I dag vil vår kollega fra SalesUPConsult, Dmitry Cherednik, fortelle deg hvordan du tar planleggingsmøter til et nytt nivå. Alle råd er basert på personlig erfaring med å drive et selskap. Hensikten med denne artikkelen er å skape et effektivt styringssystem ut av møter, ikke en tidsforbruk.

På våre prosjekter for bygningsstyring og utvikling av salgsavdelinger introduserer vi tre hovedtyper av møter

• Daglig (planleggingsmøter)
• Ukentlig (mandager)
• Månedlig (første onsdag i måneden)

Så, kolleger er ledere og eiere av selskaper.

Planleggingsmøter er de viktigste daglige oppgavene:

1. Oppsummering av resultatene fra forrige dag;

2. Utvikling av PDCA -spesifikke handlinger for å "tilpasse" fakta / plan;

3. Planlegging av hovedoppgavene for i dag;

4. Motivasjon og energiboost for dagen.

1. Etter møtet - umiddelbart "i kamp"! Derfor all te, kaffe, røyk - før møtet;

2. Alle som deltar i møtet kommer på jobb 10-15-20 minutter før møtestart for forberedelser og øvelser beskrevet i avsnitt 1.

Det daglige møtet bør ikke være lenger enn 30 minutter. Det skal være informativt og foregå i et godt tempo. Under møtet må ansatte:
Diskuter resultatene fra forrige dag (indikatorer - mellom + siste), arbeid med rapportering, aktivitet, salgstrakt (seksjon av ansatte, salgskanaler).

• Lag planer for den nåværende dagen.
• Ta en beslutning om driftsspørsmål.
• Nyheter om selskapet.

4 Regler for daglige møter

1. Frekvens. Hver dag.

Bare på denne måten og ikke ellers. Ved å holde møter med denne frekvensen begynner du å danne et helt oversiktlig system på avdelingen. Planlegging og rapportering.

Dine ansatte må være klare til å ta fatt på en produktiv arbeidsdag med klarhet. En riktig gjennomført planlegger er et utmerket verktøy for dette.

2. Forskrift.

Regelverk er et av elementene som bidrar til å øke effektiviteten i alt.

Planleggingsmøtet er det forskriften er absolutt nødvendig for.

I dette tilfellet beskriver og foreskriver forskriften to hovedinjeksjoner:

• innhold - temaer som diskuteres er fastlagt i forskriften etter emner og rekkefølge (slik at du som leder ikke blir ført på avveie av unødvendige diskusjoner og resonnementer)
• timing - hvert spørsmål diskuteres på et bestemt tidspunkt med hvert av dem. Hvis du trenger mer tid til noen - så personlig etter planleggingsmøtet, når alle andre allerede "selger".

Ansatte vil alltid være klare til planleggingsmøtet, som beskrevet i forskriften.

De vet helt klart hvilke spørsmål som skal diskuteres. Over tid vil de til og med kjenne spørsmålene som lederen vil stille dem, og de vil forhåndsforsvarlig ha svar på dem).

Møteeffektiviteten går veldig høyt.

Forretningsytelsen er kolossal.

3. Tempo, også kjent som rytme.

Alle løper med samme rytme.

Noen ganger utfører vi eksperimenter på prosjekter og slår på dynamisk musikk. Resultatene er interessante. Folk snakker raskere og strukturerer tankene sine. Det eneste negative .... Noen ganger begynner de å synge med .... Vi leter nå etter rytmisk musikk uten ord. Vi holder 10-15 møter med eller uten musikk, måler resultatene og deler dem med deg.

Tempoet på møtet er viktig. Dynamikk og struktur er viktig. Spesielt i begynnelsen og på slutten av møtet. I begynnelsen tilpasser den seg tempoet i selve møtet, og til slutt arbeidstempoet.

Dette tempoet er satt av deg, som leder. Og støtte ham. Så snart du forstår at dynamikken går tapt, slår du på med spørsmål, en tale, justerer tempoet.

På et tidspunkt vil dine ansatte bli vant til at det er strømmen i møtene.

4. Figurer, planer og rapporter.

Alle indikatorene er uttalt i forhold til tall. Dette gjelder også planer og rapporter. "Vi holdt litt færre møter enn planlagt", "Kundefordringer er litt mer enn vi forventet", "Alle planlagte forhandlinger kunne ikke gjennomføres" ...

Drikker du fortsatt sånn tull med morgenkaffen din? Bli ferdig.

Slutt å drikke kaffe på møtet. Du har 30 minutter til effektivt arbeid som bestemmer resultatet, og ikke til å røre sukker, "Serbane" kaffe og prøve å våkne i et møte.

La noen være inhabil på jobb.

Alexander Fridman ga en gang en utmerket definisjon av resultatet på russisk - dette er fraværet av et resultat og en vakker historie om hvorfor det ikke fungerte

For hovedoppgavene planlagt for utførelse dagen før - rapport - fullført / ikke fullført. Mislyktes - systemfeil eller ikke. I dette tilfellet anses det å være fullført på samme måte som innstillingen av oppgaven - SMART.

5. Motivasjon

På slutten av planleggingsmøtet må du "tenne" alle.

Å kunne "vinne" bør sette seg ned på arbeidsplassen eller gå til et møte med en klient.

Du kontrollerer dem. Gi dem denne tilstanden.

Avdelingslederen er en veldig travel person. Indikatorer, forskrifter, løse komplekse problemer, organisere alle og alt for å bevege seg mot målet - alt er på hans skuldre. Jo mer korrekt valgt et sett med administrasjonsverktøy, desto mer effektiv er lederen. Er det verdt å bruke tid på et verktøy som et planleggingsmøte i en linjeenhet?

Selv i selskaper der planleggingsmøter er obligatoriske og regulerte, nærmer ledere seg ofte formelt - skyte for et kryss og jobbe videre. Planlegging av møter anses som bortkastet tid, som teoretikere har funnet opp. Deres motto er: "Utøvere må jobbe, ikke konferere." På samme tid, i selskaper der planleggingsmøtet er valgfritt og er et personlig initiativ, er det ledere som, uten ytterligere påminnelser, samler ansatte på et bestemt tidspunkt og snakker med dem.

Hvorfor kaster disse "merkelige" lederne bort sin dyrebare tid så "ineffektivt" hvis ingen forplikter dem til det? Jeg har måttet dyp forstå denne saken i det siste. Krisen krevde en dypere fordypning i virksomheten fra toppledere. Spillreglene i markedet har endret seg, og for at selskapet ikke bare skal holde seg flytende, men også bruke krisen til å styrke sin posisjon i markedet, er det nødvendig å komme nærmere kundene - til eksterne og interne de.

For raskt å reagere på endringer og øke kontrollnivået over situasjonen begynte jeg blant annet å bli med på planleggingsmøter i avdelingene jevnlig, sammenlignet de forskjellige stilene i deres oppførsel. Tallene var veiledende: det viste seg at av 12 enkeltprofilerte avdelinger, der både salg og kontraktshåndhevelse utføres, er de høyeste og stabile prisene der planleggingsmøter holdes ukentlig. Og dette er ikke tilfeldig.

Formålet med planleggingsmøtet

Hvis lederen, når han blir spurt om formålet med planleggingsmøtet, svarer: "Fordi det burde være det", er det bedre å ikke holde det i det hele tatt. Eventuelle formelle tiltak "for show" virker bare negativt, de lærer å arbeide ikke for resultatet, men for "synligheten av bevegelse mot målet." Navnet "planleggingsmøte" betyr at formålet er å aktualisere bevegelsen i henhold til den planlagte planen mot de fastsatte målene.

Hvis vi vurderer denne hendelsen fra Deming -syklusens synspunkt (Plan - Gjør - Sjekk - Akt), er et planleggingsmøte en regelmessig kontroll (sjekk) av aktiviteter for å trekke konklusjoner og om nødvendig justere bevegelsen (Akt). Men det er statistikk for dette! Er det verdt å samle flere mennesker? Det er verdt det, og de grunnleggende funksjonene i planleggingsmøtet hjelper oss med å sørge for dette.

Hovedfunksjonene i planleggingsmøtet

1) Informasjonsmessig. Ansatte har få måter å få informasjon om situasjonen i selskapet og i markedet:

• offisiell publisert informasjon som noen ganger er savnet eller ikke fullt ut forstått;
• sladder, ofte veldig langt fra sannheten, men diskutert med stor glede i kantiner og røykerom;
• førstehånds informasjon, med forklaringer og vektlegging av viktige punkter, som lederen gir på planleggingsmøtet, idet han tar behørig oppmerksomhet på å utarbeide innvendinger og redusere effektiviteten av muntlig til muntlig ordning.

Og obligatorisk informering av ansatte om avdelingens bevegelse langs den tiltenkte banen.

2) Kontroll. I tillegg til tørre og kategoriske figurer, muligheten til å kontrollere atmosfæren i teamet, for å avklare årsakene til suksessen eller nedgangen i ytelsen. Basert på resultatene av planleggingsmøtet blir ofte feil i kjeden av interaksjon i divisjonen og i selskapet avklart, og lederen starter umiddelbart handlinger for å eliminere dem.

3) Motiverende. Ansatte trenger oppmerksomhet. La oss huske den berømte Hawthorne -effekten i ledelse - arbeidsproduktiviteten øker fra det faktum at oppmerksomhet er rettet mot de ansattes aktiviteter. Et planleggingsmøte er en av de beste måtene å regelmessig minne ansatte på at de er viktige og at arbeidet deres blir gitt nok oppmerksomhet.

En av de ansatte på avdelingen hadde et gjennombrudd, start er en god grunn til å anerkjenne prestasjoner og om nødvendig opprettholde en konkurranseånd i avdelingen. Og i tillegg til tallene, må du se øynene til dine ansatte. Lederen bør nøye se og høre sine ansatte. Den ansattes oppførsel har endret seg, sikringen har forsvunnet - en grunn for lederen for å inkludere en individuell samtale i ukens plan.

4) Pedagogisk. I denne funksjonen er planleggingsmøtet et uunnværlig verktøy for å forenkle det vanskelige lederarbeidet til en leder. En arbeidssak som var veiledende for alle fant sted i løpet av uken - lederen skriver den ned og gjør den til felles eiendom på planleggingsmøtet. Dermed har det irriterende behovet for å gjenta det samme for forskjellige mennesker mange ganger forblitt i det siste, og vi "skjerper" regelmessig og bevisst vårt arbeidsverktøy.

5) Organisatorisk. Det er god praksis å invitere representanter for relaterte avdelinger til planleggingsmøter, spesielt på tider med innovasjon. Evnen til å etablere eller korrigere interaksjon, fjerne konflikter, utveksle erfaringer.

6) Disiplin. Ha motivasjon Som et administrasjonsverktøy er det en veldig betydelig ulempe: handlingen er kortvarig. Få er i stand til selvmotivasjon, og det er mennesker med denne evnen som oftest blir ledere.

Disiplin, vanlige ritualer og regler, inkludert planleggingsmøtet, er designet for å motivere ansatte. Et planleggingsmøte er et arrangement. Ansatte blir vant til ikke bare å rapportere i tall, men også en vilje til å underbygge prestasjonene sine. Spørsmål utarbeides for planleggingsmøtet, de ansatte samler og sender sakene til hodet, som skal vises til hele avdelingen etter deres mening. Som en familiemiddag på fredager, blir planleggingsmøtet en vanlig disiplinær handling i henhold til reglene, når alle må utsette sine saker, sørge for å være til stede på arbeidsplassen, vende seg mot hverandre, til slutt. Dette er spesielt viktig.

Hvor ofte skal man holde planleggingsmøter

Jeg tror at enhetens daglige planleggingsmøter bare er egnet for nykommere som trenger en veiledningsstil for ledelse og støtte i hver sving. For et etablert team bør planleggingsmøter være ukentlig. Det viktigste er at de utføres på samme dag, på samme tid, og omtrent sammenfaller i varighet og rekkefølge av handlinger, noe som vil bevare disiplineringsfunksjonen.

Et eksempel på et mulig planleggingsmøtescenario:

• Lederen sender en informasjonsmelding, etter resultatene kan ansatte stille avklarende spørsmål.
• Lederen kunngjør målene og spør de ansatte om dem. Planlegger individuelle avtaler om nødvendig.
• Lederen snakker om ukens demonstrasjonssak eller introduserer den inviterte medarbeideren.
• Lederen avklarer om det er presserende arbeidsspørsmål som er viktige for hele avdelingen og som krever diskusjon på planleggingsmøtet. Evaluerer spørsmål, tar en avgjørelse - hva du skal diskutere umiddelbart, hva som vil kreve en forsinket beslutning.
• Lederen snakker om planer for inneværende uke - viktige hendelser, møter og avslutter planleggingsmøtet.

Tid brukt

Lang, sløsing med tid - dette er hovedgrunnen til at ledere nekter å holde planleggingsmøter. Det fører til en fullstendig avvisning av dette verktøyet, eller alt kommer ned på en kort monolog av lederen uten tilbakemelding fra underordnede. Bare informative og litt disiplinerende funksjoner beholdes.

Dette er faktisk et problem: å administrere "menneskelig" er lettere enn å jobbe med en gruppe. Group dynamics management er kunsten å være en god leder. Målet er å ha et kort og tydelig planleggingsmøte, og samtidig få tilbakemeldinger fra ansatte, som vil bidra til å korrigere bevegelsen, om nødvendig. Den optimale varigheten er opptil 20-45 minutter. Det er denne tiden fra barndommen som er lagt i oss som en periode med konsentrasjon av oppmerksomhet.

En leders styrke ligger i å sette reglene. For at planmøtet ikke skal strekke seg, er det nødvendig å inngå en "møtekontrakt" med de ansatte. For eksempel:

• Vi diskuterer bare generelle spørsmål, vi tar spesifikke spørsmål for en individuell beslutning.
• Vi er korte og saklige.
• Vi blir ikke distrahert av arbeidsspørsmål, vi setter telefonene i vibrasjonsmodus.
• Ved å angi et problem, tilbyr vi en løsning.
• Vi diskuterer ikke-arbeidsspørsmål i arbeidstiden.

Regelsettet kan være forskjellig avhengig av situasjonen. Det viktigste er at lederen forvalter reglene og ikke går dypt inn i problemer selv. Formålet med planleggingsmøtet er å identifisere, og avgjørelsen kan tas senere, etter nøye avveiing og studere alle detaljene mens avdelingen jobber. Det viktigste er å vise ansatte at de oppgitte problemene blir løst. Noen ganger oppstår situasjoner der planleggingsmøtet går utover den tildelte tiden, intensiteten i teamet er tydelig sporet. Da må du avtale et ekstra møte, ofte utenom arbeidstid. Dette er en managers ferdigheter - for å forhindre spenningen i situasjonen, å identifisere markører som viser negative øyeblikk i laget.

Selvfølgelig vil det ta tid å implementere verktøyet "planleggingsmøte" på avdelingen. Noen ganger må du holde mer enn én hendelse før verktøyet blir virkelig effektivt. Når en leder blir åpen for tilbakemeldinger, blir han overrasket over å høre mye uuttalt som ansatte lenge har ønsket å si, men det var ingen sjanse. Og så ba han om det selv! Du må tenke over rollene til dine underordnede og deres bruk i gruppedynamikk, jobbe med innvendinger og argumentere på høyeste nivå. Mange ledere går ikke akkurat denne veien - blir, og går til individuell ledelse, mye mer arbeidskrevende og mindre effektive, når det bare er to trinn igjen til suksess.

Ledere som omhyggelig eier dette verktøyet, bruker det i sine avdelinger med stor suksess, fordi de var i stand til å sette pris på dets effektivitet. Planleggingsmøtet er ikke en levning fra fortiden eller en formalitet, men et av de mest moderne og effektive verktøyene som hjelper til med å løse den vanskeligste oppgaven i ledelsen - oppfyllelsen av enhetens mål. Men det er ut fra disse målene at suksessen til hele selskapet dannes.

Planlegging av møter, driftsopptegnelser og møter er en integrert del av arbeidsdagen til nesten alle ansatte. Før eller siden står lederen overfor behovet for å selvstendig gjennomføre et daglig planleggingsmøte. Men som ofte skjer, er det egentlig ingen som lærer dette. Derfor oppstår ofte spørsmålet - hvordan gjennomføre et planleggingsmøte?

Mål for planleggingsmøtet

Det første du må gjøre er å definere målene du vil oppnå med planleggingsmøtet. Som regel er hovedmålet med slike møter å skape et enkelt informasjonsrom blant alle ansatte, som et resultat av å oppnå et høyere og mer sammenhengende arbeid. Planleggingsmøter hjelper deg med å løse følgende oppgaver:

1. Sette mål og mål for teamet;
2. Å bringe generell informasjon til hele teamet;
3. Løse generelle problemer;
4. Personalets motivasjon og involvering;
5. Opplæring av ansatte ved å overføre beste praksis;

Enig, oppnåelsen av slike mål er av stor interesse for enhver leder. Derfor er glidepraksis så vanlig i næringslivet. Men å bli effektiv fra møter er ikke lett, det er viktig å følge en tydelig handlingsplan og forberede seg til hvert møte.

Planleggingsmøte

Så vi bestemte oss for at møtet er en viktig og nyttig ting, men for ikke å gjøre dette verktøyet til nok en unyttig tortur av underordnede, bør lederen gå til forberedelsen av planleggingsmøtet med all alvor. Tidligere diskuterte vi målene for møtet, lederens oppgave, avhengig av målet, å lage en plan for planleggingsmøtet. Naturligvis vil møtet for selgere og for TOP -ledere være radikalt forskjellige fra hverandre. Selv om selve strukturen vil være omtrent den samme.

Et veldig viktig poeng i ethvert møte er å gi underordnede muligheten til å si ifra så snart som mulig. Det er lurt å involvere så mange medlemmer av planleggingsmøtet som mulig fra de første minuttene. Dette vil hjelpe til med å sette opp laget.

Hemmeligheter for å planlegge suksess

Det viktigste! For å holde møtet interessant må du forberede deg på det. Suksessen til et møte avhenger av flere viktige faktorer:

1. Informasjonskomponent. Informasjonen som ble gitt på møtet skal være nyttig og interessant. Hvis informasjonen er kjedelig og ensformig, kan du lage en interessant måte å presentere informasjonen på. Fjern kjedelig og ikke nyttig informasjon;
2. Følelsesmessig komponent. Selv det mest interessante temaet kan bli ødelagt av feil presentasjon. Husk lærerne dine fra universitetet, på noen forelesninger sover hele publikummet, mens andre er utsolgt.
3. Lederen som holder møtet. Jo mer autoritativ programlederen, desto bedre oppfatter publikum ham. Hvis din autoritet ikke er høy, jobber du nøye med punkt 1 og 2.

Planlegging av møteregler

Senkommere

Noen prøver alltid å komme for sent til et møte. Slike ansatte er veldig ødeleggende, og du må kjempe desperat. Jeg tilgir alle for å avtale på forhånd med alle teammedlemmene hva vi gjør med etterkommere. Det er flere eksempler: en etterkommer kommer med kaffe eller frukt til alle, en sent kommer forteller en spøk, en senkomer synger en sang osv. Det viktigste er at alle kjenner reglene og alle følger dem. Hvis regelen er gjennomtenkt og godtatt av teamet, reduserer du forsinkelsene til et minimum.

Samme møtetider

Det er veldig viktig å holde en oversikt over møter. Det er ingenting verre enn et ikke -planlagt møte, det forstyrrer planene til underordnede, lar dem ikke forberede seg ordentlig. Holdningen til slike møter er i utgangspunktet negativ, noe som ikke disponerer på en fungerende måte.

Ethvert møte må varsles på forhånd, det er best å ikke endre datoene og tidspunktene for møtene unødvendig.

Ikke dra ut møtetiden

Det er veldig viktig å følge timingen, hvis du har bestemt at møtet ikke skal vare mer enn 30 minutter, så hold ditt ord. Jo lengre møtet er, desto mindre effektivt er det. Hvis du trenger å løse komplekse problemer og det tar lang tid å finne ut detaljene, kan du opprette arbeidsgrupper med kompetente ansatte. Ofte brukes mesteparten av møtet på å jobbe gjennom organisatoriske spørsmål, og de fleste lytterne flyr vanligvis ut av dialogen.

Bare programlederen snakker

Jeg ser ofte et bilde når ansatte er redde for sjefen, og som et resultat blir møtet til en monolog av diktatoren. Som regel skjer alt dette i dødsstille, og spenning kjennes i luften. Direktivets ledelsesstil er ikke hensiktsmessig på møter, den motsier essensen av denne hendelsen. Ideelt sett bør alle deltakerne snakke på planleggingsmøtet.

Diskusjon av private saker

Noen ganger kan en av møtedeltakerne prøve å bruke denne hendelsen til å løse sitt private problem. Som regel er det fordelaktig for en ansatt å stille et spørsmål offentlig. Denne tilnærmingen kan gjøre et møte til en bod. Derfor er det nødvendig å stoppe slike manipulasjoner umiddelbart og avtale tid til å løse bestemte problemer.

Møtets innvirkning på arbeidet

Alt du ble enige om på møtet bør utføres fra din side. Hvis det ikke er kontroll, tilpasser ansatte seg raskt og slutter å følge bestillingene dine.

Hvordan sjekke effektiviteten av et møte

Effektiviteten av et møte er ganske enkel å bekrefte. Spør underordnede hva som var på møtet? 5 minutter etter møtet, 3 timer senere og dagen etter. Svarene på disse spørsmålene er tilbakemeldinger til arrangøren av planleggingsmøtet. Hvis det er mye informasjon, få ansatte til å føre journal. Men uansett bør alle registrere informasjonen.

Mange instruksjoner og anbefalinger er allerede skrevet om hvordan man gjennomfører planleggingsmøter. Vi analyserte den publiserte informasjonen for deg og samlet den i en metode. Så, hvordan er det riktig, eller rettere sagt effektivt, å organisere og gjennomføre et planleggingsmøte.

Mål:

Organiser og hold møtet så effektivt som mulig. Finn en løsning på problemet som er angitt for diskusjon, eller sett retningen for utviklingen av situasjonen i en konstruktiv retning.

Det er interessant å holde planleggingsmøtet slik at deltakerne ikke har tid til å gjespe og de ikke har en følelse av bortkastet tid.

Handlingsplan

1. Bli kjent med den foreslåtte metoden for å organisere planleggingsmøtet. 2. Forbered deg, forbered nødvendig materiale og inviter deltakere. 3. Gjennomfør et planleggingsmøte. 4. Oppsummer resultatene av planleggingsmøtet og gjør alle deltakerne kjent med dem.

Hva er nødvendig for møtet: Det første som kreves for møtet er spørsmålet eller temaet for møtet. Det andre er menneskene som skal delta på planleggingsmøtet. Det tredje er stedet for planleggingsmøtet. Det fjerde er tidspunktet for planleggingsmøtet. Femte - planen for planleggingsmøtet. Sjette - materialene for hånden. Syvende - lederen av planleggingsmøtet eller sekretæren.

Planleggingsformater.

1. Oppsummerende, informativt møte. Disse møtene kan holdes ukentlig i begynnelsen av uken for lederne i alle deler av organisasjonen din.

Hva er disse planleggingsmøtene til?

2. Planmøte - fordeling av aktuelle oppgaver.

Vanligvis holdt i begynnelsen av hver arbeidsdag. Formatet er åpenbart - lederen gir oppgaver for dagen til sine underordnede. Tiden er heller ikke verdt å strekke - alle mottok oppgaver og gikk for å utføre den.

3. Planleggingsmøte for å diskutere spørsmålet.

Du formulerer spørsmålet ditt på forhånd, som selve livet og den nåværende situasjonen i markedet ditt har formulert for deg. Kunngjør formålet med planleggingsmøtet, send denne informasjonen til deltakerne. Be dem om å forberede (om nødvendig) på saken. Definer planen og sekretæren for møtet på forhånd. Send resultatene av planleggingsmøtet til alle deltakerne. Tiden for et slikt planleggingsmøte er ikke mer enn to timer. Men det er situasjoner når det tar mer tid. I dette tilfellet planlegger han organiserte pauser på 15-20 minutter for te og bare hviler. (Forbered te og søtsaker på forhånd også!)

4. Kreativt planleggingsmøte. Når du ikke har nok av dine egne ideer (eller de rett og slett ikke eksisterer, skjer dette også). Et slikt planleggingsmøte gjøres best i form av en idémyldringsøkt, eller en annen kreativ metode for å finne ideer som passer for deg.

5. Planleggingsmøte - som en måte å løse konfliktsituasjoner i et team.

Vi er alle mennesker, vi er alle mennesker ... og på jobben er det åpenbare og latente konflikter. Og når du som leder ser at situasjonen er nær kritisk, bare gi folk muligheten til å si ifra.

Kanaliser deres konfliktenergi = ødeleggelse mot skapelsen. Hold et planleggingsmøte for ansatte i form av en gratis diskusjon, gi dem muligheten til å argumentere åpent, men uten "overgrep" og fornærmelser.

Hvordan gjøre det? Kompetent "å løse" konflikten er din direkte oppgave. Søk hjelp fra andre HR -fagfolk eller toppledelsen. Velg et emne som er relevant, men la oss si at det er nøytralt for alle deltakerne. Og ta på deg rollen som observatør og lytt til alle nøye, bare led deltakerne i en konstruktiv retning og ikke la dem sette seg fast.

Sørg for å oppsummere diskusjonen om det uttalte emnet, trekke konklusjoner og gjøre alle deltakerne kjent med dem. Det er ikke nødvendig å informere deltakerne om at planleggingsmøtet holdes for å løse konfliktsituasjoner. Bortsett fra de tilfellene når det er temaet for å løse konflikten som er målet med å holde et planleggingsmøte.

Når jeg jobber med klienter, ser jeg at nesten hver leder (en, fem eller 100 personer i hans underordning - det spiller ingen rolle!) Holder et planleggingsmøte eller et fem -minutters møte om morgenen, mens nesten alle gjør det ineffektivt. Hvordan forstår jeg dette? Det er veldig enkelt: Hver av lederne, på en eller annen måte, er misfornøyd med resultatene fra morgenmøtet. Artikkelen min handler om hvordan du fikser dette, og jeg legger deg også til for å hjelpe deg (for å få tilgang trenger du) .

Trinn 1. Uttrykk diagnostikk av effektiviteten av morgenplanleggingsmøtet

Merk av i boksen ved siden av uttalelsen hvis du er enig i påstanden:

• Til morgenmøtet er ansatte regelmessig forsinket eller motvillige til å gå
• Hver dag har morgenmøtet en annen varighet.
• Morgenmøter varer mer enn 15 minutter
• Ansatte kommer ut av møtet og føler seg urolige, engstelige eller misfornøyde.
• Du er tilbøyelig til å tro at morgenplanleggingsmøter er ubrukelige - du slutter gradvis å se mening i dem.
• I løpet av arbeidsdagen blir du konstant distrahert av ansatte, du må diskutere ulike problemer med dem
• I løpet av dagen må det samme forklares for nesten alle ansatte.
• Ansatte husker ikke hva du fortalte dem på morgenmøtet.
• Til tross for at oppgaven ble satt om morgenen, er den ofte ikke fullført om kvelden.
• Dine ansatte gjør de samme feilene hver dag.

Hvis du har sjekket minst ett element, må du revurdere måten du gjennomfører morgenmøtene på, avhengig av målene dine.

Trinn 2. Bestem formålet med morgenplanleggingsmøtet.

Som med enhver aktivitet må du definere klart for deg selv: hvilke resultater vil du oppnå ved å gjennomføre morgenplanleggingsmøter? Og, allerede basert på målene som er satt, danner du en handlingsplan.

Velg målene som interesserer deg fra listen:

• Ansattes motivasjon

Alle målene som er nevnt ovenfor må være til stede i arbeidet ditt med teamet, men ikke alle må settes for deg selv for å oppnå det i løpet av morgenmøtet.

For eksempel kan du utveksle erfaringer og opplæring ukentlig og ikke om morgenen, men på et spesielt avsatt tidspunkt for dette, og alle problemer og spørsmål blir samlet og diskutert akkurat da.

Samtidig må du forstå at hvis du ikke setter deg som mål å motivere ansatte om morgenen, trenger du ikke å vente på bragder - det blir de ikke 🙂

Nå mer detaljert om hvordan du oppnår hvert av målene.

1. Planlegge og sette oppgaver / fokus for dagen / uken

Det bør ikke være mer enn tre oppgaver og ett fokus per dag. Det ideelle alternativet er hvis du ikke sier det, men hver ansatt vil selvstendig si hva de vil oppnå ved slutten av dagen og hva de vil fokusere på i dag.

Målene må være oppnåelige, spesifikke og målbare, det vil si i tall! Sett deg mål ved hjelp av SMART -metoden(hva er denne metoden du kan lese .

Alle mennesker oppfatter den visuelle presentasjonen av informasjon bedre, så det er bedre å skrive hovedoppgavene på tavlen, og understreke fokus for dagen (i bokstavelig forstand av ordet) i samtalen.

Hvis oppgaven er satt av lederen, er det bedre hvis den ansatte også skriver ned oppgavene sine i dagboken.

1. Samling av arbeidsproblemer, tilbakemeldinger fra ansatte

Det er viktig å bygge kommunikasjon i to retninger, ikke bare du som leder forteller dem om problemene som har oppstått den siste dagen, men de må også bli vant til å snakke om vanskene som har oppstått i prosessen med arbeid. Ofte anser ansatte problemene deres som ubetydelige, diskuterer dem bare innbyrdes, og sier dem ikke til ledelsen.

Det er nødvendig å skape et tillitsfelt, derfor for det første, for å oppmuntre til aktivitet, godtar lederen alltid alle problemene som er uttrykt av ansatte (selv om det etter hans mening er lite og uviktig). For det andre, søk alltid, ikke den skyldige. For det tredje, oppnev en person som er ansvarlig for å løse problemet, og sett en tidsramme for eliminering, og informer om resultatene av arbeidet som er utført i henhold til resultatene av arbeidet som er utført.

1. Erfaringsutveksling, opplæring av ansatte

Du kan også gjennomføre minitreninger: ta med eller gjenta standard taleskript med ansatte, produktfordeler, svar på innvendinger, nåværende selskapskampanjer, etc. Under opplæringen, ikke bare du snakker, må du alltid involvere personalet i prosessen.

Lær dem noe nytt og nyttig hver dag. Alltid utvikle dine ansatte!

1. Bedre lagånd

Først av alt, når du kommuniserer, bruker du ord som "vi", "vårt team".

Kunngjør selskapsnyheter, intra-organisatoriske øyeblikk, organisatoriske suksesser (om enn små) den siste dagen. Selv om din bedrift har en bedriftspost, er det ikke alle som leser den, så de viktigste og interessante nyhetene kan kunngjøres. Selv om nyheten ikke er god, kan du som et lag i fellesskap tenke på hva som kan gjøres i denne situasjonen.

Ikke glem å kunngjøre høytidelige og betydningsfulle datoer for ansatte (fødselsdager til de ansatte selv, deres barn, rund arbeidsdag i selskapet, deltakelse i konkurranser, etc.)

1. Ansattes motivasjon

For å gi en positiv holdning til teamet for hele dagen som kommer, er det avgjørende:

• finne noe å rose noen fra teamet for (det beste for salg, kvalitet osv.; takknemlighet fra klienten; løse et vanskelig eller ikke-standardisert problem, etc.);
• når du setter oppgaver for dagen, forklar hvordan implementeringen vil påvirke de overordnede målene for selskapet positivt, dvs. det er nødvendig å vise at hver ansatt er viktig;
• bruk oppmuntrende ord til handling: "La oss gjøre det!", "Vis hva du er i stand til!" etc.
• bruk ord som viser din tro på dem: "Vi kan", "Vi skal gjøre", "Vi vil bevise", "jeg er sikker", etc.

Aldri irettesett noen ansatt på et planleggingsmøte om morgenen, ikke uttrykk misnøye med hele teamet - bare positive ting om morgenen!

Trinn 3. Utarbeide timeplanen for planleggingsmøtet.

Avhengig av hva slags morgenplanleggingsmøte du har satt foran deg, er det nødvendig å lage en tidsplan for avholdelsen. Det er best å skrive det ut og henge det på møtestedet ditt om morgenen.

I forskriften er det nødvendig å fastsette starttid og sluttid for planleggingsmøtet. Det bør ikke være mer enn 15 minutter for at informasjonsoppfattelsen skal være maksimal. Og det er også nødvendig å lage en plan for oppførselen, dvs. sekvensen av det du vil snakke om. Anbefalinger for å lage en oppføringsplan:

• Husk å starte og avslutte planleggingsmøtet på en positiv måte. Start derfor planleggingsmøtet med en hilsen, merk deg noen prestasjoner den siste dagen (av en enkelt ansatt eller teamet som helhet). Og avslutt med gratulasjoner, et ønske om en god dag, et uttrykk som oppmuntrer til handling.
• Etter hilsenen kan du rapportere resultatene fra forrige dag og sette mål for gjeldende dag basert på dem.
• Minitrening eller erfaringsutveksling som er designet for å oppnå målene som er satt for dagen, bør utføres umiddelbart etter de annonserte oppgavene.
• Det er viktig å få tilbakemeldinger fra ansatte - det er mer hensiktsmessig å gjøre dette ved slutten av møtet, siden du bare kan angi standard tid for diskusjon omtrentlig, og for at planleggingsmøtet ikke skal fortsette, må du kontrollere dette prosess. Hvis du ser at problemet som er tatt opp til diskusjon er komplekst og vil ta mer enn 2 minutter å løse - oppnevne et eget møte om dette spørsmålet eller oppnev en person som er ansvarlig for løsningen.

Mal for planleggingsmøtet om morgenen:

Et eksempel på å fylle ut regelverket for planleggingsmøtet om morgenen(for å få tilgang til alt gratis tilleggsmateriale du trenger):

Jeg råder deg til å skrive ut malen for planleggingsmøtet i flere eksemplarer og gjøre notater om hva du vil si rett i den under daglig forberedelse.

Trinn 4. Forbered morgenmøtet.

God forberedelse er 90% av suksessen, derfor må du, som for alle hendelser, også forberede deg til planleggingsmøtet om morgenen.

Det er bedre å gjøre dette kvelden før og alltid skriftlig!

Du angir oppgaver på grunnlag av hvilke mål for måneden du har definert for deg selv og på hvilket stadium av implementeringen du er, samt avhengig av hvilke i løpet av arbeidsdagen.

Skriv for hvert element i planen det du sier: husk dagens suksesser og vanskelighetene, nyheter og hendelser; tenk deg om og forbered minitrening.

Til å begynne med kan forberedelsene ta deg ganske lang tid, men gradvis bør den reduseres til maksimalt 10 minutter.

Trinn 5. Gjennomføring av et planleggingsmøte.

Ta den trykte timeplanen din i hånden, smil og kik på timeplanen, start møtet. Husk å holde øye med klokken slik at møtet ikke varer mer enn 15 minutter.

I prosessen må du notere de ansattes reaksjon på hvert punkt i regelverket for å analysere hvilken informasjon som var interessant og som ikke var veldig mye. Hvis noe ikke var interessant eller ikke ga det forventede resultatet (reaksjonen) for deg, må du tenke på hvor viktig denne informasjonen er, om den kan fjernes, eller hvordan du kan endre presentasjonen for å øke de ansattes interesse.

For deg bør selvfølgelig hovedkriteriet for effektiviteten av møtene være en indikator på flid, salg og servicekvalitet. Hvis dynamikken er positiv, gjør du alt riktig, ellers er vi alltid klare til å jobbe individuelt med deg!

Hør artikkelen: