Afwerking. Accessoires. Reparatie. Installatie. Keuze. opening
ELS "Lan" informeert dat voor september 2019 de thematische collecties die beschikbaar zijn voor onze universiteit in ELS "Lan" zijn bijgewerkt:
Ingenieurswetenschappen en technische wetenschappen - Uitgeverij "Lan" - 20
We hopen dat de nieuwe collectie literatuur nuttig zal zijn in het onderwijsproces.
Test de toegang tot de "FireBook"-collectie in de ELS "Lan"
Details Gepubliceerd op 01.10.2019Beste lezers! Van 01-10-2019 tot 31-10-2019 heeft onze universiteit gratis proeftoegang gekregen tot de nieuwe publicatiecollectie in de Lan ELS:
"Engineering en technische wetenschappen" van de uitgeverij PozhKniga.
De uitgeverij PozhKniga is een onafhankelijk onderdeel van de University of Integrated Security Systems and Engineering (Moskou). Specialisatie van de uitgeverij: voorbereiding en publicatie van educatieve en referentieliteratuur over brandveiligheid (bedrijfsveiligheid, regelgevende en technische ondersteuning voor medewerkers van het geïntegreerde veiligheidssysteem, brandtoezicht, brandbestrijdingsmiddelen).
Succesvolle afronding van de uitgifte van literatuur!
Details Gepubliceerd op 26-09-2019Beste lezers! Met genoegen informeren wij u over de succesvolle afronding van de uitgifte van literatuur aan eerstejaarsstudenten. Open Access Leeszaal nr. 1 werkt vanaf 1 oktober volgens het gebruikelijke rooster van 10.00 tot 19.00 uur.
Vanaf 1 oktober worden studenten die met hun groepje geen literatuur hebben ontvangen uitgenodigd op de afdelingen pedagogische literatuur (kamers 1239, 1248) en de afdeling sociaal-economische literatuur (kamer 5512) om volgens de vastgestelde regels de nodige literatuur te ontvangen voor het gebruik van de bibliotheek.
Fotograferen voor lenerspas gebeurt in leeszaal nr. 1 volgens het rooster: dinsdag, donderdag van 13.00 tot 18.30 uur (pauze van 15.00 tot 16.30 uur).
27 september - sanitaire dag (omleidingsbladen zijn ondertekend).
Uitgifte van bibliotheekkaarten
Details Geplaatst op 19/09/2019Beste studenten en medewerkers van de universiteit! 20-09-2019 en 23-09-2019 van 11:00 tot 16:00 (pauze van 14:20 tot 14:40) nodigen we iedereen uit, incl. eerstejaars die geen tijd hadden om met hun groepje op de foto te gaan, een lenerspas uitreiken aan de studiezaal nr. 1 van de bibliotheek (kamer 1201).
Vanaf 24/09/2019 hervat fotografie voor bibliotheekkaarten volgens het gebruikelijke schema: dinsdag en donderdag van 13u tot 18u30 (pauze van 15u tot 16u30).
Om een bibliotheekpas uit te geven, moet u bij u hebben: studenten - een verlengde studentenkaart, werknemers - een universiteitspas of paspoort.
Nadat een managementsysteem is geïmplementeerd, moet het management van de organisatie geïnteresseerd zijn in hoe het functioneert, waar fouten optreden in het systeem en de effectiviteit ervan evalueren. De resultaten van interne audits bieden dit soort informatie voor analyse door het management van de organisatie, waardoor u corrigerende maatregelen kunt ontwikkelen en kansen voor verbetering kunt identificeren, zowel individuele processen als het systeem als geheel.
Het doel van interne audits is na te gaan of het managementsysteem:
a) voldoet aan de eisen.
b) effectief geïmplementeerd en in goede staat gehouden.
Het object van interne audit is dus het gehele managementsysteem en niet de activiteiten van specifieke medewerkers van de organisatie.
Auditingprincipes maken auditing tot een effectieve en betrouwbare methode om het beheers- en controlebeleid te handhaven, informatie te verschaffen waarop de organisatie haar prestaties kan verbeteren, en zijn een voorwaarde voor objectieve auditconclusies. De principes van het uitvoeren van een audit omvatten:
a) ethisch handelen is de basis van professionaliteit.
Verantwoordelijkheid, onomkoopbaarheid, geheimhoudingsvermogen en voorzichtigheid zijn essentieel bij de controle;
b) eerlijke weergave - de verplichting om waarheidsgetrouwe en nauwkeurige rapporten te presenteren. Auditbevindingen, auditrapporten en verslagen geven waarheidsgetrouwe en nauwkeurige auditactiviteiten weer. Onopgeloste problemen of meningsverschillen tussen het auditteam en de gecontroleerde organisatie worden weergegeven in rapporten (handelingen).
c) professionele voorzichtigheid (due professional care) - zorgvuldigheid en het vermogen om de juiste beslissingen te nemen bij het uitvoeren van een audit.
d) onafhankelijkheid (onafhankelijkheid) - de basis van onpartijdigheid en objectiviteit van de conclusies over de resultaten van de audit. Auditors zijn onafhankelijk in hun activiteiten en vrij van vooroordelen en belangenconflicten.
g) een evidence-based benadering is een redelijke basis voor het bereiken van betrouwbare en reproduceerbare auditconclusies in een systematisch auditproces. De controle-informatie is gebaseerd op steekproeven van bestaande informatie, aangezien de controle wordt uitgevoerd in een beperkte periode en met beperkte middelen. Het juiste gebruik van steekproeven hangt nauw samen met de geloofwaardigheid waarmee auditconclusies worden gegeven.
Afhankelijk van de omvang, het type activiteit en de complexiteit van de gecontroleerde organisatie, kan het auditprogramma een of meer audits omvatten. Deze audits kunnen verschillende doelstellingen hebben en kunnen gezamenlijke of geïntegreerde audits omvatten. Het auditprogramma omvat ook de activiteiten die nodig zijn om het aantal en het type audits te plannen en te organiseren en hen de middelen te bieden die nodig zijn om de audits effectief en efficiënt uit te voeren binnen de gestelde termijn. Een organisatie kan verschillende auditprogramma's hebben. Het topmanagement van de organisatie moet de autoriteit geven om het auditprogramma te beheren. Een diagram van het beheerproces van het auditprogramma wordt weergegeven in figuur 1.
Tegelijkertijd is het noodzakelijk om speciale aandacht te besteden aan de verdeling van verantwoordelijkheden, het verstrekken van extra middelen. Auditteams moeten extra competentie en procedures hebben. Deze kwesties moeten worden overeengekomen vóór de start van de audit.
Figuur 1 - Volgorde van controleprocessen
audit programma
Onderdeel van het auditprogramma is begeleiding bij het plannen en uitvoeren van audits.
1. Organisatie van de audit. Degenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het auditprogramma moeten een specifieke auditteamleider aanwijzen. Bij het uitvoeren van een gezamenlijke audit is het van belang om overeenstemming te bereiken tussen auditorganisaties over de verantwoordelijkheden van elke organisatie en in het bijzonder over de bevoegdheid van de auditteamleider die aan de audit is toegewezen voordat de audit begint.
Voor elke audit moeten de doelstellingen, reikwijdte en criteria binnen het auditprogramma worden gedefinieerd.
De doelstellingen van de audit zijn onder meer:
a) het bepalen van de mate waarin het managementsysteem van de gecontroleerde, of delen daarvan, voldoen aan de controlecriteria;
b) het evalueren van het vermogen van het managementsysteem om te voldoen aan wettelijke, regelgevende en contractuele vereisten;
c) het evalueren van de effectiviteit van het managementsysteem om specifieke doelstellingen te bereiken;
d) identificatie van gebieden voor mogelijke verbetering van het managementsysteem.
Bij het uitvoeren van een audit moeten de volgende factoren in overweging worden genomen:
— toereikendheid en beschikbaarheid van de nodige informatie voor auditplanning;
— Adequate samenwerking met de gecontroleerde;
— Beschikbaarheid van tijd en benodigde middelen.
2. Documentanalyse.
Voordat de auditactiviteiten op locatie worden gestart, worden de documenten van de gecontroleerde, de managementsysteemdocumenten, de verslagen en de rapporten van eerdere audits beoordeeld om te bepalen of het systeem voldoet aan de auditdocumenten en -criteria. Bij de beoordeling moet rekening worden gehouden met de omvang, het type activiteit en de complexiteit van de organisatie, evenals met de doelstellingen en reikwijdte van de audit.
Als de documentatie ontoereikend blijkt te zijn, dient de auditteamleider de auditcliënt, degenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het auditprogramma en de auditee hiervan op de hoogte te stellen. Er moet een beslissing worden genomen om de audit voort te zetten of op te schorten totdat de documentatieproblemen zijn opgelost.
3. Voorbereiding van een audit ter plaatse».
De leider van het auditteam dient een auditplan op te stellen voor overeenstemming met de auditcliënt, het auditteam en de gecontroleerde. Op basis van het plan worden de termijnen gespecificeerd voor de uitvoering van de individuele werken waarin het plan voorziet. Het auditplan moet de reikwijdte en het niveau van complexiteit van de audit weerspiegelen, bijvoorbeeld afhankelijk van het feit of het een initiële of latere audit, interne of externe audit betreft. Het auditplan moet flexibel genoeg zijn om naar behoefte wijzigingen aan te brengen, bijvoorbeeld in de reikwijdte van de audit, naarmate de audit ter plaatse vordert. Het auditplan moet het volgende bevatten:
a) de doelstellingen van de audit;
b) auditcriteria en referentiedocumenten;
c) reikwijdte van de audit, met inbegrip van identificatie van de te auditeren organisatorische en functionele eenheden en processen;
d) data en plaatsen van de audit;
e) de verwachte tijd en duur van de audit ter plaatse, inclusief vergaderingen met het management van de gecontroleerde en vergaderingen van het auditteam;
f) de rollen en verantwoordelijkheden van de leden van het auditteam en de begeleidende personen;
g) toewijzing van passende middelen aan "kritieke gebieden" van de audit.
Het plan moet worden beoordeeld, geaccepteerd door de controlecliënt en gepresenteerd aan de gecontroleerde voordat de audit ter plaatse begint.
Eventuele bezwaren van de gecontroleerde dienen te worden opgelost met de controleteamleider en de controlecliënt. Elk herzien auditplan moet worden overeengekomen met de belanghebbende partijen.
4. Uitvoeren van een “on-the-spot” audit».
Het vooroverleg vindt plaats met het management van de gecontroleerde organisatie of, waar mogelijk, met degenen die verantwoordelijk zijn voor de gecontroleerde eenheden of processen. Doel van de voorbespreking:
a) bevestiging van het auditplan;
b) het verstrekken van een samenvatting van het audituitvoeringsplan;
c) bevestiging van kanalen voor informatie-uitwisseling;
d) gelegenheid bieden aan de gecontroleerde om vragen te stellen.
De controle-informatie is gebaseerd op steekproeven van relevante gegevens. Daarom is er een element van onzekerheid in de uitvoering van een audit, en auditconclusies moeten met deze onzekerheid rekening houden. Figuur 2 geeft een stroomschema van het proces van het verzamelen van informatie tot het verkrijgen van een controleverklaring.
Figuur 2 - Stroomschema van het proces - van het verzamelen van informatie tot het verkrijgen van conclusies over de resultaten van de audit
Om controleconclusies te trekken, moet de controle-informatie worden vergeleken met de controlecriteria. Auditbevindingen duiden op naleving of niet-naleving van auditcriteria. Indien bepaald door de auditdoelstellingen, kunnen auditbevindingen kansen voor verbetering aan het licht brengen. Het auditteam moet, indien nodig, in bepaalde stadia van de audit bijeenkomen om de auditbevindingen te beoordelen.
Naleving van de auditcriteria moet worden samengevat door de locaties, afdelingen of processen aan te geven die zijn geaudit. Indien vereist door het auditplan, moeten ook individuele auditbevindingen van naleving en ondersteunend bewijsmateriaal worden vastgelegd.
Afwijkingen en ondersteunend auditbewijs moeten worden geregistreerd en geclassificeerd (gerangschikt).
Het auditteam moet vóór de slotvergadering het volgende doen:
a) de auditbevindingen en andere relevante informatie die tijdens de audit is verzameld, beoordelen op relevantie voor de auditdoelstellingen;
b) overeenstemming bereiken over de auditconclusies, rekening houdend met de onzekerheid die inherent is aan het auditproces;
c) aanbevelingen op te stellen, indien vereist door de doelstellingen van de audit;
d) bespreken van te ondernemen acties naar aanleiding van de audit, indien opgenomen in het auditplan.
Het doel van de afsluitende bijeenkomst is om de bevindingen en conclusies over de audit op zodanige wijze te presenteren dat deze worden erkend door de gecontroleerde en, indien nodig, de timing van de indiening van het corrigerende en preventieve actieplan is overeengekomen.
5. Opstellen, goedkeuren en verspreiden accountantsverklaring (wet). Het hoofd van het auditteam is verantwoordelijk voor het opstellen en de inhoud van de rapportage (wet) van de audit. Het auditrapport (act) moet volledige, nauwkeurige, beknopte en begrijpelijke verslagen van de audit bevatten.
De controleverklaring (wet) is eigendom van de controlecliënt. Leden van het auditteam en iedereen die een accountantsverklaring ontvangt (wet) dienen zich te houden aan de geheimhoudingseisen voor de inhoud van de rapportage (wet).
6. Afronding van de audit.
De audit wordt als voltooid beschouwd als alle procedures die in het auditplan zijn vastgelegd, zijn voltooid en het goedgekeurde auditrapport (act) is verzonden.
Documenten die relevant zijn voor de audit dienen te worden bewaard of vernietigd in overleg tussen de betrokken partijen, in overeenstemming met de procedures van het auditprogramma, de overeenkomst tussen de partijen en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving en contractuele vereisten.
7. Maatregelen naar aanleiding van de resultaten van de audit .
Auditbevindingen kunnen wijzen op de noodzaak van corrigerende, preventieve of, indien nodig, verbeteringsacties. Vervolgacties worden niet beschouwd als onderdeel van de controle en of ze binnen het afgesproken tijdsbestek worden uitgevoerd, wordt meestal bepaald door de gecontroleerde, die de controlecliënt op de hoogte moet houden van de status van deze acties.
De voltooiing en doeltreffendheid van corrigerende maatregelen worden geverifieerd. Verificatie kan onderdeel zijn van een volgende audit.
De accountant moet dus de principes, procedures en controlemethoden kennen en kunnen toepassen. Om managementsystemen te auditen, moet de interne auditor een goede kennis en begrip hebben van: terminologie in het gebied dat wordt geaudit; de eisen van de relevante norm (MS ISO 9001, MS ISO 14001). Werkzaamheden effectief kunnen plannen en organiseren. Evalueren van factoren die de betrouwbaarheid van waarnemingen en conclusies op basis van de resultaten van de audit kunnen beïnvloeden; gebruik checklists, werkplannen en formulieren om auditactiviteiten vast te leggen; zorgen voor vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging.
De audit wordt uitgevoerd in de volgende volgorde:
Initiatie van het team (aanstelling van een teamleider; definitie van doel, reikwijdte en criteria van de audit; samenstelling van het auditteam; eerste contact met de gecontroleerde);
Analyse van managementsysteemdocumenten en bepaling van hun adequaatheid;
Voorbereiding van de audit (planning; taakomschrijving
voor groepsleden; voorbereiding van werkdocumentatie);
Het uitvoeren van een "on-site" audit (voorbereidend gesprek; verzamelen en verifiëren van gegevens; ontvangen van auditwaarnemingen; afsluitend gesprek);
Afronding van de audit, uitvoering van het auditdossier (bewaren van documenten);
Vervolgcontroles, indien nodig.
Degenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het auditprogramma dienen een auditteamleider aan te stellen. Daarbij moet rekening worden gehouden met zijn bekwaamheid en vermogen om de uitvoering van de doelstellingen van de audit te waarborgen.
De doelstellingen van de audit worden bepaald door de klant, d.w.z. de organisatie die een externe of interne audit moet uitvoeren. De doelstellingen van de audit moeten omvatten:
a) het bepalen van de mate waarin het managementsysteem van de gecontroleerde, of delen daarvan, voldoen aan de controlecriteria;
b) het evalueren van het vermogen van het managementsysteem om te voldoen aan contractuele en regelgevende vereisten;
c) het evalueren van de effectiviteit van het managementsysteem in relatie tot het behalen van specifieke doelstellingen;
d) identificeren van gebieden voor mogelijke systeemverbetering
beheer.
De reikwijdte en criteria van de audit worden bepaald door de opdrachtgevende organisatie en de teamleider audit. Eventuele latere wijzigingen in de auditdoelstellingen, reikwijdte of criteria moeten worden overeengekomen met de klantorganisatie en de auditteamleider.
De taak om de haalbaarheid van een audit te bepalen hangt grotendeels samen met de praktijk van het uitvoeren van externe audits. Dit betekent niet dat het voor interne audits niet nodig is om de mogelijkheid van implementatie ervan te bepalen. Deze mogelijkheid wordt bepaald rekening houdend met de volgende factoren:
a) de hoeveelheid gegevens en relevante informatie die nodig is om de audit te plannen;
b) adequate medewerking van de gecontroleerde;
c) beschikbaarheid van tijd en middelen.
Bij interne audits worden audithaalbaarheidsproblemen meestal door de organisatie zelf afgehandeld.
Na bevestiging van de mogelijkheid van een audit, is het noodzakelijk om vormen een controleteam. De audit kan worden uitgevoerd door één auditor. In dit geval vervult hij alle taken van de teamleider.
Bij het bepalen van de omvang en samenstelling van het auditteam dient rekening te worden gehouden met:
a) de doelstellingen, reikwijdte en criteria van de audit;
b) de competentie van het auditteam om de doelstellingen te bereiken;
c) eisen van certificatie-instellingen;
d) vereisten om de onafhankelijkheid van het auditteam van de gecontroleerde activiteit te waarborgen (om belangenconflicten te voorkomen);
e) de mogelijkheid van gezamenlijk effectief werken van de groep
audit en gecontroleerde.
Om de competentie van het auditteam te waarborgen, bepaalt u welke kennis en vaardigheden nodig zijn om de auditdoelstellingen te bereiken en selecteert u vervolgens teamleden met de vereiste kennis en vaardigheden. Om het team van expertise te voorzien, kunnen technische experts worden opgenomen, die onder leiding van de auditors moeten werken. De klant en de gecontroleerde hebben het recht om op redelijke basis vervanging van teamleden te vragen. Bij internal audit worden deze vraagstukken binnen de organisatie opgelost.
Om de meest effectieve kwaliteitsaudit te garanderen, beveelt ISO 19011:2002 aan dat de auditteamleider voorlopig contact met de gecontroleerde organisatie. Doeleinden van het voorcontact:
a) uitvoering van een auditovereenkomst;
b) definitie van kanalen voor informatie-uitwisseling;
c) het verstrekken van informatie over het auditschema, en
samenstelling van het auditteam;
d) het verlenen van toegang tot relevante documenten, inclusief dossiers, voor hun latere evaluatie;
e) definitie van veiligheidsregels;
e) het bereiken van een gezamenlijk akkoord over de noodzaak om het auditteam te voorzien van begeleidende personen.
Opgemerkt moet worden dat deze kwestie ook relevant is voor interne audit. Het voorbereidingsproces voor de audit moet een eerste kennismaking met de aard van het werk in de gecontroleerde eenheid en het leggen van de nodige zakelijke contacten omvatten.
Om volledige informatie te verkrijgen over de gereedheid van de organisatie voor de audit, het hoofd van het auditteam analyseert documentatie vooraf managementsystemen en -registraties, inclusief rapporten van eerdere audits.
Indien naar aanleiding van de review blijkt dat de managementsysteemdocumentatie niet voldoet aan de reikwijdte van de audit of de vastgestelde criteria, dienen de opdrachtgever, de geauditeerde organisatie en de persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van het auditprogramma hiervan op de hoogte te worden gebracht . In dit geval wordt de verdere besteding van middelen aan de audit stopgezet totdat alle gerezen problemen naar tevredenheid zijn opgelost.
Met betrekking tot interne audit zal een voorlopige beoordeling van de documentatie de effectiviteit van de audit vergroten en aanvullende mogelijkheden voor verbetering van het systeem identificeren.
De auditteamleider dient zich voor te bereiden auditplan, die voor aanvang van de audit aan de gecontroleerde wordt voorgelegd.
Het detailniveau van het plan kan verschillen voor externe en interne audits, en ook afhankelijk van de reikwijdte van de audit.
Het auditplan moet het volgende bevatten:
a) de doelstellingen van de audit;
b) auditcriteria en referentiedocumenten;
c) de reikwijdte van de audit;
d) de datum en plaats van de audit;
e) de rol en verantwoordelijkheden van de leden van het auditteam en de begeleidende personen.
Het auditplan kan richtlijnen bevatten met betrekking tot de inhoud van het auditrapport, methoden voor het classificeren van afwijkingen, de verwachte publicatiedatum van het rapport en de vertrouwelijkheid van de ontvangen informatie.
Als de controle wordt uitgevoerd door een groep van meerdere personen, is het raadzaam om de effectiviteit van de controle te bereiken verdeel de verantwoordelijkheden over de leden van het auditteam. Deze kwestie wordt beslist door de groepsleider. De leden van het auditteam beoordelen alle informatie die relevant is voor hun verantwoordelijkheden en stellen de werkdocumenten op die nodig zijn om productief te zijn tijdens het auditproces.
Werk documenten vooraf opgesteld door het auditteam en gebruikt als referentiemateriaal en/of notulen. Werkdocumenten omvatten:
a) controlebladen, bemonsteringsplannen;
b) formulieren voor het invullen van gegevens, bewijzen, observaties
en vergadernotulen.
Checklist - een vooraf samengestelde gesystematiseerde lijst met vragen, waarvan de antwoorden de auditor in staat zullen stellen om tijdens de audit de nodige informatie te verkrijgen over de mate van overeenstemming van de staat van het object van verificatie met de vastgestelde vereisten. De vragen moeten duidelijk worden geformuleerd, zodat de accountant zoveel mogelijk informatie kan verkrijgen.
Een checklist kan een van de handigste hulpmiddelen van de accountant zijn, maar alleen als deze goed is voorbereid en is toegesneden op de specifieke situatie waarin hij zal worden gebruikt. Het doel van de checklist is om de auditor te herinneren aan de informatie die hij moet verkrijgen en de feiten die moeten worden geverifieerd.
De auditor moet in staat zijn om de ontvangen antwoorden op te schrijven (hiervoor moet een geschikt veld op het blad worden voorzien).
Details van de mensen die worden geïnterviewd, documentatie en apparatuur die wordt gecontroleerd, moeten worden vastgelegd, evenals alle relevante opmerkingen. Zo worden checklists auditrecords. Een ander doel van een checklist is om tijd te helpen beheren. Aan de hand van de checklist plant de auditor zijn volgende stappen om de audit op tijd af te ronden.
Het gebruik van checklists en kant-en-klare formulieren mag het werkterrein van de auditor niet beperken. ISO 19011:2002 bevat specifieke richtlijnen over dit onderwerp.
Werkdocumenten en verslagen moeten worden bewaard tot de voltooiing van de audit. Leden van het auditteam dienen zich te houden aan de regels voor het bewaren van documenten die vertrouwelijke informatie bevatten.
De controle begint vanaf voorafgaande bijeenkomst, uitgevoerd door de auditteamleider. ISO 19011:2002 bevat de volgende aanbevelingen voor het houden van een kennismakingsgesprek:
a) stel de teamleden voor en schets hun rol in de audit;
b) de doelstellingen, reikwijdte en criteria van de audit bevestigen;
c) bevestig het auditwerkschema, de datum en
het tijdstip van de laatste bijeenkomst;
d) vertrouwd raken met de methoden en procedures van de audit, de organisatie informeren dat het bewijs van de audit zal zijn
steekproefgegevens en daarom zal de audit
er is een element van onzekerheid;
e) bevestigen dat de gecontroleerde op het moment van de audit op de hoogte zal worden gehouden van de voortgang van de audit;
e) bekend zijn met rapportagemethoden, waaronder de classificatie van afwijkingen;
g) communiceren onder welke voorwaarden een audit kan plaatsvinden
worden beëindigd;
h) het privacybeleid bevestigen;
j) informeren over het systeem van beroep op basis van de resultaten van de audit.
Opgemerkt moet worden dat met betrekking tot interne audit de agenda van de voorbereidende vergadering aanzienlijk kan worden vereenvoudigd en niet zo formeel is als in het geval van externe audit.
Het auditteam moet communiceer periodiek tijdens de audit. Hiervoor worden bijeenkomsten georganiseerd. Als er in de loop van de audit bewijs wordt verkregen dat de doelstellingen van de audit niet kunnen worden bereikt, moet de teamleider de redenen hiervoor rapporteren aan de gecontroleerde zodat verdere actie kan worden ondernomen. Met name het auditplan kan worden herzien, de doelstellingen en/of reikwijdte van de audit kunnen worden gewijzigd.
Aan de werkzaamheden van het auditteam kan, in overleg, worden deelgenomen waarnemers. IN Om de efficiëntie van het controleteam te coördineren en te verbeteren, is het raadzaam om een aanstelling te doen begeleidende personen van de gecontroleerde organisatie. Dit geldt uiteraard alleen voor externe audits. Interne auditors, zijnde werknemers van de organisatie, werken zonder begeleidende personen. Tegelijkertijd zijn internal auditors met een goede kennis van hun organisatie en haar managementsysteem het meest geschikt voor de rol van beheerder.
Begeleiders dienen het auditteam bij te staan en te handelen zoals gevraagd door de teamleider. Hun verantwoordelijkheden omvatten:
a) contacten leggen en tijd vrijmaken voor interviews met
het personeel van de gecontroleerde organisatie;
b) bezoeken brengen aan bepaalde delen van de organisatie;
c) het waarborgen van de veiligheid en het vertrouwd maken van het auditteam met de beveiligingsregels.
Waarnemers en begeleiders maken echter geen deel uit van het auditteam en mogen de uitvoering van de audit niet beïnvloeden.
Verzamelen en verifiëren van informatie- een van de belangrijkste fasen van de audit. De accountant kan de volgende methoden voor het verzamelen van informatie gebruiken:
a) enquêtes;
b) monitoringactiviteiten;
c) analyse van documenten.
Een methode die handig is om te gebruiken tijdens een audit is de volgende. Dit betekent het volgen van de voortgang van het werk op alle gebieden waarvoor de gecontroleerde structurele eenheid verantwoordelijk is. De volgende methode mag echter niet geïsoleerd worden gebruikt. Er moet voor worden gezorgd dat de focus op individuele processen en functies geen afbreuk doet aan de algemene observatie van activiteiten binnen de gecontroleerde eenheid.
De verzamelde en geverifieerde informatie vormt het controlebewijs. Er moet aan worden herinnerd dat controle-informatie is gebaseerd op steekproeven, dus ook bij het uitvoeren van een controle is er altijd een element van onzekerheid. Auditconclusies dienen met deze onzekerheid rekening te houden.
Evaluatie van het verzamelde bewijs tegen de auditcriteria stelt u in staat om te verkrijgen controle observaties. Aangezien observaties kunnen wijzen op naleving of niet-naleving van auditcriteria, kunnen ze worden geclassificeerd.
Om afwijkingen te registreren wordt gebruik gemaakt van protocollen (handelingen, rapportages) over afwijkingen.
Het niet-nalevingsrapport moet het volgende bevatten:
a) tijd en plaats van ontdekking van de afwijking;
c) classificatie van de afwijking;
Vertegenwoordigers van de gecontroleerde organisatie moeten de verschillen analyseren. Om ervoor te zorgen dat de NC-analyse effectief is, moet het NC-protocol beschikken over:
a) titel en uniek nummer;
b) een veld voor de auditor om de inhoud van de afwijking en verwijzing naar de managementsysteemdocumenten vast te leggen;
c) een veld voor de gecontroleerde persoon om de behoefte op te schrijven
corrigerende maatregelen nemen en geschatte datum
de implementatie ervan;
d) een veld voor de auditor om te bevestigen dat de correctieve
de actie wordt uitgevoerd en is effectief.
Opgemerkt moet worden dat elke niet-naleving een eigen protocol moet hebben.
Het auditorprotocol moet bevatten:
a) observatie om getuige van te zijn
verifieerbaar;
c) classificatie van de afwijking.
Een afwijking mag slechts betrekking hebben op één artikel van de norm - het meest geschikte.
Om de effectiviteit van de audit te verbeteren en manieren te identificeren om het managementsysteem verder te verbeteren, dient u altijd het kader over de implementatie van corrigerende (preventieve) maatregelen in te vullen.
De ISO 19011:2002-norm regelt geen specifieke vormen van documenten die tijdens het auditproces moeten worden ingevuld. Deze vraag wordt overgelaten aan het oordeel van de organisaties - gebruikers van de standaard.
Als tijdens de audit afwijkingen worden geconstateerd, is het van belang dat deze tijdig worden meegenomen en afgestemd met alle belanghebbenden. Het auditteam moet zich voor de slotvergadering voorbereiden conclusie over de resultaten van de audit, wat is nodig voor:
a) de auditbevindingen beoordelen op naleving
doelen en criteria;
b) overeenstemming bereiken over de auditconclusie;
d) de noodzaak van vervolgaudits bespreken.
Laatste bijeenkomst uitgevoerd onder voorzitterschap van de teamleider audit. Hierop krijgt het management van de gecontroleerde organisatie een conclusie over de resultaten van de audit. Er moet voor worden gezorgd dat de door de controleurs gepresenteerde opmerkingen worden begrepen en als verifieerbaar worden erkend.
In het geval van een externe audit is de slotbijeenkomst officieel. Met interne audit kan de agenda aanzienlijk worden vereenvoudigd.
Verantwoordelijkheid voor juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid definitieve accountantsverklaring gedragen door de auditteamleider. Als de volgorde van onmiddellijke rapportage wordt gevolgd, blijkt dat de adequaatheid van de audit, de snelheid en nauwkeurigheid van de voltooiing van corrigerende maatregelen aanzienlijk worden verhoogd.
Bij het opstellen van een auditrapport moet eraan worden herinnerd dat het alleen de feiten moet weergeven en:
a) begrijpelijk voor de personen voor wie het is opgesteld;
b) accuraat, en zijn verklaringen - onderbouwd, referenties - correct;
c) overeengekomen met alle belanghebbende partijen.
Het rapport mag geen kleine tekortkomingen bevatten die tijdens de audit zijn ontdekt en gecorrigeerd (informatie over deze tekortkomingen moet worden bewaard in de administratie van de auditor in het geval van herhaalde audits).
Indien vereist door de doelstellingen van de audit, bevat het rapport aanbevelingen voor verbetering die door de auditors tijdens de audit zijn geïdentificeerd.
Audit rapport binnen afgesproken termijnen afgerond goedgekeurd En uitzenden ontvangers opgegeven door de controlecliënt. Houd er rekening mee dat het rapport eigendom is van de klant, daarom moeten de nodige vertrouwelijkheidsvereisten in acht worden genomen. Met de distributie van het goedgekeurde rapport wordt de audit als voltooid beschouwd.
Corrigerende en preventieve maatregelen die naar aanleiding van een audit worden genomen, worden niet als onderdeel van de audit beschouwd en worden door de gecontroleerde binnen het afgesproken tijdsbestek genomen.
Nadat de audit is voltooid, worden inspecties uitgevoerd, die niet als onderdeel van de audit worden beschouwd, tenzij ze zijn opgenomen in het auditplan.
Competentie van auditoren
De kwaliteit van de uitgevoerde controle hangt grotendeels af van de bekwaamheid van de accountants. De auditor moet over bepaalde kennis en vaardigheden beschikken. Daarnaast is het van groot belang dat personen die controles uitvoeren over bepaalde persoonlijke kwaliteiten beschikken. De ISO 19011:2002-norm regelt een aantal vereisten voor de criteria voor de competentie van auditors, waaronder: opleiding, werkervaring, training, auditervaring.
Auditors van kwaliteitsmanagementsystemen en milieubescherming moet weten:
a) de methodologie voor het uitvoeren van de audit om deze toe te passen
aan verschillende audits;
b) managementsysteemdocumenten en referentie(referentie)documenten om de reikwijdte van de audit te kunnen afdekken en de auditcriteria toe te passen;
c) de organisatiestructuur van het bedrijf om de functies van de gecontroleerde organisatie te begrijpen;
d) de vereisten van wetgevingshandelingen en regelgevende documenten voor de gecontroleerde organisatie.
De controleurs van het kwaliteits- en milieumanagementsysteem zouden moeten beschikken bijzondere kennis en vaardigheden. Deze omvatten:
a) kwaliteitsmanagementprincipes en hun toepassing;
b) kennis van processen en praktijken in de gecontroleerde sector.
c) methoden voor milieubeheer;
d) kennis van de wetenschap van milieubescherming;
e) inzicht in de relatie van producten, diensten en werkzaamheden van de gecontroleerde organisatie met milieubescherming.
Kennis en vaardigheden van de auditteamleider bepalen grotendeels de kwaliteit en effectiviteit van de controle. Leiders moeten vaardigheden hebben zoals:
a) auditplanning en efficiënt gebruik van middelen;
b) organisatie en verdeling van het werk onder de leden van het auditteam;
c) conflictpreventie en -oplossing;
Betreft persoonlijke kwaliteiten van de accountant, ISO 19011:2002 stelt dat de auditor:
a) openen; e) doorslaggevend;
b) diplomatiek; g) zelfverzekerd;
c) oplettend; h) moreel;
d) vatbaar; e) koppig;
De ongewenste eigenschappen van een accountant zijn onder andere:
a) koppigheid; e) verslaving aan geschillen;
b) nabijheid; e) iemands mening opdringen;
c) onprofessionaliteit; g) rechtheid;
d) vooringenomenheid in oordelen; h) onvermogen om te luisteren.
Personen die accountant willen worden, moeten.
a) een voltooide opleiding hebben die voldoende is om de vaardigheden van een auditor onder de knie te krijgen;
b) praktische werkervaring hebben (totale werkervaring van minimaal vijf jaar);
c) opgeleid zijn tot auditor (40 uur audittraining);
d) ervaring hebben met het uitvoeren van audits (minimaal 20 dagen stage lopen als stagiair).
ISO 19011:2002 bevat eisen continue groei van de professionaliteit van accountants. Hiervoor zijn training, het bijwonen van seminars en conferenties en stages noodzakelijk.
Auditors moeten hun professionele groei aantonen.
De beoordeling van auditorcompetentie vereist door ISO 19011:2002 is een geheel nieuwe vereiste. De norm voorziet in een eerste beoordeling van personen die auditor willen worden, en vervolgens in een doorlopende beoordeling van de auditor om de opleidingsbehoeften vast te stellen. De evaluatieprocedure moet worden ontwikkeld en weergegeven in de documenten van het managementsysteem van de organisatie.
Uiteraard zijn dergelijke hoge eisen aan het niveau van professionaliteit van auditors bedoeld om objectieve, consistente en betrouwbare auditresultaten te garanderen.
Literatuur:
ISO 9000:2000 "Kwaliteitsmanagementsystemen. Basis
voorzieningen en woordenschat"
Allereerst is het noodzakelijk om te begrijpen wat het QMS is en waarom het nodig is. QMS (kwaliteitsmanagementsysteem)- dit is een systeem dat in de organisatie is gecreëerd om het beleid uit te voeren en de doelen op het gebied van kwaliteit te bereiken. QMS is een reeks maatregelen gericht op het beheer van de kwaliteit van een product (product of dienst) geproduceerd door een onderneming, rekening houdend met de behoeften en verwachtingen van consumenten en het vergroten van hun tevredenheid. Elk bedrijf dat een kwaliteitsmanagementsysteem implementeert, streeft zijn eigen doelen na: bijvoorbeeld het waarborgen van de aangegeven productkwaliteit, efficiënte verdeling van zijn middelen, taken en bevoegdheden van het personeel, optimalisatie van het managementsysteem, verbetering van procestransparantie en mogelijke verlaging van resourcekosten, enz.
Laat een verzoek achter voor een gratis consult
Interne audit van het managementsysteem is een van de belangrijkste processen van het managementsysteem. Volgens westerse experts, als zo'n managementsysteem processen als
Bestuurlijke verantwoordelijkheid;
Corrigerende en preventieve acties;
Interne audits (controles);
Gegevensanalyse;
Continue verbetering
gedebugd en geïmplementeerd in overeenstemming met de eisen van de norm, dan zullen alle andere processen van het kwaliteitsmanagementsysteem en/of milieumanagementsysteem niet alleen werken, maar ook voortdurend worden verbeterd.
Interne audit controleert de conformiteit van activiteiten in het managementsysteem van de organisatie met de vereisten van bepaalde documenten. Bovendien wordt tijdens de voorbereiding van het managementsysteem voor certificering een interne audit uitgevoerd om te voldoen aan de vereisten van de norm (bijvoorbeeld ISO 9001, ISO 14001) en andere ISO-normen (bijvoorbeeld ISO 19011). Vanaf het moment van certificatie van het managementsysteem vindt er echter een interne audit plaats op de naleving van de goedgekeurde managementsysteemdocumenten (Kwaliteitsbeleid en -doelstellingen, Kwaliteitshandboek, gedocumenteerde procedures en documenten op lager niveau).
Interne audit van het managementsysteem stelt u in staat om de volgende taken op te lossen:
Bevestiging van de conformiteit van activiteiten en hun resultaten in het managementsysteem met de vastgestelde eisen;
Analyse en eliminatie van de oorzaken van geconstateerde afwijkingen;
Voorkomen van het ontstaan van kwaliteitsproblemen;
Bevestiging van de implementatie van corrigerende maatregelen;
Evaluatie van de effectiviteit van het functionerende managementsysteem;
Vaststellen van de mate van begrip door het personeel van de doelen, doelstellingen en vereisten die zijn vastgelegd in de documenten van het managementsysteem;
Bepalen van manieren om het kwaliteitsmanagementsysteem en/of milieumanagementsysteem als geheel en in de afzonderlijke processen verder te verbeteren.
1.6.1. Voor- en nadelen van interne audit in vergelijking met externe audit
De voordelen van interne audits ten opzichte van externe audits zijn onder andere:
Kennis door interne auditors van de kenmerken van hun onderneming;
De afwezigheid van een bevooroordeelde houding van werknemers van gecontroleerde eenheden ten opzichte van interne auditors, die niet worden gezien als vreemden voor de onderneming;
Kennis door interne auditors van specifieke communicatiekanalen die in de onderneming actief zijn;
Kennis door interne auditors van opinieleiders van wie de informatie het nuttigst kan zijn bij de controle;
Mogelijkheid om vertrouwelijke informatie te gebruiken in auditrapporten;
Aan tijd geen gebrek tijdens internal audit, wat de mogelijkheid tot een meer gedetailleerde studie van het geauditeerde object beperkt;
Onafhankelijkheid van het werk van interne auditors van het werkschema van de werknemers van de gecontroleerde eenheid;
Mogelijkheid om interne auditors ook als experts in te zetten;
Relatief onbeduidende kosten voor interne audit. De nadelen van interne audits ten opzichte van externe audits zijn onder andere:
Minder hoog dan bij een externe audit, het niveau van objectiviteit van de conclusies vanwege de mogelijke vooringenomenheid van interne auditors met betrekking tot sommige werknemers van de onderneming;
Minder hoog dan bij een externe audit, de intensiteit van het werk van interne auditors, door minder rigide tijdschema's;
Kritiek van interne auditors wordt pijnlijker ervaren;
Het kwalificatieniveau van interne auditors is in de regel lager dan het opleidingsniveau van externe auditors;
De resultaten van een interne audit kunnen worden beschouwd als minder objectieve informatie over de effectiviteit en efficiëntie van het managementsysteem van een onderneming in vergelijking met een externe audit;
De resultaten van de interne audit mogen niet worden gebruikt om reclame te maken voor de onderneming;
De kosten van interne audit worden minder nauwkeurig bepaald dan die van externe audit.
Organisatorische principes van interne audit van het managementsysteem
De organisatie van de interne audit van het managementsysteem dient gebaseerd te zijn op de volgende zeven principes:
1. Het uniformiteitsbeginsel: elke specifieke audit wordt uitgevoerd volgens een enkele procedure die officieel is vastgesteld door het management van de onderneming, die de ordelijkheid, ondubbelzinnigheid en vergelijkbaarheid garandeert;
2. Het principe van consistentie: het plannen en uitvoeren van specifieke audits voor verschillende processen (functies, werk) van het managementsysteem moet worden uitgevoerd rekening houdend met hun gevestigde structurele relatie;
3. Het principe van documentatie: de uitvoering van elke audit wordt op een bepaalde manier gedocumenteerd om de veiligheid en vergelijkbaarheid van informatie over de werkelijke toestand van het geauditeerde object te waarborgen;
4. Voorzorgsprincipe: elke audit wordt gepland en het personeel van de geauditeerde eenheid wordt vooraf op de hoogte gebracht van het doel, de reikwijdte, het tijdstip en de methoden van de audit om een zo volledig mogelijke voorbereiding van de audit mogelijk te maken en de mogelijkheid uit te sluiten van personeel vermijdt het verstrekken en demonstreren van alle vereiste gegevens;
5. Het regelmatigheidsbeginsel: er worden regelmatig audits uitgevoerd, zodat alle processen van het managementsysteem en alle afdelingen van de onderneming voortdurend worden geanalyseerd en geëvalueerd door het management van de onderneming;
6. Het onafhankelijkheidsbeginsel: de personen die de audit uitvoeren, mogen niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor het gecontroleerde werk en moeten afhankelijk zijn van het hoofd van de gecontroleerde eenheid, om de mogelijkheid van vertekende auditresultaten uit te sluiten;
7. Het principe van openheid: de resultaten van elke audit moeten openbaar zijn.
1.6.3. Uitvoeren van een interne audit van het kwaliteitsmanagementsysteem en/of milieumanagementsysteem
Overweeg een typische procedure voor het uitvoeren van een interne audit van een kwaliteitsmanagementsysteem, die wordt gepresenteerd in de vorm van een stroomdiagram (stroomdiagram) in afb. 1.4.
Getoond in afb. 1.4 in de vorm van blok 2 kan het proces van "het uitvoeren van een audit" op zijn beurt worden weergegeven in de vorm van een stroomschema (stroomschema) getoond in Fig. 1.5.
Bij het uitvoeren van een enquête dient de auditor primaire informatie over het auditobject te ontvangen in de vorm van antwoorden op vragen. Het onderzoek kan worden uitgevoerd door middel van een vragenlijst of tijdens een gesprek (interview) met medewerkers van de gecontroleerde eenheid. In dit geval wordt de auditor aanbevolen om de volgende dertien aanbevelingen over de organisatie en techniek van het gesprek te gebruiken:
1. De gesprekspartner moet worden gekozen uit degenen die de gecontroleerde activiteit rechtstreeks uitvoeren.
het houden van een kennismakingsgesprek; uitvoering van de audit; het houden van een afsluitende bijeenkomst; het opstellen van een accountantsverklaring; indiening van het rapport ter goedkeuring; afronding van het rapport;
verspreiding van het rapport onder geïnteresseerden; registratie van auditresultaten; ontwikkeling van corrigerende maatregelen; wegnemen van oorzaken van afwijkingen; inspectie controle; registratie van corrigerende maatregelen; het informeren van belanghebbende partijen over het opheffen van niet-naleving;
Rijst. 1.4. Stroomschema (flowchart) van interne audit.
2. Bij het plannen van een gesprek is het noodzakelijk dat het gaat om:
Eén medewerker (zijn taken en bevoegdheden, opleidingsniveau en beroepsopleiding);
De door de werknemer uitgevoerde activiteiten (zijn documentatie, naleving van de werkpraktijk);
De arbeidsmiddelen van de werknemer (apparatuur, kantoorapparatuur, hun naleving van de vereisten van gedocumenteerde procedures of werkinstructies);
Materialen die worden gebruikt bij het werk van de werknemer (hun naleving van technische vereisten, aanvaardbaarheid van de status van controle en testen).
Rijst. 1.5. Een stroomschema (flowchart) van het auditproces op locatie (in een organisatie, dienst, werkplaats, afdeling).
3. Het onderwerp en de volgorde van het gesprek dienen vooraf aan de medewerker te worden medegedeeld.
4. Er moet voldoende tijd worden uitgetrokken voor het interview en de auditor en de gesprekspartner moeten daarbij zoveel mogelijk worden afgeschermd van inmenging van buitenaf.
5. Tijdens het gesprek kan de auditor de gesprekspartner stoppen, maar alleen als hij duidelijk wordt afgeleid van het onderwerp. Dit moet echter zo gebeuren dat hij niet de indruk krijgt van de onbeduidendheid van de informatie die hij geeft.
6. Als het gesprek door twee (of meer) toehoorders tegelijk wordt gevoerd, dan dienen vooral door één van hen vragen te worden gesteld en dient de ander aantekeningen te maken (juist tijdens het gesprek, en niet erna).
Voor de gesprekstechniek is de juiste keuze van de vraagstellingsmethode van groot belang. In tafel. 1.4 geeft de soorten vragen die zich kunnen voordoen in de praktijk van de auditor, en voorbeelden van hun formulering (de keuze voor een of ander type vraag hangt af van het specifieke doel van het gesprek en de situatie waarin het wordt gevoerd);
58_SV. Ponomarev, SV. Mishchenko, V.Ya. Belobragin en anderen "Beheer van productkwaliteit"
Tabel 1.4
De belangrijkste soorten vragen die zich kunnen voordoen in de praktijk van internal audit Type vraag Definitie en voorbeelden Gesloten vraag, het antwoord waarop alleen "ja" of "nee" is ("Gebruikt u dit document (methode) in uw werk?") Open vraag, waarbij het antwoord niet alleen eenlettergrepig "ja" of "nee" inhoudt ("Welke methoden (controletools) gebruikt u daarnaast in uw werk?") Verklarende vraag die verduidelijking behoeft , bevestiging ("Kunt u uitleggen wat u bedoelt?") Leidende (terugkeer) Vraag die tot een antwoord leidt of een kant-en-klaar antwoord bevat ("Denk je niet dat dat zo is? Je analyseert blijkbaar regelmatig, nietwaar?" ) Alternatieve vraag, antwoord waarop een van de twee tegengestelde opties kan zijn ("De reden voor deze discrepantie is dit of dat?") Bevestigende vraag met een stelling ("Zou het in dit geval anders kunnen zijn?") Moeilijke communicatie A vraag die een barrière opwerpt in de communicatie (“Wordt u gewaarschuwd om dit niet te doen? Heb ik je niet verteld dat dit precies is wat hier te vinden is?") Personificatievraag, waarvan het antwoord een beoordeling inhoudt van de activiteiten van individuen (personen) ("Wie is naar uw mening verantwoordelijk voor deze discrepantie ?") Aandacht!
De voorkeurstypes van vragen voor de auditor zijn open en verhelderend. Vragen worden afgeraden: gesloten, suggestief, alternatief, bevestigend en moeilijk te communiceren. Het personificerende vraagtype is ongeldig.
Aandacht!
Een voorbeeld van een foute vraag: “Beschikt de afdeling over de benodigde instrumentatie?”
Een voorbeeld van juiste vragen: “Hoe wordt de behoefte aan instrumentatie bepaald? Wat is de procedure voor het bepalen van de vereiste nauwkeurigheid van de apparatuur? Wie is verantwoordelijk voor het naleven van de procedure voor tijdige kalibratie (verificatie) van apparatuur?
7. Tijdens het interview dient de auditor er rekening mee te houden dat de bewijzen van de gesprekspartner als objectief kunnen worden beschouwd, als ze worden ondersteund door relevante feiten. Anders zijn ze subjectief en kunnen ze daarom niet door de auditor worden gebruikt voor analyse en evaluatie.
8. Tijdens het gesprek moet u directe vragen stellen, beginnend met de woorden "wat", "wie", "waar", "wanneer", "hoe" en "waarom". Om bewijs van naleving te verkrijgen, kan de auditor ook vragen: "Kunt u mij laten zien...?"
Hoofdstuk 1_K59
9. Gebruik tijdens het gesprek geen terminologie die onbegrijpelijk is voor de gesprekspartner.
10. Een gesprek op de werkplek ("in het veld") mag niet te lang duren om de gesprekspartner niet nerveus te maken. Het is raadzaam om meer gedetailleerde gesprekken te voeren op plaatsen (kantoren) waar niets de aandacht zou afleiden van het onderwerp van het gesprek.
11. De tijdens het gesprek geconstateerde inconsistenties moeten door de auditor worden vastgelegd op een auditblad of notitieboekje met een onmisbare verwijzing naar het niet-nageleefde item (gedeelte) van het regelgevingsdocument.
12. Aan het einde van het gesprek moet de auditor de ontvangen informatie samenvatten, de belangrijkste (positieve en negatieve) indrukken en kernpunten formuleren. Het is toegestaan om de gesprekspartner de opmerkingen van de accountant in de controlefiche te laten lezen.
13. Tijdens het interview verkregen informatie dient te worden geanalyseerd door deze te vergelijken met informatie over het onderwerp die is verkregen uit interviews met andere werknemers en de persoonlijke observaties van de accountant.
1.6.5. Psychologie van auditorgedrag
Ongeacht de aard van de relatie met het personeel van de gecontroleerde eenheid als geheel en haar individuele medewerkers, evenals hun gevoelens, moet de auditor gedrag met hen opbouwen op een zodanige manier dat dit het succes van de controle verzekert. De auditor moet erop voorbereid zijn dat eventuele interne problemen in de geauditeerde eenheid een negatieve houding ten opzichte van de audit kunnen veroorzaken. Tijdens het werk kan de auditor een duidelijk vijandige houding ten opzichte van zichzelf en destructief gedrag van de gecontroleerde tegenkomen. Hij moet hier niet alleen klaar voor zijn, maar ook methoden en technieken bezitten waarmee hij een dergelijke situatie in zijn voordeel kan veranderen.
In verband met het bovenstaande kunnen internal auditors de volgende aanbevelingen krijgen over de psychologie van hun gedrag tijdens de audit:
1. In eerste instantie moet de auditor worden geconfigureerd voor een positief auditresultaat. Elke keer dat een audit wordt gestart, moet de auditor uitgaan van de veronderstelling dat het object van zijn inspectie is georganiseerd en functioneert in overeenstemming met de vereisten ervoor. Dit is vergelijkbaar met het vermoeden van onschuld, dat in het strafrecht wordt opgevat als de erkenning van het feit dat de verdachte voor onschuldig wordt gehouden totdat het tegendeel is bewezen.
2. De auditor moet met al zijn gedrag aan de medewerkers van de gecontroleerde eenheid laten zien dat hij de hoofdtaak ziet in het verzamelen van overtuigend bewijsmateriaal en het presenteren van een objectieve conclusie over de toestand van het gecontroleerde object, en niet in het opsporen van inconsistenties.
Deze functie draagt bij aan het vergroten van het vertrouwen in het werk van de auditor bij het personeel van de gecontroleerde eenheid en zorgt voor meer openheid bij het aan hem voorleggen van informatie over de toestand van het gecontroleerde object.
3. De auditor moet de medewerkers van de gecontroleerde eenheid ervan kunnen overtuigen dat de audit de eenheid ten goede komt. De auditor moet bewijzen dat het wegnemen van de oorzaken van elke discrepantie die tijdens de audit wordt ontdekt, de prestaties van de geauditeerde eenheid zal verbeteren. Hoe succesvoller deze taak door de auditor wordt uitgevoerd, des te effectiever zal zijn interactie met de medewerkers van de gecontroleerde eenheid zijn.
4. Het onderwerp van de audit is de activiteit in het kwaliteitsmanagementsysteem en niet de medewerkers die deze uitvoeren. De accountant is op zoek naar feiten, niet naar discrepanties en hun veroorzakers. Hij analyseert en evalueert de feiten, niet de persoonlijke sterke en zwakke punten van medewerkers. In overeenstemming hiermee mag de auditor niet in discussie gaan over het gedrag van bepaalde werknemers van de onderneming en de mate van hun schuld in de ontdekte inconsistenties bepalen.
5. De accountant moet kunnen luisteren. Dit is een van zijn belangrijkste vaardigheden, want Oosterse wijsheid zegt niet voor niets: "De waarheid ligt niet in de mond van de spreker, maar in de oren van de luisteraar." Door goed naar de gesprekspartner te luisteren, krijgt de auditor niet alleen de informatie die hij nodig heeft, maar wekt hij ook vertrouwen in de gesprekspartner en plaatst hem voor zichzelf. In dit geval "onthult" de auditor als het ware de gesprekspartner en ontvangt hij de belangrijkste informatie.
6. Tijdens de communicatie dient de auditor zich volledig te concentreren op de verklaringen van de gesprekspartner. Lange of bijzonder belangrijke verklaringen van de gesprekspartner moeten worden samengevat om zijn bevestiging van de juistheid van begrip te krijgen. Hiermee kunt u misverstanden voorkomen die verband houden met een verkeerd begrip van de gesprekspartner en kunt u aantonen dat wat hij zei interessant is voor de auditor. De auditor dient zijn steun aan de gesprekspartner zowel in woorden (door bijvoorbeeld bemoedigende uitdrukkingen als: "Ja, ik begrijp u"), als in de taal van gezichtsuitdrukkingen en gebaren uit te drukken.
De auditor moet niet bang zijn voor de stilte van de gesprekspartner. Het is raadzaam om de gesprekspartner de tijd te geven om na te denken en de resulterende pauze te gebruiken om de interesse in zijn informatie en de noodzaak om meer te leren te benadrukken.
7. De auditor moet het gesprek (onderzoek) in goede banen leiden volgens een vooraf uitgedacht plan. Sta geen situatie toe die verwarrend kan zijn. Om dit te doen, is het beter om specifiek een gesprek te voeren, zonder afgeleid te worden door vreemde onderwerpen, en algemene zinnen te vermijden. Het is raadzaam om af en toe korte pauzes in te lassen waarin u over irrelevante zaken kunt praten.
8. In de communicatie met medewerkers van de gecontroleerde eenheid mag de auditor geen emotionele uitbarstingen toestaan. In elke situatie moet u kalm en zakelijk blijven en niet toegeven aan emoties. Het is noodzakelijk om excuses of het humeur van de gesprekspartner te doorstaan. Bovendien moet agressiviteit van uw kant worden vermeden.
Je kunt geen open en onbeschofte discussie aangaan met de gesprekspartner, ook al heeft hij duidelijk ongelijk en blijft hij vasthouden aan zijn standpunt: psychologen getuigen dat een emotioneel argument niemand overtuigt, maar alleen degenen irriteert die ruzie maken en leidt hun communicatie loopt dood.
9. De auditor dient niet de aandacht van de werknemers van de gecontroleerde te vestigen
alleen op de tijdens de audit geconstateerde negatieve aspecten. Het is raadzaam om de positieve aspecten te noteren om de verifieerbare prikkels om de prestaties te verbeteren niet te ontnemen.
10. Bij het beoordelen van de significantie van geconstateerde afwijkingen dient de auditor te luisteren naar de mening van professionals. Het belangrijkste is de detectie van een discrepantie, en niet de bepaling van de betekenis ervan. In een twijfelachtig geval moet de geconstateerde afwijking worden genoteerd zonder de significantie ervan te bepalen.
11. Bij het communiceren met gecontroleerd personeel moet de auditor een sfeer van welwillendheid en samenwerking creëren. U mag nooit uw onafhankelijkheid ten opzichte van het personeel tonen, dit kan vervreemding en kwade wil veroorzaken. Integendeel, het is noodzakelijk om op alle mogelijke manieren het ontstaan en de verdieping van gemeenschappelijke professionele belangen tussen zichzelf en het personeel te bevorderen. Het is raadzaam om u mentaal in de plaats van de gecontroleerde te verplaatsen en te onthouden dat maar weinig mensen deze rol graag vervullen.
12. De auditor mag niet opzettelijk zijn eruditie tonen of de gesprekspartner onderzoeken (de bekwaamheid testen). Het is onaanvaardbaar om beoordelingen te geven aan de uitspraken van de gesprekspartner, zoals: "Dit is tenslotte pure domheid", of om categorische uitspraken te doen als: "Iedereen weet dit", "Nee, de situatie is heel anders."
Een dergelijke manier van handelen kan de gesprekspartner "onderdrukken" en hem "gesloten" maken voor de auditor om de nodige informatie te "krijgen".
Een mildere reactie van de auditor op de verkeerde inschattingen van de gesprekspartner heeft de voorkeur, bijvoorbeeld: "Ik denk dat uw begrip van het probleem niet helemaal juist is" of "Laten we het probleem eens op de volgende manier bekijken."
Audits van het kwaliteitsmanagementsysteem
13. De auditor moet zijn gesprekspartners aanmoedigen om de juiste oplossingen te vinden. Dit wordt bereikt door de gemaakte fouten te verduidelijken. Zo vergroot de auditor niet alleen zijn autoriteit in hun ogen, maar bevestigt hij ook de stelling dat de audit gunstig is voor de gecontroleerde eenheid. Als de auditor een geschil niet kan vermijden, dient hij kalm te blijven en blijk te geven van professionele kennis en gegrondheid van zijn oordelen.
14 De auditor moet alles wat geloofwaardig is erkennen en goedkeuren. Achterdocht, twijfel mag niet prevaleren boven de objectiviteit van de accountantsbeoordelingen. In alle gevallen waarin bijvoorbeeld de effectiviteit van informele procedures wordt bepaald door de accountant, dienen deze te worden goedgekeurd en aanbevolen voor deugdelijke documentatie. Tegelijkertijd verdient het aanbeveling om een positieve beoordeling van de accountant openbaar te maken, bijvoorbeeld in de slotvergadering. De auditor mag niet gierig zijn met lof.
15. De auditor dient een harde toon van opmerkingen en beoordelingen te vermijden. Opmerkingen zoals: “Ik heb alle door u ingediende ontwerpdocumenten zorgvuldig bestudeerd, maar ik heb er geen document in gevonden dat de criteria weergeeft voor het beoordelen van de kwaliteit van het project. Ik vraag u deze criteria te ontwikkelen en te documenteren.” Woorden die het gesprek bemoeilijken, moeten worden vermeden. In plaats van "Ik denk ..." is het bijvoorbeeld raadzaam om te vragen: "Dat vind je niet ..." of in plaats van "Nu zal ik je eindelijk bewijzen ..." is het beter om te zeggen: " Nu kunt u ervoor zorgen dat ... »
16.5 tijdens de communicatie met medewerkers van de gecontroleerde eenheid dient de auditor kritische opmerkingen en adviezen te vermijden, waarvan de uitvoering kan leiden tot ernstige veranderingen in het werk van de eenheid. Dergelijke opmerkingen en adviezen kunnen tijdens de afsluitende vergadering met het hoofd van de eenheid worden besproken.
17. De auditor moet voorbereid zijn op verschillende trucs van het personeel van de gecontroleerde eenheid, die leiden tot tijdverlies en afleiding van de oplossing van de taken waarmee de auditor wordt geconfronteerd. Dit kan zich uiten in pogingen om de auditor te betrekken bij gesprekken over abstracte onderwerpen, de auditor te laten wachten op de komst van medewerkers voor een gesprek of presentatie van de benodigde documenten, de stand van zaken op te smukken voor aanvang van de audit, etc.
18. Bij openlijk verzet of persoonlijke vijandigheid jegens de auditor vanwege de medewerkers van de gecontroleerde eenheid, dient de auditor de hoofdauditor of het hoofd van de kwaliteitsdienst hiervan op de hoogte te stellen.
Na ontvangst van deze informatie dient de hoofdauditor (het hoofd van de kwaliteitsdienst) maatregelen te nemen zodat de audit wordt afgerond, ook al is deze door een andere auditor.