Top Gear UK: Vergaderingen plannen doe je het beste in een ontspannen sfeer

In veel teams worden planningsvergaderingen geoefend, waarop managers taken verdelen en algemene werktactieken voor de nabije toekomst schetsen. Veel overheidsinstanties hebben op maandagochtend planningsvergaderingen.

Sommigen beschouwen het plannen van vergaderingen als tijdverspilling, maar aan de andere kant zullen er zonder regelmatige discussies over actuele thema's zeker veel ongecoördineerde acties plaatsvinden. Hier is, zoals altijd, balans belangrijk.

Veel overheidsinstanties houden bijvoorbeeld wekelijks een planningsoverleg en verzamelen daar al het personeel. Dit is een klassiek voorbeeld van tijdverspilling. Niet elke week komen er scherpe vragen op die voor het hele team van belang zijn. Tegelijkertijd moet iedereen bij dergelijke evenementen aanwezig zijn. Ook degenen die niet direct of indirect worden geraakt door de huidige agenda. Vergaderingen en planningsvergaderingen zijn een klassiek voorbeeld van tijdverspilling geworden in tijdmanagementboeken.

HOE MAAK JE EEN PERFECTE PLANER?

Niets is perfect. Niemand weet hoe je een planningsgesprek goed moet voeren. Er zijn hier te veel variabelen. Wat voor soort planning om aan de behoeften van uw team te voldoen, hangt af van het aantal mensen dat u heeft en met wat voor soort activiteit u bezig bent. Ik kan u slechts kort vertellen wat ik bij verschillende organisaties heb gezien.

Toen ik bij het instituut werkte, kreeg ik de kans om in twee structurele afdelingen te werken. In beide werden ontmoetingen met een leider geoefend. Ze vonden op onregelmatige basis plaats en waren in beide gevallen behoorlijk productief. We zijn erin geslaagd om alle brandende kwesties te bespreken. Er was maar één nadeel aan deze planningsbijeenkomsten - soms (niet altijd) was het saai, omdat niet alle vragen me op de een of andere manier bezighielden.

Ik werkte ook in een particuliere organisatie waar helemaal geen planningsvergaderingen waren. In ieder geval had ik tijdens mijn werk als programmeur het geluk om in ongeveer 2,5 jaar tijd een paar keer alleen met de regisseur te praten. De rest van de tijd op het werk was ik bezig met mijn directe werk en besprak ik de resultaten van het werk met de manager in de huidige modus. Het was genoeg voor de ogen.

In een andere organisatie zag ik dagelijkse planningsvergaderingen die elke ochtend worden geoefend, ongeacht of er een urgente agenda is of niet. Dagelijkse planningsvergaderingen zijn te veel voor mijn smaak. Als alle teamleden bijvoorbeeld elke ochtend 15 minuten besteden aan een planningsvergadering en nog eens 15 minuten om weer aan hun dagelijkse bezigheden te komen, dan wordt in een week 2,5 uur netto tijdverlies voor elke medewerker per week opgebouwd. Dit is meer dan 5% van alle werktijd. Er zijn al meer dan 10 uur gedraaid in een maand. Mee eens - het is merkbaar.

Naast de ochtendplanningsbijeenkomsten heb ik kennis gemaakt met de praktijk van de avondplanningsbijeenkomsten, die plaatsvinden in een ontspannen sfeer, wanneer veel dingen al zijn gedaan en niemand haast heeft. Persoonlijk vind ik dit formaat leuker dan de ochtendvergadering.

Wat betreft de wekelijkse planningsvergaderingen, die zijn waarschijnlijk nodig. Maar je moet proberen ze in de meest beknopte vorm uit te voeren. Sleur de discussie niet voor uren. Zeker als er veel mensen deelnemen aan het planningsoverleg.

WAAROM MORNING PLANER IS KWAAD?

Terwijl mensen stoppen om te werken, terwijl ze wakker worden, duurt het enige tijd. Dan beginnen ze gewoon met hun zaken - en worden ze afgeleid door de ochtendplanningsvergadering. Daarna worden ze na de briefing weer bij het werk betrokken. En - God verhoede, iemand zal ze na de vergadering afleiden van hun zaken. Dan moet je om 11 uur 's ochtends gaan lunchen en 's middags zul je je slaperig voelen. De ochtend is de beste en meest productieve tijd. Ik zou het niet uitgeven aan een dagelijkse planningsvergadering.

VERGADERINGEN IN DE STAANDE GANG

Als er weinig mensen in het team zijn, waarom vergadert u dan niet terwijl u in de gang staat. Bij een zittend leven is dit gezonder voor de gezondheid en voelt u zich veel vrijer. Veel business coaches adviseren om dit in je dagelijkse praktijk op te nemen. Dit idee kun je uitwerken en werkvragen bespreken aan de eettafel of tijdens een training in de bedrijfsfitnessruimte. Denk voor jezelf na - je doet twee dingen tegelijk en bovendien bespreek je werkprojecten in de meest ontspannen sfeer en kun je opener met je collega's praten dan op kantoor.

2016 is een tijd van het testen van bedrijven op kracht, en in dit opzicht moet u nu, meer dan ooit, elke dag de vinger aan de pols houden van uw verkoopafdeling. Hier zijn een paar basisprincipes die uw verkoopteam helpen meer gefocust en efficiënter te worden.

Op een minnelijke manier zou het bedrijf 2 vergaderingen tussen het hoofd en de managers moeten hebben: de eerste is algemeen, op de ochtendplanningsvergadering, de tweede is een individuele, avondvergadering, waarbij het hoofd zorgvuldig ingaat op het resultaat van de activiteiten van zijn mensen, onderzoekt moeilijke situaties en voert individuele motivatie uit. Maar vandaag zullen we ons concentreren op de algemene ochtendplanningsvergadering, een onmisbaar hulpmiddel om de verkoopafdeling te beheren en uw medewerkers in goede conditie te houden.

Doelstellingen van het ochtendplanningsoverleg:

1. Samenvattend de resultaten van gisteren

2. Een werkdag plannen

3. Toezicht houden op de realiteit van het behalen van de plannen van de maand en het ontwikkelen van een plan "B"

4. Managers trainen in specifieke voorbeelden met behulp van een business game

5. Controle van het energieniveau van managers en hun toeslag, motivatie

Dat wil zeggen, voor het hoofd van de verkoopafdeling is de planningsvergadering de lakmoesproef van de kwaliteit van zijn werk, die hem zal helpen om tijdig te reageren op situaties die gewoonlijk leiden tot niet-uitvoering van plannen, fouten in de communicatie met klanten of het ontslag van managers.

Dus 10 regels voor een effectieve ochtendplanningsvergadering van de ROP:

1. Periodiciteit.

Ochtendplanning moet niet van tijd tot tijd worden gehouden, niet wanneer u in een goed of slecht humeur bent, maar elke dag, op hetzelfde tijdstip. Een goed planningsgesprek zal een ritueel zijn om van start te gaan, het begin van de activiteit van managers. In mijn praktijk ben ik vaak voorbeelden tegengekomen waarin een slecht uitgevoerde, of niet uitgevoerde planningsvergadering, de hele dagelijkse routine van managers verpestte, de stemming verpestte en de wil om te werken doodde.

Tijdens de ochtendplanningsvergadering moeten managers eindelijk wakker worden en de hoofdgedachte opvangen: laten we beginnen!

2. Discipline

Een effectieve planningsvergadering heeft een duidelijke structuur, doelen en timing (dat wil zeggen, de tijd die voor de planningsvergadering is gereserveerd). Elke afwijking van de structuur demotiveert managers, terwijl het naleven van algemene regels disciplineert en gedachten structureert.

Het planningsgesprek moet altijd op tijd beginnen en eindigen. Iedereen dient 15 minuten voor de vergadering op kantoor aanwezig te zijn. Allemaal theedrinken - voor de planningsvergadering. Na - alleen werken.

Managers moeten klaar zijn voor een planningsvergadering, al hun huidige indicatoren en hun plannen voor de dag kennen, en geen getallen op een rekenmachine tellen, tijd nemen van het hele team, of afgeleid worden door berekeningen in plaats van te luisteren naar de informatie die de ROP aan iedereen wil overbrengen.

Voor een kwalitatief hoogstaand planningsgesprek met een business game is meestal 45 minuten voldoende. Maar geloof me, deze 45 minuten kunnen in de toekomst veel tijd besparen en veel grotere financiële resultaten opleveren.

3. Energie

De ochtendvergadering is een aansteker voor de ogen van medewerkers.

Als het planningsgesprek saai is, vallen managers nog meer in slaap en krijg je niet het gewenste effect. Smeer geen informatie, houd doel en structuur voor ogen, laat medewerkers niet van onderwerp na onderwerp afdwalen, of stel vragen die maar één ding betreffen.

Het is belangrijk om te onthouden dat een planningsvergadering een teamwerk is, geen ochtendbijeenkomst. Houd ieders aandacht. Zeg alleen wat iedereen aangaat.

4. Train uw managers voortdurend!

Elke dag, tijdens avondbijeenkomsten, vraag je managers hoe hun dag verliep, welke successen ze hadden, met welke moeilijkheden ze te maken hadden, welke bezwaren van klanten ze niet aan konden. De ochtendvergadering stelt u in staat de meest urgente kwesties ter algemene discussie aan te brengen.

Om dit te doen, moet je de manager kort het probleem vertellen dat hij gisteren niet aankon, dan herhaal je snel het theoretische deel (bijvoorbeeld het blok "argumentatie door de berekeningsmethode), en regel vervolgens een businessgame waarbij de rol van de cliënt wordt gespeeld door de manager die de situatie niet behandelt. Vervolgens werpt het hele team met behulp van een korte brainstormsessie opties op om de situatie op te lossen.

Het is vooral belangrijk dat iedereen in het team actief deelneemt aan het vinden van oplossingen. Geef geen pasklare antwoorden, de meest effectieve training is geen theorie van een leider, maar ideeën vinden door middel van interacties.

Door dagelijkse training, aanvullende training en ondersteuning van de vaardigheden van managers kunnen uw managers zich voortdurend ontwikkelen, hun verkoopvaardigheden verbeteren en niet bang zijn voor moeilijkheden in het veld.

5. Voortdurend toezicht houden op de geplande

Plannen zonder controle is geldverspilling (c) oude Chinese wijsheid

Ik denk dat hier geen aparte uitleg nodig is. Als je het niet één keer onder controle hebt, dan twee keer - bij de derde zullen managers ofwel stoppen met iets te doen of beginnen te liegen.

6. Teammotivatie

Het is niet alleen belangrijk om de resultaten van gisteren voor het hele team als geheel en voor elk afzonderlijk aan te geven, maar ook om het beste en het slechtste van de vorige dag te identificeren, en wees niet bang om iemand hiermee te demotiveren - te weinig tijd er worden intervallen gebruikt en managers hebben de kans om elke dag te verbeteren.

Gebruik als indicatoren niet alleen financiële (hoeveel verkopen je hebt gemaakt, hoeveel geld je hebt binnengebracht), of activiteitsindicatoren (het aantal gesprekken, afspraken en vergaderingen gehouden), maar ook kwalitatieve indicatoren (de kwaliteit van de communicatie tussen de manager en klanten ). Je kunt zowel zelfstandig de telefoontjes van leidinggevenden afluisteren als gebruik maken van de rapportages van de afdeling kwaliteitscontrole.

7. Specificiteit in plannen

Een manager moet niet alleen praten over hoeveel verkopen hij vandaag zal sluiten, hoeveel betalingen hij zal innen en hoeveel vergaderingen hij zal houden. Hij moet zijn plannen zeker onderbouwen met concrete bedrijfsnamen. Zelfs als hij vandaag geen antwoorden van geplande klanten heeft, moet de manager vertellen waar hij het plan van vandaag vandaan haalt, wie hij zal bellen, naar wie hij zal gaan, maar de bedrijven moeten worden genoemd, met duidelijke cijfers in geld en kwantiteit .

Het is ook erg belangrijk om te onthouden dat het dagelijkse plan van de manager moet voldoen aan de doelen van de maand. Als uw manager een plan heeft voor een maand - 1.000.000 roebel aan betalingen, dan kan hij niet van plan zijn om elke dag 20.000 roebel te verzamelen, omdat hij het plan eenvoudigweg niet in zo'n tempo zal voltooien.

Stel ambitieuze plannen op voor uw managers. Als een manager zich schaamt om een ​​ambitieus plan te uiten, of verwijst naar zijn bijgeloof (“ik zeg het niet om het niet te verpesten”, “dan zeg ik nu meer, en je eet mijn hersens op in de avond” ), dit moet worden behandeld, en hoe eerder hoe beter. Train managers om hoge plannen te hebben, koester hun interne "limieten".

Ook moet de manager in zijn eigen cijfers geloven, niet 'uit de lucht vallen' omdat het nodig is, maar duidelijk begrijpen dat wat hij zegt ook echt haalbaar is en weet hij daarop invloed uit te oefenen.

8. Controleer de paraatheid van het hele team

Voordat u uw verkopers op een nieuwe dag vrijlaat, controleert u of ze alle middelen hebben - zowel extern (de aanwezigheid van presentatiemateriaal, visitekaartjes, oproepbasissen, enz.) iemand blijft dan en bespreekt enkele moeilijkheden verder, geeft extra individuele motivatie.

9. KrachtigCTA aan het einde van de planningsvergadering

Verzin een motiverende zin die je verankert om aan de slag te gaan en je managers een extra boost van energie te geven. De zin kan elk zijn: "Team, ga je gang!", Of "Laten we het doen!", Of "Dat is het, laten we gaan!"

Dit is het zogenaamde anker, dat een signaal geeft dat alles voorbij is, de ochtend is voorbij, het is tijd om te rennen en te winnen!

10. visualisatie

Zorg ervoor dat u de resultaten van de planningsvergadering op het scorebord invoert, zodat managers voortdurend zowel hun resultaten als het algehele resultaat van het team kunnen zien, evenals het voltooiingspercentage van het plan. Zo'n bord kan er als volgt uitzien:

En als bonus een checklist om de kwaliteit van het ochtendplanningsoverleg te beoordelen, bijvoorbeeld:

Organiseer en voer de vergadering zo efficiënt mogelijk.

Zoek een oplossing voor het ter discussie gestelde probleem of geef de richting aan voor de ontwikkeling van de situatie in een constructieve richting.

Het is interessant om de planningsbijeenkomst zo te houden dat de deelnemers geen tijd hebben om te gapen en ze geen gevoel van tijdverspilling hebben.

Actieplan

1. Maak kennis met de voorgestelde manier van organiseren van het planningsgesprek.

2. Bereid je voor, bereid de benodigde materialen voor en nodig deelnemers uit.

3. Organiseer een planningsgesprek.

4. Vat de resultaten van het planningsoverleg samen en maak alle deelnemers hiermee vertrouwd.

Hoe organiseer je een planningsvergadering

Eerste wat nodig is voor een planningsgesprek is een vraag of een onderwerp voor een planningsgesprek. Welk werkprobleem wil je oplossen? Welk positief effect zal het resultaat zijn van de planningsbijeenkomst voor het werk van de organisatie? Maak vooraf de deelnemers aan de vergadering vertrouwd met deze vraag. Zo bespaart u tijd tijdens het planningsgesprek en kunnen de deelnemers aan de discussie al interessante ideeën over uw vraag hebben.

Seconde- dit zijn de mensen die deelnemen aan het planningsoverleg. Specialisten van welk profiel en managers van welk niveau, of welke lijnmedewerkers heb je nodig om het antwoord op de gestelde vraag te vinden.

Derde- de locatie voor het planningsgesprek. Het is belangrijk dat dit een aparte ruimte is of zelfs een speciale vergaderruimte. Waar genoeg ruimte is voor iedereen, zullen buitenstaanders (die niet deelnemen aan het planningsgesprek) je niet kunnen storen en zullen de telefoons niet rinkelen.

Vierde- het tijdstip van het planningsgesprek. Het is wenselijk dat het handig is voor alle deelnemers of permanent. Dagelijks vinden er bijvoorbeeld planningsvergaderingen plaats om 8.30 uur stipt. Bij het kiezen van het tijdstip voor het planningsgesprek zul je je in ieder geval moeten focussen op de belangrijkste deelnemers. En benoem het van tevoren, voor een paar uur, of beter gezegd - dagen.

Vijfde- reglement voor het planningsoverleg. Het is belangrijk om het planningsgesprek niet alleen op tijd te starten, maar ook op tijd af te ronden. Bepaal vooraf de volgorde van bespreking van de vragen en de tijd die aan elke deelnemer wordt toegewezen. Beperk het, dit maakt de rapporten beknopt en zo informatief mogelijk. Een voorstelling duurt bijvoorbeeld niet langer dan 10 minuten.

Zesde- materialen bij de hand. Het vereiste minimum is pennen voor alle deelnemers en papier. Regel dit vooraf zelf, zodat u geen discussietijd hoeft te verspillen aan het zoeken naar wat en waarover te schrijven. Mogelijk hebt u ook nodig: een flip-over, een projector, een scherm, een laptop, een printer. Alle apparatuur moet van tevoren worden voorbereid en getest.

Zevende- de leider van het planningsoverleg of de secretaris die het proces en de resultaten van de bespreking van uw vraagstuk vastlegt.

Planningsformaten

1. Samenvattend, informatiebijeenkomst.

Deze bijeenkomsten kunnen wekelijks aan het begin van de week worden gehouden voor de leiders van alle onderdelen van uw organisatie.

Waar zijn deze planningsbijeenkomsten voor?

2. Planningsbijeenkomst - verdeling van huidige taken.

Meestal aan het begin van elke werkdag. Het formaat is duidelijk - de manager geeft zijn ondergeschikten opdrachten voor die dag. De tijd is ook niet de moeite waard om uit te rekken - iedereen kreeg taken en ging deze uitvoeren.

3. Vergadering plannen om de gestelde vraag te bespreken.

U formuleert vooraf uw vraag, die u heeft geformuleerd leven zelf en de huidige situatie in uw markt. Kondig het doel van de bijeenkomst aan, stuur deze informatie naar de deelnemers. Vraag hen om zich (indien nodig) op de kwestie voor te bereiden. Bepaal vooraf het schema en de secretaris van het planningsoverleg. Stuur de resultaten van het planningsgesprek naar alle deelnemers. De tijd voor zo'n planningsgesprek is maximaal twee uur. Maar er zijn situaties waarin meer tijd nodig is. In dit geval zal hij georganiseerde pauzes van 15-20 minuten plannen voor thee en gewoon uitrusten. (Maak ook van tevoren thee en snoep klaar!)

4. Creatieve planningsbijeenkomst.

Coachingsverzoeken
1) Ontwikkeling van een bron van creativiteit voor groei (zelfontwikkeling, professionele groei, bedrijfsontwikkeling)
2) Interne conflicten oplossen, crises overwinnen met behulp van creativiteit

Het bereiken van goed gecoördineerd, snel en efficiënt teamwerk is voor geen enkele manager een gemakkelijke taak. De taak van de chef is om voor elke ondergeschikte een enkele actiestrategie te ontwikkelen, hun werk te controleren en te corrigeren. Om vruchtbaar werk te bereiken, moet u weten hoe u vergaderingen moet houden, hoe u de ondergeschikten voor een bepaalde periode correct kunt instellen.

Planningsvergadering - bespreking en verdeling van werktaken gepland voor een specifieke tijd. Dergelijke bijeenkomsten kunnen grofweg worden onderverdeeld in verschillende typen, afhankelijk van het type, de tijd en het aantal.

Het eerste type omvat het rapporteren van planningsbijeenkomsten (deze zijn nodig voor het management om te rapporteren over hoe de werktaken op dit moment worden uitgevoerd), discussiebijeenkomsten (wanneer voorstellen worden overwogen en wijzigingen in het actieplan worden besproken) en motiverende bijeenkomsten (waarbij iedereen ontvangt hun taak in het proces van het oplossen van het belangrijkste probleem).

Op basis van tijd kunt u dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse vergaderingen houden.

Als we uitgaan van de kwantitatieve factor, kunnen planningsvergaderingen worden onderverdeeld in algemeen of massa (waarbij alle medewerkers aanwezig zijn) en besloten (wanneer een aparte groep of afdeling overlegt).

Het plannen van vergaderingen heeft bepaalde voordelen:

• Handhaaft discipline, vermindert te laat komen.
• Helpt om taken voor het team duidelijk en begrijpelijk vast te stellen. Een kortetermijnplan voor de dag is veel nuttiger en productiever dan een zesmaandelijks plan.
• Geeft daadwerkelijke prestaties aan. Deze kwaliteit breidt zich uit als werknemers tijdens de planningsvergadering rapporteren aan hun superieuren over wat ze hebben gedaan.

Vergeet de zeer motiverende rol van vergaderingen niet. Op competente wijze vergaderen betekent het positief beïnvloeden van de stemming van medewerkers, hen stimuleren tot vruchtbaar werk en hen stimuleren tot prestatieverbetering. Daarnaast draagt ​​deze eigenschap bij aan het aangaan van een positieve relatie tussen het team en de baas.

Aan de andere kant, het houden van planningsvergaderingen heeft ook negatieve kanten:

• Lange vergaderingen vergen energie en energie van werknemers.
• Plotselinge, ongeplande vergaderingen zijn meestal niet effectief.

Om deze negatieve factoren te vermijden, moet u uw vergaderingen zorgvuldig leiden.

Mening van een expert

Tijdens de planningsvergadering stellen medewerkers nieuwe ideeën voor voor bedrijfsontwikkeling en verkoop

Hasmik Gevorgyan,

CEO en een van de eigenaren van de Provokatsiya-winkelketen in Moskou

We belonen en ondersteunen onze medewerkers op alle mogelijke manieren, die geïnteresseerd zijn in het vergroten van de naamsbekendheid. Onze franchisenemers hebben besloten om 2 keer per maand speciale bijeenkomsten te houden, waar medewerkers hun gedachten en suggesties voor de ontwikkeling van het bedrijf en de toename van de omzet uiten. Auteurs van de meest interessante projecten en ideeën ontvangen een bonus tot 15% van hun salaris.

Sommige van onze beste T-shirtprints zijn oorspronkelijk ontworpen en voorgesteld door onze medewerkers. Dankzij onze medewerkers vergroten we de bekendheid van het bedrijf door het sponsoren van culturele jongerenevenementen.

Een treffend voorbeeld: een van onze medewerkers in Tula bood aan om mee te doen aan gemeentelijke sportwedstrijden en clubavonden. De creativiteit en toewijding van deze medewerker zorgde ervoor dat onze advertenties verschenen in populaire stadscafés. Uiteindelijk verdubbelde de omzet in de stad Tula. Het inkomen van de werknemer steeg op dezelfde manier - na een paar maanden werd hij winkeldirecteur.

3 ingrediënten voor een succesvol planningsgesprek

1. Informatie onderdeel. Maak het materiaal interessant en bruikbaar voor de luisteraars. Als saaie informatie niet kan worden vermeden, probeer het dan op een ongebruikelijke manier te presenteren. De informatie die tijdens de planningsvergadering wordt gepresenteerd, moet nuttig en opwindend zijn. Als u van plan bent een succesvolle vergadering te hebben, kunt u het beste geen saaie en saaie informatie delen.
2. Emotionele component. Fascinerend materiaal met een slechte presentatie is slecht materiaal. Denk aan de universiteit - tijd doorbrengen in sommige paren was saai, studenten sliepen letterlijk in de klas, terwijl in andere iedereen de essentie wilde begrijpen en bespreken.
3. De leider die de vergadering houdt. De autoriteit van de spreker heeft rechtstreeks invloed op de assimilatie van informatie. Als je nog geen hoge retorische vaardigheden hebt bereikt, bestudeer dan het eerste en tweede punt beter voordat je de vergadering houdt.

Hoe planningsvergaderingen te houden Weerstand van werknemers vermijden

Het is geen geheim dat medewerkers vaak negatief staan ​​tegenover het plannen van vergaderingen. Het is de moeite waard om de redenen voor deze perceptie te begrijpen.

ten eerste, de oorspronkelijke oorsprong van dergelijke planningsvergaderingen wordt geassocieerd met de tijd dat de communicatiemiddelen het niet mogelijk maakten het werk van mensen te coördineren en het noodzakelijk was om persoonlijk door het hele team samen te komen en uren te besteden aan het bespreken van belangrijke werkkwesties. Omdat er gewoon geen andere manieren waren om belangrijke punten te weten te komen of te bespreken, verzamelden zich tijdens de vergadering talloze vragen, opmerkingen en suggesties over het werk. Daarom moest de vergadering enkele uren worden gehouden.

ten tweede, ergeren veel kantoormedewerkers zich aan het feit dat een planningsgesprek 1/5 van alle werktijd in beslag neemt. Tegelijkertijd is er niet zo veel voor de discussie - de toespraak van de baas neemt meestal de helft van de hele vergadering in beslag.

Ten derde Als er elke dag een vergadering wordt gehouden, zullen medewerkers het al snel beschouwen als een evenement "voor de show". Medewerkers rapporteren niet in detail en zijn geïnteresseerd in de voortgang van het werk of eventuele wijzigingen, omdat deze simpelweg niet in zo'n korte tijd kunnen gebeuren. De belangrijkste doelen van elk bedrijf zijn langetermijnplannen, dus het is niet de moeite waard om kostbare tijd van werknemers te nemen om te luisteren naar "dingen zijn in orde, we werken." Alleen in kritieke gevallen, noodsituaties en urgente taken wordt het noodzakelijk om dagelijks te vergaderen.

Hoe u een planningsvergadering op de juiste manier kunt houden door het juiste formaat te kiezen

1. Informatiebijeenkomst

U kunt zo'n planningsoverleg op maandag houden, maak er een wekelijks evenement van voor elke afdeling van uw bedrijf, voor elk afdelingshoofd. Het doel van deze bijeenkomst is om erachter te komen wat er de afgelopen week is bereikt, wat er is bereikt en wat er voor deze week op de planning staat. Leiders kunnen belangrijke informatie doorgeven aan ondergeschikten en hen motiveren om productief te werken. Versleep de tijd niet - u kunt de vergadering het beste binnen 30 minuten houden.

2. Verdeling van taken

Deze korte bijeenkomst kan het beste vroeg op de dag worden gedaan. Managers geven opdrachten voor die dag en leggen die uit aan medewerkers. Als er geen vragen of belangrijke informatie zijn, zal zo'n vergadering niet veel tijd van de werknemers in beslag nemen.

3. Vergadering plannen

Een dergelijk planningsgesprek is noodzakelijk nadat alle medewerkers hiervan vooraf schriftelijk of elektronisch op de hoogte zijn gesteld. Laat ze zich voorbereiden op het onderwerp, een vergadering plannen en een vergaderingssecretaris. Stuur de conclusies en conclusies van de bijeenkomst ook naar iedereen die aanwezig was of zou moeten zijn bij de planningsbijeenkomst. Het is belangrijk op te merken dat zo'n planningsgesprek niet te lang kan duren. Als dit nog steeds niet kan worden vermeden, zorg er dan voor dat u een time-out neemt voor rust of een snack.

4. Creatieve ontmoeting

Als je het team deze keer niets te bieden hebt, is het een goede optie om een ​​planningsvergadering in een niet-standaard formaat te houden. Dat kan een wedstrijd zijn voor het beste idee of een brainstormsessie.

5. Vergadering plannen voor het oplossen van conflicten

Vergeet de menselijke factor en eventuele misverstanden in het team niet.

De juiste positie van de baas is om een ​​soortgelijk probleem te identificeren en op te lossen. Het zal handiger zijn om hiervoor meer dan ooit een vergadering te houden. Je moet elke persoon de kans geven om zijn of haar standpunt uit te leggen en te vertellen wat precies niet bij hem of haar past. Het formaat van zo'n bijeenkomst mag niet streng zijn, laat mensen praten of ruzie maken en hun mening bepleiten. Als je eenmaal samen de moeilijkheden hebt geïdentificeerd, moet je ze overwinnen. U hoeft het niet alleen op u te nemen, HR-specialisten en senior managers helpen u daarbij.

U moet een vergadering leiden door voor iedereen een interessant onderwerp te kiezen - zodat iedereen wil spreken en u de mogelijkheid heeft om het gesprek te regelen en de richting ervan aan te passen.

Vat de bijeenkomst samen, verzamel wat de deelnemers hebben gezegd en deel de resultaten met hen.

Het is niet nodig om collega's vanaf het begin te waarschuwen dat het planningsoverleg plaatsvindt vanwege een ontstane conflict. Een uitzondering vormen speciale bijeenkomsten die uitsluitend worden georganiseerd om met dergelijke situaties om te gaan.

Hoe u de voordelen van de planningsvergadering kunt maximaliseren?

Slecht georganiseerde planningsvergaderingen, vergaderingen en vergaderingen zijn volkomen nutteloos en zelfs schadelijk. Want op zichzelf creëren ze geen toegevoegde waarde, maar kan er enorm veel tijd aan worden besteed.

Leer de regels voor het organiseren van effectieve planningsvergaderingen van het tijdschrift Commercial Director, dat de workflow met een minimum aan tijd zal veranderen.

Dagelijks vergaderen: een stapsgewijs algoritme

Stap 1. Bepaal de doelen van de ochtendplanningsvergadering

Elke organisatie moet de resultaten van haar werk presenteren en plannen. Op basis van de beoogde doelen stelt u een stappenplan op voor de uitvoering ervan.

Selecteer doelen uit de lijst die geschikt zijn voor uw bedrijf:

• Doelen stellen

De belangrijkste reden voor het houden van collectieve vergaderingen is het plannen van taken. Het dagelijkse plan van een medewerker mag niet meer dan 3 taken en 1 focus bevatten. Idealiter schetst elke medewerker zelf de taken en focus voor de dag en informeert hij de manager hierover.

Gebruik om realistische en haalbare doelen te stellen. Het is het beste om het werk te plannen met specifieke nummers. Visualiseer de informatie: het is beter om het evenement in een ruimte te houden met een projector of een schoolbord, waarop u de belangrijkste taken opschrijft. Markeer de focus van de dag met een marker en benadruk dit tijdens het gesprek.

Het is het beste voor elke werknemer om zijn plan op te schrijven.

• Feedback van medewerkers

Heel vaak informeren werknemers hun baas niet wanneer ze met een probleem of een onbegrijpelijke situatie worden geconfronteerd. Dit wordt in de regel besproken onder collega's en wordt niet waardig geacht om aan het management te rapporteren. Het is noodzakelijk om constant contact te leggen met ondergeschikten. Werknemers moeten er een gewoonte van maken om hun manager te vertellen over hun zorgen en zorgen tijdens het uitvoeren van hun taken.

In dit geval moet de leider afzonderlijke vergaderingen houden om naar elk probleem te luisteren en er op de juiste manier op te reageren, zelfs als hij denkt dat de situatie geen speciale aandacht waard is. Zoek ook naar de oorzaak van het probleem, niet de boosdoener. Wijs een specifieke persoon aan die verantwoordelijk is voor het oplossen van het probleem en reserveer hiervoor een duidelijk tijdschema.

• Ervaringsoverdracht en training

Spreek als eerste - vertel uw collega's hoe u de toegewezen taak zelf zou uitvoeren. Start een gesprek, vraag medewerkers hoe dit of dat beter en vruchtbaarder kan werken. Je kunt een planningsgesprek houden in spelvorm of een businesscase nemen zodat iedereen kan meepraten.

U kunt training geven: vertel of herhaal scripts met collega's, typische antwoorden, productvoordelen, bedrijfspromoties en dergelijke. Betrek het hele team bij dit proces.

Herhaal jezelf niet, leer je medewerkers elke dag nieuwe dingen, ontwikkel ze!

• Verbetering van de teamgeest

Praat over het bedrijf als een hecht team - gebruik in uw toespraak de woorden "wij", "ons team".

Communiceer iets nieuws en interessants voor de laatste dag: wat er gisteren is gebeurd, bedrijfsnieuws, de successen (zelfs kleine). Alleen omdat je een interne mailinglijst hebt, wil nog niet zeggen dat iedereen deze leest. Zo kan het meest interessante en belangrijkste nog eens verteld worden op het planningsoverleg. Als de informatie niet geheel positief is, krijgen medewerkers de gelegenheid om een ​​plan van aanpak te bespreken.

Onthoud belangrijke data voor werknemers, praat erover (verjaardagen van werknemers zelf, hun familieleden, kinderen, een belangrijke gebeurtenis voor het bedrijf, enzovoort).

• Teammotivatie

Je kunt een vergadering houden om het team op te laden met positieve dingen voor de komende dag. Hiervoor heb je nodig:

• Prijs iemand van het personeel (beste in verkoop, goede kwaliteit, dankbaarheid van de klant, oplossen van een moeilijke situatie, enz.).
• Leg bij het toewijzen van taken uit hoe het werk de algemene doelstellingen van het bedrijf positief zal beïnvloeden. Maak elke medewerker duidelijk dat ze belangrijk zijn.
• Gebruik motiverende woorden en zinnen: "Laten we het doen!", "Laat zien waartoe je in staat bent!" enzovoort.
• Laat zien dat je in elke medewerker gelooft, zeg vaak zinnen als "We kunnen", "We zullen slagen", "Ik weet het zeker", enz.

Een belangrijke regel om effectief te vergaderen is om alleen over positieve dingen te praten, niemand uit te schelden tijdens de planningsvergadering, niet het team uit te schelden. In de ochtend is het de moeite waard om alleen over het positieve te praten!

Zorg ervoor dat u alle bovengenoemde doelen gebruikt, maar ze hoeven niet allemaal tegelijk te vergaderen.

Stap 2. Wij stellen het reglement op

Nadat u uw doelen voor uw ochtendvergaderingen hebt gekozen, moet u beslissen hoe u ze wilt uitvoeren. Het schema kan worden afgedrukt en opgehangen in het kantoor waar de vergadering wordt gehouden.

Bepaal hoe lang u van plan bent de vergadering te houden en noteer dit in het reglement. Een kwartier is voldoende voor een effectieve vergadering. Maak daarnaast een concreet plan: waar ga je het in het gesprek over hebben. Dit vereist:

De planningsvergadering moet op een positieve noot worden gehouden. Begroet het team, markeer iemand van het personeel voor het verrichte werk en de successen van de afgelopen dag. Aan het einde van de vergadering kunt u het team feliciteren, hen een fijne dag wensen of hen motiveren voor productief werk.

Laat ons aan het begin van het planningsgesprek weten wat er de afgelopen dag is gedaan. Stel nieuwe taken in rekening houdend met wat er is gedaan. Daarna kunt u trainen of beginnen met herhaling.

Krijg een reactie van het team, praat met hen aan het einde van de vergadering, om het evenement niet te slepen. Als het te bespreken onderwerp te moeilijk is en meer dan twee minuten duurt, neem het dan mee naar een aparte vergadering of vertrouw het toe aan een bepaalde medewerker.

Stap 3. Klaarmaken voor de planningsvergadering

Om een ​​planningsgesprek correct en vakkundig te kunnen voeren, dient u zich er van tevoren op voor te bereiden. U kunt het beste 's avonds beginnen met de voorbereiding van uw ochtendvergadering en alles opschrijven.

De taken van de dag moeten consistent zijn met doelen op de langere termijn en de problemen aanpakken die de vorige dag zijn gerezen. Schrijf voor elk item apart op waarover je gaat praten: positief nieuws, problemen, recente gebeurtenissen, training.

Stap 4. Organiseer een planningsvergadering

Begin uw vergadering met behulp van uw overzicht. Groet het team. Houd de tijd bij zodat de vergadering niet langer dan 15 minuten aansleept.

Observeer tijdens de vergadering de reactie van medewerkers in elke fase van de planningssessie. Zo kun je bepalen wat interessant was voor het team en wat niet. Als een stuk informatie niet interessant is voor werknemers, overweeg dan of u het uit het plan kunt verwijderen of de manier waarop het wordt gepresenteerd kunt wijzigen.

U kunt begrijpen hoe effectief u de planningsvergadering hebt gehouden door de indicator van de kwaliteit van het werk van de werknemers, het verkoopniveau. Als de productiviteit is verbeterd, was de vergadering goed georganiseerd.

Mening van een expert

Een aangepaste ochtendvergadering houden?

Dmitry Grishin,

voorzitter van de raad van bestuur en een van de oprichters van Mail.Ru Group in Moskou

Het is heel gewoon voor ons om vergaderingen met een ongebruikelijke vorm te houden. Elk van hen duurt minder dan een half uur. Planningsvergaderingen staan ​​open voor iedereen, alle medewerkers kunnen deelnemen, niet alleen degenen die direct te maken hebben met het onderwerp van de planningsvergadering. We spreken staand om wat af te wijken van het gebruikelijke werkformaat op de werkplek.

Het vinden van zoveel mogelijk creatieve ideeën om de ontstane problemen op te lossen, zelfs die die totaal onrealistisch lijken, is het belangrijkste doel waarmee we dergelijke planningsvergaderingen begonnen te houden. Voorstellen worden strikt to the point bekritiseerd, zonder emotie, waarbij alleen over de technische kant van de kwestie wordt gesproken.

Alles wat het team voorstelt, wordt ingevoerd in een speciale database. Het houden van evenementen van dit formaat betekent dat medewerkers de kans krijgen om elkaar te horen en niet vast te blijven zitten aan een onbeduidend probleem. Iedereen voelt zich betrokken bij een gemeenschappelijk doel, belangrijk voor het bedrijf, en dit geeft als geen ander een stimulans om te werken.

Hoe een planningsoverleg op de afdeling goed te houden?

Ieder van ons begrijpt hoeveel afdelingshoofden moeten doen. Naast de gebruikelijke werkzaamheden nemen zij de probleemoplossing en de algemene organisatie van de gehele afdeling over. De efficiëntie van het werk van een baas hangt af van de methoden en managementtools die hij gebruikt. Is het in dit geval de moeite waard om tijd te verspillen en vergaderingen te houden?

Het hangt allemaal af van de manier waarop de manager het probleem van het plannen van vergaderingen benadert. In één geval benaderen bazen planningsvergaderingen zeer formeel, zelfs als de bedrijfsregels bepalen dat dergelijke vergaderingen moeten worden gehouden. Zo'n leider gelooft dat het belangrijkste is meer inspanning, minder vergaderingen. Andere afdelingshoofden besluiten op eigen initiatief te vergaderen, omdat ze weten hoe effectief zo'n tool is om de kwaliteit van het teamwerk te verbeteren.

Als de mentor van een hele afdeling vindt dat er gewoon vergaderd moet worden omdat 'het nodig is', dan moet hij geen tijd verspillen aan planningsvergaderingen. Alle activiteiten die voor de schijn worden georganiseerd, hebben alleen een negatieve invloed op het werk. Zoals de naam al doet vermoeden, is een planningsvergadering een competente planning van acties om de grote doelen van een bedrijf te bereiken.

Op basis van de Deming-cyclus is een planningsgesprek een periodieke check (Check) van het werk van het team om zo nodig beweging te wijzigen of bij te sturen (Akt).

Hoe vaak planningsvergaderingen houden op de afdeling?? Dagelijkse vergaderingen op de afdeling zijn alleen nodig voor nieuwe of onervaren medewerkers die niet zonder constant toezicht en advies van hun superieuren kunnen. Voor een hechter en ervarener team zouden de vergaderingen een keer per week, op dezelfde dag, ongeveer hetzelfde moeten zijn qua tijd en structuur van de planningsvergadering. Dit is nodig met het oog op discipline.

Meestal weigert de leider een planningsvergadering te houden, omdat hij het als tijdverspilling beschouwt. Interactie met het team verandert in een korte monoloog zonder feedback van medewerkers. Met deze benadering gaan de meeste functies verloren, behalve misschien informatief en gedeeltelijk disciplinerend.

Het is voor een leider veel moeilijker om met de groep om te gaan dan met elke medewerker afzonderlijk. Een heel team tegelijk aansturen is de vaardigheid van een ervaren en goede baas. Zo'n leider weet een planningsgesprek goed te voeren: snel en to the point, terwijl hij "terug" krijgt van de groep, een probleem met hen bespreekt en op basis daarvan het werk van de afdeling regelt. Het is het beste om binnen een half uur te vergaderen (+ - 15 minuten). In een mens is het fysiologisch juist zo'n tijd voor de grootste concentratie van aandacht die wordt gelegd.

De introductie van een nieuw evenement - het plannen van vergaderingen - zal enige tijd in beslag nemen. Er zijn vaak meerdere vergaderingen nodig om de tool werkend te krijgen. Als het afdelingshoofd begint te luisteren naar de feedback van het team, zal hij veel nieuwe informatie ontvangen die niemand eerder heeft geuit. Maar nu doet zich een kans voor - vroeg de leider zelf! Het zal nodig zijn om afzonderlijke rollen voor werknemers en hun doel in het werk van de hele groep te definiëren, bezwaren te overwinnen en hun positie op de beste manier te beargumenteren. Vaak voltooien managers de implementatie van een nieuwe tool niet en keren ze, een paar stappen verwijderd van het ideale resultaat, terug naar minder effectief management, dat wil zeggen, voeren afzonderlijke gesprekken met elke medewerker.

10 regels voor een ochtend verkoopgesprek

Vaak doen verkoopmanagers goed werk met de hoofdverantwoordelijkheid om met mensen te praten en goederen te verkopen, maar tegelijkertijd weten ze niet hoe ze volgens het plan moeten handelen, het uitgevoerde werk moeten analyseren en consistent moeten werken. Als de manager deze maand al veel bestellingen heeft ontvangen, stopt hij zo actief met werken, doet hij minder ongevraagde telefoontjes, behandelt hij geen passieve klanten.

Als de manager een dergelijke neiging opmerkt, kan hij de manager hierover informeren tijdens het planningsgesprek, zeggen dat zijn ontwijking van het werk wordt opgemerkt en gecontroleerd. Natuurlijk zullen managers een excuus zoeken om niet aan de vergadering deel te nemen, met het argument dat ze het druk hebben. U kunt een vergadering houden met een administratief beheersdoel, waarbij de manager het werk kan beïnvloeden en verbeteren als hij een recessie of drukte opmerkt.

Om een ​​planningsgesprek zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, dient u zich hieraan te houden reglement:

Regel 1. Frequentie

U moet uw ochtendafspraken elke dag op hetzelfde tijdstip hebben, ongeacht uw stemming. Na verloop van tijd zal het planningsgesprek een gewoonte worden en als signaal dienen voor managers om aan de slag te gaan. Er waren tijden dat de afwezigheid van een vergadering of de slechte organisatie de gebruikelijke manier van de dag van managers doorbrak, hun goede humeur en de wil om te werken wegnam.

Tijdens de ochtendvergadering moeten managers tot het einde tot bezinning komen, wakker worden en begrijpen - het is tijd om aan het werk te gaan!

Regel 2. Discipline

3 belangrijke beloften van een effectieve planningsvergadering - vergaderingen houden met een precieze structuur, gedefinieerde doelen en tegelijkertijd. Als de regels worden nageleefd, heeft de planningsvergadering een positief effect op het werk van managers, afwijking ervan is integendeel schadelijk voor de arbeid.

De vergadering moet tegelijkertijd worden gehouden. Medewerkers moeten vroeg op kantoor komen en niet te laat komen. U dient voor en tijdens de vergadering op uw werk af te stemmen, zodat u direct na afloop van de vergadering aan de slag kunt. Elke manager moet zich van tevoren voorbereiden op de planningsvergadering, doelen voor de dag stellen en alle indicatoren berekenen om tijdens de vergadering geen tijd te verspillen aan het hele team en niet door zichzelf te worden afgeleid.

Als je besluit om een ​​game-based meeting te houden, trek hier dan ongeveer 45 minuten voor uit. Dit is meer dan voor een reguliere planningsvergadering, maar het is zeer effectief voor het werk van het team en de financiële prestaties van het bedrijf.

Regel 3. Kracht

De ochtendvergadering bepaalt de sfeer voor de hele dag.

Als je een saaie en oninteressante vergadering houdt, dan zal het werk die dag geen positief effect hebben. Geef informatie duidelijk en interessant, laat het team niet afdwalen van het onderwerp of vraag niet naar dingen die niet gerelateerd zijn aan het algemene werk van het team.

Tijdens de planningsvergadering is het de moeite waard om alleen te praten over wat voor alle medewerkers geldt. Zo'n evenement is een collectief werk, en niet alleen een tijd om buiten te zitten.

Regel 4. Train uw managers voortdurend

Vraag elke keer aan het einde van de werkdag aan de managers hoe het werk is gegaan - welke moeilijkheden zich voordeden, welke bezwaren van klanten niet konden worden weggenomen. Vat de informatie samen om een ​​deel van de ochtendplanningsvergadering te houden en de situatie met het team op te lossen.

Laat de manager eerst het probleem beschrijven dat zich heeft voorgedaan. Bespreek daarna kort de theorie over dit onderwerp, bijvoorbeeld het onderdeel argumentatie. Organiseer daarna een brainstormsessie tijdens het spel: de manager die met de moeilijkheid wordt geconfronteerd, neemt de rol van de klant op zich en de rest van de ondergeschikten bieden opties om het probleem op te lossen.

Het gesprek dient zo te worden gevoerd dat iedere medewerker meedenkt in het zoeken naar een oplossing. Je hoeft niet zelfstandig te zijn en elke keer uit te leggen hoe je met de moeilijkheid om moet gaan, laat het team zelf een uitweg vinden door interactie met elkaar.

Deze aanpak met dagelijkse training stelt managers in staat om voortdurend te verbeteren en niet bang te zijn om een ​​probleem onder ogen te zien.

Regel 5. Houd constant toezicht op de geplande

De regel is heel duidelijk uit de naam. Als je stopt met het monitoren van het werk van managers, zul je geen effectief werk zien.

Regel 6. Teammotivatie

Wanneer u een planningsvergadering houdt, rapporteer dan niet alleen de algemene resultaten van de vorige dag, maar benadruk ook de managers met de beste en slechtste presteerders. Dit heeft geen negatieve invloed op het werk van medewerkers, maar geeft alleen een prikkel om ook te werken of te verbeteren als gisteren iets niet lukte.

Het is belangrijk om niet alleen op kwantitatieve indicatoren te letten, maar ook op de kwaliteit van het werk. Prijs de managers die het beste met de klant hebben gesproken. U kunt zelf de gesprekken van medewerkers beluisteren of contact opnemen met de afdeling kwaliteitscontrole voor een rapportage.

Regel 7. Specificiteit in plannen

Bij het plannen van zijn dag tijdens de ochtendvergadering, moet de manager beslissen welke verkopen hij zal doen, wie hij zal ontmoeten, welke betaling hij zal ontvangen. Het is wel even wennen om een ​​evenement zo te organiseren dat managers deze gegevens altijd in specifieke aantallen en namen van organisaties vrijgeven. Laat de manager duidelijk de bedrijven noemen waarnaar hij zal bellen en waar hij naartoe zal gaan, zelfs als hij voor vandaag geen specifieke antwoorden van klanten heeft.

Ook moet uw dagelijkse plan deel uitmaken van uw maandelijkse doel. Met andere woorden, als het maandelijkse verkoopplan 500.000 roebel is, kan de verkoper niet plannen om 15.000 per dag te ontvangen, omdat een dergelijk tarief niet zal leiden tot de vervulling van een langetermijntaak.

Het is absoluut noodzakelijk om te gaan met de bezwaren van uw eigen medewerkers die zichzelf geen hoge eisen willen stellen, bijgeloof of eenvoudige ontevredenheid. Train medewerkers om ambitieuze doelen te stellen.

Houd in gedachten dat het plan echt en uitvoerbaar moet zijn, niet zomaar gezegd. De manager moet begrijpen dat de taak die voor die dag is gesteld echt is, en ernaar streven deze uit te voeren.

Regel 8. Controleer de paraatheid van het hele team

Voordat u uw ondergeschikten naar plaatsen stuurt, moet u controleren of ze gereed zijn. We hebben het over zowel externe bronnen (presentatiemateriaal, visitekaartjes, telefoonbases, enz.) als interne, 'menselijke' - of iedereen in de juiste stemming is of afzonderlijk met iemand moet samenwerken om hen te motiveren voor productieve activiteiten.

Regel 9. Krachtige oproep tot actie aan het einde van de planningsvergadering

Om de planningsvergadering af te ronden, bedenkt u een levendige motiverende zin die zal dienen als een signaal om aan het werk te gaan - bijvoorbeeld "Voor zaken!", "Vooruit!" enzovoort.

Zo'n zin zal dienen als een anker dat het team extra energie zal geven.

Regel 10. Visualisatie

Om het zweefvliegen efficiënter te laten verlopen, is het absoluut noodzakelijk om een ​​bord op te stellen waarop de resultaten en de beoordeling van de vergadering worden bijgevoegd, zodat werknemers de algemene prestaties, hun indicator en hoe dicht ze bij het behalen van het maandplan zijn, kunnen zien.

Hoe u elke week een planningsvergadering houdt?

Als u een planningsvergadering effectief wilt houden, moet u overwegen: twee voorwaarden. Allereerst mag de tijd die voor de vergadering wordt uitgetrokken niet lang zijn, ongeveer een half uur. De tweede zijn de aantekeningen tijdens het planningsgesprek. De doelen die de leiders hebben uitgesproken, moeten worden opgeschreven.

Het wekelijkse overleg bestaat uit vier fasen:

Fase 1. Aankondiging van de doelstellingen van het bedrijf

De beste manier om wekelijkse vergaderingen te houden, is door te beginnen met het herhalen van het primaire of langetermijndoel van het bedrijf. Bijvoorbeeld: “Een welvarend bedrijf met een uitgebreide afzetmarkt”. Noem daarna de taak voor een kortere periode - zoiets als "Verhoog het inkomen van de organisatie dit jaar met 3 keer."

Stap 2: De bedrijfsleiders praten om de beurt over wat ze vorige week hebben gedaan om het doel te bereiken

Het is noodzakelijk om een ​​planningsvergadering te houden om specifieke informatie van managers over het uitgevoerde werk te krijgen. Algemene uitdrukkingen, niet-informatieve spraak, zoals "We zijn erin geslaagd om de efficiëntie van de afdeling met 10% te verhogen", mogen niet worden toegestaan. In zo'n geval is het de moeite waard om correct te vragen welke maatregelen zijn genomen.

Als het hoofd van de afdeling algemene informatie blijft geven, moet de leider van de vergadering hem onderbreken en direct vragen of er informatie is die de moeite van het bekijken waard is tijdens de vergadering. Zo niet, dan moet u de vergadering verder houden en het woord doorgeven aan een andere afdeling.

Als u vergaderingen van dit formaat houdt, kunt u duidelijk de resultaten zien van het werk van elke afdeling van het bedrijf. Het laat ook zien welke van de leiders hard werkt voor het welzijn van de organisatie, en wie maar doet alsof.

Fase 3. Er wordt een doel gesteld voor de komende week voor het hele bedrijf en de leiderbehaalttoestemming van de deelnemers voor dit doel

Geef elke leider de kans om te vertellen wat hun afdeling deze week gaat doen, hoe ze het plan zullen uitvoeren. Noteer de geplande taken in het journaal.

Daarnaast krijgen afdelingshoofden de mogelijkheid om met elkaar in gesprek te gaan: om een ​​andere afdeling te vragen iets te doen, als daar gezamenlijke inspanningen voor nodig zijn. Na bespreking dienen dergelijke doelen ook in het journaal te worden vastgelegd.

Stap 4: De leider van de planningsvergadering vraagt ​​of ze klaar zijn om hun doel deze week echt te bereiken en kondigt de start aan.

Deze vorm van planningsoverleg helpt om de meest positieve resultaten te behalen. Afdelingshoofden beginnen hard te werken en bereiken hoge prestaties op hun afdeling of verlaten posities voor waardevoller personeel. Het is met behulp van dergelijke vergaderingen dat u begrijpt wie van de collega's het meeste uit hun inspanningen haalt en wie alleen maar schijn creëert.

Mening van een expert

De beste optie voor het houden van wekelijkse planningsvergaderingen is multi-level

Vladimir Kiselev,

CEO, partner van CJSC "Company SHERP" in Moskou

Wekelijkse planningsvergaderingen zijn verplichte evenementen voor elk bedrijf, waar de resultaten van het werk worden beoordeeld en besproken en doelen voor de volgende week worden bepaald. Het is het beste om op elk niveau te vergaderen. Eerst worden de afdelingshoofden en de algemeen directeur gedelegeerd en daarna worden in elke afdeling planningsvergaderingen gehouden met zijn directe baas. Op kleine planningsvergaderingen kunnen leidinggevenden ook informatie aankondigen die geldt voor het hele bedrijf en voor elke werknemer.

Het is belangrijk om een ​​planningsvergadering te houden, niet alleen binnen het strikte kader van het genoemde onderwerp, maar ook om medewerkers in staat te stellen interessante informatie te vinden en werkkwesties te bespreken. De rol van dergelijke bijeenkomsten is erg belangrijk: zo leert het team over nieuwe doelen, wijzigingen in het plan of ander nieuws. De CEO moet werknemers die niet deelnemen aan wekelijkse planningsvergaderingen één keer per maand of per kwartaal ontmoeten.

Creatief worden met het plannen van vergaderingen

1. Kies een ongebruikelijke plaats

Vergaderingen beperken zich niet tot het kantoor. Zoek een mooie plek in je stad, een promenade, een voetgangersstraat of een café. Het belangrijkste is dat je er snel van je werk en naar je werk kunt komen.

Een plek die collega's leuk zullen vinden: een coffeeshop, een dijk, een parkgebied. Het enige voorbehoud is dat de plaats dicht bij het kantoor moet liggen, zodat iedereen er snel kan komen.

2. Stel een niet-standaard tijd in

Probeer vergaderingen niet in de ochtend te houden, maar bijvoorbeeld tijdens de lunch (net niet het team verlaten zonder eten) of 30 minuten voor het einde van de werkdag (dit versnelt het werktempo!).

3. Gebruikte materialen

Geef het briefpapier niet aan alle deelnemers, maar een set papier en een pen voor 2-3 personen. Zo bepalen ze zelf wie wat gaat schrijven.

4. Neem voor de vergadering de telefoons van iedereen op

Een goede oplossing is om de vergadering zonder afleiding te houden. In het begin zal dit enige schaamte en verwarring veroorzaken, maar daarna zal de concentratie en betrokkenheid van deelnemers bij het oplossen van problemen aanzienlijk toenemen.

5. Wijzig het formaat van het evenement

U kunt een planningsvergadering houden via telefoon of Skype om het gebruikelijke ritme te diversifiëren wanneer iedereen gewend is om in een vergaderruimte te zitten.

Mening van een expert

Kan een sigaar-, waterpijp- en whiskybijeenkomst effectief zijn?

Nikolaj Novoselov,

Directeur van ArtNauka company, Moskou

Op basis van persoonlijke ervaring kan ik zeggen dat een toename van het aantal planningsvergaderingen een negatief effect heeft op de productiviteit van het bedrijf. We probeerden een "dag van kantoorstilte" en ontdekten dat deze aanpak een beter resultaat geeft dan het planningsgesprek zelf. Helaas past deze werkwijze niet helemaal bij ons, wij kunnen niet wekelijks een dag niet vergaderen aangezien wij ons bezig houden met de evenementenruimte.

Het personeel had de vergadering leuker gevonden als ze een ontmoeting hadden met een sigaar en whisky dronken. In zo'n bijna informele setting hebben collega's veel meer te vertellen en eerlijk te zijn over hun mening. Ik was niet bang dat er bekendheid in het team zou ontstaan ​​als dergelijke planningsbijeenkomsten zouden worden gehouden. De relatie tussen medewerkers is niet veranderd, mensen begonnen zich gewoon meer ontspannen te voelen, hun mening te geven over de situatie en praktisch advies te geven.

Hoe planningsvergaderingen te houden met behulp van de ervaring van succesvolle bedrijven?

Vakkundig vergaderen met het team betekent niet altijd het organiseren van vergaderingen op de gebruikelijke manier, waarbij iedereen samenkomt en in fauteuils zit. In moderne bedrijven, waar afwijkende werkwijzen snel wortel schieten, proberen ze steeds vaker staand te vergaderen. Vergaderingen "op de been" helpen om lege langdurige gesprekken kwijt te raken, om alleen de belangrijkste informatie te horen.

Atomic Object, een softwarebedrijf, besloot lang geleden om te vergaderen. Dankzij deze creatieve vorm behaalt het management een maximaal resultaat: geen onnodige redenering, duidelijke vragen en correcte antwoorden. De praktijk leert dat staand vergaderen maximaal 7 minuten duurt - het team plant de dag, luistert naar opdrachten en gaat direct aan de slag. Als u planningsvergaderingen van deze vorm houdt, hebben werknemers niet de mogelijkheid om te ontspannen en zullen ze actiever moeten handelen en spreken.

De Wall Street Journal meldt dat het zelfs tijdens de Eerste Wereldoorlog gebruikelijk was om korte planningsvergaderingen te houden, omdat de traagheid onaanvaardbaar was. Later kwam een ​​gelijkaardige formule in de business, waar de behoefte bestond om de interactie en de uitwisseling van informatie te versnellen.

De voordelen van het nieuwe vergaderformaat zijn wetenschappelijk bewezen. Wetenschapper-onderzoeker Alain Bludorn van de Universiteit van Missouri ontdekte dat het houden van een planningsvergadering staand minder tijd kost van werknemers, maar dat het, zo niet betere, dan absoluut vergelijkbare resultaten oplevert in vergelijking met reguliere vergaderingen.

Volgens de enquête VersionOne uitgevoerd in 2011 bevestigde ongeveer 80% van de 6.000 ondervraagde werknemers dat het gebruikelijk is dat hun bedrijf elke dag korte vergaderingen houdt.

Naast het 'op de been' plannen van vergaderingen, hebben westerse bedrijven andere innovaties bedacht om efficiënter te werken.

Bijvoorbeeld in een bedrijf Facebook besloten om 15 minuten voor de pauze korte vergaderingen te houden, waarbij aanvankelijk de lengte van de vergadering werd bepaald. Medewerkers stellen dat deze methode goed werkt: men spreekt kort en alleen over het onderwerp.

Als het nodig is om de discipline in het bedrijf te bestrijden, om het aantal vertragingen te verminderen, is het noodzakelijk om korte vergaderingen te houden. Het is beter om laatkomers niet uit te nodigen voor de discussie, omdat ze, omdat ze een deel van de informatie niet kennen, de vergadering zullen verstoren en de tijd verspillen door onnodige vragen te stellen.

In gezelschap AdobeSystemen besloten om planningsvergaderingen te houden en tegelijkertijd vertragingen op te vangen. Ze voorzagen zelfs in straffen voor degenen die op het verkeerde moment komen. De tijd die verloren ging door toedoen van laatkomers werd gelijkgesteld aan de tijd die aan de ontwikkeling van programma's kon worden besteed. Dus de boete voor elke vertraging is $ 1.

Bedrijf Steelcase heeft zijn eigen bijzonderheid uitgevonden - het signaal voor het begin van de vergadering is de compositie van Elvis Presley - "A Little Less Conversation" of "Less Chatter".

Als de medewerkers van de organisatie geen tijd hebben om niet alleen de gebruikelijke, maar ook een korte planningsvergadering te houden, kunt u de vergadering houden met behulp van de communicatiemiddelen. In dergelijke gevallen kunt u ervoor kiezen om met het bedrijf te chatten of te e-mailen om de basisinformatie die u nodig heeft met uw collega's te delen. Tegelijkertijd is het houden van vergaderingen "op de been" nog steeds effectiever dan welke andere planningsvergadering dan ook.

Informatie over experts

Hasmik Gevorgyan, algemeen directeur en mede-eigenaar van de winkelketen Provokatsiya, Moskou. LLC "Provocatie-productie". Bedrijfsprofiel: productie en verkoop van kleding en accessoires met uitdagende prints. Grondgebied: hoofdkantoor - in Moskou; productie - in Tver; verkooppunten en winkels - in meer dan 100 steden in Rusland, Wit-Rusland, Oekraïne en Kazachstan. Aantal medewerkers: 55 (bij het moederbedrijf).

Dmitry Grishin, voorzitter van de raad van bestuur en medeoprichter van Mail.Ru Group, Moskou. Dmitry Grishin is sinds maart 2012 voorzitter van de raad van bestuur. In 2005 werd hij een van de medeoprichters van Mail.Ru Group, waar hij van november 2010 tot oktober 2016 CEO van het bedrijf (Rusland) was. Dmitry werkt sinds 2000 bij Mail.Ru; in 2001 werd hij benoemd tot technisch directeur van het bedrijf, van 2003 tot 2010 was hij algemeen directeur. Afgestudeerd aan de Faculteit Robotica en Geïntegreerde Automatisering van de Technische Staatsuniversiteit van Moskou. N.E.Bauman. In 2012 richtte hij GrishinRobotics op, een durfkapitaalbedrijf om te investeren in consumentenrobotica over de hele wereld.

Vladimir Kiselev, Algemeen Directeur, Partner van CJSC "Company SHERP", Moskou. Vladimir Kiselev - algemeen directeur en senior partner van het adviesbureau "SHERP Company" sinds 2000. Sinds 1996 is hij werkzaam op het gebied van personeelsbeheer, sinds 1998 leidde hij de dienst personeelsbeheer van een grote gediversifieerde holding. CJSC "Company SHERP" bestaat sinds 2000, houdt zich bezig met de vorming van zeer effectieve managementteams en de ontwikkeling van de activiteiten van klanten, met behulp van innovatieve gepatenteerde technologie.

Nikolaj Novoselov, directeur van ArtNauka Company, Moskou. IE Novoselova T.A. (Art Nauka). Werkterrein: shows, teambuildings en presentaties geven op basis van wetenschappelijke experimenten. Grondgebied: hoofdkantoor in Moskou, acht vertegenwoordigingen in Rusland. Aantal medewerkers: 10. Aantal shows per jaar: 340.

Hoe u een ochtendvergadering van vijf minuten organiseert en leidt (operationele vergadering). Regels, adviezen, aanbevelingen. (10+)

Operationele vergadertips

Een snelle vergadering kan een zeer effectief managementinstrument zijn en kan een krachtige absorber van werktijd worden, waardoor de werkefficiëntie aanzienlijk wordt verminderd. Hoe zorg je ervoor dat het RAM-geheugen van vijf minuten voordelen oplevert, geen schade?

Doelstellingen van het planningsgesprek

Hoe vaak moet je een planningsvergadering houden? Het hangt af van waar we het voor doen. Hoe snel de situatie verandert, hoe vaak het nodig is om te controleren of het werkplan wordt uitgevoerd en bij te sturen.

Belangrijk! Tijdens een operationele vergadering is het onmogelijk om een ​​belangrijke beslissing te nemen die uitwerking en discussie vereist. Dergelijke beslissingen worden genomen tijdens meer gedetailleerde vergaderingen. De implementatie ervan wordt beschreven in het hierboven gelinkte artikel. Een planningsgesprek is nodig om:

• of zorg ervoor dat alles volgens plan verloopt,
• ofwel begrijpen dat er kleine afwijkingen zijn die kunnen worden opgelost in de huidige volgorde, door advies of enige hulp aan achterblijvers,
• of om vast te stellen dat er serieuzere aanpassingen of nieuwe ontwerpoplossingen nodig zijn, om degenen aan te wijzen die verantwoordelijk zijn voor de studie van de kwestie, de voorbereiding en het houden van een volledige vergadering over deze kwestie.

Plan, operationele voorschriften

Op basis van het voorgaande kunnen we de basisregels formuleren:

Werkplan... Er moet een gedetailleerd werkplan zijn. Dit plan moet zo gedetailleerd zijn als de frequentie van de vijf minuten. Als we bijvoorbeeld elke dag een operationele vergadering houden, dan moet het plan elke dag, in ieder geval een paar weken van tevoren, worden uitgewerkt. Anders valt er gewoon niets te bespreken op het planningsoverleg. Het heeft geen zin om te luisteren naar het verslag van een werknemer over de verrichte werkzaamheden gedurende de dag, als niet bekend is wat hij die dag had moeten doen.

Regelgeving... Elke deelnemer moet een minimum aan tijd krijgen om zich te melden. Meestal duurt het ongeveer vijf minuten, maar je kunt het met minder tijd doen. Er kunnen bijzondere gevallen zijn wanneer bijvoorbeeld een medewerker het nieuws meldt. Hij moet tijd krijgen op basis van de hoeveelheid nieuws. Voor de discussie wordt evenveel tijd uitgetrokken als voor de presentatie. Tijdens het gesprek kun je verhelderende vragen stellen, kort advies geven, afspreken wat de medewerker moet doen voor het volgende planningsgesprek. Als het gedurende de tijd die aan de medewerker is toegewezen, niet mogelijk is om het probleem te bespreken, moet u de uitwerking daarna plannen, met deelname van alleen die werknemers die verband houden met het probleem. Hierdoor wordt u niet afgeleid en verspilt u geen tijd van anderen die niets met het probleem te maken hebben.

Protocol... Alle genomen beslissingen moeten worden vastgelegd in het protocol. Vervolgens maken we bij de volgende planningsvergadering gewoon de notulen van de vorige en controleren of alle deelnemers hebben gedaan wat ze van plan waren bij de vorige vergadering. Als de werknemer de taak niet kon voltooien, moet u beslissen hoe u deze werknemer kunt helpen. Het is dwaas om te verwachten dat als hij de taak niet in de eerste week voltooit, hij het in de volgende week zal doen. Het is noodzakelijk om erachter te komen welke moeilijkheden de werknemer heeft gestopt, hoe deze moeilijkheden kunnen worden overwonnen door gezamenlijke inspanningen.

Is de operationele vergadering nuttig?

Correct georganiseerde vijf minuten zorgen voor:

• Alle medewerkers moeten op de hoogte zijn van de voortgang van het werk.
• Elke medewerker heeft een duidelijk beeld van wat hij nu moet doen.
• Diagnose snel wanneer een medewerker met moeilijkheden wordt geconfronteerd, snel helpen, adviseren, pushen.

Een voorbeeld van een vergaderprotocol

Ik neem notulen in een spreadsheet. In de eerste verticale kolom heb ik alle deelnemers aan de planningsvergadering. De eerste regel bevat datums. Er zijn twee kolommen voor elke datum. Het eerste wordt ingevuld op het planningsoverleg op deze datum, en het tweede - op het volgende planningsoverleg op basis van de resultaten van de afgelopen week, gelijktijdig met het invullen van de plannen voor de volgende week. De eerste kolom kan worden vastgezet en de rest kan geleidelijk naar links worden verschoven om alleen de oude en huidige datums te zien. En indien nodig kunt u de vorige data zien.

	15.07.13		22.07.13
	Oefening	Resultaat	Oefening	Resultaat
Hoofd van de afdeling Ondersteuning	Beantwoorden van vragen van klanten over de timing van de nieuwe versiebepaling Opstellen van een lijst van onopgeloste implementatieproblemen bij de klant 1 Onderteken de wet met de klant 2	De deadlines zijn bepaald, de informatie is aan de klanten verstrekt. De lijst met problemen is opgesteld en voorgelegd aan de ontwikkelingsafdeling. De akte is niet ondertekend, er zijn opmerkingen	Volg het werk aan de voorbereiding van de nieuwe versie Werk samen met de ontwikkelingsafdeling de opmerkingen van de klant uit 2
Hoofd van de afdeling Ontwikkeling	Maak een nieuwe module klaar voor weergave Breng een wijziging aan in het boekhoudmechanisme Elimineer een fout in het rapportageformulier	De nieuwe module is niet voorbereid, er zijn fouten gevonden Er zijn wijzigingen in het boekhoudmechanisme aangebracht Het rapportageformulier is gewijzigd	Werk samen met de supportafdeling een probleemlijst uit voor de klant 1 Werk samen met de supportafdeling de opmerkingen van de klant uit 2 Maak samen met de verkoopafdeling de module klaar voor demonstratie
Hoofd van de Afdeling Verkoop	Voorbereiden en verzenden van 10 klantenvoorstellen voor de levering van een nieuwe module Demonstreer een nieuwe module met klanten 3 en 4	Commerciële aanbiedingen zijn opgesteld en verzonden Demonstratie is niet uitgevoerd vanwege het niet beschikbaar zijn van een nieuwe module	Stuur commerciële aanbiedingen naar nog 10 klanten. Volg de voorbereiding van een nieuwe module voor demonstratie
Hoofd van de methodologische afdeling	Maak een overzicht van wijzigingen in de wetgeving	Review voorbereid	Doorwerk het verzoek van klant 1 om te voldoen aan de geaccepteerde methodologie