Finishing. Dodaci. Repair. Instalacija. Izbor. otvaranje
ELS "Lan" obavještava da su za septembar 2019. godine ažurirane tematske zbirke dostupne našem univerzitetu u ELS "Lan":
Inženjerske i tehničke nauke - Izdavačka kuća "Lan" - 20
Nadamo se da će nova zbirka literature biti od koristi u obrazovnom procesu.
Testirajte pristup kolekciji "FireBook" u ELS "Lan"
Detalji Objavljeno 01.10.2019Dragi čitaoci! Naš univerzitet je od 01.10.2019. do 31.10.2019. godine dobio besplatan probni pristup novoj izdavačkoj kolekciji u Lan ELS-u:
"Inženjerske i tehničke nauke" izdavačke kuće PozhKniga.
Izdavačka kuća PozhKniga je nezavisna jedinica Univerziteta za integrisane bezbednosne sisteme i inženjering (Moskva). Specijalizacija izdavačke kuće: priprema i izdavanje obrazovne i referentne literature o zaštiti od požara (bezbednost preduzeća, regulatorna i tehnička podrška za zaposlene u integrisanom sistemu bezbednosti, požarni nadzor, protivpožarna oprema).
Uspješan završetak izdavanja literature!
Detalji Objavljeno 26.09.2019Dragi čitaoci! Sa zadovoljstvom Vas obavještavamo o uspješnom završetku izdavanja literature studentima prve godine. Čitaonica otvorenog pristupa broj 1 od 1. oktobra radiće po uobičajenom rasporedu od 10 do 19 časova.
Od 1. oktobra studenti koji nisu dobili literaturu sa svojim grupama pozivaju se na odeljenja za nastavnu literaturu (kabine 1239, 1248) i odeljenje društveno-ekonomske literature (kabina 5512) da dobiju potrebnu literaturu u skladu sa utvrđenim pravilima. za korišćenje biblioteke.
Fotografisanje za bibliotečke karte vrši se u čitaonici broj 1 po rasporedu: utorak, četvrtak od 13:00 do 18:30 (pauza od 15:00 do 16:30).
27. septembar - sanitarni dan (potpisuje se obilazni list).
Izdavanje bibliotečkih kartica
Detalji objavljeno 19.09.2019Dragi studenti i osoblje univerziteta! 20.09.2019 i 23.09.2019 od 11:00 do 16:00 (pauza od 14:20 do 14:40) pozivamo sve, uklj. studenti prve godine koji nisu imali vremena da se slikaju sa svojim grupama, da izdaju bibliotečku kartu u čitaonicu br. 1 biblioteke (soba 1201).
Od 24.09.2019. nastavlja se fotografisanje za bibliotečke karte po uobičajenom rasporedu: utorak i četvrtak od 13:00 do 18:30 (pauza od 15:00 do 16:30).
Za izdavanje bibliotečke karte sa sobom morate imati: studente - produženu studentsku kartu, zaposleni - fakultetsku propusnicu ili pasoš.
Nakon implementacije sistema menadžmenta, menadžment organizacije treba da se zainteresuje za to kako funkcioniše, gde se javljaju kvarovi u sistemu i proceni njegovu efikasnost. Rezultati internih revizija pružaju ovu vrstu informacija za analizu od strane menadžmenta organizacije, što vam omogućava da razvijete korektivne akcije i identifikujete mogućnosti za poboljšanje, kako pojedinačnih procesa, tako i sistema u cjelini.
Svrha internih revizija je da se potvrdi da li sistem upravljanja:
a) ispunjava uslove.
b) efektivno implementiran i održavan u radnom stanju.
Dakle, predmet interne revizije je čitav sistem upravljanja, a ne aktivnosti pojedinih zaposlenih u organizaciji.
Revizijski principi čine reviziju djelotvornom i pouzdanom metodom održavanja politika upravljanja i kontrole, pružajući informacije na osnovu kojih organizacija može poboljšati svoj učinak, te su preduslov za objektivne zaključke revizije. Principi provođenja revizije uključuju:
a) etičko ponašanje je osnova profesionalizma.
Odgovornost, nepotkupljivost, sposobnost čuvanja tajni i razboritost su neophodni u reviziji;
b) pošteno predstavljanje – obaveza podnošenja istinitih i tačnih izvještaja. Nalazi revizije, revizorski izvještaji i zapisi odražavaju istinito i tačno revizijske aktivnosti. Neriješeni problemi ili neslaganja između revizorskog tima i revidirane organizacije odražavaju se u izvještajima (aktima).
c) profesionalna opreznost (due professional care) - marljivost i sposobnost donošenja ispravnih odluka prilikom obavljanja revizije.
d) nezavisnost (nezavisnost) - osnova nepristrasnosti i objektivnosti zaključaka o rezultatima revizije. Revizori su nezavisni u svojim aktivnostima i oslobođeni predrasuda i sukoba interesa.
g) pristup zasnovan na dokazima je razumna osnova za donošenje pouzdanih i ponovljivih zaključaka revizije u sistematskom procesu revizije. Revizijski dokazi se zasnivaju na uzorcima postojećih informacija, budući da se revizija provodi u ograničenom vremenskom periodu i sa ograničenim resursima. Odgovarajuća upotreba uzorkovanja usko je povezana sa kredibilitetom sa kojim su dati zaključci revizije.
U zavisnosti od veličine, vrste aktivnosti i složenosti organizacije koja se revidira, program revizije može uključivati jednu ili više revizija. Ove revizije mogu imati različite ciljeve i mogu uključivati zajedničke ili integrisane revizije. Program revizije takođe uključuje aktivnosti neophodne za planiranje i organizovanje broja i vrste revizija i obezbeđivanje resursa neophodnih za efektivno i efikasno sprovođenje revizija u datom vremenskom okviru. Organizacija može imati nekoliko programa revizije. Najviše rukovodstvo organizacije treba da obezbijedi ovlaštenje za upravljanje programom revizije. Dijagram procesa upravljanja programom revizije prikazan je na slici 1.
Istovremeno, potrebno je posebnu pažnju posvetiti podjeli odgovornosti, obezbjeđivanju dodatnih resursa. Revizorski timovi bi trebali imati dodatne kompetencije i procedure. Ova pitanja se moraju dogovoriti prije početka revizije.
Slika 1 - Redoslijed kontrolnih procesa
program revizije
Dio programa revizije su smjernice za planiranje i provođenje revizija.
1. Organizacija revizije. Oni koji su odgovorni za upravljanje programom revizije trebaju odrediti specifičnog vođu revizorskog tima. Prilikom obavljanja zajedničke revizije važno je postići dogovor između revizorskih organizacija u vezi sa odgovornostima svake organizacije, a posebno u pogledu ovlaštenja vođe revizorskog tima koji je dodijeljen reviziji prije početka revizije.
Za svaku reviziju moraju biti definisani ciljevi, obim i kriterijumi u okviru programa revizije.
Ciljevi revizije uključuju:
a) utvrđivanje stepena do kojeg su sistem upravljanja subjekta revizije, ili njegovi dijelovi, usklađeni sa kriterijumima revizije;
b) ocjenjivanje sposobnosti sistema upravljanja da ispuni zakonske, regulatorne i ugovorne zahtjeve;
c) ocjenjivanje efektivnosti sistema upravljanja za postizanje specifičnih ciljeva;
d) identifikaciju oblasti za potencijalno poboljšanje sistema upravljanja.
Prilikom obavljanja revizije treba uzeti u obzir sljedeće faktore:
— dovoljnost i dostupnost potrebnih informacija za planiranje revizije;
— adekvatnu saradnju sa subjektom revizije;
— Dostupnost vremena i potrebnih resursa.
2. Analiza dokumenta.
Prije početka aktivnosti revizije na licu mjesta, dokumenti subjekta revizije, dokumenti sistema upravljanja, zapisi i izvještaji iz prethodnih revizija se pregledavaju kako bi se utvrdilo da li je sistem u skladu sa revizorskim dokumentima i kriterijumima. Pregled treba da uzme u obzir veličinu, vrstu aktivnosti i složenost organizacije, kao i ciljeve i obim revizije.
Ako se utvrdi da je dokumentacija neadekvatna, vođa revizorskog tima treba da obavijesti klijenta revizije, one koji su odgovorni za upravljanje programom revizije i subjekta revizije. Mora se donijeti odluka o nastavku ili obustavi revizije dok se ne riješe problemi sa dokumentacijom.
3. Priprema za reviziju na licu mjesta».
Vođa revizorskog tima treba da pripremi plan revizije za dogovor sa klijentom revizije, revizorskim timom i subjektom revizije. Na osnovu plana utvrđuju se rokovi za izvođenje pojedinih radova predviđenih planom. Plan revizije treba da odražava obim i nivo složenosti revizije, u zavisnosti, na primjer, od toga da li se radi o početnoj ili naknadnoj reviziji, internoj ili eksternoj reviziji. Plan revizije treba da bude dovoljno fleksibilan da omogući izmene po potrebi, na primer u obimu revizije, kako se revizija na licu mesta odvija. Plan revizije treba da sadrži:
a) ciljeve revizije;
b) kriterijume revizije i referentne dokumente;
c) obim revizije, uključujući identifikaciju organizacionih i funkcionalnih jedinica i procesa koji će biti predmet revizije;
d) datume i mjesta revizije;
e) očekivano vrijeme i trajanje revizije na licu mjesta, uključujući sastanke sa rukovodstvom subjekta revizije i sastanke revizorskog tima;
f) uloge i odgovornosti članova revizorskog tima i pratećih osoba;
g) alokaciju odgovarajućih resursa na "kritična područja" revizije.
Plan treba pregledati, prihvatiti klijent revizije i predstaviti subjektu revizije prije početka revizije na licu mjesta.
Sve primjedbe subjekta revizije treba riješiti sa vođom revizorskog tima i klijentom revizije. Svaki revidirani plan revizije treba da bude dogovoren sa zainteresovanim stranama.
4. Provođenje revizije „na licu mjesta“.».
Preliminarni sastanak se održava sa rukovodstvom revidirane organizacije ili, gde je moguće, sa onima koji su odgovorni za jedinice ili procese revidirane. Svrha prethodnog sastanka:
a) potvrda plana revizije;
b) pružanje sažetka plana izvršenja revizije;
c) potvrda kanala razmjene informacija;
d) pružanje mogućnosti subjektu revizije da postavlja pitanja.
Revizijski dokazi se zasnivaju na uzorcima relevantnih podataka. Dakle, postoji element nesigurnosti u obavljanju revizije, a revizorski zaključci treba da uzmu ovu nesigurnost u obzir. Slika 2 daje dijagram toka procesa od prikupljanja informacija do dobijanja revizorskog mišljenja.
Slika 2 – Dijagram toka procesa – od prikupljanja informacija do dobijanja zaključaka o rezultatima revizije
Da bi se izveli revizijski zaključci, revizijski dokazi moraju se uporediti sa revizorskim kriterijima. Nalazi revizije ukazuju na usklađenost ili neusklađenost sa kriterijumima revizije. Ako je tako utvrđeno ciljevima revizije, nalazi revizije mogu identifikovati mogućnosti za poboljšanje. Revizorski tim, ako je potrebno, treba da se sastane da pregleda nalaze revizije u određenim fazama tokom revizije.
Usklađenost sa kriterijumima revizije treba sumirati navođenjem lokacija, odjela ili procesa koji su bili revidirani. Ako to zahtijeva plan revizije, pojedinačni revizorski nalazi o usklađenosti i prateći dokazi također bi trebali biti zabilježeni.
Neusaglašenosti i prateći revizijski dokazi treba da budu evidentirani i klasifikovani (rangirani).
Revizorski tim mora učiniti sljedeće prije završnog sastanka:
a) pregledaju nalaze revizije i druge relevantne informacije prikupljene tokom revizije u pogledu relevantnosti za ciljeve revizije;
b) dogovaraju se o zaključcima revizije, uzimajući u obzir neizvjesnost svojstvenu procesu revizije;
c) priprema preporuke, ako to zahtijevaju ciljevi revizije;
d) raspravlja o radnjama koje treba preduzeti kao rezultat revizije, ako su uključene u plan revizije.
Svrha završnog sastanka je predstavljanje nalaza i zaključaka o reviziji na način da ih subjekt revizije prepozna, a po potrebi je dogovoren i termin dostave plana korektivnog i preventivnog djelovanja.
5. Priprema, odobravanje i distribucija revizorskog izvještaja (akata). Rukovodilac revizorskog tima odgovoran je za pripremu i sadržaj izvještaja (akta) o reviziji. Revizorski izvještaj (akt) mora sadržavati potpunu, tačnu, sažetu i razumljivu evidenciju revizije.
Revizorski izvještaj (akt) je vlasništvo klijenta revizije. Članovi revizorskog tima i svi koji dobiju revizorski izvještaj (akt) moraju poštovati zahtjeve povjerljivosti za sadržaj izvještaja (akta).
6. Završetak revizije.
Revizija se smatra obavljenom ako su obavljeni svi postupci predviđeni planom revizije i dostavljen odobreni revizorski izvještaj (akt).
Dokumente relevantne za reviziju treba zadržati ili uništiti dogovorom uključenih strana, u skladu sa procedurama programa revizije, dogovorom između strana iu skladu sa važećim zakonima, propisima i ugovornim zahtjevima.
7. Radnje po rezultatima revizije .
Nalazi revizije mogu ukazivati na potrebu za korektivnim, preventivnim ili, ako je potrebno, mjerama za poboljšanje. Naknadne radnje se ne smatraju dijelom revizije, a o tome da li će se izvršiti u dogovorenom roku obično odlučuje subjekt revizije, koji klijenta revizije treba da obavještava o statusu ovih radnji.
Završetak i djelotvornost korektivnih radnji će se provjeriti. Verifikacija može biti dio naknadne revizije.
Dakle, revizor bi trebao znati i biti sposoban primijeniti principe, procedure i metode revizije. Za sisteme upravljanja revizijom, interni revizor mora imati dobro znanje i razumijevanje: terminologije u oblasti koja se revidira; zahtjeve relevantnog standarda (MS ISO 9001, MS ISO 14001. Biti sposoban efikasno planirati i organizirati rad. Procijeniti faktore koji mogu uticati na pouzdanost zapažanja i zaključaka na osnovu rezultata revizije; koristiti kontrolne liste, planove rada i obrasce evidentirati revizijske aktivnosti, osigurati povjerljivost i sigurnost informacija.
Revizija se obavlja u sljedećem redoslijedu:
Iniciranje tima (imenovanje vođe tima; definisanje svrhe, obima i kriterijuma revizije; formiranje revizorskog tima; početni kontakt sa subjektom revizije);
Analiza dokumenata sistema upravljanja i utvrđivanje njihove adekvatnosti;
Priprema za reviziju (planiranje; definisanje zadataka
za članove grupe; priprema radne dokumentacije);
Izvođenje revizije "na licu mjesta" (preliminarni sastanak; prikupljanje i provjera podataka; primanje zapažanja revizije; završni sastanak);
Završetak revizije, izvršenje dosijea revizije (čuvanje dokumenata);
Naredne revizije, ako je potrebno.
Oni koji su odgovorni za upravljanje programom revizije trebaju imenovati vođu revizorskog tima. Ovo treba uzeti u obzir njegovu kompetentnost i sposobnost da osigura implementaciju ciljeva revizije.
Ciljeve revizije određuje njen klijent, odnosno organizacija koja treba da izvrši eksternu ili internu reviziju. Ciljevi revizije treba da uključuju:
a) utvrđivanje stepena do kojeg su sistem upravljanja subjekta revizije, ili njegovi dijelovi, usklađeni sa kriterijumima revizije;
b) ocjenjivanje sposobnosti sistema upravljanja da ispuni ugovorne i regulatorne zahtjeve;
c) ocjenjivanje efektivnosti sistema upravljanja u odnosu na postizanje specifičnih ciljeva;
d) identifikovanje oblasti za potencijalno poboljšanje sistema
menadžment.
Obim i kriterijume revizije određuju organizacija koja je naručila reviziju i vođa revizorskog tima. Sve naknadne promjene ciljeva revizije, opsega ili kriterija trebaju biti dogovorene s organizacijom klijenta i vođom revizorskog tima.
Zadatak utvrđivanja izvodljivosti revizije je u velikoj mjeri vezan za praksu provođenja eksterne revizije. To ne znači da za interne revizije nije potrebno utvrditi mogućnost njihovog sprovođenja. Ova mogućnost se utvrđuje uzimajući u obzir sljedeće faktore:
a) količinu podataka i relevantnih informacija potrebnih za planiranje revizije;
b) adekvatnu saradnju subjekta revizije;
c) dostupnost vremena i resursa.
U slučaju internih revizija, pitanja izvodljivosti revizije obično rješava sama organizacija.
Nakon potvrde mogućnosti revizije potrebno je formira revizorski tim. Reviziju može obaviti jedan revizor. U ovom slučaju on obavlja sve dužnosti vođe tima.
Prilikom određivanja veličine i sastava revizorskog tima, treba uzeti u obzir sljedeće:
a) ciljeve, obim i kriterijume revizije;
b) kompetentnost revizorskog tima za postizanje ciljeva;
c) zahtjeve sertifikacionih tijela;
d) zahtjeve za osiguranje nezavisnosti revizorskog tima od revidirane aktivnosti (kako bi se izbjegao sukob interesa);
e) mogućnost zajedničkog efikasnog rada grupe na
revizija i subjekt revizije.
Da biste osigurali kompetentnost revizorskog tima, odredite koja znanja i vještine su potrebna za postizanje ciljeva revizije, a zatim odaberite članove tima sa potrebnim znanjem i vještinama. Kako bi se timu pružila stručnost, tehnički stručnjaci mogu biti uključeni i trebali bi raditi pod vodstvom revizora. Klijent i subjekt revizije imaju pravo da na razumnoj osnovi zahtijevaju zamjenu članova tima. U slučaju interne revizije, ova pitanja se rješavaju unutar organizacije.
Kako bi se osigurala najefikasnija revizija kvaliteta, ISO 19011:2002 preporučuje da vođa revizorskog tima uspostavi preliminarni kontakt sa revidiranom organizacijom. Svrhe preliminarnog kontakta:
a) izvršenje ugovora o reviziji;
b) definisanje kanala razmjene informacija;
c) pružanje informacija u vezi sa rasporedom revizije, i
sastav revizorskog tima;
d) omogućavanje pristupa relevantnim dokumentima, uključujući evidenciju, za njihovu naknadnu evaluaciju;
e) definisanje sigurnosnih pravila;
e) postizanje zajedničkog dogovora o potrebi da se timu za reviziju osiguraju lica u pratnji.
Treba napomenuti da je ovo pitanje relevantno i za internu reviziju. Proces pripreme za reviziju treba da obuhvati prethodno upoznavanje sa prirodom rada u revidiranoj jedinici i uspostavljanje potrebnih poslovnih kontakata.
U cilju dobijanja potpune informacije o spremnosti organizacije za reviziju, rukovodilac revizorskog tima prethodno analizira dokumentaciju sistemi upravljanja i evidencije, uključujući izvještaje sa prethodnih revizija.
Ukoliko se kao rezultat pregleda utvrdi da dokumentacija sistema upravljanja ne ispunjava obim revizije ili utvrđene kriterije, o tome treba obavijestiti naručitelja, revidiranu organizaciju i lice odgovorno za upravljanje programom revizije. . U tom slučaju se zaustavlja dalje trošenje resursa na reviziju dok se sva nastala pitanja ne riješe na zadovoljavajući način.
Što se tiče interne revizije, preliminarni pregled dokumentacije će povećati efikasnost revizije i identifikovati dodatne mogućnosti za unapređenje sistema.
Vođa revizorskog tima treba da se pripremi plan revizije, koji se prezentira subjektu revizije prije početka revizije.
Nivo detalja plana može se razlikovati za eksternu i internu reviziju, kao i u zavisnosti od obima revizije.
Plan revizije treba da sadrži sljedeće:
a) ciljeve revizije;
b) kriterijume revizije i referentne dokumente;
c) obim revizije;
d) datum i mjesto revizije;
e) uloga i odgovornosti članova revizorskog tima i pratećih osoba.
Plan revizije može sadržavati smjernice u vezi sa sadržajem izvještaja o reviziji, metodama za klasifikaciju neusaglašenosti, očekivanim datumom objavljivanja izvještaja i povjerljivošću primljenih informacija.
Ukoliko reviziju sprovodi grupa od više lica, preporučljivo je postići efektivnost revizije dodijeliti odgovornosti među članovima revizorskog tima. O ovom pitanju odlučuje vođa grupe. Članovi revizorskog tima treba da pregledaju sve informacije relevantne za njihove odgovornosti i pripreme radne dokumente neophodne da budu produktivni tokom procesa revizije.
Radna dokumenta pripremljeni od strane revizorskog tima unaprijed i korišteni kao referentni materijali i/ili zapisnici. Radni papiri uključuju:
a) kontrolni listovi, planovi uzorkovanja;
b) obrasci za popunjavanje podataka, dokaza, zapažanja
i zapisnik sa sastanka.
Kontrolna lista - unapred sastavljena sistematizovana lista pitanja, čiji će odgovori omogućiti revizoru da tokom revizije dobije potrebne informacije o stepenu usklađenosti stanja objekta verifikacije sa utvrđenim zahtevima. Pitanja trebaju biti jasno formulirana kako bi revizor mogao dobiti što je više moguće informacija.
Kontrolna lista može biti jedan od revizorovih najkorisnijih alata, ali samo ako je dobro pripremljena i prilagođena specifičnoj situaciji u kojoj će se koristiti. Svrha kontrolne liste je podsjetiti revizora na informacije koje mora dobiti i činjenice koje mora provjeriti.
Revizor treba da bude u mogućnosti da zapiše primljene odgovore (za to treba obezbediti odgovarajuće polje u listu).
Treba zabilježiti pojedinosti o osobama koje se intervjuišu, dokumentaciji i opremi koja se provjerava, kao i svaki relevantan komentar. Dakle, kontrolne liste postaju revizijski zapisi. Druga svrha kontrolne liste je da pomogne u upravljanju vremenom. Koristeći kontrolnu listu, revizor će planirati svoje sljedeće korake kako bi reviziju završio na vrijeme.
Upotreba kontrolnih lista i gotovih obrazaca ne bi trebalo da ograničava polje aktivnosti revizora. ISO 19011:2002 sadrži posebne smjernice o ovoj temi.
Radnu dokumentaciju i evidenciju treba čuvati do završetka revizije. Članovi revizorskog tima moraju poštovati pravila za čuvanje dokumenata koji sadrže povjerljive informacije.
Revizija počinje od pre sastanka, koju sprovodi vođa revizorskog tima. ISO 19011:2002 sadrži sljedeće preporuke za održavanje uvodnog sastanka:
a) predstaviti članove tima, navodeći njihovu ulogu u reviziji;
b) potvrdi ciljeve, obim i kriterijume revizije;
c) potvrdi raspored rada revizije, datum i
vrijeme završnog sastanka;
d) upoznati sa metodama i procedurama revizije, informisati organizaciju da će biti dokazi revizije
uzorak podataka i stoga će revizija
postoji element neizvjesnosti;
e) potvrditi da će subjekt revizije biti obaviješten o napretku revizije u vrijeme revizije;
e) upoznati sa metodama izvještavanja, uključujući klasifikaciju neusaglašenosti;
g) saopštiti uslove pod kojima revizija može
biti prekinut;
h) potvrditi politiku privatnosti;
j) informiše o sistemu žalbi na osnovu rezultata revizije.
Treba napomenuti da se u odnosu na internu reviziju dnevni red preliminarnog sastanka može značajno pojednostaviti i nije tako formalan kao u slučaju eksterne revizije.
Revizorski tim bi trebao periodično komunicirati tokom revizije. U tu svrhu se održavaju sastanci. Ako se u toku revizije pribave dokazi koji ukazuju na to da se ciljevi revizije ne mogu postići, vođa tima treba da izvijesti subjekta revizije o razlozima za to kako bi se poduzele dalje radnje. Konkretno, plan revizije se može revidirati, ciljevi i/ili obim revizije mogu biti promijenjeni.
U radu revizorskog tima može, po dogovoru, učestvovati posmatrači. IN U cilju koordinacije i poboljšanja efikasnosti revizorskog tima, preporučljivo je imenovati lica u pratnji revidirane organizacije. Naravno, ovo se odnosi samo na eksterne revizije. Interni revizori, kao zaposleni u organizaciji, rade bez pratnje. Istovremeno, interni revizori koji dobro poznaju svoju organizaciju i njen sistem upravljanja su najpogodniji za ulogu održavatelja.
Pratnja bi trebala pomoći revizorskom timu i djelovati prema zahtjevu vođe tima. Njihove odgovornosti uključuju:
a) uspostavljanje kontakata i određivanje vremena za intervjue sa
osoblje revidirane organizacije;
b) obezbjeđivanje posjeta određenim područjima organizacije;
c) osiguranje sigurnosti i upoznavanje revizorskog tima sa sigurnosnim pravilima.
Međutim, posmatrači i pratnja nisu dio revizorskog tima i ne bi trebali utjecati na provođenje revizije.
Prikupljanje i provjera informacija- jedna od glavnih faza revizije. Revizor može koristiti sljedeće metode prikupljanja informacija:
a) ankete;
b) aktivnosti praćenja;
c) analiza dokumenata.
Jedna metoda koju je korisno koristiti tokom revizije je sljedeća. To znači praćenje toka rada u svim oblastima za koje je nadležna revidirana strukturna jedinica. Međutim, sljedeću metodu ne treba koristiti izolovano. Mora se voditi računa da se osigura da fokus na pojedinačne procese i funkcije ne umanji cjelokupno promatranje aktivnosti unutar jedinice koja se revidira.
Prikupljene i provjerene informacije čine revizijski dokaz. Treba imati na umu da se revizijski dokazi zasnivaju na uzorcima podataka, tako da pri obavljanju revizije, opet, uvijek postoji element nesigurnosti. Zaključci revizije trebaju uzeti u obzir ovu nesigurnost.
Procjena prikupljenih dokaza u odnosu na kriterije revizije vam omogućava da dobijete zapažanja revizije. Pošto zapažanja mogu ukazivati na usklađenost ili neusklađenost sa kriterijumima revizije, mogu se klasifikovati.
Za registraciju neusaglašenosti koriste se protokoli (akti, izvještaji) o neusklađenostima.
Izvještaj o neusklađenosti mora sadržavati:
a) vrijeme i mjesto otkrivanja neusaglašenosti;
c) klasifikacija neusaglašenosti;
Predstavnici revidirane organizacije treba da analiziraju neslaganja. Da bi NC analiza bila efikasna, NC protokol treba da ima:
a) naslov i jedinstveni broj;
b) polje za revizora za evidentiranje sadržaja neusaglašenosti i upućivanje na dokumente sistema upravljanja;
c) polje za osobu koja se provjerava da upiše potrebu
poduzeti korektivne mjere i predviđeni datum
njegovu implementaciju;
d) polje za revizora da potvrdi da je korektiv
akcija je sprovedena i efikasna.
Treba napomenuti da svaka neusklađenost mora imati svoj protokol.
Protokol revizora mora sadržavati:
a) zapažanje kojem treba svjedočiti
provjerljivo;
c) klasifikacija neusaglašenosti.
Neusaglašenost treba da se odnosi samo na jedan član standarda – najprikladniji.
Da biste poboljšali efektivnost revizije i identifikovali načine za dalje unapređenje sistema upravljanja, uvek treba da popunite okvir o sprovođenju korektivnih (preventivnih) radnji.
Standard ISO 19011:2002 ne reguliše posebne oblike dokumenata koji se popunjavaju tokom procesa revizije. Ovo pitanje je prepušteno diskreciji organizacija - korisnika standarda.
Ukoliko se tokom revizije utvrde neusaglašenosti, važno je da se one na vrijeme uzmu u obzir i usaglase sa svim zainteresovanim stranama. Revizorski tim prije završnog sastanka treba da se pripremi zaključak o rezultatima revizije,šta je potrebno za:
a) pregledati nalaze revizije radi usklađenosti sa
ciljevi i kriterijumi;
b) saglasiti revizorski zaključak;
d) razgovarati o potrebi za naknadnim revizijama.
Završni sastanak sprovedeno pod predsjedavanjem vođe revizorskog tima. Na njemu se rukovodstvu revidirane organizacije predstavlja zaključak o rezultatima revizije. Neophodno je osigurati da se zapažanja iznesena od strane revizora razumiju i prepoznaju kao provjerljiva.
Završni sastanak je zvaničan u slučaju eksterne revizije. Uz internu reviziju, njen dnevni red se može značajno pojednostaviti.
Odgovornost za tačnost, potpunost i pouzdanost završni izvještaj revizije nosi vođa revizorskog tima. Ukoliko se poštuje redoslijed neposrednog izvještavanja, utvrđuje se da su adekvatnost revizije, brzina i tačnost izvršenja korektivnih radnji značajno povećane.
Prilikom pripreme revizorskog izvještaja, treba imati na umu da on treba odražavati samo činjenice i biti:
a) razumljivo osobama za koje je sastavljen;
b) tačan, a njegove izjave - potkrijepljene, reference - tačne;
c) dogovoreno sa svim zainteresovanim stranama.
Izveštaj ne treba da sadrži manje nedostatke koji su identifikovani i ispravljeni tokom revizije (informacije o tim nedostacima treba da se čuvaju u evidenciji revizora u slučaju ponovljenih revizija).
Ako to zahtijevaju ciljevi revizije, izvještaj uključuje preporuke za poboljšanja identifikovane od strane revizora tokom revizije.
Izvještaj o reviziji završen u dogovorenim rokovima odobreno I poslao primaoce koje je odredio klijent revizije. Treba imati na umu da je izvještaj vlasništvo kupca, stoga se moraju poštovati neophodni zahtjevi za povjerljivost. Dostavom odobrenog izvještaja revizija se smatra završenom.
Korektivne i preventivne radnje preduzete kao rezultat revizije ne smatraju se dijelom revizije i poduzimaju se od strane subjekta revizije u dogovorenom roku.
Nakon što je revizija završena, vrše se inspekcije koje se ne smatraju dijelom revizije osim ako nisu uključene u plan revizije.
Kompetencija revizora
Kvalitet obavljene revizije u velikoj mjeri zavisi od kompetentnosti revizora. Revizor mora imati određena znanja i vještine. Pored toga, veoma je važno da osobe koje vrše revizije imaju određene lične kvalitete. Standard ISO 19011:2002 reguliše niz zahtjeva za kriterije kompetentnosti revizora, koji uključuju: obrazovanje, radno iskustvo, obuku, revizorsko iskustvo.
Revizori sistema upravljanja kvalitetom i zaštite životne sredine mora znati:
a) metodologiju za provođenje revizije u cilju njene primjene
na razne revizije;
b) dokumente sistema upravljanja i referentne (referentne) dokumente kako bi mogli da pokriju obim revizije i primenjuju kriterijume revizije;
c) organizacionu strukturu kompanije kako bi se razumjele funkcije organizacije koja se revidira;
d) zahtjeve zakonskih akata i regulatornih dokumenata za revidiranu organizaciju.
Revizori sistema upravljanja kvalitetom i životnom sredinom bi trebali imati posebna znanja i vještine. To uključuje:
a) principi upravljanja kvalitetom i njihova primjena;
b) poznavanje procesa i praksi u industriji koja se revidira.
c) metode upravljanja životnom sredinom;
d) poznavanje nauke o zaštiti životne sredine;
e) razumijevanje odnosa proizvoda, usluga i poslova koje obavlja revidirana organizacija sa zaštitom životne sredine.
Znanje i vještine vođe revizorskog tima u velikoj mjeri određuju kvalitet i djelotvornost revizije. Lideri moraju imati vještine kao što su:
a) planiranje revizije i efikasno korišćenje resursa;
b) organizacija i raspodjela posla među članovima revizorskog tima;
c) sprečavanje i rješavanje sukoba;
U vezi lične kvalitete revizora, ISO 19011:2002 navodi da revizor treba da bude:
a) otvoren; e) odlučujući;
b) diplomatski; g) samopouzdanje;
c) posmatrački; h) moralni;
d) osjetljiva; e) tvrdoglav;
Nepoželjne kvalitete revizora uključuju sljedeće:
a) tvrdoglavost; e) ovisnost o sporovima;
b) bliskost; e) nametanje svojih stavova;
c) neprofesionalizam; g) ravnost;
d) pristrasnost u presudama; h) nesposobnost slušanja.
Osobe koje žele da postanu revizori, mora.
a) imati završeno obrazovanje dovoljno za ovladavanje vještinama revizora;
b) da ima praktično radno iskustvo (ukupno radno iskustvo od najmanje pet godina);
c) biti obučen za revizora (40 sati obuke revizije);
d) imati iskustvo u obavljanju revizije (najmanje 20 dana pripravničkog staža).
ISO 19011:2002 sadrži zahtjeve kontinuirani rast profesionalizma revizora. U tu svrhu neophodna je obuka, pohađanje seminara i konferencija, kao i praksa.
Revizori moraju pokazati svoj profesionalni razvoj.
Procjena kompetencije revizora koju zahtijeva ISO 19011:2002 je potpuno nov zahtjev. Standard predviđa početnu procjenu pojedinaca koji žele da postanu revizori, a zatim i stalnu procjenu revizora kako bi se identifikovale potrebe za obukom. Procedura evaluacije treba da se razvije i odrazi u dokumentima sistema menadžmenta organizacije.
Očigledno je da su tako visoki zahtjevi za nivoom profesionalnosti revizora osmišljeni da osiguraju objektivne, dosljedne i pouzdane rezultate revizije.
književnost:
ISO 9000:2000 „Sistemi upravljanja kvalitetom. Osnovni
odredbe i rečnik"
Prije svega, potrebno je razumjeti - šta je QMS i zašto je potreban. QMS (sistem upravljanja kvalitetom)- ovo je sistem kreiran u organizaciji za sprovođenje politike i postizanje ciljeva u oblasti kvaliteta. QMS je skup mjera usmjerenih na upravljanje kvalitetom proizvoda (proizvoda ili usluge) koje proizvodi preduzeće, uzimajući u obzir potrebe i očekivanja potrošača i povećavajući njihovo zadovoljstvo. Svaka kompanija koja implementira sistem upravljanja kvalitetom ostvaruje svoje ciljeve: na primjer, osiguranje deklariranog kvaliteta proizvoda, efikasna raspodjela svojih resursa, dužnosti i ovlaštenja osoblja, optimizacija sistema upravljanja, poboljšanje transparentnosti procesa i moguće smanjenje troškova resursa, itd.
Ostavite upit za besplatne konsultacije
Interna revizija sistema upravljanja je jedan od ključnih procesa sistema upravljanja. Prema zapadnim stručnjacima, ako takav sistem upravljanja procesima kao
odgovornost menadžmenta;
Korektivne i preventivne radnje;
Interne revizije (provjere);
Analiza podataka;
Kontinuirano poboljšanje
otklonjeni i implementirani u skladu sa zahtjevima standarda, tada će svi ostali procesi sistema upravljanja kvalitetom i/ili sistema upravljanja okolišem ne samo raditi, već će se i stalno poboljšavati.
Interna revizija provjerava usklađenost aktivnosti u sistemu upravljanja organizacije sa zahtjevima određenih dokumenata. Štaviše, tokom pripreme sistema menadžmenta za sertifikaciju vrši se interna provera usklađenosti sa zahtevima standarda (npr. ISO 9001, ISO 14001) i drugih ISO standarda (na primer, ISO 19011). Međutim, od momenta sertifikacije sistema menadžmenta sprovodi se interna revizija usklađenosti sa odobrenim dokumentima sistema upravljanja (Politika i ciljevi kvaliteta, Priručnik kvaliteta, dokumentovane procedure i dokumenti nižeg nivoa).
Interna revizija sistema upravljanja vam omogućava da riješite sljedeće zadatke:
Potvrda usklađenosti aktivnosti i njihovih rezultata u sistemu upravljanja sa utvrđenim zahtjevima;
Analiza i otklanjanje uzroka utvrđenih neusklađenosti;
Sprečavanje pojave problema kvaliteta;
Potvrda sprovođenja korektivnih radnji;
Evaluacija efektivnosti funkcionalnog sistema upravljanja;
Utvrđivanje stepena razumijevanja od strane osoblja ciljeva, zadataka i zahtjeva utvrđenih dokumentima sistema upravljanja;
Utvrđivanje načina za dalje unapređenje sistema upravljanja kvalitetom i/ili sistema upravljanja zaštitom životne sredine u celini iu njegovim pojedinačnim procesima.
1.6.1. Prednosti i nedostaci interne revizije u odnosu na eksternu reviziju
Prednosti internih revizija u odnosu na eksterne revizije uključuju sljedeće:
Poznavanje od strane internih revizora karakteristika njihovog preduzeća;
Odsustvo predrasuda zaposlenih u revidiranim jedinicama prema internim revizorima, koji se ne doživljavaju kao stranci preduzeću;
Poznavanje od strane internih revizora specifičnih kanala komunikacije koji djeluju u preduzeću;
Poznavanje od strane internih revizora lidera mišljenja čije informacije mogu biti najkorisnije u reviziji;
Sposobnost korištenja povjerljivih informacija u revizorskim izvještajima;
Nema manjka vremena tokom interne revizije, što ograničava mogućnost detaljnijeg proučavanja predmeta revizije;
Nezavisnost rada internih revizora od rasporeda rada zaposlenih u jedinici revizije;
Mogućnost korištenja internih revizora i kao stručnjaka;
Relativno beznačajni troškovi interne revizije. Nedostaci internih revizija u odnosu na eksterne revizije uključuju sljedeće:
Manje visok nego kod eksterne revizije, nivo objektivnosti zaključaka zbog moguće pristrasnosti internih revizora u odnosu na neke zaposlene u preduzeću;
Manje visok nego kod eksterne revizije, intenzitet rada internih revizora, zbog manje rigidnih vremenskih okvira;
Kritike internih revizora se doživljavaju bolnije;
Nivo kvalifikacija internih revizora je, po pravilu, niži od nivoa obučenosti eksternih revizora;
Rezultati interne revizije mogu se smatrati manje objektivnim informacijama o efektivnosti i efikasnosti sistema upravljanja preduzećem u poređenju sa eksternom revizijom;
Rezultati interne revizije ne mogu se koristiti za oglašavanje preduzeća;
Troškovi interne revizije utvrđeni su manje tačno od troškova eksterne revizije.
Organizacioni principi interne revizije sistema menadžmenta
Organizacija interne revizije sistema upravljanja treba da se zasniva na sledećih sedam principa:
1. Načelo jednoobraznosti: svaka konkretna revizija se sprovodi prema jedinstvenoj proceduri zvanično ustanovljenoj od strane menadžmenta preduzeća, čime se obezbeđuje njena urednost, nedvosmislenost i uporedivost;
2. Načelo konzistentnosti: planiranje i sprovođenje specifičnih revizija za različite procese (funkcije, rad) sistema upravljanja treba da se sprovodi uzimajući u obzir njihov uspostavljeni strukturni odnos;
3. Načelo dokumentacije: sprovođenje svake revizije dokumentuje se na određeni način kako bi se osigurala sigurnost i uporedivost informacija o stvarnom stanju revidiranog objekta;
4. Načelo predostrožnosti: svaka revizija je planirana, a osoblje revidirane jedinice se unaprijed obavještava o svrsi, obimu, vremenu i metodama revizije kako bi se omogućila što potpunija priprema za reviziju i isključila mogućnost osoblje izbjegava pružanje i demonstriranje svih potrebnih podataka;
5. Princip redovnosti: revizije se sprovode u redovnim intervalima tako da su svi procesi sistema upravljanja i svi odjeli preduzeća predmet stalnih analiza i evaluacija od strane menadžmenta preduzeća;
6. Načelo nezavisnosti: lica koja vrše reviziju ne bi trebalo da budu direktno odgovorna za revidirani rad i da zavise od rukovodioca revidirane jedinice, kako bi se isključila mogućnost pristrasnih rezultata revizije;
7. Princip otvorenosti: rezultati svake revizije trebaju biti otvoreni.
1.6.3. Sprovođenje interne revizije sistema upravljanja kvalitetom i/ili sistema upravljanja životnom sredinom
Razmotrimo tipičnu proceduru za provođenje interne revizije sistema upravljanja kvalitetom, koja je predstavljena u obliku dijagrama toka (flow diagram) na sl. 1.4.
Prikazano na sl. 1.4 u obliku bloka 2, proces „izvršavanja revizije“, zauzvrat, može biti prikazan u obliku dijagrama toka (dijagrama toka) prikazanog na sl. 1.5.
Prilikom sprovođenja ankete, revizor treba da dobije primarne informacije o objektu revizije u obliku odgovora na pitanja. Anketa se može sprovesti putem upitnika ili tokom razgovora (intervjua) sa zaposlenima u jedinici revizije. U ovom slučaju, revizoru se preporučuje da koristi sljedećih trinaest preporuka o organizaciji i tehnici razgovora:
1. Izbor sagovornika vrši se između onih koji direktno sprovode revidiranu aktivnost.
održavanje uvodnog sastanka; sprovođenje revizije; održavanje završnog sastanka; sastavljanje revizorskog izvještaja; podnošenje izvještaja na odobrenje; finalizacija izvještaja;
distribucija izvještaja zainteresovanim stranama; registracija rezultata revizije; razvoj korektivnih radnji; otklanjanje uzroka neusaglašenosti; inspekcijski nadzor; registracija korektivnih radnji; obavještavanje zainteresovanih strana o otklanjanju neusklađenosti;
Rice. 1.4. Dijagram toka (flowchart) interne revizije.
2. Prilikom planiranja razgovora potrebno je da se radi o:
Jednog zaposlenog (njegove dužnosti i ovlašćenja, stepen stručne spreme i stručnog usavršavanja);
Aktivnosti koje obavlja zaposleni (njegova dokumentacija, usklađenost sa radnom praksom);
Sredstva za rad zaposlenog (oprema, kancelarijska oprema, njihova usklađenost sa zahtjevima dokumentovanih procedura ili radnih uputstava);
Materijali koji se koriste u radu zaposlenika (njihova usklađenost sa tehničkim zahtjevima, prihvatljivost statusa kontrole i ispitivanja).
Rice. 1.5. Dijagram toka (dijagram toka) procesa revizije na licu mjesta (u organizaciji, službi, radionici, odjelu).
3. Tema i redosled razgovora moraju se unapred saopštiti zaposlenima.
4. Potrebno je ostaviti dovoljno vremena za intervju, a tokom njega revizor i sagovornik treba da budu, koliko je to moguće, zaštićeni od spoljnih uticaja.
5. Tokom razgovora, auditor može zaustaviti sagovornika, ali samo ako je jasno skrenut sa teme. Međutim, to mora biti učinjeno na način da se ne stekne utisak o beznačajnosti informacija koje daje.
6. Ako razgovor vode dva (ili više) revizora odjednom, onda pitanja postavlja uglavnom jedan od njih, a drugi treba da vodi beleške (upravo tokom razgovora, a ne nakon njega).
Za tehniku razgovora od velike je važnosti ispravan izbor metode formulisanja pitanja. U tabeli. 1.4 daje vrste pitanja koja se mogu pojaviti u praksi revizora i primjere njihove formulacije (izbor jedne ili druge vrste pitanja ovisi o specifičnoj svrsi razgovora i situaciji u kojoj se vodi);
58_SV. Ponomarev, SV. Mishchenko, V.Ya. Belobragin i drugi "Upravljanje kvalitetom proizvoda"
Tabela 1.4
Glavne vrste pitanja koja se mogu pojaviti u praksi interne revizije Vrsta pitanja Definicija i primjeri Zatvoreno pitanje, na koje je odgovor samo „da“ ili „ne“ („Da li koristite ovaj dokument (metod) u svom posao?“) Otvoreno pitanje , čiji odgovor uključuje ne samo jednosložno „da“ ili „ne“ („Koje, osim ovoga, metode (kontrolne alate) koristite u svom radu?“) Pitanje s objašnjenjem koje zahtijeva pojašnjenje , potvrda („Možete li objasniti na šta mislite?") Vodeće (povratak) Pitanje koje vodi do odgovora ili sadrži spreman odgovor ("Zar ne mislite da je tako? Očigledno redovno analizirate, zar ne?" ) Alternativno pitanje, odgovor na koji može postojati jedna od dvije suprotne opcije („Razlog ove neslaganja je ovo ili ono?“) Potvrdno pitanje koje sadrži izjavu („Da li bi u ovom slučaju moglo biti drugačije?“) Poteškoće u komunikaciji A pitanje koje stvara barijeru u komunikaciji („Da li ste bili upozoreni da to ne radite? Nisam li vam rekao da će se upravo to ovdje naći?") Personificirajuće pitanje, čiji odgovor uključuje procjenu aktivnosti pojedinaca (osoba) ("Ko je, po vašem mišljenju, kriv za ovo neslaganje ?") Pažnja!
Preferirani tipovi pitanja za revizora su otvorena i pojašnjavajuća. Ne preporučuju se pitanja: zatvorena, sugestivna, alternativna, afirmativna i teška za komunikaciju. Personificirajući tip pitanja je nevažeći.
Pažnja!
Primjer netačnog pitanja: „Da li odjel ima neophodnu opremu?“
Primjer tačnih pitanja: „Kako se utvrđuje potreba za instrumentacijom? Koja je procedura za određivanje potrebne tačnosti opreme? Ko je odgovoran za poštivanje procedure blagovremenog kalibriranja (verifikacije) opreme?
7. Tokom intervjua, revizor treba da ima na umu da se dokazi sagovornika mogu smatrati objektivnim, ako su potkrijepljeni relevantnim činjenicama. Inače su subjektivni i stoga ih revizor ne može koristiti za analizu i evaluaciju.
8. Tokom razgovora treba postavljati direktna pitanja koja počinju riječima “šta”, “ko”, “gdje”, “kada”, “kako” i “zašto”. Da bi dobio dokaz o usklađenosti, revizor također može pitati: "Možete li mi pokazati...?"
Poglavlje 1_Revizije sistema upravljanja kvalitetom 59
9. Tokom razgovora ne treba koristiti terminologiju koja je nerazumljiva sagovorniku.
10. Razgovor koji se vodi na radnom mjestu („na terenu“) ne bi trebao biti predug kako ne bi izazivao nervozu sagovornika. Preporučljivo je detaljnije razgovore voditi na mjestima (kancelarijama) gdje ništa ne bi odvlačilo pažnju sa predmeta razgovora.
11. Nedosljednosti identificirane tokom razgovora revizor treba da zabilježi u revizijski list ili bilježnicu uz neizostavnu referencu na neispunjenu stavku (odjeljak) regulatornog dokumenta.
12. Na kraju razgovora, revizor treba sumirati primljene informacije, formulisati glavne (pozitivne i negativne) utiske i ključne tačke. Dozvoljeno je dozvoliti sagovorniku da pročita primjedbe revizora u revizijskom listu.
13. Informacije dobijene tokom intervjua treba analizirati upoređujući ih sa informacijama o temi dobijenim iz intervjua sa drugim zaposlenima i ličnim zapažanjima revizora.
1.6.5. Psihologija ponašanja revizora
Bez obzira na prirodu odnosa sa osobljem jedinice revizije u cjelini i njenim pojedinačnim zaposlenima, kao i njihovim osjećajima, revizor mora izgraditi ponašanje prema njima na način da to osigura uspjeh revizije. Revizor treba da bude spreman na činjenicu da svaki interni problem koji postoji u jedinici revizije može izazvati negativan stav prema reviziji. U procesu rada revizor može naići na izrazito neprijateljski odnos prema sebi, te destruktivno ponašanje revidiranog. On ne samo da mora biti spreman za to, već i posjedovati metode i tehnike koje mu omogućavaju da takvu situaciju promijeni u svoju korist.
U vezi sa navedenim, internim revizorima se mogu dati sledeće preporuke o psihologiji njihovog ponašanja tokom revizije:
1. U početku, revizor treba biti konfiguriran za pozitivan rezultat revizije. Svaki put kada započinje reviziju, revizor treba poći od pretpostavke da je predmet njegove inspekcije organizovan i da funkcioniše u skladu sa zahtjevima za to. Ovo je slično pretpostavci nevinosti, koja se u krivičnom pravu shvata kao priznavanje činjenice da se osumnjičeni smatra nevinim dok se ne dokaže suprotno.
2. Revizor mora svim svojim ponašanjem pokazati zaposlenima u jedinici revizije da glavni zadatak vidi u prikupljanju uvjerljivih dokaza i iznošenju objektivnog zaključka o stanju predmeta revizije, a ne u otkrivanju nedosljednosti.
Ova pozicija doprinosi povećanju povjerenja u rad revizora od strane osoblja jedinice revizije i pruža veću otvorenost prilikom iznošenja informacija o stanju objekta revizije.
3. Revizor mora biti u stanju da uvjeri zaposlene u jedinici pod revizijom da je revizija korisna za jedinicu. Revizor mora dokazati da će eliminacija uzroka svake nepodudarnosti otkrivene tokom revizije poboljšati učinak jedinice revizije. Što revizor uspješnije riješi ovaj zadatak, to će biti efikasnija njegova interakcija sa zaposlenima u jedinici revizije.
4. Predmet revizije je djelatnost u sistemu upravljanja kvalitetom, a ne zaposleni koji je sprovode. Revizor traži činjenice, a ne odstupanja i njihove počinioce. On analizira i procjenjuje činjenice, a ne lične snage i slabosti zaposlenih. U skladu s tim, revizor ne treba da ulazi u raspravu o ponašanju pojedinih zaposlenih u preduzeću i utvrđuje stepen njihove krivice u uočenim nedoslednostima.
5. Revizor mora biti u stanju da sluša. To je jedna od njegovih najvažnijih vještina, jer nije uzalud istočnjačka mudrost kaže: "Istina ne leži u ustima govornika, već u ušima slušatelja." Pažljivo slušajući sagovornika, revizor ne samo da prima informacije koje su mu potrebne, već i ulijeva povjerenje sagovorniku, stavljajući ga u sebe. U ovom slučaju revizor, takoreći, "otkriva" sagovornika i prima najvažnije informacije.
6. U toku komunikacije, revizor treba u potpunosti da se koncentriše na izjave sagovornika. Duge ili posebno važne izjave sagovornika treba sumirati kako bi se dobila njegova potvrda ispravnosti razumijevanja. Ovo vam omogućava da izbegnete nesporazume povezane sa nerazumevanjem sagovornika i da pokažete da je ono što je rekao od interesa za revizora. Revizor treba da izrazi podršku sagovorniku kako riječima (koristeći, na primjer, ohrabrujuće izraze poput: „Da, razumijem te“), i jezikom izraza lica i gestova.
Revizor ne treba da se plaši ćutanja sagovornika. Preporučljivo je dati sagovorniku vremena za razmišljanje i iskoristiti nastalu pauzu da naglasi interesovanje za njegove informacije i potrebu da sazna više.
7. Revizor mora usmjeriti razgovor (anketu) u pravom smjeru prema unaprijed osmišljenom planu. Ne dozvolite situaciju koja može zbuniti. Da biste to učinili, bolje je voditi razgovor posebno, bez ometanja stranih tema i izbjegavati opće fraze. Preporučljivo je s vremena na vrijeme praviti kratke pauze tokom kojih možete razgovarati o nebitnim stvarima.
8. U komunikaciji sa zaposlenima u jedinici koja se vrši revizija, revizor ne bi trebao dozvoliti emocionalne izlive. U svakoj situaciji treba ostati smiren i poslovni, ne podleći emocijama. Potrebno je izdržati izgovore ili ćud sagovornika. Štaviše, agresivnost sa vaše strane treba izbegavati.
Ne možete ulaziti u otvorenu i grubu raspravu sa sagovornikom, čak i ako on očigledno nije u pravu i nastavi da insistira na svom gledištu: psiholozi svjedoče da emocionalna svađa nikoga ne uvjerava, već samo iritira one koji se svađaju i vode njihova komunikacija do ćorsokaka.
9. Revizor ne treba da fokusira pažnju zaposlenih u subjektu revizije
podjele samo na negativne aspekte utvrđene tokom revizije. Preporučljivo je uočiti pozitivne aspekte kako se ne bi uskratili provjerljivi poticaji za poboljšanje učinka.
10. Prilikom ocjenjivanja značaja otkrivenih neusklađenosti, revizor treba da sasluša mišljenje stručnjaka. Glavna stvar je otkrivanje neslaganja, a ne utvrđivanje njenog značaja. U sumnjivom slučaju, otkriveno neslaganje treba zabilježiti bez utvrđivanja njegovog značaja.
11. Kada komunicira sa revidiranim osobljem, revizor treba da stvori atmosferu dobre volje i saradnje. Nikada ne treba pokazivati svoju nezavisnost u odnosu na osoblje, što može uzrokovati otuđenje i zlu volju. Naprotiv, potrebno je na sve moguće načine promovirati nastanak i produbljivanje zajedničkih profesionalnih interesa između sebe i osoblja. Preporučljivo je da se mentalno postavite na mjesto revidiranog i zapamtite da malo ljudi voli biti u ovoj ulozi.
12. Revizor ne treba namjerno demonstrirati svoju erudiciju ili ispitivati (testirati kompetentnost) sagovornika. Neprihvatljivo je davati ocjene izjavama sagovornika, poput: „Ovo je ipak čista glupost“, ili davati kategorične izjave poput: „Svi to znaju“, „Ne, situacija je sasvim drugačija“.
Takav način ponašanja je u stanju da „potisne“ sagovornika i učini ga „zatvorenim“ da bi revizor „dobio“ potrebne informacije.
Poželjna je blaža reakcija revizora na sagovornikove pogrešne prosudbe, na primjer: „Smatram da Vaše razumijevanje problema nije sasvim ispravno“ ili „Hajde da problem sagledamo na sljedeći način“.
Revizije sistema upravljanja kvalitetom
13. Revizor treba da ohrabri svoje sagovornike da pronađu prava rješenja. To se postiže razjašnjavanjem učinjenih grešaka. Time revizor ne samo da povećava svoj autoritet u njihovim očima, već i potvrđuje tezu da je revizija korisna za revidiranu jedinicu. Ako revizor ne može izbjeći spor, treba ostati miran i pokazati profesionalno znanje i ispravnost svojih prosudbi.
14 Revizor mora prepoznati i odobriti sve što je vjerodostojno. Sumnja, sumnje ne treba da imaju prednost nad objektivnošću revizorovih procjena. U svim slučajevima gdje, na primjer, efektivnost neformalnih postupaka utvrđuje revizor, one treba da budu odobrene i preporučene za odgovarajuću dokumentaciju. Istovremeno, preporučljivo je da se pozitivna ocjena revizora iznese javno, na primjer, na završnom sastanku. Revizor ne bi trebao biti škrt na pohvalama.
15. Revizor treba izbjegavati oštar ton primjedbi i ocjena. Komentari poput: „Pažljivo sam proučio svu projektnu dokumentaciju koju ste dostavili, ali u njima nisam našao dokument koji bi odražavao kriterije za ocjenu kvaliteta projekta. Molim vas da razvijete i dokumentujete ove kriterijume.” Treba izbjegavati riječi koje otežavaju razgovor. Na primjer, umjesto "Mislim..." preporučljivo je pitati: "Ne nalazite da ..." ili umjesto "Sada ću vam konačno dokazati..." bolje je reći: " Sada možete biti sigurni da ... »
16.5. U toku komunikacije sa zaposlenima u jedinici koja se vrši revizija, revizor treba izbjegavati kritične primjedbe i savjete, čija primjena može dovesti do ozbiljnih promjena u radu jedinice. O takvim komentarima i savjetima može se razgovarati sa načelnikom jedinice na završnom sastanku.
17. Revizor treba da bude spreman na razne trikove osoblja jedinice koja se revidira, što dovodi do gubitka vremena i odvraćanja pažnje od rješavanja zadataka koji stoje pred revizorom. To se može izraziti u pokušajima uključivanja revizora u razgovore o apstraktnim temama, natjerati revizora da sačeka dolazak zaposlenih na razgovor ili predstavljanje potrebnih dokumenata, uljepšati stanje prije početka revizije itd.
18. U slučaju otvorenog protivljenja ili ličnog neprijateljstva prema revizoru od strane zaposlenih u jedinici revizije, revizor mora o tome obavijestiti glavnog revizora ili rukovodioca službe za kvalitet.
Nakon što dobije takve informacije, glavni revizor (rukovodilac službe za kvalitet) mora preduzeti mjere da se revizija završi, pa makar i od strane drugog revizora.