Opstellen en uitvoeren van casussen in instellingen, organisaties en ondernemingen. Uitstekende secretaresse Twee toepasselijke formulieren

Opstellen van een getuigenverklaring van de zaak

Het attestblad van de kist wordt opgesteld om rekening te houden met het aantal bladen in de kist in de voorgeschreven vorm (bijlage 1). De aantekening van het procesattestblad vermeldt in cijfers en in woorden het aantal genummerde bladen van het dossier, het aantal bladen van de interne inventaris, specificeert de nummering van de bladen van het dossier en de fysieke staat van de dossierstukken, de aanwezigheid van briefnummers van bladen van de koffer, ontbrekende nummers, aantallen bladen met ingeplakte foto's (uitgezonderd persoonsdossiers), aantallen grootformaat bladen, enveloppen met bijlagen en het aantal daarin ingesloten bladen, alsmede de aanwezigheid in het geval van gedrukte exemplaren van brochures met het aantal vellen erin, indien deze niet in de algemene brutonummering in de zaak waren vermeld. Het aantal bladen van de interne inventaris, die apart genummerd is en aan het begin van de zaak is geplaatst, wordt in het blad-getuige van de zaak aangegeven na het totaal aantal bladen van de zaak door het + (plus) teken. Bijvoorbeeld: "100 (honderd) vellen + 5 vellen van de interne inventaris worden in de koffer gearchiveerd en genummerd."

Latere wijzigingen in de samenstelling en toestand van de zaak (schade, gebrek aan documenten, vervanging van originelen door kopieën, enz.) worden in de akte van de zaak genoteerd met een verwijzing naar de desbetreffende akte. De aantekeningen worden door de administratieve of archiefdienst van de organisatie gewaarmerkt met de datum.

Aan het einde van de koffer wordt een certificatieblad geplaatst en opgemaakt op een briefhoofd of een blanco vel A4-papier. Voor personeelszaken die geen enveloppen met bijlagen hebben, is het toegestaan om een attestatieblad af te geven op een vel A5-papier. In boeken wordt de certificeringsinscriptie aangegeven op de achterkant van het laatste blanco vel, in kaartindexen - op een apart blanco vel kaartformaat. Het certificatieblad van de koffer wordt ondertekend door de samensteller. Het attestatieopschrift op het attestatieblad van de zaak moet leesbaar geschreven zijn, met vermelding van de positie, de ontcijfering van de handtekening, de persoonlijke handtekening en de datum van opstelling.

Het is verboden om het certificaat van de zaak op de omslag van de zaak of de blanco omslag van het blad van het laatste document te plaatsen. In gevallen waarin een dossier al is gearchiveerd of gebonden zonder attestblad of een blanco A4-vel, wordt het aan de bovenkant van het vel aan de binnenkant van de omslag gelijmd of kan het aan het einde van dit dossier worden gezoomd.

Lijst van zaakgetuigen samengesteld om rekening te houden met het aantal vellen in de koffer in de voorgeschreven vorm, die is gegeven in bijlage 9

Regels voor het invullen van het getuigschrift van de zaak

En qua personeel moeten ze na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn ingevoerd, voorbereid worden op overdracht naar het archief. De voorbereiding van zaken vóór het archiveren omvat twee procedures: registratie en beschrijving.

De registratie wordt uitgevoerd door de persoon die verantwoordelijk is voor het werken met documenten. Het ontwerp omvat het opstellen van een attestblad.

Het certificatieblad wordt in de koffer opgemaakt op een apart blad (A4, A5 formaat) op de achterzijde van het laatste blanco blad.

Het is verboden een attestblad op de omslag van de koffer te plaatsen of een blanco omslag van een blad van het laatste document. Als de koffer wordt genaaid of gebonden zonder een blanco attestblad, wordt deze aan de binnenzijde van de hoes aan de bovenzijde van het vel gelijmd.

Op het attestblad wordt het aantal genummerde bladen in cijfers en in woorden aangegeven, en afzonderlijk, door het "+"-teken, het aantal bladen van de interne inventaris (indien aanwezig).

In het attestblad worden de kenmerken van de nummering van de vellen, de fysieke staat van documenten en het ontwerp van de koffer vermeld:

de aanwezigheid van letternummers van vellen;
de aanwezigheid van ontbrekende bladen;
aantallen vellen met ingeplakte foto's;
aantallen grootformaat vellen;
aantal enveloppen met bijlagen en het aantal daarin ingesloten vellen;
beschadigde bladnummers:
de aanwezigheid in het geval van gedrukte exemplaren van brochures met het aantal vellen erin, indien deze niet in de algemene brutonummering in de zaak waren vermeld.

Bij de overzichtsgegevens over het aantal genummerde bladen dient rekening te worden gehouden met het aantal letters, overgeslagen bladen. Het laatste vel van de koffer heeft bijvoorbeeld nummer 252, maar de koffer bevat vellen met de nummers 5a en 30a en het ontbrekende nummer 17. In dit geval is het totale aantal vellen 252 + 2-1 = 253.

Het certificatieblad wordt ondertekend door de samensteller, zijn positie, decodering van de handtekening, de datum van compilatie worden aangegeven.

Alle latere wijzigingen in de samenstelling van de zaak (schade, vervanging van originele documenten) worden in het certificatieblad weggeveegd met een link naar de bijbehorende akte.

De inhoud van de zaak eindigt op de registratie van het getuigenblad. Waar zijn formulier te krijgen en hoe het certificeringsblad van de zaak in te vullen, wat de letternummers zijn en welke kenmerken van de staat van de zaak erin moeten worden weergegeven, evenals een voorbeeld van het certificeringsblad van de zaak in het artikel. U kunt het formulier ook hier downloaden.

Getuigenblad: demonteer het formulier

Het formulier van het bewijs van de zaak is Bijlage nr. 8 bij. Laat me je eraan herinneren: ze zijn verplicht voor iedereen.

Het formulier zelf is eenvoudig. Eerst schrijven we in cijfers en in woorden hoeveel vellen van de koffer er in het volume zijn geplaatst. In dit geval worden bladen van de interne inventaris niet meegeteld. Geef vervolgens de nummers van de uiterste bladen van de koffer aan, bijvoorbeeld:

van # 1 tot # 204.

Dan zijn er de letters met letters en de ontbrekende. Letternummers zijn cijfers met letters: 10a, 55a, etc. Ze worden gevormd als er bij het nummeren van vellen per ongeluk een is overgeslagen (alle mensen, iedereen heeft het mis). In dit geval hoeft u niets opnieuw te doen, maar neemt u gewoon het vorige nummer en plaatst u het op een ongenummerd blad, maar met een letter. Het blijkt bijvoorbeeld 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Hetzelfde geldt voor de gemiste: je hebt per ongeluk het blad over de nummering gemist - het is goed, vergeet alleen niet dit in het getuigenblad te vermelden.

Als er geen letters of ontbrekende bladen zijn, plaatst u streepjes in deze velden.

Dan geven we apart het aantal vellen van de interne inventaris aan.

Het volgende is een tabel over de kenmerken van de fysieke toestand van de zaak. In de linkerkolom schrijven we wat de functie is, in de rechter - op welke bladen. Kenmerken zijn anders: het vel kan gescheurd zijn, onder water staan of iets anders, de kopie kan erg bleek zijn of juist donker op de rand van leesbaarheid. Wij repareren dit.

Aanbevolen wordt om hier de basisregels voor de werking van archieven van organisaties aan te geven:

aantallen vellen met ingeplakte foto's;
aantal grote vellen;
enveloppen met bijlagen en het aantal daarin ingesloten vellen;
de aanwezigheid in het geval van gedrukte exemplaren van brochures met het aantal vellen erin, als ze niet waren vermeld in de algemene nummering van de vellen van de koffer.

Als de zaak gelukkig geen eigenaardigheden heeft, schrappen we deze tabel met de letter Z.

Het certificatieblad wordt ondertekend door de persoon die het heeft opgesteld.

Waar en hoe wordt het getuigenblad geplaatst?

Het beëdigde blad is het laatste dat wordt genaaid. Zo ziet het volume van een volledig voltooide zaak er als volgt uit: een omslag met een titelpagina, dan -, dan de documenten van de zaak, een attestblad, een omslag.

Als de gevallen voordat u klaar was zonder getuigenbladen, dan hoeft u geen volumes te borduren omwille van hen. Het certificeringsvel wordt vervolgens over de bovenkant van het vel geplakt aan de binnenkant van het kofferdeksel.

Kan ik wijzigingen aanbrengen in het certificatieblad?

De regels van 2015 vereisen dat alle veranderingen in de fysieke toestand of in de samenstelling van de zaak worden vastgelegd in het getuigenblad. De fysieke staat van de vraag roept geen vragen op, maar kan de samenstelling van de ingediende zaak veranderen? Ja misschien. Een treffend voorbeeld is het voorbeeld waar we het een week geleden over hadden. Omdat ze op elk moment voor hen kunnen komen, worden boeken over de volume-firmware niet doorboord. De enveloppen waarin ze zijn genest, zijn doorboord en 1 envelop komt overeen met één vel van de doos. Als na een paar jaar een persoon of zijn familieleden dit boek hebben aangevraagd, geven we het op de algemene manier uit. Vergeet daarna niet een passende vermelding te maken in het certificatieblad van de koffer, anders blijkt dat we het boek direct uit de koffer zijn kwijtgeraakt.

Documenten voorbereiden voor overdracht naar het archief? Vergeet niet een dossier op te maken. Vul het juiste formulier in met informatie over het aantal vellen en hun fysieke conditie. Leg de details van nummering uit. Uit het artikel leer je:

waarom is een attestblad nodig en is het verplicht;
hoe het certificatieblad van het persoonsdossier wordt opgesteld;
certificatieblad persoonsdossier: ontwerpvoorbeeld;
welke gegevens worden vermeld bij het invullen van het attestblad;

Certificeringsblad in het systeem van boekhoudkundige documenten Modern kantoorwerk is een apart werkgebied dat is gewijd aan documentatiekwesties, evenals de organisatie van het werk met documentatie.

Getuigenisblad: inhoud en ontwerp

Het certificeringsblad wordt vervolgens over de bovenkant van het blad aan de binnenkant van de kofferklep geplakt. Kan ik wijzigingen aanbrengen in het certificatieblad? De regels van 2015 vereisen dat alle veranderingen in de fysieke toestand of in de samenstelling van de zaak worden vastgelegd in het getuigenblad. De fysieke staat van de vraag roept geen vragen op, maar kan de samenstelling van de ingediende zaak veranderen? Ja misschien.
Een treffend voorbeeld zijn de niet-opgeëiste werkboeken, waar we het een week geleden over hadden. Omdat ze op elk moment voor hen kunnen komen, worden boeken over de volume-firmware niet doorboord. De enveloppen waarin ze zijn genest, zijn doorboord en 1 envelop komt overeen met één vel van de doos.
Als na een paar jaar een persoon of zijn familieleden dit boek hebben aangevraagd, geven we het op de algemene manier uit. Vergeet daarna niet een passende vermelding te maken in het certificatieblad van de koffer, anders blijkt dat we het boek direct uit de koffer zijn kwijtgeraakt.

Hoe maak je een persoonlijk dossier getuigenblad op

Het specifieke van het opmaken van een interne inventaris van persoonsdossiers is dat deze direct bij de vaststelling in de zaak wordt opgenomen en tijdens de uitvoering wordt ingevuld. Daarom voorziet de interne inventaris in het opnemen van nieuwe documenten in het persoonlijk dossier, evenals het verwijderen van documenten uit het persoonlijk dossier, vervanging van originelen door kopieën (opgenomen in de kolom "Opmerking"). Als de koffer al is ingebonden en gezoomd, wordt de interne inventaris van door de samensteller gecertificeerde documenten met de bovenrand aan de binnenkant van het voorplat gelijmd.

Houd er rekening mee dat bij het voorbereiden van een dossier voor indiening in het archief, de bladen van de interne inventaris apart worden genummerd van de bladen van het persoonsdossier. Nadat de werknemer is ontslagen, wordt zijn persoonlijk dossier gesloten, dat wil zeggen, het wordt uit de map verwijderd en gehecht. Tegelijkertijd is het belangrijk om niet te vergeten een attestblad op te maken.

Lijst van zaakgetuigen

Het certificatieblad is in de koffer opgemaakt op een apart blad, in boeken - op de achterkant van het laatste blanco blad, in kaartregisters - op een apart blanco blad van kaartformaat. Het attestblad van de kist wordt opgemaakt in de voorgeschreven vorm (bijlage 9), waarin het aantal genummerde bladen van de kist, het aantal bladen van de interne inventaris zijn aangegeven in cijfers en in woorden, de bijzonderheden van de nummering van kistnummers worden vermeld (aanwezigheid van letternummers van kist, ontbrekende nummers, nummers van bladen met ingeplakte foto's, nummers grote bladen, enveloppen met bijlagen en het aantal bladen dat daarin is bijgevoegd), evenals de aanwezigheid in de kist van gedrukte exemplaren van brochures met daarin het aantal bladen, indien deze niet in de algemene brutonummering in de zaak waren vermeld. Het certificatieblad van de zaak wordt ondertekend door de samensteller ervan.

Blanker.ru

Door het Ministerie van Cultuur (Bestelnr. 526 van 31/01/2015), is het invullen van het certificeringsblad opgenomen in de papierwerkprocedure, samen met het indienen van de documentatie, de nummering ervan, het opstellen van een interne inventaris en het versieren van de omslag. De vorm ervan wordt bepaald door de wettelijke vereisten voor de organisatie van de opslag van archiefdocumenten. Een voorbeeldformulier van het bewijs van bevestiging van de zaak is opgenomen in Bijlage nr. 8 van het Reglement voor Archiefzaken.

Help Standaardformulierdetails zijn onder meer:

Naam van het type document;
Naam van de positie van de compiler;
Handtekening;
decodering;
Datum van voorbereiding;

Op het formulier worden de volgende gegevens ingevuld: Het totaal aantal bladen van de koffer (in woorden en cijfers aangeven); Letternummers; Gemiste nummers; Kenmerken van de fysieke conditie en de vorming van de zaak; Het aanbevolen papierformaat voor registratie van het formulier is A4.

Aandacht

Op de omslag van de bestanden van permanente opslag is een plaats voorzien voor de naam van het staatsarchief, waarin de bestanden van de organisatie zullen worden ontvangen, aanduiding van de codes van het staatsarchief en de organisatie. Wanneer de naam van de organisatie (structurele eenheid) wordt gewijzigd tijdens de periode waarop de documenten van de zaak betrekking hebben, of wanneer de zaak wordt overgedragen aan een andere organisatie (naar een andere structurele eenheid), wordt de nieuwe naam van deze organisatie of de opvolgende organisatie aangegeven op de omslag van de zaak, en de vorige naam van de organisatie (structurele eenheid) tussen haakjes. De titel van de zaak op de omslag van de zaken wordt overgenomen van de nomenclatuur van de zaken van de organisatie, overeengekomen met de deskundige beoordelingscommissie van de overeenkomstige archiefinstelling.

Indien nodig wordt de titel verduidelijkt (aantallen orders, protocollen, etc.).

Een attestlijst is een verplicht onderdeel van de inschrijving van elke vaste bewaarkoffer en persoonsdossier. Het beëdigde blad van de zaak wordt op een apart blad opgemaakt en aan het einde van de zaak geplaatst. Bij het aanleveren van boeken (tijdschriften) aan het archief wordt het certificatie-inscriptie op de achterzijde van een blanco vel opgemaakt, in kaartregisters - op een apart blanco vel kaartformaat.

Op het blad wordt het aantal genummerde bladen van de koffer aangegeven in cijfers en in woorden, en afzonderlijk, door het teken "+" (plus), het aantal bladen van de interne inventaris (indien aanwezig). Het certificatieblad specificeert de volgende kenmerken van de nummering van de processtukken: de aanwezigheid van letternummers van het dossier; de aanwezigheid van ontbrekende aantallen vellen van de koffer; beschikbaarheid van aantallen vellen met ingeplakte foto's, documenten, krantenknipsels; aantal grote vellen; aantal enveloppen met bijlagen en het aantal vellen dat eraan is gehecht.

Wij regelen koffers voor permanente opslag

Niet overbodig persoonsgebonden Aangezien voor budgettaire organisaties de procedure voor het bijhouden van een persoonsdossier niet is geregeld, raden wij de werkgever aan om een lokale normatieve wet vast te stellen, die het bijhouden, registreren en bewaren van persoonsdossiers regelt. Ter informatie. Een casus is een document of een verzameling documenten met betrekking tot één kwestie of werkgebied, geplaatst in een aparte omslag. Zaken worden geacht te zijn ingediend vanaf het moment dat het eerst uitgevoerde document daarin is opgenomen.

Bij het beheer van de persoonlijke dossiers van werknemers moeten strikte regels worden nageleefd, ook als dit geen verplichte vereiste is voor de werkgever. Het is belangrijk om te onthouden dat het niet uitmaakt wat de benoemde mappen zijn ("persoonlijke gegevens", "dossier" of anderszins), ze bevatten de persoonlijke gegevens van de werknemer, daarom is het noodzakelijk om te voldoen aan alle vereisten voorzien in hfst.

Persoonlijk dossier van de werknemer

De zaak wordt geacht te zijn ingesteld nadat deze is opgenomen in de map voor het bewaren van het eerst uitgevoerde document. Tegelijkertijd wordt de omslag van de vastgestelde zaak opgemaakt. De omslag van de zaak wordt opgemaakt in de voorgeschreven vorm (Bijlage 3) Op de omslag van de ingediende zaak worden de volgende gegevens geplaatst: naam van de organisatie; de naam van de structurele eenheid van de organisatie waarin deze is gevormd; case-index per case-nomenclatuur; zaak titel; de houdbaarheid van de zaak of het opschrift "Keep permanent" (overgenomen van de nomenclatuur van gevallen).
Op de omslag van de bestanden van permanente opslag is een plaats voorzien voor de naam van het staatsarchief, waarin de bestanden van de organisatie zullen worden ontvangen, aanduiding van de codes van het staatsarchief en de organisatie.

3.6. vereisten voor de registratie van in het archief opgenomen zaken

De uiterste data van zaken met organisatorische, administratieve, creatieve en andere documentatie (notulen, transcripties, brieven, rapporten, etc.), waarvoor nauwkeurige datering van belang is, evenals zaken die uit meerdere delen (delen) bestaan, zijn gemarkeerd met extreme de data van de processtukken, d.w.z de datum van inschrijving (opmaak) van de vroegste en meest recente stukken die in de zaak zijn opgenomen. Als de casus een journaal is voor het registreren van orders, orders, etc., dan is de datum van de casus de exacte kalenderdatums van de eerste en laatste boekingen in het journaal. De deadlines voor de zaak met de notulen van de vergaderingen zijn de datums van goedkeuring (voor documenten die worden goedgekeurd) of de opstelling van de eerste en laatste notulen waaruit de zaak bestaat.
De termijnen voor het persoonsdossier zijn de data van ondertekening van het bevel tot toelating en ontslag van de persoon bij wie deze zaak is ingediend.
We hebben het bijvoorbeeld over de aanwezigheid bij documenten met onleesbare tekst, gelijmde vellen (indien grote schema's, enz.), gescheurde vellen, geplakte foto's, als er enveloppen in de koffer zitten en deze bijlagen bevatten, enz. . Het certificatieblad van de zaak moet worden ondertekend door de samensteller, terwijl de positie en handtekening worden ontcijferd en de datum wordt aangebracht. Bij het gebruik van archiefdocumenten worden, indien nodig, in de toekomst de nodige markeringen op het certificeringsblad aangebracht.
Als het dossier zonder attestblad wordt gearchiveerd, moet het aan de bovenkant aan de binnenkant van het deksel van de koffer worden gelijmd. Maar meestal wordt het na het laatste document geplaatst en in deze vorm wordt het hoesje genaaid. Aan het begin van het artikel staat een voorbeeld van het invullen van een attestformulier. U kunt ook een voorbeelddossier in doc-formaat downloaden. Om de zaak af te ronden, heeft u mogelijk ook een monster nodig van de interne inventaris van de zaakdocumenten.

Een attestblad is een document dat de kenmerken van een genummerde en gestikte koffer weergeeft, klaar om te archiveren.

Twee toepasselijke formulieren

1) De vorm van het document is te vinden in een van de bijlagen bij de "Basisregels voor de archieven van organisaties". Maar het is alleen verplicht voor gebruik door met budget gefinancierde ondernemingen, aangezien de bovengenoemde regels het werk van de archieven van deze organisaties regelen en daarom alleen verplicht zijn voor uitvoering door met begroting gefinancierde ondernemingen.

Opmerking! Deze regels regelen ook de workflow en alle andere werkgevers, maar alleen met betrekking tot het bewaren, beschrijven, boekhouden en gebruiken van documentatie. Dit betekent dat de procedure voor de registratie ter beoordeling blijft van de administratie van de organisatie.

2) De vorm van het attestblad kan ook in elke vorm worden opgesteld, maar tegelijkertijd moet de essentie van dit document behouden blijven, dat wil zeggen dat het precies de kenmerken moet weerspiegelen van de zaak waaraan het is gehecht, en niet andere informatie.

Waar wordt het getuigenblad gebruikt?

De attestlijst wordt gebruikt in zaken die voor opslag naar het archief worden overgebracht. In dit geval kunnen alle documenten in twee typen worden verdeeld:

Koffers die lang of permanent worden bewaard;
Koffers die maximaal 10 jaar bewaard worden (de zogenaamde tijdelijke opslag).

Koffers voor tijdelijke opslag mogen niet worden genummerd of genaaid, maar gewoon worden opgeslagen in de mappen waarin ze zijn opgeslagen. Bijgevolg zullen er in deze gevallen geen bijzonderheden zijn en is een getuige-getuige niet nodig.

Maar dit is slechts een recht, geen verplichting van werkgevers. In de praktijk nieten velen van hen alle documenten, ongeacht de bewaartermijn, vooral voor boekhoudkundige en financiële documenten.

Het certificatieblad moet de volgende informatie bevatten:

De naam van het document - in dit geval het "certificatieblad" en het nummer van de zaak waaraan het is gehecht;
Het aantal vellen in de genaaide hoes, en hieronder uitleg als de hoes cijfers bevat met letters (1a, 2a, enz.), ontbrekende cijfers (bijvoorbeeld na pagina nr. 5 is er meteen nr. 7);
Vervolgens wordt het aantal vellen in de inventaris van de koffer aangegeven;
Dan komt er een tabel die de kenmerken van een of andere pagina aangeeft (bijvoorbeeld paginanummer 18 - foto);
De handtekening van de werknemer die het certificatieblad heeft opgesteld, zijn functie, volledige naam en datum.

Waar het getuigenblad bevestigen/lijmen?

Meestal wordt het getuigenblad aan het einde van de zaak op een apart blad geplaatst. Maar als dit om de een of andere reden niet zou kunnen, dan kunt u het certificeringsblad op de achterkant van de bovenklep lijmen en wordt alleen het bovenste deel (rand) gelijmd.

Waar het plaatsen van een attestblad verboden is:

Op de voorkant van het gestikte hoesje;
Op de schone achterkant van het document, dat is de laatste in de koffer.

Wij hebben voor u de beste aanbiedingen voor individuele ondernemers en LLC's voor het openen van een zichtrekening geselecteerd.

Een zichtrekening openen bij Tinkoff Bank

6 maanden gratis voor nieuwe individuele ondernemers en kleine bedrijven (LLC).
Openen in 1 dag.
Integratie met online boekhouding (automatische berekening van STS, UTII, verzekeringspremies).
6% op het rekeningsaldo.