Specialisten van GC "GNK" vertelden hoe u de fiscaliteit kunt optimaliseren door correct rekening te houden met het reizende karakter van het werk van medewerkers.

Onlangs heeft het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie nogmaals verduidelijkt dat compensatiebetalingen aan werknemers van wie het werk van reizende aard is, niet onderworpen zijn aan personenbelasting, en ook dat er geen verzekeringspremies in rekening worden gebracht over deze betalingen. Laten we de situatie in meer detail bekijken.

Wie zijn de reizende medewerkers?

Het algemene antwoord op deze vraag is te vinden in art. 168.1 van de arbeidswet van de Russische Federatie. Deze norm spreekt van werknemers van wie het vaste werk wordt uitgevoerd:

onderweg (bijv. chauffeurs);

heeft een reizend karakter ( inspecteurs, specialisten die huishoudelijke diensten bij de klant thuis leveren, koeriers, verzekeringsagenten);

in het veld ( geologen);

in expeditionaire omstandigheden ( personen die goederen begeleiden).

Ze worden allemaal vergoed door de werkgever voor reiskosten.

! Er zijn geen beperkingen op de functies van werknemers voor wie het reizende karakter van het werk is vastgesteld, de wetgeving bevat geen! "Reizende arbeid wordt in de regel beschouwd als arbeid waarbij een werknemer zijn functie uitoefent buiten de vestigingsplaats van de organisatie", verduidelijkt de Federale Dienst voor Arbeid en Werkgelegenheid.in zijnBrief nr. 4209-TZ vangedateerd 12.12.2013 nr. 4209-TZ.

Kunst. 57 van de arbeidswet van de Russische Federatie stelt dat de voorwaarden die, indien nodig, de aard van het werk bepalen (mobiel, reizen, onderweg, andere aard van het werk) noodzakelijkerwijs moeten worden opgenomen in arbeidscontract.

Ook kan het reizende karakter van werk worden weerspiegeld in een collectieve overeenkomst (artikel 41 van de arbeidswet van de Russische Federatie).

De werkgever ontwikkelt en keurt zelfstandig de workflow voor het reizende karakter van het werk. Op basis hiervan beveelt de GC "GNK" de organisatie aan om:

een overzicht van functies, beroepen en banen van personen van wie de vaste werkzaamheden onderweg worden verricht, van reizende of expeditie aard zijn;

lokale regelgeving (bijv. Regeling reizend karakter van het werk , waarin het nodig is om het concept van reizend werk te definiëren, compensatiebetalingen vast te stellen, de vormen van documenten te bepalen die reizen bevestigen, evenals de procedure voor het maken van schikkingen met een werknemer. Een dergelijk document wordt goedgekeurd en in werking getreden op bestelling werkgever).

! Als het werk van de werknemer in de natuur reist, worden dergelijke reizen niet erkend als zakenreizen (deel 1 van artikel 166 van de arbeidswet van de Russische Federatie). Zakenreizen zijn tijdelijk enwerk gerelateerd aan reizen - permanent. Respectievelijk,"Reizen"-normen voor het reizende karakter van het werk worden niet toegepast. (Brief van het Ministerie van Financiën d.d. 15 februari 2017 nr. 03-04-06 / 8562).

Welke kosten kunnen worden vergoed en hoeveel?

Compensaties worden overwogen contante betalingen, opgericht om werknemers te vergoeden voor kosten die verband houden met de uitvoering van hun arbeids- of andere taken waarin is voorzien in de arbeidswet van de Russische Federatie en andere federale wetten (artikel 164 van de arbeidswet van de Russische Federatie). Dit bevat:

Geen verzekeringspremies en personenbelasting

Compensatie aan werknemers voor het reizende karakter van het werk wordt niet in rekening gebracht, aangezien dergelijke betalingen worden niet erkend als voorwerp van belasting door verzekeringspremies(zie Brief van het Ministerie van Belastingen en Douanebeleid van het Ministerie van Financiën van Rusland van 19 april 2017 nr. 03-04-06 / 23538).

“Op basis van het bepaalde in par. 10 blz. 2 blz. 1 art. 422 Belastingcode niet onderworpen aan verzekeringspremies alle soorten vastgesteld door de wetgeving van de Russische Federatie , wetgevingshandelingen van de samenstellende entiteiten van de Russische Federatie, besluiten van vertegenwoordigende organen van lokaal zelfbestuur compensatiebetalingen (binnen de grenzen van de normen die zijn vastgesteld in overeenstemming met de wetgeving van de Russische Federatie), met name met betrekking tot de uitvoering van de werktaken van een persoon ”.

De compensatiebetalingen, waar we het over hebben, zijn vastgesteld door de arbeidswet van de Russische Federatie - Art. Kunst. 164 en 168.1.

Als het werk van individuen in hun functie reizen in de natuur is, en dit wordt weerspiegeld in de arbeidsovereenkomst, lokale regelgeving, dan zijn betalingen die gericht zijn op het vergoeden van de werkgever voor kosten in verband met dienstreizen van dergelijke categorieën werknemers niet onderworpen aan verzekeringspremies in het bedrag vastgesteld door lokale regelgeving of een arbeidsovereenkomst, - de medewerkers van de afdeling trekken conclusies.

Dezelfde situatie is met de personenbelasting (zie de bovengenoemde brief van 19-04-2017): op basis van clausule 3 van Art. 217 van het belastingwetboek van de Russische Federatie zijn vergoedingen voor werknemers met een reizend karakter van het werk niet onderworpen aan belasting, op voorwaarde dat de bedragen van deze vergoedingen ook correct zijn vastgesteld - op basis, zoals eerder vermeld, van collectieve of arbeidsovereenkomsten , overeenkomsten, lokale voorschriften van het bedrijf).

Soms beschouwen ambtenaren reiskostenvergoedingen als onderdeel van het loon, verwijzend naar de loondefinitie in art. 129 van de arbeidswet van de Russische Federatie. Op basis van de resultaten van dergelijke inspecties worden werkgevers boetes, boetes en aanvullende bijdragen in rekening gebracht. Dergelijke beslissingen worden aangevochten in de rechtbanken, terwijl de laatste kant met de werkgever -een vergoeding voor kantoorkostenis geen loon.

Wij besparen in de praktijk

Een bedrijf dat zich bezighoudt met de installatie en het onderhoud van telecommunicatieapparatuur op het grondgebied van klanten wendde zich tot GK "GNK" met de taak om de samenstelling van de uitgaven voor kernactiviteiten te analyseren om de belastingdruk te optimaliseren. De vennootschap had een groot deel van de lasten waarmee bij de berekening van de inkomstenbelasting geen rekening werd gehouden.

Opgemerkt moet worden dat het onderhoud van apparatuur op het grondgebied van de klant werd uitgevoerd door technische ondersteuningsspecialisten en dat de klanten van het bedrijf zich zowel in Rusland als in het buitenland bevonden.

Uit analyse van arbeidscontracten die zijn gesloten met specialisten op het gebied van technische ondersteuning bleek dat deze het volgende bevatten:

de werknemer vervult een arbeidsfunctie buiten de vestigingsplaats van de Werkgever (op afstand);

het werk van de werknemer heeft naar zijn inhoud een reizend karakter, wat nodig is voor de werknemer om zijn taken in de Russische Federatie en in het buitenland te vervullen;

Naast het officiële salaris betaalt de werkgever aan de werknemer een maandelijkse vergoeding voor reizende werkzaamheden.

Het totale bedrag aan vergoedingen aan werknemers was ongeveer 450.000 roebel. maandelijks, het bedrag van de verzekeringspremies - ongeveer 140.000 roebel. Waarin het bedrijf had geen interne regels voor reizend werk... En juist vanwege het ontbreken van een dergelijk document was de vergoeding die in de arbeidsovereenkomst was vastgelegd in feite niet zo, maar vertegenwoordigde deel van het loon(Artikel 129 van de Arbeidswet van de Russische Federatie), en het kon niet worden uitgesloten van de basis voor de berekening van de inkomstenbelasting en verzekeringspremies.

Specialisten van GC "GNK" adviseerden het bedrijf om een ​​regeling voor reizend werk te ontwikkelen en goed te keuren, waarin de omvang en procedure voor de betaling van vergoedingen aan werknemers worden beschreven. In dat geval dient de betalingsregeling alleen op basis van bewijsstukken te voorzien in onkostenvergoedingen.

Als gevolg van deze acties bedroegen de maandelijkse besparingen van het bedrijf:

RUB 140.000 op verzekeringspremies;

RUB 58.500 voor de personenbelasting.

UITGANG: om de belasting van de onderneming te optimaliseren, als het nodig is om werknemers te betalen voor het reizende karakter van het werk, beveelt de GC "GNK" aan om de uitgaven te formaliseren als een vergoeding, en niet als toeslag voor bijzondere arbeidsvoorwaarden. Dit is mogelijk als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

vestiging het reizende karakter van het werk van de werknemer (arbeidsovereenkomst / cao, evenals de lokale regelgeving van het bedrijf, bijvoorbeeld in opdracht van het hoofd) over de goedkeuring van de Lijst van functies van werknemers van wie de vaste werkzaamheden een reizend karakter hebben);

vestiging de hoogte van de vergoedingen voor reizende aard van het werk, volgorde het doen van dergelijke betalingen, vormen van bewijsstukken (bijvoorbeeld de Regeling reizende aard van het werk, ook goedgekeurd in opdracht van het hoofd van de onderneming).

vergoeden kosten strikt op basis van bewijsstukken bepaald door de lokale regelgeving van de onderneming, bijvoorbeeld de bovengenoemde verordening.

De betaling van dagvergoedingen is verschuldigd aan het verblijf van de werknemer buiten de vaste verblijfplaats gedurende meer dan 24 uur (besluit van de RF-strijdkrachten van 03/04/2005 N GKPI05-147).

En 168.1 biedt verschillende opties voor werknemersreizen:

• Dienstreizen-reizen van specialisten in opdracht van de chef voor een bepaalde tijd om enig werk te verrichten, hangen samen met de werkzaamheden van de werknemer en zijn specialisatie. Tijdens een zakenreis behoudt hij zijn werkplek en zijn functie in deze organisatie, waarin hij op reis is gestuurd.
• Het reizende karakter van werk impliceert regelmatige zakenreizen of werken bij faciliteiten die ver van het bedrijf, de firma of de organisatie verwijderd zijn. Het verschil met een zakenreis is dat ze niet episodisch zijn.

Maar het is interessant dat deze wetgevingshandelingen geen nauwkeurige definitie geven van reizend werk en de organisatorische aspecten ervan niet voorschrijven. Daarom is het mogelijk om naar een dergelijke specifieke activiteit te verwijzen:

• Werkt wanneer een werknemer regelmatig een gebied bezoekt dat zijn onderhoud nodig heeft.
• Werk aan objecten die ver van de hoofdonderneming verwijderd zijn.

Deze beroepen kunnen heel verschillend zijn, er is geen vaste lijst. Een voorbeeld is wanneer een HR-manager alle vestigingen van zijn bedrijf bezoekt om met medewerkers te werken. Of wanneer de expediteur langs verschillende verkooppunten moet om de goederen te overhandigen en bestellingen aan te nemen.

We sluiten een overeenkomst

Bedrijven met reizende werknemers moeten:

• De kenmerken van dergelijk werk consolideren en weergeven in een arbeidsovereenkomst met een burger.
• Compenseer op de voorgeschreven manier alle kosten die een persoon tijdens de reis heeft gemaakt.

Het is noodzakelijk om in de arbeidsovereenkomst aan te geven dat de aard van het werk geacht wordt te reizen. Anders kan het in dienst nemen van een werknemer om te reizen zonder zijn toestemming worden beschouwd als een schending van de arbeidswetgeving.

Laten we het nu hebben over hoe het ontwerp plaatsvindt. In opdracht van de directeur van het bedrijf wordt de Regeling reizend karakter arbeid goedgekeurd en wordt een plan opgesteld. Het document bevat algemene bepalingen. Verder is dit vastgelegd in de arbeidsovereenkomst als wordt aangenomen dat de werknemer direct na indiensttreding naar het werk gaat. Indien het noodzakelijk is dat een reeds handelend werknemer reizend werknemer wordt, dan dient er een aanvullende overeenkomst op zijn contract te worden opgesteld. Een voorbeeld van het contract is te zien.

Elke werkgever moet weten dat als het werk van zijn werknemers reizend in de natuur is, dit duidelijk in de arbeidsovereenkomst of in aanvulling daarop moet worden vermeld. Er moet ook aan worden herinnerd dat vergoeding van de kosten die voortvloeien uit dergelijke activiteiten zonder mankeren moet worden verstrekt. Als u alle regels voor registratie volgt en de gevestigde orde niet schendt, is het mogelijk om de aandacht van de controlerende staatsdiensten te vermijden.

Er is geen duidelijke definitie van reizend werk in het arbeidsrecht. Hoe bepaal je of het werk reizen in de natuur is? De werkgever heeft het recht om zelfstandig te beslissen over de bepaling van bepaalde soorten werk voor reizen. In de praktijk betekent het reizende karakter van werk werk, voor de uitvoering waarvan het noodzakelijk is om constant of heel vaak een werknemer te verplaatsen tussen vestigingen, territoria van organisaties. Het is bijvoorbeeld logisch om een ​​reizend karakter van werk vast te stellen voor chauffeurs of koeriers. Activiteiten met een reizend karakter van werk omvatten dus werk dat:

• worden onderweg uitgevoerd;
• expeditie karakter;
• uitgevoerd in het veld;
• gepaard gaan met zeer frequent of constant reizen.

De aard van het werk - wat zijn ze?

De arbeidswetgeving noemt de volgende soorten werk: mobiel, reizen, onderweg, een ander soort werk.

Als de werkgever heeft besloten om voor de werknemer een bijzonder karakter van het werk vast te stellen, dan moet deze voorwaarde in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen. Werkgevers moeten er echter rekening mee houden dat het niet alleen nodig is om in de arbeidsovereenkomst een voorwaarde op te nemen voor een dergelijke specificiteit van de uitvoering van werktaken, maar ook om de lijst van werknemers met dit soort werk goed te keuren, evenals de voorwaarden voor terugbetaling van de gemaakte kosten voor werkreizen.

De lijst met banen, beroepen, functies van werknemers met een reizend karakter van werk kan als bijlage bij het Intern Arbeidsreglement, de cao worden gemaakt of in opdracht van de werkgever worden goedgekeurd.

Voorbeeldbestelling over reizende aard van werk

Als de werkgever nogal wat mensen in dienst heeft die een reizend karakter van werk hebben, is het handig om een ​​speciaal document te ontwikkelen - een regeling over het reizende karakter van werk, waarin alle kwesties met betrekking tot de uitvoering van dit soort werk zijn opgenomen. De uniforme vorm van de regeling over het reizende karakter van het werk is niet goedgekeurd, daarom heeft de organisatie het recht om dit document zelfstandig te ontwikkelen.

Waarom is het raadzaam om dit document te ontwikkelen? In de Regeling kan de werkgever de uitgangspunten en procedure voor de uitvoering van arbeidstaken door werknemers met een reizend karakter van het werk voorschrijven:

• een lijst van beroepen, functies van werknemers met een reizend karakter van werk;
• een lijst van documenten die in verband met het reizende karakter van de werkzaamheden moeten worden opgesteld;
• de hoogte van aanvullende vergoedingen en vergoedingen voor de bijzondere aard van het werk;
• andere zaken die verband houden met het reizende karakter van het werk.

Een voorbeeld van een reisreglement, geldig voor 2017, kunt u hieronder downloaden.

Veel werkgevers zijn geïnteresseerd in de vraag - wat moet u aangeven in de kolom "aard van het werk" op de persoonlijke T-2-kaart? Maar vergis je niet, het reizende karakter van het werk wordt niet aangegeven op de persoonskaart: bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst met een werknemer voor onbepaalde tijd moet de aard van het werk in de persoonlijke T-2 kaart "blijvend worden aangegeven" ", bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd - "tijdelijk".

Toeslag voor reizende aard van het werk

Werknemers die het grootste deel van de tijd reizen, worden door de werkgever vergoed voor reiskosten, namelijk:

• reiskosten;
• de kosten van het huren van een kamer om te wonen;
• overige kosten gemaakt door werknemers en overeengekomen met de werkgever.

De volgende documenten vormen de basis voor de berekening van de vergoeding:

• Een organisatiedocument met een lijst van werknemers die een speciaal soort werk toegewezen krijgen. Bijvoorbeeld een bestelling;
• Een arbeidsovereenkomst met een werknemer of een aanvullende overeenkomst op de overeenkomst, waarin de aard van de werkzaamheden van de werknemer is vastgelegd;
• Documenten die de hoogte van de vergoeding aan de werknemer aangeven (deze kan bijvoorbeeld worden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst);
• Documenten die de kosten van de werknemer bevestigen, evenals zijn aanwezigheid op de weg. Dit kunnen rapportages zijn over de uitgevoerde werkzaamheden, voorschotdocumenten en documenten die de gemaakte kosten bevestigen.

Reizende aard van het werk voor chauffeurs

Het werk van een chauffeur houdt in dat je constant moet reizen en buiten het territorium van de organisatie moet zijn. Ondanks dat constant reizen zelfs noodzakelijk is om het werk van de chauffeur te voltooien, moet de aard van het werk in de arbeidsovereenkomst worden vermeld.

In een arbeidsovereenkomst met een chauffeur geeft u geen specifieke regio aan waarbinnen hij zijn werkzaamheden uitvoert. Als de werkgever een bepaalde regio opgeeft, bijvoorbeeld St. Petersburg, moet de werkgever een zakenreis regelen als de werknemer in een andere regio moet gaan werken, bijvoorbeeld naar de regio Moskou.

Er zijn bepaalde categorieën werknemers wiens vaste werkzaamheden een reizend karakter hebben of onderweg worden verricht. Volgens de normen van de arbeidswet is de werkgever verplicht om hen te vergoeden voor kosten die verband houden met dienstreizen. In de becommentarieerde brief staat dat de bedragen van de vergoedingen aan werknemers wier vast werk een reizend karakter heeft, niet onderworpen zijn aan de personenbelasting binnen de grenzen van de bedragen die zijn vastgelegd in de collectieve overeenkomst of lokale regelgeving. Dergelijke kosten kunnen in aanmerking worden genomen voor de winstbelasting. (BRIEF VAN HET MINISTERIE VAN FINANCIEN VAN DE RF d.d. 25.10.13 nr. 03-04-06 / 45182)

Reizende aard van het werk: wettelijke regeling

De Arbeidswet werkt met een concept als "reizende aard van het werk", maar bevat geen specifieke definitie. Wat voor werk wordt dan als reizend werk beschouwd?

De rechtbanken hebben er herhaaldelijk op gewezen dat dit een baan is die constant zakenreizen met zich meebrengt. Dat wil zeggen, de werknemer verricht werkzaamheden buiten kantoor. Deze conclusie werd bijvoorbeeld bereikt door de Federale Antimonopoliedienst van het Noordwestelijke District in zijn resolutie van 06.12.04 nr. A26-8850 / 03-21. Het werk van een chauffeur of koerier wordt dus erkend als reizend werk.

Specialisten van het ministerie van Volksgezondheid en Sociale Ontwikkeling van Rusland gaven in een brief van 18 september 09 nr. 22-2-3644 aan dat, aangezien het concept van "reizende aard van werk" ontbreekt in de huidige wetgeving, de organisatie onafhankelijk beslist of dit of dat werk als reizend werk moet worden aangemerkt.

Voor sommige sectoren, zoals de bouw, is de definitie van reizend werk vastgelegd in sectorovereenkomsten.

Het Federaal Sectorakkoord* geeft de volgende definitie: het reizende karakter van werken in de bouw voorziet in de uitvoering ervan in inrichtingen die zich op aanzienlijke afstand van de vestigingsplaats van de organisatie bevinden, in verband waarmee werknemers buiten de werkuren reizen van de standplaats van de werkgever (afhaalpunt) naar de werkplek bij object en terug.

* Federale sectorale overeenkomst over de bouw- en bouwmaterialenindustrie van de Russische Federatie voor 2011-2013.

Houd er rekening mee dat het reizende karakter van het werk niet moet worden verward met zakenreizen - reizen van de werknemer in opdracht van de werkgever voor een bepaalde periode om een ​​officiële opdracht uit te voeren buiten de plaats van vast werk.

Artikel 166 van de Arbeidswet van de Russische Federatie stelt rechtstreeks dat dienstreizen van personen van wie het vaste werk op de weg wordt uitgevoerd of een reizend karakter heeft, niet worden erkend als zakenreizen.

Het reizende karakter van het werk impliceert dus de uitvoering van officiële taken buiten kantoor. De wetgeving bevat geen duidelijkere formulering. De organisatie stelt zelfstandig (rekening houdend met de bijzonderheden van de activiteit) een lijst op van medewerkers van wie het werk reizend in de natuur is.

In het geval dat de werkgever het moeilijk vindt om de vraag te beantwoorden of de activiteiten van werknemers met bepaalde functies reizend werk zijn, raden de specialisten van de belangrijkste financiële afdeling aan om contact op te nemen met het ministerie van Arbeid en Sociale Bescherming van de Russische Federatie met een verzoek.

Reisgaranties en vergoedingen

Voor personeel met een reizend karakter van het werk voorziet de Arbeidswet in een aantal bijkomende waarborgen en vergoedingen.

Dus als het werk reizen in de natuur is, kan er op grond van een arbeidsovereenkomst, een lokale normatieve wet een toeslag worden betaald.

Bij het vaststellen van het bedrag van een dergelijke vergoeding moet u zich laten leiden door:

• Regelgeving over de betaling van vergoedingen met betrekking tot het mobiele en reizende karakter van werk in de bouw (goedgekeurd door het decreet van het USSR Staatscomité voor Arbeid, het secretariaat van de Centrale Statistiekdienst van 06/01/89 nr. 169 / 10-87 );
• Een lijst van beroepen, functies en categorieën van werknemers in het rivier-, wegvervoer en snelwegen, die een bonus ontvangen in verband met vast werk onderweg, reizende aard van het werk, evenals tijdens zakenreizen binnen de gebieden die ze bedienen (goedgekeurd door het decreet van de Raad van Ministers van de RSFSR van 12.12. nr. 579);
• brancheovereenkomsten.

Als deze documenten niet van toepassing zijn op de werkgever, heeft hij het recht om een ​​vergoeding voor reizende aard van het werk vast te stellen in een lokale regelgeving.

Bovendien is de werkgever, in overeenstemming met artikel 168.1 van de arbeidswet van de Russische Federatie, verplicht om dergelijke werknemers de volgende kosten te vergoeden:

• reizen en verblijf tijdens een zakenreis;
• dagvergoeding;
• overige kosten die verband houden met het reizende karakter van het werk.

Dat wil zeggen dat organisaties eventuele personeelskosten in verband met reizend werk kunnen compenseren.

De lijst met kosten en bedragen die de organisatie bereid is om werknemers te vergoeden voor het reizende karakter van het werk, moet worden voorgeschreven in een lokale regelgeving, collectieve of arbeidsovereenkomsten.

Documenteren

Bedenk welke documenten de werkgever moet opmaken om de uitkering van een vergoeding aan personen wier arbeid in de natuur reizend is, als gerechtvaardigd te erkennen.

1. Werk contract. In overeenstemming met artikel 57 van de arbeidswet van de Russische Federatie moet de voorwaarde van het reizende karakter van het werk worden gespecificeerd in de arbeidsovereenkomst. Daarnaast moet het reizende karakter van het werk ook worden vastgelegd in de functieomschrijving van de werknemer.

2. Regeling reizend karakter van het werk. Volgens artikel 168.1 van de Arbeidswet van de Russische Federatie wordt de lijst van beroepen, functies met een reizend karakter van het werk vastgesteld door een collectieve overeenkomst, overeenkomsten, lokale regelgeving, zoals de verordening betreffende het reizende karakter van het werk. Het geeft een overzicht van banen, beroepen en functies met een reizend karakter, regelt de procedure en hoogte van de vergoeding van onkosten in verband met dienstreizen, evenals de procedure voor het verwerken van reizen en de vorm van documenten. De regeling wordt in opdracht van de werkgever goedgekeurd en uitgevoerd.

3. Werk omschrijving. In de functiebeschrijvingen van die specialisten aan wie de organisatie de kosten van dienstreizen vergoedt, is het noodzakelijk om aan te geven dat hun vaste werkzaamheden reizen in de natuur zijn. En in dit geval zal de betaling van reis-, verblijf- en dagvergoedingen als een redelijke kostenpost worden beschouwd.

4. Documenten die de kosten bevestigen. De reis- en verblijfskosten moeten worden bevestigd door middel van vervoerbewijzen en hotelrekeningen. De dagvergoeding wordt verstrekt voor elke dag van de dienstreis, dus er moet een order worden opgesteld waarin staat hoeveel dagen de zakenreis zal duren.

Inkomstenbelasting: de procedure voor het belasten van vergoedingen voor onkosten

In overeenstemming met paragraaf 3 van artikel 217 van het belastingwetboek van de Russische Federatie, zijn alle soorten compensatiebetalingen die bij wet zijn vastgesteld en die verband houden met de uitvoering van de arbeidstaken van de belastingbetaler, niet onderworpen aan personenbelasting. Onder deze categorie onbelaste vergoedingen valt ook het bedrag van de onkostenvergoeding aan personeel met een reizend karakter van het werk.

Zoals hierboven vermeld, bevat artikel 168.1 van de arbeidswet van de Russische Federatie een lijst met kosten die de werkgever aan de werknemer moet vergoeden. Bedenk dat de werkgever in een collectieve of arbeidsovereenkomst, een andere lokale regelgevende wet, een specifieke lijst van vergoedbare kosten vaststelt, evenals het bedrag van de vergoeding.

Zo zijn, volgens de belangrijkste financiële afdeling in een becommentarieerde brief, betalingen die gericht zijn op vergoeding van onkosten in verband met dienstreizen van werknemers wier werk reizend in de natuur is, niet onderworpen aan personenbelasting voor het bedrag dat is vastgelegd in overeenkomsten, arbeidsovereenkomsten of collectieve overeenkomsten, of andere lokale handelingen van de organisatie.

Inkomstenbelasting: de mogelijkheid om de hoogte van de vergoeding van kosten in kosten te verwerken

Op de vraag naar de mogelijkheid om in de voor de winstbelasting verantwoorde uitgaven de bedragen van vergoedingen van kosten in verband met dienstreizen te erkennen, geeft het Ministerie van Financiën van Rusland een positief antwoord. En nogmaals, het geeft aan dat alleen vergoedingen die zijn voorzien in overeenkomsten of lokale regelgeving in de kosten in aanmerking kunnen worden genomen.

De bedragen van de vergoedingen moeten, naar het oordeel van de ambtenaren van de belangrijkste financiële afdeling, worden opgenomen in de samenstelling van andere uitgaven op basis van alinea 49 van lid 1 van artikel 264 van het belastingwetboek van de Russische Federatie.

Vaak reizen medewerkers van organisaties voor officiële zaken: vertegenwoordigers bezoeken klanten om te onderhandelen over de verkoop van goederen, servicemonteurs repareren apparatuur op de locatie van klanten, koeriers leveren bestellingen, enz.

De arbeidswet van de Russische Federatie voorziet in twee manieren om werknemersreizen te organiseren:

• zakenreizen;
• reizende aard van het werk.

Bedenk wat het reizende karakter van werk is en hoe je dit goed inricht in een organisatie.

WAT IS EEN SPLITTING FUNCTIONALITEIT?

De normen van de arbeidswet van de Russische Federatie over de reizende aard van werk zijn er weinig. Dit is kunst. 57 en 168.1 van de arbeidswet van de Russische Federatie. Toegegeven, in geen van deze is er noch een definitie van het reizende karakter van werk, noch een indicatie van voor wie het moet worden geïnstalleerd.

Laten we ons daarom wenden tot de oude Sovjet- en nieuwere sectorale voorschriften. Bijvoorbeeld volgens:

• Resolutie van het USSR Staatscomité voor Arbeid en het Secretariaat van de Centrale Raad van Vakbonden van de All-Union van 01.06.1989 nr. 169 / 10-87 "Bij goedkeuring van de verordening betreffende de betaling van vergoedingen met betrekking tot de mobiele en reizende aard van het werk in aanbouw";
• Bevel van de EMERCOM van Rusland van 10.01.2008 nr. 3 "Over de organisatie van zakenreizen voor militairen van de EMERCOM van Rusland, reddingsmilitaire eenheden en medewerkers van de staatsbrandweer in het systeem van het ministerie van de Russische Federatie voor civiele bescherming , Noodsituaties en eliminatie van de gevolgen van natuurrampen";
• Bevel van het ministerie van Binnenlandse Zaken van Rusland van 15.11.2011 nr. 1150 "Over de organisatie van zakenreizen van medewerkers van interne aangelegenheden en militair personeel van interne troepen van het ministerie van Binnenlandse Zaken van de Russische Federatie op het grondgebied van de Russische Federatie"

het reizende karakter van het werk kan zijn:

• werkzaamheden bij de uitvoering waarvan binnen het bediende gebied regelmatig dienstreizen worden verricht;
• werken bij voorzieningen die zich op aanzienlijke afstand van de vestigingsplaats van de organisatie bevinden.

Welke beroepen en functies kunnen dat zijn? Waarschijnlijk geen. De arbeidswetgeving kent geen beperkingen.

Bijvoorbeeld, bij de ene organisatie controleert een advocaat de hele dag contracten en bij de andere reist hij om de dag naar de rechtbank. Of in de ene organisatie is de HR-manager de hele tijd in het ene kantoor en in het andere - hij bezoekt de hele dag de verkooppunten van de organisatie om met personeel te werken. De werkgever beslist dus welke van de werknemers het reizende karakter van het werk vaststelt op basis van de specifieke kenmerken van hun activiteiten.

De werkgever moet weten verschillen tussen het reizende karakter van werk en een zakenreis... De tabel toont een vergelijkend kenmerk:

Indien de organisatie werknemers in dienst heeft met een reizend karakter van het werk, heeft de werkgever de volgende taken:

• deze aard van het werk vast te leggen in een arbeidsovereenkomst;
• werknemers vergoeden voor onkosten in overeenstemming met de wet, maar ook op de meest winstgevende manier voor zichzelf.

Onkostenvergoeding

Volgens art. 168.1 van de Arbeidswet van de Russische Federatie aan werknemers van wie het vaste werk een reizend karakter heeft, vergoedt de werkgever kosten in verband met zakenreizen, die moeten worden bevestigd door geschikte documenten (behalve voor dagvergoedingen). Anders kunnen deze bedragen niet ten laste worden genomen.

De rechtshandhavingspraktijk wijst ook op een andere mogelijkheid van onkostenvergoeding: om de workflow te vereenvoudigen, vergoedt de werkgever de werknemer niet voor zijn gedocumenteerde kosten in verband met dienstreizen, maar betaalt hij een vaste vergoeding voor het reizende karakter van het werk in het voorziene bedrag door lokale regelgeving (hierna - LNA).

Om te beslissen welke methode moet worden gebruikt, moet de werkgever niet alleen rekening houden met de extra kosten die gepaard gaan met betalingen (belastingen, betaling van verzekeringspremies), maar ook met de workflow - de extra workflow verhoogt indirect de werkgeverskosten (betaling van de tijd van werknemers) .

Toeslag of vergoeding voor documenten?

1. Vergoeding van kosten voor documenten.

Deze optie houdt een terugbetaling in van de door hen daadwerkelijk gemaakte werknemers op basis van reisdocumenten. Meestal wordt het gebruikt in gevallen van lange zakenreizen van werknemers naar andere regio's en buiten de Russische Federatie.

De werknemer bevestigt de kosten van vervoer per vliegtuig en (of) treinkaartjes, buskaartjes (ander vervoer), en in het geval van het gebruik van persoonlijke of bedrijfsvoertuigen - door cheques, ontvangstbewijzen, reisschema, vrachtbrieven, enz.

Bij een verblijf in een hotel is het bevestigingsdocument een kassabon of een document opgesteld op een strikt rapportageformulier (artikel 28 van de Regels voor het verlenen van hoteldiensten in de Russische Federatie, goedgekeurd door het besluit van de regering van de Russische Federatie van 09.10.2015 nr. 1085).

Gedocumenteerde zakelijke reiskosten zijn niet onderworpen aan de personenbelasting (PIT) en zijn niet onderworpen aan de verplichte verzekeringspremies(brieven van het Ministerie van Financiën van Rusland van 22 januari 2015 nr. 03-04-06 / 1626; Ministerie van Arbeid van Rusland van 30 september 2014 nr. 17-4 / B-462).

De werkgever heeft het recht om zelfstandig te bepalen welke documenten de aanwezigheid van de werknemer op een dienstreis bevestigen en of deze reizen moeten worden afgestemd met de directie. De volgende opties zijn bijvoorbeeld mogelijk:

1. Een werknemer kan de behoefte aan zakenreizen rapporteren in kantoornotities, waarvan de nummers moeten worden vastgelegd in het kantoormemologboek (kan zijn bij de directe leidinggevende of een verantwoordelijke werknemer (bijvoorbeeld een secretaresse)). Het visum van het hoofd op het document is de goedkeuring.

2. De werkgever in de LNA kan bepalen dat de documenten die de reis schaden, uitsluitend reisdocumenten zijn en dat voorafgaande toestemming van de directie niet vereist is.

2. Vaststelling van een tegemoetkoming reizend karakter van het werk.

Deze optie wordt in de regel gebruikt wanneer de werknemer voornamelijk binnen hetzelfde gebied reist. Daarbij maakt hij geen reis- en verblijfkosten in andere regio's of in het buitenland, zijn de transportkosten relatief klein en is de omvang voorspelbaar (bijvoorbeeld alleen voor reizen met het openbaar vervoer). Een vergoeding voor het reizende karakter van het werk wordt betaald als een werknemer arbeid verricht tijdens het reizen (bijvoorbeeld werknemers van bouw- en transportorganisaties, koeriers, expediteurs).

De hoogte van de premie wordt door de huidige wetgeving niet vastgesteld. Vanwege het feit dat het decreet van het Ministerie van Arbeid van Rusland van 29 juni 1994 nr. 51, dat het bedrag van deze vergoedingen bepaalt, ongeldig is geworden, hebben werkgevers heeft recht op op zichzelfelk bedrag van dergelijke betalingen in de LNA instellen.

Met betrekking tot sommige industrieën zijn er nog steeds Sovjet normatieve rechtshandelingen in het deel dat niet in strijd is met de arbeidswet van de Russische Federatie. Bijvoorbeeld:

• Resolutie van de Raad van Ministers van de RSFSR van 12.12.1978 nr. 579 met betrekking tot werknemers van rivier-, motortransport en snelwegen stelde vast dat als hun werk van reizende aard is, ze een toeslag van 20% ontvangen van het officiële maandsalaris (tarief);
• Bij het decreet van het Staatscomité van de USSR voor Arbeid en Sociale Zaken en het Secretariaat van de Centrale Raad van Vakbonden van de gehele Unie nr. 169/10-87 van 01.06.1989, werd vastgesteld dat in geval van reizende aard van werk in de bouw, er moet een bonus van 20% worden vastgesteld voor werknemers als ze 12 of meer dagen per maand reizen, en 15% als ze minder dan 12 dagen reizen.

Je moet ook de sectorale en regionale akkoorden analyseren (bijvoorbeeld clausule 3.5 van het Federaal Sectorakkoord over de wegensector voor 2014-2016). Indien de werkgever aan een overeenkomst is onderworpen, moet de door hem vastgestelde vergoeding voor het reizende karakter van het werk worden toegepast.

Indien noch Sovjet normatieve rechtshandelingen, noch overeenkomsten over de werkgever niet toepassen, laatste heeft het recht om elke vergoeding vast te stellen op basis van economische haalbaarheid.

Als een vergoeding wordt vastgesteld, wordt er in de regel van uitgegaan dat het bedrag ervan niet alleen de dagvergoeding moet compenseren, maar ook vervoer en andere mogelijke kosten. Daarom hoeven werknemers in deze situatie geen documenten te overleggen die de kosten bevestigen, wat de workflow aanzienlijk vergemakkelijkt en geen tijdrovend papierwerk vereist.

Bij de registratie van het reizende karakter van het werk dient de personeelsdienst rekening te houden met de fiscale aspecten, deze te bespreken met de financiële dienst van de werkgever om de meest geschikte optie te kiezen.

3. Gecombineerde optie voor onkostenvergoeding.

De meest juiste is naar onze mening de gecombineerde mogelijkheid van onkostenvergoeding - vergoeding van reis- en huurkosten op basis van documenten, alsmede het vaststellen van een vergoeding voor vergoeding van dagvergoeding. Deze optie is het meest in overeenstemming met de bepalingen van art. 168.1 van de arbeidswet van de Russische Federatie.

WIJ TEKENEN HET SPLITSENDE KARAKTER VAN WERK

Volgens art. 168 van de Arbeidswet van de Russische Federatie, de procedure en het bedrag van de vergoeding van onkosten in verband met officiële reizen van werknemers, evenals de lijst met banen, beroepen en functies van werknemers zijn vastgelegd in de collectieve overeenkomst, overeenkomsten, LNA.

Om ervoor te zorgen dat de inspecteurs geen vragen hebben over de boekhouding van kosten die verband houden met het reizende karakter van het werk, is het noodzakelijk:

• de voorwaarde voor het reizende karakter van het werk weerspiegelen in de arbeidsovereenkomst met de werknemer (artikel 57 van de arbeidswet van de Russische Federatie);
• het goedkeuren van de lijst met banen, beroepen en functies die reizend in de natuur zijn, in de cao of de LNA;
• leg in de cao of LNA de procedure vast voor de schriftelijke bevestiging van reizen;
• het bedrag en de procedure voor het betalen van de vergoeding voorschrijven in de arbeids- en (of) collectieve overeenkomst (artikel 168.1 van de arbeidswet van de Russische Federatie).

Stap 1Ontwikkelen en goedkeuren van de LNA over het reizende karakter van werk

Dit kan een aparte bepaling zijn over het reizende karakter van arbeid (hierna te noemen de Regeling; voorbeeld 1) of een paragraaf in de Interne Arbeidsregeling (hierna te noemen de PVTP). De positie en wijzigingen in de PVTP moeten op bestelling worden goedgekeurd. Werknemers aan wie een reizend karakter van het werk is opgedragen, maken kennis met de LNA tegen ondertekening conform art. 68 van de arbeidswet van de Russische Federatie.

Stap 2Zet het reizende karakter van het werk vast in de arbeidsovereenkomst

Indien voor de werknemer bij indienstneming het reizende karakter van het werk is vastgesteld, wordt deze voorwaarde direct in de arbeidsovereenkomst vastgelegd. Indien tijdens het werk - wordt een aanvullende overeenkomst gesloten met de werknemer (voorbeeld 2). Bij onenigheid van laatstgenoemde kan de werkgever (indien er gronden zijn en de procedure is gevolgd) een beroep doen op de bepalingen van art. 74 van de arbeidswet van de Russische Federatie.

Stap 3 Geef een opdracht uit waarin het reizende karakter van het werk wordt vastgelegd

Het lijkt ons zinvol om de totstandkoming van het reizende karakter van werk in de volgorde weer te geven (voorbeeld 3).

Als een werknemer wordt aangenomen, moet in de volgorde van tewerkstelling (volgens formulier nr. T-1 of volgens het lokale formulier dat door de werkgever is ontwikkeld) de aard van zijn werk worden aangegeven.

Als de werknemer al heeft gewerkt, wordt een bestelling in welke vorm dan ook uitgegeven.

Er moet een bevel worden uitgevaardigd waarin het reizende karakter van het werk wordt vastgesteld, zodat de relevante status van de werknemer bekend wordt bij de geïnteresseerde functionarissen van de werkgever. De inhoud van de arbeidsovereenkomst, waarin het reizende karakter van het werk is vastgelegd, is geen open informatie voor alle medewerkers van de organisatie (de accountant komt bijvoorbeeld te weten of het nodig is om een ​​dergelijke medewerker een vergoeding in rekening te brengen voor verrekening met het personeel direct uit de bestelling).

Resolutie van het Ministerie van Arbeid van Rusland van 29 juni 1994 nr. 51 "Over de normen en procedure voor onkostenvergoeding bij het sturen van werknemers van ondernemingen, organisaties en instellingen om installatie-, inbedrijfstellings-, constructiewerkzaamheden uit te voeren, ook voor opfriscursussen wat betreft het mobiele en reizende karakter van werk, voor de productie van werk op rotatiebasis en veldwerk, voor constant werk onderweg op het grondgebied van de Russische Federatie.