহার করেন আপনার কাজ? , নিশ্চিতকরণ ("আপনি কি ব্যাখ্যা করতে পারেন আপনি কি বলতে চাচ্ছেন?") অগ্রণী (রিটার্ন) প্রশ্ন যা একটি উত্তরের দিকে নিয়ে যায় বা একটি প্রস্তুত উত্তর ধারণ করে ("আপনি কি তাই মনে করেন না? আপনি স্পষ্টতই নিয়মিত বিশ্লেষণ করেন, তাই না?" ) বিকল্প প্রশ্ন, উত্তর যার দুটি বিপরীত বিকল্পের মধ্যে একটি হতে পারে ("এই অসঙ্গতির কারণ এটি বা এটি?") একটি বিবৃতি সমন্বিত ইতিবাচক প্রশ্ন ("এই ক্ষেত্রে এটি অন্যথায় হতে পারে?") যোগাযোগে অসুবিধা A প্রশ্ন যা যোগাযোগে বাধা সৃষ্টি করে ("আপনাকে কি এটি না করার জন্য সতর্ক করা হয়েছিল? আমি কি আপনাকে বলিনি যে এখানে ঠিক এটিই পাওয়া যাবে?") ব্যক্তিত্বমূলক প্রশ্ন, যার উত্তরে ব্যক্তিদের (ব্যক্তিদের) কার্যকলাপের মূল্যায়ন জড়িত ("আপনার মতে, এই অসঙ্গতির জন্য দায়ী কে? ?") মনোযোগ!
অডিটরের জন্য পছন্দের ধরনের প্রশ্নগুলো খোলামেলা এবং স্পষ্ট করে। প্রশ্ন সুপারিশ করা হয় না: বন্ধ, পরামর্শমূলক, বিকল্প, ইতিবাচক এবং যোগাযোগ করা কঠিন। ব্যক্তিত্বমূলক প্রশ্নের ধরনটি অবৈধ।
মনোযোগ!
একটি ভুল প্রশ্নের একটি উদাহরণ: "বিভাগের কি প্রয়োজনীয় উপকরণ আছে?"
সঠিক প্রশ্নগুলির একটি উদাহরণ: "কিভাবে যন্ত্রের প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ করা হয়? যন্ত্রের প্রয়োজনীয় নির্ভুলতা নির্ধারণের পদ্ধতি কী? সরঞ্জামের সময়মত ক্রমাঙ্কন (যাচাই) পদ্ধতির সাথে সম্মতির জন্য কে দায়ী?
7. সাক্ষাত্কারের সময়, নিরীক্ষকের মনে রাখা উচিত যে কথোপকথনের প্রমাণগুলিকে উদ্দেশ্য হিসাবে বিবেচনা করা যেতে পারে, যদি তারা প্রাসঙ্গিক তথ্য দ্বারা সমর্থিত হয়। অন্যথায়, তারা বিষয়গত এবং তাই বিশ্লেষণ এবং মূল্যায়নের জন্য নিরীক্ষক দ্বারা ব্যবহার করা যাবে না।
8. কথোপকথনের সময়, আপনাকে "কী", "কে", "কোথায়", "কখন", "কিভাবে" এবং "কেন" শব্দগুলি দিয়ে শুরু করে সরাসরি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা উচিত। সম্মতির প্রমাণ পাওয়ার জন্য, নিরীক্ষক জিজ্ঞাসা করতে পারেন, "আপনি কি আমাকে দেখাতে পারেন...?"
অধ্যায় 1_গুণমান ব্যবস্থাপনা সিস্টেম অডিট 59
9. কথোপকথনের সময়, আপনার এমন পরিভাষা ব্যবহার করা উচিত নয় যা কথোপকথনের কাছে বোধগম্য নয়।
10. কর্মক্ষেত্রে পরিচালিত একটি কথোপকথন ("ক্ষেত্রে") খুব দীর্ঘ হওয়া উচিত নয় যাতে কথোপকথনের নার্ভাসনেস না হয়। এমন জায়গায় (অফিস) আরও বিশদ কথোপকথন পরিচালনা করার পরামর্শ দেওয়া হয় যেখানে কথোপকথনের বিষয় থেকে মনোযোগ বিভ্রান্ত হবে না।
11. কথোপকথনের সময় চিহ্নিত অসঙ্গতিগুলি নিরীক্ষকের দ্বারা নিয়ন্ত্রক নথির অ-সম্মত আইটেম (বিভাগ) এর একটি অপরিহার্য রেফারেন্স সহ একটি অডিট শীট বা নোটবুকে রেকর্ড করা উচিত।
12. কথোপকথনের শেষে, নিরীক্ষকের প্রাপ্ত তথ্যের সংক্ষিপ্তসার করা উচিত, প্রধান (ইতিবাচক এবং নেতিবাচক) ইমপ্রেশন এবং মূল পয়েন্টগুলি তৈরি করা উচিত। অডিট শীটে অডিটর দ্বারা করা মন্তব্যগুলি কথোপকথককে পড়ার অনুমতি দেওয়া বৈধ।
13. সাক্ষাত্কারের সময় প্রাপ্ত তথ্য অন্যান্য কর্মচারীদের সাথে সাক্ষাত্কার এবং নিরীক্ষকের ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ থেকে প্রাপ্ত বিষয়ের তথ্যের সাথে তুলনা করে বিশ্লেষণ করা উচিত।
1.6.5। নিরীক্ষকের আচরণের মনোবিজ্ঞান
সামগ্রিকভাবে নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মীদের সাথে এবং এর স্বতন্ত্র কর্মচারীদের সাথে তাদের অনুভূতির সাথে সম্পর্কের প্রকৃতি নির্বিশেষে, নিরীক্ষককে অবশ্যই তাদের সাথে এমনভাবে আচরণ করতে হবে যাতে এটি নিরীক্ষার সাফল্য নিশ্চিত করে। নিরীক্ষককে এই সত্যের জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে যে নিরীক্ষিত ইউনিটে বিদ্যমান যেকোনো অভ্যন্তরীণ সমস্যা নিরীক্ষার প্রতি নেতিবাচক মনোভাব সৃষ্টি করতে পারে। কাজের প্রক্রিয়ায়, অডিটর নিজের প্রতি একটি স্পষ্টভাবে প্রতিকূল মনোভাব এবং নিরীক্ষকের ধ্বংসাত্মক আচরণের সম্মুখীন হতে পারে। তাকে অবশ্যই এর জন্য প্রস্তুত হতে হবে না, তবে এমন পদ্ধতি এবং কৌশলও থাকতে হবে যা তাকে তার পক্ষে এমন পরিস্থিতি পরিবর্তন করতে দেয়।
উপরের সাথে সম্পর্কিত, অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকদের নিরীক্ষা চলাকালীন তাদের আচরণের মনোবিজ্ঞানের উপর নিম্নলিখিত সুপারিশগুলি দেওয়া যেতে পারে:
1. প্রাথমিকভাবে, অডিটরকে একটি ইতিবাচক অডিট ফলাফলের জন্য কনফিগার করা উচিত। প্রতিবার একটি অডিট শুরু করার সময়, নিরীক্ষকের উচিত এই ধারণা থেকে এগিয়ে যাওয়া যে তার পরিদর্শনের বস্তুটি সংগঠিত এবং এটির প্রয়োজনীয়তা অনুসারে কাজ করে। এটি নির্দোষতার অনুমানের অনুরূপ, যা ফৌজদারি আইনে এই সত্যের স্বীকৃতি হিসাবে বোঝা যায় যে সন্দেহভাজন ব্যক্তিকে নির্দোষ বলে ধরে নেওয়া হয় যতক্ষণ না অন্যথায় প্রমাণিত হয়।
2. তার সমস্ত আচরণের সাথে, নিরীক্ষককে অবশ্যই নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মচারীদের কাছে প্রদর্শন করতে হবে যে তিনি বিশ্বাসযোগ্য প্রমাণ সংগ্রহ করা এবং নিরীক্ষিত বস্তুর অবস্থা সম্পর্কে একটি উদ্দেশ্যমূলক উপসংহার উপস্থাপনের প্রধান কাজটি দেখেন, এবং অসঙ্গতি সনাক্ত করতে নয়।
এই অবস্থানটি নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মীদের অংশে নিরীক্ষকের কাজের প্রতি আস্থা বাড়াতে সহায়তা করে এবং নিরীক্ষিত বস্তুর অবস্থা সম্পর্কে তথ্য উপস্থাপন করার সময় আরও বেশি খোলামেলাতা প্রদান করে।
3. নিরীক্ষক অবশ্যই নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মচারীদের বোঝাতে সক্ষম হবেন যে নিরীক্ষা ইউনিটের জন্য উপকারী। নিরীক্ষককে অবশ্যই প্রমাণ করতে হবে যে নিরীক্ষা চলাকালীন আবিষ্কৃত প্রতিটি অসঙ্গতির কারণগুলি দূর করা নিরীক্ষিত ইউনিটের কার্যকারিতা উন্নত করবে। অডিটর দ্বারা এই কাজটি যত বেশি সফলভাবে সমাধান করা হবে, নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মীদের সাথে তার মিথস্ক্রিয়া তত বেশি কার্যকর হবে।
4. নিরীক্ষার বিষয় হল গুণমান পরিচালন ব্যবস্থার কার্যকলাপ, এবং কর্মচারীরা নয় যারা এটি পরিচালনা করে। নিরীক্ষক তথ্য অনুসন্ধান করছেন, অসঙ্গতি এবং তাদের অপরাধীদের নয়। তিনি কর্মীদের ব্যক্তিগত শক্তি এবং দুর্বলতা নয়, ঘটনাগুলি বিশ্লেষণ এবং মূল্যায়ন করেন। এটি অনুসারে, অডিটরকে এন্টারপ্রাইজের নির্দিষ্ট কর্মচারীদের আচরণের আলোচনায় প্রবেশ করা উচিত নয় এবং সনাক্ত করা অসঙ্গতিগুলিতে তাদের অপরাধের মাত্রা নির্ধারণ করা উচিত নয়।
5. নিরীক্ষক অবশ্যই শুনতে সক্ষম হবেন। এটি তার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতাগুলির মধ্যে একটি, কারণ এটি কোনও কারণে নয় যে পূর্ব জ্ঞান বলে: "সত্য কথা বক্তার মুখে নয়, শ্রোতার কানে থাকে।" কথোপকথনের কথা মনোযোগ সহকারে শোনার মাধ্যমে, নিরীক্ষক কেবল তার প্রয়োজনীয় তথ্যই গ্রহণ করেন না, তবে তাকে নিজের কাছে রেখে কথোপকথনের প্রতি আত্মবিশ্বাসকে অনুপ্রাণিত করেন। এই ক্ষেত্রে, নিরীক্ষক, যেমনটি ছিল, কথোপকথককে "প্রকাশ করে" এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য গ্রহণ করে।
6. যোগাযোগের সময়, অডিটরকে কথোপকথনের বিবৃতিতে পুরোপুরি মনোনিবেশ করা উচিত। তার বোঝার সঠিকতা নিশ্চিত করার জন্য কথোপকথকের দীর্ঘ বা বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ বিবৃতিগুলি সংক্ষিপ্ত করা উচিত। এটি আপনাকে কথোপকথনের ভুল বোঝাবুঝির সাথে সম্পর্কিত ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে এবং তিনি যা বলেছেন তা নিরীক্ষকের আগ্রহের তা প্রদর্শন করতে দেয়। নিরীক্ষকের উচিত কথায় কথায় (উদাহরণস্বরূপ, উত্সাহজনক অভিব্যক্তি ব্যবহার করে: "হ্যাঁ, আমি আপনাকে বুঝতে পারছি") এবং মুখের অভিব্যক্তি এবং অঙ্গভঙ্গির ভাষায় উভয় ক্ষেত্রেই কথোপকথনের প্রতি সমর্থন প্রকাশ করা উচিত।
নিরীক্ষকের কথোপকথনের নীরবতায় ভয় পাওয়া উচিত নয়। কথোপকথককে চিন্তা করার জন্য সময় দেওয়া এবং তার তথ্যের প্রতি আগ্রহ এবং আরও শেখার প্রয়োজনীয়তার উপর জোর দেওয়ার জন্য ফলস্বরূপ বিরতি ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
7. নিরীক্ষককে অবশ্যই একটি পূর্ব-চিন্তিত পরিকল্পনা অনুযায়ী কথোপকথন (জরিপ) সঠিক দিকে নির্দেশ করতে হবে। এমন পরিস্থিতির অনুমতি দেবেন না যা বিভ্রান্ত করতে পারে। এটি করার জন্য, বহিরাগত বিষয়গুলির দ্বারা বিভ্রান্ত না হয়ে বিশেষভাবে একটি কথোপকথন পরিচালনা করা এবং সাধারণ বাক্যাংশগুলি এড়ানো ভাল। সময়ে সময়ে ছোট বিরতি নেওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয় যার সময় আপনি অপ্রাসঙ্গিক বিষয়গুলি সম্পর্কে কথা বলতে পারেন।
8. নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করার সময়, অডিটরকে কোনো মানসিক বিস্ফোরণের অনুমতি দেওয়া উচিত নয়। যে কোনও পরিস্থিতিতে, আপনার আবেগের কাছে নতি স্বীকার না করে শান্ত এবং ব্যবসার মতো থাকা উচিত। অজুহাত বা কথোপকথনের মেজাজ সহ্য করা প্রয়োজন। অধিকন্তু, আপনার পক্ষ থেকে আক্রমনাত্মকতা এড়ানো উচিত।
আপনি কথোপকথনের সাথে খোলামেলা এবং অভদ্র তর্ক করতে পারবেন না, এমনকি যদি তিনি স্পষ্টতই ভুল হন এবং তার দৃষ্টিভঙ্গির উপর জোর দিয়ে থাকেন: মনোবিজ্ঞানীরা সাক্ষ্য দেন যে একটি আবেগপূর্ণ যুক্তি কাউকে বিশ্বাস করে না, তবে যারা তর্ক করে এবং নেতৃত্ব দেয় তাদেরই বিরক্ত করে। তাদের যোগাযোগ শেষ পর্যন্ত।
9. নিরীক্ষক নিরীক্ষকের কর্মচারীদের মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করবেন না
অডিট চলাকালীন পাওয়া নেতিবাচক দিকগুলির উপর বিভাজন। পারফরম্যান্স উন্নত করার জন্য যাচাইযোগ্য প্রণোদনা থেকে বঞ্চিত না করার জন্য ইতিবাচক দিকগুলি নোট করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
10. সনাক্ত করা অসঙ্গতিগুলির তাত্পর্য মূল্যায়ন করার সময়, অডিটরকে পেশাদারদের মতামত শোনা উচিত। মূল জিনিসটি হ'ল একটি অসঙ্গতি সনাক্ত করা, এবং এর তাত্পর্য নির্ধারণ নয়। একটি সন্দেহজনক ক্ষেত্রে, সনাক্ত করা অসঙ্গতির তাত্পর্য নির্ধারণ না করেই লক্ষ করা উচিত।
11. নিরীক্ষিত কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করার সময়, নিরীক্ষকের উচিত সদিচ্ছা এবং সহযোগিতার পরিবেশ তৈরি করা। আপনার কখনই কর্মীদের সাথে আপনার স্বাধীনতা প্রদর্শন করা উচিত নয়, যা বিচ্ছিন্নতা এবং অসুস্থ ইচ্ছার কারণ হতে পারে। বিপরীতে, নিজের এবং কর্মীদের মধ্যে সাধারণ পেশাগত স্বার্থের উত্থান এবং গভীরতাকে উন্নীত করার জন্য প্রতিটি সম্ভাব্য উপায়ে প্রয়োজনীয়। মানসিকভাবে নিজেকে অডিটের জায়গায় রাখার পরামর্শ দেওয়া হয় এবং মনে রাখবেন যে খুব কম লোকই এই ভূমিকায় থাকতে পছন্দ করে।
12. নিরীক্ষকের ইচ্ছাকৃতভাবে তার পাণ্ডিত্য প্রদর্শন করা বা কথোপকথকের পরীক্ষা (দক্ষতা পরীক্ষা) করা উচিত নয়। কথোপকথনের বিবৃতিগুলির মূল্যায়ন করা অগ্রহণযোগ্য, যেমন: "সর্বশেষে, এটি নিছক মূর্খতা" বা এই জাতীয় স্পষ্ট বিবৃতি দেওয়া যেমন: "সবাই এটা জানে," "না, পরিস্থিতি সম্পূর্ণ আলাদা।"
এই ধরনের আচরণ কথোপকথনকে "দমন" করতে এবং নিরীক্ষকের প্রয়োজনীয় তথ্য "পাওয়ার" জন্য তাকে "বন্ধ" করতে সক্ষম।
কথোপকথনের ভ্রান্ত রায়ের প্রতি একজন মৃদু নিরীক্ষকের প্রতিক্রিয়া অগ্রাধিকারযোগ্য, উদাহরণস্বরূপ: "আমি বিশ্বাস করি যে সমস্যাটি সম্পর্কে আপনার উপলব্ধি সম্পূর্ণ সঠিক নয়" বা "আসুন নিম্নলিখিত উপায়ে সমস্যাটি দেখি।"
কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অডিট
13. নিরীক্ষকের উচিত তার কথোপকথনকারীদের সঠিক সমাধান খুঁজতে উত্সাহিত করা। এটি করা ভুলগুলি পরিষ্কার করে অর্জন করা হয়। এইভাবে, নিরীক্ষক কেবল তাদের দৃষ্টিতে তার কর্তৃত্ব বাড়ায় না, তবে থিসিসটি নিশ্চিত করে যে নিরীক্ষা নিরীক্ষিত ইউনিটের জন্য উপকারী। যদি নিরীক্ষক কোনো বিরোধ এড়াতে না পারেন, তাহলে তাকে শান্ত থাকা উচিত এবং তার বিচারের পেশাদার জ্ঞান এবং সুনিশ্চিততা প্রদর্শন করা উচিত।
14 নিরীক্ষককে অবশ্যই বিশ্বাসযোগ্য সবকিছু চিনতে হবে এবং অনুমোদন করতে হবে। নিরীক্ষকের মূল্যায়নের বস্তুনিষ্ঠতার উপর সন্দেহ, সন্দেহ প্রাধান্য দেওয়া উচিত নয়। সমস্ত ক্ষেত্রে যেখানে, উদাহরণস্বরূপ, অনানুষ্ঠানিক পদ্ধতির কার্যকারিতা নিরীক্ষক দ্বারা নির্ধারিত হয়, সেগুলিকে অনুমোদিত এবং যথাযথ ডকুমেন্টেশনের জন্য সুপারিশ করা উচিত। একই সময়ে, এটি যুক্তিযুক্ত যে নিরীক্ষকের একটি ইতিবাচক মূল্যায়ন সর্বজনীনভাবে করা হবে, উদাহরণস্বরূপ, চূড়ান্ত সভায়। নিরীক্ষকের প্রশংসায় কৃপণ হওয়া উচিত নয়।
15. নিরীক্ষকের কঠোর মন্তব্য এবং মূল্যায়ন এড়ানো উচিত। মন্তব্য যেমন: "আমি আপনার জমা দেওয়া সমস্ত নকশা নথি যত্ন সহকারে অধ্যয়ন করেছি, কিন্তু সেগুলিতে এমন একটি নথি খুঁজে পাইনি যা প্রকল্পের গুণমান মূল্যায়নের মানদণ্ডকে প্রতিফলিত করবে৷ আমি আপনাকে এই মানদণ্ডগুলি বিকাশ এবং নথিভুক্ত করতে বলি।" কথোপকথনকে জটিল করে এমন শব্দ এড়ানো উচিত। উদাহরণস্বরূপ, "আমি মনে করি ..." এর পরিবর্তে জিজ্ঞাসা করা যুক্তিযুক্ত: "আপনি এটি খুঁজে পাচ্ছেন না ..." বা "এখন আমি অবশেষে আপনাকে প্রমাণ করব ..." এর পরিবর্তে বলা ভাল: " এখন আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে ... »
16.5 নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মীদের সাথে যোগাযোগের সময়, নিরীক্ষকের সমালোচনামূলক মন্তব্য এবং পরামর্শ এড়ানো উচিত, যার বাস্তবায়ন ইউনিটের কাজে গুরুতর পরিবর্তন আনতে পারে। এই ধরনের মন্তব্য ও পরামর্শ ইউনিট প্রধানের সাথে সমাপনী সভায় আলোচনা করা যেতে পারে।
17. নিরীক্ষককে নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মীদের বিভিন্ন কৌশলের জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে, যার ফলে সময় নষ্ট হয় এবং নিরীক্ষকের মুখোমুখি কাজগুলির সমাধান থেকে বিভ্রান্তি ঘটে। এটি বিমূর্ত বিষয়গুলিতে কথোপকথনে নিরীক্ষককে জড়িত করার প্রচেষ্টায় প্রকাশ করা যেতে পারে, নিরীক্ষককে একটি কথোপকথন বা প্রয়োজনীয় নথি উপস্থাপনের জন্য কর্মচারীদের আগমনের জন্য অপেক্ষা করান, অডিট শুরুর আগে বিষয়গুলির অবস্থাকে অলঙ্কৃত করা ইত্যাদি।
18. নিরীক্ষিত ইউনিটের কর্মচারীদের পক্ষ থেকে নিরীক্ষকের প্রতি প্রকাশ্য বিরোধিতা বা ব্যক্তিগত শত্রুতার ক্ষেত্রে, নিরীক্ষককে অবশ্যই প্রধান নিরীক্ষক বা মানসম্পন্ন পরিষেবা প্রধানকে এ সম্পর্কে অবহিত করতে হবে।
এই ধরনের তথ্য পাওয়ার পর, প্রধান নিরীক্ষককে অবশ্যই ব্যবস্থা নিতে হবে যাতে অন্য অডিটর দ্বারা হলেও অডিট সম্পূর্ণ হয়।